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图书馆档案工作思考:加强图书馆档案管理工作的几点思考
[摘 要]随着科学技术的发展，目前已经进入信息化时代，给档案管理工作也带来了新的变化，传统实体档案管理模式已不能适应社会的发展，必须进行档案信息化建设，档案的服务职能也发生了转变，提供多种社会化服务，档案信息已逐步实现资源共享。本文在研究当前图书管理工作现状的基础上，提出了几点意见和建议，希望能够对图书馆的档案管理工作有所帮助。
[关键词]图书馆档案管理；创新；信息化；措施
随着社会的发展，当前已经进入信息化时代，传统实体档案已不能适应当前社会发展的要求，必须进行信息化建设，档案的服务职能也发生了转变，提供多种社会化服务，档案信息逐步实现资源共享，图书馆的档案管理工作也应进行信息化建设。
一、图书馆档案管理工作现状研究
1.缺乏完善的档案管理制度
在图书馆的档案管理中，很多图书馆缺乏完善的档案管理制度。关于档案管理也没有制订统一的标准。很多档案材料不能得到及时整理，只是临时堆放在一起，管理工作不能有序进行。也不能及时进行档案资料的分类，缺乏完整的标注，不利于查找与应用；在档案管理当中，办公室工作人员只重视日常档案管理，忽视了业务档案的管理工作。致使业务档案不整齐、不统一，有打印的、也有手写的，使用的纸张大小也不一致，这样的档案材料进行装订，非常困难，外观也不整齐，更没有建设电子档案。
2.缺乏认真的档案管理工作
图书馆档案在图书馆的发展中具有非常重要的作用，属于图书馆管理的一项重要工作，应该长期保存。但在实际操作中，并没有重视到图书馆的档案管理工作，主要表现有：及时，图书馆的档案管理没有专职工作人员，大多是由办公室的工作人员兼职管理，没有单独设置档案管理人员。而档案管理工作千头万绪，任务繁重，是一项必须长期坚持的工作，要想短时期内完成档案的整理、入档，根本不可能，必须经过长时间认真细致的工作才能完成。由于档案管理没有专人负责，所以很多档案材料都保存在临时管理人员手中。形成了档案资料不齐全、不完整的现象。长此以往，档案工作则不能保障质量。第二，没有单独设置档案室，所以档案材料不能集中管理。现有的档案材料都临时存放在档案盒当中，不利于长期保存。由于长时间内不能做到整理归类，导致大量资料长期堆压，对于开发文献资料非常不利。
3.缺乏合理的档案结构
分析档案的类别，在很多图书馆当中，文书档案占有绝大部分，缺少具有特色的业务档案；分析档案载体，纸质档案较多，运用现代科学手段存放档案较少。这种传统特点的档案建设已不能适应当前时代的发展，必须进行改革。
二、图书馆档案管理工作的创新措施
1.图书馆档案管理信息化
在图书馆的档案管理当中，实现信息化管理是时展的必然要求。我们现阶段工作的主要内容是，不但要重视收藏丰富的文献资料，并且还需及时做好资料的分类入档工作，大力抓好档案的信息化建设，争取在最短的时间内将图书馆资源转变为数字信息，实现档案信息的资源共享。工作人员要提高信息服务水平，加强档案资源的信息化管理。在档案管理工作中，运用现代化管理技术，使图书馆档案资源发挥应有的作用。
2.创新管理观念
图书馆档案管理工作要紧跟时展的脚步，保障档案管理工作的稳定发展。首先应该树立新型档案管理理念，不受旧思想、旧观念的束缚。假如依然运用传统管理办法，片面追求档案资料的齐全，只重视收藏大量文献，思想守旧，不对外开放，就会使大量丰富的档案资源白白摆放在那里，起不到应有的作用。管理人员管理观念的创新可以促进管理手段的创新，所以要求管理人员必须首先改变管理理念，创新发展。运用现代化管理手段进行档案资料的整理与归类，使图书馆资源做到物尽其才。
3.创新管理内容
在图书馆的发展中，应紧紧围绕城市建设的主题，使图书馆结构更加合理，提供各种专业知识与文献资料，打造特色知识服务，着手创建新型数据库，以满足日益增多的读者需求。另外，图书馆还应重视开发各种知识，对各种知识进行二次加工和生产，以新颖形式呈现在广大读者面前，工作重点不应只是提供图书的借阅服务。图书馆工作人员应该是“知识传播员”，加快文献开发和网络专题数据库的建设，创造新型服务项目。
4.开发档案信息资源
