引论：我们为您整理了13篇高校档案信息安全范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。
人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。
篇2
高校档案是国家档案资源的一个重要组成部分。它主要记载的是有关高校教学管理、科研、以及其他的各项活动方面的信息。档案记载的信息内容可以是多方面的，既可以是文字形式的也可以是声音或者是图像等。这些信息内容对学校教学活动的开展有积极的作用。在网络技术还不发达的过去，高校对这些档案的管理还是过多地依赖人力来完成。随着网络技术的成熟，高校的档案管理逐步实现了数字化的管理方式。数字化的管理可以有效地对高校中档案资源进行管理和利用，极大地提高管理效率。但是数字化管理给档案管理带来方便的同时也带来了一系列信息安全方面的问题。这些安全方面的问题能否及时解决直接影响到档案管理工作效率的高低。然而对档案信息安全方面进行管理并不是一件容易的事情。首先，档案信息本身就具有一定的保密性，容不得在管理过程中泄露行为的产生。其次，在开放部分档案信息的过程中要做好档案的管理工作，不能让部分人对其信息进行篡改。因此要想保证档案信息的安全性和真实性就必须对信息化的管理系统进行安全升级，避免网络遭受黑客以及病毒的侵害。纵观国内高校对档案信息安全的管理现状，大部分的高校管理者对信息安全方面不重视。在管理的过程中不是信息管理系统经常性地出现故障，就是档案信息的外泄，这直接影响着档案管理工作正常有序的进行。因此，有必要加大对信息安全管理方面的研究，探索出能够确保管理工作正常进行的有效措施来。
二、高校档案信息管理方面存在的安全问题
作为现代化的一种管理工具，计算机有着强大的数据处理和分析能力。并且在管理活动中有着其他设备无可比拟的优势。在计算机技术的支持下，利用网络对高校的档案信息进行开放性和共享性的处理是高校现代档案管理的主流方式。信息化的管理给高校师生带来极大方便的同时也出现了计算机网络安全方面的问题，这些安全问题增大了档案信息外泄的可能性。互联网技术条件下高校档案信息外泄的可能性比较大，人们往往会采用安装一些杀毒软件和防火墙，加大对访问文件的加密程度以及设置一些必要的访问权限等措施来对服务器上的信息进行保护。但是有些用户在查阅档案信息时习惯于将部分信息临时保存在浏览器的临时文件夹中，这样一些黑客以及病毒总是会利用这些漏洞来入侵客户机上的档案信息等。因此，我国高校档案信息管理方面还是存在着很多安全方面的的问题，具体来说这些问题表现在以下几个方面：
（一）管理人员的保密意识不够
当前高校的档案管理方式逐渐由手工管理向数字化和网络化方面进行转变。无论是哪种形式的管理方式，管理人员都应有较强的保密意识。特别是在数字化和网络化的背景下，档案信息外泄的可能性更大。另外从档案信息本身来说，它就具有一种保密性。但是在部分高校的档案管理工作中，管理人员不遵守档案馆中的工作制度和保密制度，会在领导或者是熟人的要求下私自改动档案资料。另外对于一些不适宜对外开放的档案资料，管理人员有意或者无意中会将用户名以及口令进行外泄造成保密的资料泄露。另有管理人员由于工作上的粗心大意，将档案资料随意摆放造成信息的意外泄露等。
（二）数据库建设不完善
近年来，各大高校的档案数量和内容激增，这给档案管理工作带来了一定的压力，并且对高校教学活动的开展产生了一定的影响。网络技术在档案管理中的应用不仅提高了档案管理的效率，而且增强了不同高校之间信息共享的力度。针对档案管理的特殊要求，需要管理人员正确地处理档案信息的开放与保密的关系。随着来自网络方面对档案信息的窃取程度的增强，高校档案信息的安全成为档案管理人员需要处理的一个迫切问题。为此各大高校在校园内部建立起了档案信息管理的数据库。数据库的建立不仅可以让管理人员方便地对这些档案信息进行有效管理，而且在一定的程度上可以规避那些来自网络上对档案信息的攻击和窃取。数据库的建立是各个高校依据自身的档案管理规模和需要建立起来的，这些数据库无论是在数量规模方面还是在数据库的类型、标准化、规范化等方面都存在着技术上的问题。在数据库建库的过程中，各大高校的数据库建设没有统一的标准，他们在建库时是根据高校当前的需求来实施的。在建立数据库时，高校的管理人员存在着急功近利的思想，建立的数据库类型较为单一、规模较小以及标准化程度较低等。当前，各大高校档案室的数据库类型多属于条目数据库，这样的数据库功能不全，缺少必要的多媒体数据库和全文数据库，不能满足师生的多样化的需求。同时还有部分高校的数据库在建设的过程中存在着技术上的漏洞。
（三）管理人员的综合素质低
与传统人工管理档案方式不同的是，当今档案信息化的管理需要具有较高综合素质的管理人才。这些综合素质要求档案管理人员既要具备管理档案的基础知识和基本的业务能力外还要掌握各种相关软件管理的操作技能。同时他们还需要知道怎样来对这些系统进行日常的维护来提高档案信息的安全。当今我国高校的档案管理人员的素质普遍较低。他们的知识结构不完善，管理理念较为陈旧。尤其是在数字化的管理时代，档案的管理基本实现了计算机的自动化和数字化管理。管理人员对计算机的相关应用比较陌生，更谈不上对相关的通信技术和网络技术等的了解和运用。管理人员专业知识的缺乏和不会熟练利用计算机造成了高校档案信息的安全形势不容乐观。
（四）资金缺乏，硬件设施落后
数字化的档案管理需要投入大量的资金来购置相关配套设施，尤其是一些硬件设备、软件系统等。虽然各大高校在数字化管理的前期投入了较多的资金购置了网络信息处理方面的硬件设备，并且建立起校内的局域网，但是由于电子设备的更新速度较快，需要在后期投入较大的资金来对这些设备进行维护和更新，以满足档案信息的安全的需要。特别是档案管理实行数字化管理以后，计算机网络可能遭受内外部的非法访问以及病毒的侵袭。并且随着技术的进步网络病毒种类、数量越来越多，传播的速度和危害性也越来越大。因此要想维护档案信息的安全就要投入大量的资金对硬件设备进行更新和升级。然而高校一方面出于对档案管理工作的不重视，另外一方面高校的经费数量有限，学校宁可花费大量的资金进行教学领域的科研活动，也不愿意投入资金在这些设备的维护和更新上。久而久之档案馆中的硬件设备和软件系统都处于一个停滞的状态。内外部的非法访问和病毒入侵档案管理系统的频率越来越高。档案馆中的一些设备成为了摆设，不能发挥出应有的作用。这对学校来说，不仅造成了大量资金的浪费而且严重阻碍了档案管理的正常进行。
三、高校档案信息安全管理策略
（一）提高管理水平、增强保密意识
档案管理人员的职业道德对档案工作的开展会产生一定的影响，尤其是在正确处理保密与开放的关系上。这就需要对管理人员进行职业道德的培养和教育。首先，让管理人员学习和理解档案管理从业人员的职业道德原则和道德规范。让他们知道在自己的本职工作中该做什么不该做什么，确实为维护档案信息的安全负责。其次，增强他们的职业道德情感。让管理人员能够在日常的管理工作中意识到自己工作的重要性，进而对档案管理工作产生热爱之情。在热爱本职工作的同时对工作高度负责，为维护信息安全作出自己的贡献。最后，在管理工作中要求他们坚持原则不动摇，在档案管理中做到一视同仁。无论是自己的熟人或者是上级领导来查阅档案都要按照工作流程来进行，不能因为人情或者是权利而失去了工作的原则。
（二）加大数据库建设的力度
高校的数字化档案的管理离不开数据库系统。在过去高校的数据库系统的建立是根据高校自身的实际和条件来进行，建立起来的数据库系统在标准、种类和功能上都与其他高校成熟的系统有着较大的差距。因此，在加大建立数据库系统的同时还要考虑系统的标准功能等方面的内容。目前，高校的档案管理部门中的数据库系统采用的程序无非就是DataBase、FoxPro 、FoxBASE等。这些程序只是对一般的操作系统的延伸，并没有起到实质性的改变。他们在单机状态下能够满足各种管理上的需要。但是对于信息种类较多、数量较大的情况下这些程序就会显现出不足之处。因此，在建设新的数据库时，可以考虑采用在网络环境下运行并且能够支持多种操作系统、多种运行平台的数据库管理系统。同时这样的管理系统在保留原有系统功能的基础上还能够与Web站点建立链接。在选择建立数据库类型的时候可以优先考虑SQLServer、Infoemix等。
