引论：我们为您整理了13篇文书档案管理范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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2.文件和文字信息得到充分交流与共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
1.电子文件保密性受限制电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.对档案综合管理人员要求高对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、针对在实践应用过程中遇到的一些问题我提出了几点方法
1.办公自动化系统内、外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
3.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
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1测绘文书档案管理中文在的问题分析
1．1档案管理岗位职责不够明确
文书的工作方向是文案工作的基础，由于测绘单位中，文书管理与档案管理在工作上一般是按照职责分工，分别管理的。由于人员方面的交替，会出现由于新老员工交替，导致文文书方面的质量参差不齐，甚至在文书交接方面，会出现文书的遗失、脱节等问题。大多数传统的存储方法，是依靠人工存贮，在存贮工作中难免出现各种各样的问题。比如，长时间的工作让眼睛干涩，造成页码标题与卷宗其他文件不符等情况，纸张的大小也没有正式的统一，传统的归档纸张是16开，现在的是4开，档案不能整齐装订，中间有散落现象也不会马上察觉。
1．2文书档案管理不够现代化
在测绘的文案管理上，沿袭过去到现在常用的做法，除了当前的用计算机对文案进行存档保存外，其他的存档水平还是需要人工操作，还没有全面的去运用计算机技术去管理和储存，发挥出档案现代化的储存方式［1］。现在网络的普及可以说到了工作生活的方方面面，大多数房产公司没有利用好现在网络流行的这种机会，让计算机更方便的为我们的工作进行编排，传统的管理方式，已经不能跟上现在时代的潮流。现在的人们，几乎每人都有一套房子，那么大的储存量，还用过去的方式去管理，在遇到问题时，不能及时的找出档案，影响员工的工作效率。
1．3组织领导的力度不够，设施也不够完善
由于房产测绘方面以检测生产为中心，文书档案管理方面得不到很好的重视，领导层面也很少去管理或者去了解文书档案这方面的内容。个别的房产还会认为档案就是公文，当成公文的方式整理归档，对档案的信息化建设工作没有一个到位的认识。很多高层人士，领导部门都将房产行业看做挣钱的一种方式，很少去关心房产测绘方面文书档案的管理，也没有向这方面进行投资，导致没有完善的设施，领导对工作也不够重视，员工积极性不高，反而会阻碍当前经济的发展。
1．4专职业务的工作人员水平问题
就大多数房产公司而言，文书档案的管理工作是由人事部门来负责保管，档案方面的管理者不是兼职就是刚就业的新手，没有专业的档案管理者去负责。其中的管理人员也不是专业毕业，有的甚至没有上岗证书。由于上述的领导不重视的问题，导致在员工聘请方面也没有太多的要求，只要有人干就好。一般都是刚毕业的学生或者临时的兼职，很少有人学这方面的专业，更不要说在这方面的工作经验。这样就会出现前文写过的员工流动性大，对档案的交接工作容易出现问题，导致档案不全。
2解决问题的措施
2．1解决档案本身存在的问题
从测绘文案的材料入手，层层递进，扎实的打好文书档案形成的基础。明确做到文书管理与档案管理的互通和学习，使双方掌握工作衔接的相关要求，来形成对文书管理工作的重视。文书管理工作还要规范文字的格式、纸张的规格、书写工具的使用、文章的修改和批阅的程序等，按照规范有规矩的来进行对文案进行及时的整理，保证文案的完整，从而达到文书文案一体化［2］。同时档案管理者要身体例行，熟练地掌握业务的要求、科学决断、严格把关，实现档案工作的保值和增值，从而提升档案的质量，以及文书档案的管理和利用率。在员工之间转换的时候，一定要保证档案的完整性，对有些纸张破损，文字不清晰等问题页面，可以进行临摹或者再复印，让交接工作时，不会出现文件的丢失等情况。
2．2提高文书档案的现代化管理水平
对管理水平的提高，是个渐进的过程，要根据单位的实际情况，来制定相关的计划和措施，制定合理的规划，力所能及的去引进现代化的管理手段来完善自身。还要勇敢的去探寻新的档案管理方法，逐渐改善当前的管理现状，使整个档案管理处于一个规范、有序的范围中。同时，建设和维护好档案室和对档案进行储存的基础设施，从而保证档案保存的质量问题。加强对文案的管理工作，让文案管理进入现代化水平，传统的方法已经被当前社会的进程所淘汰，现代化的趋势将会取代传统的方法，在管理方面，现在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。将现代化水平引入到文案管理中，不仅能保证文案的安全，也会让管理方面显得更加的轻松。
2．3加强文书档案的管理，完善管理设施加强
对文书档案的管理和宣传工作，加大在人力、物力和财力方面的投入，教育手下员工对房产测绘档案管理认识的重要意义，还要把档案管理的工作纳入每次的会议中去，从而解决档案管理人员的知识结构问题，重视和培养年轻的档案管理人员，让他们慢慢的熟悉业务、档案和计算机，然后将这三点全面认识的支援配置到岗位上来。建造一支拥有良好的职业道德和较高专业能力的档案管理队伍［3］。还要加大资金的投入，定做档案装具来满足测绘方面的需求。在过去的档案管理中，档案的摆放好比图书馆，虽然有编号和特定的位置，但是空间有限。当有新的资料时，就会将一些旧的没有到期限的档案丢掉，这样就会对房产的客户服务方面产生影响。引进现代化的管理技术和完善的管理设施，就会对档案的管理持续更多的时间进行保存工作，同时，也会使员工在工作中感到轻松，提高整体的工作效率。
2．4提高档案管理人员的整体素质
在合配备专业档案管理人员的基础上，有步骤有计划的进行档案工作培训。制定合理的培训计划，注重新技术和新知识的相互结合，努力增加新知识注重新的管理方法和技术，努力增加综合素质，提高管理人员的整体素质。房产部门应该进一步的完善工作上的流程，立于现状，吸收个借鉴优秀的档案管理工作，建立全文见归档等相关的档案管理制度［4］。逐步推进办公室自动化和文档一体化的建设步伐，实施了电子文件与纸质文件双向管理，实现完成纸质档案的数字化工作。当前社会，管理学毕业的人也越来越多，可以在大学、高职等院校进行管理方向人才的招聘，然后在公司进行专业的工作培训，让他们更加适合文案管理这个位置，把这份工作做到完善。
3总结
从当前大多数房产测绘文书档案管理的现状出发，提出了当前急需解决的问题。客观的提出了问题出现的原因，探讨了解决的方法和措施，给出了可行的建议和意见。在房产行业发展迅速的今天，测绘文档管理工作对房产的发展也有至关重要的作用，传统的管理工作已经不适合现在行业内部的发展，必须改进房产测绘文书管理工作，不断地进步，服务于国家的建设，在知识经济及信息时代中发挥更大的作用。
参考文献
［1］冯清玲．浅谈如何做好房产测绘质量管理［J］．工程技术(全文版)，2016(6):65．
［2］李建珍．浅议房产测绘的技术及质量控制要点［J］．工程技术(引文版)，2016(84):225．
