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篇1
社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件,如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。
新时期社会档案意识的培养问题,我认为应从以下几个方面入手。
一要探索新时期档案宣传的新方法。只有加强档案宣传,社会档案意识才能得到提高。“酒好也怕巷子深”,档案是一坛酿造多年又陈封许久的好酒,连闻名遐迩的国酒茅台都做广告,何况“养在深闺屈a href=//shici.7139.com/2654/ target=_blank class=infotextkey>宋词丁钡牡蛋改?
1、把开展宣传贯穿到工作的始终,档案工作开展到哪里,宣传工作就跟进到哪里,使工作与宣传同步进行。
2、抓重点,不断掀起宣传工作的新。根据档案工作的规律性,抓住重点时间、重点内容、重点形式,不断掀起宣传。要掌握好时间,不要错过最佳宣传时机;内容要典型生动,才能吸引观众;形式不能陈旧,否则会使人不屑一顾。例如:在《档案法》颂布重点纪念日前后,开展规模较大的宣传活动,内容上要集中宣传档案法规,除正面内容的宣传外,配合一些违法案例宣传,使人对法律的理解更深刻,效果更佳。形式上不应仅搞搞展览,展览存在较大局限性,应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子、向各镇、街道提供宣传内容要求他们在各社区、村居代为刊出宣传板报等宣传面广的宣传形式。
3、抓时机,把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。但主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导,往往分管几个口、多个部门。档案部门应积极主动、抢抓时机,向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题,以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字,即勤请示、勤汇报、勤动脑,不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持;勤动手,经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案部门的重要工作和活动,要争取主管领导参与,以便领导全面地了解档案工作。
4、高瞻远瞩,把在校学生作为重点宣传对象。学生是祖国的未来,档案意识应从学生抓起,且学生量大面广,是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量,目前也是档案宣传的一个薄弱环节,应高度重视。
建立好爱国主义教育基地,充分发挥爱国主义教育基地的教育功能,教育青少年学生;省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物,服务学生教育工作;普及档案知识,让学生完整保存成长足迹,通过整理、制作个人成长档案,学生们重温自己的成长历程,增强档案意识;走进学校,为学生开设档案专题讲座。
二要加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针,依法治档,用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范,以法促发展的良好的工作氛围,加强动态管理,完善执法机制,重拳强化档案意识。
十多年来,经过各级档案行政管理部门的努力,档案行政执法工作取得的成绩有目共睹。但客观地分析,档案行政执法工作与社会预期和档案事业的客观要求相比,还存在许多问题,并暴露出一些深层次的矛盾。首先,档案违法现象与行为仍具有很大的普遍性。其次,档案行政执法乏力,违法行为长期得不到有效制裁。档案行政执法的对象有其特殊性,主要是各级党政机关和企事业单位,在许多部门、单位面前,倒显得档案局这个执法主体是弱势部门,加上档案法律法规授予档案行政管理部门的执法权非常有限,导致许多档案行政管理部门因此畏缩不前。
因此,加快立法步伐,通过立法,进一步扩大行政处罚的范围,授予档案行政管理部门更大的执法权。对于普遍存在的同时危害很大的在机关、企事业单位出现的拒绝归档、拒绝档案安全保管等进馆之前的违法行为作为档案法规调整的重点。因为这些档案在进馆之间遭受损失的可能性很大,进馆这后倒相对安全了。
同时,要加强组织领导,积极开展专项执法,使执法工作的影响面日益扩大,努力推进档案工作法治化。
三要加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度,这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要,且见效迅速,各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设,对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。
四要重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数,一个地方其他档案工作做得很好,农村档案工作未做好,是不完善的,档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来,只重视机关、企事业单位的档案工作,农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱,所以应格外关注。
在建设社会主义新农村的新的形势下,各地应制定新农村建设档案工作的总体规划,全面推进村级档案规范化建设,建立健全村居建设档案、农村基础设施档案、土地承包档案、农村专业合作社、农村龙头企业档案、村民档案、农民素质培训档案、村务公开和民主管理档案、农业科技档案、农村文化档案。在现实条件下,推广“村档镇管”管理模式。主动加强服务,以规范化为抓手,全面提高农业和农村档案工作整体水平,有力地促进全社会档案意识的提高。
五要促进家庭档案观的树立。家庭是社会的细胞,家庭档案工作做好了,社会档案意识真正会达到深入人心的境界。家庭档案应成为档案工作的新领域,档案部门要积极倡导开展家庭建档工作,更好地为和谐社会服务。
篇2
下面是顺义县专职档案人员人数、文化程度、专业技术职务情况。
从表中分析：
1有利形势：
1专业档案人员队伍逐年壮大。从1994年的45人，增加到1997年的143人，1997年的专职档案人数是1994年的217倍。这说明，我们有了一个较完整的网络体系，有了一支稳定的档案干部队伍。也表明，全社会的档案意识在增强，各部门对档案工作的重视程度有了一定提高。
