及时章养成好习惯

良好的开始等于成功了一半，在开始学习Excel之前就要养成好习惯。了解规范数据源的重要性，这样会给以后的学习带来极大的便利。

了解Excel的四类表格

在讲Excel之前先了解一下Access的三类表格。有些人或许会疑惑，不是说Excel吗，怎么扯到Access上面去了呢？其实，Excel跟Access本是一家，两者有很多地方都是可以相互借鉴的，只要对我们有好处就要去学。在开始学习Excel之前，了解一下Access是有好处的。

下面是MrExcel说过的话：

Access就是严格自律、修炼成仙的Excel，虽然少了Excel的随意和灵活，但在某些方面的功力却远非Excel能比，如多表联合分析、数据参照完整性、级联更新和删除、对数据的操作和查询、宏、界面设计，以及和Excel的整合能力等，所有这些给我们的工作带来了极大的便利！

这里涉及两个关键词：严格自律和多表联合分析。严格自律一般指对明细表要求很严格，而多表联合分析是指明细表通过跟参数表关联而获得汇总表，从而可以更好地分析数据。

下面一起来认识各类表格吧。

参数表

产品清单又名参数表。前期设置好后，有新产品就添加进去。模式基本上不会变动，只要输入规范就行，只起到引用的作用，如通过番号查找品名或者型号，平常接触的概率很低。图1-1就是一张参数表，了解一下就可以了。

图1-1?产品清单

明细表

图1-2所示就是一张每天生产产品明细表。

图1-2?明细表

这是一张极为普通的明细表，但里面包含了很多信息。

每一列都有标题，但标题无重复，没有多行标题。

同一列为同一数据类型，各列数据格式的规范统一。

没有合并单元格。

各记录之间没有空行、小计与合计行。

表格纵向发展，行数可达几十万行，列数控制在10列以内。

通过上面5点，我们可以清楚地知道，Access有很多限制，就如一个人做事情，不管做什么都很随便，别人说他还反驳：差不多就可以啦！生活中的“差不多先生”很多，但这些人普遍混得不好，没啥成就。相反，一个做事认真、严格要求自己的人，往往会得到上级的重视和同事的尊重。

我们平常80%的时间都在与数据打交道，所以需要特别重视。说这么多，只是想让更多人从一开始学习就能意识到这个自律的问题，这样才会给以后的学习带来更多便利。Excel中有一个处理数据的利器――数据透视表，当数据源规范时，用它来处理数据将十分方便、简单，取Access之长补己之短，Excel将越来越强大。

数据类型是一个挺重要的东西，经常会接触，需要好好了解。

数据类型可以分成两大类：文本和数值。产品属于文本，金额属于数值。当然日期也属于数值，日期是一种特殊形式的数值，如图1-3所示。

图1-3?产品记录表

还可以细分为：数值、货币、日期、分数……说白了，就是自定义格式的分类，如图1-4所示。

图1-4?数据类型

汇总表

汇总表可通过明细表跟参数表关联“变”出来，至于怎么关联以后会讲到。如图1-5所示，这类汇总表是最基础的，只根据一个要求汇总。

图1-5?汇总表

在Excel中汇总表包含两种形式：一种是固定模板。如图1-6所示，事先设置好模板，不允许改动，这时就得想办法设置公式来将数据源引用到总表。

图1-6?固定模板汇总表

另一种汇总表是不做要求的，可以灵活变动，如图1-7所示，但要考虑以下两个问题。

体现目的，一定要将说明的主要内容体现出来。

要容易汇总数据，可适当引用过渡表的数据。

通过上面的初步了解，我们知道Access中有三类表格，分别是参数表、明细表和汇总表。汇总表可以通过其他表格关联获取，不需要我们自己录入数据。既然Access是修炼成仙的Excel，那我们就得向Access学习，从一开始就有三类表的概念，将Excel当系统用。

图1-7?灵活变动汇总表

过渡表

其实Excel中还应该存在一种表格――过渡表。很多时候，通过明细表并不一定能够直接得到汇总表，得经过一系列的过渡才能真正转换成汇总表。如图1-8所示，过渡表的作用就是起到统计汇总表需要的某项信息，如猪肉生产金额。

图1-8?过渡表

有人也许会说，被你说得天花乱坠，我却越听越迷糊了。没事，等下就会明朗了。

先来认识四类表格的示意图，如图1-9所示。

图1-9?Excel的四类表格

明细表(原始数据)通过引用参数表的数据，经过一系列加工就可以变成汇总表。

也许你还不是很明白，别急，继续看下去。让我们当一回家庭“煮男”。

原材料：四季豆、虾仁；

配料：油、盐、蒜头；

目标：鲜虾四季豆。

俗话说：巧妇难为无米之炊。要做虾鲜四季豆，首先就得有四季豆、虾仁，但光有原材料肯定是制作不出虾鲜四季豆来的，还需要从厨房找到一些油、盐、蒜头。原材料、配料齐全了，就得经过一系列的加工：

