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（一）程度深
档案员在工作中接触到的信息涵盖了军、政、后、装等业务内容，涉及文字、图表、声音、图像、视频等多种形式的载体。从信息流向看，这些信息既有上行的，又有下行的，还有平行的。从程度看，档案员知悉的多为秘密和机密，也有绝密级信息。除了个人亲启件以外，其他所有文书原则上保密士官都可根据工作需要进行拆阅处理。正是基于这个原因，有单位规定，档案员干满5年以上必须调离，且转业（复员）前3年必须换岗进行脱密处理。
（二）工作强度大
档案员的岗位职责大体分为文件管理、档案管理及保密管理三类。其中，文件收发、传递，档案整理、立卷、归档和存储介质管理要占去绝大多数正课时间。虽然每天处理的具体对象不同，但业务流程和相关要求没有太大变化，基本上属于简单重复性劳动。近年来，全军各部队对保密档案工作日益重视，文件及其他载体的管理也越来越规范。档案员除了正课时间必须在岗，8小时之外或节假日也需要随叫随到，很多人把加班加点视为岗位正常需求，而一些单位更要求档案员住在保密档案室或附近区域，以便随时处理业务。
（三）保密要求高
保密档案室作为机关文件运转的枢纽、载体管理的中心和档案工作的基础单元，是我军各级机关不可或缺的重要场所。面对严峻的隐蔽战线斗争形势，各单位纷纷加强了保密档案室的安全管理，对档案员的选用标准和日常管理提出了更高的要求。政治审查、行政管控、法制教育等手段贯穿保密士官管理的全过程，形成一道道预防安全事故和消除泄密隐患的重要防线。
二、岗位管理现状与潜在风险――安全大扫描
全军在岗档案员数以千计，但一个团级单位里只有一到两名，所以，如何科学管理档案员的确是个重要而特殊的问题。和其他专业技术兵相比，档案员对我军的安全发展起着非常特殊的作用。该群体的职业素养、纯洁稳定性等，直接影响机关公文运转水平和军事秘密的安全管理，因此，档案员职业失范行为所造成的危害具有隐蔽性、滞后性、全局性等特点，由此带来的损失难以用金钱衡量。从这个意义上说，档案员岗位管理的安全性要求更高。
由于档案员是我军近几年出现的岗位，总部对其职责暂未做统一规定。实际工作中，档案员往往因所在单位的性质、级别、任务等不同而履行着各自的岗位职责。各大单位或同系统的档案员职责较接近，而不同部队系统的业务内容甚至会相差较大。在行管方面，各单位针对档案员的管理方法、手段、标准也不尽一致，其管理状况往往和本单位对保密档案工作的重视程度以及保密档案室的正规化建设水平高度相关。
需要指出的是，从全军而言，当前的档案员队伍政治可靠，思想稳定，工作态度积极勤恳，在素质能力上适用而高效。但从以往的泄密教训来看，某些单位以强调自身特点为名，貌似严格管控的做法，实则缺少科学的理论指导和必要的制度约束，暗含着不同程度的安全风险。主要表现为：一是选人不当。档案员属于重点人员，其工作具有较强的专业性和政策性。有的单位在人员选配时只重视政治审查，有的单位过于看重科学文化素质，而有的单位或碍于人情关系或贪图方便，对档案员的岗位特殊性不管不顾、任人唯亲，使不适当的人员走进保密档案室，埋下了事故的种子。二是管理失察。档案员多是20岁出头的年轻人，兴趣广泛，思想活跃，对这个群体的岗位管理需要一个全面而长期的过程。有的单位在管理过程中满足于视线管理，对档案员8小时以外的生活圈、社交圈不闻不问，出现了管理盲区。有的单位将严格管理简单化，以行政管理替代思想教育，忽视了档案员的思想改造，制造了风险炸弹。三是用人无度。档案员在岗期间正处于职业发展的黄金时间，他们中的多数人在离开军营时，正是重新选择职业道路的关键时刻。部分单位在档案员管理方面，重“管”轻“理”或只“管”不“理”的现象颇为严重，对他们正当的发展需求重视不够，不愿正视其职业发展中遇到的问题，久而久之，形成管理上的安全阴影。
三、完善模式与创新机制――风险早防范
应该说，很多单位已经意识到现有管理模式潜在的风险，采取了改进措施，有的单位为安全起见甚至取消档案员，以干部代之。笔者认为，前述安全风险是基于档案员的任职特点和岗位管理现状而产生的，不会随人员身份的转换而自动消失。从长远看，努力提高档案员的职业化程度和宏观的管控水平才是消除安全风险的治本之策。当然，在这个过程中，档案员岗位管理要完成从粗放管理到精确管理、从“有管理”（有制度无手段）到“可管理”（有制度有手段）的两个转变。
（一）完善管理模式，建立岗位准入制度
目前，我军的档案员尚未实行严格统一的准入制度，有些部队在人员选用上存在一定的随意性。从岗位需求和工作环境的特殊性来看，档案员必须具备全面过硬的专业素养和职业能力，包括：文书处理素养、档案管理素养、军事保密素养、学习发展素养等。2007年总参办公厅下发的《关于进一步加强保密档案室工作和建设的意见》，对档案保密士官队伍建设提出了原则性指导意见。结合2007版《预防犯罪工作条例》的有关规定，笔者认为，总部机关或大单位有必要就档案员的岗位任职特点提出明确的基本要求，进一步规范档案员的选用工作。基本要求可分为政治素质、专业背景、心理特征以及最终学历等方面。前三项可以参照《条例》中政治考核的要求来实施，而最后一项则可选定一个适当的标准作为初次上岗的必要条件。
（二）加强发展规划，实施在岗继续教育
职业发展包括职业道德和专业素（下转第91页）（上接第103页）养两方面。从时间顺序看，档案员的职业发展要经历培养对象、合格档案（保密）员、优秀档案（保密）员等3种角色的转换。对档案员实施统一的职业发展规划和管理，既可引导和规范个体发展诉求，使之处于可控状态，又能使人力资源的综合效益得到持续增值。2004年四总部联合下发的《关于加强士官队伍建设的意见》规定，到2008年，选取为专业技术士官的，初级士官必须获得初级以上专业技能资格，中级士官必须获得中级以上专业技能资格，高级士官必须获得技师以上专业技能资格。根据《意见》精神，2009年在全军各专业正式开展职业技能鉴定工作，获得相应的《职业资格证书》也将成为士官套改和晋级的必要条件。加快推进资格认证工作，一方面将不称职者淘汰出局，另一方面，开展以获得专业技能资格为目的的在岗继续教育，亦可大大提升士官档案员岗位的职业化程度。当然，继续教育既要包括业务知识的传授，还须有职业道德培训和必要的军事及体能训练，以此提高士官档案员的专业素养、职业忠诚度和战斗精神。
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一、身体表现
米歇尔・福柯认为，身体总是卷入了政治领域中，权力关系总是直接控制它，干预它，强迫它完成某些任务、表现某些仪式和发出某些信号。而档案管理员日常工作中的高度而又低技术性的重复性和节奏性在专业技术人员中是不多见的，与此同时，其工作量化的可操作性和准确性也是相对较高的。
目前，陕西职业技术学院档案管理员的主要日常工作可以分为两大块，一是常规的档案工作，包括档案收集、整理、归档等，二是将档案中的文字、图片输入电脑，使档案由纸质版转化为电子版，即文字、图片信息数字化，三是统一使用规范的档案网络系统，并与办公自动化OA系统链接，实现文档一体化管理，如办公自动化OA系统内的文书材料经过筛选、甄别后可直接衔接归入学院档案管理系统，以便于在全校范围内实现档案资源的全面利用。其中，后两项工作是当前档案工作的主要内容，这也是高校档案工作这一时期以来的重点。
因此，档案管理员日常工作的身体呈现就以扫描、输入为主。扫描、输入的主要特点是就是独立、持续时间长、反复。长期的“扫描”“输入”等身体表达，使作为个体的档案管理员不用时常处于他人面前，也就更不用引起他人的注意。而其他工作岗位的人员显然比档案管理员更多地需要互动，并在互动过程中表达出他所希望传递的内容。也因此，档案管理员不仅不需要表现出自己所声称的各种能力，也不需要在互动的过程中追求自身能力与举止一致来迎合或反差来纠正他人对自己的主观印象。
可以说，教授、医生、财务等工作岗位的活动被允许有多种多样的戏剧性的自我表现，以致他们当中一些模范的实践者得以被赋予一些特殊的位置。相较之下，档案管理员几乎是最不需要以某些身份进行戏剧化表演的工作。
二、身份表达
目前，高职院校的档案管理员岗位普遍设置在党政办公室之内，党政办公室是学院的行政管理的中心，而档案工作与中心相去甚远，也因此，档案管理员的身份呈现出一个既重要又不重要的尴尬状态。
身份，指个人在社会中的位置，即地位。每个人都有一种身份的焦虑存在。即担忧自身处在无法与社会设定的成功典范保持一致的危险中，从而被夺去尊严和尊重，这种担忧的破坏力足以摧毁我们生活的松紧度，以及担忧我们当下所处的社会等级过于平庸，或者会堕至更低的等级。
这种焦虑由同事间的聊天中提到的晋升、职称评定、退休等消息引起，而承认这种焦虑的存在如同承认自己嫉妒别人一样，由于表现出自己焦虑的程度在社交中是一种轻率之举，这种对自身身份的焦虑通常会被隐藏起来。
