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篇1
高校作为培养人才、传播知识和科学创造的重要场所,在全社会的影响范围之大、牵涉层面之广、带动效应之高都是不言而喻的。
一、当前高校非“绿色办公”现状与溯源
1.现状不容乐观
在水资源的消耗与环保上,个别行政机关、教学楼的洗手间任意用水、排水,卫生设施出现故障时维修严重滞后,自来水因故长时间流淌现象时有发生;有些食堂与实验室用水无度与无处理排放,不仅浪费还存在污染隐患。
在电能的耗费上,有些行政系统、教务办公室在自然光照充足,办公场所宽敞明亮的同时,仍然开着多盏照明灯,并且在楼梯拐角处、卫生间、走廊上亮着白昼灯、“长明灯”;有些场所的电热水器无人管理,办公室空无一人或人员外出后,空调照开,电脑、打印机等办公设备长时间处于开机耗能状态。
在办公耗材的采购与使用上,办公用品重复购买和价格过高,文印纸张使用铺张浪费,耗材、设备利用率不高;少数人员对办公用品肆意使用、随意损坏等现象杜而不绝。
在办公经费开支和设备使用上,个别部门办公经费使用账目不明确,帐务不公开,公务接待频繁,迎来送往种类繁多,标准超常等现象司空见惯;有些部门和个人,公车私用;车辆管理部门管理不善,车辆油耗过高、过桥过路费、保养与维修名目繁多,费用居高不下等情况屡禁不止。
2.原因不容忽视
第一,有些机关、教务工作人员贯彻勤俭节约思想不够深入。一方面,对可利用资源短缺的现状认识不足,勤俭节约意识不高,节俭行为习惯不够;另一方面,缺乏主人翁意识,认为公家的东西浪费一点无所谓,创建节约型办公与环保的态度消极。第二,节约措施不健全,个别行政人员与教师的作风不实,执行不利。少数机关工作人员忽视节约制度的构建,养尊处优,不了解群众疾苦,不遵守制度,无法形成模范带头作用。第三,监督机制不完善,少数工作人员养成浪费与假公济私思维。监督措施不周,少数部门想方设法花钱,甚至用公款、公车办理私人事务等,浪费严重,影响极坏。
二、高校“绿色办公”的宣传与实现路径
(一)宣传为先
组织广大干部和师生观摩学习环保教育宣传知识与影片,掀起“绿色办公”之风。在全校印发环保知识手册,引导机关工作人员和教师充分认识到,“绿色办公”不仅是应对资源短缺的惟一选择,更是一场关系到人与自然和谐相处的深层次教育与节约革命。充分利用互联网络优势,开创“绿色办公”、环保先行网站,在网上宣传节约环保知识与先进事例,用网络视频短片重点宣传自然资源短缺与各类自然灾害的原因,提高广大干部与师生的环保意识,指导其在节约与环保上付诸行动。
倡导机关领导和教师以身作则,率先垂范,用实际行动来扩大“绿色办公”的宣传与影响。各部门建立健全工作责任制,抓好落实,结合实际,将节约资源的目标及措施具体分解落实到每个工作人员,做到人人行动,各负其责,注意每一个节约环节,堵塞每一个浪费漏洞。用严格的奖惩制度来督促“绿色办公”的推进和实现。
(二)重在实现
1.科学管理用水设备,制定节水环保政策
高校作为宣传知识,培养人才的阵地,在科学管理上理应有所优势。用水设备的使用与维护是节水的重要一环,能源管理部门必须制定管理制度,不能因设备的原因导致浪费;对于实验室用水与排放必须严格执行相关环保政策,杜绝浪费与污染隐患;另外在显要位置张贴节水小常识,指导干部师生科学用水,并跟踪监督。比如:使用节约型水阀,防止跑冒滴漏;定期检查用水设备,及时维护;绿地养护可以利用雨水,在办公场所张贴节约用水警示语等。
2.普及用电常识,实施节电措施
不可否认,高校群体受教育程度较高,知识修养较好,但是同样应普及用电常识教育与指导。并且制定严格的节电措施,设立专门的人员来检查、监督、完善。高校的行政系统日益强大,办公场所和人员日渐增多,节电措施的实施,不仅能节约能源,更能引发全社会的带动效应。比如:严格规定办公与教务场所在自然光照较好情况下要尽量不用照明灯具,尽量减少电脑等办公设备待机时间;下班时要及时关灯,关电源,做到人走灯灭,人离机停;要合理设置空调温度,打开时关好门窗,下班前半小时关闭;楼梯、楼道采用定时开关控制;校园内严禁使用电炉等大功率电器,等等。
3.降低耗能耗材,强制“绿色办公”
高校各机关部门必须健全办公用品采买制度,购进和领用物品必须登记备案;办公设备保养、维护、维修以及电脑、打印机等耗材的使用必须实行厉行节约原则;充分利用校园网络,倡导无纸化办公,双面用纸,尽可能使用网络阅读文件,减少打印、复印量,提高使用效率;提倡用钢笔书写,废纸循环利用,饮水自带茶杯,减少一次性物品的使用量;正确选择通信方式,严禁使用办公室电话聊天、点歌、玩游戏和拨打声讯台,并制定相关惩罚措施,对科学节约者适当奖励等。
4.加强办公经费与办公工具的管理,创建节约管理的长效机制
高校办公要严格执行国家有关财务规章制度,严格制定执行接待标准,杜绝用公款随意招待,大吃大喝;将机关消费置于大家的监督之下,向师生和群众公开办公的消费情况;在部门内公开领导个人的公务消费情况,以内部监督机制的有效维护,切实将公务消费的攀比风转变为节约风;做好各项固定资产的登记与管理工作,严防公物私用,公车滥用,校产流失等;创建全过程控制的节约管理体制,引导资源合理配置和利用,切实降低资源费用支出;加大财务监督力度,确保有限的经费与资源用在最需要的地方。
The publicity and implementation of the green office in colleges and universities
LENG Hui,YANG Li-zheng
篇2
近十年来，高校的发展与变化随着教育改革模式的转变、市场经济的发展、学校自进一步扩大以及高校教育的机制日趋与国际接轨，使国内高校的管理模式动荡起伏，为适合外部环境，高校也与许多企业一样在求生存、求发展，从综合性、专业特点、区域文化、学术建设等方面进行改革，采用高校合并、分离重组、合作办学等多渠道途径，目的是把学校办得有特色，办大办强。
目前，很多高校把过去的系按类别分划后组成学院，由教学单位的系级管理变更到院级管理，并在学院设置一套较完善的管理班子由学校的职能部门直接领导。例如，云南大学的数学系在近十年来就前后与物理系、地球科学系合成了理学院，后又拆开与物理系组成了数理学院，现又与统计系组成数学与统计学院，这种变更相对学校的发展及学科的建设具有一定的科学性。在这种变更中办公室的职能在学校的整体规划下变化不大，但人员的职能定位却会发生改变，可能会有人员的重组、岗位冲突等等情况，面对此类情况，办公室的管理人员认识、状态、素质怎么培养？如何在新环境中求创新、寻发展，这成了办公室管理人员要面对的首要问题。
一、管理人员职能的认识性拓展
目前，高校的管理重心下移，二级学院的管理日趋发展成熟。实行学院制建设后，学院成为拥有相应权责的管理实体。随着学院管理自利的扩大，办公室的管理人员肩负的责任、义务随之加大。作为院领导的助手，具体实施任务的运作中心，每位管理人员首先从思想意识形态有深刻认识，树立积极向上的工作态度，本着为人师表、认真工作，服务到位的工作作风。
现在的一个基层学院单位师生一般在400―1 000余人，自身构成一个教学、科研为主的管理部门，内设的各管理部门人员不多但机构齐全。面对单位重组，部分教师已经在办公室中扮演过过多的角色，如从系办公室主任到研究生秘书，又到科研秘书、院办主任，有人还身兼数职。在这种环境下，从工作经验上是锻炼了一批人，但毕竟现在的高校办公室工作与20世纪90年代的管收发、到学校财务处领取教师酬金发放教师，复印试卷，安排考试等较为机降性的工作有所区别，办公室的角色加强了参谋、督查、协调、宣传交流、撰写材料等有技术含量的工作。并且现代社会办公形式已是信息化、自动化的时代了，熟练应用现代化的办公模式成为最基本的技能。70年代参加工作的老师都已退休，也就是说现在从事办公室工作的工作人员平均学历提高，目前要聘用的管理人员也必须具备硕士学位，这也说明高校办公室人员的定位在变，需要高素质的复合型人才。
只有认识到现代化的高校对办公室人员的所具备的条件的要求，才能更好地审核自我，通过不断的学习使自身素质提高。只有对自己的管理角色有真正的认识，才能在这个平凡的岗位上演绎出精彩的作为。
二、高校学院办公室的职能的定位
（一）辅助角色职能的定位
学院办公室的管理人员在学院的工作就是辅助领导、参谋助理，明确与领导的从属关系，应在工作中主动收集相关信息，及时、准确地为院领导提供决策依据，当好助手与参谋。在工作过程中，归办公室日常管理与实施完成的工作应演好主角，上级部门及学院领导主持完成的工作应起到配角和辅导的作用。角色的到位是呈现一个办公室人员的为人处事工作经验与能力的体现。
（二）承上启下与督办的职能
