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1 更新观念，树立档案管理全员参与意识
档案管理工作不仅是办公室人员的工作，也需要各部门人员的参与，共同完成相应的管理工作。首先，一定要提高领导意识与领导责任。档案管理水平和领导重视程度有着一定的关系，所以，一定要加强领导的检查与监督，积极参与到档案管理工作当中，不仅要提供一些自身工作档案，还要加强在人力、财力、物力等方面的投入与支持。其次，档案管理办公室的工作人员一定要负起责任，加强档案建设与管理工作。档案管理办公室的工作人员一定要积极配合领导工作，加强各类档案的整理与记录，并且进行及时记录与归档，并且进行相应的编号。最后，一定要加强各部门的协调配合，组织全员进行积极的参与。在开展档案管理工作的时候，不仅是档案管理一个部门的责任，也需要其它部门的协助，这样才可以收集更多的资料信息，并且在进行整理的时候，也可以借助其它部门的力量，有效提高工作效率，促进档案管理工作的高效、合理。
2 建设以人为本激励机制
激励实质就是满足人的需求，促进人积极的开展相关工作。在制定激励机制的时候，一定要使其符合工作需求，才可以诱发人的行为动机，实现调动积极性的目标。大部分档案管理工作人员从事的工作都是一些很少让人知道的幕后工作，相关领导与管理人员一定要遵循“以人为本”的原则，关心与关注工作人员的生活、工作、思想等，真正为工作人员解决一些实际问题，尽可能维护工作人员的亲身利益，在档案部门的内部，一定要加强“尊重知识、鼓励创新、尊重人才”理念的宣传，树立良好的工作风气，尽可能调动工作人员的积极性与工作热情。除此之外，在档案管理工作中，也可以适当的引入情感激励、竞争激励、强化激励等方式，以此来促进与调动相关工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的全面展开，促进档案事业的可持续发展。
3 建立规章制度，全面开展档案管理
在对档案进行管理的时候，一定要制定档案保管机制，安排专门人员进行管理，保证档案的完整性与科学性；建立档案保密机制，不可以随意扩大档案的应用范围，保证档案管理人员不会泄漏档案信息；严格档案借阅机制，只有在领导批示的情况下，才可以进行档案借阅手续的办理；明确档案鉴定机制，设立鉴定小组，对档案保管年限与等级等展开相应的鉴定，同时对鉴定后需要进行销毁的档案，一定要办理相应的批准手续；设立档案移交机制，不断健全档案的移交手续与程序；设立档案立卷归档机制，保证有价值文件与相关材料的有效保存，不会出现遗失、破损的情况。在进行立卷的时候，一定要保证书面材料的规范，正确排序，明确目录与页码，同时对保管期限进行明确的划分，保证案卷装订的整齐、美观。在进行档案移交的时候，一定要保证移交目录的准确，并且进行相应的核对，签字确认。
4 强化档案部门文化建设
在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案部门凝聚力的提高，这样才可以促进档案管理工作的全面落实。在提高档案部门凝聚力的时候，不仅和物质条件有关，与文化条件、精神条件等均有一定的关系。在档案部门文化建设过程中，一定要注意以下内容：其一，加强档案部门特色文化、价值观、精神的培育；其二，树立社会主义荣辱观，建立积极、向上、健康的部门形象；其三，制定具有部门特性的目标与发展战略；其四，构建以人为本的规章制度；其五，构建档案管理工作人员参与决策的机制；其六，创建轻松、和谐的工作环境，让工作人员进行良好的沟通与交流，进而增进彼此的关系；其七，加强对档案管理工作人员的培训与教育，不断提高工作人员的专业知识水平与业务技能，促进档案管理工作的全面落实，构建档案管理长效机制，促进档案事业的可持续发展。
5 规范操作，开展标准化运行
在开展档案管理工作的时候，一定要加强档案分类，严格按照档案类型开展相应的管理工作，并且规范每一个环节的操作，实现档案管理工作的标准化。在开展档案管理工作之前，一定要对档案进行鉴别与分类，保证档案资料信息的准确性与科学性，剔除一些没有价值、重复的信息，进而为档案的后续管理工作提供了便利条件。在进行规范操作的时候，一定要加强对以下内容的注意：其一，必须保证外形统一。在建立档案的时候，一定要保证其外形的统一，进行统一的装订，采用统一的纸张等，保证档案形式符合相应规范标准的要求；其二，保证检索符号的统一。在分析档案内容的时候，一定要保证其检索符号的统一、规范；其三，保证名称的统一。在进行档案装订的时候，一定要进行科学的分类，并且进行相应的命名，规范每类档案的收集范围与命名原则；其四，保证编制统一。也就是根据案卷排列的顺序进行统一的编排，比如，根据年度、项目、月份等进行案卷的编排。在档案管理工作中，只有加强对操作的规范，才可以保证相关工作的标准化完成，进而实现档案管理机制的完善与创新。
6 结束语
总而言之，档案工作在社会各领域中发挥的作用越来越突出，为了实现信息资源的有效利用与共享，一定要加强对档案管理工作的重视，并且结合以往的工作经验，制定科学、合理、高效的档案管理机制，随着社会的不断发展，科学技术水平的不断提高，根据实际情况，进行一定的完善和创新，进而实现档案管理工作的全面落实，促进社会与经济的进一步发展。
参考文献
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制度化是一个单位工作步入规范化、科学化的前提，建立健全二级学院档案管理规章制度是保障二级学院系档案管理规范化的核心。在档案工作队伍网络比较完善的高校，每一个二级学院通常会有一位档案工作负责人，一般由学院的行政副院长或党支部书记兼任，有一位兼职档案员，通常由学院办公室主任或行政秘书兼任。在上述档案工作负责人和兼职档案员的岗位职责中大多只是简单地言明负责学院档案工作，通常连当事人自己都不太清楚究竟具体应该做些什么工作？学校每年对每位职工进行工作考核时也往往没有将其兼任的档案工作职责列入考核的范畴，学院档案工作长期以来形同虚设，各学院档案管理各行其是。经过实践与学习，我们认为要做好二级学院的档案工作，首先应该抓档案制度建设，建立健全二级学院档案管理规章制度，使院系档案管理工作有章可循、有法可依，这是保障二级学院档案科学管理的重要条件。二级学院档案既要有国家档案局和高校档案馆要求的规范性，又要突出本学院的特色，从而为形成和提炼本校的办学特色提供坚实的支撑。具体来说，二级学院档案管理规章制度主要包括：二级学院档案管理办法、二级学院档案分类方案、二级学院档案归档范围与保管期限表、学院档案室管理规定、专兼职档案员的档案职责等。制定二级学院档案管理规章制度时要避免简单地照搬高校档案馆的相关规章制度，要在遵守《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等国家及地方档案管理相关法规制度的前提下，结合本学院的工作实际做具体的补充、细化和完善工作，拟定出适合本学院实际的档案管理规章制度。
三、创新与拓展二级学院档案管理培训研究
高校二级学院兼职档案员的专业背景往往多元化且素质参差不齐，大多数没有接受过正规的档案管理专业训练，对档案及档案价值的认识不一。针对二级学院档案管理人员普遍非专职化、专业化特点，结合二级学院行政、党务、教学和科研工作的特点，并考虑各岗位人员的职责与工作规律，创新与拓展二级学院档案管理培训研究是保障二级学院档案管理质量的关键。毋庸置疑兼职档案员的知识、能力和素质等直接关系到二级学院档案管理的质量和管理目标的实现，而各岗位工作人员档案工作技能的好坏直接影响到兼职档案员档案整理的工作量。因为二级学院的档案通常是由兼职档案员直接接收各岗位工作人员整理与移交的本岗位形成的文件材料经有序整理汇集而成，因此对二级学院工作人员进行档案管理培训时，第一，要拓展培训对象，最好二级学院系各个岗位的工作人员都能参加培训，甚至在学院进行帮忙的学生助理也应该纳入培训的范畴；第二，在培训内容方面除了使其掌握档案管理的一般知识外，更重要的是提高其对院系档案价值的认识，改变大家普遍对档案认识不足甚至集体无意识状态，让全体师生员工意识到，自己就是学校档案的形成者之一。一个时代一个学院教师学生在教与学、科学研究、服务社会中形成的集体记忆，反映在日常工作中的一份份文件、一张张照片、一个个科研项目和基建项目等档案上，这些档案承载着这个时代这个学院发展面貌的真实记录，是传承与熔铸学校精神的重要信息源；第三，定期组织二级学院兼职档案员及其他工作人员到学校档案馆或省市档案馆参观学习，开阔其视野，更新、补充和拓宽其知识结构；第四，学校档案馆应加强二级学院档案培训模式、培训内容、人员组织等内容的创新性研究，形成卓有成效的培训方式及规范的培训教程；第五，探索制定有效的绩效政策，例如将完成档案工作的情况与单位年度考核挂钩，有效地激励兼任档案人员开展档案工作的积极性。
