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如图1所示，该系统主要包含四个重要部分，包括物流管理信息系系统、物流监控系统、物流网站以及数据交换平台。在此基础上利用WebServices技术，对所有物流数据进行汇编与技术化处理，从而实现终端数据的贡献，并实现不同用户数据之间的交换，实现跨平台数据传输服务。
1.2系统结构分析
1.2.1物流管理信息系统物流管理信息系统是在C/S的基础之上建立起来的，其主要对象是物流总部与各分支部分之间的信息交流，并实现信息交互。它是物流系统的核心部分，也是系统结构的指挥中心。该系统的目的在于是将不同结构部分内所包含的信息进行技术化处理，包括数据信息进行初步的采集，利用不同的传输渠道实现信息流转，最终完成数据的变更，从而将有效数据公布出来，它是物流公司给管理层进行整体性统计与指挥的系统结构。该信息系统内部包含下设的子系统，是在总系统下对不同物流信息进行管理的系统。可以完成对物流信息的初步的统计，并针对不同的物流信息进行规划与收集，从而完成数据的入库、出库等，根据不同的物流信息安排车辆运输，实现对车辆的调度与派送，同时，在此系统结构内部还配置了相应的客户跟踪系统，实现对货物的跟踪，为财务部提供可供就算的业务量。
1.2.2物流网站物流网站是建立在B/S模式基础基础之上的，它是整体物流公司的门户，主要功能在你与实现对外宣传，承载了交流信息，并利用浏览器实现在数据平台上将相关数据进行交互处理，从而保证个人、企业与客户之间信息交互与透明。物理网站可以建立在Web服务器之上，并利用互联网与局域网，将不同客户的信息与物流信息传输到中央数据处理中心上，这样就可以完成对物流信息的贡献，从而为客户提供在线提交功能。同时，利用互联网门户为个人提供相应的功能，并对实时更新物流新闻。
1.2.3物流监控系统物流监控系统是借助C/S模式建立的，它配置GPS卫星系统，将物流数据信息传输到卫星设备上，在通过专用数据传输渠道数据发射到车载GPS独立设备上，从而实现对物流的追踪，并配合物流监控调度中心对物流信息进行现实性监控，调度中心是建立在GPS服务器以及Map服务器基础之上建立起来的系统。在运载车辆上配置GPS移动设备，将物流信息间断性传输到GPS服务器上，并通过代码分析，实现车辆的定位，在利用专业的信息传输渠道，将实际信息传输到MAP服务器上，借助GIS空间分析系统，制定最合理的配送线路。物流中央信息处理中心根据物流信息与实际运载路线状况分析最合理的运输路线，设计最佳合理配置方案。
1.2.4数据交换平台根据物流空间的本身体质，与不同物流业务的需求，建立Web环境下的物流空间信息系统多层体系框架结构，是一种整体性的数据交换平台与数据交换模式，最终实现不同物流信息在数据系统内部，利用不同的物流信息传输渠道来完成数据交互，它是一种规范性的XML文档。数据交换平台是建立在总系统之下的单独运行系统部件，它嵌入在物流管理信息系统与数据服务器之间，并对数据进行处理，可以完成对不同物流单号的确认与委托。信息被搜集进入数据库后上传至数据服务其中，可以利用数据交换平台与Web服务器进行简单的数据交换，主要表现在用户在线信息的传输与浏览。该系统主要利用C/S以及B/S模式，并实现二者的相互结合建构起信息交流框架，其设计是通过WebService技术实现的，通过对不同数据进行处理与收集，完成数据的传输，并在信息凭条内部将不同的信息进行内部与外部的相互传输，在信息平台内，完成不同的数据的传输，相比利用互联网进行数据传输，其效率更高，准确性更好，并具有内部保密性。在该系统内部，不同的数据之间的交换都需要建立在不同的网点之上，即利用不同网点对区域内的数据信息进行采集处理，并配合使用外部信息进行比较分析，因此，网点主要功能在在于将不同的物流信息进行汇编，其处理的数据资料庞大，因此，目前内部有一定程度的因访问量巨大而造成数据传输缓慢的问题。
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2、关于企业知识管理的实现方法和实现的技巧经验。据目前既有的分析结果来看，其中涉及到用新的管理理念和新的管理方法来帮助KMS更好实施的研究是比较少的，从而这也就容易造成一种KMS的实施与基本组织的应用背景产生脱离比较严重的一种现象，对企业更进一步的发展产生一定的约束和限制。所以本文就从知识管理系统如何运用先进的理念的角度，对其进行新的探讨和研究，从而对知识管理系统如何更好的实现提出一种新的思路和策略，并且给出相应的理论分析的框架。
二、对企业知识管理系统框架的分析
1.关于系统分析的思维模式
我们在分析一个问题的时候，需要的是综合多个方面的知识、技术和方法等等，所以需要主要运用系统思维的方式。也就是说要从系统的整体结构开始，并且散发到各个的子系统，逐层的分析他们之间的相互关系和变化。所以对于企业知识管理系统框架的分析，我们首先就是要建立一种系统思维的方法。
2.对知识管理的系统分析
在对于知识管理的系统分析中，我们首先需要做的是要明确它的基本组成要素，包括：知识（其中含有显性知识和隐性知识，两者都不可忽视）、人、用于进行知识交流的场所（要考虑到现实的工作场所和虚拟的电子交流的空间这两个部分）。知识管理的过程其实就是这些的要素之间进行知识转换的一个动态的过程，并且知识的管理与信息的管理是密切联系在一起、不可分割的，如图一所示。并且跟一家企业的企业文化和相关的环境也是有很大联系的。所以企业知识管理不仅需要对显性的知识进行管理，同时要更加注重对于知识交流、转换所需环境的重视，更好的实现显性、隐形知识转移的过程，简单说来，也就是要实现知识管理的动态性和资源性的相互统一和协调。
3.企业知识管理系统的层次分析
企业的知识管理系统具体来说可以分为四个不同的层次。分别为：方法层、技术层、应用层和战略层。
（1）方法层
对于知识管理的方法层，简单点来说，就是将知识管理的相关策略进行更好的实施和具体的推进。并且从方法层的角度来说，更加注重的是知识管理的动态性。企业为知识管理和实施提供一种具体可行的方法论作为指导。帮助在企业内部更快、更有效的实施知识管理的推进、应用和改善，从而使它发挥出更加重要的作用。
（2）技术层
技术层的重要作用是确保企业内对于知识管理，一定要有一个非常有效的平台和工具。其中涉及的方面也是非常多的，所以一定要注意其全面性。一般来说，必不可少的平台有：知识管理的IT系统平台、为知识管理运营而提供保障的安全系统平台等等。除此之外，专业的安全管理制度和具体的实施方法也是非常必须的。
（3）应用层
应用层是从知识管理实施的效用的视角，通过对于知识的管理提供一系列的决策方法的支持和相关的业务方面的帮助。并且知识的积累、沉淀和管理，为大家组织并且实施最佳的实践机会。并且帮助职员在进行业务交流和进行集体协作的过程当中掌握到更多的专业知识，不断的进行学习。还可以为自己所掌握的知识进行更深一层的积累和优化，从而促进自身技能的进一步提升。
（4）战略层
战略层是将知识管理作为企业内部的综合性的战略计划的一部分。认为知识管理对于企业的长期发展和企业在市场变化当中竞争力的提升有着至关重要而作用。并且他们把知识看成是非常珍贵而重要的一部分资源。认为企业内部对于知识的管理、实施和有效运用，对企业的盈利情况会产生直接的影响。所以在整个的战略层面，企业对于知识的管理表现在相关的企业内部的知识管理理论和管理框架的认可，并且知识管理的战略计划、组织结构上对于知识管理的重视，都会为知识管理的运营提供非常有利的保障。在这里给大家举个例子，很多的企业都会设立知识总监（CKO），并且每个部门都会有专职的知识工程师，这样就可以更好的推荐知识管理的实施，并且在整个的企业内部建立一种知识共享、交流、学习的良好氛围，从而有效的推动知识管理的实施。
