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浅谈水利科技档案管理:水利工程科技档案管理与资料整理
摘要:水利科技档案是水利工程管理、运行、维修养护等技术工作决策、设计的重要依据，对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。收集、利用和管理好水利科技档案，更好地为水利事业服务，是水利建设和管理者的责任。工程资料整理作为整个水利科技档案管理工作的主体，成为了水利科技档案的形成、利用与管理的基础。文章针对水利科技档案的管理以及工程在建设过程中其资料的整理,更好地实现正规化、标准化管理，进行了实践总结。
关键词:水利工程; 科技档案; 管理; 重要性; 资料整理
水利工程科技档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利科技档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更的服务于水利工程建设事业。
1.档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。
它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用,而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，同志曾题词:“档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。
2如何做好水利科技档案管理工作
建立档案管理网络，确保管理规范化、标准化加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保障。一是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由主管档案工作的领导负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组织上保障文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。 3.工程资料的整理要求
一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。强化档案人员的业务培训，提品质案管理水平水利工程档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案，因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
4.S8标工程资料整理实例
4．1资料编码程序
根据监理S8资料管理范围，资料编码分为:①工程开工建设资料;②工程建设及施工技术资料;③工程鉴定检测资料;④工程验收报告资料;⑤工程验收质量评定资料。其中:
(1)工程开工建设资料分为:①可研、初设、地勘、批复计划等有关文件资料;②工程招标文件等资料;③承发包、设计、施工、监理等各种合同书资料;④监督、质量保障、项目划分等有关批准资料;⑤其它资料。
(2)工程建设及施工技术资料分为:①会议记录资料;②监理资料;③施工图纸、变更、技术说明、图纸会审、通知及审批等资料;④施工组织设计、方案、日记、往来函件及检查处理等资料;⑤运用、度汛、调度方案等资料。
(3)工程鉴定检测资格分为:①设备产品说明、调试、鉴定及试运行等资料;②施工测量、测试及各种观测记录;③各种原材料构件质量鉴定、检查、检测试验资料;④各种试验报告单;⑤其它相关检测资料。
(4)工程验收报告资料:①建设、监理、设计、管理、运行、报告等资料;②竣工决算、竣工审计、竣工自查等报告资料;③其他有关资料;④竣工图纸;⑤工程照片。
(5)工程验收质量评定资料:①隐蔽工程验收记录资料;②单元工程质量评定资料;③分部工程质量评定资料;④单位工程质量核定资料;⑤其他有关资料。
4．2建立资料库
我们实施信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更的信息资源，这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保障工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶
对工程建设的各种资料进行分类、归档、录入、打印、装订，经过验收存入相关的资料库中，这样，即快捷方便，又保障了资料的真实，完整。通过我们的工作，S8标工程科技档案有一套较的数据库。一式三份，一份交南水北调中线局档案室，一份交南水北调建管局档案室，一份由河北省水利工程局档案室保管，确保了资料的性、完整性
5.结语 工程档案如实反映了水利工程建设管理的全过程，具有依据和凭证作用，对于工程运行和充分发挥效益至关重要，而水利工程档案管理工作是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理人员爱岗敬业、增强服务意识，规范档案管理行为，使档案在水利工程建设中发挥较大利用效率。
浅谈水利科技档案管理:浅谈如何做好水利企业科技档案管理工作
