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文档资料管理研究:装数字化文档资料管理系统论文
1系统设计思路
装备机关文档资料管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化文档管理系统，将装备保障系统工作文件及档案资料进行集中管理，实现各类电子文件及资料接收、整理加工、检索利用、编研、鉴定等功能。按照应用对象不同，可分为总部级、军区／军兵种级和部队级。各级业务文档管理信息系统在所管理的文档资料的种类、数量及内容上有所区别，但从组成上讲，各级系统都主要分为两部分：文档资料数据库和文档资料检索维护系统。
1．1文档资料数据库
装备保障文档资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。按照表现形式，可分为一般性文档资料数据库和存储图片、音像资料等多媒体数据的多媒体资料数据库；从存储内容上讲，包括以下4类文档资料。
（1）装备技术档案资料数据库：用于存储装备基本技术参数、图纸、零配件数据及使用和维修手册等文件资料。
（2）日常工作文件资料数据库：用于存储装备使用管理、维修保障、器材筹供、科研训练、经费管理等经常性业务工作文件资料。
（3）专项活动工作文件资料数据库：用于存储重大专项活动规划、组织、实施、检查评估等文件资料。
（4）规范性文件数据库：已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等文件资料。文档资料数据库应依据装备机关职能分工，按照物理上分布，逻辑上集成的形式部署。以总部级通用装备保障文档资料管理为例，通用装备保障部统管车辆、陆军船艇、工程和防化等6种通用装备，应按装备类别，在分管该类装备的局机关建立相应的装备文档资料数据库，服务于该局文档资料管理与使用。各类数据库按统一的技术标准和数据标准设计，面向集成，需要时可集成为通用装备文档资料数据库，供总部机关使用。
1．2文档资料检索维护系统
档案资料检索维护系统主要由装备业务工作文档资料的采集录入子系统、分类管理子系统、检索服务子系统和统计分析子系统组成。
（1）文档资料的采集录入子系统：主要完成文本文件及多媒体资料的采集，转换为系统标准格式后录入和上传数据库，并对文档设定检索浏览权限等基本属性。
（2）文档资料分类管理子系统：依据构建的文档资料分类框架体系，对文档资料进行分类管理、数据维护和更新。
（3）文档资料检索查询服务子系统：设置多种检索查询方式，提供文档信息查询服务。支持联网远程访问，较大限度拓宽文档资料共享空间。
（4）文档资料统计分析子系统：主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计分析。此外，由于系统集中存放装备工作文档资料，系统安全性设计应得到重点关注，应采取权限管理、备份机制等多种技术方法保障系统数据安全及系统安全。
2系统体系结构及配置模式
2．1体系结构
采用B／S运行模式构建文档资料管理系统，将应用功能分成表现层、逻辑层和数据层3个部分。表现层是应用的用户接口部分，它担负着用户与应用间的对话功能。它用于检查和接收用户从键盘等设备输入的数据，显示应用输出的数据。在变更用户接口时，只需改写显示控制和数据检查程序，而不影响其他两层。逻辑层相当于应用的本体，它是将具体的业务处理逻辑编入程序中，例如，确认用户对应用和数据库存取权限的功能以及记录系统处理日志的功能；以及处理用户检索要求和反馈数据检索结果。数据层主要操作后台数据库，响应逻辑层数据存取请求，完成数据的物理存取。
2．2配置模式
装备机关文档资料管理系统采用浏览器／服务器（Browser／Server，B／S）架构进行建设。B／S结构的系统不需要安装客户端软件，它运行在客户端的浏览器之上，系统升级或维护时只需更新服务器端软件即可，这样就大大简化了客户端计算机载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。在系统性能方面，B／S占有优势的是其异地浏览和信息采集的灵活性。局域网建立B／S架构的网络应用，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式访问和操作共同的数据库。它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。系统部署在装备机关局域网中，如果满足数据安全要求，可以接入军事综合信息网，在机关机房部署数据库服务器和应用服务器，安装文档资料管理系统，对于需要录入数据的终端，配置扫描仪、摄像机、数码相机等数据采集设备，其他工作人员可通过网络登录系统进行各种文档资料查询。
