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监理资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，监理资料就越多。总监理工程师工作繁多，当然应按规范要求指定专人具体负责管理监理资料，但是否仅此就可以达到《监理规范》第7.4.1条“监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序”的要求呢？答案显然是否定的。那么总监理工程师自身该如何做好监理资料的管理工作呢？
一、建立监理机构内部责任制和工作制度
监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料（含附件）的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。
监理人员汇报监理工作时，应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。
二、要重视对施工资料的监理
监理资料管理要做到及时、真实、有序，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。
施工资料也是日后施工单位质量责任的证据。施工单位有义务做好施工资料的管理。为了促使施工单位对施工资料管理的重视，在第一次工地例会上就要强调施工资料的重要性，要交待有关施工报验工作的程序和基本条件。特别在施工准备阶段一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的工程例会上也要多次重申，并争取获得业主的理解和支持。
三、加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持
监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持，监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等，都由业主提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通。对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。
四、监理日记是总监检查监理工作、监理资料的主线
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2.管理环境欠佳，硬件设施不完备。
地质资料库房位于一楼，并且地处人员来往过道上，人员（包括外籍人员）出入频繁，随时都有条件和机会接近成果资料存放的库房。另外，一楼位置低阴暗，由于南方气候多雨潮湿,虽然配有除湿机、空调机，但是库房室内霉味依然很重，图纸有不干燥、潮湿等现象。特别是到雨水多发的春季，严重潮湿情况下，地质资料就更加容易潮湿、发霉。
二、解决办法
1.加大宣传力度，使保密观念深入人心。
地质资料的保密工作是一项长期的艰巨的任务，任何时候均不容忽视。然而，在平时的工作中，部份人员、甚至极少数领导干部保密意识有所淡化，保密麻痹思想滋长，认为保密工作与我无关，因此，要加大保密宣传教育力度，经常组织单位人员学习有关保密法律法规，利用各种时机敲“警钟”，使全体职工意识到保守国家秘密不仅是每个公民的神圣职责，更是关系到国家安全和民族兴衰的大事。同时，要经常利用失泄密的典型案例，进行保密警示教育，不断提高全体人员的忧患意识，绷紧有密必保这根“弦。
2.加强地质资料库房基础建设。
地质资料的库房管理是档案保密的重点。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。针对以上提出的库房管理环境欠佳，硬件设施不完备的问题，建议：（1）建议在有条件情况下，将成果资料设在高层楼房，不在一楼阴暗、潮湿的地方设立资料库房。尽量避开南方每年春季长时间的霉雨天气所带来的潮水、潮气对成果资料的腐蚀。并且配备防盗门、报警器、铁栏窗、电子监控设备等防盗措施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。（2）地质资料实行单独保管，专门配备保险柜、密集档案架，从硬件设施上确保地质资料的安全管理，同时，坚持不懈做好日常工作，不定期组织安全保密检查和抽查，及时发现和消除档案库房的安全隐患，保密委员会要常过问、常督促本单位的保密事务，及时通报保密情况，以确保地质资料的安全。
3.强化各项管理制度，保证地质资料安全使用。
(1)制定细致完善的地质资料借阅管理制度,确保既便于档案人员安全管理，又方便技术人员借阅利用。首先在个人借用资料的登记方式方法上有所创新，建立科学化管理，确保每份资料都有明确的借出和归还记录，避免张冠李戴，并且定时检查资料的借阅情况，对于超过借阅期限的，督促及时归还，需要办理续借的，及时办理续借手续；对在本单位学习的实习生、研究生、博士生等，需要借用成果资料时，首先由项目或课题组负责人、导师提出申请，报科技处及资料管理部门的分管领导审批；国际合作项目，来访的专家、学者，项目或课题组不准把未经过处理的成果资料直接与对方交流使用，外国专家、学者需要借阅地质资料时，必须由负责接待的项目或课题组来办理借用手，资料管理部门不能直接接待办理；因工作调离、离退休和长期病休人员，都必须全部清还借阅的档案，属借调工作人员借阅地质资料档案时，必须由项目负责人代借，当其离开单位时由代借人清还档案。(2)对所有地质资料，要定期或不定期检查其数量、质量等保管情况，若发现被盗、丢失、去向不明或泄密、失密事件，必须及时报告单位主管领导和国家保密管理部门，及时查清事件发生的原因及责任，要将事件调查处理到位。(3)对计算机要做到：不得与互联网、外部网络相联，严禁使用红外设备、无线网卡、无线鼠标键盘等无线设备和摄像头、麦克风等音像输入设备；未经批准，不得带出保密档案室（或具有安全保障的专用办公室）；使用和维修计算机系统，须有成果资料专管人员监督；安装防病毒、防木马等软件，确保机器无病毒、无木马、无安全漏洞；使用安全方法进行病毒库等软件升级，通过光盘刻录进行；设置开机口令、系统登陆口令和屏幕保护密码，并确保每周期更换一次。