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时代不断向前发展，经济体制改革不断深入，这使得社保部门亟需进行新一轮的改革。退休人员社保档案管理是社会保险工作的重要部分，必将推动着社保工作的发展。因此，如何完善退休人员社保档案管理工作成为我们面临的一重大课题，探讨分析退休人员社保管理档案工作有着其独特的意义。我们在研究中发现目前退休人员社保档案管理工作中存在的问题，并及时针对问题提出应对措施，积极改进其不足之处，在实践中不断创新，从而促进我国退休人员档案管理水平的提高。
1、纵观退休人员社保档案管理现状
1.1退休人员社保档案管理的内涵
退休人员社保档案管理是指对退休人员参保缴费经办过程中形成和给付保险金的处理过程中的历史数据加以保存并管理的过程。退休人员社保档案记录了保险业务，成为享受社会保险待遇的主要凭证，同时也为调整养老金待遇等事项提供证明。而档案管理工作即对退休人员参加社会保险的各项事宜数据保存并整理，统一规范地加以有效管理，从而为退休人员社保提供全面便捷的服务。
1.2退休人员社保档案管理的作用
退休人员社保档案管理工作有凭借其独特的优越性，为社会保险工作提供优质的服务，为社会保障体系的发展奠定良好的基础，有力推动社会的发展。由于退休人员社保档案记录着退休人员的基本信息和保险业务等重要信息，它将成为确定退休人员享受待遇标准的关键依据，因此退休人员社保档案管理将促进社会保险工作有序开展，同时推动整个社会保障体系向前发展，为社会健康稳定发展发挥着巨大作用。
1.3退休人员社保档案管理的问题
目前我国退休人员社保档案管理起步较晚，发展较不成熟，仍然存在着较多的问题。从根本上来说，我国相关部门对退休人员社保档案管理工作的重视程度不够。退休人员社保档案管理工作与普通的文书工作不同，收集的资料信息单一重复，其作用效果很难在短时间内显现出来，大家无法看到其实用价值，很多人甚至不知道退休人员社保档案管理工作的意义所在。相关机构及管理人员在思想上有一定的懈怠，在工作上处于应付的状态，使得大部分档案管理工作只是流于形式，没有实质的作为。同时，退休人员社保档案管理机制不健全，制度尚未完善，其档案管理工作秩序较为混乱，导致社会保险工作与单位或企业的交流沟通产生障碍，信息流通不顺畅，工作效率大大降低，阻碍社保工作的发展。退休人员社保档案管理人员的素养也有待提高。目前退休人员社保档案管理人员的素质普遍偏低，他们没有接受系统的档案管理方面的知识教育，往往缺乏社保档案管理方面的专业知识，没有很好地掌握业务技能，不能有效解决社保档案管理工作中出现的问题，管理方法欠妥，管理意识淡薄，不能适应现代社会的发展，使得社保档案管理工作经常出现差错，影响退休人员社保档案管理工作的有序开展。除此之外，目前社保档案管理工作中的基础设施亟需加强，其工作中缺乏相应的设施，使得档案管理工作效率得不到有效的提高。
2、完善退休人员社保档案管理发展
2.1弥补退休人员社保档案管理的缺陷
针对目前退休人员社保档案管理工作中存在的问题，我们积极应对，努力弥补管理中存在的缺陷。我们需要不断提高相关部门对退休人员社保档案管理工作的重视程度，有关领导及管理人员应该以发展的眼光看待社保档案管理工作，认清社保档案管理带来的实际效益，从而在思想上加以足够的重视，使得档案管理工作落于实处，切实解决实际问题，为社保工作提供更好的服务。而在退休人员社保档案管理机制方面，我们需要积极完善管理制度，健全管理机制，从而稳定社保档案管理工作秩序，使社会保险工作与单位或企业之间进行及时的沟通，保持信息的畅通，为社保工作的正常运行打下坚实的基础。同时，针对退休人员社保档案管理人员素质偏低的问题，我们需要进行一系列的进程来不断提高档案管理人员的素养水平。单位或企业应该定期组织相关培训，对社保档案管理人员传授系统的专业知识，灌输管理意识，使其不断提高自身的专业素质、业务素质和职业道德修养，拓宽社会保险工作知识面，不断提高档案管理人员的管理水平和业务技能，以此推动退休人员社保档案管理的发展，提高其管理水平。针对社保档案管理工作基础设施不完善的问题，国家需要加大对社保档案管理的支持力度与资金投入，不断完备档案管理的软件和硬件设施，提高工作配置，从而大幅度提高工作效率，促进退休人员社保档案管理的长远发展。
2.2改进退休人员社保档案管理的工作
我们需要在实践中探索，及时改进退休人员社保档案管理工作，将档案管理与社会保障事务社会化相结合，增强退休人员社保档案管理的实用性。通过社保档案与社会保障事务的融合，为社会保障工作提供有力的支持，两者相互合作，相互交流，使得信息交汇，社保档案管理工作可以根据社会保障事务及时改进其不足，更好地符合社会政策，贴近社会实际情况，使之更好地适应社会的发展。
2.3创新退休人员社保档案管理的模式
目前我国的退休人员社保档案管理工作处于较为基础的阶段，尚未摆脱传统模式的束缚。我们需要对其加以创新发展，创造社保档案管理新模式。在现代科技高速发展的今天，我们可以借助计算机信息技术来推动社保档案管理的发展。我们可以运用计算机强大的程序功能，建立一个专门的退休人员社保档案管理系统，将数据保存、整理、分析等过程合为一体，建立起完善的电子档案，方便信息的查询与管理，极大地提高工作效率，促进退休人员社保档案管理水平的提高。
3、展望退休人员社保档案管理前景
尽管目前我国的退休人员社保档案管理中存在着一定的不足，其管理水平有待提高，但是我们仍然有理由相信，在我们的积极探讨下，通过持续的努力，通过对问题的及时改进，通过对档案管理模式的不断创新，退休人员社保档案管理水平必将提升到一个新的梯度，其前景必然是光明的。
结语
现如今，社会不断发展，经济体制改革随之逐渐深化，目前的社会保险体系显然已经跟不上时代的步伐，社保部门必须通过一系列的进程来适应现代社会的发展。我们从退休人员社保档案管理工作入手，以此推动社保工作整体的发展。通过积极探讨退休人员社保档案管理，我们找出其中存在的问题，正确对待问题并加以思考，及时弥补其不足之处，积极改进退休人员社保档案管理工作，不断创新社保档案管理模式，从而促进我国退休人员社保档案管理的长远发展。
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2.基础设施薄弱。
国家社会保障部门的调查数据显示，在企业的退休人员档案管理工作中，基础设施存在诸多欠缺问题，与现代化档案管理模式无法良好接轨。其中主要体现在工作环境简陋，部分地区甚至缺少放资料的库房，将资料随意放在办公室和临时租借的地方，那些地方的防火、防潮、防虫措施都不完善，极易造成档案损失的情况。在档案库房缺少的情况下，档案资料被存放在箱子里，不便去查询和检索，加上管理人员态度恶劣，相关资料很容易遗失遗漏。对上述问题，根本原因还是缺少经费保障，无论是人员建设、部门基础设施建设还是库房建设，都需要相应的资金投入来实现。
3.缺乏行之有效的管理机制。
许多企业的退休人员档案管理由企业继续管理，并没有交给当地的社保经办机构管理，这就出现了管理人员多重化的问题。参保的资料通过社保机构管理，退休的档案由企业来管理，这期间的信息沟通容易出现问题。容易造成社保与企业的资料调查困难。一个人的退休档案和保险资料分别在不同机构保管，且管理方案大相径庭，致使退休人员的合法权益无法得到充分保障。
4.办公人员素质差。
在社会竞争日益激烈的当下，企业人员管理应该更加注重经济效益，档案管理疏漏，使得档案管理工作处于被动阶段。从目前从事企业退休人员档案管理的员工看，其对档案管理的认识也存在诸多不足，没有提升自身专业素养的意识，在整个单位中对档案管理工作极为消极，认为只要把资料摆放好就可以。对于退休人员的档案管理，企业的相关部门重视度也不高，很多企业采用原始的手工管理方式，档案管理人员大多数都是身兼数职，在专业素养和文化知识方面都很难满足现阶段档案管理建设的需求。
二、做好退休人员档案管理工作的建议
1.建立行之有效的管理制度。
要想确保退休人员档案管理工作有质量地完成，需要建设相关的规章制度，规范退休人员的档案管理，在接受工作流程中要规范资料存储，建立相应的管理制度，通过登记、整理、归档和录入等手段有效完成作业。在企业人移交退休人员档案内容时，要严格按照规章制度来完成，逐一进行工作登记。在接受分拣时也要每个都清点、校对再验收，同时要完善档案信息登记表。登记表上缺少相关内容，但确实存在的某份档案，要及时补齐；针对登记表上已经记录，但找不到相关资料的，要及时更正。相关单位领导要积极审核，在登记表上签字盖章，明确档案内容，确保档案交接工作的规范化和科学化。
2.建立电子档案。
建立电子档案需要做好数据的备份工作。电子档案事实上就是将退休人员的信息录入计算机内，通过检索系统轻松地调查退休人员的档案，避免反复拆卷挑选，提高档案检索效率。与此同时，要坚持档案服务的原则，适当地增减内容，尽量减少调档，以有效提升电子档案的利用效率。针对已经录入的电子信息要进行计算机硬盘备份，确保数据安全。
3.做好退休人员的服务工作。
档案管理中心是退休人员和社会保障管理的服务窗口，一方面要做好档案管理的接收工作，另一方面要提供有效的查询服务。在日常工作中，查询档案会出现人员复杂情况，也会出现一些弱势群体，这要求工作人员换位思考，体谅弱势群体以及前来查询人的心情，想人民之所想，特殊情况要善于应变。工作过程中首先要保证好自身的工作效率，及时准确地为前来查询的人员提供服务，能办理的尽快办理，不能办理的要清晰说明原因和理由，获得大众谅解，尽量避免和大众起冲突，真正做到为人民群众服务。
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退休人员管理是我国经济发展初期国企办社会职能的表现形式之一，随着市场经济改革的不断深入已经逐渐成为国企转型升级的制约。2019年，中央办公厅、国务院办公厅印发《关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见》，在全国范围内推行国企退休人员社会化管理，退休人员人事档案同步移交。
(一)助力国企职能定位转变
