02 Excel“潜规则”有句话这么说：无规矩不成方圆。Excel并不是不用学，只录入数据即可。Excel也有自己的一套规则，如果违背了这套规则，会让数据处理难度加大。适当地了解一些规则，能够使你以后少走很多弯路，效率大大提高。

2.1 学做表这天小丁、卢子、方总三人都在办公室，方总对小丁说了一句：你应该向卢子学习如何制作数据表，他可是Excel高手。小丁只是点了下头，没说什么。卢子知道小丁也是个自尊心很强的人，应该不会主动请教自己。不过既然方总这么说，卢子有机会一定会找小丁聊聊Excel的。……机会来了，卢子刚好忙完，看到小丁又通过计算器将数据录入Excel中。卢子走过去对小丁说：你怎么不让Excel替你计算，而用计算器呢？小丁：我刚学Excel，除了数据录入，其他都不懂。卢子：那我简单地跟你说一些Excel的使用方法吧。小丁：好的。卢子：就以你现在使用的出货明细表来说明，如图2-1所示。图2-1 出货明细表

“日期”这里，你为了输入方便，只输入了及时个日期，然后使用合并单元格。使用合并单元格会导致筛选时，只保留及时条数据，其他数据却没有，如现在要筛选2012.07.02的数据。STEP 01 如图2-2所示，选中A2单元格，在“数据”选项卡中单击“筛选”按钮。图2-2 筛选STEP 02 如图2-3所示，单击“日期”这个单元格的筛选按钮，取消勾选“全选”复选框，这时会将所有日期取消勾选，再选择“2012.07.02”，单击“确定”按钮。操作后只剩下两条记录，与想象中十多条记录有差异。图2-3 筛选2012.07.02其实如果嫌输入多个同样的日期比较麻烦，也可以批量输入。如图2-4所示，选择区域，输入2012-7-2，按Ctrl Enter组合键确认，就能批量生成多个日期。图2-4 批量生成多个日期如果出货只是当天记录的话，可以用Ctrl ;组合键快速生成当天日期。你知道我为什么要说这些吗？小丁：不太清楚。卢子：那天对账的事我想你永远也不会忘记，就因为你使用了合并单元格导致了有些好用的功能用不上。如果都填充上内容，只需筛选一下客户，就出现客户所有出货明细，如图2-5所示。图2-5 筛选客户“黄泽佳”客户筛选出来再核对就变得非常轻松。小丁：原来这样，我还傻傻的每条记录进行查找。卢子：不知道你有没有发现，这样筛选到的数据并不，只有及时个表有数据，其他表中的数据都没有筛选到。小丁：好像是这样哦，后面的数据都没有。卢子：如图2-6所示，数据出现不连续。Excel无须考虑页数，不用按页统计，只把数据连续填写就好。

图2-6 数据不连续如图2-7所示，将不需要的行删除，再筛选时就能将所有数据筛选出来。图2-7 筛选客户金石海虽然客户已经筛选出来，但单价、金额含有单位，并不能直接汇总。为了方便说明，将数据复制到新表。如图2-8所示，直接用SUM函数进行求和时结果出错。=SUM(F2:F9)图2-8 SUM函数求和结果出错

对于含有单位的数据，Excel会把它当成文本，文本数据SUM函数将它当成0处理，所以求和的结果为0。而在账本上写上单位则不受影响，因为是用计算器计算。计算器好淘汰掉，这样可以避免很多小错误的发生，如2012.07.03这24小时，出货10箱，单价130元，金额130元，正确应该是1300元。如果方总知道了，不骂人才怪！STEP 01 利用快捷键Ctrl H调出“查找和替换”对话框， 在“查找内容”下拉列表框中输入“元”，单击“全部替换”按钮， 如图2-9所示。

图2-9 “查找和替换”对话框

STEP 02 在单元格F2中输入公式，将鼠标指针放在单元格右下角，出现“ ”符号时双击，即完成公式填充，如图2-10所示。=D2E2图2-10 填充公式经过处理，最终效果如图2-11所示。图2-11 金额汇总效果小丁：卢子你真厉害，以后即使客户在11:55分来了我也不会再怕了。