（三）完善档案管理人才队伍
高校档案信息安全的管理最终还是要靠人才来实现的。管理人员的素质的高低直接影响着信息安全的管理。因此，各大高校要根据自身的管理人才队伍以及信息安全的现状来加大对人才的培养力度。首先，要对现有人员进行摸底考核，摸清他们的业务知识和技能。在掌握了员工的基本情况的基础上，可以对部分的员工进行有针对性的培训。安排管理人员集中学习一些先进的档案管理专业知识和相关的信息技术。同时针对档案管理人员在计算机方面薄弱的现象举办计算机知识和应用技能的专题讲座，让他们接受系统的通信技术和网络技术等，进一步增强他们利用数字化进行管理的能力。其次，在人才的聘用方面要严把质量关，要根据档案管理的需要聘用一些既有丰富的档案管理专业知识，又有熟练应用计算机的能力。再次，在档案馆中实行岗位责任制，明确每个人的权利和责任。让管理人员在自己的职责范围内行使自己的权利和义务。一旦信息出现安全方面的问题就要追究相关责任人的责任。最后，还要在档案管理工作中实行绩效考核，定期有专人对所有员工进行知识和技能的考核。实行工资与考核结果相挂钩的薪酬体制。同时对于多次考核不合格的员工可以进行解聘。
（四）加大资金投入、及时更新设备
高校中的档案对学校的长远发展有着积极作用。因此，学校要充分重视对档案信息安全管理。针对学校资金投入不够的现象，学校要在努力争取财政支持的前提下，充分发挥档案资源的作用，在满足学校师生需求的情况下，适当地向社会开放。在为社会服务的同时收取一定的费用用来对档案管理设备的维护和更新上。学校要在保证其他活动经费的基础上适当地向档案管理倾斜，充分利用有限的资金来对档案馆中的硬件设备进行定期地维护和更新，进而确保档案信息的安全。
四、结束语
高校档案的管理是一项长期的工作，它与学校的教学活动同时进行并且为教学活动所服务。在档案数字化管理的基础上我们不仅要好好利用档案资源，同时还要做好对档案信息的安全管理。
参考文献：
[1]郭燕辉.高校档案管理数字化建设探究[J].中州大学学报.2012（03）：12-14.
[2]邵丽丽，付万兴.高校教务档案管理常见问题及对策[J].中国电力教育.2013（03）：25-28.
[3]金明辉.浅析高校学生档案数字化管理创新[J].华章. 2012（01）：33-35.
[4]程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J].福州大学学报（哲学社会科学版）.2012（03）：10-12.
[5]刘彦君.关于高校档案信息化建设的现状及其发展研究[J].湖北大学成人教育学院学报.2011（06）：18-20.
[6]何树娟.高校档案管理信息化策略研究[J].科技资讯.2012（09）：24-27.
篇3
1 高校电子人事档案安全威胁
1.1 物理威胁
物理威胁是指物理环境因素对高校电子人事档案信息管理系统物理介质造成的威胁。物理安全管理是信息化档案管理系统安全管理工作的核心内容之一。高校电子人事档案信息管理系统在长期运行过程中，可能因为设备故障、意外灾害导致网络中断和电子档案数据丢失；骨干网络单独核心交换设备故障导致整个信息管理系统网络瘫痪；关键服务存储设备故障导致数据丢失与服务中断，种种物理因素都会严重威胁高校电子人事档案的安全。
1.2 网络威胁
网络威胁主要是来自互联网的威胁，是高校电子人事档案信息管理系统面临的主要威胁，也是信息化安全管理工作的重点。病毒、木马、黑客行为都会对高校电子人事档案构成威胁，开放的网络环境下，任何掌握黑客技术，别有用心的网络用户都可能侵入高校电子人事档案管理系统，窃取、篡改资料，给高校电子人事档案管理工作带来了严重的安全威胁。
1.3 信息安全威胁
信息安全威胁是高校电子人事档案面临的最严重的威胁，高校电子人事档案系统可能存在着各种漏洞，受病毒、木马和黑客攻击，可能导致网络传输过程中数据泄露或者数据库数据被窃取，暴露高校电子人事档案中涉及到的个人隐私信息，可能给学校和个人带来不可估量的损失。
1.4 管理安全威{
高校电子人事档案管理系统是一种高校人事档案的管理工具，为了保障高校电子人事档案安全性，需要加强人事档案管理系统的物理安全、网络安全和信息安全管理工作，高校电子人事档案的安全管理工作需要在完善、科学的安全管理体系下开展，才能够有效应对各种安全威胁。
2 高校电子人事档案信息安全管理对策
2.1 加强网络安全管理
为了提高高校电子人事档案信息安全性，要进一步加强网络基础设施建设，定期进行计算机硬件设备的运行维护，保证高校电子人事档案管理系统硬件结构的安全，提高系统运行可靠性，减少系统运行故障几率。要求建设高校电子人事档案信息管理系统时选择更高运行安全系数的芯片，提高芯片接口安全系数。与此同时，还要加强隐私信息的防窃密工作，通过加密、入侵检测、防火墙、监控预警、内外网物理隔离等方式，提高高校电子人事档案外网访问的安全性。计算机病毒有破坏性、隐匿性和传播性特点，严重威胁网络环境安全，计算机病毒防范是高校电子人事档案安全管理的关键内容。防范计算机病毒和木马，需要加强病毒和木马的技术预防与检测，所有计算机都要安装能够提供实时病毒库更新的杀毒软件。运行计算机进行档案信息管理操作时，涉及到的文件、电子邮件、USB存储介质需要进行安全检查，发现病毒及时隔离和删除，避免病毒进入计算机或者传播。
2.2 提高计算机操作系统安全性
计算机操作系统安全性是高校电子人事档案管理信息安全性的基础，计算机操作系统自身的漏洞也可能为不法分子所利用，趁机进入高校电子人事档案管理系统，窃取隐私信息资料。现阶段，计算机操作系统普遍存在安全漏洞，因此安全部门以及操作系统需要设置专用安全通道，为计算机提供升级、漏洞补丁、围墙、程序修改等安全服务。档案管理工作人员也要养成良好的安全习惯，安装杀毒软件和安全管理程序，定期杀毒，不登录高风险网站，不随意安装签名不明软件，不随便打开匿名邮件，同时对管理系统进行定期检查，电子人事档案专机管理，设置访问权限管理系统，提高高校电子人事档案信息安全性。
2.3 数据安全管理
电子人事档案存储密度高，和传统纸质文档相比，管理、检索更加方便，但是二者之间只是存储形式、管理使用方式的差别，安全管理工作有很多内容都是相同的。电子人事档案同样需要进行物理隔离，设置专人负责维护管理，同时对文档进行加密甚至硬件加密，并设置严密的用户权限管理体系，访客对开放档案数据只有读取权限，防止篡改。电子档案的备份更加方便，通过备份冗余管理，能够有效避免物理破坏造成的数据丢失，重要电子人事档案双机备份，必要时同时设置纸质档案电子档案，避免电子档案丢失、篡改。
2.4 计算机病毒木马防范
计算机病毒和木马严重威胁着高校电子人事档案的安全，可能会造成信息泄露、丢失，防范计算机病毒和木马是电子人事档案管理系统的重要工作内容。防范计算机病毒和木马，首先需要加强病毒的技术预防以及检测工作，要求所有计算机都需要安装杀毒软件，运行电子人事档案管理系统，调用管理和查看答案信息时，需要扫描所有文件和电子邮件，及时清理病毒木马，同时养成良好的计算机使用习惯，减少病毒木马接触机会。
3 结语
电子人事档案管理系统在高校人事档案管理工作中的应用显著提升了高校人事档案管理和人事档案资源利用水平，但是也带来了一系列信息安全问题，需要采取一系列措施有效解决，才能够保证高校电子人事档案信息安全。
参考文献
[1]马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2014（03）.
[2]闭线林.高校电子人事档案信息安全问题与对策[J].机电兵船档案，2015（03）.
