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自2008年9月1日起正式施行的《高等学校档案管理办法》（以下简称27号令），是当前各高校开展学生档案工作的法规性文件，符合时代发展规律，规范了高校档案管理标准，完善了高校档案管理体系。尤其是27号令首次单独增设学生类档案，将其纳入高校档案工作范畴，置于和其他十大类（党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会）同样的地位，此举突出以学生为中心的教育理念，规范各高校学生档案管理混乱、不到位的情况，有利于高校档案工作在新的时代发展背景下逐步走上法制化、规范化、制度化的管理道路，保障学生的基本权益[1]。尽管27号令的出台使高校学生档案管理工作取得了明显进步，但由于全国各高校对学生档案普遍缺乏统一的管理模式，加上高校定位不同和地区差异，对学生档案的管理方式、方法也大相径庭，落后于高校教育事业发展的高校档案工作仍然面临严峻考验[2]。
二、目前高校学生档案管理中存在的问题根据当前高校学生档案管理工作经验，现总结梳理存在的问题汇总如下。
1.高校及用人单位缺乏统一明确的学生档案目录清单，不同学生档案材料参差不齐。考虑到学生未来的就业发展，也出于简化档案管理工作流程，学生日常管理包括学生违纪处分等档案材料、贷款信用等诚信档案只停留在文件通知里，实际操作中大多并未存入学生档案。根据教学司函〔2005〕97号文件规定，《攻读硕士学位研究生录取登记表》替代《报考攻读硕士学位研究生考生登记表》存入学生档案，但很多用人单位没有做到与时俱进，仍按照1991年3月29日中共中央组织部发布的《干部档案整理工作细则》中规定的《报考高等《高等学校档案管理办法》是当前各高校开展学生档案工作的法规性文件。它的出台使高校学生档案管理工作取得了明显进步，但各高校对学生档案普遍缺乏统一的管理模式，管理水平有待提高，管理方式有待改善。本文梳理总结当前高校学生档案管理工作中出现的问题，并结合实际提出建设性的思路和办法。高校学生学生档案档案管理高校档案高校学生档案管理实践与思考付晓林王凯谷博余咏梅学校学生登记表》要求毕业生补充早在2005年就已废止的报考登记表。根据《高等学校档案实体分类法》，俗称“招生大表”的录取花名册应属于教学类档案招生部分，由形成材料的学校招生部门或学校档案馆集中负责管理；研究生学位申请书、评阅书、质量评价表等属于教学类档案学位部分，由形成材料的学校学位办或档案馆集中负责管理。27号令和《高等学校档案实体分类法》未明确给出学生档案具体涵盖范围，且《干部人事档案工作条例》中也未详细列举人事档案中求学阶段部分所应包含的具体材料，但实践中，常常有就业单位参照中组发〔2009〕12号《干部人事档案材料收集归档规定》中“入学考试各科成绩表”“授予学位的材料”的规定，要求毕业生将本应属于教学类档案的录取花名册、研究生学位申请书、评阅书、质量评价表等材料补充放入个人档案。如果仅仅从学生就业角度考虑，为了满足这些用人单位的“特殊需求”，配合招聘单位的人事部门将关于所有在校学生的教学类档案按照一人一卷模式存入对应学生的档案中，不仅增加了学校档案管理的工作量，也是一种对资源的浪费。但教学类档案只由学校保管，且原始材料具有不可替代性，在高校普遍未实现电子化档案线上调阅功能的大背景下，毕业生根据需求进校补齐相关教学类档案材料时也将面临由外地返校耗时耗力、申请流程烦琐、因学生毕业时间久远出现的调阅材料困难等问题，给学校、毕业生、就业单位都带来极大困扰。
