引论：我们为您整理了13篇档案馆保管利用处范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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一、加强开放档案审查
审查工作为档案开放工作的重要基础，亦是档案开放时的关键内容，此项工作主要任务为准确无误的区分、判定档案开放性，从而严格控制其使用范围。应加强初审工作，档案馆中的工作人员要根据规定标准，严格审查开放期限中的档案，以此准确判定其开放及控制范围；且应加强中审工作，具有高政策水平及业务能力的同志审查初审中未确定的档案，从而严格判定档案开放及使用控制，根据实际情况取舍；再是要加强终审工作，根据所得的初审及中审结果，全面分析和审查档案开放与否。
二、加强档案解密
保密档案具备相应的等级，保密等级均是以《保密法》规定的，通常是分为绝密、机密、秘密这三个级别。要根据实际情况严格确定档案密级，从而为档案工作人员提供不同的管理措施，以便提高档案利用率。但秘密并不是始终不变的，若秘密保管时间到期，则当时便失去了其自身的保密价值，这时则不可按部就班的保密文件管理，要根据实际情况展开管理工作，这亦说明档案保密极具时效性。为社会各界开放的档案，到了一定时限的档案应予以开放，但要根据实际规划划分解密，从而将未解密的档案纳入使用控制范围中，之后则对相应的保密档案予以解密，且根据《保密法》中的规定进行解密，也可以说解密为原确定密级的机关与单位、上级机关展开的，普通人员不可参与。
三、加强档案开放基础
开放档案之前，应为档案开放作好充分准备，要根据实际情况提高开放档案案卷内在质量。根据原有基础对档案资料进行严格的整理，务必做到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统等规定要求；要构建完善的档号，适当开放检索及管理要求；并编制检索工具，包括基础性检索工具、骨干性检索工具、文字叙述性检索工具等，要逐渐将开放档案检索工具促生为骨干性检索工具，将基础性检索工具作为辅助工具，并将叙述性检索工具作为补充检索工具，从而确保检索途径多元化；应根据实际情况准备适当的副本，及时抄录珍贵、重要的档案，并对其进行详细的复印与照相，要尽可能搞好档案副本。
四、加强保密档案解密时限设置
科学技术的飞速发展，催生了诸多新理论与新方法、新材料应用速度亦飞速提升，此时一密定终生的方式根本不可取。比如美国克林顿总统签署的12958号总统令，其间规定了政府新机密，提出解密期限为10年，而25年前的机密文件仅是特例外自动解密。国内科研档案保存时限为30年，所涉及到保密档案亦是逐渐建立了相应的解密期制度，要根据实际情况，适时调整解除密级，从而更好的服务于各大行业和社会。
五、加强档案分卷归类
通常归档时，大都是一把抓的进行分卷归类，其间设计的保密信息均分散于各种卷文档中，而这并不利于档案保密，且给普通内容档案检索工作带来极大的困难。这时归档时应根据内容设置相应的保密卷，亦增加了档案开放程度，从而更好的确保了内容安全。查与人可以根据自己所需的内容，降低因小部分文档内容，从而影响到资料查阅工作。
六、加强检索工作信息化
要根据实际情况，构建适当的档案索引及全文数字化信息库，并全面分析保密档案的实际需求，其所涉及的内容应具备专门字段；数据表可采用口令或者是其他方式达到加密的目的，以便提高信息安全度，确保保密及普通档案内容的有效隔离，从而提高检索效率，并更好的确保信息安全。
七、加强管理者保密意识教育
日常生活中应不断加强保密形势教育，引导干部职工更深刻的掌握保密工作所面临的重要形势，要深层领会现代化保密工作的重要性，引导相关人员积极自主的将非常滞后的观念摒弃，并将其于传统体制中解放出来，这时便可有效提高其责任感与使命感。应全面结合法律法规教育，以提高职工群众法律意识及法律素质，确保依法保密、依法治密，从而严格杜绝所有悖于常理的法律及法规行为。要对工作人员施以严格的保密知识教育，并严肃保密纪律，要根据实际情况加强防范，确保保密工作严格落实，引导保密工作人员政治坚定，思想纯洁，业务精通，作风严谨，从而确保各项档案保密工作有序开展。
八、结束语
机密档案要严格保密，而保密有时间、地点、范围等方面的限制，如果保而不用则根本没有失保的意义，利用均是于保密基础上而实现的，无限制的使用档案会带来极大的安全危害。档案工作的保密与利用非常重要，要根据实际情况正确处理好档案保密与利用关系，而始终不变的对待档案秘密性，则其秘密性实效根本不能实现，无限制拓展开放利用范围并不有效。本文探讨了正确处理好档案保密与利用的关系，并提出了实用性应用措施，要不断加强开放档案审查与档案解密、档案开放基础，并根据实际情况加强保密档案解密时限设置与档案分卷归类、检索工作信息化，还应有效提高管理者保密意识教育，为档案保密与利用提供参考依据。
篇2
首先，档案与图书的内容有所不同。由于图书有商品性，所以其内容必须对社会大众具有吸引力，内容可以是真实的，也可以是虚构的，有科技的，也有文学艺术的，社会上任何层次的读者都可以在图书中找到自己的兴趣点。档案则不同，它是社会活动的原始记录，它从形成者形成的文件中直接转化而来，不是事后另行编写和随意收集的间接材料，其内容不允许有半点虚构成分，因此档案不具备任何艺术性，可读性不强，它存在的动因不是为了吸引读者，而是记录历史，以备今后查考。两者相比，档案更具研究性，图书更具趣味性和可读性。再者，图书是经过对档案等原始记录进行收集、归纳、提炼后形成的二手资料，对于那些只想宏观了解，不想追根溯源的人来说，看图书当然要比看档案来得实惠。馆藏主体在内容上的差异，是当前图书馆读者的人数远远多于档案馆利用者人数的主要原因。
图书和档案内容的不同，决定了利用者的差异。图书馆的读者中，多数人是为了满足兴趣，丰富知识，而进行深层次研究的读者比例不大。任何一个走进图书馆的人，都可以找到他感兴趣的图书而成为图书馆的忠实读者。而档案馆的利用者或为调查取证、工作查考，或为学术研究、编史修志，绝大多数都有十分明确的查档目的，有急待解决的实际问题。以这部分利用者的人数去对比兴趣点广泛的图书馆的读者岂不是小巫见大巫吗？
其次，档案与图书的存在形式不同。图书是一种商品，一册图书只要市场需要，可以上百万册的印刷，在社会上广为流通。图书馆所保管的绝大多数图书都不是孤本，而是可再生的，可谓取之不尽，用之不竭。而档案作为历史的真实记录，产生于人类社会的实践过程中，是国家珍贵的历史文化遗产，不是作为商品存在。档案具有唯一性，多为孤本，损毁后不可再生。因此，在利用过程中，档案馆会比图书馆更多地考虑到维护保管主体的完整与安全，即便对于开放档案，在利用、复制等环节上也必须进行一定程度的限制。而图书的特点决定了图书馆在图书被读者直接、反复使用过程中不必像档案馆一样为了怕保管主体在使用时被损毁而制定很多的“条条框框”，对读者进行太多的限制。就此而言，读者当然愿意去图书馆，因为在那里，他们可以获得更多的“自由”。
由于档案和图书在内容、存在形式上的差异，造成了档案馆利用者与图书馆读者人数上的差距。虽然这不是唯一的原因，档案界社会服务意识不强，工作方式和设备落后也是造成人数差距的因素，但是如果只把眼光盯着后者，忽视了馆藏主体上的差异，甚至以接待人数多少作为衡量档案部门服务观念正确与否、工作得力与否的标准，那就太片面了。难道档案馆也像有些图书馆一样365天天天开放，就可以真正的、长时期的门庭若市而不是门可罗雀了吗北京市人大常委会副主任陶西平同志在视察档案工作时曾说过“我们讲档案开发利用，到档案馆查阅利用档案，不能奢望像开饭店那样有成百上千的人，挤得水泄不通，那也是不切合实际的。”
