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(二)基本情况概述
据统计2011年我行全辖平均集中对账账户为3,330户,其中:重点账户1,769户,非重点账户1,561户。网上银行自助对账账户2,074户;网银对账占比达62.28%,城区集中管辖对账网点11个,由3名专职对账人员负责完成城区的银企对账工作。较远县市支行9个网点银企对账工作由5名兼职人员分管完成。对账方式按客户类别分层管理,采取灵活多样的对账方式,主要采取按月网上银行发送客户自助对账单、上门面对面人工送达对账单、电话预约、发传真、由省分行统一按月、季度外包邮寄对账单等多种方式开展对账工作。平均月度重点对账的回收率达到100%,按季度余额对账的回收率达到99.37%,网上银行自助对账回执点击率达99.97%,全辖重点账户面对面对账回收率达到 99.34%,创我行银企对账历史最好水平。
二、银企对账管理指标对比调查分析
2011年二季度我行共发送邮寄对账单1,813户,其中:地址有误和空地址退信82户,在82户退信中空地址退信占51户、地址有误退信占31户,两项退信率占全行总发送量的4.52%。二季度退信户数较一季度下降122户。
2011年三季度我行共发送邮寄对账单1,765户,其中:地址有误和空地址退信75户,在75户退信中空地址退信占58户、地址有误退信占17户,三季度退信户数较二季度下降7户,退信率较二季度下降0.28个百分点,其中:空地址退信占总量的77.33%,地址有误退信占总量22.67%,两项退信率占全行总发送总量的4.24%,两项退信率均高于省分行3%考核指标。从客户对账系统反馈三季度退信网点分布在11个支行,虽然较二季度减少7个网点,退信率呈下降的趋势,取得可喜的成绩,但退信率仍然高于省分行空地址在1%考核指标,地址有误在2%专项考核标准,持续影响我行在省分行运行专业单项考核。如何强化退信账户的管理成为我行银企对账工作的重点、难点。
三、目前银企对账存在的风险分析
(一)银企对账退信风险原因分析
1.我行自2010年12月实施账户集中审批开销户管理以来,前台操作风险控制环节依靠账户集中审批把关,但在现行操作中并未得到全面有效控制。新账户开立时账户资料的信息录入是由前台柜员通过前台系统操作进行,到后台通过系统集中审批时,前后台系统相互不匹配,对事前录入账户信息如往来户注册资金、注册地址、办公地址、通讯地址及单位联系方式等录入的内容,到后台集中审批系统只有注册资金与注册地址两项内容,前台账户信息若存在录入不正准确不完整的情况时,集中审核无法通过系统控制风险隐患,形成新开立账户空地址或错误地址不能及时变更,错误的邮寄对账地址要等一、两个月后再通过省分行反馈邮寄对账退信,无形中大量的退信业务,加大人工重新发送邮寄和回收成本,严重影响网点对账工作的时效性。
2.近年随着西部大开发建设工作的全面铺开,内地来疆从事矿产资源开发和基础建设的企业越来越多,特别是企业建设初期开立的工程项目部、建筑安装工程公司的账户较多,这些施工企业不管工期的长短,都受新特的气候影响,基本上企业每年的4-10月开工搞建设,每年的11月到下年的3月回原籍进行冬歇。因此区分行银企对账系统如果在11月到下年3月邮寄单位的对账单,势必造成单位联系不上无法完成对账,形成对账滞后的风险。
3.通过银企对账发现个别企业在未对账的情况下先在柜台办理了变更名称或销户手续,企业变更名称或销户后,公章、财务章均被交到公安局进行销毁。对账员在办理纸制对账时无法在对账单上加盖企业财务章,给对账工作带来一定难度。企业只能去公安局开证明,证明此前的财务章已被销毁,这样就浪费了大量的时间,造成不必要的麻烦,从而影响了银行对账率,增加了对账工作难度。
