及时天工作环境的整理

你的办公桌上有什么？

对于上班族们而言，进行工作的场所应该就是自己的办公桌了吧。

既然要学习整理，自然必须从整理工作场所中的物品开始。桌子上面堆放着各类物品，在这样的状态下自己的思绪自然也无法得到整理。

但是，在还没有到达整理思绪的现阶段中，不用过多地去在意这件事。

首先，请仔细观察自己的桌子，其中都有什么？

现在，请把自己的桌子、抽屉中的物品列个清单出来，并且从这些物品里，把平日里经常使用的东西出来挑出来。

在清点的时候，把同样类别的物品算作一个种类。然后数一下一共有几种物品。

属于同一类的物品要算在同一个类别里。比如，有若干支笔，则把它们全部算作“笔”这一类里。如果同时有在使用多个便笺，即便颜色或形状不同，也全部算作“便笺”这一类。如果是智能手机或日程本这类数量只有一件的物品，则直接计算。

现在清点结束了，一共有多少种物品呢？

我想，可能会有数十种的物品集中在你的办公桌中上吧。

接下来，请把这些物品按照使用频率来排序。每天都要使用的、几天才会用一次的、每周用一次的、每月用一次的物品等等。

一次都没有用过的物品，当然是要当场就处理掉的。如果有多件同类的物品，会影响到我们，因此只留下一件。如果有两个订书机，或是有两个同样用途的数据线等等，当时就要减少其数量。

必备物品只需要20种？！

接下来，是个对大家来说稍微有些难度的重点。那就是，从刚刚清点好的那些物品中，筛选20种出来。

“欸？只能留下20种！就靠这些能完成工作吗？”

或许有的读者会因此而担心。但是，请仔细地想一下。

为了能够最终筛选出20种物品，那么，一定会不得不放弃掉使用频率较低的物品吧。可是说起来的话，每个月只会用到一次的东西，真的有必要留在自己的桌子上吗？

举例来说，会使用到装订资料用的打孔器的工作，是不是只有每个月一次的统计工作？把打孔器归还到公共空间里，等到需要使用的时候再从中拿取不是就可以了吗？

我在补习学校教给学生们整理方法的时候，让同学们列举出经常使用的必备品，几乎每一个学生列举出的物品都在20个左右。

“他们是补习班的学生嘛，跟工作了的人情况不一样。学生只要专注于学习就可以了，本身也不会有太多的东西吧？”或许有的读者会有这样的疑问。

但是，不论是为了学习，还是为了工作，抑或是为了兴趣，真正需要的物品最终会在20个。因为，如果所处环境中的物品有20种以上，就超过了人可以把握的界限。

如果持有的物品数量超过了自己可以把握的范围，是无法做到看一眼就能马上找到自己需要的物品的。

自己坐在办公桌前工作的时候，经常要使用的物品应该处于可以马上拿出来使用的状态。但是，如果自己无法把握物品的位置，就会产生寻找的动作。而且从实际情况来看，如果放置了太多的物品，就无法确保物品可以放置在便于拿取的位置上。

因此，这样的要求可能有些严格，请把自己真正需要使用的物品限制在20个种类里，并且现在就把办公桌上的不需要的物品整理好。只是做到了这一点，一个月之后，补习班的学生们的偏差值就平均提高了3点之多。只需要把最常用的物品筛选到20种，上司对你的工作的评价也一定会有所提高。

请把东西收进抽屉

现在，我想应该已经有相当一部分物品收拾好了。

接下来，让我们把这些物品从桌子上，全部收纳到办公桌自带的抽屉里去。

“诶？不可能！桌子上还有很多装着资料的文件夹呢……”

有这种想法的读者，需要接下来的纸质文件的整理方法。不过，这些内容都会在下一日的课程中进行讲解。在今天的课程中，请先遵守三分法把东西收纳进抽屉里。

会出现在办公桌范围内的物品，大致可以分成三种。

及时种是文具类的物品。笔、订书器、印章、回形针，计算器等等。

第二种是智能手机等私人物品。茶包、小点心，按摩器等。我想应该会有不少人都备有这些物品，这些物品也算在内。

第三种是文件资料等物品。书籍、杂志等的纸质文件、资料都可以算在这个类别里。

通常公司里使用的办公桌，其自带的不同大小的三层抽屉，刚好可以把这些物品分成三类，收纳起来。

从抽屉的深度上来看，最上面的抽屉是最浅的。中间一层的稍微深一些，最下一层的抽屉是最深的，三种大小的抽屉对应了三个种类的物品。也就是说，只要把已经分好类的必备物品，全部放进属于他们自己的抽屉中去就可以了。

即最上面的抽屉放文具类的物品。中间的一层放自己的私人物品。最下层的抽屉收纳文件相关的物品。

如果抽屉无法收纳完所有的物品，则说明目前筛选出来的物品还是过多。

文具迷们可能会有同一种笔有很多支的情况。借此机会挑选出自己真正喜欢，经常使用的笔吧。

如果是彩色的笔，每一种颜色只留下一支；便笺则同样大小的只留下一个。请按照这样的方式，根据用途严格地挑选。

在挑选的时候，如果发现了快没有墨水的笔，又或是因其形状而难以使用的东西，请处理掉，或者是更换掉，只留下可以立即使用的东西。

你知道你的东西都放在哪里吗

在把物品收纳到抽屉里的时候，没有必要让它们排列得整整齐齐。此时最重要的是，自己可以清楚地知道在哪个地方有什么物品。

因此，不必要像拼拼图一样严丝合缝地，让物品整齐地排列起来。没有必要整理得，一眼望去所有物品都排列出一个整齐的样子。

看到的时候就能立即找到，不需要挪开其他物品也能马上取出需要的东西，只要自己知道“在这里有这样一件物品”就足够了。

有的人的抽屉在打开的时候，物品的陈列或许看起来杂乱无章。但是，物品的主人却能够从那里立刻拿出来需要使用的物品，在把东西放回去的时候，也能地放回到固定的位置。这就叫做整理得当的状态。

