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（一）信息交流平台建设滞缓。第一，一部分机关事业单位的党建信息服务平台在设计上过于雷同单一，缺乏新意，无法满足服务对象的要求；第二，机关事业单位的管理人员对党建工作的信息化不够重视，导致信息服务平台内容更新缓慢，过期信息没有得到及时的管理，违背了党建信息服务平台的时效的特色，无法吸引到用户的访问，就会造成资源过度浪费的现象；第三，机关事业单位党建信息服务平台大多数都只是局限于单纯的宣传语信息公布，没有引入交流的机制，就会导致党员或群众无法及时的发表意见，互动性不够。（二）缺乏专业人才。机关事业单位党建工作由于其自身保密性高、原则性高等特色，与网络自身的开放性高、随意性大、虚拟性强的特点形成很强烈的对比，为新时期机关事业单位的党建信息化的建设提出了更高的要求。要想加强党建信息化的建设，就需要既能够熟练掌握相关的网络知识，由拥有高超的计算机技术的专业人才。许多机关事业单位对信息科学技术的接触很少，对其相关的专业知识了解的可谓是少之又少，严重缺乏相关的专业人才，很严重的制约了机关事业单位党建信息化的建设。（三）信息化意识低下。一些机关事业单位对党建信息化建设了解不够透彻，对其重要性的认识度不高，甚至有些基层机关事业单位还没有开始利用网络信息技术来辅助党建工作的开展，会存在由于党建信息化建设的复杂性，而对其存在一定程度的畏难心理，在工作的过程中缺乏必要的创造性与主动性。
三、加强机关事业单位党建信息化建设的对策
（一）提高认识，统筹规划。要想加强机关事业单位党建信息化建设，就必须高度认识党建信息化建设的重要性，转变观念，增强工作的紧迫感，全面提高机关事业单位党建工作的信息化程度。加强机关事业单位党建信息化建设是一项长期的复杂的系统工程，要将其当作重点工程来抓，建立健全的责任制，将党建信息平台建设成为一个能够真正发挥实效的服务交流信息平台。优化资源配置，在党建服务交流信息平台上，提供出常用的数据库、教育平台、党代表工作平台等，加大信息共享的力度，畅通与老百姓交流的渠道，为加强机关事业单位党建信息化建设打下坚实的基础。（二）组建专业队伍，加快党建信息化建设的进程。高校、科研机构等是培养人才的重要基地，通过将机关事业单位与高校、科研机构等进行合作沟通，培养一批高水准、高素质的软件研发人员。组建专业队伍，结合工作特点，研发出符合机关事业党建工作管理的系统软件，并对其进行日常的维护与监管，及时更新信息，确保机关事业单位党建信息交流平台的高校、安全的运行。（三）建立健全的保障机制，引导党建信息化建设的良性发展。首先，要确保党建信息化建设的经费来源，充分保证网络党建的及时维护与更新等。其次，成立专门的工作机构，对网络环境、硬件设备等进行管理，并组建专业的团对，对机关事业单位党建信息进行收集、整理、更新等，同时还要重视机密的保密性。最后，要建立健全的管理制度，确保各项制度能够落实到位。
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3、档案工作改革是信息化建设的必然要求。在信息社会中，信息消费将成为加快社会信息化进程的源动力。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着把握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。生产要素发生了变化，信息将成为失去生产力发展的关键因素。同时，由于档案部门作为重要的文献信息源的社会地位得以确立和巩固，使得经济发展途径的变革和发展模式的转变，从根本上改变了社会各部门工作的发展方式和运作模式。
4、信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特征是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面摘要：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，者是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的功能随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。此外，档案业务售货员、档案学科探究人员以及其他和档案工作有密切关系的人们。当他们在工作中感觉到社会对档案信息需求急剧增加时，工作热情就会不断增加，责任感日益增强。而当他们作为信息的消费者，感觉到信息消费的不可替代性时，他们会更加意识到自己肩负的工作的重要性和使命感，从而促使档案工作改革加速前进。
二、信息时代档案工作的新思路
1、加大投入，实现档案现代化。要保证档案工作现代化的实现，和缓政府要值得投入财力，配置和档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。
2、改革档案信息服务方式。信息时代，传统的服务方式已经不能适应档案事业发展需要。档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识开发档案信息资源，创新档案信息服务方式，为经济和社会发展服务。一是计算机管理服务。这种服务在一些档案部门已基本实现了，如档案馆管理系统、小型档案馆室管理系统等都已应用和推广。目前市场上各种档案计算机管理系统很多，国家档案部门应制定统一的标准和规范，避免重复开发，并规范市场管理；二是缩微技术服务。目前不少地方档案馆通过缩微设备，对一些珍贵的档案保护，取得了一定的成效；一些大型国有企业在科技档案图纸的管理过程中缩微技术运用颇多，节约人力和馆库空间；三是光盘存贮服务。由于光盘具有存贮容量大、处理速度快的特征，可广泛用国防于档案信息全文检索、编目和参考查询服务；四是现代通讯网络服务。充分利用现代通讯技术，如通讯卫星、邮电信息网络寺，将档案信息出去，使利用者在不同地域、不同时空利用档案；五是公共信息网络服务。档案信息部门充分利用地区公用信息网、国家公用信息网和国际公用信息网进行服务；六是视听传播服务。运用电视网、电影、广播、录音、录像等制作档案信息，并向公众。
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一、究竟什么是档案信息化?什么是档案信息化建设?档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢?
