引论：我们为您整理了13篇公文写作与处理范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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课程背景：
即便不是文字工作者，也会时常碰到文字烦恼。面对领导的要求，往往不知如何下笔？用语得体吗？书本是怎么写的？经验是怎么说的？企业内部又有什么特殊的规定？
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意用方言土语，十分规范。
课程目标：
1、了解公文写作的重要性
2、掌握基本的公文写作要点及规范
课程内容：
第一部分：概述
1、公文写作的概念与作用
2、公文写作的种类和特点
3、公文写作的基本原理
第二部分：公文写作过程
1、公文写作的一般步骤
2、公文写作的主题与材料
、 公文写作的结构和语言
第三部分：请示、报告以及批复
1、什么情况下用请示？报告？批复？（讲授）
2、如何写请示、报告、批示（练习，改错）
3、请示、报告的分类（讲授）
第四部分：计划和总结
1、了解计划的多种“变体”和时间限定（讲授）
2、熟悉计划和总结的写法（练习，改错）
1、辨析这几类常见公文，结合受训单位性质确定讲授重点（讲授）
2、熟悉通知的几种类型和写法（练习，改错）
第六部分：会议纪要
1、学会在会议记录的基础上写作会议纪要（讲授）
第七部分：命令、决定、意见、公告、函
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一般文体的写作往往是站在“自我”的角度，表达自己，或者抒发自己的感想心绪，或者阐述自己的观点，或者按照自己的理解去说明，即使新闻、纪实文学之类的文体，也往往是以作者自己的视野，去所观、所思、所感，再进而付诸笔端。
应用文写作一般（除了个人总结、书信）是要站在某一群体、某一组织、某一集团的位置上，它所传达的是被代表的单位的发出的信息，接受者也往往是集团性质的或者众多个体的。所以在写作时不要总想着自己，而要多考虑文中所代表的单位的立场，因为表达的是“非我”，而非“自我”。比如：给领导草拟文件，一定弄清楚他的意图，不然急急忙忙去写，接着恐怕要经历多次“返工”的痛苦经历。因为你是给领导写的，领导又是从单位和自己的行政思想出发来共同完成这份文件。
再比如写请示、公函、报告、简报等，一定要弄清楚本单位与所发的单位之间的关系，如隶属关系、行政级别关系、业务工作关系等等，据此才能采取合适的文体，在文中使用相应的语气和措辞，这样才能作到文如其事、恰如其分。否则可能一个细小的疏忽，可能会酿成大错。在课上老师举了很多例子，正说明了这一点，应用写作所站的角度的重要性。
二、应用写作的“朴实”文风
我们很多人包括我自己，都喜欢文辞华美、韵味隽永的文学作品，因为这些作品往往能给我们带来极大的艺术享受和精神愉悦，但应用写作不太追求辞藻的华丽，它的文风相对来说就要朴实无华一些，基本上很少在词句上粉饰雕琢。我们很多人，特别是原来文学功底较深的，往往有唯美主义的倾向，总喜欢写东西写得很艺术化，文中使用大量的修辞手法，什么比喻、夸张、拟人等等，堆砌许多优美的词句和典故。如果这样来写小说、诗歌、散文，只要使用适时适地，自然是很好的。但应用写作追求一个“实”字，应用文不是供人们把玩鉴赏的艺术品，它和人们的社会生活结合得非常紧密，它是一种应用文体，是为了实际工作、实际生活而使用，是传递交流信息、商洽处理问题的一种工具。因此，写应用文时一定要避免那种不合适的文风。切记洗尽铅华、天然雕饰也是一种好的文风。
在讲到这一点时，老师以自己的亲身经历为例：他刚参加工作时，领导让写材料，他为了“显摆”自己的文字功底深厚，于是查阅大量资料，能用的华丽辞藻全用了，然后满心欢喜的把文章交给领导审阅，结果领导说重写。老师幽默风趣的讲解让大家印象深刻。
三、材料多样、真实、有力
材料是构成文章内容，形成、支撑并表达主旨的各种事实与理论。善于从材料出发，注意让材料说话，才能言之有据，言之有物，写出内容充实、丰富，有较强的说服力的文章。
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写作的过程就是不断组合素材、斟酌文字、整合思维、境界提升的过程，作者在字词句篇中自由发挥，在起承转合处洞察世事。既然写作是初中语文教学的极为重要的一部分，学生语文知识水平的高低也能在写作中体现的淋漓尽致。不少学生对作文“无话可说，无事可写，无灵感可言，作文难，难于上青天”的观念已根深蒂固，因此，写作老师更要大胆创新写作的教学方式，帮助学生克服写作的恐惧心理，激发他们的创作热情，从而提高初中生的写作能力。针对以上问题，结合多年语文教学经验，笔者就如何提高初中生的写作水平谈谈自己的见解。
一、灌输正确写作观，培养写作兴趣
初中作文写作教学出现高耗低效，学生拒绝写作的现象很大程度上因为我们对学生作文寄予了太多功利性的因素，缺乏了对学生写作的真正照顾和写作灵感的真诚培养。为了应付各种考试，大部分老师就会给学生进行大量的写作练习，并且缺乏对学生进行科学性写作教学理念指导，更使学生厌倦写作课程，佳作何以出现?
写作作文的关键就是培养学生的写作兴趣，无可否认，兴趣是最好的老师。而在写作教学中，教师成功的前提就是学生具备自己所追求的兴趣和能力，而鼓励便是老师激发学生写作兴趣的捷径。教学者应引导学生正确的写作观，告诉学生写作并不仅仅是为了应付考试，也是提升自身综合能力的一个过程。笔者认为，每个学生的作文都有其亮点，都有其值得赞扬和鼓励的地方，在作文的批改过程中，教师们不应该吝啬他们的评语，笔者会特别注意寻找每个学生的优点，都会在他们的进步之处批上赞语，或是在课堂上范读他们的优秀之作，或是投稿到学校广播站，甚至和学生们讨论之后寄至某些网站、报刊杂志等等。这些看似为微不足道的“老师赏识”其实很大程度上使学生喜欢写作，他们的作文得到了老师的认可，写作的自信心悠然而生，写作水平也会随之逐步提高，热爱作文之后，佳作也会随之诞生。
二、勤于素材积累，开阔写作视野
既然已经培养了学生的写作兴趣，接下来的一步就是要学生打下扎实的语言文字功底了。汉代哲学家王充说过：“工欲善其事，必先利其器”，这里的“利其器”我们可以理解为写作素材的积累。一个初中生写作能力的高低，大多数由他阅读的信息量多少决定，“读书破万卷，下笔如有神”,可以看出，阅读大量的作品对学生提高实际写作能力的重要。只有积累丰富的素材，孕育丰富的情感，才能在空白纸页上妙笔生花。
值得注意一提的是，语文学科不同于其他学科，光靠教材上知识和课堂上老师的讲解，学生能积累到的东西是非常有限的。因此，学生必须注重阅读时的积累，有效地将课堂知识和课外积累结合起来。如何积累呢？教师们不妨引导学生在以下两个方面进行积累：
第一、积累优美字词，在《荷塘月色》一文中，作者所描绘出来种种景象都让读者身临其境，作者之所以能够达到这一效果在于他对每个景色甚至每个动作的用词都细细斟酌，如一句“月光如流水一般，静静地泻在这一片叶子和花上”，我们认为这句话之所以优美，在于“泻”字用得传神，那为什么呢？这时候教师便要引导学生进行思考，并好好在以后的写作中运用。第二、积累优美文段，不仅绘声绘色的美景描述或者惟妙惟肖的人物描写需要积累，那些充满哲理光辉的警句名言更是我们语言材料的好素材。例如，在课外阅读中，张爱玲的散文也是学生酷爱的阅读书籍，“爱情犹如一场奢华的盛宴，每每盛装出席，结果却总是满杯狼羁。而下一次盛宴到来，却依然又要盛装出席”，张爱玲对人生以及爱情的透彻表达，往往触及人的内心深处，如此深邃的人生感触对学生的写作甚至其生活态度都有着深刻的影响。
三、捕捉写作灵感，赋予写作生命力
作文的本质是人类用来抒发内心真实感受的一种形式。如果学生只是单纯地将写作素材硬搬到作文上，只能算是语言的堆积，只是一副空架骨，没有血肉，没有情感，感受作者灵感的源泉，这样的文章是不可能打动读者的。艺术源于生活，而生活的每个瞬间都可能触动作者的心灵，教师要帮助学生培养捕捉灵感的瞬间，留心身边小事，使每个触动“蓄”于心中，每一个生活体验都能为学生的写作增色。
古人就是捕捉住“飞蛾扑火”这一瞬间的感动，既升华出“自取灭亡”的历史警句，也有“心甘情愿”的感动凄美。学生在写作中能赋予文章生命力，使内容真实富有情感，定能写出个性化的文章。
综上所述，要改变学生对语文写作的抗拒，教师们必须从激发学生的写作热情入手，加以正确教学方法指导，开阔自身视野，使学生增加对写作的信心，最后要培养学生写作的灵感，让学生写出属于自己内心真实感受的佳作，语文写作能力水平自然而然会得以提高。
参考文献