我国的国有企业在其发展过程中曾经承担了大量的公共性职能，除了需要完成生产任务、实现盈利目标外，还具有退休人员管理，国企办教育、国企办医疗，职工宿舍物业与水、电、气、消防安全管理等五方面的职能，导致企业负担过重，严重拖累了生产效率。剥离企业办社会职能是国有企业改革的核心。目前，国企职工住宅家属区“三供一业”与教育、医疗职能移交改革已经基本完成，推进国企退休人员社会化管理是深化国有企业改革的重要课题，有助于理顺政府与国企的职责界限，使国企从公共性职能中解放出来，集中精力专注主营业务，提高市场竞争力。
(二)提高档案管理服务水平
国有企业档案管理部门并不是专业化的档案管理机构，由于各企业管辖的自身退休人员人事档案数量较少，聘任专职档案管理员人力成本较高，导致许多企业并不能从“按岗选人”的原则出发，而是选择让不具有档案专业背景的其他岗位人员兼职做档案管理工作，或者将档案管理岗位作为安置年龄较大、因病退居二线人员的“照顾性”岗位，由此造成从业人员业务素质不高，缺乏必要的上岗培训与继续教育，无法适应新时代国企退休人员人事档案管理的要求。此外，由于档案管理工作并非企业的盈利增长点，许多企业高管对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏更新档案管理设施设备的动力，一些企业的档案室都未能按要求配备除湿机和防火器材等，造成纸质档案霉变破损，档案的保管存在安全隐患。国企退休人员人事档案实行社会化管理可以有效地改善这种现实情况。政府部门对辖区内的所有国企退休人员人事档案进行集中管理，管理规模与档案总量远超以前单个企业管辖的体量，有助于形成规模效应，还可以利用采购谈判低价采购设备与耗材，有效降低成本。档案管理人员分工协作、各司其职，一方面摊低了每份退休人员人事档案管理的人工成本；另一方面也有助于组织规范化的档案业务培训，优化绩效考核方案，通过交流协作营造工作人员之间比、学、赶、超的良性竞争氛围。
(三)保障企业退休人员利益
由于退休审批需要人事档案材料佐证，职工到达法定退休年龄、办理退休手续的时间节点是企业人事档案的高峰利用期。很多人误以为国企人事档案在人员退休审批结束后就毫无用处了，但实际上退休人员人事档案的利用范围涵盖了政审佐证、继承权确认、社会保障权利证明等方面，对人事档案整理与审核水平有较高的要求。根据有关学者的统计，国企退休人员人事档案的利用机构(人)中，社会保障部门占比最大。换言之，在国企退休人员人事档案社会化转型之后，社会保障部门(退管经办机构)既是档案的管理机构，也是利用档案频率最高的机构，有助于社会保障部门(退管经办机构)从档案用途的角度出发，深入剖析入档材料的必要性与重要性，适时调整档案类目，重塑管理流程，使国企退休人员人事档案管理工作更好地为档案利用服务，从而有效保障国企退休人员的合法权益。
二、国企退休人员人事档案移交可行性
国企退休人员人事档案移交社会化管理工作时间紧、任务重，管理模式变动大，涉及国企退休人员人数众多。在退休人员人事档案移交过程中，国企和人事档案接收机构要以“送出去”“迎进来”的姿态，主动衔接，热情服务，打消国企退休人员的顾虑。
(一)做好政策宣传与咨询服务工作
国企退休人员人事档案移交实施社会化管理离不开国企退休人员的理解和支持。由于国企退休人员人事档案管理的模式运行已久，许多退休人员不理解改革的动因，容易产生档案移交实行社会化管理可能会影响退休人员待遇的担忧。政策宣传与咨询服务可以帮助国企退休人员充分了解实施退休人员人事档案社会化管理的优点，使他们明白退休人员人事档案移交的步骤流程与方式方法，有助于提高退休人员对人事档案移交工作的配合度与接受度。同时，国企退休人员人事档案移交实施社会化管理也是一次促进档案业务“供给侧”与“需求侧”交流融合的改革契机，政策宣传过程中能够收集到大量国企退休人员的意见建议，也可以为档案管理部门改进服务质量提供思路和依据，进而有助于促进由“政府、群众、档案”新型三元互动模式取代传统的“政府、档案”二元互动模式，有效提高行政效率。
(二)制定科学合理的移交方案
在实施国企退休人员人事档案社会化转型之前，由于国企退休人员人事档案是由企业自行管理的，导致人事档案管理的质量参差不齐，档案接收机构对各个国企的档案管理情况的掌握也不够全面。因此，在开展国企退休人员人事档案移交工作之前，档案接收机构需要开展调研和沟通衔接，摸排底数，列出责任清单，明确目标任务。要积极了解掌握各移交企业退休人员人事档案管理的现状，依据移交人事档案的总量、行业类别、社保归属地等进行归纳分类，制定下发具有可操作性的移交方案，按照先易后难、分类分批原则，明确移交所需材料、经办流程、时间安排。还要认真开展政策培训，组织重点国企人事档案管理人员召开政策宣讲会，提高国企档案移交工作人员的业务经办能力。同时按照时间表倒排工作，掌握进度，限时完成，保证国企退休人员人事档案社会化管理改革有条不紊、忙而不乱。
(三)简化档案移交流程
档案接收机构接收到国企退休人员人事档案以后，要将信息同步共享到街道(社区)，同时开展人事档案信息化加工。要畅通移交业务流程，在移交过程中，档案直接在国企与档案接收机构之间进行流转，企业退休人员本人不用办理任何手续，只需在接到社区通知后到社区报到并确认相关信息。
(四)加强档案移交中的过程控制
为保质保量完成国企退休人员人事档案移交任务，档案管理部门应及时落实国企退休人员人事档案移交考核的口径、指标、工作要求，实施风险防范预案，对档案移交接收工作认真进行查漏补缺。一是建立通报机制，对考核范围中的重点企业形成移交情况进度报表，定期通报情况；二是建立督查机制，对各档案接收机构按行政区划归属进行工作督查，加强沟通，及时指导。
(五)设置过渡期，确保平稳移交
国有企业涉及的行业范围广泛，由于主管单位不一，往往遵循不同的档案管理规范，实行统一管理难度较大。国企退休人员人事档案管理的社会化转型打通了档案管理的前后端，促使各企业按照统一的标准及时归档、合理组卷、规范装订，并要求涉及档案移交的相关国有企业在过渡期内保持一定力量协助档案接收机构做好企业退休人员人事档案社会化管理服务的协调工作，如有档案材料缺失需按规定进行补充或提供情况说明，以免因“三不管”与相互推诿损害退休人员的利益。
三、国企退休人员人事档案日常业务改革
档案移交只是国企退休人员人事档案社会化转型的第一步。社会保障部门(退管经办机构)成为国企退休人员人事档案的管理部门之后，日常为企业退休人员提供档案整理、查询、调动、出具证明等服务，需以“就近办、简化办、网上办”为要求，推进窗口服务工作标准化、规范化、制度化建设，不断提升企业退休人员的满意度。
(一)流程再造
传统的档案政务服务模式以档案服务机关的职能为中心，档案管理人员具有资源优势与政务权利，容易滋生官本位思想。随着行政体制改革向纵深推进，传统的档案政务服务模式已经无法适应新时代社会经济发展的要求。近年来，“一窗受理”成为政务服务领域的热点名词。由于办事窗口是政府向群众提供面对面服务的场所，可以在很大程度上影响群众的满意度。因此许多政府机构对外办事部门都以方便群众办事为目标，将原本的各分项业务办理窗口统一归并为综合窗口。比如，由具有档案管理职能的业务部门对综合窗口工作人员进行业务培训，使每一个综合窗口都可以经办国企退休人员人事档案业务。另外，安排领导干部轮流到办事大厅值周，负责向前来办事的外来人员提供引导、政策解释、陪跑服务；实行窗口工作人员错时上下班制度，实行中午时段窗口对外办公，最大限度减少办事人员等候的时间等，这些都是提高档案服务质量的有益尝试。当然，“一窗受理”不应仅仅拘泥于字面意义上的归并办事窗口，更应该借“一窗受理”完成档案政务服务的流程再造，使其成为“政府再造”的契机。“政府再造”理论是当下政府改革中广泛使用的政策工具，是指通过对政府行政部门与公共管理组织绩效的根本性变革转型，大幅提升效能、服务能力、创新能力与适应能力。“政府再造”要遵循公共导向，档案管理部门应以便民利民为出发点，最大限度地简化办事环节，最小化行政成本，从而提高档案管理服务效能。
(二)精简相关材料
应从企业、群众的办事需要出发，精简国企退休人员纳入社会化管理服务审核所需材料。比如，社会保障部门(退管经办机构)可以利用信息化手段获取国企退休人员的基础信息，从而取代传统的由退休人员手工填写各类表格的信息采集方式。将功能相近的表格整合为一张表格也能够有效缩短窗口业务的平均办结时间，为“一窗受理”提速增效。
(三)档案数字化
在传统的档案管理模式下，纸质档案要实现在各部门间的流转共享就必须通过“调档”的方式进行，档案材料流动缓慢且利用效率低下。如果业务申办发起地与档案保管地距离较远，经常需要耗费更多时间，无法“即办即走”。因此，要实施改革，就需要信息技术的协助。档案数字化是大数据时代档案管理的发展方向，是指通过使用扫描仪等设备，将纸质档案进行加工使其转变为数字图像存储在电子载体上，并且按照档案材料之间的内在联系，把数字图像和目录数据用关联关系连接起来的处理过程。国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，可以分批次进行档案数字化。一方面，档案数字化以纸质档案为基础，有助于形成倒逼机制，促使档案管理机构及时做好纸质材料的归档、整理、审核、检查等工作，保证入档材料的准确真实、类目完整；另一方面，档案数字化不仅能够防止档案的腐化霉变、破损遗失，还能够提高档案利用效率，有利于政务信息的公开，实现档案资源的互联互通。
(四)打通档案信息共享壁垒
国企退休人员人事档案是企业退休人员人生经历的记录与证明，是最好的身份信息佐证材料。在国企退休人员人事档案移交实行社会化管理以后，凡是涉及行政业务的事项，如有关高龄、劳模、政治面貌、高级职称等信息的数据采集，都可以在档案移交环节完成，不再需要办事企业与群众自行填写，实现让数据“替群众办事”。在条件允许的情况下，将档案系统网络延伸到社区，在行政审批权限范围内实现信息共享，通过多部门合作使档案异地查询、档案业务异地“一窗受理”成为可能。
四、社会化转型的成效与展望
