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篇1
Keywords:digitalsignature;encryptiontechnology;digitalcertificate;electronicdocuments;securityissues
1引言
随着我国医药事业的发展，研制新药，抢占国内市场已越演越烈。以前一些医药都是靠进口，不仅成本高，而且容易形成壁垒。目前，我国的医药研究人员经过不懈的努力，开始研制出同类同效的药物，然而这些药物在走向市场前，必须经过国际权威医疗机构的审批，传统方式是药物分析的原始数据都是采用纸张方式，不仅数量多的吓人，而且一旦有一点差错就需从头做起，浪费大量的人力、物力、财力。随着INTERNET的发展和普及，人们开始考虑是否能用互联网来解决数据传输问题。他们希望自己的仪器所做的结果能通过网络安全传输、并得到接收方认证。目前国外针对这一情况已⒘四承┤砑欢捎诩鄹癜汗螅际醪皇呛艹墒欤勾τ谘橹そ锥危媸被嵘兜脑颍诤苌偈褂谩U饩透谝揭┭蟹⑹乱敌纬闪思际跗烤保绾慰⒊鍪视榈南嘤θ砑创俳夜揭┥笈ぷ鞯姆⒄咕统闪斯诘那把亓煊颍胰涨肮谡夥矫娴难芯坎皇呛芏唷?lt;/DIV>
本文阐述的思想：基本上是参考国际国内现有的算法和体制及一些相关的应用实例，并结合个人的思想提出了一套基于公钥密码体制和对称加密技术的解决方案，以确保医药审批中电子文本安全传输和防止窜改，不可否认等。
2算法设计
2.1AES算法的介绍[1]
高级加密标准（AdvancedEncryptionStandard）美国国家技术标准委员会(NIST)在2000年10月选定了比利时的研究成果"Rijndael"作为AES的基础。"Rijndael"是经过三年漫长的过程，最终从进入候选的五种方案中挑选出来的。
AES内部有更简洁精确的数学算法,而加密数据只需一次通过。AES被设计成高速，坚固的安全性能，而且能够支持各种小型设备。
AES和DES的性能比较：
（1）DES算法的56位密钥长度太短；
（2）S盒中可能有不安全的因素；
（3）AES算法设计简单，密钥安装快、需要的内存空间少，在所有平台上运行良好，支持并行处理，还可抵抗所有已知攻击；
（4）AES很可能取代DES成为新的国际加密标准。
总之，AES比DES支持更长的密钥，比DES具有更强的安全性和更高的效率，比较一下，AES的128bit密钥比DES的56bit密钥强1021倍。随着信息安全技术的发展，已经发现DES很多不足之处，对DES的破解方法也日趋有效。AES会代替DES成为21世纪流行的对称加密算法。
2.2椭圆曲线算法简介[2]
2.2.1椭圆曲线定义及加密原理[2]
所谓椭圆曲线指的是由韦尔斯特拉斯（Weierstrass）方程y2+a1xy+a3y＝x3+a2x2+a4x+a6(1)所确定的平面曲线。若F是一个域，ai∈F,i=1,2,…,6。满足式1的数偶(x,y)称为F域上的椭圆曲线E的点。F域可以式有理数域，还可以式有限域GF(Pr)。椭圆曲线通常用E表示。除了曲线E的所有点外，尚需加上一个叫做无穷远点的特殊O。
在椭圆曲线加密（ECC）中，利用了某种特殊形式的椭圆曲线，即定义在有限域上的椭圆曲线。其方程如下：
y2=x3+ax+b(modp)(2)
这里p是素数，a和b为两个小于p的非负整数，它们满足：