图书馆档案建设的主要目的就是为了方便人们的应用，使档案资源得到广泛应用，才能不断促进图书馆档案工作的发展。在档案资源的开发与应用方面，要做到下面几点：及时，必须实现档案资源的信息化建设，目前已经进入网络化时代，读者要求随时随地获得的信息，所以要求档案管理人员必须顺应时代潮流，运用现代信息技术进行档案资料的管理。第二，在图书馆的档案管理当中，为了使领导决策更具前瞻性，工作人员应该及时提供近期信息，积极开展各项工作。第三，宣传当前档案管理的特点，依据城市发展目标和图书馆档案建设特点，不断推出新型服务方式，开放档案内容，努力做到档案资源共享。
三、结语
总之，在图书馆档案管理发展中，随着时展的要求，必须进行档案资料的信息化建设。因此当前我们的工作重点是，不但要重视收藏丰富的档案资料，还应及时做好档案资料的分类整理工作。另外，还应不断开发档案信息资源，将现有的文献资料转变为数字信息，档案管理工作也应实行信息化管理，在图书馆的档案管理当中应用现代化管理方法，大力发展图书馆档案信息化建设，使图书馆档案发挥应有的作用。
图书馆档案工作思考:图书馆档案管理工作探析
1 图书馆档案及其特点
1.1 概念。档案是指人们在社会活动中形成并保存下来以备查考的文件。“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”图书馆档案就是指图书馆及其工作人员在各项工作活动中产生并归档保存下来，且具有查考价值的材料。其内容十分丰富，它主要包括文件（上级文件、馆内文件）、规划计划、报告批复、工作人员的基本情况、科研成果记载、年度工作总结、考核评估、业务工作、馆舍情况，等等，真实地记录了图书馆每一个时期的基本状况，揭示图书馆发展轨迹，所以档案管理是图书馆管理工作的组成部分，也是社会文化的一部分。它为图书馆向更高层次的发展，提供真实的依据。
1.2 图书馆档案的特点。图书馆档案除有其他档案具备的特点外，又具有自身行业特性。
归属性：图书馆档案一般隶属于上一级组织，并接受上一级组织工作指导。比如社会图书馆隶属文化部门，学校图书馆隶属学校。所以，图书馆所保存的档案大多数是关于自身建设、活动、馆员情况等文件资料，一部分是上级部门下发的文件及档案复制品。比如文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件；图书馆移交上级部门的馆发展规划、年度总结等文件。
针对性：社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等，图书馆不会把所属行政单位的全部资料作为档案保存起来。以档案方式保存下来的，都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料，比如文化建设、读书活动等材料。对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等，因为上级部门保存，图书馆一般不作为档案重复保存。但是，对于行业重要文件，比如《文化部、财政部关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放工作的意见》、《全国公共图书馆事业发展“十二五”规划》等纲领性文件，图书馆要倍加关注，复制保存。增强针对性才能防止图书馆档案的庞杂，保障图书馆档案的行业特性。
具体性：图书馆档案有很强的具体性，它不仅是上级部门管理工作的一部分，又是图书馆各项工作的组成部分。图书馆各部门工作细则、行为规范、工作流程、业务档案、统计数据、统计报表，等等，真实地记录图书馆各工作岗位状况，真实反映图书馆每一阶段的工作状态，这部分资料在图书馆档案中占了重要部分。
2 图书馆档案在图书馆发展过程中的作用
图书馆档案真实、具体地记录了图书馆的建立、发展与演变。社会文化建设快速发展，数据时代到来，使图书馆不断涉及新的文化领域，所产生的社会影响也越来越大，档案管理与挖掘在图书馆发展过程中显得尤为重要。
2.1 图书馆档案为图书馆发展提供依据和参考。图书馆档案是对图书馆各方面最原始记录，它包含图书馆组织、馆舍设施、人员编制、科研成果以及图书馆开展和参与各项活动详细情况，有着很强的真实性与性。通过档案可以了解图书馆各阶段工作环境，业务状况、读者服务以及专业技术人员的科研情况；了解图书馆各阶段信息资源结构及资源建设状态；在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢地制定出发展规划。同时，图书馆档案是行业评估最有力的佐证，在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的项目高达 60%以上。由此可以看出，丰富翔实的档案资料是图书馆工作步上新台阶的重要保障。