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针对电子档案的不同载体形成，吉化公司档案馆紧紧围绕公司办公自动化的开展，将电子文件的使用与管理、远程网络服务作为新型档案资源进行管理，将管理和服务制度进行细化，从源头开始，制定了职责明确、高效便捷的规章制度。为此吉化公司专门印制了《电子档案管理手册》，明确了收集、管理、使用、运行、服务、保密、安全等一系列制度和要求，作为企业档案馆、二级企业部门档案室、专兼职档案管理人员的三级档案操作规范的执行标准。特别是在音像档案的收集管理利用上，吉化公司实行三级管理联动制度，凡属在公司内发生的各种重大活动，由所在单位档案部门随时进行拍摄录制，及时上报给上一级管理部门，制作内容全部上传公司档案馆，达到多点采集，集中管理，多点利用，统一标准，使档案信息资源在保证及时共享的同时，有了更适合发展和建设的制度保障。
二、管理措施创新促进基础工作建设
吉化公司档案馆在加强基础建设的同时，注重特殊载体档案管理措施的创新。公司档案馆经常向公司领导汇报特殊载体档案的管理状况，及时宣传这部分档案为企业发展创造的社会价值和经济价值，引起领导的重视。近年来，公司领导对库房改造、设备更新给予大力支持，特别是将新馆建设列入企业发展规划，并进入建设之中。特殊载体档案的管理更加规范，条件更加完善，利用更快捷准确高效。
吉化公司领导十分支持档案工作思路的创新，促使档案工作不断出新。比如对特殊载体档案的管理条件的标准制定上，档案工作没有先例可查，吉化公司档案馆借鉴相关行业标准，建立起更加适合本企业管理的标准和硬件保证。从过去的拍摄、制作、审查、播发，最后再到归档、管理、开发、利用，这是信息再生过程从繁琐复杂中解脱的过程。通过三级联动，简化了程序，推移了档案工作的前沿，明确了原有的影像的拍摄就是档案的形成，制作审查就是档案的整理，播发利用与档案的存档管理同步进行，不仅让档案工作提速，同时也减少了工作环节，也对档案的深层次服务提出更高的要求。
在创新工作上，吉化公司档案馆紧跟时代步伐，随着各种特殊载体档案的增加，档案管理手段也在不断提升。档案信息库的建立，使得企业档案在服务上更便捷，管理更科学有序，资源共享成为现实，特别是在信息化提升的同时，提出要熟练使用E6系统进行多种方式查询，由一般向“查全率、查准率”的优质服务转变，由简单服务向“增值服务”提升，加强了档案管理的软、硬件管理手段。由于发展的需要，公司给予了大量的投入，购置了专业的影像编制、摄制设备、大容量的档案管理终端，确保了档案创新工作的不断深入和持续发展。
吉化公司档案馆在将以往纸质档案数字化处理过程中，采取多种形式进行数字化处理，采取新的输入系统、多方联动、创新工作方式，在较短时间里完成馆藏档案50%的数字化目标，为数字化档案馆做好了数据资源准备。
吉化公司档案馆注重人才培养，每年要让档案工作者有一定的时间进行创新培训学习和经验交流，创建一个良好的学习氛围，鼓励创新工作。吉化公司档案馆对那些在档案创新工作中能够经常有新方法、新思路、新成果的档案工作者给予奖励，有创新成果者，可在年度评先争优中作为一个重要条件加分，特别是对有突出创造才能的档案工作者在职称晋升，职务任免中作为加分条件。建立起这样的一个奖励机制，激励档案工作者在创新工作上不断有新的创造，也是档案工作经常保持在一种活力的状态中，让我们的工作经常出新。
三、管理手段创新提升档案服务能力
为了让各种专项服务能常用常新，吉化公司档案馆专门建立了一个策划实施团队，参加公司生产办公例会，了解各部门日程安排，掌握新项目发展脉络，参与各项工作服务，让档案工作各个部门都能在企业发展建设中动起来，有用武之地。
吉化公司档案馆在筹建“建设与保障”的一个大型回顾展中，将企业发展历史划分了几个大的段落，在相关资料的征集过程中，从上到下进行动员，广泛收集，采取了有偿征集与无偿捐赠相结合的方式，特别是在实际操作过程中，本着走出去摸底排查，请进来“口述历史”的方法，让这部分档案的馆藏数量不断增加，也为企业档案增添了一个新门类——口述档案。
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进行国企档案管理工作创新性改革要求国企各个部门积极配合，档案管理的工作宗旨、工作技术、工作队伍三个方面都要跟随时展进行创新。第一，加强对档案管理工作的重视与管理。国企领导应当加强对档案管理工作的重视与支持，帮助改善目前档案管理人员简陋的工作环境，投入更多专项资金与先进技术支持档案管理工作进步与创新。国有企业要加强对档案管理工作人员的培训与管理，首先要建立一支素质较高、结构合理、知识全面的复合型并且相对稳定的人才队伍；其次要对工作人员实行考核制度与奖惩激励制度，对工作考核不合格的工作人员及时进行惩罚措施，并定期组织企业员工参观先进企业档案管理流程，学习目前流行的档案管理工作经验并积极推广，让公司员工能够在学习中养成档案管理规范意识。第二，提升国企档案管理工作水平。国有企业倡导建立合理、科学的档案管理制度约束管理行为，在档案收录、检索等工作方面进行创新性变革，档案管理工作可以实行“三位一体”管理制度，这种管理制度要求管理方法与管理流程进行对应，信息收集严格符合档案管理流程要求，各个环节相互牵制、相互辅助、相互呼应，能够合理化国企档案管理平台建设，提升国企档案管理信息实用度，对国企进行企业改革起到推动作用。在进行档案管理时也应该注意收录档案的质量与信息的完整性，在进行档案收集后需要对档案信息进行挑选，将不符合收录要求的档案信息重新修改，将繁杂、冗长的档案信息进行删减后收录。真正能够收入国企档案的应该是能够反映国企人事状况、经济发展状态的真实信息，能为国有企业发展提供更多经验与参考信息，有效帮助提高国有企业档案质量。相关工作人员应该及时更新档案信息防止信息遗漏，保证及时、准确将企业信息计入档案，不能贪图数据美观就迫于压力私自修改信息，要保证国有企业档案信息的真实客观性。第三，结合现代信息技术创新国企档案管理工作。普通电脑软件的信息收集与处理能力已经不能适应新常态下的国企档案管理需求，档案管理应该及时进行信息技术革新才能保证档案管理工作效率。国企可以将计算机、扫描仪等现代设备进入档案管理系统，让公司报表、文字档案能够高效转化为可视化电脑数据，能够减少人工数据抄录可能出现的纰漏。大型国有企业可以与软件公司合作开发自身档案管理操作系统，在软件设计时充分考虑本企业档案特点实行个性化设计，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，公司还应该做好档案管理系统的信息安全工作，防止外部人员钻空子盗取企业内部信息。利用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现国有企业现代化创新管理。
根据以上分析可以发现，目前国有企业对档案管理工作缺乏重视与支持，档案管理队伍水平与技术运用能力都较为低下，为使国有企业在新一轮的改革重组中有效的参与市场竞争，实现国有企业自我发展和经济效益的最大化，必须加快国企档案管理工作信息化改革与队伍建设，让国有企业档案管理工作为国企创新改革更好服务。
作者:宋玉芬 单位:天津渤海轻工投资集团有限公司
参考文献：
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（二）档案管理工作基础薄弱
档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。
二、干部人事档案管理人员激励机制构建
（一）加强档案管理人员职业技能培训，增强职业吸引力
档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。
（二）调整薪酬分配制度，提升福利待遇
档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。
（三）注重文化交流，实现人文关怀
