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学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视中学学籍档案质量，切实抓好和不断提高中学学籍档案质量显得十分必要。
1.学籍档案管理中存在的问题
收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，存在一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存。
立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
2.完善学籍档案工作的管理建议
增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的中学校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
逐步完善学籍管理机制。为了使学籍档案管理工作落到实处，每学年教育局与档案局应协同组织人员检查贯彻落实情况，及时总结经验，逐步完善学籍管理机制。
3.学籍档案的利用中应该注意的几个问题
采用现代化检索手段。学生学籍档案内容繁多，要能提供准确的服务，仅凭个人的记忆查找检索会很困难且效率低下。因此，学籍档案要采用计算机管理，根据学籍档案的要求，应录入姓名、班号、证书号码等检索条件。只有这样，才能提高查全率和查准率。
严格利用审查。学籍档案具有私密性，在提供利用时一定要注意相关的法律问题，必须按照有关规定要求利用者履行相关的手续，不徇私情，坚持规章制度办事。
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一、学籍是对学生身份的确认，学籍状
态反映着学生学习的过程与结果学籍是对学生身份的确认。只有通过高等学校学籍管理部门在“中国高等教育学生信息网”（以下简称“学信网”）注册学籍，才能正式成为某高校的学生。只有注册了学籍的学生，才能在修够规定的年限且成绩合格后，取得学历证书。学籍状态反映着学生学习的过程与结果。
（一）学生的各类学籍异动（休学、退学、转学、留级、转专业等），从一定程度上反映了学生的在校学习状态。如休学，有的学生休学的原因为身体疾病，表示该部分学生在校期间，身体素质较差；有的学生休学的原因是思想压力大，精神衰弱，说明该部分学生心理素质较差。再以退学来说，有的学生退学的理由是经济困难而放弃了学业；还有的学生退学的原因是无法在规定的年限内完成相应的学分，因而不得不选择退学。这些学籍异动在一定程度上反映了学生的学习状态。
（二）学生的各类奖惩信息直接反应了学生的在校表现。学生的各种奖励，如三好学生、优秀学生干部、优秀团干等或反映出学生思想积极上进、或反映出在校学习成绩优异、或反映出学生具有较强的组织协调能力；而各种惩罚，如警告、记过、留校察看、开除等，则或反映学生违反校纪校规、或反映学生成绩低劣。
（三）毕、结业结论，反映了最终的学习结果。在规定的年限内，修完规定的学分或规定的课程全部及格，将获得毕业证书，相反，则只能结业离校。符合学位授予条件的学生，还被授予学位证书。毕业证书与学位证书则是对学生学习结果的最终宣判。因此，学籍确认了学生的身份，监控着学生的学习过程，反馈了学生的学习结果。
二、学籍档案是学生学习身份与学习过程最有力的证据
学籍档案主要包括：新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）、学生成绩总表、学生学籍卡、学生奖惩材料、学历学位证明材料。新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）显示着学生参加升学考试的类型、参加考试的年份，录取院校及专业，甚至包括升学考试每门课程的分数。这些材料可以最有力地证明学生升学的有效性。学生的学籍卡记载了学生更为详细的信息，包括学生的籍贯、生源地、社会关系、求学经历、家庭住址等，更能有效证明学生的身份。学生的学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转专业、转学、退学等），可以成为学生身份变动或学习期限变动的有力凭证。学生成绩册、各种奖惩材料，可以有效说明学生在校课程学习的好坏，平时表现的优劣。也成为用人单位选聘学生的重要参考资料。
三、学籍管理与学籍档案管理相辅相成、相互促进
学籍管理与学籍档案管理虽分属不同的部门，但二者是相辅相成、相互促进的。学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善，档案管理的规范化也有助于倒逼学籍管理的规范化。
（一）学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善
学籍管理的规范化、制度化，必然会将每一项工作涉及的重要原始资料进行归类存档，必然有助于学籍档案材料的丰富与完善。一个学生从入学到毕业，每一个阶段、每一个重要事项都会留有一定的印记。如一入学，就有新生录检表、新生花名册、新生登记表；最后毕业的时候，成绩表、毕业生登记表及学历学位证明的材料都会作为重要的原始资料进行存档。学籍管理过程的规范化可以使学生的所有重要的原始资料得以归档保存。一个负责的学籍管理人员在完成必要的学籍管理工作之后还需要把学生各类原始资料进行分类整理并存档，工作不仅着眼于当前更要着眼将来，为学生、学校的历史负责。
（二）档案管理的规范化有助于倒逼学籍管理的规范化
档案管理的规范化制度化，必然会对归档条目进行细分，同时要求各对口部门按照条目及时将所属材料进行按类归档。这样必然倒逼学校各部门，包括学籍管理部门进行规范操作，同时保存原始资料。因为要存档，学籍管理必要的程序就不能省去。任何有关学生学籍的操作必须按照规范的程序进行并留存记录；因为要存档，任何负责人在签字的时候就必须得谨慎，违反国家或学校规定的事情就不能随便签字，否则档案会永远记录，签发者必须承担相应的责任。这样，档案的规范化、精细化管理倒逼学籍管理走向规范化。总之，学籍管理与学籍档案的管理都是学校管理的基础工作。没有规矩不成方圆，在某种意义上，学籍管理与档案管理是纲，纲举目张。只有学校有着规范的学籍管理、规范的档案管理，才能为教学的有序开展与学校的持续发展提供保障。
作者:李志君 单位:山西大学教务处馆员
参考文献：
[1]成小芬.近二十年高校学籍档案管理研究综述[J].宿州教育学院学报,2014,(2).