篇4
一、高校档案信息化管理的必要性
信息化时代的来临给人们的生产生活带来了极大的便利，包括在档案的管理工作上。现如今，社会越来越复杂，信息的多元化要求档案在管理上需要用到信息技术。档案的信息化管理不仅能够准确地直观到档案的信息，还能方便档案信息的其他利用。
二、高校档案管理的现状
学校是培育人才的地方，做好档案方面的安全管理工作非常重要。近些年来，各大高校都在档案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同时也造成了一些问题的出现。
（一）安全管理档案的意识不够
目前，绝大多数高校都处于求进步的重要发展阶段，其侧重点大多都放在师资力量、人才培养和基础设施建设方面，对于收入甚微的档案管理工作过于疏忽，导致档案管理工作一直都被搁置在所有工作的边缘。从而出现松散、混乱的现状，其安全问题一直都得不到重视。更严重的是有些地方高校没有专门分管档案工作的领导，档案的管理直接隶属于教务处或者校办等部门。对于档案的管理没有一个健全可靠的体系，没有相应的管理制度，也没有制定一系列可行的方案。
有些领导仍然在用过去的旧观念、旧思想去指导管理档案的工作，对于信息化背景下管理档案的新形势没有丝毫研究，只重视档案库房、纸质档案的实体管理，毫不理睬电子档案的技术管理。这种现象在一些地方高校是非常普遍的。
档案管理的工作者存在认识上的误区，由于分工和责任不够明确，总是出现相互推诿的状况。信息安全是做好一切工作的前提，管理档案的工作人员不能仅仅只将档案的实体管理作为档案管理的重点，而应该对整理档案过程中的信息安全问题有一个清晰的认识。
（二）对档案的管理投入不够
社会经济文化发展的各个方面都应该紧跟时展的步伐。尤其是教育行业更应该做好与时代接轨的工作。安全管理档案是高校的一大责任，在这个飞速发展的信息化时代，学校应该在过去实体管理档案的基础上结合信息管理。目前，很多高校都已经认识了这一点。可是只有认识，却没有行动。在具体的做法上没有跟进。一些高校没有意识到档案安全管理的重要性，于是将档案室设置在偏僻的地方，投入很少、规模较小，再加上有外来人员频繁的出入，造成档案被毁或是被盗的几率大大上升，档案的安全性得不到保证。
（三）管理人员的综合素质不高
档案管理是一项连续性、政策性、系统性极强的工作，需要管理人员具备较高的业务素质和思想素质。近年来，随着信息化逐渐渗透于档案工作之中，要求档案管理者的专业素养越来越高。可是目前，在很多高校档案管理者中，有极大一部分人的思想和业务素质还没有达到管理档案的标准。很多人都认为管理档案是一门技术含量低、人人都可以干的轻松活，不需要专业的技能，也无需培训。这种错误的观念就导致了档案的管理水平一直处于较低的状态。
三、高校档案安全管理的对策
高校档案管理工作是一项长期性、系统性和全局性的工作。在不同的社会发展阶段，档案的安全也会受不同因素的影响。具体应该结合不同的实际情况来采取措施。信息化背景下，高校可以从以下方面来做好档案的安全管理工作。
（一）更新观念，提高认识
意识决定行动，更新观念，提高认识是安全管理档案的基础，也是档案管理工作应对挑战的关键。各大高校应该充分地意识到，档案信息的价值越高，面临的风险和威胁就会越大。档案的安全管理是保证各高校一切信息安全的前提。做好安全管理档案的工作，首先必须要增强安全管理档案的意识，尤其是对电子档案。现在，各高校的档案不仅仅只是文字信息，而是由声音、图片和文字组成的综合性信息。信息的载体不单纯是纸张，还有录像、录音、照片和电子文档等等。各高校档案的管理不能只依靠信息部门，各部门都应该出一份力，共同做好安全管理档案的工作。对于风险，应该保持一份预见性，提高对于突发事件的处理能力，防止或者减少档案事故的发生。
（二）规范管理，健全制度
“没有规矩，不成方圆”。很多事情的顺利完成都是在一定的规则之下。在档案的安全管理方面要想规范，就必须要健全制度。为了能够适应信息化时展的节奏，学校在高校档案的管理上应该颁布一些能够帮助管理档案的规章制度。首先，高校应该结合自身的实际，在以往档案管理机制的基础上进行完善和修订。例如，电子档案的归档制度、图片资料安全管理方面的制度等等。第二，应该推行统一管理档案的系统，制定统一管理标准，这样便于档案的收集、利用和管理。
（三）提升管理人员的素质和水平
篇5
1.房地产平面图
房地产平面图是一种反映房屋、土地现状的专业图。房地产平面图是由测绘专业人员按国家规定的房产测量规范、标准和程序勘测和绘制出反映城市房屋和土地的分布、占有、使用等方面情况的专用性图纸。
2.房地产有关证明和文件
有关证明文件是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.房地产卡片
房地产卡片是对房地产权利人的情况、房屋所有权、土地使用权状况以及产权来源等情况扼要摘录而制作的一种卡片。它按房地产产籍地号(丘号)顺序,以一处房屋坐落中的每幢房屋为单位而填制的。
4.房地产登记簿册
房地产簿册是房地产权属登记、发证中根据工作需要而分类编制的各种表册的总称。房地产产籍资料的各项内容应该是一致的,并应及时进行异动管理。
二、房地产权属档案的特点
1.专业性
权属档案产生于房地产专业部门。权属档案是专业性材料。房地产权属管理工作特别是权属登记工作,面广量大,政策性强,形成的档案材料专业性强。权属档案在内容和形式上与一般公文有明显的区别,内容上反映房地权属状况和房地位置和面积大小,文件名称采用房地产专业术语多,形式上,结构规范,多为表格式、填写式。
2.动态性
权属档案的动态性是权属档案最显著的特点。权属档案形成后,房地产权属和房地情况并不是固定不变的,随着产权人的变化,房屋的损坏倒塌,城市建设的发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属转移不断发生,房屋的拆除、翻改、扩建日趋频繁,土地分割、合并等房地变更又不可避免。因而房地产权属处于不断转移和变更之中,具有极强的动态性。目前,权属档案因产权变更引起异动的每年约有20%。随着产权人的变化、房屋现状的变更,权属档案体系中的图、档、卡、册必须作相应更改,档案目录甚至于档案材料要作动态注记,档案必须及时补充新材料,以确保档案的真实性、系统性和完整性。产权的动态性,使权属档案成为“活”档案。
3.真实性
权属档案是产权沿革的历史记录,这种记录必须与实际相符,记载的产权人,产权范围必须清楚,能在产权审核和排解产权纠纷中起凭证和参考作用。真实性是权属档案的生命,也是发挥档案的现实效用的基础和前提。
4.完整性
权属档案的完整性体现在两个方面,一是房地结合,二是图、档结合。
5.价值性
房地产属于不动产,价值高,在单位和个人的财产构成中占有重要地位。因此,权属档案属于财产档案。6.法律性
由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的权属档案,具有法律效力,是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。鉴于上述特点,特别是权属档案的专业性和动态性,表明权属档案应由房地产管理部门统一管理并单独进行保管。权属档案不宜与文书档案、会计档案等其他门类档案相混淆。
三、高校房产权属档案管理的现状
我校档案管理基本上都是停留在纸质文件、图纸的状态。房产部门的主要工作是档案整理、编写卷宗、存储入库、备查立卷等。许多档案资料处于长期闲置的状态,没有及时整理归档,更没有很好的利用。管理人员的管理观念比较保守,习惯于传统的手工操作方式来处理文本信息、处理房产档案信息。这是因为房产管理人员多数不是专业对口的管理人员,没有经过正规的学习、培训,对档案知识和技能不熟,只是对收集、整理、立卷、归档等一系列工作进行简单的整理、分类、建档,而没有及时准确完整的进行更新;而且管理人员经常变动也造成档案管理资料的保存不连续不持久,使房产档案残缺、间断,一些数据丢失,导致房产档案失去了历史资料的功能和用途。
四、高校房产权属档案管理信息化的应用
住房制度改革以后,住房由原来的福利分配逐渐向社会化、商品化转变。房屋产权的变动情况越来越复杂,房屋的买卖、继承、赠与等行为都使房屋产权发生变化。房产档案应该全面、及时地反映房屋产权变化的过程。房产档案作为房屋产权变动的原始记录,必须随着房屋及房屋所有权人的变动而变动。但是因为房产档案管理的信息化程度不高,信息变更速度慢,房产档案的查询和使用都很不方便。针对以上情况,建立一套符合学校特点,又方便快捷的房屋档案管理软件来提高管理效率是房产档案管理发展的必然趋势。房产管理信息化就是就是要把房屋的有关数据、信息、图纸等存储到计算机里,建立房屋信息数据库,存储各种形式的图形和属性数据,把图形数据和属性数据之间以有效的数据组织方法联系起来,对数据的变动及时的更新,以方便于查询和数据整理。