国企退休人员人事档案管理社会化转型有效提高了企业与退休人员办理档案业务的便捷性，推动了档案数字体系的构建与公共服务理念的转变；同时，也对经办机构的档案管理能力提出了新的要求。开放且充满活力的政府、从群众需求出发的服务理念，以及不断提升的信息化水平是社会化转型改革成功的关键所在。一方面，档案管理部门应巩固现有改革成果，保持与国有企业的良好沟通，集思广益，将好事办得更好；另一方面，还应注意分析国企退休人员人事档案管理中出现的新形势、新问题，不忘初心，与时俱进，努力完善健全档案管理机制，更好地为企业退休人员服务。
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国家的发展离不开老一辈无产阶级的奋斗，同样企业的发展也同样离不开那些离退休人员。可以说没有他们的辛苦奋斗也就没有企业的今天。而然，在他们退休以后企业却不再重视他们，以至于对于他们的档案管理也没有引起足够的重视。主要表现在以下几个方面：
1、 与在职员工相比他们的档案被随处安放
今天的企业为了更好的生存竞争都非常激烈，似乎每天都有企业倒闭或者面临倒闭。对于这些企业的离退休人员档案几乎无人问津，甚至有些人的档案早已经不知去向，再加上国家政策的改变致使很多人都被迫退休，他们的档案也同样得不到合理的保护。
2、 环境简陋、材料缺失
由于在档案管理中经常出现资金不足的情况导致工作人员只能将离退休人员的档案放置在箱子里而无法为离退休人员建立一个专门的档案库来保管他们的档案。再加上企业的不重视导致档案管理人员拿到的档案材料残缺不全从而为这部分人的档案管理工作带来困难。
3、 管理人员不合格
无论是破产企业的档案管理人还是社区的档案管理人员，由于都没有进行档案管理方面的培训，所以管理能力相对较差甚至有些管理人员根本达不到管理的资格。
4、 企业离退休人员的档案仍然用最原始的方式进行管理
由于企业的不重视致使这部分人的档案依然采用手工方式进行管理，而没有考虑到这部分人的价值从而更好让他们为企业进行服务。
二、加强企业离退休人员的档案管理的重要性
1、 从民族传统方面看：中华民族从出现到今天已经走过了五千多年的发展历程，五千多年里形成了许多传统美德广为流传，其中尊重老人爱护老人就是非常重要的一条。企业离退休人员从年龄上讲都是老年人，而让老年人安度晚年正是我国一直倡导的目标。所以为了能够让他们度过一个安详的晚年必须要加强他们的档案管理和服务工作。
2、 在离退休的企业职工当中，有些可能是因为年龄或者身体方面的原因不能再继续胜任工作。另外还有大多数人员他们有实力也有能力更愿意为企业的建设贡献自己的一份力量。为了能够让这些老年人更好的为企业发展和建设服务也要加强他们的档案管理和服务工作。。
3、 与年轻的职工相比离退休人员更有经验和阅历，尤其是工作在一线的离退休人员技术水平更是毋庸置疑。对于这些人企业只要稍加指点他们就可以为企业创造价值，企业重新招用他们也可以在一定程度上缓解社会的压力。所以，加强对离退休人员的档案管理工作不论是对企业、离退休人员自身还是国家来说都是有利的。
三、 怎样加强企业离退休人员的档案管理
既然离退休人员对于企业的发展存在这么多好处那么应该怎样加强企业离退休人员的档案管理工作呢？笔者认为可以从以下几点入手;
1、 完善档案管理机构和体制
要想对离退休人员的档案进行管理首先要完善档案管理的机构。具体应该做到政府要建立一个专门的机构来管理离退休人员的档案，并且为每一位离退休人员建立专门的档案数据库。这样一来既防止了离退休人员的档案无故丢失也避免了材料不全而无法让这部分人更好的为企业进行服务的麻烦，同时也可以
转贴于
避免随意领取养老保险金等问题的几率，还可增进军民感情，真正实现离退休人员的档案管理与社会服务相连接。
2、 建立一支专门的队伍加强企业离退休人员的档案管理
可以采取内部选拨和社会招聘两种方式来寻找离退休人员档案管理方面的人才，争取从中挑选出一批思想觉悟高、专业技术强、文化程度相对达标并且喜欢档案管理工作的一群人员来加强档案管理工作。并且对这部分人定期进行考核并按照考核程度分配职务，从而真正把企业离退休人员的档案管理与社会服务结合起来。
四、 改变以往对待离退休人员的观念
要想真正做好企业离退休人员的档案管理工作必须要改变一下两种观念：
1、 离退休人员的档案已经没有用处了。社会上普遍存在着无视离退休人员的档案的现象，认为他们应经老了根本没有任何价值了对于他们的档案管理根本不用去加强管理。这是一种非常错误的想法，加强他们的档案管理首先对社会有用其次可以更好的体现党的政策。
2、 企业离退休人员的档案无法归类。现在普遍存在着离退休人员的档案不知道如何归类的情况，其实这种想法也是不对的。离退休人员的档案对于我们年轻人来讲是一笔很大的财富，他们的经验教训都可以对我们今后工作的正常开展起到不可替代的作用。因此我们一定要保护好企业离退休人员的档案。
五、 加强企业离退休人员档案社会化服务
档案的管理是为了更方便地服务于档案的利用，做好企业离退休人员的档案管理工作最终目的是为了更好地服务于广大离退休人员，更快地实现离退休人员社会化管理。所以，企业离退休人员的档案管理与服务是相辅相成、密不可分的一个整体。
企业离退休人员档案社会化服务内容：
1、退休人员购买公有住房时，根据人事档案对其工龄认定。
2、退休人员子女入党时，提供给单位（学校）政审情况。
3、退休人员异地定居迁入户口时，提供干部履历表或工人登记表复印件。
4、房屋过户时，退休人员亲属关系证明。
5、退休人员独生子女证丢失申领补助费时，提供独生子女审批表复印件。
6、退休人员的工龄工资、高级职称、劳模等相关待遇调整。
7、其他有关退休人员档案社会化服务事项。
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根据《关于转发劳动和社会保障部等部门(关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见)的通知》的文件精神，各级党委和政府要充分认识做好社区管理工作的重要性和紧迫性，将其摆上重要议事日程，切实加强领导，精心组织，统筹规划，保证工作的顺利推进。换句话说，未来几年，全部企业退休人员都要实行社区管理，而企业退休人员的数量每年都按一定的规模在增长。由于受现有条件的限制，目前许多地方企业退休人员的人事档案都存在疏于管理或管理不严等诸多问题，如何解决这一问题是企业退休人员社区管理是否完善的关键部分。按照现有企业退休人员的数量计算，如果186万企业退休人员全部实行社区管理了，每个社保所仅企业退休人员的档案数量就会达到5886份，再加上失业人员和其他人员，将会给社保所带来很大的工作压力。
在接收程序上，北京市出台了《北京市实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理试行办法》、《关于规范社区管理企业退休人员人事档案转移程序有关问题的通知》、《关于劣势国有退出企业退休人员实行社区管理移交人事档案有关工作的通知》和《关于在职业介绍及人才服务机构存档人员办理退休手续后整理人事档案管理有关工作的通知》等文件，街道(乡镇)社保所在接收企业退休人员人事档案过程中主要按照这四个文件的规定进行接收，基本实现了档案管理工作的统一化。
2009年北京市提出“在有条件的区县、街镇开展规范整理档案、统一转移程序的试点工作”。每个区县根据各自特点选择一个街道(乡镇)社保所进行试点或在试点的基础上向全部街道(乡镇)社保所铺开，其中朝阳区、西城区、宣武区和顺义区等试点区县借助档案局的力量，统一了社区管理企业退休人员档案的接收标准，解决了社区管理企业退休人员人事档案不规范，档案转移程序不统一、必备材料不齐全等问题。
(二)社区管理企业退休人员的档案管理模式分析
北京市下设18个区县、316个社会保障事务所，档案管理分集中式管理和分散式管理两种模式。
1 集中式管理
顺义区是北京市首家也是唯一在全区范围内实行企业退休人员人事档案集中管理的区县。顺义区现有社区管理企业退休人员人事档案11086份，集中建立了一个总面积400平方米的档案库，档案库面积按照每千卷档案不少于10平方米的标准安排，配备档案柜密集架42组(约存放20万份档案)。顺义区档案集中管理的程序如下：企业退休人员实行社区管理时，将人事档案材料移交户口所在地的街道(乡镇)社保所，社保所审查后将符合条件的人事档案送交区劳动服务管理中心集中进行统一管理。
为提高档案管理效率，实现档案管理的网络化、电子化，顺义区开发了企业退休人员社会化管理系统软件，将实行社区管理的企业退休人员基本情况输入到企业退休人员社会化管理系统软件中，使街道(乡镇)社保所能准确、及时掌握企业退休人员的生活状况。社保所需要了解某个退休人员的状况，只要在网上输入个人代码，退休人员的个人信息就清晰准确地呈现在工作人员面前，社会化管理工作者就可以根据工作需要针对有特殊服务需求的退休人员进行具体的服务。而在使用企业退休人员社会化管理系统软件之前，个人信息的获取首先要通过各街镇的负责人去了解，而后再根据所了解的情况，查看其原始档案记载进行多方查证。电子档案管理系统的开通，使用时只需在检索信息栏内输入关键字就可将所属类型的退休人员一览无余。
档案管理与网络化、电子化相结合增强了区劳服中心与各社保所业务上的横向联系，从而实现档案信息的资源共享。但是，目前的电子化档案还没有实现完全意义上的电子化管理，如每个企业退休人员档案材料的具体内容并未实现电子化管理，所谓的电子化管理只是退休人员的基本信息实现电子化管理。如何将企业退休人员档案材料的具体内容实现电子化管理还需要进一步探索。并且，集中式管理需要充足的资金支持，软硬件设施都要配备齐全，还需要专业的档案管理人员，就现有条件来说，企业退休人员的人事档案如果实行集中管理，市区两级财政需要投入一定规模的资金才能够实现。
2 分散式管理
这是北京市目前采取的主要做法。即将社区管理企业退休人员的人事档案存放在户口所在地的街道(乡镇)社会保障事务所。尽管北京市出台了人事档案转移、接收、规范整理的相关文件，但是各区县街道(乡镇)社保所档案管理软硬件设施条件不一，管理的标准并不一致。
从对各区县的调研可以看出，有的区县或者街道(乡镇)投入资金多，软硬件设施较为完备，档案管理的标准就高。而有部分街道(乡镇)社保所特别是偏远山区的社保所没有独立档案室，在办公室里放置几组柜子存放档案，而且档案的整理也不规范，远远达不到档案管理所要求的标准。