档案管理员同样也有身份的焦虑，一方面，其远离高校教学、行政管理，偏安一隅，处于与世隔绝的状态中，其身份焦虑或者淡然、或者浓郁。淡然者，由身份带来的影响很小，或许连物质意义上的不如意都谈不上，相反，他们主要在于他们意识到了自己身份的低下危机自尊感；浓郁者，渴望被他人注意、被他人关怀、渴望得到他人的同情、赞美和支持，而这都是档案管理员不易得到的。
档案及档案工作的价值毋庸置疑，档案管理员不必妄自菲薄。它会体现在每个领导、同事、学生急需的时刻，它是职工工作的查考凭据、参考依据，是教工科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的有力武器。而高校档案还具有更明显的文化特征，是校园文化建设的重要组成部分。高校文化因档案而有效积淀，凝聚为系统，并最终成为高校文化传统；高校文化历史可借助档案而重演，使高校文化历史活化、鲜化，成为教育教学研究资源；高校档案还连接其历史、现在与未来文化，可以为整个高校文化体系的容纳与壮大提供支撑。
尽管，档案管理员对身份的需求是毋庸置疑的，但在满足对身份的需求时面临着诸多选择，其有自由认识到身份焦虑完全取决于一定的社会群体，档案管理员应该可以充分理解和尊重这个社会群体的判断方法。身份的焦虑只有在一种情况下才是成问题的，那就是遵循这些导致焦虑的价值观念，仅仅是因为异常胆小怕事、循规蹈矩，或仅仅因为思维已经被完全麻痹，以至于认为这些价值观念是天经地义的，或因为周围的人对此心醉神迷，或因为想象力变得局限，而想不到还有其他的选择。
参考文献：
[1]欧文・戈夫曼.日常生活中的自我呈现[M].北京大学出版社，2008
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在我局办公楼内配备面积约30平方米的业务档案管理专用库房一间，能满足我局档案库存需求；购置配备密集型档案柜8组；安装了灭火器、温度计、湿度计，配备了专用计算机、打印机等，档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合国家要求。
三、注重日常科学管理
加强档案库房日常管理，严格按照防盗、防光、防高温、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防措施进行日常管理，定期施放防虫剂，防止虫害发生，定期检查库房温湿度，定期检查业务档案受损情况，并作详细记录，对受损的档案按时检查、修补，确保不存在安全隐患问题。档案管理员严守档案保密制度，严格履行岗位责任制度，建立借阅登记薄，认真落实借阅登记制度，我局历届档案管理员未发生过违反规定行为。严格保管，做到档案进出登记，编写全宗指南、移交清册、销毁清册、业务档案查询申请表、案卷定期检查情况记录、档案保管期限表、档案数量利用情况统计表。
四、加强档案工作的组织领导
业务档案管理工作纳入单位年度计划之中，制定了档案管理工作计划。档案管理员定时对档案达标工作进度和存在的问题专门进行汇报，及时解决档案中存在的问题。分管领导不定时对业务档案工作进行督导检查，使档案工作在我局的各项业务工作、精神文明建设中发挥了积极的作用。
五、加强档案管理员的业务素能培养
我局配备了专职档案管理人员，现任档案工作人员具有大专文化程度、较强的业务素质和文字表达能力。同时，我局高度重视档案管理员业务培训，每年都定期或不定期地组织本单位档案员参加专业培训，并进行《档案法》《社会保险法》等法律法规学习。
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1基层农业科研单位科技档案的重要性
农业科技档案是广大科技人员在平时的试验研究中积累和保存起来的宝贵经验、生产试验技术，是基层农业科研单位管理工作的重要组成部分，是农业科技人员辛勤劳动创造的智慧结晶，科学合理开发利用科技档案，将有利于促进农业生产、科研技术研究，有利于农业农村经济发展，有利于帮助农民提高农业产量、脱贫致富。
2基层农业科研单位科技档案管理现状
2.1农业科技档案管理制度不完善
基层农业科研单位制定的档案工作管理办法中绝大部分都是对档案管理员提出的要求及职责，没有一条是规范科技人员的，即便是在单位日常管理规范中出现也只是蜻蜓点水似的一带而过；科技人员移交科技档案完全靠自觉自愿，没有奖惩，缺乏责任心。
2.2农业科技档案资料流失严重
广大科技人员对档案管理认识不到位，没有认识到档案对农业科技发展的促进作用，一些应该归档的核心材料自我保管，遗失、损坏现象严重，特别是一些科技人员因工作岗位变动或退休后，带走或遗失自行保管的档案，影响了科研推广工作的延续性，科研档案的完整性。
2.3农业科技档案管理工作不受重视
2.3.1 档案管理意识弱。基层农业科技档案是农业科研人员从事科学研究的重要依据和必要条件，然而一些科技人员不愿意将自己记载的原始资料移交档案室，还有一部分科技人员对单位档案管理工作不信任，应付性的上交一些档案资料，致使科技档案的收集非常困难，档案管理员无法整理出完整而有价值的信息；其次基层农业科研单位科技档案管理没有具体的分管领导负责监督与指导。2.3.2 档案管理工作人员缺乏自信心。档案管理工作平凡而枯燥乏味，是一项消磨性子的活。基层农业科研单位科技档案管理工作与科研工作相比，领导的重视往往倾向于科研工作，对科技档案管理工作存在不重视的思想；即便重视也仅停留在口头上、会议上，没有落实到实际行动中，导致部分基层单位档案管理员缺乏自信，认为自己付出的辛勤劳动得不到肯定。
2.4档案管理员业务素质不高
基层农业科研单位档案管理专职人员较少，缺乏档案管理专业人才，大多数都是兼职，工作繁忙而琐碎，经常是心有余而力不从心。部分档案管理员缺乏农业科技知识，对农业科研工作也是一知半解，所以科技档案管理工作只是一般的收集资料、整理归档。2.5农业科技档案管理工作缺乏创新基层农业科研单位档案管理工作思想守旧，大部分只停留在你上交，我保管的工作状态，工作不积极主动，欠缺创新意识，墨守成规，按经验办事，没有充分发挥主观能动性，局限于按照上级档案管理部门和单位领导的要求及指示来完成单位档案管理工作，有时产生新的想法也只是停留于心动而无行动。
3促进基层农业科研单位科技档案管理工作的对策
3.1完善农业科技档案管理制度
明确职责和要求，采取切实可行的措施，把科技档案管理工作纳入岗位责任制考核范畴，明确具体责任和要求，随时监督，定期考核，在档案管理制度中明确写入科技人员移交档案资料的规定，并实行归档与年终评奖、评优、科技成果申报等挂钩，从而在制度上得到保证。首先基层农业科研单位科技档案应在下达科研计划或工作安排时就同时向课题组下达建档任务，并以此作为项目验收、考核的依据。课题组负责人要分阶段进行科研文件、试验材料的收集、积累，在每一项研究工作结束后及时整理成册，审查签字后上交档案室进行归档，从而保证所移交档案的真实性、完整性和成套性；其次要指定一名领导负责监督，对没有按要求及时上交档案资料的课题组给予相应的处罚，对于完成较好的给予奖励。
3.2加强宣传，增强档案意识
大力宣传农业科技档案的重要性，使广大科技人员进一步认识科技档案工作的重要意义和作用，积极自觉支持档案室工作，提高科技人员主动归档的自觉性；加强对档案法及国家关于科技档案管理办法的宣传，增强科技人员的档案意识。
3.3加强培训，提高科技档案管理人员的综合素质
目前基层农业科研单位要全面引进档案管理研究专业人才的可能性较小，因此加大现有档案管理工作人员的培训显得尤其重要。加强档案管理专业技能培训，尽量为科技档案管理员创造学习机会，强化档案管理专业知识，通过培训提高档案管理业务水平，提高个人综合素质；加强农业科技专业知识培训，熟悉本单位科技研究工作的任务；加强计算机应用知识培训，掌握档案管理系统应用操作技能和科技成果信息检索方面的知识，使农业科技档案管理更加高效规范。
3.4解放思想，开拓创新
基层农业科技档案管理员，要解放思想，更新观念，勇于创新，改变工作方式，变被动为主动，走出档案室，适时参与或了解本单位、本部门的各项活动，主动跟踪课题研究进展，与科技人员合作互动，及时收集相关资料；科学合理开发利用档案资源，尽力为科技人员做到雨前送伞，雪中送炭，从而增强科技人员上交档案的积极性；不断更新知识，加强学习档案管理综合知识，增强创新意识。总之，农业科技档案管理工作是基层农业科研单位健康发展的需要，是单位各项研究工作的有力证据，是单位工作不容忽视的部分，做好基层农业科研单位科技档案管理工作将会更好的为农业、农村经济发展服务，为农民脱贫致富做贡献，然而基层农业科技档案管理工作是机遇和挑战并存，希望和困难同在，只要领导重视，全体科技人员积极参与，档案管理人员正视现实、抓住机遇、知难而上，基层农业科研单位科技档案管理工作将会迈上新的台阶！