摘要：档案管理工作是企业管理工作的基础，是企业信息系统的重要组成部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要工作环节，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。目前，水利企业现代化管理水平日趋提高，科技档案管理工作作为企业的一项基础工作，必然要提高它的管理水平以适应现代企业的管理要求。
关键词：水利企业；科技档案；档案管理；
水利作为国民经济的基础设施行业，在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。随着中央一号文件首次聚焦水利,党中央、国务院对水利改革发展作出战略部署,水利事业迎来了历史机遇,全国水利事业进入新的可持续发展阶段。水利事业的发展必然以水利科技创新作为支撑,水利科技创新必将产生大量的科技档案,但是在水利档案管理中,科技档案管理目前还比较薄弱，针对水利科技档案管理的特点,分析了当前档案管理中存在的主要问题及其解决方法,提出了管理创新的几点建议,讨论了水利科技档案利用的潜力。如何及时有效地管理并利用这一庞大的资源,更好地为水利企业生产经营、科学决策和科学研究提供及时、、的服务。以下结合本企业科技档案管理，谈谈对水利企业科技档案现代化管理的认识。
一、企业档案管理的存在问题剖析
水利行业是资金、技术密集型的行业，虽然随着时代的发展水利企业在档案管理中取得了一些成绩，但由于历史、人为、技术及管理方面的原因，与现代企业档案管理及今后水利发展的需要还存在着一些差距和不足。
（一）企业对档案管理的重要性认识不足
中国水利的大发展也就近几十年时间，一直以来，水利企业只注重加快水利工程的建设，而忽视了企业的档案建设。再加上部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，水利企业库藏科技档案资源不够丰富，影响了日后为水利建设、企业发展提供档案服务和工作支持，使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。造成档案技术落后的主要原因有三点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些企业虽然购买了先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备闲置无人问津，没有起到推进作用；三是领导重视不够，虽有微机和档案网络，但缺乏制度化的管理程序，存档资料并没有录入电脑，还按传统手工在进行操作。
（二）企业档案管理与水利科技技术发展还不能有机融合
为实现管理需要，水利企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的水利企业管理信息，并且随着水利的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到档案。
（三）企业档案管理现代化体制机制还不健全
水利企业内部分工较细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致水利企业的档案管理工作与其它工作相比相对滞后。另外，企业科技档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划，虽然有些单位企业档案进行了达标升级工作。但达标后，出现后力不足，没有长期性和连续性，再就是部分领导对档案综合管理工作的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用认识不足，甚至有部分领导认为档案室就是没用的资料存放的地方，更有甚者认为档案室就是某些人眼中的废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；有任务、无落实；有形式、无效果，档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。
（四）档案队伍的素质与水利科技的发展还不相适应
由于历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前水利档案队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。
（五）科技档案后期开发利用不足
科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的较高标准，档案的开发利用也是做好企业档案工作的最终目的。档案管理人员对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，在管理科技档案过程中对科技档案的后期开发服务利用的重要性在逐步淡化。加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在企业发展中的积极作用和重要意义。工作中存在脱岗现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够。企业管理层关心不足、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍。