4a3+27b2(modp)≠0其中，x,y,a,b∈Fp,则满足式（2）的点（x,y）和一个无穷点O就组成了椭圆曲线E。
椭圆曲线离散对数问题ECDLP定义如下：给定素数p和椭圆曲线E，对Q=kP,在已知P,Q的情况下求出小于p的正整数k。可以证明，已知k和P计算Q比较容易，而由Q和P计算k则比较困难，至今没有有效的方法来解决这个问题，这就是椭圆曲线加密算法原理之所在。
2.2.2椭圆曲线算法与RSA算法的比较
椭圆曲线公钥系统是代替RSA的强有力的竞争者。椭圆曲线加密方法与RSA方法相比，有以下的优点：
（1）安全性能更高如160位ECC与1024位RSA、DSA有相同的安全强度。
（2）计算量小，处理速度快在私钥的处理速度上（解密和签名），ECC远比RSA、DSA快得多。
（3）存储空间占用小ECC的密钥尺寸和系统参数与RSA、DSA相比要小得多，所以占用的存储空间小得多。
（4）带宽要求低使得ECC具有广泛得应用前景。
ECC的这些特点使它必将取代RSA，成为通用的公钥加密算法。比如SET协议的制定者已把它作为下一代SET协议中缺省的公钥密码算法。
2.3安全散列函数（SHA）介绍
安全散列算法SHA(SecureHashAlgorithm，SHA)[1]是美国国家标准和技术局的国家标准FIPSPUB180-1，一般称为SHA-1。其对长度不超过264二进制位的消息产生160位的消息摘要输出。
SHA是一种数据加密算法，该算法经过加密专家多年来的发展和改进已日益完善，现在已成为公认的最安全的散列算法之一，并被广泛使用。该算法的思想是接收一段明文，然后以一种不可逆的方式将它转换成一段（通常更小）密文，也可以简单的理解为取一串输入码（称为预映射或信息），并把它们转化为长度较短、位数固定的输出序列即散列值（也称为信息摘要或信息认证代码）的过程。散列函数值可以说时对明文的一种“指纹”或是“摘要”所以对散列值的数字签名就可以视为对此明文的数字签名。
3数字签名
“数字签名”用来保证信息传输过程中信息的完整和提供信息发送者的身份认证和不可抵赖性。数字签名技术的实现基础是公开密钥加密技术，是用某人的私钥加密的消息摘要用于确认消息的来源和内容。公钥算法的执行速度一般比较慢，把Hash函数和公钥算法结合起来，所以在数字签名时，首先用hash函数（消息摘要函数）将消息转变为消息摘要，然后对这个摘
要签名。目前比较流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是随着计算能力和散列密码分析的发展，这两种算法的安全性及受欢迎程度有所下降。本文采用一种比较新的散列算法――SHA算法。
4解决方案：
下面是医药审批系统中各个物理组成部分及其相互之间的逻辑关系图：
要签名。目前比较流行的消息摘要算法是MD4,MD5算法，但是随着计算能力和散列密码分析的发展，这两种算法的安全性及受欢迎程度有所下降。本文采用一种比较新的散列算法――SHA算法。
4解决方案：
下面是医药审批系统中各个物理组成部分及其相互之间的逻辑关系图：
图示：电子文本传输加密、签名过程
下面是将医药审批过程中的电子文本安全传输的解决方案：
具体过程如下：
（1）发送方A将发送原文用SHA函数编码，产生一段固定长度的数字摘要。
（2）发送方A用自己的私钥（keyA私）对摘要加密，形成数字签名，附在发送信息原文后面。
