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(一)电子档案的接收格式问题2007年9月5日住房和城乡建设部的《建设电子文件与电子档案管理规范》中规定“列入城建档案馆(室接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案。”这就要求在纸质档案形成的同时，就必须形成电子档案。但由于档案形成单位的不同习惯，所采用的应用软件不同，同一项目所形成的电子档案格式不同。
(二)电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性问题对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上
一、电子档案管理上的几个关键问题的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
1、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
2、真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
3、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
4、安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
(三)电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。
1、高温。有利于有害生物的繁殖，各种微生物在最适宜生长温度范围内,温每升高10℃,其生长速度可加快1-2倍，霉菌生长的最适温度一般为20-35℃。案害虫生长的最适温度为22℃-32℃。高温还可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1－2倍。
2、高湿。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。霉菌的生长湿度一般在75%以上，档案害虫体内正常含水量大约占体重的44%－67%，这些水分的获得和保持都和环境空气湿度有关。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
3、光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。
4、空气污染。有害气体常见的有，二氧化（SO2）、化氢（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯气（CL2）。在种种因素的作用下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
5、灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。灰尘多是固体，多带有棱角，在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘会增加酸、碱度。灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘是传播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰尘上，随空气的流动而四处扩散。由于灰尘同时还具有酼酼吸湿性，所以也是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
6、有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌。在档案库房中常见的霉菌约有50余种。霉菌可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
7、磁场和电场。电磁场的干扰，会使磁性物质退磁和消磁，损坏载体上记录的信息。
8、机械应力。电子档案保存载体容易受压力、扭力、冲击力等机械力的影响。
(四)电子档案的长期可读性问题电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。但随着科技的进步，电子计算机软硬件技术的不断更新换代，电子档案在现在形成时所依赖的技术，在未来往往是已经过时的技术。针对以上存在问题，借鉴其他地区档案工作的一些经验，提出以下一些对策建议：
(一)建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件推广城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行
二、对策建议培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导，形成统一数据格式的电子档案，以方便城建档案馆的接收和管理。
(二)采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性
1、采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。
2、签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。
3、消息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度。
4、身份验证。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改，在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证，身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的5、防火墙。这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。
6、防写措施。目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。
(三)建立适合磁光介质保存环境，保证电子档案载体的安全
1、调节库内温湿度。采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节库内温湿度。使环境温度保持在17℃～20℃；相对湿度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善档案库房建筑，设法阻止光线尤其是紫外线直接射入库内，库房尽量使用无紫外线灯光照明；(2)将电子档案避光保存，在利用时，最大限度地减少曝光时间和曝光强度；（3）定期净化空气。
3、防灰尘。电子档案要采用密封保存，以防灰尘落在载体上，如果发现载体灰尘，可用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭。
4、防治有害生物。(1)通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制；(2)采用防霉剂进行化学预防；（3）采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷；物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。
5、避开磁场和电场。（1）电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、扬声器、耳机、话筒、放大器、消磁器、无线电装置等具体退磁或消磁的设备；（2）可设置专用库房，或选用专门的防磁金属柜作为装具，但不能选用铁盒。
6、防机械应力。电子档案载体存放时应设法保持电子文件保存载体的平直度，防止电子档案保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响，以保证信息再现的准确性。
7、定期检测和拷贝。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后酫进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每2年应拷贝一次，光盘每5年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。
8、将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。
(四)采用通用、统一的文件格式，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容在保存电子档案时，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，为使现在的电子档案能够更好被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容，把电子档案的格式保存为与计算机操作系统同一公司的应用软件能读取的格式。
(五)及时更新电子档案的文件结构，确保电子档案的长期可读性当操作系统更新时，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示的，可在保存电子档案的同时，保存相应的档案支持软件和整个操作系统，并与电子档案存储在一起，恢复时，连同操作系统一同恢复，使之按本来的面目进行显示。
参考文献：
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[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005（11）.