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2强化的基础性条件
2.1适应市场竞争、合理分配资源
以笔者所在的重庆市招生考试服务有限责任公司为例，我司主要经营图书发行，招生自考信息开发和计算机网络咨询、信息集成等。其中，高考类图书为企业主要的经营收入和利润来源。公司创立后，不断完善企业信息化系统的建设，从财务电算化到ERP实施，加强了图书市场的占有率，保证低库存高周转，资源共享和优化配置，保持核心竞争力优势。通过利润分析，准确捕捉信息化市场热点，重心逐渐向信息技术产品倾斜，如今IT产品利润直逼传统图书发行利润。
2.2符合自身发展、整合内外部资源
从IT行业联想公司案例来看，柳传志花费几千万元构建联想集团ERP系统，这不是单纯的赶时髦的行为，而是基于联想企业当时状况而做出的抉择。当时，联想企业正处于发展瓶颈时期，外部市场竞争巨大，各大IT巨鳄咄咄逼人。联想企业坚定实施ERP系统，有效整合内部资源和业务流程，内部和外部信息化，相互反馈调整，提升了联想企业的工作效率，才有后来联想企业完成并购IBM的宏伟计划。
二企业通过ERP系统提升企业管理水平的对策
1目标实施明确
企业实施ERP的目的是希望满足当前企业的管理需求和提升管理水平，然而ERP并不能解决企业管理中的所有问题。企业自身必须要清楚其自身的需求，结合需求来实施ERP系统。正确评估ERP系统的作用，找寻ERP系统无法解决的薄弱环节，做好企业管理战略规划。ERP系统实施中要做好分项安排，合理运用企业人力和物力等资源；统筹兼顾、协调统一；建立全面、完善的ERP系统。保证ERP的顺利实施，明确项目的长短期目标、总分目标和阶段性目标；突出过程重点，定期评价，反馈，调整ERP系统的战略规划。
2建立咨询制度，满足需求
调研企业在生产经营管理中往往会有咨询需求，内部系统可能无法满足所有问题的咨询。对于企业管理中的诸多问题，很多是需要及时反馈解决的，而内部系统的不完善、滞后性给企业的生产经营带来严重的损耗。ERP系统具有强大的顾问团队，拥有世界上最佳的实践经验和理论水平。对于企业整体项目的评估、调研和经营管理活动流程中的主要问题具备专业的水准。ERP系统不仅对整体把握，而且也注重对细节的考虑。细节决定成败，了解项目的细节，企业管理人员才能制定出更为可行、有效的战略。
3循环渐进，分步实施
实施ERP不是一蹴而就的事情，是需要不断改进和优化的，不断发展和完善的体系，是一个流程再造的过程。实施ERP系统不仅是事前的控制，也是事中和事后的不断修复、反馈信息和调整的过程。并不是一味地追求结果，而是更多地重视过程的管控和监督，是把握细节、放眼于整体、由繁到简、由里及外，由短期到长期的过程。ERP系统作为企业管理的新生系统，需要企业管理者循环渐进，分步实施，为企业可持续性发展奠定基础。
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2.企业视觉系统的导入需要企业文化的支持
优秀的企业，其内在文化与外在视觉必是相得益彰的、企业的自我评价与公众认知必是吻合一致的。因此，企业的视觉系统的策划与建立一定是和企业文化内涵同步发展的，也就是说企业视觉识别系统的建设是一项长期工程。它是在企业综合实力的不断积累和提升，企业文化的不断升华和提高的基础上不断优化的。
二、如何利用新媒体进行企业文化视觉传播
企业的文化基于先进的理念，在此基础上抓住企业文化建设的关键环节，努力使企业文化理念向员工行为、企业管理、生产经营实践转化，这些也都是可以通过新媒体实现的。首先，网络可以帮助理念输出，从企业的管理层到实效层利用新媒体沟通，做好业务部门的指导与监督，对企业的内外建设有一个及时有效的反馈，充分地利用这个网络，从而使企业文化理念的传播横向到边、纵向到底，杜绝了盲区。再有，新媒体在传播企业理念时要牢牢抓住两个环节：字媒体为载体传播企业文化理念。经常性地宣传企业加强和改进企业文化工作方面的部署，其次，视频直播企业寓教于乐、寓教于文、寓教于学的各种活动，推行企业文化理念。三是通过制度落实理念。为了使企业文化理念化作员工的实际行动，制定行之有效的制度，并在实施过程中体现制度的严肃性。传统的企业发展在媒体选择上有一定的针对性，但是随着数字时代的到来，可以说，没有一家企业可以不利用新媒体进行视觉与文化的传播。这与目前新媒体在国内的蓬勃发展与受众人群具有密切的关系。因而企业在通过视觉要素塑造企业文化时就要考虑在什么样的终端进行传播？如何传播？达到什么样的效果？占据什么样的时段传播？投入成本有多少等等。因此，对视觉传播在新媒体下进行规划，首先要熟悉新媒体的种类与特性。制定出传播总目标与阶段目标，根据各个目标进行合理的规划与设计，力争达到在成本有限的情况下，受众面最广、宣传效果最好的目的。企业的视觉要素分为三类：一是对内的，包括办公用品、用具、内部报刊读物、会客洽谈用品等；二是对外的，如票据类、符号标志类、交通工具类、平面广告类、大众传播广告类、商品包装类、出版物和印刷品等；三是内外兼对的。如员工证件、服装和制服类等。当然，这些要素在传播功能上也是不尽相同的，比如对外的大众传播广告类必须遵守国家的法律法规；商品包装类不能做过度宣传，只能以商品的成分与属性为主；这就显示出了新媒体独一无二的优势，即它可以相对自由的传播信息，用属于企业自己的方式将受众人群进行细致分类后进行传播。在传播的成本上也是远远低于传统媒体动辄十几秒几百万的成本的。另外，重视视觉传播与企业理念相结合的企业，必须制作企业理念挂贴，将抽象的企业理念及企业精神形象化。比如统一的办公用品用具、统一的员工服装制服等，作为企业内部的日常用品也是可以通过员工在新媒体上进行零成本宣传的，轻轻一点朋友圈，员工的个人形象就帮助企业在小范围内树立了大形象，而员工的集体助力就会在社会上造成大影响。
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系统分为四个模块：员工信息模块、设备信息模块、项目信息模块、专利信息模块等，系统模块设置如图2所示。员工信息模块用于登记公司员工的基本信息，包括入企时间、所在部门、职务等；设备信息模块用于记录公司购买的各种设备的名称、型号、数量以及是否已获得过各级各类项目补贴等信息；项目信息模块保存公司已获立项的各级、各类科技项目的信息；专利信息模块则用于登记企业获得的各类专利，包括发明专利、实用新型专利、外观专利等。在管理控制台中添加角色。Excel服务器自带了九个角色，称为系统预定义的角色。为了使系统能够符合专业需求，需要添加角色。添加的角色包括董事长、总经理、人事行政部、研发部等各部门经理及部门员工等，具体如表1。Excel服务器的用户实际上是一个登录帐号，可供人们登录到Excel服务器完成工作。初始只有一个用户，就是Admin，Admin用户拥有全部系统预定义的角色，可以建立其他的用户，并对他们赋予权限。角色建立完毕后根据需要新建用户，如项目部有部门经理张三和员工李四、王五。则新建张三、李四、王五三个用户，对张三赋予部门经理权限，李四和王五赋予员工权限。
3各模块下各功能分类模板的建立