2.学校对学生档案管理工作不够重视。有些学校在达到设立档案馆条件的情况下尚未成立档案馆，或设立了专门负责档案管理的档案馆、综合档案室，但工作人员配备严重不足、档案室库房数量不足、场地空间狭小、缺少专业的档案管理人员、档案管理培训机会较少。考虑到以上因素，相当一部分高校内部除沿用一直执行的部门立卷制外，仍维持学生档案由学院负责、教学类档案材料形成部门同时承担档案保存、开具相关证明的任务，以缓解档案馆或综合档案室工作压力，但各部门、各学院也同样面临档案管理人员不足且缺乏专业档案管理人员指导的困境，本就人员不足的机关部门工作量变得更为繁重。学生档案中的各种材料形成后，由于涉及学生众多，档案管理人员严重不足，不能及时分装，学生在校期间伴随个别学院、专业的调整、合并与重组，再加上学院负责学生档案的管理人员流动性大、学生档案管理工作衔接不到位等因素，往往只在学生入学、毕业或上级检查等重要节点时，学院的学生工作部门才紧急召集班级干部、学生党支部书记或学生助理突击开展培训、学习档案材料的收集整理、分装工作。档案管理滞后无序、个别档案管理人员责任意识不强、学生助管责任心不足，这些问题易造成档案管理混乱、学生个人档案信息泄露、档案袋丢失或档案材料缺失、纸质材料破损、字迹模糊不清等问题。对大量学生档案进行统一集中归档，也容易造成档案材料的错装、漏装以及丢失现象，给学生就业政审、日常学生档案管理工作带来不便。
3.学生档案管理机制体制有待健全。学校对档案管理不严格，学院各类档案共用一间档案室的现象突出。在部门立卷制的档案管理体系下，学籍档案材料形成部门学生工作部、招生办、学位办、培养办等机关与直接负责学生档案管理的学院存在职责权限划定不清晰、学籍档案中各材料的转接流程尚无明确管理模式，易出现各部门交接沟通不畅导致学生档案材料丢失的现象。同时因为学生学籍档案材料种类繁多、来源部门广泛，在教学类档案材料由各部门分散管理的模式下，广大师生不清楚要补充的某种档案材料由哪些部门直接负责，只能通过咨询学院或联系档案馆得到获取相关档案材料的渠道。档案缺失后尽管各部门尽全力补齐相关材料，但很多高校尚无档案审核监督、整改、问责惩戒制度，最终档案材料缺失的后果主要还是由档案主体学生本人来承担，尽管无法确定档案材料丢失的原因和责任，但这些问题难免会给毕业生、用人单位留下高校档案管理不力的印象。
4.学生诚信档案、心理及身体健康档案材料形成及收集困难。尽管学生档案未明确要求包含详细的诚信、心理、身体档案，但随着社会进步，为了紧跟时代快速发展的步伐，满足用人单位对人才的需求，根据中组部组通字〔2017〕25号《关于完善干部人事档案材料的通知》，个人诚信材料的收集已是档案管理发展的必然要求。但由于人员配备不足，学校学生工作部门、心理健康咨询部门、校医院、体育教研室忙于日常基本工作，现有体系、组织模式等客观因素使学生诚信记录、心理、生理健康状况摸排工作覆盖面尚未涉及全校范围，且相关零散数据也很难形成书面材料反馈给学生所在学院的档案管理人员。这都使得学校要想针对每个在校学生实现点对点全覆盖囊括诚信、心理、生理健康全程跟踪式的档案材料，在数据信息形成、收集、整理、反馈等各环节都将面临重重困难，相关职能部门及工作人员显得有心无力、束手无策。学校在学生档案管理过程中没能真正把反映学生成长的轨迹与社会对人才的衡量指标及关注的侧重点结合起来[3]，在学生就业求职中学校及学生无法向招聘单位提供相关诚信、心理、身体健康状况材料，不利于学校在就业单位中树立良好的档案管理形象，更不利于学生的顺利就业。
