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篇1
配置了完备的硬件和软件之后，要本着资源利用最大化的原则，建立和完善数据库建设。其一，为了降低电子文件种类的繁复性、确保电子文件的长期保存，应尽可能选择少数几种比较通用的文件格式，这一点可以通过立法来达到目的。其二，为了保证电子文件的真实性和可靠性，还要对与电子文件相关的系统要素进行规范设计和控制，例如流转环节的规范和控制。最后，为了避免对通用信息的存在形式形成依赖，还要对软硬件进行备份，分离数字信息的语义形式和格式形式，从而延长载体材料的使用寿命。目前，我国和组织机构的档案网站正在不断兴建和完善，社会各界从网站上获得了越来越多的信息资料，实现了档案资源共享，解决了许多实际问题，在此基础上，我们还要继续加快档案信息网络化建设。
三、规范数字化建设，制定统一标准
档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。
四、提高人员素质，增强业务水平
提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。
篇2
一、文书档案管理办公自动化存在的问题
（一）对档案管理人员自身的综合素质要求提高。在文书档案管理中，电子档案与电子文件的管理归档是一项专业性和技术性结合比较强的工作，这就从根本上决定了档案管理人员自身需要有很高的综合素质，才能胜任此项工作。具体地说，高层次的知识素养只是档案管理人员需要具备的一方面，除此之外还要对计算机技术和数据通信技术的应用进行熟练的掌握，同时对传统档案管理的技术、原则、方法和理论也要相当熟悉，进而才能以较高水平的专业技能与业务素质将文书档案工作的管理水平进一步提高。
（二）电子文件的保密性受到削弱。电子文件和纸质文件的区别在于缺少固定的形式同时又容易变化，这就导致文件内容被人修改的可能性增加，并且修改后很难发现改动痕迹。同时，电子文件还缺少特定的字迹，其字体、字号等都容易被修改，另外电子文件还无法像纸质文件一样进行盖章和签名。因为这些电子文件的原始特性，使得电子文件的保密性受到极大的削弱，人们对文件是否是原件的判断根本不能通过字迹、印章等特点完成，这也导致了电子文件自身的原始性无法被确定。上述问题考验着网络电子文件自身的保密性，同时也严重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文书档案管理办公自动化的有效策略
文书档案管理中，办公自动化的有效应用具有得天独厚的优势，同时也使文书档案管理工作迈上了一个新的台阶。与此同时，文书档案管理的办公自动化依旧是亟待解决的问题，针对这些问题，本文从以下几个方面进行着手解决。
（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。文书档案办公自动化应用的前提是必须拥有电子计算机、互联网以及其他类型的数字化设备，所以，加快硬件设备的建设速度直接决定文书档案管理办公自动化的程度。另外，要想保证更多的工作人员可以更加主动地参与到现代化技术的学习与应用之中，就必须对文档管理的硬件环境进行改善，加快档案管理设备的硬件建设速度，进而完成文档技术设备与管理技术手段的现代化，使得档案管理水平得到进一步的提高。
（二）促使档案管理人员实现现代化与专业化的有机结合。在实现档案管理办公自动化的进程中，档案管理人员的现代化是重要的保证。以往的文档管理模式较长时间使用导致现阶段的档案管理工作还存有工作人员的现代化技术水平不高亦或是技术“文盲”的现象，这就致使部分现代化设备在档案管理的过程中不能充分地发挥出自身的优势与作用，实现文档信息管理的办公自动化也就是天方夜谭。所以在当前科学技术水平发展迅猛的新环境下，档案管理的工作人员必须要对自身的忧患意识与时代精神进行强化，认清时展的形势，借助学习或者是培训来主动掌握以往的档案管理的技术、原则、方法以及理论等专业技能，除此之外，还应该不断增强对计算机技术和数据通信技术的掌握能力，进而完成自身专业化与现代化的有效结合。
（三）加强对系统自动化外网和内网的合理布局。确保网络安全，提高网络完全的最主要和最有效的措施之一就是对办公自动化的内网和外网进行有效的隔离。换言之，第一步主要就是借助路由器对被屏蔽的IP地址与服务进行过滤，随后在文档办公自动化的网络中选择部分可以放行的地址。第二步是借助防火墙实现有效的隔离防护。通常来讲，网络中的防火墙基本都具有认证机制，同时从整体来看，防火墙通常具有以下几种基本功能：对部分被禁止的业务进行封堵；检测和告警网络攻击；管理进出网络的一些访问行为；记录经过防火墙的信息和活动内容。通过这样的途径不但可以保密文档信息，还能将档案管理时效性进一步提高。
三、结语
总而言之，文书档案管理工作是现阶段社会经济发展的大势所趋，档案资料的完整性与文书档案管理水平息息相关，衡量一个单位管理水平的重要标准就是是否实行全面科学化的文书档案管理。这就对相关部门提出了要求，必须要提高档案管理者的素质，加强对文书档案管理工作的重视，促进各个部门之间的交流与合作，完成文书档案管理的标准化、安全化和规范化，保证我国文书档案管理工作向健康化与正规化的道路发展，保障社会效益与经济效益的最终实现。
篇3
一、医院文书档案管理现状
（一）存档方式单一。以本院为例，作为市级专科医院，本院文书档案量相对较少，一直以纸张为主要存储方式，没有进行电脑扫描存储也没有电子文档资料，重要文件亦没有备份，档案原件被反复借阅、使用不可避免出现原件受损或遗失，而很多20年前的纸质存档文件则已经出现发黄、破损等问题。
（二）文件缺失严重。医院很多文书资料需由不同科室提供，又有很多文件归档之前也经由多科室传阅，由于没有电脑扫描存储，只能等各科室传递完毕之后归档，通常原件已经出现污损，甚至部分文件在传阅中丢失；存档之后，由于都是由档案人员结合相关档案文件要求然后根据个人理解对档案资料进行分类，确定是否应该归档，是否属于永久文件、30年文件或20年文件，档案人员的专业水平决定档案整理水平，不可避免出现文件归档类别有误以及某类文件缺失。
（三）查询困难重重。目前的查阅文件的方式费时费力，通常是：询问年限―查找收发文登记本―逐条寻找―查找登记号―逐件翻找文件―复印，遇到缺失的档案或年份不详的档案甚至要将临近所有档案查找一遍，极大地增加了办公室人员的工作量。
二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性
（一）实现存档方式多样化，最大限度地保护档案原件。应用电脑扫描、照相等手段，实现档案备份，防止档案丢失无法弥补，改变传统档案只有纸质化的方式，以电子方式对档案进行收藏、管理可以有效地保护档案原件，防止档案原件因过多借阅查找而损坏或丢失。
（二）办公室文书档案电子化可以更好地体现医院文书档案的价值，实现档案资源的整合和共享。办公室文件经院领导批示后需相关科室传阅，文件不仅经常拖迟归档而且易丢失，很多需全员知晓的政策性文件也难以传达到全院，档案实行电子化管理后，对于需相关科室阅读的档案文件及可以共享的档案文件可以利用医院局域网实现院内共享，提高了档案的时效性、应用价值以及应用范围，同时也保证了文书档案的完整性。
（三）大幅度提高办公室工作效率，文件查找快捷。文书档案电子化不仅使文件资料的存储、分类以及统计等方便有序，而且再次查阅时即使年份不详，只需要关键词查找，然后打印即可，档案人员也不需要再在成堆的档案中逐一翻阅查找，节省时间，提高工作效率。