（3）发送方A产生通信密钥（AES对称密钥），用它对带有数字签名的原文进行加密，传送到接收方B。这里使用对称加密算法AES的优势是它的加解密的速度快。
（4）发送方A用接收方B的公钥（keyB公）对自己的通信密钥进行加密后，传到接收方B。这一步利用了数字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密钥，用自己的私钥对其解密，得到发送方A的通信密钥。
（6）接收方B用发送方A的通信密钥对收到的经加密的签名原文解密，得数字签名和原文。
（7）接收方B用发送方A公钥对数字签名解密，得到摘要；同时将原文用SHA－1函数编码，产生另一个摘要。
（8）接收方B将两摘要比较，若一致说明信息没有被破坏或篡改。否则丢弃该文档。
这个过程满足5个方面的安全性要求：（1）原文的完整性和签名的快速性：利用单向散列函数SHA－1先将原文换算成摘要，相当原文的指纹特征，任何对原文的修改都可以被接收方B检测出来，从而满足了完整性的要求；再用发送方公钥算法（ECC）的私钥加密摘要形成签名，这样就克服了公钥算法直接加密原文速度慢的缺点。（2）加解密的快速性：用对称加密算法AES加密原文和数字签名，充分利用了它的这一优点。（3）更高的安全性：第四步中利用数字信封的原理，用接收方B的公钥加密发送方A的对称密钥，这样就解决了对称密钥传输困难的不足。这种技术的安全性相当高。结合对称加密技术(AES)和公开密钥技术(ECC)的优点，使用两个层次的加密来获得公开密钥技术的灵活性和对称密钥技术的高效性。（4）保密性：第五步中，发送方A的对称密钥是用接收方B的公钥加密并传给自己的，由于没有别人知道B的私钥，所以只有B能够对这份加密文件解密，从而又满足保密性要求。（5）认证性和抗否认性：在最后三步中，接收方B用发送方A的公钥解密数字签名，同时就认证了该签名的文档是发送A传递过来的；由于没有别人拥有发送方A的私钥，只有发送方A能够生成可以用自己的公钥解密的签名，所以发送方A不能否认曾经对该文档进进行过签名。
5方案评价与结论
为了解决传统的新药审批中的繁琐程序及其必有的缺点，本文提出利用基于公钥算法的数字签名对文档进行电子签名，从而大大增强了文档在不安全网络环境下传递的安全性。
本方案在选择加密和数字签名算法上都是经过精心的比较，并且结合现有的相关应用实例情况，提出医药审批过程的解决方案，其优越性是：将对称密钥AES算法的快速、低成本和非对称密钥ECC算法的有效性以及比较新的算列算法SHA完美地结合在一起，从而提供了完整的安全服务，包括身份认证、保密性、完整性检查、抗否认等。
参考文献：
1．李永新.数字签名技术的研究与探讨。绍兴文理学院学报。第23卷第7期2003年3月，P47~49.
2．康丽军。数字签名技术及应用，太原重型机械学院学报。第24卷第1期2003年3月P31~34.
3．胡炎，董名垂。用数字签名解决电力系统敏感文档签名问题。电力系统自动化。第26卷第1期2002年1月P58～61。
4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.
6.BruceSchneier.应用密码学---协议、算法与C源程序（吴世终，祝世雄，张文政，等）.北京：机械工业出版社，2001。
7.贾晶，陈元，王丽娜，信息系统的安全与保密[M]，北京：清华大学出版社，1999
8．陈彦学.信息安全理论与实务【M】。北京：中国铁道出版社，2000p167~178.