2大专以上文化程度的人数占有一定比例。1994年有25人，占总人数的55％；1995年有43人，占总人数的50％；1996年有73人占总人数的51％；1997年有72人，占总人数的50％，大学本科毕业的人数逐年有所增加。从中看出，我们不仅有一支团结奋斗、无私奉献、兢兢业业、敢打硬仗的档案干部队伍，而且在文化知识的结构上也有了很大的变化，为档案事业的发展注入了生机。
2存在的问题：
1专业技术人员偏少。从1994年至1997年这四年看，专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例分别为：244％，186％，176％，244％。社会的发展对档案工作的专业文化程度提出了更高的要求，专业技术人员占有极其微弱的比例，是目前档案工作急需解决的问题。
2档案专业人员贫乏。几年来，档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高，但档案专业人员却极其贫乏，毕业于档案专业学校的寥寥无几，包括档案专业职业高中毕业生在内，1994年5人，占总人数的11％，1995年3人，占总人数的34％，1996年6人，占总人数的42％，1997年5人，占总人数的35％。
目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入本世纪末到下世纪初，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏，跨世纪人才短缺，如果不加强人才的培养，提高档案干部队伍的素质，档案馆功能将受到很大制约。
二、几点思考
1注重人才
社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键，这些应引起各级领导的重视。
1把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。
2注重人才的使用，要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智，大胆启用。
（3稳定档案干部队伍。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作的持续稳定发展。
2加强对现有档案人员的继续教育
面对目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面：
1注重实用性
要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。
2拓宽知识面
面对二十一世纪档案工作的未来，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本学科最新发展的动态。
3因材施教
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二、选题要围绕业务上的主要任务
档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。
1要了解和掌握单位的中心工作
在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。如我站近两三年来的中心工作是为申报省市级一级站评审做准备工作，而等级站评审标准要求各科出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此，档案室及早做出反应，在制定编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料，为及时满足全站的利用需要起到了积极的作用。
2要了解和掌握各项业务工作内容
卫生防疫站的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。
三、积极开发深层次的档案编研材料
档案部门在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范，而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构，在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编，就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用，做起来又不难。
然而，由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，档案部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看，根据各专业口的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如我站所编制的“1984－1995年北京市食物中毒发生情况分析”，“北京市五百例预防接种副反应分析”，“1985－1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”，这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了很强的实用性。
档案部门在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题：
1要积极争取业务部门的配合
档案部门根据所选题目，以站藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。
2统计分析时间跨度要大
统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
3统计数据真实准确完整
编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算。计算要正确，并要经过复核。
4形式新颖好看
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1．在高校建立房产档案信息化管理的困难
1．1领导重视不足
重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。
1．2技术手段落后
目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
1．3档案管理人员专业素质不高
目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。
2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设
2．1提高对档案管理信息化建设的认识
要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2．2推进房产档案馆数字化进程
实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。