学院办公室的其中一个重要职能就是承接学校与学院的传递与反馈工作。由于学院制的规划实施中，学院自主独立性相对突出，但学校的统一领导是学校管理的宗旨。学院办公室是连接学校职能部门与学院的一个桥梁，搭建好这个桥梁从表面上来看是个上传下达的途径，但实际上这个功能的工作对学院在学校的地位、评价、整体定位有着一定的影响。
学校各部门的指示下达到学院办公室，管理人员的职责就是认真领会学习文件，并与主管部门建立良好的合作关系，根据学院的具体情况组织、传达、实施。在整个过程中不应只是从会议上的上传下达、发放文件等机械性传递，应根据学院的自身情况使方案细化，涉及到教师切身利益的事宜有时需要动之于情晓之于理，尽量不出差错，传达到位，不把问题激化，把工作做到有条有序，符合学校要求。
督办、督查是学院办公室的使命，具体事项落实到学院后，应积极主动的与领导联系，进一步安排工作的开展，需要领导、教师、学生配合完成的事项，办公室要有督办作用，领导头绪多，教师科研、教学任务重，学生大部分时间在上课，前期的工作办公室尽量做到位，继而督促各部门、个人把工作做好，再做好审查，上交、归档保存等工作。
（三）协调与宣传的职能
学院办公室是一个基层综合协调部门，二级学院管理制度在发展中因落实不到位会产生一些冲突，办公室就得协调好上下关系，发挥纽带作用。同时，学院内部左右协调是办公室的一个重要职能，各部门之间的统一思想、同一步调都靠办公室的指挥完成。这需要管理人员具备较好的自身素质与应变沟通能力，在工作中尊重合作双方，使用有效的工作方法解决问题。同时整个学院协作互助的和谐也是显现院办公室高素质的因素，虽然办公室内部应该职责分明，但工作中既有交叉的一面，又有独立的一面。在交叉工作中应呈现团结互助的精神，加强配合、合作共事，只有协作互助的群体才能发挥出个人的能量。
学院办公室是树立外塑形象的一个标志性窗口，其管理人员的精神面貌、工作态度、做事风格、办事效率对学院有着重要的影响，这是个内在的宣传窗口。对外而言，如今信息化社会，宣传、对外交流是搭建学院发展的平台，院办公室还肩负着这一重任，宣传应为学院的发展开创契机。熟悉学院的发展动态，对学生、教学、科研等状况了解全面，能在任何环境中充分对学院的优势进行到位的宣传。为学院网站提供强有力的信息，协助学院学生会开展一系列的学生活动，举办国内外学术会议等工作的渲染，凸显出学院与时俱进的风采。
三、创新是学院发展的保证
高校在改革中初步形成了学校实行宏观管理，学院为教学、科研实体的“以教学科研为中心”的管理模式。学院制建设的实施，使学院成立的各种委员会对教学、科研等方面的决策占了一席之地。学校管理重心下移，增强了专家、教师的参议与决策，从一定意义上来说已是大学管理机制的创新。
重心下移了，充分发挥学院制建设所寄予的契机，把学院的教学与科研管理发挥到极致，利用学院的各管理层及各类委员会对学院的发展作出规划。配合社会发展情况，对学科的发展、专业的设置、招生的计划、教学大纲的拟定、学生的管理等作出相应的改革。
因为学院的整体运作，院办公室是提供服务的中心，学院的管理也应打破原先的、传统的、机械的工作方式，首先在管理上建立健全管理机制。目前的学院办公室管理人员紧凑，怎么利用少的资源来把工作开展到面面俱到？首先应该在办公室管理人员的录用、考核上有高的要求，现在的管理人员应具有高素质、业务能力强、有较好的灵活应变能力。除定性常规的工作外，对非确定的决策、动态的事件有正确的处理意识。能在工作中汲取经验，不断的完善自己。工作中不是一层不变的照规办事，在协调性、沟通性上应以人为本，注重实际。把学院的发展，学生、老师的利益放在第一位。
其次，从其他高校汲取好的管理方式，在不断的学习中进取。例如，笔者曾在2006年到荷兰的代尔夫特UNESCO-IHE水教育学院参观。这所学院教师、博士及硕士生共60余人，但当初的办公室管理人员只有一人。繁杂的工作如何做好呢？通过了解，使笔者认识到该学院的整个管理计划性很强，每人近期的计划都是预先排好的，办公室墙上贴着很多字条告知近期需要办公室安排的事项，这样管理人员就能把每天的工作安排得井井有条，效率十分高。我们现在的学院是学校的二级管理机构，有党委办公室、行政办公室、研究生办公室、团委办公室、教务办公室，不妨各部门也应把一学期的工作计划做出来，提前做好预期的安排。为了防范计划不如变化快的事件发生，办公室各部门的主要管理人员可以集中在一间综合办公室中办公，目的是可以互助的应付一些突发事件，并使工作中交叉的环节可以快速解决。这也使办公的能源与人力资源得到了整合和利用。
结束语
总之，在高校的下属学院要做到一个优秀的办公室管理人员是不易的，它与单纯的机关或其他事业单位做管理工作有一定的区别，工作环境及工作对象不同，学院办公室日常面对的是只有办事才来的学生及不用8小时坐班的教师，大家来办公室的目的就是办事，有时对象的满意度与之付出的工作辛苦不成正比。所以管理人员除了职能定位明确、业务熟悉外，还需要有意训练在工作中的待人接物，交流艺术、谦和忍让等这些在潜在的提高工作效率的情商因素。作为办公室管理人员的一分子，本着认真工作、积极奉献精神和为师生服务的态度，不断总结好的经验，就能促使工作再上新台阶，开创高校办公室工作的新局面。
收稿日期：2011-07-13
作者简介：陈玉姝（1966-），女，云南昆明人，讲师，院办公室主任，硕士，从事管理、经济数学方面研究。
参考文献：
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各高校要进一步加强对学生无偿献血工作的管理，强化学校无偿献血工作领导小组的主导作用，将无偿献血工作纳入学校整体工作计划，建立高校无偿献血志愿者数据库，加强大学生献血工作的统一归口管理。要明确校内相关部门的责任和任务，形成合力工作机制，完善有关管理制度和工作规范。
市血液管理办公室要根据高校制定的血液采集项目计划，做好相关协调和落实工作。市血液中心和有关区县血站要在市、区县血液管理办公室的指导下，积极配合学校完成大学生献血体检和采血技术保障等服务工作，规范有序地在校内开展血液采集工作。
二、积极探索，形成高校献血新模式
为体现大学生参与无偿献血的自愿性质并充分调动其积极性，2009年，*交通大学、*师范大学、*大学、*财经大学等高校率先探索学校无偿献血新模式，由原来的目标人数管理转向自报献血量管理，以期通过“服务人性化、组织规范化、操作程序化、管理信息化”的组织管理模式，建立一支长效的无偿献血志愿者队伍。各高校要结合本校实际，认真探索和学习兄弟院校经验，逐步形成本校无偿献血的工作特色，使高校大学生自愿无偿献血工作得到健康持续发展。
市、区县血液管理办公室要积极配合高校开展新模式的探索工作，提供相关服务。市血液中心和有关区县血站要根据高校的需求，做好流动车进校服务、技术指导和日常管理工作。
三、扩大宣传，深入推进自愿无偿献血工作
各高校要认真宣传《中华人民共和国献血法》和《*市献血条例》，运用校内广播、黑版报、宣传栏、校园网络、讲座等多种宣传形式，普及无偿献血的科学知识，开展一系列无偿献血宣传服务活动，使大学生积极踊跃地参加无偿献血活动，形成良好的舆论氛围，有力推进高校大学生自愿无偿献血活动。
市、区县血液管理办公室要积极协助高校开展无偿献血知识的宣传教育和培训工作，给予一定的宣传、培训和表彰奖励经费。市血液中心和有关区县血站要做好相关配合工作。
篇4
高校办公室是在高校党政直接领导下的办事机构，是高校行政机构的重要组成部分，是高校正常运转的重要枢纽，办公室的工作内容涉及到高校的方方面面。从传统意义上来讲，高校办公室主要承担的是交办式的工作，办文、办事、办会，但随着我国经济的发展转型，高校办学开放程度加深，也带来了高校内部体制的改革，利益关系发生变化，部门之间和教职工之间的矛盾也日益凸显。2010年教育部了 《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020）明确了我国高校要进行管理体制改革，建设现代大学制度，这对高校办学提出了更高、更新的要求，对于高校办公室的工作也是一项重大的挑战。面对复杂多变的办学环境以及逐渐增多的办公室工作任务，高校办公室必须强化拓展工作职能，提高工作效率，增强办事水平，才能更好地服务于高校，为高校增强实力、寻求发展而助力。
1.我国高校办公室职能的定位
首先，高校办公室是高校的综合性职能部门，它不同于其他部门的工作性质，尤其是在处理综合性事务方面，办公室往往会作为牵头部门进而协调其他有关部门，是高校综合性协调的核心所在；其次，办公室的服务、管理、协调功能，比如学校的重要会议、组织活动安排、行政文件的印签、外联接待等工作，都是办公室日常工作处理范畴，无不体现着办公室服务、管理、协调的作用；有的高校办公室除了最基本的工作职能外，还附带一些特殊职能，这与高校的管理体制和机构设置有关，例如有的高校把信息中心挂靠在办公室，那么办公室就多了信息化建设的职能，把宣传部与办公室合署，办公室就具有了宣传的功能。