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目前，公文写作不仅是一项为满足社会发展需求的文字处理工作，而且还是每一个办公室工作人员必须具备的能力和素质。在实际中，很多办公室人员对于公文写作总是有许多的抱怨，例如抱怨文件起草难度大、抱怨工作方案难写等。这主要是由于他们对公文写作中的主体角色意识转换不好而造成的，因此培养公文写作的主体角色意识，是提高公文写作质量和能力的基本条件和重要途径。
一、公文写作的主体角色分类
公文写作的主体角色主要分为以下三种类型。
（一）领导角色意识
在领导述职报告、领导讲话和工作总结的过程中，都会带有鲜明的个性色彩。因此，公文写作主体在写这些方面文章的时候，必须从领导的职务、地位、身份、语气等领域出发，正确体现出领导的意志。
（二）单位角色意识
公文写作也是企事业单位处理文字的重要手段，因此写作主体需要充分考虑到单位的整体情况，站在单位的角度思考、看待问题。当公文写作主体的思维与单位的价值倾向相符合的时候，这样的公文才能算是写作成功的。
（三）创作者意识
虽然公文主体在写作的时候需要站在领导或企事业单位的角度出发，表达出领导意志或是单位意志。但是公文是通过主体的创作而成的，因此这就需要主体在进行公文写作的时候，充分发挥自己的主观能动性，努力拓展自己的思维，从而使公文的内容符合领导或单位的意识。
二、公文写作实践中的主体角色意识的现实意义
随着社会发展规范化的不断提高，各个政府机关、企事业单位以及社会团体开始利用公文处理事务。培养公文写作实践中的主体角色意识，撰写出准确表意的公文对政府机关、企事业单位和社会团体都有着非常重要的现实意义。
首先，培养公文写作实践中的主体角色意识，有利于公文写作主体明白自己的身份是一个代言人，在写作的过程中需要站在对方的角度去思考、看待问题，不能掺杂着个人的情感，从而准确地表达出对方的意志。
其次，培养公文写作实践中的主体角色意识有利于公文写作主体找到所代言的政府、单位或领导的社会地位，根据公文中的受体措辞表意，选择合适的文种行文，从而达到公文的受体期望要求。
最后，培养公文写作实践中的主体角色意识有利于公文写作主体将个人的情感移位到政府、单位或领导的角色上，增加文章的感染力，引起公文受体的强烈共鸣，从而有利于贯彻落实领导意图以及解决处理公共事务。
三、培养公文写作实践中的主体角色意识的措施
（一）加强理论知识的更新
加强理论知识的更新，首先就是要跟随着时代的脚步，学习当代的政治理论。由于公文写作具有时代性的特征，因此公文的写作背景必须与国家和党的政策以及法律法规基本一致，写出的公文才能满足时代精神和公文受体的要求。如果公文的政治观念比较落后，与时代不符，就会导致决策错误、盲目行文的结果；其次，就是要不断提高公文写作的专业理论知识，并不断优化改善。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，对公文的格式、种类以及要求都做了相应的约束与改变。公文写作主体的专业理论知识水平低下，那么就会导致公文的错误百出。因此，只有不断提高公文写作的专业理论知识，才能为公文质量提供保障。
（二）重视调查研究
重视调查研究首先是要对基层进行深入的调查研究，从而了解基层的实际情况，获取真实准确的有效信息，为公文写作主体提供充足的写作依据及素材；其次，就是要重视公文知识的研究，对公文的写作方法、格式种类、写作技巧进行认真的揣摩、梳理，从而提高公文的写作能力。
（三）积极做到换位思考
首先，是要养成换位思考的习惯。因为公文写作主体的身份是一个代言人，因此在写作过程中需要把自己的个人情感、主观意识等隐藏起来，用政府、单位或个人的角色去思考、看待问题，自觉养成换位思考的习惯，从而才能使公文令单位或领导满意；其次，就是要积极参谋进谏，公文写作主体站在单位或领导的角度思考问题的同时，还要提出有效可行的建议。换位思考有利于公文写作主体树立正确的全局意识，准确把握公文意志。
（四）加强写作训练
加强写作训练有两种方法，包括模拟训练和公文写作训练。模拟训练就是需要公文写作主体认真学习政府的工作报告，领会其的语言特色和结构特点，并在写作过程中加以借鉴与运用；公文写作训练就是由于公文写作的理论知识只能对公文进行理论指导，为了提高公文写作能力，公文写作主体还需要通过实践，并在其中总结经验教训，从而实现提高自己公文写作能力的目的。只有不断加强公文写作训练，才能形成以单位或领导思维写作的能力，写出符合要求的公文。
【参考文献】
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公文写作是公务文书的拟稿工作。公文写作从某种意义上讲是个人工作能力、工作风采最基本的体现。
一、公文的性质
性质是一事物最根本的东西，是一事物与另一事物的根本区别。就其公文的性质，公文首先是一门实践性学科；然后是体力与脑力结合的劳动；最后写作的产品是一种特殊“商品”，其价值在于读者的阅读与认可。
二、公文的要素
在公文写作前，应该明确公文的要素。公文的要素包括写作的目的、作者、读者、内容以及方法和技巧。具体体现为首先应该弄清楚为什么要写这篇公文。其次，由于公文的严密性、严谨性等特点决定了公文作者只有对相关政策、法律、法规具有清晰的判断力，才具备资格写作这篇公文。再次，根据不同的读者，行文的架构和方式也应该产生相应的变化。然后，公文具体应该阐述什么内容。最后，公文应该怎么写，这体现公文写作的方法和技巧。
三、商业银行公文的种类
商业银行的公文包括11种，分别是：内审结论和处理决定、决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
此外，对于中国人民银行总行，除了以上11种公文，国务院给予了一个更高的公文：命令。
四、商业银行公文的写作程序
没有程序就没有一切，世界将是混乱的。商业银行公文写作的程序需要体现科学性和高效性。
（一）商业银行公文写作程序的科学性
商业银行公文写作的科学性体现在公文写作需要依次包括以下主要程序：接受指示、分析意图、提炼主旨、查找行文依据、确定行文材料、设计行文结构、实施行文写作、修订文稿、部门主管审核、报送审批。
（二）商业银行公文写作程序的高效性
金融市场讯息万变，公文需要迅速传达制度、方针、政策，这也就要求写作者高效地完成公文的写作。
五、商业银行公文的写作格式
商业银行公文主要由17个部分组成，依据公文的不同，有不同的要求。这17个部分体现在公文3部分中，分别是眉首、主体、版记。
（一）眉首
眉首包含6个主要要素，分别是：印数序号、秘密程度、紧急程度、公文名称、公文编号、签发人。
印数序号标注在公文的左上角，是上级行对下级行发送的公文。一个印有印数序号的公文隐藏的含义有三层，一是该公文非常重要；二是该公文下级行必须认真执行；三是该公文必须做好存档，严禁销毁。公文的秘密程度包括商密、机密、秘密3个级别。公文的紧急程度包括加急、特急2个程度。签发人有3个注意事项，一是对于往下签发的公文不需要标明签发人；二是对于往上报送的公文需要标注签发人，以示对此文档负责；三是签发人不允许标注职务。
（二）主体
主体包括6个主要要素，分别是：标题、收文单位、正文、附件、日期、印章。
标题需要注意以下：一是对于往下发送的公文需要标注发文机关，以示公文的严肃性；二是对于往上发送的公文，不需要标注发文机关。附件需要注意以下：一是需要空一行、空两格；二是不能添加书名号；三是对于多个附件直接用1、2、3表述，数字后面直接用圆点，每个附件单独一行。日期使用中文日期。印章的使用必须骑年盖月。
（三）版记
版记包括5个主要要素，分别是：发放范围、主题词、抄送单位、印发部门、印发日期。版本的印发日期使用数字日期。
六、商业银行常用公文写作方法
（一）通报
通报包括表彰、批评2种形式。通报类公文需要存档。通报写作包括以下：一是通报的缘由；二是通报的主要事实；三是对通报的事实从理论、政策角度进行评论；四是通报的决定，需要具体说明；五是对通报单位或者个人提出希望、要求；六是通报日期和公章。
（二）请示
请示类公文写作的原则是先运作、后写作。在写作请示类公文前需要先与领导口头请示、沟通，再进行公文请示。请示应注意以下：一是不允许多头主送；二是不允许越级请示。请示的内容有收文单位、请示缘由、请示事项、结束语。请示事项只能一事一议，对于有多个事项需要请示，需要撰写多个请示。
（三）会议纪要
会议纪要包括前言、主体、结束语。前言包括召开依据、时间、地点、参加单位、议题、成果、会议评价。结束语主要是对会议提出希望，发出号召。会议纪要不需要标注收文单位，也不需要盖章。会议纪要的行文可以采用发言顺序、发言者身份、设小标题，分层展示等方式进行。
七、结语
本文是对商业银行公文写作长期探索和实践的结果，用于指导商业银行常见公文的写作。随着商业银行公文写作队伍的壮大，加强人员间相互沟通与交流，才能取长补短，切实解决公文写作中的具体问题以及进一步合理、规范、高效地提高商业银行公文质量。
参考文献：
[1] 闵庚尧.谈公文写作中的“六要”和“六忌”[D].中央财政金融学院学报，1984（03）.
