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收录日期：2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始记录，是学校档案的重要组成部分，也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理，逐步完善管理方法具有现实意义。
一、我国高校基建档案管理现状
1、档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。
2、制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
3、归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍较低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。
4、档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
二、加强高校基建档案科学化管理的对策
1、加强基建档案工作领导。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”可见，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，领导对档案工作的重视与否，是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，加大档案执法力度，认真研究和解决档案工作中的实际问题。
2、提高档案人员素质。搞好工程建设，要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中，注重加强档案人员素质训练、加强科学管理，要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训，不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。
3、完善基建档案管理制度。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后，不论是总承包还是分包，不论建设工程项目大小，必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步；坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确项目档案工作的分管领导到位；指定项目专职档案人员到位；落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。
4、做好基建档案工作“三同步”管理。“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求，其内涵主要包括：基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时，应建立项目基建档案管理工作制度，在与施工单位签订合同时，把项目基建档案工作要求附在合同中，使施工单位既明确基建档案的总要求，又明确如何做好这项工作，以及竣工验收应提供的档案资料，以及资料套数，从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象，使基建档案进入正常化管理。
5、实现档案工作网络化管理。随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用，利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，将大大提高工作效率，更好地为工程建设与管理服务。目前，高校基本建设档案的管理工作，已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段，传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便，而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前，就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建设，实现档案工作网络化管理，基建档案将更好地被管理和利用，更好地适应现代化管理需要。
主要参考文献：
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一、抓住高校基建档案的特点
是提高其档案信息化管理工作的核心
档案的利用日益频繁，基建档案的作用也越来越重要。这就同时要求基建档案管理也应跟上形势，因为高校投资主体的多元化和管理的多重性增添了档案管理工作的复杂化和社会化，对于高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建档案管理要进行现代化方向的改进。基建档案管理现代化，是应用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法管理档案信息资源，是全方位、多形式地提供高质量、高效率的档案信息服务的一个综合性的系统工程。抓住基建档案特点，是基建档案管理现代化的关键所在①。构成基建档案的载体材料主要有文字、图表、声像等，基建档案是随着基本建设工程的进展陆续产生的，其特点表现为:
1.基本建设项目档案材料来源的广泛性
基本建设项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收，基建档案的材料来源涉及到政府部门审批、设计部门的论证设计、施工单位建设、监理单位监理、质检部门质量评定过程，以及材料、设备供货单位等，使基建档案的材料来源具有广泛性。
2.基本建设项目全过程的完整性
基建档案在基建项目建设过程中，包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招标、签订有关合同、工程施工、竣工验收等全过程形成的文件、资料，以把整个工程的来龙去脉清楚地显现出来。
3.基本建设项目档案数量的庞大性
基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。如我校新校园建设、体育馆建设等工程所形成的基建档案数量就有300余卷。
4.基本建设项目专业内容的复杂性
基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。
5.基本建设项目档案形成相对于工程进度的滞后性
基建档案是在基建活动中产生的，它真实地反映基建工程内容、过程和特征，相对于所反映的基建项目有着一种必然的滞后关系。同时，作为基建档案的特殊性，一般建设项目在竣工验收时，多数只按竣工检查整理好的资料用于验收，当验收工作完成后，经过整改，还需按高校档案管理细则对基建项目的归档要求进行进一步的整理，因此，这也反映出档案的全部形成与工程完成相对滞后。
6.基本建设项目档案的长久性和不可替代性
一份完整的基本建设工程(项目)档案，是建设工程(项目)使用、维护、管理、改建、扩建必不可少的依据，因此它可以在很长一段时间内发挥作用。又由于基建档案中存有大量的图纸，可以更为直观地反映建筑物的内部构造，所以在利用时是其他文件所无法替代的。
二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题
真实地体现出基建档案信息化管理的必然性
长期以来，受档案保管和利用环境的制约，许多高校的基建档案管理基本上处于封闭、半封闭状态。检索手段落后，丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”，档案馆“门前冷落鞍马稀”，馆藏逐年递增，但档案利用率却没有同步增长，大量的基建档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差，可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享，长期以来这种状况不但严重影响基建档案价值的发挥和对现实工作的支撑，而且严重影响档案工作的作用和地位，不利于基建档案事业的可持续发展。 其问题简单概括为以下两个方面:
1.建档质量不高
有些档案管理人员对基本建设工程信息的来龙去脉认识不清，对收集到的资料不能及时进行整理、分类，往往简单装订、随意放置，这样不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响了档案的内在质量②。
2.纸质档案利用存在弊端
档案的利用是档案工作的最终目的，档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说，提供档案利用的方式有三种:第一，以档案原件提供利用。第二，以档案复制件提供利用。第三，根据档案内容编写参考资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。从基建档案现存状况看，由于长期原件提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制。再有些高校的档案管理员在整理档案的过程中，考虑到档案的完整性及避免日后利用过程中的遗失问题，通常把一栋楼的同种图纸用线装订在一起，这样虽然其完整性保证了，但是利用起来很不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。
三、健全制度、依法治档、合理利用、积极创新
是基建档案信息化管理的运作方式
基建档案信息化其实也是一项系统工程，其实施也将按照工程建设模式来进行，作为一项工程其各项建设内容有着内在的逻辑关系。因此，其运作方式应该分步进行:
1.根据基建档案信息化总体规划拟订具体的分期实施方案。分期实施方案要充分考虑国家信息化战略实施进程、档案管理和发展需求、经费投入保障、技术支持能力、人力资源状况以及工作环境等因素。
2.建立基建档案管理制度和业务标准。即按照基建档案信息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准，确定搭建系统平台的功能要求和技术规范，制定网络及信息安全管理制度，从依法治档的高度为基建档案信息化建设提供制度保障。例如制定电子案卷质量标准，使分类组卷达到或接近最佳水平;制定数字接收档案标准，以确保电子归档质量;制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使档案信息管理工作统一化、规范化。
3.基建档案归档自动化、馆藏数字化。即在自动化网络办公的条件下，其管理形式以电子文件的创建和流转为特征，其档案的形成必然以电子文件的形式出现，对电子文件的归档管理必须实现自动化。在这方面，我校是运用的OA办公软件系统和南大之星档案软件(B/S)，我们档案管理员在OA办公系统中对学校的收发文进行归档处理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再将文件上传到南大之星档案软件中，形成数字档案，以逻辑归档形式通过网络运行实现文档一体化。
4.队伍建设和业务培训。档案信息化对档案管理人员来说是新事物，为了确保技术应用和档案信息的知识化、社会化开发，不仅要求档案员有档案管理方面的知识，又要有企业管理方面的专业知识，并能熟练操作和应用计算机，所以专兼职档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文，尽快提高自身各方面的素质，成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者。
5.开放基建档案共享信息和开发辅助决策支持系统。基建档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用基建档案资源，最大限度地提高基建档案利用价值;另一方面是有效提升基建档案管理的基础性作用和地位，充分发挥基建档案信息在工程建设方面带给决策者的辅助决策作用。因此，基建档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发，辅助决策管理系统的开发和应用，但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理，实现基建档案的真正利用价值。
总之，随着高校规模的不断扩大，高校的基本建设将会加速发展，所产生的基建档案是学校的宝贵财富，是学校基本建设的历史记录，也将反映学校基础设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极强的工作，它的信息化管理水平高低，与学校现代化程度休戚相关，所以我们应从档案事业的发展趋势来对待学校基建档案管理的现代化问题，进一步做好学校基建档案的信息化管理工作，适应形势发展，满足学校整体需要。
注 释:
①杜映池，陈坚.浅谈高校基建档案的现代化管理.山西高等学校社会科学学报，2004.5(增):111—112.
