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第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料以及其他与财务管理、会计核算业务有关的各种资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，分类如下：
1．会计凭证。
（1）现金凭证。
（2）银行存款凭证。
（3）转账凭证。
（4）材料领用单等单独装订的凭证附件。
2．会计账簿。
（1）总账、明细账：包括日记账及各种明细分类账。
（2）备查账：包括应收应付票据备查账以及银行结算单据传递登记簿等各种备查账、登记簿。
3．报表。
（1）会计报表：包括快报、月报、季报、年报等。
（2）成本报表。
（3）基建报表。
（4）预算报表。
（5）纳税申报表：包括各种税费及出口退税的纳税申报表。
（6）各子公司会计报表。
4．发票。
（1）发票存根：包括专用发票、普通发票、税务收据等已开具发票的存根。
（2）抵扣联。
5．合同。
（1）借款合同：包括基建借款、技改借款、流动资金借款、银行承兑汇票等各种银行贷款合同、抵押合同。
（2）技术合同：包括技术开发、转让、咨询、服务等合同。
（3）购销合同及加工、劳务合同。
（4）运输合同。
（5）财产租赁合同。
（6）其他合同。
6．计算机软件、数据盘。
（1）计算机安装盘、说明书。
（2）应用软件：包括“用友”财务软件、预算软件、决算软件、企业基础信息填报软件、出口退税填报软件等各种应用软件。
（3）数据备份：会计电算化数据备份、财务预算决算数据备份、企业基础材料数据备份等各种计算机数据备份。
7．其他资料。
（1）工资表。
（2）应收、应付款项对账资料。
（3）银行存款对账单及余额调节表。
（4）企业基础材料。
（5）产权登记、变动、年检资料。
（6）会计工作移交表。
第三章会计档案的整理和装订
第三条“计算机软件、数据盘”类中的计算机安装盘、说明书，以及各种应用软件由财务部门系统管理人员保管。
第四条会计报表、年度成本报表、预算报表除按保管期限交公司档案室归档保管外，财务部门经办的各岗位会计人员还应留存一份。
第五条以下资料各经办人可以留存，并应报送会计主管留存保管。
1．上报集团公司、三线办等外单位及上级单位的各种材料。
2．各种债权债务诉讼纠纷的复印件。
3．各项资产财务会计制度，包括财税部门、集团公司以及公司的各项资产财务会计制度。
4．除贷款、抵押合同之外的各种与银行贷款有关的资料，以及银行贷款停计息挂账优惠政策等各种贷款资料。
5．涉税文件，包括企业税收优惠政策、出口退税政策等各种文件资料以及纳税检查的各种资料。
6．各子公司除会计报表外的各种资料。
7．审计资料，包括集团公司对工厂审计、内部审计、工程审计以及其他专项审计材料。
第六条每年形成的财务资料应及时汇集、整理，财务部门应分门别类立卷装订成册。
第七条原始凭证大于记账凭证，应将原始凭证逐张折齐于记账凭证，防止原始凭证破碎损坏。
第八条根据记账凭证编辑顺序整理，用腊线装订成册，加盖贴封签，在封面上应写明凭证的起迄号、装订日期，并由会计主管盖章。
第九条装订成册、总账、银行和现金日记账都应有编号，在年度终了后，必须检查有无缺页或漏页、错号和重复号。
第十条在年终了后，活页账必须另行装订，装订前由记账人员认真检查有无缺页，然后编号，加封面和封底，用腊线装订成册。
第四章会计档案的移交
第十一条当年财务档案在年度终了后，暂时由财务部门保管一年，至第二年第一月，由财务部门按归档要求，立卷成册，编制清册后移交档案室。
第十二条财务部门与档案室交接档案时，必须认真核对，做到账物相符，双方签名盖章，各留清单一份。
第十三条财务部门必须按时将应归档的全部档案移交档案室，不得自行封包保存。档案室必须按期点收，不得推诿拒绝。
第十四条档案室接收保管的会计档案，应保持原卷册的封装，如特殊原因必须拆封或抽出附页时，需经财务部门领导同意后，会同原经办人共同拆封，以分清责任。
第十五条尚未履行完毕的合同，仍由经办会计人员保管，待履行完毕后交档案管理人员保管。新晨
第五章会计档案的查阅
第十六条查阅会计档案，应在专设的登记簿上登记，查阅完毕，查阅人应按原归档位置放置。
第十七条凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，应做好登记，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经总经理同意方可查阅。
第十八条本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办好手续，当天归还，如超过两天以上者，须经领导批准签字后才能借出，但须如期归还。
第十九条向外单位（包括公司其他部门）提供时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经会计主管批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。
第二十条经会计主管批准，可以向外单位提供原始凭证复制件，并应当在专设的登记簿上登记，由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，如有违反者，视情节轻重严肃处理。
第二十一条凡属不成熟的现行技术资料及保密文件，一律不外借。
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一、前言
当前，我国的医疗卫生行业竞争日益激烈，加之医疗体系的改革与优化，使得医院需要进一步提高自身管理工作、财务工作的有效性，增强自身参与市场竞争的核心竞争力，拓展自身生存与发展空间，这样才能为我国医疗卫生事业的完善与进步起到推动作用。而医院管理与财务工作的主要参考依据又来自医院档案，再进一步来讲，医院财务档案管理又是整个医院档案管理工作中的重中之重，也就是说医院的财务档案对其自身的管理、运营来说至关重要，其财务档案的完整性、准确性、真实性，对医院的未来发展决策起着举重轻重的作用。
二、加快电子档案信息化建设
随着先进的计算机网络技术的飞速发展，医院的财务档案管理的电子化、信息化和现代化是大势所趋。在这种形势下，医院在财务档案的管理工作中必须充分运用现代化的高科技术成果以及先进的管理手段，最大限度地提升财务档案管理工作的效率。
