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档案管理；大学生；思想政治教育
随着科学技术的日新月异，世界各国政治、经济、文化等方面的相互影响越来越大。大学生作为高校的主要群体，其思想活跃，对新鲜事物有强烈的好奇心，但思考问题过于简单，缺乏理性思维。而作为高校工作重点的思想政治教育工作，一方面是高效工作的保障，另一方面也引领着大学生思想的走向。高校档案工作者掌握了高校思想政治教育工作的重要资源，是思想政治教育的重要载体和可靠媒介。
一、高校档案资源在大学生思想政治教育中的功能
高校档案是高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。在思想政治教育过程中，高校档案资源对大学生思想政治教育的功能主要有以下几点：
（一）高校档案的“三观”教育功能“三观”教育即指世界观、人生观、价值观的教育。在高校中，通过思想政治教育课程培育大学生良好的人生观和价值观，这也是高校学生的必修课。作为记录知名校友和莘莘学子立志报国的感人事迹的高校档案馆，可充分利用上述资源，促进高校思想政治教育的完善和发展。
（二）高校档案的爱国荣校教育功能我国许多高校，其中包括一些百余年的老校，自建校以来，就开展爱国主义教育活动，并随着时间的积累，逐渐挖掘出本校历史中的名人名事、光荣事迹、革命传统等，通过档案资料，开展博览会、举行讲座、编排书目等，让老师和学生学习前人的学术精神和艰苦奋斗的精神，增强爱国荣校精神荣誉感，增加对校史的了解，同时也是对他们的一种督促和鼓励。
（三）高校档案的学科教育功能高校作为教学和科研的主阵地，集合了各学科中的高级优秀人才，在长时间的历史沉淀下，在教学和科研中不断取得新的成果，并且将这些成果记录在高校档案中了，以便后来的科研者能从众获得有效信息，在学术的道路上少走弯路。
二、利用高校档案进行大学生思想政治教育的现状和不足
（一）思想政治教育档案资源意识薄弱在高校的档案管理中，这种只注重收集保管的现象普遍存在，很多档案工作者只是片面地以为档案工作就是收集和保管，只要不丢失、不损毁，就是完成了档案管理工作，而思想政治教育工作是专业课老师和辅导员的事。档案作用的发挥不是收藏、保管能实现的，而是要充分开发和利用这一有效资源实现档案管理与高校思想政治教育的创新结合。同时，思想政治教育工作者也未能全面认识到高校档案之于大学生的功能和意义。
（二）思想政治教育档案资源闲置和浪费现象严重在我们现实生活中，有极大一部分思想政治教育档案资源是被闲置的，处于一种无人问津的局面；而与之相反的是，有一小部分的思想政治教育档案资源因其知名度颇高，而受到他人的追捧，被大量重复使用，时间一长，就造成了一种两极分化的现象，使得闲置和浪费也越来越严重。同时，在高校的档案管理中档案归属的混乱和档案资料保管的分散也是导致档案资源浪费和闲置的重要诱因。
（三）档案工作者专业知识和能力单一档案管理作为一门专业性的工作，对档案管理人员的实际才做技能和专业领域的知识有较高要求。但在高校中，尤其是新建的学校，档案工作者普遍未受过良好的专业知识和技能培训，他们的档案专业知识不精通，操作技能也较弱，因此，很难满足大学生思想政治教育的需求。目前，高校档案工作者所存在的问题对思想政治教育的有一定的影响和约束，阻碍了其顺利发展。
三、以高校档案为媒介加强大学生思想政治教育的路径分析
（一）开放高校档案馆，充分发挥档案的功能和作用图书馆是搜集和提供本校各学科参考的国内外古今图书及报刊；档案馆则主要保存和提供本校教师和学生既往的各种学术成果。高校的档案馆必须设立专门的阅览室，并配备专职人员进行管理。档案馆的开放，有利于使老师和学生直接查阅档案原件，提高阅览档案的周转率和利用率。同时，高校思想政治教育工作者要有意识的在日常学生教育和管理工作过程中发挥档案对大学生的学习作用，而不能把档案这一重要资源束之高阁、置之不理。
（二）提高档案工作人员意识，为思想政治教育提供便捷服务不管是专职还是兼职档案工作人员，其档案意识都需要得到提升，并对档案工作者进行必要的档案基础知识教育，这是做好档案管理工作的前提。这就要求档案馆在人才选用方面有选择的聘用，而不是人人都可从事档案管理工作，同时，对档案工作者的专业知识和技能进行针对性培训和强化，使之尽快适应档案管理工作，更重要的是档案工作者自身应提高档案管理的意识，尤其是提高为思想政治教育服务的意识。
（三）运用现代化管理，促进档案工作质量和效率的提升档案工作质量和效率的提升，一方面，需要提高档案工作者的素质，另一方面，档案管理现代化也势在必行。这档案管理现代化是在档案工作领域内的一场信息化革命，这必将给高校档案工作带来巨大的变革，产生深远的影响。计算机技术的成熟运用，可实现档案自动编目、自动检索等。总之，思想政治教育作为高校教育工作中的重要内容，也是对高校档案工作者提出的要求。因此，思想政治教育实效性的增强，不仅需要高校思想政治教育工作者的努力，而且高校档案部门也应主动参与到思想政治教育的过程中，为高校思想政治教育作出应有的贡献。
【参考文献】
[1]解悦,沈文虹.政府应加大对普通中学的投入[N].南京日报,2005.
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一、政治素质要合格
大学生档案工作是档案工作的一部分，档案工作是一项政治机要性很强的工作，没有较高的政治素质和强烈的责任感是无法担任此项工作的。因此大学生档案工作者和其他档案工作者一样，应该做到：
1.树立坚定的政治信念，用科学的理论武装头脑。要坚定不移地执行党的路线、方针、政策，坚持正确的政治方向；要有高度的政治敏锐性和严明的政治纪律性，树立正确的世界观、人生观、价值观；在工作中不徇私情、廉洁自律，真正维护社会、集体和个人的利益。
2.要有良好的职业道德和严谨的工作作风。要坚持实事求是，尊重历史，在工作中要本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的原则，爱岗敬业，认真负责地做好本职工作。
3.要有强烈的责任感和高度的事业心。大学生档案工作是一项政治性、管理性、服务性很强的工作，这就要求档案工作者要时刻严守机密，守口如瓶；要充分发挥自己的主观能动性，不断强化工作能力，不断提升工作质量。
4.要具有爱岗敬业、认真负责的科学态度。教书育人是一种奉献，管理育人和服务育人同样也是一种奉献。大学生档案管理人员应当淡薄名利、自甘默默无闻地为莘莘学子服务。
5.具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策，又要熟悉和掌握与档案工作相关的方针、政策、标准和方法。
6.具有依法治档的法制意识。用法律和纪律约束自己，牢固树立以法治档的思想观念，与一切违反《档案法》的行为进行坚决的斗争。
7.全心全意为人民服务是我们党的一贯宗旨，大学生档案工作是一项服务性工作，它的出发点和最终目的，在于为大学生的管理工作服务，新时期大学生档案工作只有甘为人梯，热心服务，才能顺应历史发展，才能站稳脚跟。
二、知识素质要全面
科学文化知识是人类改造自然和改造社会的经验总结，要成为本职工作的行家里手，就要优化知识结构，拓宽知识面。既要熟练掌握一定的专业理论知识，又要熟练掌握与档案工作相关学科的基础知识，具备多种新知识、新技能，成为复合型档案专业人才。
1.掌握档案专业知识。档案工作是专门业务，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用，有一整套的理论和工作方法，大学生档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法，才能保证工作质量，提高工作效能，逐步实现大学生档案工作的科学管理。
2.掌握计算机知识。由于多媒体技术和网络技术在档案现代化管理中的广泛应用，计算机已经从辅工具逐渐成为档案现代化管理必备的技术，要适应档案管理现代化，就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能。
3.掌握一定的外语知识。在当今社会，没有一定的外语功底已难以胜任档案管理工作，尤其是英语。在计算机网络技术使用的各种软件以及网络信息资源中，占有很大比例，为适应工作的需要，大学生档案工作者还需具备一定的英语应用能力，这样才能适应新时期、新形势对大学生档案工作者的要求。
三、业务素质要精湛
