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(一)形成领导重视的农业科技档案管理。合理的农业科技档案管理能够创造极大的物质和经济财富，领导的重视有利于档案的高效管理，从而创造更大的价值。各级领导要亲自抓，加大对档案管理工作重要性的宣传力度，给予充足的经费确保实现档案管理工作的顺利进行；同时领导要采取措施调动科技人员的主动性和积极性，为农业科技档案管理和利用打好坚实的基础，把农业科技档案管理工作做到最好。（二）建立高素质的农业科技档案管理人员队伍。提高管理人员的思想道德素质和科学文化素质，培养其对工作的责任心，使其能够对农业科技档案管理工作有足够的热情和耐心。同时，还要着重培养农业科技档案管理人才，提高管理水平。（三）健全农业科技档案管理体制。建立健全严格的管理体制，有统一的操作标准和规范的制度。及时更新不适合的规定，建立新的管理机制。使农业科技档案管理有“制”可依。还要树立服务观念，建立反馈机制等等，完善各项管理体制。（四）完善农业科技档案管理的基础设施。通过多种渠道争取经费，改善档案管理的基础设施。加大对信息化的投入，建立档案信息数字化、网络化等。要想适应农业科技的发展，就必须重视档案管理中信息网络的应用。
科学的农业科技档案管理机制的意义
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作者：魏小红 单位：宁德市农业科学研究所
农业科技管理部门只有不断对软硬件进行更新，选择质量优良的软硬件产品才能保证档案信息化管理的正常运行，跟上时展的脚步。同时，随着信息化的应用，也产生了一系列网络安全问题，而农业科技档案保存了许多重要内容，具有稀缺性和不可再创造的特征，资源弥足珍贵，只有在保证安全的基础上，才能发挥信息化管理的高效性。因此不仅从应用方面，而且从安全方面考虑也要对硬件设施和软件进行及时的更新，以保障档案系统数据的安全和稳定。
档案服务人性化一要树立服务理念。在信息化背景下，应改变传统档案管理“重保存、轻利用”的理念，树立起为现代农业发展服务的意识，在保证档案管理专业性的前提下，更好的发挥其社会性，最终实现两者的统一。二要创新服务手段。档案馆要通过互联网广泛开展服务，建立档案网站，为档案使用者实现档案信息网上检索提供方便，做好档案资源库建设，提供便捷的网络服务，全面实现档案管理自动化。在实践中要对服务的方法不断创新。例如：可以开展“一对一”农民科技档案服务，即为某些种养规模较大的农民建立专门的档案，把档案管理部门主动为农民搜集相关档案信息，通过互联网供农民查阅，更好的促进农民增产、增收，提高档案的科技利用率。最终建立以现有档案部门为基点，以服务“三农”为核心职能的档案信息体系。三要拓展服务领域。将传统的农业科技档案主要为科研单位、农业生产企业服务，转化为向全社会服务。在实践中，可以针对科研部门、农业行政管理部门、企业、农民等部门服务，为其建立不同的档案数据库模块，实现档案管理的“精细化”，使农业科技档案部门成为农业科技研发与应用的指挥部、智囊团、咨询中心。四要利用信息化促进档案管理中的交流与反馈，档案管理部门要主动出击，了解档案使用者的现实需求，深层次研究开发档案信息，提高档案管理的合理性、快捷性、准确性。档案管理部门可通过建立网络论坛、微博等形式，征求各方意见，进行交流与沟通。档案管理模式市场化农业科技档案馆是农业科技信息的聚集中心和交流中心。随着我国事业单位改革的不断深化，探索一部分事业单位市场化也是国家的要求。因此，有必要利用信息化的优势，创造性的探索科技档案管理市场化运作模式，为农业科技图书馆的发展提供更强大的活力。一方面，可以将传统的科技档案使用过程进行商业化运作。各地农业科技档案管理部门，可将一些农业科技资料到互联网，进行适当的收费阅读，提高农业科技信息的利用率。同时，可以利用网络开展档案资料咨询服务，扩展科技档案管理咨询业务，为档案使用者提供相应的科技信息指导咨询、科技资料检索咨询等服务。另一方面，可将档案管理工作拓展到扩展到社会活动中实现商业运作。农业科技档案馆要深入的进行市场挖掘，研究自身特色，把传统的信息采集、编目、使用、咨询等业务扩展到社会活动中来，通过一系列社会活动，增强科技档案馆的品牌知名度和群众认可度。
