内容、用词要，要点明确、简洁，易于读者理解。

交谈与写作是与人交流的两种方法。写作与交谈相比，具有如下特征："正确传达给对方"、"可以一次性传达给多人"、"可以重复阅读"、"能够保存"。

这些特征在商务场合中发挥着积极的作用，而书写、阅读、保存商务文书也是我们的日常工作的重要组成部分。

此外，交谈是人类从1周岁左右就自然掌握的技能，但通过书写来表达意思，是从3~4岁才开始练习的，因此如何写好文章，也是大家今后需要学习的课题。

在商务领域中，人们大多通过文书来共享、传达和保存正确的信息。因此商务文书要做到"内容、用词"、"要点明确"、"简洁"、"易于读者理解"等。

按照"5W2H"原则整合信息，可以查漏补缺、删除重复的部分，写出流畅的文书。

使用商务文书的目的中，最重要的是正确传达信息。内容难以理解，遗漏重要的事项，用不同的词重复相同的内容等都是不恰当的。因此我们需要按照"5W2H"(When：什么时候、Where：在哪里、Who：谁、What：做什么、Why：为什么、How：怎么样、How much：多少或者How many：几个)原则来整合信息。而且，有时还要弄清事件的对象是谁，即Whom。特别是"对象"、"做什么"、"原因"这三点信息的主要部分，这是必须把握的要点。

即便是日常的电话记录，也要尽量养成按照"5W2H"原则整理的习惯，这有助于报告书的写作。

序言、正文、备注是内部文书最基本的三个部分，不需要运用礼节性的表达。

企业内部文书是给企业内部职员阅读的文书，尽量避免礼节性的问候、寒暄、结语等，少用敬语，要分条书写，通俗易懂，简洁明了。

内部文书大致由序言、正文、备注三部分构成。序言中包括文书编号(各个公司有固定的编号方式，以便管理)、发送日期、发送人、接收人(收信者)等，正文包括题目、内容、相关事宜(具体内容)等、备注则包括添加的文件、负责人姓名等。文章结尾处要写"完毕"二字。

各项内容的安排也有基本的模式。

账票等日常内部文书一般有标准的模式，以及需要书写的必要事宜。如果不是，则也有其特殊的写作模式，因此视情况而定。

对外文书有开头与结束语、季节的问候语、表达感谢的话、正文等必要的组成部分。

对外文书中的写作规则包括恰当运用"开头与结束语"、"季节的问候语"、"感谢的话"等，还要注意敬语的使用等。

开头语是指为了表达对对方的敬意，在文书的开头部分所使用的固定句式。而结束语则是文书的部分，有"告辞"之意。两者要对应使用。一般来说，"敬启"(开头语)与"此致敬礼"(结束语)对应使用。

开头语后，基本会接一些季节的问候语，如"初春之时"，或是"承蒙平日里的照顾"等感谢的话语(这些都称为"序言")。如果要省略序言的话，一般省略的只是季节的问候语。

如果序言中写的是对对方事业繁盛的祝福和平日的感谢，那么在结尾处要加上希望对方继续支持的话语，并将自己的期望进行简单的归纳。

分类、整理、清扫、清洁、养成良好习惯是提高工作效率的基本要领。

上司命令自己找出资料时，在文件堆积如山的办公桌上反复寻找，或是因为不知道某人的名片放在哪里而将名片夹翻来翻去……类似这样的查找工作本身就会浪费很多时间。而且，如果自己周围的工作空间不够整洁的话，那么工作效率也会受到影响。

在制造业中人们常常所说的"五个基本要领"是一个能保障工作高效进行的方法，即分类、整理、清扫、清洁、养成良好习惯。而现在，这五个基本要领不仅适用于制造业，在其他很多领域中也得到了广泛的运用。

如今办公室自动化、信息化正逐步发展，但这五个基本要领仍需要我们自身来完成。如果能做到这五点，相信工作效率将会有大幅度的提升。