及时章 管理信息系统导论

考核内容

1.掌握数据?信息的概念,信息的性质,数据与信息的区别与联系;

2.掌握系统?管理信息系统的概念?特点和性质;

3.理解管理信息系统的结构与类型;

4.了解管理信息系统的发展阶段?

一?数据与信息

(一)数据

数据是指日常生产和生活中未经过加工的事实或对一种特定现象的描述 ,是人们为反映客观世界而记录下来的可以鉴别的符号集 .它可以是字母?数字?图像?声音或其他符号 .

(二)信息

1.信息的概念

随着时代及人们认识的不同 ,人们对信息的定义也不同 .

(1)信息是加工后的数据 .

(2)信息是对客观事物的反映 .

(3)信息是表征事物状态的普遍形式 .

我们认为 ,信息 (normaton)是经过加工并对人类社会实践和生产经营活动产生影响的数据 .信息与能源?物质构成了信息社会的三大支柱 .

2.信息的要素

(1)信源 :信息的者或信息的来源 .

(2)信宿 :信息的接收者 .

(3)信道 :信息传递的途径或渠道 .

(4)媒介 :信息依附的载体 ,如纸张?光盘?磁盘等 .没有媒介 ,信息就无法存在 ,更谈不上传递和沟通 .3.信息的特征

信息是对客观事物的变化和特征的反映 ,是客观事物之间相互作用和相互联系的表现形式 ,其特征如下 .

(1)客观性 .信息的客观性是指一切事物都是信息的来源 .客观性是信息的基本性质 ,信息无处不在?无时不有 .

(2)共享性 .信息不同于能源和物质 ,其具有非消耗性 ,可同时被多方使用 ,共同享有 .

(3)时效性 .信息的时效性是指一条信息如果没有及时地出去 ,就不能充分地发挥它的作用 ,随着时间的推移 ,信息的效用会越来越小 ,直到全部消失 .

(4)可存储性 .信息不是事物本身 ,信息可通过竹?帛?纸?磁盘?光盘等载体进行记录和存储 ,并通过光?声?电等能量来传递 .离开了这些物质载体 ,信息就无法存在 .

(5)可传递性 .人们可通过各种手段将信息传递出去 .信息的传递既方便又快捷 ,成本也很低 .

(6)可处理性 .人们可通过一定的方法和手段来对信息进行处理 ,如扩充?压缩?分解?提取?排序等 ,在处理信息时要注意避免信息失真 .

(7)再生性 (增值性 ).随着时间的推移及环境的变化 ,信息可能会失去它原有的效用,但信息可以在其他的时空发挥新的效用 ,这就是信息的再生性或增值性 .因此应适当保存和管理过去的信息 .

(8)可转换性 .信息的可转换性表现为信息可以转化为价值 .能源?物质?信息是人类的三大资源 ,它们既相互联系 ,又相互转换 ,能源?物质可以换取信息 ,有了信息 ,也可以间接获得物质和能源 .

(三)数据和信息的区别及联系

数据和信息既有区别又有联系 ,数据是反映客观事物而记录下来的符号 ,而信息是为了向人们提供某一方面的数据 ,而对相关数据进行加工提炼得出的结果 .但是 ,并不是所有的数据都能转化成信息 .二者的关系如图1-1所示 .

图1-1 数据与信息的转化过程

从图1-1中可以看出 ,数据是客观世界存在的原始材料 ,而信息则是数据加工过的产品,这个过程是循环结构 .数据和信息不能分割 ,信息需要数据的形式来表示 ,数据经过加工?提炼又形成新的信息 ,它们在非正规场合是可以相互转换的 .

二?系统?管理信息?管理信息系统

(一)系统

1.系统的概念

所谓系统 ,就是由若干个相互联系和相互制约的因素结合在一起并形成的具有特定功能的有机整体 .系统的构成必须具备三个条件 .

(1)有两个以上的组成成分 .

(2)两个以上的组成成分相互联系?相互制约 .

(3)整体具有特定功能的有机整体 .

2.系统的分类根据系统组成的要素和功能 ,可以将系统分为自然系统?人工系统?复合系统 .此外还有静态系统和动态系统?封闭系统和开放系统等分类 .3.系统要素系统的要素包括输入?处理?输出?控制?反馈 ,其过程如图1-2所示 .

(二)管理信息

管理信息是组织在管理活动中收集并整理后对企业生产经营活动?管理决策产生影响的各种数据的总称 .管理信息的表现形式有报告?计划书?协议等 .

(三)管理信息系统

1.管理信息系统的定义

管理信息系统 (managementinformationsystem,MIS)包括人?计算机技术?信息流三大要素 ,它借助计算机技术 ,对信息进行收集?存储?加工?传递?更新和维护 ,是通过处理信息流来为企业组织提供决策支撑的信息处理系统 .

2.管理信息系统的特点

(1)管理信息系统的最终目的是为决策提供服务 .

