第八章 为领导服务

一、协助领导人确立工作目标

(一)工作目标五要素

主要工作目标。

与主要工作目标相关联的目标。

按时间段划分的细目标。

目标的可行性。

衡量工作目标的标准。

(二)设置目标控制点

制订阶段性工作成果标准。

按计划分段检查工作情况。

(三)纠偏

发现未完成的目标，及时督促其完成。

对不合理的工作目标，及时进行调整。

二、协助领导人安排工作计划

(一)年度工作计划

将重点工作按大体时间段排列。

以例行重大活动和本年度新增大型活动为主。

重要工作，可规划出阶段性目标。

(二)月份工作计划

以年度计划为指导，将本月重要会议、会谈、出差、出访及其他重要事项大体按时间顺序排列出来。

(三)周工作计划

参照月计划，将重要会议、会谈、出差、出访及其他重要事项按时间顺序排列出来。

(四)日工作计划

将领导人24小时的工作，按上、下午分别排出顺序，并进一步标注大体时间段。

三、协助领导人编制工作时间表

工作时间表是在工作计划基础上更加细致的安排，也可以称

为详细工作计划。工作计划可以只列工作项目及其标准，工作时间表要将工作项目具体到起止时间。工作时间表的类型如下：

日工作时间表。

周工作时间表。

月工作时间表。

季工作时间表。

半年工作时间表。

年度工作时间表。

四、协助领导人提高时间使用效率

要事及时。把领导人要处理的急事排序在前。

以结果确定行动。意义重大的事项优先安排。

合理预约。对必要的接见、谈判事宜，要提前安排预约。

适当挡驾。对接待意义不大的不速之客，要为领导人挡驾。

五、协助领导人记载工作情况

利用工作日记、周记、月记和季度、半年、年度汇总的方式

记载。

六、协助领导人安排会议和重要活动

(一)安排会议

提前弄清会议召开时间、地点、人员范围、目标和任务。

本单位组织的会议，要提前准备领导人讲话、发言等材料。

外单位组织的会议，要提前与会议组织者联络，索要会议文件、材料，按时代领导人报到，并准备好车辆等。

(二)安排约见

1.安排约会时间

配合领导人工作的时间表。

分辨约见活动的轻重缓急。

安排与外人约会，留出领导人处理本单位工作的时间。

2.安排约会的技巧

不在领导人外出刚回来安排约会。

不在临近下班时安排约会。

不在领导人休息时间安排约会。

不在领导人上班后马上安排约会。

不在周一上午或周五下午安排约会。

3.安排约会需要考虑的细节

提前了解被约见者的单位、姓名、电话和约会目的。

将有关资料交给领导人。

及时与对方沟通约会时间和内容。

电话确定的应作电话记录。

特别重要的约会临近时，要与领导人和对方确认时间。

随时提醒领导人，准时赴约。

次日的约会，下班前要提醒领导人。

4.约会变更

对方变更，及时报告领导人。

己方变更,尽快通知对方并说明原因。

七、陪同领导人出访或旅行

(一)制定出访或旅行表

时间。包括出发时间、途中各阶段时间、返回时间。

地点。出发地、中转地、目的地。

交通工具。飞机、火车、汽车、轮船等。

具体事项。访问、洽谈、会议、宴会、娱乐活动等，以及领

导者个人的事务、活动。

除编制以上表格外，要特别注意搞清以下内容：车次、航班，中转和目的地的地名、宾馆名、电话号码；当地联系人姓名、地址、电话号码；要会晤的人员的单位名称、所在地、电话号码。出国访问、旅行，还要提前弄清本国大使馆所在地和电话号码。