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一、公司档案管理中电子档案管理依然有所欠缺
1.电子档案安全问题电子档案是通过运用计算机信息技术来完成的，其能够收集、传输以及归档各种类型的档案信息。相比于纸质档案，电子档案的信息整理明显更加高效，且信息的查找也会容易很多。然而，在电子档案的实际运用过程中，不可避免会遭遇到安全方面的难题。电子档案在处理信息的过程中，可能会被他人通过各种方式盗取或者篡改档案信息，进而引发安全问题。2.档案管理人员素质仍有待提升在电子档案运用过后，其对公司档案管理人员的要求变得愈加严格，管理人员不仅需要拥有一定的政治思想水平，而且应该掌握好各种计算机知识以及相关技术，这样才能更好的运用好电子档案。然而，当前我国很多公司的档案管理工作人员由于自身的工作强度比较大，使得他们的精力无法集中起来，从而无法认真做好电子档案管理工作，同时，该岗位人员的流动比较频繁，这对于档案管理工作而言是极为不利的。3.电子档案管理不够规范在电子档案管理中，管理人员并不知道怎样保管好各种电子档案的物质载体，比如U盘等，使得这些工具并没有如纸质档案一样做好登记，放置明显比较随意。对于那些重要信息，由于没有落实相应的标准，使得电子档案备份管理工作极为混乱。
二、推进公司管理中的电子档案管理
1.制定电子档案管理制度通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案是通过网络信息来构成的，故不安稳。电子档案易受到诸多因素的威胁，故要想确保电子档案能够安全工作，则很有必要制定相应的档案管理制度，认真管理好电子档案，进而避免信息的遗失。加强对档案管理人员权限的管理，来确保电子档案信息的安全性。除此之外，还要加强对公司内部人员的监管，普及《档案法》等相关的法律法规条例，强化管理意识和安全保密意识，使得一切电子档案管理工作可以有法可依，井井有条的进行。2.促使档案管理人员专业水平持续提升档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。要想确保档案管理人员具有较高的专业水平，则需管控好人员的流动。由于电子档案管理所涉及的内容杂多，且专业性非常强，对于管理人员的经验有着较高的要求，故人员的流动不能过于频繁。再者，管理人员还需主动学习各方面的知识，确保自己能够做好电子档案管理工作。3.构建安全保障体系在电子档案运用中，安全保障体系的制定显得极为重要，其有助于提升电子档案管理的质量。公司电子档案安全保障体系的构建包括硬件设施安全保障、网络安全保障以及应用系统安全保障。在硬件设施安全保障中，公司需要把握好服务器的运行状况，定期更新相应的档案日志，同时还应维护好机房的环境，及时更换那些无法正常运行的设备，定期展开监察。在网络安全保障方面，相关工作人员则需每隔一段时间就核验全部的档案信息文件，并制定相应的浏览权限，以此来避免该系统被病毒所侵入。同时要通过对防火墙技术的利用来合理内网与外网，并在内网与外网的连接方面制定严格的规则。
三、结束语
在公司发展中，档案管理工作是不容轻忽的，要想档案管理具备更高的效率，则公司需要运用电子档案来管理全体档案信息，然而电子档案依然存在着一些不足之处，公司仍需采取一系列措施来加以改进。
参考文献
[1]王玉珍.事业单位传统档案和电子档案管理电子档案管理“双轨制”探究[J].兰台内外，2016，（3）：123-125.
[2]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015，（24）：267-269.
[3]周海霞.电子档案管理中几个关键问题及解决对策[J].黑龙江科技信息，2016，（34）：53-54.
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2目前电子商务档案智能化管理的特征
首先，与传统的档案管理相比较，电子商务档案管理具有自身的特征，其不是可以直观看见的，都是以光盘、U盘、硬盘等方法进行存储的，因此其网络性、虚拟性程度较高，电子商务的活动中信息存储和档案管理相同，都是虚拟的，例如：支付宝、网银、淘宝等广泛应用，都不需要开出具体的纸质的票据。换言之，电子商务中档案文本的管理都具有智能化、虚拟化的特征。其次，由于电子商务档案管理并不能够通过肉眼来定位，也不需要管理人员对档案进行管理和抄写，都是通过人工计算机智能模式来完成的，因此其存储形式、信息数字化程度都不同，这就导致了电子商务档案管理具有繁琐性、复杂性。最后，电子商务档案管理具有集体性、系统性。电子商务档案管理的数据信息不仅集中于一种文字或者数字上，而是能够实现全方位的信息储存，例如音频、音效、图表、视频、录音等。
3提高电子商务档案管理智能化水平的有效策略
一方面，电子商务档案管理工作应该严格按照国家下发的相关文件进行合理有效的归档，电子商务行业必须重视档案管理工作的重要性，尤其是要把电子商务档案管理工作作为行业发展重中之重，这样不但能提高电子商务档案管理工作水平，同时还能确保其朝着智能化趋势发展。因此在企业进行电子商务的过程中，电子商务行业要为企业与客户建立一种新型的沟通模式，让企业通过智能化管理方法，提高档案管理的质量和水平。从而提高企业的竞争力，实现经济效益和社会效益的最大化。另一方面，当前改革开放政策不断深入，这就要求电子商务档案管理也要与时代接轨，改变过去单一老化的档案管理模式，做到与时俱进。在实践的基础上创新，在创新的基础上实践，朝着智能化趋势发展。电子行业必须及时变革电子商务档案管理方式，转变管理模式建立完善科学有效的管理体系，促进电子商务档案管理的建设。运用智能化存储数据，满足不同的客户要求，将电子商务档案所带来的社会效益和潜在的经济效益发挥到最大化，从根本上完善电子商务档案管理制度。在新时期下电子商务档案管理工作是电子商务行业重要组成部分，它对今后企业和行业发展具有十分深远的影响。因此电子商务行业要加快进行电子商务档案管理工作的改革、重视提高电子商务档案管理工作的水平和效率、提升工作人员的计算机水平和整体服务素质，使电子商务档案管理工作，真正发挥积极作用。