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（二）一人多职
为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职文秘工作或者说文秘工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责办公室文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题，还有一些档案人员对档案资料不重视对存储不细心，导致的资料不完整错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞②。
（三）领导片面思维不重视档案管理
档案管理工作在一般的单位中不受重视地位比较低，在领导的心中对档案管理工作认为是无关紧要的事情，可做可不做的小事，一般的领导认为是一件很简单的不过的事，也就是收集资料管理资料不需要大脑的思考的事，看不见明显的经济效益，只是觉得要求在单位文件库里存放好就可以了，工作需要的时候拿出来参考③。
（四）单位其余部门对档案工作不配合
在单位的归档工作需要从各个部门收集资料和文件，很多的部门存在着瞧不起档案部门的人员，只是图自己工作方便找借口推脱，总觉得自己工作很忙，什么时候有时间什么时候在交就可以，也有些人不愿意将档案资料交到档案部门进行统一管理，导致档案管理工作进行缓慢，使档案管理人员感到心有余而力不足，这些因素都制约了档案管理的工作水平④。
二、文书档案的管理特点及趋势分析
（一）文书档案丰富多彩
文书档案是各个单位各个方面真实的记录与记载，涉及很多行政方面、会计和科技管理方面、党群管理方面等多种载体。由于文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。
（二）档案与文书工作相联系
文书工作从开始到结束的整个过程也是档案的形成，包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，档案工作是文书工作的前提条件下进行完成的，文件和档案的优劣关系到档案的优劣和档案工作的好坏有着很大的影响。
（三）文书档案最重要的两点：收集、保存
文书档案就是利用纸张实质性的记载，是一种管理手段，并且分类的存放在档案室，这个管理的过程最重要的是收集和保存，同时强调资料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鉴和阅读资料，这样才能充分发挥档案的真正作用。
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随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
二、电子档案是近几年的新生事物，以及电子档案的发展、保存
首先，我们一定要树立电子文档时代的到来是一个“过程”的观念。
从理论上来说，任何事物的产生都要经历一个从孕育到诞生的过程。单纯地确定一个准确而具体的时间来区别传统档案时代与电子文档时代，虽然也有一定的学术价值，但它与对电子文档时代产生发展过程的认识相比要次要一些。原因在于，没有对电子文档从孕育到产生过程的正确认识，就不可能有传统文档时代与电子文档时代的准确的时间划分；对电子文档时代从孕育到产生的过程的认识，对深化电子文档概念与特性的认识、深化电子文档管理原理与方法的认识，指导电子档案事业建设的实践，都具有重要意义。我们要做的，不是单纯地告诉人们电子文档时代产生的时间，而是要告诉人们电子文档时代是怎样产生的。
其次，树立电子文档时代到来是一个过程的观念，具有更为重要的实践意义。我们常常说“迎接”电子文档时代的到来，这里面存在着一个错误的认识：所谓“迎接”，是在电子文档时代已经到来的情况下，我们欢迎它、接纳它。而事实上这样是不行的，我们必须参与这个时代的创造。通过我们的参与、我们与相关部门的相关人士共同的工作把这个时代带给人类社会。现在，档案界的大好多数人士是以这种“迎接”的态度来对待电子文档时代的到来，他们是说的多，做的少。人们大多是在等待着这个时代到来，而对身边产生的电子文档视而不见、见而不管，使大量的电子文档资源没有得到积累。每一个档案工作者，特别是已经产生了电子文档的基层单位的档案工作者和对推进电子文档时代到来负有重要历史责任的档案行政管理工作者，要积极主动地参加到电子文档时代产生、发展的“过程”中去，这就是我们强调电子文档时代的产生是一个过程的实践意义。
第二我们现在仍处于以纸质档案为主的传统文档时代，对纸质档案的管理仍是我们管理工作的重心。但是，这个重心已经发生了倾斜，并逐渐地过渡到电子文档管理作为档案管理重心的时代――电子文档时代。如果社会中现存的传统文档多于电子文档，我们就说它仍然是传统文档时代；而如果电子文档的数量已多于传统文档，我们就说电子文档时代已经到来。这个判断标准的内涵是档案管理工作的量化标准，传统文档与电子文档哪一种数量多，管理工作量大，那一种档案的管理工作就是整个档案管理工作的重心，也就规定了档案工作的时代属性。
由于传统档案经过长期的历史积累，电子文档在数量上超过它需要的时间较长，这个标准不利于档案工作的未来发展。
电子文档的发展要经历一个自上而下的过程，以时间的先后经历两个阶段――档案室阶段与档案馆阶段。电子文档首先在基层单位的工作实践中产生。因此，我们首先解决的是档案室阶段的问题。目前，由于许多机关和企事业单位已经使用了计算机，有的还建立了局域网。因此，电子文件与电子档案在这些机关和企事业单位已经大量产生。在这些单位中加强电子文件与电子档案的管理已经是“当务之急”。
3如何保存、维护电子审计档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是基层审计档案工作者急需解决的问题。1）要保证电子审计档案载体物理上的安全。2.）要保证电子审计档案内容逻辑上的准确。电子审计档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子审计档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。3）.要坚持电子审计档案和纸质档案保管的“并存”制度。 4）.要保证电子审计档案的可理解性。要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子审计档案名称、存储位置及相互关系；与电子审计档案内容相关的背景信息等。5）.要对电子审计档案载体进行有效的检测与维护。电子审计档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子审计档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子审计档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
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二、秦汉简牍官文书档案立法
1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”
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（一）转变思想，提高重视