以西城区展览路社保所为例，西城区展览路社保所有独立档案室，有效使用面积达到30平米，将五节柜改成容量更大、取用方便的密集柜，预计容量可延后3～5年。同时，社保所安排两人按照AB角负责档案管理工作，保证了专人负责。
分散式管理的优点就在于灵活、便捷，因企业退休人员实行社区管理时，街道(乡镇)社会保障事务所要提供相应的管理服务，社保所接收了企业退休人员的人事档案，随之提供档案管理，不需要再转移档案。退休人员需要查阅档案时，来社保所查阅一是距离近二是工作人员熟悉，甚至都是街坊邻居，符合老年人办事习惯。
但是，分散式管理的缺点也不容忽视，社保所工作量大，人员紧张，在档案管理上无法配备专职及具备专业知识的工作人员，常常是接收了企业退休人员的档案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所连标准的档案柜都没有)，查阅时拿出来，不用了搁置在那儿不管不问，更谈不上电子化管理。这种缺乏现代的、科学的档案管理方式与我们建立覆盖城乡的完善的社会保障体系有着很大的冲突。
(三)社区管理企业退休人员档案管理模式存在的问题
北京市通过规范档案管理制度并开展试点工作解决了档案管理中存在的一定问题，特别是各区县根据本区县的实际情况，选用合适的档案管理模式，促进了企业退休人员档案管理工作。但是，通过
对两种模式的调研、比较和分析，笔者认为，不管是集中式管理模式，还是分散式管理模式，都存在着共性问题，包括思想认识不到位，档案库(室)无法满足日益增长的社区管理退休人员数量，档案管理人员专业知识不强，队伍不稳定，人事档案材料不规范，以及人事档案管理手段落后。这些问题是档案管理工作不容忽视的基本问题，只有先解决这些基本性的问题，然后才能够优化社区管理企业退休人员的档案管理模式。
二、优化退休人员档案管理模式的对策分析
笔者认为，根据当前我国档案管理部门管理基础建设状况，结合退休人员档案管理的特点，可采取集中管理为主，分散接收为辅的管理模式优化退休人员档案管理工作。具体措施如下：
(一)开发离退休人员档案管理系统软件
由于企业退休人员档案来源构成比较简单，档案数量不多，服务范围有限等现实情况存在，再加上社保所繁重的工作任务，资金紧张，缺乏档案管理的专业人才，导致北京市企业退休人员的档案管理仅满足于完成档案的一般收集、保管等常规事务性工作，而忽略档案管理信息化建设工作的开展。
因此针对这种情况，笔者认为应该结合离退休人员的特点，开发离退休人员档案管理系统软件。该软件可参考“顺义区退休人员社会化管理系统软件”，使软件在功能设计上不仅仅具有存档的功能，还应该具备储存退休人员基本信息的功能，使管理退休人员的工作部门通过计算机随时掌握退休人员的生存和生活情况，为退休人员提供及时的、符合要求的服务内容，真正实现退休人员的动态管理。为了适应大保障体系的建设，软件的服务对象应覆盖所有离退休人员。
(二)集中管理为主――建立市级离退休人员档案管理中心
就北京市而言，顺义区率先实行了区级企业退休人员档案的集中管理，为退休人员档案集中管理提供了宝贵的经验。集中管理退休人员档案的必要性及优势主要体现在以下几个方面：
1 集中管理档案是推进退休人员社会化管理服务的内在要求。社区管理企业退休人员的档案由分散走向集中，是社会化管理服务工作发展的大势所趋，可以有效发挥整体优势，实现管理服务资源科学和合理的配置。
2 集中管理档案是维护退休人员合法权益的重要体现。退休人员档案是退休人员享受待遇的原始凭证和重要依据，集中管理退休人员档案，可保证其安全与完整，避免档案的缺失、涂改等不规范行为的发生，从而保证档案的真实性和实效性，有效地维护退休人员合法权益。
3 集中管理档案是强化社会保险工作的基础手段。集中管理企业退休人员档案是社保应收基金及时足额到位，养老金按时足额发放良性机制形成的基础性前提，对社保基金的安全运营起到超前的防范作用，而且为社保部门基本业务的正常开展直接提供了可靠的信息资源，强化了社保业务的基础性工作，是社会保险管理的基础性手段，有利于社会保障事业的可持续发展。
4 集中管理档案与信息化建设相结合可增强信息数据的准确性。退休人员基本信息始终处于动态管理状态，集中管理档案后，人员的增减、基本信息的变更等都可以通过离退休人员系统软件反映出来，实现养老保险数据规范、统一的目标，有力地促进基金监督、综合查询、信息分析等服务系统的应用。
5 促进社会保障事务性工作规范化发展。对企业退休人员的档案集中进行管理后，对档案的收集、整理、保管、存档都有一个明确的程序和规范，可以防止资料丢失和管理混乱；通过集中管理退休人员档案，社保部门可以有效地防止虚报冒领养老金现象的发生，加强离退休人员的管理。同时，减少社保部门与企业之间烦琐的业务环节，提高经办效率，使社会保险工作走向正规化、科学化、制度化。
笔者认为，建立市级离退休人员档案管理中心是完善社会保障体系建设的重要举措，也是强化档案管理工作，切实提高档案利用率，有效促进社会保险工作健康发展的良策。
鉴于北京市企业退休人员社会化管理服务工作职能在北京市劳动服务管理中心，离退休人员档案管理中心相应地也应该归属于北京市劳动服务管理中心。档案管理中心如何组建，领导机构的设置以及具体工作机构的成立不是本文讨论的内容。本文探讨的是档案管理中心成立以后，应该从哪些方面入手，创造出规范的、现代化的离退休人员档案管理中心。笔者认为应该重点强调以下几方面工作。
1 管理对象逐步覆盖到所有离退休人员
北京市新组建了北京市人力资源和社会保障局，按照市局提出的“大保障”的社会保障理念，原有的仅局限于对企业退休人员的管理服务，将逐步覆盖到全市机关事业单位离退休人员的管理服务。在此基础上，笔者对档案管理中心职能的设想是：中心建立初期先接收社区管理退休人员的人事档案，条件成熟后，进一步接收全部企业退休人员的人事档案材料，最后覆盖到机关事业单位全部离退休人员，使档案管理中心成为北京市所有离退休人员人事档案的接收单位。
2 实现档案管理信息化
实现档案管理信息化是一项系统复杂的工程，一方面有赖于现代信息技术的全面支撑，另一方面更离不开档案管理部门的全力投入。
一是信息化要求档案管理部门重视档案管理基础工作。在档案接收、鉴定、保管、检索、利用等方面有一套健全的规章制度，并且在实际工作中能严格按照规章制度办事，能全面保证档案在接收、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等各个方面达到完整、准确、安全、系统的良好效果；同时，要有足够的资金保障支持档案管理的信息化建设。
在人才队伍建设上，要配备强有力的适应信息化建设需要的专业人才队伍。档案管理人员除了要具备过硬的政治思想素质和良好的职业道德素质外，还要具备高水平的综合业务素质。退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理。退休人员年纪大，与单位联系比较松散，像养老金调整、养老金社会化发放，医疗费报销，居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期的查阅退休人员的档案材料，这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求。
二是信息化还要求建立覆盖全市的退休人员档案管理网络系统。笔者初步设想，结合社会保障系统特有的“金保工程”，构建市、区(县)、街道(乡镇)三级档案管理网络系统。市级建立离退休人员档案管理中心，区县和街道(乡镇)相应要成立档案管理部门，虽然纸质档案都存放在市级离退休人员档案管理中心，但三级管理部门都要安装使用离退休人员档案管理系统软件，实现档案管理电子化，负责本辖区范围内的退休人员人事档案管理工作。
3 档案管理与社会保障社会化管理事务性工作有机结合
笔者在上文已经提到，应该开发离退休人员档案管理系统软件，该软件在设计上不仅要支持档案管理工作，而且还要具有能够及时核实、补充退休人员基本信息，办理退休人员转移、接收工作，同时为北京市企业退休人员搭建领取基本养老金资格认证工作平台等功能。
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创建人事档案管理服务目标体系
企业退休人员人事档案管理服务是一个系统工程，需要从顶层设计，以规划为引领，创建全面、可持续发展的管理服务目标体系，以推动企业退休人员人事档案管理服务事业的发展。南京市企业退休人员人事档案管理服务的目标，也是服务和满足企业退休人员和社会的生产生活的需求。规划的主要任务是根据国家档案局要求，落实“三个体系”的建设:一是建立覆盖企业退休人员的档案资源体系，二是建立方便企业退休人员的档案利用体系，三是建立确保档案安全保密的档案安全体系，这三个体系是统一的有机整体，安全保障体系是手段，资源体系是基础，档案利用体系是目的。
建立经济实用的人事档案库房
南京市企业退休人员人事档案库(馆)的建设理念与实体建筑都需要进一步发展。档案库建设是档案安全保障的基础，是档案资源建设和企业退休人员人事档案利用的依托，因此档案库房建筑必须符合档案的长期安全保管和便于提供利用的要求。国家档案局、建设部和发改委在2007年对档案馆的建设标准作了规范要求，明确了建设规模和项目的构成、房屋建筑面积指标、选址与规划布局、建筑设计和省市县档案馆用房指标分类。在档案库房建设的原则上，于海燕认为需要遵循实用性、经济性、人本性和文化性原则［1］。实用性原则是指把实用和节俭放在第一位，尽可能考虑档案保护的要求，为档案提供最大可能的安全保障。经济性是指在节能降耗、环保低碳方面加强档案馆建设的投入，在档案库房建筑设计时充分考虑档案库房设施，合理采用新技术、新材料、新设备，注意可持续发展。人本性原则具体体现为无障碍设计，为残疾人、老年人提供便利行动的设施，同时在档案用房布局中给档案利用者提供方便。文化性原则是指档案库房建设要反映文化特性，具有文化个性，是人事档案走近社会和企业退休人员的重要渠道。南京企业退休人员人事档案库房建筑是由800多平方米的地下室库房和100m2左右的服务大厅、60m2左右的两间办公室组成，而且区位比较分散，这与国家档案库房建设标准和库房建设原则还有很大的差距，因此成立独立档案库应该成为可能条件下的首选，建筑区位选择在市统一规划的基础上要尽量符合交通便利条件，建筑面积根据企业退休人员人事档案资源容量以及未来20—30年需求，应在5000m2以上，建筑设计应揉合南京古城风貌精神，服务设施应反映以人为本的理念。