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2、医院的电子档案管理中存在的问题
（1）档案管理职责不明确，管理线条多医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。
（2）医院电子档案管理的意识和制度不健全有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。
（3）电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
3、医院电子档案的管理和利用
（1）电子档案的收集
收集范围是医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。主要包括以下几种类型：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。
（2）电子文件的整理与归档
医院的档案管理部门，要严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷到归档等工作有序可循。
（3）电子档案的利用
电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般由三种方法：1）直接利用。2）网络传输。3）提供拷贝。
4、医院电子档案的管理
（1）医院电子档案与纸质档案管理的共存
目前由于电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在各种问题，在这些问题没有得到有效解决之前，针对医院科研的特点，为如实反应医院科研活动及其成果，必须有针对性地实行纸质和电子文件双套归档。只有纸质文件的，如试验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等就只归档纸质文件；即有纸质文件，又有电子文件的，如上题论证报告、成果申报书、统计数据等就即要保存纸质文件，又要保存电子文件。
（2）医院电子档案的同步管理
医院电子档案管理要遵循同步管理要求，即电子档案与纸质档案的同步管理，实现电子文件与纸质文件同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。
（3）医院电子档案的提供利用
由于医院科研成果均拥有知识产权，再加上电子档案信息内容的易改、易复制等特性，在网络普及的今天，医院电子档案工作者在提供利用是应采取适宜的保密、防范措施。
5、制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范
档案管理中存在的很多问题都和不规范的工作标准和操作流程有关，因此，切实制定一套科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范是提升电子档案管理效率的有效途径。医院应当针对需要管理的电子档案类型及档案的特点，制定一套完备的电子档案管理的工作标准，且监督管理人员严格按照标准流程来操作，这一方面能够规范管理人员的行为，另一方面也能着实提升电子档案的管理效率。对于工作标准的执行一定要落实到位，可以另外制定相应的奖惩措施，对于标准的操作以及高效的工作表现要给与肯定与奖赏，对于不合规与不符合标准的操作过程要给与相应惩罚并且引以为戒，这样，才能让标准更深入的落实到每一个档案管理人员的实际工作中，从而提升档案管理的效率。
6、加强医院电子档案管理和利用的具体措施
（1）电子档案的有效收集。
收集范围是在医院在各项工作中形成的具有查考利用价值的各类电子文件，均应收集。如：图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、其他文件（图形文件、数据库文件、超媒体衔接文件等）。
（2）电子文件的整理与归档。
医院的档案管理部门，应严格按照国家标准，结合本单位具体情况制定档案的基础工作标准，包括案卷质量标准、归档要求标准、全宗划分标准、分类要求标准等，使档案从立卷归档等工作有序可循。
（3）电子档案的合理利用。
电子文件归档成为电子档案，电子档案在做好保管的前提下，其价值主要体现在利用上，为医院的建设和发展服务。电子档案的利用一般有三种方法：直接利用。直接利用是利用者通过档案馆或另一个检索机构的电子计算机，在档案馆或网络上直接查询的一种方法。其特点是可以减少大量的管理工作，为利用者条放那个技术支援，使更多的读者同时利用同一份电子档案；网络传输。通信与计算机技术结合，为我们提供了广阔的网络环境。通过计算机网络进行远距离传输，不仅更为方便、快捷、可靠，而且为医院远程会诊提供了技术支撑；提供拷贝。电子档案具有良好的复用性，档案管理部门可以通过移动硬盘、U盘等载体向利用者提供记录在特定载体上电子档案。
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1 电子档案的定义
电子档案是随着信息化社会的出现和发展应运而生的新生档案类型，关于它的定义尚未形成绝对的统一，本文选取了几个比较有代表性的定义来阐释电子档案的含义：