锅里加水加盐、煮开；

将四季豆摘洗好，下锅；

再将四季豆出锅，冲洗过冷水；

……

一道虾鲜四季豆完成。

原材料(明细表)加上从厨房(参数表)挑选合适的配料，经过多次加工变成鲜虾四季豆(汇总表)，而每次加工都只是临时的(过渡表)，目的就是制作鲜虾四季豆(汇总表)。

重新回到Excel中，认识一下这些表格的关系。

明细表就是日常登记数据详细信息的记录表，因为每个公司对产品都有一定的编号管理，所以存在一部分参数是固定对应的。为了节约登记时间及频率，我们会尽量减少登记内容。在明细表中手工录入产品名及数量，由于每种产品的单价及类型基本固定，这样就可以设为参数表，直接引用就好。根据明细表中所列详细内容按要求求出自己所要的结果，即为汇总表，如图1-10所示。

图1-10?产品表

说了这么多，只是为了让你知道，表格之间是可以互相关联的。理清四类表格，从一开始就养成好习惯，设置好参数表，规范明细表，善用过渡表，最终让领导看到满意的汇总表。

以身说法

成长是需要付出代价的，多从别人那里获取失败的经验，这样你就会少走很多弯路。闭门造车是不可取的，否则终将付出惨重的代价！

2010年初卢子接手中山隆成那边的工作，中山隆成有事先设置好的表格模板，如图1-11所示。像这种二维表格经常会见到，好处就是录入数据简单。那时没有考虑到以后要对数据源进行汇总分析，也就没去重新设置表格模板。虽然表格存在很多不合理，如合并单元格，因贪图一时之便，后来害苦了自己。

图1-11?中山隆成模板

领导要卢子对不良数据进行汇总，好查看每个月各类产品的出货检查情况。通过这张明细表进行汇总，得到这样一张表，如图1-12所示。

通过明细表获得这张汇总表，对当时的我来说难度不亚于上青天。为了应付领导，我利用了各种转换方法，费了九牛二虎之力才勉强做完，效率极低。

为了寻求更简便的方法，我苦思一周无果。

图1-12?汇总表

不得已在网络上各处求助，终于皇天不负有心人，在wangjguo44老师的帮助下完成了这项艰巨的任务，在这里对他老人家说一声：谢谢！

我晒出其中一条公式，有兴趣的朋友可以研究一下。

=INDEX(小天使!G:G,RIGHT(TEXT(LARGE(MMULT((LOOKUP(ROW($5:$136),IF(小天使!$B$5:$B$136"",ROW($5:$136)),小天使!$B$5:$B$136)=$B$4)(MONTH(小天使!$I$4:$DJ$4)=$F$4)(小天使!$G$5:$G$136"检查数")(小天使!$G$5:$G$136"其他")小天使!$I$5:$DJ$136,ROW($1:$106)^0) (LOOKUP(ROW($5:$136),IF(小天使!$B$5:$B$136"",ROW($5:$136)),小天使!$B$5:$B$136)=$B$4)(小天使!$G$5:$G$136"检查数")(小天使!$G$5:$G$136"其他")(小天使!$G$5:$G$136"")0.1 ROW($5:$136)%%,ROW(A1)),"0.0000"),3)1

不知道你看到这里有什么想法？不过我可以肯定地告诉你，工作上不应存在任何炫耀技能的行为，公式越长，只能说明你的表格设置越不合理。这就是我前面花那么长的篇幅介绍Access的原因，其目的就是学会规范数据源。故事的结局是，我狠下心来对这张数据源“做手术”，将它变成一张标准的一维表格，然后用数据透视表轻松搞定，其结果如图1-13所示。

图1-13?转换后的效果

VBA转换代码(好友无言的人提供)：

OptionExplicit

PublicSub二维转一维

??DimArr,Brr(),iAsByte,iiAsInteger,TAsLong

??DimiRAsLong,iCAsByte,iRCAsLong,iTemAsLong

??Arr=Sheets("小天使").Range("A4").CurrentRegion

??iR=UBound(Arr):iC=UBound(Arr,2):iRC=iRiC

??iTem=1??＇计数器

??ReDimPreserveBrr(1ToiRC,1To9

??

??Fori=9ToiC

????Forii=2ToiR

＇??????Ifi=113Andii=80ThenStop

??????Brr(iTem,1)=iTem???????????＇序号

??????IfArr(ii,1)""AndArr(ii,1)"合计"Then

???????Brr(iTem,2)=Arr(ii,1)????????＇番号

???????Brr(iTem,3)=Arr(ii,2)?＇俗称

＇??????ElseIfArr(ii,1)="合计"Then

＇＇????????MsgBoxArr(ii,1)&vbTab&ii

＇????????ii=ii 1

＇????????Brr(iTem,2)=Arr(ii,1

＇????????Brr(iTem,3)=Arr(ii,2)＇俗称

??????Else

????????Brr(iTem,2)=Brr(iTem-1,2

????????Brr(iTem,3)=Brr(iTem-1,3)＇俗称

??????EndIf

??????Brr(iTem,4)=Arr(ii,7)?＇不良内容

??????Brr(iTem,5)=Arr(ii,8)?＇等级

??????Brr(iTem,6)=Arr(1,i)?＇日期

??????IfArr(ii,7)"检查数"ThenBrr(iTem,7)=Arr(ii,i)＇不良数

??????IfArr(ii,i)""AndArr(ii,7)"检查数"ThenBrr(iTem,8)=1＇不良数次数

??????IfArr(ii,7)="检查数"ThenBrr(iTem,9)=Arr(ii,i)???＇检查数

??????iTem=iTem 1

????Nextii

??Nexti

??WithSheet4.Range("A2"