档案信息化应遵循以下三个原则摘要:
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1、引言
档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的长期发展过程，需要不断地采用现代信息技术装备档案部门，加快档案信息化建设，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。如何进一步加强和完善档案现代化建设是摆在档案管理工作人员面前的首要问题。
2、档案信息化建设的重要性
档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越重要的作用。档案信息化建设使档案管理不再费时费力，检索查询方便能够提高整个部门的工作效率。在我国档案工作的未来发展中，档案信息化建设是一个十分重要的趋势。研究档案信息化建设的一系列基本理论，对指导我国档案信息化建设的具体过程具有重要意义。
因此，加快档案工作落实到现代化生活中，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，其重要性不容忽视。
3、目前档案信息化建设存在的不足
（一）缺乏统一标准和规范。
在建设档案信息化过程中往往容易出现只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设的状况，以至于投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。各地信息化建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同，形成了信息资源共享技术上的壁垒，无法形成信息互访机制，难以实现信息资源的共享；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐应建立相同的档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范。
（二）档案工的信息化意识不强，认识不到位，重视度不够高。
老档案工作者不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多。这已是一个普遍存在的共同问题。缺少一批专门从事档案档案信息化的建设和治理的信息技术人才。
（三）软件系统及其应用相对薄弱，重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在
档案信息化建设的重中之重是信息资源建设，很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用。另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。
4、加强档案信息化建设的对策
(一)统一标准
应建立相同的档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范。①档案信息著录的规范化。具体内容有如下：
（1）规范档案信息著录。通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。可参考我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，我们的著录标引工作应以此为标准。
（2）规范档案信息存储，研究统一的存储载体
（3）规范档案信息管理软件的开发技术，构建特色数据库，若干专题的信息资源数据库，同时引进或直接利用现成的数据库。
（二）加大培训力度，实现档案骨干队伍建设的新突破
档案信息化是一种全新的思想观念，这必然要求档案工作者改变传统的思想观念。档案工作者需要按照档案工作现代化的要求，自觉学习和更新知识,运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。要尽快建立以管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。
2010年是我街道简政强镇机构改革的关键年，9月份佛山市档案局举办了为期10天的档案业务专业知识培训班，街道综合档案室的档案员积极参加学习了档案专业技术和业务知识培训，通过学习考试，取得了《档案专业岗位资格证书》，继而参加了全省档案专业技术人员继续教育培训班（档案信息化管理），使档案工作人员适应日趋激烈的竞争，用知识不断武装自己的头脑，并根据工作实际情况，努力用理论指导实践，解决自己在工作中出现的问题，为今后开展档案工作打下良好的基础。
（三）重视信息资源建设
加大信息资源建设，渗透资源信息建设设备相关知识，加强信息化软件推广力度，突破原有局限性，尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金预算，做好各项基础工作，增加人员将历年档案的纸质文件一一扫描成为电子文档，并挂接到科怡文档管理系统，做到纸质件与电子文档相对应，从而实现档案数字化管理。
以大良街道办积极推进档案现代化、信息化建设为例。2010年以前，大良街道使用科怡档案管理系统单机版，随着数据的不断增大和业务需求，该产品已不能满足当前档案实际工作的需要。因此，针对街道简政强镇事权改革后档案管理现状，同时也结合本街道档案工作的实际情况，已将科怡档案单机版系统升级至网络版，可延伸到各办（局）、各行政服务站使用，从而使档案信息资源共享。
5、结语
总而言之，做好档案信息化建设工作在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为档案信息化建设事业服务。通过改善和完善管理，推进对档案管理的现代化建设，合理开发和利用档案管理资源，必将转化为直接的生产力，推动档案信息化建设的发展，为社会做出更大的贡献和创造更高的价值。
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(一)利用电子文件载体材料要比纸质档案的寿命要长。使用软件，首先要做的是将纸质档案进行扫描，转换DPF电子文件，然后挂接入库，以往的纸质档案在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，除了入档案数据外，我们还可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，VCD、DVD光碟、小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏。
(二)极大地提高管理人员的工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可以更好地从事档案的收集和编研工作。比如我公司已经建立OA系统或类似系统及其接口，这些系统的数据可通过接口直接转入文件管理功能;各部门文书人员可以通过使用文件管理功能，将文件录入(转入)文件库;文件管理功能完成对文件的鉴定、整理和调整。不需要归档的文件可以存放到不归档文件库中，需要归档的文件可在文件管理功能直接归档。