三、实现办公室文书档案管理电子化的障碍
办公室文书档案的电子化建设是一项长期任务，随着医院发展及办公自动化水平的不断提高，越来越需要档案管理摆脱现有传统方式，利用材料提交系统、文件管理系统、数据库管理系统等应用软件及计算机自带的关键词查找功能等实现档案的收集、管理、归档、查询的规范化管理，建立全面的档案数据库，但在实现电子化的过程中还面临着许多阻碍，这主要涉及到主管文书档案人员专业素质、人力物力财力以及档案存储安全等问题。
（一）主管文书档案人员的专业素养与计算机应用水平无法满足档案电子化后的要求。特别是年长者，他们的专业水平毋庸置疑，在长期的办公室工作中也已形成一套自己的档案管理方式，不过对计算机技术的应用尚难以熟练掌握，在心理上甚至排斥，不愿改变现有状态，而年轻的办公室人员虽然可以熟练应用计算机技术但在专业素养上又有所欠缺，无法将纸质档案与电子档案合理地融合归纳。
（二）初始的人力物力财力支出大。在电子档案建立之初，首先必须对办公室人员进行相关的技术培训，并随着技术的更新需要M行定期的相关知识培训，其次上网络系统、信息管理系统等都需要大量的资金投入，而后期的软件细节规范化和软件升级等都需要相关人员跟进服务。
（三）档案电子化后，由于存储设备易破坏，文件安全问题必须予以重视。一旦计算机出现故障，就可能造成系统无法工作，丢失部分资料，与此同时设备的更新也为电子档案的长久保管带来困难，特别是有时文件在，但读取设备损坏，便无法获取文件。
四、实现办公室文书档案电子化的对策
办公室电子文件档案建设比纸质文件整理的技术性要求更高、工作更细致。在做好纸质档案的整理、分类、归档之外，办公室人员在进行电子档案的建立时，必须熟练掌握电子档案的数据化系统，通过不定期的培训与交流，取长补短，结合本医院的实际，结合数据化系统与纸质档案的分类标准，对全部文件进行分类划分，集中处理，此外计算机安全的维护，亦必须制定一套科学合理的管理制度，这就要求：
（一）工作中懂得思变。就以我院办公室为例，今年以来我们以三级评审为契机，办公室工作开始实行精细化管理、电子化办公，坚持写每日工作日记，以详细记录办公室日常工作及明日计划，对于上级发文与本院发文实行电子目录登记与纸质版登记双管齐下，并将上级发文按QQ通知与邮箱通知分类存放以备相关科室查询，对于本院发文按发文科室分类存放，并利用一年时间将我院建院以来的60年档案进行了电子目录的整理，办公室、档案室各存一份，从而有效地保证文件完整性、工作系统性，文件查询更便捷。
（二）加快文书档案信息化、网络化的步伐，争取领导在人力物力财力方面的最大支持。实现部分档案资源在内部局域网资源共享，通过建立web为基础的服务体系，将分散的档案信息资源连接起来，开发利用丰富的档案信息资源，以快速、安全、可靠的途径提供服务，适时与院内外相关机构进行交流与合作，为院内职工提供更便捷的信息渠道，最大限度体现电子档案价值；此外，还需要做好各科室的档案归档意识，加强宣传，由下而上转变思维，争取医院领导支持，使相关科室充分认识和了解档案的重要性，主动配合办公室人员做好医院档案材料的收集归档工作，尤其是电子资料，及时通过扫描、照相等信息化手段，实现纸质档案和照片、实物档案的数字化处理后，以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，既可有效保护原件，更有利于档案信息资源的整合和共享，让领导看到电子档案更规范更便捷更有利用价值，从而争取最大限度的人力物力财力支持。
（三）实现办公室工作人员队伍年轻化，转变旧思维观念，树立新的管理理念，推进办公室工作电子化进程。办公室人员是档案工作的直接推动者，他们能否认可并熟练掌握电子档案，关系档案电子化能否顺利进行，所以对办公室工作队伍应该逐步年轻化，增添新血液，在职称晋升方面建立激励机制，实现文书档案管理理念的创新、管理流程的规范、管理团队的重组以及管理手段的革新，实现文书档案管理的网络化、电子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好办公室电子档案的存储、维护工作。建立档案信息网络和信息安全管理制度，对档案计算机要专管专用，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，对档案上传、下载的安全等级和访问权限进行安全设置，对移动存储安装严格把关，定期检测系统，多重加密备份，对于整理的电子文件在不同磁盘中各保存一份；对于保存文件的计算机要及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定，此外，对电子文件和计算机设备的保管设施和环境也要严格按照档案保管要求选择，预防计算机突然损害造成的电子文档无法修护。
五、Y语
综上所述，随着我国医疗卫生事业的发展和医院信息化的迅速发展，医院办公室文书档案走向电子化是必然趋势，对医院文书档案的电子化建设需要我们积极分析现阶段存在的问题及困难，努力寻求解决方法，重视人的因素，亦要加快办公室管理理念创新，提高对电子文书数据化系统的应用能力，从而尽快实现医院文书档案管理的电子化、现代化。
【参考文献】
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一、对文书档案应用办公自动化进行管理的优点
首先，能够显著提高办公效率。在以往的文书档案管理工作中，工作人员大多是进行手工操作，工作效率很低。而基于计算机技术和网络通讯技术的办公自动化具有强大的信息处理能力,它给文件资料的收集、分类、储存和统计以及查阅等都带来了极大的便利,有效的提高了办公效率。计算机文书档案管理系统一般包括文件管理、档案管理、资料管理、主题自动标引、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储、全文录入、智能模糊检索等多项功能。计算机管理软件通过不同功能模块对文书档案资料进行逻辑分类、组卷、打印等，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得非常方便、快捷。档案人员和文书人员在同一系统中进行相关操作，不但减少了许多重复录入等工作，同时使文档工作人员劳动强度大幅度下降。
其次，能够改善卷宗质量。文书人员使用管理系统，可以提高组卷的效率和质量。由于这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使归档材料的完整齐全率有了保证。加之公文处理系统的平时登记，就是应归档文件清单。文书工作人员根据计算机所列的清单确定归档文件，防止了遗漏，确保了案卷的原始性、真实性。使用计算机文书档案管理系统，既可使目录的编制更加规范和便捷，而且还能提高编制速度。
第三，有利于档案信息资源的共享利用。运用办公自动化技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。在计算机中可直接读取原文，减少了档案取出查找的次数而造成的磨损，最大限度地延长档案的使用寿命；随着计算机办公自动化技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，进行信息的横向与纵向记录比较，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。文书档案与档案管理部门及其它主要部门联网，实现信息资源的共享和交流。而文书档案的计算机系统管理是档案管理现代化的重要方向，也为网络时代奠定了坚实的基础。