(二)引发银企对账风险因素分析
1.内外部因素引发银企对账业务风险隐患不容忽视。我行在开展银企对账检查工作中,发现有一支行对账人员12月份通过一级分行对账中心发送某股份有限公司邮寄贷款余额对账单1户,贷款余额为5个亿资金,查看客户对账系统该行生成维护对账结果与单位反馈收回实物对账回执贷款余额不符,单位反馈贷款余额对账回执中缺少1个亿资金,经现场检查跟踪落实属银企双方单位专职对账人员履职中未严格执行客户对账管理办法处理业务流程,从而引发的潜在操作风险隐患。
(1)银企对账人员在催收单位对账回执工作中,单位财务人员声称银行发送邮寄对账单未收到,单位没有发生退信,银企对账人员通过前台报表主机系统打印客户余额对账单进行人工二次发放回收,在系统维护结果时未对客户对账系统生成贷款分户余额与人工二次发放回收对账单结果进行深入核对,系统本身对对账回执录入的结果不显示核对内容,其潜在的对账风险不容易掌控。
(2)通过进一步核查落实, 在前台报表系统未升级时打印人工 二次发放客户贷款分户对账单,容易形成打印内容不全,上述业务是漏打印该企业贷款科目中的1个亿资金对账单1份。由于前台报表主机系统生成数据与后台客户对账系统数据不匹配,形成的操作风险隐患不容忽视。
(3)做为单位的财务人员无论收到银行任何方式提供的银企对账单,都应该认真履行核对企业财务收支往来明细账务,避免违章行为引发单位财务人员挪用公款或银行内部人员将客户账务记载错误无法防范的重大风险隐患。
(三)外部因素引发的未达账项风险需要警惕防范。
未达账项是反映对账业务工作成效,揭示账户管理风险的主要标志,在2011年《内控和案防制度执行年活动实施方案》中的六个重要风险点两个关注点之一,将“逐笔对未达账项进行核查并及时回访客户,对发现的问题查清并及时逐级上报风险报告”作为一项风险点进行防范。
我行对账中心在检查银企对账工作落实未达账项核实情况时,发现某支行企业客户6月份反馈的邮寄对账单回执填列的未达账项注明:银行列账单位未列账借方3笔,累计金额为66,491.10元,经与专职对账人员核实银行入账时间为6月16日,单位将3笔款项列入未达账项,未达类型填列为“银行已支付列账、企业尚未支付记账”,经询问专职对账员说:原因是该企业单位内部负责人出差未审批列支,故单位财务人员未进行记账,将3笔未记账业务填列在对账单回执“未达账项中”,对于这类由于单位方原因引发未达账项,存在掩盖真实账务反映的风险,需要专职对账人员与企业负责人进一步核实确认未达账项原因。
1.通过3笔未达账项可以看出,企业单位财务人员没有及时做账处理,网点的协助对账人员对企业连续发生填列未达账项的情况,缺乏操作风险主动防范意识,银行对账员在处理未达账项时没有和企业单位共同深入核实未达账项原因,对单位内部未及时支付记账形成的资金风险,银行对账员没有提醒企业财务人员,存在单位财务人员内部挪用公款的重大的风险隐患。
2.支行协助对账人员若不严格按照规定要求和操作流程,不认真仔细地逐笔核对未达账项的来龙去脉,对单位内部行为导致的账务核算不清的问题有可能将风险转嫁到银行来承担,对银行对账形成外部风险冲击。
四、管理优化对策
(一)实施账户集中审批管理流程改造
1.网点在开立新账户时要加强账户信息资料录入工作的完整、准确性,将开立账户录入资料内容通过流程优化设置为系统硬控必输项,减少网点账户资料信息采集不准确不完整引发的风险事件及空地址、错误地址的退信工作量。