2.高校办公室的基本职能
高校办公室作为高校的枢纽机构，目前有服务、协调、参谋、督办四项基本职能。
2.1服务职能
高校办公室的服务职能体现在高校管理的横向、纵深各个方面。办公室既为高校领导服务，又为部门、学院、教师、学生服务；既为高校教育服务，也为后勤、保卫服务；既为上级主管部门服务，也为同级院校服务。总之，高校办公室的服务功能覆盖面广，服务对象众多，服务内容复杂。
2.2协调职能
高校办公室是高校运行的“调度室”，既担负着高校内部日常工作的协调，也担负着高校与外界各种关系之间的协调工作。
2.2.1工作协调。对高校日常活动的时g、地点、出席领导、参与人员、后勤、保卫工作的协调；对公文处理中政策冲突、文件审核、公文部署进行协调；对会议议题、会议审批、与会人员、会议时间地点进行协调；对校园突发事件、公共卫生事件、事故灾害、信誉公关等进行协调。
2.2.2关系协调。协调领导之间的关系，高校的领导由于个人认知、工作性质、工作方法、看待问题的角度等等均存在着个体差异，常会使领导在制定决策、处理事务时产生意见分歧，对此办公室应当掌握了解领导的意图，总揽全局，从大面出发，做领导之间沟通的桥梁，寻找共同点和平衡点，缓解意见矛盾，去异求同；协调部门之间的关系，高校的组织机构复杂，学院、部门众多。每个学院和部门都有自己的工作职责和工作侧重点，对于各自的发展方向定位不同，很可能会产生利益博弈，高校办公室就要对此类事件进行协调，与各部门保持联系，及时发现问题解决矛盾，整合学校资源，提高办事效率，发挥合力效应；协调领导与部门、师生的关系，高校根据自身发展需要经常会出台一些政策，这就需要办公室会同政策起草部门做好对全体师生以及其他部门的解释工作，确保政策能够落到实处，在部门或者师生有困难时要做好接待工作，并及时向上级领导汇报，及时解决，并做好安抚工作；协调与校外单位的关系，高校的发展离不开与外界环境的交流与联系，高校办公室就要充分发挥窗口与桥梁的作用，经营、发展对外关系，树立起良好的高校形象，为高校发展创造外部条件。
2.3参谋职能
高校办公室是信息的集散地，办公室要收集、筛选、整理各种有用的信息，及时向上级报告；办公室还应定期开展调研工作，及时获取发展趋势与动向，并针对当前问题提出具有针对性、实用性的对策，供高校领导决策参考。
2.4督办职能
做好上级批示文件与指导精神、高校方针政策的落实情况；做好高校领导布置的工作以及会议、决策的执行情况；抓好学期、年度的工作要点，各单位的目标责任制和阶段性目标的完成情况；监督师生反映的涉及到师生利益事项的解决情况。
3.高校办公室工作职能强化与拓展路径
3.1强化服务意识，提高服务质量
要增强办公室人员的服务意识，做到工作无小事，办事不误事，办实事办好事，对每一项工作都尽职尽责，着眼全局，抓清主次，分清条理，办事不出错。一是要简化工作流程，减少会议数量。要做好会议审核工作，控制会议的次数和规模，合理安排会议时间；简化接待工作流程，做到公函接待，严格按照规定办理公务活动。二是精简文件简报，控制发文数量，规范发文程序。三是纠正服务态度，杜绝推诿扯皮，提高服务效率，另外办公室还应提供主动，主动参与、思考、创新，认真工作，保证高校的正常运转。
3.2强化参谋职能，提供发展助力
高校办公室不仅要处理好日常琐碎的工作，还应当及时把握国家方针政策与高校教育发展动态，分析当前发展需求，强化办公室的参谋决策职能，进一步强化信息调研工作，建立起信息调研数据库；开展专题调研活动，了解师生的关注重点；推动校务公开，促进师生与学校管理层的进一步沟通接触；加强学习，开展工作研究，关注学校发展的重点难点，提高素养和综合思维能力，为学校决策提供有价值的信息和参考意见，为学校发展提供基础。
3.3做好组织协调，积极化解矛盾
高校办公室在进行协调工作时要掌控全局，突出重点，既保持原则底线，又不失灵活处理。做好重要会议、重要活动的协调工作，会议、活动开始前与相关领导和部门做好沟通、衔接的工作，确保会议、活动的顺利开展；对突发事件做好应急预案，及时准确报告信息，杜绝瞒报、谎报、迟报、漏报的现象，协助校领导及时、准确的处理突发事件；协调关系时应做到对上不盲从对下不轻视，按章办事，团结一致，及时化解各方矛盾，确保高校的稳定。
3.4做好督办工作，确保上情下达
当前高校已经形成比较科学、完善的管理制度，但是如何确保制度的执行是高校管理工作的一个短板。办公室的督办职能是对制度、决策执行的重要保证。因此在办公室的工作中，不仅要将各项指令传达到位，还要加强对指令执行的督查力度，确保各教学单位、职能部门的工作落到实处，执行到位，并及时向领导汇报工作进度和效果，以便于决策管理层掌控全局，做更好的发展部署。
新时期的高校办公室工作充满了机遇和挑战，办公室应当充分发挥职能管理作用，提高工作水平和办事效率，为高校改革发展事业做出贡献。
篇5
1.高校办公室保密工作的内容
1.1 公文保密
高校办公室负责公文的撰写与处理及文书档案的管理工作, 又通过“ 上传下达” 管理着上级部门及本单位的全部文件, 这些文件大都记载着党的机密和国家的某些机密事项。
1.2 会议保密
办公室负责本单位党委及行政会议的组织安排、文稿起草和会议服务工作, 文秘人员熟悉会议内容, 大多数会议内容是秘密性质的。
1.3交办工作保密
办公室直接承办领导交给的工作, 这些工作有许多是属于内部的、秘密的, 不宜外泄。
1.4 电话保密
办公室承接各种电话, 其中有的内容是保密的。
2.当前高校保密工作存在的问题
2.1 现代化设备带来的保密隐患
目前，高校办公现代化和自动化程度很高，计算机、复印机、传真机、刻录机、扫描仪等办公自动化设备广泛使用，各样的高科技窃密手段常常是防不胜防，甚至手机、打印机、u盘等这些我们日常工作和生活中最常见的物品，如果使用不当，都随时可能成为窃密泄密的媒介。
2.2 人才流动频繁给保密工作带来的问题
由于高校自身的特点，高校的人才流动是很频繁的。人才流动有利于人尽其才，但过于频繁流动就会给保密工作带来了新问题。一些掌握着国家秘密的人才、干部跳槽、离职、调动，会带走一些国家秘密，给国家带来了很多不必要的损失。此外，教职工因公或因私出访的人数也不断增多，这些人员中的一些是人员。人才流动使一些部门的保密工作交接变得频繁，常常出现漏交漏接问题。所有这些，都对高校保密工作提出了更新和更高的要求。
2.3 宣传教育缺乏针对性
高校组织的保密宣传教育往往形式单一，不够新颖，理论讲解多，演示示范少，校内宣传多，校外沟通少，网络信息没有经过审批程序随意等情况。制度落实不到位。高校也制订了相关的保密规章制度，但是没有将保密工作细化到教学、科研、外事等相关岗位人员，并且缺乏考核监管机制，保密工作形式化，缺乏实效性。对于上岗、离岗的保密人员教育不到位。没有规范计算机及移动存储介质的管理及使用，存在计算机连接互联网、存储介质与非存储介质交叉使用等情况。
3.新形势下高校保密工作的对策
3.1领导重视
领导重视是关键。保密工作事关学校和国家安全和利益，领导干部要充分认识做好新形势下保密工作的重要性和紧迫性，要切实履行保密工作职责，以身作则，带头抓好保密工作的组织落实。建立专门的组织机构和专职的保密工作队伍，形成有效的高校保密工作的管理网络，确保高校保密工作有条不紊地正常运行。
3.2 加强网络设施管理，提高网络防范技术
加强对重要载体的保密管理，规范文件的起草、制发、传递、阅读、保管、使用、复制和销毁等各个环节；重视对移动存储介质的保密力度；加强计算机信息系统的安全保密管理，严格督促落实安全管理措施，加大对计算机违规与互联网连接的监督检查力度，严防网络泄密。
3.3 高校要设置专门的保密办公室、密码文件柜、碎纸机、办公电脑等保密设备
应指定专人负责并加强管理传真机、复印机等现代办公设备。对于高校的校园办公系统以及高校网站要实行严格管理，坚决堵塞网上泄密渠道。要指定高校网站的日常管理的责任部门、提供技术支撑服务的责任部门，以及负责监管的责任部门。日常校园网上的公告或信息应由专人负责，要实行上网信息保密审查制度，规范上网信息的程序，做到“谁上网，谁负责”。一方面要增加资金的投入，从技术上提高安全防范能力，改善保密条件，另一方面通过设置权限对各类文件的传阅进行控制。同时，还要做到计算机与公众信息网实行物理隔离，杜绝计算机及设备与非计算机及设备交叉使用。
3.4 执行文件保密管理规定
高校的密级文件一般来自于上级部门及相关业务部门，应当委派专人负责做好密级文件的登记、阅读、清退、归档和销毁等各个环节的工作，传达密级文件严格按照有关的管理规定限制知悉范围，不上校园系统、不随意扩散、复印，不擅自携带密级文件外出。交换泄密文件或阅读文件时，应委派专人使用专门交通工具前往，根据工作需要摘抄相关的内容，不复印、不拍照、不摄像，记录本应当按照同等于所摘抄文件的密级规范管理。