二、如何做好水利企业科技档案管理
（一）提高科技档案工作责任感和使命感
领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业科技档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
（二）管理机制健全是做好科技档案管理的保障
要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合水利企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程,严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。
（三）加强业务培训，提品质案管理人员综合素质
在档案管理现代化建设中,人是最关键的因素,水利档案管理人员除了掌握归档和水利专业的基本知识外,还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识,在档案管理工作中应具备有积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式提品质案管理人员业务能力和知识水平。
（四）加强有效防控，确保网络档案信息安全
水利企业已建立了统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。及时，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全；第二，登陆企业信息系统平台要设置使用权限和密码，超时自动断开；第三，非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质；第四，计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新；第五，电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。
（五）加快提升档案信息资源的开发利用水平
企业科技档案既要保管好，更要利用好，做好档案价值的开发利用工作，要善于多角度、深层次的开发和集成，形成一批高质量的档案信息资源编研成果，主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务，力争将档案资源转变为企业的竞争优势，转变为企业的现实生产力和现实财富。
（六）加强档案工作队伍建设
水利科技企业要加强档案队伍规划，注重档案专门人才的培养，鼓励和支持人才到档案部门工作，完善人才选拔、引进和培养机制，促进档案人才的合理流动，不断提品质案工作队伍的整体素质和水平。从事档案工作的同志，要发扬刻苦钻研、精益求精的敬业精神，培养淡泊名利、无私奉献的崇高品质，不断提高做好档案事业的神圣使命感和崇高责任感。
积累的丰富科技档案资料，不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录，还是企业经营智慧和发展历程的结晶。通过档案我们可以更好地把握企业发展的客观规律，增强决策的预见性和主动性。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。
因此，做好企业科技档案管理工作对于促进经济社会的发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要意义。随着档案信息化建设的不断深入档案本身也发生了转变。在此讨论做好档案管理工作的目的也在于吸收和借鉴的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，促进企业的档案管理工作，以达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员的工作热情。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业经济发展和社会进步做出更大的贡献
浅谈水利科技档案管理:当前水利科技档案管理的探究
一、水利档案的价值和意义
在水利工作中，有至关重要的一环，那就是开发水利档案，其可以直接表现到服务社会实践，并且对社会发展意义重大。
（一）充分认识水利单位建档工作的意义
在孝义市，在建国时期开始到现在，已经建起了很多的水利工程，这一工程体系包括供水、灌溉、排涝和防洪等，在很多方面都起着至关重要的作用，包括保护沙土，促进社会和生产科学化发展，对经济社会直到保障作用，以及对水旱灾害进行抗御。并且孝义市在这几年以来，也大规模地进行了安全达标建设，面向当前所有的水利工程，进行了大规模的检查，加固，以及进行达标建设。在水利工程的工作中，管理工作尤其做好，这一项工作，不仅仅关系到水利单位本身对自己的约束，另外一个关键的因素是整理好水利资料。及时，我们可以遵循自然的规律来利用好档案，针对档案的特点，做好的把握，自觉地做好遵循，有效且科学地把服务提供。在日常的很多应用中，都是利用档案来进行资料的查找，从而达到对单位的利益进行维护的目的，这一举措，会有着很长的时间跨度和比较大的数量；第二，在工程建设中，有一个组成部分特别重要，就是档案工作，这一项工作对工程完整性有着重要影响，另外还对廉政监督、质量评定和科技人员借鉴等方面起到不容忽视的作用。