思想是行动的先导和指引，对于乡镇的文书档案管理工作而言，领导的科学认识和高度重视是做好此项工作的重要前提。因而，乡镇要从原先对文书档案管理工作可有可无的思想中走出，加大对此项工作的关注和重视。一方面，乡镇领导要树立明确的思想，将文书档案管理工作置于重要位置，适当倾斜对此项工作的投入，设置专门的文书档案管理室，并安排专门的管理人员；另一方面，档案管理人员要积极主动地做好文书档案的宣传汇报工作，加大领导的关注和重视，也努力获取相关部门的支持和理解。
（二）加强部门协作，建立高效的管理制度
各部门间的密切协作和有机配合是做好乡镇文书档案管理工作的重要保证，文书档案中许多利用价值较高的档案往往来源与各部门。但当前，乡镇各部门间忙于各自的工作和检查，疏于对文书档案管理配合思想的重视。为此，就必须打破现状，妥善处理好部门之间的关系，并不断强化和完善文书档案的质量和结构。
（三）建立高素质的文书档案管理人员队伍
文书档案管理人员素质和水平的高低直接关乎档案管理的效果，对乡镇工作的长远发展意义重大。因而，乡镇要改进现有的管理人员队伍，通过提高管理人员水平、提升管理人员素质来促进和推动此项工作。一方面，在人员的选择上，乡镇要注意将专业符合的人员安排到文书档案管理中，明确专人负责，并严格落实相关待遇；另一方面，要加大对文书档案管理人员的培训，尤其在档案管理信息化的发展趋势下。
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一、企业档案管理基本情况
无锡供电公司企业档案管理工作归属办公室，由公司总经理总负责，由办公室副主任具体分管负责。办公室档案中心负责公司档案工作的组织、规划、协调；负责管理全公司科档、文档、会计、照片声像及实物荣誉等各类载体档案；负责对直属单位档案工作的业务检查和指导。
公司档案最早形成于1947年。多年来，公司重视档案工作，按照“早介入、早发现、早整改”的工作思路，建立统一的管理模式，较好地履行了档案工作的协调管理职责，切实加强过程控制和管理，通过运用国网信息系统平台进行系统整理，档案分类科学、组卷合理、编目准确、装订美观，案卷质量符合规范标准的要求。
公司档案于1989年通过省级验收；1990年晋升国家二级；1999年高分通过企业档案国家一级认定；2006年首批通过江苏省企事业档案“特一级”企业评定；2011年通过省档案星级评定复查，并连续多年获得无锡市档案先进荣誉称号。
二、文书档案管理的现状
文书档案，是指企业在领导和行政管理等活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。
1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”，管理手段主要是用载体（纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放于办公室档案中心。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目造册”、“保存”、“借阅”等工作，保证它的及时性、完整性和准确性。档案管理起到最大的作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2.与公司文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办及文件的收集、整理。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行再整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案管理工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书人员把企业活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案中心归档，文书工作的质量对档案管理有重大的影响。
3.账外文件也是文书档案的重要来源。即指本企业未经文书处理部门编号、登记的，在收发文登记簿上无“账”可查的，由各单位（部门） 在其职能活动中形成、使用或上报， 自行保留的具有保存、利用价值的各类载体文件。相关职能单位是账外文件的主要来源，负责账外文件的收集、整理、预立卷和移交，并接受档案中心的业务指导、培训、督促、检查和考核。
三、文书档案管理存在的问题
文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。目前，文书档案管理工作中，或多或少存在着一些问题，影响着文书档案立卷的质量与标准。
1.企业文书工作与文书档案管理工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书与档案实行的是分块管理制，这是一种有效、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。同时，办公信息系统通道拥堵等原因造成系统不够稳定，这就不可避免地造成了文书工作与档案工作衔接存在脱节，即公文的格式和处理办法方面存在诸多不规范现象，如附件不齐全、编号不规范，有漏号、重号等情况，影响了文书档案质量的高低，也直接影响了文书档案人员收集工作的质量、进度和档案利用，对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等也都存在一定的影响。
2.“账外”文件收集力度不足。一是“账外”文件是企业各内部职能机构形成的内部文件材料，大都未经收发文登记的文件，文件材料涉及面广，随时随地在每项工作和活动过程中产生。而文书档案人员的职责和身份决定了他们不可能直接参与到各职能部门的工作和活动之中，无法清楚有哪些文件材料正在形成或已经形成。这些文件材料的形成过程难以控制，事后收集困难重重。二是办公自动化带来了“账外”文件材料的收集困难。由于部分向上请示、向下通知和答复的事项，都可以通过电话直接联系，因此，只有口头答复，没有做到及时的电话记录而成了无法考查的历史，这些无疑使文件材料的原始记录性大打折扣。
3.各部门对档案管理工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。由于一些部门人员对文件材料应由谁保管概念不清，只考虑方便利用、文件保密等问题，从而模糊了这部分文件材料的保管权限，有些人甚至不愿意送交档案管理部门供大家查阅参考， 最终造成一些有价值的文件材料因得不到及时归档而散失，或流散于个人手中增加了事后征集的难度。
四、提高文书档案管理水平的对策与措施
1.加强宣传教育培训，提高队伍素质
档案队伍建设是做好档案工作的根本和保证，因此，创新学习交流机制，才能不断增强档案专职的业务能力。一是通过坚持一年两次的专题网络活动，组织研讨工作中的经验与不足；二是通过定期或不定期组织专兼职档案人员参加省市级档案部门的理论业务知识培训、专题讲座、千人知识竞赛及其它继续教育途径，坚持把文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为档案专职苦练基本功的重要内容，经常有针对性地开展业务技能培训，使文书档案专职成为适应岗位、熟悉业务、胜任职责的行家里手，成为懂专业、懂技术、会指导、会编研的全能人才；三是以文书档案管理为载体，以同业对标为抓手，与兄弟单位进行业务交流，开展调研，讨论热点、重点、难点问题，提出对策措施，有效指导业务实践。