2．3完善房产档案信息归集、检索系统
为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2．4建立准确的房地产档案数据分析系统
房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2．5提高管理人员的综合素质
档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
参考资料：
[1]玄艺兰．论房产档案室的数字化建设[J]．中华教育周刊，2003，(6)．
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一、提高文书档案管理专业化认识
首先，树立专业化理念，提高专业化认识。档案管理专业化是指档案管理职业具有自己独特的职业要求和职业条件，有专门的培养制度和管理制度。档案专业既包括学科专业，也包括职业专业，国家对档案任职既有规定的学历标准，也有必要的档案知识、档案能力和职业道德的要求。我国有档案管理人员教育和培训的专门机构、专门内容和措施，有对档案管理人员资格和教育机构的认定制度和管理制度。档案管理职业有自己的理想追求，有自身的理论武装，有自觉的职业规范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的独立特性。
其次，培养专业化精神，增强专业化意识。加强档案文化建设，塑造档案职业文化、职业品格和职业素养，要甘于寂寞、乐于奉献、遵守法纪、保守秘密，把做好档案工作作为事业追求、职业理想和工作态度。陈希周在《档案利用服务工作“四忌”》一文中认为，从事档案管理工作一忌态度冷淡，缺乏热情，二忌不按规章制度办事，三忌不熟悉馆藏内容和档案管理业务，四忌对查阅档案的人员不严格监视，对查阅过的案卷不经检查就人库。档案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服务质量专业化、学习培训专业化、业务技能专业化。
再次，建立档案管理专业化体系。蹇文燕在《浅谈基层检察机关档案管理和利用的专业化构建》一文中指出，档案管理和开发专业化构建的路径主要有：一是提高认识，转变工作理念；二是提高档案管理人员素质，建设专业化队伍；三是完善设备，加大档案工作的投入力度；四是整合利用档案资源，促进事业健康发展。档案管理专业化的目标是人本化，要坚持以物为本向以人为本转变，以保管为主向开发利用为主转变，以管理型向服务型转变是现代档案管理发展的基本趋势，所有档案管理工作都是为人服务、为人的全面发展服务的，离开了人所有的档案都没有任何意义。档案管理专业化过程必须规范化和标准化。要制定全国统一、行业统一、单位统一的文书档案标准，克服各自为阵、各自为术、各自为范的局面，积极推进文书档案建设一体化，充分发挥档案服务全面、准确、便捷的功能。
二、创建文书档案管理专业化模式
要提高高校文书档案管理专业化水平，必须创新管理体制和模式，建设机构独立、人员独立、管理独立、经费独立、业务独立的档案馆。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织把档案事业列入发展规划和工作计划，建立和健全档案行政管理和保管机构，保障档案事业发展所需经费；应当重视档案管理工作，提供必要条件，保证档案工作的正常开展，设置档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员负责档案的管理，并对所属单位的档案工作实行检查和指导；档案馆建设应当符合国家和地方制定的档案馆建筑设计规范，具有保管档案的专用库房，档案库房应当具备防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防光等条件和设施。
目前，高校文书档案管理模式有两种：一是文书档案产生并存放于各单位、各部门、各学院，或者单位内部设立档案室，由这些单位指定专职或兼职人员管理，档案管理零散，缺乏规范性、整体性，作用很难发挥，价值很难利用。二是成立档案馆的高校，文书档案由档案馆专人负责，各单位和部门指定兼职档案员协助做好归档工作，管理制度健全，文档生成过程规范，档案的价值整体得到利用。
三、改进文书档案管理专业化方式
文书档案管理专业化建设主要包括管理制度专业化、管理方式专业化、管理手段专业化、管理措施专业化等。陈丽在《提升四川档案管理专业化水平的标尺》一文中认为，档案专业化管理是指以系统化为保证、数据化为标准、信息化为手段，从管理工作的各项专业环节入手，以提升专业水平的方式，把服务者的工作重点集中到满足被服务者的需求上，以获得更高效率、更多效益和更强竞争力的管理方式；主要措施包括组织专业性、管理过程专业性、技术专业性、人员要求专业性等。
制度建设是文书档案专业化建设的前提和基础。《甘肃省档案管理条例》规定，机关、团体、企事业单位应当建立、健全科学的档案管理制度，使档案管理规范化、标准化，并逐步采用先进技术与设备，实现管理现代化。
信息化建设是文书档案专业化建设的基本方式。为了提高文书档案工作的质量与效率，开发文书档案信息资源利用的新途径、新方法，必须利用信息化和数字化技术手段，以信息化改变传统文书档案管理模式，更好地实现“档案馆可以通过报纸、广播、电视、刊物、图书等媒介，采取出版、播放、陈列、展览等形式向社会公布档案”，提高档案的使用效率。刘向在《要提高档案管理软件的专业化水平》一文中认为，要提高档案管理软件的专业化水平，最重要的是提高程序员的档案知识水平。要根据档案工作的特点和需求，有的放矢，使软件所附有的功能适应档案管理的特殊性。还要进一步完善软件开发公司的售后服务，对档案管理人员进行培训，及时对软件和系统进行升级。陈金水在《信息化、专业化、标准化，助推社会保险业务档案管理》一文中认为，要加强信息化硬件设施建设, 实现设备和技术的现代化，全面提高业务档案管理的现代化水平，及时配备业务档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备, 充分利用现代科学技术, 利用缩微技术、光盘技术在业务档案管理中的作用。
四、培养文书档案管理专业化队伍
培养和造就一批职业化、事业型的档案管理队伍是实现高校文书档案管理专业化的关键。《甘肃省档案管理条例》规定，档案工作人员应当具备档案专业及相关知识，做到爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，热情服务。机关、团体、企事业单位应当重视档案工作人员的业务培训，按照国家规定进行职称评聘，并保持档案工作人员的相对稳定。