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中等职业学校是我国后初中阶段学生职业学习的重要场所和时期，在学生人生中占有重要的地位，继续发展者更是在其中储存了努力奋斗的轨迹。学籍档案就是其中宝贵的资源之一。为此，中职学校必须重视并加强学籍档案管理工作。
健全中职学校学籍档案管理也是贯彻执行国家教育相关法规必然要求。教育部《中等职业学校学生学籍管理办法》明确规定学校必须“从学生入学之日起建立学生学籍档案”
并要求各中职学校结合实际制定具体的实施细则和制度，对学生从入学之日到毕业之日的整个时期进行的质量考核管理。它涵盖了学生的注册入学、成绩考核、升级与留、降级，纪律考勤、转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予毕业证书资格的审核、发放等。可见中职学校学籍档案管理工作直接关系着学校的教学质量和学生个人的命运，搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平是我们每个中职学校工作的重要组成部分，不可缺失，亦不可轻视。
二、中职学校学籍档案管理工作误识
近年来，中职学校学籍档案管理中普遍存在误失，相当多的教职工对中职学校学籍管理缺乏正确的理解，他们普遍认为学生学籍管理只是教学管理部门管理者的事，与己毫不相干。一些教学管理人员责任心欠缺，对有关学籍管理的规章制度及相关内容不了解、不学习、更不求掌握;学生学籍管理的缺失又反过来影响了学校的教学秩序和教学质量。一些教师学籍管理知之甚少，对学生违纪现象不闻不问，甚至隐瞒实情;缺乏应对学生严重违纪问题的对策，处理无措，亦不愿上报;甚至被学生收买以助其弄虚作假、抬高成绩等。一些学生亦只把自己视为学籍管理中的被动者，毫无关注个人学籍管理意识，甚至在要毕业才发现自己尚有缺考科目。
如此混乱状况长期存在，致使中职学生管理等规章形同虚设，严重干扰了学校正常教学秩序。
产生如许问题根源很多。有管理机会的缺失。如因忙于新生入学军训、召开主题班会等形式进行入学教育，学籍管理者没有时间和机会对学生宣讲学籍管理的重要性，因新生还处于变动之中，更是难于及时开展有效的学籍管理教育，入学半年后学生才可适应新的学籍管理习惯。
也有学籍管理体制的缺失。中职学校学籍管理因各部门分治，没有统一的管理体系，没有统一的信息平台，各学校都是单独建立自己信息系统，无法共享信息，重复劳动不仅增加了工作量，而且制约了其准确性，导致了管理的无序、反馈的滞后、责任的模糊，严重脱离了教育现代化发展的步伐。
三、强化中职学校学籍管理意识
（一）强化服务管理理念
强化规范的管理制度是搞好中职学校学籍管理工作的关键，中职学校应根据教育部和上级有关部门关于学籍管理制度的各项规定，自觉制定本校学籍管理细则。同时强化以应各教学部门为主的学籍管理责任制，实行全过程动态管理。学校教务部门统一标准，强化监督检查，强化日常目标管理。强化学籍管理专职人员责任，相关人员必须在新的管理模式下，围绕学校的中心工作强化服务理念，在学校招生、毕业、专业设置、教育教学管理、学生思想教育等过程中始终强化责任感，强化服务功能，开放学籍管理内容，提高学籍管理的管理效率和项目。
（二）强化数字化的管理机制
数字化管理手段是中职学校实现高效、低耗、准确、科学的学籍管理信息有效机制。随着中职学校招生专业和社会要求的不断发展，社会和校际间的合作日益加强，人工陈旧的管理模式和手段已经无法保证学籍管理工作准确性和效率，必须在数字化模式下进行现代化的学籍管理，依托校园网、局域网建立中职学校学籍管理信息系统，将科学的数字化信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在中职学校期间的所有信息汇集在一起，建立学生学籍管理数字化档案库，可随时查看调用和定量定性统计分析，使各教学部门和各管理部门能有效的互换信息，也便于各级领导和相关部门随时掌握情况。同时，学生可通过数字化网络直接查询本人的学籍信息、考试成绩、考勤记录等内容，从而最大限度的实现部门与部门间、部门与个体间资源共享，实现中职学校学籍管理文件的自动化检索、查勘、提示，提高中职学校学籍管理水平，使中职学校学籍管理全面迈入科学化、规范化。数字化时代。
（三）强化考试考查管理方式
学生课程考试考查在中职学校学籍管理中具有重要作用。它不仅可以检验教师的课堂教学效果，更可以检验学生对所学知识的理解能力和实际运用能力。同时它也是评定中职学校学生可否依照教学计划学习的有力依据，是实施中职学校学生学籍处理的重要依据。为此，必须强化中职学校学生考试考查管理方式，根据国家法规、学校实际情况制定详细具体的学生考试考查管理方式、职责及处理办法，严格、明确规定考试各个环节、各种人员工作责任。使考试考查始终有章可依，违责必究。从而确保中职学校学籍管理权威性和有效性。
（四）强化学分制管理模式
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一、当前中等职业学生学籍档案管理存在的问题
(一)人才培养模式的多样化变革，带来新的挑战。
人才培养模式的多样化变革，给中等职业院校的档案管理带来了新的挑战。具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时的进入档案，规范性较差。有些中职院校主要注重《学籍卡片》、《考试成绩登记表》、《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料。应该凸显的《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容还较少，难以保证学生档案的客观性与真实性。
(二)电子档案网络化管理存在瑕疵
学籍档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而档案网络化管理正是使这一目标得以实现的一种行之有效的手段。但是，电子档案的管理也不是尽善尽美，学生电子档案的真实性、安全性还缺乏完善的管理制度来作保证(如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续)，还有网络的不安全性、计算机故障问题、电子档案的长期保存、软件技术的完善等等。这些都将随着电子档案的不断发展而鱼待解决。
(三)档案作用发挥缺位
在学生就业进入市场用人机制的大环境下，学生学籍档案作为记载学生成长情况重要文本材料，发挥了它无法替代的育人和人力资源开发作用。目前中职学生学籍档案管理存在的主要问题就是缺乏创新意识。没有真正从服务中职学生实现成功就业的要求来实施管理。由此造成的学生学籍档案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏过程管理。信息提供滞后于毕业生就业等现象，其服务就业工作的作用发挥也就缺位了。
二、加强中职学校学生档案管理的对策
(一)提高认识，树立现代化档案管理理念