学者张雪香在论文《高校电子档案管理》一文中指出，要避免简单的将电子档案等同于电子文件，她认为电子档案比较确切的定义，是指“国家机构、社会组织或个人在社会活动中，于数字设备及环境中直接形成以数码形式记录到磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的有档案价值的文件”。即电子档案是借助计算机系统生成、利用和保存的档案文件。
学者孙笑一则通过特征来阐释电子档案的定义，他提到电子档案具有实体的虚拟化，手段的数字化、网络化、多媒体化，时效性强、周期短，具有交互性和个性化，加工标准化、信息海量化和检索的智能化等特征。
孙丽茹则采用了国家档案局在《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）中的定义，即电子档案是指在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
综上，本文认为电子档案对应的是我们通常说的纸质档案，指可以通过计算机磁盘等载体进行存储的电子文件的集合。
2 电子档案管理现状
档案管理电子化进程必然是个长期持续的过程，当不可否认这也是必然趋势，电子档案较之于传统纸质档案优势明显，但在转型过程中也会出现一些必须要面对的问题，本章从电子档案的优势劣势和电子档案管理目前可能存在的问题2方面谈谈我国电子档案管理现状。
2.1 电子档案管理优势
电子档案相比于传统的纸质档案管理优势主要体现在：1）降低人力成本，减轻人力负荷。电子档案的载体是数字载体，信息采集和上传也可以通过计算机软硬件完成；2）更利于保存和检索利用。纸质档案的保存对空间及空间条件要求很高，电子档案更容易保存，利用计算机系统也更容易检索利用；3）管理方式更加灵活。电子档案信息修改更加方便，为有序、数字化现代化管理提供了条件。
与此同时，不可否认电子档案在带来诸多方便，使得档案管理效率提高，但也存在一些不容忽视的短板。比如档案文件的真实性和数据保存的安全性问题。电子档案容易修改增删，真实性的保障有赖互联网技术的提高；电子档案数据安全问题也不容小觑，互联网的数据有可能遭遇病毒、黑客袭击等，电子档案存储在终端也面临这样的隐患。
2.2 电子档案管理存在的问题
电子档案既有优势又有劣势，但档案管理电子化是不可逆转的必然趋势，在这种大形势下，要明确电子档案管理发展方向，有必要先对目前电子档案管理存在的问题作一了解。
2.2.1对档案管理重视程度不够，意识淡薄
档案管理属于我们所说的冷门专业，岗位也属于偏边缘的岗位，目前我国很多有关部门对于档案管理这一工作并不重视，甚至认为可有可无，不需要花费精力在这一项工作上，使得档案管理工作人员也抱着随意的态度对待工作，这是一个不良循环，而电子档案管理需要运用大量先进的科学技术，意识问题和管理理念是根本对问题。
2.2.2综合型专业人才匮乏
档案工作者对档案管理的专业性自不必说，但既懂档案管理知识也懂信息技术，的综合性专业人才匮乏，给电子档案管理工作高效进行带来了挑战。
2.2.3相关法律法规不完善
互联网知识产权问题还处于起步阶段，电子档案管理法律法规尚未形成体系，有关电子档案管理的专门规则条例极少，统一适用性对法律较少。
3 电子档案管理发展方向
当今社会，社会经济发展高速，时展日新月异，知识经济逐渐兴起；大数据时代带来了海量的数据资源，革新了各行各业的常规模式，现代化技术手段强势来袭。利用现代化技术进行档案管理的意义不言而喻，而随着新技术的逐步渗透，人员管理、档案管理侧重点等都必须同步协调发展，本章将从3个方面谈一谈我国电子档案管理的发展方向。
3.1 管理理念和管理意识向着现代化、电子化方向发展
随着技术的不断发展和信息社会的高速运转，电子档案管理也将朝着现代化的方向发展。变革的开始首先是理念的变革，正确认识当前档案管理大环境，电子档案管理的必要性和优劣势，树立良好的管理理念，积极了解形势、环境的变化，促进电子档案管理向着现代化方向发展。
3.2 电子档案管人才向着专业化趋势发展
电子档案管理人员愈加专业化。档案管理工作处于不断的发展中以适应新形势需要，人员专业化很重要。电子档案管理不仅涉及到档案管理的专业化知识，对从业人员计算机知识、互联网技术应用、相关法律条文等方面的能力素质也有很高的要求。电子档案管理起步至今，到逐渐发展，慢慢取代传统纸质档案还有很长的路要走，其中管理人才向着专业化发展是不可忽略的重要方向。
3.3 多机构、跨部门合作，共同创造安全可靠的互联网大环境
良好的互联网大环境对提高电子档案管理安全性很有帮助，这就需要多部门通力合作，构建完善的档案应用机制，构建完善的电子档案管理计算机信息系统，充分考虑到潜在的一些安全性问题，采取相应的措施。如正规杀毒，防范黑客攻击；归档规范化，管理程序化；完善相应的法律法规，借助法律机构职能作用确保电子档案的安全性。
4 总结
综上所述，档案管理工作不是简单的体力劳动，需要专业的理论知识指导和与时俱进的现代化技术手段辅佐，不断发展创新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子档案正是科学技术快速发展的产物，对管理及保护工作提出更高的要求，需要进一步建立健全完善的电子档案管理体系和安全保护机制，做好档案管理工作从传统向电子化进程的转变，做好电子档案的维护工作，加强相关专业从业人员的技能培训，不断提高电子档案管理水平，保障电子档案信息的安全。
参考文献
[1]张雪香.大高校电子档案管理研究[J]. 湖北师范学院学报（哲学社会科学版）2016，36（1）：81-83.
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[3]孙笑一.浅析电子档案的主要特征及管理保护策略.[A]“决策论坛――公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C]，2016.