档案管理人才培养复合化档案管理人员素质的高低是实现档案管理信息化的基本保障，在数字化条件下，农业科技档案馆要树立“人力兴馆”的意识，把既精通传统档案管理业务又精通计算机、网络的人才做为图书馆的重要资源，大力进行人力资源开发，培养能够适应数字化档案管理的复合型人才。一要建立学习型档案馆，形成浓厚的学习氛围，对人才进行精细化培养，强化数字化应用的重点。要建立健全员工培训的体制和机制，定期或不定期的进行培训，使每一位档案管理人员都能够接受数字技能的培训。二要建立文化型档案馆，不但要做好员工管理、技能上的培训，更要做好人文观念上的培训，要丰富档案馆文化内涵，使员工理解农业科技档案馆的精神实质，热爱档案管理工作，以最大的热情投入到档案馆的发展中去。三要建立研究型档案馆，档案馆要利用资源优势大力开展各类农业科技课题研究，提高管理人员档案管理知识及农业科技知识的运用水平，提升档案编研能力，为数字化建设提供保证。总之，农业科技档案包括着农业科技研究和应用中的各类文字、图纸、数据、声像等资料，囊括了农业科技研究课题的“立项、申报、总结、成果鉴定”各个领域，是农业科研活动的真实再现。档案管理信息化提高了管理效率和质量，为传统档案管理方式带来了新的理念，更为档案管理紧跟农业科技发展步伐、服务农业生产提供了有力支撑。在未来的发展中，软硬件更新实时化、档案服务人性化、档案管理模式市场化、档案管理人才培养复合化将是农业科技档案馆管理信息化的新途径。
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档案管理人才队伍建设滞后
现代档案管理是一项具有较强专业性的工作，要求档案管理人员不仅要具备先进的理论基础和文化素养，同时要具备相应的管理技能。从当前我国档案管理人员队伍的具体情况来看，大部分档案管理人员的工作仍只是简单地局限于收集、查找阶段，不论是在文化程度还是专业素质方面都难以满足信息时代下档案管理工作开展的需求，无法发挥档案管理的应有作用。如部分单位在先进档案管理工作设备引进方面投入了大量的财力，但受档案管理人员自身水平的限制，先进的设备无法发挥其先进作用，档案管理的手工化现象仍普遍存在，更谈不上熟悉档案内容、能够对档案信息进行深入分析、研究的专业性人才。
提高我国档案管理工作水平的对策
（一）转变观念，提高重视
档案管理工作的重要性不言而喻。当前要认清形式，进一步解放思想，彻底转变对于档案管理原先存在的片面和错误认识，重新和全面审视档案管理工作的必要性，从思想和观念上重视档案管理工作。首先，要充分认识到改善与加强档案管理工作对于组织的重要促进作用。这要求进一步提高对于档案管理工作的重视程度，尤其是各级领导要做好组织内档案管理工作的使用感和责任感，积极推进档案管理工作的改善，加快我国档案事业的持续健康发展。其次，尤其是随着信息化、数字化及网络化的深入，档案本身发生的巨大转变也对于档案管理的流程、手段等提出了新要求，这要求在重视档案管理工作的同时，只有积极推进档案管理工作的现代化建设，加大档案管理工作的创新力度，才能真正地提高我国档案管理能力和水平。其中，思想观念上的创新是档案管理创新和提高管理效益的前提，要从各个渠道和途径改变重藏轻用的落后观念，更加自觉地将创新、服务、知识等全新理念贯穿于档案管理的全过程中。最后，要正确把握档案管理与组织发展两者间的关系，实现档案管理工作与组织的发展紧密结合，通过档案管理工作效率的提高、更为准确地把握档案管理的方向和实现对档案资源的充分开发利用，从而为组织的发展提供重要支持的同时实现档案管理的持续健康发展。
（二）实现档案管理的规范化