2.2 图书馆档案为图书馆人才建设和情报学研究提供保障。科研代表着一个图书馆的专业研究水平和业务工作水准。图书馆档案真实地记录着每一个馆员的业务素质及学术情况。这些资料为后人开展理论研究、提升业务素质打下了基础。图书馆管理者根据档案资料，制定出科学合理的人才培养与科研规划，进行科学合理的考评与管理，为图书馆人力资源建设提供真实依据。档案更是新人接受业务骨干的传、帮、带，尽早进入工作状态的途径。系统完整的档案资料，为图书馆学、情报学研究提供现实依据。
2.3 图书馆档案是社会、组织文化建设的一部分。无论是社会图书馆还是高校图书馆，档案是社会文化建设的一部分，是文化建设的历史记忆。就图书馆本身而言，图书馆是社会文化发展和文化展示的窗口，社会信息的集散地。因此，图书馆档案资料有着很高的社会文化价值，对社会文化建设有着特别的意义。
2.4 图书馆档案是对读者进行教育的重要教材。图书馆的服务职能决定了其档案资料来源于社会各阶层的文化需求，有相当一部分档案资料是读者与图书馆的联系信息。图书馆通过档案资料了解读者的需求意向，利用自己的馆藏数据、管理数据、馆员介绍等及时手资料向读者展示图书馆的发展情况，教育公众、引导公众利用图书馆、热爱图书馆。
3 图书馆档案管理存在的问题
3.1 管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、服务现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建设成为图书馆管理的重中之重，档案建设与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有基本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大部分图书馆建设、发展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丢失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。
3.2 管理模式落后，档案利用率低。图书馆档案管理模式落后，严重脱离新时期的管理方法。一个书柜装载一个图书馆历史的档案管理模式非常普遍，尤其是在数据库、行业网络、资源共享等信息技术深入社会领域的今天，传统的档案形式、落后的管理方法、无序的资料存放都为图书馆档案利用带来困难。这种局面且不说为社会文化建设提供高质量的信息服务，就是对图书馆行业网络开发也很困难，更谈不上行业档案共享。在这种条件下，图书馆档案利用率也只是保留在资料的传统查验，起不到应有作用。
3.3 管理人员专业素质有待提高。图书馆档案管理人员的综合素质决定档案管理水平的高低。目前图书馆档案管理人员大多是办公室人员兼管，他们缺乏档案管理意识和专业知识，只做一些日常工作档案的简单归类与存放，不重视档案归档，更谈不上挖掘资料科学建档的能力。
4 提高图书馆档案管理水平的对策
4.1 树立一盘棋思想，健全图书馆档案管理机制。提高管理意识是做好档案管理的基础。图书、信息资源、档案对图书馆来说是不可分割的整体。图书馆要发展，一定要把档案管理纳入图书馆发展规划中来，并把它作为衡量图书馆管理水平的重要标志。管理上采取分工不分家的模式，设置专人管理图书馆档案。保持档案管理人员岗位稳定性，定期进行专业培训。制定具体管理制度、规范工作程序、明确管理职责，把档案管理纳入图书馆建设轨道上来；另一方面，通过讲座、宣传等方式提高读者对图书馆档案的利用意识。引导读者从图书馆档案信息中了解图书馆的人力资源、各项规章、信息分布及近期信息状况。实现档案信息与信息资源价值共存的良性状态，使图书馆与读者相融相得，以此促进图书馆的建设与发展。
4.2 科学鉴定，有序挖掘。图书馆档案关系到图书馆方方面面，可纳入档案的信息广泛而庞杂，档案鉴定尤为重要。设立鉴定小组，从实用价值、历史价值、保存意义等角度对要收集的资料做出科学鉴定；根据来源、时间、内容等来判断信息资料对本馆的意义，确定保存的长期性或临时性，并制定相应的时间表，对档案进行上交、复制和剔除。
有序挖掘是图书馆档案管理的关键。图书馆在考虑独立性的同时，要兼顾与档案部门的横向联系，重视信息共建。把与图书馆相关的文件、材料吸纳到图书馆档案中来，突出特色，实现独立完整，又具特色的多方位的图书馆档案信息系统。