树立以人为本的服务意识。以提供服务为己任，各项工作都应首先从利用者的角度来思考，一切服务都应以利用者的需求为出发点。
树立远大理想，热爱大学生档案事业。明确自己肩负的责任，以主人翁的工作态度，严肃认真的工作作风，把高度责任心、事业心贯穿在大学生档案工作的各个环节。
培养求真务实、精益求精的工作作风。大学生档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作，从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开求真务实，每一个过程都要求谨小慎微，任何一个细节的失误都会给后面的工作带来麻烦。
四、管理素质科学
静态管理与动态管理相结合。管理现存的大学生档案是静态的，而积极主动地广泛收集、分项、整理档案资料，则是动态的。静，是相对的，动则是绝对的。边收集，收集要齐全；边整理，整理要细致；边归档，归档要严谨。这又是属于“动”的过程。归档以后入库，精心保管，这是属“静”的境界。规章制度与实际情况相结合。只有制定并严格履行档案管理的各项规章制度，才能切实加强高校大学生档案的管理工作，进一步推进大学生档案工作的制度化、规范化、科学化，有效地发挥大学生档案在学校教育、管理工作中的作用。
五、心理素质要优良
心理素质是整体素质的基础，培养高校大学生档案管理人员的心理素质是十分重要的。具体表现在： 对本职工作具有浓厚的兴趣和满腔的工作热情。对工作要有主动性和创造性，积极主动地克服和解决所遇到的各种困难，克服畏难情绪，急流勇进。具有保持良好的心理状态、从容面对环境变化的能力。大学生档案工作者时时刻刻都面对着新材料、新档案，工作内容也总是在重复，时间久了容易产生厌烦情绪，所以，面对这些变化，管理人员要保持心境宽广、意志坚定，对档案事业应保持执著的毅力，从容面对各种困难，激流勇进，不断调整自己的心理状态，来适应不断出现的新情况。
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高校学生档案将一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况记录在案，是文件材料的一种，基于高校学生在学校的学习、生活以及社会实践活动等而产生的，是高校档案群的组成部分。无论是学生的简历、成绩表、教师鉴定评语，还是学生的奖惩材料、干部登记表、党、团组织材料、健康体检表等，在高校学生档案中全都有迹可循。高校学生档案具有一定的价值，可以说是高校学生管理、指导就业、用人单位选拔人才等的一本参考书，学校对学生的培养过程，学生在校期间的素质状况，学生的社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况都可以通过高校学生档案来了解。在过去，我国高等教育注重的是培养社会精英，现如今，更加注重国民素质的提升。总而言之，高校学生档案管理工作的深入有助于大学生科学文化知识的学习以及大学生的社会主义荣辱观的教育工作的进行，就大学生将来的就业发展而言也是极有帮助的。
二、高校学生档案的地位
1.高校学生档案使学校素质教育水平的高低得以体现
对于素质教育，我们应有个理性的思考，促进高校素质教育的推广和深入。素质教育不应拘泥于一种教育模式，其所体现的教育思想理应是面向未来、面向现代化。通过科学的教育方式来教育学生，使得全体学生德、智、体、美全面发展，这是我们所期许的，这也正是素质教育所要实现的目标。高校学生档案包括了学生的学习成绩表、实习材料、奖励材料、体检材料，恰好可以反映学生在德、智、体、美这些方面的发展情况。
2.高校学生档案反映大学生各方面情况
大学生在校德、智、体、美等方面的发展情况可以从学生档案中了解。在出现学生入党、评先评优、就业推荐、用人单位考察以及就业后对其选拔提升等情况时，这些档案材料将成为重要的考量因素。如《大学生学年鉴定表》和《素质拓展证书》就是两份重要的档案资料，在学生面临评优鉴定及今后就业、提职问题时，可以作为重要的参考资料，它记录了学生在校期间思想、品德、学习、工作以及参加各项活动的情况。
3.高校学生档案有助于思想政治教育工作的进行
思想政治工作者理应对大学生的思想、学习和社交等详细情况有所了解，根据这些实际情况来展开工作，因为大学生的成长过程往往呈现出多倾向性、动态性、自组织性、不完全性、非同步性和不确定性。对大学生的各方面情况，不仅要了解而且要深入全面地了解，不仅要增进交流还要关注学生档案材料中的记录，定期整理好大学生思想政治工作有关文件材料并归入学生档案，并进行分析总结，得出思想政治工作经验。
4.高校学生档案对学生将来的的就业的意义
用人单位可以通过学生档案的记录来了解学生学业成绩和思想政治表现，进而纳入用人考虑因素。被录用学生在工作过程中的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料整理后会归档，在今后的考核定级、考察业绩和品德时，将会作为参考。总地来说，高校学生档案对于用人单位了解员工、正确用人具有重要意义。
三、高校学生档案管理工作现存状况
高校学生档案管理的不断深入对于高校的管理和发展产生了较为明显的效果，不过在信息化时代特征日益明显以及高等教育改革不断深入的今天，传统的高校学生档案管理的不足也渐渐暴露出来，主要有以下问题：
1.学生档案管理意识不足，工作重心偏移
在现代教育体制下，高校教师和教育工作者的工作重心放在了学生的教育和管理上，主要集中于培养人才。服务育人的教育理念在这种现代教育体制下不被重视，档案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校领导和负责人缺乏学生档案管理意识，未意识到学生档案管理工作的重要性，导致学校的学生档案管理工作杂乱无章，也可以说是学校工作重心的偏移。另一方面，高校里的学生档案管理人员工作积极性不高，使得学校的档案管理工作陷于停滞不前的状态，此外，有些学生档案管理人员缺乏专业水平，工作过于保守，还有些工作人员工作热情渐渐冷却，对工作采取放任的态度。
2.学生档案管理策略守旧，信息化技术未尽其用
自高校扩招政策实施以后，高校在校学生人数呈上涨态势，高校学生档案材料也自然随之堆积如山，然而，目前我国高校普遍还在利用传统的、手工操作的实体管理方式管理学生档案，仅以纸质档案作为学生档案的呈现形式，在高等教育迅速发展、高校学生档案管理工作日益复杂的今天，这种传统的管理模式显然已经不能满足现实的需要，因此急待开发一款学生档案管理应用软件来管理学生档案。
3.学生档案的收集整理体制尚未规范
高校学生档案主要有由各院 （ 系） 管理、由学生处管理、由学校档案机构管理这三种管理模式。主要的档案管理模式还是由学生管理部门管理，由学校院系来完成学生档案的整理工作。目前，大多数高校的档案管理制度不规范、不健全，使得档案整理工作效率低、失误率大，各个院系未统一评价标准，导致归档材料的检查工作难以做好，档案移交不顺利，在移交档案过程中一有不慎便丢失材料，造成学生档案管理工作的效率大大降低。
4.学生档案尚未物尽其用
学生档案是较为重要的书面材料，记录了学生在校期间的各方面素质状况，从学生档案中可以了解学生的学习状况、课外素质。教师在教学和选拔学生干部时，可以将其作为重要的查阅资料和参考依据，然而大多数高校教师却并未这样做。用人单位招聘时，会因档案材料内容不全或者是查询方式不正确而影响工作效果或进度，这样一来，学生档案作为“推荐表”的功能就被埋没。
四、关于优化当前高校学生档案管理工作的建议
1.提高领导关注度，强化师生档案管理意识
高校素质教育的推进，人才的输送，都有赖于高校学生档案管理工作的顺利进行。而要想实现档案管理工作高效、顺利进行，则需要领导对该工作的足够重视，进而引起全校师生的重视，增强学生档案管理意识。按照 《高等学校档案管理办法》要求对档案材料形成部门提出具体要求，一一处理好档案管理所需的人员、经费、设备等问题，各司其职，对管理工作进行合理规划、部署和监督。此外，在学生这方面，也应强化宣传效果，使其对学生档案引起重视，做到准确填写档案，细心保护档案。
2.完善学生档案管理机制
要想实现学生档案管理工作的完善，首先对于学生档案管理的归口部门就应明确，安排好学生档案管理工作人员，强化管理人员的工作技能，组成专业化的管理队伍，建立规范的管理机制，使得学生档案管理工作有条不紊地进行。
3.充分利用先进技术，打破传统管理模式