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一、引言
实验室档案是在实验室进行仪器采购、设备论证和实验教学等活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录，可以真实地、客观地总结和反映实验室各项工作的执行状况和完成情况。[1]
实验室档案，记录着大量仪器信息、设备详单、使用状态和实验教学情况等，是评价实验室运行状态的重要依据，是衡量实验室管理优劣的重要标准，是完善实验教学师资队伍的重要支撑，是实验室建设的重要保障，是学科建设的重要支柱。做好实验室档案管理工作，可以推动实验教学和科研工作的顺利进行，有助于提高实验室仪器设备的利用率，有利于实验室仪器设备优化配置，有益于为学生实践创新能力的培养提供优质服务，为实验室持续发展提供经验借鉴和历史依据。无论采用何种方法、何种途径来提高高校实验室档案的管理水平，其中，不可回避的是对存在的问题进行充分的认识和必要的分析，进而提出解决问题的措施和方法。发现问题并解决问题是高校实验室档案建设的驱动力和健康运转的增强剂。
二、存在的问题
1.档案意识比较薄弱
实验室建设过程中，领导的工作重点主要放在仪器采购、实验室规划、实验教学等方面，档案管理工作很难摆上议事日程。领导对档案管理意识的淡薄，导致了实验室档案管理人员配置得不到重视，基础设施得不到建设，档案收集困难，归档不够及时，分类不够科学，档案利用率低下，档案工作的开展受到严重的阻碍。[2]
实验室的档案管理员一般为兼职工作，学校对兼职档案管理员的档案宣传和培训工作力度不足，导致了档案意识普遍比较薄弱。而且，兼职档案管理员同时肩负着实验设备的采购、实验室规划和实验教学等工作，对档案管理工作重视不够。
2.档案管理员的业务素质有待提高
胜任高校实验室档案管理工作，除了需要从业人员具有良好的职业道德、合理的知识结构和基本的档案知识等业务素质之外，还要求其具有一定的英语水平，掌握一定的计算机技能。一些进口的仪器设备，操作说明书为英文，为了能够妥善处理这些外文资料，就要求档案管理员掌握一定的外语知识，至少能够读懂说明书或者认证文件。与高校信息化建设相对应，实验室档案资料除了纸质版外，大多为电子文档，这就要求档案管理员具有较强的办公软件应用能力和扎实的网络应用知识，能够熟练地处理多媒体资料，掌握信息管理技术，提高信息服务能力。[3]
3.档案保存分散
一般的实验室都是由多个实验室分室组成，每个实验室分室都会形成各自的档案，这些原始资料由实验室分室的专职负责人管理，仅仅有较少部分资料会提交给档案室。从仪器设备的论证、立项、标书制作、合同签署到最终的验收工作，各个阶段负责人可能存在变动，导致了工作的协调性不到位，资料收集困难，从实验教学大纲的制定、实验指导书的修订到实验教学指导等过程，可能存在较长的过程，导致了资料比较零散，资料收集的完整性欠缺。
4.档案信息服务方式单一
目前实验室档案的服务类型，一般为查询、复印和借阅等，基本没有档案编研这一项，缺乏对后续档案交接的意识。实验室虽然保存有大量的电子版信息资源，但是没有进一步地开发利用，没有纳入网络版的数据库。档案信息资源没有形成一个科学、完整和系统的体系，与较为成熟的图书馆档案信息资源相比，差距较大。
5.缺乏良好的档案管理制度
实验室档案涉及的资料多，数量大，例如，仪器使用操作说明、材料采购清单、固定资产明细等。这些种类繁多的资料迫切要求实验室建立适应的档案管理制度，来保证实验室资料的完整性。由于档案管理制度的缺失，导致了档案资料缺乏真实性、原始性和完整性，档案的分类、编目、内容和格式缺乏统一性和规范性，使得档案信息的通用性和共享性达不到一般档案管理的要求，数据的规范性、一致性和准确性难以得到保证。
6.专项资金投入不足
实现实验室档案信息化管理，需要的硬件主要有WEB服务器、数据库服务器、备份管理文件服务器、高速扫描仪、缩微胶片扫描仪等，需要的软件有音频、视频等处理系统。对档案进行的开发利用、科学的归档和数据集成等工作，均需要一定的资金支持。[4]
三、解决问题的措施
1.增强岗位责任感
实验室档案是实验室建设、管理和运行过程中直接产生的文件，是确凿的原始材料和历史记录，客观地记录了实验室发展的过程，具有无可置辩的证据作用；以信息原载体的形式，凝聚了实验室建设过程中的经验教训、劳动成果，可以为今后处理类似事情和解决类似问题提供借鉴，为实验室总体规划和发展方向做出科学的预测。[5]实验室档案的凭证价值和参考价值对推动教学改革具有重要的辅助作用，对提高教学质量具有重要的影响，对学科建设具有不可或缺的地位，是衡量实验教学业绩和管理水平的重要指标。明确了档案的重大作用和重要价值，档案管理员应该认识到岗位的神圣职守和光荣职责，从而促进自身职业道德的培养，以为实验室发展建设服务为核心，恪尽职守，坚定信念，爱岗敬业，遵守规章制度，严守机密，开拓创新，博学弘德。
2.提高职业素养
档案管理员的职业素质和工作能力对档案管理工作具有直接的影响，因此，档案管理员应该提高对档案工作的认识水平和职业技能。实验室档案涉及实验室发展规划、学科建设、仪器采购、实验教学等各个环节，对档案工作人员的知识结构和基本能力有较高的要求。档案管理员应该具备的知识结构有，专业的档案理论知识、相关学科理论知识、文史知识、法律知识和现代科技知识；应该具备的基本能力有，文字表达能力、信息开发能力、沟通协调能力、驾驭现代科技设备能力、开拓创新能力和综合分析能力等。提高档案管理员的职业素质是顺应实验室发展规划的客观要求，也是档案学发展的内在要求。健全知识结构、提高职业技能，是一个长期过程。为了能够建立扎实的档案知识结构，提高基本的档案管理能力，档案管理员应该坚持“以学促用，以学立行、以学固本、以学凝神”的精神，切实遵守学以致用的原则，加强业务学习，练就运用自如之功。
3.做好收集工作
实验室档案的收集范围是由其性质和任务决定的，既要着眼原始资料的保存，又要为实验室长期的发展服务，因此档案资料的收集原则应以价值原则、专业原则、分级管理原则和综合性原则为指导，实行档案资料无偿建档制、相关业务主体的主送制和档案室的补送制等接受制度，严把档案收集的质量关，制定切实有效的收集方案，做好档案的验收工作，办理档案交接手续。实验室档案应以排他性、同一性为原则，做好档案分类方案，创建类目体系。
4.健全管理制度
制度建设是基础性工作，是长期性的过程，需要相互借鉴，与实验室实际情况相适应，建立实验室档案管理制度，需要对已有的制度根据形势的发展来修订，根据实验室发展而新增或健全。档案管理制度需要涵盖归档制度、借阅制度、保密制度、统计制度、分类编号制度等。[6]做好档案管理制度，使档案管理员在工作中有章可循，有据可依，也使档案使用者遵照程序，有效率地解决与档案相关的问题，从而促进档案工作走向规范化、有序化、优质化、科学化和系统化。在良好的规章制度的指导下，实验室档案的收集与整理等工作，列入档案管理员的工作职责范围内，责任明确，权限清晰，从而保障实验室档案运转机制的完善。
5.加强现代化建设
利用计算机技术管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段，可以高效、准确和方便地满足档案管理的需求。随着电子文件的增多，档案管理工作走向科学管理化、智能化，已成必然趋势。因此，除了保存原有的纸质版文件外，还应将纸质版文件转化为电子版，创造和改善档案的保护条件，提高信息采集、传输和服务效率，扩大信息量、扩展服务范围。
6.进行开发利用
实验室档案的开发利用，既体现了档案的使用价值，又反过来推动档案工作的完善化。通过实验室档案使用对象的反馈意见，结合档案管理员在工作中的工作经验，做好实验室档案的查阅服务、借出服务、复印供应、咨询服务、信息交流和数字化网络服务。建立科学适用的文件归档、保存和应用的管理系统，提升档案管理水平。
7.改善基础设施
实验室应该设置专门的档案管理室，划拨专项的资金用于档案室硬件的配置和软件的购置与开发，为档案管理员提供必要培训、学习的资金支持，为实验室档案工作提供可靠的物质保障。
四、结束语
高校实验室档案是开展人才培养和科学研究的重要记录，又是实验室工作人员劳动的纪实和智慧的结晶，具有一定的经济意义、凭证作用和参考价值。针对高校实验室存在的问题进行了较为全面的总结和分析，就存在的问题给出了相应的处理方法和对策。
实验室档案工作的完善需要提高管理意识、做好收集工作、健全规章制度、加强现代化建设和改善基础设施。这是一个长期的过程，需要不断地总结，日积月累地探索，从而发挥实验室档案在高校实验室建设、学科发展中的重要作用，为教学改革、科研工作做出积极的贡献。
参考文献
[1]刘水.档案学概论[M].郑州：河南人民出版社，2006.