文书档案涉及学校发展的方方面面，首先，管理人员要有坚定的理想信念，较高的政治素质，在遵守档案保密制度上发挥表率作用；其次，要掌握高等教育发展的基本规律，熟悉学校发展规划和工作计划，具有文书档案的鉴别、识别能力；最后，要有较高的业务能力，全面掌握文书档案的形成、收集、鉴别、整理、利用、保管等一系列专门环节。另外，要有较强的服务意识和良好的服务态度，为文书档案充分利用提供快捷、优质的服务。贤文在《建设一支稳定的专业化的干部档案管理队伍》一文中认为：“干部档案管理队伍应该懂得电子计算机操作和软件设计的基本原理，能自如地运用电子计算机进行干部档案材料的贮存、检索，应该懂得录像、复制、缩微等技术的基本知识，熟练地操作、使用仪器，应该具有基本的化学、生物知识，以利用各种手段实行对干部档案材料的防霉、防腐措施，应该懂得中国档案发展史、干部档案史，等等。”为此，要加强文书档案管理专业化队伍建设，使档案工作者从档案资料保管员向档案资源开发者和研究者转变。
其一，加强档案学学科和专业建设。完善、发展档案学科知识体系，根据社会需求，有条件的高校要积极开办档案学本科和研究生专业，结合现代档案管理的发展趋势，加强课程建设和教材开发，培养档案管理应用人才、档案管理信息系统研发人才和档案学研究人才。
其二，引进档案管理人才。要改善档案管理人员的待遇和工作环境，在职称评定、推优评优等方面给予倾斜和照顾，吸引其他单位或部门具有档案专业学习或管理背景的人员充实到档案管理队伍中。
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二、学位研究生论文档案在教育评估中的功能
学位研究生论文档案在教育评估中起着举足轻重的作用。在教育评估中需到档案馆索取硕士培养方案、计划，掌握硕士学位论文质量及论文摘要，了解硕士生独立从事工程设计、科研和教学的能力。在举办硕士教育评估展览时，需借阅全部博士、硕士毕业论文目录，查看存档的研究生工程设计项目和学位论文选题。学位论文档案对硕士教育评估提供了详尽的资料，能反映研究生教育中的专业特点和学校特点。总之，档案馆提供的学位研究生论文档案在教育评估中起到了重要的凭证、参考和指导作用，很受专家、学者和大学生的青睐，学位研究生论文档案实现了社会价值。
三、研究生学位申请审批书档案的利用价值
学位研究生论文档案包括学生毕业论文及学位申请审批书。审批书的内容有在校学习成绩考核单、本校导师和聘请外校教授对该生论文的评阅意见表，答辩委员会及校学位评定委员会决议。学位论文及答辩是对研究生学习成绩的综合考核，也是检验研究生学业质量的一个重要环节。学位论文档案反映研究生在校期间取得的科研成果及学识水平。研究生出国进修、攻读学位，需索取学位申请审批书及学业成绩考核档案并进行公证，证明学历层次。另一方面对于在职攻读学位的研究生，学位审批书档案记载了导师对论文的评阅意见，填写在职人员申请学位登记表时，必须以学位申请审批书档案为依据，更重要的是目前申请科研项目评奖，必须查询导师对学位论文评阅意见作为上报材料附件的依据，否则科研项目不能参加评奖。可见学位档案的重要价值。
四、开发学位研究生论文档案信息资源
学位论文档案是研究生研究成果的文字载体，是科技信息传递和表达的主要形式。高校档案馆（室)是学校的信息储备基地，应建立档案信息中心，实现档案管理现代化手段，建立档案数据库系统，完善档案检索体系，对学位研究生论文档案进行案卷级输入，对各类学位研究生论文档案信息进行加工、存贮、浓缩档案内容，应用现代化技术准确传递信息。定期将学位论文档案目录及论文摘要汇编出版，下发各院系专业资料室供学生查询，拓宽研究生的视野和研究范围。档案信息中心保存的学位研究生论文档案最全，而且是手稿，具有专业特色，能满足利用者的需求。档案信息中心为方便用户查询，扩大的服务范围，有效地组织馆际交流，应及时档案信息，帮助用户顺利进入信息中心和相关文献部门的检索体系，提高档案工作利用率。
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（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低
高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。
（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够
高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措
（一）从手工到现代，从纸质到数字化
首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。
（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设
首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。
（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设
篇8
这部分内容是完全适应社会和档案工作发展需要的。由于档案工作在国家信息化系统中有一定的地位，档案部门必须紧跟国家信息化建设的步伐，为了落实国家档案局信息化建设纲要，各地、各系统的档案部门近年来十分重视信息化建设；同时随着计算机、网络技术在各单位行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，电子文件与电子档案管理在档案管理工作中的地位与重要性也日益显现；计算机与信息技术发展快、更新快；为此档案工作人员必须不断学习，更新知识，才能适应形势发展、满足工作需要。
二、国家及档案系统对档案工作的新标准与新规范
随着社会的发展，档案工作也有了相应的发展，为了适应档案工作的发展以及满足档案工作的实际需要，国家档案局了相关的标准与规章。而这些新的标准与规章既是以往教材中未曾包括的内容，又是在现实档案工作中必须遵守或具有指导意义的内容，因此在档案工作人员的继续教育中应该将它作为必学内容之一。
三、档案鉴定理论与实践
档案鉴定是档案工作中具有特殊重要地位的一个环节，因而档案价值鉴定也就成为我国档案学中一个具有较高难度的理论与实践问题。随着社会的发展，先进的科学技术手段与管理理念也为档案工作所不断吸纳，档案工作信息化成为档案工作的重要任务，而我国现有的传统意义的档案鉴定工作目标仅针对档案存毁，已不能适应档案工作发展的需要，必须进一步研究与探索能适应档案工作发展所需要的档案鉴定理论与实践。在现实中一方面是档案工作者（主要是具有初级或中级职称的档案工作人员）面对大量的文件、档案很难仅以以往十分简略的《归档与不归档范围》、《档案保管期限表》来进行鉴定工作；另一方面是许多档案理论工作者与实际工作者对档案鉴定进行了不断深入的研究，发表了不少专著与大量的论文，这些论著中有创意的观点应该到实际工作中去验证、有价值的内容应该推广。继续教育是这两者连接的桥梁，将档案鉴定理论研究成果通过继续教育的途径向档案专业人员介绍、推广。档案鉴定理论与实践作为档案干部继续教育的内容除上海市，在湖南、浙江、江苏等省和全国环保等系统均有采用。
四、档案工作新动态、发展趋向
社会和科学技术的发展势必会影响和推动档案工作的发展，档案专业人员应该对影响档案工作发展的环境与各种因素有所认识与了解，更应该了解档案工作自身发展的情况。只有这样，才能正确把握自己的前进方向、改进自己的工作、激发自觉的学习愿望，真正做到与时俱进。