5.人档分离现象严重。学生本人作为档案的主体责任人，对自己现阶段荣誉奖惩情况最为清楚，但由于学生本人不能直接接触档案，大部分学生尚未对档案形成足够重视，甚至不知道个人档案存在的学生也大有人在。作为档案直接的责任主体，学生本人并没有对自身档案有足够的敬畏、监管、保护意识，并不清楚自己档案大致包含的材料内容，且没有形成系统的个人档案体系。本科新生入学时学生自带的中学档案出现丢失、拆解、涂改、伪造等乱象，“弃档”“死档”现象仍然突出。同时，教学类档案中一人一卷式存档的研究生培养计划、开题、中期考核、社会实践、学位论文答辩等材料、以班级为单位收集整理的本科生学籍册、研究生学籍卡等材料也因为学生不够重视、不配合，经常出现材料缺失、丢失现象。这些档案工作中出现的漏洞都将成为毕业生在档案转接、职称晋升、政审、办理各类社会保险等关键节点时潜在的隐患，一旦面临个人档案材料缺失，会给学校、工作单位尤其是毕业生的未来发展都带来一定困扰。
6.学校保存学生档案电子信息化程度低，增加了调阅学生档案材料的难度。很多毕业生因各种原因需要向学校相关部门申请补齐材料，但由于目前大部分高校尚未真正实现电子化档案管理系统，只能委托他人或毕业生本人专门赶赴学校，线下申请相关档案补办业务。同时根据档案管理流程，查档还需要毕业生所在学院、档案馆签字盖章。线下申请查档、多级审批手续等流程无形中增加了毕业生补齐档案材料的时间、经济成本，且部分高校档案馆等部门尚未实现档案信息化检索功能，调阅相关学生档案也需要耗费大量时间精力，增加了档案管理人员的工作量。
三、学生档案管理工作思路及建议为解决目前高校学生档案管理工作中存在的问题，结合工作实际提出以下解决思路及建议。
1.高校应制定并出台最新的教学类档案和学生类档案指导清单目录。在《高等学校档案实体分类法》的基础上结合学校自身实际情况，规范学院管理学生档案材料内容，为确保学生档案材料做到分类统一、层次分明提供坚实的文件依据和制度保障。同时学校应在网站上汇总发布教育部、国家档案局等上级部门目前执行生效的高校档案管理文件标准，以增强学校广大师生对档案管理规定的熟悉程度，为在校生、毕业生及用人单位补充“学生类”档案、教学类档案材料提供便利化、人性化指导和服务。
2.高校应加大对档案管理工作的支持力度。高校应增强全校广大师生档案理论学习、自主保护档案、重视档案价值的意识，营造良好的校园档案氛围。通过积极引进档案管理专业人才、邀请档案专家或兄弟院校档案专业人士组织开展档案业务座谈会、培训会、宣讲会等，同步提高档案管理工作人员数量和质量、培养学校档案管理人员及学生助管人员的专业素养、思想政治素养、责任心和职业道德情怀。通过引进互联网时代先进的数字化技术，着力打造一支专业素质过硬的复合型档案管理人才队伍。同时在为新生邮寄录取通知书时加入提醒学生重视个人档案移交的通知材料，强调档案的严肃性、唯一性，确保档案移交过程中原始材料保持完整。通过建立学校档案部门公共邮箱回复师生邮件、开通微信公众号发布档案知识或学校档案新闻推送、设置档案网站在线客服功能实时解答师生问题等，提高广大教职员工尤其是全体在校生、毕业生校友们对档案专业知识的熟悉程度、对学校档案管理工作的了解，扩大学校档案管理工作影响力。针对在校生，高校还可以通过定期开展档案专题座谈会、组织档案主题班会、档案知识竞答活动的方式，或利用校园广播、宣传栏等多种渠道和途径，向学生强调档案对个人未来发展的重要性和意义，从而加强学生档案理论知识的学习、引导学生重视档案价值、提高学生档案保护意识，使档案管理工作由档案主体即学生的被动管理变为主动配合和主观努力，由档案管理人员的被动收集变为主动收集与动态收集[4]。高校应进一步加强公有房屋管理，规范公房资源的配置、使用，切实发挥公房资源使用效益，推进公房定额管理实施，针对私占闲置公房现象进行严格清查、不定期排查，最大程度满足教学类档案、学生类档案所需要的档案室数量及库房面积[5]。