（4）非计算机不得存储、处理或传输国家秘密信息；非计算机不得使用介质；非计算机与计算机或网络必须实行物理隔离。（5）对存储介质要做到：分发使用应有编号、登记，统一管理，责任到人；按照、非进行分类管理，按其所存储信息的最高密级进行标示；移动存储介质不得在机和非机之间交叉使用，非存储介质（含个人介质、手机、数码相机、MP3等）不得存储信息；存储介质使用后应立即清理其内容，确保信息不被非授权人知悉。（6）销毁测绘成果须经专人清点、核对、登记、造册，由本单位主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。（7）按照国家保密工作有关规定，购买资料应派专人（二人以上）共同办理。各项目或课题组，在购买工作区的地形图或有密级的成果资料时，按有关规定办理好相关手续后，必须由资料室派人配合，组成两人以上一同前往办理。不允许一人单独承办。（8）任何单位、个人不得擅自复制、转让或转借成果资料。确需复制的，应报原提供成果测绘行政部门批准，并向原测绘成果提供部门登记备案。各项目或课题组需要复制成果资料时，必须申报原提供成果资料的部门批准后才能复制。无“复制批文”，复印室不许擅自复制。复制、扫描后的资料与原本成果资料具有同等密级，必须经过资料室登记后才能办理借用。
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（2）加强对高校图书资料管理人员的培训工作
高校图书馆应加强对管理人员的业务培训，为他们提供学习和进修的机会，使其掌握各种业务技能，学会科学管理，逐步实现图书资料管理的正规化、专业化、科学化和现代化。图书资料管理人员要熟知图书各学科的理论和方法，掌握图书基础理论知识，主要包括图书馆学基础、图书馆学研究、目录学、分类学、情报学、社会文献学、文献计量学、图书馆经济学、、图书史和图书馆事业史。同时必须掌握好图书工作技术方法，主要包括图书分类学、图书论目、藏书建设与藏书组织、文献复制与保护、咨询与读者服务，以及图书自动化系统、图书评价技术等。熟悉掌握工作服务程序，增强电脑操作技术。工作程序主要包括：完善目录查询工作。不能有开架借阅就让师生自动去查而没必要设置目录的思想。各种目录如分类目录、题目目录、专题文献目录等都要设置，为师生从不同途径和角度找到图书提供方便。大力加强引读工作，应针对当前师生学习的实际情况，做好引读工作，引导他们看与专业相关的图书。利用现代化的科技手段，不断提高服务质量。对各种图书信息加以综述与分类，采购各种最新图书。与此同时，随着计算机在高校图书馆的应用越来越普遍，图书资料管理人员的电脑操作技术必须不断加强。走出校门，参与学会和学术交流活动。
（3）树立新的服务意识，培养适合信息时代的职业道德
图书资料管理人员的职业道德，是指从事图书馆专业的广大职工在其工作岗位上，以一定的思想与感情、态度与作风去待人接物与处事，进而完成本职工作它是图书资料管理工作人员在职业活动中的行为规定，是图书馆为社会所负的道德责任和义务。在日常工作中要做到“文明用语”、“态度热情”、“服务周到”，并注重仪表服饰，力求在服务过程中寻求自身价值，体现自身价值。（5）加强图书管理人员的终身教育通过终身教育改善图书资料管理人员的知识结构和智能结构。终身教育的方式包括参加集中脱产基本技能，假期函授培训，高等学院深造，自学考试等。当今社会，科学技术发展快，知识更新周期短，要想防止知识老化，形成良好的竞争能力关键在于学习与创新。终身教育可以培养图书资料管理人员的自我学习能力、实践能力和创新能力，通过继续教育不断获得新知识、新技能，提高自身的综合素质。
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随着网络时代的到来，资源共享已经成为全世界关注的话题。所以想要加强对图书资料的管理，就要实现图书资料的共享。首先，要做好图书馆的网络建设，不仅要实现图书馆内局域网的建设，还要实现地区联网乃至世界联网的建设，从而为图书资源的共享提供保障。其次，应该加强与其他图书馆的合作，通过分享自己的图书资料，来实现图书馆之间的图书资料共享，本着为读者服务的原则，为读者提供更多的图书资料。再者，图书馆要充分吸纳网络上的免费图书资源，进而提高图书资源的利用率，实现更大范围的图书资源共享。
（三）优化图书资料管理模式
对于图书资料管理人员来说，图书资料的日常管理是非常烦琐的，所以，优化图书资料管理模式，实现图书资料的现代化管理，既可以减轻图书管理人员的工作压力，又可以为读者带来更好的服务。首先，随着图书资料的信息化发展，图书馆要结合自身的情况来进行管理模式的优化，来加强图书资料的管理。其次，图书馆要对图书资料的管理制度进行更新，灵活制定相关的规章制度，进而优化图书资料的管理水平，提高图书管理人员的工作效率。
（四）提高图书资料管理人员素质
随着时代的变化，图书资料管理工作对图书资料管理人员提出了更高的要求。所以，只有提高图书资料管理人员的专业素质，才能完善图书资料的管理。首先，由于图书资料的种类繁多，想要为读者提供更好的服务，就需要对管理人员进行综合素质的培养。比如进行外文书籍的管理，管理人员就需要接受与外语知识相关的培训。其次，由于图书资料的信息化发展，管理人员在进行图书资料管理时，需要利用计算机进行数据库的操作，这就要求图书管理人员掌握一定的计算机应用能力，从而进行图书资料的信息化管理。
（五）建设图书资料网络管理系统
建设图书资料网络管理系统，通过网络来实现图书资料的管理，不仅可以规范图书归还的流程，还可以理顺图书资料借阅和流通的全过程。首先，图书管理人员可以根据读者信息办理一对一的图书借阅证，并将读者借阅图书资料的信息录入图书资料网络管理系统。这样，在网络环境下，读者不仅能够从网上对自己借阅图书资料的情况有所了解，还能自己完成图书资料的续借，从而简化了图书资料的人工管理流程。其次，图书资料网络管理系统可以通过邮箱连接，给读者发送归还图书资料的信息提醒，减少图书资料借阅过期情况的出现，从而加强对图书资料的管理。再者，管理人员可以根据系统的提示，了解到现阶段的图书资料库存情况，并且可以根据系统信息归纳出各个种类的图书资料的借阅情况，进而加强对图书资料的管理。