五、与资格证、职称考试相关的内容
有些省市将与资格证、职称考试相关的内容也列入档案干部继续教育的学习内容。
篇9
目前，我国高等学校教学类档案关于教材和毕业论文类目的归档范围是1994年制定《高等学校实体分类法与档案工作规范》时规定的，在长期的工作实践中，我们觉得这两个类目的归档范围应做一些适当的调整或补充，才能适应今天不断发展的工作需求。本文拟对这些需要调整或补充的问题加以讨论。
归档的范围要求归档的文件材料，必须对学校和社会有史料和研究价值，具有参考价值和凭证作用；归档的文件材料，必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统；归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联系和成套性特点。
《高等学校实体分类法与档案工作规范》（以下简称：分类法和规范）在JX18教材类下只对自编和主编的教材进行归档。该分类法和规范制定之初，当时国内各方面的发展情况与现在大不相同，各高校在专业设置和人才培养上没有面临社会需求的巨大压力，没有市场的选择，没有办学的竞争。然而今天却不同，面对着社会的需求和毕业生就业的压力，各高校为了自身的生存发展被迫要做出适应性的转变。当初各高校在教材选择上几乎是统一的，除了统编教材，校内教师自编和主编的教材基本上可以满足教学的需要，所以，该类目只收录自编、主编的教材是可以理解的。可是现在各高校的专业设置越来越复杂多变，仅靠本校教师自编、主编的教材根本满足不了教学的需要，必须向国内外引进大量的、适宜的优秀教材。这些教材在本校的教学活动中使用之后，也应当加以归档，不然，这些教学活动如何纪录呢？现在该类目的名称是：“自编、主编教材” ，建议修订后的类目名称能把“用于教学的外编教材” 包括进去。
JX18教材类之后是附录：存系教学类档案，其中第一条类目是本科生毕业论文及评审意见。分类法和规范制定之初设立该类目时，国内高校研究生、博士生很少，可是现在已经很多，时过八年之后，该类目同样显得不合时宜：一方面类目过窄使研究生和博士生论文放不下，同时又对本科生毕业论文不加限制地全部吸收，使本科生毕业论文的收藏数量急剧增加，造成了档案存放架位紧张，浪费了档案室宝贵的面积。如何对待本科生毕业论文的收藏，笔者认为：本科生毕业论文的收藏在本院校内部和图书馆是一个交叉收藏的类目，档案室和图书馆都应收藏这类资料，但从这类资料的收藏价值和利用价值来看，档案室和图书馆在收藏上应加以协调、有所选择。这些资料如果都放到图书馆，档案室就会缺藏；如果都放到档案室则会限制读者对这些资料的利用。最近几年，由于高校招生规模迅速扩大，本科毕业生档案在档案室的收藏数量急剧增加，许多高校为了缓解库房和架位紧张，便利广大学生对毕业论文频繁的借阅使用，将本科生的毕业论文全部放在图书馆收藏。实际上这种只重视利用、不重视存档的做法同样不可取，因为一方面毕业论文在图书馆的保存条件远不及档案室，另外图书馆对毕业论文的借阅没有限制，极易造成丢失和损毁，毕业论文作为教学档案的一部分在图书馆保存，最终造成流失是无法避免的。综合各方面的有利因素，较为合适的做法应该是，档案室只宜收藏一些优秀的本科生毕业论文，其副本和大量的普通本科生毕业论文应由图书馆收藏，这样，档案室即避免了本科生毕业论文在收藏上的过多过滥，又兼顾了广大师生对本科生毕业论文的充分利用。现在该类目的名称是：“本科生毕业论文及评审意见”，建议修订后的类目名称能改为：“博士生、硕士生、优秀本科生毕业论文及评审意见”。
从以上两类目的设置情况来看，分类法和规范制定之初，限于当时教学的环境条件，对今天的教学发展无法予以充分考虑，在教材和毕业论文的类目设置上造成了类目过窄。长期以来由于该类目的限制，已经造成了教学过程中大量外编教材使用纪录未予保存、研究生、博士生毕业论文放不下以及本科生毕业论文收藏混乱、丢失损毁的情况。本文在此所论，期望该类目的修订能早日实现。
参考文献：
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的管理，严把毕业论文的质量关，确保毕业论文档案资料的规范、完整，特对法学类毕业论文撰写格式提出如下要求：
毕业论文一般由以下主要部分组成，依次为：
1.题目，2.作者，3.中文摘要，4.英文题目、作者、摘要，4.论文正文，5.参考文献，
6.致谢，7.〖附录〗。
具体要求如下：
1.题目（三号黑体加粗，居中）
表述论文所研究的对象和内容。要求字数少、简明精炼，原则上不超过20个字。如果设有主、副标题，副标题指具体的研究内容。
2.作者（四号宋体，居中）
题目下面第一行写专业、学生姓名；另起一行写指导老师的姓名、职称。
3.中文摘要（小四楷体）
摘要应具有独立性和自含性，即不阅读报告、论文的全文，就能获得必要的信息。摘
要应概括地反映论文的主要内容，主要说明本论文的研究目的、研究方法、所取得的成果
和结论。要突出本论文的创造性成果或新见解，力求语言精炼准确。论文摘要200字左右，
4.关键词3-5个。（小四楷体）
5.英文题目、作者、摘要、指导老师、关键词（英文题目、作者、摘要与中文相对应）。
6.论文正文（小四宋体）
前言应综合评述前人相关研究工作，说明论文的选题目的与意义。前言篇幅不要太长，一般教科书中有的知识，在前言中不必赘述，前言一般不超过全文的1/3。
6.参考文献（五号宋体）
参考文献只列作者阅读过，在正文中被引用过、正式发表的文献资料。按文中引用的
先后顺序编码，并将编码置于方括号中以上标形式标注在引用句后。参考文献15篇以上。文献中的作者不超过三位时全部列出；超过三位时一般只列前三位，后面加“等”字；作者姓名之间用逗号分开；主要参考文献的著录格式：
①期刊
[序号]作者.文章题目[J].刊名，出版年份，卷号（期号）：起止页码
②专著
[序号]作者.书名[M].出版地，出版者，出版年，p：起止页码
③论文集
[序号]作者.文题.见(in)：编者，编(eds).论文集名.出版地，出版者，出版年，p：起止页码
④学位论文
[序号]作者.文题.[学位论文].授予单位所在地，授予单位，授予年
⑤专利
[序号]申请者.专利名.国别，专利文献种类，专利号，出版日期
⑥技术标准
[序号]责任者.技术标准代号.标准顺序号—年.技术标准名称.出版地，出版者，出版日期
7.致谢
致谢中主要感谢导师和对论文工作有直接贡献及帮助的人士和单位。
论文一律用A4(210mm×297mm)标准大小的白纸打印并装订（左装订）成册。版面页边距上空2.5cm，下空2cm，左空2.5cm，右空2cm。
页码位于页面底端（页脚），居中对齐，首页显示页码。
论文题目使用黑体三号字，摘要、关键词使用楷体小四号字，内容使用宋体小四号字。行距为1.5倍行距，字符间距为标准。
法学系
二〇一〇年十一月
法学专业毕业论文参考格式
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ（题目）
