及时篇 现代办公环境中的文件与文件工作

及时章 现代办公环境中的文件家族

及时节 文件的概念、特点与功能

一、文件的概念

文件是社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

在我国的理论著述和日常工作中，"文件"一词常与"文书""公文"通用。

从词源上来看，"文书"一词出现最早，在《汉书·刑法志》中有"文书盈于几阁，典者不能遍睹"的记载；"公文"一词最早见于《后汉书·刘陶传》："但更相告语，莫肯公文"；"文件"一词出现于清末，在《内阁属官官制》中有"掌本阁公牍文件"的记载。有趣的是，上述记载针对的都是公务文件。

"文书"与"文件"是两个十分相近的概念，其区别主要源于词源的产生历史与约定俗成的使用惯例。我国清代以前没有"文件"一词，故常把历史上形成的文件称为"文书"，而多把当代形成的称为"文件"(特别是新型载体，如"电子文件")；此外，由于"文书"一词使用较早，因而产生出一些引申含义，如可指代从事相关工作的人员，我国军队系统中至今仍沿用"文书"这种职业称谓。

"公文"概念包含于"文件"概念之中。从形成者和使用范围的角度来看，文件可分为公务文件(简称"公文")与私人文件两大类。公务文件指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录；私人文件指个人、家庭、家族在处理自身事务的活动中形成的信件、笔记、书稿、契约、证书、遗书、家(族)谱等凭证性记录材料。"公文"概念的提出主要是为区别于私人文件，无论国外还是国内，公文均是文件的主流。这也是文书学教材几乎所有内容均围绕公文展开的原因所在。

文件作为记录的方式和管理的工具很早便产生于各国，不仅有公务文件和私人文件之分，现行文件与历史文件之分，也有狭义文件和广义文件之分。各国基于不同的视角对文件定义的表述不尽相同，总体而言，可将其概括为广义和狭义两种定义类型。

(一)广义型的文件定义

又称为泛指型定义，文件的形成者不局限于特定的范畴，而是涵盖了所有的公私机构、组织和个人；文件的外延覆盖了文件的整个生命周期，既包括现行文件也包括已转化为档案的历史文件；文件的类型和载体几乎无所不包，表述更为抽象、概括；文件定义的属概念大多采用"信息"或"信息记录"，突出文件的信息属性，将文件管理纳入更为广泛的信息管理领域。

国际档案理事会《档案术语词典》(1984年)将文件界定为"机关、团体、组织或个人在履行其法定职责或业务事项处理过程中形成、收到并保存的信息记录，不论其形式和载体如何"。我国最早倡导广义文件概念的陈兆祦教授提出(1987年)：文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的，构成该项活动组成部分的记录材料。

文件管理国际标准ISO15489将文件定义为"文件是机构或个人在业务往来过程中为履行法定义务形成、接收并保管的凭证和信息"。

"电子系统中文件真实性保障国际合作研究项目"(InterPARES)将文件定义为：文件是由自然人或法人在实际工作中作为法律文书和工作副产品(生成、接收并为将来的活动或查考而保留)形成的任何记录。

我国20世纪90年代以后出版的一系列文书学教材和专著大多对文件给予了广义的解释：既包括现行文件，又包括转化为档案的历史文件。但从研究的角度而言，研究对象大多针对文件家族中最重要的组成部分——公务活动中产生的文件，即公文。

(二)狭义型的文件定义

又称专指型定义，通常有两种限定角度。

其一，专指公务文件，将文件的形成者限定为"政府部门"或"公共机构"，将私人文件排除在外；强调文件具有法律约束力，强调文件的"证据效力"或"行政效力"。此类定义多见于各国的文件或档案法规中，美国《联邦文件管理法》规定：文件是指美国政府各机关根据联邦法律或在开展公务活动的过程中产生或接收的，或者由机构(或其合法的继承者)作为履行职能、开展业务活动或其他活动的证据，或者其本身有情报价值而予以保存或适于保存的，包括各种形式和载体的簿册、证件、地图、照片、机读材料和其他记录材料。我国国务院2000年颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文是指"行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书"。

其二，专指现行文件，将文件限定在整个文件生命周期中的及时阶段，即发挥现行效用的阶段，将其后续的档案阶段摒除在外。1993年出版的《中国大百科全书·档案学分册》将文件界定为："国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们社会交往的工具，也是档案的前身。"

(三)文件概念的外文表达

英语常用Record(s)、Document(s)表示文件概念，强调"公文"概念时往往使用Public Records、Official Records、Commonwealth Records等，强调具有档案属性或价值时用Archival Records，强调现行文件时用Current Records，强调历史文件时用Historical Records；法语、荷兰语均写为Document；意大利语、西班牙语均写为Documento；德语用Dokument；俄语用документ；日语用ぶんしょ(文書)或こうぶんしょ(公文書)。

在现代办公环境中，继机读文件(machine-readable records)之后，普遍使用电子文件(electronic records)的概念，或称之为"数字文件"(digital records)。