第四，文件传递的速度和安全性显著提高。日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发或各部门通讯员负责传递，受到距离长短的限制，从而影响了文件传递速度，另外文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而在计算机办公自动化技术应用之后，可直接查找所需的资料，或突破距离、空间限制直接通过网络进行文件信息传递。克服了以往查阅者在手工查找的过程中翻阅整本案卷中无需的文件，速度既慢，效率又低的缺点，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，对解密的档案可做到资源共享；直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
二、文书档案管理应用办公自动化需要注意的问题
虽然应用计算机办公自动化技术来进行文书档案管理有很多无可比拟的优点，但是随之也带来了一些负面影响。
1、文档信息真实性的认定和维护变得艰难。档案的本质属性是原始记录性，纸质文档的载体和记录其上的外部特征如字迹、签字、印章等密不可分，一同构成文件原件身份的“证明人”。电子文件保密性受到限制。基于电子文件的特性，因而电子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕迹，可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，虽然已有一些技术在一定程度上可防止电子文件和在“原稿”上增删减、复制等，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，人们无法从字迹上分辨其原始性，不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的真实性、可靠性、保密性提出了严峻的考验。
2、文档信息的网络生存环境使其面临安全风险。由于文档在计算机中生成，并通过网络进行传输、处理，因而容易受到来自计算机及网络的多重威胁。一方面，互联网上的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手防不胜防；另一方面，内部人员通过USB闪存驱动器、WIFI调整解调器、智能电话、蓝牙适配器、数码音乐播放器、红外线传输、电子邮件、FTP等各种方式将文档信息管理系统中的数据未经授权二次扩散和传播出去。在内外夹击的“恶劣”网络环境中，文档信息难以“独善其身”，文档管理必然“险象环生”，时时面临安全风险。
办公自动化既是高科技产物,又是一项复杂的系统工程,在在此项工作时,需将先进的计算机及其网络数据库技术应用、安全保密法规及措施、单位内部的各项规章制度、文书学、档案学、本单位业务需求、财力物力合理分配及推广应用、人员培训等多方面统筹考虑、综合平衡，否则，一个方面存在薄弱或没有做好，就会影响全系统各个环节工作的正常运行和整体作用的发挥。
总之，在办公自动化环境下为了更好的进行文书档案管理，就必须转变思想、改变观念，用信息化、科学化的头脑来提高管理水平，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，同时采用多种办法克服办公自动化带来的弊端和负面影响，从而才能不断提高文书档案的利用率，使之更好地为日常工作事务及管理决策层服务。
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一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
参考文献：
[1]徐莉．浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5．
[2]裴承志．奥多．办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2．
篇6
所谓的办公自动化技术就是在应用电子计算机的基础上,将现代的办公技术、设备与之相结合所形成的,在文书档案管理的工作中,引用现代的办公自动化技术,可以有效的提高办公工作的效率,并且还可以为它的发展带来很大的变化.例如,办公自动化的应用可以为文书档案的储存模式、管理方式以及工作人员对其的管理工作等方面提供丰富的实践经验,从而为后期能够顺利的运用这项技术奠定基础.但是,电子文件档案的运用过程中需要结合很多的技术参数,才能保障其有效的功能,因此它在使用时也极具复杂.所以说,办公自动化在文书档案管理工作中的实际应用还是一把双刃剑,需熟练掌握.
2自动化环境下文书档案管理的优点
2．1提高工作效率
由于计算机拥有强大的信息处理技术,近几年由于它的介入,使得文书档案的管理工作在一定程度上实现了全方面的自动化.在以往传统技术手段下的文书档案管理工作,管理人员每天的工作任务量较为繁多,并且还以纯手工的管理方式进行工作,使得档案管理工作的过程变得极其复杂.现如今计算机和先进技术的引入,使得这一工作过程变得简单、有序.
2．2实现信息资源的共享
在档案进行管理工作的过程中,结合计算机技术所形成的管理体系,可以使其在利用时的效率和质量在不同程度上都得以提高,工作人员可以根据自己不同的需求对所选的文件信息做出响应,并且还可以对其进行脱机处理,为了保证这一工作在不受空间的约束下具有较高的查全率和查准率.其次,可以借助第三方平台及时了解和掌握其他档案信息最新的概况和重点动态.
2．3提高稳定性和使用周期
在以往传统的纸质管理方式中,由于纸张容易受损不方便保存等原因,使得文书档案在管理工作中只要稍有不慎就可能会导致发生遗失和损坏等现象.但是,办公自动化下的电子类型的档案就不会出现这种问题,随着文件储存、取读等工具设备的逐渐健全和完善,管理工作人员可以通过不同的电子载体各取所需,这些载体相对来说都非常方便存、读,以及有较长的存储时间,并且便于传递.最为重要的就是这种管理手段可以避免受环境因素的影响,不容易损坏,具有较强的稳定性.
3文书档案管理中办公自动化的具体应用
3．1规范管理体制
按照目前的发展状况来讲,很多单位对文书和档案依旧实行不同部门的管理体制,这种部门的管理体制,使得文书档案的管理工作不能够统一化.因此,为了保证文书档案管理工作的有序进行,对它的管理体制进行完善和规划是无可避免的,无论是前期还是后期,文书档案的管理工作都应该要归属于档案管理部门,并对其实施统一的监督管理.
3．2操作的统一化
办公自动化件不仅具有要较强的兼容性,并且还要具备良好的应用性能.所以,在它应用的过程中除了要有强大的功能系统外,还将需要规范一些标准.比如,确保数据的安全使用,促使电子文书档案能够在办公自动化的环境下安全稳定的运行.
4办公自动化的环境下文书档案的管理工作
在办公自动化的环境影响下,管理人员在技术和素质方面都需要进一步的提高和加强,虽然电子文书档案在使用过程中方便快捷,容易增删改动,但同时它的保密性和安全性也就随之受到了威胁和考验,在这种情况下就要要求管理工作人员要有过硬的技术和扎实的素质水平.为了保证电子档案文件的安全管理,档案管理的管理工作人员在具备相关专业知识的同时,还将要具备计算机网络技术或者是其他技术,要紧跟时代的发展步伐不断地提高自身的素质.比如,采用先进的信息安全技术,要定期的对存档的电子文件进行检查和备份,防止电子文件受到随意的修改,而影响它的完整性.