强化人事档案资源建设
南京市企业退休人员人事档案要继续贯彻“大集中、大服务、大档案”的理念。档案实行集中管理是确保档案库丰富信息的来源，随着新增企业退休人员人事档案的实时入库的已退休人员人事档案的分批次入库，目前已入库管理38万卷，23万企业退休人员人事档案待入库，每年还有近3万新增的企业退休人员人事档案入库，巨大的库藏容量，是南京市人力资源和社会保障机构不断满足全市企业退休人员人事档案的管理与服务多样化需求的坚强后盾。随着入库人事档案数量的日益增加和档案利用需求的明显增长，充分利用计算机与网络先进技术实现企业退休人员档案数字化管理应成为当前的主要工作目标。档案数字化把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。当前南京市推进企业退休人员档案的必要性主要体现在三个方面。一是妥善解决退休人员人事档案存放的有效途径。由于现有办公用房条件限制，将档案信息数字化以及纸质档案移交档案主管部门或异地代保管，不失为解决退休人员档案存放的一条有效途径。二是提升档案服务效率的现实需要。目前南京市人力资源和社会保障机构档案管理部门每月接待退休人员档案查阅量约1100卷、借阅180卷、复印2000余份。退休人员档案数字化后，可以提供更快捷的查询和其他利用服务，大幅提高档案服务效率，满足各类用人单位以及相关群体对档案利用的需求。三是档案管理与服务的发展趋势。现代档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。退休人员档案数字化后，存储于数据库里的数字档案，将可以提供方便、快捷的远程查阅和多点、多向查阅及其他利用，不仅提升我们对退休人员档案的有效利用，还将全面提升我市退休人员档案管理及服务的整体水平。同时，退休人员档案数字化还将为我市社会保险业务档案数字化积累经验。当前南京市推行企业退休人员档案数字化的有利因素也有三个方面。一是信息技术有支持。现在档案数字化技术已比较成熟，且档案数字化工作在全国各地区档案管理部门也有比较成功的做法，可以为南京市退休人员档案实现数字化管理提供有力的技术支持和可借鉴的宝贵经验。同时，南京市人力资源和社会保障信息系统和市、区(县)、街道(乡镇)、社区(村)四级公共服务平台，也为今后实现档案数字化利用奠定了良好的基础。二是经费来源有保障。南京市每年可用于退休人员档案管理的费用约为260万元，且每年随着退休人员的增加相应增长，加上目前的历年结余409万元，基本上可以满足退休人员档案数字化管理的经费要求。三是规范管理有基础。南京市企业退休人员档案管理工作已基本实现规范化，确保退休人员档案均按规定整理、立卷、归档、入库，配置了适宜安全保存档案的专门库房以及相关必要设施，建立了比较完善的各类管理服务制度，同时初步建立起了一支业务素质较高的档案管理队伍，为实现退休人员档案数字化提供了有力保证。企业退休人员人事档案数字化管理建设可遵循统一规划，分步实施，技术可靠，永久保存的基本原则，依托人力资源和保障信息系统开发数字化档案管理子系统，安全、高效的管理和利用退休人员档案，实现资源共享，有效保证档案实体安全。目标是将新增的退休人员档案及时进行数字加工处理，转化为数字信息后保存。在此基础上，将现有库存的人事档案逐步进行数字化处理加工;采用由小到大、由少到多、循序渐进，逐步扩大的形式，用3年左右的时间完成60多万企业退休人员档案数字化任务。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。其中扫描的主要工序有:高速扫描、去空白页、质检、高扫补扫、页码录入、页码特殊处理、影像自动排序。数字化后的档案采用BS架构实现自动实时出入库，后台是一个Web服务器，前台基于无线手持设备(如PDA等)，在库房内连接放置在库房中的无线路由器访问Web服务器进行资料出入库。在对企业退休人员人事档案数字化的过程别要做好数据录入质量的控制，加强数据录入人员素质培训，制定并逐步完善的录入细则，强化数据质量验收，确保档案数据的准确可靠，为档案资源的有效利用提供良好的基础。在加强企业退休人事档案数字化管理的同时，加强对现已产生的企业退休人员电子化档案建设的研究与管理，创建合适的电子档案系统管理模式，丰富和规范企业退休人员人事档案资源。在推动企业退休人员人事档案数字化的同时，需要注重对实体档案的维护技术研究，实体档案是历史的真实记录，有着证据学上的凭证及参考作用，具有不可替代的重要价值，加强对折痕、破裂、残缺、水浸、成砖、霉变污染、酸化等类型破损档案进行分类研究、制订合适的修复方案，也是当前企业退休人员人事档案资源管理的一个重要内容。提高企业退休人员人事档案资源的应用和服务能力目前主要有三方面的技术。一是建设档案检索目录。美国学者克莱弗登认为评价信息检索效果的指标有六项:收录范围、查全率、查准率、响应时间、用户负担和输出形式［2］，对照此标准，南京市企业退休人员人事档案信息检索技术还需要进一步推进智能搜索引擎如语义搜索、群体搜索、基本内容特征的多媒体检索、罗盘搜索、整合搜索、垂直搜索、个性化搜索、社会化搜索［3］等来建构信息检索系统，来提高档案资源管理服务水平。二是采用数据挖掘技术。随着企业退休人员人事档案数字与电子化档案量的增加，数据挖掘技术能够提高管理效率，更好满足社会和企业退休人员对档案查找、利用的需求。数据挖掘可以从大量的集中数据中，发现隐含在其中规律性的、人们事先不知道的，但又是潜在有用的最终可被理解的信息和知识的非平凡过程，它可以扩大档案收集范围，优化库存档案结构，提高整理效率、鉴定效率，提供个。［4］三是在适时推进云计算技术。云计算是指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和局域网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源，可以提高档案资源利用率，节省总拥有成本，增强IT灵活性和效率，被视为科技领域的新革命，对于建立统一、高效物档案资源管理服务平台、实现档案信息资源海量存储与共享利用、打造低碳经济信息化建设模式、提升档案服务、优化档案信息化人才结构等有着重要意义。［5］南京市企业退休人员人事档案管理服务可在四级服务平台间开展云计算试点，待技术成熟后可进一步推广。
加强人事档案安全体系建设
档案安全是企业退休人员人事档案管理服务工作的生命线，尤其是实现档案数字化管理服务后，档案实体安全与档案信息安全并重，是档案事业可持续发展的坚实基础。档案安全体系主要包括安全管理体制、安全管理制度、安全设施配备、安全技术系统管理等，就安全管理制度而言，要特点注重信息安全与保密规范，按照《档案法》、《保密法》等法规要求，确定企业退休人员人事档案信息资源审查标准，处理好保密与公开原则，在保障信息安全与保密基础上实现信息公开和资源共享。异地备份是数字时代档案信息安全管理的重要手段，提高档案安全保障能力。异地备份是指将原始档案资料数据化后，一成不变地进行复制，并保存在相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的异地。容灾，是指为保证重要档案数据在经历各种灾难后，仍能提供正常服务，并为此所进行的一系列应急计划和建设行为。［6］南京市企业退休人员人事档案的异地备份管理工作目前还没有有效开展，在档案数字化工作完成后，可以在国家人力资源和社会保障系统内或国家档案管理机构系统间建立异地备份管理关系，与相应机构签订协议，确保企业退休人员人事档案服务资源的安全。
开展人事档案编研工作
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二、退休人员社会化管理档案移交工作实践
2020年笔者所在公司积极响应国家关于退休人员社会化管理有关政策，积极推进公司退休人员社会化管理服务工作。
(一)成立公司社会化管理组织机构
为贯彻落实中央及省市地方政府关于国有企业退休人员社会化管理的决策部署，全面深化国有企业改革，平稳有序推进国有企业退休人员社会化管理工作，根据集团公司和动力研究院有关要求，结合实际成立了以公司董事长为组长，总经理为副组长,相关副总经理为成员的领导小组，负责组织贯彻中央推进企业退休人员社会化管理服务工作相关政策，组织做好与地方政府的沟通、协调及提供支持和保障工作。领导小组下设办公室，由主管人事工作的副总经理为组长，人力资源处等相关单位领导及人员为成员，负责退休人员社会化管理具体实施工作。公司退休人员社会化管理服务组织机构的成立，为退休人员社会化管理工作提供了组织保障。
(二)制定退休人员档案移交工作方案
凡事预则立，不预则废。退休人员社会化管理档案移交地方工作亦是如此。按照公司退休人员社会化管理工作领导小组的安排部署，人力资源处积极同相关单位沟通，抽调精兵良将组建了档案专项整理小组，首先对公司退休人员人事档案实体存放情况及人员名单进行了详细的核对、梳理，结合公司所属地区社保中心的要求，制定了较为科学合理的实施方案，为退休人员社会化管理档案移交工作的顺利完成奠定了基础。
(三)深化认识，强化培训
首先是提高认识。要让档案专项整理小组成员充分认识到企业退休人员社会化管理档案移交工作的重要性。其次增强责任感。档案专项整理小组应积极主动地向领导小组汇报档案整理情况及工作过程中遇到的问题。第三强化培训。对外公司积极组织档案专项整理小组成员参加上级单位组织的干部人事档案专项审核培训，学习相关审核标准知识，对内通过转训、现场指导、督导检查等方式提高档案专项整理小组人员的业务能力，确保每个人都能熟练掌握人事档案分类、编目、组卷等相关业务技能。
(四)确定退休人员档案整理工作流程及规范
1.工作流程
工作流程设计：根据公司所属地区社保中心的要求，结合公司退休人员档案管理的实际情况，制定了切合实际的工作流程。即：档案调卷—档案整理—档案著录—质检与装卷—专项审查—档案移交。
2.档案调卷