档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。
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不动产包含的内容比较广泛，其中包括了土地、房产、矿产、农林资源等等，以往不动产登记分别由不同部门负责实施。因此，在实施过程中，登记流程、登记机制、相关材料都各有标准，并不统一，随着新的不动产登记制度实施，当前我们在进行不动产登记制度时，统一由国土部门负责实施。对不动产登记档案管理工作来说，由于以往登记实施的标准和流程都不一致，因此其档案资料管理难度较大，无论是信息录入，还是档案整理，都有较大工作量。所以，需要在规范化标准基础上，对整个不动产登记档案资料进行整理。事实上，不动产登记档案管理工作在整合过程中面临巨大整合压力。首先，原涉及不动产登记的各个部门都有相关机构，而目前只是进行业务整合，并没有对部门机构进行统一整合，这就使得不动产登记工作量加大，但人员并没有增长。其次，业务整合难度大，缺乏可供借鉴的经验。尽管通过了相关业务整合文件，但是从根本上看不动产登记制度尚在实施初期，因此缺乏必要的档案管理经验。最后，原有档案资料信息整合难度大。不动产登记档案管理涉及的内容众多，且历史资料较为复杂，在实施不动产统一登记制度之后，也需要对以往的相关档案资料进行统一汇总、整理，但客观上讲，想要有效整理这一信息，难度极大。晋江市国土资源局在实施新的不动产登记管理制度时，在停止实施旧的登记制度的同时，提出简化不动产登记资料，优化档案信息管理工作开展的效率和质量。而2016年4月18日之前合法合理颁布的各类不动产权属证书仍然有效，这客观上反映了晋江市不动产登记制度实施过程中，对相关档案资料工作的有效调整。
3不动产登记档案信息管理工作的作用价值
实施不动产登记制度的主要原因在与随着我国经济发展不断成熟，当前各种不动产资源交易频繁，这就使得不动产权属更换频繁，因此需要通过实施相应的登记制度，通过档案资料信息，实现对权属人权益的有效保护，而不动产登记档案就是该项工作实施的客观产物，通过有效开展不动产登记档案信息管理工作，能够有效记录不动产的交易情况及相关信息，从而为不动产交易提供最客观、最全面的凭证，这就为不动产正常流转提供了充足保障。此外，不动产登记档案是证明不动产物权所属最具权威的资料。不动产的物权具有排他要求，因此在某一具体不动产上，不能存在互相排斥的多个物权。所以，从法律上明确了不动产登记档案中所记载的内容具有唯一和具有法律证据效力的特点。因此，我们可以将不动产登记档案作为不动产交易过程中，信息查询的权威来源。同时，不动产登记档案中的信息就成为解决不动产交易纠纷和矛盾的最客观数据。最后，有效开展不动产登记档案信息管理工作也是现阶段我们在资源节约型社会建设的客观要求，目前无论是申报土地开发，还是相关资源开发，都要经过统一的不动产申报，通过系统化整理相关资料，能够为整个申报工作提供有效依据，避免低效开发现象的出现。
4构建不动产登记档案信息管理机制的具体策略
事实上，不动产登记档案并非全新内容。随着我国不动产登记制度改革不断推进，原有不动产登记制度中，较为分散的登记现象得到一定改善。只是其以往存在过程中，都是以单一的形式出现。随着不动产统一登记制度的实施，构建不动产登记档案信息管理机制就极为必要，这不仅关系到不动产登记制度实施效果，同时也关系到人们的具体权益。因此我们必须在结合时代特点基础上，积极探索构建符合时代特点、满足机制建设要求的档案信息管理机制。以晋江市不动产档案信息管理机制创新为例：首先，要丰富档案馆藏场所，构建物质档案管理与电子档案管理相一致的管理机制。在统一规范的基础上，要确保及时将各项信息实现电子化录入，便于管理和查询。其次，要对不动产登记档案信息所涉及的内容进行分类，统一由门户网站进行对外公布。开设规划与建设用地管理、地籍测绘管理、土地利用管理、地质矿藏管理各子版块，并针对不动产登记及档案管理所涉及到的各项资料内容进行公示，在实现便捷工作的同时，实现信息的公开化和最大化利用。此外，晋江市在福建省内率先构建不动产信息化平台建设，通过将实景三维模型应用到不动产统一登记，实现档案信息管理机制便捷运行。最后是增加网络公示和查询，延伸不动产信息服务，实现不动产档案管理融入信息化时代建设。
5结语
不动产登记档案资料是确保该工作开展质量的重要依据和前提。新的不动产登记制度由国土部门统一负责指导开展，而其中涉及的内容较多，信息量较大，整个不动产登记档案信息管理开展难度较大。因此，必须结合现代信息技术的有效应用，更新档案信息管理思路，构建符合时代特征、能有效推动不动产登记制度发展的信息管理新机制。
作者:柯燕萍 单位:福建省晋江市国土资源局
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1.1 法定职责与任务的一般性规定。法定职责与任务的一般性规定，是指档案法律法规和规章中有关机关档案工作的原则性规定。这些一般性规定，是对机关档案工作职责与任务的最基本要求，是各机关档案工作必须执行的一般性要求。
1.2 法定职责与任务的特殊性规定。是指专业法律法规和专业规章中对系统内、专业内机关档案工作的一些原则性规定。是对系统内、专业内机关档案工作职责与任务的特殊性要求，也是系统内、专业内各机关档案工作必须执行的特殊性要求。
1.3 职责与任务的行政性规定。职责与任务的行政性规定，是指国家档案行政主管部门和上级业务、行业主管机关对机关档案工作职责与任务的具体要求。这些要求相对于法律法规和规章来说，对机关档案工作的规定性要求更具体，更符合本机关和本行业档案工作的实际情况。
对于一个机关来说，在确定本机关档案工作的职责与任务时，要充分了解上述三方面规定。原则上系统内、专业内无行政性规定的，以法律法规和规章中一般性和特殊性规定为准。系统内、专业内有行政性规定的，原则上以行政性规定为准，因为这些专业、行业的行政性规定更符合系统内、专业内机关档案工作实际，更具有针对性。但鉴于有些行政性规定形成时间的原因，难免会产生行政性规定滞后于法律法规和规章一般性、特殊性规定的情况，这就需要在行政性规定的基础上，以法律法规和规章的一般性、特殊性规定作补充，来完善本机关档案工作的职责和任务。当行政性规定与法律法规和规章的一般性、特殊性规定相冲突时，应当请示上级业务主管和行业主管机关给予答复，上级业务主管和行业主管机关无答复的，应以法律法规和规章的一般性、特殊性规定为准。
2 立机制
按照《档案法》、《机关档案工作条例》有关规定精神，机关档案工作应实行统一集中管理机制，即在一个机关内，对其内部机构及其所属单位的档案工作实行统一管理，对机关各类载体的档案实行集中管理。统一集中管理机制包含四个方面的含义：
2.1 统一管理网络。就是在一个机关内形成对档案工作实行统一领导、统一管理机构的有效管理格局。实行统一领导，就是机关内要明确一位领导统一主管机关档案工作，并在此基础上，组建机关档案工作领导小组，统筹机关档案工作发展规划和任务；解决档案工作所需的人、财、物等实际问题；协调机关内部各部门和所属单位的档案工作。统一管理机构，就是机关内要建立统一的档案管理机构――机关综合档案室，明确其职责和任务，防止机关内档案工作机构重叠，工作各自为政情况的发生。
2.2 统一管理制度。制度是管理机制有效运行的保障，没有统一的管理制度，再好的管理机制也很难有效地运行，可见，统一的档案管理制度对机制的运行是多么的重要。具体到一个机关来说，就是由机关综合档案室根据档案法律法规、行政规章和党的方针、政策，制定统一的档案管理规章制度，以机关正式文件形式，供机关内设机构和所属单位执行。
2.3 统一监督指导。对机关内部和所属单位档案工作进行监督指导，是《档案法》赋予机关档案部门的职责，是必须履行的职责。只有认真履行监督指导职责，才能够实现对机关档案工作的有效组织和管理。
2.4 集中统一管理全部档案。对机关形成的全部档案实行集中统一管理，是《档案法》、《机关档案工作条例》对机关档案工作的最基本要求，也是有效组织和管理机关档案工作，充分发挥机关档案作用的自身内在需求。因此，对于一个机关，无论产生形成多少门类和载体的档案，都应按照要求由机关综合档案室实行集中统一管理。
要有效地组织和管理好机关档案工作，就必须有强有力的组织管理和协调机制，来保证机关档案工作各项职责与任务的有效实施。实践证明，如果没有一个强有力的组织管理和协调机制，仅靠机关档案部门和档案员自身的努力，是做不好机关档案工作的，也很难实现对机关档案工作的有效组织和管理。