2.建立档案工作机制，保证有效执行
加强文书档案管理制度建设，从制度和机制入手，结合电力企业发展对文书档案的要求，明确原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计等要求。规定文书档案资料的收集、编制的范围，保证文书档案归档率、完整率和准确率。
3.实现文档一体化管理，提升档案质量
文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员树立较强的档案意识，在实际工作中认真执行立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、组合，使文件材料形成有机的联系。文书档案专职严格执行档案归档管理制度，密切关注年度文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料严格按照规定认真核对，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案及时催还，对归还的档案及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。
4.优化档案业务流程，推进实体化运作
规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化得办公环境下，重新调整组卷流程，进行文书档案业务流程改造，是提高档案工作效率的有效手段。即由各部门根据相关依据性文件及立卷模板进行预立卷，文书档案专职按照“以我为主”的原则，对预立卷内容进行检查，然后由预立卷单位修改、调整、著录、挂接电子文件，并组卷装订，再由文书档案专职鉴别、审核、把关，最后由文书档案专职进行检查，确保高质量完成立卷工作。
具体操作流程参见下图所示：
5.注重账外文件材料收集，强化基础业务
按照省公司、市档案局的要求和部署，档案管理要从制度和机制入手，通过年初制订工作计划，将档案工作纳入单位工作目标管理，切实保障档案工作的规范性和有序性。通过定期或不定期组织档案人员开展资料的收集、整理、归档工作，突破传统档案接收范围的局限性。针对文书档案文件材料收集的重点、难点， 根据国家《机关文件材料归档和不归档的范围》的有关规定，在制订《公司归档文件整理实施细则》的基础上，重新起草账外文件的《补充规定》，明确职责分工、工作流程、修订归档范围、考核措施等，并进行现场讨论，听取意见，加大了对重要活动、重大事件等资料的收集力度，力争把与企业、社会、群众利益息息相关的档案信息资源收集齐全，努力建设面向企业的多元化馆藏体系，构建完整反映历史、内容丰富、结构合理的馆藏体系，在馆藏档案内容和结构上实现新突破。
6.创新主动参与机制，加强协作沟通
由于企业文书档案中的档案往往来源于重要的业务部门，因此，建立文书档案管理的互动协调机制，加强文书档案管理工作与部门业务之间的链接，才能形成良好的发展互动。例如：文书档案管理可采取“年度―组织机构―保管期限”分类模式，由部门立卷，从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节，达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展，促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。
7.深化文档专题管理，实现实时服务
专题档案是指企业及个人在某项专题工作、某项重大活动（事件）中直接形成的各种载体档案，是文书档案不可缺的部分，是企业作出科学决策时的重要借鉴材料。目前，企业开展的种类专题活动越多，形成的材料也越多，由于专题档案形成领域的广泛性、形成时间的偶然性、文件材料载体的多样性及分散性等，专题档案的收集管理方法不同于企业一般形成的档案。根据专题档案的管理原则和特点，应采取不同的整理方法。各项重大活动中形成的种类专题档案可独立构成全宗，一个专项活动构成一个独立的全宗，划分全宗后由档案管理部门按照档案整理规则进行专题活动档案的编目、鉴定等工作；全宗内重大活动档案的组卷，应根据重大活动文件材料的形成规律和成套性原则，按问题特征进行分类。同时，根据利用者的需要，有针对性地对专题档案进行编研，合理开发利用，通过各种媒介，例如设计企业网页归档功能，对专题进行实时归档，向企业公布开放的专题档案，最大限度地为企业文书档案信息的开发利用服务，使专题档案发挥出应有的价值，提升档案文化品牌。
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工作水平有待提升主要是指档案管理人员的工作水平有待提升。众所周知对事业单位的管理工作来说文书档案是其非常重要的一部分，并且可能够对于事业单位的发展和决策的制定起到决定性作用，但是在这一过程中需要注意的是，由于事业单位的档案管理工作不受重视并且人员以及管理方法存在问题，从而使得事业单位文书档案管理工作受到了非常大的制约。除此之外，工作水平有待提升还体现在事业单位文书档案规范化管理教育知识结构越来越落后，并且培训工作也无法跟上工作的实际进度，这导致了文书档案管理无法得到进一步的有效提升。
1.2 重视程度不够
重视程度不够是导致事业单位文书档案管理工作难以进步的重要因素。一般来说在文书档案管理中其最为重要的环节是分类和归档工作。但是随着我国现代化技术的持续发展，不同种类的文件给文书档案管理带来了非常大的挑战。除此之外，重视程度不够还体现在了部分事业单位的档案管理工作无法将文书档案管理的功效发挥出来，也无法使其成为事业单位发展的重要工具。即事业单位无法从思想上提高对文书档案管理工作的认识，与此同时也无法在人员和配置等各个方面加大管理力度。另外，重视程度不够还体现在部分事业单位的档案管理工作并没有结合现代化科学手段，因此无法帮助文书档案管理更加科学规范。
1.3 管理方式陈旧
管理方式陈旧对于事业单位文书档案管理工作的影响是非常深远的。通过对于事业单位文书档案管理的现状进行分析和总结后我们可以发现，当前文书档案管理工作主要存在管理方式陈旧、管理工作不能够引起上级领导重视以及工作人员知识、思想均非常落后，跟不上单位发展所需等方面的问题。除此之外，管理方式陈旧还体现在事业单位档案管理工作由于无法引起上级领导的重视，导致了其整体的管理模式较为落后，不少事业档案管理的工作人员均是一些兼职人员或关系人员。无法提供更加科学的资料管理。以前笔者单位领导对文书档案人员重视程度不够，觉得文书档案工作无关紧要，笔者曾经多次与相关公司沟通试图建立一个档案系统，但需要资金投入，很难得到领导的支持。文书类的相关资料没有专业的人员及系统管理，兼职人员也没有出去学习档案管理的机会，靠自己的摸索去完成文书类的整理，使得文书档案工作不够科学化、规范化。
2 新形势下事业单位文书档案管理工作对策
2.1 坚持以人为本理念
坚持以人为本理念是新形势下事业单位文书档案管理工作的基础和前提。随着国家的进步，“以人为本”的理念被推行到各行各业中，事业单位自身也应当注重充分发挥“以人为本”的理念，并且加大对于事业单位档案管理人员的重视力度。除此之外，在坚持以人为本理念的过程中事业单位还应当认识到，文书档案管理工作在一线岗位中的重要作用，并且增加与管理人员的沟通交流，从而能够更多了解管理人员的职业规划和心理情绪。另外，在坚持以人为本理念的过程中事业单位应当注重促使文书档案管理工作受到各科室以及更多领导的认可并且能够在工作中积极配合文书档案管理工作，使管理工作质量得到有效提升同时促使管理人员获得更高的成就感和归属感。
