1.1何谓建账

建账是指会计人员根据会计法规、制度的规定，结合企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法的过程。

《会计基础工作规范》规定，各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总分类账、明细分类账、日记账和其他辅助性账簿。刚成立的单位以及原有单位在会计年度开始都要建账。

1.2建账前应考虑哪些问题

建账看似是一个非常简单的问题，但从建账过程可以看出一个会计人员的业务能力，或对企业经济活动情况的熟悉程度，所以如何根据企业情况建账非常重要。无论何类企业，在建账时都要考虑以下问题：

1.与企业业务量相适应a

企业规模与业务量是成正比的，规模大的企业，业务量大，分工也复杂，会计账簿需要的品种也多；企业规模小，业务量也小，会计账簿品种也少。有的企业，一个会计可以处理所有经济业务，就没有必要设许多种类的账簿，所有的明细账可以合成一两本就可以了。

2.依据企业管理需要

建立账簿是为了满足企业管理的需要，为管理提供有用的会计信息，所以在建账时应以满足管理需要为前提，避免重复设账、记账。

3.依据账务处理程序

企业业务量的大小不同，所采用的账务处理程序也不同。企业一旦选择了账务处理程序，也就选择了账簿的设置，如果企业采用的是记账凭证账务处理程序，企业的总账就要根据记账凭证序时登记，就要准备一本序时登记的总账。

不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的，总体讲要依企业规模、经济业务的繁简程度、会计人员的多少、采用的核算形式及电子化程度来确定。

无论何种企业，都存在货币资金核算问题，现金日记账和银行存款日记账都必须设置。另外还需设置相关的总账和明细账。

一个企业刚成立时，一定要去会计用品商店购买这几种账簿和相关账页。需说明的是明细账有许多种账页格式，在选择时，要选择好所需要的种类。

1.3账簿如何启用和登记

1.如何启用账簿

账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的规范和完整，明确记账责任，在启用账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附"账簿使用登记表"或"账簿启用表"，其内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖人名章和单位公章。记账人员或会计人员调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，由交接双方签名或盖章。

启用订本式账簿，对于未印制顺序号的账簿，应从及时页到一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账页顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数，另加目录，记明每个账户的名称和页次。

2.如何登记账簿

账簿作为会计信息的主要记录工具，必须按规定的方法，依据审核无误的记账凭证进行登记。进行账簿登记，总的原则是：及时，必须以经过审核的会计凭证为依据，并符合国家统一的会计制度的有关规定。第二，登记的时间要明确，总账应按本单位采用的账务处理程序及时登记；各种明细账登账的时间一般比登记总账的时间短；现金日记账和银行存款日记账应随时登记。一般应满足以下要求：

(1)账簿登记要正确、及时。

登记账簿时，将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。

登记完毕后，要在会计凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号(如"√")，表示已经记账，防止重记、漏记。

(2)账簿登记要清晰、整洁。

账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距，不要写满格，一般应占格长的1/2。登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写。不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或铅笔书写。更正错账中规定用红色墨水记账的除外。禁止刮擦、挖补、涂抹或用"消字灵"更改字迹。

(3)账簿记录要连贯。

各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，或注明"此行空白"或"此页空白"字样，并由记账人员签名或盖章。

每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，写在本页一行和下页及时行有关栏内，并在本页的摘要栏内注明"转后页"字样，在次页的摘要栏内注明"承前页"字样。

1.4会计账簿的定义与种类

会计账簿，是指由具有一定格式的账页所组成，以会计凭证为依据，能够对全部经济业务活动进行、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍。

账簿按其分类标准的不同，可分为不同的种类。按其性质和用途来分，可分为日记账(也称序时账簿)、分类账簿(分为总分类账和明细分类账)和备查账簿(又称辅助性账簿)。日记账又分为普通日记账和特种日记账。特种日记账就是指常见的现金日记账和银行存款日记账。

账簿按其外表形式来分，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

1.5总分类账的作用

总分类账是指根据总分类科目设置的，用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户，简称总账账户或总账。

通过设置总分类账，可以分类登记一个单位的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、费用、成本、收入和利润等总括核算的资料，可以、连续地记录和反映单位的全部经济业务，提供经济活动和财务收支的情况，是编制财务报表的主要依据。总分类账对所属明细分类账起着统驭、控制的作用。

1.6明细分类账的作用

明细分类账是根据明细科目设置，用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户，简称明细账。

通过设置明细分类账，可以分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料，以及单位经济活动和财务收支的详细情况，有助于加强财产物资的管理，监督往来款项的结算。明细分类账所提供的资料也是编制财务报表的重要依据。

明细分类账对有关总分类账具有补充说明的作用。

1.7日记账的作用

现金日记账，是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，由出纳人员按现金收支业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记现金增加、减少和结存情况。

银行存款日记账，是由出纳人员根据银行存款收支业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔登记银行存款增加、减少和结存情况的账簿，并用于核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况。