5结束语
综上所述,办公自动化在今后的文书档案管理工作中,有着广阔的发展前景和应用空间.实现档案管理信息化、系统化是档案工作的首要任务,它不但可以提高档案的利用率,还可以提高管理工作人员的办公效率.其次,就是在结合办公自动化的技术下进行文书档案管理工作的时候,要完善和健全它的管理体制,并且要建立统一的流程标准,只有这样才能充分的发挥出办公自动化的优越性,促使文书档案管理工作能够做得更好.
作者:陈庆杰 单位:长春财经学院
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引言
当前，信息技术的大范围应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益凸显，为了提高档案管理工作效率，就要将办公自动化应用到文书档案管理工作中。然而，在实际的应用过程中还存在着诸多的问题，如电子文件的保密性缺乏保障、档案管理人员的技术水平较低等，这就需要我们采取有效的措施，不断提高文书档案管理的办公自动化应用水平。
1办公自动化在文书档案管理中应用的意义
1.1提高档案管理的效率
在传统的文书档案管理的过程中，档案资料的收集、整理与储存都是由人工进行操作的，这样不仅效率低，同时还会造成大量的人力、物力与财力的浪费，使档案管理服务与人们的实际需要存在着一定的差距。将办公自动化应用到文书档案管理中，就是利用计算机信息技术处理档案内容，计算机的运算速度较快，并且能够很好地对信息进行处理，保证档案资料能够在短时间内处理完毕，有助于提高档案管理的效率。
1.2推动文书档案的标准化与规范化进程
将办公自动化应用到文书档案管理中，可以推动文书档案的标准化与规范化进程。文本归档工程主要包括两个方面的内容：第一是归档工作以纸质文档为对象；第二是归档工作以电子文书为归档对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。
1.3节省了存储空间
在传统的文书档案管理中，一般都会占用大量的空间进行存储，而将办公自动化应用到文书档案管理中，可以大大节省存储空间。在自动化的发展环境下，相关设备得到了进一步的普及，许多的文书档案都是以电子文件的形式呈现在大家面前，这就会大大节省档案的存储空间。在今后的发展过程中，电子档案的数量会变得越来越多，因此在查询的过程中也需要采用电子化的方式进行，相信在不久的将来，办公自动化将会得到进一步的普及，更好的为社会发展做出贡献。
2文书档案管理中办公自动化应用所面临的问题
2.1电子文件的保密性缺乏保障
对于电子档案管理来说，由于其是一种动态的管理方式，它具有开放性与共享性的特点，所以电子档案资料的保密性缺乏保障，具体表现为如下几点：第一，虽然电子档案在处理过程中会使用伪造技术，但在原文件上处理会导致文件内容发生一定的变化，其痕迹不会得到保障；第二，文书档案在传输的过程中会根据需要进行修改排版，而资料中的盖印与签名无法进行修改，这就使得文书档案资料无法保持最初的形態；第三，随着近年来网络黑客、窃密技术的不断发展与提高，从而使电子文书档案的保密性受到威胁。
2.2档案管理人员的技术水平较低
由于电子文书档案管理工作具有较高的技术性与专业性，所以其对档案管理人员的要求也比较高。对于档案管理人员来说，其不仅要掌握一定的档案管理方法，还要具备相应的计算机操作技术，能够灵活运用档案的信息管理软件。然而，从当前情况来看，虽然文书档案管理人员大多数都掌握了先进的档案管理技术，但信息处理技术操作水平较低，在文书档案管理办公自动化的处理过程中缺乏专业复合型人才，对文书档案管理工作的开展势必会造成一定的影响，难以提高文书档案管理水平。
3文书档案管理的办公自动化应用策略
3.1提高文书档案的安全性
为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要采取相应的措施，提高文书档案的安全性。首先，可以利用缩微技术将盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，这样不仅可以避免电子文件文化档案被篡改，还能够减小文书档案的存储空间，有利于文书档案的长期保存；第二，采用专用软件对电子文件文书档案进行加密处理；第三，将电子文件进行备份与验证，以避免电子文件的丢失与失真。对于需要进行永久保存的电子文件，还要将其制成纸质文件或缩微品；第四，利用路由器和防火墙等措施实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。
3.2提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员作为文书档案管理的核心人物，对文化档案管理的有效性起着十分重要的作用，因此，要想提高文书档案管理的办公自动化应用水平，就要提高档案管理人员的综合素质。首先，改善硬件环境，加大硬件建设与投入的力度。只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能对这些设备了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果；其次，以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；最后，促进档案部门间与区域间的相互交流与合作，不断扩大自身的交际面。通过进行经常性的交流与沟通，可以借鉴兄弟单位的经验与方法，通过利用网络与现代通讯技术，来对档案管理人员的信息源进行扩充，培养其创新思维。
3.3将文书档案管理技术操作标准统一化
在文书档案管理工作中，为确保办公自动化的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当准确把握文书档案管理的综合需求及具体特征，在科学化分析的基础上，对办公自动化软件加以优化利用，统一文书档案管理技术操作标准，保证文书档案管理中办公自动化软件具备良好的应用性能，使其能够更好的满足文书档案管理工作的需求，促进文书档案管理工程的顺利开展。另外，将办公自动化应用到文书档案中，应当确保其具有强大的系统功能，并要对相关技术参数进行规范，使文书档案管理的数据转化与数据接口具有一定的标准性与可靠性，从而促进电子文书档案安全性和可靠性的有效提升。
结束语
综上所述，在文书档案管理中应用办公自动化具有诸多的优势，为了将办公自动化更好的应用到文书档案管理中，就要提高文书档案的安全性，提高档案管理人员的综合素质，将文书档案管理技术操作标准统一化，不断提高文化档案管理的办公自动化应用水平。
作者：张晓霞
参考文献
[1] 宋玲玲.谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江科技信息，2017，03：196.