9．顾婷婷，《AES和椭圆曲线密码算法的研究》。四川大学硕士学位论文，【馆藏号】Y4625892002。
下面是将医药审批过程中的电子文本安全传输的解决方案：
具体过程如下：
（1）发送方A将发送原文用SHA函数编码，产生一段固定长度的数字摘要。
（2）发送方A用自己的私钥（keyA私）对摘要加密，形成数字签名，附在发送信息原文后面。
（3）发送方A产生通信密钥（AES对称密钥），用它对带有数字签名的原文进行加密，传送到接收方B。这里使用对称加密算法AES的优势是它的加解密的速度快。
（4）发送方A用接收方B的公钥（keyB公）对自己的通信密钥进行加密后，传到接收方B。这一步利用了数字信封的作用，。
（5）接收方B收到加密后的通信密钥，用自己的私钥对其解密，得到发送方A的通信密钥。
（6）接收方B用发送方A的通信密钥对收到的经加密的签名原文解密，得数字签名和原文。
（7）接收方B用发送方A公钥对数字签名解密，得到摘要；同时将原文用SHA－1函数编码，产生另一个摘要。
（8）接收方B将两摘要比较，若一致说明信息没有被破坏或篡改。否则丢弃该文档。
这个过程满足5个方面的安全性要求：（1）原文的完整性和签名的快速性：利用单向散列函数SHA－1先将原文换算成摘要，相当原文的指纹特征，任何对原文的修改都可以被接收方B检测出来，从而满足了完整性的要求；再用发送方公钥算法（ECC）的私钥加密摘要形成签名，这样就克服了公钥算法直接加密原文速度慢的缺点。（2）加解密的快速性：用对称加密算法AES加密原文和数字签名，充分利用了它的这一优点。（3）更高的安全性：第四步中利用数字信封的原理，用接收方B的公钥加密发送方A的对称密钥，这样就解决了对称密钥传输困难的不足。这种技术的安全性相当高。结合对称加密技术(AES)和公开密钥技术(ECC)的优点，使用两个层次的加密来获得公开密钥技术的灵活性和对称密钥技术的高效性。（4）保密性：第五步中，发送方A的对称密钥是用接收方B的公钥加密并传给自己的，由于没有别人知道B的私钥，所以只有B能够对这份加密文件解密，从而又满足保密性要求。（5）认证性和抗否认性：在最后三步中，接收方B用发送方A的公钥解密数字签名，同时就认证了该签名的文档是发送A传递过来的；由于没有别人拥有发送方A的私钥，只有发送方A能够生成可以用自己的公钥解密的签名，所以发送方A不能否认曾经对该文档进进行过签名。
5方案评价与结论
为了解决传统的新药审批中的繁琐程序及其必有的缺点，本文提出利用基于公钥算法的数字签名对文档进行电子签名，从而大大增强了文档在不安全网络环境下传递的安全性。
本方案在选择加密和数字签名算法上都是经过精心的比较，并且结合现有的相关应用实例情况，提出医药审批过程的解决方案，其优越性是：将对称密钥AES算法的快速、低成本和非对称密钥ECC算法的有效性以及比较新的算列算法SHA完美地结合在一起，从而提供了完整的安全服务，包括身份认证、保密性、完整性检查、抗否认等。
参考文献：
1．李永新.数字签名技术的研究与探讨。绍兴文理学院学报。第23卷第7期2003年3月，P47~49.
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4．LeungKRPH,HuiL,CK.HandingSignaturePurposesinWorkflowSystems.JournalofSystems.JournalofSystemsandSoftware,2001,55(3),P245~259.
5．WrightMA,workSecurity,1998(2)P10~13.
