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高校会计电算化思考分析:当前高校会计电算化存在的问题及对策
【摘 要】 会计电算化的应用是高校会计制度改革和高等教育发展的必然结果。本文探讨了当前高校会计电算化工作中存在的一些问题，提出了选择适用的会计核算软件、改善会计电算化的运行环境、落实会计电算化档案管理、完善内部控制制度、加快会计信息化建设的对策建议。
【关键词】 高校； 会计电算化； 问题； 对策
一、引言
会计电算化是信息时代的产物，随着近年来知识经济的蓬勃兴起，高校会计电算化取得了突破性的进展，形成了政府大力支持、高校积极参与、软件商竞争有序的格局。我国加入wto后，高校对财务信息的要求越来越高，财务管理从会计电算化的核算型向管理型转变，对会计电算化提出了更高的要求，标志着会计电算化新的一场革命的到来。与此相应的是，会计电算化系统的安全问题日益突出，制约了会计电算化的进一步发展，在工作实践中存在着一系列亟待解决的问题。
二、高校会计电算化问题分析
随着高校会计电算化程度的日益提高，高校会计电算化软件、基础、安全和人才都出现了不同程度的滞后现象。
（一）会计电算化软件开发滞后
市场上的财务软件可谓百花齐放，各软件的水平参差不齐。我国高校财务软件设计思想大多是考虑会计核算，不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等管理会计功能，软件没有充分发挥电算化对强化财务管理的作用，缺少财务分析功能，使得财务部门不能在资金管理、投资决策、分配政策等方面很好地发挥监督和参谋助手作用。
1.会计电算化系统是对传统会计处理手段的“模拟”。会计电算化可以说是传统手工会计信息系统的“计算机复制”，这种电算化仅仅是把计算机当作高速运算的工具，模拟手工会计模式去完成原有的数据处理任务，遵循的仍然是传统的会计循环理论，忽视了应用现代信息技术去改造传统会计，从而达到高校财务信息管理的需求。
2.会计电算化程度不深。目前，我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化，没有实现管理会计电算化，更不是完整意义上的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。既然财务会计与管理会计数据同源，管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据生成管理报表。然而，由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计，少数软件开发商虽已涉及到erp，但其技术还不够成熟，离高校财务信息的实际需要相差甚远。
3.会计电算化信息共享程度不高，财务软件局限于财务部门使用，其他部门不能及时查阅和掌握相关的财务信息，财务人员必须对会计电算化系统中的数据输出后进行整理，提供决策的信息总是滞后于经济业务的发生，同时也增加了财务部门的管理成本。
作为通用的高校财务软件，应该既符合高校实际情况，又要满足各种类型学校的管理工作需求，这就需要软件功能具有很强的灵活性。随着高校间的市场竞争日趋激烈，如何加强财务管理、控制费用、增加收入都对高校财务软件提出了更高的管理要求。
（二）会计电算化基础工作薄弱
当前，高校电算化管理工作薄弱，新的内部控制制度、会计基础管理工作存在着很多不足，使得会计电算化不能正常健康地发展。会计电算化基础管理工作主要包括会计制度是否健全、核算规程是否规范、基础数据是否完整等，这是搞好电算化工作的重要保障。计算机处理业务，要求会计数据输入、业务处理及相关制度规范化、标准化，使电算化会计信息系统顺利运行。会计电算化的应用和发展把高校财务人员从繁重的手工工作中解脱出来，但高校会计基础工作的不健全，使得会计信息不能被合理使用，没有充分发挥会计电算化对高校会计工作的作用。
（三）会计电算化系统脆弱
1.数据安全风险。在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。
2.管理安全风险。由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、u盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。
3.非人为事故风险。如意外事故，包括非预期的、不正常的程序结束操作造成的故障、由于电源故障造成各种设备无法使用、存储数据的辅助介质部分或全部遭到破坏、已输入数据的凭证丢失等。如果这些数据已经及时备份尚可恢复，如果未及时备份，则造成财务数据将长期丢失，给高校造成不可估量的损失。
（四）会计电算化人才紧缺
会计电算化方面的专业人才缺乏一直是制约会计电算化发展的“瓶颈”问题。目前，相当一部分高校财务人员的会计实践工作经验丰富，但对计算机的软硬件知识了解甚少，他们只能机械性地使用财务软件，一旦计算机出现故障，就束手无策。如果出现误操作，可能就会使自己长时间的工作成果付诸东流，严重的可导致财务数据丢失、系统崩溃。人才因素在一定程度上成为制约我国高校会计电算化进程的重要因素。
三、高校会计电算化发展的对策建议
（一）选择适用的会计核算软件