(三)档案提供利用更加方便。我公司专职档案人员有3人，每个人分管的档案都不相同，一旦需要查找不在自己负责范围内又未进档案数据库的档案时，需要花费很长的时间，必须从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据卷号再去库房查找，费时、费力。档案进行数字化管理后，专职档案人员无论是自己负责的档案，还是他人负责的档案，可以实现即时查询，档案人员选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大地减轻了档案人员的负担。另外对借阅档案者，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。
用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进行检索查询，找到所需的档案目录，同时对电子原文进行浏览、下载。对电子档案进行查询和利用不需要经过档案管理人员，档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可。系统会自动记录网上对电子档案查询和利用的情况，随时可以进行利用统计。如果用户需要借阅档案实体，可以直接到档案部门去办理借阅手续，取走档案实体;也可以通过网站提出借阅预约申请，档案管理员批准借阅预约申请后，用户再到档案室取走档案实体。借阅管理可以进行借阅登记、归还、催还和丢失的办理，并可由档案管理员制定借阅的规则和政策，由系统自动进行控制。
(四)档案鉴定销毁工作也实行了可控。对过期档案需鉴定销毁的，可以直接利用计算机管理，操作方便。档案管理员可以定期进入系统的鉴定销毁子系统，通过销毁申请自动得到过期档案的目录，并打印销毁申请。档案管理人员可以在档案鉴定功能中看到待销毁申请的档案目录和原文信息，根据领导对鉴定销毁申请的处理意见对其进行处理：更改过期档案的密级和保管期限继续进行保管或直接进行销毁。选择更改，则更改档案的目录信息，重新存入档案库中;如果选择销毁，则将被挂接的原文删除，并把已销毁档案转移到已销毁数据中供列表查询。
2 应用档案管理软件存在的主要问题
(一)档案人员素质有待进一步提高
档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它涉及到包括计算机技术、网络技术、信息安全技术等多面，因此对于档案人才素质有较高的要求。网络化利用要求管理人员掌握WEB技术，IP技术及数据库技术等计算机专门技术，还要求掌握档案利用技术。这种专门人才在档案系统内明显缺乏。档案信息管理依赖其他部门人员，由于该人员缺乏档案管理方面的知识，一旦出现疏忽情况，网站就没有人维护、更新，甚至导致所有的投入都化为乌有。
(二)对档案信息安全不容乐观
在公司档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。
(三)电子档案的真实性鉴别有一定的难度
纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉。
(四)电子档案的法律效力问题
通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
(五)信息化进程有待加快
虽然我单位档案案信息化工作已开展多年，建立了各门类档案数据库，但库存档案还有一部分没有进行数字化转换工作，档案的信息化程度不高，而是停留在维持档案日常的简单管理上，甚至仍习惯于传统的手工操作，手工查阅、检索、利用档案，并没有实现真正意义上的档案信息化管理，使档案的利用效率偏低，影响了档案利用工作的水平。
3 解决问题的途径
(一)建立健全管理制度体系。管理制度始终是一项重要的保障，我们必须从人员的管理到软件、硬件要求都作出明确的规定。如：档案利用制度、文档管理制度、系统运行环境安全管理制度、电子档案管理制度等。
(二)加大宣传力度，转变档案利用工作观念，增强全社会利用档案的意识
首先，档案人员要抓住有利时机，向主管领导汇报档案工作，介绍档案工作的情况及取得的成就，通过举办档案展览、利用网络平台相关信息等各种有效的传播手段，宣传档案工作的重要性。其次，尽可能使主管领导参加各类档案活动，特别是参观档案工作比较突出的先进单位，让主管领导了解其他单位的档案工作情况及其领导的重视程度。从而增强领导的档案意识，重视档案工作，加大对档案基础设施的投入。
(三)建立高素质的档案人才队伍
档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是“看家守业，坐等利用”的“管理员”了，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。有的同行认为，信息时代的档案管理人员应该是“档案信息导航员”，和“知识创新与创造者”。
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一、增强档案管理现代化意识
在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。还要加强对人才的培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。
二、配备统一的管理设备
加快档案信息化的建设，要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。要舍得投入财力，当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。
三、创建规范的管理机制
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Keywords : file management; informatization; construction
中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）
档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质，是档案管理模式和利用方式，从传统的以档案实体保管为主，向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识还存有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。
一、档案管理信息化建设的重要性与必要性 （一）档案管理信息化建设的重要性：
1、档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。
2、完整可靠的信息和快速的综合分析能力是决策和管理的有力保证．
3、档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。