（二）水利档案的价值
水利资料的原始性很重要，水利单位又是这资料的及时手记载单位，所以其所掌握的是最原始的资料。在水利单位的管理活动和相关管理建设过程中，也会有很多种形式的材料产生，并且可以给后人提供参考以及取证，水利单位掌握着这些的资料，其他单位都很难对这些进行通彻的了解。所以，水利单位负责整理保存这些水利资料，以及时手资料的优势进行保存，这些水利资料都会是最宝贵和最刘备的。所以，我们要抓紧档案工作这一个点，从基础方面做好资料的收集工作，要对这一方面特点重视，对资料进行加工和鉴定，对收藏结构进行调整，对归档质量进行提高，从而创造出开发利用的条件。另外，这一些档案有着其他方面的应用。及时，起到考查作用，在其日常工作中，可以用到这一些档案，在设计水利工作，行政执法，进行工作总结和计划的拟订的时候，作为凭据进行考查；第二，在防汛抢险中，档案也会直到很大的帮助，领导的决策可以借助档案，通过档案对水情的历史状态还有工程的状态进行详细的了解；第三，在相关学术研究方面，可以在通过水利档案这一途径，查找到大量的历史资料，通过参考这一些资料，可以较快地对研究成果进行获得；第四，档案查找的方法经济实用，在节约方面有着不容忽视的作用，能够让不必要支出减少。
二、新时期如何做好水利档案管理工作
（一）强化水利档案收集工作
在收集和整理水利档案的工作中，有着长期性的特点，而且非常乏味，把比较多的部门牵涉其中，有着很广的覆盖范围，所以，这需要全体员工的共同协作才能把这一项工作做好。在工作中，我们应该树立新的工作观念，应该改变封闭的工作局面，要把旧观念“不重要的档案工作”摒弃，努力把视野开拓，进行创新，多方位进行档案信息的搜集工作。各个科室都应该明确各自的职责，对数据文件要有责任心，领导的部署要周密，详细可以，每个工作人员的工作应该落实到位，指定负责部门的各项数据，文件，在收集声像资料方面和归档工作方面，不得马虎，出不能漏过水利工程项目和临时机构方面，要把在施工和工作中做好的会议记录、协调活动、账册、招投标书、合同、图纸、请求批复和报告等做好详细的收集并且归档，应该有责任感地保障好这一些资料的完整性。“档案意识”是每一们职工都应该增强的一项素质，可以用大力宣传作为传导的媒介，让全体职工的热情都点燃，把档案管理工作落到实处，做到“人人负责”，营造出浓厚的工作氛围，在组织上为档案工作做出强有力的保障。在收集档案资料的过程中，有两个“结合”要做到：及时，办公室工作人员把关收发文件时的收集和专项收集结合，第二，年底查漏补缺整理归档和日常收集结合。共同努力要靠全体工作人员，要尽量齐全地收集好水利档案资料，向使用者传递具价值和最系统的档案信息，为现代化建设更好地服务。
（二）抓实档案工作的软、硬件建设
把水利档案这一项工作做好，就一定要以人为本，把档案设施建设工作加快，做到“硬件”和“软件”两手抓，在这里，队伍的建设是软件，办公设施建设是硬件。首先，我们要把队伍建设加强，对管理人员加强培训，把高素质的人才打造出来，通过培训，把工作人员的现代化意识，保密意识，经济意识和信息意识，把业务技能提高并且把他们的职业操守培养好。让档案工作人员到其他地方的单位学习，把先进的经验进行吸收，通过学习，改进自己单位和自己工作中的不足。其实，要把硬件的投入加大。一方面要把档案室设施加快建设，把必要的设备都配置好，把保管条件改善，要做好“四防”工作。另外一个方面要完善好软件设备，通过购置相关软件和电脑等设备，多元化存储介质，网络化信息交流途径，与时代接轨，把管理环境做好改善工作。第三方面，在完善了软硬件设施的基础上，要往现代化和信息化的方向发展，不能“重藏轻管”，要把工作人员的积极性充分地调动起来，在工作中要有进取心，大胆创新，把先进的技术手段和信息资源管理知识利用起来，实现档案资源的化利用，为各部门服务。在当今的档案工作中，要把创新和发展体现出来，把先进科学技术运用好，更品质地管理档案，把利用效率提高，例如用先进的存储介质，把档案存储的地方减少；图纸保管问题可以用微缩技术做得更好；数据共享方面可以通过数据库更好地实现。通过电子档案和网上查询档案这些服务和工作方法，更好地利用好和保管好水利档案。
本文作者：李艳君工作单位：义县水利局
浅谈水利科技档案管理:水利科技档案管理发展趋势
1水利普查成果档案的形成与作用
水利普查档案是指我省各级水利普查办、各级水利普查技术支撑单位等，在水利普查工作过程中形成的具有保存价值的资料，包括各种文字、图表、声像及实物凭证等形式的历史记录。水利普查档案真实、、、系统地反映我省水利普查工作的过程与结果。水利普查档案属于科技档案范畴，管理文件、普查成果、音像、实物等均按科技档案要求进行归档。水利普查成果档案不仅直接记载和反映我省及时次水利普查工作的全过程，更重要的是它的开发与利用具有以下作用:一是查清了我省江河湖泊基本情况;二是掌握了水资源开发利用与保护状况;三是摸清了经济社会用水情况;四是了解了水利行业能力建设状况;五是为建立国家基础水信息平台提供了依据。它的指导与借鉴作用在于为我省落实国务院《实行最严格水资源管理制度》，确定我省水资源配置、节约和保护的“三条红线”，即水资源开发利用控制红线、用水效率控制红线、水功能区限制纳污红线提供了依据。水利普查成果档案是我省至建国以来，水利行业及时次较大范围、最、详细的水利信息记载，是我省水利行业一笔巨大的财富。