[2]徐谨，郭子新.实验室档案管理初探[J].邯郸职业技术学院学报,2010(2):91-93.
[3]郭洪莉.迎评高校实验室档案管理工作的思考[J].宿州学院学报,2010(11):101-104.
[4]陈建锐，何增颖.高校实验室档案建设与管理探讨[J].实验技术与管理,2013 (8): 224-227.
[5]海.档案管理学[M].郑州：河南人民出版社，2006.
篇6
文章编号:1004-4914（2012）03-150-02
《信息与档案管理》是广东女子职业技术学院文秘专业率先建设的一门综合性专业核心技能课程。本课程也是根据当前许多企业的信息管理和档案管理工作需要而开设的。近年来，广东女子职业技术学院文秘专业在创建省级示范专业过程中，从现代秘书岗位需要入手，以职业能力培养为核心，以实际工作过程为主线，对《信息与档案管理》课程教学内容进行了认真的选取与重构。
一、教学内容的选取：以职业能力培养为核心
高职课程在教学内容的选取上要体现以职业能力培养为核心。《信息与档案管理》作为文秘专业一门必修的职业技能核心课程，从确定培养目标到教学内容的选取都体现了以秘书职业能力培养为核心的理念。根据对广东经济区域秘书人才需求的调查研究表明，大量的企业需要秘书人才，所以将文秘专业的培养目标定位于企业秘书方向。基于对企业秘书人才需求的调研与分析，明确了企业秘书岗位群的能力要求，见表1。
在上述企业秘书的8个主要职能中，信息管理和档案管理是其中两个主要职能。由于档案管理和信息管理两者有着天然联系，因此将两者整合成一门综合课程――《信息与档案管理》。课程目标定位是：“以高职文秘专业培养目标为依据，融知识性、规范性、实践性为一体，重在培养学生规范化管理信息和档案的操作技能。”根据企业秘书职业岗位完成信息管理和档案管理工作任务的要求，将其分解为9大工作项目，即信息管理工作的“信息的收集”“信息的整理”“信息的传递和反馈”“信息的存储”；档案管理工作的“档案的收集”“档案的整理”“档案的鉴定”“档案的保管”“档案的利用服务”，围绕这9大工作项目来选取必需够用的知识点作为课程内容。这样，本课程在教学内容选取上，符合企业秘书岗位职能的需要，充分体现以秘书职业能力培养为核心的理念。
二、教学内容的重构：以实际工作过程为主线
根据职业能力培养的需要选定的必需够用的知识点，它们还只是一个无序的集合，还不能直接应用于教学，必须按照一定的规律来组织，使之符合教学的需要，从而保证职业能力培养的落实。《信息与档案管理》教学内容的构建紧紧围绕工作过程系统化的需求，主要采取如下三个策略。
1.知识点的例化。所谓“例化”，就是在确定了教学内容的基础上，进一步对就业岗位实际工作进行梳理，归纳或创设出一些能承载学习和训练内容的工作任务即典型工作，“基于典型工作再进一步创设相应的学习情境，将完成任务所需的相关知识点融入到相应的典型工作任务中去，通过完成具体的工作任务来习得相互关联的职业知识，从而使知识点的安排服从于所要解决的工作问题。”《信息与档案管理》课程针对工作任务归纳出相应的知识点，见表2。
2.知识链的序化。所谓“序化”，就是“在宏观层面，根据学生的认知心理规律并结合职业活动顺序，以学习情境为单元构建课程内部结构”，每个学习情境就是一个完整的工作任务，把相关的知识融汇在相应的学习情境中，“按情境的递进顺序来序化知识”。通过对信息管理和档案管理工作过程的分析，将其分解为9大工作任务，完成这9大工作任务需要20个技能，两者对应起来构成9个教学单元，再按工作顺序来排列教学单元。其序化方案见表3。
3.知识面的活化。所谓“活化”，就是依据学生未来就业的适应性及可持续发展来充实课程内容，使教学内容与学生今后的职业岗位需要灵活对接。依据现代秘书岗位群的职能分析，信息管理与档案管理既是综合型秘书必备的两项职业技能，又分别是信息管理员和档案管理员岗位的专业技能。《信息与档案管理》课程的教学内容，既针对中小企、事业单位秘书“一职多能”的特点，体现教学内容的“全”，又针对大型企、事业单位秘书分工较细的特点，体现教学内容的“专”，并结合国家秘书岗位能力和知识鉴定的要求，体现了教学内容的“实”。因此，本课程的教学内容兼顾了各类秘书岗位职能及国家秘书职业资格三级秘书证书考试的需要，符合综合型秘书、信息管理员、档案管理员职位能力的要求，为学生今后就业的适应性及可持续发展打下良好基础。
以职业能力培养为核心、以实际工作过程为主线，对《信息与档案管理》课程教学内容进行选取与重构，这只是实现本课程教学目标的第一步。要达到本课程的教学目标，还必须在课程实施过程中，采取理论教学、实操训练、现场实习等多种形式的教学方法和手段。希望通过不断探索与实践，完善教学内容和教学方法，使培养对象更符合职业岗位及社会发展的需要。
参考文献：
1.林苏.《信息与档案管理》课程建设探讨.秘书,2006(11)
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二、档案管理人员需具备的素质
1.专业技能。档案管理作为一门管理科学，具有较强的综合性，不仅要求管理人员具有较高的工作热情，还学要一定的专业知识和业务技能；同时还需要一定的理论知识作为支撑；此外随着计算机技术在档案管理中的应用，还学要档案管理人员对计算机技术、多媒体技术等现代技术有较强的认识和运用。此外，还需要数字化档案管理、计算机操作、缩微技术、复印技术、录像、照相、视听资料的使用及保护技术等。
2.较好的工作能力和态度。档案管理工作因为其工作的特殊性，不仅要求档案管理员有较好的工作能力，还学要较强的工作认识，首先是较好的保密意识，档案是涉及工作、个人信息的重要内容，档案管理员对档案内容掌握程度和调取工作比较容易，因此个人要有较高的保密意识，才能胜任；其次是协调能力，档案工作是与多部门相关联的工作，要求档案管理人员与多部门沟通，收集材料，保证工作的顺利完成；再次是创新能力，档案工作琐碎复杂，在工作中如果墨守成规，缺乏对新技术的应用和创新思维的利用，难以将档案工作便捷化。
三、提高档案管理人员素质的必要性
1.信息技术更新快。随着信息社会的到来，信息技术已经应用到各个方面，在档案管理中也应用广泛，例如电子档案和音像档案，因此需要提高档案管理人员的信息技术来满足工作需要。
2.档案工作语言多元化。经济全球化必然带动各个行业流动频繁，因此档案管理中单一的语言模式已经不能满足需要，作为国际性的交流需要其他语言在档案管理中得到应用，因此加强档案工作人员的外语水平势在必行。
3.档案管理工作需要便捷化。档案管理工作涉及单位各方面资料，信息繁多而复杂，如果采用传统方法对档案的存储、提取、利用等，不仅费时费力，还会导致血多珍贵资源无法开发和利用，所以需要对管理人员和设备进行更新升级。
4.档案管理工作人员素质亟待提高。由于部分单位对档案管理的作用不被重视，对档案管理工作重视程度不够，导致了在档案管理人员的招收上很随意导致了工作人员出现多方面的问题，首先是责任意识不强，由于认识不够，在工作过程中马虎拖沓；其次是能力不够，档案管理人员为非专业认识，缺乏专业知识和培训，对档案管理工作操作不规范，影响工作质量；最后是工作能力不全面，在信息化时代，信息技术日新月异，部分档案管理人员技能单一，对信息技术认识、学习、利用不够，大大降低了档案工作质量。
四、提高档案管理人员综合素质的途径
1.端正工作态度。通过强化档案管理人员的工作态度来端正职业道德素质，首先要让工作人员认识到做好档案工作是管理工作的重要内容，其次鼓励工作人员具有奉献精神，能够在平凡岗位上做出卓越成绩；最后增强责任心，培养档案管理人员认真负责的态度。
2.加强岗位培训。岗位培训通过对进行业务知识集中学习来提高档案管理人员素质，不仅能补充工作人员的业务知识还要对人事档案及其基础理论、工作任务、要求、程序、方法进行系统的学习。同是在岗位培训过程中需要在时间和内容上进行科学的设置，将培训内容通过理论联系实际、突出重点达到学以致用的目的，最后采用实际操作与理论考核并行的考核方式，对培训效果进行检验。
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2、职业卫生管理制度和操作规程档案：建立的内容一般有本档案目录、职业卫生管理制度和操作规程一览表、职业卫生管理制度文本、岗位职业卫生操作规程文本、职业病防治法律、法规、规范、标准、文件一览表、职业卫生法律、法规等。