随着中职学校教育改革的不断深入，档案管理的现代化建设已提上了重要议程。档案管理工作要想适应新形势发展的需要，就要实现从上到下的思想转变。一方面，作为学校领导要充分认识到学籍档案管理在学校教育中的价值、地位和作用，意识到学校档案管理现代化建设的重要性;进而转变传统的档案管理理念，强化档案管理意识，以科学发展观指导学校档案管理的现代化建设。另一方面，作为档案工作人员，必须更新档案管理理念，突出档案管理的信息服务功能，加强对学校档案信息的综合分析和深度利用，实现学校档案工作从简单的管理型服务向研究开发型服务的转变，把学校档案管理部门建设成为人才工作、干部工作的信息库和参谋部，使档案人员立足于学校档案资源的开发利用。
(二)建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。
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最近几年，随着社会的发展，高校学籍档案越来越受到人们的重视。所以，高校学籍档案管理应顺应时展潮流，不断提高自身管理水平，认真研究学籍档案管理中存在的问题，积极筹措解决办法，不但有利于高校档案管理水平的提高，并且也可以提升高校办学水平，促进高校教育改革的深入发展。
一、学籍档案管理中存在的缺点
高校的学籍档案管理工作在以前的发展中取得了很大的成绩，体现了自身的价值与用途。但由于受到客观条件的制约，也不可避免地存在一些缺点和不足。
（一）记录范围模糊。
当前，高校学籍档案记录的范围没有明确，关于档案材料的收集不全面，档案鉴定、材料整理、档案管理和管理责任的制度不健全。高校的学籍档案收集过程中，一些部门没有认识到自身的职责，针对学生在校期间的一些表现没有记录在案，比如学生受到的奖励、知识竞赛获奖、英语四六级考试、取得计算机等级证以及在校期间受到的惩罚等都没有很好地整理，不能及时地收入档案，甚至没有记载，造成了学籍档案的不完整性，失去了实用价值，严重阻碍了高校学籍档案的发展，给今后学籍档案的管理也带来了很多困难。
（二）没有认识到学籍档案管理的重要性。
在高校学籍档案管理中，有的学校没有建立严格的档案管理制度，没有规范的工作流程，所以在学籍档案管理方面较为混乱，不能很好地发挥人员与设备的作用。相当一部分工作人员依然运用传统的档案管理办法，管理手段及思想陈旧，没有意识到高校学籍档案管理工作的重要性，没有充分应用计算机等先进档案管理工具，因此使高校学籍档案管理处于被动地位，失去了许多创新发展的机会，影响了工作效率，使学籍档案管理工作在学校教学、教研中没有发挥应有的作用。
（三）不能保证档案建设的质量。
在进行学籍档案填写时，都是由各个班级的班主任组织领导填写工作。有的班主任老师认为学籍档案用途很小，所以思想上不重视，以致于学生在填写过程中笔的使用不统一，存在任意涂改与书写混乱现象，甚至档案中有的栏目出现空白，造成学籍档案残缺、内容填写欠真实等，从而使学籍档案建设的质量得不到有效保证。
（四）没有必要的监督管理制度。
在高校的学籍档案管理中，也要有严格的监督管理制度，从而使档案管理工作有章可循，这样才能保证学籍档案的真实性与实用性。比如在学籍表格的填写方面，有的高校把表格发给学生后不进行解释，让学生自行填写，不能对学生的填写工作进行有效地管理与监督。收回表格后不进行检查即入档，简化了工作程序，因此失去了学籍档案的应用价值。
二、提高高校学籍档案管理水平措施分析
（一）明确管理责任，实行统一管理。
在高校学籍档案管理工作中，要依据档案建设的规律，制订档案建设的统一标准。在制度建设方面，要建立严格的档案收集、档案检查、入档整理、档案转移和责任分工制度，使档案管理工作中每个工作岗位的人员都明确自身责任，照章办事，规范操作。各个管理人员要严格按照档案管理工作规定，完成学籍档案的收集、整合、入档、保密等各项工作，实行档案标准化管理。与此同时，学校主管部门要统一协调，部署每个时期的档案管理工作重点，从而使学籍档案建设具有实用性与社会性。
（二）及时转变工作思路，实行科学化管理。
第一，应该首先认识到，学籍档案建设在高校的教学管理中具有非常重要的作用，学籍管理能够给教学管理提供一定的参考材料。比如利用学籍档案中有关学生成绩的记录，可以了解某一学科的教学情况，假如出现的教学问题较为严重，可以得到及时的解决，从而保证教学质量。第二，进行严格的学籍档案管理，可以提高档案的真实性与实用性。在学生毕业离开学校时，学生的学籍档案也要随着学生离开，学籍档案转变为人事档案，应用于学生以后各个阶段的工作与学习当中，具有不可替代的作用。第三，可以促进学生管理水平的提高。学籍档案的管理工作主要针对学生，做好学籍档案管理工作是对学生的发展负责。
从事高校学籍档案管理工作的人员，要根据当前社会发展特点，研究档案管理工作的规律，明确学籍管理与学生管理、学校教学教研的关系，积极使用计算机等先进的管理工具，不断创新现代学籍管理办法，保证学籍档案的健康发展。在学籍档案管理工作的制度、人员、设备、作用、质量等多方面综合考虑，实现档案管理的全面发展，把学籍档案管理工作看成是由多个因素组成的整体，实行统一管理，使学籍档案资源得到充分利用，实现资源共享，保证档案资料的齐全，增加其安全性，从而使学籍档案建设适应学校的需要，得到健康稳定的发展。
（三）切实提高学籍档案质量。
只有使档案资料具有实际应用的价值，才能得到人们的普遍认可。因此，在学籍档案管理建设中，要保证资料的真实性与实用性，应做到下面几项：（1）要认真对待档案的填写工作，保证填写材料的齐全与真实，避免涂改与漏填；（2）统一使用黑色碳素笔填写，为以后的档案资料保存打下基础；（3）依据年级和专业给档案分类，做好档案资料的保管工作；（4）做好档案目录索引的制作工作，方便以后档案资料的使用。
（四）做好档案管理的监督工作，提高档案管理人员的素质。
高校档案管理人员要经常深入档案建设的基层单位，把国家关于学籍档案建设的方针政策及时传达到每位工作人员，并且要做好学籍档案的检查与监督工作，发现问题及时解决，保证档案资料的真实性与完整性。与此同时，还要做好基层档案建设人员的业务培训工作，利用各种形式的业务进修与培训，使这些人员的观念跟上时代的要求，掌握必要的专业知识与技能，提高自身的实际操作能力，从而保证档案管理工作的健康发展。
（作者单位：山东电子职业技术学院）
参考文献：
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高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的教学质量考核和管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍档案管理现代化水平成为了当今研究热点话题。
一、学籍档案管理的现状
（一）对学籍档案管理工作人员和重视不够
许多学籍档案管理人员只停留在常规的一般性管理上。使得在管理学籍档案时措施不得力，对学生信息的收集更新不及时、不全面、对异动处理不严谨等。如在校学生经常会遇到休学、复学、转学、退学等情况。如果在实际工作中，不能予以高度重视，不能及时提醒和引导这些学生，可能会对学生今后的学习和生活造成影响，影响学生正常的毕业。而且许多学校对于学籍移动档案的保存和整理没有统一的规定，一旦出现问题，部门之间相互推诿，权责不清，管理混乱，严重影响学籍管理工作的正常进行。