6.BruceSchneier.应用密码学---协议、算法与C源程序（吴世终，祝世雄，张文政，等）.北京：机械工业出版社，2001。
篇2
OA是指以现代信息技术为核心，结合各种现代办公技术与设备形成的系统，目的是迅速、准确地处理各种信息。随着互联网的发展，OA为搜集、存贮、使用与日俱增的大量信息也采取了互联网的手段，这给文件与档案归档管理带来更高的效率，使归档管理的费用也大幅度降低，但是互联网的自身的一些缺陷也给OA电子文件归档带来了巨大的挑战。为此需要开展相关研究，寻找网络环境下OA电子文件归档的恰当策略。
一、互联网环境下OA电子文件归档面临的主要问题：
1归档信息来源无边界：随着互联网的发展与普及,企业内外的'边界'正在消失，员工在办公室或家里处理的文件是同样的效力。由于'网络边界'的消失，OA系统所依托的的互联网安全随时随地都会受到威胁。从某种意义上讲论文范文，方便快捷传递的档案信息都会随时受到挑战。黑客们可以轻而易举地拦截网络上传递的信息，进行各种工业间谍和其他破坏活动。这种全新的挑战，是档案归档管理前所未有的问题。
2归档信息的脆弱：整个信息系统是由资源子网和通信了网构成的,无论是传输网络还是保存档案信息的磁盘都安全性。在信息化社会,整个企业犹如一部由计算机网络连接起来的巨大机器。数字化机器具有的绝好的精密性与连通性，使得部分零件失灵而殃及全局的现象屡见不鲜。对计算机网络的恶意破坏往往是在没有任何先兆的情况下突然发生，而且会迅速蔓延到其他部分。
3归档信息丢失的隐蔽：在互联网环境下归档信息通常由计算机自动完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕迹'的情况下窃取归档信息，隐蔽性极强。
二、互联网环境下OA电子文件归档面临的策略：
1、归档管理应该配备独立的服务器和防火墙等安全措施
档案的最终目的是利用档案中的信息。电子文件形式的档案可以通过计算机能进行全文检索，使用比较方便。但是档案信息一般属于正式文件，有些甚至属于机密文件。可见，档案信息的查询利用必须有一定的限度，不同的人员查询使用档案信息应该有不同的权限，并且防止黑客窃取档案文件。因此，档案部门应该单独设立服务器，并且配置防火墙等安全措施。
上述方法是电子文件的归档管理为工作对象，其目的是为了利用互联网提高工作效率，同时防范互联网的负面效应，便于档案的保管和利用。电子文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便更好地保管和利用论文范文，进一步快速有效地发挥档案的作用。
2、电子文档应以生效时间为归档时间
由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化，而互联网环境使得OA电子文件归档发生了一系列的变化：①由原来事后归档，可以变为电子文档生产的同时进行归档。电子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在归档文件由单一纸质的形式改变为同一归档文件既有纸质又有电子的形式。电子文件归档应当与实物上的归档。电子文件的归档，这是档案保管过程中必不可少的环节。文件归档的条件是：①必须是已经生效的文件；②必须有完整、齐全的电子签章；③必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别立卷，在存储其中排列，分存储器保管。文件立卷的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件，按照档案室的整理要求和技术规范，编目，移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交，也是文件与档案材料在形式上的区别。就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人的整理之后．有意识、有目的的集中保管，这就是档案了。这样一来论文范文，归档的标志应该是电子文档是否进入专门的档案管理系统，进入档案管理系统，那么就已经归档，否则就没有归档，
3、电子文件立卷方式为保存在独立存储器中
电子文件能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种文档档案的查找和利用。立卷是从保管的角度来看档案信息的。OA系统形成的电子文档一般属于正式文件，虽然需要借助专门的设备读取，但是为了保证电子文档的保管安全，一般要求电子文档以不依赖OA系统软件的、不参与日常办公事物的独立存储器中。电子文档的立卷直接以独立存储器为保管单位，集中保存在各个档案库，并且每个存储器最好做1个以上的备份，备份存储器放置于另一独立地点。
因此，电子文件的整理就可以由保管和利用为目的转向单纯以保管为主要目的进行整理。件在形成过程中有着一种自然联系，突出表现在来源上，产生于某个机关和机关内部机构。在时间上，产生于某个特定的年月日。因此，在整理的线索上，立卷是为了便于保管和利用而要尽可能地保持文件之间的自然联系，最好以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系论文范文，以适应电子文件的管理。在整理的对象上，彻底改变了原来的案卷级方法代之以文件级为基本保管单位，档案以独立电子文件为单位进行整理编号，装盒排架，使档案盒仅仅成为一种装具。
我国是一个发展中国家，各方面技术都处于发展阶办公自动化新技术也正日益发展。随着网络、检索、阅读、复印、复制、端微等新技术的发展，电子文件档案将会越来越多，这变化又会促使档案工作的理论和实践发生变化。由于科学技术的迅猛发展，对于在档案工作中已经引起和将会引起的变化，必然是一个历史发展的过程。随着科学技术的发展和档案工作者科学技术知识素养的提高，认识过程中的缺陷，是完全能够克服的。
参考文献
篇3
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和
篇4
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、法院电子文件在归档方面的现状与分析
从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：