二、公务文件的概念与特点

公务文件是文件家族最重要的组成部分，公文的形成、处理、运转和管理，构成了文书学研究的主线，因此，认识和掌握公文的特点、功能和种类，对于学习和研究文书学而言，尤为重要。本书以下所有内容将聚焦于公务文件，即便是为照顾认知习惯、表达习惯，或者适当保留一些文件中特定的、约定俗成的表达方法而使用"文件"、"文书"一词，所指内涵也均为公务文件，不再一一注明。

公务文件(简称"公文")是社会组织或其领导人在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。公文具有下列区别于图书、情报、档案等其他文献形式的特殊属性。

(一)由法定作者制发

法定作者指依法成立并能以自己的名义享有权利、承担义务的社会组织(包括国家机关、企业事业单位和人民团体)及其领导人。为证明公文作者的法定地位与身份，公文在时必须具备各种法定的生效标志，如社会组织的印章或法定代表人的签署等，使得公文具有法定效力。

(二)具有法定性和现行效用

法定性是指公文在法定时间与空间范围内，能够对收文者的行为产生一定程度的强制性影响。公文的法定性，是由公文作者的法定地位及其性决定的。只有处于法定地位的法定作者制发的公文，才会在法定的时空范围内具有性；也只有具有法定性的公文，才能保障公文的法定效力。需要说明的是，公文的这种法定的性表现为对收文者的直接约束力，不仅是上级组织对下级组织的行文，下级组织对上级组织的行文也同样具有约束力。

公文的现行效用是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。实际上，公文的这一特点是其法定性的一种作用形式。这种现行效用表现为一定的时间性，即公文在现行工作中，在特定的时间范围内产生效力。这种效力虽然因具体文种不同而有所差异，但它是所有公文最本质的属性，也是其区别于档案的重要标志。

(三)公文具有规范体式和特定的处理程序

体式是文体与格式的总称。公文的规范体式是指公文的文体与格式必须符合国家的统一规定。公文的规范体式是公文合法性的象征，充分体现并保障公文的严肃性、性和有效性，各类社会组织在撰制公文时必须遵守，不应各搞一套。

按照国家的有关规定，收文和发文均有一定的处理程序，各环节皆有顺序性和规范性，不得自行其是。例如：公文的制发必须严格履行与其效力等级相称的处理程序。一般性公文，必须由领导人对文稿进行审核并履行签发手续才能制发；规范类公文，则需要履行法定的生效程序。同样，收文也必须履行公文处理的有关程序，才能使其发挥效用。

三、公务文件的功能

公文的功能是指公文在公务活动中发挥的实际效力。公文产生、作用于公务活动，在各项管理活动中具有无可替代的功能。公文较大的优势在于突破管理活动的地域、层次和时间的限制，更加、规范地传递管理指令及各种信息。

(一)公文的基本功能

公文的基本功能是：有效记录、传递和存储性、凭证性信息。表现为两个方面。

1.管理的工具

制作公文的根本目的在于传递管理信息，公文制作者的主观愿望是将公文作为一种管理工具，可见公文首先是为管理活动服务的。无论是公文的内容，还是行文的规则，都是管理理论和原则的具体应用。因此，公文的首要功能是管理工具，与管理活动同步产生、运行，通过对公文管理活动的有效组织与控制，实施对管理活动的组织与控制。

2.沟通的手段

公文在上传下达、左右沟通、实现管理工具效用的同时，在客观上成为互联互动、传递信息的沟通手段。公文作为信息载体的本原性，决定了它成为沟通手段的必然性。相当一部分公文可以在一定的范围内，甚至在社会上公开传递，这在客观上使公文成为社会组织之间、社会组织与民众之间相互沟通的手段。

(二)公文的具体作用

公文的基本功能通过每一份具体文件在特定公务管理活动中发挥各自的作用得以实现。由于公文的内容不同，作用的领域不同，表现形式亦不相同。

1.领导指导作用

具有领导及管理职能的社会组织，通过公文把党和国家的方针、政策，或系统、行业或机构的决策意图和要求传递给收文者，达到统一思想、统一行动的领导指导作用。

2.行为规范作用

相当一部分公文，如全国或地方性的各种法律、法规和规章等，具有规范行为的作用。规范性公文一经制定、，在没有修改和宣布作废之前，在生效期间受国家强制力保护，人人必须遵守，不得违反。

3.宣传教育作用

为了保障党和国家的方针、政策、法律、法规的贯彻实施，各级社会组织经常制发一些旨在对干部、职工或公众进行思想教育的公文，以便共同提高认识。

4.公务联系作用

公文除在上下级组织之间进行协调、沟通之外，还可以在平级和不相隶属的组织之间交流信息、通报情况、商洽事务、取得配合。可见，公文是各级机关组织沟通的纽带，发挥着重要的联系作用。

5.凭证依据作用

各种公文都反映了制发机关的意图，具有重要的现行效用；收文单位都要以此作为工作的依据。此外，许多公文在完成了现行作用之后便转化为档案，作为历史的真凭实据，供后人查考。可见，公文在其生命周期的各个阶段，都在发挥着凭证作用。

需要说明的是，公文的上述具体作用并不是孤立的，而是相互依存、彼此联系的。一般情况下，一篇公文往往同时具有几个方面的作用，从不同方面显示出公文的基本功能。