（二）学籍档案管理中法治意识淡薄
近年来，高校与大学生之间的法律纠纷呈上升趋势。在管理过程中侵犯大学生权利的现象时有发生，多是因为在实际的管理过程中管理者法治意识淡薄，没有完整统一的程序机制，随意性大，片面强调学校的权利，却忽视学生群体的权利，容易侵害学生的知情权，申辩权等。
（三）学籍档案管理政策宣传不到位
大多数学生在入学时没有或者很少接受学籍管理等方面的宣传和教育，对学校的管理体制及相关学籍档案管理规定意识模糊，缺乏了解。对校、院两级部门的工作分工及职能至少甚少，遇到问题不清楚到哪个部门解决。而且艺术类高校学生的艺术实践活动特别多，经常因演出等缺席正常学习、考试等，也由此带来了学籍档案管理问题，如果对相关政策没有足够的了解，将严重影响学生再到的学习。
二、高校学籍档案管理存在的问题
近几年来，在高校的学籍管理中，“松、软、散”的现象普遍存在。部分教师和相当一部分学生对学籍档案管理缺乏正确的理解，教师视学籍档案管理为教学管理部门的事，与己无关；学生只把自己作为学籍档案管理中的一个被动对象；有些教学管理人员对有关学籍档案管理的规章制度不甚了解，或根本不当一回事，这在一定程度上影响了教学秩序和教学效果，助长了各种不良倾向。
三、产生问题的原因
（一）入学教育缺失
很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。
（二）学籍管理手段落后
高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。
（三）学籍档案管理决策功能不足，支撑力度不够
高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。
四、高校学籍管理的对策
（一）提高学籍档案管理现代化水平
学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。
（二）规范管理，树立“以服务为主”的观念
建立健全规范的管理制度是搞好学籍档案管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍档案管理的效率。
（三）利用信息技术，建立网络化的学籍档案管理
现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍档案管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍档案管理，依靠校园网建立学籍档案管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍档案管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍档案管理库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍档案管理文件的自动化检索，提高学籍档案管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。
（四）强化服务意识，提高学籍档案管理人员的自身素质
现代高等教育对学籍档案管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍档案管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍档案管理人员进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍档案管理队伍的整体素质水平。
（五）指导学生参与学籍档案管理
让学生把学校当成自己的家，主动参与学籍管理制度的制定，充分体现学校的民主性、同时让学生了解学籍管理制度，做好自身的管理。以人为本的教育理念的目的是以人为本，调动人的积极性，让人实现自我管理，可以说它的管理目的是为了不管理。应用于学生学籍档案管理上，就是要以学生为本，以感情为主，学籍档案管理人员应该使管理和思想教育相结合，这样才能使学生心悦诚服，才能把育人正真体现在管理中也才能使学籍管理成为师生沟通与交流的桥梁，使之成为学生学习、成长和学会自我管理的动力源。
（六）注重学籍档案管理人员的培养
提高学籍档案管理员对工作重要性的认识，同时给学籍档案管理者培训或者学习提供机会。学籍档案管理工作者还应该对学籍管理的方法、学籍管理的规律等进行不断的研究，制定更加合理的学籍档案管理规定，为教学服务。
（七）加大对学籍档案管理的投入
随着现代信息化社会的到来，学校应该引进新的学籍管理软件，借助校园网实现学籍管理信息化。学生可以通过网络查询相关的知识。我们的管理只有做到为学生所用才是真正做到“以人为本”，人性化的体现。
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要想实现学籍档案管理工作的创新，最重要的就是要创新观念。而管理创新的实现，观念创新最关键，并且在管理创新整个过程中始终贯穿。然而，在新形势下，学籍档案管理工作的发展却出现了较多的教育改革问题，所以，应站在管理者的角度上，从实际出发，对原有管理理念进行合理地更新。而档案管理工作人员则必须要对档案管理创新的意义进行深入地认识，并且将成为档案管理工作的最终目标[1]。
二、学籍档案管理方式创新
因为经济条件限制、行政管理条例的制约，所以使得高校档案管理以及学籍管理模式都十分落后。手工操作会耗费较多的人力物力，并且十分容易产生错误，同时，计算机的单机整理不完整而且不及时，在网络管理平台中的违规招生问题也很容易出现管理的盲区[2]。由此可见，档案部门最重要的就是应该对设备与技术进行更新，进而实现工作效率的提升，保证学籍信息录入工作的质量。在此基础上，还应该实现办公系统的自动化，采用现代化的管理手段，并将学籍档案管理工作同学校核心工作进行有机结合，进而为教学与科研工作提供便利条件。
三、学籍档案管理内容创新
（一）学生基本信息录入程序的简化
在学生基本信息入档工作过程中，以往的方法都是档案管理工作人员根据学生升学档案内容进行转抄或者是录入到单机计算机当中，而后，在学生入学以后补充学籍表内容。而这种方式就要求档案管理工作人员需要定期向学生征集新信息的内容并补充记录，这样就加大了工作量，给工作人员增加了较大的压力。构建网络学籍档案管理系统，档案管理工作人员就可以将招生库中的信息导入到学生的基本信息中，后期工作可以利用学生主体性来完成。开通学生权限，使其自主登录到系统中，查看并核对其进本信息，并在不同的学习阶段更新或者补充相应的资料信息。同时，相关的管理部门也可以通过网络学籍档案管理系统中学生的基本信息，并打印出学生需要的相关证件。
（二）成绩信息管理一体化
