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工程项目资料管理探讨:工程项目资料管理的探讨
摘要：工程项目资料是真实反映工程的实际状况，具有长期和长期保存价值的材料，必须完整、和系统，是评定工程质量等级的主要依据。本文探讨了工程资料管理过程中存在的一些问题及其具体的解决措施。
关键词：工程项目；管理；措施
随着社会的发展，工程单位承接的项目越来越多，由于项目是一种非常规性、非重复性和一次性的任务，工程资料作为项目建设过程中的信息资源，它客观真实的反映了项目实际建设状况，在项目管理等各方面都积极地发挥应有的重要作用，如何规范化、科学化的进行资料管理，是每个工程项目必须做好的一项基础性工作。
1.目前工程项目资料管理办法
1.1 编制工程资料管理统一规定
资料管理规定用以明确岗位责任制，明确各施工管理人员记录的工程资料内容，以便资料索取，确保项目建设周期内文件的完整性和有序运作，需要针对不同的职责编制相应的资料管理规定，它是各部门进行文件管理的依据，适用于整个工程项目建设全过程中形成的具有保存价值的各种图表、文件、来往函件／传真、附有说明的照片、录像等文件资料。
1.2文件资料分类及管理流程
工程项目管理中的资料是以单位工程为组成单元，一般按两种介质分类：以文件形成者为一级分类，包含项目本部、业主/监理、项目现场的建筑安装分包商、设备材料供货商、涉及有关检测单位等。以文件的类别为二级分类，可分为：质量体系资料、技术性资料、管理性资料，分类便于立卷归档。
每个工程根据其使用功能和建设规模确定相应的工程项目，在处理文件和资料的时候，应借助平时的业务知识在短时间内给其“定类”，并保障其性。对施工现场出现的一些特殊文件或资料，应及时咨询有关部门给其“定类”。工程资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，必须保障文件材料的内容原始、完整、，与实际相符，材料分类符合逻辑、层次分明，签字盖章手续完备，材料尺寸统一、字迹工整、图面清晰，文件载体和书写材料符合耐久性要求等。
工程资料是建设工程不可分割的重要组成部分，是建设工程的使用说明书，掌握相应的建筑专业知识、档案管理知识有利于资料管理的性，结合计算机建筑的应用软件可以提高资料管理能力。资料管理贯穿于项目前期准备、项目施工、项目完工的全过程，针对不同的项目阶段都可以有相应的文件资料管理流程，例如在项目完工时可以按编制的交工文件管理流程：首先规定，接着监督检查，然后整理汇编，审查验收。由于资料的内容繁多，可以分别整理成夹并做标识，从而实现项目资料的可追溯性。
项目资料管理流程如图1所示。
图1项目资料管理流程
2. 工程资料管理过程中存在的问题
长期以来各级工程管理部门对工程资料的管理意识薄弱，存在着重工程建设、轻资料管档。尽管工程项目对资料管理规定都有明确的规定和要求，但由于种种原因，在工程资料的质量及管理中仍存在以下问题：
(1)施工技术管理文件原件不齐全
(2)资料表格格式不统一、不规范
(3)资料移交不及时
3.加强工程资料管理的措施与对策
3.1 健全制度
在工程建设初期，工程项目管理单位应对制定工程资料管理办法，明确岗位责任制，严格按章办事，加强工程档案基本知识的宣传教育工作，增强档案意识。明确各参建单位在工程资料形成过程中明确各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。
3.2 加强培训
每个项目应配备具相应工程管理知识和工作责任心强的资料管理人员，对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，在日常工作中落实工程资料管理制度，促进归档工作的规范开展 [1-3]。
3.3 过程参与
从工程建设筹划开始，工程项目管理单位就应要求专职资料管理人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。要求参与工程项目的所有人员自觉提高工程资料管理意识，严格把关，对在编制资料中发现的“原件不齐全”、“资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时指给予解决。
3.4 确保工程资料的真实性、性并同步更新
真实性是做好工程资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。对原始记录采用“后补”造假的做法必须坚决杜绝，在工程出了质量问题时，技术资料作为记录项目全过程的原始资料，不仅能为事故调查和正确处理提供有力的依据,也是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料。同时也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观。