(二)事务管理

购买机、车、船票。

托运行李。

保管文件资料。

处置应急事项。

借支和报销差旅等费用。

八、领导人出行期间辅助人员未随从时的工作

(一)领导人出行前

为领导人出行做好文字材料和资金物资准备

建议确定单位临时负责人，保障日常工作不停顿。

(二)领导人出行后

领导人处理一般性来文、来电、来访。

与领导人保持联系，重要事项的处理要征求领导人意见。

及时传达、落实领导传回的指示。

(三)领导人返回时

备车接站。

向领导人汇报其出行期间的工作情况。

汇报需领导人马上解决的问题。

将重要文件资料交给领导人。

整理领导人带回的文件资料。

代领导人向其出行期间给予帮助的单位和个人表示谢意。

帮助领导人报销差旅费。

九、为领导人挡驾

(一)需挡驾的几种情况

领导人在集中思考重大问题时。

领导人尚未拿出答复来访者的妥善意见时。

领导人身安全受到威胁时。

领导人的家属、亲友频繁求见时。

(二)挡驾方法

电话挡驾。不让领导人接电话，转告对方领导在忙或不在办公室。

接待挡驾。代领导人接待，听取和记录来者意图，转告领导人。对无理取闹者下逐客令。

书信挡驾。对以书信形式要求领导人办理不能办或办不了的事情时，可代领导人回信说明情况。

十、中止领导人会客、会谈

(一)需中止领导人会客、会谈的几类情况

有更重要的客人来访时。

有更重要的事务需领导人马上处理时。

约定时间已到，下一位客人在等候时。

约会人对领导人纠缠不休时。

(二)中止的方法

给领导人递条子。提醒领导人有紧急事项需马上处理，或

下一个人在等候。

给领导人打电话请求中止。

直接通知被会见人时间到了，领导人还有事。

十一、为领导人制定旅行计划

时间。旅行出发、中转、返回时间；旅行过程中各项活动或工作时间；旅行期间就餐、休息的时间。

地点。旅行中转地和目的地名称；旅行过程中开展各项活动或工作及食宿地点。

交通工具。出发、返回的交通工具，中途活动使用的交通工具。

活动内容。访问、洽谈、会议、宴请、娱乐等活动的计划安排，私人事务活动安排。

备注。提醒领导人注意的事项，如需携带有关文件、契约，对方民族习惯和其他注意事项等。

十二、为领导人预支和报销差旅费

填写领导差旅费预借申请单。注明领导人出差地点、事由、天数、所需资金，经分管财务的领导人签批

预支差旅费。持分管财务的领导人签批的领导差旅费预借申请单，，请财务负责人审核，借款。

报销差旅费。领导人回来后，帮助领导人填写差旅费报销单，并按规定梳理、粘贴将有效票据。由财务负责人按费用标准规定审核后，报销差旅费。

还款。在报销领导差旅费后，即时还清领导人出差前的借款。

十三、完成领导人临时交办事项

(一)领导人临时交办事项的特点

广泛性。什么事项都可交办。

临时性。随时交办事项居多。

具体性。任务明确具体。

紧迫性。一般交办事项都需要尽快完成。

(二)领导人临时交办事项的范围

包括文书起草和办理、会务、信访、信息、调研、督查、联络、协调、接待等方面的工作事项。

(三)办理领导人交办事项的原则

积极主动，千方百计。

既要符合政策，又要灵活变通。

件件有着落，事事有回音。

(四)办理领导人交办事项应注意的问题

要态度和蔼。凡事协商解决，不要打着领导人的旗号发号施令。

要坚持原则。按章办事，不违法乱纪。

要一视同仁。不分亲疏，不看人办事。

十四、为领导人做好文字记录

(一)文字记录的一般过程

领导讲述重要事情或作会议讲话前，备好纸笔，随时准备记录。

用心倾听和判断，快速做出记录。

及时补充和修改，认真整理记录。

需领导人阅示的，应及时将整理后的书面文稿报给领导人。

(二)文字记录的方法

要点记录法。

详细记录法。

速记记录法。

特殊标识记录法。

笔记与录音并用法等。

十五、速记基础知识

(一)速记的含义

用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、地记录语言和传达语言信息的高效率实用技术。

(二)速记的特点

效率性。用速记替代文字记录语言，能把语言完整无误地记录下来，大大地减轻人们书写过程中的劳动强度。

自识性。自己认识，事后能够比较地整理即可。速记方案不是法定的，谁都可以创制，只要写得快、认得出即可。

(三)常见速记方法

1.汉字速记

(1)单字速写

草字写法与快速连写。

笔画简，方变圆，并偏旁，快相连。

(2)双音节词的略写法

由单音节词演变成的双音节词，将双音节词直接略写为单音节词。

双音节的单纯词，又叫"联绵词"，写出及时个音节，第二个音节就能推知而出。

由两个意义相同或相近语素并列组合而成的合成词，只写出及时个音节，第二个音节省略。

由两个意义相反或相对语素并列组合而成的合成词，写出及时个音节，第二个音节可用从左方往右下方书写的斜线代替。

注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词，可省略被注释音节。

(3)三音节词的略写法

带虚化语素的三音节词，可将后缀用拼音字母代替，字母附写在及时个音节的右上方，第二个音节省略。

(4)词组略写法

并列式结构词组只记其中部分。

常用复音节词组成的词组只记一个音节的字。

(5)成语略写法

只记词首字。

(6)同义词和近义词的略写法

意义却相同或相近的，选用音节少、笔画少、好写的词来写。

(7)合体字替代法

把两个以上的汉字合写在一个字体里，略去部分偏旁部首。

(8)语句略写法

略写句子成分。

2.拼音速记

将拼音的声符与韵符拼写在一起，成为音节符号，用这些音符进行"词语连写"和各种有规则的省略，达到"记意"的目的。

(1)拼音速记略符的创制原则

必须是常用词、词组、句子。

必须保留词语的主要部分，并能便于联想。

不能将符形与一般速符相混淆。

必须便于书写与认读。

(2)拼音速记五要领

基线。练习本上的横格线作基线，如果离开基线往上写或往下写，就读别的音了

笔顺。笔顺分为3种：从右上往左下书写的声符有9个，收笔处均靠在基线上；从左下往右下书写的声符有2个，起笔处靠在基线上；从左往右书写的声符有10个，前3个是起笔处和收笔处靠写在基线上，后7个是底部靠写在基线上。

比例。声符分为3级：大型符、中型符和小型符。比例是3：2：1。大型符比小型符大两倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8个，小型符有5个。

斜度。声符的斜度有3种：与基线成50°左右的声符有9个；与基线成20°左右的声符有2个；与基线平行的声符有10个。

曲势。即曲线声符弯曲的趋势。起笔处趋势较大的曲线声符有8个；收笔处曲势较大的曲线声符有7个。

3.计算机速记

使用计算机记录，实现语言信息实时文字录入。

计算机速记的特点：

速度快。正常速度及语言信息同步，极限速度可达到两倍语速。

效率高。一般比书写普通汉字快3倍，甚至更快。

劳动强度低。无需后期翻译整理。

4.专业符号速记法(略)