在会计电算化实施过程当中，使用的财务软件必须符合国家统一的会计制度规定，保障会计资料质量和财务工作正常进行。高校要重视财务软件的选购问题，选择适用于财务管理需要的会计核算软件，一方面进行大量的市场调研和测试，选择能满足高校内部管理需要的、适合本校的财务软件；另一方面，高校应将应用商品化财务软件与自主开发相结合。通常的商品化软件总是只能反映某一类用户共同的需求，而不能充分照顾到每一个用户的具体情况。为了提高财务工作的效率，有实力的高校应将商品化财务软件和自主开发结合起来，利用本校的计算机技术力量，对商品化财务软件未能提供的功能加以补充，对其不完善的功能加以完善，服务于高校管理需要。
另外，从网络技术角度出发，着眼于今后软件的升级换代和功能的提升，应充分考虑到网络安全、第三方接口输入输出的开放、大型数据库技术等内容，让财务系统走上信息系统的高速公路。
（二）改善会计电算化的运行环境
1.加强会计基础管理工作。
会计电算化要向规范化、标准化的方向发展，就必须加强高校会计电算化的基础工作，引进先进的电算化管理理念，改进高校会计工作传统的管理模式。随着会计电算化工作的进一步深入，与计算机应用相适应的管理制度建设将与软件的应用并驾齐驱，会计电算化系统必须有一套与之紧密结合的组织措施，形成的会计电算化制度体系，才能充分发挥其效用，为进一步编制财务报告提供的依据。要完善电算化管理制度体系，包括高校会计人员上机操作规定、系统维护规定、档案管理规定等等，做到有章可循，更好地对会计日常事务进行处理，保障会计信息和财务管理的安全、，为高校的发展提供财务管理保障。
2.重视复合型人才的培养。
高校要加强复合型财务人才的培养，使财务人员既掌握扎实的会计理论知识技能，还对计算机知识有深刻的了解，快速、周到、地掌握会计电算化的系统知识、能处理计算机一般性故障，培养出对会计电算化接受能力强、既懂会计知识又有一定计算机水平的复合型人才。高校应时刻关注会计电算化的发展，培训会计电算化骨干力量，对在职财务人员进行培训，更新知识结构，为社会输送新的血液，提高财务人员的会计电算化管理和应用水平，加快会计电算化进程。
3.做好会计数据的安全保密工作。
高校要加强会计电算化安全防范意识，把数据安全问题放在工作首位，在思想上高度重视，建立多级备份机制。对于财务数据应定期进行备份，要按照“积极预防、及时发现、快速反应、确保恢复”的要求做好数据备份工作，备份数据要保存在安全的多个存储介质上，必要时使用压缩软件、加密软件对备份数据压缩、加密。定期将必要的备份数据刻录到光盘中，重要的数据好制作两个以上拷贝且存放在不同的地点，保障数据在损坏后可以及时恢复。同时，对计算机操作系统制定合理的数据访问的用户账号、权限设置、密码，保障数据的安全。提醒用户不使用简单的密码，并定期修改密码，防止泄漏账号及密码。网络系统软件、数据库管理系统软件、财务软件本身有安全漏洞，要及时安装的补丁程序或升级，提高整个系统的安全性，更好地保障数据的安全。
（三）落实会计电算化档案管理
实现电算化后，对会计档案管理技术也提出了新的要求，为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，必须建章定制，制订一系列管理办法：1.建立完善的会计档案保存制度。实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存方法按《会计档案管理办法》的规定执行。2.妥善保管存有会计信息的磁性（光）介质或其他介质载体。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的房间内等。3.建立完善的会计档案工作日常检查制度。高校财务领导应定期地对电算化会计档案工作进行实地检查，加大监督力度，促进高校会计档案管理水平的提高。4.建立完善的电算化会计档案调阅与使用权限制度。各高校应严格会计档案调阅的审批程序和规章流程，严禁随意拷贝、复制，随意调阅会计档案，加强会计档案的安全性与保密性。5.报废的计算机应将其硬盘彻底格式化，以防数据泄密。
（四）完善内部控制制度
1.实施组织机构控制。加强高校财务管理内部控制制度建设，将会计系统中不相容的职责进行分离，即在财务人员之间进行分工，并制定相应的制度与之配套，设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来防止舞弊，保障会计信息的真实、。组织机构的设置必须贯彻业务审核与计算机操作相分离、数据输入输出与数据审核相分离、系统维护人员与计算机操作人员相分离、系统数据文件的保管与计算机相分离的原则。
2.强化内部财务监督。通过内部监督可以了解现有的一些内控措施是否有效。在会计电算化运行过程中，审计人员对业务处理等进行评价和检验，有利于监测财务软件的性，提高财务核算质量和管理水平，科学规范的管理制度是会计电算化安全之本。重视内部监督，定期进行内部审计是规范和完善会计电算化管理，促进高校自我监控、自我发展和完善的较好措施。
（五）加快会计信息化建设
会计属于上层建筑，它随着客观经济环境的变化不断发展和完善。高校会计领域在网络环境下发生了深刻的变革，会计社会环境和会计信息使用者对信息需求的变化呼吁会计革命，互联网的快速发展为高校会计电算化向网络化方向的发展提供了保障。因此，必须重新构建现代会计模型，将现代会计与信息技术相统一，构成未来的会计信息系统。会计信息化更强调会计输出结果的增值性，在完善财务会计信息化的同时，侧重于财务信息使用者的需求。实现会计信息化改革目标，高校将通过互联网和校内局域网建立一个相对快捷开放、实时方便的信息交流系统，为财务部门和校内其他部门之间，高校与外界之间保障畅通的信息交流提供便利，会计电算化向会计信息化发展将给高校财务工作带来一次质的飞跃。
