引论：我们为您整理了13篇数字化管理论文范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
（二）档案管理目的更加多元化
数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。
二、档案数字化管理中容易产生的问题
档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。
（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配
现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。
（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免
在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。
（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题
档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。
三、完善档案数字化管理的方法
（一）提高档案管理工作人员的职业能力
要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。
（二）完善档案安全维护体系
应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。
（三）制定标准化档案管理工作规则
目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。
篇2
1.全程管理原则。所谓全程管理原则，就是将数字化档案管理工作看作一个整体，从这个整体的管理需求出发，建立管理体系，制定管理措施，将档案信息收集、保存、归档、销毁等各个环节都施行数字化，运用统筹管理的方法，每个管理环节都不可松懈，各个环节之间要做好无缝衔接，进而实现整个管理工作效率与质量的最大化。
2.真实完整原则。档案管理的基础就是确保档案数据的真实可靠，在落实数字化管理的过程中，必须要坚持真实完整原则，数字化档案的内容、结构都不能与原有档案出现差异，建立、使用之后也要保持档案信息与原始状态相同，并且要针对档案使用者的姓名、使用档案的时间等信息进行登记。档案使用者必须要具备相应的权限，否则不可使用这些档案资料。
3.使用方便原则。数字化管理模式的构建，最终目的就是为了能够提升管理的效率与质量，为人们提供更加便利的工作环境和信息使用环境，因此方便性原则是必不可少的。数字档案经过储存、传输、加密等处理之后，必须要确保信息数据的可识别性，否则这些信息就无法被有效读出，不能充分发挥其作用。要确保具备相关权限的使用者能够及时、准确地获取相应的信息，并可以在同一时间阅读同一份电子档案。
4.安全性原则。由于数字化管理依托于计算机技术以及互联网技术，而互联网技术本身存在很多不安全因素，房产档案作为非常重要的信息资源，一旦损坏或者丢失，有可能会带来无法挽回的损失，因此必须要坚实档案管理的安全性原则，这是开展一切数字化管理的前提。为了确保档案数据的安全，必须要构建完善的安全防护体系，采用更加有效的保密措施，才能够使系统硬件或者软件都能够免于自然灾害以及人为的迫坏，减少档案数据丢失或者破损的可能性。
二、加强房产档案数字化管理的对策
在分析了执行数字化管理的原则之后，下面针对具体的数字化管理措施进行分析：
1.提高数字化管理的认识，建立完整规范的档案资料。构建数字化档案管理的目的，是为了可以最大限度的利用档案信息，并为社会发展更好的服务，如果档案管理缺乏真实性与完整性，那么数字化管理也不存在任何意义。从目前我国大部分城市的房地产管理情况来看，通常房产管理部门都是计算机系统进行登记并发证，同时使用局域网以及数据库技术对各项信息进行管理。但是能够全面落实房产档案数字化管理的城市并不多，这主要是由于人们对于数字化管理认识不完善，缺乏完整、规范的管理制度，因此必须要强化数字化管理的规范性，提升管理部门以及管理者对数字化管理的认识，保证资料要真实、完整，针对各种资料数据进行检查，确保这些资料没有问题才能够进行转化电子档案，为数字化管理做好准备。
2.制定房产档案馆数字化建设发展规划，并分阶段有步骤地实施。在实现档案管理数字化的过程中，档案管理部门必须要充分考虑到各部门的建设发展，每一年的数据都在增加，因此要采取分层设计的方式，对现阶段的库存档案进行合理分析，并且充分发挥档案的使用纪律，将所有的档案进行分类和管理，使缺少数字化的档案库存能够以最短的时间发挥效力。制定阶段性管理制度，并且有步骤，有计划的进行落实，确保每个时期的数字化档案管理都可以落实到位。
3.进一步完善房产权属档案数字化标准。数字化管理中标准化管理是不可忽视的方面，由于档案管理数字化属于新型事物，因此国内缺乏完善的制度与标准，为了能够为数字化管理创造更加有力的环境，奠定更加有力的基础，国家档案局要针对电子档案的建立与管理出善的标准、规范制度，规范和指导各地的房产档案现代化管理工作，最终建立起一个标准的房产档案数字化利用平台。
4.规范数字化档案开放范围和使用权限。数字化档案的查询与检索是非常重要的环节，因此在构建数字化管理模式的过程中，必须要设置相应的访问权限，确保防卫的安全性，公众可以在公共网上对各种信息进行查询和使用，同时对内部人员开发相应的档案查看权限，在单位内部局域网中可以随时查询、使用和分享。
三、结束语
房产档案管理信息化，是房产事业发展到一定阶段的结果，是实现档案管理现代化的趋势，因此地产档案管理部门以及工作人员必须要认识到信息化档案管理的重要性，必须要积极强化信息化建设，制定更加完善的信息化制度，为档案管理信息化的普及提供更加便利的平台和条件。
作者:宋斌路 单位:齐齐哈尔市房地产产权市场管理处
参考文献：
[1]孙嘉翊.房产档案信息化管理探索[J].现代国企研究,2015(16).