3、职业病危害因素种类清单、岗位分布及作业人员接触情况档案：建立的内容一般有）本档案目录、生产工艺流程图、职业病危害因素清单、岗位分布及人员接触情况表、人员变动表、接触职业病危害人员劳动合同、产生职业病危害的设备、材料及警示标识一览表、产生职业病危害的设备、材料等。
4、职业病防护设施、应急救援设施档案：建立的内容一般有本档案目录、职业病防护设施、应急救援设施配置表、职业病防护设施及定期检定证书、职业病防护设施、应急救援设施检修、维护、更换汇总表等。
5、工作场所职业病危害因素检测、评价报告与记录档案：建立的内容一般有本档案目录、职业病危害因素浓度（强度）日常监测记录、职业病危害因素检测整改一览表、职业病危害检测、评价委托书、机构资质、职业病危害因素检测报告与评价报告、职业病危害现状评价（检测）报告回执表等。
1.卫生计生局档案室管理的模式
档案管理的模式又单位的性质不同、管理的方式等，有很多种模式，就现有的档俺管理来看，主要有以下几种模式：
（1）卫生计生局内部设立档案室，有专职档案管理员，有专门办公室和档案库房，负责机关档案工作的行政管理和档案保管。
（2）卫生计生局只设立档案库房，没有档案行政管理办公室，设专职或兼职档案管理员，由档案管理员负责档案行政管理工作和档案管理工作，称为机关档案库房模式。
（3）负有某一行业档案监管职能的专业管理机关设置的组织形式，即设有档案保管机构，负责卫生计生局的档案管理工作，履行行业档案行政管理工作职能，指导和监督行业内档案工作，称为专业档案室模式。
2.卫生计生局档案管理工作存在的问题
档案的管理工作由于档案比较多，比较复杂，因而在管理起来也会存在着一些漏洞，随着工作的开展，应该及时发展，及时更改，具体归纳工作中存在的问题如下：
（1）制度建设和执行力度不足现阶段，不少档案管理部门普遍存在制度建设缺位等现象，甚至没有制定相应的岗位职责，缺乏系统、科学的管理。
（2）管理模式相对落后，档案管理的信息化、数字化水平较低。
（3）档案管理平台以人工管理为主，导致档案信息化水平普遍不高，管理平台的工作效率大受制约。
（4）专业人才培养和输出相对较少，人才资源紧缺。
3.卫生计生委档案管理模式面临的改革环境
随着社会的发展，时代的变迁，档案的管理工作也要跟上时代的步伐，才能服务于社会，取得经济效益。因此，卫生计生委的档案管理模式也敲响了改革的警钟。
（1）社会经济的变化，档案管理的重要性日显突出。
随着我国经济的快速发展，人员的构成发展跟大的变化。不同时期，卫生计生委需要通过档案的管理，提供精确的数据，以便社会发展的管理。尤其是中国在转型的时期，社会成员各个层次的比例，包括年龄、性别、学历等等，都会影响到社会经济的发展，社会政策的制定等等。
（2）政府信息公开推动卫生计生委档案利用意识的提高
由于档案的发展历程不是很快，档案的社会利用意识一直不高。政府在职能转变的过程中，提出构建民主、透明政府的要求，这就要求卫生计生委的档案也要透明化，具有提高社会对政府的监督意识和查阅市民信息意识，以及推动卫生计生委档案利用意识提高。
（3）档案信息化发展，给档案集约管理提供可能。
随着信息时代的到来，通信技术和计算机技术的发展，计算机的普及，使卫生计生委档案管理工作也随之发生了相应的变化。档案载体从纸质，发展到了纸质、缩微胶片、光盘、硬盘、磁带等多种载体并存的时代。信息化的发展以及档案管理信息化技术的成就，给卫生计生委档案管理改进，带来了新的契机，并为档案集约化管理提供可能。
4.改进卫生计生委档案管理工作的措施
针对卫生计生委档案管理工作中存在的问题，现将整改措施如下：
（1）完善制度建设，强化执行实效
在新的环境下，卫生计生委档案管理工作要实现质的突破，要实现科学的可持续发展，这就要求必须坚持用制度管人管事，建立健全的机制和管理制度，使卫生计生委的档案管理制度完善，并具有很高的执行效率。
（2）创新管理模式，提高卫生计生委的档案信息化水平。要积极运用现代科技水平，创新档案数字化管理的手段，提高卫生计生委档案管理的信息化水平，做到提高服务质量和效率。卫生计生委的档案管理信息化目的，是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，提高档案管理质量和效率。
（3）拓展管理平台，构建卫生计生委档案数据库系统。卫生计生委的档案数据库平台建设是利用数字信息技术，实现档案资料数字化，达到信息资源共享的的效果。因此，提升档案管理水平，是推动档案管理向现代化、信息化转型的一个重要举措。
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1.档案管理仍然采用传统管理办法。一些农业科研院所虽然对历年档案进行了归档整理，编目录、按部门或事件分类、编页码、采用线装装订立卷、入盒，摆放整齐。在机构档案资料少的情况下，这种传统归档方法对日后工作利用无可置疑。但随着农业科研事业的日益发展，不断开拓业务范围，业务量逐日逐年增长，应归档资料也大量增加。如果还是采用传统归档方法，已经不适应科研院所不断扩大业务发展的利用需求。档案量大，利用起来不方便，查阅一份文件如大海捞针。
2.各类档案未统一管理。农业科研院所涉及综合办公、人事、财务、科研管理、行政管理、业务一线等部门，涉及档案类别较多，有文书、人事、会计、基建、影像、实物等档案。这些类别的档案在相关部门分散管理，没有由办公室统一管理，文件零散，没有按照档案管理质量标准归档，有些文件到了要用时才发现不知在何处，甚至遗失。这种管理状况不利于档案的日常保管和查阅利用。
3.档案管理库房设备落后。科研院所档案管理部门没有规划专门用于存放保管档案的库房，即使有也是设备落后，没有铁皮柜或密集架，没有安装防盗门、防盗窗、窗帘、空调、温湿度仪等基础设施设备，达不到防火、防盗、防潮、防光、防虫等存放档案最基础的要求。档案管理硬件不到位，不符合档案保管的基础条件，导致档案管理实现不了档案质量控制标准。
4.档案管理员流动性大。科研院所档案管理一般挂靠在综合性办公室，没有安排档案管理人员，一般是由身兼数职的人员兼任档案员。这类人员由于承担了其他工作职能，岗位变换与调整的概率很大。对档案知识刚开始有点熟悉就面临轮岗，新来的接班人因也是半路出家，无法系统、完整管理档案。总之，档案管理员的流动性不利于档案管理工作的稳定性、延续性、科学性与系统性。
5.档案管理员综合素质不高。科研院所档案管理人员一般是由其他专业技术人员兼任，不是档案学专业人员，属半路出家。同时，由于身兼数职，工作繁忙，没法参加档案类专业技术培训，没法及时更新档案专业技术知识。由于档案整理与保管等专业知识的欠缺，导致整理档案流程不规范、不标准，出现文件资料缺失现象，达不到档案归档质量控制标准。由于整理不规范、不标准，使后期档案查阅不方便，或者重新整理，出现恶性循环。
二、农业科研院所档案管理意义
做好文书、会计、科研项目、音像、基建、人事档案的规范管理，对农业科研院所的内部规范管理起到重要作用，对农业科研院所的长远发展具要重要意义。
1.有利于科研业务发展。一是有利于促进农业科研项目的研发力度。由于每一项科研项目的立项、可行性报告、项目进度、验收、鉴定、绩效评价等资料得到了完整归档，为开发新项目提供了借鉴与参考。二是有利于农业科研院所对科研项目的统计与汇总。三是有利于实验室建设，促进基础研发。四是有利于知识产权保护。
2.有利于人力资源管理。由于人事档案的规范管理，有助于农业科研院所厘清本单位各类人员基本情况，如年龄分布、专业情况特点、专业技术水平，及时摸清饱和岗位与急需的欠缺岗位人员，清晰了解人员梯度情况。对本单位人员有一定的清晰了解与认识，有几方面好处：一是有助于职工培训与职业生涯规划，利于干部培养与锻炼；二是有助于合理调整人员岗位，实现人尽其才，使人的潜能发挥到最大化；三是有助于有目的有计划地培训高层管理人员；四是还能更好地定位引进人才的需求设置，招聘到更加适用的专业人才；五是有利于干部队伍建设。
3.有利于内部规范管理。由于各类档案规范管理，一方面，有助于农业科研院所内部流程的控制管理，及时掌握单位内部规章制度运转情况，淘汰不适用的，根据最新情况制订和修订一批适用性强、可行性高、可操作性强的规章制度，使各项运转流程更加规范、合理、顺畅、高效；另一方面，也有助于满足单位因面对各项检查而查阅档案的需求，如巡视、纪检的各项审计检查，本单位及上级主管部门负责人的任中和离任审计，本单位年度财务审计，各类项目审计，其他项目检查、绩效考核检查，等等。