电子财务档案是一种具备较强的保存价值的、可以由计算机系统来进行处理并存储的材料。在产生电子财务档案之后，必须对其加以整理。传统的档案整理工作仅仅是整理纸质的卷宗，而电子财务档案的整理对象是以各种类型介质存在的文件。因此，要高效率地整理电子财务档案，就必须对于所接收到的电子文件进行科学合理地分类，并且合理有序地设计目录，同时形成适当的备份文件，从而为将来的电子财务档案检索工作打下坚实的基础。在进行电子财务档案的整理的过程中，也必须遵守档案管理工作的相关规定，同时根据电子财务档案自身的特征以及医院的具体状况来建立一套合理的电子财务档案管理体系，确保可以从制度方面来更加科学有效地规范电子财务档案的管理工作。与此同时，电子财务档案管理制度一定要真正地反映到电子财务档案的制作、归档、使用和鉴定等一系列的过程中。在制定相应制度的同时，也必须明确不同的工作环节的责任人，采取责任人制度。对于不同的工作环节的流程，必须结合医院的具体财务流程来制定，确保有较强的针对性。
三、健全档案库房建设
医院必须投入一定的资金，改善其财务档案保管保护的硬性条件。根据医院档案管理的有关规定，可以建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，安装铁质的档案柜，库房面积每千卷为二十到二十五平方米，在库房内必须安装空调、去湿、灭火等一系列的设施，对于库房设施，必须确保实现“十防”，也就是说，防潮、防虫、防鼠、防震、防有害气体、防光、防盗、防尘、防火、防高温。与此同时，必须实现“三室分开”，也就是说，将库房、阅档室、办公室三室分开。另外，档案室必须适当地安装计算机、复印机、照相机、扫描仪、刻录机等一系列的硬件设施，以便保证档案保管保护设备达到特定的要求，切实确保档案管理工作的科学有序地进行。
四、提升医院财务档案管理人员的业务素质
医院必须高度重视财务档案管理人员的综合素质的提升，从而为医院财务档案管理工作奠定坚实的人力资源基础。可以借助于职业培训，来实现医院财务档案管理工作的水平。另外，应该引进一批具备较强的专业技术水平的财务档案管理专业人才，形成一个具备较强的综合业务素质的财务档案管理工作者队伍。与此同时，也必须采取聘任合同制，以便确保能够选拔出优质的财务档案管理工作人员来参与到相关的工作中来，切实提升医院财务档案管理工作的效率。另外，医院财务档案管理层人员也必须加强对于财务档案管理的宣传教育工作，切实最大限度地提升职工对财务档案管理工作的重视程度。
五、建立健全医院财务档案的管理制度体系
良好的财务档案管理制度体系对于医院财务档案的开发和利用发挥着不可替代的作用。具体来说，制定出的规章制度必须真正具备较强的科学性与合理性，一定要符合医院财务档案管理工作的具体情况，以便符合医院对档案管理工作的要求。与此同时，医院财务档案管理制度一定要做到简明、实用。对于具体的财务档案的管理制度，必须细化，保证其具有较强的可操作性，从而切实保证医院财务档案的管理制度的规范和指导作用能够得到最大限度地体现。此外，医院财务档案管理制度也必须具备双向约束的作用，既能够约束管理层人员的各种各样的行为，又能够约束职工的各种各样的工作行为，避免医院财务档案管理风险的出现。为了确保医院财务档案管理制度的真正落实，也必须做到奖惩分明，一旦发现违反制度的行为，必须予以严惩，从而切实维护好制度的权威。具体来说，必须严格将各项制度落实到实处，做到从收集、整理、立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁、档案奖惩处罚等等一系列的过程都必须做到有制度的约束，保证档案资料的收集、整理、归档、档案安全存放、科学利用、严守机密等都具有制度的保障，从而确保档案管理工作更加规范化、制度化和标准化。
六、提升医院财务档案管理使用的效率
进行医院财务档案的开发和利用的根本目的就是为了提升医院财务档案管理使用的效率，这就要求全面实现医院财务档案管理的信息化，从而确保能够最大限度地利用所必须的档案资源。对于医院之前所产生的纸质档案都实现数字化转换，将其整体录入到数据库之后，就能够最大限度地减轻医院财务档案管理工作人员的工作强度和工作压力，并能够在一定程度上增加财务档案信息的完整性。另外，也能够通过远程公共目录查询、光盘远程检索服务来更加方便、快捷地做好医院财务档案管理工作，并且能够通过电子邮件来实现对于财务档案信息的咨询服务。由此看来，借助于信息化的医院财务档案管理方式，能够将医院财务档案管理从静态管理转变成为动态管理，能够更加科学有效地整合相关的人力和财力资源，从而最大限度地提升医院财务档案管理的质量和效率。
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新型农村社会养老保险档案是对农民参保过程真实有效的记录，是在农民参保业务办理过程中形成的专业性的文件、纸质文档、电子文档、图像等，这其中与财务内容有关的信息记录材料总称为财务档案。新型农村社会养老保险财务档案主要包括与养老保险缴纳明细，支取明细、申领明细、记账凭证等有关的信息资料。财务档案是对财务收入、财务支出等财务信息的有效记录。财务档案管理对于财务的统计、核算等工作具有重要的保障作用。然而目前由于我国新型农村社会养老保险参保人数多，涉及范围广，养老保险财务档案管理还存在一系列的问题，需要我们不断地去分析与探讨，找出我国新型农村社会养老保险财务档案管理发展的新路子。
二、我国新型农村社会养老保险财务档案管理面临的困境
（一）新型农村社会养老保险财务档案管理存在意识缺失
新型农村社会养老保险财务档案是对养老保险缴纳、申领等信息的有效记录，是解决财务纠纷的重要凭证，同时还是打击经济违法犯罪，对养老保险金进行监督管理的重要依据。尽管随着我国农村社会养老保险事业规模的扩大，新型农村社会养老保险财务档案管理有所进步，但是目前我国有关单位却依然没有对财务档案管理给予充分的重视，也没有加大对财务档案管理的投入力度，没有能够真正意义上意识到财务档案管理的重要性，部分人员思想比较保守，认为财务信息是保密的，所以对于一些财务票据等资料进行了封存，并没有建立财务档案。
（二）新型农村社会养老保险财务档案管理存在制度缺陷
完善的财务档案管理制度是做好新型农村社会养老保险财务档案管理的重要保障。然而目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理制度却有所缺陷。一方面，虽然我国相关法律法规对财务档案管理做出了明确规定，但是有关单位却并没有严格按照法律法规的内容建立财务档案管理体系，农村社会养老保险财务档案管理标准不一，管理缺乏统一规范，没有明确的账目分类规则，财务信息记录标准等，这使得财务档案的记录显得杂乱无章；另一方面，财务档案管理规章制度不完善，管理人员职责不明确，多数单位缺少专门的财务档案管理部门，缺少档案室，档案管理制度，财务档案管理人员缺口也较大，并且财务管理人员管理技能与水平有待提升。
（三）新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平较低