3.5 操作要规范
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当前，我国高等教育体制改革的不断深入进行，对高校办公室工作提出了越来越高的要求。高校办公室管理工作特点较为突出，事务性的工作琐碎繁杂，在平日工作中已不断积累、形成了一系列办事流程，拥有一整套较为完善的规章制度，并在高校发展进程中发挥着重要作用。“北京精神”的提炼，是又一次集中民智、汇集民意、凝聚共识的过程，是推进社会主义核心价值体系建设，推动首都各项事业科学发展的生动实践。践行“北京精神”也是高校办公室践行社会主义核心价值体系的紧迫要求，办公室工作人员身处意识形态领域前沿，迫切需要用社会主义核心价值体系端正价值取向，不断提高自身免疫力。“北京精神”与社会主义核心价值体系一脉相承，体现了社会主义核心价值的基本要求，大力弘扬“北京精神”对营造高校办公室工作氛围、凝心聚力具有重要作用。
高校作为培育人才的重要前沿阵地，要大力弘扬“北京精神”，传承悠久的育人精神，积极践行“北京精神”，切实加强办公室工作，拓展思路，把“爱国、包容、厚德、创新”精神融入高校办公室工作，把“爱国、包容、厚德”作为提升高校办公室工作人员工作态度的指引，使“创新”成为高校办公室工作人员工作发展的新坐标，以此促进高校办公室工作人员不断转变思想观念、完善工作机制、创新工作方法，不断提高办公质量和效率，提升管理服务水平。
一、以“爱国”作为办公室工作的导向
爱国是中华民族的光荣传统，是“北京精神”的核心，是城市精神最深刻、最显著的特征，是民族精神的核心，也是民族凝聚力的最重要特征。爱国展现了北京人民忧国忧民、心系国家发展、勇担时代使命的责任感和强烈的家国情怀，同时也体现了讲政治、顾大局、树正气、重奉献的时代精神。爱国要求我们具有大局意识和责任意识，高校办公室作为学校的中枢机构，工作涉及学校的方方面面，是校内外各种信息的交汇点，也是有效统揽全局、使全校上下围绕中心工作、协同发展的重要阵地。办公室工作人员必须紧紧把握大局，认真学习党的路线、方针、政策，注重党性锻炼，增强保密意识，在思想上、政治上与中央保持一致，不断提高自己的思想道德水平，通过不断学习提高自身的业务能力和管理服务水平，立足大局，拓宽视野和战略思维，把办公室工作置于国家的宏观形势和学校具体改革发展稳定的大局中谋划，深化服务大局意识，推动内涵式发展。在办公室工作中把这种爱国精神转化成为学校发展服务的精神，把集体利益和师生员工的根本利益放在首位，为学校教职工和学生服务，以满腔热情投入工作中，主动履行岗位职责，有效提升管理服务水平，以积极乐观的心态迎接工作中的挑战。
二、以“创新”作为办公室工作的灵魂
创新是“北京精神”的精髓，即突破常规、推陈出新。它体现了北京积极进取、追求进步的精神状态。创新是民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力，是时代精神的核心。创新体现了与时俱进、积极进取、勇于创造、勇攀高峰的精神状态。作为培养高端人才和科技创新阵地的大学，更加需要持续的创新精神，依靠创新赢得主动、赢得优势、赢得未来。办公室的工作要处理好继承与创新的关系，继承是在创新成果上的继承，创新是在继承基础上的创新。办公室工作既要遵循其特有的工作特点和运行规律，又要不断适应新形势发展的迫切需要，大胆探索、勇于实践，积极研究新情况、解决新问题，不断开创办公室工作新局面。高校办公室作为学校的综合协调部门，应积极解放思想、时刻关注学校人才培养和科研创新发展成果，及时总结改革和发展过程中出现的新做法和新经验，不断创新工作思路，提升办公室整体管理服务水平。在某种程度上，办公室又是高校“宣传中心”的核心，通过办公室工作把学校发展过程中适合公开的信息要素通过各种媒介形式进行横向的传递和交流，进一步宣传、塑造和提升高校的自身形象。高校办公室工作除有其大学事务工作服务的一般特性外，工作人员在思想上也同样需要牢固树立办公室工作大有作为、大有可为的观念，不断强化创新意识，增强创新胆略，大胆创新突破，把本岗位工作思路适时与本校教育办学定位、创新发展等特点结合在一起，形成工作传承与创新、基础性与拓展性相结合的工作理念，从而指导高校办公室工作的创新开展，并通过创新提升服务学校的工作质量，使办公室工作向超前、贴近服务转变，向精品、优质、高效服务转变，向勇于挑战、敢于竞争、敢为人先转变。
三、以“包容”调整办公室工作人员的心态
包容是“北京精神”的特征，即宽容、容纳。在建设中国特色世界城市进程中，北京更需要一种开放的姿态和博大的胸襟，尊重差异、包容多样、和谐发展。高校是各种文化相互交流、融合的重要平台和前沿阵地，是高层次人才的培养基地，同样也是中华文化“走出去”的重要的交流和咨询平台。首先，作为高校与外界交流的重要窗口，办公室应坚持博大宽容、兼收并蓄的良好心态，能够着眼大局、统筹兼顾，积极开展校内各部门之间、兄弟院校之间的交流与合作，用包容的心态去学习，提升自身的工作能力，提高本岗位的工作效率，从而进一步提升本部门的整体形象。其次，办公室工作的特点决定了其工作都属于“幕后工作”，要抱有一种默默奉献的精神投入日常的工作中，要多奉献、少索取，多做事、少抱怨。工作千头万绪、纷繁琐碎，只有平心静气，将多做事作为责任，作为乐趣，才能做好办公室工作。办公室工作强调的是团结协作，每个岗位的工作职责虽有不同，但各项工作都是环环相扣，任何一个环节的疏忽，都会影响整体的判断和全局的发展。这就要求办公室工作人员用包容的心态去理解、宽容，严于律己、宽以待人，能够听取不同的建议意见，形成良好的沟通协作、互帮互助的工作风气，使办公室工作有条不紊地向前推进。
四、以“厚德”提升办公室工作人员的修养
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二、高校办公室管理中存在的问题
1.对工作职能认识不够清楚
许多高校办公室的工作人员不是对口专业毕业的，在参加工作之后由于种种因素而没有接受相关的系统培训。因此，在日常的工作中，这些人员只有按照领导的指示办事，不能提出具有建设性的意见，在遇到状况的时候，也只能被动的应付，没有较好的解决方法。此外，在高校办公室的管理中，还存在着工作任务分配不清和沟通不够的问题，使得一些简单的事情抢着做，而一些比较复杂事情却没有人去做，导致工作的效率低下，严重的影响到了高校办公室只能的实现。
2.人员的素质较低
在高校办公室任职的工作人员大多来自于不同的岗位，具有不同的专业背景，同时，大部分的工作人员都没有接受过管理学当面的专业培训，缺乏一定的专业技能。此外，由于办公室的工作人员从事日常管理，忙碌于繁重的事务性工作中，在加上学习各项工作的持续改进，他们只能凭着有限的经验来进行工作，缺乏运用现代方法去思考和管理的能力，使得其管理水平不能很好适应高校的快速发展和办公室管理工作的要求。
3.规章制度不够完善
高校办公室的工作繁多且较为复杂，每一项工作看起都十分的琐碎，但却有十分的重要。目前，许多高校办公室都缺乏较为完善的管理制度，来统筹和安排日常事务，办公室的工作纷繁复杂，如果没有制度来对其进行规范管理，那么办公室的工作将会陷入毫无章法的境地，使得办公室工作人员的态度松散，影响到整个部门的工作效率。要想有效的避免这些问题的发生，高校办公室就应建立一套较为完善的规章制度来对办公室进行科学有效的管理。[3]
4.办公自动化的应用不够完善
随着信息技术的快速发展，计算机系统及相关的技术在各个领域得到了广泛的应用，给社会各个方面的发展带来了前进的动力，同时，教育领域的发展方向也在向着信息化的方向靠拢，高校办公室的管理也离不开信息系统。在高校办公室应用先进的设备和技术时，存在着一系列的问题，如：应用人员的素质不高、不能及时对相关的操作人员进行技术指导和培训等，造成先进设备的利用率较低，局限于文件的打印等工作，信息化技术的不能很好的应用，将会影响到办公室各项工作的开展。
三、提高高校办公室管理工作的方法
1.提高办公室工作人员的服务意识
行政管理工作的基本特征就是服务，办公室的工作也不例外，因此，高校办公室人员应放弃旧的思想，确定行政管理就是服务的新思想，努力工作为高校的发展服务，为学校的领导、师生、员工服务，为招生服务和社会机构以及教学等服务。根据高校的教育制度和自身规章制度的变革以及各种新问题、新情况的出现，提供及时的服务，努力学习相关的知识，不断提高自身的服务水平和质量。
2.加强办公室人员的培训工作
办公室工作人员的思想和业务水平直接的关系到学校行政管理工作的水平，甚至有可能会影响到领导的决策。为了有效的提高他们的理论水平，提高他们的综合分析、文字表达、组织协调等水平和能力，高校办公室就应建立相关的制度，加强对办公室工作人员的培训。可以从以下几个方面来加强对办公室人员的培训：