3.高校应建立健全学生档案管理体制机制。比如，建立档案收集与整理制度、毕业生档案传递与邮寄登记制度、档案安全与保密制度等等[6]。制定科学的学生档案管理工作办法、完善档案管理细则，明确学校各部门存储相关档案材料职责范围，重点规范机关单位向学院移交学生学籍档案的流程步骤，确保学生学籍档案流转程序化、规范化。出台学生档案管理审查、考核、奖惩制度，如要求档案管理人员包括学生助管人员在承担档案工作前签署档案保护、保密责任书；通过设置学生档案检查工作专项小组，对学生档案进行不定期检查，对发现的档案问题及时整改、督促，对不认真、不负责的管理人员及部门负责人采取谈话、问责、诫勉等惩处措施，规范学校档案管理工作方式方法，转变档案管理人员的工作态度；通过设置校级优秀档案管理工作者等荣誉称号，对基层学生档案管理人员进行表彰奖励，宣传他们的优秀事迹和先进做法，以加强全校教职员工尤其是档案管理相关人员对学生档案工作的重视度。
4.高校应尽快建立学生档案信息采集系统数据库。高校应联合各学院、教务处、研究生院、学生工作部、校医院、心理健康咨询中心、体育部、网络信息中心等机关部门，联合开发采集学生在校期间产生的各类奖助贷等诚信信息、心理健康数据、体检体测等身体状况数据的电子信息系统，并专门成立机构对数据库的采集、整理、存储、分类进行维护，以减轻各部门的工作压力。同时，在毕业生就业面试时，可根据招聘单位需要，提供毕业生实时数据，以确保用人单位根据毕业生真实数据等情况作出客观公正的聘用选择。从而提高档案信息利用的实效性和可操作性，努力为社会提供最有效、最可信的功能效益，消除社会对大学生就业诚信的质疑，促进人才的开发利用和社会的和谐稳定[7]。
5.高校应尽快着力开发、建设电子化档案管理系统。在保证档案信息安全性的前提下，学校应充分借助大数据管理信息系统，整合各部门关于学生的教学类档案、学籍档案资源，在网站增设电子档案下载端口链接[8]；将各部门分别管理的档案材料尤其是已出现褪色、破损、霉变或需要重点保护的纸质版档案材料转化为易存储的电子材料并上传至学校特定网站，这样既节省了学校存储空间，也确保档案资源免受物理损毁、化学腐蚀、人为破坏等。学校应在遵守国家有关标准的前提下，不断完善学生电子档案材料服务功能，简化补齐、调取档案材料的流程手续，以方便毕业生、用人单位对学生档案的日常需求。
四、结语
学生档案作为毕业生走向社会、进入职场开展社会活动的一张隐形“明信片”，是个人人事档案的雏形和基础，事关毕业生前途和发展，对于毕业生个人、学校及用人单位甚至社会，价值不言自明，意义非凡，影响深远。做好学生档案工作是高校教育活动的重要组成部分，围绕立德树人根本任务和以学生为中心的教育理念，高校各级部门及广大师生均应予以重视，为高校档案事业的不断发展砥砺前行。
参考文献
[1]李银银.对《高等学校档案管理办法》增设“学生类”档案的思考[J].档案与建设，2009（7）：15-16.
[2]匡定发.内涵与理念的变化是27号令最大的变化———高等学校档案管理办法27号令与6号令比较[J].铜陵学院学报，2009，8（3）：87-88.
[3][4][6][7]梁军，郑香珍.创新高校学生档案管理模式为学生就业服务[J].兰台世界，2007（19）：47-48.
[5]付晓林.审核评估教学档案管理实践与思考[J].内蒙古科技与经济，2019（8）：25-26+28.[8]赵宇.“985”高校档案馆网站“学生类”档案服务现状调查分析[J].档案管理，2015（6）：62-64.
作者:付晓林 王凯 谷博 余咏梅 单位:中国矿业大学（北京）应急管理与安全工程学院办公室主任 中国矿业大学（北京）应急管理与安全工程学院党委书记 中国矿业大学（北京）应急管理与安全工程学院党委副书记 中国矿业大学（北京）应急管理与安全工程学院专职组织员