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一、对主体写作内驱力方面的影响
（一）对写作主体写作兴趣方面的影响。公文写作主体对于公文写作的兴趣并不是一开始就存在的，它是随着公文写作主体逐渐接触这个领域，了解其中的内容才逐渐开始形成的。并且写作兴趣的产生主要就是基于公文写作主体的文学素养以及公文写作能力，三者之间是一个循环的过程，优秀的写作素养可以提高写作能力，同时写作能力可以积累丰富的写作经验，当写作经验越发深厚时又可以强化公文写作主体的写作兴趣，写作兴趣的提升可以使公文写作主体更加愿意进行公文写作，从而在大量的写作中提升文学修养。
（二）对写作主体写作态度方面的影响。如果公文写作主体具有良好的文学素养，那么公文写作主体在从事公文写作的过程中就以认真负责的工作态度进行公文写作，并且全身心地投入到写作当中。主要原因有以下两点：一是良好的文学素养意味着公文写作主体具有扎实的文学知识基础，而且具有良好的文学欣赏以及文学写作经验，并且可以很好地对文学写作方面的知识进行运用，这也就使得公文写作主体在写作过程中具有较高的自信心。二是对于文学的尊重，具有良好文学修养的人一般都是喜爱文学的人，他们充分地尊重文学的各种体现方式。
二、对主体写作意志方面的影响
对于公文写作主体意志方面的影响主要体现在对公文写作质量的方面，由于公文写作的特性，对公文写作主体的语言能力要求较高，并且公文写作还需要公文写作主体自行收集资料，并且对资料进行总结提炼，不断地进行修改，从而形成一完整的公文作品。所有在写作的过程中经常会遇到各种难题，如果没有坚定的意志力是很难出色地完成公文。文学修养可以让公文写作主体在文学的影响下形成一个健全的人格，并且树立起崇高的人生理想，公文写作主体受到意志力的影响，所以在面对困难时公文写作主体不是退缩，而是想办法克服困难。
三、对主体综合素质方面的影响
（一）提高写作主体的审美观。审美是对艺术的追求，公文写作虽然不同于文学创作，但是也是一种艺术的体现，在公文写作中同样也包含审美的标准，即是公文写作的基本标准，语言凝练、联系实际、格式规范、内容清晰等都是公文写作的审美要求。公文写作从开始出现直至现在，虽然没有得到人们的广泛关注，但是在长期的公文写作的过程中也逐渐形成其独特的审美观。文学修养与公文审美观在公文写作领域是相辅相成的，文学修养越高，对于公文写作的水平则越高，同时也就促进审美观的提高。
（二）提高写作主体的观察能力。良好的文学修养可以提高写作主体的观察能力，其主要的表现为良好的文学修养可以为公文写作主体在观察事物时提供全面的、科学的、发展的以及宽容的等角度去看待事物。文学来源于日常的生活，是生活事物的艺术体现，所以文学修养与主体观察能力的提升是一个相互促进、共同提高的过程，文学修养在开阔公文写作主体的视野与思路的同时，也可以加深公文写作主体对文学的感悟，获得深层次的情感体验，从而进一步实现二者相互促进，共同发展。
（三）提高写作主体的想象能力。大多数人对于公文写作的第一印象可能是结构严密，语言直接，过于官方刻板的感觉，但其实不然，虽然公关写作没有文学创作那么富有感情，富有想象力，可以对故事的情节等进行虚构。但是公关写作同样需要想象力所带来的创造力，只有通过想象才可以充分地展现出创造力的优势，所以具有优秀文学修养的公关写作主体的思路开阔，可以根据自身的知识储备充分地提高自身的想象能力。
（四）提高写作主体的语言能力。文学素养最主要的构成就是需要大量的阅读和思考，在对公文写作主体进行大量阅读充实自己的同时也就是借鉴和学习优秀的表达能力的过程，通过学习别人的表达方式，在实际的公文写作中进行有效的运用，充分展现出公文写作对于语言规范、精炼、扼要等特点。
四、结论
无论是文学创作还是公文写作，在其作品当中都可以充分的体现出作者的思维特点以及心理特点，所以研究探讨文学修养对于公文写作主体的影响至关重要。可以通过对文学修养和公文写作主体二者之间的研究，寻找到提升文学修养的途径，从而帮助公文写作主体身心健康地发展，并且从本质上提升公文写作主体的公文写作能力。
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一、提高职业院校学生公文写作能力的意义
1.公文写作能力是养成职业素养的需要
规范、得体、流畅的公文写作能力彰显着职校生良好的职业情感、职业道德和职业价值，是学生通过书面语直接、完整、全面地反映思想、交流信息和促进工作的重要工具，更是拓展终身学习能力，挖掘发展潜能和提高核心竞争力的基础。
2.公文写作能力是提升职业技能的需要
公文写作与文学写作是人们生活及工作中必不可少的两大并列文章样式，没有高低贵贱之分，好比汽车左右的两个轮子，各不相让又缺一不可。这两种写作技能，是写作的两条腿，不可偏废，更是除了专业技能之外，又一重要的职业技能。
3.公文写作能力是掌握职业话语的需要
公文语言是一种独立的语言系统，与其他文体是两种分类标准不同的文体体系，不是并列和归属关系。公文语言具有特殊性，从文章的社会实用功能上分，不仅是写作语言，更是职场上的职业话语。
二、提高职业院校学生公文写作教学的新途径
1.教师重点讲透三个问题
第一，用对文种是首要。首先要讲清每个文种的概念涵义，准确界定适用范围，做到最基本的“用对文种”。2012年新的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）中重新规定了15种公文。要结合《条例》讲解教材，特别是将容易混淆和用错的放一起对比和类比地讲。例如，命令和令，实为同一文种，区别在标题中有没有事由；通告和公告，公告级别较高，经常被“大材小用”；通报和决定，区别在于奖惩职能；请示和报告，区别在于请批性和陈述性时的不同；会议纪要与会议记录、会议决议，区别在于整理还是提炼；议案和提案，具有提出主体的差异；决议和决定，则是宏观和微观的区别。一字之差、本质之别。要将应用文的特征讲透，如意见是最委婉的文种，通知是最常用的文种，纪要是唯一的纪实性文种，函是唯一的平行，公报是唯一的新闻属性公文。
第二，格式规范很重要。格式就是公文的“肖像”，解决好外观上“像不像”的问题，注重“形象”，讲究形式。新《条例》中作了硬性规定，教师讲清，写作多练习，学生能牢固记住。
第三，语言转换有必要。掌握公文语言，必然要解决两个问题。一是打破语言习惯的力量，区分公文语言与文学语言。这点较难把握，因为中小学长时间学习的是文学色彩浓厚的作品和练笔，公文是独立语言，学生刚接触时较难转过弯。二是掌握公文本身固定用语，如关联词、过渡句、结语等。这点容易把握，学生只要加强背诵记忆，不需死记硬背，在写作中灵活掌握即可。
2.学生认真理顺三个步骤
第一，抄写例文。抄例文、抄文件，原原本本、一字一句地抄写，边抄边记，记住格式、记住语言，在脑海里有初步的印象。这和刚开始练书法相似，必须经过痛苦的、甚至长期的“抄帖”“临帖”过程，才能为将来的创作奠定基础。第二，仿写范文。着重处理好读与写、想与写、改与写的关系，重点是量与质的关系，不提倡多写，要以质取量，道理和练字一样，多花时间扎实掌握好每个文种，写得多又写不好起逆反作用，影响写作心情，放慢写作脚步，多自我总结和反思，更有益处。
第三，自己写公文。先要写得多，运用发散思维，多角度去分析；接着写得高，站在领导的角度，运用领导视野宏观思维来写；最后写得活，灵活自由地运用公文语言来写，写出思想独特和灵魂深处的公文。
3.师生共同讲改三次作业
第一次，作业后改。先留存好第一次作业，与最后一次对比，让学生感到明显的进步和提升，帮助学生树立写好公文和继续写的自信心。
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与以往历次的《公文处理办法》不同，2000年8月24日的新《办法》提升了发文机关的级别，直接以国务院的名义，这样就进一步提升了新《办法》的法律效力和固有的权威性。对此，省会各家金融机构也高度重视，省工行、农行、农发行和郑州交行、郑州市商业银行等都相应地制订并印发了各自的公文处理办法或实施细则，其中省农行还进一步明确了公文处理操作规程。而省中行和省建行则未另行制定新的规定，它们都是以各自上级主管部门印发的相关《办法》或《细则》为根本依据，并在一定范围内予以补充和完善。由于各家金融机构对公文处理的重视程度非常高，使他们在公文处理与写作上就有规可依，有范可守，为更好地进行公务活动奠定了良好的基础。