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ学院ⅹⅹ专业ⅹⅹⅹ（学生姓名）
（指导教师：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ）
内容摘要（中文）：
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
关键词（中文）：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ（英文题目）
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ学院ⅹⅹ专业ⅹⅹⅹ（英文学生姓名）
（指导教师：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ）英文
内容摘要（英文）：
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
关键词（英文）：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
前言
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
正文
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
正文内容番号的写法：
一、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ（番号后用顿号）
（一）ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ（括号后不要加标点）
1、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
（1）ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
①ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
或者
1ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
1.1ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
1.1.1ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ
参考文献：
[序号]作者.文章题目[J].刊名，出版年份，卷号（期号）：起止页码（用于参考期刊）
[序号]作者.书名[M].出版地，出版者，出版年，p：起止页码（用于参考专著）
[序号]作者.文题.见(in)：编者，编(eds).论文集名.出版地，出版者，出版年，p：起止页码（用于参考论文集）
[序号]作者.文题.[学位论文].授予单位所在地，授予单位，授予年（用于参考学位论文）
[序号]申请者.专利名.国别，专利文献种类，专利号，出版日期（用于参考专利技术）
[序号]责任者.技术标准代号.标准顺序号—年.技术标准名称.出版地，出版者，出版日期（用于参考技术标准）
致谢：
致谢中主要感谢导师和对论文工作有直接贡献及帮助的人士和单位。
政治与法学学院法学系
二〇一七年十一月
法学毕业论文范例：法学本科毕业论文工作的规范化管理
摘要：毕业论文写作与答辩是本科人才培养的重要环节，是对学生理论与实践结合能力的综合训练和重要考量。毕业论文工作在检验毕业生掌握知识情况的同时也是对我系教育教学质量的检测。法学系自2005年设立以来，在六届毕业论文工作的组织筹备中，毕业论文管理制度经历了从无到有，从规范化到精细化的成熟过程。作为法学系教学秘书，一直注意不断发现问题、总结经验摸索更好的管理方法。
关键词：法学；毕业论文；规范化
毕业论文是全面检验大学生在高等教育阶段整体学习效果和能力培养状况的重要教学环节，在培养大学生探求真理、强化社会意识、进行科学研究基本训练、提高综合实践能力与素质等方面，具有不可替代的作用，也是学生运用所学专业知识凝练成适应社会发展所需综合能力的重要教育过程。
一、制度文件的起草与修订
1.规范管理制度
为规范毕业论文管理，自2009年毕业论文工作伊始，首次制定了《天津医科大学临床医学院法学系毕业论文手册》。几年来，针对该手册在论文管理过程中发现的各种问题进行了多次修改。2011年初，学院进一步明确了院、系毕业论文二级管理工作机制。通过反复沟通与调研，协助教学部完成了《天津医科大学临床医学院毕业设计（论文）工作的管理规定》。在协助修订的过程中，吸取了各专业毕业论文（设计）工作的宝贵经验，同时与法学专业实际情况相结合，使得规定更加合理，简化繁杂的工作流程的同时加强了规定的可操作性。
2.修订写作格式
在规范管理制度的同时，对学生毕业论文的写作规范进行了调整。为此多方查找资料进行调研，借鉴兄弟院校的管理经验，结合法学专业的实际情况，组织指导教师进行讨论，协助教学部制定了《天津医科大学临床医学院本科生毕业设计（论文）写作规范》，并结合法学系实际情况制定了《天津医科大学临床医学院法学专业本科生毕业论文写作规范实施细则》。
二、规范流程管理
1.合理安排论文工作时间，召开动员会
根据学院对毕业论文工作的整体要求，从每学年第一学期末开始，提前制订好每一届毕业论文工作的计划安排。召开法学本科毕业论文工作会议，布置本年度毕业论文工作时间安排与要求。召开学生动员大会，加强对学生端正学风教育，强调论文工作的重要性以及论文写作规范和格式要求，使学生真正提高对论文撰写的重要意义的理解，自觉遵守学院相关制度要求，认真参加实习，并结合专业知识的学习和社会实践，努力提高自己的专业综合能力，高质量地完成毕业论文。
2.选题的申报与审批，确保题目质量
在毕业论文工作选题的准备阶段，按指导教师所从事的专业研究方向，拟定论文题目供学生自主选择，同时也可以根据学生的实习条件和实习案例及社会热点问题，鼓励学生开拓思维，自行拟定题目，并通过选题审批的程序，对初拟题目进行反复修改，做到一人一题，要求毕业论文研究方向能够与学生的专业更加贴切，切实做到论文选题的规范化管理向分类化指导的转变，提升论文内在质量。
3.指导过程监督
在毕业论文工作进行过程中，按照法学系毕业论文工作计划安排及时进行监督和管理。分为前期、中期、后期进行检查，前期主要检查指导教师的到岗情况、开题情况、资料查阅的情况。中期针对教师的指导过程进行监控，检查指导过程记录，学生完成情况及存在的问题。后期检查毕业论文质量、组织评分及分组评阅。
4.毕业论文格式审查、评阅和答辩
在毕业生实习返校之后，收集各种管控表格，对每一名同学的论文初稿进行格式审查，在总结历届学生答辩经验的基础上，针对每一名同学指出答辩技巧和建议，为正式答辩打下了良好的基础。在正式答辩前，做好准备工作，成立答辩委员会，明确答辩时间、答辩场地及相关材料的准备，召开答辩分工会，确保答辩顺利进行。
三、规范档案管理