性是做好工程资料的核心。分部分项要划分，数据计算要，不能随意的填写。分项工程的质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。在资料中不能出现涂改现象，资料所用的表格要统一，不能五花八门，文字说明部分要规范用语，不能采用口语或专业语言，不要产生任何歧义。因此，资料填写要认真，确保资料、规范、合理。
同步更新是做好工程资料的重点。项目周期长，过程复杂，要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。在整个项目的建设和竣工工作验收过程中，对不符合标准的文件要拒收，将项目形成的文件和记录完整地、系统地收集和保存，从源头保障编制资料的质量。
4 .结语
工程项目资料管理是项目管理过程中的一项很关键的工作，我们要不断提高工程资料管理水平和质量意识，保障工程资料、齐全、及时、完整。这样就能为创造工程、精品工程提供真实、的高质量资料。
工程项目资料管理探讨:试论建设工程项目施工现场安全资料管理
摘要：在各个工程项目的建设过程中，质量安全是两个永恒的主题，“百年大计、质量为本”“安全及时、预防为主”是长久的坚持目标，在某种意义上安全高于质量，没有安全做前提的质量是无保障的，只有确保安全才能质量无忧，因此，建设工程的安全管理是十分重要的。要想做好工程安全管理就必须要搞好工程的安全现场管理和安全资料管理。
关键词：建筑工程；安全资料；管理；措施
在中国现阶段建筑市场飞速发展，工程建设步伐极速加快的今天，整个建筑行业的安全形势也异常严峻。建设工程项目的安全现场管理和安全资料管理主要责任单位是建设单位、监理单位和施工单位，其他相关单位包括勘察单位、设计单位、城建主管部门和社会相关单位部门。安全现场管理主要是由施工单位根据工程施工进度部位要求按计划投入必要的安全防护措施、安全技术管理措施，由工程监理单位根据国家法律法规、合同等要求履行安全监理法定职责，对工程进行安全生产监督检查，由建设单位监督施工单位安全设施投入和现场安全控制工作。现场安全生产工作需要各个参建方严格管理，认真控制方能实现安全生产的目标，但过程管理中必须要进行完善的安全内业资料的管理和控制。
一、建立健全安全生产责任制建立健全以安全生产责任制为中心的安全生产保障体系，是企业安全管理中最基本的一项制度。
1.安全生产责任制的建立公司应建立各级管理人员安全生产责任制体系和职能部门安全生产责任制体系。这两种体系责任制要分别落实到具体人及具体部门，责任制内容要详细，有针对性、有时效性。同时项目部还应建立各工种安全生产责任制体系及各工种安全技术操作规程。
2.经济承包中的安全生产指标经济承包合同中应明确承包期间要实现安全生产、文明施工目标、负伤频率、设备完好率、尘毒浓度合格率、教育培训以及防噪声扰民等问题。内容要具体，标准要明确。在经济承包合同中明确安全生产指标，目的在于：查阅此项资料可以考察一个公司是否将工期、质量和安全处于同等位置。所以施工现场应存放公司或分公司与项目部签订的内部经济承包合同。有的施工现场存放了建设单位和公司签订的承包合同，这是不正确的。公司和分公司或项目部签订了安全生产合同，也不能代替内部承包合同。在内部承包合同中要有安全文明施工方面的指标。
3.责任制的考核责任制考核按各级各部门及管理人员安全生产责任制考核办法考核。一是公司、分公司和项目对有关部门和人员应分级考核。如施工员、安全员等的考核工作可以由项目部进行，公司和分公司只考核到项目经理；二是考核时间，有的公司规定每季度或每半年对项目部考核一次，但有许多小型住宅工程几个月内就完工，就可能出现考核空档。因此，不管公司或分公司，对项目部的考核应每月组织一次。
二、实行安全生产目标管理
1.安全管理目标的制订公司应每年制订年度安全管理目标，并以公司文件形式下发各分公司、项目部。在管理目标中，应包括伤亡控制、安全达标和文明施工内容。
2.安全管理目标的分解应分两步分解。及时步，可采用网络图的方式将公司的管理目标分解至分公司和项目部，确定每一项目部和工程的具体安全管理目标。比如文明施工的分解，公司确定的年创建几个部级、省级或市级安全文明工地，要将这一目标先分到各分公司，分公司再分解到项目部和具体工程，确定某个工程是创建哪一级安全文明工地，然后制订达到这一目标的保障措施。第二步，将工程管理目标（任务）分解至具体责任人。以文明施工为例：要搞好施工现场的文明施工管理，必须按照JCJ59-99中文明施工的要求进行分解并落实到具体责任人，这些工作做好了，文明施工肯定能做好。因为文明施工考核的就是这些内容。对伤亡事故的分解，应根据施工现场常见的事故如高处坠落、触电、中毒、坍塌、机械伤害等进行分解；安全达标应根据标准中汇总表的内容如安全管理、文明施工、脚手架、基坑支护和模板工程等项目进行分解。
在检查中，多数现场及时步分解做得不错，但将工程的管理目标向责任人分解时，往往出现分解不细或责任不清等问题。如有的工程将文明施工一项由一人负责，或者分解得很不清晰。分解责任人时，同一人可同时负责多项子工作。
3.管理目标的考核考核时，要按照目标分解的人员和保障措施进行考核。有的现场目标分解不明确，导致考核的内容、人员出现混乱，和现场管理人员的责任制考核分不清。目标考核的方式也应和责任制类似，要分级考核，考核时间不宜过长。
三、编制安全施工组织设计