高校会计电算化思考分析:关于高校会计电算化、网络化发展的思考
摘 要:文章分析了我国高校会计电算化、网络化对传统财会工作的影响及其发展中存在的问题,提出了发展高校会计电算化、网络化的途径和对策。
关键词:会计 电算化 网络化
随着高等学校资金筹集渠道的多元化和经济活动的日趋频繁,高校会计核算已经进入了电算化、网络化时代。自20世纪80年代以来高校会计电算化经历了从无到有、从小到大的发展过程。据估算目前全国大约有90%以上的高校实现了会计电算化并逐步进入网络化。会计电算化是指以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称,是以电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账以及部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。作为一个以提供综合经济信息为主要手段的控制系统,高校电算化会计将会在未来高校经济发展和财务管理中起到举足轻重的作用。
一、高校会计电算化、网络化对高校传统会计工作的影响
会计电算化、网络化的推行,是高校会计工作方式的革命,也是高校会计工作的一次飞跃,它给会计工作提出了新的要求,同时也对传统的高校会计工作产生了较大的影响。
1.传统的会计工作方式发生了根本变化。会计实行电算化以后,会计核算工作脱离了手工操作状态,从凭证录入、账务处理到报表制作,由计算机完成,这是一次质的飞跃,大大提高了会计工作效率。
2.高校会计网络化实现了会计信息资源的共享。高校通过校园网和互联网建立了一个相对开放、实时、快捷方便的双向多媒体信息交流系统,为高校内部各单位之间、高校与外界之间信息交流提供了便利。校内各单位可以通过网络查询部门账务,实现会计信息资源共享。高校信息网的建设还使会计信息收集、加工处理和综合利用的手段发生了变化,从广度和深度上极大地扩展了会计报告的信息内容,会计作为控制系统的本质日益显现、会计信息的利用效率极大地提高。
3.进一步规范了会计工作程序。推行会计电算化以后,各高校重新制定了会计核算、财务管理的规章制度,进一步对会计人员、财务管理人员的权限以及会计工作程序和会计档案、资料保管等作出明确规定,比传统会计工作更加严格,标准更高。
4.会计电算化、网络化改变了传统的高校内部控制制度和方式。在传统的会计方式下,由于其数据处理工具主要是算盘或计算器,大部分工作由手工来完成,因此,其内部控制工作主要是放在对人的控制上。如通过定期会计检查来监督和考核会计人员的工作绩效,这些制度和方法对保障会计工作质量起到了一定作用。会计电算化改变了传统的手工记账方式下的数据处理手段、数据储存载体和岗位间的制约方式。手工记账方式下的各种处理步骤不复存在,审查、复核控制机制随之削弱,会计电算化使内部控制越来越依赖计算机系统。会计事项处理的无纸化和电脑操作的无形化使会计信息的真实性风险加大,所有这些由于会计实行电算化带来的影响要求我们必须加强和重视会计电算化系统下的内部控制,除了对人员的控制外,还要对电算化会计核算进行内部控制。
二、高校会计电算化、网络化发展中存在的一些问题
高校会计电算化的发展是高校管理现代化与高校会计自身改革和发展的客观需要,是时展的必然。但是我们必须看到,目前我国高校会计电算化、网络化中尚存在着一些不容忽视的问题,对于这些存在的问题如何认识并逐步解决,直接影响着高校会计电算化、网络化的进程,需要引起我们的高度重视。
1.会计数据载体的管理与保护问题。网络时代的高校会计电算化,会计数据的载体由纸张变为磁介质和光电介质载体,毋庸置疑,对于数据的备份和数据存储载体的保护是我们必须要解决的首要问题。原始凭证的数据转变成磁性介质后,能否保障数据原件的真实性,法律能否接受计算机记录的会计数据作为有效证据,以及会计手续中电子签字如何认证,都是一个不容忽视和需要在实践中探索和解决的问题。
2.电算化基础管理工作薄弱、内部控制制度不完善、会计信息质量有待进一步规范与提高。在高校的会计电算化中,存在管理制度的充实和完善慢于会计电算化特别是网络化发展进程的现象。内部控制制度滞后和不完善导致对会计电算化中问题的发生缺乏预见性和预防性。有的高校在制定管理制度时只重视对计算机硬件或纯软件使用方面的风险,忽视了内部人员对会计数据的非法访问、篡改、泄密和破坏及外部不法分子恶意入侵等方面的风险,致使会计信息质量下降。随着网络时代电算化会计的发展,计算机舞弊手段和犯罪现象与日俱增,会计电算化对会计信息质量的真实性和安全性提出了新的挑战,如何加强内部管理、建立完善的内部管制制度、防范和制止计算机舞弊、保障会计信息质量的真实、和完整是网络时代高校会计电算化面临的重要任务和难题。
3.会计软件功能的设计与拓展。随着信息技术的发展和会计电算化、网络化的深入,会计核算软件规模也越来越大,内容越来越复杂,要连接的系统越来越多;同时软件支撑环境,如操作系统、数据库类型、开发工具、软件结构、网络技术等发展很快,而这些新技术应用发展又不平衡,出现了技术应用上的多样化。目前,我国会计软件如:科发、用友、安易、浪潮、金蝶、新大中等一大批的会计软件已经被用户接纳并具有良好的售后服务,我国的商品化软件市场已初步形成。会计软件虽然品种众多,但功能多仍以核算为主,各子系统之间又彼此分隔,缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性;缺乏一些能满足市场经济下高校实行决策分析和会计核算分析需要的、通用性和灵活性强、具有综合管理功能的会计软件。