②罗丙军，易志坚.论高校基建档案的建设与管理.重庆交通学院学报，2006，12，(4):143.
参考文献
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随着计算机在高校档案管理工作中的全面普及，计算机在档案管理中发挥的作用越来越凸显，档案管理的智能化水平也越来越高。但计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的工具，前提是我们必须保证录入信息的准确性和科学性，否则，再先进的管理工具也不能达到我们期盼的管理效果。因此，高校档案管理的现代化必须从档案数据的收集、整理、著录等基础性工作做起。
一、高校档案管理基础工作情况现状
从我校档案管理的实际情况分析，高校档案管理普遍存在案卷数量繁多、内容庞杂、时间跨度较长等特点，且由于处于封闭式管理状态，案卷仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之不同时期对档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面，一是存在档号不规范、没有目录号、一卷多册现象；二是案卷标题不规范。有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象；三是存在部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用；四是存在部分案卷未标页码现象；五是存在组卷混乱现象，有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一。总之，作为高校档案管理部门，建校时间越长，管理档案越多，馆藏量越大，存在类似问题的情况就越严重。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
高等学校要想提高档案管理的现代化水平，就要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。
一要全面普查案卷，去糟存精。这是实现高校档案管理标准化、规范化的第一步工作。由于高校档案管理史料繁多、年代久远，时间跨度长，尤其是有些高校经历了多次并校整合，势必存在部分档案过期、重复保存、或无查考价值的文献等情况，所以，在实行计算机管理，必须首先剔除这些无用的文件信息，从而避免今后出现重复与低效率的情况。
二要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷就是将那些相互存在某种关联的文件组合在一起。在重组案卷的过程中要将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新整合，同时，还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证案卷规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
三要结合学校馆藏实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，首先必须保证录入信息的准确性和完整性，信息录入要严格按照《档案著录规则》进行，同时，也要紧密结合所在学校档案管理工作实际，保证信息著录的规范、完整。
四要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的主要优势就是能够快速满足人们族性检索的需要，因此，为确保检索的完整性，我们在分类过程中，必须根据“档案分类法”进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。另外，在分类的过程中还应加强校审力度，以便及时校正各种分类错误，保证档案检索的标准化和规范化，保证检索的查全率。
五要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题或计算机识别不清的情况发生。实际著录工作中，我们要结合计算机检索需要将题名中责任者、事由、文种等相关信息，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐，如果题名冗长则删除多余的修饰语，这样就可以在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据材料准备，推进档案管理的现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据著录是一项繁琐工作，也是一项最基础的工作，尤其是对于那些建校时间较长的综合性大学的档案馆来讲，由于馆藏案卷多，著录工作不仅量大，而且复杂。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，就会影响档案管理工作现代化的进展速度。因此，要保证计算机著录工作多、快、好，就要从以下几个方面入手。
一要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为人所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。高校档案馆在推进计算机管理的过程中应根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低等情况进行排序，分清轻重缓急，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
二要分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能较完整的揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力，又提高了著录效率。
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【文章编号】0450-9889（2015）05C-0144-02
2008年，教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》。该法案的实施标志着我国高校档案管理工作进入一个新阶段。随着大数据时代的到来、科学技术的进步，档案信息化的步伐越来越快，高校档案工作在信息化发展中不可避免地受到冲击，面临着前所未有的机遇和挑战。
一、信息化发展给高校档案工作带来的机遇
（一）信息技术快速发展给高校档案工作开展提供了坚实的条件保障。信息化的发展依赖于现代高科技的发展，计算机、云技术、网络技术为代表的高科技是档案信息存储、处理和利用的物质基础。电子存储、云技术为档案载体从纸质化向电子化提供了现实可能；网络技术的发展，打破了档案利用在空间、时间上的限制，在档案制作者和利用者之间架起了一座桥梁，极大地提高了高校档案的利用率，并使之更加高效、方便和快捷；数字档案馆是档案信息化的必然趋势，近年来以上海交通大学、东南大学、南京大学为首的高校数字档案馆建设取得显著成效，高校档案从平面化走向立体化服务，这是传统档案所望尘莫及的。
（二）信息化发展为提高高校档案工作人员专业素质提供了良好机会。档案信息永久保存是档案工作者的愿望，信息化发展为此提供了实现机遇和物质基础。任何工作都是由人来主导和完成，档案工作者是否能适应并提高自己的综合素质，与档案工作开展的程度和深度息息相关。近年来，国家和高校高度重视信息化建设，加快了相关政策的制定和加大了经费的支持，高校档案相关工作人员应该抓住机遇，增强专业知识和技能，积极参与同行之间的沟通和交流，使高校档案工作更上一层楼。