????.CurrentRegion.Clear

????.Resize(iRC,9)=Brr

????.Offset(-1,0).Resize(1,9)=Array("序号","番号","俗称","不良内容","等级","日期","不良数","不良数次数","检查数"

????.CurrentRegion.Columns.AutoFit

????.CurrentRegion.Borders.LineStyle=1

????.CurrentRegion.Borders.ColorIndex=3

??EndWith

EndSub

数据透视表汇总结果如图1-14所示。

图1-14?数据透视表汇总

如果你不会高级公式和VBA，好还是规规矩矩地做表格。

说了那么多，什么是二维表跟一维表呢？

左边的二维表：金额491对应产品A跟4月1日；右边的一维表：491对应金额，4月1日对应日期，A对应产品，如图1-15所示。也就是说，一维表每个数据都只有一个对应值，而二维表每个数据有两个对应值。

以前是因为没有人告诉我数据源规范的重要性，以致我走了很多弯路。靠自己摸索是件很痛苦的事情。成功是有捷径的，那就是站在巨人的肩膀上看问题、学习。

图1-15?二维表与一维表

注重细节

在日本企业工作，要服从管理。日本企业一般有一套管理模式，在某一阶段做什么事情是非常明确的，整个公司的工作模式基本上是按部就班。每个新人来到日企，公司会有专门的培训，会告诉你做什么事情用什么样的方法比较好，甚至填表这样的事情也会有专门的人教你。因此想在日本企业工作，就需要具备很强的责任心，做事绝不能够马虎。

同时日本企业文化也提倡挑战精神，在日本企业，主动思考的部下才会得到赏识。即使挑战失败也没关系，但是不能自作主张，如果没有得到上司的许可，失败了，上司会发怒。在这种情况下，虽然上司不知情，但出现问题，上司也会因为“对部下的监督不力”而承担部下失败的责任。因此，挑战前应该先与上司“商量”。

此外也要特别注重礼仪。早上到公司，“早上好”是一定要说的，要是对方是领导，那就一定再加上“敬语”；下班时要说“失礼了”或者“辛苦了”，如图1-16所示。在和日本老板在一起步行时，一定要让老板走在前面，还要注意自己的仪表打扮。日本公司把注重自己的形象看成是对别人的礼貌，日本男人要求穿西装，日本女人还要求化淡妆。对中国人没有强制性要求，但起码要穿戴整齐。

其实很多外企都一样，都有自己的一套管理模式。不管怎么说，都非常注重一些细节问题。下面通过几个小事例来说说Excel的细节问题。

图1-16?注意礼仪

计划与实行

每年都有一个总计划，再逐步细分成月、周、日计划。每天再将实行的结果跟计划比较，找到自己没做好的，及时改正。图1-17所示就是一个每周计划与实行表，其他表格类似。

图1-17?每周计划与实行表

反馈

每天将所做的主要事情跟领导报告，如果出差在外，可以通过发送电子邮件把事情做简要说明，必要时添加Excel文档。如图1-18所示，发送前一定要确认称呼妥当，无错别字，附件添加没有，确认无误后再发送。如果是重要邮件，一定要打电话确认领导有没有收到。

图1-18?发送电子邮件

为领导节约每一秒钟

如图1-19所示，在给领导发送表格前，先对需要说明的重要数据标示出来，并将鼠标指针停留在标示的单元格那里，保存表格后再发送给领导。这样一来，领导一打开表格就可以看见你要给他看的重点数据，以免他再重新查找。虽然只是节约几秒钟，但是对领导来说每一秒都有宝贵的价值。

图1-19?重点标示

站在领导的角度看数据

一般领导都是上了年纪的人，视力大都不好。我们在给领导表格时，要尽量将字号调整大一点，或者隔行填充颜色，如图1-20所示，让他能够看清楚每个数据。

其实还有很多需要注意的细节，这个得靠自己慢慢摸索，别人说的你不一定适用，只有当你碰到这种事情时才会记忆深刻。另外再说一句，同事之间的关系也很重要，一定要处理好。

图1-20?调大字号、隔行填充颜色

本章小结

Excel存在四类表格――参数表、明细表、过渡表和汇总表，最重要的是从一开始就学习规范明细表，这样会给以后工作带来极大的便利。其实做人又何尝不是这样，规规矩矩做人，远离抽烟、酗酒、赌博等不良恶习……偶尔放纵自己一两次也可以，不过不能养成坏习惯，只限于玩玩就行。好习惯一旦养成，日久必将给人留下好印象，以后有什么好事也会轮到自己。同时也要处理好和领导及同事间的关系，注意一些细节。能力再强，关系没处理好也没用。