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1.加强档案管理自动化的意义
每一份档案对于企事业单位的发展都有着特殊的意义，不但要对其进行妥善保存，而且还要长时间保存。但是过去以纸张为载体的档案管理，经常面临着水、火、虫等灾害的威胁，单位经常投入大量的经费来加强这方面的管理，同时也因档案规模大，无法对其逐一进行备份，每年都会有部分档案因上述问题而导致损坏，给单位的发展带来了很大困扰。而且部分档案需要经常、反复的进行查阅，这就无法避免的对原件造成了磨损，同时也有被遗失的风险。部分单位已经选择利用扫描录入的方式对档案进行电子化处理，但是对于电子档案的保护、管理、查阅也存在着很多问题，需要我们进一步探讨。就目前档案管理办公自动化的现状来看，存在着标准化滞后，管理软件繁多，没有进行统一化管理，这些问题都影响了档案管理整体水平的提高。现阶段迫切解决的问题并不是硬件设施建设的问题，而是如何使硬件设备正常发挥出功能的问题。网络化、信息化，已经成为社会各界所广泛关注的问题，它也是人类社会发展的主要趋势，档案管理必须要顺应这一发展趋势，利用好各种优势，做好自身建设。
2.将档案管理与办公自动化相融合的措施
2.1做好宣传工作，提高领导重视程度
一项工作的能否顺利展开与前期的宣传工作，以及单位领导干部的重视程度有非常重大的关系，所以，档案管理人员必须要积极主动的做好档案管理的宣传与汇报工作，以便得到上级领导的支持与重视。档案管理人员，可以在征得上级领导的同意条件下，通过专题讲座、培训教育以及发放传单等方式向广大单位员工宣传《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等法律政策，目的是使单位从上到下都能够对档案管理信息化有一个必要的认识，以争取到领导、员工对档案管理工作有一个充分的认识和理解，为档案管理工作实现规范化、标准化、信息化打下基础。
2.2统一规范，加强标准化建设
想要做好档案管理办公自动化的标准化建设，可以从以下几个方面进行考虑：首先，加强档案管理体制建设。据笔者了解，现阶段我国很多单位的档案管理与文件管理是分开进行的，分别隶属于两个管理部门，这就使得档案管理部门无法对文件的前期进行有效的控制。所以，我们必须要从管理体制方面入手，对管理体制加以规范。单位可以考虑在内部对档案管理与文件管理实行统一领导，协调管理，促进两者同步发展。使档案管理部门能够对文件的前期处理进行有效的控制，将文件的前期处理与控制纳入档案管理部门的职责范围之内，这样就能够使为文件顺利归档打下基础。其次，规范档案管理流程标准。对文件前期处理、著录要求、电子文档格式以及归档流程进行标准化处理。最后，对技术操作进行标准化。档案信息管理系统在设计的过程中，必须要考虑到兼容性、实用性以及高效性，对技术参数、技术标准进行规范化设置，比如数据的安全标准、接口标准以及非同一类型的数据实施转化的标准等等，只有对整个系统进行标准化处理，才能够提高工作效率，降低错误发生的机率。
2.3完善对电子档案的监督管理职能
单位在选择档案系统管理软件的过程中，必须要选择已经通过档案管理相关机构认证，可以广泛使用的系统软件。单位内部在安装管理系统与办公自动化系统时，必须要有上级档案管理部门参与验收工作。在对电子文档进行存储时，必须一式三份，一份用于日常借阅，一份用于封存，一份另外保存备用。也就是说，从系统软件购买到安装使用整个过程都必须进行严格的监督，以防止为日后的使用埋下隐患。
2.4加强硬件设施、软件设施的基础建设
在硬件设施建设方面，保证各部门之间硬件设施的兼容性与匹配性，保证计算机在安全环境下运行，同时确保信息在传送过程中的稳定性与安全性。在软件设施建设方面，要及时对安全漏洞进行修补，更新杀毒软件，防火墙、防毒软件必须二十四小时开放，以防止计算机病毒、黑客对系统的入侵与攻击，以保证信息资源的安全性以及信息传输的高效性。
2.5对系统的内网与外网进行有效隔离
在单位办公自动化系统的内网与外网之间设置一道物理隔离层，是办公自动化系统安全性、有效性的前提。第一个保护层是路由器，路由器要将所有的IP地址进行屏蔽，再有选择的对部分地址接入到办公自动化网络系统中。第二个保护层是防火墙。绝对大部分的防火墙都有认证机制的，防火墙包括以五个基本功能，即：对进、出网络系统的数据、信息实施过滤；对进、出网络系统的访问进行有效管理；封堵禁止操作的业务；对通过防火墙的信息内容进行有效记录；对攻击网络系统的行为进行检测与提醒。
2.6加强档案管理人员的素质建设
任何一个体系的执行，最终都会落实到人员身上，档案管理也不例外，想要做好档案管理工作，就必须要提高档案管理人员的素质，这是实现档案管理与办公自动化更好融合的一个重要前提。档案管理人员除了要具有坚定的政治立场，纯熟的档案管理知识，同时还要具有熟练的计算机操作技能，不断努力学习，更新自己的知识架构，与时俱进，为实现档案管理事业的发展，发挥出自己应有的作用。随着计算机网络技术的快速发展，网络事故时有发展，电脑病毒日益泛滥，黑客的入侵技术 也在不断更新，这些都会对要案信息管理构成威胁。这就要求广大档案管理人员必须熟练掌握信息安全技术，努力提高自己的综合素质，为档案管理工作以及单位事业的发展贡献出自己的力量。
3.总结：
综上所述，经济与科技的快速发展，使传统的档案管理模式已经无法适应人们对档案管理的需求，办公自动化的出现有其必然性，它必将会在提高档案管理工作效率，以及工作质量方面发挥出巨大作用，我们可以从做好宣传工作，提高领导重视程度；统一规范，加强标准化建设；完善对电子档案的监督管理职能；加强硬件设施、软件设施的基础建设；对系统的内网与外网进行有效隔离；加强档案管理人员的素质建设等方面入手。
参考文献：
[1]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案,2010,(02).
[2]席玲.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].时代教育(教育教学),2011,(03).