篇3
1.2数据传输层数据传输层
采用以太网技术，由工业环网与信息网组成，采用网闸加防火墙技术进行安全隔离。其中工业环网包括集中控制网、工业视屏监控网、调度电话通信网，三网合一。
1.3运营管控层
运营管控层包括控制、调度两大中心。控制中心由生产集控、装车集控、配电监控、安全监控四大环节组成；调度中心由动目标运维、调度通信两大环节组成。每个环节又由若干个子系统组成。如：生产集控环节包含重介控制自动化、浮选加药自动化、压滤机自动化、水泵控制自动化、生产计量数据采集等系统；装车集控环节包括配煤自动化、快速定量装车、无人值守称重管理、防冻液喷洒自动化等系统；安全监控环节包括选煤厂除尘、分布式光纤测温预警、无线测温、瓦斯检测、工业电视监控、人员定位等系统；配电监控环节包括无人值守10kV电力监控系统和无人值守低压配电监控系统。动目标运维管理环节，主要面向移动岗位，实现班组岗位移动调度管理，主要包括工艺设备监测、设备点检管理、移动终端安全生产数据查询等。所有这些环节及子系统的设置，均为最大限度地实现选煤厂生产现场的“无人值守，有人巡视”，达到监、管、控一体化及减员增效的目的。
1.4经营管理层
经营管理层主要以选煤厂MES软件平台为核心，通过收集、整理、分析、保存企业安全生产管控过程的数字化信息，及时反映企业生产状况及各项KPI指标，加深企业管理数据的信息挖据力度，多角度以更加直观、可视的方式展现数据，协助企业技术和管理人员发现生产中存在的问题，挖掘企业生产潜能，持续改进生产管理。整个系统架构采用控制和管理分开的两个数据存储中心，保障企业信息化应用平台的数据安全、稳定和弹性扩展。
2MES系统
MES系统是近10年来在国际上迅速发展、面向车间层的生产管理技术与实时信息系统。神华宁煤集团红石湾选煤厂MES系统，是根据MES的系统理念，结合选煤厂的生产特点，而开发的一套BS结构的软件系统。该系统通过网络技术，连接选煤厂安全生产管控系统与企业办公网络。系统通过对生产过程数据的统计分析，以直观的方式为生产管理和技术部门提供有效的决策依据。神华宁煤集团红石湾选煤厂MES软件系统，无需安装专用的客户端软件，使用IE网络浏览器即可访问所有功能。该系统包括以下功能模块：企业门户、调度管理、生产计划管理、煤质化验、生产技术管理、设备管理、配件管理、物资管理、视频监控、生产主控台。其中，生产管理主控台是该系统的主要内容，它实现以下功能：绩效分析、产量分析、质量分析、停机分析、能耗分析、实时工况监视、主要设备停机分析、主要工艺参数监视。神华宁煤集团红石湾选煤厂MES系统基本达到了如下目标：（1）管理信息的存储、传递、处理实现电子化、自动化。（2）管理者在桌面计算机上可随时看本厂各种管理报表，厂管理人员可在桌面计算机上查看所有分厂的管理报表以及汇总报表。（3）管理者在桌面计算机上可随时查看本厂设备的运行状态，厂管理人员可在桌面计算机上查看所有分厂设备的运行状态。（4）管理者在桌面计算机上可随时查看本厂的工业电视监视画面。（5）生产管理人员可以随时查询生产过程中各个阶段的生产数据，数据可以报表、曲线、对比图、饼图、方块图等多种形式体现，便于理解和了解生产情况。（6）设备运行管理及生产效率分析。MES将各类生产数据计算转化成实时KPI关键业绩指标，利用图形化的看板展现出来，显示实时计算结果以及趋势图，如产量、精煤块煤产量产率、洗煤回收率、精煤灰分、单位水耗/电耗/介质消耗等考核指标。（7）管理软件能够对各种管理信息进行深入挖掘、汇总处理，为厂管理者决策提供资料支持，提高决策的科学性，避免盲目决策。
篇4
（2）系统设计平台。在利用GIS技术的时候，需要有一个平台为依托。油田集输管网数字化管理系统选择的开发工具为VB，并利用MO进行二次开发。
（3）系统构成。整个系统由不同的硬件、软件及空间数据构成。其中，硬件包括各种输入设备（例如数字化仪、扫描仪、图象处理设备、GPS、测绘仪）、管理设备（例如各种存储设备、主机）和输出设备（包括打印机、显示器、绘图仪）等。软件则包括各种计算机操作系统和数据库软件，有各种空间数据库管理软件、属性数据库管理软件（例如Oracle，Sybase，SQLSever等），各种GIS专业软件（包括用户界面、系统二次开发能力、系统管理软件及分析软件）等。地理数据是系统的具体操作对象，在具体的系统设计过程中，可以根据不同地理实体的具体情况，对空间数据予以抽象处理，并通过点、线、面的方式表现出来。