档案专项整理小组组长负责与档案库房管理人员办理调卷工作。按计划每周调100卷，逐份清点；办理退休人员人事档案交接手续后，将档案从库房搬运到整理现场。
3.档案整理
为提高工作效率，档案专项整理小组将人员分成四组，每两人一组，一人负责拆卷、分类与标注；一人负责著录。前者要选择有一定工作经验、对人事档案管理比较熟悉、责任心较强的人员承担，我们称他为小小组长。拆卷时小小组长负责逐页检查档案原件，有纸质档案目录的一并检查，发现错误或疏漏立即进行改正或做出正确标识；同时剔除生锈、易锈等金属物。拆卷完成后按人事档案的分类顺序排列，材料分类以形成时间为序，并以不同颜色的类别隔页纸间隔开材料，同时检查案卷的质量和完整性，以及是否有粘贴、分类错误等现象，发现问题及时进行调整或反馈。没有问题时，用铅笔对纸质档案内容标注分类码，一般标注在每件文件材料首页的右上方，分类码要求字体工整、大小适中。
4.档案著录
小小组长完成分类、标识工作后，将档案转交给同组成员；同组成员按照档案目录模板，以“件”为管理单位逐一录入文件材料信息，并打印目录。
5.质检与装卷
完成档案目录的录入、打印后，由小小组长对照档案目录检查档案数量、内容的正确性；档案目录和档案实体相符性；卷内文件的各种编号与档案目录编号的符合性；文件排列顺序的正确性及文件放置方向的正确性。装订案卷时，将档案目录放在卷首，文件要求右、下侧两端对齐；案卷封面上的姓名，案卷盒脊背上的姓名、籍贯、编号(不填写)等文字统一采用标准格式使用计算机打印，字体要求工整、清晰、大小适中。
6.专项审核
公司退休人员档案再整理完成后，主管人事工作的副总经理带队对公司退休人员档案整理情况进行了检查。检查采取抽查的方式，对部分退休人员社会化管理档案进行了审核，并对审核中发现的问题提出整改意见。档案专项整理小组组织对审核中提出的整改意见逐项进行整改，并如实向有关领导进行了汇报。
7.档案移交
按照退休人员档案交接双方签订的《退休人员人事档案交接协议》的要求，公司将经过整理并建立了档案目录的2000多名退休人员人事档案提交给公司所属地区社保中心，交接双方对档案内容进行了严格的审核、清点，最终完成了公司退休人员社会化管理档案的交接工作。移交手续由公司档案部门做永久备案保存。
三、体会
退休人员社会化管理档案移交工作开展以来，笔者所在公司积极克服时间紧、任务重、工作量大等诸多困难，精心组织、合理安排，以高度负责的态度全面推进退休人员社会化管理档案移交工作。2020年8月20日，按照企业退休人员档案交接双方签订的《退休人员人事档案交接协议》的要求，顺利完成退休人员社会化管理档案移交工作，成为公司所属地区首家完成企业退休人员社会化管理档案移交工作的单位，并被社保中心作为样板推广展示。通过企业退休人员社会化管理档案移交工作的实践，我们深感做好前期方案策划，加强实施过程中信息反馈与沟通，及时解决档案审核、整理和移交工作中出现的问题，才能提高工作效率，按时、圆满完成工作任务。
参考文献：
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1 离退休档案管理模式分析
离退休人员档案管理模式大致有两种，即集中式和分散式。
1.1 集中式管理模式
集中式管理是将离退休人员的人事档案统一移交到档案管理中心进行集中管理。这种管理方式有利于人力、物力、财力等的节约，集中管理后，档案管理人员不再需要频繁往返于各档案所在地，有效地畅通了信息渠道。另外，由于配有专门的管理人员以及完备的设备设施，使得原来档案管理过程中存在的安全隐患得以消除。但同时，集中式管理需要雄厚的财物支持，由于集中式管理需要软件、硬件系统双过关，还需专门的管理人员，因此许多地方仍不具有集中式管理离退休人员人事档案的条件。
1.2 分散式管理模式
这种方式较为常见，即将离退休人员的档案存放在其户口所在的乡镇或街道档案管理服务中心。分散式管理后，由于各个档案管理中心的软硬件条件参差不齐，因此管理的标准很难一致，这就造成了一些地方的档案管理规范远远达不到标准。分散式管理的优点在于方便、灵活，由于档案管理中心在接收了离退休人员的人事档案后，随之提供档案的管理，并不需要再将档案转移，因此离退休人员或其他相关部门需要查阅档案时，只需要去固定的、熟悉的档案管理中心查阅，符合人们求近、求便的要求。但与此同时，分散的档案管理中心大部分无法配备专业的管理人员，有些甚至不能实现电子化管理，因此这种方式与我们要建立的完善的档案管理体制有很大的冲突。
2 离退休档案管理模式存在的问题
无论是集中式管理还是分散式管理都存在着一些不容忽视的问题，只有先解决这些基本的问题，才能创新离退休人员档案管理的模式。
2.1 思想认识不到位
档案管理工作是一项长期的、默默无闻的工作，不容易取得引人注目的成绩。就笔者所在的档案管理中心而言，除了要承担档案管理工作之外，还要配合其他部门的工作等，任务繁重。加上缺少资金等的支持，使得很多工作人员认为离退休人员的档案管理工作不重要，只要能够做到“守得住”，不泄密不丢失，能提供查阅就可以了，从而形成了离退休档案管理工作长期处于应付被动的状态。
2.2 档案管理人员专业素质相对较低
在现有的档案管理人员中，大部分缺乏专业方面的培训，对档案的重要性不太了解，对档案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、归档等工作不太熟悉。并且许多档案管理人员身兼几职，不能做到全心全意投入到档案管理工作中。
2.3 档案管理方式落后
目前，大部分的离退休档案管理工作仍旧停留在人工作业的阶段。比如在装订的时候采用传统的打孔方法，这种方法既有可能破坏原始记录的完整性，又不利于新文件的插入和旧文件的修改删除，工作效率相对低下。虽然也有配备了计算机、扫描仪等先进设备，但是由于缺乏相关专业操作人员，使得设备利用率低。此外，目前尚没有专门针对离退休人员的系列软件，不能适应新形势的需要。
3 创新离退休档案管理模式的对策
根据我国档案管理部门当前的基础建设状况，以及离退休人员档案管理的特点，笔者认为创新离退休档案管理模式有以下几方面的对策：
3.1 注重离退休人员档案管理软件的开发
档案管理信息化是大势所趋，这符合国家信息化建设的要求，也满足档案管理中心自身发展的需要。由于离退休人员档案构成比较简单，服务范围、项目有限等，结合这些特点，开发具有针对性的档案管理软件系统。专门的离退休档案管理系统不仅能够长期、大量保存人事档案，而且省去了大量的人工劳动，查询档案工作变的简单方便，文件资料的保密性大大增强，实时更新能力提升，并真正实现了离退休人员档案的动态管理。与此同时，还要建立覆盖全市的离退休人员档案管理网络系统。全市联网变成现实，将为各个档案管理中心提供便利的互动空间，并将很大程度地缓解档案管理人员的工作
负担。
3.2 集中为主，建立统一的离退休档案管理中心
建立集中的离退休档案管理中心有着以下几方面的优势：
首先，集中式的档案管理能够有效地发挥整体优势，是合理科学配置资源的内在要求。其次，离退休人员档案的集中管理有利于社会保障体系的有效运行，例如可以为养老金发放部门及时提供完整的档案等。再次，档案的集中管理与信息系统的结合有效增强了数据记录的准确性。在应用了信息系统之后，离退休人员的档案处于动态的管理之中，信息的更新、人员的增减等都能通过专门的离退休档案管理软件显示出来，这实现了数据记录正确、统一、规范的目标。
3.3 分散为辅，建立街道、乡镇等档案管理基层平台
当前离退休人员的数量十分壮观，如果其人事档案的整理、移交、归档等工作全都在市级档案管理中心办理，那么会造成市级档案管理中心工作人员的任务过大，效率过低等情况的发生，因此，档案管理工作应适当分配给各级基层的管理平台。离退休人员的档案在集中管理之前，需要经过街道、乡镇的各级档案管理中心进行收集和整理，形成统一的规范，然后定期移交给市档案管理中心，这就是集中为主、分散为辅的管理模式。
3.4 加强人才队伍建设
离退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理。离退休人员年纪大，与单位联系比较松散，对于离退休人员的养老金调整、社会化发放，医疗费报销，居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期查阅其档案，这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求。除此之外，还应当培养专业素质高的信息化人员队伍。对于信息化系统中的应用软件、数据库等，需要配备专门的操作人员和技术人员，才能实现信息化真正正面作用于档案管理工作。
4 结语
离退休人员为我国的社会建设作出了突出贡献，他们是不容忽视的力量，是社会的“宝藏”。为了做好离退休人员的档案管理工作，必须持续不断地创新档案管理模式，必须与时俱进地完善档案管理模式，最终更好地服务于档案管理工作。
参考文献
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一、离退休干部档案管理工作的主要内容
离退休老同志的档案内容是：在常规的人事档案内容的基础上，还要增加以下内容，（1）当退休老干部在职期间实行的政策、规章制度。对于这些方面的内容都要纳入档案管理工作中，这是为了保存老干部在职期间的原始材料。（2）把退休干部在职期间的各种会议记录、参加过的各种活动内容都要归纳到其档案材料中。因为通过老干部在职期间参加过的活动、会议就能反应出老干部们当时工作的状态。（3）把具有与民众生活息息相关的活动及政策也要纳入其档案中，因为这些档案反映着老干部们的工作特点。（4）把退休老干部们在职期间所出台有关社会建设方面的材料要纳入其档案中，这些可以考核老干部们在职期间的工作质量。
二、离退休干部档案管理存在的主要问题
1.相关部门不重视离退休人员的档案管理
目前在离退休人员档案管理工作中，有些部门的管理工作做的不够完善，从工作态度上来讲，对老干部的档案管理工作还不够重视，主要表现在这些方面，其一，对于离退休同志的关心度不够，其二，与老同志的交流很少，年轻同志认为老同志曾经有过多么大的贡献都已经成为了过眼烟云，退休了就没有必要来往了;其三，有些在职的年轻同志认为，老同志已经退休了，他们也不能给所在部门创造出成果，保存一点重要档案就可以了;最后，还有的部门认为，对于退休老干部解决好其退休后的生活保障问题就可以了，至于档案管理没有必要做的详尽，所以就有一些老同志的档案没有受到重视，使其丢失、损坏。这些都极大的损害了离退休老同志的切身利益。