2.2 应用现代化技术
应用结合现代化技术对于新形势下事业单位文书档案管理工作的重要性是不言而喻的。在结合现代化技术的过程中，事业单位的文书档案管理应当结合现代化管理手段，并且注重增强文书档案管理工作的效率和准确性，从而能够构建起新型管理模式同时使管理工作逐渐走向数字化、一体化。除此之外，在结合现代化技术的过程中，事业单位档案管理的进行还应当能够为决策者提供更加科学化的信息资料。并且通过信息化、现代化管理模式将各项工作均统一管理，从而能够在此基础上促进新形势下事业单位文书档案管理工作水平的有效提升。
2.3 优化人员配置
优化人员配置是新形势下事业单位文书档案管理工作的核心内容之一。在优化人员配置的过程中，事业单位应当注重加大人员配置，并且提升管理质量提高管理人员素质。与此同时，健全管理工作激励体制。除此之外，在优化人员配置的过程中，事业单位应当注重合理的激励能够激发人潜在的动力，这对于提高档案管理的工作质量和队伍素质有至关重要的作用。另外，在优化人员配置的过程中事业单位应当注重进一步完善激励机制，并且按照有关制度严格落实，从而能够在此基础上促进新形势下事业单位文书档案管理工作效率的持续提升。
2.4 完善管理制度
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一、医院文书档案管理存在的问题
1.文书档案管理重视程度不够工作人员长期受医院传统经营模式的影响，对于文书档案管理不够重视，在管理的过程当中比较重视业务轻视档案。许多工作人员认为文书档案管理工作非常简单，其中涉及不到技术含量的工作，在实际工作当中的应用价值不大。文书档案工作缺乏严格的考核机制，在管理过程当中，对于文书档案信息资源的开发程度明显不足，整体导致文书档案资源的利用率下降。就目前的文书档案发展形势来看，我国文书档案管理缺乏健全的档案信息化制度管理，欠缺专门维护文书档案权益的法律法规，没有法律做强有力的后盾，档案信息不受保障。计算机应用于文书档案信息化管理，主要依靠计算机法规保护，但是由于文书档案管理容易受到网络上非法因素的干扰，导致体系容易受到破坏和窃取。缺乏专门维护文书档案权益的法律法规，就会使文书档案处于一个被动的状态，如果文书档案的权益受到了威胁，很难依靠法律的支撑进行维权。2.文书档案管理人员素质不高医院在对人才进行培养的过程当中，大多数都会重视医疗技术人员的相关培训，对于医院文书档案管理工作人员的培训不够重视。大多数从事医院文书档案管理工作的人员，在最开始都是从事相关的护理和计算机工作，就职之前并没有得到专业的培训。工作人员缺乏相应的文书档案管理知识，不能胜任对文书档案管理进行规范化和标准化设置的工作。对于相应的档案工作管理技能掌握不熟练，在工作的过程当中造成了工作效率降低，也会对于文书档案的收集范围不明确，对档案进行立卷管理时不规范。医院文书档案管理相关的工作人员并没有经过专业的培训，对于管理过程当中的一些理论知识不能够得到很好的认识，在具体工作开展的过程当中就会出现一些错误，在一定程度上导致医院文书管理工作整体效率下降。3.文书档案管理制度不完善医院制订了比较完善的管理制度，但是对于文书档案管理工作没有进行明确的划分，没有对文书档案管理工作制定统一的规章制度。许多有价值的文数档案在工作的过程当中没有得到重视，长期就会造成文书档案管理和具体的信息管理工作上的脱节，导致文书档案工作失去了系统性和完整性。医院文书档案管理没有建立较为完善的体系，对于工作具体的职责没有进行明确的划分，在工作的过程当中还应该设立监督机构，这样才可以在整体上确保医院文书档案管理工作得到有序地进行。
二、加强医院文书档案管理工作的对策
1.加强学习增强意识增加医院文书档案管理工作人员的学习机会，定期组织文书档案管理工作人员进行学习，不断的去强化文书档案管理意识。通过不断的学习可以提高工作人员在文书档案信息管理当中的业务水平，提高文书档案管理工作人员的整体素质。强化文书档案管理工作在医院发展当中的重要性，对文书档案管理工作人员进行定期的专业培训，强化工作人员的基础知识，更新工作人员的工作理念和知识内容。随着医院文书档案信息系统的快速发展，医院文书档案应该确定保密的安全防护到位，加大医院文书档案网站的信息系统安全，完善医院文书档案信息管理的管理体系。我国医院文书档案管理缺乏健全的档案信息化制度管理，而医院档案制度的顺利推广和实施，可以推动医院文书档案工作的持久开展，所以我们要建立健全的制度体系，保障医院文书档案信息系统的快速发展。信息管理中的电子文档、信息数据库、网络服务器以及文档的操作系统都需要不断的完善，才可以保障档案信息的资源安全。随着医院文书档案计算机信息系统的快速发展，医院文书档案应该确保访问网站的安全防护到位，加大医院文书档案网站的信息系统安全，完善医院文书档案信息管理的管理体系。工作人员应充分了解网络安全性的知识，自觉遵守档案记录工作规则，加大医院文书档案网站的信息系统安全。医院文书档案管理很容易受到网络上非法因素的干扰，导致体系容易受到破坏和窃取，应该加强档案管理使用的防伪加密，实行严格的医院文书档案登记防伪验证码。每一个工作人员都应该拥有自己唯一的登入账号，且此账号无法进行复制粘贴，随着时代和科技的快速发展，我们应该加强医院文书档案登记管理人员的计算机管理水平。2.建立健全的规章制度科学技术在快速的向前发展，利用科技水平的提高可以提高文书档案管理的水平，建立符合现代医学发展需求的档案管理体系。明确档案管理工作人员的具体职能和责任范围，对医院不同载体的档案进行统一的管理，建立较为健全的规章制度。对文书档案管理工作人员的岗位职责进行明确的划分，制定严格的文书档案保密制度，对相关的文书档案进行鉴定。对借阅文书档案要进行仔细的记录，根据记录来寻求每一份文书档案的来源。充分了解网络安全性的知识，自觉遵守档案记录工作规则，加大文书档案网站的信息系统安全，针对不同的数据电子档案、签名设置和网络瘫痪维护。对相关工作人员进行有关的保密宣传教育，开展法律常识基础知识教育，让文书档案管理的工作人员清楚地认识到保密的重要性。同时完善文书档案信息管理的管理体系，保证档案信息不会外泄，规定文书档案方案的记录格式，防治被其他人滥用。3.加快推进文书档案管理信息化和现代化建设对纸质档案数字化和信息数据库进行严格的质量审核，确保档案的格式统一、数据规范。将计算机技术引入到档案资料的收集过程当中，可以有效提高医院文书档案管理自动化水平。对于医院的信息网络平台一定要加快建设的步伐，将档案信息充分的汇集在医院的信息中心，使每份文书档案管理工作都有章可循，并有明确的要求和制度的约束，确保可以更高效的服务于医院的各个部门。医院文书档案管理工作是一项非常复杂的工作，通过长期的培训和管理才可以提高管理的水平。医院整体的管理水平是通过文书档案管理水平来衡量的，通过建立较为健全的规章制度，可以解决医院文书档案管理中存在的一些问题。不断的去提高文书档案管理的硬件设施和软件设施，引进新的管理技术和理念，提高文书档案管理工作的整体水平。随着时代和科技的快速发展，计算机的广泛应用提高了文书档案管理的工作效率，将计算机技术与文书档案信息管理相融合，既可以高效的动态管理文书档案，又可以提高文书档案工作人员的工作效率。同时将文书档案业务过程中的信息转化为电子信息，可以全面提高文书档案工作者的工作效率，同时也可以保障医院档案的信息安全。
参考文献
[1]李娇.医院文书档案管理的现状及改进措施[J].中外医学究,2015,13(02):150-151.[2017-08-28].