（4）系统功能模块设计。原油集输管网地理信息可视化系统中还包含了多个功能模块，包括可视化查询模块和数据编辑模块、图层管理模块、图形编辑模块，以及图形生成模块、统计分析模块、参数定位模块、输出模块、图片管理模块和管网分析模块等。其中，可视化查询模块具有图形驱动功能，可以实现对目标信息的查询，以及利用比例尺控制图层信息量等。图形编辑模块中包含了大量的集输管网图形符号数据编辑模块，可以实现对模块的不同操作，例如删除和添加，以及查询、修改和打印等。图形编辑模块可以为工作人员提供各种灵活的绘图工具，具备完整的集输管网图编辑器。图层管理模块负责对不同的图层进行有效管理，并对不同图层予以任意的灵活组合。图形生成模块则可以利用数据库信息，按照当前图层动态生成新的图层或图。参数定位模块通过集输气站和管线名等给定参数，自动在图件上对具体的目标予以选定。统计分析模块主要负责统计分析工作，可以对各类集输管网数据，例如阀门总数量、管段长度及管网公里数等进行科学的统计，并及时对报表予以显示和打印统计。输出模块可以实现各类数据、图形以及成果表的输出。其中，数据的输出包括多方面的内容，例如每点的平面坐标、埋深及输送介质参数，还有管道腐蚀剩余平均壁厚等。输出的成果表则主要为各种分析评价得出的结论，以及各类检测的最终数据结果等。而输出的图形也包括多种类型，例如管道与周边其他管网的空间位置和管网周围地物地貌，以及管网分类分布等。图片管理模块主要负责对各种图片进行管理，例如对图片入库和修改，以及图片与圈层目标挂接等。系统中，实现集输管道静、动态仿真的模块为管网分析模块，该模块可以在管网地理图上对最终的分析结果予以显示。
（5）应用效果分析。集输管网地理信息可视化系统建立之后，在某油田得到了应用。经过一段时间的实践应用发现，通过管理界面，可以实现对管网各种信息的快速查询和监控；利用相关软件和数据信息，快速绘制出管网的电子地图；利用管网系统，实现对整个管网的空间管理，按照实际工作需要快速计算出各种具体的统计数据等。通过数字化的管理系统，还可以及时发现各种管道异常，并快速进行定位和处理。某油田集输管网系统实现了数字化管理，对各种异常情况做到了快速反应，工作效率也得到了显著的提高。
篇5
（三）数字化管理能够适用国土资源完整性特点。国土资源档案是一个系统性的资源集合，很多资源并不是独立信息个体，而是将多种信息资源综合在一起形成一个完整性资源，因此如果某一个资源信息出现缺失就容易造成国土资源信息的不完整，从而影响资源的检查和监督作用。在传统的手工管理模式下，这种完整性特点成为国土资源档案管理难以解决的难题，一旦出现某一个信息变更，就需要追溯这个资源的所有相关性信息，并对此进行修改。但是在数字化管理模式下，这种相关性的建立已经通过数据库完成，因此很容易轻松调用并进行修改，极大地提升了国土资源档案管理的效率。
二、推进国土资源档案数字化管理的主要措施
（一）改变观念充分认识数字化管理的重要作用。只有充分认识到数字化管理在国土资源档案管理方面的适用性，就能够有利于改变相关领导的思想观念，在推进国土资源档案管理的数字化过程中，必须要有相关的领导进行推动才能够实施，因为国土资源本身的复杂性会涉及到诸多部门的通力合作，如果这些部门的信息没有纳入到数据库系统中，就难以转化成知识库，从而实现高效的系统化管理。所以只有所有领导摒弃门户之见，转变观念，将国土资源档案信息统一收集被纳入到数据库系统中，并在日常的工作中使用数字化管理系统，才能够有效提升国土资源管理效率。
篇6
2.1岗位意识
车辆管理人员的岗位意识包括：工作态度、工作主动性等。还在于该工作人员是否具备企业公民意识。成本控制作为企业提升经济效益的首先前提，应植根于该岗位人员的思想意识之中。主动担负起降低车辆运输成本、提升车辆运输效率的职责。岗位意识的增强除了依靠有关人员的自觉以外，还需要通过企业定期开展岗位培训。在培训的内容设计中，从企业经营发展的角度来进行。车辆管理并不属于企业的核心领域，基于企业经营的角度来突出车辆管理的成本效应，将有效提升岗位责任感。
2.2相关制度的确立
管理制度对人的管理则重于制度约束。从目前企业车辆管理情况来看。针对管理的制度早已形成并较为完善。针对制度约束下的监督机制存在问题。长久以后，便将产生系统性风险。绩效管理包括激励机制和约束机制，其中还存有一系列的考核指标。正如上文指出，这些制度安排在企业车辆管理中早已形成。因此，这里强调切实执行绩效管理中的考核与奖惩要求。针对中国企业内部关系性影响力广泛存在的事实，企业可将额定车辆油耗费用、维护费用，一次性转入车管部门的账户。在年度考核中，结合车辆维护情况、资金使用情况进行综合评价。以部门为单位给出绩效分数，以此作为奖惩的依据。
2.3先进技术
利用卫星遥感、卫星通信和卫星导航等最新技术，初步建成了具有油田车辆导航监控、管网巡线巡检、油井工况监控、油气勘查开采监测、油田数据传输监控、油田生产应急指挥、油田管网风险分析、遥感专题信息提取和北斗授时等9大功能的油田勘探开发生产卫星综合应用服务平台。将北斗卫星技术应用到油田生产管理中，针对性地解决油田生产现场管理难题，即契合国家国民经济重要领域核心技术国产化战略要求，同时也实际提升油田对现场管控能力。车辆恶劣天气运行实行统一指挥调配，由当日中心值班领导根据天气变化情况做出决策，根据天气情况确定延迟或停止发车的指令，中心调度和安全部门及时向上级生产和安全部门汇报备案，由生产调度统一下达指令，各单位严格按照中心值班领导的指令落实，如遇生产应急抢险、维稳等必须出车的情况时，必须根据上级生产和安全部门的指令下达任务，落实恶劣天气车辆运行安全措施后方可出车，出车单位根据任务情况指定带车监护人。规定特殊天气出车执行“谁批准，谁负责”“、谁签字，谁负责”制度。在特殊天气出车前，各单位要对驾驶员进行安全教育，对车辆进行安全检查，确保车辆具备良好的安全技术性能。