4.3 加快档案信息的数字化建设，实现管理“双轨制”。图书馆档案管理数字化，就是利用计算机对档案信息进行检索、统计、收集、登记等，减少档案归档的各项手续与流程。数字技术是现代图书馆的核心，利用优势，争取上级部门的支持，改善管理设施，实现档案信息数字化。但是，档案信息数字化，并不代表废除传统的纸质档案。数字化了的档案讲究存放环境高，又脱离原始载体，其稳定性变弱，在特定环境下影响信息再现；而纸张的物理性能和固态特征，决定了它的耐久性和原始性，寿命可达数百上千年。因此，数字化了的档案与纸质档案存在着紧密的互补关系，实行电子档案、纸质档案并存的“双轨”管理，是提高图书馆档案管理水平的方案。
4.4 注重档案管理人员的综合素质，提高服务层次。图书馆档案现代化管理属于一种人与机的结合系统，图书馆的档案管理工作人员是该系统中的一部分，其地位与作用是非常重要的。首先，提高管理人员的档案意识；其次，注重复合型人才的培养，有步骤、有计划地对管理人员进行在职培训，提高图书馆专业知识、档案管理知识。培养管理人员的责任心。较强的钻研能力、良好的专业素质、熟练应用计算机、良好的人际交往能力也是不可或缺的。只有这样才能有效解决档案信息化过程中所遇到的各种问题，才能依托现代化图书馆这个平台，建立面向用户的多方位服务系统和高效便捷的沟通平台，提供快、准、稳的信息服务。
（作者单位：河南省委党校图书馆 来稿日期：2014-08-18）
图书馆档案工作思考:对高校图书馆档案工作的思考
摘要：在分析图书馆档案工作现状的基础上，分析了图书馆档案工作在图书馆工作中的重要作用，并针对存在的问题的提出了相应的发展对策，以促进图书馆档案工作的完善和发展。
关键词：高校；图书馆；档案管理
档案是国家机关、社会组织、公民个人在社会实践活动中直接形成的、有保存价值的不同载体的原始记录。图书馆档案是存储图书馆各项工作活动原始记录的载体，主要包括图书馆在各个工作环节中产生和直接形成的，是图书馆发展的历史见证，它、系统、真实地记载着图书馆各个历史时期的发展轨迹，是不可或缺的信息资源。做好图书馆档案工作 有利于图书馆各项工作的交流和提高，对于图书馆工作的总结、计划的制订、图书馆工作的良性运作及读者工作的正常开展等，都具有十分重要的参考价值。因此，加强图书馆档案的管理和开发利用显得十分必要。
1 高校图书馆档案工作的内容
高校图书馆档案的收集与管理是档案管理人员一项基本性工作，从图书馆的管理和业务流程看，图书馆档案有两大类：一是图书馆日常管理档案：二是图书馆的业务流程档案。高校图书馆的日常管理档案是图书馆档案的基础，它包括图书馆经费、预测、汇报等文书档案。图书馆业务流程档案，包括文献采购、读者登记、图书借阅、情报交流等形成的档案。做好流程中的每一项档案工作，才更有利于开展图书馆工作。对业务流程档案应由各业务部门分散管理。文献资源采购档案归采编部：情报交流档案课题跟踪服务档案归信息咨收集管理；文献典藏档案，借阅档案归流通部管理：读者阅览档案归读者阅览部管理。各类档案资料的管理采用集中与分散相结合原则，有利于各部门结合自己的业务进行管理与利用。
2 图书馆档案管理工作的意义
2.1 为图书馆领导决策提供依据
图书馆领导在工作中需要了解馆内的历史数据和工作情况时，可参考馆内保存的档案材料，不断健全和完善各项规章制度、岗位责任制。新上任的领导可通过档案资料很快的熟悉本馆的基本情况，顺利地开展业务。由于高校图书馆档案不断在工作中得到丰富和充实，这为图书馆领导利用档案信息进行决策、总结工作和制定计划提供了依据。
2.2 为图书馆的各项工作研究提供重要参考
图书馆档案中收集归纳了日常管理和业务工作过程中各类统计数据和统计报表。如《图书利用统计表》、《阅览人次统计表》、《图书馆主页点击率统计表》等，以及记录了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果。因而，它不仅成为提供图书馆调查工作思路，保障各项工作的高效率运作的依据，而且成为图书馆业务探讨、学术研究的材料。
2.3 档案工作为图书馆业务统计分析工作奠定了基础
图书馆各项业务数据的统计工作，并不是一些数字的简单累加汇总，而是一种科学的方法.通过对一些数字的计算与以往的工作记录进行比较、分析。找出工作上的优势与差距，分析原因并加以改善和解决，从中也可以提出新观点、新思路，引导图书馆服务工作重点的转移.使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展。业务统计分析工作的连续，是以前面工作为依据的，以系统完整的记录作为工作的参考，进行归纳、分析、总结，得出科学的理论依据，用以指导今后的工作更好地向前发展。