信息化时代的到来使得计算机网络得以普及，传统的实体管理模式已经望尘莫及。高校学生档案管理工作模式也理应跟随时代而更新，开发管理应用软件，建立学生档案数据库，实行网络化管理体系，实现学生档案管理工作与现代信息技术的接轨。另外，学生档案数据库的建立有赖于现代设备的使用，如计算机、扫描仪等把学生的基本信息输入计算机，从而建立档案数据库，如此一来，一方面，管理人员在收集和整理档案时轻松不少，另一方面，也为学生档案的检索查阅提供方便，并且，对于档案转接工作以及用人单位的员工考察工作而言也是大有帮助。
4.充分发挥学生档案使用价值
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2． 信息失真，干扰了毕业生就业市场的公平竞争。1999年开始扩招以来，大学生就业压力越来越大，有的毕业生为在激烈的竞争中取胜，不惜采取涂改成绩，办假证明、假文凭等不正当手段以击败对手。新形势下，也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利，也为使学校博取“生源素质好，就业率高”的社会声誉，便普遍提高毕业生专业成绩，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，降低考评标准，撤销学生处分材料，等等。由于信息失真，造假现象严重，致使很多国有企事业单位在招聘毕业生时，也多采用“试用期”制度，干扰了毕业生就业市场的公平竞争。
3． 高校学生档案缺乏全程管理，阻碍和影响了大学生就业。
（1）网上招生带来的影响。2001年始，各省相继开始实行网络招生，考生档案电子化。但电子档案中所反映的内容不够真实、完整，只包括报名、体检、成绩和高考志愿4项内容信息，高校能得到的纸质档案只是一张表格；还有不少省份考生纸质档案交由本人自带，有的是由考生所在中学或招办寄发。更有甚者，有的省份不寄纸质档案，送一张录取学生电子档案光盘到高校了事。至于纸质档案的内容更是五花八门。这无疑给新生入校后建档带来麻烦。
（2）高校学生档案管理的落后和归档的滞后。现在高校学生档案管理体制的状况是各行其是。有的高校把学生档案放在综合档案室实行综合管理；有的高校把学生档案放在人事部门或学生工作部门一起管理；有的高校为了便于利用，把学生档案放在各个系（院），实行分散管理。不管哪种方式，大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案。而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就已经开始了。由于不少高校仍沿袭旧的运作方式，学生进校后其档案不建档就束之高阁了，在校期间产生的档案材料散放在各系（院）、处（室）乃至个人手中，等毕业生离校时再集中整理、归档。待到用人单位上门查阅参考时，却到处难觅“芳踪”，影响了毕业生就业。
（3）毕业生跟踪档案滞后。大多数高校认为，毕业生离校，完成档案转递任务后，学生档案就应该结束使命了。学生毕业后的跟踪档案（如毕业生质量调查、贷款诚信度调查等）几乎为零。为此，学校在进行学科、专业和课程调整，教学内容和方法改革时便失去重要的参考依据，导致学校的专业设置与社会需求相脱节，人才供需结构性失衡。
二、高校学生档案管理的新思路
1． 明确高校学生档案的归档规范。教育部作为权威机构在高校学生档案管理这项工作上应有非常严格而明确的要求，应结合新时期对人才的需求，对档案材料的收集范围及教师应从哪些方面评价学生都作出统一、具体的规定。按照中央组织部、国家档案局关于印发《干部档案工作条例》的通知精神对高校学生档案进行规范化整理与管理，实现学生档案向干部档案顺利过渡。每个高校在新生入校后就应抓好这项工作，注意观察和了解学生在校各项活动中所表现出的能力并如实记载下来，努力做到即收即归，保持材料的齐全和连贯，这既可减少集中整理时的工作量，又能使学生档案反映出学生的新情况，使学生档案有较多、较新的信息含量，保持档案的完整和最新状态，使学生档案真正成为学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证。
2． 确保高校学生档案的真实性。在一个法制健全的社会中，诚信是一种无形资产，诚信是脸面，更是脊梁。大学生档案是靠当事人自己的言行建立起来的，其中有些档案材料学生本人必须实事求是提供，使其更具真实性，更具说服力。一份完整的学生档案不单纯是学生受教育的情况，还应包括学生个人的信贷消费、有无犯罪记录和参加社会公益活动的记录等内容，是对学生成长历史真实完整的记录。原始的学生档案材料是具有法律效力的，可以为当事人出具合法的第三方证明。
为维护高等学校及其毕业生合法权利，打击不法分子伪造和买卖学历证书的行径，应根据教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，将普通高校、成人高等教育和高等教育自学考试的毕业生文凭和毕业生彩色照片、身份证号码一同注册上网，进入全国高等教育学历证书电子档案数据库，用人单位只需将学生代码输入，就可在网上查实，既方便快捷，更可以从根本上治理假文凭市场。
3． 加强高校学生档案的全程化管理。
（1）规范网上招生档案。第一，各地招办、各类中学必须在给每位考生建立电子档案的同时，建立纸质档案。强调电子档案仅是为方便网上招生工作，不能代替纸质档案。被录取的考生档案中，既要有反映其高考情况的电子档案，也要有其在高中或工作单位经历的纸质档案。第二，被录取考生的纸质档案一律由各省招办归口管理，目前暂不宜由地市县招办或中学管理。第三，对已被录取而后又放弃入学资格的考生，其纸质档案应退回考生所在的省招办。第四，保证考生档案内容的真实性与档案材料的完整性，以便高校及时对考生入学资格进行复查和今后用人单位对毕业生的全面了解。
（2）及时收集、整理学生档案材料。面对当前就业工作的超前性，以及档案材料在大学生就业中作用的特殊性，我们的学生档案已不能再沿袭过去的方法――滞后到毕业生离校时再整理归档。要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，收集、整理有关材料。学生的各种材料一经形成，就要尽快存入学生的档案中去。保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以杜绝临时抱佛脚的突击行为，避免错装、漏装和档案转递不及时、不准确的人为错误。
（3）建立毕业生信息反馈档案。建立毕业生信息反馈档案，可以为在校学生提供相关的就业信息。一是间接的就业信息。即毕业生信息反馈中反映了当前社会对大学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求，在校生可以依据这些信息，主动地、有意识地设计自己，以适应社会。二是直接的就业信息。某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求，高校可以直接提供给有关专业的在校生。更重要的是学校可以根据这些信息反映出的市场对人才的需求状况，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调整，主动适应人才市场，培养学生综合素质和基本技能。
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一、加强高校毕业生档案管理工作的必要性
（一）学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志是学校进行科学化、系统化、规范化管理，培养合格人才的重要保证。毕业生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌，历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容，是学生管理工作内容的存在形式和存储手段，是客观、真实的学校管理信息，是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。学生档案管理的好与坏，直接影响整个学生毕业后将来的成长与发展。所以大学生档案信息只有真实、明确，才能为大学生就业打下良好的基础。