建立健全档案管理的规章制度体系，实现档案管理的制度化、规范化是保证档案管理工作得以有序开展的重要保障，也是逐步提高档案管理科学化和效率的关键所在。针对信息时代档案管理手段、方式等的变化对档案管理提出的新要求，要及时更新、修改及完善组织原有的档案管理制度安排。一方面，既要明确当前档案管理工作职能和责任，通过工作责任的明确和强化，职责清楚，奖惩分明，使各个门类、不同部门的档案管理工作能在统一的领导下有序开展；另一方面，要保障档案管理制度安排的完整性，对档案管理的各个层面和所有环节都要给予可操作化的规定，使档案管理工作的开展有据可依，杜绝无章可循带来的重复、繁杂的混乱局面。尤其是要根据我国档案工作相关法律规章制度的规定及涉取相关科学知识，做好档案管理标准化的规定，包括规格、程序等。另外，要做好相关规章制度的宣传，促进档案法制意识的提高和加强。
（三）积极应用现代化管理手段
为提高档案管理的效率和效益，首先，要广泛和积极应用现代化管理手段积极推进档案管理的现代化、知识化和社会化，积极推进组织档案管理的信息化建设进程，利用电子手段来实现对档案资料的存取、保管及利用，使档案管理成为信息化建设不可或缺的组成部分，保障档案的现代化能与组织的信息化进程实现有机结合，相互促进和共同发展。其次，加大资金的投入力度，解决档案工作中的资金瓶颈问题，如及时配备档案管理所需的包括计算机、扫描仪、光盘刻录机等在内的硬件设施，实现档案管理装备与技术的现代化和科学化，提高对于档案信息处理的数字化和档案管理工作水平。最后，正确处理好档案管理过程中手工操作与现代化管理两者的关系，要认识到档案管理的基础性工作仍有很大一部分是需要通过手工作业实现，在加大引进先进技术的同时要加大对于传统技术的研究与创新力度，实现两者的有机结合。
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(1)安全性差储存的安全性。一个是档案资料的物理上的安全性，这也是最重要的，单个储存介质如电脑硬盘、服务器硬盘、磁带、光盘寿命有限且安全性低，且由于重庆气候原因，容易受潮造成磁粉脱落；由于储存介质的损坏造成资料的丢失，后果非常严重。资料保密的安全性。机关工作资料许多都是资料有其严格的保密等级、公开对象限制，隔离保存非常重要。
(2)存取检索不方便以磁带为载体的保存方式，由于没有健全的编目检索条件，资料的查找非常的复杂，同时传统方式还有一个重大缺陷，就是很多不相关的资料保存在一盘光盘上，有人将这盘光盘借出后，别人将无法利这一盘光盘上所有的资料。城建档案馆目前就存在这种困难，如有某位领导想看一段历史媒体资料，声像科的技术人员需要在海量的光盘中找出保存的单个光盘，然后将这盘光盘从始至终的播放才能找到，浪费大量的人力物力。
(3)共享的困难假如有几个人同时需要借用某一些资料，目前的管理方式无法实现。
(4)资料交换的困难目前卫生系统内各单位间的资料提交、交换都是由人工刻成光盘，在送给管理或使用部门。假如能在局域网内用电脑完成提交，而不需人工，将会让工作效率大大提高。
(5)远程检索查找的困难局内的领导或工作人员出差在外，因工作需要想查找各种资料，目前远程资料检索、下载还无法实现。媒体资产管理系统可通过B/S（Browser/Server，浏览器/服务器模式）检索方式来实现。
(6)传统磁带管理媒体资料成本高以上的困难，都通过建立媒体资产管理系统来解决。
卫生系统内建立媒资系统
鉴于卫生系统的实际情况，我们需要建立一款高度集成化的即连即用型媒体资产存储管理产品，在具有弹性和易用性的B/S（WEB页面）架构基础上，以最简化的流程实现视音频素材和多种其他媒体文件的导入、编目、存储、检索、离线归档管理、素材下载等媒体资产管理系统的主要业务。
1需求分析
1.1网络站点需求与现有非编系统及PC机紧密连接的方式，实现采编存一体化的网络应用流程，建立完整的在线/近线/离线相结合的媒体资产管理系统。在局域网内任意机器都可作为编目检索工作站,无须单独配置编目检索工作站.
