Chapter 01Office2016要学好

目前，办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，都能看到办公软件的身影。本章首先对常见的办公软件系列进行概括性介绍，之后着重对Microsoft Office的新功能、界面等相关内容进行介绍。通过对这些内容的学习，使读者对Office 2016有一个较的认识，从而为后期的学习奠定良好的基础。

1.1 认识办公家族

目前，电脑办公族必须要掌握很多本领才能胜任各工作岗位的要求，如文档的排版、表格的制作、演示文稿的设计等都是必须要掌握的。那么常见办公软件有哪些呢？

1.1.1 常见办公软件介绍

常说的办公软件即指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、简单数据库处理等工作的软件，如微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列等。下面将对这几个系列的办公软件进行简单介绍。

1. 微软Office系列

Microsoft Office系列包括Word、 Excel、PowerPoint、 Access、 Outlook、 OneNote、Publisher、 InfoPath等组件，其近期版本为Office 2016。该办公软件，除在功能上得到更好的发展外，在安全策略上也有很大的改进，Office 2016中包含了一系列的安全性改进，如加强密码的复杂性、查看下载文件的保护模

式、对Outlook中电子邮件线程更好的控制等。

2. 金山WPS系列

W P S是指文字处理系统，它的英文全称为Word Processing System。WPS是金山软件公司推出的一种办公软件。 WP集编辑与打印为一体，不但具有丰富的全屏幕编辑功能，而且还提供了各种控制输出格式以及打印功能，从而使打印出的文稿既美观又规范，基本上能满足各界文字工作者编辑、打印各种文件的需要和要求。目前近期版本为WPS Office 2016，其中包括WPS文字、 WPS表格、 WPS演示三大功能软件，是一款跨平台的办公软件。 WPS既可以在Windows操作系统中运行，还可以运行在主流的Linux操作系统中。

3. 永中Office系列

永中集成Office是一款自主创新的的国产办公软件。传统Office是将文字处理、电子表格等不同应用程序整合打包而成，各自采用独立的程序，所产生的文件格式也各不相同。而永中集成Office开创性地将文字处理、电子表格和简报制作三大应用集成在一套软件程序中执行，各应用具有统一的标准用户界面，各

应用产生的数据都保存于一个相同格式的文件中，有效地解决了Office各应用之间的数据集成问题。在使用过程中，用户可以轻松切换应用，统一管理数据，较传统的Office更为方便、高效。

1.1.2 Microsoft Office 2016简介

Office 2016是由微软推出的新一代办公软件，包含了多个应用组件和多个独立组件。下面将对常见的组件进行简单介绍。

1. Word 2016

Microsoft Word 2016即文档编辑工具，主要用于创建和编辑具有专业外观的文档，如信函、论文、报告和小册子等。利用Word用户不仅可以创建和共享美观的文档，还可以对文档进行审阅、批注。同时，能够快速美化图片和表格，甚至还能创建书法字帖。

2. Excel 2016

Microsoft Excel 2016即数据处理程序，主要用于执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据等，它是Office所有组件里面功能最多、技术含量较高的一个。近期的2016版增强了数据的分析和呈现方式，改进了数据透视图表的创建方法，并增强了公式的编辑功能。

3. PowerPoint 2016

Microsoft PowerPoint 2016即幻灯片制作程序，主要用于创建和编辑用于幻灯片播放、会议和网页的演示文稿。在PowerPoint 2016中可嵌入和编辑视频，通过添加淡化、格式效果、书签场景并剪裁视频，为演示文稿增添专业的多媒体体验。

4. Access 2016

Microsoft Access 2016即数据库管理系统，主要用于创建数据库和程序来跟踪与管理信息。该组件可以帮助信息工作者迅速开始跟踪信息，轻松创建有意义的报告，更安全地使用Web共享信息。其特点是即便用户不懂深层次的数据库知识，也能用简便的方式创建、跟踪、报告和共享数据信息。

5. Outlook 2016

Microsoft Outlook 2016即电子邮件客户端，主要用于发送和接收电子邮件，记录活动，管理日程、联系人和任务等。该组件中从重新设计的外观到高级电子邮件组织、搜索、通信和社交网络功能，以世界级的体验来保持用户的效率并与个人和商业网络保持联系。

6. Publisher 2016

Microsoft Publisher 2016即出版物制作程序，主要用于创建新闻稿和小册子等专业品质出版物及营销素材。其中包括用户创建和分发高效而有力的打印、 Web和电子邮件出版物所需的所有工具。

7. Skype for Business 2016

近期版本可以接收离线消息，当你向处于离线状态的某些人发送消息时，不会再收到“此消息无法送达”之类的消息，并且增加了改进的桌面共享、音频和演示功能，使共享和协作变得更容易。

1.2 首次接触Office 2016

与以往版本相比较而言，新版本的Office 2016无论是从工作界面，还是从功能应用上来讲，都已发生了巨大的变化。

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1.2.1 Office 2016新功能

Office 2016推出后，便立即受到了很多人的关注，其简洁的界面、强大的功能牢牢地吸引了电脑办公用户。下面将主要对其改进和新的功能进行介绍。

1. 文件菜单

文件菜单包含了Office各组件的基本操作，如保存、新建、打开、打印、帮助等命令。此外，可以打开“选项”对话框，从中便可以对Office组件进行自定义设置。

2. 快速访问工具栏

Office 2016的快速访问工具栏位于标题栏的左端，默认情况下由“保存”“撤销”“恢复”三个按钮组成，单击该工具栏右侧下拉按钮，弹出“自定义快速访问工具栏”快捷菜单，用户可根据需求进行相应的设置，如下图分别为PowerPoint和Word组件的快速访问工具栏。

3. 功能区

Office 2016功能区与以往版本的大不一样，新版本的功能选区能够让用户轻松地找到某个操作命令。

当用户在选择命令的同时，将会显示该命令对应的操作功能提示，其中列出了该命令的名称、快捷键、使用特性等简要描述。

4. 动态选项卡

在使用Office 2016的过程中，当用户在制作文档、表格、图像、数据库时，系统将会在功能区中动态地显示一个或多个选项卡，以便为用户提供更多的编辑操作。如下图所示为Excel的SmartArt工具动态选项卡。

5. 浮动格式面板

在Office 2016中，当选定文本内容时，会显示出一个浮动面板，从中可以对所选文本的字体格式和段落格式等进行相应的设置，从而避免了再到功能区中进行查找相应的命令，如下图所示，即为浮动面板的显示效果。

6. 屏幕截图工具

在Office 2016的组件程序中增加了“屏幕截图”功能，该功能的使用将会在很大程度上方便用户安装并使用其他截图工具。该功能出现在“插入”选项卡中，它支持多种截图模式，特别是能够自动缓存当前打开窗口的截图，只要单击鼠标就能插入文档中。