（二）为毕业生和用人单位提供档案查阅服务。大学生就业中档案起着非常重要的作用，有着不可替代的地位。大学生档案经过了收集、整理、归档等环节，汇集了大学生在校期间的学习生活、社会实践活动等情况，是学生过去人生经历的记录。从中能够看出学生在德智体美劳等方面的综合素质情况，毕业生可以用此来向用人单位推荐自己，是最权威的凭证；对用人单位来说，可以此为主要依据来选拔人才，也可以为以后人事部门选拔人才提供参考依据。高等院校通过大学生档案管理工作，提供档案查阅服务，使毕业生、学校、用人单位、人事部门等能够得到毕业生信息，促进有效交流与沟通，有助于毕业生就业。
二、加强高校毕业生人事档案管理工作的思路与对策
（一）适应社会，提高对大学毕业生档案工作重要性的认识
1. 强化宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。
2. 加强自身学习，提高档案管理人员素质。新时期档案工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。档案管理人员要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生档案这一信息资源。使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化；学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管方法，加强对学生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用。
（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范
1. 各院校结合国家相关法律法规以及当前社会形式制定出统一的规范化的档案管理工作。高校在新生入学之后，就要注重抓档案归入工作，观察学生的各项表现并如实记载，做到及时记录，确保材料的连续性和完整性，这能为后续的档案整理工作减少麻烦，又能增加学生档案信息的丰富程度，保障档案的完整性与及时性，使档案真正成为用人单位选拔人才的可靠依据。
2. 加强收集工作，完善档案内容。高校毕业生档案的管理人员要经常主动地与形成毕业生档案材料的部门和各院（系）主管毕业生档案的负责人联系、协商，及时收集各部门形成的档案材料。遇有学生入党、奖惩等涉及学生诚信的信息，要及时归档，同时注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。
3. 实行专门统一管理。不论毕业生档案是放在招生就业处、学生工作处，还是放在综合档案室管理，一定要有专人负责毕业生档案的管理工作，一定要根据毕业生档案的数量配备适当编制的专业人员。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理
1. 增强创新意识，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。目前计算机已应用于人事档案管理工作当中，但多数仅限于各类档案目录的输入与检索。其实，它在档案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。同时大大提高管理效率和管理水平。
总之，大学生档案管理是国家人事档案的重要组成部分，对促进大学生就业有着重要的作用。因此，高校大学生档案管理部门要改革档案管理制度，使档案在大学生就业中发挥出应有的作用，服务于大学生就业，服务于社会与用人单位的需求。
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教育部作为权威机构在高校学生档案管理这项工作上有非常严格而明确的要求,并结合新时期对人才的需求,对档案材料做出统一、具体的规定,即统一立卷内容、统一建档标准、统一规范管理。高校学生档案内容丰富、形式多样,是学生各项活动的真实记录,从一个侧面反映了学校教育教学管理工作的历史、现状及发展状况。规范学生档案管理,确保学生档案的真实性,是当前学生档案管理的首要任务。目前,高校学生档案的管理体制尚未建立统一的规范,学生档案在收集、整理、建档、归档、借阅、利用、转人和转出等方面均不甚严格,客观上造成了高校学生档案管理的不认真、不严肃。有的高校把学生档案放在综合档案室实行综合管理;有的则把学生档案放在人事部门或学生工作部门一起管理;还有的为了便于利用,把学生档案放在各个系(院),实行分散管理。另外,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案,而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就已经开始了,用人单位上门查阅参考时,影响了毕业生就业。
一、建立大学生就业档案的意义
随着我国高等教育进入大众化阶段,普通高等学校毕业生人数逐年增加,而大学生就业问题日渐突出,高校作为培养和输送人才的前沿阵地,除作好大学生就业指导外,建立已就业大学生档案,不仅可以有效掌握已就业毕业生就业动态,对他们进行有效地跟踪走访,并通过他(她)们的反馈及时掌握用人单位的最新用人信息,而且可以通过建立已就业学生联谊会等就业毕业生团体,让就业学生带动未就业学生就业,并增加就业稳定率。已就业学生档案的建立可以及时准确地掌握在单位表现优秀、成长较快的毕业生情况,并以些建立优秀毕业生报告团,根据学院需要定期邀请他(她)回母校进行现身说法,引导在校大学生正确认识社会和自己的专业前景,合理规划自己的职业生涯。
二、如何建立大学生就业档案
1、以就业区域为单位,根据不同就业单位建立已就业学生档案,具体是以纸质与电子档案相结合的静态与动态管理形式。纸质就业学生档案包括:已就业毕业生照片、姓名、专业、家庭住址、QQ号、联系电话等信息,同时预留足够的空间填写以后学生在单位发展情况。完整的资料还包括本次招聘单位的具体招聘要求、单位介绍、招聘负责人信息、联系方式、招聘人数、最终录取人数、前往用人单位报到时间等信息。
2、电子档案主要是建立已就业毕业生基本信息并利用网络的优势,学校就业主管部门指定专门的网络管理员,按不同就业单位建立就业学生QQ群,并对QQ群进行维护。当毕业生异地就业时,与手机号相比QQ号是相对稳定,更加快捷方便的沟通平台,通过这个平台,可以及时了解和掌握就业毕业生在工作和生活中的最新情况,对于不能适应工作或在工作、生活中遇到困难的学生,可以通过QQ进行引导和帮助。建立以区域为单位的QQ平台,可以增加区域内不同就业单位之间学生的联系,通过QQ网络平台实现对已就业毕业生的动态管理,以增加就业稳定率。
3、根据毕业生就业的不同阶段,及时更新或添加已就业学生发展资料,对于经过一段时间的努力已取得成绩或岗位有所变动的已就业毕业生资料,要在纸质和电子档案的备注栏内进行记录,使已就业毕业生的整个成长过程都能在就业档案中完整体现。
4、定期对已就业学生进行跟踪,了解用人单位对就业学生的评价,及时完善其就业档案资料。
三、就业档案在高校就业工作中的作用
1、大多数高校认为,毕业生离校,完成档案转递任务后,学生档案就应该结束使命了。学生毕业后的跟踪档案(如毕业生质量调查、贷款诚信度调查等)几乎为零。为此,学校在进行学科、专业和课程调整,教学内容和方法改革时,便失去重要的参考依据,导致学校的专业设置与社会需求相脱节,人才供需结构性失衡。通过QQ群每天关注就业学生工作及思想动态,对于学生关心的核心问题和主要困难,给予引导和解决,定期在QQ群共享内一些积极向上的文章,鼓励和引导他(她)们,以增加就业稳定率。
2、对于同一单位的二次招聘,可以充分利用已建立的就业学生档案,将在该单位就业毕业生的工作生活情况客观地向有意向的毕业生进行说明,也可以利用学生之间容易沟通的特点,将已就业毕业生的联系方式或QQ进行公布,让他们进行进一步的沟通。
3、利用在单位取得成绩的已就业毕业生,组成报告团,定期邀请回母校开展讲座,将自己的发展历程,从离开学校进入社会的不适应到现在具有从容驾驭工作的能力及一系列的心理变化等进行介绍,有助于使未走出校门的在校大学生端正学习态度、明确学习和就业目标。
4、毕业生就业档案的建立不但是对学校就业工作的记录,而且对学校根据专业选择用人单位也起到了很好的总结作用。
5、已就业毕业生QQ群的建立,不但可以动态地对已就业学生进行管理,而且还可以利用已就业学生的联系,掌握单位用人情况的最新用人情况,使学校可以第一时间与用人单位取得联系,洽谈下一步的用人情况,为学校节约了跑市场的费用。
6、毕业学生就业档案的建立起到了已就业毕业生带动未就业学生就业的积极作用。
7、已就业毕业生档案的建立使学校对在校生进行就业指导工作方面起到了很好的作用.