以Admin帐户登录，建立各模块下相应的模板。Excel服务器的优点在于其系统开发是基于微软office软件中的excel表格，任何人只需知道简单的excel软件操作即可开发出企业资源管理系统。以“员工信息卡”模板为例，在设计状态下建立excel表格(如图3所示)，表格建好后保存模板表样。因为是新建的模板，还没有定义过权限，所以，在保存了模板之后，需要设置该模板的权限。此时可根据实际需要选择允许操作此模板的角色。如所有管理人员及员工均需要填写“员工信息卡”，则在创建模板时定义所有人均具有填写该表格的权限。接下来需要在模板上定义数据项。数据项指的是模板表样中需要填写内容的那些空白单元格。该模板需要定义的数据项有“姓名、年龄、毕业院校、所学专业......”等。通过定义数据项规定空白单元格输入的数据类型等约束条件。
4各模块下工作流的建立
工作流是对某种表单的规定流转过程的描述，它包括：要流经几个步骤；每个步骤由何人处理；每个步骤要处理（填写）表单上的哪些栏目；从一个步骤传递到下一个步骤必须满足哪些条件，等等。各模块下的模板均需要定义相应的工作流程，如在“项目登记卡”中，需要涉及任务流转即工作流的问题，该表格首先需要由项目部员工填写，然后由项目部经理审核，以可视化编程的形式建立该工作流。对于所有涉及工作流问题的模块，均需要建立工作流。
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在目前关于中小企业的信息系统安全与效率方面的文章主要是集中在如何构建中小企业信息系统方面,涉及到中小企业信息管理制度这方面很少。如:杨斌、费同林(2002),赵宏中(2005),刘仁勇,王卫平(2007),在企业管理信息系统建设方面提到了制度设计方面,但是没有把其作为一个研究重点,其他一些相似的文献基本是从技术角度探讨。从中小企业实际的成本收益考虑,一般来说,由于运用的相应技术不是很高,基本都是基础的软件系统,所以有必要对中小企业面临的制度方面进行详细的分析。
二、中小型企业信息系统制度方面分析
首先,根据Laudon对企业信息系统面临威胁,按照来源分为六类:硬件故障、软件故障、人为因素、数据、服务及设备被偷盗,这些都是中小企业面临的问题,但Laudon从单个信息系统的角度进行分析,却没有把企业的信息管理系统管理制度考虑进去,在我国中小企业的信息系统建设上许多企业尽管设置了制度,但很大程度上都是形同虚设或者是制度管理存在缺失,容易导致中小企业信息系统实际操作上面临效率和安全的问题,下面具体从制度方面进行分析:
在中小型企业中,存在着正式制度与非正式制度,正式制度是人们有意识建立起来的并以正式方式加以确定的各种制度安排,主要包括法律制度、企业制度安排等;非正式制度,是人们在长期的社会生活中逐步形成的习惯习俗、文化传统、价值观念,是形态等对人们行为产生非正式约束的规则,是那些对人们行为的不成文的限制。
(一)正式制度的分析
在中小企业中,正式的制度包括国家信息系统法律的规定和企业的信息管理制度方面,根据我国1994年通过的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》,也只是从信息交换角度来保护整个信息系统的安全,对于企业自身的信息系统安全只是规定各企业根据自身情况自行制定,并没有对企业的实际业务中发生的关于信息系统自身安全进行风险标准规定,也没有一套正确引导进行风险防范的标准规定,所以中小企业的法规建立基本都是从企业各自实际出发,所以各企业的标准不一,导致安全隐患存在比较大。
从企业自己建立的信息管理制度来说,一般大型企业有明确的规定制度,包括维护、人员素质等方面都有明确的规定,在一定程度上能有效防范信息系统存在的安全隐患,并能够及时有效的进行相应信息的反馈,对企业的信息安全与企业效率能起到积极的作用。但对于中小企业来说,由于企业自身比较小,相应的信息管理系统人员比较缺乏,其维护也是谁操作谁负责,这样只能根据各企业自身人员的情况来确定其系统的安全程度,其次在效率方面,由于人员缺乏以及其计算机操作应用存在的不规范,信息交换、反馈也相对比较落后,或者根本起不到效率作用。
再次中小企业虽然有一定的信息管理制度规范,却由于监管不到位,主要是由于中小企业的机构比较小,维护人员、计算机使用都是由使用人员一人来完成,所以容易导致即使有制度,也难以执行,这也是制约中小企业信息系统的数据安全的主要原因。
(二)非正式制度的分析
在非正式制度中,意识形态处于核心地位,它不仅蕴含价值关键、伦理规范、道德观念和风俗习性,而且在形式上构成某种非正式制度的“先验”模式。所以从这个角度上来说,公司员工的思想和过去的传统操作方法在一定程度上影响企业的信息管理系统运行效果。
在中小企业的管理信息系统中,由于员工的意识不强,对于信息系统的维护、使用存在一定的松懈,信息操作员经常在值班时没有定期维护计算机及信息管理系统,只是在当其产生问题时才处理,这样很容易导致企业数据损失,如果信息备份不完全的话,可能由于人为操作或者计算机病毒的侵入会造成整个系统数据损失。
在这里非正式制度方面主要是指员工以往的旧做法对中小企业的信息系统安全的影响,对信息反馈报告在效率方面也会产生一定的负面作用,主要原因是领导层的要求不严格,操作人员的报告提交不及时等因素所致,因此非正式制度因素对中小企业信息管理系统影响也是非常大的。
三、加强信息管理系统管理制度建设的对策
在加强制度建设中,主要从国家信息系统的法律制度建设、企业信息制度的设置与执行,再次就是信息系统中操作人员与管理人员意识的改变三个层次来考虑。
(一)首先在我国信息管理系统的法律规范中,不仅应该对信息交换中安全问题进行规范,而且规定信息系统使用公司对其管理系统的安全达到安全的最低标准,这个标准是指从各因素方面来确定信息管理系统的一个安全性的最低标准值,不仅能够使信息安全从法律依据上得到一个基本的系统安全标准,而且也能对公司信息管理系统起到强制规范性的作用。
(二)在制度设定层面,加强中小企业信息系统安全管理制度的健全及制度化,也是保障中小企业信息系统安全极为重要的一个方面。在信息系统运行过程中,信息系统管理部门应制定严格的服务器日常维护、巡视和记录制度、客户机维护、操作制度、用户管理制度、人员培训制度等等,并严格按照制度实施奖惩,从而从企业内部制度上认识到信息管理系统安全的重要性。
(三)培养与使用企业信息化是一项复杂的系统工程,除了领导层要高度重视外,设立一个既懂信息系统、又懂业务流程的复合型信息主管职位,也是非常关键的。在国外大学、大企业的CIO(首席信息主管),相当于企业级的领导,直接参与企业的重大问题决策。一个合格CIO,既能充分调动网络技术人员的积极性,又能把握企业信息化发展全局,并能随时为领导提供参考意见,起到了很好的监督作用,并对公司信息管理信息系统制度改善、监督、反馈上能起到重要的作用,中小企业中也设立这样一个职位,从而使信息化系统成为企业运行中的一个非常重要的部分。
(四)加强信息系统人员的培训,使其对计算机信息系统的操作、安全等方面了解能够熟练的掌握。信息系统人员包括操作人员以及维护人员,定期对信息系统人员进行培训,不仅有助于了解信息系统的最新发展,而且能够使其从意识中不断了解到信息系统安全的重要性,使其操作、维护的规范化不断得到改善,从而减少由于非制度性因素所产生的信息系统安全问题。
四、结论
在中小企业信息管理系统中,很大问题是由于中小企业的制度方面造成的,所以在企业内部加强其监管,使中小企业的信息管理制度得到很好执行是非常必要的,其次就是加强员工的素质培养,使其能够具有很好的业务水平,使信息管理系统得到很好的运行,并能够使管理层及时了解到企业的信息,保证企业的顺利运行;最后完善国家信息管理系统法律,是保证企业信息制度建立的重要标准,使中小企业达到基本的信息系统风险管理水平,从而从制度上使其信息管理系统得到很好的保护。
参考文献
[1]KennethC.LaudonJaneP.Laudon.管理信息系统-管理数字化公司(第8版)[M]北京:清华大学出版社,2005年:501-538