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办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。
1 应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.1 办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
1.2 文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
1.3 电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
1.4 提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
2 应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
2.1 电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.2 对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
3 针对在实践应用过程中遇到的一些问题提出了几点方法
3.1 办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
3.2 提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。
二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。
三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
3、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
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1、 办公自动化应用于文书档案管理中的优势
1.1能够有效的提高办公效率
采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高。
1.2能够确保相关文件的稳定性
相对于纸质档案而言，电子文件档案材料能够保存的时间更长。纸张的寿命都是相对的，而且还受到外部客观环境的影响，一旦纸张受损，纸质档案相关文字信息丢失，将带来不可挽回的损失。但是电子文件档案材料则不同，可以选用的载体丰富多样，包括VCD、DVD、U盘、移动硬盘等等。而这些载体的优越性显著，使得保存资料不仅不易损坏，而且方便阅读，查看，稳定性显著。
1.3有利于信息资源共享与交流
在原始文书档案管理中，大量的文书档案都被手工操作者置入文件柜中，不仅不方便查阅，造成查找困难，使得资源共享与交流困难，而大量的文件储存柜存放文件，也一定程度上造成了资金的浪费。运动办公自动化系统后，文书档案管理也变得更加体系化，不再受到空间的限制，而且通过便捷的互联网，文书档案的查询也变得简单、快捷，大大的提高了资源的利用率，有利于资源的共享与交流。
2、 办公自动化应用于文书档案管理中的不足
2.1电子文件保密性变弱
电子文化和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，易于变化，即便是被修改后，也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改，痕迹十分明显。因此在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，电子文件还使得一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。目前虽然有一些相关的技术能够防止他人在“原稿”上增、删、改，对原文进行伪造等，但是没法有效地鉴定文件的原稿。它不像纸质稿可以通过印章或署名进行判断。这些都是电子文化在保密性方面遭受的严峻的考验，电子文化的保密性存在隐患。
2.2对文书档案管理人员的要求高
办公自动化系统在文书档案管理中的运用，就需要加强文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的，还需要有过硬的电子计算机技术水平。因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次，还需要掌握一定的现代高技术，拥有处理相关问题的综合能力。当前大部分档案管理人员的技术水平不够，相关理论知识跟不上，在办公自动化设备的使用上缺乏一定的主动性，不利于档案信息管理的电子化。
3 、文书档案管理中办公自动化的应用策略
3.1规范文书档案管理体制
为确保办公自动化在文书档案管理中的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当结合文书档案管理的实际情况，规范文书档案管理制度，为办公自动化的应用以及文书档案管理工作的顺利开展提供可靠的制度支持。当前大部分单位在文书档案管理工作中主要采取分部门管理的方式，此种情况下部门之间的交流有限，导致文书档案管理工作的协调性不足，严重影响文书档案统一化管理的顺利实现。因此在文书档案管理工作中应当对管理体制加以规范，实现文书与档案的统一规划与管理，从而全面提高文书档案管理质量和效率。
3.2加强硬件建设
在文书档案管理工作中，为促进办公自动化的合理应用，应当基于计算机技术的基础上，加强硬件建设，改善硬件环境，为文书档案现代化管理提供可靠的技术支持。也就是说，应当促进文书档案管理技术手段和设备的先进化合现代化，对现代化设备进行合理应用，保证文书档案管理工作的高效开展。
3.3制定业务流程标准
在明确文书档案管理制度的基础上，应当结合工作实际情况，制定规范化的业务流程标准，对文书档案管理工作中文件的处理、归档以及电子文件格式等相关操作程序进行规范，促进文书档案管理工作的顺利规范开展，全面提高文书档案管理工作中办公自动化的应用效率。
3.4实现档案工作人员专业化与现代化的有机结合
文书档案管理的办公自动化的实现，应当严格遵循人的主体地位，并积极运用现代科学技术开展文书档案管理工作，坚持与时俱进，准确把握社会经济发展趋势，基于传统档案管理理论、原则及技术的基础上，将其与现代计算机技术和数据通信技术进行协调配合，促进专业化与现代化的有机结合，从而全面提高文书档案管理工作质量。
4 、结束语
总而言之，办公自动化在文书档案管理工作中发挥着重要的作用，能够实现人力物力资源的优化配置，提高文书档案管理工作效率，提高工作质量，并合理控制文书档案管理资金，推进文书档案管理工作的高效开展。因此在文书档案管理工作中应用办公自动化系统的过程中，应当结合档案工作实际情况，制定规范化的文书档案管理体制，明确相关管理流程和标准，并对现代科学技术进行合理应用，实现档案工作人员专业化与现代化的有机融合，推进文书档案管理工作的不断进步。
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计算机强大的信息处理能力使办公自动化成为强大的优势。以往的文书档案管理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，费时费力。OFFICE办公软件的专业档案管理软件的应用，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷有序，同时大大缩短了办公时间。下面我就以办公自动化环境下的文书档案管理的若干问题进行探讨。
一、办公自动化对于文书档案管理的优势
（一）高效、方便、快捷的归档速度。强大的信息处理能力是计算机赋予办公自动化的最大优势。办公自动化环境下的文书档案管理，是与信息化技术充分结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序降到最低，同时还能进行归档的相关工作，通过这些优势的发挥，能有效保障单位的优势资源得到更好的利用。
（二）全面高效地实现资源共享。办公自动化环境下的档案管理能充分发挥信息技术的作用，能有效地实现档案的体系管理，实现资源上的共享，阅读、查找等等都能更加方便与快捷。同让翻阅时网络、信息传输等技术的推广，让电子档案管理可以根据不同的情况进行搜索、分类、安排、优化、过滤等等操作，这些都有利于档案管理的加强，最大限度的发挥了传输速度快、应用能力强、储蓄信息量大等优势。另外还能够共享单位资源，在政府机关事业单位的各种信息使用方面更加全面、更加高效。