因此，现阶段档案利用工作要想发挥更大的作用，与其在增加利用人数上绞尽脑汁，不如将更多的精力放在提高利用质量上。这需要做好以下工作：
一、在提供利用中提高查全率、查准率。
对于来馆查档的利用者，除热情的接待外，更重要的是准确快速地提供他所需要的档案。
二、了解社会需求，主动上门服务
档案工作不是孤立的，它必须走出自我封闭的小圈子，与经济建设、文化建设同步，与人民生活紧密联系起来。档案工作者不但要熟悉馆内业务，还要随时关注社会发展的动态，捕捉社会热点，根据需要主动上门服务。将“你上门，我来查”和“你需要，我提供”结合起来。以北京市档案馆利用处为例，1996年初，他们了解到很多单位正在进行房产核实登记，有的单位因拿不出档案凭证而失去了产权。根据这一情况，他们及时整理有关档案，主动走访了16个单位，上门提供档案信息。虽然利用人数没有因此增加多少，但却发挥了档案的作用，为一些单位挽回了几千万元的经济损失，从而真正提高了档案的利用质量。
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2，档案材料杂乱。其一，在极个别撤销单位的档案移交过程中，除应交的文书档案登记在册外，还有一些奖状、奖杯、锦旗等实物，都一并列入了移交清单，转交到档案馆。例如，单位内部举办活动的奖状，群众业余文体活动的锦旗、奖杯等，甚至还有的奖杯等实物已有损坏，如这种情况，笔者认为就不应该登记造册进馆。当然，一些能够反映和见证本单位有关历史活动的有保存价值的实物还是应该一并进馆的。但是，进馆物品一定要有标准，并不是所有的东西都要存放在档案馆。其二，极少数单位的移交人员，把一些未曾整理登记在册的，平时积累的零星散落的文书材料、没有任何说明的录音录像材料，也一并送交到档案馆。他们的愿望是好的，认为这些材料丢之可惜，放到档案馆以后有可能会有用处。岂不知这种做法会给档案馆造成很大的麻烦，因为档案馆的同志并不了解你单位，也不了解这些材料的具体情况，没有“能力”来整理这些被本单位“遗弃”的东西。
3．分类标准不严。档案的分类应按照档案内容和载体的不同，根据有关标准进行统一分类。分类一般应采用年度一组织机构(或问题)归档。但是个别单位的档案分类是按照不同的内设机构或业务工作单设目录号，例如：工作、科研工作、劳动保障、计划生育、职称评定、纪检等方面工作，都分别以单设目录号来分类归档，致使一个全宗内包含了20几个目录号，一个目录号内有的三至五卷，有的十到二十卷，使整个全宗内档案零乱，即不符合归档分类标准，也不利于全宗档案的管理。
4．以件为单位装订的归档文件存在的问题。2001年以来，随着立卷制度的改革，机关单位立卷改为以件为单位的立卷方式。在我们接收的撤销单位档案中，就有部分改革后的以件为卷的档案。发现的问题有：一是装订不规范、不科学。对于只是一页或两页纸的文件，有的将两份文件装订在了一起；还有的是把单页纸的文件原样存放。前者会给库房管理造成麻烦，后者从理论上说是对的，但在利用过程中容易对文件造成损害，不利于档案文件的保护。二是归档项目填写不规范、不完整。归档文件首页的归档章内容存在着填写不完整不规范现象，如，归档章内的全宗号漏填写，有的保管期限不写，还有的件号用铅笔填写，且书写潦草。这几种情况都会不同程度地影响着档案的利用和保管工作。
以上几种问题，虽然只是极个别现象，并且我们在接收进馆过程中也进行了必要的更改和整理规范，但通过这些问题反映出了某些工作环节存在的漏洞。因此，笔者认为，在此把问题提出来还是有必要的，以引起广大档案工作者的注意，避免类似问题继续出现，确保案卷的规范性、科学性和完整性。
工作中应注意的几个问题
1．增强工作责任心，保证归档案卷的质量。首先档案工作人员要充分认识档案工作的重要性，增强事业心和责任感。要了解熟悉本单位的工作职责范围和主要业务工作情况。其次，要努力提高业务工作能力，熟练掌握档案立卷整理的各个环节、步骤，严格执行档案工作的有关标准，做好档案的立卷管理工作。要发扬严谨细致、一丝不苟的工作作风，把工作做细做精做实。
2．提高工作主动性，做好平时立卷工作。档案的管理是各单位综合管理的一个重要方面，应有完善的管理制度与工作规范。如：档案材料的收集范围，档案的整理方案等，都是做好档案管理工作中不可缺少的制约条件。一是做好平时的材料收集、整理归档工作。要保证档案的齐全完整，做好随时收集是关键。应有意识地建立收集类别、收集范围，注意把常规工作中形成的档案材料积累下来整理入档。二是年度立档时要做好检查工作，力求应归档材料齐全完整。尤其是年末年初，在把年度内处理完毕的文件材料进行立卷归档时，要对归档材料进行必要的检查，看主要业务部门的材料是否齐全，看主要业务工作的材料是否齐全，要主动做好与各有关部门的沟通协调工作，避免应归档的材料不归档或不齐全。三是做好跟踪收集。主要是一些临时性活动、人员外出参加会议材料、调出人员手中的档案材料等，一定要认真负责地及时地跟踪收集归档。
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河南省档案馆1999年至2013年各年度利用总量统计表
从以上统计表看出，档案利用量呈逐年递增趋势，档案利用与国家政策导向和社会变革有密不可分的联系。
2 从十五年档案库房管理看“十防”工作
河南省档案馆按照国家有关规定，制定了“十防”工作制度。馆库各楼层都悬挂有“禁烟禁火”的标识牌，每层库房都配备有手动和自动灭火设施，库房内外安装有烟感温感防火监测报警系统。档案库房门均采用耐高温阻燃材料做成，有效防范了火灾安全隐患。档案库区除了管理人员外，外来人员出入要办理登记手续。库房门锁实行指纹辨认开启功能，制定实体钥匙存放制度。库房门口安装有视频安全监控设施，保证库区的防盗安全性。库房内安装温湿度自动检测系统，保证库房温湿度的恒定范围。因为温湿度超标会导致档案纸张老化、字迹褪色和发生虫害霉变，也是加速照片胶卷脆化降解、影像档案失真模糊的直接原因，因此，我们把库房温湿度控制始终作为“十防”工作的重中之重。为了使库房温湿度数值更加准确，2005年，我们淘汰了精准度不高的毛发式针式温湿记录仪，更换为好读式温湿度计表。库房管理人员每天结合当日天气情况记录库房温湿度，作为今后库房管理的参考佐证。郑州地处东经113.65、北纬34.76，一年之中四季分明，库房温湿度不同月份有着不同数值。以2012年为例：
2012年河南省档案馆库房温湿度各月统计表
从列表情况看，高温高湿主要集中在夏秋交替季节，干燥少雨湿度低是郑州天气的特征。虽然我们采取了恒温恒湿措施，外部天气对库房的影响还是客观存在的。在初春深秋无尘天气，我们对库房进行通风换气和清洁除尘，定期清查档案，放置杀虫药片，确保“十防”工作落到实处。
3 从十五年库房温湿度变化看科学建设档案库房的重要性
河南省档案馆库房楼于1999年建成使用，上下共有13层，4层至11层为档案库房，每层库房使用面积为400，档案馆可用库房面积为3200。库房的东面、西面和南面都建有环廊，环廊外墙体平均厚度为35cm，东环廊宽距为90cm，南环廊宽距为110cm，西环廊宽距为150cm厘米。环廊由东向西距离逐渐加大，符合隔离阳光照射的规律，环廊建筑有效防御了冷热空气对档案库房的影响，对防尘、防光、防潮也起到了作用。我们通过检测，冬夏室外温度与环廊内的温差约10℃，夏季室外温度是38℃左右，环廊内的温度是30℃左右，库房内的自然温度是28℃左右，通过调控降至20℃左右。冬季室外温度为0℃左右，档案库房环廊内的温度是10℃左右，库房内的自然温度是15℃左右。室外常年平均相对湿度为85%左右，档案库房环廊的相对湿度为70%左右，库房内的自然相对湿度为60%左右。以上数值表明，环廊建筑是库房恒温恒湿的重要防御屏障。库房北面没有环廊建筑，其墙体平均厚度为50cm，每层库房安装有8个180cm×55cm双层窗户，窗框四周用胶泥和胶带密闭，阻隔了户外的风沙雨水的侵入。在上世纪90年代，这样的档案库房建设还是比较科学的，给档案保管工作创造了很好的条件。