安全施工组织设计是针对单位工程在施工生产过程中可能出现的不安全因素，依据施工安全技术管理规范标准，在管理和技术方面制定具有针对性的预防措施，确保在施工生产过程中避免发生人身伤亡、机械事故，从而为公司风险经营提供的安全保障。因此每项工程都应根据建设项目的自身特点和条件制定具体的、针对性强的安全施工组织设计。
1.所有的建设工程开工前必须编制施工组织设计在施工组织设计中必须针对工程特点、施工现场环境、施工方法、劳动组织、作业条件、使用的机械设备、临时用电、架设工具以及各项安全防护措施等制定安全施工的技术措施。
2.对于结构复杂，危险性大，特点较多的特殊工程（①基坑支护与降水工程；②土方开挖工程；③模板工程；④起重吊装工程；⑤脚手架工程；⑥拆除、爆破工程）必须编制专项施工安全技术方案，并附有安全验算结果。
3.危险性大、高温作业多的建筑工程应单独编制季节性施工措施（主要指夏季、雨季和风季）。一般建筑工程可在施工组织设计的安全技术措施中编制季节性安全施工措施。
4.对于临时用电设备数大于5台或设备总容量大于50kW.h时必须单独编制临时用电施工组织设计。施工临时用电工程必须采用TN-S系统，设置专用保护零线；配电系统采用“三级配电两级保护”同时规定开关箱必须安装漏电保护器，实行“一机、一闸、一漏、一箱”。临时用电平面图、主平面图和接线系统图应单独绘制，小型施工机械和移动电动工具要有明确的安全用电规范。
5.会审和审批。施工组织设计是安全技术资料中最重要的技术文件之一。施工组织设计由工程技术人员编制完成后，要交具备法人资格的公司，由公司安全、技术、设备、财务和工会等部门进行会审，并经单位技术负责人审批。
6.安全技术措施的编制按照规定，施工组织设计中安全技术措施应包括一般工程（项目）的安全措施、专业性较强项目安全技术措施和季节性施工安全技术措施。
四、分部（分项）工程
安全技术交底工程开工前，工程技术负责人要将工程概况、施工方法和安全技术措施向参加施工的工地负责人和职工进行安全技术交底。本着谁负责施工谁负责质量、安全工作的原则，各分部工程技术负责人在安排施工任务的同时，必须要对施工班组操作人员进行书面技术、质量、安全交底。交底内容包括：准备施工项目的作业特点和危险点、针对危险点的具体预防措施、应注意的安全事项、相应的安全操作规程和标准、发生事故后应及时采取的避难和急救措施等。
1.分部（分项）工程安全技术交底包括地基与基础工程，主体结构工程，屋面防水工程，装饰与门窗工程，脚手架工程，临时用电工程，垂直运输机械、施工机具、水暖、通风工程，电气安装工程，防火工程，其他工程，以及各工种安全技术交底等内容。
2.要根据施工组织设计中安全技术措施，结合具体施工方法及施工现场作业环境，制订出、有针对性的安全技术交底内容。
3.安全技术交底要与施工技术交底同时进行；交底人应是技术员而非安全员或安全资料员。
4.安全技术交底应根据施工进度、施工部位分阶段多次交底，不可图省事一次交齐。
5.安全技术交底应一式两份，交底人与接底人各持一份，且双方签字后生效。
6.各工种安全技术交底一般同分部（分项）工程交底同时进行。如果工程的施工工艺很复杂，技术难度大，作业条件很危险，可单独进行工程咨询，以引起操作者高度重视，避免安全事故发生。
五、加强安全教育安全教育的目的
主要是提高全员的安全生产素质，提高公司的安全管理水平和职工的自我保护意识。安全教育主要包括安全生产思想、安全知识、安全技能、法制教育四个方面。
1.安全生产思想法制教育。
通过学习国家有关法律法规，掌握安全生产的方针政策，提高全体管理人员和操作人员的政策水平，充分认识安全生产的重要意义。
2.安全知识教育。
全体职工都必须接受安全知识教育，通过安全知识教育和培训，使全体职工掌握必备的安全生产基本知识。安全知识教育的内容：本公司的生产状况、施工生产工艺、施工方法、施工作业的危险区域、危险部位、各种不安全因素及安全防护的基本知识及各种安全技术规范。
3.安全操作技能教育。
就是要结合本专业，本工种和本岗位的特点，熟练掌握操作规程、安全防护等基本知识，掌握安全生产所必须的基本操作技能。对于管理人员和特殊工种作业人员，要经过专门培训，通过考试合格取得岗位证书后，持证上岗。 安全教育形式有：新人场工人三级安全教育；经常性教育；适时教育；纠正违章教育；季节性及节假日前后教育等。安全教育内容应具体并记录在职工安全教育档案中。 安全教育考核可采用口头或书面等不同形式，考核合格后方可上岗。安全教育内容须经受教育人签字后生效。
总之，在项目建设过程中安全资料的管理至关重要，只有参建各方把各自的资料及时完成，收集整理归档到位，才能保障工程的过程管理能够受到有效控制，才能使工程资料真实、、完整的反映工程实际情况，为工程日后使用提供科学依据和参考价值。经过在一些项目中严格执行项目参建单位责任方的安全资料管理规程，收效很大，每个项目安全管理水平均有很大提高，同时被评为了“安全文明标准化工地”，需在其他项目中继续推广。
工程项目资料管理探讨:浅谈竣工资料管理在水利水电工程项目管理中的重要性