随着社会的发展以及信息技术的进步，当前社会已经进入到了信息化时代，财务档案管理也进入到已信息化为主的阶段，但是目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平却相对较低，财务档案仍以纸质档案为主，电子档案相对较少，这极容易造成财务档案的损坏与丢失，并且财务纸质档案内容与电子档案内容不同步，无法便捷的通过电子档案查找所需信息，造成时间上的浪费。此外，财务档案信息化管理人员存在不小的缺口，并且有关单位对财务档案管理人员信息技术培训力度不够，财务档案管理人员信息技术能力与水平不高，综合素质相对较低。
三、我国新型农村社会养老保险财务档案管理的对策与出路
（一）强化新型农村社会养老保险财务档案管理意识
新型农村社会养老保险财务档案管理意识是做好财务档案管理的思想保障，所以有必要对此进行强化。一方面，有关部门要加大对新型农村社会养老保险财务档案管理的宣传力度，强调财务档案管理的重要性，使相关领导与工作人员在思想上对此重视起来，充分认识到财务档案的重要价值；另一方面，要加大对新型农村社会养老保险财务档案管理的投入力度，使相关人员在思想上重视起来，并积极引进优秀的档案管理人才充实财务管理队伍，着力提升财务档案管理质量，使相关人员时刻保持高度的责任感与档案管理意识。
（二）完善新型农村社会养老保险财务档案管理制度
完善新型农村社会养老保险财务档案管理制度可以从以下两个方面着手：一是要严格按照有关法律法规之规定，建立统一规范的档案管理标准与规范，包括财务信息的记录标准、养老金的缴纳记录规范、养老金的支取记账凭证、财务信息的立卷和归档等都要进行严格的分类规范等；二是要建立财务档案管理室、档案管理部门，优化财务档案管理人员结构，重新规划财务档案管理部门职责，将责任落实到人，保障财务档案管理工作的有序开展。
（三）提高新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平
财务档案管理信息化是新型农村社会养老保险事业可持续发展的有力保障。提高新型农村社会养老保险财务档案管理信息化水平，一是要将先进的信息技术，包括计算机信息存储、数据维护等引入到财务档案管理当中来，以此来提高财务档案管理的信息化、数字化技术水平；二是要加大对财务档案管理信息化建设的投入力度，包括计算机硬件、计算机软件的投入等，为财务管理信息化建设提供基础保障；三是要加强对财务管理人员信息技术的培训力度，提高他们的信息技术水平与能力，为提高财务档案管理信息化水平做好人才保障。
四、结语
新型农村社会养老保险财务档案管理是保证我国新型农村社会养老保险事业有序发展的重要保障。但是目前我国新型农村社会养老保险财务档案管理还存在意识缺失、制度缺陷、信息化水平低等问题，仍需要我们不断探索，不断强化新型农村社会养老保险财务档案管理意识，完善财务档案管理制度，提高信息化水平等，保障我国强化新型农村社会养老保险事业健康有序发展。
参考文献：
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企业财务档案管理的目的主要有两个。第一，是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二，是为了能够更好地使用财务档案，为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，企业财务档案一般不得外借和查阅，如果说非要外借或查阅，则需要经过企业负责人批准，并按照管理规定办理相关手续，才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准，并办理相应的登记手续，涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准，且只能查阅，不能复制和外借，没有权限的管理人员是不能接触涉密财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求，几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案，给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理，没有将财务档案进行专门的分类管理，在使用过程中查找财务档案比较麻烦，导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。
三、企业财务档案管理信息化问题的对策建议
1.提高认识，不断完善财务档案管理制度。企业财务档案管理中的问题，很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。企业要不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合企业自身的财务管理状况，健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件。
2.强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。
3.规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，企业既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息，一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密，从维护企业根本利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过企业负责人的批准。
4.搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
5.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。
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一、现阶段财务档案管理工作的基本状况
随着经济社会和信息技术的发展，档案管理工作在我国各个行业也迅速发展起来，各个社会机构也对档案的管理更加重视。诸如档案室或史志室等档案保存和管理部门也逐步被加大投入力度。而在传统保存和管理的基础上，信息技术和网络管理等高科技方式在本工作中的逐渐成熟也为单位档案保存管理和利用效率的提高做出了极大的贡献。但是在实际情况中，财务档案的管理始终是一个受重视不足的工作。除了一些重视文化存留与延续的大型企业会对财务档案管理进行专人专地的管理和研究之外，大部分社会机构对于财务档案的重视和正确认识都是不足的。这就导致本单位的财务管理档案的归档、鉴定和利用不及时，对于本单位的经济活动的记录来说是一种严重的资源浪费。