（二）档案管理信息化建设的必要性1、档案信息化建设是电子政务实施的要求 档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等，现在连政府机构的信息都放到网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了，网上形成了大量电子党政管理类文件。 2、档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求 档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化、网络化的大潮中求生存求发展？保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体，如何最大限度地发挥作用？这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。 3、档案信息化建设是开发利用档案价值的要求 提出控制论的数学家维纳，在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出：信息的价值正在于传播，而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断，在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构，只有实现了档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用。
4、档案信息化建设是档案馆自身发展的要求 随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断的增加，档案利用也逐步增加。要适应新的形势，档案馆自身建设必须加强。建设数字化档案馆，实现信息化管理，要求档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。
二、档案管理的现状 档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理，也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步，档案管理的设施不断得到完善、更新，但在实际工作中，档案管理与社会的进步相比，仍然存在很大的问题，表现在：1、档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定；2、领导重视不够，档案意识不强、经费不足、设备不全、硬件条件差、管理摸式呆板；3、宣传不力，群众参与意识薄弱等方面。
三、加强档案管理信息化建设的途径
(一) 制定规划，突出重点，推进档案信息化建设工作
档案信息化建设工作应该首先破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。
(二) 重视档案业务流程的重组。
第一，档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化，可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表。第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务。第三，档案指导、编研从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的需要，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。
（三）增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息的安全保障体系
档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。
（四）加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设的核心工作
作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设工程的组织效率；网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。
（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件
档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。
（六）调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质
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所谓电子档案是由数字电子计算机处理的档案，是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。
近些年，随着我国信息化进程的逐步推进，各行各业的信息化工作也越来越受到重视。就目前的档案管理工作来讲，行业内的信息化进程也早已开展。从整体发展情况看，计算机技术尚未大规模地被应用于档案管理。而在一些已经部分信息化的单位中，我们也不难发现，在电子档案的管理及应用上，还存在着一些漏洞和瑕疵，在数据的安全存储上也存在着一些隐患。
二． 信息化过程中出现的问题及解决
我们在档案信息化的过程中，会遇到这样或那样的很多问题，大体分为：电子档案管理制度问题、电子档案的高可用性问题、电子管理软件的高可扩展性问题、电子档案存储的高安全性问题。这些问题如若处理不当，直接影响到档案信息化建设的效果甚至是整个项目的成败。下面我将一一加以阐述：
（一）电子档案管理制度的建立及优化
人们对于电子档案的应用还存在着很多疑虑。例如：如何保障电子档案的真实性、有效性、可靠性等，这需要多方面的努力。我们不仅要保障电子档案在搜集整理等过程中的真实性、有效性，还要保障在存储过程中不被违规修改、恶意删除，更要严把查阅关，谨防档案的外泄，而实现这一切的关键就是建立一整套完善的电子档案管理制度。可以说，电子档案管理制度是推进档案信息化的基石，是电子档案管理者及查阅者必须遵守的准则，是确保电子档案真实性和可靠性的坚实后盾。
（二）电子档案的高可用性
1.电子档案的访问速度
对于刚开展档案信息化的单位来讲，查询电子档案的速度普遍较快。因为信息化初期，所存数据量较少，所存文件类型也较为单一（一些单位仍只是在将纸面数据转存为电子格式数据，而没有对图像、声音、视频存储的要求），数据库的查询压力也较少。但档案管理行业所存资料并非几年，而是几十年甚至需要永久保存的数据，档案存储的内容也逐步增加了视频、图像、声音等多媒体类型，随着信息化进程的逐步推进和存储数据类型的逐步增多，所存数据量也将迅猛提升，此时，对于查询速度就会产生相当大的影响。