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1 医学高校学生档案管理工作中存在的问题
1．1 学生档案工作管理不规范
我国高校中的教育行为日益走向法制化，然而高校学生档案工作却缺乏必要的管理规章制度。国家对高校学生管理下达了不少文件，但没有具体提到对高校学生档案的管理。高校学生档案管理往往成为学校某个行政部门的兼职工作。许多高校的学生档案无专人负责，一般都是在学生毕业时突击整理，完成转递任务，很多医学院校也是如此。管理学生档案的工作者意识淡薄，专业知识欠缺，未形成规范化、科学性的管理方式，对学生填写的归档材料未加管理，出现档案材料涂改，用圆珠笔填写、缺页、缺件、错件等现象时有发生；档案的存放无序，用人单位等查阅极不方便；档案的转递存在一定的随意性，出现学生个体自带，未通过机要邮寄转递或经过人事部门工作者提取的现象。
1．2 学生档案内容单一、无个性化
当今社会对人才的要求，不仅仅是成绩，而是需要具有扎实的专业知识、创新精神、合作协调能力、健全的心理素质的综合素质型人才。社会了解毕业生的情况，不可能通过洽谈会“一见就知”，只能先从学生档案中作初步了解。然而，目前许多学生档案未能展示学生的真实情况，档案的归档范围仍旧是陈旧不变的老模式，内容包括高中材料、高考材料、体检表、入党入团材料、奖惩材料、学年鉴定表、学籍成绩表、毕业生登记表、毕业生报到通知书存根等。老套的档案材料无法具体地反映学生综合素质，不利于用人单位对学生的全面考察和了解，严重地影响到用人单位及时准确选拔、合理使用人才。
1．3 档案管理模式陈旧落后，不适应信息时代的要求
21世纪，人力资源的档案信息成为信息革命的重要内容，医学生的档案则是未来国家医药卫生人力资源档案信息的基础，医学学生档案管理的现代化是社会发展的必然要求。然而，如今学生档案管理基本上还采用传统的、原始的、手工操作的实体管理模式。近年来，随着招生人数的扩大，学生档案也随之不断递增，加上存放时间短、流动快、分配去向广、投寄单位多等特点，档案管理全都是靠管理人员手工操作完成。不实行计算机管理档案，就不能使学生档案材料信息化，也就没有开发、利用可谈。由于没有实现学生档案计算机管理，平时材料没有及时整理归档，没有建成学生档案信息数据库，就不能为学生就业提供服务，为用人单位服务，档案将成为死档。目前这种状况严重制约着学生档案管理工作科学化、规范化、现代化的进程。
2 提高医学院校学生档案管理工作的对策和措施
2．1 建立健全学生档案管理的规章制度
教育行为应依法办事，因此做任何一项工作都必须有法可依，有章可循，尤其是学生档案这项专业性较强的工作。国家教育部应尽快出台《高校学生档案管理工作条例》。在条例中应明确学生档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并要对学生档案管理工作的各项内容做统一具体的规定，用条例等法规性的文件来规范大学生的档案管理及运作方式，用条例来提高教育管理者的档案意识，重视大学生档案的珍贵价值。
2．2 强化档案意识
应配备专职、专业人员管理学生档案，学生档案管理者应以科学的态度，严谨的作风，专业化的手段对待。学生档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识，更要努力学习管理计算机操作、数据输入、数据库管理、网络管理等基本技能。
2．3 加强队伍建设，提高管理人员的素质
搞好学生档案工作，必须建立一支强有力的管理队伍，并不断提高他们的业务水平，以适应现代化档案管理的需要。应从以下几方面入手：一是设置专职学生档案管理人员，做到专人负责；二是聘任兼职学生档案管理人员，聘任兼职人员专门作好各个班级的档案的收集、整理和移交工作；三是加强业务培训。根据实际工作需要举办一些针对性强、时间短、见效快的专业培训，较快地提高学生档案管理人员的业务水平。
2．4 扩大归档范围，充实档案内容，健全学生档案信息资料
现有学生档案材料在为用人单位使用时显得较单薄，不能使用人单位满意，不能全面反映素质教育成果，不能突出医学院校大学教育的特色，也不能突出大学生本人的特点，不能反映大学生全面发展的状况。这需要在原有归档材料的基础上进行调整改进，并扩充学生档案内容。如医学生在学校期间所考取各类水平测试及职业资格证书，参加医学专业社会活动材料，学生的爱好特长等，以利于用人单位真正挑选优秀人才，满足用人单位需求。
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2.1 宣传学习档案管理知识，增强师生的档案意识。应该在全体师生员工中大力宣传大学生档案以及档案管理工作的重要性，组织好《档案法》学习与宣传活动，提高对大学生档案工作的认识，增强师生的档案意识。调动院系工作人员自觉、主动、及时送交档案材料的积极性，形成人人关心大学生档案工作的良好局面。实现档案管理工作规范化、科学化、制度化，为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时完整。同时结合就业指导工作，从思想上提高大学生对自身档案价值和重要性的认识。把认真、准确、完整、规范填写个人档案作为档案管理的重要环节。学生档案管理者要根据大学生档案材料形成的规律，从源头着手，保证档案管理各环节的有序性，从而提高学生档案管理工作质量。
2.2 建立相关制度，规范档案管理。大学生档案属于人事档案，具有一定的保密性。在国家没有统一的管理制度的情况下，各高职院校应根据学校的实际情况，制定学生档案管理办法，提出学生档案收集、整理、移交的规范标准，明确档案材料的查阅范围和程序。建立专门的档案管理室，配备专职的管理人员，院系要落实专门的档案管理负责人，配合学校做好日常性的工作，院系不能存放学生档案，有关材料要定期定时归档。学生档案应按材料形成的时间顺序排列，便于今后查阅和使用。档案材料的收集时间以一学期或一学年为单位，由各有关部门定期向专用档案室移交学生档案材料，档案室也应建立索要制度，定期或不定期地索要应归档的学生档案材料。为保证归档材料的准确规范，档案室必须按照一定的原则，对收集起来的档案材料进行审查，甄别其真伪，判断其有无保存价值，确定其是否归入本人档案。
大学生档案转入时要查对入学材料是否吻合一致，完整齐全，核对无误后按照“一人一袋”的原则装入档案袋立卷，并填写收文登记表。学生毕业离校时要“档随人走”，转出时一定要有转出凭证，并在转出材料登记中注明转出时间、材料名称、数量、去向和发文号。
2.3 明确归档材料范围，充实档案内容。在全面深化高等教育改革和就业机制不断完善的新形势下，健全大学生档案信息资料势在必行。现有高职院校学生档案材料包括高中阶段材料：学籍材料、高考报名表、登记表、志愿表、体检表、高考成绩单等；大学期间材料：入学登记表、奖惩材料、党团组织材料、实训实习鉴定表、考试成绩单、毕业生鉴定表等。这些材料对用人单位来讲还显不足，体现不了大学生个性特点和全面发展状况。这就要对原有归档材料进行调整扩充，如可增加学生在校期间所考取的各类职业资格证书复印件、写实性的学年综合素质测评登记表、社会实践活动材料等，这些材料的形成过程能促使学生在校期间不断调整努力方向，为就业增加实力。
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( 三) 档案管理不能联系实际。学生档案有两个重要作用。一是学生档案是推荐就业的重要凭证，是用人单位了解学生状况，决定录用与否的重要决策依据。尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说，档案政审更是笔试、面试之后必不可少的一个重要步骤。现行高校的学生档案管理严重脱离学生学习生活与就业。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，毕业走上工作岗位多年还不知道档案的去向。同时，学生档案是在校期间进行学生管理工作的重要依据。学生档案记录了学生入学前以及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭经济状况等方面的息，是学校领导、教师、辅导员对学生进行针对性考察的重要依据。因此，在新形势下迫切要求对学生档案工作进行创新，做到以人为本，注重实效，使学生档案管理落实到实处，真正做到为学生、为管理学生工作服务。