3 建机构
建立与机关规模、职能活动相适应，设置合理的档案工作机构，是有效组织和管理好机关档案工作，保障管理机制有效运行的核心动力和重要推手。
3.1 建立机关档案工作领导小组。建立机关档案工作领导小组，明确领导小组职责，是实现本单位档案工作统一领导、统筹规划、有效组织和管理的基本保证。机关档案工作领导小组的主要职责有以下几个方面：一是定期召开机关档案工作协调会议，研究解决机关档案工作中遇到的问题；二是负责机关档案工作发展规划、计划、规章制度的审核，组织档案法规、方针政策和业务规范文件的学习、贯彻和落实；三是负责机关档案鉴定、销毁和受限档案利用的审批工作；四是监督检查本机关文件归档和档案的接收、移交工作；五是负责本机关档案工作内调外联工作。
3.2 设置机关综合档案室。机关综合档案室是对机关档案工作实行有效组织和管理的具体执行部门，是机关档案工作法定职责与任务的具体承办机构，也是集中保管机关全部档案的保管场所。设置机关综合档案室包括以下几方面内容：一是明确机关综合档案室职责与任务。二是选择合适档案保管和办公场所。三是配置相应档案保管保护设施和设备。机关应根据保管档案的需要，配置足量的档案柜架；根据机关档案工作需要，配置必要的档案保护和数字化设备，以利于综合档案室工作开展。四是配置专兼职档案员。机关专兼职档案员是机关综合档案室职责和任务的具体执行者，配备好档案专兼职工作人员关系到机关档案工作职责和任务能否落实好、实现好的关键所在。
4 定制度
机关档案工作制度是机关有关档案工作的工作规范和准则。具体到一个机关，主要包括三方面内容：
4.1 综合性档案工作制度。综合性机关档案工作管理制度是指对机关档案工作总体性进行纲领性规范的原则性规定。主要包括三方面的内容：一是本机关档案工作领导体制、管理机制、发展规划等方面的原则性规定。如，机关档案工作发展规划、机关档案工作实行统一集中管理原则等。二是机关综合档案室和内设机构职责任务、管理权限及专兼职档案员任职要求方面的原则性规定。如，专兼职档案员任职条件、综合档案室职责等。三是对机关档案工作内容、范围、形式及相应保障措施的原则性规定。如，机关档案工作规范化管理标准、档案灾害应急方案等。综合性档案工作制度都是一些原则性规定，其具体的措施需要在业务性档案工作制度中完善和细化。
4.2 业务性档案工作制度。业务性档案工作制度包括一般性规定和专门性规定两个方面。一般性规定也就是平时说的机关综合档案室七项制度，即，文件归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案鉴定制度、档案统计制度、档案保密制度、档案移交制度。专门性制度是指针对机关档案工作各环节工作的一些具体性规定，如，档案库房管理制度、电子文件归档制度、会计文件归档制度等，此类制度是对综合性档案工作制度的具体细化和补充。各机关可根据本机关业务的不同，制定出符合本机关档案工作实际的各种管理制度，以利于机关档案工作的规范化管理。
4.3 辅档案工作制度。辅档案工作制度是指为保证机关档案工作有效组织和管理的一些行政性规定。如，档案员岗位责任制、机关档案工作目标任务考核办法等。
制定机关档案工作制度是有效组织和管理机关档案工作的重要手段，是机关档案工作形成持续发展长效机制的重要保证。实践证明，没有有效的制度约束机制，就谈不上对机关档案工作的有效组织和管理。
5 规范化
实行规范化管理是有效组织管理机关档案工作应有之义，是组织管理好机关档案工作的内在要求。
5.1 工作管理制度化。用统一的管理制度来覆盖机关档案工作的各个管理环节，使之成为机关各项管理制度的有机组成部分，是机关档案工作规范化管理的重要前提，也是形成机关档案工作规范化管理约束机制的重要保证。
5.2 工作环节程序化。工作环节程序化是实现机关档案工作规范化管理的关键措施。工作环节程序化，就是将机关档案工作各个工作环节，按照其内在的逻辑关系，编制成具有相对确定程序的过程。对机关档案工作实行程序化管理，并不是一蹴而就的事，要在充分调研分析各工作岗位任务、职责权限以及本岗位与其他岗位关系基础上，绘制各岗位程序化运行图，并编制运作说明，使各岗位档案员清楚自己的工作任务、职责权限，明白自己的管理行动线路，了解自身岗位与其他岗位之间的协作事项，通力合作，只有这样，才能将机关档案工作程序化管理贯彻到底。
5.3 工作质量标准化。工作质量标准化就是将机关档案工作各个环节用统一的标准来衡量，使所做的每一项工作都有章可循，协调统一。一个机关如果没有统一的质量标准来衡量，各内设机构自行其是，会造成工作上的混乱。如，各内设机构归档电子文件格式不统一、著录项目不一致等，就会导致电子档案检索和利用上的困难，使原来的工作成为无效的劳动。由此可见，尽管机关内各部门的工作环节和工作内容不同，但其衡量工作的质量标准必须是相同的。要对机关档案工作实行规范化管理，就必须通过制定和贯彻各种标准，使机关内各部门的分工合作有一个统一的准则和依据，成为其不可缺少的纽带。
6 勤督导
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一、文书档案管理中存在的问题
（一）不稳定的机体特征导致文书档案易流失。文书档案管理的困难不仅在于难“理”、更在于难“留”。由于现代化办公自动化系统在较前的历史时期还未普及，纸张是文书档案最常见、也是最主要的物质载体。但纸张本身的物理与化学特征均较不稳定，易遭受各类不可逆的毁损灭失风险。从物理特征来看，文书档案易遭受水渍（浸泡）、火烧、风化等；从其化学特征来看，文书档案易遭受酸碱侵蚀及其他各类化学腐蚀。
还需注意到的是，手写档案不仅载体易灭失，墨迹本身也面临着消亡风险。无论是钢笔书写抑或是碳素笔写就，其着墨本身便存在着晕染致字迹模糊、墨水风干、墨水凝华、墨水蒸发等的可能，无论是字迹渲染抑或是变淡，都不利于文书档案记载内容的识别、确认与精读。
（二）繁浩的文书数量导致档案检索较困难。纵然图书馆学与档案管理学已经为管理和检索文书档案提供了恰切的指引与方法，也具有较高的可行性，但其仍然存在以下两个方面的问题。
第一，在按照非自动化索引法进行非稻菘獗嗯诺姆桨赶拢人工编排、检索会在较大程度上迟滞检索与工作效率。大家似乎都有这样的经验，到图书馆借阅书籍，阅读并理解索引编排方法需要一段时间、将自己所要找寻的书目对号入座需要一段时间、找到自己书目所在的索引区需要一段时间、在堆叠的各式相近书籍中找寻到自己所需要的书目又得花费一定的时间，如此通过经验对照，该论点不言自明；这仅是检索过程，回照初始的人工编排，更加可想而知。
第二，人工编排、取阅后复原易疏误造成档案混乱。仍是借书还书的例子，我想我们都有如是的经验，即，将书目归还柜台后，下次再借阅相同书籍时，发现书目并不在同一检索区；甚或借阅其他不同类型书籍时，发现上次所借书籍竟在附近书架。这大抵是由于复原工作疏误造成的，如此会造成一定程度的档案混乱，若联结成片甚至成为常态，则档案的检索、管理工作将会陷入无序状态。
二、文书档案现代化管理机制的构建
（一）引入数据库技术进行自动化索引与管理。为了克服上述的档案易毁损灭失以及档案难高效检索两方面的困难，引入现代化的档案管理技术是可行的一条出路，其中，最为核心的管理技术当属数据库管理，与之相匹配的文书档案管理目标是实现自动化检索。
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（一）选拔人才依据。在进行人才选拔时，为了全面而客观地考察人才，除了了解当事人当前各方面的表现外，还要充分地查阅他的历史档案。通过对人才档案记录材料的查阅，客观地了解关于人才的学习经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息，为选拔人才提供依据。此外，通过高效而优质的人事档案管理，还能为人才业绩考核等工作提供有效支持。所以说，人事档案材料的完整性和规范化的管理工作，关系到每一个员工的前途和切身利益，关系到单位的长远发展，关系到对于人才的公正评判。
（二）实现人力资源的最佳配置。每一个员工的特质都不尽相同，其特长也存在着千差万别。只有实现了对人力资源的最佳配置，才能确保将每一个员工安排到最适合他的岗位上。要想实现对人力资源的最佳配置，就必须对每一个员工的人事档案材料认真收集，细致整理、全面分析、准确评价。随着时间和环境方面发生的变化，员工的岗位变动和优胜劣汰更是在所难免，此时人事档案管理就显得更加重要。