（三）储存更加稳定、安全。办公自动化电子档案管理与传统的纸质档案对比，电子档案可以充分利用现代科技技术，如 DVD 光碟、U 盘、移动硬盘、内存卡等等进行储存与传输，这些设备的优势在于不容易受到客观环境的影响，而且具有储存时间长、信息量大、超强稳定性的特点，通过网络工具直接传递文书档案资源，促使传递文件的稳定性、安全性得到很大的提升。
二、应用办公自动化管理文书档案存在的风险问题
（一）电子档案数据的完整性。传统的纸质档案管理中，一次处理上的失误或者笔误，所造成的后果影响范围会比较小，而且容易进行补救。而办公自动化电子档案管理中是对文件进行批量处理的，一次处理的文件量是非常大的，一次操作上的失误就可能造成很严重的后果。另外，文件是属于开放状态的，更新不及时，也会让信息出现丢失的情况。电子文件在结上是比较复杂的，而且储存的方式也多元化，在不同的方式转换中容易因为外界因素的影响导致信息丢失或被破坏。
（二）电子档案储存的安全性。事业单位保存的档案大部分是属于重要的文书资料，如今很多储存设备具有高速读写的速度，如果被盗取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因为信息化手段所使用都是统一的字体与标识，丧失了手写汉字的特点，这样也不利于对真假进行鉴别，导致被侵害的文件不易被察觉。另外，网络传输的风险性也很大，在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。
（三）电子档案管理的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的载体上，信息的读取与储存需要指定的设备，这样会导致信息对软硬件的依赖。当前办公自动化、电子技术等发展非常快，计算机影响的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出现了问题，也有几率会让信息丢失，直接将电子档案的使用寿命缩短。
（四）对档案管理人员的综合素质要求较高。绝大多数政府机关事业单位从事档案管理工作的都是兼职人员，对于档案管理没有经过系统专业的培训，对档案管理专业知识比较匮乏。而应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备，却不能得到充分的利用，那么就谈不上档案管理办公自动化。
三、办公自动化在文书档案管理中的具体应用
（一）加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性。前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性的进行加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的文件，特别是重要的文书文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，最大限度的防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改，进一步提高其安全性。
（二）对相关规章制度进行完善，对操作流程进行规范。在对具体的文书档案管理实施办公自动化的过程中，需要对相关制度进行科学完善，并且要以实际情况为出发点，例如：文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度的保障电子档案管理中信息化建设的安全程度。在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的管理制度与操作标准，需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度的防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，同时更要保障文件制作与检索过程中与档案管理及时同步。从实际出发，根据政府机关事业单位现有的资源，加以充分利用，来对阶段性的目标进行明确。基于目前事业单位档案管理信息化的现状来分析，必须要分步推进，实现文书档案信息化管理。需要加强这方面技能与思想方面的培训，从而拥有正确的文书档案信息服务意识。
（四）强化技能培训，提升档案管理人员的综合素质。事业单位的文书档案管理工作具有很强的政治性及政策性，因此文书档案管理人员的工作任重道远。单位的办公室领导需要注意加强单位员工的档案工作建设，就需要着力组建或打造一支专业化的档案管理队伍，在选配相关管理人员时，要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的，真正能够在实践工作中坚持原则和立场，能够快速适应科技信息更新的专业管理工作人员担任单位的文书档案管理工作。同时还需要侧重于对文书档案另外，需让我们的工作人员充分了解管理档案的重要性，增强工作的责任心，不断掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。要做好新时期的档案管理工作，必须努力学习、掌握科学管理原则和方法，从提高工作人员素质方面来不断提升事业单位文书档案管理工作的整体水平。
结语：为了适应新形势下的档案管理工作需要，办公自动化档案管理在政府机关事业单位的整个档案管理应用的作用是不可忽视的。我们应该科学地应用办公自动化积极探索，勇于尝试，不断的进行分析、总结和创新，规范和完善相关操作流程与制度，切实加强和提高信息时代的文书档案管理工作。
参考文献：
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（二）推动文书档案的标准化与规范化进程。办公自动化实现了文本归档，主要有两方面的内容：第一方面归档工作以纸质文档为对象；第二方面归档工作是以电子文书为对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。
（三）提高文本的高效率和便捷度。办公室自动化最大的成效是改善了文书档案工作的效率，计算机的运用提升了文本档案的效率，改善了以往传统纸质档案立卷难、管理工作难度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人员解放出来从事其他的工作，也大大的提高了工作的准确性。文书档案管理自动化是信息全方位的展示，减少快速检索和浏览的时间，从而提高便捷度。
二、文本档案自动化的应用方法
（一）硬件?O施为基础，改善硬件环境。文书档案管理实现办公现代化，是在拥有互联网、计算机和相关的电子设备基础上完成的。提高文书档案管理自动化的首要是做好硬件设施建设，营造良好的硬件环境，加强硬件设施装备，是保障办公人员顺利完成工作的条件，也是提高办公效率的基础。
（二）合理布局办公自动化系统的内外网。在办公自动化系统的内外网之间设置物理隔离，这也是保护文书管理的关键性措施。就目前而言，主要有两层保护，第一层是以路由器的为中心防护隔离，路由器发挥过滤被屏蔽的IP地址和服务的作用。先隔离IP地址，在选择的放行需要的地址进入，从而保护自动化系统网络的安全。第二层是防火墙，防火墙能够检测出网络攻击并报警，还会得以经过防火墙的信息内容进行记录，对一些禁止进入的内容进行屏蔽，针对网络内容进出的监督，实现办公系统化的优化作用，不但能够提高文本档案管理的保密效果，还可以增强文书档案的时效性。
（三）对文书档案工作人员的整体素质有要求。文书档案管理自动化的能够的顺利进行，离不开现代化档案管理人员的力量。而在传统的纸质文书档案管理中，对工作人员的素质要求没有限制，没有什么大的技术要求，有的甚至有的管理人员并没有什么文化水平。但是，面对自动化办公系统，对管理人员的要求很严格，管理人员一定要熟练的掌握计算机等现代设备，通过自动化实现归档管理，对工作人员有了更高素质的要求。因此，要求管理人员要不断的加强学习，熟练应用自动化设备，在了解自动化操作理论基础上，不断的加强对计算机的了解。为文书档案自动化管理，长远发展储备人才，满足对技术人才的需求。此外，还要在自动化操作中不断的积累经验，及时发现办公自动化系统中存在的问题，及时的对办公系统化进行完善和改进。
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1.国有企业档案数字化建设面临的主要问题
1.1对档案数字化建设的重视程度不够