2.4 为图书馆历史年鉴的编撰提供依据
图书馆档案真实地记载着图书馆自创建以来的发展历史，系统地、多角度地、多方位地反映了图书馆自建馆以来的各项活动的真实情况，成为图书馆编撰历史年鉴的重要依据，也是上级领导对图书馆进行评估时可查阅的重要依据。
3 图书馆档案管理中存在的问题
3.1 档案意识淡薄
图书馆只重视保存文献资料，忽视档案的自身建设。档案在图书馆业务工作中处于弱势地位，图书馆主要工作是图书的管理、流通、阅览等服务读者的工作，而档案在图书馆内不会引起人们对它的注意，所以利用得较少，加之领导对图书馆档案重视程度远不及对图书管理的重视，因此，图书馆档案人员处于被动的工作局面，只限于机械的收集、整理、保管等日常工作。由于思想认识偏差，许多图书馆的领导还没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，忽视档案的自身建设。
3.2 档案管理不规范，档案工作滞后于图书馆业务现代化进程
由于图书馆的档案管理并没有规范的管理机制，这样就造成了图书馆各项档案的归档范围界定不明确：如图书与资料的区别、资料与档案的区别等。加上图书馆的档案管理一般都是由办公室兼职，所以工作人员对档案工作责任不明确，收集的资料不，不能反映图书馆的工作及发展。
3.3 电子档案有待完善
图书管都配备有电子化管理信息系统，要加强档案管理，必须同步构建信息化档案管理系统、提升档案管理水平。逐步把档案的保存向数字化转变，便于馆藏档案信息的查询利用，并较大限度地提品质案信息的使用频率。
4 加强图书馆档案管理工作的有效途径
4.1 领导重视是加强图书馆档案管理工作的关键
图书馆领导应从思想上高度重视图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书馆资料一样也是宝贵的信息资源，对图书馆的工作有着非常重要的参考意义。只有领导重视了，档案工作人员才能引起警觉和重视，真正从思想上、工作中将档案工作与图书馆工作一样认真对待。
4.2 增强档案意识是做好档案工作的前提
加强培训和宣传，提高全馆人员档案意识，这样大家才会关注档案的收集和利用，档案作用因此也能得以发挥。反之，档案意识薄弱，不了解档案的用处，即使有档案也不知道使用。势必影响档案作用的发挥。
4.3 制度建设是做好档案工作的保障
规范图书馆档案归档范围是做好图书馆档案工作的前提和基础，根据学院综合档案室制订《档案分类方案》，结合图书馆实际情况，制订适合本馆的档案归档范围、分类依据、编目标准、保管期限等基本要求。搞好档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作，认真抓好每个环节，逐步实现档案管理工作的制度化、规范化、为规范、高效地开展图书馆档案工作奠定了良好的基础。
4.4 实现现代化管理手段
在档案管理工作中，要发挥人的主观能动作用，用更新技术手段促使档案管理工作上档次，逐步把档案的保存向数字化转变。这样才有利于馆藏档案信息的查询和利用，并较大限度地提品质案信息的使用率，由此推动档案管理工作逐步的提高，更好地为图书馆工作提供高效品质的服务。
图书馆档案工作思考:对国家图书馆人事档案库房管理工作的几点思考
摘要：人事档案保管工作是人事档案管理工作的重要环节,人事档案库房管理工作是人事档案保管工作的主要内容，如何做好人事档案库房管理工作，维护档案的完整和安全，更好地服务于人事档案利用工作，是值得深入探究的课题。笔者以国家图书馆人事档案库房为例，通过建立健全人事档案库房管理规章制度、明确库房管理人员的职责、加强人事档案库房的日常管理等方面进行论述。
关键词：人事档案；库房管理
人事档案库房管理工作的主要任务是维护档案的完整和安全, 防止档案的丢失与损坏，为档案的利用工作提供服务，因此，它在人事工作中占有重要的位置。
中组部《干部档案工作条例》明确规定：“干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。”“干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。”