二、人事档案管理弊端
现阶段，我国在人事档案管理方面还存在着一些弊端，主要在于它同现今的社会形势存在着脱节。尤其是不少单位已经普遍地推行了全员聘任制，但在档案管理的机制上却仍然沿用旧的管理模式。在市场经济不断飞速发展的今天，积极地引进人才，对于一个单位的发展来说是至关重要的。然而，由于当今人才流动的频繁，档案来源比以前要广泛得多，也要复杂得多，再加上档案所记载的对象在身份上的不确定性，在档案管理上可以说比以前要纷繁复杂许多。
（一）收集归档的不全面性。人事档案是员工从上学起乃至今后工作中伴随学习、升迁等成长过程中形成的记录材料。基层单位人事档案管理是根据传统的方式方法进行的。它大多数记录的是员工在工作单位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未记录能体现相对个人工作能力、个性特点的相关内容。同时，随着市场经济提倡多元化人才交流，员工对成长过程中所形成的材料对个人影响的重要性缺乏认识，基层单位也没有专业或专职档案管理人员，缺乏必要的保管设施及专业的管理技能，而导致人事档案材料归档不及时、缺项、缺失，影响了档案的完整性以及时效性。档案材料不完整、管理落后是现今基层人事档案管理中普遍存在的问题。
（二）管理者综合素质偏低。开展信息化的档案资源管理是时展的趋势，要求管理者务必熟练操作计算机，使用相关网络技术及各种档案管理的软件，学会发掘更多档案信息的价值等。但从实际现状来看，基层档案管理者的综合素质偏低，根本无法应用现代化的网络技术与信息软件进行办公，仅仅只是凭借自身的经验开展工作，难以提高档案管理的效果，更不用说展开信息化的建设。
（三）档案管理形式多种多样。基层单位的档案资料主要以纸质为主。随着信息技术的普及应用有些单位也开始向电子化档案发展。但是在基层单位档案的管理过程中存在着一些问题。首先，档案材料没有进行有效整合，各个部门分别按各自的方式方法管理对应的材料，很少进行交流与数据共享，一旦需要查找某个员工的相关资料，那么就需要花费更多的时间，不利于档案利用效率的提高。假如有进行信息化管理的，也没有充分发挥出信息技术的作用。所以，要使基层人事档案规范化、标准化管理落实到实处还有很多工作要做。
三、档案管理对策
（一）全面档案内容。人事档案的不全面性主要是因为旧的管理体制所限，人事人员都是按照传统方式来记录与收集人事信息。人事档案管理者的不专业、岗位不确定性以及人才频繁流动也是造成档案资料不全面、缺失、时效性差的原因。基层单位应加强对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员要专职、专业培训。要及时收集、追踪个人档案资料。档案内容的收集应该加强员工的个人能力包括组织能力、协调沟通能力、合作精神、创新意识以及心理素质等方面资料，这些能反映一??人的综合素质，而不是仅限于学历程度及政治表现。除了这些内容的收集，还需要将当事人平时的工作业绩、工作情况以及他们在活动中的表现予以考核的情况也要及时归档。为全面、完整地体现员工的个人档案内容，还要将他们在学术与技术上的成果予以记录归档。
（二）积极开展数字档案的建设。随着信息技术的普及应用，我国各单位档案资料也开始向数字化档案方向发展。但是，除基层单位档案的管理方式和数字化基础设施落后的影响外还存在着一些问题。首先，档案信息资源没有进行有效整合。其次，没有充分发挥出信息技术的作用。单位在使用信息技术进行档案管理时，通常只利用到档案管理系统最基本的功能，即信息资料的收集、记录与查找的功能，而信息数据的整理、分析、反馈等功能却没有得到很好的使用。信息化管理技术强大的功能就是数据分析功能，所以才能在各个领域得到广泛应用。为此，要提高信息化、数字化建设的意识，加大基础设施投入，建立标准化、规范化的管理制度和措施，加强档案管理人员的综合能力及安全意识是基层单位迫切需要做的工作。
（三）?M行人事档案方面的业务建设。如今，在市场经济不断发展完善的国情下，人事档案管理也必须同市场经济体制相得益彰，来更好地为市场经济机制服务。人事档案就是在市场经济机制下，尤其是在全员聘任制已普遍开展的前提下的一种全新的档案管理模式。选择一家诚信可靠的人事档案托管机构，可以有效地减轻单位在人事档案管理方面的负担，节省在人事档案管理方面的成本，使人事档案管理工作更加优化。
除了以上三点之外，我们还应当积极加强人事档案的保密性方面的建设，堵住在档案管理环节中的任何漏洞。另外，在不影响相互档案信息保密性的前提下，我们还可以同兄弟单位之间开展一些档案信息资源共享方面的工作，这样有利于我们同兄弟单位的合作共赢。
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1计算机档案管理的基本功能
1.1推动档案信息的数字化
在传统的纸质档案中，由于数量巨大，而且管理十分复杂，无论是在整理、收集上都是十分艰巨的任务，在最后的归档阶段成为最大的麻烦，复杂且容易出现错误。对于日后的查询也不是特别的方便，随着计算机的出现，计算机电子档案管理法成为一种必然，在保存上、收集上都更加方便。电子档案可以随时修改，但这一点既是优势，也是劣势。在人力资源录入上，存在错误可以及时修改，但也可能被不良人员进行暗箱操作。总之，计算机档案管理方式实现了管理的数字化和信息化，最大限度的提高了档案的使用效率，并且降低了成本支出，可以满足更多的要求，因此从整体上具有更多的优势。
1.2推动档案管理智能化
随着计算机管理的出现，档案管理过程中的大量信息得以快速处理，档案管理涉及多个方面，只有智能化的计算机管理才能推动档案管理。档案管理在各方面的需求也不断增加，采用不同的信息管理软件，只通过一次录入就可以完成档案的保存等工作，也使得大量的信息档案得以进一步的开发。智能化是档案管理的一种重要手段，也是计算机出现的一种必然现象。未来，我们要将人工管理和智能化管理结合起来，这样才能发挥其最大的作用。最后，通过智能化的建设可以实现档案信息的共享化，推动档案信息共享化。目前的档案管理水平已经实现了信息检索网络化。计算机管理融合了现今网络的特点，将物联网技术和智能终端等技术结合起来，使得其功能更加强大，使用范围更加广泛，现今的计算机档案管理已经实现了单机检验和在线检索等基本功能，资源共享更深一种简单的技术。
2影响计算机档案管理的主要因素
2.1数字档案的准确性受到挑战
计算机电子档案虽然存在一个优势，就是对于错误的档案可以随时修改，但由于档案通过一定的方式可被其他人所见，这使得正确的档案也可能被修改，出现一些档案失准的现象。并且这一现象对于当事人和对于管理人都是一种负担。同时，在计算机档案管理过程中，需要大量的人工录入、传输，目前状态下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出现错误。在这一过程中，也很容易受到来自网络的计算机病毒的侵蚀。一旦信息丢失，就很难再找回，这是电子档案丢失的主要原因，虽然档案的保存更加方便，但丢失也是一种不可避免的事情。档案的管理受到网络安全的挑战，如何能够确保计算机档案管理的安全性，使信息更加准确，则成为这一时期档案管理的主要问题。
2.2档案管理人员综合素质影响
档案管理是一项复杂的过程，并且管理人员的薪资待遇并不高，这项工作的发展空间小，因此其受欢迎程度不高。在具体的工作中，就会表现为管理不认真，管理过程散漫，存在人为的档案错误，对档案的保护也不够。使得我国档案管理虽然已经进行了多年，但管理效果并不尽如人意，而且管理观念上更新也较慢，部分管理人员缺少有档案文件缺乏“保存”和“归档”意识，还没有正确区分电子档案和纸质档案的真正区别，没有重视到如何来保存电子档案，也没有对其进行正式的归档与保存，导致信息很轻易的就被其他人获取。在原始档案和电子档案的保存上，认为原始档案需要保护，但电子档案只需要录入就算完成任务，这恰恰给档案管理带来了灾难。另一方面，在正确的输入下，可以很方便的调出需要的档案，但由于录入人员不认真，导致信息有误，这样比纸质档案更难找到。理念上的落后就会造成查找不方便等问题，因此计算机档案管理的影响因素就会成为电子信息时代档案管理的一种阻碍。
2.3档案管理标准不统一