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一、电子会计档案的定义
会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。
二、电子会计档案管理现状分析
第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因为电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。
第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作。但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。
第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。
第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。
三、提高电子会计档案管理的措施
第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。
第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。
第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。
第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。
四、结束语
上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。
参考文献：
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（一）电子文件的概念
目前，国际上对电子文档的概念是：在机构或个人活动中产生或收到的记录信息，它由内容、结构和上下文关系组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。另外一种说法就是：电子文件是一种通过数字式电脑进行操作、传输和处理的文件。
（二）电子文件的特点
电子文件的特点主要体现在五个方面，第一，电子文件信息与载体的不固定性。第二，电子文件内容丰富性、多样性。第三，电子文件传递的速度极快，几乎不受时间和空间的限制。第四，电子文件对设备的依赖性。第五，电子文件的安全性差。
二、做好电子文件归档工作的几点建议
做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善，以下是对做好电子文件归档工作的几点建议。
（一）建立严密的电子文件归档制度
电子文件的形成涉及的环节众多，哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度。明确各方面的职责，显得尤为重要。
（二）做好电子文件的收集、积累工作
收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。
（三）做好电子文件的鉴定工作
电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，因此，电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。
（四）严格电子文件的归档工作
目前电子文件归档应符合下列要求：首先，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次，一般以保存3套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，宜采用通用标准，文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，图像文件宜采用JPG格式，数据文件宜采用DBF文件等。
（五）提升管理人员的综合素质
一方面要为档案管理人员提供学习的机会，举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。
三、企业电子档案管理存在的问题
档案实现电子化管理，给企业档案管理带来前所未有的崭新变化，同时存在着诸多亟待解决的问题。首先，对电子档案管理的重视力度不够。缺乏系统长期的整体规划，上项目的热情高，抓管理的后劲不足；仍停留在传统管理的老思路、老办法，跟不上新技术新要求。工作起色不大。其次，电子档案鉴定工作难以正常开展。档案鉴定一直是企业档案管理的难点。电子档案鉴定专业技术要求高，普遍有畏难情绪，致使鉴定工作举步维艰，处于停滞或半停滞状态，造成档案大量积压，管理难度加大。第三，电子文件收集归档不及时不完整。电子文件归档制度不完善，责任不明确，缺乏约束力；过于依赖电子文档管理系统。容易造成部门问对接移交不及时，延误文件归档，造成文件不全。第四，电子档案管理存在不安全的因素。除电子文档系统存在安全隐患外，电子档案存储载体选择不当，以及保管措施不完善，也影响着电子档案的安全。
四、强化企业电子档案管理的主要对策
为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平，应采取以下对策。
（一）实行统一管理全程管理新体制，形成企业电子档案管理的合力
企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责，各司其职，步调一致，协同管理。档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定，以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作。文件形成部门要积极参与文件归档过程管理，按照要求做好本部门电子文件的积累、鉴定和归档工作。信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作，及时解决运行过程中出现的问题。确保正常安全运行。只有做到“三位一体”，发挥综合管理效能，才能真正形成电子档案管理的合力，从根本上解决工作力度不够的问题。
（二）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效
从电子文件形成的源头抓起，首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。
（三）认真做好电子文件鉴定工作，全面提高电子档案质量
在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上，结合电子文件的特点，做好电子档案鉴定工作。鉴定时，要判定电子文件的原始性和真实性，满足电子档案凭证功能的要求。全面分析电子档案的保存价值，同时要考虑电子文件之间的联系、企业今后的需要、现有的保管条件等因素，确定保管期限。要重视加强鉴定专业队伍建设，抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节，制定和完善电子档案鉴定规范标准，坚持原则性和灵活性相结合，按照国家和企业档案管理要求，切实做好电子档案鉴定工作，优化馆藏档案结构，提高企业档案管理工作质量。
（四）重视安全保障体系建设，切实做好企业电子档案安全管理工作
加强企业电子档案管理，必须建立健全安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好企业内控和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份.专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。
五、结束语
综上所述，我们可以得出，随着社会经济的不断发展，电子文件的归档与其电子档案的管理工作逐渐成为一种新的挑战，人们在对其认识不断提高的同时，其方法也得到了很大的改进，标准化程度逐渐提高。相信通过各方不断努力，其管理工作一定会更加合理和科学的。
参考文献：
[1]李建国.试论电子文件的归档[J].档案，2006，87.