毕业论文工作结束后，认真整理相关电子档案资料，做好纸质版资料保存工作。将学生论文、材料装入档案袋，存入档案室备查。按照要求对论文工作数据进行整理分析，填写天津市普通高等学校毕业设计（论文）工作调查表，做好毕业论文工作总结，所有档案汇集成册以备教学部检查和教委普通高校本科毕业设计（论文）管理互查工作。
四、树立服务意识，保障工作顺利完成
毕业论文管理是为了更好地完成我系毕业论文工作的服务性工作，内容琐碎，繁杂。在工作中需要不断加强服务意识，加强各方面的沟通。为此我建立了论文指导小组分组联系表，指定学生组长负责，定期与学生组长以及指导教师沟通，尽早发现问题和解决问题。为毕业论文工作的顺利进行提供了有力的保障。
篇11
3.实践部门联合的考试方式。本科生的学习时间大部分是在校园度过的，每学期18个教学周，经过两年半的理论课程及简单的实验课的学习，大三的学生通常有至少为期两个月的实习期。档案专业学生的实习地点多为学校所在省、市、高校档案馆及大中型企业单位机关档案室，以学生上交实习报告、实习单位开具实习证明的方式结束实习课程。实践报告仅能代表学生对于两个月实习生活的体验，并不能反映学生在实习期间的真实表现，学院应组织实习鉴定小组与实习单位紧密联系，将学生实习期间的工作态度、工作进度、工作能力等表现情况做较为客观的评定，对于表现优秀的学生公开表扬并予以奖励，评定不合格的学生提出批评并令其继续实习。实习是理论与知识融合的课程，也是对前两年理论知识学习的另一种考试方式，教师与学生都应给予高度的重视。
考试内容改革
1.灵活性试题。灵活性试题是指能够发散学生思维，敏捷而准确地运用所学知识作答的试题，是对学生知识应变能力培养的过程。档案学专业传统的试题以课本教授的理论知识为主，题型以名词解释、简答题、论述题为主，试题库更新频率较慢，试题本身缺乏灵活性，学生答题过程缺乏能动性。试题内容选择是一项复杂性、科学性的工作，选题时要理论联系实践，紧扣当下热点话题，及时更新试题库，试题库中应分为笔试、口试两个子库，笔试题以基础理论试题为主，同时增加选做题及案例分析题，口试题以能够锻炼学生应变能力的试题为主。档案学专业有着区别于其他专业的本质理论，对于专业学生而言，基础理论必然是最为重要的知识。选做题赋予学生一定的空间，每个学生都有各自的兴趣爱好及专业理论切入点，扩大学生的选做范围，是对学生特定领域能力的锻炼，能够促进学生提前认识到自己的研究领域，提前敲定论文的选题。案例分析题，也是实践能力及创新能力的需要，国际形势的变化、国家政策的变更对档案专业都产生一定的影响，通过对热点问题及事实案例的分析，可以全面提高学生对理论知识的运用能力及问题解决能力。
篇12
一、档案管理工作创新
大部分档案管理人员在长期从事单调、乏味的档案管理工作中，逐渐失去了创新和不断进取的欲望，当前档案管理的工作仍沿用以往落后的管理模式。因此，要转变档案工作动力不足、缺乏超前意识的近况毕业论文范文，努力从原有的档案管理状况中解脱出来，变成为社会发展服务的先行官和创造者，档案管理工作由以往的事后资料搜集的管理方式，逐步向事前介入、事中参与和事后跟踪的新的管理模式转变。档案管理工作只有随着市场发展的角度思变、求新，才能赢得社会的认可。在社会进步和科技飞跃发展的今天，档案是人类社会发展的重要的信息资源。因此，所有档案管理人员都有责任，并且有义务将档案的开发、管理和利用作为一项重要的工作来对待，使其更好的服务于革新开放和经济建设。
二、队伍建设创新
目前，科学技术飞速发展，档案管理的模式也随之不断改善，朝着科学化、合理化的方向发展，即便如此，档案管理也需要人的操作。所以，档案工作者必须坚持学习和培训，不断提升自身从业水平，通过先进的科学技术加强档案的管理，促使档案管理工作实现创新发展。
要把好人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识、有专业技术、技能的人才充实档案队伍。要注重现有人才的使用，大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部。要稳定档案干部队伍，解决他们的实际不足，使他们安心本职工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，推动论文范文档案工作的持续稳定发展。
三、档案管理机制创新
负责档案工作的有关部门必须从大局着眼，适时引入竞争机制，创新工作策略毕业论文，彻底转变以往档案管理人员安于近况毕业论文范文的工作心态，强化其忧患意识，从根本上杜绝安逸作风的存在。转变以往的管理方式，适时引进竞争机制，秉承公平、公正的原则，平等的对待每一位档案工作人员；当然，根据岗位特点，选聘才华出众、能力卓越、表现优秀的员工，利用这种优胜劣汰的管理模式，使能者上庸者下，使档案管理人员都能认识到，他们自身能力的拓展和工作业绩与其存活发展有密切的联系；强化员工的危机意识，使其更加努力的工作，激发其工作热情和个人潜力，使档案工作充满竞争活力，尽量在档案管理方式上实现管理创新。此外，建立一整套完善的创新激励机制，如通过合理的分配方式、奖惩机制、职称晋升制度等，鼓励员工创新，并将创新思维或能力作为员工考核的基本标准，并将考核结果与员工的薪资待遇、职位晋升紧密联系起来，在管理过程中为员工个的创新提供必要的条件和空间，促使档案管理工作实现良性循环。
四、档案管理模式创新
篇13
1.1学位论文的学术性质和学术价值决定了学位论文管理和再利用的必要性
学位论文通常指博士或硕士研究生为了获取学位资格,向学校或其它学术机构提交的学术研究论文。它是学位申请者在导师指导下进行的科学研究的总结,是具有一定独创性的一次文献。论文的选题一般都是结合导师的科研项目,所探讨的问题相对专一,对问题的阐述详细、系统且不乏新颖的学术思想和独到的见解,在一定程度上涉及本专业的前沿领域和重要问题。因此,学位论文与普通科研论文相比,具有文献分析面广、数据与图表量大、理论分析充分且深刻、参考文献大等特点。基于以上原因,学位论文具有很强的参考价值,是进行学术研究等工作必不可少的文献资源[1][2]。
根据档案法和有关规定,教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》,已经公布并自2008年9月1日起施行。高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。其中教学类文件材料的归档按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。在《高等学校教学文件材料归档范围》中,第十条为优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。第十一条为研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。因此,电子档案材料的归档是必须的。
1.2山西师范大学的快速发展要求学位论文管理和再利用的进一步完善
山西师范大学创建于1958年,前身是晋南师范专科学校,1964年升格为山西师范学院本科院校,1984年更名为山西师范大学,1999年山西省职业师范专科学校和山西师范大学体育学院并入,至今已经走过了50年的风雨历程。
