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Key words: enterprise;file management;implementation
中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0178-01
1企业档案管理重要性分析
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其是企业科技发展的催化剂、是企业经济效益和社会效益的表现形式、是企业文化的重要部分,是企业生存与发展的关键。加强企业档案管理有助于企业管理工作的开展,促进企业管理目标的实现。以企业设备档案管理为例,企业设备档案管理工作的科学开展能够为企业设备养护与维修、设备折旧以及企业资产管理提供基础的材料,促进其工作的开展。由于企业档案管理工作的重要性,现代企业必须以科学的管理体系为基础,开展企业档案管理工作,促进企业的健康发展。
2企业档案管理工作的科学实施
2.1 构建科学的档案管理体系,促进档案管理工作的科学开展科学的企业档案管理体系是实施企业档案管理工作的基础,其对档案管理工作的科学开展有着重要的意义。现代企业必须以档案管理基本原则为基础,结合企业自身管理结构与实际情况,构建科学的档案管理体系,以此保障档案管理体系的适用性。在档案管理工作开展中常有企业照搬其他企业档案管理体系进行档案管理工作的情况出现,但是由于每个企业的生产经营特点不同、管理体系的不同以及技术水平、资产情况的不同,会使照搬档案管理体系在实际应用过程中不能与企业实际情况相结合,影响档案管理工作的开展。因此,以企业自身情况为基础,构建科学的档案管理是企业实施档案管理工作科学实施的基础,其对企业档案管理工作的科学开展有着重要的意义。
2.2 注重档案管理基本原则,促进企业档案管理的科学实施企业档案管理要遵循统一领导,分级管理的基本原则。企业档案管理部门要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理。由档案使用部门对档案进行基础整理后,归集管理部门进行统一管理与领导,促进档案管理工作的科学实施。另外企业档案管理工作还要遵循维护企业档案的完整与安全的基本原则。维护档案的完整要以保证企业档案在内容上齐全配套为基础,保持企业档案的系统性和内在的有机联系,并涵盖企业全部工作活动所产生的各种类别、各种形式的档案文书,杜绝档案人为割裂和零乱堆砌造成的档案不全等情况的发生,保障企业档案的完成性。同时还要加强对企业档案管理的保护工作与保密工作。防治企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的事项,保护知识产权,维护企业的合法权益。在注重企业档案管理的基本原则实施的同时,企业还要认识到档案的有效利用对企业发展的促进作用,以企业档案管理工作为基本出发点,实现企业档案的综合利用。以企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,保障企业档案在企业生产经营中的可利用价值,促进企业的健康发展。
2.3 以企业档案管理标准化建设为基础,开展企业的档案管理工作加强企业档案管理标准化建设时实施企业档案管理工作的重点。其首先要明确档案归档制度,明确企业档案归企业所有,企业每一名员工都有建立档案、保护档案的义务。企业档案管理标准化建设过程中要注重对行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度归档、或按季度归档的制度建设。同时注重产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。以此保障企业档案的完整与安全。对于企业财务文件的归档应由财务部门整理归档并保管一年后交由档案室进行管理。对于企业员工外出学习、考察、开会所得文件材料必须在返岗10天内交由档案室进行工艺管理。
另外,企业还要加快完善企业档案管理制度的脚步,对档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等进行完善。以制度化管理确保企业档案管理的科学实施。对于档案管理工作流程也要进行标准化建设,对管理部门、文件点收等进行标准化建设,并通过严格执行,促进档案管理工作的开展。
3注重现代技术在档案管理工作的应用,促进企业档案管理工作的科学开展
在现代企业档案管理的实施过程中,企业要注重现代技术在档案管理中的应用,以此促进档案管理工作的科学开展。现代企业要加快档案管理工作新技术的应用,以此促进企业档案管理工作的科学开展,促进企业档案管理工作效率的提高,促进企业的健康发展。
综上所述,现代企业档案管理工作是企业发展过程中企业历史资料、有关文件的管理过程,其对企业的经营活动的开展以及企业的发展有着重要的意义。企业在注重档案管理体系建立与实施的过程中还要注重企业档案管理人才的培养。注重对档案管理人员现代档案管理理论知识的培养、现代方案管理技术的培养,通过档案管理人员专业技术水平的提高以及企业档案管理新技术的应用提高企业档案管理质量,促进企业的健康发展。
参考文献:
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[2]杨彤,李丽.生产型企业档案管理工作的科学开展[J].工业企业管理信息,2009,2.
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