4 从十五年档案库房管理看档案管理人员的素质问题
有人认为，库房管理是技术性不强的工作，这是片面认识。随着社会的快速发展，现代化的馆库建设和自动化管理设备不断更新换代，新的档案库房管理手段逐渐取代了旧的管理模式。档案库房管理人员除了具有较高的政治素质和很强的责任心之外，还具备有过硬的档案专业知识和新形势下的档案管理能力。档案库房管理是档案工作的“多面手”，“实践是检验真理的唯一标准”，库房管理人员天天与档案实体打交道，积累了丰富的档案管理经验和档案工作专业技能，档案工作环节的成果是在保管工作里得到体现，档案的社会利用价值和长久的历史价值也在保管工作中验证。档案保管工作既是档案工作的大后方，也是档案工作的前沿阵地，档案保管人员的综合素质，决定了馆藏档案标准化管理的水平。
5 对十五年档案库房管理工作实践的几点思考
5.1 档案数量不代表档案质量，优化馆藏结构任重道远。在档案界，馆藏数字是一级档案馆综合实力的体现。丰富馆藏是档案工作的方向和目的，把好档案质量关始终是我们必须坚持的档案工作原则。1999年，河南省档案馆馆藏总量为20多万卷（册），2013年底，馆藏总量已接近90万卷（册、件），其中“建国”前档案占馆藏总量8%，“建国”后档案占馆藏总量92%；馆藏档案占总量99.3%，馆藏资料占总量0.7%。在馆藏资料里，好的文学作品和政治、经济、文化与科技领域高端研究的成果不多，利用量很小。十五年中，几年不调卷的短期档案占用了大量空间，已使当前接收档案存放位置紧张，鉴定销毁工作已经迫在眉睫。从馆藏档案结构上看，除省直各厅局常规文书档案外，我馆虽设立有档案珍藏室，但真正的镇馆珍品档案却屈指可数，能反映河南地方特色的档案更少，馆藏档案的门类单一，且结构也不合理。这就需要我们改变工作思路，大胆创新，打开优化馆藏的新局面。
5.2 当前档案保管工作岗位的窘境。近年来，省档案馆档案保管工作多次得到各级领导的肯定和好评。由于档案保管工作具有自身的特殊性，档案管理工作者常年待在库房里默默整理档案，与别的处室交流机会不多，工作守时守点有“深闺”难出的窘境。这就很容易造成档案保管人员在工作上墨守成规难有创新。十五年来，档案数量逐年在增加，档案保管人员却逐年在减少，这就显得档案保管部门工作压力大，加上库房管理人员年龄结构不合理，人心浮动难以安守现状，思想上背有包袱，年轻人易产生跳槽思想，形成档案库房管理工作的被动局面。各级领导应该加大对库房保管岗位的关注度，解决好有关问题，使档案保管岗位上的年轻人能够稳定思想安心工作，做好档案保管工作的接班人，这些问题值得我们思考。
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高校档案事业的数字化建设对商业技术有着严重的心理依赖性，这种崇拜技术的心理造成了一种依赖性，即对任何商业开发的技术不作过多的考证：我是否能用?是否适合我?而是盲目肯定，从而导致被商家所左右，失去了辨别力。
全国高校档案事业发展严重不平衡，这种不平衡性不仅表现在南北档案馆的差异，还表现在同一地区不同学科背景高校档案事业发展的差别。无法独立开发数字档案系统使得很多高校依赖商业操作。一些商家往往缺乏信誉，在立项、应用实施方案前期，做出种种口头承诺，人勤腿勤嘴勤，但是项目结束钱到手后，马上变得人懒腿懒嘴，系统维护、升级服务跟不上，信誉大打折扣；一些软件公司流刊、作坊式作业，在市场中的稳定性较差，往往做了几年就破产，留下一个烂摊子给档案馆；而且由于各个高校的档案结构、设置等具体情况千差万别，往往很难用统一的数字化建设标准统―。
高校档案事业的数字化建设对商业的严重依赖性还表现在数字化软件本身开发的“二手”特征。我们知道，目前的多数软件都建立在微软操作系统基础上的，很多软件适用于IE浏览器6.0，但是却无法应用于IE浏览器7.O、8.0的环境，这使得某些高价买的数字软件的一些功能变得毫无用处。随着商业软件不断升级而不得不进行更新的数字档案馆软件令高校档案馆叫苦不迭，进退维谷，继续投入资金如同无底洞，而中断某些与微软等公司软件绑定功能升级又使得购买的商业数字化软件逐渐被不断更新换代的商业潮流淘汰，最终随着“蚁穴效应”而丧失其本来应用的目的。
商业利益的资金杠杆：建设投入的不可持续性
高校的档案部门是全额拨款事业单位，其相对独立性只是就它和其他同一级部门而言的，这种关系使得高校档案部门在建设和日常办公的经费上不能超越其他同一级部门的平均投人水平，甚至多数档案部门连平均水平都无法达到。多数高校档案信息化建设因资金缺乏，在必要的技术支撑方面也相对滞后。
我们发现，以专项资金、特殊审批方式开展数字化的高校档案馆占据了多数。而在没有相关专项资金制度化、长期保障的情况下，高校档案馆数字化投入和维持的资金链条随时都有可能遭遇中断的命运。
此外，高校档案事业的数字化建设不得不依赖庞大的数据服务器，计算机的脆弱性使得数据服务器每到一定年份就要进行更新和变化，这种对物质硬件的依赖性将是持续不断的资金投入，在没有确切学校资金投入制度保障的情况下，很难能够做到科学发展、健康、可持续。
商业运作：数字化应用前景的不可持续性，不确定性
数字化应用到何种程度在学术界是有争论的，但是要数字化已经基本成为了共识。我们看到，商业的欲望驱动着高校档案馆充当商业技术“小白鼠”实验品的角色。一些商家将那些并不成熟、缺乏长期检验的技术推销给急于上马数字档案馆建设的高校。这种人为推动的机制在高校内部通过经验交流等方式传播开来以后，又成为所谓的“前沿”而被推崇，这种方式是否科学，值得商榷。商业化带有投机性，因此往往导致高校数字档案馆建设中数字化应用带有不可持续性、不确定性。
在西方国家档案馆和他们的大学档案馆，档案工作者只从事管理的工作，只简单把案卷的标题和基本内容介绍提供给利用者，他们自身并不从事科研活动，也没有科研任务，因而没有这一矛盾。但是在中国，这一情况却是异常的矛盾体。
随着数字化的影响，电子文件管理以及日常计算机办公的需要，导致了高校各个部门包括档案馆对计算机专业人员的需求，甚至一定程度上左右了招聘人员的门槛设置。对于那些需要数字化作为支撑的高校兼职档案员，数字化建设如同新开了一门专业和工作内容，无形中使得人力缺乏的档案馆增加了各种成本，这种成本使得档案馆的精力无法专注于某―工作本身，不得不对多种不同内容的工作疲于应付。目前高校档案馆除了引进技术人才外，继续教育和培训也是两种最重要的方式。这些方式都是需要成本投入的，是高校档案馆没有计算到实际投入中的部分
商业化：高校数字档案馆建设缺乏全感
对安全保管的追求是档案管理部门的基础目标。如果档案部门连档案的安全性都不能保证，那么档案管理部门设立的基础就会动摇。而商业动机推动的数字化使得高校过度专注数字化，忽视了纸质文件的基础性重要地位。因此，单纯就管理而言，档案部门对电子化的慎重程度越高越好。笔者上面已经分析，档案部门有管理和开发两种定位的矛盾。但是对于开发，电子化的慎重又阻碍了信息的快速流通、被人们利用的便利性。因此，电子化在管理和利用中面临的矛盾也说明了高校档案部门的尴尬。