（三）高校档案部门在信息化发展中可大有作为。近年来，我国高校档案部门工作快速发展，但是由于历史等各方面原因，部分高校对档案建设不够重视，有些高校把档案部门人员列在编制外。档案部门的工作人员非本专业出身、高校对档案部门的经费支持有限等，在一定程度上制约着档案工作的进步和开展。随着大数据时代的到来，信息在社会发展中的作用越来越大，拥有的信息量多意味着占据主导权和制高点。档案部门拥有着大量的一手资料，这是人类在长期生产生活中积累的宝贵财富，是历史文明传承的重要载体。高校档案部门不仅记录和承载高校原始历史，还收集和涵盖了大量行政、教学和学术信息，掌控着丰富的信息资源，借助高校管理数字化的东风，高校档案部门完全有机会在信息化发展中大有作为。
二、信息化发展给高校档案工作带来的挑战
（一）信息化发展给高校档案部门工作观念带来的冲击。思想是实践的指南，观念是行动的先导，因循守旧，墨守成规，是高校档案部门工作前进的绊脚石。档案工作要不断与时俱进、调整自身功能以适应社会发展和进步，才能在信息化的过程中保持旺盛的生命力。档案管理工作就是对各种档案进行收集（征集）、整理、保管、编目、统计和利用。在传统档案工作中，档案载体以纸质文件为主，并围绕着纸质文件开展各项工作。随着信息化发展，档案载体逐渐向电子化、网络化、数字化和智能化发展。同一个档案信息有可能同时存储在以磁带、云库、硬盘、多媒体等多个载体上，档案信息的真实性和完整性成为关注的焦点。传统的以纸质文件管理为中心的理念必须逐渐向以信息管理中心转变。
（二）信息化发展给高校档案管理方式带来的挑战。我国档案管理工作受苏联模式影响较大，高校档案负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，文件归档范围主要集中在党群、行政、教学、科研、学生、设备等。传统的高校档案管理围绕纸质的档案载体为中心进行手工作坊式为主，工作量大，效率较低。信息化发展最重要的转变就是以计算机、网络等为中心进行信息的收集、加工、编码和处理，过程更加高效、快捷。这就要求高校档案工作者必须掌握一定的信息化技术，真正转变管理方式，从深度和广度上加强档案信息化建设，用信息化来总揽未来档案工作发展方向。
（三）信息化发展中高校档案信息的安全性。在数字化和网络化的大背景下，我国档案信息安全问题不断面临新的问题。2013年美国棱镜门事件让我们更清楚地意识到我国目前档案信息安全问题堪忧。随着档案信息化进程的不断加快，目前我国多数高校实行网上归档，并拥有自己独立的网站和数据库，极大地增加了便利，但同时互联网的开放性使得档案信息的安全性也受到前所未有的挑战。档案信息安全意识薄弱、档案信息安全体系不够完善、对国外电子产品的过度依赖和新科技应用手段带来的隐患不容小觑。
（四）信息化发展过程中高校档案服务对象扩大。高校档案部门服务对象以校内师生为主，校外范围的服务对象很少。由于历史等原因，我国档案工作始终笼罩在一层颇为神秘的面纱下面，一提起档案，就联想到保密性、不可告知性，这也无形中减少了档案资料的利用率。随着信息化发展，高校数字档案馆、网络平台逐渐建立并处于完善之中，互联网技术的发展，把使用者和制作者连接起来，改善了使用过程中的烦琐手续，也提高了档案的使用率，档案使用对象在逐渐增多的同时，也对高校档案部门工作提出了更高的要求。
三、高校档案部门应当采取的措施
（一）转变观念，树立档案工作创新意识，与时俱进。依靠创新开展和推动档案工作，是档案事业发展的永恒课题。转变观念、树立创新意识理应成为必要措施。在大数据时代背景下，档案工作同其他事物一样，应走出惯性思维，打破以档案实体管理为中心的旧观念，树立以档案信息管理为中心的新理念，深刻认识当前形势下档案工作的特点、规律和发展趋势，统筹谋划高校档案工作的发展战略。每一种档案管理观念和方式的形成，都与同时代有着密不可分的联系。随着信息化的发展和档案工作向深度和广度推进，高校档案部门需要形成新的管理理论，建立新的管理制度和管理模式，运用新的技术手段和方法。
高校档案部门要积极“走出去”，与文件管理部门、档案使用对象密切沟通。不仅要实现文件和档案的圆满对接，更要把“死”的档案信息“活”用起来，真正发挥档案信息的价值。
（二）紧密结合信息发展时代背景，建立并完善高校档案信息资源体系。21世纪是信息爆炸时代，信息的拥有量和准确性意味着抓住了成功的制高点和主动权。我国高校档案部门拥有大量丰富的信息资源，建立和完善高校档案信息资源体系可以帮助我们更好更有效地利用这些资源。核心有两点：档案的数字化和电子化。
档案的数字化是当前大势所趋，要逐步将纸质文件为载体的档案存储方式向数字化发展。对于纸质文档存储的查找检索费时性、存储档案空间性、维护的不方便性和人工的费时费力来说，档案数字化的好处是：检索快捷方便，容易实时同步备份，存储空间小且寿命长，维护起来更加方便、安全。
档案的电子化方面，将关注点放在电子化档案本身的归档和保存上。建立电子化档案的归档机制，完善电子化档案的工作机制，使档案电子化的归档和保存更有制度保障。电子档案中原始信息的长期保存问题更是有待档案工作者进行深入研究和探讨。
（三）建立高校档案信息安全防护体系和制度建设，完善应急预案机制。再好的规划，没有切实可行的实施方案和制度建设，终究是纸上谈兵。高校档案信息安全体系的建设是时间和意识上的转化过程，逐步实施能保证在转化过程中适应形势进行相应的调整，保证体系最终顺利建设完成。在发生意外的时候，应急预案能保证我们在突发事件当中及时有效地进行处理，把损失降低到最小。
技术因素是档案信息安全体系建设的直接影响因素，但并不是唯一因素。要抓住一切机会大力宣传档案信息安全意识，把这种信息安全防范意识“武装”到每一个档案工作人员身上和每一个档案工作的环节上。有形的产品和无形的意识紧密结合，才能最终建立起牢固的安全防护体系。
（四）借助信息化发展的良好契机，扩大高校档案信息资源的社会价值。我国高校档案馆所保管的档案信息资源是我国档案资源的重要组成部分，高校在为社会发展和培养人才的同时，也对社会进步、经济发展起到助推作用。高校档案信息通过公共获取的方式提供给社会公众使用是高校档案管理机构实现其社会价值的重要途径。信息化发展的最终途径是为了大众更好更快地利用信息。应以信息化背景和高校管理数字化为契机，提供更丰富的网络信息资源服务，例如远程下载、在线浏览、资料代查服务等，并简化相关手续，利用互联网的桥梁作用，将高校内的档案资源信息和校外的使用人员连接起来，最大限度地发挥高校档案信息资源的价值。
与此同时，高校档案工作人员要树立“以人为本”的主动服务理念，主动向档案信息使用者提供有针对性、时效性强的档案信息；树立超前服务理念，主动从使用者的角度出发，从当前大信息时代背景出发，丰富档案内容、收集使用者更感兴趣的资料，逐渐从“封闭式”管理向“开放式”服务转变，让档案的价值真正地“发光发亮”。
如何有效应对并利用好信息化所带来的机遇和挑战，这是每个高校档案工作群体、每个档案工作者都应当思考的问题，我们要用新的思维、新的措施积极面对，与时俱进，应对挑战，化危为机，使高校档案工作在信息化发展的浪潮中大展宏图，大有作为。
【参考文献】
[1]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）
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一、高校档案收集工作存在的现状
目前，高校文件材料归档基本推行部门立卷制度。该制度的推行力求通过档案材料反映高校的基本职能和发展面貌。但实际上，根据多年对各类别材料完整程度的调查和甄别来看，各类文件材料均存在不同程度的缺失，并没有真实准确地反映出高校内部各职能部门的基本职能活动。高校文件材料收集存在的基本问题主要表现为以下几个方面。
1.门类不全，材料不完整
高校档案部门对校内各部门档案材料的接收以各部门的基本职能及归档材料范围为依据进行。机构存在，职能在履行，各职能部门都应该向档案部门移交涵盖本部门职能的工作记录材料。但实际中存在门类不全、材料不完整的现象。比如，一个部门职能较多，但实际归档材料单一，无法真实反映该部门的职能与履职情况；又如部门履行一种职能过程的材料完整性较差，有的有工作计划而缺少计划实施材料，有的仅有结果材料而没有计划、安排布置等材料，还有的只有上级或学校下发的红头文件，而没有针对这些红头文件开展工作的材料。