1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
造成上述问题的原因主要有两个方面
1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之
三、提高单位电子文件管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
1、从电子文件的收集、积累基础工作入手
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”
2、严格电子文件的归档管理
电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
3、健全电子文件管理的检查审核制度
2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。
4、规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
5、加强电子文件软、硬件设施管理
要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
6、重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
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2.统一电子档案管理
软件建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。
3.提高电子档案的保存质量
电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,对电子文件“物理生命”的保护一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备,及时更新电子档案的文件结构,加强电子档案的保管,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒,控制网络中电子文件系统的安全,备份处理,异处保存,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”。
4.加强我国电子档案的安全
（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。
5.提高我国档案工作人员素质信息化进程
推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。
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提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备
提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
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1.2查阅方便
将档案信息录入后,自动生成目录和文献检索,对档案进行自动分类整理,完成编排工作。在查阅档案信息时,只需要输入关键词,就可以快速的查阅到相关信息,省去了查找的时间。
1.3存储稳定
传统的档案管理需要将大量的纸质档案进行存放,不仅浪费空间,还需要适宜的环境。电子档案的存储比较稳定,只需要存储在光盘、U盘或者存储卡等载体中即可,受到外界环境的影响较小,存储时间长,具有较强的稳定性。
1.4实现了信息的高效利用
在以往的档案管理工作中,如果需要查阅档案信息,需要提取纸质档案,不仅费时,而且不利于档案的保管。电子档案的信息化,通过网络信息平台,可以实现信息共享。通过阅读权限的开通,可以对档案信息进行远程操作,提高了档案的利用效率,减少了查找和传递的繁琐。
1.5信息补录方便
在档案管理工作中,有些档案信息需要不断的完善和补充,在传统的档案管理方式中,就需要将纸质档案拆卷后重新整理,不仅浪费时间,而且程序繁琐。在数字数电子档案管理中,只需要输入关键词,查阅到对应的档案,然后对其进行编辑即可,省时省力,提高了工作效率。
1.6提高档案工作者的工作效率
以往的档案管理方式工作内容繁琐,任务量大,耗时耗力,档案管理者根本没有时间去学习新的业务知识,更没有精力研究对档案的利用。电子档案的高效利用将工作人员从繁重的工作中解脱出来,提高了工作效率。工作人员就可以学习更多的专业知识,提高对档案的利用效率。
2、当前我国企业电子档案管理的现状
2.1电子档案管理普及率低
尽管计算机在国内企业中运用频繁普及度广,但大多是用在会议办公,企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面,在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案,也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。
2.2对电子档案管理缺乏重视
很多企业的档案管理人员,对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存,对文件、图片多次备份更罕见。时长日久,企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失,这样档案便不完整失去了整理管理的价值。
2.3电子档案自身存在缺陷
企业电子档案的储存方式一般是磁盘、磁性介质等方式,这些储存方式比较复杂,一旦储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象。同时电子档案的安全性比较低,大部分企业电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意,加上电子档案的开放性,使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。
3、加强企业电子档案管理的具体措施
3.1构建电子档案管理体系的构建