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1领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑州地区的14所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河科技学院6所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的，具体情况见表1、表2。由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至一无所知。如表3显示，高达69%的同学认为档案的价值只是参考价值，教育作用却只有28%的同学选择，可见，学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档案管理办法》的同学仅占2%,98%的同学表示不太了解甚至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占37%，均不足全部调查人数的二分之一；高达61%的人竟对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。
2档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，36%的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利用。在所调查的14所本科院校中，只有6所拥有独立档案馆的学校建立了档案网站，其他均无相关网上系统。在设有网站的6所学校中，只有河南工业大学和黄河科技学院有网上查询服务功能，郑州轻工业学院虽设有查询端口，但链接出错无法实现查询，其他三所学校均无实际查询功能。这造成学生个人以及用人单位网络查询困难，不能满足网上查询档案信息的需求，必须到实地的档案馆（室）才能得以查证。
学生原因。学生，包括在校生和历届毕业生，都是学生档案的主人，也是学生档案利用的主要群体之一。在调查中发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。具体调查数据如表4所示。解，剩下80%的学生了解不多甚至不了解，对自己档案的不知情进而导致63%的学生基本没想过利用自己在校期间形成的最原始、最重要的记录材料。在涉及具体问题时，如毕业后学籍档案的查询事宜，能正确选择去档案馆（室）查询的学生仅占所调查人数的19%。学生对档案利用的不了解很大程度上源于本身对档案信息的不关注，如调查所示，经常主动关注档案相关信息的学生仅占4%，96%的学生不怎么关注。由此可见，学生的档案意识淡薄、对档案关注度不高是造成学生档案利用率较低的另一个原因。
加强高校学生档案利用工作的对策
重视学生档案工作，完善基础设施，注重档案队伍建设。
1档案馆（室）的基础性建设是做好学生档案管理及利用的最基本的条件。学校要加大资金投入，加快档案馆（室）的基建步伐，如现代化设备的添置与更新、学生档案信息数据库的建立与维护、档案网站的开通与运行等。
2档案工作人员是档案工作的主体，是做好学生档案利用工作的关键所在。领导的重视很大程度上能提高档案工作人员的积极性、主动性和创造性，学校主管领导可不定期召开档案工作会议，加强档案工作人员对学生档案管理及利用重要性的认识，努力培养其爱岗敬业的精神，增强其责任感。同时，创造条件，增加档案工作人员在职培训、进修和与其他高校交流的机会，一则提高其竞争意识和档案利用服务意识，二则提高其业务素质、工作能力，尤其是现代化管理知识和技能。总之，档案工作人员要在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容，切实提高学生档案利用的数量和质量，充分发挥学生档案在其生活、就业等方面的作用。
扩大学生档案宣传面，加强学生档案宣传力度。档案机构可结合本校实际情况，开展形式多样、内容丰富的档案利用宣传活动，注意传统方式与现代方式的有效结合，并注重实际效果。传统宣传方式一般是通过条幅、宣传窗等校内媒体进行档案相关法律法规、学校档案利用的相关规定的宣传。网络信息时代，在做好传统宣传的基础上，还要注重现代方式，在调查中，有64%的同学希望通过网络及其他电子信息来了解档案馆（室）及相关信息，可见利用网络手段进行宣传备受欢迎。
1充分利用学生访问较多的网站。将有关学生档案的新闻和通知挂到学生处、校团委网页上，而不仅仅公布在档案馆（室）主页上。也可在这些网站上添加有效链接，以满足用户对档案馆（室）网站的访问需求，尤其是校外用户。另外，尚未建立独立档案馆（室）网的高校可以在当前热门的网站，如人人网、腾讯网等开通档案相关页面。用户与之成为好友后便可随时了解并获取学生档案利用的最新动态。
2尝试高校通和QQ等新的交流工具。学校档案部门工作人员可将院系档案工作人员导入高校通和QQ好友中，院系档案工作人员可将所在院系的学生导入好友中，形成学校-院系-学生三级沟通链，便可将最新档案消息直接发送给学生，也能在用户利用档案遇到疑问之际进行实时在线咨询。如此，既有利于在校生档案意识的培养，也有利于历届毕业生对学生档案信息的及时获取。
加强学生档案教育工作，培养和提高学生档案意识。做好学生档案教育工作是培养和提高学生档案意识的重要途径，但并不是通常意义上的档案专业教育，而是指做好非档案专业学生的通识教育，使学生能够系统、全面地学习档案知识，接受档案教育，并基本掌握运用档案信息的方法，[3]以此增强档案利用意识。调查显示，高达79%的学生有接受档案教育的意愿，这表明多数学生认为档案教育具有一定意义。如何开展学生档案教育工作，可从多方面采取措施。
1要选择理论基础扎实、实践经验丰富的老师作为档案通识教育的引导者。因为学生档案工作相对比较枯燥，涉及内容比较单一，日常学习生活所牵涉的又比较少，所以要培养学生对该课程的兴趣，必须选择一位合适的老师。
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（三）建立档案信息资源利用制度，健全档案信息资源服务体系。为提高档案信息资源利用率，应适时建立档案信息利用制度。首先，必须突破“自我服务”的传统编研方式。根据本地经济建设、技术进步、科研生产以及各项社会事业的需要，开展档案编研工作，有计划的编研一些适应形势发展的信息资料，不能只顾资料积累、文化财富堆积，要把编研工作重点放在“精、管、用”的基础之上。其次，必须建立档案信息利用预测制度。通过对档案信息利用可行性的分析预测，了解社会各行业对档案信息的需求动向和发展趋势，掌握他们需求的重点，建立需求信息预测点和预测网络，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。同时，也应经常对档案信息利用率进行分析，通过信息反馈，明确每个阶段的利用重点。再次，必须建立信息销售制度。要主动出击、服务上门，推销档案信息，推广编研成果，与广大利用者加强联系。在推销信息方面，可以采取“拉、推、沟通”等方法，使档案信息利用工作既有成效，又规范科学。