1.2网络管理需求由于在网络中的各类使用人员众多，因此应具备如下要求的网络管理功能：①系统必须具有对所有编辑人员进行统一的分类管理和对应的操作权限管理；②系统必须要具有对网络编辑中所有重要信息进行记录，便于事后通过记录的事件日志查询功能；③系统具有对各类编辑设备的管理功能，在网络编辑中，通过中心服务器自动完成对网络中所有编辑站点的使用时间进行记录，方便事后的各项统计。
1.3存储需求现有的资料为10TB，因此在媒体资产管理系统中，应至少包含600小时的高质量媒体资料长期存储，并有年增量100小时素材存储的实际需求。
2功能要求
提供手动和自动两种上载方式，手动上载就是在客户端以C/S或B/S方式上载；另外为了更加便利于卫生系统内部工作流程，要求操作人员只需要将上载的素材拷贝至设定的HotFolder共享文件夹，媒体资产管理系统自动扫描HotFolder文件夹并上载该素材。系统具备高低码流两种存储方式，及系统分在线、近线、离线的管理方式。采用可视化的离线带架管理，根据自定义策略自动为离线介质分配带架位置，并提供可视化的带架视图，直观、便捷地对离线带架及介质进行管理和维护。
2.1要求具备很强的系统扩展性要求将组件与核心服务分离，能通过新增组件实现功能扩展；能通过新增存储设备来扩展存储能力支持将组件集中部署和分布部署，从而加大系统处理能力和业务吞吐量。
2.2可跨平台的运作完美运行于windows平台和MACOS平台。不同操作系统下的计算机设备都可以联入系统做为媒体资产管理系统的客户端。
2.3要求媒体资产管理中心系统采用多平台全程B/S架构，应用WEB技术，可架设在任意网络环境中，局域办公网、域环境和因特网等等，部署简单，所有客户端只需输入服务端IP地址即可接入媒体管理系统。
2.4安全性要求要求具备完善的密级管理，素材级的加密控制，严密的用户权限控制，素材对于客户端完全不透明，全流程只存在元数据交互，杜绝病毒渗透，在线素材可另存到光盘介质，存储系统的具备备份容错机制保证系统数据和素材的安全。
媒体资产管理系统在卫生系统的应用
媒体资产管理系统要求既可以在单机模式下应用，也可以在网络模式下应用。就重庆市卫生系统目前的现状来看，除市卫生局外，其他下属的区县级单位目前的媒体资料很少，还没必要用媒体资产管理系统，所以现阶段建立媒资系统主要用在管理市局现有的媒体资料，满足与非编系统无缝链接调换资料。但应用功能上必须具备网络化的模式，公共网内的任意一台PC机都可作为客户端进行上传、下载等操作。
1单机应用模式，即媒体资产管理系统只配合非编系统使用，可在非编单机上安装B/S客户端软件，组成一套带有上载、编辑、存储、编目、检索、素材下载等功能的最简化媒体资产管理系统。
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2.改革档案管理服务，推动城建档案的工作效率。首先，就是建立专属于城建档案管理的服务平台。信息技术不断发展，档案馆也成为一种局域网，相关部门通过建设网站对档案网页进行建设，将档案资源管理和实施单位结合起来，以期希望档案资源引起大家的重视，利用档案资源进行查找与阅读，提供人性的服务。当前的城建档案管理现状，大量档案馆在因特网开展了网页服务，服务模式逐渐成为主要形式。档案工作人员必须立足于网站服务，加快信息资源的建设力度，尤其是重要文件的资源建设，更需要用电子阅读的形式进行管理与运用，促进城建档案管理创新，加快城建档案管理的数字化进程，并朝着服务化的方向发展。其次，建立在线阅读城建档案的机构点。在馆内查阅资料显得落后而复杂，馆内档案的数量太多，检索时有一定难度，而且大部分资料都是原件，为了不损坏珍贵史料，应该尽量减少翻阅次数，延长资料的使用寿命。当今社会在获取信息是较为注重时间的，传统的档案馆已经根本不能满足人们的需求。所以，在信息时代，必须创新档案管理工作，将档案馆内的资料上传至网络，通过现代高科技手段的运用，使得城建档案为人们提供多方位，多层次新型服务。尤其是近期我国社会发展随之加速，在档案馆中查阅资料的人也逐渐增多，为了便利查阅工作，必须顺应时展的新形势，进而提高工作效率，并建立有关的服务系统，准确对在线信息进行更新和完善，给城建档案管理工作提供优质服务。
3.对资源进行补充，加强城建档案的管理建设与项目建设。第一，要注重城建档案的管理建设，将城建档案资源的地位进一步提升，为深化城建档案管理工程项目做基础，从根本抓起，积极做好监督工作，全面从城建项目建设和相关会议及科研问题做监督和管理，并分类进行归档，进而对珍贵档案实行数字化管理，还要将高效和不方便翻阅的档案做数字化管理。而且，积极开展城建档案管理工作的活动征集工作，进而推动城建档案的创新管理建设。第二，培养建设出一批高素质的人才队伍。城建档案管理不仅需要先进信息技术的支持，还需要高素质人才的配合。城市发展与人才培养是分不开的，城建档案也需要人才培养和支持。所以，必须具有打破传统观念的信心，改革创新管理方向，给城建档案管理扩展出一条崭新的道路，提高创新团队的管理意识，进而促进管理服务水平的提升。可以为员工提供一系列的实践机会，为员工进行培训，提高人们的创新意识。城建档案的管理工作人员不仅需要具备专业知识，还应该掌握现代的信息技术，强化为人民的观念，将服务程度与现代化建设相适应，进一步实现人才队伍的高素质建设，促进现代社会和谐发展。