2.2 模仿数据库卢子：刚开始用Excel时什么都不懂没有关系，只要懂得学习就行。如何学习呢？先模仿，后创新。其实我们可以将Excel看成一个小型的数据库，如图2-12所示是从考勤管理系统导出来的数据，只是稍微做了一些简单的处理。图2-12 考勤明细表这是一份极为普通的考勤明细表，虽然简单，但里面包含了很多信息。(1)每一列都有标题，但标题无重复，没有多行标题。(2)同一列为同一数据类型，各列数据格式规范统一。(3)没有合并单元格。(4)各记录之间没有空行、小计与合计行。(5)表格纵向发展，行数可以几十万行，列数控制在10列以内。通过以上5点，我们可以清楚地知道数据库有很多限制。就如一个人做事情，不管做什么都很随便，别人说他还反驳“差不多就可以啦！”生活中的“差不多先生”很多，但这些人普遍混得不好，没啥成就。相反，一个做事认真、严格要求自己的人，往往会得到上级的重视和同事的尊重。我们平常80%的时间都在与数据源打交道，所以需要特别重视。说这么多，只是想让你从一开始学习就能意识到这个自律的问题，专业才会给以后的学习带来更多的便利。Excel中有一个处理数据的利器——数据透视表，当数据源规范时，用它来处理数据将十分方便、简单。小丁：能不能多举几个例子说明一下这种数据源的好处？2.3 规范数据源的好处卢子：你那个出货明细表我已经整理得差不多了，现在就以这个表来进行说明。如图2-13所示是整理后的出货明细表。图2-13 整理后的出货明细表

例1 统计客户潮厨腊味的出货总金额。=SUMIF(G:G,"潮厨腊味",F:F)SUMIF→SUM IF，SUM函数是求和，IF函数就是如果的意思，也就是如果满足条件就对区域中的数据进行求和。SUMIF函数的语法：=SUMIF(条件区域,条件,求和区域)例2 统计客户潮厨腊味总共出了几箱货。=SUMIFS(D:D,G:G,"潮厨腊味",C:C,"箱")SUMIFS函数跟SUMIF差不多，多了S表示可以多条件求和，函数语法：=SUMIFS(求和区域,条件区域1,条件1, 条件区域2,条件2…条件区域n,条件n)例3 统计所有客户出货总金额。STEP 01 如图2 - 1 4 所示， 将“客户”列复制到J列，单击“数据”选项卡中的“删除重复项”按钮，在弹出的“删除重复项”对话框中保持默认设置不变，单击“确定”按钮。这样即获取了不重复的所有客户。图2-14 删除重复项STEP 02 在K2单元格中输入公式，下拉单元格就能获取每个客户的销售金额，再进行简单的美化，效果如图2-15所示。=SUMIF(G:G,J2,F:F

图2-15 每个客户的销售金额当然这里的金额好能四舍五入到整数。=ROUND(SUMIF(G:G,J2,F:F),0)ROUND函数就是四舍五入，函数语法：=ROUND(数字,N)N是代表到小数点几位，如2就是到小数点后2位，0就是没有小数点。小丁：现在统计数据确实方便很多，一下子就完成各种统计。但是我不懂函数，看到这些就头晕，有没有简单点的？卢子：有，利用数据透视表可以完成各种统计，只需拖拉几下鼠标，各种统计瞬间完成。数据透视表就是针对懒人设计的，非常好用，有机会再跟你介绍它的用法。小丁：听你这么一说，以后一定要好好学习数据透视表。2.4 小结与练习Excel也有自己的一套规则，按着它的规则去做，虽然录入数据会稍微麻烦点，但却能给以后提供很多便利。只需配合一些技巧和函数，就能完成各种统计。而不规范的数据源除非你是函数或者VBA高手，否则这些数据对你而言没有任何价值，只能借助计算器完成统计。为了避免出错，提高效率，一定要从规范数据源做起。1. 文中只是简单说明该如何制作规范的数据源，并没有提到如何将不规范的数据源转换成

规范的数据源，如果是你，那该如何通过技巧进行转换？如图2-16所示是不规范的数据源，如图2-17所示是处理后的效果。图2-16 不规范数据源图2-17 处理后的效果

2. 如图2-18所示，如何在合并单元格中统计各客户的金额？图2-18 统计合并单元格中各客户的金额