档案部门要加强档案接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系。从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案。从档案馆来看，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制。要完善档案补充机制，广泛开展档案资源征集工作，想方设法收集散存在社会和个人手中的历史档案资料。努力改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案的接收力度。注意加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。
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在这一时期，基础设施建设、法规标准制度以及人才体系建设也得到全面发展。21世纪第二个10年，档案信息化迎来了全新的发展机遇，即将建成以广州电子地图为基础、网上地理信息技术为核心的城建档案信息系统。馆藏规划管理档案的信息化为提高档案利用效率，提升服务质量，保护档案原件等方面发挥了重要作用。特别在城市规划管理工作中发挥了巨大的作用，在幸福民生方面做出了贡献。
一、为城市规划提供基础数据，提高了规划的可行性
城市是市民生活、工作、生存和发展的全部空间。回顾过去，在上一个世纪，只有13%的地球人口是生活在城市当中的。而到了2007年，历史上第一次城市的人口超过了城市以外的人口。这样一个过程正在加速，估计到了2050年，大约超过70%的全球人口将会生活在城市当中。所以关注民生，就要关注城市规划。城市规划的最高原则应该是“利民、宜居”。城市规划应以幸福居住为目的。城市的规划和建设是人类智慧的结晶，而城建档案工作部门正是为城市发展规划建设正常运转提供便捷服务的部门。2006年11月，广州启动了“数字城市规划”的建设，以数字技术作为主要技术手段、以数字信息作为主要的信息形式、系统地应用各种数字城市技术、实现城市规划编制与规划管理的有效衔接。提高规划编制的科学性和效率，保证总体规划与其他层次规划实现动态的联动，实现“一张图”规划管理，建立以“一张图”为核心的数字规划管理系统，使规划编制“面向管理、立足实施”成为可能。?数字化规划包含的内容主要分为三个层次：数据支撑层、应用和决策层、规划服务层，其中数据支撑层包括以4D数据为核心的空间基础数据、规划专题数据、行政事务数据和综合档案数据，这些基础数据为规划业务应用和规划服务平台提供数据支撑。应用层是以3S集成空间分析、工作流优化配置为特点的图文一体的应用体系。决策层在数据基础和业务应用的支持下，进行数据分析与挖掘，使城市规划决策从定性分析走向定量分析。规划服务层则是利用基础数据和业务结果为社会提供规划服务。数据支撑层的主要内容就是规划管理档案信息化数据，可见，规划管理档案在数字城市规划中的地位举足轻重。没有基础数据，“数字城市规划”将是空中楼阁。
二、为规划审批业务提供支撑，提高了规划业务办事能力和效率
随着城市建设的飞速发展，高度集成，图文合一的地理基础信息、地形图、红线图、地下管线资料、规划编制资料等规划管理档案信息，不但是规划设计的依据，同时也为规划审批业务提供依据，为实施规划审批、管理、监察提供了强大的信息支撑。可以节约人力、财力，而且加快速度，赢得时间。近年来，广州市城建档案馆坚持树立和落实科学发展观，紧紧围绕我市城市建设中心工作，认真贯彻落实国家有关法规规定及标准规范，依法治档，不断强化城建档案管理工作，并加大力度做好规划管理档案工作，做到档案管理专业化、规范化、信息化。自上个世纪90年代初开始档案信息化工作，目前，档案在线利用已经和广州市规划局业务审批紧密结合，并形成了规划业务审批案件一经办结即刻归档，档案信息及电子文件7天上网的良性循环。规划局工作人员能够通过档案管理系统实现数字档案信息的实时共享，高效便捷地查询、利用有关的档案信息资源，提高工作效率。
三、规划管理档案信息化拓宽了档案社会服务的作用，提高了为公众服务的水平
信息化时代，公众对信息公开的需求日益突显。城市规划管理档案，以其本源性、真实记录性，成为城市管理执法部门依法管理的凭证、单位和个人解决纠纷、依法维护自己权益的关键证据。广州市城建档案馆参与政府信息公开工作，应该说是走在全国档案系统的较前列。从2004年1月参与政府信息公开工作至2010年底，共处理依申请公开案件12123宗，从当年的214宗/年至现在的3659宗/年，平均每年以60%的速度递增。广州市城建档案馆大力做好依申请信息公开等档案信息服务工作，积极主动提供便民服务，打造文明窗口。加大力度探索便民措施，包括简化立案标准、优化办案方式等，坚持以人为本的理念，耐心细致为公众服务，不断提升窗口服务质量。配合相关业务部门、国家公检法、建设单位、企、事业单位和社会公众，及时提供档案及档案信息服务。同时，进一步加强与广州市规划局及分局相关业务部门的沟通协调能力，简化内部办事流程，提高会办工作效率。政府信息公开有利于营造诚信友爱、充满活力的社会氛围。办理依申请公开政府信息案件能让档案工作做到切实为广大人民群众服务，达到提高档案信息的利用价值，发挥档案对社会应有作用的目的，实现档案工作的可持续发展。符合档案馆追求“更高社会贡献率、更大社会影响力”的目标，#p#分页标题#e#
四、信息的真实性、权威性对和谐社会的前进
发展起到促进作用随着我国改革开放的深入和市场经济体制的逐步完善，社会对信用的需求大大增加，但是社会信用的缺失，甚至是信用危机的出现，已严重阻碍了我国经济发展，成为社会和谐的瓶颈。各种制假售假、偷税漏税、经济欺诈等行为屡屡曝光。政府信息共享可以有的放矢预先查验资料的真实性，有利于全体社会成员对自己的信用记录倍加珍视，同时使信用欺诈者无处藏身，从而净化经济市场。所以，除了满足公众的档案信息公开需求，针对单位的需求，只要是利民为民的，我们一样提供服务。如，我馆和房地产交易中心2009年底建立了规划管理档案信息核查平台以来，通过采用FTP访问方式，实现点对点信息利用服务，两年来，共提供查询2050宗，充分凸显了规划管理档案真实性、权威性的价值。
五、存在问题
1、档案的真实性、完整性、可靠性是信息资源建设中至关重要的问题。一旦信息不完整、不可靠、不真实，那么将不会具备纸质档案的法律效应，也丧失它可利用的价值。
2、数据在数字化加工后缺乏有效检测手段，如果人工数字化输入不正确，将影响到后期电子文档的查询结果，结果是事倍功半。
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长期以来，相当一部分人对高职院校人事档案工作认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没什么关系，也不能为学校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，很少有领导过问，使人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。
（二）档案存放分散
受校区分散的制约，高校合并中有的是相邻学校的合并，有的是距离较远的数校合并，客观上导致了合并后人事档案的分散性。我们学校是由四所学校合并而来，校区跨浏阳、长沙、望城两市一县，合并后的前两年，人事档案分散在几个不同的校区存放。管档员因为工作的需要，常常不得不奔走于几个校区之间。
（三）管理设施较差
合并后的高职院校档案馆大多基础设施差，库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。档案的收集、整理、归类等工作还主要依靠手工操作，无纸化、电子化、信息化程度低。