[2]王霞,张永,彭智才,如何保障中小企业信息系统安全[J],资源方法,2004(9):54-55
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随着我国中小企业开始实现信息化管理,运用信息管理系统来对企业生产进行管理,一方面,提高了企业管理的效率和科学性,使企业的生产、存储、财务、成本、控制都得到了大幅度的改善;而另一方面,在实际的运行中不可避免的引发各种问题,其中包括信息安全性的问题,即存储在计算机或在传输中的文件和数据遭受到破坏和滥用,而且这种活动对企业的影响非常严重,例如:电子商务公司,如果网站出现故障,每天的损失会高达数额人民币,所以如何保障信息系统的安全,使其得到安全的控制,对于企业来说已经变的非常重要。目前,在我国的中小企业信息管理系统内部构建中,经常可以发现由于制度和管理中的疏忽、松懈以及信息系统的监管不到位,所出现数据的丢失或者数据的信息反应迟钝,不能使管理者及时得到有效的信息,使其信息系统的发挥起不到其最佳的效果,因此如何保障中小企业信息系统安全,加强中小企业信息的测控是非常必要的。
在目前关于中小企业的信息系统安全与效率方面的文章主要是集中在如何构建中小企业信息系统方面,涉及到中小企业信息管理制度这方面很少。如:杨斌、费同林(2002),赵宏中(2005),刘仁勇,王卫平(2007),在企业管理信息系统建设方面提到了制度设计方面,但是没有把其作为一个研究重点,其他一些相似的文献基本是从技术角度探讨。从中小企业实际的成本收益考虑,一般来说,由于运用的相应技术不是很高,基本都是基础的软件系统,所以有必要对中小企业面临的制度方面进行详细的分析。
二、中小型企业信息系统制度方面分析
首先,根据Laudon对企业信息系统面临威胁,按照来源分为六类:硬件故障、软件故障、人为因素、数据、服务及设备被偷盗,这些都是中小企业面临的问题,但Laudon从单个信息系统的角度进行分析,却没有把企业的信息管理系统管理制度考虑进去,在我国中小企业的信息系统建设上许多企业尽管设置了制度,但很大程度上都是形同虚设或者是制度管理存在缺失,容易导致中小企业信息系统实际操作上面临效率和安全的问题,下面具体从制度方面进行分析:
在中小型企业中,存在着正式制度与非正式制度,正式制度是人们有意识建立起来的并以正式方式加以确定的各种制度安排,主要包括法律制度、企业制度安排等;非正式制度,是人们在长期的社会生活中逐步形成的习惯习俗、文化传统、价值观念,是形态等对人们行为产生非正式约束的规则,是那些对人们行为的不成文的限制。
(一)正式制度的分析
在中小企业中,正式的制度包括国家信息系统法律的规定和企业的信息管理制度方面,根据我国1994年通过的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》,也只是从信息交换角度来保护整个信息系统的安全,对于企业自身的信息系统安全只是规定各企业根据自身情况自行制定,并没有对企业的实际业务中发生的关于信息系统自身安全进行风险标准规定,也没有一套正确引导进行风险防范的标准规定,所以中小企业的法规建立基本都是从企业各自实际出发,所以各企业的标准不一,导致安全隐患存在比较大。
从企业自己建立的信息管理制度来说,一般大型企业有明确的规定制度,包括维护、人员素质等方面都有明确的规定,在一定程度上能有效防范信息系统存在的安全隐患,并能够及时有效的进行相应信息的反馈,对企业的信息安全与企业效率能起到积极的作用。但对于中小企业来说,由于企业自身比较小,相应的信息管理系统人员比较缺乏,其维护也是谁操作谁负责,这样只能根据各企业自身人员的情况来确定其系统的安全程度,其次在效率方面,由于人员缺乏以及其计算机操作应用存在的不规范,信息交换、反馈也相对比较落后,或者根本起不到效率作用。
再次中小企业虽然有一定的信息管理制度规范,却由于监管不到位,主要是由于中小企业的机构比较小,维护人员、计算机使用都是由使用人员一人来完成,所以容易导致即使有制度,也难以执行,这也是制约中小企业信息系统的数据安全的主要原因。
(二)非正式制度的分析
在非正式制度中,意识形态处于核心地位,它不仅蕴含价值关键、伦理规范、道德观念和风俗习性,而且在形式上构成某种非正式制度的“先验”模式。所以从这个角度上来说,公司员工的思想和过去的传统操作方法在一定程度上影响企业的信息管理系统运行效果。
在中小企业的管理信息系统中,由于员工的意识不强,对于信息系统的维护、使用存在一定的松懈,信息操作员经常在值班时没有定期维护计算机及信息管理系统,只是在当其产生问题时才处理,这样很容易导致企业数据损失,如果信息备份不完全的话,可能由于人为操作或者计算机病毒的侵入会造成整个系统数据损失。
在这里非正式制度方面主要是指员工以往的旧做法对中小企业的信息系统安全的影响,对信息反馈报告在效率方面也会产生一定的负面作用,主要原因是领导层的要求不严格,操作人员的报告提交不及时等因素所致,因此非正式制度因素对中小企业信息管理系统影响也是非常大的。
三、加强信息管理系统管理制度建设的对策
在加强制度建设中,主要从国家信息系统的法律制度建设、企业信息制度的设置与执行,再次就是信息系统中操作人员与管理人员意识的改变三个层次来考虑。
(一)首先在我国信息管理系统的法律规范中,不仅应该对信息交换中安全问题进行规范,而且规定信息系统使用公司对其管理系统的安全达到安全的最低标准,这个标准是指从各因素方面来确定信息管理系统的一个安全性的最低标准值,不仅能够使信息安全从法律依据上得到一个基本的系统安全标准,而且也能对公司信息管理系统起到强制规范性的作用。
(二)在制度设定层面,加强中小企业信息系统安全管理制度的健全及制度化,也是保障中小企业信息系统安全极为重要的一个方面。在信息系统运行过程中,信息系统管理部门应制定严格的服务器日常维护、巡视和记录制度、客户机维护、 操作制度、用户管理制度、人员培训制度等等,并严格按照制度实施奖惩,从而从企业内部制度上认识到信息管理系统安全的重要性。
(三)培养与使用企业信息化是一项复杂的系统工程,除了领导层要高度重视外,设立一个既懂信息系统、又懂业务流程的复合型信息主管职位,也是非常关键的。在国外大学、大企业的CIO(首席信息主管),相当于企业级的领导,直接参与企业的重大问题决策。 一个合格CIO,既能充分调动网络技术人员的积极性,又能把握企业信息化发展全局,并能随时为领导提供参考意见,起到了很好的监督作用,并对公司信息管理信息系统制度改善、监督、反馈上能起到重要的作用,中小企业中也设立这样一个职位,从而使信息化系统成为企业运行中的一个非常重要的部分。
(四)加强信息系统人员的培训,使其对计算机信息系统的操作、安全等方面了解能够熟练的掌握。信息系统人员包括操作人员以及维护人员,定期对信息系统人员进行培训,不仅有助于了解信息系统的最新发展,而且能够使其从意识中不断了解到信息系统安全的重要性,使其操作、维护的规范化不断得到改善,从而减少由于非制度性因素所产生的信息系统安全问题。
四、结论
在中小企业信息管理系统中,很大问题是由于中小企业的制度方面造成的,所以在企业内部加强其监管,使中小企业的信息管理制度得到很好执行是非常必要的,其次就是加强员工的素质培养,使其能够具有很好的业务水平,使信息管理系统得到很好的运行,并能够使管理层及时了解到企业的信息,保证企业的顺利运行;最后完善国家信息管理系统法律,是保证企业信息制度建立的重要标准,使中小企业达到基本的信息系统风险管理水平,从而从制度上使其信息管理系统得到很好的保护。
参考文献