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二、工程资料管理中存在的问题
1.企业重视程度不够。我国颁布的相关工程质量管理条例和验收管理办法等，都进一步规范了施工单位对工程资料的归档和管理工作。但是，由于单位领导和资料管理人员对此项工作的不重视，同时缺少必要的监管措施，再加上各个施工单位的管理水平差异，最终导致工程建设完工以后，工程资料管理工作的效果差，使得资料归档不及时不完整，延误工程档案的递交，不能真实、良好的反映整个工程的施工建设情况。
2.工程资料丢失现象普遍。工程资料丢失是工程资料管理工作中的常见现象。主要由于资料管理人员的缺乏、资料归档进度的滞后、管理制度的不完善和单位不重视等原因造成。大多数企业在工程建设完工后，认为工程主体项目已经完成，资料的归档和管理工作无关紧要，所以经常出现工程监理资料、技术资料和清单资料的普遍缺失。这不仅间接的耽误了整个工程进度，还会延迟工程的竣工验收，给单位带来不良影响。
3.缺少科学系统的保存机制。工程资料的保存问题主要指在工程建设的整个过程和竣工以后，未能及时依照规范对工程资料进行装订、管理和保存，导致工程资料的缺失和管理混乱等现象。工程资料具有逻辑性强和结构严谨的特点，因此在进行资料归档时，应该按照相关规范，妥善保存，资料整理与工程建设应同步进行。但是当前许多工程参建单位对资料的保存工作并不到位，对资料页码排列和装订工作管理十分混乱，常常存在资料原件和复印件叠放的问题，造成以后区分和选取资料的工作繁琐。部分单位甚至还出现工程资料的错装和遗失问题，严重影响了工程项目的正常进行。
4.工程资料管理机制不健全。工程参建单位的管理水平良莠不齐，有的单位缺少健全的资料管理机制，因此，将会导致工程资料的收集和整理过程中的问题突出，使其难以和工程建设施工同步进行，造成资料缺失严重，在某种程度上制约了工程资料管理工作的有效开展，影响了施工进度和工程质量。
三、工程资料管理的相关对策
1.提高工程资料管理意识。增强工程资料管理意识是提高其管理水平的关键。所以，必须落实工程资料相关知识和制度的同步建设，通过开展宣传教育活动，转变资料管理人员的思想，逐渐规范其工作行为，提高他们的责任意识。在工程开工前，要加大资料档案管理工作的培训力度，积极宣传工程资料管理的重要性，并组织相关管理人员进行专业知识学习，使其具备胜任此项工作的能力，提高管理水平。
2.做好工程资料的整理和收集工作。各项工程资料必须按照工程进度分门别类的进行收集和整理。并且由专人负责，做好各项资料的质量评定和跟踪收集，使资料的整理归档和工程进度同步，并保持连贯性。在整个工程施工过程中，要及时进行资料的整理，发现遗漏和丢失，及时补救，这样才能保证资料的完整性。同时，技术人员应根据现场的实际情况，反复核实数据资料的正确性，避免出现错误的数据资料。
3.做好工程资料的分类工作。由于工程施工是一项繁琐的系统工程，资料相对较多，所以在进行资料管理工作时，要尽量细化，分门别类进行，这样才能方便以后的资料查找，避免资料文件的遗漏。对于机电工程资料可以按照电气资料、图纸资料、监理资料和竣工资料等方式予以区分，便于日后资料的提取和数据的查找。同时，应加强资料的装订管理工作，在获取工程资料后应立即装订，防止缺页和少页的问题出现。
4.强化后期的整理工作。工程资料归纳存档后，并不意味着资料管理工作的完成。在工程施工过程中，往往由于现场的各种问题，需要反复查找工程资料和调取相关图纸、数据等，这就要求资料管理人员要认真记录资料的借阅和存放位置，及时跟踪资料的去向，并做好资料的索回工作，这对工程资料的管理具有重要的作用，可以有效避免资料的流失。
5.建立健全管理机制。建立健全工程资料的管理机制是完善资料管理工作的有效方法。所以，施工单位应建立一个以工程资料管理为核心的管理办法，从源头上将工程资料管理责任落实到实处，责任到人，逐渐规范资料管理工作行为。
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2．1根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书，意向书中应包含索赔桩号（结构物名称）、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，无须附有详细的计算资料和证明。这样，使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。
2．2索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认，必要时施工单位负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。
2．3索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据，收集的证据要确凿，理由要充分；所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。
3．索赔的具体操作步骤：
3．1当索赔事件发生后，及时在合同规定的时限内（济德路、绕城路规定的时限为2l天）向监理工程师提出索赔意向书，意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。
3．1．1索赔项目种类及起止日期计算方法：
a．延期发出图纸引起的索赔：当接到中标通知书后28天之内，施工单位有权得到免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料，并且向施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，作为施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，作为施工单位应依照合同提出索赔申请，接中标通知书后的第29天为索赔起算日，收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。由于为施工前准备阶段，该类项目一般只进行工期索赔，相应施工机械进场，达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行机械停滞费[机械台班停滞费＝（机械折旧费+经常维修费）×50％]用索赔。