2水利普查成果档案的两种管理方式
2.1水利普查成果档案的分类架构
水利普查档案属于水利科技档案，具有较强的专业性、使用性。这就要求我们从业人员在归档时，不但要具有科技档案管理工作的素质，同时也必须具体参与到水利普查工作中去，才能地做好水利普查档案的分类归档工作。在分类过程中按档案介质、载体，可分为纸质类、实物档案、照片档案、录音带、录像、幻灯片、光盘等(以下简称“一大类”)。另一类为数字信息化的电子档案，即空间数据库。按照数据库模式录入，简称“二大类”。
2.2水利普查成果档案的案卷组卷
2.2.1在纸质档案方面，我们按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822－2008)和《及时次全国水利普查档案管理办法》第二条之规定进行整理编目，
2.2.2实物档案以件为单位进行排序、整理、编目。
2.2.3照片档案的整理、编目应符合《照片档案管理规范》(GB/T11821－2002)的要求。例如把每个会议、活动或事由的照片分别放在一起，每次会议各选1～2张有代表性的照片并配相应的文字。
2.2.4录音带、录像带的整理、编目应符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15－95)的要求，以盘为单位排序。
2.2.5幻灯片、电子(光盘)档案按套、张排序、整理、编目。
2.2.6空间数据库。按照《水利普查空间数据采集与处理》有关具体规定整理。
2.3水利普查成果档案的保存方式
此次全省及时次水利普查成果档案的保存方式，实行“统一管理、分级实施”。“一大类”即纸质类、实物档案、照片档案、录音带、录像、幻灯片、光盘等，由各级水利普查办统一向同级水行政主管部门的档案部门移交，各级档案部门负责保存管理;“二大类”即数字信息化的电子档案(空间数据库)，由各级水利普查技术支撑单位独立保存。各级水利普查机构的档案工作，接受上级和同级水行政主管部门、档案行政管理部门的监督、指导。“一大类”与“二大类”两种保存方式并存的模式，更有利于保护“一大类”传统档案，较大限度地开发与利用“二大类”数字信息化的电子档案。
3两种管理方式的优势与存在的问题
3.1传统档案管理方式的优势与存在的问题
“一大类”即纸质类、实物档案、照片档案、录音带、录像、幻灯片、光盘等档案，采用传统的档案管理方式，它的优势是较大限度地保障了水利普查档案的原始性、真实性、完整性、安全性。存在的问题主要是:
(1)传统的档案检索速度很慢、提取手续复杂，不利于档案的及时利用;
(2)在提供利用时，档案原件的频繁调进调出容易氧化、磨损，不利于长期保存;
(3)传统档案保存对档案库房的硬件设施要求很高，特别是长期保存档案(要求恒温、恒湿、避光……等等)，管理费用投入很高。
3.2电子档案管理方式的优势与存在的问题
“二大类”即数字信息化的电子档案(空间数据库)，优势在于开发利用方面:
(1)不再受“孤本”限制，可以拷贝;
(2)检索速度很快，可以通过网络远距离传输，异地使用;
(3)可以重复使用、交互使用，提取的档案信息可以根据需要加工处理。存在的问题:
(1)“原始性”、“真实性”问题。电子档案可以复制、修改，出错的概率和机会远高于传统纸质档案;
(2)网络“安全性”问题。若局域网络的软、硬件检测工作不及时，防入侵检测技术和防病毒技术滞后，服务器极易受到黑客的攻击，给数字信息化档案的安全带来威胁，甚至造成巨大损失。
4结语
随着水利科技档案的管理措施和技术措施的不断发展，数字信息化的电子档案已成为发展趋势，用户日常提取水利普查数据档案也都是访问空间数据库，为用户带来了方便、快捷的服务。但在电子档案提供利用过程中，一旦对提取数据产生疑问时，就不得不提取传统纸质档案作为凭证，以判断其真伪。如德阳水利设计院一专家曾对我们提供的某站点年较大洪峰流量产生质疑，为了打消对方疑虑，我们复印了原始资料凭证与电子版本一并提供，使对方心服口服。现代水利科技档案的管理模式，必须适应当前信息技术发展的需要，不能仅停留在对传统库存档案资料上，还需要兼有情报、信息等多种功能。现代与传统两种管理方式相辅相成，互为补充，缺一不可。这两种管理方式并存的模式，是现代水利科技档案管理发展的方向，更有利于水利科技档案的开发和利用。
作者：范家惠 牟虹 单位：四川省水文水资源勘测局 四川省水利科学研究院
浅谈水利科技档案管理:浅谈水利科技档案管理
水利科技档案是在水利各项科研设计、工程勘察与测量、科学研究与技术改进等活动中形成的具有凭证、参考价值的重要信息及其载体。是直接记述和反映水利科技活动的历史记录，是水利科研成果的重要表现形式，是国家重要的科技信息源。为了维护水利科技档案的完整与安全，必须建立完善的水利科技档案服务体系以适应国家水利事业发展的需要。
一、加强法制宣传，增强责任意识
各级水利管理部门要通过多种形式学习、宣传、贯彻《档案法》，进一步提高各级领导、科研管理部门、档案管理部门、科研人员对水利科技档案重要性的认识，使广大科研人员了解、熟知档案法律、法规，增强有关人员的档案意识，让科研人员明确“应归档的水利科技文件材料，须由文件材料产生、经办部门或项目（课题）组，指定专人进行收集整理后，按规定移交给本单位档案工作机构集中管理，任何部门与个人均不得据为己有或拒绝按时归档”。从而在思想上重视科技档案工作，自觉承担积累、整理科技文件材料的义务，主动履行科技档案归档的职责，切实将科技档案工作纳入科技管理的各项工作职责之中。
