公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。这是非常重要并注重规范的环节，直接关系公文的规范性和效力。

(1)起草环节。起草就是拟稿。拟稿人在动笔之前，首先要深刻领会上级机关的相关精神和本部门领导的意图，同现行有关公文相衔接；其次本着一切从实际出发，实事求是分析问题，切实可行提出政策措施和办法的原则，熟悉和占有拟稿所必须具备的文字资料，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；第三要在拟稿前根据发文的文种，确定文章的结构和写法，思路一经确定，要争取做到“疾书莫间断”，一气呵成，做到撰写的公文内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述，文字精炼。同时，注意公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

(2)审核环节。文件的审核指文件的草稿在送审签发之前，对文件的行文理由、内容、格式及文字、标点符号等的审查。这方面的工作，一般由机关秘书负责人或富有办文经验的专职人员进行。对文件的审核重点是：行文理由是否充分；行文依据是否；内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。文件的审核是公文处理中一个十分重要的环节，工作较大的特点是要细致。

(3)签发环节。签发是决定文件定稿与批准发出的关键环节。文稿经领导审核、签发，是领导人行使职权、代表机关(部门)对文件负总责的书面体现。公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发是一件十分严肃、庄重的工作。文件一经签发，即开始生效，且具有行政效力。因此，各级领导要遵守不得越级签发的原则。签发时还应在稿面纸的“签发”处写上签发人全名及签发日期。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

办理程序

党政公文办理的具体事项包括了一些较复杂的环节，公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理一般包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序；发文办理一般包括复核、登记、印制、核发等程序。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。下面对上述的程序概括为三个方面加以说明：

(一)收文处理

即对来文的处理。来文分两种，一是上级机关发下的公文，二是其他机关发来的公文。这方面的程序共分：

(1)签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。它的作用是明确双方文件交接的责任，保障文件在传递过程中不致出差错。签收工作一般要清楚以下各事项：

及时，看清来文的机关名称，封面是否有错投现象；

第二，认真清点文件件数是否和文簿上所标的数字相同；

第三，核对信封号码是否与投递人在签收记录本上所登记的号码一致；

第四，检查文件原包装是否有拆口及散包重封现象。

在上述几方面认真检核清点后，方可在投递回执或送文登记本上签字，并注明收到时间，以便上交本机关备查。

与收文工作相关的还有文件的拆封，拆封一般由专门负责文件管理的机构或人员进行，但对外收文和有注明由某一领导人亲自拆封的文件，办文人员不得拆阅。拆封时要注意的事项是不要拆毁封内文件，拆封后，如发现文件手续未完备、或有缺页、缺少份数的，应加以相关说明并及时退回，以免负文件处理的各方面不当之责。

(2)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。它的作用旨在“账目”清楚明白，如发生责任事故，可有清楚的线索加以查找，同时，也便于文件的统计和催办、检查和查阅等。

文件登记项目包括收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、标题、份数、承办单位、签收人，等等。但要注意，外收文的拆封一般由单位领导进行，因此，文件的登记有时不可能一次完成，只有等到文件在已下达或实施了后方才完成。

(3)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

(4)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(5)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

(6)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，意即催促落实公文。它的作用在于防止文件办理的延误现象，使公文能及时生效。现实中，公文积压是常见的现象，这是官僚主义作风延误公文的表现，例如个别地方政府，扣着上级的公文不发是常有的事。可见，催办是公文处理中一个重要环节。只有通过催办，公文才能得到及时落实。催办的方式有多种，如可用口头、电话或以文字形式催办等。

(7)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

(二)发文处理

指公文从签批后到核发的系列工作过程。这一程序有：

(1)复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

(2)登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载，避免重号、漏号。

(3)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。要遵守保密的原则，重要的文件要有专人监制，其他任何人不得翻阅文稿或印制的文件，对于底版、废页、清样等也要专人监销。文件印好后，要按照登记制度进行登记，对文件名称、送文单位、送文时间、印文数量、印完时间、取件人姓名、印制人姓名等一一加以登记，以利于文件的保密。

(4)核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。这是杜绝差错、规范印制格式、确保公文质量的重要环节，不得松懈省略。

(三)整理归档

在上文介绍的公文处理的各种事项完成后，作为公文处理，它还有一些后续事项要做，这就是文件的整理归档方面的工作了。文件的整理归档总体上说来也是为机关工作服务的，都必须要由原来的文件为证明。《党政机关公文处理工作条例》第二十七条规定：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。严格来说包括以下几项工作：

(1)立卷。公文立卷指将已办理完毕并且有保留价值的公文组成案卷。它的作用是将零散的文件分门别类地组织起来，以利于文件保护的完整与安全，以及对文件实施科学管理。立卷文件必须是已办理完毕的文件，未办理完毕的文件不能归卷。立卷文件的另一前提是它们必须是有查考价值的文件，如果把无查考价值的文件也归档，就会使立卷工作变得杂乱无章。这就要求在立卷工作中把一些事关重大的文件收进，而剔除一些关于机关事务中琐碎事情的文件。就立卷的范围说，中共中央、国务院的文件由党的各级机关和各级人民政府的秘书部门立卷，其他各部门的立卷以本机关本部门文件为主。

从立卷的具体方法方面来说，它并无一定的统一标准，要点是越系统科学越好。文件的分门别类，可以以时间为线索，可以以文种为线索，可以以关乎某种政策或规定的内容为线索，等等，就像我们管理图书资料一样，分类的方法可不尽相同。

(2)归档。归档指将整理好的文件案卷交给档案室保存。从具有查考和利用价值的角度出发，归档的材料要系统、完整，要保持文件材料的历史联系。移交档案室时，要履行清点核对手续，编制移交目录至少要一式两份，一份留文书部门，另一份给档案室。移交后，双方要按有关规定签字。对于应归档的公文，按规定归档文件个人不得保存。

(3)销毁。没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管部门的批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保障文件不丢失、不漏销。销毁的工作程序可分为：

及时，清理原有文件，把原有文件分为有归档价值和无归档价值两类；

第二，必须获得主管领导的批准。由文书人员先提出鉴别意见，经主管领导审查同意后进行。要有健全的登记制度，对即将销毁的公文，应开列清单，并逐件详细登记，注明编号、发文机关、文件名称、份数、日期、批准销毁的领导人等，由领导人签名以示负责。要有监证人制度，即由二人监销。它同时要求文件的销毁应选择安全场所，以利于文件的保密。