3结语
军队各级机关实行业务文件和档案资料的数字化管理，是解决当前业务资料管理维护困难、查询利用效率低问题的必然要求，也是顺应部队信息化建设发展的必然趋势。构建装备机关数字化业务文档资料管理系统，其困难和关键点在于如何科学构建装备保障文档资料分类框架体系，如何实现安全高效的数据存储与检索，以及如何有效控制和推进数量庞大、种类复杂的装备业务文档资料数字化过程，这些问题都需要在系统建设过程中研究解决。
作者：傅钰 单位：中国人民解放军军事交通学院 装备保障系
文档资料管理研究:vc++文档资料管理系统的设计与实现
摘 要
本系统使用mfc提供的文档视图结构为主体框架，用xml文挡进行数据的储存，实现对各种资料的管理。及时部分是实现对用户界面操作的响应，这部分主要是使用mfc提供的不同的窗口类，即框架窗口，视图窗口，对话窗口以及控件来实现用户操作界面的主体框架的实现。第二部分为处理具体事务的模块，实现用户对资料的管理和使用。第三部分是用xml编写储存结构，这部分主要是设计xml树和对其存储和读取的具体实现。
利用本系统可以管理自己的各种资料（文本的和电子的）， 对每一份资料均有命名，对所有的资料进行归类，指明各资料的存放位置，可以给每一份资料指明关键字，便于用户查找资料。若是电子资料（如电脑上的文件），可以通过鼠标点击直接打开文件。整个系统实现了最初设计的各种功能，并能够快速方便的帮助用户查找到需要的资料信息，整个操作界面简洁和实用。 关键词： mfc；xml；框架；窗口
3.2系统开发环境
3.2.1 系统软件环境
本系统采用的软件工具有:
操作系统: windows xp
开发环境：vc++6.0
3.2.2工具简介
vc++6.0在提供可视化的编程方法的同时，也适用于编写直接对系统进行底层操作的程序，其生成代码的质量要优于很多其他的开发工具。vc++6.0所提供的基本类库mfc，对windows所用的win32应用程序接口进行了十分彻底的封装，这使得开发人员可以使用面向对象的方法来进行windows编程，从而大大节省了应用程序的开发周期，降低了开发成本。而且，其强大的调试功能也为大型复杂软件的开发提供了有效的排错手段。
随着多媒体技术和图形图像技术的不断发展，可视化技术得到了广泛的重视，愈来愈多的人开始研究并应用可视化技术。所谓可视化技术，一般是指软件开发阶段的可视化和对计算机图形技术和方法的应用。vc++是一个很好的可视化编程工具，使用vc++环境来开发基于windows的应用程序，其界面更友好，便于程序员操作。开发环境是程序员同vc++的交互界面，通过它程序员可以访问c++源代码编辑器、资源编辑器，使用内部调试器，还可以创建项目文件
3.3系统概述
软件主要提供的功能包括：资源管理方面——添加资源，删除资源；资源浏览——按照目录，按照搜索。因此把软件大体分成三个部分进行实现：及时部分: 用户界面。包括整个程序的框架，以及用户操作的接口设计等即就是实现用户界面的部分.第二部分：用于处理事务的模块.包括用户添加,删除，修改资源，用户通过目录浏览，通过搜索找寻，通过自己的收藏夹进行资源管理等业务逻辑的实现。第三部分: 用于进行数据物理存储的模块。使用xml文档进行数据的存储，所以在实现的过程中，xml的操作成为了这个模块的主要工作。
文档资料管理系统是为个人管理自己的各种资料的软件,首先将资料分为电子资料和非电子资料；电子资料主要包括自己电脑上面储存的例如:电子文档,电子书籍,影像资料等各种电子资料。非电子资料包括书籍，影碟，光碟等实物资料；对每一份资料均有命名,可以使用书名来指代这本书，也对每一份资料加了关键字和注释，便于后面需要时候的找到需要的资料。对所有的资料进行归类，如划分为vc++资料，windows类资料，影像类资料等；指明资料的存放位置，若是电子资料（如电脑上的文件），可以通过鼠标点击直接打开文件，对于非电子资料和非本机子上的资料，在注释内注明其放置的位子，便于快速找到自己需要的资料；系统也有增加,删除,修改等工具条：增加是在有新资料需要用本系统管理的时候，可以通过它来增加。删除是对无用的资料进行删除。修改是需要对已有的资料增加一些说明的。另外也有目录，搜索和收藏夹等功能。系统也在最下面的窗口有一个对选中的资料有一个类似统计的显示，便于使用者，更加方便的使用本系统。
4文档资料管理系统的设计
4.1系统需求分析及功能设计