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随着市场经济的不断发展，医院也逐步加入市场化的经营模式，这就使得医院更重视医院的?I务经济效益，而容易忽视文书档案的管理工作。由于医院管理层对于文书档案管理工作的重要性认识不够，就导致大多数工作人员都认为档案管理工作不重要，文书档案管理工作因而也不被重视，文书档案管理体系疏于健全，档案管理制度不够科学合理，以致文书档案管理工作者在工作时缺乏规章制度的约束，仅仅跟随自身意愿来进行文书档案的管理工作。这就会导致文书档案管理工作人员在收集、整理档案的时候不认真，缺乏责任心，档案的管理水平较低，无法保证档案的安全性和完整性[1]。
此外，随着社会价值观的改变，档案管理工作由于工作单调、枯燥而无法得到人们的认可。很多医院没有专门的档案管理人员，或者认为档案管理工作较为简单，档案管理人员较少，导致档案管理工作不能正常的完成。而且，档案管理人员的专业素质也比较低，职业技能不足，很多不能够胜任档案管理的工作，以致于医院文书档案管理水平较低[2]。
部分医院也存在将文书档案的管理工作进行外包处理，将文书档案交由专门的档案管理人员进行整理、分类和归档，然后在交由医院进行管理，这种方法虽然在一定程度上减少了医院文书档案管理员的工作强度，而且有专业档案管理人员整理出来的档案文件质量比较高，工作效率也很高，但是，由于进行外包档案整理工作的人员不是医院内部人员，而在文书档案中可能会存在一些机密文件，这就很难保证档案的安全性。且医院的档案具有一定的特殊性，档案管理人员不具备相关的医学知识，有的档案文件分类或归类可能存在错误。
二、加强医院文书档案管理的对策
（一）提高医院管理人员对于档案管理工作的重视程度
为了使医院文书档案的收集和管理工作能够更加顺利地开展，必须转变医院管理人员的管理理念，摒弃传统的管理观念，让医院领导层明确认识到医院文书档案的重要性[3]。医院管理人员要认识到医院日常运营管理中文书档案的重要性，还应该清楚地了解文书档案对于医院未来发展的积极作用，加大在文书档案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的档案管理制度，实现文书档案的规范化管理，提高文书档案的管理水平。
（二）建立科学的文书档案管理制度
在医院文书档案的管理工作中，必须要建立起科学合理的文书档案管理制度，明确医院文书档案管理人员的工作职能，只有这样才能够保障医院的文书档案管理工作能够正常开展，做到有章可循[3]。此外，还应该结合《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等法律法规，结合医院文书档案工作的实际情况，制定档案管理人员的岗位职责，制定相关文书档案的保密制度，建立健全的档案保管制度、查阅制度以及档案鉴定制度等，并且要求文书档案管理人员在进行日常的管理工作的时候严格按照相关的管理制度来进行，同时，文书档案管理制度对管理人员的管理行为具有一定的约束和规范作用，使医院的文书档案管理工作能够井然有序的开展。
（三）加强文书档案管理的信息化建设
由于医院的文书档案在长期的收集和管理过程中累计数量较大，导致纸质文书档案需要占据非常大的空间来进行储存，而且查找、借阅等操作都极不方便，而且纸质文书档案都具有唯一性，在存储的过程中容易受到损毁。因此，医院可以建立完善的文书档案管理系统，实现信息化的文书档案管理。将纸质文件通过数字化扫描转变成数据信息，存储在医院文书档案数据库中，既方便档案文件的查阅，还可以将原始纸质档案进行封存保管，既能够节省档案的储存空间，保护原始档案文件，还可以让使用者在进行查阅的时候更加的方便快捷，提高档案的利用率，提高文书档案管理人员的工作效率。
（四）加强医院文书档案管理队伍的建设
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文书档案内容是单位工作的真实记录，内容包括党群管理、行政管理、会计档案、科技档案、特种载体档案等，涉及的内容多种多样。文书档案载体的多样性，主要体现在文书档案包含有单位以及上级部门印发的“红头文件”，同时还有民主选举时选民的登记以及选票，各类合同、协议、责任书以及照片、录音、录像、电子档案等。
1.2文书档案与文书工作联系非常紧密
文书工作的全程是档案的形成过程。文书工作主要是进行文件收藏、登记、转运、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。档案工作是在文书工作做完之后开始进行的，是在之前的工作上继续进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研以及提供利用。因此可以说，文书工作是档案的主要来源，档案工作的前提和基础是文书。文书部门与档案部门的工作有一定的联系，文书部门定期将本单位形成的具有价值的文件材料整理归档到档案部门。因此，文书档案的质量一定要好，因为这影响到档案的质量和档案工作的进行。
1.3文书档案管理的重点在于收集文件及完善保存资料
文书档案多以发生的人、事、物、过程作为管理对象，如对事件中的文件、书报、合同进行管理，管理时主要使用纸质的载体记录，最后归档到不同的档案室，有用到相关档案的时候，就可以进行查阅。档案管理的最大作用就是记录历史，这不仅可以供后人查阅，了解事件发生的缘由结果，同时也可以让后人在这些记录中领悟到一些有益的道理，解决实际问题。
2文书档案中存在的问题
2.1文书工作与档案工作衔接方面存在问题
文书工作和档案工作是不同的两种工作，但文书工作和档案工作又有一定的相同性，既有区分、又有联系。既然是文书档案管理，文书工作和档案工作就应该在实际运转中相互配合，形成合理的管理体系。在实际运行中，文书工作与档案工作实行的是分块管理，这是一种比较科学、有效的管理方式，但也在无形中拉大了文书管理与档案管理之间的距离。主要体现在文书的档案意识淡薄，不能够及时有效地进行档案的收集整理，而档案管理也不能很好地同文书进行档案的交流。这就导致这两个管理之间的衔接不够及时，很多地方未能有效地达到预期的目标；同时在进行交接管理的过程中，还会出现很多的错误，不利于文书档案管理水平的提高。2.2档案收集工作不到位文书档案管理工作的档案收集是一项较难进行的工作，档案收集工作的进行一般来说遵循先收集重要的再收集次重要的原则。但由于部门与部门之间的联系不紧密、沟通工作进行的不及时，或者是由于部门的拖延、敷衍情况发生较多，导致档案在收集的时候遇到难以按时收集的难题。
2.3文书档案管理人员素质不高
文书档案管理人员的专业知识是非常重要的，如果专业水平较高，就会提高单位的文书档案管理水平。但有的单位出于其他原因，没有雇用具有专业知识和水平的文书档案管理人员，工作者对文书档案的管理知识一知半解，不能灵活运用、进行创新，或者是工作者具有文书档案的上岗资格证，但由于时间久远，后期也没有进行相关的学习和培训，没有及时地进行知识更新，跟不上时展的脚步，特别是在计算机发展运用如此广泛的今天。因此，要着重提高文书档案管理人员的素质水平，这是现今档案工作发展的重要要求，也是必需条件。
2.4各部门对文书档案的收集工作配合力度不够