（四）管理制度不规范
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。有的学校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实。比如由于管理规范不一，导致归档材料规格不一，我们学校合并前材料规格就有三种。档案材料收集过程中纸张大小不一，没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订。
（五）材料收集较难
高职院校合并后，机构、院系领导班子和教职工都做了适当调整，有些需归档的材料难以收集齐全，认为以往的资料没有多少用处，随便丢弃；或将一些珍贵资料留在个人手中，不按正常手续移交，给档案收集工作带来一定的难度。如教职工的年度考核表，以为没什么用，合并时随便丢弃，等通知归档时，有的不完整，有的根本找不到。我们学校南校区就是这样，2002-2005四个年度的教职工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教职工参加学历和其他短期培训后，认为有了毕业证或结业证就能证明自己达到了某种学历或参加了某种培训，而将培训过程中的学籍和成绩材料仍放在培训单位或自己保管，造成档案材料中学历学籍资料、培训资料不完整。还比如，有的专业技术人员职称评审后，认为只要取得了资格证，加了工资就行，而真正反映他职务晋升的材料，如《专业技术人员职务评审表》等却没有归档，给学校平时查阅及以后的职务晋升带来很大难度。
二、解决合并高职院校干部人事档案管理问题的对策
（一）争取领导的重视与支持
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，在机构设置和人员编制上给以充分保证；还要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，要让他们享受同等的升迁机会，这样可以促进人事档案工作绩效的提高。
（二）档案集中统一管理
高职院校合并后由于人员情况不熟悉，因此查阅、利用档案较为频繁，特别是涉及领导干部任免、职称评定、工资制度改革时，需要大量查阅教职工的档案材料，因此合并后应尽量将分散在各校区的档案集中统一管理。只有这样，才能更好地实现人事档案为学校工作服务的功能。我们学校在合并后的第三年实现了三个校区的人事档案集中统一到主校区管理。
（三）加强基础设施建设
要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的档案馆，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。
（四）完善档案管理制度
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1企业技术档案管理的重要性
现在的社会发展，已经基本进入了信息化时代，企业技术档案的管理工作在企业中被逐渐忽枧的状况，技术档案的储存成为了企业不可或缺的一项。市场经济体制在我国社会发展中已经占据了主要地位，我国近年来技术档案事业不断发展，这得益于科学高效的管理理论的不断进步。对于企业而言，技术档案信息可以在企业发展过程中，提供不同阶段的发展数据，可以为企业发展转型，提供评价依据。因此活用技术档案信息可以为不同企业创造不同的价值。技术档案信息具有非比寻常的价值，也需要高效科学的管理。利用好技术档案信息，高效的管理好技术档案，是技术档案管理工作者的努力目标。
2企业档案管理的缺陷
2.1管理者管理意识松懈
企业技术档案管理工作带有一定的机密性，企业技术档案管理工作短时间内不会出现效果。目前的一些领导认为档案的工作作用用处较小，忽视了技术档案管理工作对企业长久发展的影响，片面的以是否能增强经济效益来衡量其存在的意义。管理的弱视也是技术档案管理工作不能很好进行的主要方面。
2.2材料鉴定缺乏责任感
针对发展历程较为丰富的企业来说，因为材料具有一定的历史性和长期性，或者其它原因，在进行材料鉴定时，会有一些困难。大部分管理者为了不承担责任，存有“宁有勿缺”的思想。档案管理人员工作责任心的匮乏使得技术档案管理工作的发展较为片面，企业技术档案中的部分“假资料”与此有着直接关系。
2.3档案价值尚未利用
现代档案资料在随着企业发展不断更新和增多，归档材料的规格不同，一般都是需要进行加工、折叠、剪裁、裱糊。档案管理人员通常会重复相关工作，没有足够的时间开发档案的利用价值，挖掘其中的有用信息，因而导致技术档案的作用没有发挥出来，久而久之，就造成技术档案管理工作被渐渐忽枧。
3企业技术档案的管理与应用
凡事预则立，首先，要管理好技术档案信息，就应该事先制定好详细的管理条规。按管理办法管理条规严格进行技术档案管理。尤其是一些重要性大，或者的技术档案文件，更要按技术档案法和相关技术档案管理办法严格管理。其次，要提升管理人员的工作能力与责任心。技术档案管理人员，每天进行着相对繁琐的工作。如果没有专业技术档案管理能力，很难完成好技术档案管理工作。同时技术档案管理工作.还需要细心的工作态度。这是对工作人员责任心的考验。只有不断力提升自己工作能力。认真负责的管理技术档案信息，才能成为一名称职的技术档案管理工作者。最后，一些技术档案信息是可以开放的。便于企业的应用。但在信息开发工作要建立严格的审查工作是技术档案开放利用的前提，技术档案管理人员应根据相关标准，对开放期限内的技术档案逐件进行审查，初步定开放与控制使用范围。对初审中没能准确判定开放与控制使用程度的技术档案，应会同具有较高政策水平和业务能力的技术档案管理人员进行重点审查，以确定利用范围。有关领导应根据初审和中审的情况，对前期审查结构进行权衡，进行综合分析审查，最终批准涉及技术档案的开发利用的程度与范围。最后，在技术档案资源的开放与利用中，应根据不同内容的技术档案资源，针对不同利用对象的不同目的，有重点的对开放的技术档案加强监护。
4企业技术档案管理与应用中信息化技术的体现
信息化技术迅猛发展，在技术档案管理和应用当中也绽放异彩。通过信息化技术可以打造局域网络。利用计算机和信息技术来实现技术档案电子信息的存储与管理。技术档案管理的信息化技术主要体现在以下几个方面：
4.1信息的数据库储存
技术档案信息脱离完全的纸质文件保存，也可以通过数据的方式存储在数据库中。数据库具备海量存储功能。使得存储能力不断增大。而且利用数据库，可以定向的选择数据的查询方式。这样不仅仅让操作方便快捷，更加节省了实际的文件存储空间和人力消耗。
4.2建立企业技术档案信息管理软硬件环境
利用信息技术，管理企业技术档案信息。需要打造软硬件的环境。如畅通的网络。分层的拓扑结构、相关的硬件共享设备。如打印机、传真机、服务器端等等。同时软件方面，也可以使用高效的管理系统软件，软件直接提供了技术档案管理工作的绝大多数服务。技术档案管理人员需要掌握基本的信息技术。做到熟练的操作技术档案的软件管理系统，就可以大幅度的提高工作效率。
5企业技术档案工作人员应提升素质与技能
对保管技术档案的相关管理人员，由于其所承担的任务比较巨大，因此，从事技术档案保管的管理人员应具备较高的业务素养，应具备高度的保密意识和较强的责任心，要保持严谨的工作作风；应具备环境适应能力，应树立积极负责的思想。由于技术档案保管的管理人员所负责的内容较多，要对调阅的情况积极掌握，因此，技术档案管理人员必须具有积极严谨的工作作风；要积极开展技术档案保管中的利用工作，在技术档案保管过程中，应严格按规定积极将技术档案进行电子化处理，对技术档案原档进行调阅必须经措定领导审批，认真履行相关手续，严禁无权调阅。技术档案使用后应及时清对检查。