4.会计人员素质的强化与提高。会计电算化、网络化的发展需要大批复合型的会计人才,既懂会计又懂管理;既熟悉会计电算化知识,又熟悉网络知识;既懂会计业务操作,又能解决实际工作中存在的问题。而目前相当一部分高校会计人员的专业知识薄弱,计算机技能偏低,常常出现虽然计算机技术不断升级而会计功能徘徊不前的尴尬局面。人才因素在一定程度上成为制约我国高校会计电算化、网络化发展进程的重要因素。
5.会计分析、管理电算化差距较大。目前,大多数高校的会计电算化主要局限于会计核算方面,而在会计分析和财务管理电算化方面尚未充分发挥作用,不少会计人员对会计核算和财务管理之间的本质不了解,重会计核算、轻会计分析和财务管理的现象较普遍。高校会计电算化要彻底实现会计工作由“核算型”向“管理型”的转变,需克服财会人员传统的理财观念,对新形势下的会计工作进行研究和探讨,腾出更多的时间和精力进行会计信息分析并针对分析中发现的问题给管理者提出意见和建议,帮助其正确地进行决策、当好领导的参谋。
三、发展我国高校会计电算化、网络化进程的主要途径
1.重视组织管理,完善内部管理规章制度建设。随着我国加入wto,会计制度与国际社会的接轨已成为必然的趋势,高校的各级领导都要高度重视,这也是实现会计电算化、网络化的重要前提。高校的管理部门要具有长远意识和现代管理意识,根据本单位实际情况不断完善会计电算化的配套法规,建立健全一整套电算化模式下的内部规章控制制度,使高校会计电算化、网络化工作有章可循,依章办事,走上规范化的发展道路。其中应包括:(1)建立健全会计电算化人员岗位责任制、明确各岗位的职责范围,实行不相容岗位分离制度。(2)完善日常操作管理制度、明确各人操作权限,对操作密码严格指定专人管理并定期更换。(3)建立计算机硬件和软件管理制度,配专人进行软、硬件管理和维护,制定防病毒措施。(4)建立电算化会计档案管理制度,存储在计算机硬盘和磁盘中的会计数据等会计档案应指定专人负责,谨防外部因素对会计档案的破坏。(5)建立定期检查管理制度,检查会计数据是否按时备份,各种账簿是否按时打印,明细账与总账的各会计账户余额是否平衡等。(6)建立会计各岗位的定期轮岗制度,加强各岗位间的制约和监督。
2.加强网络安全防范,保障系统正常运行。会计核算系统的性、会计信息的安全性及信息处理的正确性均依赖强有力的安全控制。影响系统安全的因素有火灾、水灾、地震等自然因素,也有利用计算机舞弊或犯罪的人为因素。系统的安全控制就是指防止这些因素危及系统安全,发现影响系统安全的问题,并解决这些问题使系统尽快恢复正常的所有措施。加强对电算化系统数据输入、处理、输出的控制,明确管理员、操作人员、维护人员的职责范围。尽可能地选用安全等级较高的操作系统产品,并经常进行版本升级。同时,必须从计算机资源授权控制、会计数据资源控制、系统开发控制、系统维护控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,设置多级保密措施,提高数据的标准接口技术,加强网络安全防范。
3.加强“会计—计算机—管理”型复合人才的培养。我国会计软件开发早期主要以计算机人员为主。由于他们对会计、审计、财务管理等方面知识了解较少,因而开发后期则是以计算机人员和会计人员相结合为主要开发力量。在这种情况下,虽然使会计电算化系统开发人员的知识结构大大改善,但仍不能满足实际需要。尤其是我国已加入wto后,高校涉外经济业务也出现并日渐增多,财务信息的报送范围日益广泛。这就要求财务会计人员不仅熟悉中国国情、还应了解国际惯例;具有较强的竞争观念和风险意识,具备丰富的创新精神;精通财会业务,熟练掌握外语和计算机技术。培养一批具有多学科知识,综合理论功底,精通会计与计算机理论与实务的高素质、复合型人才。各级会计人员管理部门要经常性地对电算化会计管理人员、会计人员、系统维护人员按不同要求、不同内容进行培训,同时应积极吸纳高校会计电算化专业人才进入高校会计行列。高校现有的会计电算化工作者,应努力提高自身素质,学习各项业务知识,积极推进高校会计电算化工作更快更好地向前发展。
4.拓宽视野,进一步扩展会计电算化的网络功能。目前,许多高校的校园网建设已初具规模,财务系统要充分利用校园网接口,将应收、应付款项的管理信息生成文件、传送到各院(系)、部门催收或报账。并将工资、公积金、各单位创收、各单位经费开支状况、学生交费、欠费情况的查询系统放于网上,实现无纸化办公。避免校内各部门间因信息获取滞后而造成的工作拖延和矛盾冲突,大大减轻财会人员查账和到各部门传送信息的工作量,提高工作效率。各高校间、高校主管部门间通过国家教育科研网实现会计电算化联网,既为校际间协作打好基础,主管部门也可以随时掌握所属高校的经费预算、决算、经费收支、政策执行等情况,高校也可以通过网络及时请示、汇报工作,真正发挥网络的信息高速公路的作用。