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国有企业部署应用后勤管理信息系统的目标总体可以归纳为三个方面。一是提升工作效率，实现后勤精益化管理。国有企业为社会用户提供快速、高效的服务，决定了其需要快速、高效的后勤保障，传统纸质化、手工表格式的后勤管理已经难于满足要求，后勤工作依靠信息系统支撑，向无纸化管理转变，提升工作效率是大势所趋。二是强化服务管控，实现后勤用户更加满意。当前服务业和信息化的融合发展，许多社会服务已经完全实现“掌上可得”。企业职工对内部后勤服务的审视和要求，已经较以往更高。通过信息系统对服务过程的严格管控，有助于缩短服务等待时间，监督服务效果，确保服务落实，提升用户对后勤工作的满意度。三是优化资源配置，打造绿色节能后勤。传统手工报表式后勤管理容易出现管理死角，发生资源浪费。通过信息系统的辅助，有利于强化后勤资源全寿命管理，盘活存量资源，充分利用资源。通过对资源消耗的完整记录，有利于开展统计分析，提出改进措施，实现节能降耗。国有企业后勤工作的特点决定了后勤管理信息系统具有许多不同于其他信息系统的特征。一是面向多层级和巨量用户。系统既要满足本层级内部后勤管理的需要，还好满足上层级对本级、下级管理的需要。不仅面向后勤管理服务工作人员，还面向全体被服务人员，理论上企业有多少职工，系统就有多少用户。不仅面向个体服务需求，还面向群体服务需求。这个特点决定了系统需要应用更加可靠、稳定、满足巨量用户并发访问的软硬件环境。二是集成多种信息系统。构建后勤管理信息系统之前，可能已经有车辆管理系统、员工医疗健康系统、餐饮管理系统等在运作，需要考虑与原有系统的集成，建立相应的接口，实现资源整合和优化配置。三是具有管理和服务相结合的特征。系统既要满足对后勤资源管理的需要，又要实现面向众多职工用户的服务，既要构建管理工作流程，还要构建服务工作流程，两者相辅相成、有机结合。四是具有通用性和个性特征。既要实现对后勤工作本质特征的反映，可以在不同企业之间进行应用移植，还要能满足具体企业的内部管理需要，实现个性化、本地化的业务和流程管控配置。
三、国有企业后勤管理信息系统总体模型探讨
通过前面分析，国有企业后勤管理信息系统总体应是一个多层级、多用户的信息系统，纵向实现管理贯通，横向实现服务贯通；通过建立各种接口，实现与现有各种信息系统的集成；如果职工规模大、用户多，不同层级、不同地域后勤工作存在差异，还应考虑使用多级部署为宜。根据后勤工作“管理资源、服务需求”的实质，可以应用面向对象的方法进行后勤资源模型构建，应用面向需求的方法进行后勤服务流程构建。横向同一层级的总体功能，大体可分为后勤资源管理、服务需求管理、服务流程控制三大方面。纵向不同层级之间，重点要实现管理流程控制、后勤资源抽取、资源统计分析等功能。其总体功能框架如图1所示。在本层级内，后勤资源管理、服务需求管理、服务流程控制三大方面是一个有机整体。每一种后勤服务都可以应用这三个方面进行构建，形成相应的服务应用模块。有多少种后勤服务就可以构建出多少种服务应用模块。后勤资源既可以在后勤管理信息系统中进行创建，也可以通过系统接口抽取应用其他专用服务信息系统的资源。后勤管理者日常应用后勤管理信息系统，其主要工作之一就是对相应后勤资源进行管理维护，做到与实际情况实时相符。后勤服务的最终对象是作为企业职工的人，因此后勤服务需求总体上可分为两大类，一是个体服务需求，如对职工个人的办公物品配置、餐饮服务等，二是群体服务需求，例如举办一场大型会议所需的后勤服务保障。服务需求与后勤资源之间的对应关系，可以是一对一的关系，也可以是一对多的关系，还可以是多对多的关系，如一场重大活动中众多被服务者同时提出的多种服务需求。对人的模型构建是最基本的服务需求构建，其基本属性包括：姓名、性别、年龄、籍贯、员工ID、单位、部门、级别、职务、党群关系等。人的不同属性就隐含了差异化的服务需求，在此基础上构建不同的服务模型。连接服务需求和后勤资源之间的是服务流程控制。根据各种服务需求构建各种用户服务接口。被服务对象通过用户接口启动服务需求流程，后勤管理者通过服务流程的跟踪和管控，满足被服务对象提出的需求。随着智能终端的普及，还可以根据需要开发个人终端后勤服务APP，员工使用个人终端提出服务需求，如野外作业人员送餐预订。上层级单位对下层级后勤管理的重点是后勤资源管控。一是对后勤资源立项、建设、购置、报废等涉及到资源增减环节的过程管控，由此需要构建贯通上下级之间的后勤资源管控流程；二是对下级后勤资源的数据提取，并在此基础上进行的统计分析、展示和资产全寿命监管，统计分析和监管的成果可应用于对下级单位后勤资源建设的立项审批决策。
四、后勤资源及服务需求建模举例
以新员工入职“一站式”服务，为其配置工作所需的办公资源，如办公坐席、电脑、电话、就餐卡、门禁卡等为例，讨论后勤资源和服务需求建模。
1.办公物品资源模型。重点要引入资产全寿命周期管理方法。首先每件办公资产要根据分类为其分配一个唯一的识别号，其次要对其建立使用、库存、维护、报废等相应状态，再次要为其建立与使用人及办公场所的联系。建立办公资产与办公场所的联系很容易被设计者所忽略。现实办公环境中，许多办公资产并没有和具体的使用人发生联系，如会议室内的桌椅、橱柜。
2.办公房产资源模型。一栋房产包含许多楼层，一个楼层包含许多区域(办公室、会议室和公共区域等)，一个区域可以包含许多座席和相关办公物品，一个座席还关联办公物品。对办公房产资源的建模，既要对房产所属各层级资源分别进行建模，分别描述其特性，还要描述其相互联系。在此基础上，更重要的是构建办公区域、座席与使用人的联系，以及构建办公区域、座席与办公物品的联系。一旦把一个座席或一个房间分配给一个使用人时，就同时建立了其所包含办公物品与使用人的联系，不用再逐一配置。
3.一卡通资源模型。企业的许多服务，如身份识别、门禁开启、车辆通行、餐饮计费、医疗服务等，可以集成在一张IC卡上实现。构建一卡通资源，除了要建立与被服务对象的联系之外，关键要建立与其他服务信息系统的接口，并尽量集成在一个服务模块界面上，实现在线配置和修改。
4.后勤管理部门工作人员接到人力资源部门的发出新员工入职通知书，在后勤管理系统中的服务对象数据库中创建该员工基本信息，并开通该员工在后勤管理信息系统中的账号。信息可以手工输入，或者通过企业人力资源管理信息系统接口导入(如有建立接口)。
5.该员工或者所在部门综合管理员通过后勤管理信息系统的员工配置服务界面提出入职服务配置申请，通过选择项等方式描述所需的配置需求。
6.后勤管理部门工作人员根据新员工情况，对照服务标准，审核批准服务需求。
7.房产管理员根据新员工职级、部门等信息，对照标准为该员工配置办公区域(坐席或办公室)。该办公区域已配置的办公物品也间接配置给了该员工，并登记在其名下。
8.办公资产管理员根据该员工的其他办公物品需求，如配置一台笔记本电脑，为其分配其他的办公物品。
9.一卡通管理员根据申请事项，为其开通相应的服务和权限。
10.新员工确认所有的服务已经满足，对服务做出评价，并结束服务流程。
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日本著名学者野中郁次郎在知识划分的基础上，提出了在学术界极具影响力的知识转化SECI模型．系统阐述了知识转化的社会化(Socialization)、外在化(Extenralization)、整合化(Combination)和内在化(Intenralization)等四个螺旋式的转换过程。这是目前知识管理研究比较权威的模型。SECI模型的实施步骤包括：获取知识整理知识、审核知识、知识、利用知识、更新知识、淘汰过时知识。基于以上的SECI模型．监理企业的知识管理系统可划分为以下模块。