通过设置现金日记账和银行存款日记账，可以序时核算库存现金和银行存款的收入、支出及结存情况，借以加强对货币资金的管理。

现金、银行存款日记账就是库存现金、银行存款的明细分类账。因此，不需要再设库存现金、银行存款的明细分类账。

1.8辅助账簿的作用

辅助性账簿，通常称为备查账簿，是指除总分类账、明细分类账、日记账以外的其他账簿。辅助性账簿主要记录非本单位资产或其他重要事项，其作用主要是对总分类账、明细分类账、日记账中没有记录或者记录不完整的经济业务活动加以补充登记。如"租入资产登记簿"等。

通过设置辅助账簿，可以对某些在总分类账、明细分类账以及现金、银行存款日记账中不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记，从而可以对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。

辅助性账簿一般没有固定格式，与其他账簿之间不存在依存和勾稽关系。

1.9建账的基本原则

建账就是根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定，以及企业具体行业要求和将来可能发生的会计业务情况，确定账簿种类、格式、内容及登记方法。建账必须遵循以下基本原则：

.依法原则。各单位必须按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿，不允许不建账，不允许在法定的会计账簿之外另外建账。

.系统原则。设置的账簿要能、系统地反映企业的经济活动，为企业经营管理提供所需的会计核算资料，同时要符合各单位生产经营规模和经济业务的特点，使设置的账簿能够反映企业经济活动的全貌。

.组织控制原则。设置的账簿要有利于账簿的组织、建账人员的分工，有利于加强岗位责任制和内部控制制度，有利于财产物资的管理，便于账实核对，以保障企业各项财产物资的安全完整和有效使用。

.科学合理原则。建账应根据不同账簿的作用和特点，使账簿结构做到严密、科学，有关账簿之间要有统驭或平行制约的关系，以保障账簿资料的真实、正确和完整；账簿格式的设计及选择应力求简明、实用，以提高会计信息处理和利用的效率。

1. 总账建账的原则

总账是根据一级会计科目(亦称总账科目)开设的账簿，用来分类登记企业的全部经济业务，提供资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润等总括的核算资料。

总账的建账原则主要有以下几项：

(1)总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。

总账具有分类汇总记录的特点，为确保账簿记录的正确性、完整性，提供会计要素的完整指标，企业应根据自身行业特点和经济业务的内容建立总账，其总账科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称一致。

(2)依据企业账务处理程序的需要选择总账格式。

根据财政部《会计基础工作规范》的规定，总账的格式主要有三栏式、多栏式(日记总账)、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可依据本企业会计账务处理程序的需要自行选择总账的格式。

(3)总账的外表形式一般应采用订本式账簿。

为保护总账记录的安全完整，总账一般应采用订本式。实行会计电算化的单位，用计算机打印的总账必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章，以防失散。但科目汇总表总账可以是活页式。

2.明细账建账的原则

明细账通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基本环节，借助于明细账既可以对经济业务信息或数据做进一步的加工整理，进而通过总账形成适合于财务报表编制的会计信息，又能为了解信息的形成提供具体情况和有关线索。

明细账的建账原则主要有：

(1)明细科目的名称应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。

会计制度对有些明细科目的名称做出了明确规定，有些只规定了设置的方法和原则。对于有明确规定的，企业在建账时应按照会计制度的规定设置明细科目的名称；对于没有明确规定的，建账时应按照会计制度规定的方法和原则，以及企业管理的需要设置明细科目。

(2)根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。

明细账的格式主要有三栏式、数量金额式和多栏式，企业应根据财产物资管理的需要选择明细账的格式。

(3)明细账的外表形式一般采用活页式。

明细账采用活页式账簿，主要是使用方便，便于账页的重新排列和记账人员的分工，但是活页账的账页容易散失和被随意抽换。因此，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管。

3.日记账建账的原则

日记账又称序时账，是按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。根据财政部《会计基础工作规范》的规定，各单位应设置现金日记账和银行存款日记账，以便逐日核算与监督现金和银行存款的收入、付出和结存情况。

现金日记账和银行存款日记账的建账原则是：

(1)账页的格式一般采用三栏式。

现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额三栏，并在借贷两栏中设有"对方科目"栏。如果收付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时为了通过现金日记账和银行存款日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式账页。采用多栏式账页后如果会计科目较多，造成篇幅过大，还可以分设现金(银行存款)收入日记账和现金(银行存款)支出日记账。

(2)日记账的外表形式必须采用订本式。

现金和银行存款是企业流动性最强的资产，为保障账簿资料的安全、完整，财政部《会计基础工作规范》第五十七条规定："现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。"

4.备查账建账的原则

备查账是一种辅助账簿，是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登记的账簿。

备查账建账的原则包括：

(1)备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。

并不是每个企业都要设置备查账簿，而应根据管理的需要来确定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目，如"应收票据"、"应付票据"等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。