系统以数据库中的房屋的区位、权益、实物等数据为基础,利用先进的数据库技术实现信息的共享和资料的归档和查询。为了方便查询、统计可以把数据分成公有住房管理、房改售房管理、办公用房管理、商服用房管理等几个模块。这几个模块下还可以设定文件、编辑数据、工具、系统管理、打印等小模块。文件模块是对表格的操作、编辑模块完成常规的编辑、工具模块提供绘制所需的工具。系统管理模块是对数据的备份和恢复进行管理。为了能够方便查询,保证数据的即时性,有必要建立一个平时用的工作库,各种数据的修改、输入、计算、统计都在这个库里进行。
五、结束语
房产产权档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面更加完善。
篇6
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
篇7
大数据 档案信息化 对策
2014年3月，国家首次将“大数据”发展建设写入《政府工作报告》，随后的国务院常务会议中6次提及大数据运用，大数据的重要性不言而喻。大数据充分利用优质共享的信息知识和创新资源，不断降低社会信息成本，通过基于大数据精准分析和科学决策，将有力支撑教育文化、健康医疗、电子商务、工业制造、现代农业等行业。高校档案作为教育文化行业大数据的重要来源，其信息化发展迫在眉睫，逐步增加数据量、改善档案馆管理模式、提高管理效率，是大数据时代高校档案信息化建设的重要目标。
1高校档案信息化管理的内涵
高校档案主要包括学校在从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。以往高校档案资料基本上以纸质形式归档，随着信息化技术的推广，高校日益重视校园信息化建设，档案信息化建设也包括其中。学校档案记录着学校各项工作，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据。目前，很多高校对档案信息化管理建设加大投入，改善软硬件设施，逐步推出了纸质和电子的双轨制管理要求，档案资料的电子化，大大提高了档案管理工作效率，提高了档案资源的利用率，增强了档案资料的服务功能。
2高校档案实现信息化管理的必要性
2.1高校档案信息化建设是时展的需要
随着计算机技术的普及和办公自动化系统软件的推广，高校档案信息化建设也随之发展到一个新的阶段，传统的资料检索、查询、存档模式逐步被现代化管理模式取代，计算机技术的运用大大提高了工作效率，档案信息化管理是高校档案工作发展的必然趋势。
2.2高校档案信息化建设可以拓宽档案的服务功能
借助于信息化技术的发展，很多软件公司推出了针对档案管理的软件，例如，北大之星，STA-集成化档案管理系统等等，软件的使用提高了工作效率，而且提高了服务水平。只要获得用户名和密码，便可以查询所需资料。具有悠久历史的大学，其发展背景资料可能用于影视创作，工科院校的现代工业生产技术可以应用于实践生产，等等。这些服务都得益于档案的信息化管理。
2.3高校档案信息化建设提高档案管理效率
随着高校信息化的发展，办公OA系统日趋成熟，日常管理工作基本上在系统上操作，提高了效率，节约了成本。在档案管理中文件归档方式也日趋信息现代化，例如，学校各部门的兼职档案员可以利用软件，将收集的部门资料上传至档案管理软件中，随后档案馆管理人员对数据进行审核提交，自动生成电子档案和纸质档案。此外，档案管理人员利用办公自动化系统，实时收集具有保存价值的资料，其电子化形式也给工作人员带来了便利。这和传统的管理模式相比，工作效率很大提高。
3大数据时代高校档案信息化建设的对策
在大数据时代的特殊背景之下，发挥大数据技术在档案信息化建设中的核心作用，政府、高校、社会都应该积极参与，相互协调沟通，从高校自身重视、增加资金投入、加强员工培训、加强信息安全等多方面进行改进，努力推动我国高校档案信息化建设的新进程。
3.1提高档案重要性认识，顺应国家大数据发展
目前，大数据主要应用于商业、工业、医疗等方面，随着其功能的凸显，大数据技术逐步应用于教育事业，发达国家尤为明显。例如早在几年前，大数据分析已经被应用到美国的公共教育中，成为教学改革的重要力量。为了顺应并推动这一趋势，美国联邦政府教育部2012年参与了一项耗资2亿美元的公共教育中的大数据计划。可见大数据分析对教育的重要性。这些大数据资料的正是来源于档案馆中学生的学籍档案、招生档案中，看似普通的资料，通过数据分析的结果确可以得出惊人的判断，学校领导应该重视档案管理工作，促进国家大数据的发展。
3.2增加高校档案管理资金投入，改善办公条件
档案管理信息化建设需要具备一定硬件条件，各高校应相应国家号召，积极加大档案管理资金投入，完善档案馆办公室建设，配备电脑、打印机、扫描仪、摄像机等数码物品。同时，引用专业管理软件，提高工作效率，增长档案信息量。
3.3加强员工培训教育，创新管理模式。
高校档案信息化建设目的旨在提高管理效率，充分发挥档案的利用功能。在大数据时代，高校档案资源更应该充分发挥其作用，给教育决策提供依据，给高校自身发展提供参考。为了能够更好服务好校园建设，档案馆工作人员积极参加培训教育，学习先进管理方法，汲取其他高校的成功管理经验，并结合学校自身情况，制定合理的管理模式。同时，加大档案宣传力度，增强资源共享性。此外，各大高校，特别是由特色的高校建立特色馆，并定期针对校内外开放，提高学校知名度，推动教育事业的发展。
3.4加大档案安全管理力度，保证档案信息安全
在大数据时代，世界各国都把信息安全放在第一位，档案资料对于每一所高校亦非常重要，必须要保证信息安全。我们要做到以下几点：第一、构建强有力的法律安全保护体系，加大安全保护力度。作为档案馆管理人员要具有信息安全意识，严格遵守学校档案管理规定。随着网络广泛运用，档案工作人员更是要提高社会安全警惕性，把信息安全放在首位。第二、创建安全的信息化体系环境，建立高效的信息安全预警机制；高校档案馆保管了整个学校的资料，反映了各个部门的工作。所以高校应加大投入，建立多重技术保障措施，例如购买正版软件，设置加密、指纹验证等权限访问；工作人员在操作软件时及时开启木马防火墙等措施，预防病毒侵入，保证档案资料的安全。
4结语
促进高校档案的信息化管理，不仅是大数据时代背景下的必然趋势，更是提高档案管理效率的重要举措。档案的信息化管理规避了传统纸质档案管理的弊端，扬长避短，在信息化安全的前提下，充分发挥其作用，提供决策依据，达到高校档案信息化的真正目的。
作者：王树娴 单位：南京铁道职业技术学院
篇8
档案信息化可以从以下几方面理解：一要实现档案信息的数字化；二要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三要实现档案信息资源的共享；四要引发档案管理模式的变革。
二、高校档案管理的作用与档案信息化管理的必要性
（一）高校档案管理的作用
1、在教育评估方面的作用
开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。
2、在教学改革中作用
高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
3、在科学研究工作中的作用
高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动广阔大道，都依赖于高校科技档案价值全面、系统与深入发挥。
（二）档案信息化管理的必要性
1、高校档案信息化管理是信息时展的需求
2008年9月1日，由国家教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》明确规定了高校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行的重要性。高校档案信息化管理是响应无纸化办公模式的推广，响应数字化校园建设，适应信息化时代的要求。在信息时代，高校如何充分利用信息技术来提高档案管理的工作效率，创新高校档案管理工作模式，是高校档案管理工作者应当解决和关注的问题，促进高校档案信息化管理，对于实现高校的长远发展有着十分重要的意义。