b．恶劣的气候条件导致的索赔：分为工程损失索赔及工期索赔；业主一般对在建项目进行投保，故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用，在建项目未投保时，应根据合同条款及时进行索赔；该类索赔计算方法：在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日，恶劣气候条件终止日为索赔结束日。例七合同97年5月l3日-18日济南市骤降大到暴雨，使便道、A匝道桥承台基坑、部分涵洞及砂垫层受灾，我部立即向保险公司申请损失费用。
c．工程变更导致的索赔：分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等；计算方法：施工单位收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日，变更工程完成日为索赔结束日。
d．以承包商之能力不可预见引起的索赔：由于在工程投标时图纸不全，有些项目承包商无法作正确计算，如地质情况，软基处理等，该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。计算方法：在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起算日，终止日为索赔结束日。
e．由外部环境而引起的索赔：属业主原因，由于外部环境影响（如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等）而引起的索赔。根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日。经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日。该类项目一般进行工期及工程机械停滞费用索赔．
f．监理工程师指令导致的索赔：以收到监理工程师书面指令时为起算日，按其指令完成某项工作的日期为索赔事件结束日。
g．其他原因导致的施工单位的索赔，视具体情况确定起算和结束日期。
3．2同期记录：
a．索赔意向书提交后，就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止，要认真做好同期记录，每天均应有记录，又有现场监理工程人员的签字；索赔事件造成现场损失时，还应做好现场照片、录象资料的完整性，且粘贴打印说明后请监理工程师签字。否则在理赔时难以成为有利证据。
b．同期记录的内容有：事件发生时及过程中现场实际状况、导致现场人员、设备的闲置清单；对工期的延误；对工程的损害程度；导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。
3．3详细情况报告：在索赔事件的进行过程中（每隔一星期，或更长时间，或视具体情况由监理工程师而定），承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。
3．4最终索赔报告：
3．4．1当索赔事件所造成的影响结束后，施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，并同时抄送、抄报相关单位。
3．4．2最终报告应包括以下内容：
a．施工单位的正规性文件。
b．索赔申请表：填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。在高速公路工程施工中，索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加，由于地方关系影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞，相应工期及费用增加等。索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、业主与施工单位签订的工程承包协议、业主对施工单位施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等。索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及施工单位在施工过程中收集到的各项有利证据，施工单位往往在施工过程中只对存在的问题向上级主管单位进行口头汇报或只填写索赔意向书而不注重证据的收集，故业主使很多本来对施工单位有利的索赔项目不进行最终批复。索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与业主签订合同中包含的工程量清单、交通部公路工程概预算定额、定额编制办法、机械台班单价，地方下达的定额补充编制办法及业主、总监下达的有关文件。
c．批复的索赔意向书。
d．编制说明：索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。
e．附件：与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件，包括施工单位发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。
4．索赔的管理：
4．1由于索赔引起费用或工期增加，故往往为上级主管单位复查对象，为真实、准确反映索赔情况，施工单位应建立、健全工程索赔台帐或档案。
4．2索赔台帐应反映索赔发生的原因、索赔发生的时间，索赔意向提交时间，索赔结束时间，索赔申请工期和金额，监理工程师审核结果，业主审批结果等内容。