二、财务档案管理方存在各方面的问题
1、财务档案管理意识淡薄
财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。
2、财务档案没有专人负责
除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。
3、会计档案内容不全、不规范
应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。
4、档案室的设施不完善
有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。
5、管理制度不健全
多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。
三、提高财务档案管理水平的措施
1、加强财务档案管理组织建设
1.1单位应高度重视财务档案管理工作，并把财务档案管理纳入单位组织架构体系，并配备主要领导主抓并负责财务档案管理的领导工作。
1.2根据单位的实际情况，配备专（兼）职人员负责处理日常的财务档案文件的接收采集、整理分类、建档归档工作，并做好财务档案的日常管理、调阅服务和登记备案工作。
1.3提高档案管理人员的素质，是提高财务档案管理水平和质量的组织保证，财务档案管理队伍人员的素质能力构成要与财务档案管理工作的要求相适应，并保持人员队伍构成的相对稳定。
1.4单位应适时的组织相关工作人员的财务档案管理方面的后续教育，多途径、多形式的参加各种专业学习与培训活动，以不断的更新和提高工作人员专业素质与能力，适应和跟上时展的步伐。
2、强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力
良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。要想真正将财务档案管理制度落到实处，在工作当中应该注意以下几点：第一，加强财务档案管理制度的执行监督，一方面针对教育培训的实施情况，企业应该要求财务负责人会同相关管理部门对参与培训的相关管理人员进行严格的考核，另一方面，应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。第二，将财务档案管理纳入到绩效考核当中，企业在绩效考核当中，应该将财务档案管理作为绩效考核的重要内容，除了对相关管理人员的工作作出评价和奖惩之外，将考核的结果与管理人员的薪资待遇挂钩。第三，企业负责人应该带头执行财务档案管理制度，树立良好的榜样，用自身的行为去影响其他的人严格遵守财务档案管理规定。
3、实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升
企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。
4、搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据
档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
5、加强财务档案管理信息化建设，提高现代化管理水平
在当今，信息化成为推动社会进步、促进社会生产力高速发展的驱动力之一。以电子计算机技术、网络通讯技术为基础平台的电子商务、电子政务、无纸化办公等信息化管理建设在社会的各个领域迅猛展开，并对人们的工作、学习和生活行为方式日益产生重大的变革与深远的影响，并业已产生出巨大的社会效益和经济效益。
财务档案管理信息化是现代信息管理系统的重要子系统，也是衡量一个单位管理水平的重要标志之一。我们不要把财务档案管理信息化建设简单地看做是经济资源的投入与负担，财务档案也是经济主体的重要资源之一，以史为鉴、把握未来，可以为单位重大的决策提供有价值参考和依据，具有很大的社会价值和经济价值。充分挖掘和合理使用各种档案资源，同样能够产生出可观的效益。
6、财务档案管理由专人负责
对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。
负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。
7、加强硬件设施建设
不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。
结束语
财务管理工作中充分加强档案管理工作的力度，不断提升财务档案管理水平是当今社会经济环境中企事业单位得以发展的内在保障。企事业单位的发展离不开相应的经济支持，资金环节的畅通和相关数据会计资料真实、完整对企事业单位的管理有效具有重要意义。因此，规范财务档案管理，能有效提升财务管理水平，实现企事业单位的管理效能，实现经济效益提升。
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一、基建会计档案收集管理范围
根据我国的《会计档案管理办法》，会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：第一，会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；第二，会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；第三，财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；第四，其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
二、基建会计档案管理的现状及存在问题
与企业会计、行政事业单位会计等一般的专业会计相比，基建会计具有其特殊性。最主要的特殊性体现在会计主体的特殊上。一般专业会计的会计主体一般均为法人主体，但基础建设会计则以一个独立会计核算的建设项目作为会计主体，来反映和监督投资项目的资金来源、项目资产的形成和运用情况。基建会计核算的特殊性及有些单位的主管财务人员对基建项目的业务核算掌握不透彻，对基建会计的核算工作无从下手。根据基建会计档案管理的收集范围，会计核算工作的障碍也会给会计档案的管理工作带来问题
（一）忽视收集与管理