2、有利于档案永久保存
近年来，高校发展规模越来越大，形成的档案数量和门类日益增多，过去以纸质档案为主的管理模式已经难以适应高校发展的新要求。越来越多的纸质档案，不仅整理装订的过程中需要大量的人力物力，储存起来要占用很多库房，还会受储存环境、虫蚀及火灾等诸多因素的影响，很多档案难以做到永久保存。只有运用现代信息技术，建立以硬盘、光盘等多种载体的多元化、信息化、网络化管理新模式，才能确保档案信息的完整与安全。
3、有利于档案信息资源的高效利用
有效查询和利用档案信息，是档案管理的核心目的。实现档案信息化管理，将极大提高档案信息的利用效率和价值。如果实现档案信息网上共享，档案利用者将不受时间和空间的限制，只需要一网的计算机，即可进入高校档案管理系统，查询自己权限范围之内的所需要的档案信息，这将使得档案编研、档案查阅、利用等工作变得更为方便快捷，能更好地发挥档案管理在现代高校建设中的重要作用。
4、有利于科学归档和建档
传统的档案归档方法，往往是今年归去年的档，时间拖得比较长，难免会造成资料的损坏或遗失，档案的信息化管理，校内各有关部门可随时在档案管理系统网上传送或编辑、录入档案，这样档案管理人员就有更充足的时间进行数据整理、筛选、分析和归档，既保证了档案质量，又避免了因时间延误等原因造成的档案的不完整。
三、高校档案信息化管理的主要问题
（一）缺乏档案信息化管理意识和技能
有些高校对于档案信息化管理的重视程度不够，不了解档案信息化管理的重要性，相应地学校层面对于档案信息化就缺少资金和政策上的支持，导致档案管理人员积极性不高；同时也存在一些档案管理人员没有认识到档案信息化管理的优势，仍然墨守成规，停留在传统纸质管理的模式下。另一方面，档案管理人员更新缓慢，既懂计算？机网络技术又懂档案管理的专业人员很少，缺乏档案信息化管理所需的技能。
（二）信息安全问题和保密问题
档案信息化管理都是电子档案的形式，其一，电子文件易复制、易篡改，在档案的形成、传输、存储的过程中，计算机网络自身的一些问题可能会导致信息的流失，如一些系统故障、软件错误、病毒、人为恶意破坏等；其二，纸质档案上的单位盖章和领导签字具有法律效力，其真实性、合法性比较容易鉴别，而电子档案由于其易复制、易修改的特点，其真实性、合法性的鉴别受一定条件的制约。在实际工作中，加强计算机、网络安全保障体系尤为重要，同时还得依靠传统纸质文件作为原始凭证。高校档案信息中包含可公开提供给师生浏览查阅的资料性档案信息，也包含涉及机密和按照相关规定不能公开的信息，可公开查阅的信息在校园网上师生通过普通注册就可以浏览，机密信息根据保密级别一方面以纸质存档，另一方面可存于计算机但是必须使用特殊密码或者账号进行查询。因此要对档案进行严格分类，切实做好信息安全保护工作。
四、高校档案信息化管理的对策
（一）提高高校师生档案信息化意识，加强档案信息化管理的人才队伍建设
要加强对高校师生的现代档案概念、档案的利用价值和作用以及档案法律法规等的宣传力度，使广大师生对档案信息化建设有全面深入的了解，充分认识档案信息在实际工作和学习中的重要作用。要做好对各部门专兼职档案员及全校师生电子文件归档办法、如何利用档案方面的培训，让全校师生有机会切实参加到档案信息化建设之中，提供丰富有价值的信息资料，并能够充分利用档案信息平台，推进学校的档案信息化管理。
篇9
“大数据”是现代科学技术发展的产物，被快速地应用于诸多行业，并且得到人们的普遍认同，它推动了大数据时代的快速到来。高校档案管理工作必须适应大数据时代的要求，根据大数据时代高校档案工作的新特点，采取有效措施，实现高校档案工作的新转变，以更好地发挥高校档案信息资源价值。
一、大数据及其特点概述
（一）大数据提出及发展
2011年麦肯锡首次提出大数据的概念，在《大数据：创新、竞争和生产力下的一个前沿领域》一文中并提出了自己对大数据的认识，他认为大数据已经实现了多个领域的渗透，并对各个领域产生了深刻的影响。此后，在美国政府的推动下，《大数据研究和发展倡议》一文出现在公众面前，掀起大数据热潮，人们对大数据的认识逐步深入化、普及化。
（二）大数据特点
随着大数据概念的提出，人们对大数据的特点进行了广泛的研究，综合人们既有的研究成果，大数据主要表现为以下几个特点：信息量极其丰富，从大数据时代的信息单位可以看出，从TB到P再到ZB级，这种增长趋势并没有出现停滞的迹象；信息资源类别多样化，大数据时代，信息资源类别从传统的相对单一的图文类型向多样化转变，涵盖音视频、网页资源信息、位置信息等，几乎涵盖了所有的类型；信息资源整合大，随着信息资源的日益丰富，人们获取信息的难度增大，但通过整合获取的信息价值得到大幅度提升；处理速度得到快速提升，处理速度得到了秒级时效。
二、高校档案信息服务提升必要性
（一）高校档案信息服务提升是顺应大数据时代必然需求
大数据时代，数据信息量庞大，数据信息类型丰富，数据信息的密度却相对偏低，信息处理速度快。大数据时代的这些特点，迫切需要高校档案信息服务做出相应的调整，采取有效的措施实现自身的新发展与提升，否则就难以顺应大数据时代的发展要求，难以发挥高校档案信息资源的价值。
（二）高校档案信息服务提升是数据信息服务的时代需求
大数据时代，人们的信息获取观念产生了重大转变，社会需要信息供体转变信息供给方式，树立“数据为主”的信息服务观念。高校传统的档案信息服务显然已经难以适应社会以“数据为主”信息服务理念，必须基于社会档案信息服务需要，建立新型的档案信息服务模式，顺应信息时代的需求。
（三）高校档案信息服务提升是促进自我发展的内在要求
大数据时代，信息量巨大，资源类型丰富，高校档案信息服务面临着新的发展形势。高校档案信息传统服务已经表现出一定的滞后性，服务面不广，服务缺乏灵活性、便捷性，大大制约了大数据时代高校档案事业的进一步发展。高校档案管理工作只有进一步提升档案信息服务水平，才能实现由内而外的发展，提升档案管理工作影响力。
三、大数据背景下高校档案工作存在的问题
（一）档案工作理念滞后
大数据是一个全新的概念，大数据时代背景下，高校档案管理工作首先面临着一个思想理念滞后的问题。高校档案管理工作的传统思想理念已经难以适应时展需要，必须从传统思想中转变出来，基于大数据时代高校档案管理工作的新特点，摆脱惯性思维的影响与束缚，实现高校档案管理工作理念的新发展与新突破，以适应大数据时代高校档案管理工作需要。
（二）档案信息供给力弱
大数据时代一个显著的特点是信息数据资源丰富，这就要求高校档案管理工作能够具有较强的信息供给能力。目前高校档案信息管理系统存储与分析能力明显不足，突出地表现在检索效率低，高校档案信息不仅查全率效率不高，查准率也明显不高；信息分析能力也是一个突出问题，档案利用形式传统，基于信息分析与加工的新型信息供给能力有待提升。高校档案工作迫切需要进一步提升供给与服务能力，才能满足大数据时代的要求。
（三）档案服务方式单一
高校传统档案服务方式比较单一，主要以封闭式服务为主，服务消极现象严重，缺乏主动性。服务方式的单一化使高校档案工作陷入了“重视信息保管、淡化信息利用”的模式，高校档案管理内容单一，主要以文书的形式存在，造成馆藏资源的单调化，服务对象狭隘，主要服务于高校党政行政机关；档案资源的获取，需要实地借阅，而且审批程序复杂。高校档案服务方式的单一化，大大制约了档案工作效能提升，成榇笫据时代制约高校档案工作的重要因素之一。
（四）档案信息安全隐患
大数据对高校档案提出了新的要求，要求构建开放性的资源服务模式，推动档案资源的共享。在档案信息资源开放与共享的同时，带来一个突出的问题，那就是档案信息资源的安全性问题。目前基于档案信息安全措施难以提供有效保障，尽管高校相继开展档案信息化建设，但是缺乏宏观设计，导致建设标准不统一，信息化程度不高，相应的法律法规也相对滞后，明显滞后于大数据时代高校档案工作安全需求。
四、“大数据”背景下高校档案工作的转变
（一）转变档案工作理念，提升信息服务意识
大数据背景下，高校档案管理工作要进一步解放思想，树立服务理念，以更好地发挥高校档案管理资源价值。
1.树立开放型服务理念
大数据时代要求实现信息资源的共享，这就需要高校档案管理工作，根据高校档案工作定位，做好档案信息资源的归类与整理，树立开放理念，走出传统的思想束缚，使档案工作更好地服务于师生，推动高校之间档案资源的共享与互动，实现高校档案信息资源最大化效能。
2.树立个性化服务思想