4.有利于品牌建立与宣传。第一，由于档案规范管理，各类资料得到规范管理，档案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，内外信誉度提高，形成高效而内涵丰富的农业科研机构企业文化。第二，音像档案的有效、高质量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于农业科研院所的品牌建设，有利于产品宣传，提升农业科研院所的内外部形象。5.有利于各项业务的顺利开展。农业科研院所各部门开展业务的资料及上级和同级部门的来文通过规范整理后，使单位能够更进一步总结以往年度所开展的各项业务完成情况，找出创新点、亮点以及需要突破的瓶颈项目，列出下一步的主要工作清单，制定未来重点工作任务计划，从而更加有条不紊地推进各项工作。
三、提升农业科研院所档案管理水平的建议
针对农业科研院所档案管理存在的问题，结合农业科研院所的业务职能特点，可从以下几方面提升农业科研院所的档案管理工作水平。
1.增强档案管理意识，重视档案管理工作。农业科研院所领导层要重视档案管理工作，安排具体分管领导，对档案工作统一规划和部署，把档案工作与业务工作放到同等位置，列入每年工作重点，年初制定每年档案工作重点计划，年终做好每年档案工作总结。同时努力强化全员档案管理意识，具体到每个部门、每个岗位、每一位业务经办人都要树立档案整理意识，认识到档案管理的重要性，每经办一项业务就完成该项业务资料的整理，按照事项、时间顺序整理好，摆放到指定位置，到了指定时间移交档案管理部门统一归档。只有这样，才能使人人参与到档案工作中来，提升档案管理工作的整体水平。
2.完善档案管理制度。农业科研院所根据国家《档案法》、档案管理质量控制标准及相关政策文件精神制定和完善适合本单位职能特点的档案管理制度，包括库房管理制度，文书、会计、人事、基建、科研、音像等档案整理标准或整理工作指引、管理细则。有了制度就有了工作指引，使人人知道档案管理的步骤与注意事项。农业科研院所各部门不仅是负责档案工作的综合办公室，其他部门，如人事部门、财务管理部门、科研管理部门及业务部门，都要统一意识，遵从本单位档案管理制度，强化档案管理的意识和基本知识，让人人参与到档案管理工作中，使档案管理融入每个部门每个人员的日常工作中，降低档案综合管理部门开展工作的难度，提高档案管理水平，如资料收集的完整度、规范性，使单位档案管理规范、统一、整齐。
3.设立档案统一管理部门。农业科研院所的业务范围广泛，涉及的资料种类繁多，有文书、会计、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部门管理，各部门之间会因业务不交叉或相互间有隔阂而不会资源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使资料零散，长期下来有可能导致资料丢失，不利于档案利用，办事效率低下，也不利于档案的长期管理。农业科研院所要设立职能部门，如综合办公室，统一管理文书、会计、人事、基建、科研、音像等所有档案，统一规划库房，统一按规范、标准整理，使档案整齐划一。统一管理和利用，包括整理归档、维护、查阅、借阅、复印、扫描等，迎接审计和巡视检查等的查阅，有利于档案的保护，提高利用率，也有利于档案汇编，提高使用效率。
4.使用现代档案管理软件。农业科研院所要结合数字农业发展形势，顺应现代办公软件的使用形势，结合现代化计算机科技，安装和使用现代档案管理软件，运用现代化管理手段，简化档案管理办法，改善档案管理条件。使用现代档案管理软件有几方面的优点：一是简化了档案管理方法，提高了档案整理效率；二是方便档案检索、查阅，提升档案利用率；三是在档案管理系统上直接调取需要的文件扫描件以及相关数据，减少了翻阅纸质档案的几率，纸质档案也因此不易受损，一定程度上保护了纸质档案的完整性；四是有利于推进档案管理数字化建设，迎合数字农业的发展需求，助力农业科研事业发展。
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一、新形势下人事档案管理的核心价值
在高职院校中进行人事档案管理，它取决于人事档案管理彰显的核心价值，体现在其对于高职院校、教职员工和行政管理等一系列管理措施上，主要从以下几个方面进行：
1.1妥善保管和归档教职员工的个人信息
高职院校的人事档案真实客观地记录了高职院校教职员工的履历、升迁、考核、学历、资格培训、专业技能等个人信息，它是对于教职员工学习、工作和成长的真实反映，也是对于教职员工在学院人事管理活动中形成的记录和德才表现。目前，我国的社会人事档案管理工作还很落后，教职员工的档案管理都是依托于高职院校的人事档案记录与保持的。同时，人事档案管理能够真实地反映教职员工的工资待遇、福利保障、业绩考核、科研奖励、职务升迁等信息，这样就为高职院校的各部门竞聘人才和岗位流动提供了依据，也凸显了人事档案管理的信息价值。
1.2凸显教职员工的个人价值和综合素质
目前，我国的新高职院校大多是从多个中专院校合并而来，高职教职员工大多是从旧的院校转化而来，在应聘和竞岗过程中，高职院校需要通过笔试、面试和复试等层层筛选，而人才选拔的重要依据就是人事档案记载的个人信息。档案信息中记载的教职员工信息能够真实地反映个人履历、学历证明、学术记录和科研成果，可以真实反映一个人的专业水平、教研能力和敬业精神；档案信息中记载的职务变迁和任职经历，可以真实反映一个人的道德品质和业务能力。高职院校的领导者通过全面衡量教职员工的人事档案材料，可以充分了解员工的成长履历，也可以充分掌握教职员工的综合素质，为人员招聘和岗位晋升提供重要的人事参考数据。
1.3辅助高职院校的教职员工行政管理
随着国家越来越重视职业技术教育，高职院校的规模日渐庞大，所涉及到的专业科系也越来越多，这就给高职院校的行政管理工作带来了非常大的压力。当高职院校开展一系列的岗位考核、职务晋升、工资调整、岗位轮换和奖金发放的时候，行政主管部门需要建立起一套严谨、系统和科学的考核方案，真正做到公开、公平和公正，真正符合高职院校教职员工的切身利益。在院校开展一系列的行政管理工作，一方面需要人事档案的归纳和总结，另一方面也需要教职员工人事档案基础资料的不断总结和完善，从而能够为行政管理工作的开展提供佐证，也能充分满足行政管理人员的工作需要。
二、新形势下人事档案管理的有效途径
在新的社会形势和发展需求下，在高职院校开展有效的人事档案管理，凸显人事档案管理的核心价值，需要保证档案材料的严谨性，提高档案管理员工的岗位素质，建立完善的人事档案管理体系。
2.1加强科学引导，强化档案材料的严谨性和权威性
当前社会已经进入到飞速发展的信息化时代，每天都会产生大量的信息数据，也对于人事档案的搜集和整理提出了非常高的要求，也对人事档案的管理提出了迫切的要求。在高职院校的人事管理过程中，档案是高职历史的积累，人事档案工作是为高职院校的行政改革和教育改革提供服务性、建设性的工作，而其基础就需要强化档案材料的严谨性和权威性。在实际操作过程中，开展完善有效的人事档案材料收集政策，深化对于高职院校干部的履历、升迁、考核、学历、教学培训、专业技能等需要入档案材料的认真搜集，做到准确无误。档案管理人员必须对收集与人事档案有关的各种材料进行鉴别筛选，做到档案材料取之有据，存之有物。在搜集整理、鉴别筛选过程中，对不符合高职院校人事档案管理的材料及时进行更正、退回和销毁，手续不齐全的材料要退回原部门进行补充和完善，充分确保档案材料的手续齐全，材料完整，保证档案材料的严谨性和权威性。
2.2提高科学管理，提高档案管理员工的综合素质
档案材料真实地反映了高职院校的人事状况和组织架构，它也是高职院校历史演变的见证，这样就对档案材料的安全性提出了非常高的要求，也对档案管理员工的综合素质提出了非常严的要求。首先，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，从硬件设施上加强档案室建设，每个部门都要配备专门的人事档案专柜，人事档案室应该独立健全，认知做到防火防盗、防尘防潮等措施。其次，我们的高职院校领导应该充分认识到人事档案管理的重要性，牢固树立人事档案意识，将人事档案纳入到全面了解和选拔党员干部的工作轨道上来，提高人事档案的人员编制，也充分改善人事档案员工的工资水平和生活状况。最后，档案管理员工需要充分加强自身专业素质的培养，积极参加专业技能培训，多与兄弟单位的人事档案管理人员沟通和交流，充分学习先进的人事档案管理技术，倡导和提高人事档案工作绩效的提高，从而为全面开展科学的人事档案管理工作提供保障。