2.材料的成套性、系统性差，无法反映某项活动的全过程
档案文件材料的成套性特点，从某种角度可以理解为围绕着一个独立的科技项目或事件所形成的全套性档案，是一个密切联系的有机整体。材料的收集必须保持和反映某个项目或某个事件发生、发展和结果的全过程，并保持文件之间的有机联系，这是成套性档案材料收集组卷的基本原则。但实际收集移交来馆的材料零散，无法从材料本身看出一个项目建设的始终或事件发展的来龙去脉，缺乏成套性和系统性。这种情况在高校的基本建设材料、科研教研材料等方面尤为突出。这样立卷归档的文件材料就无法客观地反映该项目或该事件发生发展的本来面貌和有机联系，损害了档案文件的保存价值和实际作用，即使存档案卷质量也大打折扣。
3.反映同一个事件的文件材料归入不同的案卷中，破坏了文件之间的有机联系
由于高校档案实行部门立卷制度，即文件材料的归档遵循“谁产生谁立卷归档”的组卷原则。那么对于学校内部业务职能有交叉的部门来说，再遵循“谁产生谁立卷”的原则来组卷，这样形成的档案就无法避免重复件的存在，或者会出现割裂文件之间有机联系的材料。比如，对于一个基建项目，招投标工作职能在很多高校设在审计部门，而施工建设则设在基建规划处，账目报销又设在财务处。相应地围绕这个项目所产生的招投标材料就会散存于审计部门案卷中，建筑施工材料则存于基建部门案卷中，工程结算材料又存于财务部门案卷中。
二、原因分析
1.档案工作责任制不健全或有责任制而执行不力是首要原因
对照学校各职能部门的基本职能，发现归档的文件材料少、缺是比较普遍的现象，这与各部门实际开展的工作不相适应。从各部门移交进档案馆的文件材料情况来看，存在严重的良莠不齐。有些部门材料很殷实、完整，且整理很规范；而有些部门几次三番被档案部门督促移交，结果不是材料少，就是没有材料可交。从整个学校的管理水平上分析，多年出现良莠不齐的现象，只能说高校对档案工作的重视程度还不够高，档案工作责任制度还不够健全或者执行不力。工作做了而没有上交已经产生的文件材料，究其原因发现：工作责任心直接影响文件材料的保管和收集。
2.档案法律意识欠缺
档案材料成套性和系统性差的关键原因在高校内部，一些职能部门或者个人有文件材料私有化的意识倾向。其表现：一是本部门形成或产生的文件材料具有独有性，非本部门的人是没有权利和资格享有的，哪怕是档案部门的管理者也无权保管，只能在自己部门或自己手中保管，拒绝上交到档案部门集中保管；二是教职工出国访问、深造的资料，科学研究的文件材料，考察办学的文件材料等等，都认为是自己的私有财产，不愿意或拒绝存档。
3.协作意识欠缺
高校是由不同的职能部门和教学院系组成的复合主体，不同的部门执行相对不同的职能。实际工作中，一些事件必须依靠不同职能部门的协调配合才顺利开展和完成，这就要求各职能部门之间相互协作，相互支持。从文件材料收集过程中发现，这种相互协作精神尚欠缺。对文件材料的收集和保管都没有认真对待，或者即使反映本部门参与该项事件的文件材料收集在手，也不愿意交给其他部门，缺乏协作和支持意识不可避免的造成材料缺失。
三、解决措施
1.实行部门职责职能签字认可制
要保证每个部门上交进馆的文件材料真实地反映本部门职能活动，必须做好两个方面的落实工作。第一，必须清楚了解各部门的工作职能。对各个部门每年所开展工作情况的掌握应以学校赋予本部门的最新工作职能为主，再参考部门年度工作计划这两个方面为依据。档案部门管理人员从根本上进行抓，摸清每个部门每年应产生材料的类别和范围。第二，必须让职能部门的领导、职工及兼职档案员确认自己的职能范围。档案部门弄清各职能部门每年的基本工作职能以后，制发“部门工作职能认可表”及“职能工作产生文件材料调查表”下发到每个职能部门，要求分管领导和兼职档案员进行签字确认，同时从基层调查了解各职能部门本年度工作计划开展中预期产生的文件材料，再结合本校各类别档案材料归档范围确定本年度每个部门应产生和移交的文件材料。
当然，这项工作的落实不仅是档案部门的责任，更重要的是档案部门管理人员的工作思路要取得学校领导的认可和支持，取得全校教职工的信赖。基层档案部门提高自身信任度是关键，如何提高需要认真深思和努力，这个话题也有待深入研究。
2.掌握部门年度工作计划
年度工作计划是了解各部门阶段工作进展情况，提前介入文件材料的收集过程，把文件材料的收集工作落到实处。这种工作机制必须从两个方面严格把关方可达到实效。第一，根据高校工作规律，一般在上学期结束或本学期开始都制定并向学校上报本部门工作计划，那么档案部门掌握和利用各部门提供的学期或年度工作计划可以预测在各个阶段应该产生的文件材料；同时通过工作计划可以了解各个阶段开展的具体工作，便于档案部门制定阶段性的文件材料收集工作的指导计划。第二，档案部门必须从自身做起，严格执行各项规章制度，同时接受学校档案工作委员会和全校教职工的监督与考核。档案部门的工作态度以及各种制度的落实，在实际工作中起着决定性的作用。从某种意义上说，档案部门的执法力度和工作人员的责任制约了学校档案事业的发展，更影响了档案文件材料的及时准确收集。档案部门从领导到普通工作人员的责任意识和工作规范也应该接受群众的监督，不能老是埋怨档案工作不受学校领导和职工的重视，而应该检讨一下自己在这项工作中到底起了什么作用。
3.建议建立优化档案工作网络，配备身份和地位适宜材料收集的专兼职人员
根据材料收集过程中出现的材料产生了而无法收集到的现象，通过对很多部门档案员的调查反馈发现，兼职档案员的身份成为制约文件材料收集齐全的关键因素。兼职档案员是高校档案工作网络中具体实施档案文件材料收集的执行者，他们在各部门业务工作中的身份和地位非常重要。办公室主任担任兼职档案员相对合适。
4.以务实高效的工作作风改变档案人的形象，争得学校各方面的重视，提高收集效率
无论在什么行业重视档案工作应该是领导的事，只有一个单位的领导才能站在通观全局的高度上安排各方面的工作，也只有领导的策略和指挥棒才能调动各方面的积极性，老百姓的工作态度和责任意识体现了领导的导向。所以要解决高校档案材料收集中存在的一系列问题。首先一点是档案部门的领导要积极争取学校领导对档案工作的重视。当然档案部门领导者不能被动地指望学校领导能自觉地把档案工作摆在一个很重要的位置，而是要依靠自身，主动地有所作为，用扎扎实实的工作成果向上级汇报，以贡献来求得认同，以业绩来求得投入。比如高校的档案工作就应紧紧围绕学校的中心工作来开展，为中心工作提供便捷有效的服务。此外，针对社会上档案事业影响有限、知名度不高的状况，领导者还必须改变以往只知埋头苦干、默默奉献的工作方式，想方设法通过各种手段、借助各种场合和机会，大力宣传档案工作的成绩，宣传档案工作的地位和作用，从而争取到外界的关心和支持，增强全民的档案意识，使得档案工作真正走向全社会。其次，针对当前只看重当前利用方便而不考虑长远的现象，档案管理者应通过各种途径宣讲档案材料移交与利用的关系，仔细分析和解释档案材料集中保管的好处，并以耐心细致、不厌其烦的借阅服务工作营造良好规范的档案管理氛围，引导人们配合档案工作的良好意识的逐渐形成。
5.改变旧有的“无用之人事档案”的档案队伍建设理念
无论是在中国还是在西方国家的历史上，档案工作者都曾有过极其崇高的地位。据考证，中西方档案工作者地位崇高的根本原因归结起来有三点。一是档案工作者参与国家大政，帮助维护统治阶级的利益；二是档案工作者拥有渊博的知识；三是档案工作者的选拔比较严格。然而，历史的车轮转到今天，我国的档案工作者却不复享有以往那种辉煌的社会地位，甚至一度处于地位较低的境地，其原因不能不引起我们的思考。究其原因，主要是现在档案人员的文化程度、专业程度、职业形象、服务意识和职业拓展能力等内在和客观因素影响了档案队伍乃至整个档案事业的发展。那么，我们从这里可以得到启发，高校的档案管理工作应该避免重蹈覆辙的旧有轨迹，首先从档案管理队伍建设上寻找突破口，摒弃“无用之人事档案”的建设理念。对内而言，学校领导者的首要任务是尽快建立起一支热爱工作、业务精良、结构合理的档案工作队伍。现代的档案管理系统由档案人员、档案管理设施、档案管理任务和目标等若干要素组成，而档案人员是其中最重要、最活跃的因素。因此，领导者应把管理视作从对“事”或“物”的管理转向“人”。档以人兴，没有一支高素质的档案员队伍，档案工作的各方面均无从谈起。