(二)独立性强
基于各家金融机构在内部管理上自成系统和相对独立的特性，它们制订或遵照执行的公文处理方面的“办法”或“细则”等，也都具有明显的独立性。这种独立性不仅体现在制订相关“办法”的自由上，而且也体现在公文处理的我行我素上。从调查对象在公文处理上的特征就可以看出，它们之间确实存在各自为政、互不关联的现象，都依据各自的有关规定行之有效地运行着，别人的东西哪怕非常正确与可行，也不足以打动他们或进行大的变革。
(三)个性突出
既然是“关进小楼成一统”，那么个性的彰显就是不可避免的了。笔者在调查过程中发现，省会各家金融机构在公文处理上的个性特色十分突出；一是充分细化了公文处理规则，如省农行专门发文对省分行机关公文处理有关问题进行了明确规范(豫农银办发[200212号)，从行务发文的类别、适用范围到行务发文的办理程序和签批等都提出了具体要求。二是重点突出了公文审核和签发，如省农发行就明文规定“发文实行核稿把关制度”，明确专门部门和专职人员对公文进行审核和把关，并对公文的签发权限做了具体规定。在收文办理中则明确了应如何拟办、批办以及具体的办文时限等。三是严格执行了上报公文的处理要求，如郑州市商业银行等金融机构就将上报公文和下发、平级交流公文区别对待，严格执行国家有关上报公文的处理要求。四是广泛运用了“签报”、“翻印”等公文处理新形式，如省中行、省工行等金融机构在机关内部进行公务活动中，就广泛运用“签报”、“翻印”等简洁有效的公文处理方式，并制定相应的操作规程加以明确。
(四)管理严格
作为公文处理的重要一环，省会各家金融机构在公文管理上可谓严格规范，保密性强，警惕性高。这是值得称道的一面，尽管它给这次调查带来诸多不便。一份成品公文，即使是最简短明白的某一事项“通知”，从事文秘工作的有关人员也是思虑再三，才能借出一阅，借走甚至是复制一份是根本不可能的，更谈不上更深层次的处理“决定”、任免“通知”、情况“通报”和“审计结论”了。有的还严格执行公文查阅借阅登记制度、翻(复)印制度和有关公文销毁规定等。
二、金融机构公文写作存在的问题
尽管省会各家金融机构在公文处理上都花费了不少工夫，公文处理水平和公文质量也较过去有了长足的进步，但存在的问题也是有目共睹的!
(一)格式不统一，我行我素现象严重
由于各家金融机构之间在公文处理上的独立性，在个性张扬的同时，也不可避免地出现了公文写作格式上的各有千秋，有的甚至是在明明知道在某些方面有欠缺，却仍然我行我素。具体表现在：一是上报公文的格式缺乏规范和统一，有的仍然沿用过去的公文眉首标识，有的“请示”后无联系人的姓名和电话，即使有此标识也未按要求置于“附注”处，而是放在抄送机关之下；二是公文版记格式各不相同或版记中要么没有主题词、要么继续使用“抄报”术语、要么缺少“反线”等；三是发文字号书写不准确、不规范，特别是“发文机关代字”归纳得不好。我们知道，在选用发文机关代字时，除了能够反映发文机关的本质属性以外，还应避免与相近机关混淆。如工业局和工商行政管理局在选用机关代字时就可分别用“工”和“工商”来加以区分。有的机关代字还缀以部门代字或公文用途，但总体要求是不能过于复杂。笔者在调查中发现，省农行、省中行、省建行、省农发行等机关的“代字”分别写成“豫农银”、“豫中银”、“建豫”和“豫农发行”，与省工行的“工银豫”、郑州交行的“交银郑”和郑州市商业银行的“郑商银”相比，前面列举的写法尽管在所辖系统或一定范围内不至于产生歧义，但与他们各自套红的“发文机关标识”对照起来，其排列顺序还是值得商榷的。
(二)处理程序千差万别，操作困难
省会各家金融机构都有属于自己的一套公文处理程序，它们要么沿用上级主管部门的既定方案，要么是以主管部门的相关规定为参考，并辅以其他类似的处理办法而重新制定，用心之良苦可见一斑，这就势必造成它们在公文处理上的千差万别。互不相同并不可怕，重要的是一定要有利于公文的处理与写作，否则，便达不到提高公文质量和工作效率的预期目的。在这些公文处理程序中，有的明确了字、词、句、行、篇，有的规定了具体的操作规程，有的则细化到“毫米”、“1度”甚至纸重、色谱等，操作起来让人无所适从。其实成品公文只要格式合乎标准、美观大方、内容准确、处理及时、方便实际工作即可，量化至微则更有可能因小失大。
(三)缺乏交流
事实证明，省会各金融机构在公文处理与写作等内部管理体制上的交流远没有他们在金融业务上的往来和沟通那样频繁，这或许可以用他们中一位办公室主任的话加以概括——“这就是商业机密的需要”。当然，在人才竞争和任用、内部考核和奖惩等方面有必要保护商业机密，但在公文处理与写作上“不闻窗外事”却是十分有害的。我们知道，公文处理方面的知识总是处于不断变化之中，保持自身特色固然重要，摄取他人之长并进而达到知识互补也是必需和有效的举措。笔者在调查中欣喜地看到，一些金融机构已经开始走出去、请进来，并组织文秘人员进行集中培训学习，以博采众家之长，不断促进公文质量的提高。
(四)墨守成规有余，合理创新不足
公文的处理程序和写作格式、方法技巧等都是在实际工作中逐步形成并广泛应用的，因此，公文写作中运用约定俗成的模式是非常普遍的。如命令格式及其发文字号的特殊要求、请示和报告的语言环境、公文审核和传阅的技巧等都有其惯用的操作规则，遵守这些“规则”对于公文的撰写和处理是十分必要的。与此同时，公文写作还要在一定范围内不断创新，惟有创新才是公文发展的源动力。否则，国家也不会三番五次地出台新的“公文处理办法”，省会各金融机构也不必紧跟形势制订出自己的一套又一套的公文处理操作规程，公文中“请示”、“议案”、“意见”等文种也不会应运而生。当然，创新和“守规”应该是互为补充、相辅相成的，不能有所偏颇。综观省会各金融机构的公文写作可以看出，他们在公文创新上普遍顾虑重重，大多是前有车、后有辙，紧跟上级，不敢越雷池半步，使公文写作上的创新成为一句空话。
(五)公文质量参差不齐
俗话说：千人千面。省会各金融机构的公文质量也是良莠不齐，但总体还是较过去有明显提高。有的单位的公文稿本齐全，程序完备，成品美观大方；有的仅在个别细节上有所疏漏；有的则未按国家规定的公文格式标准操作，完全依赖自己系统的惯例运行；有的甚至还出现了较大失误；等等。这些问题的出现，不仅仅是办公室或具体文秘人员的责任，一些金融机构领导的长官意识也在有意无意中束缚了机关公文的拟制，这是公文发展过程中的正常现象，相信通过不断地工作实践，这些单位的公文会有更快捷、更明显的进步。三、金融机构公文写作存在的问题原因分析针对省会各金融机构在公文写作中出现的诸多问题，笔者走访了从事文秘工作的机关负责人及有关工作人员。比较一致的看法认为，公文写作出现的问题主要是由于计划跟不上变化、专职文秘人员岗位更换频繁以及自身素质偏低等因素造成的。
(一)上行下效
这是公文处理中最为快捷而有效的途径。很多单位为了让半路出家的“新手”尽快适应形势的发展，公文写作的创新姑且不论，照搬照抄上级的有关精神总不至于出错受训吧，于是“拿起鸡毛当令箭”也就成了不得已而为之的办法了。殊不知，“外国的月亮并不比中国的圆”，自己上级主管机关在公文处理方面也不都是正确无误的。照抄过来的东西尽管有时可以当作“挡箭牌”，但对于公文处理与写作本身而言是没有任何好处的。比如“签报”这一公文处理方式，从字面就可以明白其精神实质——一种纯粹的向上行文方式，在“照搬”过程中，就不能因为上级主管机关的内部各部门之间也频繁使用而完全效仿。
(二)孤芳自赏
可以理解，经过充分酝酿和广泛实践而制订出来的公文处理办法，对于从事这一工作的具体文秘人员而言，它就像是自己的孩子一样让人爱不释手，哪怕它自身也有这样或那样的缺点。在调查中笔者发现，省会大多数金融机构都对自己的公文处理办法或实施细则表示满意，并没有打算在短期内予以废止或修订，有的甚至还沾沾自喜，认为本单位的一套方法是最完美的。更有甚者是在照抄了上级主管机关的公文处理实施细则后，便自认为“尚方宝剑”在手，哪怕出现明显差错又徒奈我何?并堂而皇之地以“权威人士”自居，这是公文写作中最令人担忧和可怕的地方。
(三)心有余而力不足
从事公文处理与写作的专门人才匮乏不仅仅是省会几家金融机构面临的问题，而是一个普遍现象。有的金融机构明显意识到在公文处理与写作中存在诸多亟待解决的问题，但囿于文秘人员的整体素质，只能是心有余而力不足，“望洋兴叹”。因此，正是由于专门人才的欠缺或人才综合素质低下才导致公文写作的因循守旧和公文质量的进步缓慢，进行公文处理与写作的改革和创新也便成了一句空话。