2.1利用各种渠道采取多种形式对办公室工作人员进行培训，针对培训人员的不同特点，派选人员参加进修，学习相关的业务等。
2.2加强对办公室工作的研讨，对教育改革和发展的情况进行研究，探讨学校制度的改进、学生教师服务的新选择以及科研等工作的情况，通过这些探讨和研究可以有效的提高办公室工作人员的素质，进而提高办公室的工作效率。
2.3激励办公室工作人员积极工作，努力的提高自身的业务素质。
3.建立和完善高校办公室工作中的管理体系
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1 学院办公室的职责
学院办公室是学院行政工作的综合协调管理机构，承担着制定和实施学院的管理制度，当好学院领导的好助手，协调落实学院领导布置的各项工作，沟通学院上下，负责学院与学院之间、学院与部门之间及学院与外界之间的联系，服务于教学、科研的第一线，保障学院各项工作的正常运行。
虽说，每个高校的二级学院办公室工作内容略有不同，但大致上以下几点是共通的：1）负责组织起草学院综合性工作报告、总结、计划和决议等文稿，拟定学院规章制度，以学院的名义通知、决定等公文。2）组织、安排、协调学院综合性工作及全院性重大活动，安排各类院级或承办校级会议，确定议程，做好记录并督促检查会议决议的贯彻执行情况。3）协调安排学院领导的重要工作日程并协助处理学院日常工作。4）办公用品的采购、分配等管理工作。5）综合档案的收发、登记、批阅、传阅、归档的管理工作。6）学院对外宣传，网站管理。7）负责学院外事、对外联络及接待工作。8）学院党政公章及学院领导印章的使用和管理。9）学院日常的综合治理和精神文明建设。10）学院领导交办的其他工作。
2 行政管理人员的基本要求
很多人认为，高校行政管理人员是一份轻松地、没有技术含量的工作，每天无非是做一些繁杂的事物，专业技能要求不高，随便抓个人就可以胜任[1]。确实高校行政管理工作比较繁琐，尤其是二级学院，每天都承担各类的事务，这些工作不仅来源于学院领导，而且来源于学校的其他行政部门，学院办公室更需要面对不同的部门，如人事处、计财处、对外交流处、宣传部、保卫部等等，每一项工作都要求行政管理人员专业而且高效的完成，工作复杂程度可想而知[2]。因此这就要求行政管理人员具备缜密的逻辑思维、组织协调能力、灵活多变的办事能力、良好的沟通和解决问题的能力及快速的学习能力，方可胜任工作岗位。
3 行政管理人员的现状
近年来，随着社会的整体进步和国家对高等教育重视程度的提高，尤其对高校师资队伍的建设投入了大量资源，而高校行政管理岗位就处在一个尴尬的位置，发展相对明显滞后。
3.1 “边缘化”
高等教育的空前发展，使得教师的主体地位得到强化，随之而来教师的工资、待遇、福利等方面得到了提高，而作为同样处在高校的行政管理人员来说，增幅却并不明显，并不是教育受到重视的主要受惠者，与高校教师相比，收入差距逐渐拉大，自然产生了被“边缘化”的危机感[3]。
3.2 压力、职业地位
行政管理人员的压力主要来自于行政工作经常处于繁杂的超负荷运转状态，特别是在高学历人才云集的高校，行政管理人员的学历相对较低，这也成为一种无形的压力。
职业地位主要体现在职业认同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在着“重教学、科研，轻行政”的倾向，学校的主要领导是“双肩挑”的角色，这在一定程度上影响和支配着高校工作的决策。行政管理人员与教师相比，无法找到职业地位和自我成就感，长期以往，心理上产生一种不平衡，产生职业倦怠情绪。
3.3 管理队伍青黄不接
高校自扩招以来，为保证高校教育质量，将引进人才计划的重点安排在教师岗，行政管理人员的少之又少，有的高校引进行政管理人员也是以编外或合同工的形式，与有编制的教师相比，薪酬、福利。待遇相差甚远，使得管理人才望而却步，逐渐导致行政管理队伍结构失衡，处在青黄不接的状态。
4 如何实现学院办公室行政管理队伍建设
4.1 按需设岗，按岗择人
高校二级学院办公室作为基层管理机构，承担的工作复杂且涉及广泛，因而在人员配备方面就需要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人，以面向社会，公开招聘的形式招到所需要的人才。同时还要不断的优化办公室行政管理队伍的学历结构、能力结构、年龄结构等等，确保建立一支人际关系和谐，能力互补、工作热情饱满的队伍。
4.2 树立“以人为本”的观念
树立“以人为本”的观念，重要是从思想上重视管理工作，要把管理和教学、科研放到同样的层面上来抓，贯彻“人本管理”的思想，引导行政管理人员调整心态，明确工作目标，认识管理的重要性，树立浓厚的服务意识，尤其是“超前服务”的观念[4]，只有这样的管理队伍才能充分发挥主动性和创造性。
4.3 提高自身素质
行政管理人员的能力直接影响行政管理的效果，因此应该鼓励管理人员参加多种形式的培训，改善知识结构，全面提高自身的素质[5]。此外，管理人员必须具备较强的政治素质和专业素质，在实际工作中，锻炼工作协调能力、沟通能力、应变能力和创新能力，提高管理工作的实效。
一所好的大学，离不开教学、科研工作的支撑，一流的师资队伍，也离不开一支好的行政管理队伍，因此，我们一定要转变观念，重视行政管理队伍的建设，尤其是二级学院管理队伍的建设，只有基层的队伍建设好，才能建设一支专业程度高，服务理念强的高水平高校行政管理队伍。
【参考文献】
[1]刘占国.刍议高校行政管理中出现的问题及解决方法[J].教育教学论坛，2013（3）：16.
[2]李枫，于洪军，陈建华.现代大学制度下高校办公室管理创新[J].办公室业务，2011（5）：37-38.
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文章编号:1004-4914(2010)10-110-02
高校后勤社会化改革以来,高校后勤无论是硬件设施还是服务质量都得到了大幅提高,高校后勤集团办公室的工作范围也随之不断扩展,大致包括日常行政、人事、质检、档案、党务、宣传、工会七大内容。
高校后勤集团办公室工作时效性强、工作量大、工作要求高、突发事件多。办公室工作人员往往需要加班加点,很多工作都只能是疲于应付。多做事,把事做好,是高校后勤集团领导对集团办公室工作人员的要求;少加班,轻松面对工作,是高校后勤集团办公室工作人员的共同呼声。如何才能让领导满意,让自己舒心?不断提高工作效率是唯一的出路。
一、规章制度是基础
首先要明确岗位职责,实行岗位责任制。要做好高校后勤集团办公室工作,着眼于“事”,应将每一方面的工作都落实到人;着眼于“人”,应明确每个人所负责的事,做到“事事有人管,人人有事做”,这样才能保证办公室日常工作的有序开展。其次要制定工作流程,规范管理行为。建立一套符合客观规律和实际需要,且行之有效的工作流程,既能使自己有章可循,也能使他人有据可依。工作流程的制定宜以“事”为线索,以流程图的形式表述,流程中应明确各环节的负责部门,甚至负责人;需要填写表格的对外业务,应提供样表。
实践表明,简单明了的岗位职责及工作流程图,不仅可以提高办公室的工作效率,还能在最大程度上获得领导的认可和同事的支持。
二、人员配置是前提
在认识上,领导要充分肯定办公室的窗口与中枢地位,充分肯定办公室工作的重要性,充分肯定办公室工作人员的贡献;在数量上,要根据办公室具体的工作量足额配置人员,具体可参照表1;在思想素质上,要挑选淡薄名利,甘于奉献,具有强烈事业心和责任感的人员充实到办公室队伍中来;在业务素质上,要能满足工作的专业需要,优先考虑有专业学习背景或有相关执业资格证书的人员;在年龄结构上,尽量做到老中青相结合,以年轻人为主,办公室主任尽可能任命年龄稍长者;在性别结构上,要做到男女比例基本平衡,女性稍多于男性。
三、总结规律是关键
办公室事务多,但不是每天都很多;办公室人员很忙,但不是每天都很忙;办公室临时性工作很多,但也有很多工作有规律可循。凡事预则立,不预则废。办公室对工作的预见能力越强,计划越周密,工作自主性就越大,准备工作就越充分,工作效率就越高,工作质量就能得到保证,员工的工作状态也就会比较轻松。探寻高校后勤集团办公室工作规律,主要有两条途径:一是从学校、集团、本部门制定的年度工作计划与要点及一些专项工作文件提炼需要后勤集团办公室负责的具体工作及进度要求;二是根据历年工作经验总结出何时需要完成什么工作。以湖南农业大学后勤集团办公室为例,下列工作是每年都需要完成的:1月,人事考核、评奖评优、后勤服务质量考核、后勤服务经费测算;2月,放寒假相关工作、寒假前服务质量与安全大检查、慰问职工;3月,开学准备、务虚工作;4-5月,党务评估、职称申报;6月,放暑假相关工作、撰写上半年工作总结与下半年工作计划、暑假前服务质量与安全大检查、党风党纪教育;7-8月,设备设施维修、新进人员岗前培训;9月,迎接新生入学、更新网站与宣传橱窗内容;10月,组织参加校运会;11月,档案检查;12月,撰写当年工作总结与次年工作计划、整理档案。办公室各业务主管应全面总结工作规律,熟知每天、每月、每学期、每学年需要做什么,提前做好准备,这样就能保证有比较充裕的时间来处理一些临时性的工作。此外,在集团范围内组织成立合唱队、舞蹈队、篮球队、足球队,举办晚会、演讲赛、歌咏比赛等也都能起到分解工作量的良好效果,日后参加学校组织的相关活动,就能高质、高效地组织队伍和节目。