2．1清点和编目
知识库中存储的是企业显性知识的载体——文档。因此考虑知识的分类时，实质是对知识载体的分类。知识清点和编目主要是通过问卷调查，咨询专家．公司文档归纳总结等方式进行。
2．2知识的采集
知识的采集可以是显形知识的直接输入．也可以是隐形知识的转换。在系统中我们将知识的采集和项目管理充分结合起来，从项目管理的日常流程中直接提取知识，进而沉淀为企业知识库的一部分。
2．3知识的利用
与其他资产不同，知识不具独占性．知识同货币一样只有流动起来．才会不断丰富．才能使企业的知识增值。知识利用的方式有查询，邮件，推荐．网络刊物等形式。知识的搜索可采用全文检索的方式。将常用的知识作为索引保存起来，从而可以实现快速的全文检索。
2．4知识的创新
只有不断创新，企业才能保持持久的领先。员工论坛，内部黄页，企业群提供了一个让所有员工共同交流的网络空间。员工通过沟通，交流，辩论获得了从一般书本中得不到的知识。另外可提供在线音频视频培训．对培训结果进行反馈，从员工中得到创新的知识。
2．5知识的保护
一个企业的知识库是其核心竞争力所在．因此对于知识要在充分共享的同时也要注意对知识库的保护。通过权限验证的方式，分不同级别，不同的用户得到不同数量的知识。甚至可以对客户．竞争对手也提供分部门知识但是如果他们需要得到更多的知识．就需要通过购买等方式来实现，当然核心的知识是企业的宝贵财富，要严格限制其流转。
3建立知识管理系统
构建监理企业的知识管理信息系统，可以解决项目地域分散的问题．使项目部之间以及项目部与公司之间的知识共享和交流更便捷可以在系统中建立相应的考评体系．考评员工对企业所做的贡献，并给予相应的奖励，进而完善激励机制：还可以通过网络培训的方式，由员工自行选择培训的时间和内容，逐步提高员工的个人素质，从而更好地实施建设监理企业的知识管理。本文在参考SECI螺旋模型的基础上．根据我国建设监理咨询企业的性质和特点．结合当前企业信息平台开发的技术，提出适合监理企业现阶段需求的知识管理系统架构(如图1所示)。此框架基于intemet／intranet，采用B／S(浏览器／服务器)结构．无论员工在什么位置．使用何种上网终端．均可快速访问企业的知识资源并可相互交流。
3．1文档管理
这里的文档管理是对规范化的文本文件和用文字表述的经验知识的管理，实际上就是对企业显性知识的管理。它包括：程序性知识、科研性知识、监理项目知识、项目管理知识、法律规范性知识和行业技术动态等模块。同时还可以通过对隐性知识的载体——工程项目案例的管理，来部分实现对隐性知识的管理。
3．2搜索引擎
搜索引擎是辅助员工进行快捷、准确知识定位的工具。快速搜索。对知识时所带的附件进行标题正文、附件进行全文搜索，可以搜索附件名称和附件内容．支持常见的office文档pdf等图文处理文档格并实现附件的html格式快照．打开快照可以预览附件的内容．可以大大提高搜索效率和搜索范围。(2)精确搜索。通过建立文档的摘要和索引信息，可以实现对早期纸质文档的搜索，同时根据索引信息搜索者还可以便捷地搜索到与此文档某个主题相近的文档。系统将按文件匹配程度向用户提供搜索结果．从而提高搜索大量知识库使用效率。
3．3信息交流
知识只有通过交流和共享才能发挥它最大的效用，对于员工头脑中高度个性化的隐性知识尤为如此。只有通过交流，才能使隐性知识在企业中广泛传播，并不断完善优化，经过沉淀，最终转化为企业的显性知识。(1)信息。可以使员工以最快捷的方式了解企业的重要信息和最新信息，如会议通知，近期重大事项安排等。(2)知识论坛。信息交流模块中的重要组成部分是知识论坛功能．其拥有的电子社区、讨论群组、家园广播等功能可以在那些寻找知识和拥有知识或能够访问相应知识的人之间建立联系，最便捷的方法就是在BBS上贴一个有谁知道的帖子，知道的人在回复时就完成了知识传递的任务。(3)网上调查。网上调查是企业与员工进行信息交互的重要方式，是企业及各个职能部门以便捷的方式了解员工对某个事件或某项提议的态度和意愿征求员工的反馈意见．为企业决策和判断提供理论依据。(4)知识问答。知识库中不可能存储全部所需知识．当用户遇到知识库中找不到的知识时，可通过积分悬赏问答的方式发起提问。在所有回复的答案中选择最佳答案．选择完成后可将该问答转化为知识纳入知识库，从而实现隐性知识的挖掘。
3．4专家地图
对于一些隐性知识．有时难以用语言文字表达，有效的方法是找到掌握这类知识的个人，进行直接交流这就将直接检索知识的问题转化为寻找掌握相应知识的个人的问题。通过对企业员工的专业背景、工程经历、专长等的确定．建立企业的专家数据库，使企业知识和个人相对应，方便员工按图索骥，促进隐性知识向显性知识的转化。
3．5培训考试
培训是企业传播知识的一个重要途径，它可以使组织知识在较短的时间内转化为员工的个人知识。通过把过去培训的视频录像和PPT上传．开展网上教育培训。这样既可以提高企业知识的共享率，减少重复性工作，又能节省企业的人力、物力、财力。网上培训包括培训计划、培训课程在线考试等功能模块．员工可以参照培训计划，选择合适的培训内容进行网上培训，并在培训之后通过在线测试模块检验自己的学习效果。
3．6移动客户端
目前，移动互联网是大势所趋，知识管理也不例外。更加重要的原因是由于监理工作的特殊性，一线监理人员大部分工作时间都在工地，并无充裕的时间坐在电脑前访问PC版的知识管理系统，所以很有必要同步开发基于知识管理系统的移动客户端。本移动客户端基于HTML5CSS3和Ja~caScript等技术的HybridApp混合模式开发，具有开发速度快和运行速度快的特点，是目前流行的移动客户端开发技术。通过手机客户端．用户可以随时随地地进行信息浏览、信息、信息回复、收发站内信等基本的社区操作，以及知识推送及社区互动。手机客户端功能亮点在于现场拍照上传以及语音发帖等个性化服务．可帮助现场员工针对现场工程疑难问题随时拍照上传，通过语音发帖．寻求公司技术专家的解答．该功能有利于员工方便快速地获取现场监理所需知识。在流量上移动客户端是绝对的精简，对于图片进行压缩传输，方便用户在信号不好和节省流量的情况下使用。知识管理系统的移动客户端版本能够方便用户随时随地访问企业知识资源抢占用户的碎片时间；用户在现场遇到的专业技术问题，能够通过移动客户端快速找到相关解决方案；同时也能增强用户的黏性．提高用户参与的积极性逐步培养用户协作和知识分享的理念。
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从总体上看，我国的物流管理虽然在近年来有较快发展，但与西方发达国家相比，还是存在着很多不足，主要体现在以下方面：1.管理观念的老旧。当前，我国有很大一部分企业仍然运用传统的产品供应销售一体化等经营方式，在物流方面，也只是单纯的在企业内部进行，这样的方法无法将物流管理各方面的职能充分发挥出来，在企业进行系统分工的过程中，产生不利影响，进而使供应链系统下的企业物流管理效果难以真正全面的体现出来。而生活水平的提高使得消费者对物流的要求进一步提升，如果不能改变老旧的管理观念，必将会对企业物流的服务效果产生很大程度的影响。2.物流设备的落后。纵观我国企业，普遍在物流设备方面比较落后，不仅没有充分利用当前信息化的先进技术，而且物流服务效率相对较低，在经济飞速发展的条件下，落后的物流设备越来越无法满足企业物流发展需求。而在物流设备相对落后的基础之下，相应的物流管理标准与物流管理规范也比较欠缺，这也就造成了企业物品在储运的过程中，无法完成整体的管理与运转。先进的信息化物流管理技术没有得到充分的运用，这是导致当前物流管理自动化水平相对较低的主要原因。3.管理人才的缺乏。在经济全球化进程不断深入的今天，我国与外国企业的交流越来越多，业务范围也越来越广，因此，当前企业要求人才不仅需要拥有较强的专业素质，还要具备较强外语水平。但当前我国的物流人才培养体系相对落后，培养出来的人才无法真正满足企业当前物流管理体系的需求，这也在很大程度上制约了我国企业的物流管理发展。