(2)管理信息系统能够对企业整个供应链进行有效和的管理 .

(3)管理信息系统是人机相结合的系统 .

(4)管理信息系统将先进的管理手段融入其中 .

(5)管理信息系统是多学科交叉而成的边缘学科 .

三?管理信息系统的结构

管理信息系统的结构是指管理信息系统的组成及其各组成部分之间的关系 .一般来说 ,管理信息系统的结构主要包括概念结构?层次结构?职能结构 .

(一)概念结构

从概念来看 ,管理信息系统由四大部分组成 .

(1)信息源 .信息源就是原始信息的产生地 .

(2)信息处理器 .信息处理器根据不同的需求 ,对原始信息进行收集?分析?加工?存储并转化成所需要的信息 ,最终传递给信息使用者 .

(3)信息使用者 .信息使用者就是信息的归宿 ,其应用信息来进行决策 .

(4)信息管理者 .信息管理者对管理信息系统进行设计和维护 ,在管理信息系统运行之后 ,对其进行协调 ,保障各个部分能够正常运行 .

(二)层次结构

按企业所处的层次 ,对应管理信息的分类特点 ,可将管理信息系统分成以下三个子系统.

(1)操作层子系统.操作层子系统位于管理信息系统的最底层,它进行最基础的业务处理,是监控组织的基本活动和交易的信息系统,常用的系统是交易处理系统 (transaction proces ingsystem,TPS).

(2)管理控制子系统.管理控制子系统是支持中层管理人员进行监督?控制?决策和行政活动的信息系统,常用的系统是管理信息系统 (MIS)和决策支持系统 (decisionsup- portsystem,DSS).

(3)战略信息管理子系统.战略信息管理子系统是支持高级管理层进行长期计划活动的信息系统,常用的系统是专家支持系统 (executivesupportsystem,ESS).

(三)职能结构

按照在企业中的职能,可将管理信息系统分为销售和市场营销信息系统?制造和生产管理信息系统?人力资源信息系统?财务会计信息系统及办公室管理系统等子系统.

四?管理信息系统发展的三个阶段

20世纪五六十年代,是计算机在管理领域应用的起步阶段,经过50年的发展,管理信息系统经历了三个阶段.目前,我国仍然处于第二阶段.

(1)电子数据处理系统 (electronicdataproces ingsystems,EDPS)阶段.该阶段处于20世纪50~60年代,包括单项数据处理与综合数据处理两个子阶段.单项数据处理子阶段中,人们只是利用计算机代替手工操作处理简单的数据问题,这时候数据处理水平较低.综合数据处理子阶段中,可实现一定程度的数据共享,可对多个业务数据进行综合处理,初步显示出计算机系统的优越性.

(2)管理信息系统 (managementinformationsystem,MIS)阶段.20世纪70~80年代,随着计算机网络?数据库等先进技术的出现和发展,很多企业开始实行计算机管理,并通过网络连接,使得分布式的企业管理信息系统实现了数据共享.该阶段的较大特点是能够将组织中的数据高度集中地收集起来,进行快速的分析处理,从而统一使用.管理信息系统的标志是有一个中心数据库和计算机网络系统.此外,管理信息系统能利用定量化的科学管理方法,通过计划?管理?控制?调节?优化?预测等手段来支持决策.

(3)决策支持系统阶段.决策支持系统不同于前两个阶段的信息系统,管理信息系统只是为管理者提供预订的报告,而决策支持系统能为决策者提供可能的方案和决策所需的信息.20世纪90年代至今,随着计算机硬件?软件水平的不断提高和人工智能技术的不断发展,决策支持系统?专家系统?战略信息系统等更为高级的管理信息系统逐渐走向成熟.

综上所述,电子数据处理系统?管理信息系统?决策支持系统各自代表了从计算机应用到管理信息系统的三个发展阶段.电子数据处理系统是面向业务的信息系统,管理信息系统是面向管理的信息系统,决策支持系统则是面向决策的信息系统.决策支持系统可以是一个独立的信息系统,也可以是管理信息系统中的高层子系统.

五?管理信息系统的发展趋势

管理信息系统是随着社会的发展而不断发展的.20世纪90年代以来,决策支持系统与计算机网络技术?人工智能技术等先进技术相结合,形成了智能决策支持系统 (inteligent decisionsupportsystems,IDSS)和群体决策支持系统 (groupdecisionsupportsystems, GDSS).电子数据处理系统?管理信息系统和办公室自动化在商业中的应用形成了电子商务系统 (electronicbusines

procesingsystem,EBPS).此外,还出现了一些新兴的概念,如经理管理信息系统?战略信息系统?计算机集成制造系统和基于知识管理的信息系统等.

本章的考核重点是对数据?信息?系统的概念,对信息的要素和特征,对系统的分类和构成要素的理解和识记.此外,需理解和掌握管理信息系统的三种结构?管理信息系统的三个发展阶段等问题.