经过实际了解，一些单位已经出现了数据查询缓慢，档案管理软件时常无响应等问题。结合现代计算机数据库管理技术，我认为，对于需要信息化的档案，需要对其建立专用的数据仓库机制(SQL SERVER 、ORACLE 等主流数据库均有类似机制)，位于“仓库”中的数据均为只读属性，只可查询不可写入，这将大幅提升海量多媒体档案数据的查询速度。而对于需要追加或修改的信息化档案，为严防恶意篡改，需经逐级请示等相关流程和手续后，方可由信息技术管理人员开放读写权限进行追加或修改。对于陈年数据需要修改或追加的，可在相关请示批复后，单独为其建立一个追加数据库（或表）进行操作。如此一来，既保障了陈年数据的查询速度，又对近期录入数据的修改和追加提供了便捷，电子档案数据库整体的访问速度也得到了提升。
2.电子档案的有效、实用
目前，虽然许多单位、部门的信息化进程在逐步推进，但是往往忽视了档案信息化后的实用性。我们推进档案管理信息化，是为了更好地提供档案服务，而一些单位的电子档案修改机制尚不完善，一些档案被修改后（如声音的清晰化处理、图像的清晰化处理、文字录入错误纠正），只保留修改后的档案，而将原始数据进行了删除，降低了电子档案的留存价值，甚至对部分档案来说已是丧失全部价值。还有一些单位，为了所谓的加快信息化进程，擅自未按标准操作，将存储扫描的清晰度降低，从而加快扫描速度、减少存储空间，致使所存档案不清晰或信息缺失，不能达到实际使用的要求，多数档案仍需实地查询入库的纸质资料。为了提高电子档案的实用性，我们不仅需要一套完整的管理制度进行保障，还要从计算机技术上加以规范和限制，如管理软件对操作者的权限限制，软件中对于存储图像分辨率的强制要求，通过使用计算机的签署技术、身份验证技术等，实现对管理者的操作行为进行记录及约束。总之，需要我们通过各种行政及信息技术手段，尽可能大地提高电子档案的有效及实用性。
（三）电子档案管理软件的高可扩展性
目前，各单位均分别使用着各自开发或外购的电子档案管理软件，其存储数据的类型也较为多样，各软件之间缺乏基本的程序互通，这就要求相关人员，在系统分析阶段就规划出相应的程序接口，为日后的软件之间数据互通做好技术准备。而电子档案的存储工作，是一个长期的工作，部分数据有保留数十年甚至永久保留的需求，这就需要我们的开发人员对于日后计算机操作系统的更换，管理软件的升级等诸多变化进行充分的考虑及规划，提前做好技术准备，避免不必要的损失。
（四）电子档案存储的高安全性
电子档案数据的安全存储是整个档案信息化进程中最为关键的环节，也是需要长期实施部署的工作，其重要地位可见一斑。可以说，如何提高档案数据存储的安全性是档案信息化进程中的重中之重。
1.电子档案机房的安全
（1）机房设备运行环境(部分参照国家IT行业标准)：
①温度：机房温度为18～28℃,温度，变化率小于 5℃/h,且不结露；
②湿度：相对湿度 40～70%；
③机房洁净度：机房内灰尘粒子应为非导电、非导磁及无腐蚀的粒子，灰尘粒子浓度应满足国家机房相关规定；
④供电系统：机房应设有电脑UPS供电及稳压机制，保证市电中断后，至少保障所有机房设备（包括视频监控设备及照明）一小时内的供电需求。
（2）机房门径及监控：
很多单位在注重了信息化建设的同时，往往忽视了机房的物理安全。核心机房的物理安全在整个档案信息化建设中的地位无可厚非，没有了机房的物理安全，谈及其它任何信息化环节均为空中楼阁，无从谈起。出于对机房安全的考虑，各单位均应设有机房门径系统，对于出入人员进行严格管理并做好记录，同时也要在机房入口及内部设置高清视频监视系统（摄像头需具有一定夜视能力），24小时对核心机房进行全方位录像监控，避免数据的物理丢失及破坏。当发生紧急情况时（如温度过高、湿度不符、非法进入机房等），防范系统自动鸣笛报警，同时要有完善的报警机制，可将警告通过手机、固定电话等方式与相关负责人取得联系。
2.电子档案存储网络的安全
（1）网络交换机的安全设置
电子档案的存储网络中，存在着很多安全隐患，就单从交换机层面来讲，需要各单位针对DHCP 攻击、泛洪攻击、ARP 攻击等进行控制及防范。如不加以控制，将对整个电子档案网络平台的运行带来极大影响。建议各单位可根据自身设备情况，适时地启用DHCP SNOOPING、IP/MAC绑定 等技术，适当地关闭或减少使用类似CDP、VTP 等技术，以此更好地保障电子档案存储网络的安全运行。
（2）计算机终端的安全设置
计算机终端的安全对于电子档案网络的正常运转也起到了相当重要的作用。我们要加强防范来自于普通节点的恶意攻击，违规操作等诸多问题，这就要求我们适当地加强对操作人员的网络行为管理，适时的通过签名技术、加密技术对查阅数据、转存数据等重要环节加以安全保护。还可在终端上，通过部署节点管理软件，实现U盘接入网络管理、设备断网时限管理、系统安全漏洞管理、节点状态监控管理等功能。
（3）网络结构的安全规划
针对于部分档案管理单位，确有访问互联网的需求，建议各单位最好实现双网并行，即业务操作网和互联网相互隔离，独立分开，互不访问。这样可更好地保障档案数据的安全性。但如若确受各方面实际条件所限，暂时无法实现双网并行的单位，也务必在广域网出口部署类似UTM 的设备，对于网络访问行为进行限制及记录，并且要对互联网数据流进行病毒过滤，严防病毒通过互联网扩散至办公网络内部。
（4）存储数据库的安全备份
根据自身情况，各单位要做好异地容灾备份，定期将数据转存至其它可靠的存储空间，防止地震等灾害导致机房物理毁坏后造成的数据灾难，针对核心数据也要进行定期刻盘封存，并加以合理保护。而数据库则最好使用磁盘阵列柜进行存储，阵列技术建议使用RAID6 ，可最大限度地保障所存数据的安全性和可靠性。
三． 结束语
总之，档案信息化是档案管理事业发展的必然趋势，我们在大力推进信息化进程的过程中也会面临诸多问题，但只要我们不断地从实践中积攒经验，不断地进行档案信息化技术的研究和学习，定可将档案信息化水平逐步提升，更好地为各行各业及社会的发展提供优质的服务。
参考文献
[1] 薛四新21世纪档案信息化管理系列教材机械工业出版社2008年9月
篇9
信息社会应当进行档案信息化建设，它对于信息社会具有重要意义。一方面，信息社会中的大量信息最终要转化为档案。另一方面，信息社会的发展需要充沛流畅的信息，对档案信息的需求与日俱增，档案信息具有来源的社会性、内容的可靠性等特点，于国民经济和社会发展密切相关，被视为“信息资源之源”的档案信息，在信息社会中必将受到社会进一步的重视。
档案信息化建设对档案事业发展意义重大。通过信息化建设，可以改变档案工作原有的内向的、单一的档案收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托网络等新的信息传递方式和信息服务手段，实现主动的、超越时空的信息服务，从而促进档案管理工作从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，利用网络技术等新兴的信息技术对档案信息进行更高层次的管理。例如虚拟地将全国的档案信息整合为一个整体资源，档案信息的集中利用程度明显提高。这既提高了档案的管理水平，又提高了档案的利用率，减轻档案部门在提供阅览条件、安排接待人员等发面的压力，有助于提高社会对档案的重视，扩大档案信息的利用空间。
同时，档案信息化建设也将面临着极大挑战。例如，面临安全性、保密性、文件与档案主管部门源头多等诸多问题。特定利用者不清楚馆藏档案的方位，使档案信息的“供”与“需”严重脱节，造成档案信息资源不能真正做到资源共享。