摘要：竣工资料管理是工程项目管理中的一项基础工作，是衡量工程项目管理水平高低的试金石，本文分析了竣工资料管理的组成及其作用，探讨了竣工资料管理在项目管理中的重要性，且结合实际工作经验对如何做好竣工资料管理进行了初步论述。
关键词：水利水电工程；项目管理；竣工资料管理；重要性
前言
在水利水电工程项目施工管理中，竣工资料管理工作通常得不到管理者的重视，在施工过程中常常会出现竣工资料整编归档不及时、不、不规范、甚至丢失等问题，不仅严重影响了工程竣工验收、移交及结算，也影响工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的正常开展。做到竣工资料管理与工程管理同步进行，必将成为水利水电档案工作未来的发展方向和必然趋势。
1竣工资料管理
竣工资料的管理及编制按建设单位有关竣工资料整编规定及SL223—1999《水利水电建设工程验收规程》执行。水利水电竣工资料管理是指水利水电工程施工过程中产生的各种管理文件、施工记录、验收评定、签证、竣工图等内容按照档案归档要求进行收集、归类、管理，以便能完整、、系统、齐全、真实地记述和反映施工和竣工验收的全过程，做到原始资料和实物相符，技术数据真实而，签字手续完备齐全，同时又必须规范、标准、符合归档要求。水利水电竣工资料管理贯穿于施工全过程，主要包括以下内容的收集和整编：
开工资料 、综合资料：第*分部单元工程质量评定及报验回复、施工日志、质量评定资料、分部工程收签证、工程计量资料、工程结算资料；施工管理工作报告；声像材料；竣工图；移交资料清单等。
2竣工资料管理在水利水电工程项目管理过程中的重要性
2.1竣工资料管理是水利水电工程项目管理过程中的重要组成部分
在水利工程的建设过程中，工程项目管理除包括外业施工生产外，施工内业资料是不可或缺的，它是工程验收的基础，是工程出现问题时的追溯依据，因此资料的及时性、完整性、性、系统性尤为重要。水利水电工程竣工资料的管理贯穿于项目管理的全过程，为工程竣工验收和各项指标达到投产奠定坚实的基础，是项目管理过程中的重要组成部分。一般情况下，目前在建水利水电工程均实行项目管理方式，项目管理不仅要对整个项目施工进度、质量、安全等外业负责，也要对整个工程项目竣工资料的内业负责。
水利水电工程竣工资料的形成是在工程施工过程中形成的，竣工资料的关键是及时性、完整性、性、系统性，在工程项目管理中，管理者一定要把竣工资料管理工作作为工程施工管理过程中的重要组成部分来给予重视。
2．2竣工资料管理对工程项目管理起反馈监督作用
竣工资料的一个重要作用就是对工程的现场施工有反馈监督的作用。每一个施工工序都能从竣工资料上反映出它的时间、数量、人员、规格等特性，在这里能够很明显的看出工程是否含有缺陷。对项目负责人来说，可以从竣工资料中清楚地知道问题的所在。
2.3竣工资料管理是工程竣工验收评定基础
工程竣工验收评定，首要条件是竣工档案资料必须同时或提前通过验收，这是工程竣工验收评定的基础。就分部工程验收评定而言，需要提供的竣工资料有：单元工程质量评定资料；工程建设有关会议记录，记载重大事件的声像资料及文字说明；工程建设监理资料；施工图纸，设计变更，施工技术说明；设备产品出厂资料，图纸说明书，测绘验收、安装测试、性能鉴定及试运行等资料；各种原材料、构件质量鉴定、检查检测试验资料等等。有了齐全、、清晰施工原始记录及检测资料等竣工资料，才能进行竣工验收，并对其质量进行总体评价。
2.4竣工资料管理能为竣工结算提供的结算依据
在竣工结算工作中，竣工资料起到非常重要的作用，它能为竣工结算提供的结算依据。在竣工结算中，结算依据是很重要的，没有的结算依据，其竣工工程量签认、单价分析、索赔报告的申报等均无从做起。在竣工结算中，常会出现因平时对竣工资料管理不够重视，工程实物虽已经完成，却没有结算依据，工程量得不到业主单位的认可，最终给施工单位带来直接的经济损失。
2.5竣工资料管理有利于工程项目经验的积累
管理有序的竣工资料可作为今后工程项目的一种借鉴，对以往工程中采用的技术、发生的问题、采取的措施以及反馈的结果，在以后工程项目的施工中可以吸取经验，少走弯路。在竣工资料所包含的竣工报告、施工总结、自我总结等部分文件，对今后工程施工管理将会有很大的促进作用。
3水利水电工程竣工资料管理的几点体会
竣工资料管理既然在项目管理中有着非常重要的作用，那么又如何才能在项目管理中做好竣工资料管理呢?下面就施工单位在施工过程中如何做好竣工资料管理谈谈自己几点体会。
3.1要做好竣工资料管理，首先要让项目负责人及项目管理人员对竣工资料管理在工程项目管理过程中的重要性有足够的认识，建立健全竣工资料管理制度
有许多施工单位不能按照竣工档案要求及时完整的提交竣工资料，其最主要的原因是项目施工负责人及其施工管理人员对竣工资料管理在工程施工管理过程中的重要性认识不够。施工单位要做好竣工资料管理，必须在工程项目管理过程中加大竣工资料的管理力度，对达不到竣工档案要求的单元验收资料给予退回，不进行单元工程验收，同时利用经济杠杆，定期不定期地对工程竣工资料进行检查，其检查的结果直接与工程款支付挂勾，使得项目负责人及项目管理人员真正意义上的对竣工资料管理引起重视。
3．2竣工资料管理要从工程项目开工抓起