二、加强高校学生档案管理创新的途径
( 一) 强化学生档案管理的基础性工作，做到学生档案管理的“三化”。即规范化、精细化、动态化。规范化就是以统一的办法和标准对学生档案进行管理; 精细化就是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理; 动态化就是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。具体措施如下: 设置专门存放学生档案的档案室。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。建立学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表，在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。未经系部负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。学生档案一般不外借。如因用人单位政审、应征入伍等情况必须借出使用时，应在 “档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还 ( 借阅期限不超过一周) 。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。建立毕业生档案转递交接表，使档案保管责任人明确，确保学生档案的安全。
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1 高校学生档案管理的困难
1.1 学生档案的流程复杂、整理工作繁重
目前，高考档案的传递是学生按照录取通知书的地址，到所在高中办理档案快递手续；然后，高中学校集中将考生档案寄往高校；各高校开学前收齐学生档案；按照系、专业、班级分类；最后，将分好的档案交予辅导员。如此大量的档案，工作量也是巨大的。每年学工部门的教师都为此感到头痛。
高校学生毕业前，档案要收集整理大量的在校材料，如高考时原始档案、学生成绩册、成绩单、授课教师意见、学生评语、系部材料、实习手册、毕业生登记表、派遣报到证、奖惩材料、组织关系、贫困证明、诚信记录等。使得档案管理部门和辅导员感到材料种类非常多样，整理档案工作非常繁重。
1.2 学生档案管理没有配备专业人员
由于学生档案工作长年没有被重视，多数工作人员都是兼职，工作主动性不强，也不可能有创造性的发展和深入的研究。没有按照标准进行登记、立卷、归档、录入、检索，将档案管理工作认为是简单的收发工作，学生档案利用率低，没有体现出档案的真正价值。档案只是保存在那里，工作人员也就成了“保管员”。
1.3 学生档案室没有基本的条件
学生档案室还是传统的档案柜，纸质、照片、录音、录像等存放的资料容易损坏，经过长期存放也容易老化。而且整理一次工作量巨大，在工作人员不足的情况下，几乎是无法完成的事。条件更差一些的高校还没有学生专用档案室，有的即使有档案室，也没有配备复印机、电脑、摄像机等，不能满足现代化的需要，不能进行网络信息的交换。
1.4 档案信息管理存在安全问题
学生电子档案的各种私人信息是受国家保密法保护的，学校有义务保护学生的档案信息安全。但如网络上的学生身份证和密码防盗问题、防病毒问题、服务器防火墙、远程控制、数据备份、灾难恢复等问题，高校却很难解决。
1.5 学生档案软件开发不够
计算机硬件技术的发展比档案管理软件方面的开发速度和水平明显要快很多，尤其是在学生档案管理软件方面没有一个全面、系统的产品。随着学生档案信息数量和种类的多样多变，以及对档案管理信息化软件的不断需求，全国高校联网共享的档案管理模式必定取代局域的形式。
2 如何进行学生档案信息化管理
2.1 重视学生档案工作
用人单位可以从大学生的档案，直接看出高校管理水平的高低和学生的综合素质，无论是高校和大学生自己都必须要认真对待。首先，从硬件方面，高校要给档案室配备电脑、复印机、传真机、数码摄像机等，档案室应和教育厅、档案局、其他处室、系部、辅导员、学生建立一个信息互动的电子平台系统。其次，从制度方面，高校要制定出一定理论水平的规章制度，做到标准化、规范化、系统化、网络化。例如，学生可以通过身份证或学号，在网上提出申请，经过认证后，登录电子平台系统，可以进行查阅学习成绩、打印在校证明等事宜。
2.2 加强学生信息电子化录入管理
2.2.1 档案信息管理做到分级化
对于学生的基本信息，如姓名、性别、民族、血型、身份证号码等，应由派出所在学生出生时，一次性录入并加密锁定，成为学生电子档案中永久的信息，任何单位和个人无法修改。在幼儿园、小学、中学、高中到大学，分别由班主任或档案管理人员整理好数据批量导入每位学生电子档案中。每个学段结束后加密锁定，只能查阅不能修改，分别形成固定档案。毕业生就业后继续收集人事档案。这样分阶段收集，录入的工作量不大，也减少了重复录入的工作。
2.2.2 内容录入规范统一化
每个阶段的入学和毕业的照片，要求“免冠”、“2M”以内，各类毕业证、英语等级证、计算机证、奖励证书的电子版，尽量做到内容完整。特别是音乐、美术、体育特长，大学期间的入学培训、创业培训、参加社团、各类比赛、社会实践、诚信记录等还未收录到现在的学生档案中没有记载。
2.2.3 档案储存设备科技化
纸质的档案、实体材料、照片、录像等，体积大占用库房，这些材料也易破损、老化，很难存档。所以可使用具有压缩功能，高科技的光盘、U盘、移动硬盘、虚拟网络硬盘等进行索引存档。利用电脑查阅档案的速度增加了几百倍。
3 配备档案专业的工作人员
做到档案的高度信息化管理，专业工作人员显得特别重要。工作人员要具有档案专业技能，熟知我国档案法、文书立卷、信息应用技术、Foxbase数据库知识、办公自动化等，不断提高档案管理的综合素质。转变思想观念，以服务社会、服务学生为宗旨，充分发挥学生档案的价值。
4 保障学生信息安全
学生档案信息化的基础是运用在网络平台上，为了避免信息泄露和丢失，档案管理必须应用多层安全关口模式。学校应用服务器防火墙、专用网络（VPN）、电子密码器、USB Key等，学生以身份证号码和学生证号认证为第一关，密码认证为第二关，个人密码钥匙为第三关。基本上能够保正档案信息的安全。如有特殊需要，还可以用指纹识别、红外眼膜等更加安全的方式。
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一、高校毕业生就业中学生档案工作的作用
1.提供档案利用,为用人单位的人力资源管理奠定基础。
经过收集、整理、归档等环节而形成的毕业生档案系统、有序地汇集了毕业生学习期间的学籍记录、奖惩记载、社会活动情况、相关社会关系等一系列内容,用人单位通过对学生档案的查询,在对员工个人能力、兴趣的分析与评估的基础上,可以了解毕业生的能力结构,分析毕业生的素质状况,从而比较全面地了解学生在校期间的经历与表现。
2.协调学生档案管理,为毕业生就业提供及时完整的档案材料。
学生档案材料的收集归档主要包括学生入学登记表,毕业生登记表,毕业生就业通知书,入党(团)材料,奖学金登记表及在校期间奖励、表彰,以及惩处材料、德育鉴定、所学课程的历次考试(或考查)成绩等材料。
3.进行档案管理咨询服务,完善毕业生档案转递工作。
毕业生档案通过档案转递工作与毕业生就业同向流动,以实现“人档合一”的人事档案管理要求,档案转递工作的开始也是毕业生在校身份的结束,学校对毕业生的管理就此告一段落。
二、高校毕业生就业中学生档案工作面临的突出问题
1.档案转递。