四、金融机构公文写作对策研究
面对省会各家金融机构在公文处理与写作上存在的诸多问题，我们又该如何加以正确引导和合理解决呢?
(一)加强对外交流，取长补短
毋庸置疑，省会多家金融机构在公文处理与写作上普遍存在唯我独尊的心态，正是这种工作态度造成了公文处理的固步自封和公文写作的裹足不前，只有内引外联、加强交流，才能取长补短和相得益彰。对此，可以经常组织召开经验交流会，使各家从事文秘工作的有关领导和具体工作人员有机会彼此相互切磋技艺，交流心得体会，并把最新鲜、有效、实用的方法介绍给大家，进而提高各自的公文处理水平和公文质量。
(二)逐步向统一、规范、科学的方向发展
解决公文处理与写作我行我素的根本方法就是使公文逐步向统一、规范、科学的方向发展，摒弃各自为政而发展成为统一体例、格式规范和方法科学的操作平台，使省会各金融机构的公文处理与写作在一个平台上进行。当然，这并不是说，所有的公文处理与写作从内容到形式都是完全一样的。具体的就是在内容上保持现有的体系和方法，在形式上整合成一个统一体，便于公开和监督，促进公文质量的普遍提高。鉴于目前(仅仅是“目前”)国家制订的公文处理办法只是一个参照执行规章制度，而不是必须执行的法律条款，这种小范围的统一未免不是一种创新。
(三)大量使用电子公文
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DOI：10.16657/ki.issn1673-9132.2016.19.161
公文是党政机关、企事业单位广泛使用的一种文章体裁，是处理各种公务和个人事务的重要工具，对于刚刚走上工作岗位的青年干部来说，写好机关公文是他们的一项基本功。笔者从多年的教学实践出发，对机关公文的写作实践进行了深入的探究。
一、青年干部写好机关公文的必要性
（一） 机关公文的主要特点
机关公文有很多非常突出的特点，如政治性、政策性强，具有权威性、约束性、程序性等。同时，机关公文的主要目的是解决问题，所以必须要根据实际情况书写，要注重客观真实性，语言要简洁、清晰，叙述要直截了当，避免重复渲染。尤其要注意的是，机关公文有特定的阅读群体，要按照保密原则严格做好保密措施。
（二） 青年干部在机关公文写作中出现的问题。
青年干部在入职前后，虽然也接受了一定的培训，但是公文写作能力仍然不能满足工作所需，具体存在的问题有：
1.公文写作基础知识掌握不牢固。很多青年干部虽然学习过公文的基本写作知识，但是却没有熟练掌握，导致在具体实践中屡屡出错，以最常见、使用频率最高的通知来说，有的人对其常规性写法不甚了解，不能在一句话中涵盖全部要素，有的人干脆就将其中的要点遗漏一二，既不严谨，也没有达到下发通知的目的。
2.没有扎实的理论基础。政治理论是机关公文中经常使用的重要内容，只有掌握了理论，才能避免政治立场出现偏颇，才能在写作中思维清晰、言辞得力。由此可见，扎实的理论基础对于青年干部来说是非常重要的。但是，一些青年干部对此并不重视，没有全面地掌握或是不能及时更新理论知识，缺乏主动学习的意识，导致理论功底不强，在写作中不会用理论知识去理性思考、分析问题，理论指导的实践性不强。
3.对本职工作不熟悉。机关公文实用性非常强，作为一种信息传递的载体，要求青年干部在写作的时候要准确表达、全面概括，但是有一些青年干部对本单位、本职工作情况熟悉程度不高，虽然有一定的了解，但在很多方面没有透彻理解、全面掌握，导致在机关公文写作中出现疏漏或是不准确。
4.缺乏丰富的写作经验。很多青年干部虽然对本职工作很熟悉，但是对工作思考的不多，没有注重写作方面技巧和经验的积累，搜肠刮肚地写出来，处处都是生拼硬凑的痕迹，或是不能贴合题意，或是主题不明确，或是内容有疏漏，或是文字不通顺、不简洁，等等，不一而足。这都是因为缺乏写作经验而造成的。
机关公文，是发挥机关职能作用的重要载。因此，青年干部必须在思想上重视，多方练习，切实提升机关公文的写作能力。
二、青年干部写好机关公文的具体策略
机关公文写作，需要我们开动大脑、遵循规律，在具体实践中不断地积累、沉淀，进行创造性的写作。
（一） 加强学习，掌握机关公文基本写作常识
机关公文虽然属于实用文体，但有其自身的写作特点和要求，必须从以下三点入手：一是多阅读相关书籍，多学习。青年干部要加强自我学习，在掌握基本的写作知识的基础上，还要有针对性地阅读一些机关公文写作书籍，多看一些范文，准确地把握各种公文种类的写作要领。二是举办专门的培训讲座。可以将经验比较丰富的同志请来，定期开办专题讲座，传授一些常用公文的写作技巧和写作经验，青年干部经过这些培训，能够尽快地掌握具体的写作方法。三是在实践中加强锻炼。在日常实践中可以经常性地开展一些活动，如写作比赛、文章征集等，让青年干部多参与，既能提高思想深度，又能提高写作技巧。
（二） 端正思想，熟悉本职工作
对于一些青年干部来说，思想上的懈怠是其写好机关公文的“拦路虎”。因此，我们必须要加强思想教育，使其不产生错误的想法，具体要做好三点：一是认识到机关公文写作的重要性。青年干部要重视机关公文写作，将其作为一项政治任务来完成，不能在思想上轻视。二是提高机关公文写作的主动性。青年干部或多或少都能接触到公文写作，必须要端正思想，用积极主动的心态去写作。三是熟悉本职工作。“紧跟形势、结合实际”是机关公文写作的关键。
（三） 精心思考，广泛收集材料
要想写好机关公文，首先要做的就是广泛地收集各种材料，静心思考，筛选出有用的材料，写出具有思想性的文章。具体到实践中，青年干部要尽可能地收集相关素材，既要吃透上级文件和思想，也要了解基层部门的工作进展，深入调查各方面的情况，认真思考，保证写出的公文有的放矢、针对性强。
（四） 勤写苦练，提高个人素质
机关公文写作需要不断地反复训练，才能磨炼出“大手笔”。因此，青年干部必须要勤写苦练，一次写一部分，或是每次多加修改，一回不行两回，慢慢地锤炼，不要怕失败、不要怕丢面子，脚踏实地地一步一步提高自己的写作水平。同时，还要严格要求自己，广泛涉猎，掌握多方面的知识，如历史知识、经济知识、科技知识、法律知识等，以备写作中的不时之需。只有在自身综合素质不断提高的基础上，机关公文写作才能得心应手，写得越来越有水平。
总而言之，机关公文写作水平的提升不是一朝一夕就能做到的，这是一个长期积累、沉淀，不断地实践、不断地提升的过程，青年干部要认识到自己的不足，不断地钻研、探索，反复磨炼，一步一个脚印地提升自身的写作水平。
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正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关意图，准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，必须注意以下三点：一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要高于领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。
三、重视写好提纲，是提高公文写作质量的“关节点”
公文的构成与写作通常包括“四大要素”、“五大步骤”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言；“五大步骤”，即精心设计提纲-认真拟制标题-划好层次段落-巧设过渡照应-斟酌开头结尾。其中最重要的是“精心设计提纲”。写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，是公文的间架结构和思想内容的“蓝图”。提高公文写作质量，强调重在写好提纲，目的是便于在写作时按“纲”行文，一气呵成，形成逻辑性较强的文脉。写提纲好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌砖和装饰就不难了。写好提纲犹如“编筐与装粮”，只要把“筐编好”，按顺序摆放整齐，再往里面“装大米、小麦”就很方便了。根据不同的时限和文种要求，公文写作提纲可分为三类：
（1）粗纲，只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。