5.加强高校内部审计监督职能,实行有效监督和指导。内部审计既是内部控制系统的重要组成部分,也是加强单位内部控制的一个有效手段。在会计电算化系统中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,高校的内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确、真实,审核费用签字是否符合本单位内控制度要求,凭证附件是否规范完整;(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞;(5)检查和监督内部会计控制制度的建立和执行情况。为方便审计人员对财务的监督和指导,可以在财务部门计算机局部网中,为审计部门设置计算机终端,严格控制使用权限,使财务和审计相互配合、相互促进,使财务管理工作水平进一步提高。高校会计电算化、网络化是高等教育发展和会计制度改革的必然要求,高校的领导者应及时转变观念积极支持会计电算化的发展;高校的财务管理和从业人员要主动适应新形势,更新认识、更新知识、积极参与会计电算化工作,充分发挥会计电算化对高校经济活动的预测、决策、控制功能,迅速、、、综合地反映学校财务活动状况,为领导决策提供快捷、的信息反馈、使高校的会计电算化事业蓬勃发展。
高校会计电算化思考分析:高校会计电算化档案管理的思考
【摘要】 本文根据会计电算化档案的特点,分析了高校会计电算化档案管理存在的问题,提出了加强高校会计电算化档案管理的对策。
【关键词】 高校;会计电算化;档案管理
会计档案是重要的经济档案和历史资料,具有不可再生的特点,它是检查以前年度发生的经济工作责任和进行绩效评价的重要依据。高校领导在了解学校状况、预测经费开支、制定事业发展规划和科学决策时都必须借助会计档案记载的各种信息,会计档案是高校必不可少的经济信息资源,具有极为重要的经济意义的法律意义。会计电算化在为我们提供快捷、高效服务的同时,不同程度地存在着某些问题。怎样做好会计电算化档案管理,是摆在我们面前的一个新课题,需要不断深入地研究和总结。
一、高校会计电算化档案管理存在的问题
(一)会计电算化档案管理内容不够完整
目前大部分高校虽已经实现了会计电算化,但由于对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,因此大多数高校定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案,而没有移交存储会计数据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的高校为了管理需要进行了会计软件的升级,而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档,随着时间的推移,不同版本下的会计数据不能被调用,会计档案的完整性、安全性就得不到保障。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用,但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用,更无法适应会计电算化档案的改革发展。
(二)会计电算化档案自身存在的问题
1.机制记账凭证内容不完整。尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等,但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证,内容不完整,责任不明确。
2.备份打印输出不及时。有些高校不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出,过于依赖计算机存储,没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏,就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料,从而影响电算化系统的正常工作。
3.硬件设施未跟上。由于某些高校受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的会计电算化档案保护措施;没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,没有实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。
(三)会计电算化档案管理缺乏专门人员
会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识,又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多高校比较重视教学和科研的人才引进,对档案的管理不够重视, 有的高校甚至让非专业人员管理档案,遇有上级主管部门检查时忙于应付, 档案意识滞后。个别高校的档案室多采用打开柜门,让财务部门的同志自己查阅会计档案,有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅,既不符合会计档案管理的要求,也无法满足高校对会计档案的信息需求。
(四)会计电算化档案管理制度有待完善