学生成绩信息涵盖的内容较为广泛，其中有平时成绩、补考成绩及重修成绩等等，而且在学籍档案管理工作中，成绩管理是十分重要的部分。以往成绩管理工作需要教师在校生花名册中记录平时成绩，并且手工登记期末考试成绩，而后将平时成绩与卷面成绩按照相应的比例来计算出期末的总评成绩，最终将成绩册交予教研室，将书面成绩上报学籍科，管理工作人员将最终成绩录入。以上原有的成绩整理方式需要任课教师根据具体的比例来这算分数，并且在成绩录入的时候也很容易出现错误，步骤较为复杂。应用网络学籍档案管理系统，管理部门仅需要在系统中输入所需的课程名称与类别、学生的名单和具体比例的程序，任课教师在完成期末评卷以后可以登录系统，将学生的平时成绩与卷面成绩输入进去，这样，系统就可以自动地生成学生的总评成绩，在核查后就能够直接上报给学籍科。
（三）学籍资料统一数据库资源共享
按照教育部要求，应贯彻并实行高校学生学籍信息的电子注册，并把教育部信息管理平台当作重要的基础，积极构建高效网络学生学籍管理统一数据库，最终实现资源的共享。而对于学生来讲，就能够随时查看自身考试的成绩；对于学员的领导而言，能够对学生选择选修课的数量及考查的成绩进行深入地了解，进而达到课程优化设置的目的；对于学校相关部门而言，则能够对学生学籍的异常情况进行查询，并将学生学习资料打印出来。最为重要的就是，网络学籍档案管理系统内部还具备学生学历学位证书管理功能，能够有效地满足社会各行业对学生学籍、学历信息资料的验证需求。在此基础上，应实现高校网络学籍档案管理系统同教育部和教育厅信息管理平台的连接，为上级部门掌握学生情况提供便利，更有利于调整并制定政策。同时，网络学籍档案管理系统还需要实现资源的共享，进而推动学籍管理工作的规范化与效率化。
四、学籍档案管理人才资源创新
加快学籍管理工作人员的自身素质建设，定期对学籍管理干部进行培训与教育，以培养其职业道德并提高业务水平。对先进的教育政策、法律法规进行学习，熟练掌握现代化的管理技术与方法，了解学籍管理的特点，进而不断拓展自身知识面，提升实际运用的能力与操作的水平。
五、结语
综上所述，学籍档案管理工作十分繁杂，并且要求细致，所以，需要学籍档案管理工作人员付出较大的努力，并具备耐心与责任心。由此可见，高校学籍档案管理部门的工作人员应在长期实践中学习并总结经验，及时发现存在的问题，时刻关注档案管理的新技术与新动态，找出新的规律，掌握学籍管理工作的发展方向，更好地开展高校学籍档案管理工作。
参考文献：
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学籍档案与其它类档案相比有许多共同之处,但它作为一种专门档案,在其发展过程中也形成了自己的特点。
1.档案材料的分散性和私密性。学籍档案的这些材料分散在学校不同的职能部门,学生学籍册、学籍异动记录,毕业材料等形成于教务科;学生录取名册、奖惩材料等形成于学生科与招生就业办。因此,学籍管理涉及的部门多、范围广,这就给学籍档案材料的收集带来了一定的难度。学籍档案本身的某些内容具有内部保密性,如考试成绩、学籍变更等,其掌握和使用都有一定的限制和范围,不宜公开和扩散,这就使学籍管理材料在收集过程中要注意遵守相关的规定和完善必要的手续。
2.档案材料内容的原始性和真实性。学籍管理是由教务处和学生工作处、招生就业办公室在教育教学工作中自然形成的历史记录,有特殊的原始性,如新生录取名册、历年成绩记载、学籍变更情况、奖励惩处材料等,都必须是原始记录、原件原物。这样才能客观反映学籍管理中的真实情况,反映每个学生在学校期间德、智、体、美等方面的发展状况,即学籍档案本身固有的属性。
二、建立规范化、标准化的学籍档案
1.对在校学生学籍、成绩实行“文档一体化”管理。学籍表是学籍档案的主体。按照广东省劳动和社会保障厅统一印发技工学校学生学籍表中需填报的学生个人信息资料发给新生填写,再按一定规律统一编定学号,坚持学号的惟一性原则,不得重号。
2.对收集来的档案要及时整理,确保档案的完整性和真实性。档案工作分为:收集、整理、统计、保管、利用等几个方面。由于学籍档案来源比较分散、内容丰富,具有复杂多样的特点,给学籍档案的管理工作带来了很多麻烦,因为整理、装订、保管等工作是很辛苦、很繁琐的一项工作。做好学籍档案工作的第一步是档案管理、利用工作的基础。如果档案人员工作不认真、不细致,在收集整理学籍资料不完整、内容不真实的情况下,都会给学籍档案的利用带来损失,因此,我们要认识到学籍档案收集和管理的重要性,充分发挥主动性、创造性,并对收集到的档案室材料进行认真的分类整理,使学籍档案发挥应有的作用。
3.学籍档案管理工作的规范性、系统性、科学性在学籍档案形成后,档案管理工作人员要认识到做好学籍档案管理工作的重要性,严格遵守档案工作的保管、保密等有关规定,努力适应现代化科学技术,自觉地提高业务水平,积极参加培训,使自身的素质跟上形势的变化。并按照科学性、规范性、系统性的原则进行学籍档案管理工作,避免在档案管理工作中出现档案材料的损坏、遗失、泄密,从而给学籍档案的利用造成损失。
三、大力开发利用学籍档案信息资源,主动提供服务
学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的,也是学籍档案管理部门的职责。学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况,客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面的发展状况,也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案不仅仅停留在把它保管好,更重要的是积极加以开发和利用,使领导和有关部门随时了解和掌握学校的教学动态和信息,以及科研社会活动、学术成果等方面的动态和信息,以便为制定学校的发展规划,正确合理的培养、选拔和使用人才服务,实现学籍档案的使用价值,发挥其在学校的特殊作用。要提高档案利用率的关键在于档案管理人员要有更新观念、强化主动服务的意识,运用计算机网络检索,管理好学籍档案材料,积极投身到档案信息资源开发工作中。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系,管理好学籍档案至关重要。
四、加强档案干部队伍建设,提高档案工作人员素质
档案在收集过程中虽然目标是档案实体,但是它的工作对象却是各职能部门的办事员。他们的档案业务水平直接影响档案收集的质量,要实现学籍档案管理现代化、科学化,就必须加强档案干部队伍建设,提高档案工作人员的素质。一要有较高的政治思想觉悟,具有较强的事业性和工作责任感,能适应形势,转变观念,敬业爱岗,树立良好的档案意识,在具体的学籍管理工作中对资料数据作出敏捷的反映,以便及时地收集、整理、保管。二要加强基础理论知识的学习。学籍档案管理人员不仅仅要熟练学籍管理方面的政策和规定,还要努力学习档案管理的基本知识和技能,为档案的信息化、网络化奠定基础。三要运用计算机参与学籍档案管理,运用计算机管理好学籍档案,是学校教学管理现代化的一个大发展,充分运用现代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地为学校建设服务。
参考文献:
[1]竺筠.加强调职院校的学生档案管理工作中国成人教育,2007.9.