2.3加强信息化建设，建立完善的人事档案管理体系
当人类社会进入21世纪，我们也步入到信息化时代，网络信息技术、电脑多媒体技术和移动通讯技术已经越来越深入到高职院校的人事档案管理中，它体现在人事档案资料的输入，人事档案材料的调阅和整理，也体现在高职院校的人事档案管理中。它满足了档案调阅管理的便利，节省了档案存储的空间，保证了档案保存的安全，也方便了学院各部门、兄弟单位之间的调转和便捷。
通过倡导档案实体的信息化管理，建立人事档案的电子版，可以建立完善的人事档案管理体系，其突出表现在两点：一是可以实现人事档案管理资料的原始文件电脑化、数字化，这样可以及时保存和归档档案资料，能够充分保护人事档案纸质载体，真实记录新建高职院校的人革和岗位升迁，充分提高人事档案的利用率，减少材料的人为磨损。二是把数字化的人事档案信息网络化，从而实现人事档案管理系统化、资源化和信息化，实现教育体系内人事档案信息的接收、归纳、传阅和共享。
三、总结
综上所述，随着我国高职院校的不断涌现，高职院校的办学规模也随之不断扩大，进一步加剧了高职院校内部的人事档案管理工作压力的大增，针对这一现实状况，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，开展切实有效的归纳、整理和保持工作，实现人事档案的有序流通和共享，真正实现人事档案在高职院校管理中应尽的责任，提高人事档案管理的规范性与合理性。
参 考 文 献
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1.档案管理系统软件的配置应满足本集团的实际工作需要，并适应本集团信息化建设发展需要。
2.档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
3.档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
二、档案管理系统操作制度
（一）组织管理
1.集团档案室负责本档案管理系统的规划工作，并通过本系统来开展日常业务办公，同时促进本系统的不断完善和优化。
2.集团有关部门应负责配合档案室保证档案管理系统的正常运行和管理、制定网络管理的标准规范，帮助档案室及时解决应用过程中出现的技术问题。同时有计划地进行计算机知识培训，以不断提高档案室的信息化管理水平。
3.各级主管领导要重视档案管理系统建设工作，积极档案信息化工作。
（二）系统管理
1.档案系统各模块的使用均由集团档案室系统管理员所分配的使用权限来控制，如果用户对使用权限有疑问，应及时联系。
2.所有用户必须按照使用手册中的规范要求来填写数据和操作软件，以免出现错误或不可读信息；如果出现数据错误，当前用户应该负责。
3.对档案管理系统有调整和优化意见，可先提交信息中心，待信息化领导小组会议讨论通过后协调软件商统一修改。
（三）用户管理
档案管理系统用户分为系统管理员、应用操作员和一般用户，并分别履行下列职责：
1.系统管理员。
（1）负责档案管理系统软硬件平台的参数设定和日常运行管理与维护，并做好日志管理。
（2）管理和检查档案管理系统日志。
（3）负责密码管理，以及为档案管理系统用户设置账号和授权。
（4）负责档案管理系统软硬件平台的升级工作。
（5）发现并及时向有关领导反映档案管理系统故障，诊断并排除一般性故障，确保系统处于良好的运行状态。
（6）负责对相关使用人员（主要为档案室人员）进行技术支持。
2.应用操作员。
（1）负责对相应功能模块数据的录入和日常维护，并确保数据的有效性和及时性。
（2）及时发现并向系统管理员反映档案管理系统故障。
（3）确保对档案管理系统进行授权以内的合法操作。
3.一般用户。
（1）遵守档案管理系统的密码管理。
（2）遵守应用系统操作使用手册的规定，按照相应授权进行信息查询与借阅，不得进行授权以外的非法操作。
（四）使用规范
1.每个用户在系统管理员开通账号和授权后，必须及时更改自己的密码，以保障自己密码的安全性；用户应该定期或不定期修改自己的密码；密码字符数量不应太少，推荐在六位以上，并且要尽量避免使用自己或亲属的生日或其它特殊数字。
2.用户如果忘记密码，要及时与系统管理员联系；用户不得把自己的账号密码告诉其它任何人，因此所导致的所有后果均由自己承担。
3.档案室人员应及时录入档案信息、及时处理归档信息（包括收发文、工程技术资料等）、及时处理借阅申请。
4.用户对企业相关档案资料的查看与借阅必须通过系统发起申请流程，并在自己的职权范围内，应尽快处理待办文件，以免出现超时情况，如果超时应由自己承担相关责任。
（五）数据管理
1.档案管理系统数据由系统管理员负责，应履行下列对数据库数据的维护职责：
（1）保障数据的安全性和完整性。
（2）负责数据的交换和统计数据的汇总。
（3）监督、检查数据质量和更新情况。
（4）及时、准确地对系统数据进行备份、核对。
2.档案管理系统数据属于公司机密，要保证和维护数据的严肃性、准确性、完整性和权威性。录入的数据要真实反映数据的原始情况，不得随意更改数据。
3.系统管理员对系统数据定期进行备份，并检验备份数据的正确性和完整性。
（六）安全管理
1.档案室对档案管理系统实施安全和保密管理，建立并落实责任制，采取有效的安全和保密预防措施，避免档案管理系统出现瘫痪，防止发生涉及企业安全、保密信息丢失和泄密事件。
2.安全操作
（1）建立完整的档案管理系统用户访问权限管理体系，并登记备案。
（2）采取严密的安全措施防止无关人员进入服务器系统，严禁用自带的U盘或移动硬盘等设备连接到档案管理系统的服务器上。
（3）操作人员应有互不相同的用户名，定期更换操作口令，严禁操作人员泄露自己的操作口令，离岗时及时推出系统或关闭电脑，不允许其它人代为操作。
（4）各岗位操作权限要严格按岗位职责设置，系统管理员应定期检查操作员的权限，由相关领导进行审定。
（5）对数据备份等记录建立定期查验制度。
（七）相关责任
1.相关单位和部门应严格执行本暂行规定，出现以下情节将追究有关人员的相应责任。
（1）软件系统上线后由于各单位各部门未按进度要求进行相关模块和节点的测试或数据初始化录入，造成工作延误，由责任人及所属部门或单位承担相应后果。
（2）各单位各部门应按信息中心要求提交软件修改和调整意见，超出时间的由责任人及所属部门或单位承担相应后果。
（3）各单位各部门未按要求保质保量完成数据录入，造成系统运行延误的，由该单位或部门承担延误责任。
（4）各单位各部门应保证进入档案管理系统数据的正确性，因数据错误造成的危害追究该单位主要负责人或直接责任人的责任。
（5）应用软件功能上线后，业务单位没有按时使用，造成程序变更、修改或验收延期的，由该单位承担相应责任。
（6）因下列行为致使档案管理系统感染病毒，造成病毒传播或遭到恶意攻击，导致档案管理系统发生故障的，根据造成的危害程度追究该部门或单位主要负责人、直接责任人的责任：
①未及时安装、使用、升级防病毒软件的。
②未及时安装系统补丁的。
③业务系统申报等环节所需介质未查杀病毒的。
（7）故意传播病毒，故意攻击档案管理系统主机服务器或数据库的，将追究单位负责人或直接责任人的责任，直至追究其法律责任。
（8）权限、口令等系统资源分配后，因用户管理不善造成泄漏，被别人盗用导致档案管理系统数据等系统资源受损的，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。
（9）的系统资源如因管理不善造成泄漏，根据其造成的危害程度追究该部门或单位负责人和直接责任人的责任。
（10）业务人员操作失误造成严重后果或多次操作出现非正常问题的，将予以通报批评。
篇12
Key words: power system, files, program
中图分类号：F407.61文献标识码：A 文章编号：
1 前言
管理电力系统的档案是企业生产经营历程的存储与总结,同时又涵盖了大量的生产技术与经营管理的资源。三水供电局综合档案室成立于1991年,现有专职档案员2人,档案管理三级网络人员16人,档案用房300平方米,其中档案库房200平方米,拥有库藏档案26000余卷（件）,各类编研材料数十种。随着我国电力系统改革的不断深化,对企业的生产运营也提出了更高的要求,在新形势下,强化企业的档案管理,使其为企业的发展提供支撑与动力,具有重要的意义。电力系统传统的档案管理方法导致职责不清、管理效能低下,档案管理的系统性、规范性、实时性很多问题曾出不穷,已不适应新时期档案管理的需要,而程序化管理,则以其高效性、系统性为档案管理提供了有效的手段。