(2)备查账的格式由企业自行确定。

备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。

(3)备查账的外表形式一般采用活页式。

为使用方便，备查账一般采用活页式账簿，与明细账一样，为保障账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。

1.10新设企业如何建账

1.10.1工业企业建账

工业企业是指那些专门从事产品的制造、加工、生产的企业，所以也有人称工业企业为制造业。工业企业由于会计核算涉及内容多，又有成本归集与计算问题，所以工业企业建账是最复杂的，也是具有代表意义的。

下面从三个方面谈一下工业企业如何建账：

(1)现金日记账和银行存款日记账。

会计人员在购买账本时，两种账本各购一本足矣。但如果企业开立了两个以上的银行存款账号，那么账本需要量就要视企业具体情况确定了。

首先根据账簿的启用要求将扉页要求填制的内容填好，根据企业及时笔现金来源和银行存款来源登入现金日记账和银行存款日记账。

企业采用根据凭证登记现金日记账、银行存款日记账的方法。

[例]某投资人转入银行存款20万元，你可根据银行转来的银行进账单做银行存款收款凭证：

借：银行存款200 000

贷：实收资本200 000

然后根据该收款凭证登记银行存款日记账，如果企业需要有日常现金支出，会计人员开出现金支票提取现金2 000元，要根据现金支票存根联做银行存款的付款凭证：

借：库存现金2 000

贷：银行存款2 000

然后根据该付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账。以后即可根据日常发生的现金及银行存款业务逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。

(2)总分类账。

企业可根据业务量的多少购买一本或几本总分类账(一般情况下无需一个科目设一本总账)。然后根据企业涉及的业务和涉及的会计科目设置总账。原则上讲，只要是企业涉及的会计科目就要有相应的总账账簿(账页)与之对应。会计人员应估计每一种业务量的大小，将每一种业务用口取纸分开，并在口取纸上写明每一种业务的会计科目名称，以便在登记时能够及时找到应登记的账页。

总账分页使用时，假如总账账页从第1页到第10页登记现金业务，就应在目录中写清楚"现金……1～10"，并且在总账账页的第11页贴上写有"银行存款"的口取纸，依次类推，总账就建好了。

为了登记总账的方便，在总账账页分页使用时，好按资产、负债、所有者权益、收入、费用的顺序来分页，在口取纸选择上也可将资产、负债、所有者权益、收入、费用按不同颜色区分开，以便于登记。

企业通常要设置的总账业务往往会有"库存现金、银行存款、其他货币资金、交易性金融资产、应收票据、应收账款、其他应收款、存货、长期股权投资、固定资产、累计折旧、无形资产、长期待摊费用、短期借款、应付票据、应付账款、其他应付款、应付职工薪酬、应交税费、长期借款、应付债券、长期应付款、实收资本(股本)、资本公积、盈余公积、未分配利润、本年利润、主营业务收入、营业成本、营业税金及附加、销售费用、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、以前年度损益调整、所得税费用"等。总账的登记可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据科目汇总表登记，还可以根据汇总记账凭证进行登记。

因工业企业会计核算使用的会计账户较多，所以总账账簿的需要量可能会多一些，购买时需多购置几本，但也要根据业务量的多少和账户设置的多少购置。因工业企业的存货内容所占比重较大，另外还要配合成本计算设置有关成本总账。有关存货账户有：原材料、在途物资、材料采购、委托加工材料、周转材料等。企业要根据账户设置相应的总账。

成本计算账户包括辅助生产成本、废品损失、基本生产成本，企业要根据成本计算账户设置相应的总账。

(3)明细分类账。

在企业里，明细分类账的设置是根据企业自身管理需要和外界各部门对企业信息资料需要来设置的。需设置的明细账有交易性金融资产(根据投资种类和对象设置)、应收账款(根据客户名称设置)、其他应收款(根据应收部门、个人、项目往来设置)、长期股权投资(根据投资对象或根据面值、溢价、折价、相关费用设置)、固定资产(根据固定资产的类型设置，对于固定资产明细账账页每年可不必更换新的账页)、短期借款(根据短期借款的种类或对象设置)、应付账款(根据应付账款对象设置)、其他应付款(根据应付内容设置)、应付职工薪酬(根据应付部门设置)、应交税费(根据税金的种类设置)、销售费用、管理费用、财务费用(均按照费用的构成内容设置)。企业可根据自身的需要增减明细账的设置。日常工作就是根据原始凭证、汇总原始凭证及记账凭证登记各种明细账。明细账无论按怎样的方法分类，各个账户明细账的期末余额之和应与其总账的期末余额相等。

在工业企业里还应根据上述增加的总账，增加相应的明细账。在采用材料按实际成本计价的企业，要设置在途物资或材料采购明细账，以便于核算不同来源材料的实际成本。在材料按计划成本计价的企业，要设置材料采购的明细账，并采用横线登记法，按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本，并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异