2.档案管理任务不明确
因为我国对于离退休老同志的档案管理工作最近几年才开始，所以就有许多单位没有把退休老同志的档案管理工作列入单位工作计划中，而且对于退休老同志的档案整理工作处理的不够细致，总是认为老同志的档案不够重要。就连离退休管理机构中都没有一个档案管理小组，因此其档案管理任务不够明确，档案管理工作也就得不到重视，基于此就会出现退休老同志档案丢失、损坏等局面。由于相关部门不能够出台有效的档案管理规范，这样一来必然影响档案管理工作的开展，万一出现管理问题，也无法找到具体的管理工作者，因此老同志的档案得不到切实的保障。
3.档案管理工作者缺乏专业知识
对于一个符合要求的档案管理者来说，要接受过专业的档案管理培训，熟悉国家的一些档案管理条例及法律，懂得基本的档案管理规则及操作，同时还要掌握现代先进的档案管理技术，有良好的责任心。可是对于上述所讲的档案管理工作者的基本条件，在目前的各单位离退休档案管理人员中很难找到与之符合的人员，这些档案管理者都是未经专业培训就从事该工作。由于相关部门对这些工作做的不够好，导致档案管理人员受人看不起，这也是一些高素质人才不愿从事该工作的原因。
4.缺乏先进的档案管理技术，档案重视程度低
目前我国的各个单位对离退休同志的档案不够重视，也缺少相应的资金支持，这样一来也就不能促进档案管理技术的创新，现今我国档案管理技术依旧采用过去的传统方法，仅仅是把需要保存的档案放入其个人档案袋中，也不经常的整理。在对有的档案进行管理时，也不能及时的完善档案，档案中的材料缺少真实性。有些单位的档案管理技术比较落后，没有引进先进的档案管理技术，也没有把其档案形成电子信息化，因此档案管理技术也得不到发展。我国大多数档案依然采用纸张记录，没有形成电子版档案，也就不利于相关档案的查找。再者离退休同志的档案也不被经常使用，也就不能发挥出其应有的价值。
三、离退休干部档案管理工作的加强措施
1.重视离退休人员的档案管理工作，使其发挥出应有的价值
对于档案管理工作来讲，许多人认为档案管理工作枯燥无味，也觉察不到档案管理工作的重要性，因此在我们的日常生活中这项工作不被人们看好。从而也促使档案管理人员不认真工作，整天以消极的态度面对档案管理工作，认为档案管理工作没有什么晋升空间，混一天是一天，对离退休人员的档案管理工作也就人为忽略了。所以档案管理部门，特别是分管离休退休干部较多的军休所、干休所，必须要把离退休老同志的档案作为工作的重点，不断的强调离退休老同志档案的价值所在，这样就会得到领导和上层管理部门的重视。因此拥有了上层部门和领导的支持，离退休老同志档案管理工作也就能够更好的开展下去，同时也能把离退休老同志档案管理工作纳入日常的工作范围之内，提上重要议事日程，提供资金支撑，解决好在档案管理工作中遇到的一切困难，基于此也促进了档案管理工作的发展。
2.出台科学的离退休人员档案管理办法
首先，要把档案管理工作实现岗位目标责任制，具体问题要具体到人，如果出现问题要做到责任到人，并实行岗位考核制度，制定相对应的奖罚制度。其次要构建起档案管理工作网，通过各部门之间的相互配合来管理好离退休老同志的档案，与之相关的人员、部门都要参与进来，共同管理。最后，要制定出严格的档案管理制度。科学的制定出档案管理工作流程和相对应的操作要求，同时还要制定出严格的管理标准材料的添补制度、档案检查制度、安保制度、统计制度、借出规定、提供证明规定、及转移制度等，杜绝擅自修改档案。
3.对档案管理人员提供专业知识培训
从目前的形式来看要想提高档案管理工作水平，就必须对档案管理工作者进行系统的专业培训，从而提高档案管理工作者的整体素质。同时还要不断的招聘高素质的工作者，来改变档案管理工作的氛围。对于档案管理者的专业培训，要建立长期有效的培训制度，一方面要对档案管理工作者进行现代化技术的培训，例如计算机的操作、电子信息的管理等。另一方面要提高档案管理工作者的职业素养，培养他们的默默无闻精神、尊重老同志观念，从而使得他们更好的服务档案管理工作。基于此，为了让档案管理工作更好的开展，还要让档案管理工作者学习比较前沿的档案管理技术，使得档案管理水平得到全面的提升。
4.在对离退休老同志建立档案时要摆脱传统观念
其一，摒弃传统的管理思想。档案工作人员在建档案时，要紧跟科技发展的步伐，利用先进技术来对档案进行管理，从而使得档案管理工作与时俱进，符合社会发展的要求。其二，要利用现代化技术及其多媒体，把纸质化档案变为电子档案。要想把档案改变为信息化，就必须做好档案的信息资源管理工作，这也是对档案原始材料的一种保护。利用多媒体设备，例如计算机、刻录机、扫描仪、网络等，把离退休老同志的档案转变为电子版，只有这样才会进行信息化档案管理，同时也可以提高档案的准确性，方便人们查阅。利用互联网也可以对一些不是保密范畴的档案向广大民众公布，从而也将会向社会展现出高水平的档案管理服务，档案也在一定范围内发挥出了应有的价值。其三，档案信息化管理的要求是标准化、科学化。这两项要求是档案信息建设的工作重心，同时也是最能反映档案管理工作水平。对此还要对离退休同志档案材料的收集要进行标准化，所要建立的档案要符合现代档案管理的规范，这样也是为了对离退休老同志档案更好的管理及利用。
做好离退休老同志的档案管理，是我国发展建设中党的干部政策，特别是离退休老同志政策实施的具体体现。同时也是政府部门对离退休老同志社会保障条件改善的基本点的原始材料。因此档案管理人员要对这项工作重视起来，要以饱满的工作态度去对待档案管理工作。因此，也要不断提升自己的职业素养和职业能力，采用科学的管理形式来开展档案管理工作，才能使得档案管理工作走上标准化、法制化、人性化的轨道。
参考文献
[1]刘晓梅.企业离退休人员档案管理和服务的思考[J].群文天地，2012，（04）：210-212.
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2“.多头”管理影响了离退休教职工档案管理质量
离退休教职工的工资待遇档案、任职档案、房产档案、在职及退休后档案都分别记录、保存在不同的部门，这种“多头”管理的现象在现实工作中较为普遍，显然，与档案新规要求实行集中统一、归口管理的管理体制不相符，且易造成档案不完整，工作需要部门间配合时，也易出现互相推诿，影响工作开展。
3、技术手段滞后造成离退休教职工档案共享受限
由于对离退休人员的档案重视不够，“多头”管理存在档案不完整现象，部分还存针对档案的分类整理、快速检索、开发与利用等方面运用现代化技术手段较落后。且很多高校离退休人员信息管理系统无法融入学校整体自动化系统之中，各业务部门之间协作效率低下，造成档案资源不能共享。因此，运用现代信息技术手段挖潜离退休人员档案价值亟待提高，以便更好发挥离退休人员继续为社会服务的作用。
二、加强高校离退休教职工档案信息化建设的对策
1、提高档案信息化意识，强化信息观念
高校离退休教职工档案信息化建设质量是衡量离退休服务管理工作的重视程度，故须高度重视高校离退休教职工档案的价值。在提高认识的基础上，强化信息观念，用服务观念指导高校离退休人员档案信息化建设。
2、健全离退休教职工档案管理工作机制
首先要明确全校相关部门及人员的工作职责，建立相关部门间协调配合机制。其次规范离退休人员档案业务流程，健全和完善档案管理制度，完善档案查阅、利用等相关制度，使高校离退休档案管理工作有章可依。
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（1）退休老干部在职期间实行的政策、规章制度。对于这些方面的内容都要纳入档案管理工作中，这是为了保存老干部在职期间的原始材料。
（2）把退休干部在职期间的各种会议记录、参加过的各种活动内容都要归纳到其档案材料中。因为通过老干部在职期间参加过的活动、会议就能反映出老干部们当时工作的状态。
（3）把具有与民众生活息息相关内容的活动及政策纳入其档案中，因为这些档案反映着老干部们的工作特点。
（4）把退休老干部们在职期间所出台的有关社会建设方面的材料纳入其档案中，这些可以考核老干部们在职期间的工作质量。
二、离退休干部档案管理存在的主要问题
（一）相关部门不重视离退休人员的档案管理
目前在离退休人员档案管理工作中，有些部门的管理工作做得不够完善，从工作态度上来讲，对老干部的档案管理工作还不够重视，主要表现：对于离退休同志的关心度不够；与老同志的交流很少，年轻同志认为老同志曾经有过多么大的贡献都已经成为过眼烟云，退休了就没有必要来往了；有些在职的年轻同志认为，老同志已经退休了，他们也不能给所在部门创造出成果，保存一点重要档案就可以了；最后，还有的部门认为，对于退休老干部解决好其退休后的生活保障问题就可以了，至于档案管理没有必要做的详尽，所以就有一些老同志的档案没有受到重视，使其丢失、损坏。这些都极大地损害了离退休老同志的切身利益。
（二）档案管理任务不明确
因为我国对于离退休老同志的档案管理工作最近几年才开始，所以就有许多单位没有把退休老同志的档案管理工作列入单位工作计划中，而且对于退休老同志的档案整理工作处理的不够细致，总是认为老同志的档案不够重要。就连离退休管理机构中都没有一个档案管理小组，因此其档案管理任务不够明确，档案管理工作也就得不到重视，基于此就会出现退休老同志档案丢失、损坏等局面。由于相关部门不能够出台有效的档案管理规范，这样一来必然影响档案管理工作的开展，万一出现管理问题，也无法找到具体的管理工作者，因此老同志的档案得不到切实的保障。
（三）档案管理工作者缺乏专业知识
对于一个符合要求的档案管理者来说，要接受过专业的档案管理培训，熟悉国家的一些档案管理条例及法律，懂得基本的档案管理规则及操作，同时还要掌握现代先进的档案管理技术，有良好的责任心。可是对于上述所讲的档案管理工作者的基本条件，在目前的各单位离退休档案管理人员中很难找到与之符合的人员，这些档案管理者都是未经专业培训就从事该工作。由于相关部门对这些工作做得不够好，导致档案管理人员让人看不起，这也是一些高素质人才不愿从事该工作的原因。