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1 电子档案管理的现状
1.1 对电子档案的认识存在一定局限性
以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。
1.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档
档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。例如，国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向，然而，这项政策真正落实到各级机关实施过程中，就不容乐观了。许多单位因实施现行分类法有一定难度，前仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施奉单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理
由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推广仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2 电子档案管理中出现的问题
2.1 电子档案管理过程中出现的漏洞
2.1.1 对电子文件原稿保存的忽视
目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。
2.1.2 信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.1.3 电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。
2.2 电子档案自身的缺陷
2.2.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的真实性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
在真实性问题上，电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。
2.2.2 电子档案存储栽体的特质与缺陷
(1)温度。高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1―2倍。
(2)湿度。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
(3)光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。
(4)空气污染。空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气)，在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
(5)灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
(6)有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
(7)磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。
2.2.3 电子档案的长期可读性问题
当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对
于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。
3 解决电子档案管理中问题的对策
3.1 电子档案管理的原则
3.1.1 规范性原则
规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2 可靠性原则
人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
3.1.3 高效率原则
档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统。是档案信息电子化工程的助推器。
3.2 解决电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1 加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2.2 采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.3 重视和加强对档案管理人员的培养
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一、大数据时代对档案管理的要求
（一）保证企业档案存放与保存的完备性。大数据背景下的档案管理与传统档案的管理的要求大有不同。从存放上来看，传统的档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，而大数据往往带来多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，包括音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案等。这些电子类档案除了对基本保存的条件和场所有了更高的要求外，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，同时还要引入专用的设备来保护类型各异档案的安全。从收集上看，大数据背景下的档案材料种类较为复杂，各档案资源的价值也参差不齐，给收集工作带来了较大的困难。大数据时代的电子文件、数字档案都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。而大数据材料更新速度快，内容和技术复杂这些特点为档案管理人员在收集、归档上提出更高的要求，大大增加了档案馆馆员的工作强度和工作难度。
（二）保证企业档案的信息内容安全性。档案信息内容安全是指防止档案数据信息资源被非法的泄漏、篡改甚至破坏，给档案管理的工作带来了较大的挑战。在大数据背景下，往往产生很多数字化的档案，数据越多，共享程度越高，就越难以保障信息的安全。企业档案大部分保存在计算机中，计算机网络系统中可能出现的计算机病毒、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成档案信息丢失，这些信息安全隐患可能使企业档案信息化为乌有，从而带来难以估量的损失。根据有关安全管理的专家所称，近百分之十的局域网遭遇到非法访问的情况，目前的防火墙技术十分有限，难以阻挡黑客的入侵。假若某一局域网只是在逻辑上对档案进行归档，并未充分考虑到物理归档的重要性，假若这一网络遭遇到破坏时，将对档案管理的工作遭遇巨大的威胁。因此，在大数据时代背景下，保障对档案保管的完备性、安全性、保密性是未来档案管理的重中之重。