2.4有效监控
结合实际，这个中心认真落实路单制、车辆归场检查制、信息反馈卡制度、检查评比制等一系列配套制度。实行车辆晚归汇报制度，明确规定正常工作时间外，车辆不能归场的必须由用车单位给中心干部或调度汇报，执行任务车辆不归队，值班干部不能离队；以及双休日用车申请单制度等一系列安全制度，这些制度的措施，有利的保证了安全生产。继续运行好“车队安全十八法”预警制度。坚持每月底根据驾驶员的思想情况、劳动纪律、违章情况以及用户的反馈意见、车辆技术状况等加以评估，动态分类，提高对每个驾驶员的超前监控措施力度，努力作到人与车的合理搭配，有机配合，掌握安全管理的主动权。
2.5全过程管理
坚持“全过程、全方位、全员、全天候监督”的管理。针对不同时期、不同地点、不同条件、不同人员制订不同的管理方法。例如节假日容易出现私车自由车和酒后驾车现象，该中心就重点加强这方面的监督检查；出车天气可能遇大风和雨雪雾，该中心就制订了特殊天气工作措施；目前是事故的高发期，该中心就结合“反三违”活动要求，大力加强了对违章行为的监控和管理，通过这些制度的落实，有利的保证了安全工作的顺利开展。
3结语
综上所述，在车辆管理工作中，石油企业的管理工作更为重要，这就需要综合车辆安全管理制度相关要求，全面提高石油企业安全管理水平，全方位保障车辆安全管理，为社会的发展奠定良好的基础。
作者:计延东 单位:辽河油田分公司锦州采油厂
参考文献：
[1]张琳.大型油田车辆管理信息系统的研发[J].微计算机信息,2012,07:100-101+122.
篇7
二、如何推动房产档案管理的数字化水平的提升
（一）重视房产信息库的构建。将数字管理模式引入房产档案管理，需要重视档案资源和相关文件保存形式的转变，应用较多的是图片文件方式。因此，要重视高品质的信息库，实现房产信息全面、准确地录入，为信息检索和应用提供便利。在进行数据检索的时候，结合文件信息，输入相应内容，切实提升房产档案信息查询的速度。应用数字化管理模式，借助对数据库的查询，实现对房产档案资源的有效整合。（二）切实提升房产管理中对数字化观念的认识。任何事物的发展都需要思想意识上认同，而后提升行动力，因此，在房产档案管理中，鉴于数字化管理模式在提升档案利用率方面的突出作用以及在满足社会需求方面的表现，要强化对数字化管理理念的认识。针对房产档案管理中出现的资料不真实、不完善和不完整的问题，借助数字化管理，能够实现对不良问题的解决和完善，推动房产管理工作的不断完善。另外，在数字化模式中，重视在局域网和数据库中进行相关房产信息的登记。要提升对房产档案管理的认识，切实提升房产档案数字化管理能力，实现整个管理工作的高效化。在数字化管理模式的应用下，房产档案资源更具真实性与完整性，切实提升房产数据的质量，以更好地发挥对房产管理的支撑作用。（三）重视建立科学的房产档案数字化管理体系。为了更好地推动数字化管理模式在房产档案管理中的应用，要有步骤、分阶段地开展工作。首先，结合各地房产档案实际，构建数字化系统。要充分考虑各种因素，如人员分配、数字化技术水平等。其次，加快构建数字化管理模式。鉴于房产档案规模的庞大，同时，增长速度较快，因此，要加快数字化管理模式建设速度，以更好地满足社会的实际需求，扩大存储空间，有效解决档案管理空间不足的问题，提高利用率，实现对房产档案资源的科学管理。（四）提升房产档案数字化管理的规范性。对于电子档案文件的管理，国家和行业都具有相应的标准和规范，因此，要提升房产档案管理的规范化水平，立足国家统一的规范，制定合理的房产管理数字化标准，切实提升房产档案管理水平和服务水平。另外，明确房产档案中数据信息的权限，使得用户能够进行相关信息的有效查询，加快远程服务建设。
三、结束语
综上，在信息高速发展的背景下，房产档案管理需要与时俱进，适应时展的新要求，将数字化管理模式引入管理领域，切实提升整体管理水平。为此，要明确数字化房产档案管理模式的特征，制定合理的策略，推动房产信息管理的科学性与合理化，提升管理使用效率，强化档案安全管理，以更好地满足社会的需要。
作者:冯晓蕾 单位:广州市番禺区建设工程质量检测中心
【参考文献】
篇8