近年来，计算机档案管理效率已经得到提高，并且还在快速的发展，凭借这一发展势头，计算机档案将成为一种全新的管理方案。但事实上，我国各个地方的档案管理并为采用统一的手段，缺乏统一的标准，对应的档案管理问题也是不断的出现。在档案开发上，就存在一个较为突出的问题，那就是档案管理部门不能提供统一的标准，在很大程度上，管理的数据库结构存在差异，档案数据格式不兼容因此很难实现统一的管理，一定程度上降低了管理效率。所谓的国家管理并未出台，也缺少相关的指导意见。档案管理的核心就是资源共享，不能实现资源共享就会使得其检索受到影响，数据交换乃至建立全国性计算机档案管理网络的制约瓶颈。
3计算机档案管理的控制措施
3.1强化数字档案的信息基础设施建设
基础管理的加强是计算机档案管理的前提，也是目前需求解决的问题之一。加强基础管理才能确保档案信息的准确性、完整性和可靠性。也是未来计算机智能化和数字化的重要条件，管理理念上，要重视电子档案的管理，与纸质档案一样需要进一步的加强。相关部门应加大对于档案管理的重视程度，加强对于档案管理人员的培训，投入人力的同时也要投入财力，使管理人们认可档案管理。通过手工录入、扫描录入等形式，实现纸质档案向电子档案的转变，这样可以确保其准确性，并且减少工作人员的压力，为工作效率的提高奠定了基础。
3.2推进计算机档案数据库规范化建设与管理
要确保计算机档案管理的规范化，就要加大管理力度。全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，并且实现结构优化。另外，还需要加强对于电子档案共享平台的建立，建立多种的平台供管理者参考，推进服务机制创新，建立长效的管理机制，使档案管理能够提上日程，在这一管理方案下，我国电子档案的管理水平才会稳步上升。最后，根据档案管理需求，应遵守标准统一，并且正式管理的方式，从而推进传统的载体档案的数字化和电子化进程。对于网络管理中存在的具体的问题，还要根据互联互通的方式将纸质档案和电子档案之间的结合更加紧密，建立与完善当下计算机管理的数据库，不要忽视纸质档案的作用，而是要发挥其在电子档案转化中的作用。
3.3完善计算机档案管理制度
针对我国目前档案管理意识上存在的问题，应进一步的完善的计算机管理的工作的规章制度，包括计算机的相关资料。文档和数据上的基本数据，在计算机上的整理合归档备案。对计算机档案管理人员进行考核与评价，禁止档案管理人员泄露机房内的数据和资料，不得以任何一种方式将信息以及相关的有效文件随意传播。在涉及到网络问题上，还应该做到妥善存放，尤其是针对非本市户口人员的档案，要确保其真实性，还要进行正确的查阅。实现完全的制度化的管理方案，才能确保档案管理的高效性。
3.4强化计算机档案管理人才建设
由于计算机档案管理也是一项具有复杂性和专业性的工作，因此需要一只专业性的队伍。从学历上来看，档案管理人员的学习可以满足工作需求，但在相关的技能培训和理念转变培训上依然缺乏。应从信息技术发展角度要求管理人员，使其信息技术的掌握能力得到增强。增加档案管理人员的薪资水平，并且增加社会对这一职业的认识程度，引入更多的年轻人来加入这一行列，更好的促进档案管理的高效性。并且对相关人员进行必要的培训，使其技术水平上得到提高。也可以考虑结合本地区和外部地区的人才，形成一种团体优势，解决人才匮乏的问题。提出档案管理中的共性问题，实现共同解决。针对档案管理人才的培养上，还可以从高校内部建立档案管理等相关专业，或者开设相关的培训班，培养一批专门负责此类工作的人员，可以使档案管理工作与部门其它更有发展的工作联系在一起，给与员工更大的发展空间，使其从主观上喜欢上这份工作。
4总结
档案信息是信息系统管理中不可缺少的部分，在社会发展中占据主要的地位。在管理过程中，需要正确认识档案管理的作用，并且要关注其管理流程，提高管理技术和管理重视程度，减少电子档案管理中的问题，确保其高效性。对于管理部门来说，应致力于分析影响计算机档案的因素，并且通过各种途径来解决问题，采用计算机档案管理的统一规划，建立完善的管理制度，并且要强化计算机档案管理人才，总之要不断的改进计算机档案管理水平。
参考文献
[1]梁程琳.计算机档案管理系统的应用领域及安全维护路径思考[J].佳木斯职业学院学报，2015（08）.
[2]陈少梅.计算机档案管理的思考及实践分析[J].办公室业务，2013（11）.
[3]方金艳.计算机档案的保护方法浅析[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（4）.
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一、质检机构文书档案的重要性
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，已经逐渐发展成为质检机构档案资料不可或缺的重要组成部分，是记载质检机构创立、建设、改革与发展历史，反映决策与管理工作真实面貌的重要的信息资源和精神财富。因此，质检机构需要加强自身的文书档案管理工作。
二、质检机构文书档案管理存在的主要问题
（一）思想不重视。由于质检机构的工作性质主要是从事产品质量检验检测工作，因此，质检机构往往对于技术标准、检验报告、设备档案、资质证书等“偏技术类”的档案十分重视，但是对于文书档案的归集、整理、保存和利用等却不甚重视，甚至在有的地市质检机构还是一片无人问津的空白之地。
（二）归集不齐全。由于文书档案立卷归档的范围较为广泛，因此，往往存在着归集不齐全的问题。文书档案的管理工作首先是从本单位各个部门在公务活动中产生、形成的各类文书资料开始的，但是由于质检机构的工作人员普遍存在着对于文书档案不重视的现象，因此，往往很多时候，各个部门的工作人员时常会“忘记”把重要的文书资料移交至档案管理人员手中，导致重要的文书资料未能归档。
（三）素质有欠缺。主要是指档案工作人员的培训工作有待于进一步加强。质检机构作为一个技术含量较高的行业，其实非常重视培训工作，但是由于对于文书档案管理工作长期不重视的原因，质检机构档案管理人员往往没有经过档案专业培训就直接接手文书档案管理工作，对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，更不能及时地更新文书档案的管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐。
（四）管理不规范。由于质检机构对于文书档案的不重视以及档案管理人员对于文书档案专业知识的掌握等原因，造成了质检机构文书档案的管理普遍存在着不规范的现象，比如：没有按照国家档案局令第8号 、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等有关规定的要求，以“件”为单位对文书档案进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等整理工作，而是单纯地按照本单位的惯用做法和档案管理人员的理解进行整理。另外一个比较突出的现象就是对于文书档案的借阅没有严格的批准、登记、归还等程序，比较随意，容易造成失密、丢失等不良后果。
三、加强质检机构文书档案管理的对策措施
（一）做好宣传工作，提高单位对文书档案工作的重视程度。单位各个部门和工作人员对于文书档案工作的重视是做好文书档案管理工作的必要前提，没有各个部门的配合，就难以确保各类文书资料及时、齐全地归集到档案管理人员的手中。因此，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，通过多种形式的活动向单位领导和工作人员宣传文书档案对于单位工作的支持与服务作用，积极争取大家对于文书档案工作的理解、重视和支持，为做好文书档案的管理工作奠定良好的基础。
（二）加强沟通协调，做好文书档案的归集工作。要做好文书档案工作，档案工作者一定要经常性地到深入到本单位各个部门的实际工作中去，主动了解各个部门尤其是主要业务部门和与文书档案管理工作密切相关的重要部门正在或者将要进行的新的工作。同时，还要根据本单位的实际工作，主动思考档案工作要怎样围绕单位的中心和重点工作进行，怎样才能收集到能够展示单位历史和现状、促进单位未来发展的各类资料，以及如何做好资料的收集和整理工作等方面的问题。
（三）完善工作机制，搭建文书档案管理体系。近年来国内质检机构的规模在不断扩张，一些省级质检院所的团队规模都已经突破了五百人。在这样规模的质检机构中，要想做好文书档案的管理工作，尤其是收集工作，单纯依靠档案管理工作人员的宣传与协调是难以实现的。最有效的办法还是要完善工作机制，在各个部门设置专职或者兼职的档案管理岗位，负责本部门文书档案、技术标准、检验报告等各类档案的收集、整理、移交等工作。