四、工作创新是核心
用发展的眼光来看,工作中面临的任务问题都能通过硬件投入或软件改进得到解决。办公室工作人员要敢于面对困难,深入分析问题存在的原因,探讨解决问题的途径。“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达不竭的动力”。创新运用于高校后勤集团办公室工作,能极大地提高办公室工作效率。
1.工作设备创新。打造信息化、自动化的工作平台能明显提高办公室工作效率,如配置较为先进的电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、照相机、录像机、投影仪、录音笔、移动硬盘等。
2.工作技能创新。办公室系统要不断提高网络运用水平,大力推进无纸化办公,充分运用QQ、E-mail等公共网络资源及自主开发的校园政务系统、手机短信平台、专业管理软件等专用资源,达到“无纸胜有纸,无声胜有声”的境界。
3.工作思路创新。办公室工作人员要解放思想,实事求是,开拓进取,敢于突破“只防出错、不求出新,只求保险、不担风险,只循陈规、不探新路”的思维定式,敢于克服唯书唯上、照搬照套的行为惯性,不断寻求工作新思路,不断探索工作新方法,不断总结工作新经验,努力开创工作新局面。
4.工作知识创新。当今社会,科技发展日新月异,办公室的设施设备必然会随之更新换代,工作手段也必然会推陈出新,这就要求办公室工作人员与时俱进,不断学习。办公室工作人员要多到本校兄弟部门(下转第115页)(上接第110页)及兄弟高校的相应部门参观学习,要积极争取参加行业的专业培训与交流,要建立集中学习与研讨的制度,从而不断提高办公室工作人员的整体水平。
5.工作方法创新。处理好对上与对下的关系,既服务好领导,又服务好基层;处理好被动与主动的关系,准确把握办公室工作的规律性、灵活性、前瞻性;处理好继承与创新的关系,在继承好传统、好做法的同时,不断在实际中探索新方法、新途径;处理好大事与小事的关系,大事不含糊、小事不轻为、抓大不放小;处理好做人与做事的关系,老老实实做人、踏踏实实做事。
五、激励机制是保障
1.物质激励。高校后勤集团办公室工作人员年龄偏轻,有些甚至是刚刚参加工作的大学毕业生,没有积蓄,而结婚生子、人情往来、赡养父母、买房买车等一些实际问题都将接踵而来,这些都需要员工的工作收入来支撑。对员工的物质回报是对员工最基本的,也是最直接的激励。客观地讲,集团办公室工作人员在高校后勤集团中是属于素质较高、任务较重、贡献较大的群体,其收入整体上应处于中上水平。在办公室内部,收入的多少又应与具体岗位和工作质量挂钩,引导办公室工作人员勇挑重担,力创佳绩。
2.荣誉激励。高校后勤集团办公室工作人员学历较高,绝大多数都具有本科学历,近年来,硕士、博士也大有人在,属于典型的知识分子。知识分子的身份使得他们非常看重单位、领导、同事对他们的理解、信任、表扬与肯定。集团在分配评奖评优指标时应对办公室有所倾斜,有条件的还可设立一些单项奖励;在设立兼职组织时,如服务质量考核小组,应将办公室相关工作人员作为主要成员纳入,肯定其在业务上的权威和核心地位;在员工开展具体业务时,应给予相关工作人员足够的空间,鼓励独挡一面地开展工作,鼓励创新,允许在可控范围内出现失误。
3.教育激励。高校后勤集团办公室工作人员属于知识型员工,非常看重自身知识的不断更新与综合素质的不断提升。集团应根据需要选派相关工作人员参加职业资格证书方面的培训,如秘书、内审员、人力资源管理师等,提升办公室工作人员的业务能力;应提供机会让办公室工作人员外出参观学习或经验交流,开阔办公室工作人员的工作视野;应鼓励办公室工作人员申报各级各类科研课题,甚至在集团内部建立科研基金,增强办公室工作人员的研究能力;应鼓励办公室工作人员在职攻读学位,予以报销部分费用,提高办公室工作人员的理论水平。
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高校改革的进行以及高校竞争逐渐激烈，高校对于办公室工作人员的管理工作要求也逐渐提高。在新时期加强高校办公室工作人员的思想政治素质对于提高当前办公室思想政治工作的效率和质量有着十分重要的作用。开展办公室工作人员思想政治工作的重要性主要表现在以下几个方面：
（一）提高办公室工作人员的思想素质思想政治工作在当前的办公室工作中发挥着十分重要的作用，思想政治工作的开展对于提高当前办公室工作人员的思想道德素质有着十分重要的作用。通过思想政治工作的开展，办公室工作人员对于工作的认识逐渐增加，对于企业的发展也有所认识，工作人员的思想觉悟有所提高，这对于工作人员整体素质的提高有着十分重要的作用。
（二）提高办公室工作人员的工作质量当前高校办公室工作逐渐增加，不仅仅要做好教学工作同时还需要做好高校的学生管理工作。通过加强思想政治教育工作可以有效地提高当前办公室工作人员的工作积极性和工作责任感，这有利于提高当前办公室工作的效率和工作水平。思想政治工作的开展使工作人员的工作责任感逐渐加强，使工作人员认识到高校管理工作的重要性，工作的效率有所提高。高校对于办公室工作人员的工作要求逐渐提高，不仅仅要掌握相关的办公知识，同时还需要掌握计算机等知识，通过加强思想政治教育工作可以有效地提高工作人员的工作质量，减少工作人员的工作压力，这对于办公室工作的改善有着十分重要的作用。
（三）协调办公室工作人员的关系随着高校的学生扩招，办公室工作人员数量也有所增加，办公室工作人员的管理工作也逐渐复杂，如何协调办公室工作人员之间的关系，成为当前办公室工作管理的重要组成部分。加强当前办公室工作人员的思想政治工作对于改善当前办公室工作人员之间的关系，协调当前的工作，促进员工之间的合作有着十分重要的作用。通过思想政治工作的开展对于办公室工作人员的管理也提供了众多的方便，这对于今后公司的发展有着十分重要的作用。
办公室工作人员思想政治工作改善建议
近年来国家对于高校教育的重视逐渐增加，高校的规模和数量都有所增加，高校的学生数量也有所增加，办公室工作人员也随着增加，办公室工作作为当前高校管理的重要的组成部分，办公室工作质量直接影响高校的发展。思想政治工作作为高校办公室工作的重要组成部分，对于提高办公室工作人员的整体素质，促进高校整体工作水平提高有着十分重要的作用，这对于今后高校的发展有着十分重要的作用。由于当前高校办公室工作的重视不足，办公室管理方式和管理水平都有待于进一步提高。
（一）重视办公室工作人员的思想政治工作作为办公室工作的重要组成部分，思想政治工作对于改善人们的思想认识和职业道德素质有着十分重要的作用，在今后的办公室工作中需要进一步重视思想政治工作的重要性。随着高校工作的改革，对于工作人员提出了众多的要求，高校需要进一步加强办公室工作人员的思想政治工作，更好地适应和促进高校发展中提出的新要求和新挑战。高校的办公室工作归根到底是关于人的管理工作，在管理工作中加强人们的思想教育对于改善办公室工作人员对于这一工作的认识和对学校发现的认识有着十分重要的作用。办公室工作对于高校的发展有着十分关键的作用，因此办公室管理人员需要充分重视思想政治工作的重要性，同时也需要不断加强思想政治工作的开展，提高办公室工作人员对思想政治工作的认识，并且能够积极重视思想政治工作，提高当前办公室工作的质量，更好地适应高校发展的需要。
（二）丰富办公室思想政治工作的内容随着高校改革的进行，当前的办公室工作逐渐复杂，对于办公室工作人员提出的要求和挑战也逐渐增加，办公室工作人员的思想政治工作也需要不断完善和提高，这样才能更好地适应办公室工作的需要。一方面办公室工作人员思想政治工作内容需要与时俱进。高校的工作量逐渐增加，加强办公室工作人员之间的团结合作精神，培养高校文化有着十分重要的作用，在办公室工作人员工作中可以适当地增加一些有利于员工之间团结合作的工作内容，积极提高工作人员的工作积极性，加强员工之间的团结协作。另一方面办公室工作思想政治工作内容需要结合办公室工作中存在的问题。思想政治工作不仅仅是一些员工政治工作内容，同时还需要结合当前高校发展现状，结合高校发展中存在的问题进行办公室思想政治工作，在高校办公室思想政治工作中加强一些关于高校自身文化的内容宣传，这不仅仅有利于办公室工作人员了解学校的文化，同时还有利于高校文化建设。