电子档案管理若在企业档案管理中普及,须企业领导充分认识电子档案的优势,对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后,在领导的高度重视下将企业电子档案管理体系构建落到实处,使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理,使企业档案部门的管理数字化、电子化,使各项管理、技术规范严格,使电子档案管理普及企业的各个角落。
3.2加强电子档案的控制和管理
首先，要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别,进行利用权限的认定,并依此向利用系统注册登录。其次,要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求,对其利用权限进行确认后,再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝,应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。最后,要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容,应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动生成相关记录,以作为日后查证的依据。
3.3建立档案安全保障体系
建立健全档案安全保障体系是维护企业电子档察安全的需要,档案安全保障体系包括档案载体安全、档案信息安全、电子档案载体安全、档案信息网络安全等各个方面。随着信息技术和办公自动化的不断发展，维护电子档案安全已成为企业档案管理的重要内容。为此，企业应加强档掌安全保障体系建没，确保各项档案安全管理措施落到实处。
3.4提高企业档案管理者的信息素质
由于电子档案管理是一项专业性极强,内容繁杂,需要通过实践积累丰富管理经验的工作,所以要避免过于频繁的人员流动,保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次是企业应加强对档案管理人员的培训工作,使其更好的掌握信息技术和计算机技术和,从而更好的适应企业电子档案发展的要求。
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一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3会计电子文件整理
A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2、光盘的保护
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2．电子档案可以使档案信息顺利地与最新技术接轨，有利于顺应信息传播的时代要求。
现如今，人类正在进入一个“水平化”的信息高速扩散时代，对群众高度关注的重大突发事件信息及时进行公开透明的，不仅是破解各类不实谣言和不良信息“乘虚而入”的唯一药方，也是维护政府公信力、提升政府执政能力的重要体现。当前，我国正在大力推进“信息高速公路”建设，档案管理工作必须适应这一客观形势的变化和新时代的要求，实现档案信息电子化。
二、现实管理工作中存在的主要问题
1．电子档案管理存在认识上的局限性。
以往常常把档案贴上封条往档案室里一放了事，电子档案也只是在相关设备里一存便完事大吉，忽视了档案信息公布于社会、服务于大众的功能，更认识不到电子档案服务大众的方便、快捷优势，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。更有少数极端者，认为档案是单位的私有财产，使电子档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上向公众公开了。
2．电子档案管理标准化的进展缓慢。
电子档案管理的标准化是实施计算机管理的前提和基础。现实中，许多单位和部门的电子档案管理业务基础较差，案卷质量不高，各类档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，各自为政，各行其事，妨碍了电子档案管理的标准化、规范化进程，制约了电子文件的整理、归档、利用。
3．电子档案管理存在安全患。
电子文件档案信息通过网络传送的过程中，容易被窃听、泄密、篡改和伪造，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒入侵，致使电子文件档案的原始性、真实性、完整性容易被破坏，电子文件档案信息的安全就会受到严重威胁。
三、对策探讨
1．组织教育培训，全面提高对电子档案管理的认识。
电子档案是指具有保存价值的已经归档和正在归档的电子文件及其相关资料。做好电子档案管理工作，必须对管理人员开展系统的宣传、教育和培训，使其深刻领会开展电子档案管理工作的重要意义，充分认识电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法的差异和不同，发挥好电子档案管理的社会效益和经济效益。
2．加强制度建设，建立规范的电子档案管理机制。
一是健全和完善电子档案管理业务流程和技术规范，细化工作环节和步骤，明确归档方式、归档范围、归档制度和归档时间；二是建立必要的安全保障制度，确保电子档案的安全性、完整性与真实性；三是建立一级抓一级的层级检查制度，强化对电子档案管理的监督检查；四是建立服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用相统一的高效服务制度——集成服务，让用户满意。
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一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3会计电子文件整理
A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2、光盘的保护
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2人员素质的问题