高职院校专业门类多，科研项目及成果所涉及领域广、数量大，给学校的科研管理工作带来不小的难度。随着办公自动化水平的提高，各学校对科研的投入增加，参与科研活动的人员不断增多，科研管理的压力也逐步增大，对科研管理工作提出的要求也越来越高，传统的管理模式已不再适应当前科研管理工作的要求。搭建和应用科研管理系统信息化平台，有助于服务高职院校教师的科研工作，有助于辅助领导进行科研管理决策，进而有助于提升学校科研工作的整体水平。目前，多数高职院校的科研管理工作仍然是依靠人工进行，通过Word、Excel等常用的办公软件来处理大批量的数据，这种方式的缺点是不能实时地掌握最新的科研情况，而且有大量的重复劳动。随着工作的不断增多，数据长期不断积累，科研管理工作的质量和效率已经受到了人工操作和这种旧的管理模式的严重制约。从科研管理的有效性来看，信息技术化管理在很大程度上能提升管理的效率。从科研管理的规范性来看，信息技术化管理极大地促进了管理的规范化和程序化。一直以来，高职院校的科研管理工作的随意性很大，而信息技术的应用客观上对管理工作的规范化提出了要求，实现机上作业，便于提高作业效率，也便于对信息的加工、处理与分析，实现了管理效益的大幅度提高。
3.数字化校园背景下的科研管理信息化建设
篇9
1.1责任定位可追溯系统具有向前追溯性，对于生产过程中所检测出的不合格产品，可以有效地追溯到原料来源。屠宰加工企业L生产中，生产与品质检测同步进行，但是，部分理化检测指标，如莱克多巴胺、盐酸克伦特罗采用酶标仪检测，取样送检90min后才能出结果，进行检测同时，生产线上的猪肉胴体，继续加工，待检测完成后，若有疑似不合格产品，则快速找到相对应的猪胴体，进行复检并进行相应的处理措施。在产品出厂后的流通过程中，通过行车记录仪和相关的温度控制措施和数据收集设备，也能够有效地对物流所产生的责任进行定位，保障产品的品质。
1.2产品召回可追溯系统同时具有向后追踪性，一旦不合格的产品流入市场，企业能够利用可追溯系统将不合格产品快速予以召回，确保不合格的食品较少进入消费环节和尽可能减少产生的危害，召回速度和精确性是影响食品安全风险发生时的危机应对和处理成效的主要因素，快速的应对可减小赔偿的损失，以及其他连带的责任，召回对可追溯信息的深度和精度要求较高，对宽度要求较小。
1.3品质预测可追溯系统已经从食品出现问题时通过查询追溯信息定位，发展到通过系统建模、预测食品品质等。食品品质预测对于数据的连续性和可追溯宽度要求较高，目前企业实施可追溯处于初级阶段，只能在有限范围内实现品质预测功能。在大数据发展的趋势之下，通过企业实际生产中所产生的全数据，构建供应链动态条件下的品质预测模型，更好地防患于未然，控制食品安全风险的产生，实现食品供应链过程中品质预测与控制，提高食品安全水平与供应链透明度，主要货架期预测模型所示。
2生产加工过程管理
2.1原料结算目前屠宰企业普遍采用宰后结算法，屠宰企业L的生猪原料宰后检测合格、等级认定完毕，方可财务结算。结算所需要的数据包括猪胴体、猪头、猪皮的质量，以及相应的质量指标，如猪胴体的评级。这就要求生产线上连续作业的过程中，能够有效地区分每一批次或每一独立供应商的原料，其中由于猪胴体由于涉及评级，其可追溯精度为0.5头猪。质检完成后，企业对合格的原料进行结算，对不合格的产品进行相应的处理，如对瘦肉精检测超标的猪进行销毁，可追溯体系与公司信息化管理的融合，实现了生产过程监控、宰后结算依据等功能。
2.2生产测算产品出率和生产过程损耗是企业生产测算的两个重要的方面，产品出率是衡量投入产出比的重要指标，在屠宰企业L中往往用均重进行衡量，由于不同的品种的原料，对产品的出率产生一定的影响，为实现供给与原料采购的平衡，这个环节必须靠生产测算中的产品出率来保证，例如4号肉的出率、板油的出率等。生产测算中的另一个重要部分是损耗测定，例如红条修割过程中的损耗、碎肉的产生等，以及在加工过程中的损耗，包括预冷损耗、库存损耗、物流损耗，都需要依靠可追溯所产生的信息进行测算和分析。
2.3物流管理生鲜猪肉经过物流运送才能达到销售地点。在物流运送过程中，物流车厢温度波动、运送的距离都会对产品的品质产生一定的影响。可追溯对物流过程中的温控措施，结合GPS定位，达到物流过程中的控制，在可追溯的进一步的发展中，可追溯系统将把产品的环境因素更好地结合到物流管理中，达到对产品的全面管理。
2.4库存管理由于生鲜类产品库存过程中损耗较大，猪胴体损耗约为0.6%/d，因此库存量的多少直接影响企业的利润，屠宰企业根据订单确定原料收购的种类和数量，按照订单生产相应的白条、红条和分割产品，产品又分为鲜品和冻品，可追溯的性能越高越能够保障生产过程中的原料和产品的对应性相对较高，尽可能地减少库存的数量和库存的时间，最大程度地减少损耗，同时库存量和库存时间的减少也能够保障产品在最短的时间内到达消费者，从而保障产品的质量。
3技术创新与经营决策
3.1产品研发企业只有不断创新才能生存，不同的加工工艺对产品的出率和质量都产生较大的影响，企业内部的可追溯系统和生产管理系统的结合，对产品的生产过程中进行了有效的管控和数据积累，对于不同的操作方法能够有效的分析，通过可追溯系统获取的市场数据研发新产品、对原有的产品加工方法进行工艺改进，优化生产方案。
3.2市场分析不同的销售地区、不同的市场渠道，如商超、批发市场和专卖店等，所销售的产品的种类和数量具有差异性，三大市场渠道由于所针对的消费群体不同，对产品的需求具有偏好性，通过可追溯系统可以深入分析在时间序列上分析不同地区、不同市场需求，进而达到优化生产配置提高订单量的作用，同时根据不同市场的需求，反馈产品信息。