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高校办公室居于学校管理系统的中心地位，是协助学校领导办理专门事务、辅助处理日常工作的部门，它在高校运行过程中的地位和作用不容忽视。
1.高效办公室管理工作的地位
第一，现行高校领导多是主要学术带头人，学术成果对学校而言，重要性不言而喻，办公室作为领导的重要参谋与助手，其必须让领导从琐碎的行政事务中脱离出来，使其有更多的精力用于学术研究等其它重要事项，同时办公室必须得供领导决策等的基础数据，当好行政领导的得力助手。第二，学校办公室承接校级机关领导指示，协调职能层，领导院级办公室工作开展，统筹全局，推动整个学校正常运转。第三，办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”，对校外来访人员，要进行接待；对校内有关事项，要及时宣传公布，可以认为高校工作作风和精神面貌等展示的优劣，高校办公室起着关键影响。
2.高效办公室管理工作的作用
第一，高校办公室作为重要职能部门，它必须为教学、科研营造良好的氛围，为学校的有效运转提供有力的保障，服务职能是高校办公室的最基本职能。第二，作为学校的综合管理部门，高校办公室重要职责之一是协调，它必须协调好校内教学、科研等的各种事项，保证机构高效、规范运转，同时必须做好高校与其它院校、企事业单位、政府机关单位及新闻媒体等的协调工作。第三，学校办公室在做好基础教学、科研管理的同时，必须为相关部门甚至校领导班子提供基础的教研数据供参考，或者进行深入细致调研，取得准确的一手材料为领导献计献策。第四，对领导决策、落实批示等的后续跟踪落实，必须依靠高校办公室的督促检查来推动，保证执行效率。
二、高效办公室管理存在的问题剖析
在充分认识了高校办公室管理工作的地位和作用后，本部分将从现行高校的运行现状出发，对高效办公室管理过程中存在的问题作进一步的剖析，具体如下。
1.职责模糊，目标不清
高校办公室要发挥最大功效，为领导、师生员工提供一流服务，从而在高校改革和发展中起到更大的作用，就应当先明确办公室的职能和工作目标，这也是广大企事业组织必须首先明确的目标。随着现行高效竞争日趋激烈，以及结合高效行政领导的管理风格，高校办公室在“什么权利”“多少权力”下放院级办公室方面正不断地探索与实践着，同时随着高校的不断扩招，学生、教师数量都在急剧的增多，因而办公室机构人员也必然增多，而在这过程中，如果准确定位职责，明确目标，必然成为办公室管理的一大新挑战。伴随着管理过程中各式新情况不断涌现，相互扯皮现象十有发生，工作效率较低。此外，办公室工作涉及范围不断增大，复杂性不断增强，办公室人员的思想观念还没能完全转变过来，束缚在原有的管理思维之中，缺乏管理的主动性和积极性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成办公室职责目标不明确，角色定位不清晰，不适应新形势下办公室管理的发展。
2.机构配置不尽合理，人员素质有待进一步提高
受现行高校机构改革以及高校扩招等影响，结合上述高校办公室职责不清、目标不明的剖析，现行办公室内部机构配置不尽合理，加上行政工作量化考核不明显，激励不足，办公室人员间工作态度不太主动积极，责任心还有待加强。经过了解，虽然现行高校行政机构人员多通过考试选拔进入，但本身专业性不强，工作思维、理念等也有差入，况且较早期的进入人员，多是留校学生或通过一定关系进入，人员整体素质还有待提高，能力有限而至遇到新事物、新问题措手不及，这些方面对于办公室管理职能效用发挥而言是一巨大的挑战。
3.管理创新不足，理念相对落后
面对高校改革，学校办公室的管理职能范围不断扩大，工作任务量也不断增多，同时面对着激烈竞争，学校领导等对办公室工作的要求也不断提高，这就促使办公室应该不断创新管理方式，提升管理效能。但现实情况却不容乐观，多数办公室人员都在忙于日常琐碎事务而无暇思想如何创新管理方式。同时，现行办公室人员的整体素质相对偏低，非科班出身而导致的管理理念落后，在这方面其本身无所能为。作为事业单位，高校的行政人员不乏混日子人员，而这些人又进一步拖累整个高校办公室管理效能提升。
4.机制体制不完善，有待规范化
办公室各项制度还没有根据新时期的要求而作出相应调整，缺乏比较规范科学的管理体系。岗位职责不清晰，导致办公室的工作要做什么，做到什么程度，办公室工作人员各自要完成什么目标，都缺少一定制度的规范，工作中存在拖拉推诿现象。各种日常工作缺少相应的制度规范，并且对突发事件预计不足，考核评价标准模糊，奖惩制度也尚未明确，都已不能满足当前实际工作需要。只有健立一套健全的管理制度，让办公室人员共同遵守办事程序和行为准则，这样才能让办公室管理工作规范化，遇到新事务，或紧急问题，也能通过应急预案有效处理，否则在碰到复杂问题之时，往往忙于应急处理，思想方式全靠人为赋予，无章可循，很难适应办公室工作的要求。
三、高校办公室管理效能提升对策
根据上述对高校办公室管理问题的剖析，现针对性的提出如下管理效能提升对策：
1.转变职能，明确职责
明确具本工作内容，科学制定工作计划，形成合理的目标管理体系，才是现行高校办公室应当追逐的目标，传统的埋头苦干、奉命撰文、照章行事等工作方式已不适应新时代的发展趋势。在现今形势下，要想做好办公室管理工作，其本身必须首先明确目标，转变职责，即：（1）以转变行政管理职能为前提，减少直接管理，理顺党、政、群三者及政府职能部门、各高校的关系，达到职能合理配置的目标。（2）结合职能目标，重新审视界定办公室职能，把控好高校改革现状以及未来发展趋势，细化办公室具体业务内容，明确负责人员职责。（3）科学制定工作计划，形成办公室管理的目标责任体系，保证工作落实到位，事事有人负责，追究责任清晰明确。
2.提升人员素质，强化队伍建设。
办公室职能发挥的好坏、工作水平的高低，关键在于办公室人员的素质，建立一支教育观念新、业务能力强的办公室队伍，是提高高校办公室管理水平和管理效能的重要途径。因此，如何提升人员素质，强化队伍建设是，可通过：（1）提高办公室工作人员的思想政治素质，增强岗位责任感和工作使命感，强化培训，提高其现代科学管理能力、调查研究能力、综合协调能力、文稿处理能力、服务决策能力、突发事件应变能力等。（2）针对性的选送素质能力较高的人员到优秀单位进行系统学习，培养办公室管理专门人才。（3）根据实际情况，合理设置岗位，制定相应职责，通过对全体人员的通盘考虑及有效考核，将合适的人员安排到合适的岗位上，最大化每一个人工作效率，以此促进人员配置效率提升。
3.创新管理方式，学习先进理念。
树立新的管理理念，创新管理方式，对提升办公室管理效能发挥着十分关键的作用。首先，每个人在工作过程中都是一个不断学习提升的过程，对于自身的管理工作而言，只有学习先进管理念，才会有不一样的管理思维，才有可能创新管理方式。其次，强化激励考核，做到考核量化、客观、公正，考核结果正确使用，激励效能有效发挥，当然这也可以通过培训，兄弟单位的考察学习等途径去实现。最后，管理效用的显现是一个长期的过程，从而要求管理方式的推进也必须持续化，学校办公室必须采取多种途径，多种方式，通过不断地实践、修正、完善，将管理效能最大化。
篇12
一、高校二级院系办公室管理人员工作现状及原因分析
（一）管理的范围广、内容多、任务繁重、工作人员压力大。
作为二级院系的综合管理部门，办公室人员管理内容涉及财务、资产、设备、人事、宣传、科研、实验室、制度建设、后勤保障等诸多工作，内容多，范围广。从人员配备的情况来看，二级院系办公室一般只配备一名管理人员，但从事的管理事务十分繁重，涉及的范围十分广泛，有的甚至相当琐碎，要求投入大量时间，花费许多精力。除了工作要面面俱到外，学校的人事政策、薪酬制度、领导风格、人际关系、家庭因素、经济因素等也是办公室管理人员的压力来源。因此，这对于办公室管理人员的综合素质包括业务素质和心理素质提出了极高的要求。
（二）人员素质水平参差不齐，直接影响到办公室工作的有效开展。
从现状来看，高校二级院系办公室管理人员的素质水平参差不齐。由于入职的门槛比较低，很多高校二级办公室人员都是在高校内部的辅导员或者教学秘书中抽调或者选派到办公室管理岗位，某些甚至是受聘的本校本科毕业生，人员的学历大专、本科、硕研不等，人员的专业背景亦各不相同，而真正是管理专业背景的并不多见，人员的工作经历和管理水平更是差别巨大。这些都将直接影响到办公室各项工作的高效有序开展。
（三）办公室管理人员疲于事务性工作而疏离自身专业学习。