二、创新城建档案管理工作的重要内容
城市建设的迅速发展，将城建档案管理工作的标准也随之提高，而且计算机与网络技术的广泛运用，涌现了一批电子文件和数字资料，导致新型的城建档案管理不能在传统的管理模式与创新手段中实现。因此，创新城建档案的管理与服务，应该建设现代化系统，可从以下几个方面入手：
1.促进城建档案管理的信息化基础设施建设。将城建档案馆进行数字化建设，需要从库房、馆藏、检索工具、规章制度、干部队伍建设和服务职能方面加强建设工作。而且，还应该把城建档案的现代化硬件与软件设施互相合理配合，并加强城建档案的信息系统建设。特别是推动网络管理的城建档案信息，提升信息的运用程度，进而提高城建档案的信息化。
2.强化城建档案的数字化资源。城建档案的数字化资源是城建档案建设信息化资源的重要部分，相关部门正在努力建设城建档案信息化。当前，网络的发展促进了电子文件在城建档案管理工作中的作用，及时对各类文件的整理和分类，并加强管理，实现城建档案的信息化储存。
3.强化城建档案的网络建设，努力实现城建档案数据库建设，推进网络信息资源，通过数字城建档案馆来加强数据库建设。按照软件系统将城建档案的资料进行收集与整理，并加以鉴定、检索、利用、编研和统计，实现计算机的多方位管理与控制，促进城建档案的管理工作，将城建档案馆为核心发展，进而覆盖馆内的应用系统。强化文件的数据库建设应该先要制定目录，并开展数字化建设，提高城建档案的创新质量，促进信息数据库的高效、高标准发展，扩大档案馆的信息数字化。因此，稳抓城建档案部门的信息化建设，在新时期的大好机遇下，将城建档案管理工作与当前社会相适应，彻底开发城建档案的信息化，与时俱进，积极探索适合城建档案管理工作的新道路，积极开创城建档案管理工作的新现象。
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1基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
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1.2档案人员业务素质有待提高
现如今，大部分电力基建单位的专业档案管理人员极度匮乏，兼职档案管理人员众多，造成管理队伍存在着业务素质差、操作不熟练、工作经验欠缺、缺乏责任心等问题，管理人员内部总是存在着“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任务面前，他们往往怀有较重的畏难情绪，解决问题的方法不多，导致基建档案的收集和归档不规范、不及时、不健全；加之施工队伍的流动性较大，人员很不稳定，工程人员与档案人员相互生疏，彼此缺乏沟通，致使档案资料管理工作出现脱节现象，或者档案资料的去向不明情况，使各工程参建部门档案管理工作无法真正落实。
1.3基建工程档案管理模式相对陈旧
许多单位基建档案管理还是陈旧的模式，没有健全相关管理制度，不能采取合规的管理方法和操作流程；管理措施不完善，对现代管理方法缺少合理的利用；由于工程参建单位多，档案工作标准长期得不到统一，使得基建档案管理部门对档案管理监督、检查和指导工作不能及时实施，造成基建档案质量参差不齐无法正常归档，或者格式和内容不标准，阻碍档案管理工作的正常开展。
1.4基建档案管理体制不够完善
考虑到人员过多及经费支付等因素，许多电力企业内部对专门的档案管理机构和管理人员设置不够完善，往往在档案工作场所设置上不够健全。基建档案管理不健全的网络将会导致基建档案质量、资料安全均无法保障的问题。甚至还有些基建部门由于不健全的档案管理设施设备而无法满足档案管理的最基本的需要，比如档案保管达不到“八防”要求，没有相应的保管库房等。某些基建档案管理部门的现代化程度极度滞后，基建管理人员计算机应用水平仅仅处于能打字的水平，不能与当今工程建设快速发展的需要相适应。
2加强基建工程档案管理的建议
2.1提高认识，完善制度，健全机制
基于基建档案迈向社会化、市场化的大方向，档案人员需要树立可持续发展的科学理念，深刻重视基建工程档案管理工作，真正落实档案管理。要不断健全基建工程档案管理体制，从工程项目要求和档案管理工作要求方面来加强档案管理机构的建设，增加专职人员，排除兼职工作，将档案管理人员与工程人员的沟通渠道畅通，实现基建档案管理的体系化建设。此外，还要建立起一整套科学合理、适用性强的基建档案管理制度，包括组织领导、管理体系、职权范围、奖惩措施等都要条条细化，事事分明。对档案材料的收集、归档、分类、整理以及竣工验收、评优选优等工作均做出具体要求，进行标准化、制度化、规范化管理。
