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设备档案是高校在设备购置、管理、使用过程中形成的各种记录，随着设备档案的不断增加，设备档案管理工作也发生了很大的变化。但目前高校设备档案管理还存在工作网络不健全、工作流程粗放、管理制度存在漏洞、管理队伍建设滞后等诸多问题，严重阻碍了设备档案的规范化和科学化的管理，影响了教育教学科研设备的有效利用。本文将从设备档案管理的实际出发，积极探索构建高校设备档案管理体系，以期更好地服务于高校档案建设工作，完善高校档案管理系统，实现高校档案管理体系的全覆盖。
1高校设备档案及管理工作的特点
1.1多单位协同
一台教学科研设备从厂家到校园，需经过设备使用单位的申请、国有资产管理部门的论证、招投标中心的招商以及安装调试，这中间涉及了高校的好几个部门，在针对设备的各环节各流程工作中，就要产生诸多的记录，这些记录就是围绕该设备而形成的档案。设备档案需要多方协同合作，才能做好设备档案管理工作。
1.2设备档案形成的周期长
在档案界，对文件生命周期理论研究、传播较为广泛，对于档案生命周期理论的研究则较少。其实，设备档案也是随着设备的几个阶段而不断变化的。一台设备在不同时期，它的价值也呈现不断减弱的态势，到最后失去功能，完成使命。因此，面对设备档案的长周期，需要档案管理部门和设备使用部门的工作人员进一步解放思想，提高自己的设备档案管理能力，做好设备档案的管理工作，做到收集全面、内容丰富，不遗漏、不缺项。
1.3设备档案的成套制明显
1993年，教育部制定出台的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》明确提出，设备档案必须以件、台为单位开展设备档案的建档工作，要以围绕设备管理形成的成套制开展建设工作。很多高校在设备档案管理中，也明确提出了以设备成套制开展收集归档工作。我们在调研中，访问了很多高校档案馆网站，有的高校也明确提出了设备档案要围绕设备开展收集归档工作。山西医科大学设备档案管理办法指出：作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、稀的仪器设备说明书等文件材料，均须归档。若文件材料有一式两套，一套归档、一套随机使用。若仅有一套、使用部门又确需经常使用的，由使用单位复制一套，原件存档，复制件随机使用。从这些管理办法来看，设备档案的成套制要求明显。针对设备档案的成套性和专指性，我们可以借鉴人事档案管理一人一档的管理办法，一台设备一套档案，将设备在生命周期里形成的档案材料，进行成套归档，并遵循形成规律，确保全过程覆盖，保证设备档案完整、准确和系统化。
1.4设备档案管理工作量大
办学条件、资源占有一直是衡量高校办学水平的一项重要指标，目前高校发展快速，针对社会的人才需要，各高校开办了很多新专业，形成了新学科，随着专业学科的更新、学生规模的扩大，对设备的需求也逐年增强，特别是对实验室设备的需要更是越来越高，再加上设备种类的日益增加，各高校面临众多的设备，设备管理工作越来越繁重，其产生的设备档案也越来越多，面对如此繁重的工作任务，高校档案管理一定要加强与设备使用单位的联系，加强对设备使用人员的档案技能培训，为做好设备档案的收集整理工作奠定基础。
2高校设备档案管理体系构建的原则
2.1规范管理
很多高校设备档案由设备所在单位使用者进行管理，管理方式陈旧，往往还是沿用传统的手工管理模式，设备使用者熟悉设备，但缺乏档案相关知识，不懂档案管理业务。而档案馆设备档案管理人员有档案方面的专业技能，但对设备不熟悉，对设备的运行、技术参数等更是不懂，因此，高校的设备档案一直存在很多问题，高校设备档案体系构建就应该采取二级管理模式，进一步明确各单位在设备档案管理中的职责和任务，从而进一步规范设备档案管理，提高设备管理管理工作的工作效率。
2.2集中管理与分散管理的处理
构建高校设备档案管理体系的首要原则就是要坚持规范管理的原则。集中统一管理是高校档案管理的基本原则，但设备档案，有其自身的特点，设备在使用过程中，一些设备技术性能方面的随机档案、档案购置情况等材料都经常会使用，需要这类材料随机存放。针对这类问题，档案部门就要多思考，有的学校采用复印的方式，正本归档移交档案馆管理，复印件随机管理，方便利用。有的学校则是设备的随机档案由所在单位进行归档管理，其随机档案目录移交档案馆，档案馆负责管理目录，在一定时期就目录开展档案检查，督查各单位做好设备档案的管理工作，确保设备档案的完整。这些措施和方法，都有一个前提原则，要处理好集中管理与分散管理的原则，实现设备档案的最大价值。
2.3有利于提高设备档案的利用价值
一个新的设备档案管理体系的构建，一定要在改革创新上发力，特别是要针对设备档案查找利用困难的问题，进一步提高设备档案的利用价值，方便利用为前提。档案管理的目的是进一步发挥好档案的价值，为此，高校设备档案的构建坚持利用第一的原则，整合设备档案资源，一台设备建立一套档案，实行设备档案的专套制，特别是对于一些引进的高、专、精设备档案，一定要整合档案资源，将配置论证的前期、采购、安装以及使用维护记录等档案管理整合为一套档案，形成全覆盖该设备的生命全周期档案，进一步方便利用，并在设备管理人员流动、变化时，通过这一全套设备档案，可以让后来者很快熟悉设备，提高了设备档案的利用价值。