根据我国的《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。然而在实务操作中，一方面由于部分财务人员对基建会计知识、规定较为陌生，一旦企业发生了基础建设项目，对会计核算业务就无从下手，不能及时与施工队伍核对往来账目；另一方面由于财务人员意识上没有跟上，对档案管理的重要性认识不足，未能及时收集材料，更谈不上最资料进行认真归档，对发生的混乱现象听之任之。两方面的原因造成基建会计的档案管理的混乱、不规范，严重影响了基建会计的正确反映。
（二）档案管理不规范
在上文中已经提到大多数企业都没有专职的会计档案管理人员，一般均为企业会计来兼任档案管理人员。一人分担两职，导致会计档案整理归档不及时、管理滞后和混乱，欠缺规范性。档案管理的混乱，最严重的后果就是查找困难和会计凭证丢失，对于基础建设来说，业务支出多数都较为庞大，一旦原始资料丢失，影响项目的真实核算，造成的经济影响是十分惨重的。另外，《办法》规定各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损和泄密。这对大部分企业来说，也是没有做到的。
（三）档案管理制度不健全
企业基建会计的档案管理制度主要是参考2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理方法》。虽然《方法》中对我国企事业单位的档案管理作出了详细的规定，但在实际运行过程中，许多企业的财务部门并没有制定具体的管理办法，管理制度并没有形成。甚至都没有一个专业的档案管理人员，会计人员兼任档案管理，档案的存放就随随便便的与杂物堆放在一起，没有设定专门的档案室。而对会计档案电算化管理，也没有制定相应的管理方法，电子文件、数据等散落在各部门人员的计算机中，没有形成磁介质的会计档案。
（四）档案管理人员业务素质不高
财务人员对基建工程情况了解较少，导致基建工作于财务的链接不揭秘，直接影响了基建会计核算的质量。有一些工程已开工并支付了首期工程款，财务人员还没有收到该项目的工程批复、设计批复、施工合同等材料，那么就只能根据经验来进行核算，这必然会使得平常的核算与竣工时“工程概预算执行情况表”的概算项目核算不能完全匹配，报表的准确性得不到保证。根据错误的报表编制的会计档案准确性肯定会受到影响，结果并不能准确反映真实情况，项目建设中财务监督的作用没有得到发挥。
三、加强基建会计档案管理的措施
（一）提高思想认识，安排专人负责基建会计档案的管理工作
对企业来讲，不管做什么事情，领导重视关键。基建企业会计档案管理工作之所以会出现管理混乱、不规范、业务人员素质低等问题，归根结底是企业领导对档案管理的重要性认识不够，在人力、财力、物力、时间诸多方面没有给与档案管理必要的投入和支持，档案管理制度处于缺失状态。所以，做好基建会计档案管理工作的当务之急就是提高企业领导和财务人员的思想认识，使其充分认识到档案管理工作的意义所在。安排专职人员负责档案管理，同时根据基建项目的规模分配相关责任人的工作，保证会计资料的收集、整理、归档有序进行，并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记等工作。只有领导重视财务档案的管理工作，底下的财务人员的档案意识才能得到强化，工作态度才能更加认真负责，才能自觉的按照企业档案管理规定，积极主动地做好档案收集整理工作。因此，提高领导及财务人员对会计档案管理工作的认识，增强对其的重视程度，是会计档案管理工作顺畅进行的重要保证。
（二）建立内部相关职能部门网络平台，实现基建会计档案信息化管理
随着计算机的高速发展，电算化会计在企业的应用越来越普遍，财务档案信息化和档案工作现代化是现代档案工作的大势所趋。对基建会计而言，规模大、工期长，资金往来频繁，会计核算不同于一般企业会计，会计核算对基建项目起到关键的财务监督作用，因此，做好基建会计的档案管理是非常重要的。首先，应明确基建会计信息化管理的主要内容：1监督、保证按要求生成各种档案；2保证各种档案的安全与保密；3保证各种档案得到合理有效地利用。[1]其次，加强会计信息化档案的安全管理制度。这主要是指：1档案管理的权限设置，要明确哪些人进行维护操作，防止数据和软件的非法删除和修改；2重视操作日志管理，通过对操作日志的管理，档案管理人员可以清楚地掌握查阅人员对档案的使用情况，一方面可以监督、控制非法操作，另一方面对发生的错误进行追踪，以便对破坏的数据进行及时修复。
（三）根据实际情况，可适当延长基建会计档案在财务处的保存时间 [2]
根据我国的《会计档案管理方法》规定，财务档案在财务处存放时间满一年后就应该进行档案移交，而基建项目的特点之一就是工期较长，一般来说一个基建项目两年之内基本上完工并决算完毕，原财务处可临时申请档案室延长基建会计档案的保存时间，笔者认为基建项目会计档案在财务处的保存时间可以适当延长至两年。基建会计与事业会计实行不同的会计准则，在会计处理上表现为分开的两套账，在装订成册、编号等问题上两者互不影响，并且延长基建会计档案的移交时间也不会对事业会计档案的移交期限产生影响。这样一来，不但没有对企业造成不好的影响，反而方便了基建会计人员的查账工作，大大提高了基建会计的工作效率，为企业领导提高及时、准确的基建项目财务信息。
（四）建立健全基建会计凭证的管理制度，提高会计档案管理人员的业务素质
对档案管理而言，最重要的就是准确、完整、安全以及查阅方便。因此，建立健全基建会计档案管理制度，理应从做好这几个方面的工作着手。在遵守相关法律、法规规定的基础之上，基建会计根据基建项目的特点制定适合本企业发展的基建会计档案管理制度，如基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲保管期限、移交时间等。原则上，基建会计档案不得随便对外借阅，未经负责任同意，更不能对外泄露基建会计档案的内容，否则，应追究相关人员的法律责任。如果由于司法需要或者经负责任同意，需对外借阅基建会计档案时，必须履行登记手续。
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2 医院财务档案管理的困境
2.1 信息收集不规范，无法实现综合利用
首先，由于我国大部分医院财务档案管理制度还不健全，所以尚未建立起一种相对便捷和规范的财务档案收集方法。目前，很多医院在财务档案的收集上的不规范主要由以下两方面表现出来：一是医院的部门与部门之间缺乏沟通，有的部门并没有严格按照相关规定移交档案；二是许多医院的财务部门并没有对收集的财务档案仔细进行鉴别和细化，也没有进行?Y选和分类。这些现象的存在导致收集的档案信息无法在各部门之间共享，无法综合利用，使得医院财务档案的利用价值极低，进而影响了整个医院财务档案管理工作的质量。
2.2 缺乏专业的财务档案管理人员