（四）缺乏先进的档案管理技术，档案重视程度低
目前我国的各个单位对离退休同志的档案不够重视，也缺少相应的资金支持，这样一来也就不能促进档案管理技术的创新，现今我国档案管理技术依旧采用过去的传统方法，仅仅是把需要保存的档案放入其个人档案袋中，也不经常的整理。在对有的档案进行管理时，也不能及时的完善档案，档案中的材料缺少真实性。有些单位的档案管理技术比较落后，没有引进先进的档案管理技术，也没有把档案电子信息化。我国大多数档案依然采用纸张记录，没有形成电子版档案，也就不利于相关档案的查找。再者离退休同志的档案也不被经常使用，也就不能发挥出其应有的价值。
三、离退休干部档案管理工作的加强措施
（一）重视离退休人员的档案管理工作，使其发挥出应有的价值
对于档案管理工作来讲，许多人认为档案管理工作枯燥无味，也觉察不到档案管理工作的重要性，因此在我们的日常生活中这项工作不被人们看好。从而也促使档案管理人员不认真工作，整天以消极的态度面对档案管理工作，认为档案管理工作没有什么晋升空间，混一天是一天，对离退休人员的档案管理工作也就人为忽略了。所以档案管理部门，特别是分管离休退休干部较多的军休所、干休所，必须要把离退休老同志的档案作为工作的重点，不断地强调离退休老同志档案的价值所在，这样就会得到领导和上层管理部门的重视。因此拥有了上层部门和领导的支持，离退休老同志档案管理工作也就能够更好地开展下去，同时也能把离退休老同志档案管理工作纳入日常的工作范围之内，提上重要议事日程，提供资金支撑。
（二）出台科学的离退休人员档案管理办法
首先，要把档案管理工作实现岗位目标责任制，具体问题要具体到人，如果出现问题要做到责任到人，并实行岗位考核制度，制定相对应的奖罚制度。其次要构建起档案管理工作网，通过各部门之间的相互配合来管理好离退休老同志的档案，与之相关的人员、部门都要参与进来，共同管理。最后，要制定出严格的档案管理制度。科学的制定出档案管理工作流程和相对应的操作要求，同时还要制定出严格的管理标准材料的添补制度、档案检查制度、安保制度、统计制度、借出规定、提供证明规定及转移制度等，杜绝擅自修改档案。
（三）对档案管理人员提供专业知识培训
从目前的形式来看要想提高档案管理工作水平，就必须对档案管理工作者进行系统的专业培训，从而提高档案管理工作者的整体素质。同时还要不断地招聘高素质的工作者，来改变档案管理工作的氛围。对于档案管理者的专业培训，要建立长期有效的培训制度，一方面要对档案管理工作者进行现代化技术的培训，例如计算机的操作、电子信息的管理等。另一方面要提高档案管理工作者的职业素养，培养他们的默默无闻精神、尊重老同志观念，从而使得他们更好的服务档案管理工作。基于此，为了让档案管理工作更好地开展，还要让档案管理工作者学习比较前沿的档案管理技术，使得档案管理水平得到全面的提升。
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一、加强社会保险档案管理的组织保障,开发社保档案的意义
社会保险档案工作是档案事业的重要组成部分。是社会保险事业管理的基础。重视和加强对社会保险档案工作的领导，是全市的档案部门和社保部门的一项重要任务。各级档案部门和社保部门要本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责的态度，把管好、用好档案当作取信于社会和公民的大事来抓。要针对当前连云港市大批中小企业的兼并、拍卖、解体、破产后，大批离退休人员和带资分流职工的归属问题，而档案和社会保险事务管理还不尽完善的现状。目前连云港市社保档案所处的状况是五大保险分散管理。这样不但浪费一大批资源和技术人才，还给各企事业单位带来不少重复劳动的麻烦，社会上反映存在很多问题。因此我市社保功能还不十分健全，档案部门要加强行政管理，对社会保险档案工作要经常性的进行监督、检查和指导。具体经办各项社会保险事务的各级保险经办机构，要充分代表广大离退休人员、大批失业人员等职工的社会保险利益，为广大离退休人员和参加社会保险的职工提供更优质、高效的服务，加快构筑“独立于企业事业单位之外，资金来源多元化、保障制度规范化、管理服务社会化的社会保障体系”。要在进一步巩固规范离退休人员养老金社会化发放和按时足额发放的基础上，进一步为广大离退休人员和企业带资分流人员开展好以下社会化良好服务工作。为推进档案工作不断上档次，上水平提供了组织保证[1]。（1）代管退休人员档案。凡参加社会保险的企事业单位工人、个体工商户、自由职业者退休后，其人事档案和社会保险档案应由社会保险事业管理机构代管；对于破产企业离退休人员的档案，各级社会保险事业管理机构要认真清理，及时接管。（2）要为代管档案的离退休人员办理离退休人员养老金调整申报工作，负责填报养老金调整审批表，办理审批手续。防止在退休人员待遇调整时少调、漏调现象发生。（3）为企业一次性带资分流工人、自由职业者、个体户和各类参保人员代管社会保险档案和人事档案，代办社会保险缴费义务，为到达退休年龄的职工代办退休审批申报手续，保证其按时享受退休待遇。（4）为离退休人员和广大参保人员提供社会保障、劳动法律、法规政策的咨询服务[2]。
二、加强社会保险档案管理的法制保障坚持依法治档
大众的档案意识，代表一种历史意识、法律意识、科学意识，是一个社会文明程度和科学化素养的具体体现，在档案工作中，要不断提高档案工作人员的法律素质，强调对法律精神的正确掌握和运用；增强档案工作者档案法制意识，把自己日常行为自觉纳入法制轨道，用法的要求来规范自己言行，使档案管理工作在法制化的轨道上健康运行。要进一步建立健全档案法制工作机构，并充分发挥其在立法、普法、行政执法和执法监督等法制工作中的综合协调和职能作用。增强全员法律意识，提高全员法律素质，把依法治档化为全员的自觉行动，档案法律法规才能真正落到实处，档案法才能得到普遍遵守和贯彻实施，法制建设才能步入健康轨道，档案工作体现重要作用，从而为档案事业的健康发展打下坚实的基础[3]。社会保险档案有其自身的特点：情况复杂，门类繁多,面广量大。各级档案行政管理部门，应积极配合社保部门制定适合社会保险档案的业务规范，使这部分档案管理符合国家档案管理的规范化、标准化、科学化的要求。为了更好的开展档案利用工作，要进一步编制和完善档案搜索工具，做到查找迅速准确。通过利用档案为专用基金的移交，劳动关系的理顺、基金的追缴等诸多方面提供全方位、多方面的信息，维护企业和职工的合法利益，促进经济繁荣和社会稳定，为社会保险体系的全面发展奠定一个坚实的基础[4]。
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二、社会保险档案的归档范围
（一）政策依据类。国家和地方出台的社会保险制度以及相应的政策法规，社会保险缴费、经办机构和待遇支付办法方面的规范性文件。
（二）业务凭证类。各种社会保险费用的缴费凭证、扣费凭证、转接凭证、汇缴凭证、支用凭证、报销凭证和理赔给付凭证等。
（三）结算账卡类。各类社会保险费用缴费花名册、参保人员的保险手册支用给付账册、单位各项社会保险费用管理手册、汇缴账册以及保险统筹关系转接清手册、职工各项保险管理卡片和转接变更登记卡等。凡是涉及到参保人员的各类资料、卡片和手册等都应统一立卷，做到人手一份社会保险档案案卷。
（四）电子档案类。社会保险工作实现办公自动化和以后形成的各种信息和数字档案等。
（五）统计报表类。支用给付统计表、参保人员工资变动情况统计审核表和各类社会保险费用汇缴统计表等。
（六）离退休人员的社会化管理类。离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、离退休人员退休待遇、调整养老待遇、遗属待遇的申报表。
三、社会保险档案管理存在的问题
（一）社会保险档案的管理制度不够规范。目前，从我国社会保险档案管理状况来说，各地的社会保险经办机构能够按照国家档案管理的有关规定管理的并不是很多，由于各个地方的社会保险存在一定的差异性，更没有统一的社会保险档案管理的文件，所以各个地方的管理制度也不同，使得社保档案在应用和管理上有很大差别。
（二）社会保险档案的管理意识不强。社会保险档案的管理意识薄弱是档案管理工作中的重要问题，因为对社会保险档案管理工作的认识缺乏，很多社会保险经办机构单方面注重资金投入和社会保险工作的领导，最终轻视了对其技术支持和资金支持，所以，使社会保险档案管理工作增加了难度，社会保险档案的管理的工作效率大大降低。
（三）社会保险档案管理的工作人员难以落实。对于不健全的社会保险部门档案机构，没有专职人员管理档案，即使有人员管理也是没有经过培训，使社会保险档案的质量受到严重的影响。
（四）社会保险档案管理条件不合格。因为没有专门的场地，缺少管理经费，所以社会保险经办机构对社会保险档案管理始终得不到重视，多年积累的社会保险档案只好让经办人自己保管，使社会保险档案存在很多不安全因素，对日常经办工作带来诸多困难。
（五）社会保险档案管理方法和手段落后。近年来，我国计算机技术迅速发展，很多社会保险管理部门在工作中逐渐的使用信息技术，但是由于设备、资金、专业技术人员等限制，社会保险档案管理的信息化难以实现，很多社会保险机构都是采用纸质材料，所以社会保险查询访问的难度大大的增加，容易造成社会保险档案资料的丢失。
四、社会保险档案管理的合理化建议
（一）加强业务能力，实现社会保险档案管理的系列化和规范化。社会保险业务具有涉及面广、专业性突出、政策性强和工作量大等特点，所以，社会保险档案管理要合理布局、统一规划、分步实施，制定出规范的社会保险档案管理业务，使社会保险档案业务工作有依据可查，把工作的总体目标纳入到相关人员，有计划、有监督、有惩罚地进行。
（二）社会保险档案管理要立卷整理。对于纸质档案，根据档案的形成规律和特点，确定归档范围，采用年度、类别和保管期限的方法进行整理和分类。对于已形成的电子档案，按照各门类的检索目录规范入档。
（三）社会保险档案管理人员整体专业水平要提高。社会保险档案管理人员的业务水平低，社会保险部门要引进档案专业人才和对现有的管理人?T进行培训，使社会保险经办机构整体素质得到提高，实现社会保险档案管理规范化、精细化和标准化。