大数据时代背景下，信息资源以爆炸的方式喷涌，这就需要高校档案工作树立个性化服务思想，进一步提升服务意识。大数据时代，信息数量巨大，提升了用户信息获取的难度，高校要通过个细化服务，进一步提升高校档案资源供给的针对性，满足用户个性化信息需求。
（二）加强档案信息整合，提升信息收集能力
高校档案工作的一个重点是提升信息收集能力，这是发挥档案信息资源价值的前提与基础。大数据背景下，高校必须将信息整合作为一项重要工作，不能优化与提升档案信息收集能力。
1.既有信息资源建设
高校档案工作要进一步强化既有档案信息资源的归档，根据大数据时代要求，推动档案资源建设的信息化水平，完成传统纸质档案资源的电子化归档。电子归档过程中必须强化标准意识，质量意识，从而能够有效实现档案资源的共享，同时要确保档案数据信息的信度，确保电子档案的真实性。
2.新型信息资源整合
高校的快速发展，也产生了大量的新型档案信息资源。高校要加强新型信息资源收集，提升信息资源采集的广度与深度，尤其是要突破档案资源以“行政档案资源”为主的档案资源采集思路，融入人物、文化、科研、历史等丰富的档案信息资源，还要关注媒体档案信息资源建设，以更好地提升档案信息收集能力。
（三）借助现代技术支撑，强化信息服务能力
大数据时代是技术滋生下的产物，因此高校档案工作要强化信息服务能力，必须借助现代技术手段为支撑，实现档案信息资源的增值与服务能力升级。
1.规范的数字化处理
大数据背景下，高校档案工作必须借助现代科学技术手段，实现规范的档案资源数字化处理。新时期，高校档案工作必须将档案信息资源的数字化处理作为首要任务，对所有档案完成数字化加工，提升档案资源数字化加工的技术含量，为档案信息资源共享奠定坚实基础。
2.升级信息管理系统
高校档案信息资源的价值提升需要一套与之相适应的信息管理系统，高校必须基于大数据时代的要求，对既有的信息管理系统进行优化升级，构建基于大数据时代的档案管理系统，确保信息系统的存储、分析能力，并且是信息管理系统具有相对的可扩展性，以确保高校档案工作的可持续发展。
（四）优化安全措施，加强信息安全管理
安全是高校n案工作要解决的一个重要问题，高校必须优化安全措施，加强档案信息安全管理。
1.提升安全技术
高校要发挥技术优势，用先进的技术构筑起第一道安全防线。高校要充分利用先进的信息安全技术，以安全及时为支撑，提升信息系统的安全防控能力，通过先进的监控技术、密码技术、信息过滤技术等，从技术层面严防安全漏洞。
2.强化制度建设
高校档案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大数据时代安全问题，加快安全制度建设，力求全方位地规范人们的行为，将因人为因素造成的安全危害降低到最低程度，确保高校档案工作能够做到有章可循，有制度可依。
总之，高校档案工作转变不仅是大数据时代的要求，也是自身发展的必然要求。高校档案工作必须基于大数据时代特点与要求，进一步提升工作主动性，使档案工作更好地发挥自身价值，促进高校更好、更好发展。
【参考文献】
[1]姜萍，姜叶飞.大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界，2015（11）：30-31.
[2]傅笑然.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].高教学刊，2015（19）：128-129.
[3]王涛.大数据时代背景下的高校档案资源共享研究[J].兰台世界，2016（04）：75-76.
[4]王书伟.大数据时代政府部门间信息资源共享策略研究[D].吉林大学，2013.
[5]松姗.综合档案馆政务微博应用研究[D].西北农林科技大学，2013.
[6]石洁.面向公众的国家综合档案馆特色馆藏体系建设研究[D].山东大学，2010.
[7]资蕙.信息公平与档案服务体系建设研究[D].安徽大学，2007.
篇10
1.3信息化管理制度不够健全。当下，我国对档案管理工作者的准入制度（档案管理工作者从业资格制度等）并未展开全面的实施，对新进档案管理工作者的计算机能力、信息安全素质等方面的基本素质如何，几乎一无所知，各级档案部门选拔培养档案干部时缺乏明显的专业指向性，只是依靠主管机关、主管领导对调入人员各项素质要求的掌握。那些从事档案管理工作时间较长的老同志，他们的现代信息技术能力严重缺乏，其信息安全素质低下。同时，有关信息安全技能方面的考核内容，在档案工作者技术职级晋升的各项考试中体现并不明显，部分人事管理部门缺乏提高和激发档案工作者自身信息安全素质的主动性和激励机制。
2提高档案工作者信息安全素质的对策
2.1加强对档案管理工作者敏锐感和责任感的培养。在现今网络技术环境下，传统的纸质档案已经逐步地被各种新领域、新门类、新载体档案部分掩盖，档案管理工作者原本的素质已经不能满足当下工作的实际需要。在实际的档案管理工作中，工作人员要认识到档案事业向前发展的不可逆转性和必要性，作为从事基础性档案管理工作的人员需要认识到这一点，学会将工作的着力点延伸到未来，坚持“以服务促管理，以管理完善服务”的原则。
2.2加强档案管理专业技能培训的力度。从根本上加强对全体档案管理工作者信息安全素质教育的培训力度，可以从档案管理知识和信息安全技术能力两个方面着手培训，即分别根据档案管理知识和信息安全技术能力的不同进行相关的专业技能培训。与此同时，还要按照档案管理工作者在工作岗位、工作职责、承担任务上的差异展开具体的培训事宜，培训的差异主要体现在培训时间、培训内容和考核方式与内容上面。档案管理工作者对信息安全技术的掌握并不是最终目的，是要以这些为工作手段，最终提高我国整体的信息档案管理质量。
2.3进一步完善档案信息管理制度。现在，我国的档案信息管理制度处于基础阶段，颁布的涉及信息安全的标准和规定中，几乎没有直接和档案管理工作者信息安全素质要求相关的内容，现实工作中遇到的实际问题得不到针对性和规范性的解决，因此我国档案管理工作者信息安全素质现状无法从根本上得到改变。现在根据我国档案信息管理制度的现状，完善和健全档案信息安全的标准和规定，以及完善档案管理工作者的准入制度是很有必要的，同时还要根据我国档案管理工作的实际情况，为档案管理队伍选拔一批具有较高综合信息素质水平的人员。在档案工作者专业技术职务调整的政策规定中，纳入信息素质考核的内容，各级职称考试当中必须要包括信息安全素质方面的内容，这样对档案管理工作者学习档案信息管理内容的积极性和主动性，会起到一个很好的引导和监督。
篇11
（二）服务器环境风险。
服务器良好运行，是财务信息安全的基础。出于节约费用，有些高校的财务服务器运行环境很不理想，放置服务器的机房选择或安排比较随意，易受外部光照或受潮。机房防火、防潮、防尘、防磁、防盗、防断电及恒温设备或设施不足或配备不齐，容易导致服务器故障。
（三）内部控制风险。
财务信息网络化的步伐越来越快，有些高校还没有建立起针对数字化处理的相应内控管理制度，以应对财务管理手段的新变化。对网络环境下的财务数据处理流程及岗位职责，还没从制度上进行规范。对财务信息进行拦截、转移、伪造、隐匿、窃取、删除、篡改等各种人为破坏及失职行为，不能有效控制与责任追究。
（四）感染病毒木马风险。
计算机病毒是网络安全最大的威胁因素，具有隐蔽性高、破坏力强、自我复制、清除难度大、难以防范等特点。高校财务由于业务需要经常与外界进行数据交换或信息上报，特别是多校区办公，大量的会计信息必须通过公开网络在校区之间实时传送，再加上浏览网页、下载文件、收发E—mail、使用QQ等，使计算机系统感染病毒木马的机率大增。而计算机病毒的感染会威胁整个财务计算机网络系统和数据安全。
（五）非法访问风险。
在网络环境下，一切的财务信息都被电子化，理论上都可以被访问到，除非在物理上断开链接。因此，高校在实现财务网络化的同时，很难避免非法侵扰。有些人可能出于某种目的，有意或无意地损坏网络设备，在网络上对管理系统进行攻击，一旦侵入将会对网络财务系统造成极大破坏。
(六)数据备份风险。
在财务信息化程度越来越高的环境下，电子财务档案是财务管理的主体，其安全的重要性可想而知。目前不少高校或多或少存在以下几个问题：1.对数据备份缺乏足够的重视，没有形成定期备份制度。2.数据备份存储介质单一，一旦数据存储介质消磁或遭损坏，数据便无法找回。3.财务电子档案由财务档案人员兼管，纸质档案与电子档案托管于一处，数据丢失后往往无从考证。4.数据备份存储介质存放环境不良，容易被消磁、受潮、染尘等。