3高校设备档案管理体系构建的策略
3.1构建高校设备档案二级管理机制
3.1.1建立设备档案馆、设备使用单位二级管理模式能很好地解决设备档案管理中的薄弱环节，确保高校设备档案的有序开展。档案馆负责学校设备档案的总体管理，具有指导、考核、检查的职能，在设备使用单位成立设备档案分室，设备档案分室可以设置在设备所在学院的实验中心，负责本单位的设备档案管理工作。二级单位设备档案分室负责本单位设备档案的收集、整理以及利用，具有主体责任的行政负责人作为第一负责人，设备档案的收集、整理、立卷和归档工作由设备管理人员负责具体实施，设备档案的编目、录入、保管以及设备档案的利用等工作由设备档案分室负责。其案卷目录一式二份分别保存在仪器设备档案分室和档案馆。
3.1.2建立二级管理机制，档案馆可以切实履行指导、督促的责任，对规范设备档案管理，发挥设备的有效价值做出应有的探索和实践。针对一些设备使用单位档案管理人员不到位、管理条件不达标的，档案馆可开展代管业务，确保设备档案管好用好。在重大设备开箱验收时，档案馆档案人员要全程参加设备开箱验收，对随机的技术文本材料进行验收，并在安装验收后，及时整理、立卷、归档。对于完成历史任务，准备退役、报废、退出教学科研工作的设备的报废转让等工作，档案馆也要履行好管理责任，认真鉴定，妥善处理。
3.1.3确保高校设备档案的二级管理机制正常运行，健全的规章制度是必要保障。要依据高校设备档案的特点和设备档案管理工作的特征，并结合所在学校设备档案管理工作的现实，制定制度规范，进一步指导设备档案收集、整理、利用等全过程的管理活动，并强化考核评价，对出现问题的单位和个人该追责的一定要追责，形成人人重视、人人参与设备档案的良好局面。
3.2构建高校设备档案的归档工作机制
3.2.1明确归档范围。构建设备档案归档机制，首先要明确本校设备档案的归档范围，即哪些要归档，哪些不归档，一定要有一个明确的规范。设备档案，是指该设备从到校后，包括采购、安装调试、使用维护以及转让报废等环节中形成的所有的记录，其载体有实物类、图纸类、文字类、电子类等多种类型。档案收集机制就是要确保围绕设备所产生的这些档案收集完整。
3.2.2注重档案鉴定。在设备档案归档工作中，还应强化鉴定，不能片面追求材料的完整性，而将一些没有利用价值的材料归入档案里，既浪费了时间，又浪费了有限的库房。在设备档案鉴定工作中，还应该围绕设备，根据设备档案的形成规律，注意各个环节，并保持设备档案的内在联系，做到各环节流程的闭合。既然一台设备具有从申请、采购、使用到报废一个设备生命周期，那么采购阶段的材料，如采购合同、采购申请、设备的技术指标就是收集的重点，在调试安装阶段的验收记录、固定资产入库清单，在设备使用阶段的维修、维护记录和事故记录等都是收集的重点，应确保收集的完整性。
3.2.3规范档案收集整理。在设备档案的归档中，收集是基础。在此基础上，还要科学地整理，使档案有序化，这样才能提供利用，发挥档案的功能。在设备档案的整理工作环节，一定要严格按照科技档案整理规范开展整理工作，严格把关设备档案的鉴定，将不符合技术要求的档案返工重做，要坚持设备档案的有机联系开展整理。另外，在整理中应坚持有利于利用的原则，将设备档案成套整理，特别是设备在论证阶段和后期的索赔阶段的材料成套整理，进行系统管理，将重要的档案排在前面，按其重要程度排列装盒入库，有利于今后的查找利用。
3.3构建高校设备档案信息网络工作机制
3.3.1科学建立设备档案数据库。设备管理，很多高校也运用了信息化管理平台，建立了设备数据库，让高校设备档案管理的利用迈上了一个新台阶。通过设备数据库，可以非常快捷地查找到设备的使用单位和使用人，能清楚知晓设备的购置时间和技术参数，为设备档案的利用奠定了基础。而设备档案管理平台应该与之整合，形成资源共享的局面。
3.3.2明确设备档案管理责任。在设备档案网络工作机制下，管理责任更加清晰。在设备安装调试阶段，就明确各单位的任务。可以根据设备金额的大小划分管理责任，超过20万的设备，随机文件移交档案馆，并录入信息系统。对在使用过程中形成的记录则由使用单位录入系统。在局域网系统里，实现本单位设备档案的共享共建。
3.3.3建立高校设备档案的信息网路工作机制。这是高校档案部门和资产管理部门共同的任务，需要运用现代化的管理手段开展设备档案的管理，这对传统的设备档案管理提出了新要求，按照一物一档的要求，将设备各信息细化，简化工作流程，提高工作质量，为高校的人才培养发挥设备档案应有的作用。高校设备档案管理体系构建是一项大课题，需要各高校在实践工作中不断探索和努力，积累经验，构建具有本校特点和特色的设备档案管理体系，让二级管理机制落到实处，进一步明确各方面的责任和任务，全面加强高校设备档案管理的应用价值，提高设备档案管理工作的效率，从而更好地发挥高校设备档案二级管理机制的作用，让高校的设备资源进一步增产、增质、增效。
参考文献：
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作者:韩静 单位:宁夏医科大学档案馆馆员