首先，很多医院的财务档案管理工作人员不是专业人员，大部分是医院的会计人员或是一些从临床一线退下来的医护人员。这样必然会出现工作态度不端正、思想滞后、知识面狭窄等问题，从而导致现有的档案管理人员整体水平低下。而且还会经常出现由于档案管理人员不足而临时配备的现象，这些人不具备专业的档案管理知识，流动性大，无法承担起管理人员的本职工作。其次，在当今这个信息化时代，财务档案管理工作已经发生了变化，工作中的任何环节都离不开计算机，而这些人大部分缺乏计算机应用技术，很难较好地利用计算机管理档案，而这会严重阻碍档案管理工作的进展。
2.3 财务档案管理意识淡薄
档案管理这一项重要的工作，对于医院而言，承担着保存历史、服务现实的责任。但是这一重要的工作却没有受到医院领导的重视，而财务负责人也对档案管理工作缺乏实质性的落实。都说政策是行动的指向标，但没有行动也不可能体现政策的可行度。因此，领导的忽视以及监管的不到位使财务档案管理工作常常流于表面形式，而没有实际效果。正是因为如此多的人对财务档案管理意识淡薄，医院财务档案工作也常存在经费不足、设备陈旧以及专业人员缺少等严重问题，不利于工作的有效开展。
2.4 财务档案宣传工作未能完全放开
当前医院财务档案宣传工作还仅仅限于局部或就档案宣传档案，由于长期以来存在的自我封闭问题尚未得到解决，医院工作与到当前社会实际的结合度还比较弱。此外，人们对医院的性质和地位等方面的认知能力还比较欠缺，一定程度上也制约着医院财务档案的宣传。
3 解决医院财务档案管理的措施
3.1 建立和完善管理制度
管理制度的建立和完善是医院财务档案管理工作能否有序进行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，让相应的工作人员做到有章可循，才可能相对规范工作人员的工作态度。在建立财务档案管理制度时，医院应该根据国家的相关法律法规，结合自身的实际情况，制定出让工作人员明确权责、有法可依的制度。同时，医院领导以及相关负责人应该认清形势，提高支持力度，让每一件财物建档归档，确保每件财物发挥出其最大的价值。此外，在建档归档的时候重视档案信息的准确性、真实性及完整性，确保档案本身的价值。
3.2 努力提升档案管理人员的职业素质
医院财务档案管理人员良好的专业技能与职业道德修养有助于财务档案更真实、准确、完整地收集。任用财务档案管理专业人才，努力提升档案管理人员的职业素质，建立更为科学的约束机制。财务档案管理人员真正重视提高职业道德修养，才不会使职业道德教育流于表层。医院应该结合自身的实际情况，充分考虑个体差异性，利用“鼓励机制”并实施相应的奖惩制度来帮助工作人员建立一种自律的职业道德，使工作人员养成自律的习惯，自我约束、自我完善，促进财务管理人员职业素养的提高，进而提升工作水平和效率。
3.3 增强医院财务管理意识，实现规范建档
在当前的新形势下，医院工作者尤其是医院领导应当认清形势，转变只重视医疗技术、医疗设施、医生服务等的陈旧思想，转而对财务档案管理给予更多重视。更新旧的基础设施，翻新档案室，配备计算机协助工作。管理负责人应该向工作人员强调确保档案工作的真实、准确和完整，实现每件档案的价值最大化，充分发挥医院财务档案的服务功能。同时，各个岗位的财务人员必须明确自身的管理责任与内容。制定出科学有效的档案收集管理办法，将所有具有保管价值的核算资料等进行全面地收集并装订成册、立卷编号。在此过程中，发现有遗漏或错误现象应在第一时间与当事人联系或是采取一些必要的措施补救。只有这样，财务档案的收集才能基本得到开展。
3.4 加大财务档案管理的宣传工作，促使公众全面了解档案知识
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会计档案因存储量大，可以通过计算机硬盘或刻录光盘等将会计数据储存。但电子的会计档案资料易复制、易更改。而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是单位整个经济活动的全部真实记录。因此，会计档案的完整性尤为重要。首先，对电子设备和防病毒软件时时进行更新与维护。随着信息网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏。其次，定期对会计电子档案进行备份。建议对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个财务信息化系统造成无法挽回的后果。最后，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现了电子档案管理的脆弱性。如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应远离磁场，严密保管。
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一、加强事业单位财务档案管理的意义
1.提升依法治档水平
在实际工作中，事业单位时常面临一些新情况、新问题，而财务档案管理工作作为事业单位整体工作的重要组成部分，是其有效开展各项活动的基础。加强事业单位财务档案管理，依法对财务档案管理工作进行调整与规范，对于贯彻执行《会计法》、《会计档案管理办法》、《档案法》等法律法规、健全完善财务运转机制、提升财务档案管理依法治档水平具有积极作用。
2.推进审计工作开展
事业单位的财务档案可以为主管部门开展财务管理与审核工作提供必要依据。加强事业单位财务档案管理，建立健全财务监督监控体系，确保财务档案资料的真实性、准确性与完整性，让审计人员可以通过调阅财务档案，了解单位的以往财务信息，进而防止审计工作断章取义，及时发现经费挪用、乱用等违纪行为，有效推进审计工作扎实开展。
3.提供科学决策依据
财务档案真实记录事业单位在各种社会活动中的收入与开支，是事业单位日常社会活动的客观反映。目前，各事业单位正在朝着建立现代化管理模式、提高管理水平的方向迈进，加强事业单位财务档案管理，如实记录、分类归档财政档案资料，可为今后编制预算、制定计划、研究问题等提供第一手资料，为单位领导做出科学决策提供依据。
二、财务档案管理工作存在的主要问题
1.重视程度有待提高
档案工作的目标是为了保存历史，服务现在，维护单位的正常运转，但部分档案管理人员法律意识较为薄弱，对档案工作的重要性和责任性认识不足，有的甚至抱着无所谓的态度，或多或少的导致财务档案管理流于形式，档案资料的收集、整理往往被忽视，造成不少重要的财务档案信息流失或失真。此外，有些事业单位的有关领导对财务档案管理工作的重视程度不够，在人员配备及财力方面没有给予足够的支持。在他们看来，单位的财务信息是属于机密文件，需采取相关保密措施进行管理，认为仅要将票据和账簿封存，有的甚至把财务的账单捆成一堆，然后随意地堆放，既没有建立相关档案，也没有进行管理。
2.管理人员不够专业