2 电力系统档案程序化管理的意义
档案的程序化管理是注重档案管理不同阶段的相互关联,而实施的一种现代化管理方式,体现了档案管理内容、方法、制度等方面的层层衔接和递进的关系,实施程序化管理有助于明确档案管理人员的职责,提高管理效率。①一方面,实施程序化管理后,要制定不同阶段的工作程序和规范,明确每位档案管理人员的工作职能,明确该阶段工作的具体任务和方法,使得每位工作人员能够各尽其职,工作职能上没有没有重叠和交叉,防止“齐抓、不共管”的事件发生。②另一方面,实施程序化管理,可以提高工作人员工作的主动性,整合人力和物力资源,对档案进行精细化管理,明确岗位责职和阶段工作内容,使得减少不必要的重复性劳动。
3 电力系统档案程序化管理的举措
电力系统档案程序化管理分为档案的收集、分类、保管、应用四个环节,各环节间相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,体现了程序化档案管理的集约和效能。
3.1 档案的收集环节
收集阶段是程序化档案管理的第一步,需要对电力企业各部门的研究成果、发展历程进行系统、严格的鉴定,并把有保存价值的资源收集起来。在实际工作中,一方面要在档案管理部门要建立健全档案收集工作管理制度,使工作人员能够对材料进行准确的鉴别,把有价值的材料收集到档案库中。另一方面,要为相关电力档案成果的产生部门制定规范的档案保存制度,使各部门能够把每项重要的生产活动和发明创新都能够准确的记录下来,以便于档案管理人员对其进行采集。③第三,要建立协调与沟通机制,档案管理部门要常规性的对各部门进行档案成果的收集。
3.2 档案的分类环节。要将收集的档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统排列和基本编目、划定层次,从而形成有一定从属与平行逻辑关系的、不同等级的档案分类数据库。电力企业档案管理部门要完善档案登记、分类等相关机制,对档案分类的范围、时间、渠道做出具体的要求。④要摒弃单一式分类法, 而应采用复合型的分类方法,即:按不同部门（如:电能生产、电力设施建设、电力营销等部门）的横向分类与企业不同时间段运营情况的纵向分类。
3.3 档案的保管环节。电力系统在档案保管中要落实好岗位责任制,首先要为管理员设定工作目标与规范,建立健全档案保管标准与制度,把资料的规格、格式、数量等方面做统一的标准化要求,把档案的立卷、标题、目录、时间等工作规范化。⑤其次, 要对管理员的工作进行监管,建内部控制机制,把各项工作落实到每位管理员,要摒弃传统档案管理“事中”监督的单一化管理模式,而应实施“事前－事中－事后”立体化监督。在档案入库前要掌握库存情况,在档案的保管过程中,要发动员工的力量进行互相监督,促使管理员能够严格按照规范和标准操作。在管理人员调动或离任前,必须对其所承担的保管任务进行全面检查,方能办理相关的调动和离任手续,最大限度的保护档案资料。第三,要把档案管理与绩效挂钩,对档案保管中由于人为失误而造成的损失, 要与员工的工资、福利、职级等切身利益相联系。
3.4 档案的利用环节。收集、分类、保管等前三个环节为档案的最终利用打下了夯实的基础,对电力系统而言,有效的利用档案,为企业的生产运营服务才是档案管理的最终目标。⑥要广泛创新档案的利用手段,通过阅览、借出、交流、咨询等方式,把企业的电力技术研究成果及经营历程最大限度发挥余热, 推进企业的技术改进与自主创新。在档案的阅览中,要为创设良好的阅览环境,利用好检索工具;在档案借出中,要履行密级手续,制定相应的登记、借还日期、档案损坏处理办法等相关制度。使借阅档案的人员能够对档案的安全性、完整性和保密性负责,杜绝企业档案的损坏和遗失。在档案的咨询中,要制定相应的指导咨询、检索咨询等相关机制,树立服务意识,最大限制的满足企业发展的需要。同时,要积极与其它电力企业保持联络与交流合作,建立与其它电力企业档案管理部门的沟通机制,取长补短,不断对自身的档案管理进行完善。
4 结束语
总之,在新形势下,强化电力企业的档案管理,对于企业的运营与发展具有重要的意义。程序化管理,以其高效性、系统性为电力系统档案管理提供了有效的手段。实施电力系统档案程序化管理,要切实抓好档案的收集、分类、保管、应用等四个环节,使之既相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,最终使程序化管理的集约性与效能性在电力系统档案管理中发挥巨大的作用。
参考文献
[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J]．青海电力，2007(1)
[2]肖莉.拓宽新视野创新电力档案管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010,(10):24-25.
[3]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[J].山东大学学报,2010,(04):20-22.
篇13
（一）管理人员思想素质不高
在施工项目当中，企业员的管理观念意识比较单薄，个别的项目部和一些私人单位当中管理制度不完善，并没有设置一定的岗位责任制，大部分工作人员属于兼任的状态，对于施工中的一些主要文件资料还是采用比较传统的手工收集的方法，有些员工对一些领导存在一定的偏见，认为他们在档案管理上没有投入大量的财力和物力，在一定程度上阻碍了管理水平的提高。
（二）档案管理服务不是很规范
现在，在施工项目部当中，对档案的管理要求不是很规范，像工程档案的案卷缺少卷内的目录，档号不规范，组卷比较混乱，案卷标题、数字使用不规范，影响了公文转化为立卷和归档。档案资料的分类级别比较少，其中，对声像和音频有关的资料保存不是很好，缺少一定的收集，相反大都还是注重文字的收集和整理。
（三）档案管理人员的观念淡薄
在现在的施工企业档案管理处，管理员单单认为只是一名文件收集和整理的负责人，只是想着资料能够有效的保存，针对现代化的档案管理缺少一定的创新意识，总是遵循守旧，加上落后的管理手段，使施工企业不能有效利用资料信息，而且他们的工作状态十分的懒散，严重影响了档案管理的规范化进程。最重要的是工作人员容易产生消极的心理，不能正确的认识管理的重要性，责任不到位。
二、施工企业档案管理的相关对策
（一）努力提高管理人员的观念和文化素质
首先，施工企业应该给予管理员一定的重视程度，培养管理员的管理责任意识，同时档案管理员应该有较强的管理悟性，施工企业应该对员工进行组织培训，学习讨论交流专业知识，提高大家的职业能力水平。针对在业外的施工项目部，为了能够对工程进度信息情况清楚的了解，应该及时和建设单位保持联系，详细具体问清楚，在施工企业竣工前期，必须进行集中的管理培训工作，深入了解档案的有关技术规范和法规，争取把每一份文件管理工作做的足够的完善。
（二）提高档案管理规范
施工企业的档案管理工作需要一定的科学管理和统一的操作流程，施工企业在进行档案的类型划分时，应该尽可能的具体全面，灵活调节每一个管理程序步骤。不同的档案级别按照工程建设、管理技术等不同的类别进行管理，建立相应的档案人员岗位责任制，规定各项档案管理的规章制度，原则上应该严谨明确，针对特殊的档案，应提高档案管理的工作，进行一定的保密，档案管理人员必须明确施工企业档案管理范围，对各项档案进行分类整理，装订，入盒，编目录等一系列步骤程序设置。施工企业安排合理的工作流程，使档案管理的各项工作有条不紊的进行，充分提高档案管理工作的效率。
（三）完善施工过程的公文材料，不断收集
在施工过程中，经常会出现上级部门的发文，项目部在公文最初的归档时候要形成一系列的材料，材料必须齐全才可以，因此，管理人员必须在平时应该重视，及时收集相应的文件，如果管理不当的话，这可能会影响到施工企业最后的竣工成果，针对上级下达的发文，档案管理人员必须对每一份文件进行核对和审查，做一定的登记，一部分入档案，另一部分为了供以后的人参考或者使用之类的，按档案整理规范要，用钉子装订，供平时查阅。还有一点需要特别的注意，对于本单位一些领导签发的文件，应该将材料收集完整，按照正式文件，签发，定稿，终稿等一定的顺序集中规整，统一装订。初步做好档案入库前的一系列工作。利用现代电子的信息功能，形成电子信息档案管理，更加方便查阅和选用，实现档案工作信息化的管理。
三、总结