档案数字化，一方面可以提升查阅效率，相较于传统的查阅方式，数字化后的档案查阅只需要几分钟甚至更短的时间就可以查阅到档案原文的扫描件。另一方面数字化后的档案可以封闭保存，没有特殊情况不再使用，有利于保护原件。但是在国有企业，档案管理工作没有得到足够重视，档案数字化工作比较滞后，导致国有企业档案室变成无人问津的部门，档案管理人员责任心强的会默默无闻的工作着，责任心不强的档案堆积成山，没人整理，连查找都困难，更谈不上档案信息化、数字化建设了。从根本上说，档案数字化建设与否，建设质量的好坏，建设进度的快慢，与国有企业的重视程度有关。
1.2软硬件配备不足严重制约国有企业档案数字化工作的开展
随着信息化建设飞速发展，国有企业档案管理部门也配备了一些计算机及扫描仪设备，但是这些设备是有使用年限的，由于资金不足等原因，设备更新缓慢，老的计算机与档案管理软件的要求不匹配导致软件运行缓慢甚至无法运行，扫描仪老旧致使扫描图像不清晰，甚至有的还没有专门的档案管理软件。没有好的档案数字化工作所需的软硬件设备，导致国有企业档案数字化工作无法开展或进展缓慢。
1.3档案管理系统与OA办公系统不兼容
目前，各软件公司制作的档案管理软件和OA办公软件种类繁多，国有企业也是根据自己的需要自行购买档案管理软件和OA办公软件，致使档案管理系统与OA办公系统两者不兼容，造成不能依托OA办公系统实现网上录入和查询等，形成的数据也难以转换实现共享。以昆明公交公司为例，昆明公交公司使用的OA办公系统是电子政务网上的政府信息公开系统，而档案管理系统是珠海泰坦软件公司开发的档案综合管理系统，两者是不能兼容的，政务网上的收发文要归档，只能从政务网上下载下来，然后一条条的录入档案管理系统中，形成的电子文件也只能一条条对应的导入档案软件中，费时费力，工作效率低下。
1.4档案管理人员素质不高、配备不足
档案管理人员素质的高低决定着国有企业档案管理水平的高低，随着办公自动化的普及，对档案管理人员也提出了新的要求，档案管理人员除了会传统的手工整理档案外，还会利用现代化的手段对档案进行管理。但是在国有企业，档案管理人员素质高低不一，为了节约编制，一般使用秘书兼管档案管理工作，专职人员少，档案工作大多停留在手工管理阶段，不利于档案数字化工作的开展。
1.5缺乏技术指导
档案数字化工作是一项技术含量、操作规范度很高的工作，档案数字化工作也正处在摸索和尝试阶段。在国有企业档案数字化工程中，档案管理人员对扫描技术、扫描流程、扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等掌握不够，缺乏技术指导。
1.6安全问题突出
国有企业档案数字化建设的安全问题主要有三个方面，一是缺乏安全保管电子档案的设施，如光盘、移动硬盘、防磁柜等。二是数字化过程中的安全问题，由于纸质档案数量庞大，纸质档案在从库房拿出来数字化的过程中，难免出现纸质档案丢失情况。三是网络安全没有保障，安全措施不到位，其他部门的电脑还连着外网等。
1.7档案数字化制度欠缺
2005年国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》是纸质档案数字化的标准，各省市也出台相关标准，为纸质档案数字化工作提供了相关的技术指导，由于各国有企业纸质档案的种类不尽相同，国有企业没有根据自身情况制定档案数字化标准，完全参照国家统一的标准和省市标准进行纸质档案的数字化工作，致使在档案数字化过程中，没有制度可依，无章可循。
1.8有些档案数字化工作重复
随着信息技术的发展，政府也在推行电子政务，实现网上收文发文，推进无纸化办公工作，使信息可以迅速、准确地到达相关部门，从而极大的降低社会成本，提高文件传阅速度。但在很多国有企业，由于各方面的原因，并没有真正实现无纸化办公，政务网的文件还是习惯下载后打印出来给领导批阅后存档，这一部分打印出来的政务网文件存档后就不可避免出现再数字化的现象，造成重复和浪费。
2.解决对策
国有企业档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，笔者认为应着力采取的对策主要有：
2.1加强对档案数字化工作的领导
国有企业档案数字化建设的最终目的在于提高国有企业效率，提高领导决策和管理水平，国有企业应该把档案的数字化建设纳入领导议事日程，把档案的数字化建设纳入国有企业信息化建设当中，作为国有企业信息化建设的一项重要内容来建设，明确主管领导和档案管理人员在档案数字化建设方面的责任，在物力人力财力方面给予支持，有了领导的支持，档案的数字化工作便能顺利的开展。
2.2增拨专项资金，配足软硬件设施
为使档案数字化工作能够顺利开展，国有企业应该把数字化工作所需的经费列入国有企业各项经费预算中，增加拨付档案数字化建设专项资金，重新为档案室配足计算机、扫描仪、防磁柜、光盘、移动硬盘、档案管理软件等设备，并根据需要进行更新换代和最新优化升级，使之完全符合档案数字化工作的需要，档案部门要多与领导沟通协商，争取支持，以保证档案数字化建设顺利进行。
2.3建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接
随着办公自动化的普及，电子档案数量不断激增，建设统一管理平台，实现档案管理系统与OA办公系统的无缝对接至关重要，国有企业要真正实现文档一体化，做到从文件到档案的转变不需要数据的转换与迁移，同时也提高档案工作的效率。这就要求国有企业要加大资金投入，档案部门要加强与软件制作部门的沟通协调，使OA办公系统和档案管理系统具备符合档案管理要求的功能，实现档案系统与OA办公系统的无缝对接。
2.4加强人才队伍建设
人才队伍建设是档案数字化工作顺利开展的先决条件，必须加强档案数字化工作人才队伍建设。一是人员保障，档案数字化工作量大，必须有足够的人员才能完成，如有外包能力可以请专业机构完成，没有外包能力的可以挖掘内部潜力，从其他部门借调一些人员过来帮忙完成，并配备一名计算机专业人才负责网络、数据库的管理及相关业务工作。二是档案管理人员要加强学习，根据档案发展需要不断提升专业技能，学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和开发利用，积极参加档案知识培训班，自觉学习档案数字化各项规章制度，读透研透其中的内容并应用到实际操作中，保障档案数字化工作的有效开展。
2.5加强与档案部门联系
积极到省市档案局参观学习数字化建设方面的经验，请专家亲自过来开展档案数字化建设的业务指导，传授档案数字化方面的专业知识，及时掌握数字化工作的方法，参观其他成功单位的档案数字化情况，获得旁人已经取得的经验和教训，从而少走弯路，提高工作效率。
2.6加强档案数字化的安全管理
档案先进的管理手段带来工作效率的提高，同时也对档案安全管理提出了更高的要求，可以从以下几个方面加强档案的安全管理。一是加大资金投入，购买存储设备如光盘、移动硬盘、防磁柜等，确保档案保管安全。二是加强档案数字化流程的监控，制定明确的责任制度，杜绝数字化过程中档案丢失的现象发生。三是引进计算机网络安全管理人员，制定档案安全管理制度，按时进行备份，定期开展档案安全保密检查工作，发现隐患及时整改，发生责任事故严肃处理，与档案管理软件联网的电脑不能同时连着外网，所有的电脑实行专管专用，实行密码登陆，做好防火墙等安全设置，并随时更新病毒库。
2.7完善档案数字化工作制度
制定规范，明确标准，这是保证扫描质量的重要步骤，国有企业档案在进行数字化工作之前，应根据国有企业的实际情况，制定和完善档案数字化工作制度，包括整理标准规范、图像扫描技术规范、责任制度、安全保密制度等，并使档案数字化责任具体到了岗位和人，严格质量控制，明确工作流程，明确扫描方式、色彩模式、扫描分辨率、存储格式、扫描过程控制等，在制度上保证了档案数字化工作向更高质量、更加规范化、科学化的方向发展。还可以实行激励制度，对档案数字化工作比较先进的档案部门进行激励，以物质激励和精神激励相结合，调动档案管理人员的积极性、主动性和创造性。
2.8实现信息资源的共享，避免重复数字化
在国有企业的信息化建设中，国有企业可以利用内部局域网，把不的档案通过局域网向内部开放，实现内部信息资源联网，无纸办公，减少纸张，OA系统中形成的电子文件可以通过与档案系统的无缝对接系统实现转换，避免出现了在OA系统中形成的电子文件打印后再数字化的现象，造成重复和浪费。同时要做好保密工作，要对外必要信息时，应做到科学地把握保密和利用的关系，做好信息安全保密，同时要积极开展服务，变被动服务为主动服务。
档案数字化建设是一项长期而艰巨的任务，开展国有企业档案数字化工作，重在坚持，要将档案数字化建设纳入国有企业信息化建设中，积极探索出最适合自身的数字化建设道路。
参考文献：