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一、成人教育相关概述
成人高等教育是对符合规定标准的在业或非在业成年人实施的属于高等教育水平的教育，旨在满足成年人提高自身素质或是适应职业要求的需要。它的主要形式有地方的广播电视大学、职工高等学校以及教育学院等，也实行全国统一招生，是一种有目的、有计划、有组织的高级专业教育活动。而成人教育的学籍档案管理则是教务管理工作的组成部分，并且依据相关方法和程序，对学生的在校情况，包括学习以及活动等各个环节都进行审核与记载。但由于成人教育的对象主要是社会上的成人学生，他们年龄不同，素质有别，来源广泛，加大了学籍档案管理的难度。
二、成人教育学籍档案管理中遇到的问题
1.学生档案资料不完整。学生档案资料残缺不齐是成人教育学籍管理中存在的基本问题。在新生学籍注册工作中，成人高等教育的具体操作就是为新生录取信息进行核对以及入学资格审核，但对学生的姓名、性别以及身份证等关键信息是否正确而没有进行审核，这是直接导致日后档案管理遇到重重困难的开始。当然造成学生档案残缺的原因是有多方面的。一方面是学生的认识不到位，提供给学校的个人信息不完整，或是不准确，有时又因为没有及时向学校提供更改了的信息，从而严重影响学籍资料的完整。另一方面则是学校没有及时按照制度准确、全面地收集与建立学生的档案材料，从而导致遗漏的现象。
2.学籍档案管理的制度不健全。在当前科学技术高速发展，知识经济与信息技术紧密结合的背景下，成人教育的学科发展出现了新局面。但是在学籍档案管理方面，其模式却没有得到有效改善，从而无法满足教育改革发展的需要。就目前来看，由于学籍档案管理制度的不完善，学籍管理工作充满了随意性，重复劳动多，效率低下，致使档案管理部门送往人事部门的材料杂而乱。
3.学籍档案管理队伍的素质不够高。成人教育中的学籍管理工作是一项十分复杂繁琐的任务，它工作量大，影响因素多，因此要求管理人员要具备较高的业务素质以及熟练应用信息技术的能力。但是，就目前而言，大多数的学籍档案管理人员并没有经过系统的专业培训，现代化知识以及管理知识都比较欠缺。另外，学籍教学管理的人员在工作中经常会有应付了事的现象，这对提高档案管理的效率和水平是有阻碍作用的。
三、提高成人教育学籍档案管理的有效措施
1.建立全面的学生学籍档案。就如上文所说，学生档案资料不全面、不完整是学生学籍档案管理中存在的基本问题，所以建立多方面和完整的学籍档案是实现成人教育学籍管理科学化的前提条件。对此，成人学校可以建立新生个人信息档案以及班级档案等，同时以教学班级为单位，建立学生的通讯录，详细登记学生的联系方式，从而方便档案的寻找与管理。另外，还要注重档案材料的收集与整理，使学生的学籍材料始终保持完整与真实。
2.建立健全学籍管理制度。成人教育学籍档案的管理必须要有统一的标准和规章制度，使学籍管理有法可依，有章可循，从而体现管理的政策性，又符合实际。在建立学籍管理规定中，相关部门要充分考虑学生在工作与学习之间的矛盾，让学习时间充足、学习能力强的学生提前修完学分，提早毕业，显得有灵活性。另外，在实施的过程中，相关部门在制作各类表格方面要有统一性，从而为归档后的管理和装订工作打下基础。
3.提高学籍档案管理人员的整体素质。由于档案管理工作是一种比较枯燥的，而且责任重大的工作，所以很多管理人员都不愿一直坚持从事该项工作。因此，学校要充分认识到成人教育学籍管理工作的重要性，在各部门都配备一支思想素质高、业务精通的专业管理人员，注重对他们业务的培训，特别是运用现代信息技术进行学籍管理与档案归类的能力。
综上所述，学籍档案管理在成人教育当中是不可分割、非常重要的组成部分，它直接影响学生与用人单位之间的关系。因此，成人教育学校一定要重视该项工作，加强对该工作相关制度的完善和人员的培养，以促进成人教育的完备和发展。
参考文献：
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一、我校函授学员学籍档案中存在的问题
1.档案管理人员业务素质不高
高等学校档案人员的素质高低是档案管理科学化、标准化、规范化、法制化的重要保证。目前高校具有档案专业技术人员的比例相当少，兼职档案人员频繁调换，档案人员的责任心不高，管理意识不明确，业务技能不熟悉，档案管理人员不仅思想上不重视，对档案的收集、整理、归档、装订也不重视。
2.档案收集整理不规范
函授学员档案有 一定的特殊性，有部分“先上车后买票”的学员。什么叫“先上车后买票”呢？就是先在校接受高等学历教育然后再参加承认高考。这些学员的学籍管理相对就要麻烦得多。档案管理人员不及时整理归档，档案零乱、不装订、不收集甚至损坏和遗失。档案移交脱节、借阅手续不清楚，有的档案不完整，有漏缺现象，档案目录和内容严重不符等现象。特别是函授学员的学籍跨的年度时间很长，毕业时间一致，入学时间参差不齐，有的学院甚至要很多年才取得入学资格，不及时补充完整的资料，给今后的查找造成了很大的难度。
3.档案管理方式和手段落后
函授学员的学籍档案需要自动化管理的同时也需要档案工作人员专业技术和责任心的加强。我校函授学院一直是采用手工管理的方式，难以适应现代化的信息管理要求。很多学员的学籍资料数据不完整，给学员以后的查找增添了麻烦，直接影响学员的切身利益。有的学员学籍变更材料不清楚，学员在校期间的一切活动严重脱节。有的函授学员成绩总册有成绩，学员卡片又无成绩，有的学员毕业了又缺毕业证编号等等问题。没有现代化的管理就难以开展档案信息的开发和利用，不完整的档案就不能更好的发挥档案的参考和凭证作用。加强计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
二、提高函授学员学籍管理的措施和建议