目前我国医院的档案管理人员普遍缺乏档案管理的专业知识，通常是由临床或者护理岗转岗的老员工担任。其对于医疗管理流程、档案管理知识、电子信息技术等方面的知识掌握程度较低。
3硬件设施的问题
目前我国应用于医院电子档案管理的基础设施还比较落后，无法满足电子信息化档案管理的要求。医院普遍缺乏对先进电子档案管理设施的重视。硬件设施的不完善，使得医院电子档案管理工作发展缓慢。
二完善医院电子档案管理的措施
1建立健全的管理制度
对于管理制度缺失的问题，医院应建立一套科学的、规范的、合理的电子档案管理制度。只有实行科学规范的制度化档案管理工作，才能实现医院管理工作的现代化与信息化发展。医院应根据国家的相关法律法规，结合本院工作情况，建立一套严格的档案查阅制度，并逐步建立相关的档案采集、档案传送、档案保存、档案归档、档案鉴定、档案清理等制度。电子档案管理制度必须明确各档案管理人员的责任，分工明确，并针对实际档案管理工作中可能出现的各类问题的处理规定进行详细的阐述，以保证该类问题发生后，可以采取相应的处理措施，为今后的管理工作提供参考依据。制度在制定之后，医院应切实执行，并要求档案管理人员严格遵守。医院应制定对应的奖惩机制，通过激励的方式充分调动人员的积极性，以推动医院电子档案管理工作的进行。
2加强管理人员的培训医院应加强
电子档案管理人员的培训工作。培训内容应包含：信息技术的应用、网络安全知识、医学管理知识等。医院应定期的组织档案管理人员进行培训，提高人员的管理水平与专业技能。在培训过程中，应将实际工作中遇到的障碍与难题进行分享，共同探讨解决方案。电子档案管理人员应充分了解医疗活动的规律，医院的工作流程，学习各类数字化技术的应用知识，包括数字化医疗信息、数字化设备、网络安全等技术的应用。同时还应学习档案管理相关的法律法规与本院的相关规定。在实际的工作中，电子档案管理人员应及时更新自身的知识库，不断学习先进的档案管理相关知识。为了对电子档案管理人员起到一定的激励作用，应为其提供各类晋升机会，使其更加投入到工作中，以提升医院档案管理工作的整体水平。
3加大软件与硬件设施的投入
电子档案的安全关系着医院的医疗安全与医疗信息的安全。医院应加大基础设施的投入，以推动电子档案管理工作的进行。医院应重视软件与硬件设施的作用，应配置性能优越的计算机、刻录仪、软件等，并采用科学的方式存储档案信息，同时应配置高性能的网络安全软件，包括防火墙软件、数据加密软件等，以保障电子档案信息的正常使用与安全。先进的软件与硬件设施是医院实现档案管理电子信息化的重要保障。完善的软件与硬件设施能够提升电子档案管理工作的准确性与高效性。医院应建立一套电子信息管理系统，该系统的应用能在很大程度上提升医院电子档案的管理效率。在实际管理工作中，档案管理人员应及时更新软件，并随时关注电子信息技术的发展动态，保持与世界先进技术接轨。只有不断提高医院的信息化水平，才能有效的推动医院档案管理工作的发展。
4建立信息化的管理
网络医院档案的信息量较大，类别也较多，应采用高科技手段，建立信息化的管理网络，为无纸化数据库奠定良好的基础。医院应建立科室、档案室、医院的三级管理网络，通过网络的创建明确医院电子档案管理的各条线，更有利于电子档案的统一操作、统一保管。通过管理网络的实时监督模式，使各科室明确各自的责任，更有利于电子信息档案的安全管理。通过管理网络实现了医院多元化信息资讯的共享。医院电子档案的管理工作可实行档案信息与其他信息的分离管理。由信息科与综合档案科组织管理工作。信息科主要负责医院病例的统计管理、医疗图书的管理、计算机的管理，而综合档案科则主要负责对各门类、载体档案的统一管理，同时监督医院的档案管理工作。通过这两个部门的共同合作，实现医院档案管理工作的协同性。
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（二）电子档案与传统档案管理上的差异
1.管理方式不同
电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。
2.保管方式不同
电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。
3.归档方式不同
电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优点
1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。
2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
（二）电子档案管理的弊端
1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机
如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
2.企事业单位在进行电子档案管理
由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险
例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高
国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
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财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现;但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。
6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。
二、高等学校财务电子档案管理的状况
高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：
1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。
2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。