随着信息时代的来临，电脑用户的资料日益增多，而这些资料可能有着不同的特点。比如，它可能是一本书，也可能是一张光碟，也可能是个电子文档。如果稍有疏忽，资料的存放位置失去了某些特征，例如，某些电子文档你可能放到了一个目录下，而另外一个文档你却放到了其它的目录下。当你需要的时候，将难于迅速的找到，更谈不上有效的查询和管理了。总之，资料属性的多元化和数量的增多给管理这些资料带来了很多不便。
文档资料管理系统的设计目标正是为了解决这些问题。它将满足用户对资源的管理：增加，删除，修改，搜索及查看资源。具体说来，该系统将具备下面的功能：
（1）增加资源——用户能够添加一个资源，该资源可以是电子资源（比如pc上某个目录下的一张图片）或者是非电子资源（例如书桌上的本书）。添加该资源后，用户将可以通过该系统直接管理和使用该资源。
（2）删除资源——用户能够将系统中的某个资源删除掉，从而放弃系统对该资源的管理。
（3）修改资源——当某个资源的属性发生变化的时候（例如存放位置发生变化），用户能够选中某个资源，对其属性进行修改，以反映这种变化。
（4）搜索资源——用户能够通过提供资源的某个特征属性进行查找，获得相关的资源。
（5）查看资源——如果所选择资源为电子文档，用户将能在系统中直接查看该资源。
文档资料管理研究:文档资料管理系统的设计实现
摘要：随着互联网的不断发展，信息技术也在不断革新与进步，积极改进文档资料数据信息的管理，对于提高工作效率、促进信息化产业建设等具有重要的意义。本文根据三层体系架构的设计思想，设计了一套文档资料管理系统，通过本文的分析研究，希望能实现文档资料信息简便管理及资源共享的目标。
关键词：文档资料；管理系统；设计与实现
作者简介：曹力丹（1991-），男（汉族），湖南郴州人，湖南科技学院软件工程专业2015届毕业生，本科，研究方向：软件系统设计与开发应用
互联网的发展，推动了信息技术的不断革新与进步，信息化日趋成为社会发展的主要推动力。积极改进文档资料数据信息的管理，以提高工作效率，实现文档资料信息资源的共享，促进商务信息化建设，变得很有必要。
一、文档资料管理系统的设计原则
1.安全性。文档资料管理系统是一种信息庞大、用户人数多、使用频次高的依托互联网技术的在线服务系统，因而必须通过互联网对外部提供所需的服务。互联网自诞生以来，给人们生活带来了巨大的变化，互联网作为一个庞大的计算机网络，其网点遍布全世界。然而，互联网在为人们提供便捷的通信的同时，也存在着安全隐患。互联网自身所具有的信息资源的共享性、整体的开放性和分布的广域性[1]，也为信息系统的破坏、重要信息的盗取及黑客非法操作提供了便利的可乘之机，而信息系统的破坏、重要信息的盗取及黑客非法操作等又很难预防和控制。因而，文档资料管理系统的建设，首先必须要建立安全的信息安全管理机制，以有效保障文档资料管理系统在线服务的稳定与安全。
2.灵活便捷性。文档资料管理系统要求实现的功能很多，其要求满足的用户需求也很多，且文档资料管理系统运行的周期很长，因而，要求文档资料管理系统具有灵活便捷性，要能够灵活、便捷和迅速地运转，同时能够灵活、便捷和迅速地调整流程，以满足用户的需求。
3.扩展延伸性。文档资料管理系统的基本业务需求，往往会随时间及用户等各种因素的变化而变化。因而，文档资料管理系统还必须具有扩展延伸性。良好的扩展延伸性是文档资料管理系统得以持续不断发展的强大动力，文档资料管理系统从信息管理平台的角度去定位，能够在系统使用前期实现文档资料管理与分析等基础功能，而且，其扩展延伸性还能够实现信息门户、综合事务、决策分析、知识管理和业务流程等功能，满足系统用户后续发展的需求。
二、文档资料管理系统的结构设计
1.设计思路。该文档资料管理系统的设计思路，参照了国际咨询工程师联合会（FIDIC）、国际信息系统审计与控制协会（ISACA）等机构先进的项目管理经验和技术标准，此外，还结合了我国目前信息系统工程建设特点与要求，将关系数据库与文档服务相结合，由此设计了力求满足用户需要的文档资料管理系统。
2.文档资料管理系统资源分类。文档资料管理系统资源可以分为很多类，如标准规范、法律法规、专业技术、电子文献等。
3.文档资料管理系统架构。文档资料管理系统架构一般有三层，分别包括：表现层、服务层和数据访问层。表现层又称View模块，服务层又称Service模块，而数据访问层则称Data模块。之所以这样分层，主要是为了实现“高内聚，低耦合”。
三、文档资料管理系统主要功能的设计和实现