2.2抓好基建工程档案的管理工作
各参建单位要狠抓档案管理的“四同步”，实现基建档案工作与基建工程立项工作、基建建设进度工作、基建检查工作、基建工程竣工工作及基建工程验收工作同步进行。要将基建档案工作纳入基建工程轨道中去，将档案工作的每一个工作环节全程贯穿到基建工程规章制度当中，将项目档案工作与项目建设同等对待，不可偏废，甚至可以将档案管理工作纳入岗位责任制，严格执行基建档案管理工作的内容。实施基建文件的收集、整理和审查工作要尽可能早，最好在项目筹划、开工时就进行档案管理的导入工作，并持续到项目竣工验收，使基建工程档案形成首尾相接、全程控制的完整记录体系。
2.3加强基建档案管理人员的业务培训
加强档案人员的业务培训工作，提升其业务素质，是改善基建工程档案管理现状的有效途径。参建单位要积极组织档案人员进行档案业务培训，帮助员工掌握整理、归档等档案管理基本工作内容，提高其业务能力；同时还要通过培训，对有关程序和专业知识充分掌握和了解，通过不断完善知识网络，优化知识结构。此外，还要随着时代的发展完善培训课程，做到与时代同步，领导档案管理人员学习管理的先进理论和方法以及网络技术知识，培养适应现代企业需要的档案管理人才。
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作为历史建筑认定工作的参与者，城建档案馆要全程跟踪，根据实际工作需要，主动承担起调研任务。如参加历史建筑户主见面会，与历史建筑所有权人（使用权人）及相关人员见面座谈，明确身份，发放“历史建筑信息联系卡”，收集到联系人和联系电话等基本信息，力争在历史建筑鉴定工作等环节尽早介入，与规划、文管、建设等相关部门和建筑、历史、民俗、文物等方面的专家建立良好的关系，把握好全过程参鉴定、认定、调研等环节，做好历史建筑档案材料的收集。
3.利用声像档案工作优势，对历史建筑进行有计划的摄、录，丰富历史建筑的立档信息。
辽阳市城建档案馆在建馆初期就对高度重视并收集历史建筑档案。如对古建筑、旧城旧貌开展抢救性拍摄；在护城河改造、白塔修复、广佑寺修建等过程中，在第一时间赶到现场进行拍摄等等，积累了大量的照片和录像资料。为历史建筑建档提供了第一手资料。这些是文字资料无法反映出来的宝贵信息资源。更重要的是，通过用录音录像记录下有关历史建筑的历史背景、历史建筑产权沿革等内容展现历史建筑，更加生动直观，更具证明力和吸引力。我们说保护建筑就是保护历史文化，原真性、完整性、延续性是最基本的要素，声像档案工作的优势正在于此，所以，声像档案工作的介入绝不能少。
4.加快数字化城建档案馆进程，做好历史建筑档案管理。
辽阳市城建档案馆自2008年以来，以加强硬件建设，引进先进管理软件系统为基础，以数字化本馆馆藏纸质档案为起点，以加强宣贯力度为手段，逐步开展电子档案工作，加快向数字化城建档案馆目标的迈进。历史建筑档案立档后，一方面要加强管理和保护，另一方面，要及时应用信息化技术对纸质档案进行数字化。历史建筑由于战争、自然灾害、人为因素、时间的流逝等自然和人为的原因，正逐渐地在人们的视野中消失，建档留存固然重要，但保护更是重中之重。而数字化管理无疑是最有效的方式。因此，必须加快城建档案馆的数字化建设，为历史建筑档案的保护提供强有力的保证，有条件的还应对历史建筑档案进行异地备份。
5.参与普查，面向社会公开收集和征集历史建筑档案。
城建档案馆应当积极参与历史建筑的普查工作，对被推荐建筑进行现场查勘，拍摄照片，做好记录备案。同时，由于时间的变迁，会使大量的历史建筑实物载体、照片图片或相关资料散失在民间，任何单位和个人都可以作为推荐人，通过书信、电邮、传真、电话、来访等形式，提供有关信息和线索。城建档案馆要充分利用网站的平台，设定专项窗口，面向社会公开的收集和征集，拓宽历史建筑档案的接收渠道，进一步丰富档案接收内容，更好地保护历史建筑。
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1.3投资方档案部门对项目档案工作的监督、检查、指导不够铁路部门与其他地方的档案管理工作有所差别,那么往往造成后续铁路建设当中项目档案验收的标准有所差别,没有统一的判断标准。铁路集团不能够积极主动的对新建部分的合资公司进行档案的全面检查和监督,整体上比较被动。作为地方档案管理人员而言,很少过问新建铁路建设项目,因此合资铁路建设项目档案管理可能会出现管理空白。
1.4建设、监理和施工单位档案人员素质不高目前很多的建设项目单位没有专人负责档案管理,其档案管理往往由不专业的人员来临时帮忙完成。由于这些人员并没有接受过系统的档案管理训练,相对而言经验有限,会盲目照搬其他单位在档案管理当中的做法,不专业的行为导致整个档案资料的质量不高,档案的准确性和完整性难以得到保证。
2解决问题的措施和对策