4．3对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台帐，作为工程竣工资料的组成部分。
5．索赔存在的误区：可以说索赔是对施工单位有百利而无一害的，故很多施工单位在索赔工作上大做文章，然在索赔过程中往往存在不少误区，归纳起来，大致可分以下几点：
5．1当索赔事件发生时，有些施工单位考虑与业主、监理单位的下一步合作，而不敢提出。
5．2项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位，对可提可不提的索赔往往不提出。
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项目资料管理主要涉及以下几个方面：1）施工技术资料：实施性施工组织设计、开工报告、专项技术方案、技术交底、图纸会审、施工定位及复测记录、施工日志、技术总结等。2）质量保证文件：各种原材料、成品及半成品合格证书，材料及混合料检验、试验报告等质量保证文件。3）施工自检资料及质量检验评定记录：工序自检资料，施工原始记录，分项、分部、单位工程质量评定资料。4）有关往来文件：有关施工图纸变更、施工方案变更、投资、质量、进度及技术控制等方面的往来文件。5）照片、音像资料及其他资料：反映公路工程建设项目重大活动、重大事故、自然灾害及异常现象、隐蔽工程及工序施工的照片、音像。有关竣工资料的收集、整理工作等。
3项目资料管理中遇到的常见问题
公路工程项目资料管理是一个系统性工程，点多面广、人员素质不高和部分施工单位领导“重外轻内”的思想成为难点。1）普通存在不重视内业的现象。长期以来，施工单位普通存在重实体、轻内业的现象。大部分领导普遍认为资料管理没什么技术含量，项目开工后只是为了岗位配置的需要，随意低薪聘用业务素质不高的人员担任资料管理工作，由于工资待遇低，人员不稳定，更换时交接手续办理不清，导致出现资料严重缺项漏项、数据错误等问题。2）资料管理责任不明确。项目资料管理较混乱，部分人员责任心不强，施工日志填写不规范，不全面；施工原始记录填写无统一规定，随意性较强；工序资料整理不及时、不细心、签字不全；施工技术资料平时不总结、不收集归纳；影像资料留存不完整，摄影时抓不住重点，对照片无相应文字说明；资料存档不规范等。
4加强工程项目资料管理的几点建议
4.1改变思想观念，重视资料管理的重要性
公路工程资料的特点是多、全、杂，项目内业资料应具备原始性、真实性和合法性的三大特性。项目资料贯穿于公路建设全过程，加强项目资料管理，提高资料的整体水平，确保工程建设质量，是工程施工的一个重要内容。项目领导应提高思想认识，重视资料管理。
4.2加强培训、提高素质
施工单位内部要加强资料员培训，行业管理部门和质量部门在适当时机也要多举办一些专业培训班，提高资料管理人员的业务水平、技术素质。对新员工必须进行资料管理和档案管理基础知识培训，同时组织定期与不定期的学习和交流，努力提高工程资料管理整体业务素质，逐步建立一支高水平的公路工程资料管理队伍。
4.3明确分工、责任到人
加强领导，各施工项目至少有一名分管领导，负责抓项目资料的编制和落实，并配备具有工程技术和档案管理基础知识的专职资料管理人员。公司应制定内业资料管理责任制，健全各类资料分类整理、保管制度、责任明确。施工过程中加强监管力度，配备充足的编制人员，使资料收集、整理与工程施工同步，做到“边施工、边整理”，达到工程完工竣工文件编制完成的目的。项目部应加大管理、监督力度，将资料管理岗位纳入项目管理考评细则。
4.4完善工程资料编制办法，规范资料填写程序和要求
工程资料是施工单位在建设过程中形成的各种信息记录，是施工全过程的记录文件。项目开工前业主应详细了解上级有关部门的相关标准与规定，结合项目实际情况制定适合本项目的工程资料编制办法和要求，尽量避免出现更换表格、加表格等现象，以保证资料的及时性、真实性。开工初期，项目资料管理人员对业主下发资料编制办法要进行仔细核对，若发现缺项漏项、内容错误等问题，及时和有关部门进行沟通完善。严格按《公路工程质量检验评定标准》详细划分分项、分部、单位工程。施工资料填写前，记录人员必须深入工地与相关人员现场检验复核各道工序，认真记录原始数据，并规范各种文字说明用语，对施工重点部位应进行全过程记录，特别是隐蔽工程的记录，记录要详实，有据可依。所填写的资料要做到字迹工整、数据真实、签字齐全、不得涂改，并符合相关规范要求。对已完成的资料及时进行分类归档整理，并及时建立电子档案。
4.5加强影像资料管理力度
项目部应制定影像资料管理办法，明确责任，指派专门或兼职管理员负责具体工作，且在项目施工期间，定期或不定期对项目部全体人员进行摄影培训。平时由现场负责人员对施工过程中的每道工序、隐蔽工程、关键部位进行拍照、摄像；对重要事件、工程重点部位施工及发现现场施工情况与设计文件不相符时进行拍照、摄像，并做简短文字说明，注明施工部位、施工时间及施工内容等，为工程保留第一手资料。
4.6利用网络信息平台，总结推广先进技术
随着公路建设机械化、现代化水平的不断提高，新型技术的运用越来越广，工法、专利技术编制及申报工作广泛开展。项目部应成立科研技术小组对本项目技术难点、技术创新点及四新技术的应用通过提炼，总结归纳编制并申报相关部门，公司内部可建立网络信息平台推广运用先进技术。
4.7实现项目资料管理的微机化、信息化
人类社会进入了信息化时代，计算机技术在公路工程中的应用更加广泛，但公路工程资料的管理仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的水平。由于人工填写错误和工程结束剩余的表格造成大量纸张浪费。同时，纸质版资料在运输、保存及查阅上，都有着很多不便。实现项目资料管理的微机化、信息化，对加强公路工程项目管理标准化，提高公路企业管理水平有着十分重要的意义。
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二、建设创新型图书资料管理队伍的必要性