（四）加强人员培训，提高文书档案管理工作者的综合素质。文书档案工作者的素质、能力与水平对于做好文书档案的管理工作起着十分重要的作用。而且文书档案管理工作不仅要求管理人员具有扎实的基础知识，还要求他们知识面要广，包括文、地、史、哲、理、数等方面的基本知识。因此，一定要高度重视对文书档案管理人员的培训，为他们提供交流与学习的机会。
（五）完善规章制度，严格按照规定做好文书档案的管理工作。建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度做好文书档案的收集、整理、归档、借阅等各项工作。同时，一定要通过多种方式，在本单位做好文书档案管理制度的普及、宣传工作，尤其是各个部门专职（或兼职）档案管理工作人员的培训，让各个部门专职（或兼职）档案管理工作人员对于文书档案的归档范围、整理方式、移交时间、保管期限等要素有充分的了解和掌握。
综上所述，文书档案管理工作在质检机构的工作中起着越来越重要的支持与服务作用，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。实行全面科学化的文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准。这就要求相关部门必须重视文书档案管理工作，强化文书档案管理水平，加强部门间的协调与合作，实现文书档案管理的规范化、标准化，切实地提高文书档案管理工作水平，从而充分发挥文书档案的功能，为单位履行工作职责提供可靠的保障与有效的服务。
参考文献：
[1]曾为华. 浅谈文书档案管理.城市建设理论研究.2012（14）
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1 档案收集整理概述
和其他的文件形式不一样的是档案收集管理工作要复杂的多。对于档案收集来说，其最终目标是指导多种工作的开展，进一步查考历史事件。要想推动档案收集整理工作有效开展，必须保障档案材料的真实性、完整性。档案收集工作就是把各个部门的有参考价值的档案材料归档，档案整理工作就是把归档的档案材料分门别类。档案部门通过对档案的形式和日期的把握，把档案材料进一步分类、整理、归档，使其在以后的工作中发挥查考作用，有利于各个部门顺利开展工作。
2 档案收集整理在档案管理中的前提保障价值分析
2.1 提高档案意识
我国现在的很多档案管理人员缺乏足够的档案意识，在收集档案时会出现档案丢失现象和档案不完整的现象，这样一来，有关部门的工作开展缺乏完整的档案信息，不利于顺利开展工作。在管理档案时，管理人员的档案管理意识不足主要有以下几个体现：第一，档案管理人员在收集档案和整理档案时不够完整，很多单位领导外出参加的会议纪录和文件资料没有及时收集，导致档案材料的不完整性；第二，在日常工作时，很多部门重要的交流内容没有及时归档，导致档案信息不完整性；第三，在有关部门开展工作时，很多资料和证件收集不完整，导致出现了档案管理的多种问题。综合来看，档案管理人员必须树立正确的档案管理理念，提高个人档案意识，通过共同努力，推动档案管理工作有效开展。
2.2 完善档案管理制度
档案的收集和整理工作难度比较高，工作量大，有关部门和机构要加大重视力度，向档案管理人员宣传档案收集工作和档案管理工作，进一步提高档案管理人员的档案意识。另外，在日常档案管理工作中，通过加大对档案和文件的重视力度，了解其对单位和部门各项工作开展的重要意义。而对于相关机构来说，充分和自身发展状况相结合，进一步完善档案管理制度，使档案管理人员可以按照档案具体内容和形式合理整理档案。对于相关机构来说，必须加大制度建设力度，进一步完善相关的档案管理制度，从制度的角度加强管理，使档案管理人员可以按照制度来对相关资料进行区分，进一步提高其质量和效率，另外，通过完善档案管理考核制度，进一步把工作落实到个人，提高档案收集整理的效率。
2.3 提高档案收集效率
现阶段的档案形式和内容比较复杂，呈现出多样化趋势，档案的收集和整理工作也存在一定的难度，所以导致档案管理工作难度增加。在这一背景下，各个领导要充分重视档案收集管理工作，督促各个部门进行沟通，加强交流，以此推动档案收集和管理工作的顺利开展。因为缺乏合理的档案管理标准，加上缺乏统一的管理模式，所以导致档案管理工作出现混乱的局面。由于缺乏合理的管理机制约束档案管理工作，导致档案整合工作难以和标准相结合。对于档案管理人员来说，要充分了解自身工作义务，通过多种途径收集档案信息，加强和各个部门的沟通和交流，及时上交需要归档的材料，对于一些配合不积极的部门要及时催促其上交档案材料，保障档案的完整性，为后续相关部门工作开展提供参考依据。
2.4 优化传统服务模式
档案管理人员要有一定的服务意识，通过多种途径实现和档案需要者的沟通交流。通过计算机技术和网络技术的应用，实现线上和线下两种服务方式的有机结合，而对于档案人员来说，要树立真诚的服务态度，掌握互联网技术，为档案信息需求者提供服务，提高资源共享率。通过不同档案的状况分析，整理档案和筛选档案内容，意识到档案的作用，发挥其重要价值。除此之外要按照档案的整理保存状况，编印相关的档案参考资料，使人们的日常档案查询具有一定依据。总之，只有加大对档案收集和整理工作的重视力度，才可以提供优质的环境，提高档案服务水平。
2.5 提高档案管理人员的从业水平
在我国的档案管理人员中，高素质的人员比重较少，这必然会导致档案管理过程出现问题。具体来看，有以下几个方面的措施：第一，相关的档案机构要和档案管理工作实际相结合，进一步制定合理的规章秩序；第二，要及时约束档案管理人员的不合理行为，培养档案管理人员的职业道德，提高个人专业技能；第三，通过加大培训力度，开展相关的培训活动，使档案管理者树立档案管理理念，切实提高档案管理工作效果；第四，通过和档案管理过程相结合，制定档案管理工作惩罚机制，鼓励在n案管理工作中表现突出的档案管理者，提高其工作积极性。
2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准
现代化的理性发展导致档案从业人员必须提高自身水平，实现职业行为的规范化，所以必须建立行业的职业道德体系，对于档案部门来说，要通过制定规章制度和守则不断落实从业者的职业道德，一方面要考虑档案职业道德规范强制性的应用，还要关注各个档案管理人员的内心世界，在他们的内心深处并不希望过办公室和档案室两点一线的生活，他们迫切希望和社会生活接轨，通过和社会各界的交流，充分实现个人价值，增强个人的责任感和社会满足感。另外，通过和社会生活的接轨，档案管理人员可以意识到档案管理行业的意义所在，有利于更好的搏一搏规章制度办事，不断落实档案职业道德规范。
2.7 健全管理体制，充分发挥网络价值的作用
通过和各个单位各个部门的管理体系相结合，设置合理的组织机构。要想建成完整的档案材料，首先要具备完整的管理体系，使各个层次都有人负责，实现从上到下结构和同层次结构的有机结合，有利于开展档案收集工作。另外，对于专职档案管理者来说，要加大和不同部门之间的沟通交流力度，使各个部门有专门的负责人控制档案材料收集和上交工作，一方面可以拓宽档案收集的范围，另一方面也有利于档案收集工作顺利进行。通过和自身单位的实际状况相结合，建立完善的网络管理系统，实现从上到下的完整的档案传递网络，为档案收集工作奠定基础。通过网络价值的作用，利用合理的网络档案的移交行为，为档案收集管理工作奠定基础。
3造词 结语
由于我国社会水平不断提高，管理理念不断发展，政府和关部门要加大对档案管理工作的重视力度才可以实现更好的发展。档案管理人员要努力做好档案收集工作，按照档案的时间和类型整理好档案。通过和档案管理实际状况相结合，制定出有效的档案管理方案，保障档案管理的有效性，进一步提高有关部门和单位的档案管理水平，提高档案信息利用率和共享率。
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文章编号：1009-0118（2012）06-0190-02
一、引言