参考文献：
[1]梁晓玲.高校档案工作推行部门立卷归档制度面临的问题及对策[J].兰台世界，2010年第7期下，45--61.
篇6
1．参与评定，学校的档案管理工作能够得到重视。以往，许多高校对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作机构的设立、人员的配备和功能建设等难以得到保证。参加评定升级，高校能够站在一个全新的角度以宏观地战略眼光去看待新形势下的档案工作，能够充分认识到高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。
2．参与评定，师生员工的档案意识能够得到提高。在平时工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全、不完整，一些极具查考利用价值的档案散存在承办部门或流落在个人手中。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。若参与评定，在迎评过程中的档案建设需要各方面、各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，从这个意义上说，迎评对师生员工的档案意识的影响是十分广泛的。
3．参与评定，档案部门的服务意识能够得到强化。服务中心、服务大局是档案工作的永恒主题和根本任务。档案工作的价值任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息服务，档案的作用也在利用中产生和发挥。因此，高校档案部门要找准档案工作服务于师生、服务高校、服务于社会的切入点，提高服务质量，满足快速地检索、调取并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。
4．参与评定，档案编研工作的力度能够得到加大。高校档案编研工作，是以高校档案馆室藏为对象，以满足高校和社会利用档案的需求为目的，在研究档案内容的基础上，按照一定的目标，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种形式提供档案信息服务的一项重要工作。参与档案规范管理等级评定，能够深刻感受到编研是档案工作的薄弱环节，各高校要加大这方面的工作力度，高校档案编研工作要更具有计划性、适用性、真实性和研究性。
5．参与评定，各项评估档案的建设能够得到加强。无论对本科院校的教育教学评估，还是对高职高专院校的人才培养工作水平评估，各项评估档案资料的整理是一个非常重要的环节。档案是学校在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，它是学校教学管理工作的缩影，直接或间接地展现了学校教学工作的全貌，是衡量学校质量、学术水平、管理水平的重要依据。只有在日常教学和管理工作中做好档案的收集和整理工作，充分发挥档案的作用，才能进一步提高高等学校的办学质量和办学效益，也才能使学校各项评估工作顺利通过。
二、全面提升高校档案工作规范服务管理水平
在《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评定标准及自检、评审表》中，科学地将评定内容分了“管理机制”、“业务建设”和“信息服务”三大评定范围。全面提升高校档案工作的管理创新水平也将从这三个方面进行建设。
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1.1综合管理类档案
包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。
1.2专业实验室建设类档案
包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。
1.3教学与实践类档案
包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。
1.4学生管理类档案
包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。
2 教学档案的作用
2.1查考与凭证作用
教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。
2.2为提高教学质量提供依据
一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.3为加强教学管理提供参考
教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。
2.4教学档案是教学经验交流的有利工具
学校要发展，有时需要接受兄弟院校的建设经验，要了解学校的规划、专业设置、教学计划、教学大纲等等。将这部分档案进行科学地集中统一管理后，势必方便兄弟院校间的经验交流，促进教育事业的发展。
3 二级学院教学档案管理存在的问题
3.1教学档案材料收集不全面
二级学院教学档案工作规范程度低，层级归档机制不明，师生员工的档案意识不强，不少教学档案散存于部门或个人手中，没有定时收集整理；档案材料不归、漏归现象严重。
3.2数据不统一，材料不规范
统计数据繁多，相互间不一致现象严重。诸如学生学籍异动、毕业论文答辩、科研获奖统计、历年考研学生人数统计等各类数据出处甚多，相互不一；有的教学档案未按档案归档要求进行规范。
3.3教学档案服务方式落后
当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代，但很多学院的教学档案信息仍停留在运用传统的纸质档案管理方式，信息化管理手段明显滞后。
4 二级学院教学档案管理策略
4.1树立正确的教学档案管理思想
教学档案的管理应由主管教学的院长具体领导负责。加强教学档案工作应从几个方面着手:一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理；二是要配备专职教学档案管理人员；三是要把教学档案工作真正纳入学院教学工作计划，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓。
4.2建立健全完善合理的教学档案管理制度
制定严格的制度，使档案管理能够做到按章办事。将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。
4.3提高教学管理人员素质与水平
教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。
4.4教学档案信息化管理，提高工作效率
充分利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。建立了一批电子教学档案数据库。另外要充分利用校园网络资源优势，实现档案材料的远程检索与鉴定利用，真正实现资源共享，从而提高教学档案的利用价值。
二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，它是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。
参考文献
[1]明艳.初议院系教学档案的管理[J].考试周刊，2008，（14）：169-171.