文档资料管理系统主要功能的设计是依据文档部门和广大用户的客观实际需求，一般包含：文档资料分类管理、文档资料用户类型及权限管理、文档资料功能使用管理、文档资料检索与阅览管理、文档资料数据统计与分析、文档资料系统维护管理。
1.文档资料分类管理。文档资料分类系统一般为树形结构，可以分成很多级：及时级、第二级、等三级、第四级……树形结构对于级别没有限制，可随意添加子节点。为了确保该系统的扩展延伸性，文档资料分类系统的及时级一般代表“家族”。在文档资料管理系统中与树形结构及时级相对应的为“文档资料管理”；从第二级开始，定义文档资料的分类[2]。（1）列表格。文档资料管理系统中的列表是根据级别、名称以及上级名称进行查询、检索等，并且根据文档资料分类全称予以排序。（2）资料信息的添加与修改。文档资料需要添加新的分类时，要先建立相应的文件夹；文档内资料需要对分类进行修改时，不用修改相应的文件夹。按照文档资料分类代码、文档资料分类名称以及文档资料排列顺序号码建立相应的文件夹，存储不同分类的文档资料。（3）资料信息的删除。文档资料分类系统中的某个或者某些节点需要删除时，必须按照下面两条“删除约束”来进行：及时，在进行删除操作时，只能删去叶子节点，不可对有子节点的部分进行删除操作。第二，对于已用过的文档资料分类节点，也不可删去。如何判断一个或多个节点是否使用，则要看在文档资料表中进行查询时是否有对应的资料分类分档。进行删除操作时，将是否有效状态改成“无效”，在进行文档资料上传时，不可选取“无效”的分类。
2.文档资料用户类型及权限管理。文档资料管理系统的用户主要有三大类，包含文档资料管理系统管理员、高级用户和普通用户。其中，文档资料管理系统管理员主要负责对系统日常的管理和维护；高级用户一般为内部管理层领导，是参与此项工作的领导人，通过系统提供的平台去了解下属员工对工作的进展状况及查阅有关资料；普通用户可通过系统提供的平台查阅与工作相关的资料，共享工作中积累的经验与成果。基于开发框架的权限管理，基于角色管理，与文档资料分类系统管理相结合，实现不同角色可以更新维护不同分类的文档资料的功能，相当于数据权限管理。文档资料的管理，即文档资料的上传、文档资料的更新，与文档资料的检索分属于两个不同的模块，二者相互独立。而文档资料权限控制均使用其定制的角色与文档资料分类系统对应关系。其中，文档资料管理模块使用“写权限”，主要用于更新和维护各类文档资料；而文档资料检索模块则使用“读权限”，仅用于检索和浏览文档资料。
3.文档资料功能使用管理。文档资料管理模块的主要功能有：文档资料的上传、文档资料的查看、文档资料的修改、文档资料的更新、文档资料的删除以及文档资料的存储类型与文件路径等。文档资料上传类型一般有：word格式、txt格式、pdf格式、ppt格式、gif格式、jpg格式以及excel格式等等。文档资料上传的步骤：首先，点击进入上传页面，然后选择添加新的文档资料文件。在文档资料上传的过程中，需要先对文档资料文件实施分类管理操作，确认其资料分类，另外还要制定相应的属性分类，一般属性分类有三个。待文档资料上传成功以后，资料状态会默认为“新增”，其版本数字会默认为一。新上传成功的文档资料可进行属性分类，该系统支持其分类，为了方便查找，和对文档资料进行进一步细致分类，一份文档可以分到三个文档资料分类当中去。
4.文档资料检索与阅览管理。文档资料管理系统通过对文档资料的检索，能够阅览近期版本的资料文件。当文档资料在文档资料管理系统中被检索到之后，系统会自动记录资料被检索的次数，这些会被作为统计分析的数据来源之一，而且当点击打开了文档资料管理系统中的资料文件的详细页面时，检索记录都能够清楚显示。
5.文档资料数据统计与分析。文档资料管理系统统计与分析模块的主要功能为：文档资料数据点击率排名统计与分析、相关文档资料分类统计与分析、文档资料贡献情况统计与分析以及属性分类统计与分析等。其中，属性分类统计与分析可参照相关文档资料分类统计与分析来进行，而文档资料贡献情况则可依据责任人统计、单位统计或者以年为单位进行具体分析。
6.文档资料系统维护管理。在文档资料管理系统正常运行前，首先要对文档资料管理系统执行日常维护与管理操作，文档资料管理系统维护一般分成六个部分，分别是文档资料管理系统设置、角色权限维护、文档资料数据字典维护、文档资料数据备份、文档资料数据恢复以及文档资料系统用户设置。
四、结束语
文档资料管理系统的设计与开发应用，对信息化的进一步发展具有重要的意义。笔者希望有更多的有志之士，能够投身到这个课题的研究之中，并指出笔者在文中的不足之处，同时也为文档资料管理系统的设计与实现这一课题的研究，做出自己应有的一份贡献。
作者：曹力丹 单位：湖南科技学院