为使竣工资料管理工作与工程建设项目同步进行，项目及时责任人应将竣工资料管理工作纳入工程建设的一部分，从工程项目开工就设立竣工资料管理机构及人员，负责工程项目竣工资料的收集和归档管理工作；实行竣工资料编制工作“三同步”制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。
3.3竣工资料管理列入到施工进度计划中
施工单位应在制订工程进度计划同时，将每个分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点。对在整编资料中发现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究给予解决。所有资料的填写及签字都应该保障它的真实性、规范性。相关责任人应认真检查所填内容的真实性、及时性和规范性。
3.4利用计算机进行竣工资料管理，加强电子文件归档的规范化
当今年社会已进入信息时代，充分利用互联网是企业发展的迫切需求。在进行竣工资料管理时，充分利用计算机，将一些重要的文件、原始资料通过扫描方式输入计算机或制作成光盘，延长保管年限；在编制竣工图时跨越“甩图版”的历史过程，在计算机辅助下对设计图修改，减少设计变更，降低人员劳动强度，缩短图纸修改周期；在对资料管理编制时，运用这一平台，把工程中的竣工图纸、技术文件、原始资料、记录、质量、试验资料、验收表格等输入计算机，建立竣工档案总目录，利用超级链接对目录中文件实现即时搜索查找。
根据纸质档案和电子档案的特性，采用两种文件同时并存的管理模式。对纸质档案和电子档案同步归档、同步管理、同步利用。
3.5加强与业主和监理之间的沟通
施工单位在施工过程中进行竣工资料管理，与业主和监理之间的沟通也很重要。由于不同项目监理和业主在竣工资料管理要求上有所不同，在施工管理过程中必须经常与业主和监理单位沟通，以便能及时、完整、、系统地交出即符合《水利水电建设工程验收规程》（SL 223-2008）《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办[2008]366号）等有关规定要求，又符合业主及监理单位要求的合格竣工资料。
总结
竣工资料的管理是一项严谨繁琐的系统工程，是工程验收的基础，是工程出现问题时的追溯依据，是工程竣工结算和工程移交的依据，是避免以后可能引起的纠纷的依据。在质量终身制的年代显得尤为重要。从工程项目开始抓起，建立健全竣工资料管理制度，加大投入，加强与业主和监理之间的沟通，更需要工程施工项目的自律，只有这样才能从根本上保障水利水电工程竣工资料的及时性、完整性、性、系统性，从而真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，保障水利水电工程“”的竣工资料档案的形成。
工程项目资料管理探讨:小议工程项目施工档案资料管理
摘要：工程项目施工档案资料管理是工程项目建设的历史记录，是各项工程施工的真实写照，是今后安全运行、维修、管理和改造的重要依据，必须给予高度的重视。本文探讨了工程项目施工档案资料管理的措施。
关键词：工程项目；施工；档案资料；管理；措施
在世界以进入信息时代的今天，作为重要的信息资源，档案以成为企业的无形资产。建筑施工企业的档案管理人员必须了解项目工程建设施工的具体操作程序和工作流程，掌握每一施工阶段可能形成的档案资料。
一、工程项目施工档案资料管理的意义
1、资料的收集整理工作为追究责任提供了保障
施工企业项目管理如果没有相应文档资料，缺少施工过程中的原始记录和各种有说服力的数据，发生问题时不能为查明原因、解决问题，及时、、有条理地提供分析资料和证据，从而导致各部门这问互相推诿、扯皮，争执得不到及时解决，责任难以追究。
2、资料管理工作，是项目考核的基础
施工企业建立以工程项目为核心的生产经营管理体制，确定了项目管理目标和衡量标准，要使责任制真正落实下去，约束人们的行为必须有严格的考核制度、完善的监督手段、公平的奖罚措施。技术资料就是制订这些制度的最根本依据，是进行考核评比、给项目打分的及时数据，最有说服力。
3、资料管理是目标控制的基础
由于工程施工受外部环境以及各协作部门和单位的影响，常使工程实施过程偏离目标要求，因此必须对工程实施过程进行目标控制。要进行目标控制，首先必须依据目标要求确定各计划，并按计划进行工程施工；其次必须了解工程实施的实际情况，根据实际情况与目标要求的对比，判定目标偏离程序，制定相应对策，实现目标控制。工程文档资料可以反映工程情况，如各分项工程进度、各种材料进场检验情况、质量检查验收记录、试验报告等，若对工程实施过程中文档资料不及时收集、整理、分析，则项目经理、企业负责人无法了解工程实际情况，难以判定目标是否偏离程序，及时采取调整措施。
二、工程项目施工档案资料管理存在的问题
1、档案信息资源分类不能体现企业发展需求