1 档案信息化建设的基本战略是档案信息标准的制定
随着档案信息化建设的推进，档案信息标准的制定为档案管理制定了方针政策，使档案管理有章可循。尤其是我国加入世贸组织以后，为更好地与世界接轨，我国引进了大量的档案信息标准，为档案信息化建设提供基本保障，如美国有关档案信息的标准总量已达60余项。档案信息化建设的牵引与推动力是档案信息需求标准的制定。
2 在档案信息化建设中构建档案信息标准体系
为保证档案信息化建设的科学、高效发展，应该使档案信息标准体系的构建的档案信息化建设的核心。
档案信息化建设的实践表明标准须先行，而其中档案需求标准的制定已成为档案信息化建设的牵引力与推动力。如国际标准化组织专门制定了《ISO 22310:2005信息和文献――描述文件管理需求标准指南》，为推动档案信息化建设的顺利进行，满足一致性和互操作性需求。
3 档案信息化标准的建设注重以业务应用为基础理论研究为指导
篇10
档案信息化主要任务:一是馆藏档案的数字化,二是现有电子文件的归档工作。后者指的就是在设计过程中形成的有查考和利用价值的电子文件,要按照有关要求及时归档,而且要做到齐全完整,真实有效。档案信息化建设最终将实现,一是档案信息的数字化、网络化;二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;三是档案信息高度共享;四是将引发档案管理模式的变革。这就意味着,设计人员将来利用档案,不用再亲自到档案馆来查阅卷宗,而是可以通过网络查阅利用开放档案,不受时间、地域和文件数量的限制,可以在任何时间、任何地点浏览档案全文,设计人员面对的将是"永不关门"的档案馆。
1介绍扫描情况
档案原件经过扫描以后生成数字化的影像文件,存储在大容量的硬盘或者光盘上,采取数字方式进行处理并通过网络传输,方便对档案原件的保护和档案信息资源的开发利用。扫描技术的优点有:(1)实现档案信息资源的共享,档案数字化以后不再受“孤本”的限制,在网上一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。(2)利用上突破“空间”和“时间”的限制。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲,利用者可以不用到档案馆来,通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦,更大的好处在于扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后,将已开放的档案上网,所有的利用者都可以在任何时间上网利用档案信息资源。除此之外,利用大容量的硬盘或者光盘可以达到海量存储;利用计算机管理可以实现检索的自动化。主要不足之处是采取光盘或硬盘存储,信息保管期限短;数字化档案信息的安全性低;没有法律凭证作用。
2缩微技术简介
缩微技术最早诞生于1839年,商业应用已有近百年的历史,1941年开始较多地应用于设计图纸保存,在国外档案行业已较为普遍使用,国内解放初国家图书馆开始应用,现在政府档案馆、高校图书馆、城建档案系统、航空档案系统、大企业档案部门等均有较多使用。缩微影像本身属于模拟影像,具有与纸张相同的长期保存与信息可靠的优势。相对于纸质档案,缩微胶卷因其占用空间小,其长期保存所需的环境条件(特别是温湿度)更容易实现和控制。相对于电子档案(包括CAD电子文件和扫描文件),缩微胶卷依靠光学放大设备即可识别阅读(在最困难的情况下,用放大镜就可以读出,甚至对着阳光也可读出),所需设备和技术均十分成熟,而电子档案受硬、软件环境及技术发展淘汰的影响和制约。通常都认为缩微胶卷最宜于大量档案的长期、安全、经济地保存大规模数量档案。缩微胶片档案具有法律凭证作用。缩微影像的模拟特性、缩微品保存永久性、记录真实性等优点决定了它的法律凭证作用。缩微技术还有诸如拍摄速度快、存储量大等优点。缩微技术的不足主要有检索自动化程度低,利用与传播不方便。
3档案缩微之利弊
3.1档案缩微之利
⑴信息存贮量大,节省空间。普通缩微摄影的缩小比率为1/7-1/48,超缩小比率可达1/90―1/250,按面积算可将原文件缩小1/49-1/62500,足以和当代存贮密度最高的光盘存贮器相媲美。
⑵精度高,速度快,适应于各种原件的全文存贮。不论被拍摄原件是图形、照片、数据或是文字,也不管其复杂程序如何,均可在曝光的瞬间将其记录下来,被拍摄原件数量越多越能显示出其优越性。
⑶记录准确,质量好。因缩微摄影方法可将原件的形状、格式、颜色等真实记录下来,并且有较高的解像力和清晰度,可读性强,具备法律凭证作用,可长期保存使用。
⑷规格统一,便于信息的交流、传递和收集。缩微品促进了世界信息与知识的传播,其作用远远超过除纸质以外的任何媒介。
⑸可以更好地保护档案原件。由于档案原件经常被利用,原件的机械磨损比较大,如果档案保护条件达不到要求,易出现档案原件字迹褪变、纸张霉变,鼠咬虫蚀等情况,会严重是损害档案原件。及时缩微复制档案,能有效地保证档案的安全。因此,以缩微品代替原件提供利用,可使档案原件得到保护,延长档案原件的寿命。
3.2档案缩微之弊
⑴缩微设备成本较高。缩微设备泛指一切用于缩微拍照、冲洗、检查等机械设备,其中常用的有缩微拍照机、缩微冲洗机、拷贝机、阅读机、接片机、密度仪等。购买成套设备需要一定的财力支持。
⑵缩微拍摄工作要求高。缩微拍摄工作的各个环节,虽然都有相对的独立性,总的来说是一项系统工程。无论是编排、拍摄、冲洗、检验,还是调卷、还卷、整理、装订,都是互相关联、互相制约的,哪个环节出了问题,都会影响缩微工作的质量。
⑶ 缩微胶片利用过程较麻烦。缩微胶片本身是无法提供利用的,必须经过一定的技术处理,对其进行拷贝和还原(放大显示及复印)。利用印片(或镜头成像)的方法,把缩微品上的影像转印到另一感光胶片上,制出缩微品副本的过程,通常将被拷贝的缩微胶片称做“母片”,拷贝后产生的缩微品副本则称作“拷贝片”。拷贝片的质量主要取决于母片的质量,同时也与所使用的拷贝片与拷贝机的类型、性能及工作人员的操作技能、环境条件等有关,但不管如何改变上述条件,拷贝片影像的清晰度和解像力总会随着拷贝片的"代"数的增加而下降,直至某一代拷贝片的影像处于可分辨的临界状态成为最后一代缩微品。通过借助阅读器把缩微影像放大投射到屏幕上进行阅读查看。如果查到所需信息,要借助特殊装置将缩微影像放大复印到纸张上提供人们利用。
⑷缩微品的检索速度较慢。要从高密度存贮的大量缩微影像中查找出特定的信息需要一定的时间和过程。缩微品的检索不同于其他类型载体信息的检索,由于它是极度缩小的信息,用肉眼无法直接辩认,因此必须借助于特殊的检索设备和方法。
⑸档案缩微品的保管条件要求高。档案缩微品与纸质档案要分开存贮,需要建造符合缩微品保管要求的专用库房。库房的温度保持在15~25℃,相对湿度保持在25~40%。库房内要防尘、防光,保持空气的洁净度。档案缩微品的装具不宜采用含酸、硫及硫化物过高的材料。