财务档案管理工作应当依据法律规定的工作规范进行实施全面归档，确保能够对财务信息进行全面具体的管理，然而有些单位的领导认为财务档案管理工作无足轻重，对档案管理岗位未给予足够重视，把一些无法胜任其他岗位工作需要的老弱病残或者是需要照顾的关系户安排到档案管理工作岗位。这些管理人员法律意识淡薄，应用计算机和网络技术能力较弱，既没有专业的档案知识，也没有必须具备的财务知识，无法适应新时期下的财务档案管理工作，容易在档案管理工作中出现错误，造成单位的财务信息混乱，严重时还会导致机密资料外泄，直接影响单位的经济活动。
3.缺少系统管理制度
国家立法部门制定的《会计法》、《会计档案管理办法》和《档案法》对财务档案管理工作做了宏观上的规定，已颁布实施多年。然而许多单位的财务档案管理人员乃至领导对上述法规的认识和遵守的自觉性还比较差，造成法律执行流于形式，且许多单位没有制定系统的财务档案管理制度，造成单位内部日常性的财务档案管理工作无章可循，仅仅依靠经验办事，导致财务档案管理工作滞后。有些单位虽已制定财务档案管理制度，但与法律法规有很大的冲突，造成部分经济项目执行混乱，给财务管理、会计核算等实际工作造成极大不便，进而影响财务档案管理工作的顺利开展。
4.管理方式尚需完善
当今科技发展日新月异，各行各业在建设和管理中逐渐运用一些现代化的管理工具及手段，极大地解放了生产力，提高了工作效率。但在当前许多事业单位的财务档案管理工作尚不能与现代化接轨，未能全面实现财务档案管理的数字化和网络化。有的管理人员仍然采用手工记账，有的配有微机但缺乏输出设备，有的虽设备先进，但人员老化。此外，有些单位的财务档案电算化管理不规范，容易出现财务信息遗漏、丢失或泄密，甚至出现随意操作客观数据、篡改数据，或将收入挂债权债务账户来偷税漏税。这些行为都表明事业单位仍需完善财务档案管理方式，逐步实现财务档案管理工作的规范化。
三、提升财务档案管理工作水平的建议
1.提高认识，树立管理意识
要做好事业单位财务档案管理工作，需要从提高认识入手，逐渐树立财务档案管理工作意识。财务档案管理人员要认识到财务档案管理工作的重要性和必要性，加强自身管理意识，在做好财务档案管理工作的同时，还要成为财务档案的监督者，形成主人翁意识，尽职尽责为单位的财务档案管理工作服务，严格细致的审核、鉴定财务档案，发挥财务档案部门的监督和协调能力。同时，要引起领导的重视，让领导层认清财务档案管理工作对于整个单位持续健康发展的关键作用，深刻体会财务档案管理工作对提高科学决策的积极影响，充分了解财务档案对单位经济活动和生产经营的重要意义，进而提高全体人员的档案管理意识，为财务档案管理工作奠定一个良好的环境基础，确保单位财务档案管理工作的顺利开展。
2.合理配置，提升管理素质
随着社会的发展和科技的进步，许多单位的财务档案管理工作实现了电算化，越来越多的财务档案将以电子形式存在，财务档案管理工作正逐步向网络化、信息化发展，进而实现资源共享。因此，事业单位要根据工作实际，对岗位的设置、人数、人员要求等做出合理的规划，确保人力资源的合理配置。同时，要把好财务档案管理人员素质关。一方面要选用那些原则性强、可信度高，严谨求实，不畏权势，甘于寂寞、不图浮华的管理人员。另一方面要选用具备财务人员从业资格和档案人员从业资格双重标准的管理人员。在此基础上，加强与财政部门或档案部门合作，定期组织财务档案管理人员参加相关业务培训和学习新技术，注重增强档案信息观念和提高档案信息服务能力，掌握和提高应用计算机及运用网络技术的能力，注重在学习过程中把理论与实践有机结合起来，有效提升单位财务档案管理人员素质。
3.抓好落实，健全管理制度
为切实提升事业单位财务档案管理工作水平，各单位要动员财务档案管理人员及有关领导深入学习《会计法》、《会计档案管理办法》、《档案法》等法律法规，认真抓好法律法规的贯彻落实工作。在此基础下，结合单位实际，建立健全各项财务档案管理制度。首先，要制定《财务档案归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案移交制度》、《财务档案安全保密制度》、《财务档案期满销毁制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等管理制度，规范财务档案的收集、归档、整理、保管、利用等环节，确保财务档案不丢失、不损坏、不泄密，让财务档案管理工作有法可依，有章可循。其次，要建立健全财务监督监控体系。让监督监控贯穿于经济活动的事前、事中和事后，要消除财务监督的“死角”，包括预算编制、物资采购、资金结算、财产管理等诸多方面，促进单位各项工作和活动的顺利开展。
4.改善硬件，转变管理方式
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管理手段落后电算化会计档案不光存储于纸质档案上，还高度集中在电脑磁盘、光盘等磁性介质上。这些存储介质，是需要有专业人员对其日常维护和管理的。但财务管理人员大多都是会计专业，而电算化会计又是计算机领域和财务会计领域的交叉学科，同时具备两种学科知识的并从事高校财务工作的从业人员并不多，所以，学院的财务档案管理方法和手段上没有得到真正的完善。这易造成档案形成的过程冗长，或是在某个环节积压沉淀，归档不及时，并最终造成档案的散乱、遗失。已经存入本部门档案室的档案，没有进行严格控制，档案借阅管理混乱，这也容易造成档案遗失或者残缺。
3人员配备不足
相关专业素质不高虽然已有很多非艺术院校开设了艺术专业，但还是无法消化如此多报考艺术的学生。为了容纳和培养出更多优秀的艺术学生，提供给学生一个更好的学习生活环境，我院在2009年提出建设相思湖新校区的宏伟蓝图。建设一个新校区，伴随着大量的基建项目，众所周知，建设是需要花费大量的人力、物力和财力的，由此我院财务处就承担着越来越多的财务工作。任何地方的建设，都伴随着资金流动，我院也不例外。大量的资金流动，使得我院财务日常工作迅速增加，财务会计档案也随之成倍增加。财务工作的成倍增加，让已配备的人员应接不暇。数年前学院规模较小，每年招生不足2000名考生，所有学生加起来也没有达到万人大学的标准。现在我院招生人数已突破3000人大关，全校学生包括研究生已超过万人。如今已经配备的财务人员是学院数年前核定的标准，已经无法适我院如此快脚步的发展。没有按要求配备专职并且专业的会计档案管理人员，造成财务档案管理未能及时按要求分类归档并制成电子化材料。
4加强领导对会计档案管理的重视程度
所谓万事起头难，财务负责人是我们财务团队的领头羊，领导的重视是保障工作持续、有效开展的关键。领导重视后，整个财务团队才会上下一心，才可以真正的努力去寻找和制订解决方案，并论证方案的可行性，最后是很好的执行方案。
5通过学习考察，制订自身的会计档案管理制度