许多企业的档案资料主要局限在企业发展的历史记录以及行政责任记录方面。因此大多将企业档案分为“文书档案、科技档案、声像档案、会计档案”四类。文书档案主要指各类公文；科技档案主要指竣工资料；会计档案主要包括会计凭证、账簿、财务报告和其他会计核算资料；声像档案主要指各类会议影像资料、工程照片等等。这些内容与公司改革前基本一致。而真正有益于企业改革发展的大量档案资料被当成一般的企业信息资料，没有纳入档案管理，如；企业市场开发档案、科技开发档案、工程技术档案、企业管理创新档案、安全质量环境保护档案等等，企业档案馆没有发挥企业档案资源最终归集地的作用。
2、企业精简机构，档案人员缩编，而现代化的管理设备与手段又跟不上
档案管理工作在企业中常常被看成一项轻松简单的工作，档案员视同仓库保管员，不被重视，使得档案员不安于本职工作，调动频繁，工作不能正常开展。另外，有的档案员兼职过多，因此只能应付日常工作，无力进行深层次的档案管理。
3、不能严格执行规章制度
不能严格执行规章制度，导致文件材料收集不全，降低了利用效果：或整理混乱，保管不善，有文件查找不到，失去利用价值。
二、工程项目施工档案资料管理措施
1、建立健全施工资料管理部门
施工档案控制等级分三级： 项目经理向公司分管生产的经理签订责任制； 技术员向项目经理签订定责任制； 资料员向技术员签订责任制。各相关人员也须签订资料工作协调负责制。只有建设、施工管理人员责任到位， 各部门工作人员相互积极配合， 真正认识工程档案在工程建设中的重要性， 就不难杜绝资料和进度不相适应，资料滞后于进度的问题， 确保档案的及时性与完整性。
2、认真贯彻执行新规范新标准
新规范、新标准的颁布是随着我国基本建设的发展而发展的， 施工资料管理规程也作了较大的修改与补充。为了增强建筑工程施工资料的规范化管理， 使之真实反映工程实体质量与技术管理水平，统一建筑工程施工资料的编制内容与要求， 建立、真实、完整的工程档案， 就需要各级施工资料的管理部门配备工程技术人员， 经培训考试合格具备岗位资格证后， 才能从事施工资料的编制、收集、整理与归档工作。
3、重视工程资料形成过程的管理工作
在项目实施过程中，应将档案工作融入工程建设的整个过程，对工程档案的管理，项目部除开展自查外，集团公司职能部门应定期、不定期结合工程质量、工程进度、安全检查、文明工地考核、贯标等工作对工程档案资料的形成、管理情况进行跟踪检查，针对检查出的问题，要求限期整改。除此之外．还应注意做好归档文件材料的成套性、系统性整理工作，要求竣工文件材料以工程标段、项目幢号为单位进行收集、整理、归档。为了提品质案管理的时效性，还必须制定保障金制度，要求必须在工程竣工验收之日起三个月内向有关档案管理部门移交一套完整的工程档案资料。待工程档案资料如数移交完毕后，再拨付施工单位的保障金。
4、严格竣工档案的审核工作
工程项目竣工验收后，各施工项目部根据集团公司工程档案收交范围和内容，将工程前期准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件以及竣工验收的文件进行整理，送交集团公司有关职能部门进行审查。职能部门根据归档范围和内容进行认真对照审核，主要围绕以下内容进行重点审核：工程档案移交是否齐全、完整，分类是否科学、系统；工程档案的内容是否真实，能否地反映工程建设活动和工程实际状况； 工程档案的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理规范》标准；竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求，图面是否整洁、盖有竣工图章；文件的形成、来源是否符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续是否完备；文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求。如发现漏、缺部分，应立即要求补缺补漏。
5、切实加强档案信息化建设
企业档案资料的信息化建设是改进目前档案管理中一切问题和缺陷的关键，没有信息化建设，档案资料的有效归集、集中统一管理、档案资源的共享等等就无法实现。提升建筑类施工企业档案管理信息化水平，首先应统筹规划和建立集团公司与子分公司协作一致的档案信息网络服务体系，畅通档案资料归集和使用渠道。其次要改进档案信息资料服务方式，拓展服务范围，提品质案资料开发利用水平和网络化服务能力。
建立施工企业最有效的档案资料信息服务平台就是分布式归集，统一服务门户的构架，由机关各部门、各区域事业部、各子分公司、各项目指挥部负责收集、整理、编辑、和更新，通过服务集群的方式集成到集团档案资料信息共享服务平台，形成统一的档案资料服务出口，连接到企业的门户网站，提供统一的档案资料信息网络服务，包括档案资料目录查询服务、公开档案信息浏览、部分档案资料的下载服务、申请下载服务等，满足企业内部人员在各个不同区域接收数字化档案资料服务的需求。
总之，要做好施工单位的项目档案资料管理工作．领导重视是关键，明确职责是前提，建立健全规章制度是基础，落实项目档案管理考核机制是手段。强化过程控制是保障，这样才能确保项目档案管理有序地向前推进，才能确保项目竣工档案的真实、完整、、系统，才能为各项工作提供更加有效的服务。
对建筑工程项目资料管理的几点探究