1.创新型图书资料管理队伍是高校发展的需要。素质、适合时代需要的图书资料管理人员是高校教学科研工作顺利开展的重要保证。新时期的高校图书馆是为广大师生提供学习和服务的重要平台，更是培养具有创新意识和创造能力的高素质人才的重要阵地。图书资料管理工作是学校教学科研工作的重要组成部分，一切工作都是为教学和科研服务。因此我们需要建设符合新时展需要的专业素质高、业务技能强、知识能力广的图书资料管理队伍。
2.建设创新型图书资料管理队伍是高校图书馆总体发展的必然要求。信息化是当前社会发展的普遍特征，图书管理工作日渐数字化，但目前高校图书馆可以提供的服务与当前时期的需求相差甚远，缺乏高素质的专业人才，使得图书馆无法开展高层次的专业服务。
3.知识经济背景为图书管理工作提供了广阔的发展前景和机遇。图书馆的数字化显得单纯的收藏、流通印刷型文献的传统图书资料管理方式拖沓且滞后，因此，要求新时代下的图书资料管理人员拓宽自身的知识结构，提升专业技能。在知识经济时代下，我们需要既懂信息技术，又具备专业知识的图书资料管理人员。
三、创新型图书资料管理队伍建设的基础
1.改变观念，营造环境，鼓励创新。传统意义的图书管理工作只是进行一些简单重复的机械劳动，这不是完整意义的图书管理工作内涵，我们只有充分的认识和理解其重要性，才能给图书管理人员提供一个宽松自由的工作环境，充分发挥其创造力，调动其积极性。
2.加强培训，主动学习。创新需要坚实的理论基础和丰富的实践经验，具备科学的思维方式和探索精神。图书管理人员需要尽可能参加各类专业的学习和培训，努力提高自身的理论知识和专业水平，从而在工作中提出具有可行性、可操作性和创新性的建议供决策者参考。更重要的是掌握和运用计算机网络技术和现代化的办公技术，在管理手段上实现真正的创新。因此参加培训显得尤为重要。培训的方式主要有组织参加图书资料管理研讨会、举办专业研讨会、进行网络办公技能培训等，来提高自身的工作能力。
3.激励机制，激发热情。建立良好的激励机制，有利于提高图书资料管理人员的工作积极性和创造性。任何工作都需要一个良好的评价机制，否则干好干坏都一样，工作热情就很难被发挥。评价可以从两个层面上开展，一是奖惩性的，二是发展性的。奖惩性的以奖励和惩罚为最终的目标，在一定程度上激励和约束了各种不同程度的工作表现。发展性评价机制是以个人的发展为最终目标的，可以采用适当的措施指导图书资料管理人员的发展，充分发挥他们的能力，体现价值并保障其权益。
4.人才第一，合理配置。有关图书管理及人才流动的相应机制是构建合理的图书资料管理队伍的重要前提，科学的制度，以规范的图书资料管理人员任用机制为基础，坚持岗位设定科学合理，不受负面约束，这样既有利于保证图书资料管理人员队伍的稳定性，又有利于外来人员的合理配置。此外，图书馆的管理者还要根据专业特性合理安排岗位。
四、创新型图书资料管理队伍的构建
1.图书资料管理工作中，观念上的创新是首要的，不能总是停滞在陈旧的管理模式和制度中，充分发挥自身的主观能动性，开动脑筋，对各种事务性的工作要有自己独立的认识和方法，不断创新，打破现有的条条框框，利用现代化的管理方法与技术手段实现高效的自我提升。
2.创新的核心在于思维，一个人是否具有创新能力，在于他有无广博的文化知识和深厚的科学思维，这种思维的培养需要一定的知识储备，图书资料管理人员在日常的工作中，需要不断学习，不断提问，积累和更新自身的知识体系，只有掌握了与时俱进的工作方法与专业技能，才能服务师生的需要，适应高校新时期的发展。
3.科学的管理制度也是创新队伍的必备。建立科学的岗位制度是图书馆发展的必然要求，也在一定程度上增强了图书馆生存和发展的空间。在图书资料管理人员的队伍建设管理中，需要明确岗位的设置和员工的聘任、考核及一个专业管理人员应当具备的基本资格和条件。
4.爱岗敬业是一切工作的基本素养，忠诚教育事业，热爱本职工作，认真的履行岗位职责，严格执行图书馆的有关管理规章制度，全心全意为读者服务，努力学习和掌握管理也许，按照有关的图书分类法做好日常工作，保证图书资料完整无损。
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1．2资料收集的难度大
与一般的单位和企业相比，建筑施工单位具有自身的特殊性，具体体现在如下几个方面:其一，由于施工单位内部的施工人员具有流动性大的特点，施工资料在经过移交和借阅后，可能会出现遗漏或是丢失的情况。其二，施工过程中，常常需要根据实际情况对设计图纸、施工方案等进行变更，致使施工资料处于动态的变化之中。同时，为保证工程如期交付使用，常常会对工程进行分包，这就造成了多个分包单位同时施工的局面，由此会导致施工资料的收集变得更加困难，资料混乱的情况也经常发生。
1．3完善资料耗时长
建筑工程本身具有建设周期长、投资大等特点，这一特点决定了工程施工资料的完善耗时较长。由于建筑工程从设计、施工直至竣工交付使用短则数月，长则数年，在此期间内需要对施工资料进行不断地完善，换言之，施工资料是随着工程的施工进度完善的，只要工程没有正式交付使用，资料的收集和整理工作就仍需进行。故此，完善技术资料需要耗费相当长的一段时间。
2建筑施工单位施工资料管理的有效措施
2．1完善资料管理制度
制度是管理工作有序进行的根本保障，为此，建筑工程的施工单位必须不断完善相关制度，并进一步强化对工程施工资料的管理，构建起完善的岗位责任制，将资料的管理工作落实到人。同时，资料的有关管理部门要配备数量足够的技术人员，并在正式上岗前，对其进行培训考核，使其能够胜任资料管理工作。施工单位的负责人应当对资料的管理和编制情况予以足够的重视，并对资料的完成情况进行监查及考核。项目技术负责人对资料管理进行总体设计，编制详细的管理计划，按照建筑工程当前的进展情况，相关资料进行管理，这样一方面能够确保资料的有效性，另一方面还能提高资料的准确性。此外，当建筑工程项目竣工以后，应当由项目技术负责人对资料进行评比和总结，从中找出差距和不足，借此来提升施工资料管理的整体水平。
2．2施工资料与工程进度同步性管理