[2]曾菊君.高校系部教学档案管理刍议[J].长治学院学报，2008，（1）:84-86.
[3]武艳芹.浅谈教学档案建设与管理的重要性[J].宿州学院学报，2008，（2）：132-134.
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一.高校教学档案管理存在的主要问题
（一）档案管理意识不强
一些高校的教学和教辅人员，对教学档案工作缺乏充分认识，甚至于对教学档案的归档持抵触态度。有些人认为，教学科研成果是他们自己心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便等。有些院（系）在期中教学质量检查中，不按照教务处要求整理材料，造成了教学档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，严重影响了教学档案的建设和利用效率，从而也影响教育教学工作的顺利开展。
（二）档案管理制度不健全
高校教学档案管理工作应严格按照其基本原则，进行科学分类集中统一管理。近年来，随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理，缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如：有些高校没有建立规范的部门立卷制度；有些高校各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作；有些高校频繁更换教学档案管理人员等。
（三）档案工作队伍不稳定
要做好档案管理工作，需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。教学档案产生于教学及教学管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且这些人员更换非常频繁。
二.改进高校教学档案管理工作的措施
（一）提高对教学档案管理工作的认识
教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先，学校有关领导应该经常过问教学档案工作，把教学档案管理列入学校的工作计划，在经费、人员、用房、办公等方面提供便利条件，定期检查和研究教学档案管理中存在的问题。其次，学校档案部门必须督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案，按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的整理、分类、保管。
（二）健全教学档案管理制度
由于认识不到位，致使档案管理部门缺少相对完善的、系统的管理制度。例如一些教学档案资料的收集，保管，借阅等都没有明文规定。因此，要健全教学档案管理制度，以适应高等教育发展的新形势。可考虑从以下几方面着手： 明确登记制度（目的是及时掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落），执行时限制度（强调及时收集，目的是确保归档文件材料齐全完整），履行查对制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素质的教学档案管理队伍
要建设优质高效的教学档案管理队伍，首先要有正确的人才观，要大力做好档案人才引进、培养工作，以人才资源推动档案工作前进的步伐。比如，选拔优秀的高校档案管理专业毕业生，给教学档案管理队伍补充新鲜血液，优化队伍结构；加大在职档案管理人员的培训力度，通过召开交流会议、教育培训、学历教育等多种形式，提高档案人员的政治理论修养、业务水平以及现代管理能力，改善档案管理队伍的整体素质，为高校教学档案工作发展提供高优质人才保障和智力支持。
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2.失衡。档案管理工作没有达到相应的档案法规方面的要求，导致档案管理工作处在失衡状态。在一个学校的管理建设中，任何一个环节的失衡都会对学校的管理体制造成一定的影响，这不是表示要将档案管理等同于其他人才培养、科学建设等中心工作一样，做到一碗水端平的概念，而是要把档案管理工作与其他管理工作同步发展。学校要根据自身的实际情况给予档案管理工作相应的位置，加强对档案管理工作的认识。
3.失密。档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，也是学校实现教育目标的客观条件。但是由于作基础差、发展慢，无法及时地跟随学校发展的步伐，导致档案管理工作一直停滞不前，很多管理职能也得不到充分的发挥，在收发材料方面经常处于被动状态，数字化管理利用率低，主动开发利用的资源少，降低了档案的文化价值和原始价值。
二、高校档案管理“失范”的影响
1.影响大学文化建设，进而影响高校核心竞争力的提升。档案的文化属性是高校竞争的核心力量。它作为文化的载体承载着我们人类文明的历史进程，它是大学文化建设的基础，失去它将对高校事业的发展造成重大的影响，高校竞争的核心力就是人才的竞争力，档案管理工作是文化建设的关键部分，从系统性的分析上不难看出，档案管理工作一直在潜移默化的影响着高校的可持续发展道路。
2.影响档案为学校中心工作服务的作用的发挥，延缓学校整体发展步伐。档案管理一旦“失效”，学生就不会主动的去利用档案的价值，如此一来，档案在高校管理中的作用也就无法得到发展，并且随着如今信息化时代的来临给档案管理技术带来了新的挑战与机遇，如果档案工作仍然保持传统的管理模式势必会影响整个学校的管理工作无法顺利展开，直接影响学校的发展进程。
三、高校档案管理“失范”的对策
1.加强档案法制教育和档案宣传工作。各高校要形成“以法治档”的管理意识，加强对档案管理工作的宣传力度。把档案管理工作纳入相关的工作计划中，部署各项方针政策，并且落实到实处，尤其要在学校的“十二五”规划中逐渐解决高校档案工作的基础设施问题。
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档案工作作为高校日常管理工作中重要内容，档案管理工作质量高低直接影响到高校日常教育事务的开展，而构建完善的档案质量管理体系涉及内容较广，是一项系统性的工程，需要工人员综合能力、服务意识、制度完善和基础设施建设等多个方面提供保障。但是就当前我国高校档案管理现状来看，其中仍然存在一系列问题，主要表现在以下几个方面。
1.档案管理工作认知存在局限
就档案管理工作认知角度来看，存在十分明显的局限性。多数人对于档案管理工作的认知停留在资料整理，是一项十分枯燥、乏味的工作，没有什么发展前途，这就导致很多档案管理人员对工作的敷衍了事，责任意识欠缺，难以全身心投入工作中，严重影响到档案管理工作质量。
2.档案管理工作不规范
档案管理工作开展中，无论是资料搜集和管理工作，还是借阅制度都存在明显的缺陷和不足，出现这种现象的原因主要是由于高校对于档案管理工作重视程度不高，实际工作开展中未能更加规范的开展，档案的分类存放和借阅都存在着明显的缺陷，很容易造成档案资料的丢失和损坏。档案资料在借阅过程中，受到领导干部的影响尤为严重，很多领导说一句话就会影响到档案管理工作正常开展，无法遵循档案借阅流程进行[1]。
3.档案管理基础设施建设滞后