制订一个好的管理制度不是靠我们凭空想象，也不是靠某几个人依靠工作经验而制订出来的。它是经过一个漫长的过程，即提出、试行、修改、再试行，再修改，一直到改无可改，这样得出的制订才是完美的。但是，时至今日的我们并不需要如此麻烦，因为我们不是第一个提出建立财务会计档案管理制度的学校。我们要做的是，首先应该去兄弟院校考察，借鉴兄弟院校先进的财务档案管理经验。选定几所区内的大型院校，如，广西大学、广西财经学院，对其财务机构进行考察。其次，依据考察得来的先进经验，对比自身财务运作情况，建立会计档案管理制度。最后，在执行中不断修改，以适应我院财务档案管理的发展。
6实行全面电算化会计档案管理
随着人类社会的不断进步，信息技术的充分运用，人们的生活已经慢慢地从有纸向无纸化前进。电算化的财务管理不仅是要实现传统会计的功能，更是要利用计算机海量的存储功能来存储大量的会计档案。购买会计档案管理软件以及相关的配套硬件，设置电算化档案管理岗位，专职负责电算化档案管理，负责系统内各类资料的存档、安全保管和保密工作。通过细化和制订与会计电算化档案管理相关的规章制度，如《电算化会计档案管理办法》《电算化会计档案操作管理制度》《电算化会计档案管理岗位责任制度》等，为有效管理会计电算化档案提供保障。
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1.1 总体情况对比
新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
1.2 管理要求对比
新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
1.3 管理期限对比
为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。
2 当前高等学校会计档案管理存在的问题
2.1 会计档案管理制度不健全
高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。
2.2 高校会计档案管理人员的知识与经验
高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用?O备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏对会计档案的电子化管理
大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。
3 规范并优化高校会计档案的建议和对策
3.1 提高并加强会计档案管理工作的认识
高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。
3.2 建立并健全高校会计档案的管理制度
各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。
3.3 加强高校会计档案管理人员的队伍建设
高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。
3.4 加大会计档案管理工作的投入
高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。
3.5 提高会计档案管理的信息化程度
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引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。
1、房地产企业项目公司档案管理现状
1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。
1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。
1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。
1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。
1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。
2、就目前档案管理的现状，解决办法
2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。
2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。
2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。
2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。
2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。
3、总结
针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。
参考文献：
[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.
[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.
篇13
档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。
2 档案管理标准化存在的问题
2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性
档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。
2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。
2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。
3 档案管理标准化问题的解决措施
3.1 建全档案管理标准化管理机制
针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。
3.2 加强档案管理队伍建设
针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。
3.3 抓住档案管理标准化的工作重点――财务档案管理
在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。
3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。