二、网络环境下的财务信息安全风险防范
（一）做好对软硬件的升级与更新。
财务网络软硬件的安全稳定运行是保证数据准确可靠的基础。加大对软件的升级改造与更新，弥补系统漏洞，完善其内控与管理功能；对硬件设备应定时清洁与检查，适时更新，做好日常维保工作。对需要配备的备份、加密等软硬件，应给予安装与配备，以保证财务网络的安全稳定运行。
（二）建立良好的服务器环境。
财务数据存放在服务器数据库中，要保证数据的安全，需建立良好的服务器运作环境，选择合适的房间用作放置服务器的机房，机房应远离水源、安装好空调，铺设防静电地板，配备不间断电源，满足防火、防潮、防尘、防磁和防辐射及恒温技术要求。机房应安装防盗门及防盗警报装置，以防机房设备被盗。
（三）完善内部控制。
只有制订完善的管理制度和科学、合理的业务操作流程，明确岗位职责，规范内部控制，才能够保证高校财务数据信息的安全性和可靠性。完善内部控制工作主要包括以下几个方面：1.加强内控制度建设，建立健全机房管理制度、计算机硬件使用与维护制度，计算机软件操作及维护制度、数据安全与维护制度等，从制度上进行约束工作人员行为。2.明确财务数据处理流程及岗位职责，规定各岗位人员权限，各司其职，杜绝越权操作。3.加强对数据访问和运用的监控，建立安全稽核机制。对系统参数和状态，以及敏感资源进行实时监视和记录。定期查看系统日志，对系统访问人员的身份与操作记录，进行安全检查和评估。
（四）防范病毒及人为恶意破坏，保证系统安全运行。
1.病毒防范。计算机病毒对系统正常运行及数据安全产生严重威胁，须建立完善的防病毒体系，将所有计算机和NT服务器都安装杀毒软件及网络防火墙，启动实时监控系统；定期升级病毒库和查杀病毒，杜绝使用盗版软件；严格执行防病毒措施，禁止在工作机上安装及玩游戏，软件、U盘等存储介质等使用前须通过计算机病毒检测。2.人为破坏防范。加强计算机网络安全监控，限制非法访问，防止窃取会计数据；加强系统的内部控制，防止人为对系统的恶意破坏；严格密码权限管理，杜绝未经授权人员进行越权操作，防止会计数据泄密、丢失或被非法篡改。
（五）做好数据备份，确保数据安全。
财务数据应定期做好备份，备份可采用硬盘、磁带、移动硬盘、光盘等存储介质，多种方式同时备份，配备专门的备份服务器，甚至还可以在校区间的服务器上做远程备份，即使某个校区的数据受到破坏，也能从另一校区进行数据恢复，保证财务数据万无一失。会计档案应指定专人负责，对备份数据的磁盘、光盘等存储介质，按国家规定的档案管理办法进行归档及存放，做好防磁、防火、防潮、防尘等工作，谨防外部因素对会计档案的破坏。
篇12
“大数据时代”最早被麦肯锡公司提出的，自2012年开始，“大数据”一词被越来越多的人提起与应用，人们用它来描述信息爆炸时代的海量数据，近年来已经在商界、科技界广泛应用。但是理论界尚未对“大数据”形成统一的定义，但是一致认为大数据不是简单的对数据量大小的描述，而是在数据量巨大，数据种类庞杂的信息中通过数据处理、数据分析来获取有效信息的一种观念、技术和方法的统称。
与“大数据”定义不同，大数据的特征普遍得到业界共识，即大数据一般归纳为4V：数据量巨大（Volume），从TB级跃升到PB级甚至ZB级，而且在不断增大；处理速度快（Velocity）主要表现在数据流和大数据移动性，此特性要求必须在第一时间处理数据；数据种类繁多（Variety），数据种类不仅包括文档、图片等传统类型，还包括视频、音频、网页、电子邮件等；数据价值高（Value），此特性是大数据运用的真实意义所在，其价值具有稀缺性。
二、大数据时代下高校档案工作的新特性
大数据时代的来临，使人们对信息资源的认识更进一步，同时也提出了新的需求，在大数据时代的大环境下，学校各个业务部门均上线各自业务系统，作为这些业务数据的终点数据，档案数据也有了新的变化，同时对档案管理工作也有了新的发展特征。
1、档案数据量巨大
高校档案记录着高校在教学、科研等各种活动中直接形成的、清晰的原始信息。在大数据时代背景下，学校各业务系统（例如公文系统、财务系统、学生成绩系统）每时每刻都在产生着数据量，这些业务系统产生一切的具有保存价值的文件、音频、视频、图片均属于档案收集范围。因此，档案数据量将大的惊人。同时，科技的进步直接导致各种数码设备的普遍使用，形成各部门各种活动的照片视频等，也构成很大一部分数据量。
另外，档案数据还包括档案本身的数字化建设数据，人工方式生成的数据。最普遍的就是将馆藏实体档案通过数字化技术转化为档案数据，例如扫描、拍照，近几年档案数字化成都不断增强，此部分档案数据也在呈几何级的速度增长。
2、档案数据多源异构
高校档案涉及高校内的众多业务，包括教学、科研、活动等，这些业务部门的不同业务和不同业务系统直接导致产生的档案数据是各不相同的，形成了档案数据多源异构的态势。如文档、图片、照片、音频、视频等，形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在的现象，而这些数据之间也并非毫无关联，存在一定的内在联系。
3、利用档案需求多样化
大数据时代，高校各业务系统既是档案数据的产生者也是档案数据的利用者，在利用档案数据方面设计教学管理、科研管理、校园文化等各个方面。首先，广大师生对学校的政策、规定等信息的需求正在不断增加；其次，作为不断发展的高校，高校的宣传活动必不可少，而宣传活动中用到的历史档案、名人档案和特色档案也在不断增多。由此可见，大数据时代不同使用者对各种类型档案的需求产生了多样化的态势。
4、高校档案价值更加高精尖
大数据真正价值在于对海量数据的分析、挖掘，得出真实可靠的信息。高校档案是记录高校从事教学、科研、管理等活动直接形成具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是最真实、最可靠、最权威的的信息。并且在大数据时代背景下，各业务产生的各种中间数据、重点数据均是利用者可利用数据，因此，在对这些数据进行分析、挖掘之后产生的档案数据变成了高精尖的档案数据。
三、大数据时代高校档案面临的挑战
大数据时代的到来，使得档案数据变得数量巨大、多源异构、需求增多、数据高精尖化，给档案发展带来了机遇，同时也给档案工作带来了新的挑战。
1、大量数据存储挑战
档案大数据化，使得高校档案的数据必须具备大容量的存储。对如此海量的档案数据首先要将其保存下来，同时考虑到数据多源异构的特性，应该将档案数据存储在不同类型的数据中，另外存储的数据并不是简单的存放，应该彼此有关联有机的进行融合，因此不同存储空间应该有合理“连接器”。
2、档案服务内容、方式需革新
大数据时代下的档案利用，走向了结论化、知识化和智能化，应该改变以往简单查阅、复制等利用方式，档案利用者也不仅仅是对档案信息本身的需求，更希望从大量数据中经过挖掘，得到自己想要的档案信息。例如，随着出国留学人员的日益增多，学生有了将中文成绩单翻译成英文成绩单的需求，而并不是简单的对中文成绩的复印。
3、档案信息安全受到威胁
大数据时代背景下，档案数据的安全受到了很大的威胁。各个业务系统的上线，并未遵循统一标准，但是均需要与档案系统进行对接；同时，档案数据价值变得越来越高，越容易受到各种不法分子的共计；另外，在对结构型数据和非结构型数据进行融合时，可能会对传统档案信息安全体系带来较大冲击。
4、对档案从业人员提出较高要求
在大数据时代背景下，档案的收、管、用方面均有了新的时代特征，新的档案管理业务对档案从业人员提出了更高的要求，不仅要通晓档案业务，更要具备计算机相关知识，并且具备较高的学习能力，才能不断跟随时展，做好档案工作。
四、大数据时代档案管理工作思路
大数据时代，高校档案工作要有新的工作思路，充分整合利用档案资源，以服务为宗旨，不断改进工作方式，适应时展要求。
1、建立数据规范，整合资源
高校各业务部门间的业务系统可能采用不同的数据库，而产生不同格式的数据，大量异构数据形成信息孤岛，建立标准化、规范化的体系，消除信息孤岛，形成资源共享是大数据时代背景下首要解决的数据问题。
对结构化数据和非结构化数据合理整合，结构化数据和非结构化数据合理整合，努力实现对结构化数据和非结构化数据的合并管理，云计算、大数据技术的运用才能成为可能，分析挖掘海量数据才能成为可能。
2、改善工作模式
大数据时代背景下，各业务系统的建立，各业务数据的归档，对传统的收、管、用，均提出了新的要求。