就档案管理工作现状来看，传统的管理工作模式已经无法满足实际工作需求，迫切的需要对管理理念、管理内容和管理方法进行创新，应用更多现代化管理技术，加强档案信息化建设。诸如，在档案管理工作中计算机、移动存储设备和温度调控设备的应用，均是当前档案管理部门的基础设施建设必备品。但是由于高校长期对档案管理工作的忽视，导致档案管理部门基础设施建设力度不足，存在明显的缺陷和不足，严重影响到档案管理工作有序开展。
4.档案管理奖惩体系不完善
档案管理工作开展中，如何能够为管理工作质量提供更坚实的保障，管理工作人员在其中所起到的作用是尤为突出的。这就需要完善的约束机制，促使管理人员能够有序开展工作，提升档案管理工作质量[2]。对于表现良好的档案管理人员予以奖励，工作敷衍了事的人员则给予严厉惩罚，以此来调动员工工作积极性，提升档案管理工作质量。
二、高校档案管理质量保障体系建设对策
1.强化档案管理意识，营造良好的工作氛围
高校档案质量管理工作开展中，主要是档案管理工作人员积极参与其中，运用科学合理的管理方法，充分发挥档案管理的作用，有针对性的建立一套完善的档案管理质量保障体系，确保档案管理工作能够有效落实到实处，提升管理质量。基于此，首先，应该号召档案管理部门所有领导干部、工作人员的积极参与，实现全方位的配合，根据相关制度和标准对文件资料进行管理，确保档案资料能够及时归档，提升档案管理质量[3]。其次，对档案管理全方位监控。高校建立完善的档案管理质量保障体系，加强工作监督是尤为必要的，并且贯穿于档案资料的收集、整理、审核、分类以及使用等全过程，一旦发现违规操作问题，及时有效的制止，寻求合理措施予以解决，确保档案管理工作能够落实到实处。最后，应用先进管理技术手段。通过应用现代化科学技术和统计方法，有针对性解决档案管理中存在的缺陷和不足。
2.建立完善的档案管理制度，为档案管理质量奠定基础
为了确保高效档案管理工作能够有序开张，有章可循，健全和完善档案管理制度是尤为关键的，促使高校档案合理利用、规范整理，健全各方面的管理制度，确保档案资料的收集、整理、分类、利用等过程都能够有章可循，形成更加全面的档案管理网络，有针对性解决档案管理工作中出现的问题，提升档案管理工作质量[4]。完善档案管理部门的岗位职责，根据工作计划有针对性开展档案管理工作，更加细致、全面。此外，还应该强化档案质量管理意识，确保档案资料完整、清晰、无缺陷，实现档案工作的集中统一管理，提升档案管理效率。
3.强化档案管理人员培训力度，提升人员综合素质
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随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案管理与利用工作的质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设得到了较快的发展，但由于档案信息化管理制度不健全、档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高等自身条件的限制，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，结合实际工作，对这一工作进行了思考。
一、应用型本科院校档案信息化建设必要性
（一）大量数字化档案信息形成的需要。传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
（二）实现档案管理模式优化的需要。随着数字化校园的建设与实施，档案信息化建设可以实现网上归档，将处理完毕的文件资料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全程控制。
（三）经济社会科技发展的需要。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”列入其中，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，现在都是用电子文件的形式进行网上，高校档案工作只有适应这样的发展趋势，才能做到与时俱进、同步发展，才能适应。
二、应用型本科院校档案信息化建设存在问题
（一）档案信息化建设中的相关制度与法律不健全。目前，有一些关于电子文件的法律法规，但不是很全面，档案信息化标准建设也不是很完善。虽然有《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等法律法规，但是，关于电子档案真实性界定的法律等仍然没有或者不尽完善。这些配置不够合理的因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。
（二）档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高。由于高校档案机构的档案人员大都为年龄较大、学历层次较低的人，所以他们的科学文化知识有限，接受新事物的心态相对比较保守。面对信息化趋势，他们不能很快适应信息化的要求，甚至干脆还用传统的方法来进行档案工作。还有一些档案人员对高校档案信息化的理解不够准确，他们认为只要购置和使用了现代化的计算机设备以及其他现代办公设备，就代表我们已经实现高校档案信息化了。在这些方面，高校档案机构的档案人员整体的思想观念滞后，需要改进和提高。在信息化背景下，对高校档案管理人员的专业技能的要求比以前更高，综合素质指标也比以前大有扩充。然而，在目前的环境下，许多高校档案管理人员缺乏信息网络技术和计算机技术技能，他们有的甚至不会电脑的基本操作，这必然阻碍高校档案信息化建设。
三、应用型本科院校档案信息化建设措施
（一）建立和完善档案信息化建设的制度。高校领导要提高制度建设对档案信息化建设工作意义的认识。在增强自身档案信息化意识的同时，要认识到档案管理制度是贯彻落实高校档案信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展、完成各项工作计划和目标的保障。高校领导要组织相关人员建立一套切实可行、符合本校实际的档案管理规章制度，健全高校档案制度体系，确保高校档案信息化建设的各方面都有法可依、有章可循。同时，要加强规章制度的执行力度，确保档案管理体系的有效运行。
（二）树立档案工作者正确意识。高校在培养档案信息专门人才过程中，必须使档案工作者改变传统的思想观念，使自己能按照档案工作现代化的要求自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展，作为高校现代档案信息服务主角的档案工作者，不再是以往单纯的档案管理员。高校广大的档案工作者必须具有创新意识和科研能力，积极接受继续教育及终身教育，努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质，把自己从一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。
（三）人员素质提高。我们面临的是科技革命日新月异的时代，随着档案信息化建设的发展，档案工作的重点必然向更深层次的信息领域进展，因此，一方面要引进相关领域人才，一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训，如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构，提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》，严守党和国家、高校的机密，适应新形势，树立超前的管理意识，发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系，不断提高自身综合素质。