2.1提高认识,加强档案管理组织基础建设各个参建单位需要对档案管理工作引起一定的重视,明确国家在档案工作当中具体的法律法规,然后根据单位情况建立系统化的规章制度和管理体系。首先,需要明确档案管理工作的领导责任制,合资公司作为整个档案管理的主体,起着组织和协调作用。具体分管档案的领导要明确,然后由项目的办公室人员进行档案工作,需要将档案管理工作纳入到日常的考核当中,定期进行全面的检查;其次,档案管理人员要合理配备,专职或者兼职的档案人员要配备,完善整个档案工作的体系。
2.2建立项目档案管理约束机制,加强责任考核首先,建设项目合同当中需要设定一定的档案工作具体工作开展的条款。条款当中需要对设计、施工以及监理等各个单位关于档案管理工作的具体责任予以明确。在整个建设项目的每一个阶段,都需要明确设计、竣工图的编制任务,包括项目文件的收集、整理和移交的具体责任。监理单位对于项目的竣工文件是否完整和准确有一定的审核义务,然后提交有关报告;其次,档案工作的开展和工程的全面建设要做到同步。工程计划任务的下达和项目文件归档相互同步;工程项目进度的检查与项目材料的形成同步;工程结果的验收与验收文件形成相互同步;奖励项目的登记上报和档案部门出具的资料归档相互同步;第三,项目档案的验收,需要与工程相关评选相互结合。为了保证整个工程档案的质量如何,可以让相关单位领导对档案工作进行督促,具体的督促可以通过以下几个方面来实现:如果档案质量未能达到,那么判定为施工任务没有完成,后续的验收也无法进行;如果没有在规定的时间内完成档案归档,那么无法进行优质项目的评定;如果竣工文件不够完整,那么整个建设项目无法进行后续的验收;如果工程竣工档案未达验收标准,那么工程结算不能进行,相关的工程尾款也要扣留。
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二、建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。
3.在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。
三、建设单位档案馆（室）网络化建设的构想
1.建立建设单位档案馆网络化协调机构。建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。
2.加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
3.开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。
摘要：建设单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。依靠传统的档案管理办法已经无法适应当今时代的发展。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前建设建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过分析建设单位档案网络化的基础条件以及存在的问题，勾画出建设单位档案网络化建设的架构，并列出建设单位档案网络化的必要条件所需措施。
关键词：建设单位档案管理网络化
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计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。
二、电子文件档案化管理的基本含义
所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。
由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。
在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。
三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别
电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。
第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。
第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。
第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。
第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。
四、总结
综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■