档案的“收”要做到贯穿全流程，做到前端控制，提前做好各个业务系统的调研，要针对不同数据类别采取不同的处理方法，与档案系统建立接口；档案的“管”要做到全技术支持，大数据时代背景下，档案管理已经不可避免的涵盖了计算机知识，同时海量的档案数据处理也需要计算机技术处理，在档案安全方面也需要做到备份与系统日志管理；档案的“用”要做到全智能服务，大数据时代，档案数据不应该是简单的存放在那里的“死”数据，应该“活”起来，而“活”即是对数据的分析与挖掘，应该具备智能化的服务，真正为档案利用者服务。
3、增强档案信息安全管理
大数据时代档案安全性不言而喻，高校档案工作需特别强调档案信息安全。首先要以技术为支撑，加强档案信息安全全程管理。包括身份认证、单点登录、密码技术给数据加密、设置权限、做好备份机制、保留操作日志等。其次，要建立安全规章制度，确保各项工作有章可循。特别要做好档案开放标准和保密制度，在信息安全的前提下实现数据共享利用。
4、建立高质量的人才队伍
大数据时代下的档案工作，已经不是简单的把档案收集起来，装装订订，档案利用也不在是简单查阅、复印，档案从业人员应该以大数据的思维去管理档案。这就对档案从业人员提出了更高的要求，要具备专业的档案知识，还要有数据分析能力、数据建模分析能力和处理数据能力，最重要的是要具备较高的自学能力，紧跟不断出现的时代要求，才能更好的做好大数据时代下的档案工作。
参考文献
[1]丁国勇.大数据时代对档案工作影响及应对策略研究[J].兰台世界，2014（6）.
[2]侯英杰.“大数据”背景下高校档案工作发展思路探析[J]城建档案，2015（6）.
[3]邹华英.试论大数据时代的档案工作[J].档案与建设，2013（12）.
篇13
档案信息化管理是档案工作不断满足社会信息化发展的一种必然的趋势，有助于全面提升档案工作。档案信息化建设可以将档案信息资源合理配置、科学管理，以满足社会各方面对档案信息的需要。高校档案信息化是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程，是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
1 高校档案信息化建设的主要内容
1.1 基础设施建设
档案信息化的建设是否成功的关键要看档案信息基础设施的建设，这是档案信息化整体水平的一个重要体现，只有做好了档案信息基础设施建设，才能不断的推进档案信息化建设的稳步、健康、高效的发展。档案信息基础建设主要包括以下几个方面的内容：数据库管理系统、计算机、服务器、交换机、路由器、存储器、操作系统、信息安全系统等网络系统及其档案数字化设备。对于档案信息化基础设施建设的整体规划则包括了以下几个方面的内容：档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。
1.2 档案资源建设
1.2.1 遵守规范标准
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。实行统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化。对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，以国家《电子文件归档与管理规范》等相关规定为依据，实现网络环境下的电子文件的接收、归档、管理和利用。
1.2.2 档案数字化建设
档案信息数字化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能够通过计算机进行管理的提供利用，而利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手段，将其进行转换处理，形成数字信息，并以数字代码方式存储。档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面，也是档案信息化建设迫切性所在。目前，大量电子文件的产生推动了档案信息化建设，档案现代化管理，其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件，又要切实实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务。实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。
1.3 档案信息数据库建设
档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。从长远看，档案信息数据库建设的发展就是档案信息化建设的推进，其间涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。加强数据库的建设主要做好以下三个方面的内容：第一，要加强文件目录数据库的建设；第二，要做好对重要档案的数字化建设，不断的建设出高质量、高水平的全文信息数据库；第三，要做好所有馆藏档案全部数字化。要明确数据库建设目的是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。
1.4 服务体系建设
档案信息服务体系建设是档案信息化的服务方向。通过建立档案信息共享通道和服务平台，不断的拓展档案信息服务社会的渠道方式，不断的减少“信息孤岛”、不断的强化档案信息的资源共享机制，另外对于档案信息资源的开发及其利用要不断的更新，并且还要加快速度，不断的建立出高效、优质、快捷的一种新型的档案服务体系。另外，强化档案信息网络的建设，首先要实现档案工作的自动化，通过各个方面实行计算机的有效的管理、控制，可以通过计算机软件系统来实现计算机的有效的管理和控制，使用软件系统来收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等。建立以档案馆为中心，覆盖归档单位的档案管理系统。同时，加强档案网站建设。档案网站是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口，是新时期档案利用者实现档案信息快捷利用的有效渠道。
1.5 安全体系建设
对于档案信息安全体系建设在档案工作中，是一项重要的内容，决定了档案事业中各项工作是否能顺利的进行。因此，对于档案信息安全不能忽视，视其与档案实体安全一样重要，并且要采取相应的措施来保证档案信息的安全，保证数字档案及其电子文件的内容的真实性、长久性和有效性。具有通过以下两个措施来确保档案信息安全：一是采取切实有效的技术手段和管理措施，确保档案信息存储安全；二是内部局域网要与外网实行物理隔离，设置访问权限，确保档案信息利用安全。
2 高校档案信息化建设实施的重要条件
2.1 经费保障
将档案信息化建设作为档案管理重要任务，进行专项落实。学校相关部门齐抓共管，共同推进。要积极争取学校财务预算，确定一定的比例投入档案信息化建设，确保此项工作健康、稳定、持续的发展。充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性，加大经费投入，以保障信息化建设顺利进行。
2.2 人才配备
钱学森说过：“现代图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应该是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用者的向导和顾问。”档案信息化建设而言，对于人才也提出了更高的要求，要不断的选拔和培养出不仅具备精通的档案管理能力，同时，还要求要熟悉掌握关于本单位的相关业务的流程；不仅要求熟悉掌握基本的计算机的管理知识，同时，还要能够准确的提供软件开发的需求，另外信息化建设的复合型人才还要具有能与计算机专业人员能熟练沟通的能力，同时还具备丰富的实践经验，以及较强的事业心和责任感的档案管理人才。
在高校档案信息化建设中的人才队伍建设的过程中，我们必须不断的优化结构，以便于日后能为档案工作提供强有力的人才保障，并始终做到以人为本，把提高人才队伍素质作为首要任务去完成。
3 结语
综上所述，档案信息化建设具有长期、全面和具体的特点，而在当下，我国高校在档案信息化建设方面普遍面临着困难和挑战，任重而道远。作为新时期的档案工作者，必须与时俱进，迎接挑战，积极探索新思路新方法，开创档案工作新局面，更好地适应社会和时展的需要，更好地服务于社会。