(1)档案转出的问题:第一,毕业生升学,招生调档与应届毕业生毕业的时间差。如硕士生录取档案调档在每年的四、五月,本科生毕业时间在六月底,出档在七月初。由于升学招生时毕业生学籍等材料未能完整,造成应届毕业生升学工作中的两次投档,而且,各高校招生档案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能两次转递地址不一致,未能将学生档案转递到实处。第二,退档及其再次投递。由于地址失误、单位管理机要权限的限制,造成学生档案转递被机要部门退档,需要学生档案管理工作人员主动与有关人员联系,或接受相关档案转递情况查询,落实具体的档案转递方式。
(2)档案接受的问题:人事(管理)部门档案管理滞后,接到毕业生档案未能及时整理,被误认为档案未收到,需要学校的学生档案管理工作人员借助毕业生档案转递单据,在毕业生与档案接收部门之间进行沟通,明确学生档案归属。
2.毕业生档案管理的相对滞后性。
(1)档案整理相对于毕业生求职活动在时间上的滞后性。目前,不论哪种方式,大多数高校都是在大学生毕业离校时才突击整理档案。但是,人才市场日趋激烈的竞争,求职方式的多样化,使得毕业生求职活动有超前的趋势,在校期间产生的档案材料散放在各系(院)、处(室)乃至个人手中,学生档案工作与毕业生择业活动相比,从材料的收集到归档,呈现明显滞后的管理模式,应届毕业生学籍、人事管理等材料在需要为其求职提供凭据时,往往尚未能收集、整理齐全,造成毕业生档案材料缺乏系统性、完整性。
(2)档案提供利用相对于用人单位查询的滞后性。近年来,不少用人单位陆续走进高校,举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常由高校就业主管部门牵头,先介绍毕业生情况,而后由用人单位通过看档案材料,再确定面洽人选。因此,学生档案管理部门能否提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。有的在关键时刻如果不能提供大学生档案材料,就会严重影响毕业生就业。
三、对毕业生就业中学生档案工作的思考
1.树立动态管理学生档案的观念。
(1)档案情况的变动性。由于学生学习具有一定的周期性和阶段性,因此,学生档案材料是在变动中不断丰富的,有学籍、求学经历、奖励、处分、撤消处分等变化等,使得学生档案管理工作从档案接收、归档到转递、出档,始终处在动态运作当中。(2)动态收集的可能性。大学生学习生活具有一定规律性,档案材料的形成过程,从开始时的入学登记,到结束时的毕业离校,学科考试、评奖选优、社会实践等活动都是有组织、相对集中进行的。动态管理学生档案的目的,就在于适时补充档案材料,及时归档,最大限度地有效提供档案材料,切实为毕业生就业服务。
2.毕业生信息资源的共享。
(1)资源共享的工作因素。毕业生就业中的学生档案工作涉及学生管理、教学管理、档案管理等诸多学校管理部门,这些部门有共同的服务对象――应届毕业生,有共同的工作目标――完成毕业生就业计划,也有共同的信息源――毕业生个人信息及就业信息。(2)资源共享的支持环境。高校作为高等教育的教学、科研基地,有着丰富的资源优势及得天独厚的人才优势,校园网的建立更为信息资源的共享提供了切实可行的技术平台。将计算机数据技术和网络技术用于毕业生就业工作,不但能减少就业信息管理工作中的重复劳动,还能提高毕业生档案管理的技术水平及工作效率,有助于及时、准确地掌握毕业生档案运作的状况。在数字校园建设和现代化管理手段在高校各部门间普遍应用的今天,毕业生信息网络化管理已成为就业及毕业生档案工作的发展趋势。
3.拓宽毕业生档案服务范围。
(1)毕业生档案流向查询服务。第一,关于未收到档案问题的查询,应及时主动联系机要部门,为其落实档案转递情况;第二,关于遗留档案问题的查询,应建立档案滞留联系方式,注意对其个人资料的补充,以确保档案信息的连续性。(2)毕业生档案材料的证明服务。学生毕业后,因人动而档案管理一时滞后、本人材料不全或不慎遗失,学生档案管理部门作为毕业生信息资料的管理机构,应该为其学历、学籍、学习成绩提供相应的证明材料。(3)毕业生信息的数字化管理。随着高校办公自动化的发展,作为学校公共服务体系之一的学生档案管理部门,在毕业生就业工作中应将学生档案工作从单一的纸质材料管理发展成学生档案信息的采集、传播和利用的综合管理模式,依据高校办学特点及档案管理的技术水准,依托校园网的规范管理,主动提供服务,宣传学生档案管理政策,在设置查询权限的前提条件下,毕业生档案流向、遗留档案信息,满足毕业生及用人单位对学生档案的利用。
参考文献:
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一、新时期高校学生档案管理工作滞后的现状分析
1.归档内容不够全面。当前高校学生档案的归档内容，主要包括这几个方面：奖惩材料、入党入团材料、毕业鉴定表等思想政治方面的表现；入学成绩表、学籍变动材料、毕业成绩、授予学位证书等学籍管理方面的文件；入学学生体检表、毕业生体检表以及各种疾病史等有关于身体状况方面的情况；家庭政治、经济状况方面的少量材料等。新的就业形势下，真正能够反映一个学生各方面综合素质的材料还未进入归档的范围，比如专业特长、创造性、社会适应性、艺术修养等。这样极不利于用人单位对学生的全面考察和了解，严重地影响用人单位及时准确选拔、合理使用人才。
2.管理人员少，专业素质较低。高校档案管理队伍作为高校学生管理工作的重要组成部分，档案管理队伍的建设在新时期并未得到应有的加强。高校学生档案管理队伍主要的弊病表现为：人手有限、缺乏应有的专业培训。据笔者抽样考察，很多高校并没有配备专职的学生档案管理人员，此项工作多由教务员、辅导员兼任。一些高校即使配备有专职的学生档案管理员，其数量也有限，根本不能与连年扩招的新形势下高校学生人数急剧增长的现状相适应。而且很多专职的学生档案管理人员，大多是高校引进人才优惠政策下安排工作的家属等，其之于档案管理方面的工作能力，专业积累都很缺乏。真正懂得档案业务和利用现代化信息技术建设档案的人员很少，故很大程度上限制了档案资料的有序建设与有效利用。
3.现代化管理技术落后。档案是未来国家重要人力资源档案信息的基础，高校学生档案管理的现代化是社会发展的必然要求。随着近几年高校的不断扩招，高校学生档案材料数量有递增的趋势，而且呈现出存放时间长短不一、流动快、投寄单位多等特点。目前大多数高校档案管理部门的管理手段仍限于手工操作，即使辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事务，未充分发挥计算机的管理效能，未能形成无纸化电子档案，落后的管理方式已越来越不适应现代化高等教育的快速发展。
4.管理体制有待完善。目前，很多高校学生档案仍然实行粗放式管理，将学生档案分散至各院系保管，到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生就业指导中心寄往用人单位。这样的管理体制不甚规范，转递学生档案材料归档把关、移交手续不严格，不按规定渠道转递，档案保密性难以得到保障，遗失现象时有发生。加之由于新时期就业形势的变化，大学生就业很难一步到位，这样一来，大量的毕业生档案需暂留母校，增加了档案管理工作的周期和难度。这些都对新时期档案管理体制提出了新的要求。
二、高校学生档案管理工作的对策性建议
1.完善高校学生档案管理体制。首先，加强对档案相关人员的宣传教育，加大宣传学生档案重要性的力度，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识。同时，与学生教育管理工作者密切配合，提高大学生对自身档案的正确认识，使他们做到准确、完整、规范地填写个人档案。要利用一切机会和可能，向学校各个部门做好宣传工作，要大力宣传《档案法》，积极树立档案观念，把高校全面推行素质教育和档案管理结合起来，向社会输送合格人才，让社会通过档案全面准确了解学生。