文书档案的收集工作主要是收集各个部门重要的文件，由于有的部门为了自己部门的方便，不愿意将部门较为重要的、经常使用的文件上交。虽然责任心较强的文书档案管理人员会经常催交，但随着时间的拖延，档案管理人员也会妥协，进而导致一些重要的文件丢失，影响档案的后期调用，同时也会拖慢档案的收集水平。
2.5文书档案保存方法滞后
随着经济的发展，科学技术也在不断地进步，各个单位的文书档案管理方法也在不断地更新。计算机技术在文书档案管理方面的应用，让文书档案管理的效率不断地提高。计算机办公无纸化与以往的纸质办公有很明显的不同，然而这些差异也会对档案管理工作造成不便，如计算机保存的电子版文件没有打印成纸质版并进行适当的保存，易造成保存工作的不完整、不一致，使得文书档案管理陷入困境。
3提高文书档案管理水平的方法
3.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的基础，要搞好文书的质量水平，必须建立高质量的档案。文书部门规范处理文件是建立高水平文件的基础，因此，文书人员要具有很强的档案意识，做好自己的本职工作。首先，工作人员在工作中要保证文书的质量，包括将纸张的大小、文件格式、文体做到规范化、标准化。其次就是及时、准确地处理文件，做到按时收发文件、按时查找文件，将缺失的文件及时地进行查找、补充。
3.2加强文书档案收集工作的部门协作
文书档案的主要来源是各部门的重要文件，因此，加强与各部门的协作是必不可少的。档案管理人员要经常与各个部门进行沟通，及时了解各部门的最新信息，保证档案收集的完整性。档案管理人员要充分认识到档案的重要性，认识到档案管理能够揭示一个单位的历史，具有很大的价值，可以为单位的将来提供很大的指导。
3.3加强文书档案的收集工作
文书档案收集工作的加强，需要注意3方面的内容。首先是严格把关。统一管理档案的收集工作，将文件的选用、文号编发、标题制作、标题字形、附件等各方面的细节进行规定，严格执行相关规定。其次是明确范围、分类收集。按照单位文书档案的类目进行统一分门别类的整理、组卷，保证案卷质量。第三是建立科学的目录编号、检索系统。在不断完善案卷目录、专题目录、计算机等检索外，还要不断完善光盘等高科技检索工具，不断地加强和完善档案的收集工作，提高档案的收集管理水平。
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1.1电子档案的便于检索，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。同时电子档案改变了传统纸质档案的操作方式，避免了人们使用手工操作时出现的字迹不工整、漏抄等搜集不完整的问题。
1.2信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。更避免了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的风险。而且光盘和磁盘的存储量大，占用空间小，稳定性高，操作简单，造价低廉，方便备份，易于管理。
1.3电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。
2.文书档案归档存在的问题
2.1文书档案管理工作的规范程度过低
目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法。 2.2文书工作与档案工作的衔接不够紧密
文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。
2.3 文书档案管理的配套设备不到位
一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。
2.4文书档案管理人员素质有待提高
文书档案管理人员是该项工作的直接执行者，他们的素质直接决定着文书档案管理工作的质量和效率。然而，我国现有从事文书档案管理工作的人员素质普遍不高。一些单位的档案管理人员未经专业学习和培训就进入档案部门工作，他们对立卷、档案分类等基本知识都了解不足；一部分档案管理人员虽然具备相关的上岗资格，却不注重自身知识结构和实际档案管理水平的提升，特别是随着办公自动化的普及，这些档案管理人员还未意识到掌握计算机技术对提高自身档案管理水平的重要性。文书档案的工作人员不仅需要提高自身的工作素质，思想素质也有待提升。
3.加强对文书档案归档要求方面的管理
为更有效的对文书档案进行管理，及时归档是必不可少的前提条件。文书档案归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求。
3.1建议将归档章位置盖在文件左上方
最佳归档章加盖的位置应以左上方为宜，并应定量规定其上边距及左边距，建议以1.5厘米左右为佳。如此改进之后，当要调取某件档案时，只需要将该盒档案从盒内抽出三分之一宽度就能轻松地查到件号，不但能在短时间内准确地找到所要查找的文件，而且只需要将该件单独抽出即可，不必抽出整盒档案。同时也符合《归档文件的整理方法》第6条规定。对于部分特殊的归档件，建议：塑装、皮装的会议记录本，尽量保持其原貌，不必拆装，归档章加盖在扉页上端适当位置即可；需要折叠的大规格图表，按A4规格折叠，将归档章盖在左上方指定范围；横向排版的A4型图表，建议归档章加盖在表头右上端，方向与表格方向平行，保持归档章的文字方向与表格文字方向相一致，使得版面统一，装盒时表头齐左，因而其归档章也在左上方，虽然归档章的方向发生90度的转向，但不影响整体效果和查阅利用。
3.2建议推广纸封套袋装法
文件的装订方式采用的行业标准D无酸纸封套袋装法值得推广。此方法有以下优点：以件为单元，无论文件厚薄，一件一袋，层次分明；不损伤文件，复印扫描都很方便；成本低，比较于不锈钢夹而言占据空间较少；便于以后数字化时的拆装扫描，有利于保护档案原件不受损害。若对此无酸纸封套袋装法稍加改进，这种方法值得借鉴与推广。一是将归档章统一印制在封套的左方固定位置，填写完整的归档文件信息；二是设置相应的格式，将归档文件属性标示清楚，以便查阅时只需要将文件抽出一部分就能看清归档文件的件号及其它基本信息，便于快速查找。特别要注明“件”内总页数，以便核查，防止利用过程中发生丢失张页现象。在具体实践中，在归档文件上也应加盖归档章，填写的信息与封套上相一致，这样一一对应，就能保证文件调出后能准确放回原封套，防止在利用后出现装错袋现象。
3.3建议细化检索工具
推行的文号查对表由归档文件的文号、保管期限、机构、件号等四个主要特征编制而成。在文号查对表中，以归档文件的文号作为主要特征，按同一发文机构同一类型文件的序列号由小到大排列，其保管期限、机构、件号等基本特征注明在相应的表格中，查找时，只需要知道被查文件的文号，就能从表中快速找到该归档文件所处的准确归档位置。编制文号查对表应该注意的是，不能漏号，对于本部门的行文，文号一般应该是连续的，个别特殊情况空缺的文号必须作特别备注，以示该文件不存在。其它部门的来文，文号不具有连续性，但要保持由小到大的排列顺序，其空缺的文号即说明此文件没有在本全宗内归档。所以，利用文号查对表检索，还可以快捷地查明所查文件是否在本全宗下归档，以节省查找过程。
4.结束语
随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，作为档案工作人员必须顺应时代的发展，为档案的管理打下坚实基础。
参考文献：
[1]湖南省档案局业务指导处.公文办理与归档整理. 2001.