由于办公室管理工作千头万绪，除了事务性工作不断外还要随时应对各种突发性的事件，除了有效协调和处理部门之间、领导和教职工之间、行政人员和教师之间的意见分歧和工作矛盾外，还要做好组织、调查和研究工作，以为领导决策和指导工作提供可靠的依据，做好领导的参谋和助手。因此，办公室管理人员往往疲于各种各样的、琐碎的事务和处理各种复杂的关系之中，没有时间和精力提升自身的业务水平和管理能力，而对于不是高校教育管理专业背景的人员更没有完整的时间完成自己所在学科领域的教学、科研和学历的提升。这往往造成教育资源的严重浪费，从事办公室管理人员渐渐疏离和淡化所学专业。
（四）管理工作未得到领导和师生足够的重视、管理人员容易产生职业倦怠。
办公室管理的工作的重要性未得到领导和老师的足够重视，目前很多高校院系认为办公室管理人员的定位仅仅局限于学院的“管家”，认为只是做好学院的后勤保障即可；某些学生甚至将办公室人员当成了物管人员；某些老师认为管理人员做的都是没有技术含量的工作，付出的劳动量远不如教师，这是导致二级院系在绩效分配时的主要矛盾根源。对办公室工作的不了解和错误的想法将影响到办公室管理人员工作的情绪和动力。面对繁杂琐碎的事务和人员自身的工作压力，办公室管理人员极易产生职业倦怠，严重影响工作效率。
从已有的高校人事激励机制和制度看，高校管理人员的职称评聘、学历提升、绩效考核、薪酬福利等制度的建设均不完善。高校管理人员属于教辅人员，在政策和制度的制定上未得到足够重视，是一个极其容易被忽视的高校弱势群体。
二、应对策略
（一）二级院系办公室管理人员要认准自身的职业角色定位。
首先，办公室管理人员要牢固树立服务观念，办公室所开展的一切管理工作均是为学院的领导、教职工和学生开展服务，服务是办公室管理人员工作的宗旨，也是办公室工作的核心。其次，办公室管理人员是院系领导的参谋助手，办公室管理人员在工作中要善于收集可靠有用的信息，通过综合分析和判断为领导提供有建设性的意见。再次，办公室管理人员要善于协调处理各种矛盾和关系，为领导和教职工排忧解难。只有认准了自身的角色定位，办公室主任才能明确办公室管理的职能目标，围绕学院的核心工作，以大局为重，有针对性地为领导和师生开展服务。
（二）完善激励机制和制度建设，增强管理人员工作原动力。
就现行高校针对管理岗位职员的职称评聘、岗位晋级、学历提升、绩效考核、薪酬福利等政策和制度的制定情况看，由于受到高校岗位职数的限制，高校不得不在人员的在岗年限和工龄等非智力因素方面设置较高的条件，这使得绝大多数处在管理岗位的办公室管理人员在岗位晋级、提高收入水平上处于相当被动的地位，某些高校甚至限制管理人员参与职称评聘，办公室管理人员无法同教师岗位的教职工一样通过职称的评聘提高自身的社会地位和收入水平。这极大地挫伤了管理人员工作的积极性，削弱了办公室管理人员的工作热情和动力。因此，高校和有关教育管理部门亟须改革和完善高校管理人员的有关政策和制度的制定，以人为本，为管理人员的进修、培训、学习、晋升提供更多的有效途径，在关注教师的职业生涯规划同时应关注高校管理人员的职业生涯规划，为管理人员的职业生涯发展创造更好的条件，从而消除管理人员的职业倦怠感，增强管理人员的工作原动力，推动高校各项事业的和谐发展。
（三）加强管理业务学习和培训，提高办公室管理水平。
1.为了适应高校办公室管理工作的需要，办公室管理人员必须具备一定的思想政治水平。办公室主任更加要求做到政治可靠、作风正派、认真负责、任劳任怨。办公室管理人员必须不断提高自身政策认知水平，防止出现原则性错误。
2.高校有关部门应努力创造条件给办公室管理人员提供相关业务培训，使其掌握各项事务的特点和处理办法，遇到问题做到忙而不乱。
3.办公室管理人员要提高自身的综合素质修养，特别是现代化办公信息处理、组织协调、辅助参谋和突发事件的应变能力等。在平时工作中不仅要积累经常涉及的文秘、财务、管理、制度及档案方面的知识，而且应自主学习并掌握高校管理管理研究的理论和规律，并完成相关的科研工作。
4.办公室管理人员要加强身心锻炼，只有具备强健的体魄和乐观积极的心理，才能从容应对工作压力和各种挑战。
（四）加强与部门、领导和师生之间的交流，化解矛盾。
管理人员自身应加强与部门、领导和师生之间的沟通交流，想方设法地努力提高服务质量，达到让领导满意、教师满意、学生满意、职能部门满意四个职能目标，这样才能获得领导、师生和职能部门的理解和信任，减少不必要的矛盾和误会，才能真正做好办公室管理工作。
三、结语
随着高校改革的不断深化，高校二级办公室管理人员要解决目前工作和发展面临的困境，需要自身、学校管理者和教育主管部门的多方努力。管理人员要明确角色定位，在切实为师生做好服务工作的同时加强自身综合素质和专业能力的提升，为职业后续发展打下坚实的基础；学校管理者和教育主管部门要对高校办公室管理机制体制、管理岗位晋级办法、管理考核办法等环节进行深入思考和探索，提高办公室管理人员工作水平和工作积极性，从而更好地为高校的事业发展提供保障。
参考文献：
[1]李亮.高校办公室管理人员工作压力及应对策略探讨[J].现代商贸工业，2010（22）.
篇13
高校二级学院行政办公室是二级学院机构的一个重要组成部分，它与二级学院的其他机构如教学办公室、学生办公室等相比又有自身的特点，有自身的职能范围。明晰高校二级学院行政办公室工作职能，良好开展二级学院行政办公室工作，对提高高校办学管理水平和构建现代教育体系具有较大的现实意义。文章试对二级学院行政办公室职能进行浅析，并对如何良好地开展二级学院行政办公室工作进行思考。
一般来说，二级学院行政办公室主要包括综合管理职能、助手和参谋职能、服务与协调职能等职能。高效、有序是行政管理工作追求的目标，这除了要求二级学院院长以身作则、工作人员克己奉公、踏实肯干外，还应根据其工作职能的特点和要求，有针对性地开展工作。
1 综合管理职能
二级学院行政办公室是学院的综合性办事机构，其综合管理，是行政办公室职能的重要组成部分。其综合管理职能主要包括资源和资料管理、行政事务处理、对外交流等工作。
其中资源、资料管理包括：人事管理、职称管理、档案管理、财产物品管理及国有设备资料管理等，为学院的教学、科研和学科建设等做好服务工作。这要求工作人员了解熟悉相关的规章制度、政策法规，要有资料登计造册以及数据统计、分析、管理的业务能力，并要与学校各管理部门建立良好的信息交流渠道，积极与其他部门交流管理经验，提高管理水平。
行政事务处理包括草拟公文、组织会议、收集处理信息、接待来访人员等多项业务。这些事务琐碎繁杂，要求工作人员有耐心、能用心。
2 助手与参谋职能
行政办公室既是二级学院的综合办事机构，同时在落实学院各项措施中发挥着助手、参谋的职能。二级学院行政办公室在处理好日常管理事务的同时，还应当积极发挥助手、参谋的职能，为领导层决策提供尽可能多的便利。首先工作人员要在充分调查研究的基础上，掌握全面有效的各种信息，并对信息进行甄别、去伪存真，及时、准确地为领导提供决策依据。同时还要深入思考决策的各方面因素，充分结合学院内外的客观情况，及时提出相关的合理化建议。最后，决策实施后，工作人员需要充分地对决策效果进行跟踪，对决策结果进行分析、评价，并及时反馈到学院领导层，以便对决策不断完善和改进，为学院的各项工作能够顺利开展提供强有力的辅助。
3 服务与协调职能
学校的工作中心体是学生，学校的工作重心是教学，为广大师生提供服务是二级学院行政办公的基础职能，同是还是二级学院的一个窗口，同时也应良好地向其他部门、其他机构与个人团体，提供职责范围内的服务（如咨询、联系、提供信息等服务）。这些服务工作，很平凡普通，但它们影响到行政办公室工作的正常开展与否，影响到办公室综合管理参谋、助手等职能的发挥，甚至影响到全院工作的顺利推进。
二级学院行政办公室还具有二级学院内部、二级学院与学校其他部门之间以及校外交住的交流协调职能。在处理二级学院内部、二级学院与学校其他部门之间以及校外交住这些关系中，均需要行政办公室工作人员进行协调，处理、缓解各种矛盾与冲突，保证工作的有序开展。其主要体现在部门领导间关系的协调，在涉及学院发展、教师的利益相关制度办法等事务时，需学院党政领导通过召开党政联席会等充分进行沟通、交流，行政办公室也要综合领导中的不同意见，消除领导间存在的分歧和矛盾，促成一致认识，保证工作顺利推进。在领导与教师之间关系的协调上，二级学院的行政办公室起到桥梁的作用。促进领导和教师之间的沟通、交流，使领导能准确把握院情，以提出相关政策。行政办公室作为二级学院对外交流的重要窗口，做好联络兄弟学院和校内职能部门以及对外宣传等工作，提高对外公关的效能，提高二级学院在校内外的整体形象，这是展示学院发展的一个重要窗口。
4 结语
高校二级学院办行政公室对提高高校办学管理水平和构建现代教育体系具有较大的现实意义，要充分发挥其重要作用，不断提高工作效率，强化工作水平，使其能高效有序地运作，为高校乃至高等教育发展做出应有的贡献。
参考文献
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