1.档案工作是党性、政治性很强的工作。为了适应高校档案工作发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节标准化和规范化，加强高校档案工作的监督、指导，更好的开发利用档案信息资源，有效的为高校建设服务。必须提高档案管理人员业务素质，档案工作人员要政治上可靠，要有文化水平和一定的专业知识，不仅要学习档案方面的专业知识，管理知识，还要学习自然科学、这会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。档案管理人员要热爱专业，忠于职守，埋头苦干，全心全意为人民服务。稳定档案工作队伍，一般不要轻易调离档案部门，确保档案工作的完整性和持久性。提高档案管理人员的信息化管理技能，以适应高校档案信息化建设和发展的需要。
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二、树立良好的学籍档案管理的观念
更新观念，确立适合学籍工作发展需要的档案管理模式。要档案管理人员积极参与学籍工作管理活动，及时发现了解学籍工作的发展动态，找准管理的切入点，积极地、有针对性地研究开发档案信息资源，改进服务方式和手段，寻找适合的管理模式，以实现档案资源的最佳配置，走出一条档案管理新路，充分发挥档案的作用，为教育事业的发展当好参谋助手。
三、建立学籍档案分类的合理化
档案建设的分类应遵循易保管、便利用的原则。一般说来，学籍档案可分为四类。一是招生档案的管理，包括学生报到、学校复查，复查合格后注册、发放学生证的档案；二是学生成绩档案，包括学生正常成绩的记载及补考成绩的记载等；三是学生学籍变更的档案，包括学生的休学、退学、转学、复学事宜的处理及相关档案；四是毕业证书发放的档案。档案管理人员应根据《中国档案分类法》和《教育档案分类表》的分类标准, 结合学校和部门实际进行分类,并严格按类立卷,以便查找。
四、建立学籍档案管理的信息化
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一般情况下，学籍档案属于学校中非常重要的档案管理工作，在学校开展教育工作中具有非常重要的意义。做好文书档案管理工作，对人们从教者来说是非常关键的职能体现。随着国家经济水平的不断发展，人民的生活水平也在不断的提升，人民看重经济发展的同时，还更加注重对老年人的关心关爱。所以，老年人的娱乐活动项目也在逐年的增加，老年大学的发展趋势也就越来越红火，虽然老年大学发展得越来越好，但在学籍管理上也存在着一些问题影响着它的发展。第一，老年大学学籍管理普遍存在形式化的陋习。因为思想意识不高，师生没能真正重视学籍档案管理的作用，近年来，中国老年人的人口数量明显增大，而且现在年轻人的工作压力也相对较大，这也影响他们关注父母在老年大学的时间、精力。一是儿女的疏忽，二则是老年人自身不太了解情况，三是老年大学中工作人员一味求简单的办公模式，没有重视学籍管理工作的重要性，导致了老年大学学籍管理普遍存在一个“形式化”的陋习。在人们平时的工作中，存在很大一部分老年人在学期结束后，才发现自己有很多应该学习的内容没有涉猎到，这让他们感觉到非常的遗憾。[1]第二，管理人员积极工作态度不高。因为老年人的受教育程度普遍不高，思想意识不够与时俱进，所以他们对现在很多工作的概念不太清楚，而现在存在一些老年大学档案管理的工作人员，利用老人们的这一点薄弱，懈怠工作，一味的追求快速完成工作，简单的录入信息就当即完成了档案管理，记录页面没有详细的老年学生信息档案。导致学籍档案管理信息化程度偏低、或信息不完整等现象。在这种不健全的信息管理组织下，人们最怕遇到的问题是，一旦有组织或部门需要到档案室查看相关的学籍档案，工作人员将无法给出较为详尽、较为准确的数据信息。将会给后期的工作带来不必要的麻烦。[2]第三，老年大学学籍管理程序信息化不高。随着科技的不断发展，网络时代已经全面的来领，网络的诞生方便的人民的生活的同时，还在一定程度上为人们的工作做出了贡献。比如说，信息管理这一块，网络化的信息管理不仅储存信息容量更大，而且更容易查找，信息更容易携带，这大大地提高了工作人员的工作效率。虽然网络信息时代有许多的好处，但就目前国内老年大学校内的情况而言，信息化、网络化的管理程度还不高，这也就严重地影响了老年大学学籍管理工作的顺利进行。[3]
三、老年大学学籍管理改革措施
第一，建立健全学生档案信息管理系统。建立或者健全学生学籍档案信息管理系统，想要建立健全的学生档案管理系统，首先人们要保证学生基本信息的健全与完整，核对新生的基本数据，姓名、身份证号码、性别等相关信息，是否与学校校的现有数据一致；然后就涉及管理系统的完善，从老年人的生活习惯、性格特点、兴趣爱好等方面入手进行记录，也会提高人们学籍档案管理的工作效率。第二，加快网络化、信息化的管理模式。随着科技的不断发展，网络已经进入人们的生活、学习当中，在档案管理的工作中如果能够充分地利用网络管理的优势将大大的提高工作人员的工作效率，也将为档案管理的调取带来方便、快捷。加快网络化、信息化的管理模式除了有以上的优点以外，还可以改变传统的记录模式，做到文字信息、图片信息、声音信息的相结合。形成一个更加完整的信息系统。所以，为了能够更好的服务老人大学的生活，人们应该加快网络化、信息化的管理模式。第三，加强与学生之间的交流。加强与学生之间的交流，了解老年学生的需求，了解老年学生的内心世界，将给人们收集老年人信息带来更方便、更真实的渠道，有助于人们在老年大学中工作的进展。人们在开办老年大学的时候，要充分了解老年人整个年龄的心理及身理特征，在生活中从心理与身理两方面关心他们，拉近人们与老年人之间的距离。这样不仅有助于人们完善学生的学籍档案管理工作，还能进一步改善老年人的心理愉悦程度，让他们在学校里拥有开心、快乐的学习环境。这也对人们学籍档案管理工作有非常大的帮助。
四、结束语