目前,国家关于会计电算化档案管理的讨论,大多是围绕《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》等几个文件,仅对会计电算化档案的基本要求而谈,未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。随着会计电算化的普及,会计档案的内容增多了,对环境的要求提高了,而很多高校没有认识到这些变化,认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,没有及时修订学校的会计档案管理制度,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责,也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。会计电算化档案管理中存在的问题越来越突出,原有的管理方式陈旧,不能适应会计电算化档案管理的要求。
二、加强高校会计电算化档案管理的对策
(一)强化领导会计档案的管理意识
各类档案设备的购建,专职档案管理员岗位的设置以及档案
管理制度的出台,都离不开单位领导的积极支持。因此,会计人员一方面要大力宣传国家的财经法规和管理规章,增强大家的会计电算化档案管理意识;另一方面,积极主动地争取领导的重视、关心和支持,强化领导的会计档案管理意识,将会计电算化档案管理工作纳入学校整体工作的范围加以考虑和安排,加大经费投入,完善硬件环境,不断升级软件,确保会计档案管理工作顺利进行。
(二)提高会计档案管理人员的业务素质
会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作,计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求,会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键,针对目前高等学校档案管理机构中,缺乏既懂档案管理知识又精通财会知识和计算机应用的复合型人才,不能适应新形势下会计档案管理工作需要的情况,高校领导应重视会计档案管理人才培养,进一步加强会计档案管理人员队伍建设,不断提高他们的政治素质和业务素质,使他们尽快掌握现代化的管理方法和技术,不断提高会计档案管理水平。
(三)建立和健全会计电算化档案管理的制度体系
国家制定系统的、细化的会计电算化档案管理办法,以法规制度的形式加以强制,在方法上指导各单位的会计电算化档案管理工作,是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保障会计档案妥善保管、有序存放、方便检查,防止毁损、散失和泄密”;第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。笔者认为,目前高校可根据财政部的《会计基础工作规范》、《会计电算化工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》等管理规章,建立和健全一系列具体的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系,保障会计电算化档案的安全和完整,更好地为决策服务。具体可以制订以下制度:
1.建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用,并设立备份登记簿,登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表,应视同会计资料按月做两套软盘备份,交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据,尽量少采用软盘存储会计档案。
2.建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份,并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号,同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出,并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管,要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。
3.建立会计电算化档案的保管制度。档案保管员要将备用盘与储存盘分离存放在两个建筑物内,即对所有的会计数据进行双备份,每份要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护,贴上封签,存放在两个不同的地点,并做好防磁、防火、防潮、防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、刻录的光盘等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。打印输出的凭证、账册、报表等纸介质档案,按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理,但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管,以明确经济责任,保障档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下,可以在纸质档案的卷内目录“备注”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址,以相互对照利用。