（三）数字化档案管理的技术水准。在大数据档案管理中，技术作为档案管理的基石，使档案管理工作的重心发生了转移。在传统的档案管理工作推进时，由于存在着技术上的限制，使档案管理工作偏重于档案的保管，未能充分利用各类资源的档案。随着大数据时代的到来，可通过利用云计算技术对档案数据信息资源进行加工，对其进行再次开发利用，加大对档案数据信息资源的利用。以各类数据库为代表的大数据云服务器，能够为档案管理带来较为强劲的索引及导航服务，加大了关系数据库的运用，促进档案管理将重心放在索引的优化、非结构化档案数据信息资源的开放等方面。
二、大数据环境下档案管理所面临的挑战
（一）大数据时代档案管理的思维转变过慢。与传统的档案管理相比，大数据时代对档案数据信息资源的完备性、安全性、保密性提出了更高的要求，这需要档案管理工作人员提升这种思维意识。档案管理存在的重心应当及时从保管到利用转移，即利用大数据技术对原始档案数据信息资源及时进行开发、再次利用，注重档案数据信息资源潜在价值的开发与利用。因此，对于档案管理人员来说，应当及时改变思维模式，努力挖掘档案数据信息资源所蕴藏的重要价值，从原先的粗放式信息保管向精确管理进行转变。
（二）数字化档案归档和存档存在着问题。随着大数据时代的到来，数字化档案数据信息资源的技术提出了更高的要求，存档归档问题也更加复杂。伴随着多媒体设备的运用，档案资源不仅以文字、图片等形式存在，还包括了语音等其他非标准化信息的方式存在。数字化的档案资源如果离开了一定的特殊环境就失去了可读性，增加了档案数据信息资源的归档和存档的难度。
（三）档案数字化管理未有统一的执行标准。由于各档案馆以及企业档案管理部门的数据库及管理软件参差不一，无法进行有效的信息共享，形成了一个个的信息孤岛。对于大数据时代的到来，无法进行档案数据信息资源的共享就无法发挥出档案数据信息资源的最大效用。目前，不少档案系统应用软件未能有地的按照国际标准进行执行，档案管理功能较为单一，标准化水平较低、数据信息资源不尽完善。若这种情况继续持续下去，必将会对档案数据信息资源的共享带来更多的不确定性。
三、大数据环境下的企业档案管理模式
（一）建设大数据资源信息平台，实现档案数据信息资源的共建共享。在大数据时代，档案管理的信息化需要各档案管理部门实现档案数据信息资源联网，实现资源的互通互用。为使其发挥最大效用，应当构建以省为单位的档案数据信息资源的检索服务。通过这种数据库的检索，涵盖了省内各档案管理部门的档案数据信息资源，向各级机构提供服务，最大程度上提升检索的效率。此外，此检索中心的建成，也会有利于避免档案数据信息资源的重复构建，节省了大量的人力、财力及物力。各档案管理部门通过这种检索中心能够借阅、审批及利用档案资源，这些部门只需要按照标准化要求对档案数据信息资源进行归档即可。
（二）提高档案管理人员综合素质。随着大数据的进一步应用，传统的档案管理模式已不再能够适应社会时代的发展要求，亟待与时俱进，不断提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员的提升可从以下两个方面着手进行改进：第一个，档案管理人员应当保持着与时俱进的时代意识，不断更新自己的知识及技术水平，适应大数据时代的发展要求；其次，档案管理人员应当熟悉大数据技术，能够充分利用先进的技术手段实现档案数据信息资源的开发及利用，扩大档案数据信息资源的利用范围。
（三）健全及完善大数据时代背景下档案数据信息资源的安全性。大数据时代的档案管理，应当充分发挥平台优势，构建有利于档案管理人员及档案数据信息资源提交人员的操作软件平台。可从以下三个方面进行着手：第一，需要不断改进及完善档案管理单位的信息化水平，使其能够拥有大数据平台；第二，应当充分发挥大数据平台的优势，将档案管理的相关业务与其进行深入整合，不断改进档案管理工作的流程；第三，在不断提升大数据时代背景下，档案数据信息资源的安全性，严控档案管理部门的内部制度，保障档案管理部门的安全性。
四、小结
大数据时代的来临，势必会对档案管理工作带来巨大的挑战。然而挑战与机遇之间是并存关系，档案管理人员应当不断努力，抓住机遇，积极学数据的理论与技术知识。大数据时代的档案管理将会不断获得新的突破，使其蕴含的巨大价值得以有效开发及利用。
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一、电子文件的整理
1、基建、设备等电子文件的事理。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2、财务电子文件的整理
（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
（2）账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、学校其它电子文件的整理
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢？计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。
三、完善电子文件归档制度
1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
2、“两套制”归档的必要性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质
与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
四、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。
1、规范排放和使用。
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1、电子档案原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形式进行还原显示。可采用3种方法来保存。首先是保存电子档案相关支持的软件，就是在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起；其次是保存原始档案的电子图形；最后是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品。
2、电子档案安全性。这主要是对保存环境温湿度的要求，在温度过高或过低的条件下，磁盘的聚酯底基会膨胀或收缩变形；光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据读写。因此，最适宜电子档案长期保存的温度应控制在17℃-25℃之间，相对湿度控制在35%-40%之间，每天温度的变化不应超过±2℃，湿度的变化不应超过±5%。电子档案最好放在设置自动恒温恒湿的空气调节装置的库房内。此外，电子档案存储载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
3、电子档案可读性。电子档案必须依靠软硬件配合才能读取利用。如果没有适当的软硬件是无法解读的。为了保证光盘信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的问题，降低光盘存档的风险。建立长期可读的保障机制，每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。