参考文献
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初期建档阶段。早在1997年，平谷县乡镇机关档案管理全部达到市二级标准，实现了“满堂红”。此后又有峪口镇、夏各庄镇、山东庄镇、马昌营镇等7个乡镇晋升为市一级，档案管理进一步规范；1998年召开了全县农村档案工作大会，村级建档工作全面启动；1999年年底，全县270多个行政村全部建档，实现了第二个“满堂红”，全县农村档案工作如雨后春笋般发展起来。
强化巩固阶段。在村级建档工作的基础上，全县农村档案工作持续得到加强，档案管理水平逐步提高。一是对村级档案管理办法进行修订，从制度上加以规范，使其更加符合农村工作的实际。二是先后举办各类农村档案业务培训班17次，村级档案员培训率达到100％，人员素质普遍提高，基本满足了工作需要。三是在南独乐河、马昌营、夏各庄等乡镇开展了齐全归档试点工作，清查、整理了万余份具有保存价值的档案，时间跨度近40年，有效地维护了档案的完整与安全，农村档案工作基础进一步巩固。
全面发展阶段。近年来，全区档案部门紧紧围绕社会主义新农村建设，制定了“提前介入、全程指导、齐全归档、引导利用”的工作方针，推动农村档案工作全面、深入地开展起来。一是适应农村工作实际，档案管理机制逐步完善和成熟。为避免因农村档案保管条件较差而造成的负面影响，我们分别开展了“村档镇管”和“村重要档案镇管”试点，并在不断总结完善的基础上制定了《关于“村档镇管”的实施办法》。2006年，此项工作在全区迅速全面推开。实行“村档镇管”，既改善了村级档案的保管条件，又有利于档案的整合使用，这一做法被国家档案局作为典型经验在全国档案系统推广应用。二是加强了新农村建设工作文件材料的收集和整理。2003～2005年。全区共有10家民俗旅游接待户和23个农业标准化基地建立了档案；2007年，我区玻璃台村、北四道岭村、大华山村、雕窝村和南定福村等5个新农村建设档案试点村，对风土民情、旅游资源、特色农产品等方面的资料进行了整理，形成了各具特色的新农村建设档案管理体系。
几分耕耘几分收获。在历经十年的磨砺之后，平谷区村级档案数量目前已经达到6万卷，内容涵盖了村级基层政权建设、精神文明建设、建设规划、产权制度改革、土地确权、村务公开、农业科技、社会保险等各个方面，既为社会主义新农村建设这一强国富民的伟大创举留下了宝贵的历史见证，又为服务农村经济和社会发展积累了丰富的素材。
服务“到农家”
档案工作的最终目的是提供利用服务。有了如此殷实的“家底”，就要物尽其用。如何有效地把新农村建设档案利用起来，做到“取之于民，用之于民”，成为档案工作的一项新课题。
近年来，平谷区档案部门提出了“由原来的单事查询向综合查询的转变；由坐等查询向主动服务的转变；由单一利用档案向综合利用档案、社会信息、文件资料，进行整合，进行利用服务的转变；由把档案当作资源提供利用向既当资源、又当工具提供利用的转变”的服务理念，围绕新农村建设大局，立足于实际，开展了深入、扎实的服务工作，档案逐步成为农民生产、生活中不可或缺的“好帮手”。
切实维护好农民的切身利益，是新农村建设的根本，也是农村档案工作的出发点和落脚点。据区档案馆多年的查档统计分析显示，农民关注的不仅仅是房地产档案、婚姻档案、独生子女档案、农业、林业、养殖业合同等直接与自身利益相关的档案，同时也关注着党的富民政策，关注着农村的发展。为了满足农民的需要，2002年，区档案馆主动提供服务，在南太务村开展了“档案入村镇，服务到农家”档案利用服务活动，将农民需要的档案送到他们手中，使他们足不出户就能够详尽地了解党和国家的政策，利用档案解决了身边的实际问题，档案服务新农村建设工作就此拉开了序幕。此后，区档案馆分别在刘店村、张各庄村、大北关村、杜辛庄村开展了“涉农档案务农行”、“档案服务人乡镇，贴心关怀送农家”、“拓宽服务功能，民生档案为人民”系列下乡服务活动，深受农民的欢迎。区委领导评价这些活动“宣传了档案的价值，提高了档案的社会意识，这是档案资源开发利用工作不断深入创新的重要途径，是党和政府提倡和要求的，是符合‘三个代表’精神的”。
全区涉农部门在不断规范新农村建设档案管理工作的同时，充分利用档案为群众办实事、办好事，既解决了百姓生产、生活中存在的问题，保护了群众的切身利益，又提高了农村基层领导班子科学决策和民主管理事务的能力，档案真正成为领导和老百姓用得上、信得过、离不开的得力助手，为推动和谐农村建设奠定了坚实的基础。
档案“显身手”
特色档案抓得好，旅游富民用处多。近两年，黄松峪乡先后被批准为北京市级地质公园、国家级矿山公园和国家级森林公园。乡档案室及时收集“三园”创建的文件资料，建立了完整齐全的“三园档案”，并主动与旅游部门联合搞起了旅游资源宣传，提高了该乡的知名度，旅游产业蒸蒸日上；雕窝村将民俗档案放到平谷民俗旅游网上进行展示，提升了民俗旅游品位和宣传效应，吸引各地游客前来观光旅游，农民的腰包一天天“鼓”了起来。
村务管理事务忙，档案规范不用慌。园田队村共与60余家企业和个人签订有土地或房屋租赁合同。该村对这部分经营档案认真整理归档，村委会利用这些档案及时掌握合同履行情况、收取承包费用、科学管理集体资产，对规范村务工作起到了重要作用。
抢险救灾遇难题，档案出面解纷争。2006年，一场突如其来的雹灾，给平谷区的广大果农带来了巨大经济损失。灾情发生后，国家对受灾果农进行了救助，但面对国家下发的各种救济物资，应该按什么标准发放、怎么发放，如何做到公平合理，使大华山村的村干部犯了难。一时间，众说纷纭，莫衷一是。村档案员及时将档案室保存的各家各户的果树承包原始合同档案拿了出来，整理了涉及全村十个生产队、685个家庭、2485个个人的果树承包的详细资料。村委会据此制定出了合理的发放方案，将国家救济物资及时发放到灾民手中。
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2.缺乏利用档案意识。一个人的档案材料能够反映本人的政治素养、教育历史、学业成就和发展轨迹等情况。有不少正面和反面的案例表明，一个人的好的记录可以帮助其顺利发展，而不好的记录将会对其人生带来挫折和考验。网上曾有一案例，某人在毕业后20年里，无数次求职，在初试通过却在调档审查后均被拒绝，在偶然一个机会，查阅了其档案材料才发现问题：其档案内材料被某些不负责任的当事人随意的加了两句话：“该生有抑郁症”、“该生有神经官能症，不适合××工作”。
3.学生建档意识薄弱。平时学生在填写各种表格时，如果老师不强调，将有过半数的学生用圆珠笔填写，个别学生还会用艺术字、用同音字或用繁体字签名、与身份证不符，归档时不得不返工。很多学生在毕业前准备自我推荐材料时，无从下手，在忙乱中设计、打印自己的材料。各科成绩是多少，什么时间入团、入党，哪一学期担任什么职务，获得什么奖励等，绝大部分同学都没有个人记录，平时也没有收集原始资料。
4.管档意识随意。大学生的人事档案观念正在发生变化，不少大学生认为人事档案可有可无，置之不顾。大学生管理档案的意识随意，主要表现为：认为“现在都是聘用制了，户口都放开管理了，人事档案没有什么用处”；就业过程因违约需赔偿原单位一定数额的违约金，于是直接走人，档案也不要，认为“档案对我而言，是一种束缚”。在高校、各人才中心遭遗弃的档案为数不少。
二、大学生档案意识问题产生的原因