3.3利润测算
由于价格的波动，不同产品组合对企业的整体利润产生较大的影响，价格的波动包括原料价格的波动和产品价格的波动，原料价格的波动又包括各产地的不同价格和不同品种生猪的价格，合理的原料组合能够有效提高企业的利润，这就需要提供相对完备的不同原料品种的出率数据库，和现场生产实时数据，进一步比较两者的匹配度，导入价格后达到有效预测利润。
二、结论与建议
研究表明，企业建立可追溯系统不仅能够通过事后追查与召回、事前预测与控制降低食品安全风险。同时能够有效推动企业内部的数字化管理，在生产加工过程管理、技术创新与经营决策等方面均有潜在的收益。可追溯的数字化管理对可追溯的精确度要求较高，随着科技的不断进步，可追溯系统功能由最初的食品信息记录查询逐步转向集成多种人工智能、数据挖掘等技术，这对可追溯宽度亦提出更高的要求，通过大数据技术，可追溯系统能够为质量安全管理人员与监管部门提供辅决策支持，可追溯系统功能从简单信息记录向数字化管理、智能化决策支持拓展是其发展趋势。基于以上分析提出如下建议：
(1)政府部门应大力支持企业建立可追溯体系，并通过可追溯体系实现企业内部安全管理、外部社会监督和政府监管。
篇10
(三)对老照片进行数字化处理，有利于老照片的保管。数字化后的照片直接贮存在光盘、磁盘等介质中，占用空间小，一张薄薄的光盘能够保存上百张照片档案数据，解决了日益增长的档案入库带来的库房面积不断扩张的压力。数字化后的照片档案查找便利，有利于保管。数码照片无限复制的特点让照片档案永葆青春，保存千秋万代。
二、对老照片档案进行数字化翻拍或扫描
对库存老照片按年度形成顺序逐册逐张地进行扫描或翻拍，为了保护老照片，操作员最好戴上棉质手套，以避免指纹、汗纹留在照片上造成污染，并注意轻拿轻放。用数码相机拍摄速度快，但质量难以保证，翻拍后需要再次进行修整，利用扫描仪扫描照片速度慢，但扫描后的照片一般不需要进行二次加工，扫描类型采用jpg格式、分辨率为300dpi即可，扫描后的照片要及时回归原位。产生的数码照片要及时编写电子照片的档号及文字说明。数字化后的照片编号与实物照片保持对应。
三、老照片档案数字化管理后的修复
老照片由于年代久远，难免有部分老照片出现褪色、发黄、霉变现象，对具有极其重要意义的老照片，利用现代科技手段进行复制、修复。如某医院从老职工手中征集到一张拍摄于上世纪60年代初的建院元老合影照片，原照片因为没有得到妥善保管已经被损坏，还沾染了污渍，图像变得模糊不清，经过技术人员的仔细加工、复原、电子化处理，得到一张非常珍贵的医院建院元老合影照。所以，对老照片在保持原貌的基础上进行修复的过程，也是对老照片的一种拯救过程，修复好的数码老照片更美观、更实用、永葆青春。
四、照片档案的贮存
数字化后的老照片除在电脑上保存便于利用外，还应该利用其它介质脱机保存并定期检查以保障数码照片的安全。数码照片载体的保管参照电子文件的管理规定，要保证数码照片信息的原始性、真实性，一般采用只读光盘进行贮存，以防修改。数码照片光盘应该刻录一式三份，一份供查阅利用，一份封存保管，一份异地保存。对于医院这种单位，形成的照片数量不多，数码照片的保存一年刻录一张光盘即可，刻录好的数据光盘盒装后在盒上标明相关信息，如数码照片的起止档号、对应的纸质照片的册号、贮存格式类型等。所有光盘应存放在防滋柜中，库房温度控制在17℃~20℃，相对湿度控制在35℃~45℃。数码照片的光盘一般每四年转存一次，发现问题及时采取措施，确保数码照片档案的万无一失。
五、老照片档案数字化管理后的利用
(一)利用老照片档案建立院史教育的基地。许多医院为了弘扬历史文化，建立院史馆，作为职工院史教育基地。数码照片可反复利用的特点为院史馆的建立提供了便利，医院老前辈艰苦创业时期留下的老照片，通过院史馆展出，让医院历史文化大放光彩，员工深受教育，自然产生对前辈们创业精神的敬仰和对当前新生活的珍惜；对外来的宾客来说，院史馆展现了医院发展的光辉历程和源远流长的深厚历史文化给他们留下深刻印象，老照片的应用让院史馆聚历史性、艺术性、文化性为一体，令每个参观者都感到是一种精神的洗礼。
(二)通过OA网利用和公布老照片档案。数字化后的老照片为信息化利用创造了条件，通过OA系统或电话，利用者随时发出利用信息需求，档案管理者根据要求快速查找并通过OA网传送电子照片，让利用者足不出户便捷快速地利用照片档案，促进了利用者和档案员的沟通与互动。定期在医院网站上公开部分老照片档案，举办电子照片展览，利用图片独特的视觉魅力吸引职工及患者了解医院，加强沟通，达到宣传医院文化、提升医院形象的效果。
篇11
（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
篇12