在视觉上做到一目了然是非常重要的。因此即便把物品收纳得看起来井然有序，但是，如果有不能直观地看到它，不知道有其存在，那么这样也不是整理得当的状态。

此外，也不可以让东西没有一个固定的位置的情况。如果是非常小的物品，收纳到盒子里，或者是确保它不会丢失而放到透明的袋子里，然后再给它们分配一个固定的位置。

没有必要去购买高价的收纳用具。透明的袋子或者文件筐等物品，在百元店就可以买齐。

你需要一个便携包

现在，所有必要的物品都已经收纳到了抽屉中，并且能够快速地找到我们要用的物品了。但是在实际工作中，我们的工作场所并不局限于办公桌前。

在开会议或是商洽等需要离开桌子的情况下，你是否也有过带上了笔和日程本，却落下了其他东西不得不折回去拿的时候？

即便办公桌整理得便于一件一件地取出待用的物品，但是在准备需要带出去的物品时，也要分别从不同的地方取出来，这难道不是在浪费时间吗？

在自己的座位之外的场所工作的时候，经常要带出来的物品，在某种程度上都是相对固定的。

商洽时需要使用的笔和笔记本，如果需要估价的话还要带上计算器，需要和对方确认安排的时候要带上日程本以及(智能)手机……为了能够在最短的时间里，准备好这些物品，只要事先准备好一个便携包就行了。

以我的情况来说，因为需要定期举办讲座，为此我专门准备了一个便携包。

签字用的笔、方便填写调查问卷的圆珠笔若干支、胶带、订书器、白纸、姓名牌、收据等要用到的物品都会放入这里。

此外，收据上已经全部提前盖好了印章，因此当日不需要现场再拿出来印章再盖。

当临近开始的时间，只要带上它们去就可以。不再需要思考要带什么物品，也不需要再准备。不用备忘清单来检查，也不会有东西会忘记带去。创造出这样不需要再准备的环境是最重要的。

同样地，根据自己的使用目的，为经常需要带到某个地方去的物品，制作一个方便使用的便携包吧。

如果需要经常带上平板电脑或者笔记本电脑，只要把保护套或者是充电器等物品提前放到同一个便携包里，外出的时候就不会出现意外状况。

而此时的诀窍就是把它们放到一个能够看到包内物品的透明的(文件)袋子里或者盒子里。用百元店里的透明袋子即可。

这类用具有多种尺寸，根据自己要带的东西选择一个合适的尺寸，在标签上写清楚这是为了什么而做的便携包(用途)，再贴到便携包上去就可以了。

良好的工作环境就是成功的一半

在此前讲解过的整理方法中，其重点就是创造一个使自己不会迷茫的工作环境。

人都有忘性，因此利用透明的盒子或者袋子，可以让人一眼就看到里面都有哪些物品。如果有多个同类的物品，贴好标签，标明是何种物品比较好。

这样的方法，不仅适用于自己办公桌上的物品，也适用于公共物品。对于同事和部门之间的人来说也有很大的帮助。

有时候，物品在收纳进盒子或者抽屉之后，不打开来看就不知道里面存放着哪些物品……对于这样的情况，在确定了固定的存放位置后，在所有物品的位置上贴上标明物品内容的标签。

这样一来，不仅自己在需要的时候，马上就能知道这里存放着什么。其他人在使用完毕归还的时候，也可以知道要把东西放回到哪里去。因此可以避免把东西乱放到别的地方去，而导致在要用的时候找不到东西。

有时，也会遇到贴好了标签，但是乍一看到物品名称却反应不过来是什么的时候。如果有这样的情况，还可以用照片或者画来代替文字标签。

比如，数据线一类的物品虽然也有个正式的名字，但是利用简单的图画马上就会让人明白这是什么东西了。如果是这样的话，那么就用图画来代替文字。

在幼儿园或者小学这种有很多儿童的地方，会有很多根据物品的种类贴着图画的收纳盒，比如积木或者折纸的盒子等。因为一眼就能让人看懂，所以即便是小孩子也能把东西收拾到同一个地方去。

即便不再是小孩子，如果用清楚易懂，简单易做的方法就能做到的话，那么用这样的方法也无妨。

总而言之，要清楚地知道在哪里有着哪些物品。能够快速地拿到要用的物品，并且知道使用完毕后要归还到哪里去，请在及时天就创造好这样的环境。

可能你会觉得这都是些小事情，但是仅仅是这样，每日花费在这些事情上面的时间，就可以缩短数十秒甚至数分钟。在有很多重复动作的事务性工作中，就是这些细微的时间上的差距，经过日积月累变成了巨大的差异。

那么，到此为止，第1天的课程就结束了。

或许从第1天开始就稍微有些难度，但是，如果能真正做到这些要求，24小时可以节约三十分钟的时间。