（2）细纲，除粗纲所标内容外，还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理；
（3）粗细纲，就是两者的结合，将某些部分详细列明，有些部分只用简略语句加以概括。
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一、结构化思维的概述
(一)结构化思维的概念及特征
所谓结构化思维（Structured Thinking）是指一个人在面对难题或者工作任务时可以从多个侧面进行思考，深刻分析造成问题的原因，系统地制定行动方案，同时采取恰当地手段，高效率开展工作，并且取得高绩效。当你这样做事的时候，你就具有了结构化思维，这将对你的职场晋升起到巨大的帮助作用。结构化思维有三个特征，包括：目标清晰；实现目标所需资源的分析，高度概括而且全面；具有资源达成的具体方法与计划。
(二)结构化思维的定位
结构化思维有三种定位，在事物的发展过程中，原因、决策、计划涵盖时间维度的过去、现在与将来，针对其三种时间的状态，可以概括为“视角多元性、影响跨期性、层级互适性”。视角多元性要求拓宽与提升“当下”问题分析的角度与维度；影响跨期性涉及问题过程的“时序”关联；层级互适性阐明现实解决问题的人因其角色不同所反映的不同的思维要求。
二、结构化思维的作用
结构化思维，是一项重要的管理技能，掌握了这一管理技能，将使你在职场竞争和市场竞争中，获得以下优势：
(一)能够快速完成方案，而且条理清晰，重点突出，获得老板的赏识，客户的青睐；
(二)能够制作出周密的商业计划，从而牢牢地控制住企业生命线；
(三)能够有条不紊地处理各种复杂问题，在纷繁的市场上，先人一步走向成功；
(四)能够有效地安排好学习与工作，快速掌握新岗位、新工作所需知识，获得更多的发展机会。
三、公文写作的特征
公文写作是脑力劳动者依据公文写作形式与内容的固有规律性，从事的一种创造性劳动的过程，体现出人脑对客观事物的规律性与一般性的一种概括反映过程，属于一种特殊的人类劳动。公文写作过程中，自始至终都伴随着强烈地思维活动，从立意谋篇到写作，纵观公文写作的过程，思维活动贯穿始终。就写作特点而言，公文写作都有其共性，就是写作过程的及时性、思维活动的逻辑性、现实的针对性等。公文写作作为一类特有的法定文体的写作，与其它公务应用写作不尽相同，有其自身的个性特征，在思维活动、表现形式、表现手段上受到更多的限制，这些限制，是不能改变的，所以，公文写作就表现出非常显著的被动性特征。
四、结构化思维在公文写作中的应用
(一)掌握情景分析法，提高写作针对性
写作的目的是为了解决社会生活中的各种问题。而分析问题、定义问题是解决问题的第一步，因此要明确写作目的。怎样明确写作目的？是否有成熟的途径或办法对问题进行分析与定义？情景分析是一种有效的方法。通过程序化、形象化的思维方法分析出指导原则与写作动机，现有工作和写作目标的切合点，可利用的工具与资源，可能面临的问题与意外等，将写作主题通过变换角度的思维方法变成材料，进而达到突出主题的目的。
（二）合理组织材料，使写作内容清晰易懂
注意结构化地呈现文章整体是结构化思维模式的第二个要求，采取自上而下、逐步细化的方法在具体到写作中。这是用工程的方法进行文章写作。先设想好整篇文章分几部分，再考虑每部分分几节，每节分几段，将问题求解由抽象逐步具体化。
抓住文章的线索组织材料，是合理构建文章结构的一种有效方法。常见的方法有：按事情的发展顺序、空间顺序或时间顺序来组织材料，例如按照定义问题、分析问题与解决问题的结构来统一文章的框架。定义问题可以展开为目标说明、问题与需求描述、现状分析等；问题分析就是重点分析现状与目标之间的差距，包括定量与定性分析；问题解决则是解决方案的提出，解决方案可提出多个，对比选择最佳的解决方案，最后是具体实施解决方案。
（三）灵活运用典型逻辑法使观点更具说服力
提高写作质量还要求我们具有较高的认知水平。如果没有高深的认识与分析能力，文章的思想观点就不可能切中事物的本质，也就不可能写出深刻的文章。提高我们灵活运用逻辑方法的能力，是提高认识水平的关键。
根据已有的认识，逻辑思维能帮助我们科学地推导出新的认识；能帮助我们对大量的共性问题进行正确分析和判断；能帮助我们面对错综复杂的现象，从个别中找出一般，进而概括出具有普遍意义的东西与体现事物发展趋势，推导出科学的结论。在具体写作中，我们可采用构成分析、因果分析、程度分析与过程分析等几种方式对事物进行分析与思考。通过灵活运用归纳、比较、演绎等思维方法，将零散的东西系统化，同时由感性转变为理性，达到认识事物规律与本质的目的，提高写作的广度与深度。
五、公文写作中出现的问题
（一）选择文体不合理造成逻辑思维混乱
公文内容应该表现写作者正确的逻辑与清晰的思路。一旦公文选择文体不合理，就算语言把握得再好，也很容易导致公文内容逻辑思维混乱，使得上传下达的效果大打折扣。比如向非上下隶属关系的有关部门请求批准，就应用“函”而不能用“请示”，否则便是搞错对象，很不得体。
（二）信手拈来造成文章质量不高
“信手拈来皆文章”的境界不是人人能做到，在撰写公文时许多同志随写随想，随想随写，过于随心所欲，导致文章容易层次混乱、条理不清，或颠倒了材料的顺序，或出现详略不当的毛病，或遗漏了某些重要内容，或发生节外生枝的情况，这样写出来的公文毫无质量可言。
（三）口语使用的“度”把握不准
新时期，公文写作并没有要求完全是一板一眼的模式，也可引用一些时尚、潮流的词汇。因为公文要避免文学性，保持语言的庄重、平实、简明是写作的整体基调，所以口语的运用应有“画龙点睛”之感，否则宁可不用。
六、创新是公文写作与时俱进的重要表现
（一）在公文主题上创新，来体现公文写作的与时俱进
撰写公文第一步就是要确定主题，为了提高文稿质量，体现所撰写公文的时代性和理论性，将主题融入创新思想更能贴合时代脉搏，进而将原本显得可读性不强却严谨的文字，例如：党的政策、方针、路线、法律、法规、条例、条令等，转变得更能引起大家的兴趣。公文主题的创新需要在日常工作中作者勤思考、善积累，正所谓“事事留心皆学问，生活无处不文章”，只有学会用发展、辩证的眼光分析问题时，才能撰写出创新性主题的公文，从而更好地发挥公文的作用，来深入开展本部门或本单位工作的。
在公文结构上创新，来体现公文写作的与时俱进
公文的结构大都有程式化的安排，然而，虽然大部分公文都有确定的结构，但是写作者还是可以结合实际情况进行结构创新，在求“变”时既要有灵活性，又要有针对性。所以，应依据撰写的场景，灵活结构，打破一成不变的写作套路，来写好公文。
（三）在公文语言上创新，来体现公文写作的与时俱进，
运用到公文中的创新语言，能使简单的公文变得更加生动活泼，可以通过恰当的修辞手法来体现写作者的水平。在公文中可以使用一些具有正面思想的广告语、行业术语、流行语等“新鲜”语，既能用质朴实在、通谷易懂的语言来说清楚问题，又能使文章更具有感染力。
公文写作是需要严谨性的，思维模式在公文写作中的应用，是十分必要的，但是随着时代的发展，社会的进步，在公文写作原有基础上，加以创新，将与时俱进的精神贯穿到公文写作中，可以提高公文写作的质量。
参考文献
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为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会了《党政机关公文格式》（下称《格式》）国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订，是党政机关公文规范化的重要依据，适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。 新标准施行后，省政府和省政府办公厅，市政府和市政府办公室先后下发了一系列有关规定和办法，明确了公文起草、报送和办理的基本原则与具体要求。但不少单位和部门在制发文件时，并没有严格按照规定、要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，甚至出现了一些常见的错误。
一、企业公文普遍存在的错误
（一）文种的选择不当