总之,将档案缩微利弊俱存,因此档案馆在进行档案缩微时要解决的关键一点就是扫描对象的选择,可依据文件、档案的利用频率和保存价值来确定哪些内容需保存于缩微介质中。此外,将缩微设备、计算机设备有机结合,缩微技术与数字技术相结合,是档案部门解决档案长期保管问题,解决档案快速检索利用问题的最佳途径。
4实物档案逐步实现扫描缩微复合系统的必要性
实物档案扫描达到一定量时可以考虑缩微技术。
4.1缩微品适于长期保存的特性,满足工程档案长期保管的需要
(1)国家法规规定工程档案必须长期或永久保管。
(2)公司自身参考利用需要档案长期保管。
根据统计和经验,入库保存期限在30年以内的公司档案占到设计参考利用档案的95%以上,30年以上的约占5%。
(3)公司服务长期客户(如泰钢、马钢等)竞争改造项目,需要档案长期保存一些原为我公司设计/承担的项目在10年20年甚至更长期以后需要改造时,我公司因拥有长期保存完好的档案,参与竞争时倍添方便,承担/设计改造工程时也不需要甲方提供很多外部资料(特别是工艺、设备等外部资料),设计周期因而可以缩短。
4.2安全保管的需要
对于以设计为龙头的工程公司来说,档案是最重要的资源和财富,所以档案的安全保管是公司最重要的安全工作,一旦出事,全部档案毁于一旦,这个责任谁也承担不起的。档案缩微品本身作为档案的复制件,即是大大提高了档案的安全性,而且缩微品的低成本复制并异地保管,则基本上可以认为档案就有了绝对的安全性。“9•11”恐怖事件中,世贸大厦里的大公司因档案缩微品的异地保存而受损较小。1995年日本阪神大地震,经强磁场和剧烈震动,缩微品上影像没有损失,却造成大量计算机、光盘上储存的信息的完全丢失。
4.3节省库房和保管成本的需要
一般认为,缩微胶卷代替纸质档案后,库房节省90%以上。我公司现有档案库房面积近1000平方米,全部档案若以缩微胶卷保存,算上缩微工作空间和缩微胶卷保存空间合计所需最大也不超过100平方米。若以10年时间完成全部档案的缩微化保存,且为利用方便文字档案、蓝图档案、非土建结构底图的保存期限为10～30年,土建结构底图保存50年,那么10年后开始档案库房空间最少可缩至现在的2/3到一半。当然,公司档案保管的成本必然相应地降低。
4.4有利于公司更好地保护知识产权和参与市场竞争
与国外技术工程公司相比,国内公司实际上是以技术劳务挣钱,且短期内难以改变这一点。而现在越来越多的甲方要求提供CAD电子文件(多数不另收费),由于技术原因公司尚无可靠手段来保护知识产权,更无法避免甲方或其它单位利用我们提供的电子文件无偿侵占公司CAD电子文件绘制的劳动时间,对公司不利影响较大,特别是可能使公司今后对同一项目的改造的竞争优势降低了。甲方要求我们提供电子文件的借口,其档案管理的需要占有很大因素。若我们按国外惯例向其提供缩微胶卷或扫描电子文件光盘,我们就可不提供CAD电子文件而满足一些甲方的要求。在其它行业,也已有建设单位要求承包单位在工程结束时同时提供纸质文件和缩微胶卷的,如广东大亚湾核电站项目。对以设计为龙头的工程公司来说,减少了CAD电子文件的对外提供,就有利于对于公司保护知识产权,保持改造项目的竞争优势。
5关于公司扫描缩微复合系统组成的考虑
公司档案缩微工作拟选择扫描缩微复合系统的考虑因素是:
(1)公司老档案多,已有底图达145万张以上,且卷放多年,若采用平板式光学拍摄缩微,则缩微前整理工作量太大、难以承受,采用扫描缩微复合系统则整理工作量小;
(2)平板式光学拍摄缩微方式需用人力多、人员技术要求高、效率较低,扫描缩微复合系统自动化程度、劳动生产率均较高;
(3)扫描缩微复合系统最适宜于拥有大量的纸张文件档案或电子文件档案处理,而且数量日益增多;文件档案需要长期保存;文件档案需要进行有效管理,能够较快地查询的优势,切合我公司档案的特点和对档案缩微工作的要求。
参考文献:
篇11
（一）各级领导切实负责，抓好政策落实工作成立档案信息化建设领导小组，街道办事处的主要领导要担任小组的组长，大力推进街道办事处的档案信息化建设，实现目标责任制。领导小组要具有创新意识，大胆改革，组织街道各个部门共同做好档案建设工作。对于做好的决策，要切实抓好落实工作，不断解决各级部门之间的矛盾，集中力量处理街道办事处档案信息化建设中出现的各种困难，保证各个部门顺利完成档案建设任务。
（二）大力宣传档案信息化建设，改变传统认识组织街道宣传部门做好档案信息化建设的宣传工作，帮助档案管理人员转变传统观念，自觉学习新型档案管理技术，增强创新教育内容，督促全体档案工作人员共同做好街道办事处的档案信息化建设工作，鼓励档案管理人员大胆创新，保证档案信息化建设的稳定推行。
（三）建立健全档案数据库，确保档案内容的真实性第一，严格依据法律规定的电子文件格式进行档案整理工作，比如我国对于电子文件的条文规定，在进行档案整理工作时要尽可能地应用通行的较少几种格式，利用减少电子文件的种类，来使电子文件的格式达到统一，用以保证电子文件的真实性。第二，利用对计算机系统中关于电子文件的要素进行规范和控制，来确保电子文件的实用性和真实性，主要有背景数据的记录工作和信息流转环节的控制工作。第三，存储电子文件的介质要选择优质材料，保证介质的使用寿命，对电子文件做好备份工作，保证电子文件的应用和实时传递。第四，利用分离数字信息的语义来保存电子文件，从而使得电子文件不再依附特定的通用信息才能存在，这种保存方式使得电子文件在数据格式不同或者软硬件环境不同的情况下也能够安全打开，顺利应用，比如把XML作为标识规范的办法等。
（四）档案信息化建设要有统一的标准和规范进行档案信息化建设的必要条件就是档案建设必须要有统一的标准和规范。档案工作人员在进行档案管理时要有统一的标准，要依据统一的标准进行档案的收集、梳理、编排、检查、温度和湿度控制、防虫、保存等工作。为了规范电子档案的建设工作，国家制订了一系列相关标准，除了当前和纸质档案共同使用的标准外，还制订了关于电子档案管理的专用标准和规范，为档案管理信息化建设保驾护航。
（五）吸引复合型专业档案管理人才，加强人才培训工作街道办事处在选择档案管理人才时，要选择专业知识能力强、文化功底深、具有发展潜力的人才，并为他们提供良好的工作环境，使他们有施展才华的机会。对档案管理内部人员要加强培训，提高他们的专业素质。街道办事处要依据档案信息化建设的需要，走出去寻找人才，果断引进具有信息技术特长，熟悉档案管理的人才，并要做好这部分人员的安抚工作，从而保证街道办事处的档案信息化建设具有充足的人才储备。
篇12
1 档案信息化建设存在的问题
1.1 信息化建设中缺少规划
从整体来看，我国档案信息化建设的现状是都根据企业或者各个行政部门自身建设的需要来进行档案的管理，所以缺少统一的规划。而且许多档案管理部门也不会对自身的信息化建设进行全面的规划，往往是针对一项问题进行分析，也就使哪里出现问题，解决哪里。这样的建设管理方法一定程度上制约着整个档案信息化建设的发展【1】。另外，各个档案馆使用的数据格式以及相关标准都没有统一的规定，这就给不同档案馆之间信息的传输带来了一定的障碍，同时影响信息的集中统计以及管理。
1.2 信息化建设管理落后