总之,信息时代和高等教育的迅速发展，对高校档案信息化建设也提出了新要求。高校只有不断加强档案信息化建设，才能很好地适应高等教育发展新形势对档案工作的新要求，才能更加有效地开发和利用高校档案功能，从而，为高校加快发展提供基础性的服务保障。
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一、应用型本科院校档案信息化建设必要性
（一）大量数字化档案信息形成的需要。传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
（二）实现档案管理模式优化的需要。随着数字化校园的建设与实施，档案信息化建设可以实现网上归档，将处理完毕的文件资料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档、利用进行全程控制。
（三）经济社会科技发展的需要。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”列入其中，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，现在都是用电子文件的形式进行网上，高校档案工作只有适应这样的发展趋势，才能做到与时俱进、同步发展，才能适应。
二、应用型本科院校档案信息化建设存在问题
（一）档案信息化建设中的相关制度与法律不健全。目前，有一些关于电子文件的法律法规，但不是很全面，档案信息化标准建设也不是很完善。虽然有《计算机病毒防治的办法》、《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等法律法规，但是，关于电子档案真实性界定的法律等仍然没有或者不尽完善。这些配置不够合理的因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。 转贴于
（二）档案人员的思想观念落后及综合素质和专业技能不高。由于高校档案机构的档案人员大都为年龄较大、学历层次较低的人，所以他们的科学文化知识有限，接受新事物的心态相对比较保守。面对信息化趋势，他们不能很快适应信息化的要求，甚至干脆还用传统的方法来进行档案工作。还有一些档案人员对高校档案信息化的理解不够准确，他们认为只要购置和使用了现代化的计算机设备以及其他现代办公设备，就代表我们已经实现高校档案信息化了。在这些方面，高校档案机构的档案人员整体的思想观念滞后，需要改进和提高。在信息化背景下，对高校档案管理人员的专业技能的要求比以前更高，综合素质指标也比以前大有扩充。然而，在目前的环境下，许多高校档案管理人员缺乏信息网络技术和计算机技术技能，他们有的甚至不会电脑的基本操作，这必然阻碍高校档案信息化建设。
三、应用型本科院校档案信息化建设措施
（一）建立和完善档案信息化建设的制度。高校领导要提高制度建设对档案信息化建设工作意义的认识。在增强自身档案信息化意识的同时，要认识到档案管理制度是贯彻落实高校档案信息化建设过程中的各项决策，保证各项工作顺利开展、完成各项工作计划和目标的保障。高校领导要组织相关人员建立一套切实可行、符合本校实际的档案管理规章制度，健全高校档案制度体系，确保高校档案信息化建设的各方面都有法可依、有章可循。同时，要加强规章制度的执行力度，确保档案管理体系的有效运行。
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大学文化是一种理念，一种信仰。档案文化是大学文化的重要组成部分，是高校特有的一种精神境界和道德风范。强化“大编研”就是通过将零散的档案文化资源得到集中，原始档案信息得到整合，进而加工成精品文化成果，让档案编研与大学文化相融合，让档案成为文化的传递者，成为改变师生生活和服务社会的一种新动力。通过多维度、有计划、有步骤、有重点地推进档案编研业务，打造规范化、系统化、有序开放的档案编研成果链条，实现高校的改革与开放延伸到哪里，档案编研就开发到哪里，服务到哪里。让优秀的社会化档案编研成果成为高校、社会文化信息产业的重要支脉。
二、构建多元化高校档案编研发展体系
新时代高校档案编研的发展前景和应用空间如何，关键是高校自身是否建立起规范、科学、完善的档案编研工作目标体系；是否做到统筹规划，协调发展，形成合力；是否把握时代的脉搏，贴近高校中心工作和社会热点问题，科学地预测未来需求，明确编研成果是为谁服务。因此，构建多元化高校档案编研发展体系，让档案信息资源“联岛成陆”，实现“一站式”服务，势在必行。
1.确立有利于高校档案服务功能实现的档案编研目标体系
高校档案编研要以构建内容丰富、技术先进、安全有效、利用便捷的服务型开发为总目标。健全档案编研所需要的内外沟通机制、工作状况反馈机制、绩效评估机制和安全控制机制，提高编研质量和效率；确立以服务对象需求为工作主线，不断加强检索工具情况、设备情况、利用场所情况、人员配备情况等服务条件的利用，提高编研的技术含量；要编制符合实际的档案编研工作计划，加强信息采集、编研过程组织以及编研成果出版三个层次的指导和控制，减少档案编研的随意性，避免档案编研的盲目性和被动性。
2.建立存史与时效应用并举的档案编研工作内容体系
在编研内容体系构建上要突出两条主线：一是全面清晰准确地勾勒出高校发展轨迹的编研成果；二是加大系列化专题编研，要突出选题的科学性、成果的时效性、应用的前瞻性。要树立精品意识，把档案编研成果的社会效益与经济效益有机结合起来，逐步走上宽口径、多形式、系列化档案编研新路子。
3.构建数字化、网络化档案编研新技术应用体系
高校要致力加强计算机、扫描仪、刻录机等新设备应用，重视各种密码理论、密码算法、网络安全和信息隐藏等技术在高校档案编研中的研发。借助先进的存贮、检索及网络编辑技术，使得档案编研过程中的信息采集和加工水平实现新跨越；借助各种出版方法和多媒体技术，尝试形成论著、文献纪录片等多种形式载体；逐步加大缩微品、电子出版物、网上出版等新型文献传播形式的应用。
4.建立与高校数字化、网络化发展进程相适应的档案编研传输体系
档案馆是高校重要的信息中心，加强档案馆网站的栏目建设，建立网络化编研传输新平台，是新时代高校档案编研工作发展的又一契机，是扩大编研影响力、控制力以及公众和组织关注力的重要战略。各高校要尽快构建以网络传输为主，适当公开出版和内部印发的编研成果传输体系。建立完善的网上输入、输出模块平台，既打破档案编研成果“藏在深闺无人识”的尴尬局面，突破地域应用限制，又降低编研出版成本，是取得社会效益和经济效益双赢有效之举。
三、整合高校档案编研资源
整合资源、形成合力、构建和谐的高校档案编研环境，对于保障档案工作者的从业环境，调动其编研积极性、主动性，创新编研模式，提升档案编研工作质量和效益具有重要意义。
1.整合档案信息资源是做好档案编研的重要前提和基础
畅通信息资源渠道，及时接纳征集档案信息，将特色及散存民间珍贵的档案资料汇集起来，以保证档案编研资料的后续来源。整合高校区域内外的档案信息资源，把一系列原始的、零散的档案信息系统化,构建高校档案信息数据库，使潜在的档案信息资源转化为生产力。
2.整合人才资源是做好档案编研的关键和保证