公路档案是指在公路勘测设计、建设施工、养护生产和科研管理等活动中形成的具有保存利用价值的各种图纸、图表、文字资料、影片影像、照片、录音等材料。记载着公路事业在各个时期制度、法规、道路状况、建设使用等情况，是公路工程施工质量管理、竣工验收；以及后续的使用、养护、改建、扩建工作的真实、重要的依据。公路工程档案是公路事业发展的基础，是我国档案资源的重要组成部分。作为其重要成员之一的基层公路工程档案是县级、乡级公路建设中所形成的一种有价值的客观事实的历史记录，它是广大基层群众致富的重要基础设施，事关百姓生活的根本利益。其不仅承载着对公路工作者劳动的历史记录和创新思维的智慧结晶，对公路工作得以继承、延续、发展的真实反映，也是公路工作不断更新技术、提高管理的重要依据，而且对于交通事业的发展、国民经济的发展计划的实施，甚至对历史的研究起着至关重要的作用。随着公路事业的不断发展，基层公路工程档案管理越来越受到重视。因此，如何做好基层公路工程档案的管理工作，加快基层公路工程档案的建设，是目前公路工程档案事业发展面临的一个亟需解决的重大问题。
二、基层公路档案的管理现状
由于受社会发展现阶段物力、技术等多方面的制约，传统的纸质档案依然是现有的基层公路工程档案的主要载体，随着时间的推移，纸质档案逐渐老化的问题日益突出。目前基层公路工程档案日常归档工作仍处于人工整理、编目方式，传统的管理方法依然没有得到改变。其次是一些单位和领导往往只注重对工程进度和质量的重视，档案意识不强，认为档案工作只是事后的一种文字整理工作，与工程造价、进度、质量等无关，造成对档案材料整理的漠视。最重要的是由于公路工程参建单位多，各单位各自使用自己的档案管理软件，造成档案信息无法形成有效的资源共享，已有的档案信息化建设缺乏系统的整合，难以为各单位提供更好的服务。
三、档案管理特点
(一)内容广泛
基层公路工程档案的形成包括项目立项、选址、工程可行性研究、环境影响评估、建设用地规划、建设工程规划、工程招投标、动(拆)迁等前期立项中产生的文件材料；在水文、地质勘测、方案设计、工程设计等设计勘测中形成的文件材料；在测量资料、原材料质保单及复试资料、试验资料、施工原始记录、工程质量评定表、监理大纲、监理实施细则、监理月报、竣工图等工程施工的文件材料；工程总结、工程决算、工程竣工报告和鉴定书、竣工项目一览表等竣工验收产生的文件；在改、扩建、大中修等养护活动中形成的文件。
(二)一致性
基层公路工程档案随着公路建设发展而发展。当对原有公路设施进行改、扩建时。在改、扩建中，原有公路工程的实物结构、形状、设计标准、质量状况等都会随之发生变化，因此，为了保证公路工程档案的完整、准确、齐全，与外场实物一致，必须根据实际情况不断对原有公路档案进行修改、补充。确保该工程档案的完整、准确和齐全，为以后养护提供真实的参考依据。
(三)完整性
每项相对独立的公路工程建设都会形成一套具有保存价值的全部文件材料。无论公路工程因何种原因（路线、桩号、修建年度等）划分成若干个分别建设，公路工程档案都是以一个工程项目为基本单位进行整理的。各独立的工程项目产生的文件材料尽管有所区分，但其内在联系是相互配套的，它是一条公路建设的各个阶段技术活动的历史进程的真实、系统地反映，通过统一的整理就形成了一套完整的公路工程档案，做到一路一档。
(四)长效性
公路工程档案中最基础的原始数据有地质、地形、水文、路基等资料，其档案材料的参考、利用具有长期使用性和重复使用性，对于修建好的公路工程在今后的路网改造、扩建、升级建设中会不断地被循环利用。
四、做好基层公路工程档案管理对策
公路档案事业的发展相对来说还处于相对落后的局面，从全局看很不平衡，还不能满足公路建设发展的要求。导致的原因从客观条件上看，有现实的社会发展所局限；从公路档案管理部门自身角度而言，主要有人员素质不高，积极性、主动性不强，思想观念相对落后等因素的影响；这对公路档案管理工作的发展存在明显制约作用。因此，为了做好基层公路工程档案管理工作，应该加强以下几个方面的工作：
(一)从思想上对档案管理工作加以重视
作为一个部门的档案，是其发展的真实写照，是一种不可再生的资源。其特有的基础性、服务性、条件性、效益性不能很好地体现在单位的直观效益上。因此，在只注重经济效益的大环境下，容易导致对档案工作的漠视，最直接的表现就是对档案资金的投入少，这势必在很大程度地影响档案工作的开展。为了做好档案工作，必须强化档案意识、加大宣传力度，提高大家对公路档案重要性的认识，营造良好的档案氛围。基层公路建设的工作已经进入了跨越式发展，因此，其档案管理工作面临着新的挑战，档案工作只有投入没有产出等不正确的认识应该加以改正了。公路档案管理人员为了基层公路的现代化建设也必须从思想上加以转变了，对基层公里档案的管理加以重视，使基层公路档案的管理工作在新的社会环境中发挥应有的作用。
(二)建立基层公路档案管理机制
根据《建设工程文件归档整理规范》、交通部《关于印发的通知》等规范和文件规定，基层公路工程档案资料按工程筹备、设计、招投标、施工、监理、交工验收等阶段进行分类整理，使得档案材料的载体和与之形成的部门之间遵循文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间有机联系以便于保管和利用。形成档案的文件保管期限长短排序，整理其成套性和完整性，不允许有任佩人为的更改，严格按照“三合一制度”科学组织、合理分类、规范整理。竣工图要按照工程实际发生情况单独成套组卷，每份加盖档号章。
(三)建立基层公路档案现代化化建设
随着科学技术的迅猛发展，公路工程档案管理业面临一个更新换代的大变革时期，公路工程档案的载体逐渐向电子文件转变了，档案工作由此产生了产生巨大的影响。档案的管理、保管保护、利用的观念、体制和工作方式也都在经历重大变革。公路档案部门必须适应现代化电子文件归档管理的时代潮流，逐步加强档案工作的可持续发展，实现历史公路档案与未来公路档案的有机连接，探索具有中国特色的基层公路档案数字化建设道路。为此，应该逐步加强基层档案在数字化建设方向的布局，加快推进基层公路档案数字化的进程，建立互通兼容系统，使电子档案在通用标准下顺畅转换，纳入公路建设管理部门信息化建设的总体计划。
(四)建立基层公路档案队伍水平
基层公路工程档案的关系是个系统的工程，要想搞好公路档案工作，最重要的是要创造良好的氛围，充分发挥档案工作者的想象力和创造力，充分调动广大档案工作者的积极性和创造性，让广大的劳动工作者的价值在公路档案工作中得以充分体现，形成不断涌现的思想和人才迅速形成。具体体现在：首先是必须对档案队伍的发展进行远期的预测和规划。随着国民经济发展和社会的进步，不断发展的基层公路档案工作对其管理人员的素质要求不断变化着，为了适应新时期基层公路档案工作的实际需要，我们必须坚持动态的调整新形势基层公路档案人才的培训和教育，以更实现事业要发展，人才是关键的战略目标。其次是加强档案人员的政治素质教育，让他们的思想觉悟和政治水平得到提高，使他们具备一定的理论水平、政策水平和分析处理问题的能力，以适应新形势发展的要求。再次是经常给基层档案人员提供学习、培训、继续教育、参加各种相关的交流会、学术讨论会的机会，从而达到积累知识、开拓视野，增强综合素质的目的，进而实现他们能够独立开展工作、提高业务水平的能力。教育他们要爱岗敬业，要坚持实事求是，要耐得寂寞，忠于职守，乐于奉献，做到遵守良好的职业道德，做到全心全意为人民服务。最后是提倡创新精神，创新是一个民族的灵魂，是各项事业发展的动力。近年来，面对时展的要求，因循守旧、墨守成规的工作方法必须踏浪前行，与时代同脚步；尤其随着科技的发展，档案的各种载体也逐渐呈现多样化的趋势，这就要求档案人员要勇于探索、敢于创新，培养锐意进取的精神。在思路上创新，在工作方法上创新，做到在工作中发现问题，分析问题，以提高工作质量为目标，使得档案管理水平正逐步提高，并且实现与资源、环境的承载能力相协调可持续。
五、结束语
综上所述，基层公路档案作为我国档案资源事业的重要组成部分，对基层公路档案管理的规律和特点做到正确认识，整理档案文件的成套性和完整性，逐步加强基层档案在数字化建设方向的布局，加快推进基层公路档案数字化的进程，建立互通兼容系统；坚持动态的调整新形势基层公路档案人才的培训和教育，勇于探索、敢于创新，培养锐意进取的精神，努力实现档案管理的创新与突破，不断加强对公路档案管理工作学习科学发展观，树立科学发展观，落实科学发展观，服务科学发展观，逐步建立和完善公路档案管理体系，为全面建设小康社会做出应有的贡献。
参考文献：
［1］卢全均,徐金平.公路工程档案归档与整理［J］.中国档案,2005,(10).
［2］汪继宁.公路工程档案质量剖析与管理控制［J］.中国档案,2003,(9).