国家图书馆人事档案库房存有在职人员、离退休人员、死亡人员的人事档案几千卷，还存有人事处自1949年至今的各类文书卷千余卷，由于各类文书卷是人事档案内容的重要延伸，所以，同人事档案一样，具有机密性，属于人事档案库房的管理范围。人事档案和各类文书卷的数量呈逐年递增的趋势，旧的国家图书馆人事档案库房，因条件有限，面积只有10平方米，无阅档室，条件简陋，设施不全，离《干部档案工作条例》的有关规定相差甚远。
随着我馆事业的发展和干部人事制度、分配制度改革的不断深入，每年入库的人事档案和各类文书卷数量不断增多，其使用率亦逐年递增，归档材料入卷频繁，库房管理难度日渐增大，旧库房已不适应新形式下人事工作的需要。国家图书馆领导非常重视人事档案库房的建设，根据中组部的有关规定，经过三年的旧房改造，新的人事档案库房于2011年竣工，库房的建筑设计及各项硬件条件基本符合国家规定的标准，档案库房和阅档室分开，库房建筑坚固耐用,有安全防护措施，并且为未来几年人事档案和各类文书卷的逐年递增预留了一定的空间，库房条件有了很大的改善，人事档案库房管理工作逐步走向正轨，但也存在一些问题，如库房内有杂物堆积等安全隐患，笔者认为还应从以下几方面加强库房的管理工作：
一、建立健全人事档案库房管理规章制度
人事档案属于党和国家的重要机密，人事档案库房是存放人事档案的机要重地，因此，库房管理工作至关重要。人事档案库房管理规章制度是库房管理工作的根本保障。国家图书馆人事档案库房虽然有管理规定，但还不够全，不够细。应根据中组部有关人事档案库房的管理规定，结合我馆实际情况，细化我馆人事档案库房管理工作的规定，使人事档案库房管理工作有章可循，有据可依，其内容应包括库房管理工作的原则、目的、范围、程序、要求、监督检查等。另外，为使人事档案库房管理的各项工作规范化、制度化、科学化，应根据实际情况制定以下人事档案库房管理制度：
（一）建立库房管理责任制：配备库房管理专职人员，负责库房管理工作，明确库房管理职责，明确规定非库房管理人员不得入库。
（二）建立入库档案、材料、文书卷登记制度：详细记录入库时间、名称、数量等内容。
（三）建立借阅档案、文书卷登记制度：详细记录档案姓名、文书卷名称、借阅日期、借阅者姓名等内容。
（四）建立各类人事档案、文书卷的统计台账和年度库房盘点制度：建立各类人事档案、文书卷的接收和出库等库房管理统计台帐，结合年度库房盘点工作，做到发现问题及时解决，使库房所藏实际档案和各类文书卷的数量与年度库房盘点数量相等，做到统计台账清楚，库房盘点数字。
二、重视对人事档案库房管理人员的选拔和培训 提高库房管理人员的综合素质
人事档案库房工作的好与坏，库房管理人员是关键。选用高素质人事档案库房管理人员是做好库房管理工作的必要条件，应选择那些政治、作风正派、事业心强、责任心强、保密意识强、工作作风严谨的共产党员从事人事档案库房管理工作，并注重对他们进行专业知识的教育和保密意识的培养。档案库房管理人员也应注重对档案库房管理工作专业知识的学习和积累，严格按照库房管理规定和制度办事，牢固树立保密观念，不断探索和改进库房管理方法。
三、明确库房管理人员的职责
维护档案的完整与安全，是人事档案库房管理工作的任务，也是库房管理人员的职责，具体如下：
（一）做好库房安全保卫工作，维护档案和各类文书卷完好无损，避免因人为或自然因素而造成其损坏、丢失或被窃。
（二）严格遵守保密制度，不准以任何理由私自向任何人提供人事档案材料或泄漏档案内容，不准携带人事档案进入公共场所。
（三）以集中的原则保管档案，避免因档案材料的分散保管造成档案材料的损坏、丢失等情况。
（四）库房管理工作应条理清晰，干净整洁、排架整齐规范、松紧适度，各项记录。
档案库房管理人员应以严谨的工作作风和认真负责的工作态度对待库房管理工作，时刻保持高度的警惕性，不可有丝毫懈怠。
四、加强人事档案库房的日常管理
（一）库房内档案、文书卷的排列。
将人事档案柜和各类文书卷柜分成两个区域，并预留相应的发展空间。各类文书卷从上到下、从左到右按年代顺序入柜上架，卷柜的左上角用标签注明该柜所存文书卷的起止年代。在人事档案区域，将在职人员、离休人员、退休人员、死亡人员的档案分别排放，从上到下、从左到右按档案号顺序入柜上架，档案柜的左上角用标签注明该柜所存档案的类别和起止档案号。做到柜架排列有序，标签整齐，便于查找，并经常顺架，避免错架。
（二）加强库房的日常巡视工作。
每天巡查库房并认真记录，巡查工作应包括以下内容：
1.保持库内清洁整齐，保持防火通道畅通，禁止堆放杂物。