4.建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。每次调阅,必须有档案管理人员在场监督,根据调阅权限,在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等,不得将保存的会计档案借出。本院教职工来调阅或复制会计档案,应经会计主管人员同意,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。外单位人员来调阅或复制会计档案,必须持有单位正式介绍信,经学院领导、会计主管人员批准后,由本单位财会人员调阅、复制后再处理。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保高校会计档案的安全性和完整性前提下,使会计电算化档案得以充分利用。
5.建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制
度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点,在进行管理时应注意:对硬盘上的会计档案,应具有相应的安全保密措施加以保护;要有用户设别控制管理;要有加密的机内操作日志管理,监督操作系统;要有数据存取权限限制,防止越权使用。对于普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保障电子档案的安全性,减少人为修改的可能。
6.建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案,由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见,编制销毁清册,列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时,由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销,并将实际销毁内容与销毁清册进行核对。销毁后,监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案,均不得销毁。
7.建立会计电算化档案的立卷制度。《会计档案管理办法》第六条规定,各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。高校一般可以根据档案保管年限和管理类别进行立卷。每年保持档案顺序排列的稳定性,没有国家政策的调整,一般不予变更。
8.建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括:根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准;各工作岗位的人员和具体分工;各工作岗位的轮岗办法;对各会计电算化岗位的考核办法。保障管理的各项工作责任落实到个人。
9.建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制;提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;强化系统的安全防护功能,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
10.建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交时,要按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收,交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份,交接双方各执一份,存档一份。
随着高校会计电算化的不断深入,高校应充分重视会计电算化档案的管理,不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息,设计和建立一套高校管理与决策的支持系统,以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的会计档案管理是保障会计数据安全完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用,更好地为决策服务的保障。
高校会计电算化思考分析:我国高校会计电算化思考
1．高校会计电算化应用的缺陷
在我国高校会计电算化的应用非常普及，应该不是一个认识问题也没有应用障碍，主要缺陷是应用的范围、深度和广度，以及对于电算化所需软件的选择和研发。
1．1高校会计电算化的应用范围狭窄。
财会人员真正地脱离算盘而进入电算化阶段的历史并不长，由手工系统到计算机的过度并不困难，两者之间的简单“对接”确实提高了工作效率和性。过去财会人员一把算盘，几个账本就是全部的家当，记帐、运算、做表、核对、报帐等繁琐的过程的确费时费力，而且一旦抄写失误或者计算错误就会产生严重的后果。一般说来，传统会计的数据是滞后的，它无法即时反映财务状况，存储和查阅相当麻烦，有些数据出来后对于领导决策来讲已经为时已晚。计算机具有强大的存储记忆功能，海量的会计信息可以随时筛选和查阅，计算的数据真实、、，可以及时时间为决策者提供参考，工作效率是手工会计系统无法匹及的。但是，许多高校的会计电算化仅仅实现了简单的替代作用，把手工计算的过程电算化，采用相应的软件模块，从记帐凭证输入开始，模仿人工完成记帐、计算、报帐、形成财务报告等程序。这实际上是会计电算化最基础的应用，使得帐源、报表数据源、记帐凭证无法通过系统自动生成，存在着人为因素的干扰，与手工记账没有本质的区别。