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一、文书档案管理中存在的主要问题
（一）文书档案管理意识薄弱，重视力度不够
由于很多单位自上而下对文书档案管理工作的重要性缺乏必要的认识，所以对文书档案管理的重视力度不够，缺乏应有的档案管理意识。一方面，要的高层领导没有传达有效的指示，部门与部门之间也对文书档案管理工作缺乏强有力的配合；另一方面，有些领导层目光短浅，只是考虑到眼前利益，对文书档案管理缺乏正确的认识，没有聘请或培训专业的管理人员，在培训理念上观念落后，使得单位文书档案管理的整体质量偏低。另外，由于对文书档案管理上的忽视，在人力、物力、财力上的投入也就相对较少，这都直接限制了文书档案管理水平的提升。
（二）文书档案管理的规范性不强
档案是由文件构成的，文件质量不达标，档案管理工作就无法顺利的开展。但是，有些文书档案管理人员缺乏对档案管理的正确认识，没有认真做好对相关材料的整理归档，使文件、档案不统一，很难保证档案管理的规范性、完整性。同时，有些单位没有要统一规范文件格式，文件用纸也相对混乱，没有对字体等方面也应加以规范，经常出现不合规定的文件。如在书写相关资料时，没有使用黑色碳素笔或钢笔，对文件的起稿、整理、修订等各个方面没有严格遵守文书档案处理流程，对于缺页少页的资料，没有及时发现并给与完善，对会议材料的收集整理相对混乱、滞后等。
（三）电子文书档案管理的安全意识相对缺乏
随着互联网的广泛应用，方便快捷的电子文件日益受到追捧。但是，科技是把双刃剑，互联网的使用对于电子档案的管理却存在着很大的风险。由于电子档案对电子设备的要求极高，稍有不慎，很有可能发生数据无端丢失，反复的病毒入侵和电子内容的随意篡改等情况发生。再加上部分档案管理人员对电子文档的安全性缺乏有效的认识，电子管理专业水平不足，使得电子网络系统很容易陷入瘫痪，造成电子文书丢失等情况，极大的降低了文书档案管理的安全会水平。
（四）文书档案人员的综合素质有待进一步提高
文书档案质量的高低很大程度上取决于管理人员的综合水平，但是，就目前的情况来看，大部分的管理人员都没有经过专业的技术培训，综合素质不高，对档案管理方法知之甚少，使档案管理的难度进一步加大。例如采集信息时间延迟，采集的范围过于狭窄，没有采取行之有效的办法对文书档案进行分门别类的管理以及，文书档案管理时间模糊不清等等，这都在很大程度上反映了文书档案管理人员综合素质上的缺陷。
二、促进文书档案管理的有效对策
（一） 树立科学的文书档案管理意识
文书档案管理部门应从上而下重视档案管理工作，尤其是高层领导，更应该增强对文书档案管理的认识，明确划分文书档案管理的职责。对于档案管理工作人员而言，有责任向单位内部人员大力宣传文书档案管理工作的重要性。必要时，可以开展相应的专题讲座，积极宣传相应的企业制度和法律规范，力求使单位内部全体成员都主动参与到文书档案管理工作中来，争得他们的理解与支持；也可以向领导建议，将文书档案工作管理提入到单位内部的重点工作上来，使文书档案工作向着高水平、优质量的方向前进。同时，要增强文书档案管理的主动性和预见性，主动提供决策意见，使文书档案工作的预见性和主动性更强。此外，电子信息技术的发展要求文书档案工作管理人员应该与时俱进，给自己提出更高的要求，不断为自己补充新的知识，用科学武装头脑，确立一个终身学习的目标，变被动接受为主动学习，提高对文书档案的信息化管理能力。
（二） 规范文书档案管理的基础性工作
只有把文件整理等基础工作做足做好，才能使文书档案管理朝着规范化、有序化的方向发展。这就要求相关人员要全力做好本职工作，对工作认真负责，本着科学管理的理念，把文书档案管理的基础性工作做足做好，比如信息的采集、选择、管理、使用和最终的归整等。同时，各部门之间应该加强合作与联系，尤其对个别重要的部门而言更应该如此，以便于档案信息的及时采集与准确存档。此外，档案管理人员应该负责其他部门的宣传与培训，定期的为其他部门的档案负责人举办培训，并积极地监管各部门的文书档案处理过程，以求使采集信息的过程变得顺利，使文书档案管理工作能够更加有序的开展。
（三） 提高文书档案管理的数字化、安全化水平
随着科学技术的不断发展，档案管理也应紧跟形势，朝着数字化的方向前进，但为求方便的同时，我们也应该了解其中存在的危险，加强电子文书信息的安全化管理。电子技术的在文书档案管理中的合理应用，无疑使文书档案管理愈加方便快捷，节省了大量的人力、物力和财力，从信息的采集到加工处理过程的完成，用时越来越短，使档案管理的过程得到最大限度的简化。同时，通过计算机技术，档案需求人员也可以省时省力的获取信息，简化了繁琐的手动翻阅过程，使查阅手段朝着多方向、多种类方向发展。但需要注意的是，为保证数字化档案管理的安全性，要加强安全技术的投入力度何管理力度，如登录时应借助有效的身份验证信息，加大对周围网络安全的监管力度，提升计算机网络系统的安全性能等，防止文书档案信息被窃取、被破坏，最大限度的保证文书档案管理的安全化水平。
（四） 增强文书档案管理人员的综合素质
要提高文书档案管理工作人员的综合素质，就应该掌握档案管理的专业知识，对档案管理相关的基础性工作做到游刃有余，比如对各种文件的分门别类，采集信息时的精准到位等。因此，单位领导也应该加大培训资金的投入力度，寻求专业人士的指点，安排公司相关人员的定期培训，努力培训出综合素质过硬的员工，更好的服务于单位内部文书档案管理工作的需要。同时，在培训工作期间，单位领导还应督促管理人员不断学习先进的技术，适度的进行培训反馈和工作考核，不断丰富管理人员相关的专业知识，切实增强文书档案管理人员的综合素质。
三、结语
总之，文书档案管理水平的提升，需要及时纠正“档案无用论”的错误观念，各部门之间加强联系与合作，实现文书档案的全员参与、全过程管理，使文书档案的归整更加精准、及时、有效。同时，要对文书档案管理的制度进行不断完善，使文书档案管理工作朝着先进、有序、规范的方向发展，充分提高文书档案管理的规范化和高效率。
参考文献：
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[2] 路艳. 浅谈应用办公自动化进行文书档案管理[J]. 新经济， 2013， （29）： 125.