二、加强制度建设，为科技档案管理创造条件
一要制定接收保管制度。凡是反映水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果，具有保存价值的、按一定的归档制度保存起来的文字、图表数据、声像等各种形式载体的科技文件材料必须集中统一保管。二要制定整理制度。整理必须维护和确保科技档案的齐全完整，抓好标准化、规范化工作，对接收的科技档案进行分类、编目。三要制定借阅制度。借阅时应根据档案的机密等级履行不同的审批手续，归还时，应详细检查。借阅人员应爱护科技档案，注意安全和保密，严禁私自涂改、翻印、抄录、拆散及转借。四要制定鉴定销毁制度。科技档案工作人员与有关部门组成鉴定小组，定期进行科技档案的鉴定工作，剔除并销毁已失去保存价值的科技文件材料，同时根据本单位科技档案的种类和价值，编制保管期限表，作为鉴定工作的主要依据。
三、加强收集工作，丰富科技档案信息资源
档案管理人员在科技档案收集中应提前介入，主动服务。一要主动到有关部门收集应归档的科技文件材料，不能坐等上门；二要协助有关部门学习国家制定的水利科技文件材料的归档范围，建立健全科技档案的收集、整理、归档制度，抓住各个重要环节和关键阶段，协助他们搞好科技文件材料的收集工作，不断拓宽科技档案收集范围，加强对科技档案形成过程的控制，保障科技档案的齐全、完整。
四、做好科技档案的鉴定工作，保障归档的科技档案真实
要以实事求是的科学态度对科技档案进行鉴定，避免造成不必要的损失。一是鉴别归档的科技文件材料有无保存价值，从而确定科技文件材料的取舍，剔除无保存价值的科技文件材料。二是判定科技文件材料价值的大小来确定保管期限的长短，对归档的科技文件材料划出保管期限。三是对已过保管期限的科技档案要提交鉴定委员会重新进行鉴定，对已失去保存和利用价值的科技档案要剔除销毁，对原划分保管期限不当的科技档案要重新划分保管期限。四是根据国家有关保密规定，审查科技档案的密级划分，对该解密的予以解密，鉴别、核对归档的科技文件材料的完整性和性。
五、运用高新技术，实现资源共享
一要利用先进的计算机设备和软件，将传统纸质的科技档案进行数字化，建立科技档案信息数据库，实现资源共享。数据库以文本为主，包括声像、影像等多种媒介的信息，检索、分析、复制、利用十分方便。二要建立网络。由于建立了计算机数据库，可以比较方便地对各级主管部门的科技档案信息进行处理，及时补充进数据库，充分利用计算机网络的即时性，在网上。同时，还可以开展网上咨询服务工作，为成果的推广、应用提供快捷方便的信息服务。
六、加强安全保密工作，保障科技档案信息安全
一要健全和完善科技档案保密制度。随着市场经济体制的建立，科技档案保密制度需要不断完善。各单位应依据《水利部保密工作管理规定》和《科学技术保密规定》的要求，建立健全保密制度，加强对水利科技档案的保密管理，使水利科技档案保密工作做到有章可循。二要加强涉密科技档案日常管理。对涉密科技档案特别是机密科技档案要单独保管。在提供利用时，对与所查内容无关的涉密科技档案进行密封。同时，按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密档案统计台账和存放地点索引，为科学管理、掌握、有效保密创造条件。档案库房管理也是保密工作的重要环节，应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。三要严格机密档案利用的逐级审批管理。机密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。机密档案使用完毕后，应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
七、加强科技档案编研工作，做好科技档案信息开发
科技档案编研工作作为一项科学研究工作，要求所有从事开发科技档案信息资源编研工作的人员和非档案部门的技术人员共同参与，这样可以发挥档案管理人员和技术人员的协作互补优势，取得良好的编研效果。科技档案编研不应关起门来，而要加强馆（室）之间的联合。各单位的科技档案信息资源在构成状态、资料信息量、质量上都有较大差异，但又各有特点，各有优势，如果加强横向联合，取长补短，发挥各自优势，联合开展科技档案编研或编研信息交流，实现资源共享，无疑有助于推动科技档案编研工作，对推进科技档案产业化也具有积极意义。因此要加强馆（室）之间科技档案编研信息的交流，彻底改变“关门编研”的工作局面，走出一条锐意开拓、联合编研的工作新路。
八、提高自身素质，塑造科技档案工作者的良好形象
科技档案工作者如何才能得到各方面的支持，除靠有关法律法规和规章制度外，还要具备自身的协调能力。科技档案工作者经常与文字打交道，要有一定的写作能力。有了一定的文字修养水平，才能将零散的文件材料系统化，直接为各项工作提供品质、高效、深层次的服务。科技档案工作者要具有应用现代化手段的管理能力。科技档案部门提供的不只是纸质档案，还有大量的电子档案。科技档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时提供信息的能力。