摘要：随着建筑业的发展，建筑项目资料管理的重要性越突出，而建筑工程项目中资料的管理是一项很繁琐的工作，涉及的知识和部门很多。本文笔者根据多年的工程项目资料管理经验及结合相关材料对对建筑工程项目资料管理的几点探究。
关键词：建筑工程项目；资料管理；重要性；问题；措施
一、前言
随着我国经济的不断发展，建筑业也得到快速的发展，建筑业的竞争也不断加大，其中工资料管理水平直接反映了其内在的质量。而目前我国很多建筑工程企业的高层人员对资料管理重视度不够，只顾工程效益较大化。因此导致工程项目管理资料混乱，这样会影响技术资料存档作用的资料不真实，不能提为工程质量及安全事故的处理的提供重要依据。下文首先提出了建筑工程项目资料管理的意义和具体分类，然后重点提出了建筑工程项目资料管理中的问题和相应措施。
二、建筑工程项目资料管理的意义和具体分类
做好建筑工程项目的资料管理对保障建筑工程质量和结构安全有非常重要的意义，建筑工程项目资料管理是其工程竣工验收和核定的重要条件，它对工程项目的创优评审和竣工结算等都具有很重要的作用。建筑工程项目资料管理的范围比较广泛，联系了整个工程项目施工建设的全过程，大体上划分为四大类：基建、监理、施工和竣工图纸资料。
三、建筑工程项目资料管理中存在的几个问题
1.工程项目重视力度不足
各建设单位不够重视，企业高层资料管理意识比较薄弱，这样会影响工程项目资料管理工作取得良好的作用。我国在2002年就颁发实施了相关法规条例，其中要求建设单位进一步加强对工程项目档案资料的归档和管理。但是，由于部分建筑工程企业的档案资料管理人员对资料的整理与归纳重视力度不足，同时单位的监管力度也不够，然而等竣工后导致了档案资料不完整，影响到资料的及时报送，影响到项目建设进程情况的客观记录，不能正确的反应建筑工程项目的施工质量。
2.工程项目资料欠缺科学的保存机制
工程项目资料的保存问题主要指的是在相关的资料文件收集后，没有根据资料管理规范的装订和管理进行保存，这样就有可能造成资料的混乱或丢失的问题出现。工程项目资料丢失是资料管理较为常见的问题之一。但目前我国建筑工程项目施工单位普遍不重视资料管理，工程项目的资料收集通常比较慢，同时回档率也不高。在整理中一些需要进行页码有序排列和装订的文件常常出现混乱，其中有些材料的原件和复印件放在一起进行保存，这样导致了区分选取的过程变得繁琐，就无形中造成了不必要的麻烦。有些建筑工程单位甚至有错装和部分文件资料丢失的情况出现，不仅严重仅影响的工程进度与质量，其中已经竣工的工程企业遇到这问题会延缓竣工工程的验收工作，还会对建筑工程企业名声和发展造成影响。
3.工程项目资料不够完整
工程项目资料的不够完整、工程资料填写不够规范，也是工程项目资料管理过程中常见的情况。因为工程建设的周期比较长，期间人员流动的比较大，往往会出现交接部彻底或丢失而导致资料不要完成。很多资料员负责多个项目的资料，难免存在偷工减料的问题。另外很多资料员的水平有限，资料技术材料的广度和深度也收到影响。
4.工程项目资料不真实，弄虚作假
工程项目资料不真实，弄虚作假的问题主要出现在工程项目质量评定这一块，工程项目评定是工程项目管理中对施工工序质量控制的重要部分。所以对工程项目资料缺少严肃性将会损害工程项目质量的控制。但是很多资料员没有严格的控制这一重要的环节，仅凭自身经验就在办公室里“闭门造车”。有的工程项目施工单位在签字中不够严肃认真，有的资料管理人员还会模仿监理、建设单位的负责人员签名或者使用假名，甚至还有伪造施工文件、私刻公章的情况出现。
四、建筑工程项目资料管理的相应措施
1.重视工程项目资料的管理
提高建筑工程项目资料的管理意识是提高相关资料收集与整理的重点所在。因此建筑工程企业要加大对工程项目资料管理重要性的宣传，通过开展相关的学习班培训教育将资料意识灌输给每一个相关管理人员。并且组织企业档案管理人员认真学习档案管理方面的专业知识，使其充分熟悉工程项目资料收集整理的全过程，让其深刻理解到加强资料管理的必要性，认识到工程项目资料管理工作是一项长期基础性工作，资料信息是否真实将会影响工程项目的质量和企业的收益，需要资料管理人员自身具备很强的责任心、使命感，用规范化管理流程运用到资料管理工作中，为提高建筑工程项目的质量以及提升企业形象夯实基础。
2.完善建筑工程项目资料保存工作
因为建筑工程项目资料管理是一项系统工程，所以其中有很多资料，在进行资料管理中需要对其进行分门别类，这样有利于资料的收件和管理，也便于日后查看，也能避免资料的缺漏问题。建筑工程项目资料可以根据基建文件、监理资料、施工资料和竣工图纸来区分整理和管理，并进行资料的分类存放，以免资料的混淆。以此同时，还需要注意的是工程项目资料的装订工作，资料管理人员在获取相关资料后，好在及时时间把资料进行有序的整理和装订，以防资料保管时出现缺页少页和资料损坏问题的发生。
3.全部工程项目资料的完整性
完整的建筑工程项目资料是工程施工质量的侧面证明，所以工程企业要对各项资料进行跟踪收集和整理，企业要安排专门的人员进行工程项目资料的跟踪收集和整理管理，同时做好各项质量评定等各种原始记录，确保资料内容的连续性。当企业资料管理人员有变动时要彻底完成资料交接。在施工的同时进行资料的收集，如有发现错误或者遗漏要及时进行补救，确保资料的完整性。