企业公文中最常用的主要文种有“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等。而在平时的工作中，较常见的文种选择不当主要是，应该用“公告”的文件用“通知”，应当用“函”的文件，却使用了“通知”或“报告”。如：企业与平等的或不隶属的单位之间的联系工作，应当用“函”，而不能用“报告”或“通知”；如xxx社区选举委员会面向本社区的关于组织参选居民登记工作事项的公文，应该用“公告”而不是“通知”。
（二）文件格式不规范、得体
企业公文格式的不规范、不得体，应该根据企业公文格式一般包括：公文编号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、单位印章、发文日期、主题词、注释、抄报（抄送）机关、签发人等要素。最常见的主要问题有：
1.标题没有准确、简要地概括公文的主要内容和标明公文种类。俗话说：“看报看题，看书看皮。”“标题引人看，新闻活一半”，这些都充分说明了标题的重要性。而企业中的很多公文都仅用“通知”两字，使阅读公文与收文登记者要看了内容后才能了解公文的主题，甚至于让受文者无法直观判断公文的重要性。
2.未标注公文编号。在《格式》中明确指出公文编号的作用，其在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。公文编号的使用，在企业中不但起到便于归档的作用，同时起到文件发文单位或部门的标识作用，这样有利于在第一时间区分发文性质和更好的理解发文内容。
3.签发人的标注。日常企业公文中，并非所有的公文都要明确签发人，但是请示或报告类的公文则必须明确印有签发人名，其主要作用在于让上级审批领导了解下级单位谁对上报事项负责，起降低疑问和提高审批速度的作用。
4.单位印章使用混乱。印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证，必须按规定正确使用。在现在的企业中，由于有很多是集团公司的下属单位，而在日常的公文中，我们不难发现公文的表头有集团公司与下属公司名称同时存在。而在发文中，有些企业用集团公司的印章来发下属公司的一般性公文的情况时有发生。单位印章使用的不规范，不但会让员工陷入混乱，同时也可能为企业带来不必要的麻烦。
5.公文的附件标注乱。公文的附件,是附在主件、正件之后,对文件内容起辅助说明和补充作用的图文材料,是整个公文的有机组成部分。公文如有附件的应当附注在正文之后，发文单位名称之前，并注明附件的名称和件数，且名称应为全称并与附件名称一致。而企业公文中对附件的标注常常是五花八门，无论是位臵，字体，还是方式都具有随意性，不合规范。
（三）公文写作不规范
企业公文写作的不规范，最突出的问题体现在公文结构、内容、版面的不完整上。
1.结构缺乏完整性。公文版面完整性，主要是指眉首、主体、版记的完整，在这三项中缺一不可。在平常的工作中，不少企业时常缺少公文要素或混淆行政公文各要素秩序和位臵。如：有的文件缺少发文号；有的文件没有红色下划线；有的附件项被臵于版记部分，
或被臵于生效标识之后；有的附注项则臵于生效标识之前，或臵于版记的范围内；有的甚至就没有使用页码，等等，这些错误导致公文的执行过程中产生了许多不必要的麻烦。
2.内容缺乏完整性。公文内容完整性主要是指公文的主体部分要阐述明白、清晰，前后呼应，上下连贯，表述完整。例如，公文人名（如：用“刘总”的简称代替“刘xx总经理”）、日期不完整或汉字与阿拉伯数字混用（如：把“二零一三年”写成“二0一三年”）、单位名称不全或错误（如： 以“粤锦集团公司”代替“广东粤锦集团有限公司”）等问题也应予以避免。
3.版面缺乏完整性。公文版面是否规范化直接影响企业管理水平的规范程度。在很多日常企业公文中，常常忽略了这一点。例如：有些“通知”公文的“通知”两字用的是一号或小初的字体，正文用的第一段是二号字体，第二段用四号字，甚至于把部分字眼着重用粗体等，这样都让公文各部分显得格格不入。而有的公文，没有对文字进行两边对齐，各行的最后参差不齐；有的序号采用自动格式，数字与文字相差几个空格；有的各个段落的单元格不一致，或单元格过大（如使用1.5倍行距等）；有些公文中的标题部分未作加粗及用黑体字使之醒目：有的正文与落款相距十几行，且全靠在右边，等等，此类问题不同程度地影响了公文的美观、整齐与清晰，也应引起注意。
（四）语言表达不规范
企业公文的语言表达不规范，最突出表现在两个方面。
一是公文的语言不够准确与完整。所谓准确性，就是指表意清楚明白，确切无误，不产生歧义。企业公文语言之所要求准确性和完整性，是因为公文写作的目的就是要使受文者准确接受作者的旨意，以便指导实际行动。因此，我们在公文写作时，必须反复推敲，仔细斟酌，精心挑选词语和分辨词义，尤其是一些关键词，一个字也不能差，必须表述准确到位。
二是公文的标点使用不符合标准。在企业文书中，对于标点符号使用的不恰当普遍存在于冒号、顿号、逗号的使用。如：段落中的第1点应该为“1.”而不是“1、”或“1：”；而在一些公文中，因没能正确使用标点符号在句子中的位臵，而让受文者产生歧义，造成意思理解完全不同的情况也时常出现。因此，我们在公文写作时，一定要注意用词的准确与完整，以及标点符号的正确使用，以免造成不良后果。
二、提高企业公文处理水平的建议
企业公文出现上述问题，主要有以下几方面的原因：一是对企业公文文种的正确使用认识不深，二是审核把关不严格，三是办文人员公文写作水平有限。为规范公文文种使用，
提高公文处理质量，应着重从以下三方面深化认识，改进工作，提高水平。
一是严格区分企业公文文种的使用。办文人员应掌握如“决定”、“决议”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“公告”、“通告”、“条例”、“制度”、“规定”、“办法”等企业公文中常用文种的正确使用能力，区别它们的不同，以免错用文种。
二是办文人员的公文处理能力。从一定意义上讲，办文人员的公文处理能力直接决定公文质量。企业要重视办文人员的选定及培养工作，选择具有专业的公文写作能力的人员从事该项工作，而办文人员也应在工作中时刻保持加强公文写作水平，不断提高公文处理能力。
三是审核人员的严格把关。各层级的审核人员在公文审核中要严格把关、精益求精，纠正公文处理工作中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。对于不符合规范的公文要给予退回，要求重新拟定，把好公文质量关。
三、结论
企业公文是生产经营、改革发展中形成的具有法定效力和规范体式的文书，对内贯彻企业经营方针政策、指导部署和商洽工作、反映和报告情况、施行管理措施、总结和交流经验的重要工具，对外代表了企业的脸面，体现企业的形象与管理水平。所以，任何企业都应重视本企业中公文处理的问题，寻求改善的方法，提高公文处理质量。
参考文献：
1.李春树，企业办公室文书写作规范与经典范本大全，中国纺织出版社（2011.01.01）
2.肖文键，办公室写作精要与范例实用大全，中国华侨出版社 (2012-03)
篇13
On the Way to Standardize Document Writing Language
DAI Zelan
（Armed Police Academy， Chengdu， Sichuan 610213）
Abstract Document plays a role as a bridge to upload in government work； the language specification documents more accurately reflect the intent of this level， to dispatch purposes. The article discusses the document writing， from "capturing the essence， accurate representation，" "delete the complicated， good generalization"， "plain and simple， cautious rhetoric"， "serious and solemn， strict norms，" four start， effectively regulate the document writing language.