1.由于传统上传袭下来的档案神秘感、保密论使他们无从涉及这个领域，接触档案。对个人的鉴定与考评大多是暗中进行，离当事人有一定的距离，档案在人们的心目中显得非常神秘，使人们产生利用档案的畏难情绪。
2.现在我国高校对学生档案管理工作的重视程度不一致，有的高校有专门的部门和专人建档、管理和派遣，经常组织相关人员培训，加强各个环节的监督，加强对学生档案意识的培养；有的高校却由兼职管理员负责，待遇较低导致人员经常流动，学生档案管理员对业务不熟悉将直接影响档案工作的质量，对学生就业也会产生不好影响，尤其是在毕业生档案派遣环节中问题较多，如派遣档案单件不符、派遣地址无法投递、该装的材料不装、甲学生的档案材料跑到乙学生档案袋里面去了等现象均有发生，其后果可想而知。
3.我国人事档案在建立过程中信息收集方面透明度不高。我国人事档案的信息来源于当事人的学习、工作、生活等实践活动，但很多信息是在当事人不知不觉中被记录档案的。如每年的考核，本人只填一个模板似的表格，上缴后由单位负责人填上评价等级和评语，直接交给档案管理人员存档，当事人很少有机会了解自己的档案信息。在这种建档体制下人们的档案意识是不可能很强的，更不用说没有工作经历的大学生了。
4.我国档案知识教育的长期缺位。通过调查我们了解到，从小学读到大学的587位学生中，仅有97人曾从老师的讲授中获得过档案知识。这是因为我国的教育体系中，从小学到大学都没有档案知识的教育，甚至在大学历史专业中也不开设档案课程。同时，社会教育也不尽如人意，各媒体对档案的宣传十分有限，尽管许多档案馆挂牌成为青少年教育基地，而且也有些年头了，而其中绝大多数仅仅挂牌而已，并没有开展过实际的活动。
三、加强大学生档案意识教育的思考
1.把大学生自我档案意识养成作为“大学生素质拓展计划”的内容来实施。开设档案基础知识公共选修课，列入学校的教学计划，系统地、全面地对学生进行档案基础知识教育，这是大学生自我档案意识养成最直接、最广泛的教育方法。通过学习，学生学会怎样建档，明白自我建档的价值。
2.让学生适当的参与建档的实践，在日常管理中激发学生对档案的兴趣，指导学生模拟建档，拉近学生与档案的距离。在大学生日常管理中加强档案意识的培养，可分三个阶段。开学初，对大学生进行入学教育的同时加强档案知识的宣传和教育。如人事档案的作用、人事档案的建档过程等。举办展览、知识竞赛、专题报告会和档案信息会，制作档案知识视听材料，在校园内设置宣传栏、办校报和档案信息报，在校园网站设立档案信息网页等。使学生意识到档案信息的原始性和利用价值等基本特征；促使大学生明白“档案是个人经历的记录”，从而更加自律、自强、积极向上，为他们的发展起到积极的推动作用。
3.加强毕业生档案意识教育，在就业指导课中重点讲解个人档案的各个流程和对本人发展的重要性，让学生关注自己的档案去向，避免不必要的遗憾。同时，呼吁社会用人单位规范用人程序，“档如其人”，人事档案应作为聘用人才的重要依据。“档随人走”，用人单位应有高度社会责任感，花一定的人力、财力来为自己的职工保管好人事档案，做好增档工作或在人才流动非常频繁的新型人事体制下，建立人事档案中心，负责人事，虽人档分离，但可以利用人事档案信息资源进行人力资源的整体配置与合理开发，从而做到“档随人走”，使人事档案随人才有序流动。总之，做到大学毕业生的档案不要滞留在学校或人才中心，增强大学生自我人事档案的观念，认识到自我人事档案的重要性。
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目前很多单位已经开展了档案管理信息化建设，但普及不全面，发展不深入，特别是经济欠发达的山区县，例如本单位的部分档案还在采用“有纸化办公”的管理模式。“有纸化办公”相对于当前繁重的工作量、快速的工作节奏，其查找资料效率低，资料档案不易保存等问题凸显。另外，一些会议记录文件和一些年代久远的文件都没有做信息化存档工作，当查阅旧文件档案时需要大费周章将文件调出，这也表明目前的信息化建设还不够全面。
1.2 档案查阅易造成污损
文书档案主要材料是由纸质构成， 并进行保管， 很多档案资料年代比较久远， 价值相当重要，由于各部门经常需要对归档文件进行查阅， 而且审阅文件的时间比较长， 加上受到外部环境因素影响，难免会存在污损、丢失等情况，有些重要档案如出现损毁， 极难找回替代文件， 会对成文书档案管理工作做成影响和对文书资源造成损失。
1.3 档案检索效率不高
在传统的档案管理模式下，文书档案由于涉及不同的部门，需要专人按照不同的要求对其进行分类存放审查和编目， 工作非常繁锁。 当办公人员需要进行借阅文档时， 一般采用人工检索文件，首先要进行办理详细的借阅登记手续，然后档案管理员到档案室查找，特别是对年代久远文件的检索时，需要档案管理员在尘封已久的档案中查找，这样一来耗费大量时间、人力、物力。
2 档案管理信息化的必要性
2.1 档案管理信息化能提高工作效率
档案管理大部分依托于人工编写，随着档案操作软件的研发并应用，人们可以轻松的利用各种计算机功能实现对公路档案的编制、审核和备案。这种轻便的档案管理方式不仅大大减轻了档案员的工作量，提高了他们的积极性，还能减少档案管理工作上的失误，提高档案的精准性。
2.2 档案管理信息化能优化资源配置
大多数单位对档案的管理还停留在纸质的要求上，很多档案资料包括上级批文、会议纪要、相关部门通知等都是通过纸质的形式表现出来。一些重大的项目在后期交档的时候，都是把档案资料用车子的形式推进档案馆。这不仅加重了档案员的工作量，还造成纸质资源的浪费。通过信息化改革，可能一个项目的资料放在一个小小的优盘里就可以，方便交档归档。而且这种存储方式能加大档案信息的存储量，实现资源的合理优化使用。
2.3 档案信息化管理能提升检索功能
很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文书档案，然后放到专门的档案室。但是这并不意味着这些档案就可以放置在档案室里，后期还是有很大的用处。通过建立信息化的档案管理模式，开发专门档案管理的电子系统，能方便对档案的查阅和检索，极大的提高了档案的利用价值。
3 信息化档案管理应用
3.1 建立档案信息库，实现档案信息化
档案管理的信息化建设的前提是要进行信息的数字化改革与建设。不仅要将现有的书面纸质档案扫描转存为电子文件档案，还要建立档案信息库。这样一来，能够同时拥有纸质和电子两种文书档案信息，解决了记录信息少以及工作效率过于低下的问题，还能够满足单位各部门部门对于档案信息和资源的需求，能够保证问题解决与决策的及时性与有效性。此外，单位档案信息库应当及时的进行资料信息的补充完善与整体信息库的更新与维护等，保证信息库的资料全面且有效。
本单位利用OA办公系统，按照级别分类建立档案数据库。首先按时间进行一级划分，划分为永久、30年、10年三种档案保存类型。其次进行二级划分，按照行政级别由上级到下级进行存放，如按照肇公，肇公养，肇公财，肇公基、县委、县府办等分类，形成收件管理的归档。对于发件管理，按照发件的文号，编制《发文汇集》，建立年度发件文件信息库。
3.2 档案系统无缝连接，提高工作效率
传统的文件检索模式是人工检索，这对工作的时效性大打折扣。通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分的利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。单位档案与信息的获得渠道大大的拓宽，各部门能够通过OA办公系统对档案进行查阅和最新消息进行收取，有利于管理部门与人员工作效率的提高。