人们作为老年大学工作人员，应该正确的、乐观的面对前老年大学档案管理工作中存在的问题，科学的分析问题所存在的原因，努力找到解决问题的方法。然后在问题的基础上，提出了提高文书档案管理水平的措施。通过探究，文书档案管理工作是企事业单位的管理向规范化、科学化和制度化发展的重要标志。所以，人们一定不能忽视这方面的问题。通过提升对校师生对学籍档案管理工作的重视力度，完善相关制度，且借助现代信息技术，推进学籍档案管理工作，让其呈现良性发展态势。是人们不断发展学籍档案管理的目标。
作者:赵明辉 单位:山东省青州市老年大学
参考文献：
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一、电大开放教育学籍档案管理的现状
电大开放教育学籍档案管理方式，利用高效的信息化处理技术，可以更加有效提高办公效率，并充分保证学员学籍档案的安全性，具有以下诸多利用优势：层次化学籍管理，突出不同专业、类别学员学籍档案管理，利于电大开放教育学籍档案管理的归档工作；电子规模化的数据录入，在有限工作时间内实现最优工作效率，提高电大学籍档案管理工作效率；信息化学籍档案管理系统更能有效实现档案资源的共享，通过全国各电大元宵的资源信息整合工作，集中学籍档案管理工作。当前的电大开放教育学籍档案管理工作，在实现信息化、数据化与系统化学籍档案管理的同时，由于学籍档案管理信息系统的复杂性，存在许多复杂问题：电大学籍管理人员对管理系统不够熟悉，降低学籍管理工作效率；信息化学籍档案管理系统具有复杂性与时效性，管理人员需要定期检查更新管理系统，否则会出现系统过时导致的学员信息被注销情况；信息化学籍档案管理系统的运用减轻了管理人员工作负担，但同时也使管理人员工作态度松懈，认为机器可以完全代替人力，不认真对待学籍档案管理工作，造成许多细小环节失误。另外，电大开放教育学籍管理系统中学员学籍档案管理与学校招生、教学、考试等部门统一运作，管理系统又复杂庞大，其中某一细微环节出问题就会引发“蝴蝶效应”，导致整个教学系统出现运作障碍。
二、电大开放教育学籍档案管理的优化策略
（一）学籍档案管理人员素质优化
学籍档案管理人员的思想政治、工作态度以及专业知识等各个方面素质，是影响电大开放教育学籍档案管理工作效率的主要原因之一，管理人员需要严抓学籍档案管理人员素质问题，定期进行素质培训拓展工作。以此可以通过学籍档案管理人员素质的优化提升，促进其树立积极端正的工作态度，提高其对学籍档案信息化管理系统的操作熟练性，有效优化电大开放教育学籍档案管理整体效率。
素质培训主要包括专业知识技能培训、思想政治素质教育与工作态度树立引导几大重点：专业知识技能培训要求着重于工作人员对学籍档案信息化管理系统的认知，通过定期的知识传输与仅能操作训练，加强其对学籍档案信息化管理系统操作的熟练性；思想政治素质教育主要要求对信息录入人员的思想教育，防止一些学员不正当目的贿赂工作人员修改成绩等情况的发生，抵制此类恶习；工作态度树立引导培训则需要工作人员的积极配合，引导其端正工作态度，提高工作责任心与积极性，使其认真对待学籍档案管理工作。
（二）学籍档案管理系统加强
学籍档案管理系统在整个电大开放教育学籍档案管理中，处于最为重要的核心地位，管理人员需要不断与时俱进，更新系统，完善学籍档案管理系统中的缺陷，实现更加完善的电大开放教育学籍档案管理工作。信息化学籍档案管理系统中主要是通过对学员学籍中各类信息的分层管理，实现信息化学籍档案管理，管理人员需要积极投入信息化管理系统，并定期检查问题，进行性能测试，以便出现问题及时解决并做好故障预防工作。管理人员还需定期更新系统，避免由于系统更新不及时造成的学员学籍信息被注销等严重故障。
其次，管理人员还需要将学籍档案数据库系统与分层化的管理系统紧密结合，并加大监控力度，保证学籍档案信息化建设的安全性。电大开放教育学籍档案信息化管理工作中，需要对信息化系统进行准确的风险评估，制定相对严格的监控系统，采用物理隔断与网络防火墙等严密措施，保全电大学员学籍等重要信息的储存安全性。通过以上综合性的系统加强措施，可以有效完善学籍档案信息化管理系统的安全性，提高信息化管理系统的整体运作效率，减轻学籍档案管理工作人员的工作压力，从而达到综合提高电大开放教育学籍档案管理工作效率的目的。
（三）学籍档案管理制度完善
通过学籍档案管理人员素质的优化、学籍档案管理系统的更新完善措施，管理人员还需制定完善、严格的学籍档案管理制度。制度中需要根据电大开放教育学籍档案管理工作的需求，完善学籍档案的录入、收集、整理与归档各个具体环节的细节化管理。如此可以有效实现学员各类具体信息的准确化，保证学籍档案如案例、录入与归档等工作人员认真负责的工作态度。
管理人员还可以通过制定严格的绩效考核制度方式，严格要求学籍档案管理工作人员的日常工作，严格检查工作人员在学籍档案管理工作中的表现以及出错情况，严格要求其对学籍档案信息化管理系统知识的充分掌握，通过绩效考核给予工作人员相应的奖惩，提高工作人员工作积极性与紧迫性。从而可以有效确保电大开放教育学籍档案管理工作人员较好的工作素质，提高学籍档案管理工作的整体工作效果和质量，实现高质有效的电大开放教育学籍档案管理工作。
三、结束语
电大学籍档案管理目前应用信息化管理系统，有效实现办公的自动信息化，提高工作效率。介于当前系统中其中存在的种种问题，学籍档案管理人员需要不断完善自身效率，定期检查管理系统，并不断致力于研发创新性的电大开放教育学籍档案管理系统，实现学籍档案管理的独立性，避免其受管理中其他环节的影响，实现最优工作效率。
参考文献：
[1]廖妹珠.电大开放教育学籍管理科学化之管窥[J].福建广播电视大学学报，2012，9（03）：65-69
[2]袁海燕.浅议网络教育学籍档案管理[J].中国成人教育，2012，18（09）：135-137
[3]张晓阳.提高管理人员素质，搞好电大学籍档案管理[J].陕西广播电视大学学报，2011，13（25）：98-101