二、电子档案信息资源开发利用
对于档案部门来说，电子档案提供利用主要采取提供拷贝、网络传输和在线查阅等方式，通过联网计算机，利用者可以经获权访问档案管理系统进行相应查询，满足利用者的异地利用需求，从而摆脱了时间和空间的制约，尤其是同一份电子档案可以同时提供给更多的利用者利用，达到了资源共享的目的。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
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中专学校的持续发展过程中档案管理工作的重要性不言而喻。过去部分学校在档案管理工作中采用较落后的方式，现今电子档案管理的应用越来越引起中专学校的重视。
一、电子档案管理的意义
档案是人们生活活动的记载资料，具有十分重要的意义，档案的保管方法随着人类进步的脚步不断变更。部分中专学校采用的仍旧是传统的档案管理模式，然而伴随计算机技术的广泛运用，档案的保管办法已经产生了巨大的变革，中专学校的档案管理应摆脱传统的方式，采用先进的技术进行代替，扩大档案的保存领域。电子档案管理实现资源的共享，信息化的应用可以提供海量存储功能，资源共享功能和跨地域检索功能的实际应用将使得中专院校内的档案保存工作上升到新的水准。
二、保障中专档案管理中实行电子档案管理的安全性
中专学校应提升相关设备设施的安全性能，控制电子档案管理的专一性，对于该系统要进行有规划性的科学升级，对电子档案进行专项化的维护整理，控制设施设备的良好稳定运行。对于重要的档案信息进行必要的备份管理，防止发生意外状况时造成严重的损失。系统内部可以进行防火墙工作模式，通过系统杀毒、网络体检、指纹鉴定等多种科技手段提高系统运行的安全性，最大化地防止电子信息的流失和被盗取。控制电子档案管理的信息安全性是将电子档案管理引入中专学校档案管理中的重要基础和前提。
三、建立完善的规定细则，促进中专电子档案管理的规范化
中专学校内部应该建立一套完整的管理方案，构建具体的使用细则和规章，让档案管理工作逐渐向系统化规范化的方向不断发展。首先对于该部门的工作人员要保证其能力水平。聘用专业化的技术工作人员进行日常管理工作，提升工作人员的安全保密意识，保证自身的职业道德水准，熟悉地操作相关电子系统运行流程，实行灵活的管理，最大化地体现电子系统的便捷性和先进性。
四、提高学校相关领导对电子档案管理的认识
档案信息的性质是保持历史信息，不能直接为学校创造明显的利益价值，管理要求迫切且程度较低，许多学校领导无法认识到档案管理的重要程度。部分中专学校的档案管理数字化设备条件不足，部门内部缺乏相关专业人才。面对如此状况，学校领导首先要改变传统的思想，部门档案管理人员首先应进行电子管理相关方面的学习，提高自身素质，明白档案数字化管理的先进性，积极向相关领导提出建议和想法，主动将现代化科技与档案管理相结合，进行反馈并提出可行的解决办法，学校领导应积极听取相关专业人士的建议，理解电子档案管理对于学校的文化发展和学生老师各级人员的重要性，提供相应的支持方法。从领导层做出相应的政策决定，提供资金和硬件设施方面的基础保障，加大对档案电子管理的重视度，加大人才投入力度和资金投入力度，从根本上改变传统的档案管理部门的地位。
五、提升中专学校的硬件软件设备管理水平
电子档案管理工作由于实现了信息的高速传递及大量存储，这些都要依靠现代化电子技术的发展和进步。在实行电子档案管理工作中不断实行技术的研究工作，提高学校内部的计算机网络技术管理水平。选择合适电子档案管理的安全性软件和设备，根据学校内部的实际情况对相关技术人员制订电子管理的计划，提出具体的实施方案。详细规定包括其具体需要的硬件设备需求，相关设备的购买要依据经济情况量力而行，确保所购买东西的实际应用性和完整性，保证设备的整体实用性。总而言之，中专学校的相关领导应提升对电子档案管理的认识，加大部门专业化人才的培养力度，档案管理人员运用先进技术的科学规划，加强档案管理准备工作，共同努力把握档案数字化管理的总体方向，提升中专学校的综合文化竞争力。
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电子文件的存储归档应该建立一整套的归档制度，电子文件的生成者或者处理者应该严格按照指定的归档准则进行归档，并明确标注其保管年限。电子文件归档后，应该对其进行编码，纳入到数据库中，以便于日后的管理和利用。不同特点的电子文件应该使用不同的存储载体，并且应该同纸质文件的保存相结合，以便于保证文件的原始性和真实性。电子文件归档的主题思想应该是统一标准和格式，同时通过加密、设置安全措施和备份措施保证电子文件的安全和稳定。电子文件与传统档案存在的诸多区别，在产生、归档、保存和传输上区别显著，因此在电子文件的管理工作中，应该注意一下几个方面：①形成完整的电子档案管理体系，整合相关资源，实现资源利用的最优化。在电子档案的管理中，明确电子档案的生成和归档，避免重复录入，确保其原始性和真实性，并在传输过程中保证其安全。②档案管理工作中应该充分利用已有的网络资源，并对非电子文档转化为电子文件保存，逐步建立起完整的电子档案体系。对于系统内部的电子档案的管理要规范，做好充足的安防措施，畅通电子档案的访问和查询路径。③标准化管理和存储。电子档案的生成、存储、传输和使用应该按照相关的标准进行，在电子文件的管理过程中我们可以参照相关的国家标准规范、政策等。例如，参考国家关于电子文件的相关政策和标准，制定本单位的电子档案归档范围和保管期限表。④提高电子档案工作者的职业素养。电子档案管理的好坏与电子档案工作者的知识水平、专业技能和工作态度息息相关，因此提高电子档案工作者的知识水平、专业技能和工作态度有着极其重要的作用。在这个过程中，我们可以“走出去”和“请进来”“。走出去”即多向电子档案管理工作突出的单位学习取经，“请进来”即可以引进这方面的人才，带来新的管理理念。电子档案的利用不会受到时间和空间上的诸多限制，方便了使用。电子档案一般有三种利用方式，即拷贝、通信传输和直接利用。拷贝为将档案备份转化为一定标准的文件提供给使用者，或为电子文件或为打印文件；通信传输为将经过了各项处理以后的电子档案通过网络传输给相关使用者，多为共享档案文件；直接利用就是使用档案室中已有的设备进行查询。
电子文件和档案管理中存在的问题以及其对策
电子档案的管理中会出现种种问题，这将影响到电子档案的稳定性和安全性。从多年的电子文件和档案的管理工作经验来看，问题多出在以下几个方面：①忽视对文件原稿的保存。文件原稿富含着丰富的信息，诸如图片信息、声音信息。如果在处理为电子文件和档案的过程中，忽视了对文件内容的深加工和处理，必然会让文件失真。因此，保留原始文件对于后续工作时极其重要的。②电子文件存储和传输的安全性和保密性。应该加强安防措施，避免病毒和黑客的入侵。③电子档案生成、存储和传输设备的维护保养问题。每年都有大批的电子文件和档案因为硬件设备的保养维护不到位而丢失，因此必须做好这方面的工作。④电子文件的长期可读性。因为电子信息技术的飞速发展，电子档案应该不断的更新，以防文件在新设备和新软件中无法读取。对于可能出现的问题，我们应该从以下几个方面入手：电子档案管理工作的规范性、可靠性和高效性。做好这三个方面，就能在工作中避免这些常见的问题。