1．2会计电算化所能解决的财务管理问题有限。
在我国高校会计电算化基本解决了财务会计的电算化问题后，能够用电算化完成管理会计职能的为数不多，把财务会计电算化与财务会计电算化有机结合的更少。比如在高校一般只有一个基本的信息收集、加工系统，它是以财务会计为核心的会计系统，而管理会计并不会同时构建另一个独立的系统。管理会计是通过财务会计的记帐、算帐获得所需的数据和资料，同时也从其它渠道获取有价值的信息，然后按需进行管理上加工处理。从中可以看出，管理会计的信息来源主要是财务会计基本信息系统，再从相关资料中获得补充，建立起自己的数据库。但是这种借用、整合、构建并没有形成完整的体系，管理会计电算化的制度、规范性、可操作性都不强，软件的开发滞后，使电算化的应用仍然集中在财务会计上，管理会计能够拓展的空间很大。
1．3软件开发滞后于会计制度改革的步伐。
计算机会计应用软件的开发相当迅速，不断地有升级软件出现，为高校财务人员的电算化提供了“软性”武器。但是开发商往往根据软件使用的频率和认可度来进行设计和研发，更愿意在会计软件、使用平台、开发工具、使用环境等方面下功夫，而对于会计功能的拓展进展迟缓。比如对固定资产折旧方法的处理与选择、对外币汇率的选择、存货计价的选择等方面新会计制度有着明确的规定，一旦确定下来无权擅自改动。这对于管理会计来说是硬性规定，但是财务会计软件设计便没有该项功能，用户可以通过改变方法来达到某种目的，所以很难保障新会计制度的贯彻落实。
2．改进和完善高校会计电算化的思路
2．1整合财务会计系统与管理信息系统资源。
高校管理信息系统是由自身的内部信息和外部的信息组成的，据此来实施对高校的管理，并为学校高层实施战略决策提供依据。这个管理系统包含了电算化会计管理，它在整个系统中占有重要地位，所以要把它作为一个独立的子系统来开发，并且与财务会计系统整合起来，形成一个有机的完整体系。
2．1．1会计电算化子系统的开发和应用。
会计信息是高校整个财务运作流程的真实反映，贯穿于高校招生、教学、培训、管理各个节点，与管理系统中的其他子系统的信息紧密相连。所以，在高校整个管理体系中，会计电算化子系统的开发和应用是关键，要在会计电算化子系统中增加决策支持系统、预测支持系统等等，把高校的财务管理与行政管理、人事管理、后勤管理等链接起来，会计电算化的实用价值才能得到体现。
2．1．2与财务会计软件的整合。
管理会计软件开发的不足是一个普遍现象，这与高校领导的认识有关，也与对财务管理重视程度不够有关，好像一个是必须的，一个处于从属地位，这种认识有一定的市场。我们要在提高认识的基础上，开发出与财务会计平行的系统，资源共享，与财务会计软件整合起来，最终组成一个有机的整体体，实现会计电算化由核算模式向管理模式的实质性转变。
2．1．3提高会计电算化的应用效能。
显然，会计电算化只是高校行政管理的一部分，它与高校管理信息系统的目标是统一的，在财务会计和财务管理电算化系统建成后，就要及时并入高校的行政管理的系统中。这样既有益于高校进行的行政管理，又丰富了会计电算化的内容，既提高了行政管理的效率，降低管理成本，又强化了会计电算化的应用效能。
2．2实行财务会计电算化的智能化管理。
实现智能化管理，就是要借助会计电算化实现人机交互，把电算化会计系统与现代财务审计工作结合起来，这就需要会计软件融入审计工作的职能要求。会计电算化就是要较大限度地消除人为因素的影响，所有的原始凭证、记帐凭证帐簿、报表都要完整地存储在计算机磁性介质上，后续的帐务处理都在机器的程序化操作下自动完成，来自领导的、其它部门的、财务内部的人为因素基本消除，给审计工作扫清了障碍。这就需要改进会计电算化的功能，首先是会计软件的设计，凭证、总帐、报表之间应该具有双向查询功能;其次，该软件要拥有多种会计核算方法以及处理程序，为审计人员多方式、多角度地开展审计工作提供可能。
2．3高校财务会计电算化软件的选择。
打仗必须要有好的武器和装备才能打胜仗，这种“装备”也有优劣之分。目前我国的财务会计软件良莠不齐，Microsoft的Excel、Lotusl－2－3等软件有着良好的口碑，有的软件却是问题多多，有必要改进会计软件设计的规范化，使财务软件在合法合规的条件下运行。选择那些严格遵循公认的会计原则和国家统一的会计制度设计的软件，应该具有一定的通用性和专业性，能够与其他的管理软件进行无缝连接;软件的界面要通俗易懂、流畅耐用、可操作性强，使一般的财会人员能够很快上手操作，利于会计电算化的推广;比如“自动转帐凭证生成模块”，就是设计人员根据收、付、转和汇总记帐凭证的格式，事先设置好摘要栏、借贷方科目、金额栏(借或贷)以及金额的计算方法，其结果自动生成。会计人员很容易操作，而且可以保障会计报表数据源的真实以及计算的性。
3.综述
高校财务会计电算化存在的问题不仅如此，需要改进的地方很多，关键是财务会计与管理会计系统的结合、与行政管理系统的整合以及在财务会计电算化应用基础上软件的选择和开发。21世纪是以信息技术为中心的财务管理战略趋势，会计电算化是一种崭新会计工作形式，必将在新形势下继续快速发展，为我国的高等教育事业的发展作出贡献。
作者：郑捷菲 单位：锡林郭勒职业学院