4.确保工程项目资料的真实性
当前，我国很多建筑工程企业没有对工程项目资料进行同步记录，而是后期资料出来的，导致工程项目资料不能真实的反应工程建设的真实情况，工程项目资料容易产生混乱和虚假的现象，而造成次工程档案没有实际的意义。所以在建筑工程企业在工程项目中要要求每次工程质量检查时资料员一定要参加，同时由资料员记录原始数据，填写验收记录，要保障工程技术资料与施工进度同步。一定要杜原始记录采用“后补”造假的做法，工程检测单位要对试验负责，其中不符合要求的坚决不出具试验报告，也要杜绝出具假试验报告的违法行为。监督站、监理部门也应定期对工程项目资料性、真实性性进行检查，对有违规行为的进行处罚，制止并责令其整改。
五、结语
总之，建筑工程项目资料的编制和管理是一项长期的系统工程，是建筑工程项目中不可缺少的一项重要工程，它贯穿于整个工程施工全过程。资料管理工作对于建筑企业来说具有重要意义，工程资料管理过程中出现问题或严重影响工程施工进度和质量，对企业的信誉也会造成影响，所以企业必须提高对工程项目资料的管理的意识，完善对资料的保存，确保资料的完整性和真实性，从而确保整个工程的顺利进行，促进企业在竞争中处于不败之地。
工程项目资料管理探讨:讨论如何加强公路工程项目办内业资料管理
摘要：论述了加强项目办内业资料管理的重要性，并对加强项目办内业资料管理的方法提出建议。
关键词：项目办；内业管理；加强
强化项目办内业管理是公路工程建设不断发展的客观要求，因为项目办内业是整个工程项目从启动到结束甚至延伸的完整记录，是对工程管理的反馈，是每一个环节的节点，它直接反映了一个工程项目的状态和责任，是一个项目管理工作的基础，是公路工程项目管理规范化的直接表现。我国的公路工程建设已经逐步实现了投资主体的多元化，为适应加入WTO后的国际竞争及与国际惯例接轨，我们的工程管理也日趋规范化、法制化。但工程项目主要还是依托政府部门或事业单位来主管负责，项目管理办公室也通常由这些部门派生，管理制度和运行机制相对固化严密，这就需要从各个方面加强工程项目的管理，尤其是内业资料的管理就必须更加完善、科学，以利于充分体现工程项目的管理实施情况及日后的审计、改扩建等方面的延伸。
加强项目办内业管理工作，首先要求项目办的内业管理人员要具有一定的专业技术水平、实际经验和工作责任心。项目办是一个工程项目的首脑部门，项目办的内业管理人员要对整个项目包括监理单位和施工单位的内业工作起到规划、指导和监督作用。以前通常是由监理部门制定有关内业管理方面的实施细则，项目办在这方面只是笼统地汇总，且很多工作内容因受到内业管理人员工作能力和水平的限制，在可操作性上受到严重制约，特别反映在缺乏必要的主动性和预见性上。一个合格的项目办内业管理人员懂得如何管理才能将整个项目的内业资料贯穿始终，不留遗憾。
从管理的角度对内业工作作适当的细化微分，形式相对独立的工作程序是加强项目办内业管理工作的必然要求。细化和完善项目办内业管理，好按照先总体后局部的原则，完善提纲式方案，再把内业管理具体化，实行动态管理，这样可有效提高管理工作的直观性和可操作性。无论何种管理模式，将内业管理好都需要细腻地消化好《公路工程项目招投标文件》、《公路工程施工（监理）规范》、《公路工程质量检验评定标准》等规程规范、施工设计图纸及相关合同文件，熟悉所管工程项目的实际情况，是做好项目办内业管理工作的基础。
完善各种内业表格，建立台帐也不失为一种加强项目办内业管理的好办法。结合设计图的工程内容，联合监理单位优化下达给施工单位的内业表格和工程清单，规范资料的填报整理方法，分类建立各种台帐（如合同、报表、文件、设计、变更、计量等），同时根据实际情况确定填报检查方式和时间，既可以方便工程项目情况的直接体现，同时层层上报审核的方式，又利于各层单位形成自己的资料体系，方便各种资料在项目办的最终汇集，形成了业主、监理、承包人三者一致，系统完整、内容详实的内业资料。如计量台帐，可结合施工设计图和实际工程情况将合同工程量复核分解成章结细目式工程量清单，对清算后有增减变化的数量进行一次性变更调整，形成核对后的细化工程量清单，作为承包人各期计量的依据，这样无论工程外业进行到什么程度，计量都有依可询，方便业主和承包人之间的计量拨付顺利进行。
另外，从管理的角度，项目办要建立文件报表收发、登记、传阅的文档管理制度，对往来函件、请示、报告、批复文件和报表等进行分类立卷归档，以反映工程项目“四制”管理的过程和行为，为竣工文件的收集整理奠定良好的基础。一个项目办管理工作做的好坏通过内业管理可以直观地反映出来：清晰的上墙图表和影音资料、明确的岗位分工和责任制度、及时的进度报表和质量说明、细致严密的合同管理和价款运作等，这些都是一个工程项目管理真实表现的介质和参考。所以在项目实施过程中，必须改正长期以来形成的“重外轻内”错误思想，重视工程文件产生过程的控制，针对工程文档的“一次性”和“不可回复性”，及时完善内业管理环节的薄弱，防止工程管理上的被动。综上所述，做好项目办的内业管理工作是我们公路工程项目管理的基础，推进项目办内业管理工作的标准化、系统化和科学化势在必行。