三、解决供应链系统企业物流管理问题的主要措施
1.认识到物流管理的重要性。想要真正发展企业的物流管理，便要从根本上意识到物流管理对企业的重要性，企业需要从发展的角度，针对企业物流管理系统，制定出一套适合企业未来发展竞争的供应链系统物流管理方案，并与其他企业进行战略联盟，提升企业在市场中的竞争优势，实现企业之间的利益互惠。2.更新物流服务的核心理念。企业的发展要充分重视“顾客就是上帝”这一服务理念，不仅要创新物流的服务内容，还要创新物流的服务形式。在物流服务内容的创新方面，要充分重视在传统物流服务基础之上的物流增值服务，发展个性化的服务业务，以提升市场竞争力。另外，还要拓展物流管理方面的服务与无论信息服务等。与此同时，在物流服务形式方面，要构建畅通的客户交流平台，以使企业与客户之间产生默契的协同效应。3.充分发挥信息技术的优势。在信息技术不断发展的今天，电子商务对企业的作用越来越明显，因此，在供应链系统物流管理中，也要充分融入先进的电子商务技术，以提升供应链的管理效率，在保留当客户的同时，最大程度的挖掘潜在客户。与此同时，还要借助先进的信息技术力量，更新物流服务设备，以缩小我国与西方发达国家的管理差距。4.大力培养物流管理的人才。当今社会的竞争是技术的竞争，人才的竞争，因此，企业需要着力培养相关的高素质物流管理人才，并重视人才的充分运用。另外，政府与学校也要对相关方面的人才加大培养力度，以促进我国企业的经济进一步发展。
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1.2信息化管理的内涵
二十一世纪是一个信息化的时代,这是由于计算机网络技术的普及使得信息成为人们日常生活与生产的必要因素。而药品流通企业的信息化更是将先进的管理理念注入企业内部,加强药品生产、设计、营销等各个方面的管理,同时为企业的领导层提供及时准确的技术指导与决策依据。另一方面,信息化管理需要一个系统全面的体系予以支撑,只有这样企业才能从根本上转变传统的管理经营模式,实际上,医药市场需要定期的市场调查,企业的生产要满足市场的需求,而通过运用信息技术则能够对资金的流向、投资的回报率甚至是风险评估等做出准确的判断,实现实时的监控与资源的共享,从而帮助药品流通企业利益最大化。
1.3药品流通企业信息化管理现状
尽管现阶段已经有很多药品流通企业实现了信息化的管理模式,但是其中仍然存在很多问题,而且一些经济欠发达的地区并没有将计算机信息技术应用到企业的管理中来,因此,我国信息网络的应用不甚健全,地域差异非常明显;其次,药品流通企业对于信息化的认知过于浅显,没有真正清楚其对于企业的可持续发展所起到的重要作用,还有部分地区的基础设施建设落后,需要国家与当地政府的政策与资金支持,帮助医药企业恢复健康运营,只有资金与技术同时到位才能满足信息化建设对于软件与硬件的需求;最后,就是企业管理人员的综合素质不高,尤其是不能适应现代信息化社会的发展,信息化管理不能发挥其应有的作用,因此,我国急需专业的管理型人才,帮助企业实现信息化管理,同时,医药企业还需要高水平的计算机技术人才,能够发挥创新意识将药品经营做得更好。
2药品流通企业信息化管理的发展方向
2.1响应加快医药物流信息化建设要求
我国已经出台的关于加快医药物流信息化建设的相关政策,尤其是新修订的药品质量生产管理条例更是对药品的储存及运输提出了更高的要求,因此,药品流通企业应该积极响应国家的号召,一方面,强化药品的存储管理系统,也就是根据实际情况使用物流管理软件,将库存管理落实到实处,尤其是输送线路及设备的维修与养护工作,只有通过科学的管理才能够实现物流的高效率运作。另一方面,就是运输管理系统,药品流通企业的主要工作就是负责药品的运输,而我国中小型的药品流通企业众多,需要运用信息化手段实现对药物配送的跟踪、调查及指挥等,尤其是药品物流中心要负责监管货物送到客户手中,同时,调度人员的工作也需要信息化技术的帮助,对运送车辆的各项指标进行记录,确保运送质量及安全。
2.2运用信息化手段实现质量管控
新版的GSP对于企业信息化管理提出了相应的要求,在药品的质量管控环节要尤为重视,尤其是冷链运输的管理需要对温度、湿度以及运送时间进行严格的控制,这不仅是为了确保药品的质量,更是提升企业信誉的关键,信息化管理可以有效的避免人为操作的失误,提高工作效率。目前,我国很多中小型的药品流通企业采用ERP系统来实现药品流通的监管,但在一些环节的处理上还需要改进,最好将业务系统转变成具有质量管控功能的系统,可以充分借鉴西方发达国家的成功经验和先进的管理技术,完善信息系统的管理要求。
2.3打造专业的信息化管理团队
信息化管理需要专业的技术型人才,中小型药品流通企业一定要注重人才的选拔与培养,适应市场竞争的需求,充分发挥信息化管理的作用,很多企业的管理人员在计算机技术方面较为欠缺,企业可以通过定期组织培训来强化管理人员的实践技能,尤其是一些重要软件的应用。另外,软件系统的供应商最好是专业的信息化团队,这样药品流通企业的专业化发展优势才能充分体现出来,因此,建立自己的信息技术团队至关重要。
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1劳动合同的含义
在现代社会中，劳动关系通常以劳动合同来确立。签订劳动合同是建立劳动关系的具体方式。所谓劳动合同，就是职工与企业确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议，是企业和职工之间确立劳动关系的法律凭证。我们可以从以下几个方面来理解劳动合同这一概念。
(1)企业和职工之间建立劳动关系，必须签订劳动合同。劳动合同一经签订，就是一种法律文件，具有法律效力，就成为规范双方当事人劳动权力和义务的依据，合同规定的各项条款双方当事人都必须认真履行，否则必须承担相应的法律责任。
(2)劳动合同的主体是职工和企业双方。作为劳动合同关系当事人一方的劳动者，必须具备法律规定的条件，即必须达到法定的最低劳动年龄。同时还必须具备企业根据工作需要规定的资格条件，才有可能成为劳动合同的一方。作为劳动合同另一方当事人的企业，必须是依法设立的企业。
(3)劳动合同作为确立劳动关系的协议，其主要内容是职工与企业双方的责任、权利和义务。职工为企业承担一定的工作，按企业的要求，完成劳动任务，并遵守企业的各项规章制度;企业为职工提供一定的工作条件和符合国家法定标准的安全卫生环境，付给职工相应的报酬，保障职工享有法定合同规定的各项政治经济待遇。
2劳动行政部门对劳动合同管理的作用
各级劳动行政部门是法律规定的统一管理劳动合同的机关，在劳动合同管理中占有重要地位，起着主导作用。
(1)统一管理企业劳动合同的订立和履行情况。各级劳动行政部门通过经常性的了解情况和定期分析检查，掌握企业劳动合同订立和履行的全面情况，培训企业劳动合同管理人员，完善企业劳动合同的管理制度，自上而下地形成完整的劳动合同管理网络，并通过与企业建立广泛的联系，帮助和指导企业依法订立和履行劳动合同。