（一）技术步骤为了实现音像档案数字化管理，就需要技术的支撑。在电子计算机技术高速发展的今天，计算机的应用已走进千家万户。再加上国家对档案事业的大力支持，档案法律的不断完善以及档案工作国际环境合作的开展等等，为音像档案数字化管理提供了技术支持。以下步骤是关于音像档案数字化管理的具体操作步骤。第一，数字化采集。数字化采集是指将传统介质、传统信号经过计算机软件的处理，生产数字化媒体数据，并保存在数字化媒体介质上，如：硬盘、数据路磁带、光盘等。第二，编目信息标引。在将各类音像档案入库之前必须经过编目，不然随着越来越多的资料入库，将很难管理与使用。并且编目系统，能将无序的信息变为有序的资源，为检索提供必要的多种检索途径。第三，数据检索。标好编目之后，使用者可以利用检索软件，填写相关的查询条件，使用者能快速、准确、全面的找到想要的资料。第四，数据下载。如果有需要，可以向系统提出下载的请求。这样那些珍贵的资料就能很容易的走进大家的生活，不会蒙上历史的灰尘。第五，存储管理，互联网及其系统，工作人员能够轻松监控整个储存系统中的数据情况，便于管理。
（二）音像档案数字化管理面临的问题虽然音像档案数字化管理有诸多的优势，也是历史进程中的必然，但是我国音像档案数字化发展明显滞后，除了一些电视台和极少数的档案馆开展了音像档案数字化，更多的音像档案还在沉睡。一部分是由于技术方面的不过关，另一部分是由于国家发展中的资金不到位，各个地方的发展不平衡，还有的就是对音像档案数字化没有引起足够的重视。
篇13
学校教学档案数字化的内涵主要在于加强综合档案馆（室）软件和硬件的建设。首先，要充分利用校园网络，构建网络化和分层级的档案信息管理平台，提高管理效率和档案的利用率。建立和完善网络化管理系统，通过校园网内运行，方便快捷，设置校内外访问控制列表，确保系统运行安全。其次，为了达到教学档案存储的安全性，要建立多级存储系统。教学档案的数据存储可采用磁盘、磁盘列阵、磁带库等多级存储方式，通过数据多级存储，确保数据安全。最后，为提高档案查询的准确度和效率，实现检索工具的多样化，采用案卷检索、目录检索和全文检索。要设置分类目录、专题目录、案卷目录、全宗文件目录。对档案中的一些关键词、档案号等进行编排，提高检索和查询速度，提高档案的利用率和实现快速查阅功能。教学档案在收集归档时，对纸质和实物档案的归档要进行处理，完成教学档案的电子化。鉴于电子文档可以修改，其载体呈现不稳定的状态。因此，纸质和实物载体的保存显得尤为重要。在归档时做好纸质、实物档案与电子文档的相互印证和标注，同时做好归档工作。教学档案数字化管理，要对档案实体进行扫描，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污等处理。要核对电子信息，对档案原件及数据进行审核，确认无误后，对电子数据进行归档，为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在教学档案数字化建设的整个过程中，各部门、各操作环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成教学档案信息的采集、审核和入库工作。教学档案的查阅实行分级审核方式，按管理和使用权限查阅，确保信息安全。教学档案数字化查阅，以校园网为网络基础，在校内外实现查档、阅档功能。学校综合档案馆（室）在系统安全管理方面进行多方考虑：可按日期、按时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权。按阅档权限审批，对教学档案阅档过程进行详细的记录。教学档案信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。首先，提高了管理的效能。过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和费用为唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理教学档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省了保管费用和空间，而且查阅起来极为迅速快捷，从而避免了纸张和人员的浪费。其次，提高了教学档案管理的效率。数字化档案管理使教学资料能及时归档，并尽快提供利用，使教学档案的查阅变得更加简单、快捷。由于信息的超时空流动，数字化档案加速了信息化校园的建设，教学档案也从文件实体的保管变成了提供利用方便的信息存储和控制中心。最后，增强了教学档案原件的保护。将纸质的教学档案转变为数字电子档案以后，档案的使用更加安全。许多学校都有悠久的办学历史，尤其对历史久远的教学档案材料，数字化处理后无疑是对其更好地保护。通过教学档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改、损害和销毁的行为。因此，教学档案的数字化管理具有丰富的内涵和利用价值。
三、教学档案数字化管理存在的问题