档案的信息化建设的优越性主要体现在其利用最新的信息技术，对档案资料实现信息化的管理，提高了管理的效率，省时省力。但这种信息化的管理并不是完全没有缺点的，人员仍然是档案管理中的核心。但有些档案管理部门没有认识到这一点，他们觉得高效率的电子科学技术可以实现档案管理的完全信息化，从而就忽略了对这项工作的管理。管理人员的责任意识淡薄，过分的依赖于科学技术，忽略了人员在档案管理中的重要作用。只注重档案的管理，没有及时将过时和有错误的档案进行废除和修改，扰乱了档案管理的正常秩序【2】。
1.3 信息化建设资源短缺、人才缺失
当档案的管理向着信息化建设的方向发展，其对于专业人才的需求不仅仅是具有档案管理相关知识的人才，而我们需要的是既有档案管理专业理论知识有掌握现代化信息技术相关知识的人才。由于档案的管理工作是一项较为基本的，没有太大发展的职业，所以，该方面的这种全面性的人才较少。这也一定程度上限制了档案信息化建设的发展。另外，传统的档案管理工作是基于对纸质文件档案的保存和管理，所以在信息化建设之初，我们的基础资源相对短缺，而且建设之初的工作量较大，这也给档案管理的信息化建设带来一定的难度。
2 加强档案信息化建设的措施
2.1 统一设置规划
从根本上来看，我们对档案实现信息化的管理最主要的目的就是实现对档案资料的整合，实现档案资源信息的共享。这样的目标的实现，就要求我们各个档案管理部门对档案的信息化管理有统一的标准。在实际的应用中应该从大局出发，采用统一的建设管理方法，有利于对信息资源的统一整合。当然，这种标准的统一就需要上级有关部门加大重视，制定统一的标准。
2.2 加强技术人才的培养
上文我们提到过，档案管理的信息化建设工作对于相关人才的要求非常高，我们需要的人才不仅要有档案管理理论知识基础，而且还要掌握现代化的信息技术。所以，加强相关技术人才的培养也是档案信息化建设的一个重要方面。传统的档案管理工作一般是年纪较大或者已经退休的老职员，但自动信息化技术发展以来，他们工作起来就显得力不从心，所以我们的档案管理部门应该适当的减少这些老员工的工作量，聘用一些具有专业知识的新一代人才。另外，我们也要加大对在职人员的培训，一方面加强他们的工作责任意识，另一方面实现其知识的更新，以适应不断发展的信息化技术。
2.3 加强相关法规建设
对于档案管理的信息化建设我们的法规还不是很健全，其主要体现在两个方面，一是缺乏相关标准的完善，也就是指，档案管理信息化建设没有统一的标准，也就使我们在之前提到过的，不利于对信息资源的整合。另一方面就是对于信息化建设的管理方法的法规不健全。所以，国家有关部门应该加大注意力，加强对档案管理相关法规的建设。对建设标准和管理规定两方面作出明确的规定，促进档案管理信息化建设的良好发展。
2.4 加强管理
在相关法律法规建设较为完备的基础上，我们就要依据规定，加强对档案信息管理工作的管理。当然，在相关法规建设不完备的时候，各个档案管理部门可以根据自身发展的需要，对相关工作者的工作进行明确的要求，使所有的工作项目都做到有标准可依，这样就使得整项工作更加系统化和统一化。
2.5 完善安全维护体系
档案管理工作的信息化建设是以电子计算机作为主要的载体，这就会有一定的安全问题，所以我们在进行信息化建设的同时，也要注意对整个信息化建设的系统进行安全维护。具体表现为：采用多种先进的技术对计算机进行加密，防入侵，防病毒等处理。另外，还应该掌握对电子信息的备份以及恢复的技术，防止不当的操作造成数据的丢失。条件允许时，我们可以聘用相关的安全维护的技术人员对整个信息化建设系统进行安全防护。这是保证整个信息化管理系统正常运行的关键保障。
3 结语
综上所述，档案管理的信息化建设是当代档案管理工作的重点内容，针对现阶段档案信息化建设中存在的问题，我们应该加大重视，从转变思想观念，积极引入技术人才入手，对信息化建设进行多方面的调整，在加强相关法规建设的基础上，完善建设标准和管理措施，从根本上促进档案管理信息建设的发展。
篇13
1.2缺乏统一标准和规范目前，档案部门在建设档案信息化过程中往往只重视先进的通信设备及计算机系统设备的购买，从而忽视档案信息资源的标准规范，结果导致通信设备及计算机难以满足档案的发展需要，且将大量资金投入到档案信息系统中，不能转化为经济和科学发展的催化剂。主要表现在以下几点：（1）计算机软件开发缺乏整体规划，软件不具有通用性、实用性等。（2）计算机及相关设备因型号不同，难以适应相同的硬件环境，档案信息标准化统一分类编码不完善，以及对其使用的设备要求也很高。（3）由于缺乏网络技术支持和系统管理的规范性，在实际档案信息化建设中凭借其主观意愿对其进行建设管理，不能从客观实际出发，这些因素都将制约着信息技术在档案信息化建设中的发展范围及影响效用。
1.3档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够对于纸质媒介的档案管理者来讲，他们对于档案管理的存储方式及原理方法都有着极丰富的工作经验。但是相比较而言，对于电子档案管理并不是很熟悉，甚至不了解，尤其是对于档案信息的存储、检索、利用等，并没有形成一套完整的认知体系。然而现阶段，档案管理者并不是专职的档案管理人员，他们或许对信息化技术有着足够的了解与认识，但对于整个档案业务却不熟练，需要长时间的掌握与学习，只是单凭经验及对网络管理系统的熟悉，来为专业档案人员解决信息化技术上的一些问题，长此以往并不利于档案的发展。也有一些管理人员对档案的管理，缺乏必要的认识，没有把档案信息化的建设足够的重视起来，依旧使用传统的管理方式对档案进行管理，这就导致档案信息化难以接收到新的管理理念及信息技术，同样制约了档案信息化的发展。
1.4数据保护存在风险目前，数据安全的安全性主要依赖于技术的不断升级，建立复杂的密码和防火墙，仅从技术角度看只能被动地解决其存在的风险，而不是一个长期、全面、规范、保护数据安全的问题。此外，从防范数据库系统本身的能力来讲，在信息环境复杂多变的环境下，数据库保护方案已跟不上时代的步伐，技术不能完全防止计算机潜在威胁的发生，从这个角度来讲，信息数据存在很大风险。
2档案信息化建设的实施措施和途径
2.1档案标准化、规范化建设如何有效实现档案信息资源共享，档案管理规范化是重中之重。档案信息化若想充分发挥其效用就必须建立完善的统一标准，对其档案工作进行细致的分工合作，并针对其特点制定科学的规范标准。随着信息时代的到来，档案资源共享一定程度上不仅仅可以增强档案部门的建设发展，更能有效的提升整个档案建设的管理质量，从长远角度来讲，必须在档案信息资源、应用软件等技术方面增强其建设，依据制定档案的相关业务、技术手段和设备的统一性原则。这样就可以将资源进行分享，避免不必要的人力、物力、财力浪费。
2.2档案信息的数字化传统的纸质档案主要是基于纸质媒介对其加强管理，其管理劳动强度大，查询难度也很高，占用了大量的仓库空间，且容易损坏，如纸黄、易碎等。数字档案管理却克服了传统档案管理存在的不足，节省了大量的人力、物力和财力。数字档案可以被大量复制，可以节省大量的存储空间，将档案因需要而存储在不同设备中，而且还克服了档案的唯一性。档案信息是以数据库的形式组织起来的。使用应用软件可以方便地对档案进行排序和分类。如果在网络服务器的数字档案信息资源中查找相关信息，那么此信息可以通过互联网进行，在世界各地传播，任何人通过网络任何终端都可以访问自己的档案信息，实现真正意义上的资源共享。