(2)广泛宣传劳动合同法规，进行劳动合同法制教育，是企业劳动合同管理的一项基础工作。各级劳动行政部门应当拟定企业劳动合同法制宣传教育计划，结合贯彻劳动合同法规组织实施。通过举办学习班、研讨班、培训班，总结推广先进经验，文流信息，分析案例，组织劳动合同法规知识竞赛等，大力宜传劳动合同法规知识，增强广大职工的劳动合同法律意识和观念，增强执行劳动合同的自觉性。
(3)进行企业劳动合同鉴证。劳动合同鉴证是劳动行政部门对劳动合同实施行政管理的有效手段，是一项监督服务措施。企业劳动合同订立后，对于当事人申请劳动合同鉴证的，劳动合同签订地或履行地的劳动行政部门负责进行鉴证。
(4)查处违法劳动合同。对于违反法律、法规和国家政策的劳动合同，由劳动行政部门负责依法查处。劳动行政部门在检查劳动法律、法规贯彻执行情况时，对于发现或告知的违法劳动合同，根据有关法律、法规的规定可以给予违法者以警告、罚款，提请工商行政机关吊销营业执照，对有关责任人员可提请其主管机关给予行政处分，触犯刑律的，要由司法机关追究刑事责任。
3建立健全企业劳动合同的管理制度
企业劳动合同的管理，除了劳动行政部门主要负责外，企业的管理也是非常重要的。因此，企业应高度重视、加强领导，切实做好加强劳动合同管理、完善劳动合同制度的工作。
(1)建立企业内部劳动合同管理机制。企业内部劳动合同管理是建立现代企业制度所要求的。企业建立劳动合同管理机制，主要应做好3个方面的工作:一是要有管理机构，从企业制度上保证劳动合同的管理;二是要有专人管理，明确职责，各司其职;三是要有切实可行的规章制度，使企业对劳动合同的管理有章可循。
(2)健全企业劳动合同管理制度。企业劳动合同管理的内容一般应包括:招聘、用人的条件和标准，岗位责任或岗位说明书，劳动合同的订立、变更、解除、终止和续订的条件，劳动合同履行情况的考评奖惩制度，企业内部劳动合同档案制度，劳动合同统计报告制度，劳动纠纷调解制度等。
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1合同评审
项目合同拟草后，需要企业相关部门进行评审。早期，是由经办人将合同草稿复印多份，逐一分发给评审人。这种传统的合同管理方式需要专人跟踪,且受各种不确定因素的影响，导致评审周期长、及时性差、管理成本增加。目前，该公司建立了企业信息化管理系统，合同管理模块是该系统的核心之一，这充分体现了该公司对合同管理的重视。在该系统中，合同评审流程如下：申请人发起评审公司相关部门（专家）评审汇总评审意见修改合同草稿确定合同最终版准备合同签订。整个合同评审过程实行在线操作，各评审部门（专家）在线上接到评审通知，并且评审意见全部出现在申请人的流程界面上。这种新的合同评审模式节省信息传递周期，降低了人工成本。同时，通过线上评审加强了各部门对合同的了解和重视，使合同评审更加全面，增加了评审透明度，提高合同评审效率。
2合同查询
企业在运营过程中，需要随时查询合同信息。查询纸质版合同需要到文件归档部门，依靠人工翻阅查找，费时费力，且一份合同原件每次仅能供某一个借阅部门（人）使用，合同使用效率低。借阅后，合同若未被及时归还，还易损坏、丢失，不利保管。查阅合同人员的权限无法设置，合同安全性差。企业信息化管理系统为每份合同分配了具有统一格式的编码，每个合同号就是该合同在系统中的“身份证”，是合同查询的唯一识别码。录入系统时，相关管理人员根据合同号登录系统，将合同关键要素录入合同模块，并将纸版合同扫描上传。拥有合同查询权限的员工不管何时何地，只要在符合条件的网络环境里，登录信息化管理系统，输入合同的系统编号，该合同的主要数据便会立刻呈现在查询者的界面，而且信息准确、无误。若想查看完整的合同内容，可进行下一步操作，进入查看合同扫描件环节。这种在统一平台“秒查”的方式，实现了移动办公，海量信息共享，数据统计便捷，体现了高效的合同管理模式。
3合同执行过程监管
合同从谈判、评审、签订，到执行、索赔、关闭等涉及众多部门，合同进度控制、成本控制、质量控制等整个过程中出现的各种不确定因素，会给合同执行带来众多风险。如果仅靠人工沟通，这必将导致信息不对称、问题处理滞后等结果，给合同双方带来困扰。因此，这种陈旧的合同管理方法已不适应现代化企业的发展需求。在合同执行过程中，经常有合同金额变更情况（尤其是EPC项目），结算值与原合同金额不一致。这种变更在传统管理模式中，一般只有项目经理了解，公司各职能部门因种种原因，不能及时知晓。这就造成生产一线人员掌握的信息和数据与管理部门不一致，对数据的采集、应用和分析、比对都有很大的误导，对各类统计报表数据的真实性、完整性和有效性也有很大影响，甚至会影响管理层的判断。如果1份合同在多个部门存在不同的合同金额，这说明在业务活动过程中有偏差，在管理制度上有漏洞，势必会影响企业的竞争力。为了解决这类问题，合同信息化管控优势需体现在精细化管理中：1)项目经理在信息化系统中发起“合同变更审批流程”，说明合同金额变更原因，上传变更依据，流程审批办结后，相关岗位人员在信息化系统中更改合同金额。同时，系统会第一时间推送变更合同金额的通知至项目经理部成员和公司各相关职能部门，避免了各部门在合同执行过程因信息传递不及时或传递环节过多等而造成的误导、误判，保证了合同金额数据的唯一性、准确性。2)通过对系统中不同数据的积累、监管，以及对各类指标的分析、判断，可以用制度和流程等手段规范合同执行过程出现的偏差，真正实现动态、精细化管理。这也是合同信息化管理带来的便捷和高效。
4建立、健全合同信息化管理制度
信息化系统是一个平台、一种工具，其使用效果如何，关键在于基础数据做的怎么样、各种管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一项系统工程，周期长，其涉及多方面、多部门，数据庞大。从调研、方案研讨、实施、上线测试和上线后相关数据的维护等工作需要不同部门、各种岗位人员的协调和配合。在此过程中，不同模块存在许多未知因素，不是简简单单某个部门或一个专业能轻松搞定的。因此，要推动企业信息化建设，并使之成为高效管控手段，从认识上要有一个新高度，特别是需要企业高层的重视，对其大力扶持，协调和推动职能部门的积极参与，出台配套的管理制度，为合同信息化管理的落地保驾护航。这样才能让合同信息化管理平台发挥应有的作用，达到提高和完善企业现代化管理水平的目的。
5打造高素质的合同管理队伍
建立优质的合同管理团队是合同信息化管理实施的关键所在。要加强管理人员的信息化意识、熟知管理制度，并且熟练掌握电子信息化系统的操作[2]。在信息化管理前，企业中的合同管理人员不懂信息化相关知识，IT工程师对合同管理工作不是很了解，两个部门在业务领域没有太多交集。如果企业建立了信息化管理平台，这样的工作状态会大大改变：在信息化推进初期，合同管理部门（人员）和信息化建立部门（人员）有着长期的沟通和交流，IT工程师通过了解合同管理线下工作模式、流程、数据来源等，梳理多重逻辑关系后，运用不同技术手段将代码写至信息化平台；合同管理人员在提出IT需求过程中也逐渐了解自己的工作在合同管理模块中的职责、角色、权限、工作流程等，并能熟练掌握各种操作。经历一段时间的磨合，参与人员对不同范围的工作从了解到深入，再通过后期的各类培训学习，使各自的合同管理水平及职业综合素质都有了大幅提高。因此，在信息化过程中，人是最重要的决定因素。没有一支良好素养的员工队伍，合同管理信息化系统建设是难以达到预期目标的。
6结束语
当今社会是一个知识时代，越来越多的企业为了跟上社会发展的进程，保障企业在市场中的核心竞争力，引进了“信息化+管理”模式。在新时代的合同管理中运用创新理念，依据信息化平台，提高合同管理的规范性和有效性。虽然合同信息化管理是一个漫长的积累过程，但这些管理变革，给传统企业带来新活力，也是现代化企业实现高端产业链创新、飞跃发展的必然趋势。