Key words document； language； standardize
1 抓住本质，表述准确
1.1 尊重客观事实
公文是各级开展各项工作的重要依据，所以在写作过程中，所涉及的实例必须以实际的情况为依据，不能有任何的夸大或缩小，更不能歪曲和捏造事实。试想，如果上行文请示情况不真实，上级一旦发现，以后要再请求上级解决或批准事项就较为困难。如果下行文通报情况不实，下级一旦知道，很容易挫伤部属的工作积极性和主动性，不利于各项工作的开展。
1.2 语言表达准确
公文要求运用最准确、最精炼的语言来表达发文机关的真正意图。只有将发文机关的真正意图如实地传达，才能顺利地贯彻执行或及时得到批复。公文一旦出现不准确、含糊、混乱，发文机关的意图就不能很好地为受文者所理解，从而在依照办理公务时就会消耗更多的人力和物力，而上级在根据获取的有关信息也可能会做出错误的决策。要做到公文的语言表达准确应从以下三个方面着手：
一是用词精确无误。如果要表明某一事物的属性，只有一个最恰当的名词；要描写它的发展，只有一个最准确的动词；要形容它的状态，只有一个最贴切的形容词。这话可能并不完全适用于文学创作，但是对于公文写作要求倒是非常切合的。公文写作必须在选词用语上下功夫。辟如，拟写通知对下级提要求时，有“遵照”、“按照”、“参照”等词，它们所表达的轻重程度是不一样的。同为结果则有“后果”、“成果”、“结果”、“效果”，但它们所表示出来的含义却褒贬不一；“光荣”、“荣誉”、“殊荣”意义相近，用法显然不同。在政府的政策法规性公文中，更是要狠下功夫，逐字逐句都要仔细斟酌，务必做到确切，无懈可击，不然因一字或一词之误导致公文某一关键点含混不清，或可作歧义解释，则具体执行者对文件精神吃不透，把握不定，或各人按自己理解实施，结果一个政策，多种抓落实，各单位都有自己的版本，则可能为祸之烈，猛过于虎了。
二是造句合乎规范。其中包括造句合乎现代汉语普通话的语法规范以及符合事物的发展规律两方面。否则就会令人费解，不知所云，贻误工作。如某武警总队向其总部写了一份报告，标题为“参与‘12・8’ 劫持人质事件的情况报告”，此标题意为武警官兵去劫持人质了，并且还公然地向上级报告，这显然有违武警的职责使命。这是由于语句不完整造成的，缺少了关键词“处置”二字。正确的应该是“关于参与处置‘12・8’劫持人质事件的情况报告”。公文语言中应以典型的书面语为主。公文代机关立言的性质决定了公文语言应当使用规范的书面语言，尽量避免口语，忌方言土语，因为方言土语不具备通识性、共用性，会妨碍公文信息的准确传达和交流，容易导致误解甚至错误，同时也严重影响了公文的庄重严肃。
三是用字要防错，数字要精确。在中国近代史上曾有这样一个真实的故事：1930年，、阎锡山、冯玉祥混战中原，冯、阎拟联合阀蒋，准备在河南沁阳会师。冯玉祥部下一参谋在起草作战命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，而在河南镜内恰巧有一“泌阳”。导致冯军误入了泌阳，错失有利时机，致使联合作战以失败告终。史称“败在一撇的战争”。因此，我们在公文写作时，必须做到小心谨慎，尽可能避免此类疏忽错漏的现象。
2 删繁就简，善于概括
2.1 内容精要，不冗赘
具体要求为结构严谨，布局合理，不搞前后呼应，也不随意穿插。当公文主旨确定之后，要抓住其主要事实，主要矛盾。绝不可不分轻重主次，平均着墨，甚至本末倒置。每一份公文要解决什么问题，必须先确立一个中心，然后围绕这个中心去组织材料。除综合性报告外，其它文种一般都是“一文一事”，特别是请示，在行文规则中明确规定：“请示必须一文一事”。这样既便于承办，又便于立档归案，有效地缩短行文篇幅。如若一文数事，极有可能形成“多中心”，受文者难以领会，进而影响行文目的。
2.2 语言简明，不虚饰
具体从以下三方面考虑：一是通过概括、简称来达到文字精练。这需要我们平时练字练句，通过多读、多写、多改、善悟等逐步提高。二是适当使用单音节的文言词达到文字简洁。为了使自己的公文显得简洁、精练，常使用一些单音节文言词。如“望、希、按、拟、须、悉、兹、系”等等，长期以来保持着丰富的表现力，其中不少还完全融入了现代汉语中，适当使用这些文言词，可以使语意贯通，文句自然，妥帖而又精练。三是注意使用习惯用语达到文字简约。公文写作中，长期以来形成了一套常用的事务性词语，如某些文言词语、特定用语等，这些词语结构较稳定，位置较固定，使用较规范，人们称为习惯用语。如开端用语：为、为了、据、根据、由于、鉴于、兹、兹定于等；如表态用语：同意、准予、照办、执行、不宜等等，恰当地运用习惯用语，可使公文结构紧凑，过渡自然，文字简洁，准确地表现发文机关与受文单位的关系。
2.3 善于运用数字图表，适当采用缩略语
在公文写作中，有些用文字描述太过繁冗的事物特征介绍，倘若能列举数字进行说明，则不仅能让受文者更容易了解表述内容，还能让行文简洁凝练，说服力强。图表显示内容集中、条理分明，也能让人一目了然。
缩略语是语意的高度概括和浓缩，含义明确，使用相对规范。在长期的使用过程中，表现出了强大的生命力。例如“三个代表”、“四项基本原则”、“两个确保”，这些既概括精炼，为大家所熟知便于记忆，又能避免徒增笔墨，浪费篇幅。
3 平实质朴，谨慎修辞
3.1 避“虚”就“实”，不溢美
制发公文的主要目的是用来指导工作或是为处理相关问题提供依据。其所承载的内容，一般关系到具体工作或政策法规，因此其行文无需追求跌宕起伏，只要简洁明了、通俗易懂，能使受文者尽快理解。否则，就会失去原有的本色信息，严重的甚至延误工作。因此在公文写作中，以叙述、说明、夹叙夹议为主要表达方式，尽可能避免描绘性语言行文，要用平实的语言直述事实和讲清道理。做到朴实无华而不崇尚辞藻华丽，严肃得体而不虚夸矫情，语气平稳而不大起大落，始终保持不含不隐，不张不扬，客观冷静，平铺直叙的风格。
3.2 慎用修辞，不造作
公文写作语言从修辞手法上讲，以消极修辞为主，少用或不用积极修辞。消极修辞是指以明确、通顺、平匀、稳密为标准的语言调整。比如，排比、对比、对偶、引用、设问、借喻。积极修辞是为追求形象、生动、新鲜、活泼的表达效果而对语言作出的积极修饰。比如，夸张、拟人、双关、通感、象征、渲染等等。这些积极修辞的手法在公文中很少使用，因为公文是以处理公务为目的的，讲求办事效率。因此，在语言上不讲求外在的形式美，而是追求明确、简洁、通顺、朴实而庄重的修辞效果，修饰的重点放在词语的运用和句式的调整上。
3.3 引经据典，不过滥
在公文写作过程中，一些人喜欢引经据典地说明问题、阐述主张，这在一定条件下是允许的，有时可以增强语言的表达效果。但是过多则会给人一种卖弄文采的感觉，往往达不到应有的效果。一般说来，引经据典只适合于领导讲话稿、调查报告等事务性文书。在通用公文中要尽量避免引经据典，尤其是那些态度严肃的文种，如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。
4 庄重得体，规范严谨
4.1 注意措辞得体
措辞要得体，就是指用语要与所写的公文文种体例相符。颁布政府法令应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。报请性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，以表示下级对上级的尊重；命令体公文，其用语则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现模棱两可的毛病。
4.2 准确选用文种行文
行政公文文种多达十三种，而不同的文种的使用时机是不一样的。特别要注意区分有相似点的两种不同文种。如函与请示都具有请求对方帮助解决事项之义，但二者的行文方向不同，请示是上行文，函是平行文。所以选取文种一定要以制度为依据，公文写作工作绝对不允许随心所欲的，什么情况应该用什么文种，都应该根据制度来定夺。如果不明白，就应该去找依据、查制度。只有行文者严格按照制度进行公文的撰写，才能组织规范的行文语言，才能写出切合制度要求的公文。