对于建筑工程而言，施工资料是工程项目质量的真实反映，故此，其应当随着工程的实际进展情况进行收集、整理，并及时填写，然后进行分类组卷，保证资料的完整性。通常情况下，建筑工程施工中使用的主要原材料有钢筋、水泥、混凝土、防水材料等，这些材料的质量基本上都是从检查出厂合格证、性能检验报告、进场复试结果来认可。然而，因国内建材市场缺乏完善的机制，致使有些材料是经过几手转售后才到达施工现场，这就造成了材料的合格证及试验报告无法与材料同步到位。而技术人员由于未能对相关资料进行及时收集，直至工程竣工时，才发现某种材料的合格证或是性能检验报告缺失，从而对资料的完整性造成了一定程度的影响。施工阶段所形成的资料必须及时通过报审、报验等程序。除此之外，还要保证原始记录的完好性，以此来确保施工资料的收集与整理工作能够与工程进度同步进行。
2．3运用计算机技术辅助管理
由施工技术资料的特点可知，在建筑工程建设的全过程中，会产生出数量极为庞大的文件、资料，其中还包括一些重要数据，若是仅凭人工的方式对这些资料进行处理，不但工作量非常大，而且还很难保证不出现错误。为此，可以采用计算机对建筑工程施工资料的编制、收集、整理等工作进行科学化、规范化的管理，对于施工资料中表格的统计与查询等工作，也可借助计算机来完成。运用计算机辅助管理，不但能够进一步减轻资料处理的工作量，同时还能使各种错误发生几率大幅度降低，有助于提高资料的准确性。
2．4确保技术资料的真实性和完整性
2．4．1确保资料的真实性
内容真实、详细、准确的资料对于工程建设具有指导性作用，故此，在对施工资料进行管理的过程中，必须将确保资料的真实性作为重点，尽最大的可能杜绝虚假情况的发生。如建筑施工过程中使用的主要原材料混凝土，应进行相应的检测，同时要保证抽检的真实性，切不可应付抽样对混凝土进行处理。只有这样，才能保证混凝土检验资料的真实、可靠。
2．4．2保证内业资料的完整性
如果施工资料的完整性不足，则无法全面、系统地了解单位工程的质量状况，所以保证资料的完整性是管理工作的基本要求。一方面应当定期对施工资料的管理人员进行相关业务方面的培训，借此来提升他们的专业技能和水平，这样能够为施工单位打造出一支技术过硬的资料管理队伍;另一方面应当逐步完善奖惩制度，根据资料管理人员的实际工作情况，即通过对资料完整性、准确性等方面的综合评定，确定员工的薪酬福利。对工作中经常出现差错的员工要进行适当的处罚，对表现良好的员工要给予一定的奖励，借此来调动员工的工作积极性，确保资料管理工作的有序进行。
2．5强化分包资料的管理
分包资料的管理一直是建筑施工总承包施工资料管理的难点，工程已准备验收或交工条件，往往因为分包单位施工资料填写不符合相应规范要求、质量控制资料不齐全，甚至是分包资料与工程进度不同步等诸多因素，影响着总包单位的管理，对此提出两方面建议:一方面对于采取总承包的建筑工程，可在与分包单位签订的施工合同中对施工资料的编制要求、质量标准、移交期限和编制份数等内容加以明确。另一方面总承包单位对分包单位要实行施工过程管理，分包工程开工前，总包单位要求分包单位对施工资料进行策划，细化到一个检验批、一个分项工程，总包单位要定期对分包资料按策划检查。
2．6强化专业技术培训
想要进一步提高工作效率，就必须具备过硬的专业技能。为此，建筑施工单位应当对工程施工资料管理人员进行定期的培训，增强他们的管理能力，从整体上提升队伍的综合素质，这样有助于提高资料管理的工作效率，以此来确保施工资料的管理水平。
2．7加强检查
施工资料管理是一项技术与管理并重，执行与实践交叉的综合性工作，资料的编制与整理涉及诸多的人员，如工程师、技术人员、质检人员、试验人员等等。若是缺乏应有的交流与沟通或是未按照施工进度同步进行，则会对资料的管理工作带来影响。为此，可通过横向的交叉检查来确保资料齐全、完整，该方法是施工资料检查中较为有效的方法之一，如对分项检验批质量验收资料进行抽查时，可对原材料的质保资料进行检查，看其是否齐全、是否与规范要求相符。
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由于大量的工程文件材料产生于生产活动的全过程，加强对基层单位的管理势在必行。今年年初，我公司生产技术质检部门，针对竣工资料整理工作中发现的问题，加强了对工程资料的管理与领导，从工程开工准备阶段抓起，从每一道工序形成的资料抓起，负责对基层各项目经理部实行监督、指导与检查。项目经理明确了具体管理人员的工作职责、程序，把工程资料的质量列入项目经理部考核中去，运用经济手段确保竣工资料与工程建设同步，以适应"监理制度"。生产技术质检部门的同志深入工地，了解工程与资料的实际情况，对薄弱环节及时分析、解决。对竣工资料的整理提出具体要求，帮助有关人员掌握竣工资料整理的具体做法，确保竣工资料达到规范要求。
二、编写"通知"，统一规范表格
生产技术质检部门针对竣工资料中存在的问题，今年四月份编写了"通知"，发放了市政工程常用的规范表格样本。在建设部建城（1994）469号文和68号的基础上，对原有表格进行了补充，增加了隐蔽工程报验单、施工方案报审表以及监理工程师指令回复单等，且必须有监理核验意见，总监理工程师签字批准后方可进行后续施工。同时组织了有关工程技术人员进行了学习，使基层各项目经理部对规范表格和要求有统一的认识。
三、提高竣工资料质量的建议
本人在竣工资料管理、单位横向交流与互查工作中，发现市政企业竣工资料某些方面确实有待提高。提出建议如下：
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3.救助程序执行不严格，救助档案资料不全。在医疗救助的审批、审核中，工作人员很少按规定入户核查，仅凭一些证明和药费单据就直接进行审批。基层民政部门虽然建立了医疗救助档案，但档案登记内容残缺不全，不能完整地反映受助人参加医保情况、住院医疗费用总额、医保报销情况、个人自付情况等。有的未按规定公示医疗救助人员名单；还有的大病患者评议在前申请在后，更有甚者存在患病在后，申请医疗救助在前的怪现象。
4.资助参保参合不规范。有的未按规定资助农村五保和农村低保等困难群体参保参合，有的地区从医疗救助资金中列支应由地方财政负担的70周岁以上老人参加医疗保险。造成上述现象的原因，主要是医疗保险、医疗救助的管理部门相互间缺乏有效的协调机制，加上部分地区医疗救助基层管理服务能力不足，导致国家用医疗救助资金资助困难群众参保参合的政策未得到有效落实。