2.充实档案管理队伍，提高管理人员素质。根据学院的实际情况充实专职档案管理队伍，增强档案专业人员的责任感、使命感和业务素质，提高学生档案工作人员的待遇，使他们热爱档案工作，不断提高管理工作水平，充分发挥应有的作用。在此基础之上，更要引进和培养一批具有开拓创新意识、政治思想素质高、法制观念强、专业知识和外语水平过硬、计算机技术和信息处理能力强的复合型档案管理人才，使高校的学生档案管理工作真正做到集中、高效、快捷、准确，并能起到规范化、信息化、系统化的作用。
3.建立规范的档案材料的收集整理制度。新生入校时，管理人员要认真登记、整理、核实档案，仔细查看档案材料是否齐全。大学生毕业时，档案将转向社会，此时除了准确、及时地转递档案外，还应建立严格的转递手续制度，使每一份档案都有去处可查。其次，建立档案材料的收集补充、定期移交归档制度。明确归档材料的内容、标准、渠道和时间，确保档案内容的真实准确、全面系统，使学生档案管理工作规范、有序地进行。再次，学生档案要由专人管理、分门别类专柜存放，便于查找或补充。严格遵循档案借阅登记准则，防止损毁、丢失或造假。
4.利用高科技手段，提高档案管理层次。高校学生档案管理人员要遵循档案和档案管理工作的客观规律，充分利用新技术、新设备，力争采用以电子计算机为核心的现代技术，有计划地形成网络，有步骤、有程序地把学生档案分类存档，逐步实现学生档案管理的标准化、规范化。采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，对学生多项信息进行数字管理，并实现存储信息与网上阅卷、网上录取和学业证书的链接及数据处理，实现学生档案的网上查阅和利用，为用人单位提供最简捷、最准确的毕业生档案信息，开辟基础教育、高校招生、人才培养过程和用人单位与高校档案管理工作之间的信息通道，搭建档案利用工作的信息平台，把电子档案和纸介档案合理地结合起来，收集各种形式的原始文件资料，丰富高校学生档案的形式和内容。
5.扩大学生档案材料收集范围，充实档案内容。从目前的高校学生档案来看，反映学生道德品质、进取精神、工作能力、管理能力、科研能力、学术水平的材料非常少。因此，学生档案管理人员要在现有档案材料收集范围的基础上，扩大收集范围，充实档案内容。全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。客观、公正、公平地收集、审查、整理有关材料，促使学生档案管理模式不断走向合理化；建立学生档案信息反馈制度，收集校内其他部门对学生档案和社会各界对毕业生档案的意见或建议，积极创新管理范式，提高学生档案的真实性和完整性。
总之，在新时期做好高校学生档案管理工作，使之适应当前素质教育的要求，更好地服务于高等教育的各项改革，是高等教育人才培养目标的需要，也是社会经济发展的需要。因而，学生档案管理工作要与时俱进，在不断完善改进中更好地发挥档案管理服务于人才、服务社会的作用。
参考文献：
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一、引言
高校学生档案记录了学生在校期间的学习信息，包括学习成绩、实践技能、获奖情况等。这是要跟随学生档案进行流动的重要信息[1]，对用人单位、政府部门选拔人才有重要参考价值，因此要保证学生的档案信息真实可靠性。
高等院校是为我国培养专业化高级人才的主要机构，学生接受不同领域、不同形式的教育，对其整体素质起到培养促进的作用[2]。在管理工作中，高校学生档案工作极为重要但往往又被管理者所忽视，它是学校事业发展的一个必不可少的因素。在高校快速发展、大力提高教学质量的形势下，使档案工作更好地为教学、科研和各项管理工作服务，实现档案管理的规范化、科学化是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。在步入知识经济时代，高等院校学生档案工作出现了不少新情况、新问题，因此，深入探讨高校学生档案管理中需要解决的一些问题，对于准确、完整地提供人才信息、促进大学生就业，甚至于对完善国家人事档案管理都有着不可小觑的现实意义。
1.高校学生档案管理工作的探索
1.1高校学生档案的内容。高校学生档案分为终身档案和临时档案[3]。终身档案是指新生进校时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载。临时档案的部分内容在学生毕业时将装入学生终身档案。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案。
1.2高校学生档案管理存在的问题
1.2.1档案管理理念和技术落后。多数高校现行的档案管理模式老套、技术陈旧，管理方式还停留在纸质档案管理层面，随着高校的扩招和社会节奏的加快，高校学生档案呈现出存放时间短、 流动快、投寄单位多等特点，这种落后的管理方式已不能适应快节奏的社会需要，有的高校开始使用计算机辅助管理，但也仅限于学生基本信息及简单检索查询事务，未充分发挥计算机管理效能，未能形成无纸化电子档案。
1.2.2管理制度不完善。高校学生档案管理还没有形成一套科学的管理体系。目前，很多高校学生档案仍然实行粗放式管理，将学生档案分散至各院系保管，到学生毕业时才将学生在校期间的有关档案内容突击收集，整理归档，再由学生就业指导中心寄往用人单位，这样就出现了档案时间填写不统一，归档材料缺乏统一协调、把关不严、档案移交手续不规范、不严密等问题。
1.2.3管理队伍建设薄弱。高校档案管理队伍作为高校学生管理工作的重要组成部分，并未得到应有的加强。从事学生档案管理工作的专职人员很少，兼职人员大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识，在很大程度上限制了档案资料的有序建设。
2.高校学生档案工作问题的对策研究
2.1高校学生档案的特征。高校学生档案，是指高校学生在高校学习生活和参加各种活动中形成的记述及反映其独特个人成长经历表现,并以个体为单元按归档制度整理、保管,以备查考的信息载体。其较全面地反映了学生在校期间德、智、体、美等方面的素质状况。
高校学生档案管理具有延续性和独立性的特征。绝大多数的人事档案始于学生阶段，形成于工作期间、学生阶段的材料是人事档案的最初的资料，是学生在学习过程中的归纳记录和陈述。
学生档案又具体分为义务教育阶段、高中阶段、大学阶段及之后的研究生阶段，而大学阶段和研究生阶段的学生档案形成于学生在高校就读期间，是用人单位综合考量人才的最重要资料来源，甚至会影响学生在就业过程中的角色定位及发挥。
2.2高校学生档案的重要性。高校学生档案管理是学校日常事务管理的重要组成部分,也是大学生思想政治、知识技能、行为规范、家庭状况等方面以及参加各种社会实践的真实记录,是大学生由学校走向社会的重要人生履历。
2.3高校学生档案管理工作的对策
2.3.1树立正确的档案管理理念,健全管理机制。高校要认识到学生档案管理工作的重要性,树立和加强档案工作意识,建立健全档案管理各项规章制度。学校要把学校档案管理工作纳入议事日程,把学生档案建设工作当做一项基础的工作常抓不懈,同时组织专业人员管理档案,平常做好档案工作的监督和指导。
2.3.2丰富档案内容。学生档案的归档内容既要包括常规材料，又要包括体现学生个性和综合素质的材料[4],如反映学生特长的作品和创新成果,反映学生道德和诚信水平的材料以及学生参加各种社团活动、社会实践，参加各种科技创新和竞赛的材料。
2.3.3强化广大师生的档案意识。提高对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作，就必须在高校有关部门及广大师生员工中大力宣传学生档案以及档案工作的重要性，增强师生的档案意识，宣传归档材料的各种要求及规范归档材料的重要性，形成人人都关心高校学生档案工作的良好局面，只有这样才能为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时和完整。
三、结束语
高校学生档案管理工作是高校工作的重要组成部分，作为高校档案工作者,有必要对学生档案管理工作进行积极探索，研究工作中存在的问题，并提出相应的对策，争取提高档案的利用率，充分发挥学生档案的重要作用，更好地服务学生的学习和就业。