2.通过完善优化前后台系统流程相互匹配条件内容一致性,把内部集中系统审批控制防范工作切实落到操作环节中,以便提高整体账户集中审批管理工作效率。
3.网点普遍存在账户销户时不及时提示单位财务人员先核对银行账务,将系统流程优化销户之前提示银行与企业先核对账务后再进行销户,包括开通网上银行服务账户同步销户提示。
4.建议在系统中增设一项功能,未进行对账的企业无法销户,在得到系统提示后,柜员可以告知财务人员先对账后销户,从而便捷了客户,也提高了银行的工作效率。
(二)为冬歇企业单位设定银企对账套餐服务
1.对冬歇企业每年4-10月正常开工期间,对煤炭、房地产、铁路及公路建设企业的银企对账业务流程进行改造、设置时间段,实施业务发生制进行邮寄银企对账单,保证银企对账工作落到实处。
2.在冬歇企业每年11月到下年3月资金和人员都在休息时期,改变对账方式,分行可以不执行邮寄银企对账单,提前预约申请采取电子对账回单的形式。
(三)采取有力措施加强银企对账重要风险点防范工作管理,有效提升服务价值。
加强银企对账重点风险防范工作管理是防范业务运营风险,注重实施加强账户、银企对账工作同步管理,规范客户对账行为,使对账工作做到年初有工作计划,事中有系统硬控制,事后有检查一起形成多层次防控网来加强银企对账工作的管理。
1.要提高客户对银企对账工作重要性的认识。尽管银企对账工作量大、难度较高,但银企对账工作是银企防范资金风险的有效办法,长期持续有效的做好银企对账,既可以遏制内外部挪用资金行为,也可以加强银行对企业资金流动的监控,确保特定资金的专款专用,避免被挪用。因此,银行工作人员要牢固树立风险防范意识,决不能对银企对账工作有所忽视。
2.要培养客户的主动对账意识。 要消除对账人员严格按规定对账服务会引起客户不满的顾虑,大力宣传银企对账工作的重要性和必要性,促使客户提高认识,端正态度,严格按照规定的时间、程序履行对账手续,养成客户认真执行对账制度的良好工作习惯,由被动变为主动,积极督促客户配合银行的对账工作。
3.要不断完善银企对账工作制度。通过建立健全银企对账工作制度,明确对账人员在对账单发放收回等各个环节的岗位责任,完善对账工作程序,确立对账行为规范。在此基础上,将银企对账工作质量纳入绩效考核以及内部管理的重要内容,定期对银企对账工作结果进行核查,确保制度落实严格到位。
4.要认真把握对账工作重点风险关键环节。做好对账的前后台分离,确保对账工作的有效性,并换人核对收回的对账单;在规定时间内完成银企对账工作,对未发出的对账单要说明原因;未达账项要与客户逐笔核对落实、核查后在对账回单上注明查实日期、账务不符原因等,对银行内部员工出现的业务差错应严密账务调整处理流程,并作好相应操作记录;应妥善保管对账单回单,集中分类装订,作为会计档案归集管理。
5.细化客户群,不同客户采取灵活的对账方式。对账方式不宜“一刀切”,应重视客户的财务实际情况灵活商定对账方式。如对于大额存贷款企业,应提倡由银企双方财务主管或负责人直接安排,采取上门“面对面对账”,如此更易充分暴露双方可能形成的财务差错和经济案件,确保银企双方账务完整正确,同时银行方可借上门对账之机与企业方交流沟通,收集其合理化建议,促进银行不断改进服务方式,跟进拓展新业务产品服务功能,巩固银企合作关系。再如对于业务量大、资金流动频繁的企业,可根据其业务特点和客户需求,实时为客户打印柜面客户对账单,以便及时掌控账务核对信息,加强企业内部风险防范。
五、[参考文献]
[1]中国 工商银行.关于进一步规范银企对账工作有关事项的通知[J].制度研究,2008 ,(1) .
[2] 工商银行昌吉州分行.关于开展银企对账工作专项检查的通报[J].制度执行检查,2010 ,(1) .
