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(三)涉及部门多建筑工程施工许可档案从建立到最终归结,涉及申请人、土地、规划、图纸审查、招投标、质量监督、安全备案、建筑企业、开发企业、现场审核及报批等多个部门,影响因素多,管理难度大。因此,建筑工程施工行政许可档案的质量需从多个环节加以保证。
二、建筑工程施工许可档案的作用
(一)依法管理社会的重要体现。建筑工程施工行政许可档案是建筑工程准予开工的原始凭证,充分体现了建设主管部门履行管理社会的职能。
(二)接受社会监督的重要依据。行政许可档案是许可活动的法律凭证,是行政许可工作接受社会监督,进行行政复议、行政诉讼的重要依据和法律佐证。
(三)考核行政许可工作人员的重要依据。行政许可档案真实地反映了行政许可承办人员的从业素质、执法水平、文书制作水平,体现行政许可工作的质量和水平。一份完整的档案能够充分反映出许可流程的规范,从而杜绝一些行政不作为和行政乱作为的现象发生。
三、存在的一些问题
(一)管理欠规范长期以来,有些单位和行政许可审办人员对行政许可档案的作用认识不足,对申请资料审查不够严格,忽视审批过程的文书制作及所形成的档案的管理,缺少完善的档案管理制度,档案存放条件也不符合要求,管理人员很少开展培训,统计分析手段落后,档案没有得到有效利用。
(二)档案质量不高。1、建筑工程施工许可档案的内容不齐全,该归档的未归档。如申请人提交的申请资料不齐全,有的是在受理、审批、办结过程中缺少受理凭证,不予受理或不予批准的缺少不予受理或不予批准凭证等。2、制作不规范。如申请资料中申请表格项目填写不全,遗漏签名,使用圆珠笔甚至铅笔书写,纸张大小不一;行政许可审批表填写不规范,有涂改,字迹潦草,缺少审批部门负责人签字等。3、整理工作不规范。如档案没有档案盒,缺少封面、档案号、卷内目录、页码等。
四、加强建筑工程施工许可档案管理的几点思考
(一)提高思想认识建筑工程施工许可档案的质量反映了行政许可工作的质量,关系到行政复议、行政诉讼的法律佐证的真实与否。因此,行政许可审办人员要具有高度的责任心、事业心和使命感,提高对档案作用的重视。既要做好申请资料的形式审查,做到资料齐全、完整,符合法定形式,又要确保审批文书适用法律依据正确,符合法定程序。
(二)加强相关专业知识和法律法规知识培训提高审办人员相关专业知识和法律法规知识水平,这是提高档案质量的前提以及必须条件。熟练掌握应用法律法规知识是依法行政的基础,也是审办人员必有的素质。建筑工程施工许可的文书制作要有相应的业务知识和技术手段来保证,没有扎实、全面的业务知识,就很难对实际工作中遇到的问题进行全面客观地判断和分析,也无法制作出高质量的行政许可文书。因此,要坚持集中培训和自学相结合,加强建筑工程施工许可审办人员的专业知识培训,与实际许可事项相结合,打造学习型的队伍,为制作高质量的行政许可档案提供支持。