教学档案是一所学校在教学实施过程中形成的最原始的材料。由于学校都是按照各个学科教研室进行教学管理，由各科室完成教学档案，在教学档案的管理中还存在着许多问题，具体表现在以下几个方面：第一，教学档案管理理念滞后。一些学校管理理念滞后，不注重教学档案信息资源的价值，没有及时开发和利用教学档案信息资源。由于长期采取封闭式的管理模式，教学档案没有开发利用。管理人员服务意识不强，服务技术水平低下，经费投入不足，设备陈旧，影响了教学档案数字化管理的进程。第二，教学档案信息化程度低。由于长期受传统观念和传统教学档案管理模式等因素的影响，目前一些学校在教学档案收集、管理中还是采取最原始的方法，管理信息化还处在原始阶段，没有充分利用网络信息技术，管理效能低下。大多数教学档案以纸质载体为主，在档案的收集、整理和保管过程中都是采取手工操作为主的方法。由于学校教学档案数量较多，电子档案的管理没有建立系统化，没有在校园网管理系统下运行，不利于教学档案的利用和快速查阅，造成校园网资源浪费。第三，教学档案目录查询系统不完善。学校教学档案的管理，一般采取按目录整理保存的方式，没有建立电子档案查询系统，教学档案查询时效低下，无法适应和满足教学的需要。电子档案在查询利用过程中，没有建立完善的安全保障措施，系统管理在受到“黑客”攻击时，致使系统不能正常运行。第四，教学档案信息缺乏系统管理。由于学校教学档案都是由各科室、教研室独立完成后归档，电子档案保存比较分散，缺乏系统的管理，没有依靠计算机网络系统集成，教学档案资源不能共享，以至出现重复建档、利用手段单一的现象。由于一些学校教学档案管理的信息化程度比较低，没有充分利用计算机和网络技术来提高管理的效率。
四、教学档案数字化管理的措施
一是提高档案管理者信息素养。档案管理信息化建设是为教学服务的，在教学档案数字化管理进程中，不仅仅是计算机软硬件的建设，更要体现的是人与管理技术之间的集合。所以，学校档案管理人员要掌握现代信息基本技能，掌握计算机和网络技术，熟悉计算机管理软件，熟练掌握各种现代信息技术，运用网络工具，为学校教学档案信息开发打下良好的基础。学校档案管理人员要养成良好的信息收集能力，熟悉网上的档案信息资源，引导查阅者获得更多信息资源。要逐步提高对学校教学档案信息的加工、提炼能力。学校要加强档案管理人员的信息化培训，熟练掌握现代信息技术，不断提高自身的专业能力和信息素养。
二是推进教学档案管理信息化进程。教学档案数字化能够推动学校信息化建设，它具有纸质档案和实物档案不可比拟的优点，使信息检索更方便，传递速度更快，不受时间限制，可以提高工作效率和档案的利用率。学校信息化进程是信息收集、传播和运用能力的发展，将充分显示其对教育的变革作用。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。学校要把计算机、通讯、网络等现代计算机技术运用于教学档案管理之中。在教育信息化发展的大背景下，我们必须发挥学校教学档案实现信息化的独特优势，将教学档案保管和利用的单一功能向信息采集、管理和服务等多项职能转变，实现档案信息资源合理配置，为学校发展提供高效、优质的服务。快速、优质的教学信息支持学校的教育管理决策。学校要把教学档案信息化纳入学校数字校园建设规划中，实施数字化校园发展战略。要不断加大教学档案管理的软、硬件投入，在信息化建设中，要加大计算机设备的投入，要配备数字化设备，如扫描仪、数码摄像、摄影设备等。要充分利用信息技术的优势，更好地为学校的教育发展服务。
三是创新教学档案管理工作机制。推进学校教学档案数字化建设，创新教学档案管理机制，加快学校教学档案管理信息化进程。教学档案数字化是档案建设最基础的工作，学校要对库存的传统载体档案加工成数字档案，通过计算机检索、阅读电子档案，提高教学管理水平和效率。要加强教学档案一体化建设，通过档案数字化建设完成电子数据备份系统建设。首先，将教学档案的纸质载体与数字档案相结合，逐步推进档案的信息化管理程度。对纸质文件做好收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作，同时要对纸质文件建立机读目录、扫描、刻录、脱机备份，实现信息化管理。其次，建立学校教学档案的基础数据库，让学校档案数据之间可以互相转换，实现资源共享。
四是完善教学档案规范化管理。制定实施相应的标准规范，建立健全各项规章制度，是学校教学档案管理数字化建设的关键性所在。将学校档案馆藏的档案通过扫描转化为可供计算机识别和处理的数字化信息，收集电子文件归档存储。建立电子档案字符内部编码标准和数据处理格式标准。在数据利用方面，建立数据输出标准。在引进、开发、研制学校教学管理档案时，必须建立符合计算机系统管理的相关标准和技术规范，如教学档案的收集标准，分类、录入等符合标准化管理要求。建立教学档案的规范化管理体系，对教学电子档案的归档、传统载体档案的数字化处理、数字档案的保管与利用进行科学管理，才能实现教学档案的标准化和数字化管理，达到资源共享。