二、医疗救助管理使用的改进建议
针对医疗救助工作中存在的诸多问题，笔者认为要在完善相关制度、建立管理流程及加强专项审核等方面下大力气，确保救助制度落到实处，发挥应有的社会效益。
（一）加大医疗救助政策的宣传力度，增加医疗救助管理的透明度。一项利国利民的政策要执行到位，必须先宣传到位。要让民众特别是与政策相关的群体（包括政策受益者及政策执行者）知晓、理解政策。只有充分了解政策，执行者才不会随意改变执行标准和执行范围；受益者在符合政策规定的条件时，才会积极主动地去申请、去享受国家的优惠政策。
（二）完善医疗救助制度，细化城乡医疗救助办法。针对医疗救助发放标准不统一，随意救助等现象，相关部门应将工作重心放在医疗救助政策制定及实施细则的执行上，重点是救助政策制定是否科学合理、公平公正，医疗救助政策规定是否落到实处，各城乡是否结合当地实际制定医疗救助实施细则。另外，要加强医疗救助档案管理，制定救助档案管理办法，指定专人负责档案管理，确保档案资料齐全真实，经得起检验。在完善制度的同时，要关注和发现由于制度缺陷导致的不公平现象，严厉查处违规操作和现象，确保医疗救助资金真正发挥在医药卫生体制改革中的补充作用。
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当前相关行业监理规范标准对具体监理资料的科学规定还不够细致详尽，因此从事监理单位需要完善制定内部规章制度，统一管理监理资料程序，对资料的各项收集、填写、整理、装订、份数、保管、归档、移交、查阅合理明确，进而便于更好的执行与落实地方及国家相关规范标准要求，杜绝随意性工作。实践管理中我们还应不断健全完善环境、质量、职业健康相关管理安全体系资料文件的、编制与实施，例如制定创设信息资料监理管理办法，科学明确不同类别监理工程资料的相关要求，令规定体制更为具体化，管理资料更为标准化。我们应科学编制监理月报、监理日记与总结项目资料规范样本，进而更好对监理项目人员的编制文件与填写资料做规范指导。另外项目工程规范化监理资料的管理离不开总监的宏观调控，因此在管理资料实践中我们应履行总监理人员统筹负责项目制度，专业工程师则可依据各自分工进行分管负责，同时我们还可依据项目规模配备数名兼职或专职资料人员进行监理资料的登记、收集、保管、立卷与归档。推行总监管理责任制过程中，我们应将管理监理资料视为一项考核重点内容，充分明确考核标准与具体管理责任，令其与经济完善挂钩，充分激发总监理领导作用，进而实现各负其责、全面配合的良好工作模式。对于资料管理人员我们应定期或不定期组织业务培训，开展标准规范的专业化教育培养，令基层工作人员充分了解与熟悉各基本专业知识并能熟练的做好整编资料工作，对于各类自身难以解决处理的问题，资料员应及时汇报至总监并获取必要的支持。
强化考核监督，丰富开展多重形式创优评先活动
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2规范化管理内业资料的方法
2.1提升对内业资料整理工作的重视程度
内业资料是一份责任心的较强工作，只有确定专人负责内业资料，明确工作职责和任务，才能保证整理质量。水管单位要落实资料分管局长和分管科长，明确工程管理科、运行观测科资料整理人员，工程管理科资料整理人员应由业务能力强、有责任心的同志担任，运行观测科的资料应由一线的运行观测人员来完成，不可资料。养护公司一般承担数个水管单位的维修养护任务，内业资料分布更为分散，应明确一名工作人员专职负责资料的督促检查工作。监理公司应配备足够的监理人员，明确责任分工，及时开展工程维修养护资料检查、抽查、验收等记录工作。
2.2了解资料中各个部分之间的关系
水利工程维修养护内业资料头绪多、项目碎，只有理清各类资料之间的关系，才能整理好内业资料。初步整理内业资料，应首先熟悉工程维修养护程序和各个养护环节，再按照工程维修养护内业资料管理标准，形成各个环节的资料。掌握了工程维修养护程序，再结合工程维修养护任务的实施，理清各类资料之间的逻辑关系，清楚各类资料的作用，再着手做资料，然后在实践中不断学习养护方法和质量要求，对资料进行补充、完善，整理资料就会做到思路清晰、游刃有余。
2.3统一资料的格式
近年，有些单位针对资料问题较多的情况，采用制订统一标准整理资料的方法，避免“百花齐放”，意见不一致。制订内业资料整理标准，即对上级颁布的工程维修养护内业资料管理标准进行细化，制订统一的表格样式和统一的填写标准，对资料整理人员进行培训，按照标准整理资料。如果在执行中发现标准不符合实际，对标准进行调整，统一进行修改。这种方法对于资料整理任务大、难检查，资料整理人员多，思想不统一，业务不熟的情况，效果较好。
2.4提升检察监督的力度
水利工程维修养护资料工作量大，时限要求高。各级领导一定要充分认识资料的重要性，在百忙之中过问内业资料，积极为资料整理人员创造良好的办公条件，肯定他们的工作成绩。要经常性地对内业资料进行检查和指导，督促他们及时整理资料，对于发现的问题，要制定措施，及时予以整改，逐步提高内业资料整理质量。
2.5加强人员培训工作
各级水管单位应加大内业资料整理人员的培训力度，使内业资料整理人员理解资料的重要性，切实提高责任感。通过培训，使内业资料整理人员熟悉工程管理有关规定、工程维修养护程序和质量控制要求、工程维修养护内业资料的填写标准。管理单位应组织不同形式的内业资料检查和评比，让资料整理人员互相交流学习，探讨整理思路。
3结论
对维护与保养水利工程时得到的内业资料进行管理是一件难度比较大的工作，这主要是由于水利工程的体系一般比较复杂，因此对于其体系之中的各个部分进行保养也是一件难度极大的工作，为了保证维护的质量，整理与分析内业资料就成为了一件极其重要的维护前期的工作，而过去的管理内业资料的方法没有较好的体系，导致管理状态相对混乱，内业资料的价值也没有发挥出来，因此可以通过本文提出的集中规范化管理内业资料的方法对其管理工作进行改进，使内业资料的管理保持更好的规范化。
作者:谢春龙 单位:黑龙江省水利工程建设监理公司
参考文献
[1]罗建华,连辉挺.水利工程运行管理中维修养护资料的整理研究[J].中国水运(下半月刊)，2010(10).