随着该校博士点的申请成功,该校已经具备学士、硕士、博士三个层次的学位授予资格,未来还会迎来更好、更快的发展。学生人数的增加,学科的发展必然要求学位论文管理和再利用的进一步完善。
2.校图书馆学位论文的收藏、管理现状及存在问题
山西师范大学学位论文管理存在以下不足:
第一,校逸夫图书楼310室是博硕论文库,从中可以获取纸质版和电子版的硕士论文资料。其中电子版的硕士论文是从1994年至今的,并且大部分为Word格式。而历年的学士论文资料只能从各学院获得。
第二,学位论文的Word格式存放不仅占用内存空间大,并且安全性差。
第三,该校要求硕士毕业生在离校前必须将纸质版和电子版的学位论文直接提交给校研究生处存档。其中电子版的论文资料采用文件夹嵌套形式存放和管理,由于审核力度不够,因此提交的电子版论文在格式等方面存在一些问题。如很多学生把封面、摘要、正文等分别存放在多个Word文档中,给电子论文的管理和电子论文的入库带来了很多不便。而学士论文的存放也存在同样的问题。
第四,校图书馆自建资源中提供了一个VF开发的博硕论文摘要查询系统,但它只提供了简单的论文摘要查询功能,没有实现论文全文在线阅读、论文提交和论文下载等功能,这样的系统不利于学位论文的再利用。
第五,校图书馆数字化文献资源中提供CNKI系列数据库(清华同方),但是CNKI中国优秀硕士学位论文全文数据库中没有山西师范大学的论文资料。
第六,硕博论文库设在逸夫图书楼,属于新教学楼,很多学生不了解情况,此阅览室参阅人员相对较少,因此,本校学位论文的再利用率非常低。
3.加强学位论文管理和再利用的措施和建议
3.1加强对学位论文管理的重视
具体措施如下:
第一,统一学位论文组织形式。在对原规范进行合理的完善和补充后,出台一份新的、细化的论文组织形式规范文件,并具体落实到各学院。毕业生在论文答辩完成后要提交一份格式正确的学位论文电子版,并且要求相关人员审核电子版格式正确后学生方可毕业离校。
第二,pdf格式的文件占用内存小且安全性好,排版成功后不易被修改。因此,校方应该要求各学院相关人员进行Word格式转pdf格式的技能学习。经过这样的严格要求,相信一两年之后的学位论文都将以pdf格式提交,减轻图书馆工作人员的劳动量。
第三,对论文答辩为优的学士论文进行归档。
第四,一些技能性要求比较强的专业,如计算机专业的学生以开发软件系统作为论文的支撑,除提交电子版的学位论文外,还需同步将另外两份文档提交。一是将所开发软件系统打包后提交;其次为一份日志文档,将系统使用说明做简要介绍。
第五,图书馆采用一些措施加强宣传,积极提倡大家利用本校学位论文资源进行学术研究和论文撰写等工作。
第六,开发一个基于山西师范大学,功能完整的学位论文检索系统。
3.2基于山西师范大学的学位论文检索系统
3.2.1开发检索系统益处
首先,学校本科生在大三阶段要选择毕业论文指导老师和毕业论文题目进行学士论文的设计、开发和撰写,很多学生在选择导师和选择论文题目时存在很多疑惑。开发一个学位论文检索系统能够让他们很快查询和了解相关导师的研究方向,尽快锁定自己的论文方向。
其次,硕士研究生在入学后,需要和学院沟通选择自己的导师并开展科研工作,但是很多人对各导师的研究方向及研究内容了解不足,所以检索系统的开发能够有效解决这一问题。
最后,检索系统的开发让导师的指导作品和学生的学位论文公开化,论文的公开化是一种内在的激励机制,必然带来本校学位论文质量的显著提高。
因此,为了实现该校毕业论文,特别是硕士毕业论文的再利用,设计和开发一个基于山西师范大学,功能完备的学位论文检索系统是非常必要的。
3.2.2检索系统功能
第一,功能完整。学位论文检索系统是一个集注册登录、论文提交、论文检索、论文统计、论文评价、后台管理为一体的系统,其中论文检索为核心模块。
第二,论文提交模块包括论文电子表单的提交和论文全文的上传。
第三,系统应该设有审核机制,相关人员可以直接进入后台对已经上交的论文信息进行审核。
第四,论文检索模块应具备初级检索和高级检索功能,并具备两种匹配方式即模糊匹配和精确匹配。
第五,学生登陆系统后可在线查看论文全文并免费提供全文下载功能。
第六,系统需收录山西师范大学1994年至今的硕士、博士学位论文2500余篇。
第七,论文表中的字段分为:基础检索字段、排序辅助字段、审核字段、上传字段、图书馆收录字段,其中论文编号是主键,学生学号是外键。基础检索字段还需包括作者姓名、作者单位、导师姓名、导师单位、学位级别(硕士或博士)、学位类别(全日制或教育硕士)、论文类型(应用型或基础型)、学科门类、一级学科、二级学科、学科专业备注、学位授予年度、中文题名、英文题名、中文副题名、英文副题名、中文关键词、英文关键词、中文摘要、英文摘要等。
3.2.3相关度检索排序算法
深入研究高校学位论文管理中学位论文检索算法。传统的基于查询项匹配的检索算法存在返回信息过多,且查全率、查准率不高,用户筛选不方便等问题[4]。针对以上问题提出一种相关度检索排序算法,已应用于山西师范大学学位论文检索系统。
采用非全文索引,即只对论文题名(caption)、关键词(keywords)、摘要(abstract)建立索引,然后用Lucene中文分词器对caption、keywords、abstract及用户输入的检索词进行分词处理。在分词处理的基础上实现检索和排序。
相关度检索排序算法[3][4][5],主要包括三个步骤。第一步,选择学科门类。教育部公布的十二个学科门类分别为哲学、经济学、法学、教育学、文学、历史学、理学、工学、农学、医学、军事学、管理学,学科门类下设一级学科和二级学科。由于用户一般会选择相同或者相近的专业进行查询,因此学科门类的选择和限制能够很好地解决“一词多义”问题。
第二步,采用“检索项+caption+keywords+abstract”组合查询技术,并去除重复项,得到检索结果集。论文的关键词一般为四到六个,能有效地表征论文的主题。但是由于用户提取关键词的能力参差不齐,所以关键词不能很好地代表全文。本文提出“caption+keywords+abstract”组合能够更好地代表全文,能够很好地提高查全率。
第三步,计算相关度,并按照相关度的大小,对检索结果集重新排序。位置因子中caption优先级别为一,keywords优先级别为二,abstract优先级别为三。优先级别相同的论文则计算检索词的词频,词频越高排序越靠前。本原则能够很好地提高查准率。
新算法较原算法在查全率和查准率方面有较大改进,用于学位论文检索的效果明显,且实用性很强、易于工程实现,基本满足了高校学位论文检索的需求。随着各高校自主研潮的推进,开发和使用校本系统必将是一种趋势。
相信随着学校对学位论文管理的重视和学位论文检索系统的使用,该校学位论文的利用率会很快提高,并且一定会带来学位论文质量的显著提高。
参考文献:
[1]金春华.我国数字化学位论文全文数据库建设的现状与建议,省略.
[2]赵嘉朱.中国学位论文管理的历史回顾与前景展望.中国社会科学院研究生院学报,2006.4.
