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一、大数据时代对档案管理的要求
（一）保证企业档案存放与保存的完备性。大数据背景下的档案管理与传统档案的管理的要求大有不同。从存放上来看，传统的档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，而大数据往往带来多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，包括音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案等。这些电子类档案除了对基本保存的条件和场所有了更高的要求外，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，同时还要引入专用的设备来保护类型各异档案的安全。从收集上看，大数据背景下的档案材料种类较为复杂，各档案资源的价值也参差不齐，给收集工作带来了较大的困难。大数据时代的电子文件、数字档案都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。而大数据材料更新速度快，内容和技术复杂这些特点为档案管理人员在收集、归档上提出更高的要求，大大增加了档案馆馆员的工作强度和工作难度。
（二）保证企业档案的信息内容安全性。档案信息内容安全是指防止档案数据信息资源被非法的泄漏、篡改甚至破坏，给档案管理的工作带来了较大的挑战。在大数据背景下，往往产生很多数字化的档案，数据越多，共享程度越高，就越难以保障信息的安全。企业档案大部分保存在计算机中，计算机网络系统中可能出现的计算机病毒、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成档案信息丢失，这些信息安全隐患可能使企业档案信息化为乌有，从而带来难以估量的损失。根据有关安全管理的专家所称，近百分之十的局域网遭遇到非法访问的情况，目前的防火墙技术十分有限，难以阻挡黑客的入侵。假若某一局域网只是在逻辑上对档案进行归档，并未充分考虑到物理归档的重要性，假若这一网络遭遇到破坏时，将对档案管理的工作遭遇巨大的威胁。因此，在大数据时代背景下，保障对档案保管的完备性、安全性、保密性是未来档案管理的重中之重。
（三）数字化档案管理的技术水准。在大数据档案管理中，技术作为档案管理的基石，使档案管理工作的重心发生了转移。在传统的档案管理工作推进时，由于存在着技术上的限制，使档案管理工作偏重于档案的保管，未能充分利用各类资源的档案。随着大数据时代的到来，可通过利用云计算技术对档案数据信息资源进行加工，对其进行再次开发利用，加大对档案数据信息资源的利用。以各类数据库为代表的大数据云服务器，能够为档案管理带来较为强劲的索引及导航服务，加大了关系数据库的运用，促进档案管理将重心放在索引的优化、非结构化档案数据信息资源的开放等方面。
二、大数据环境下档案管理所面临的挑战
（一）大数据时代档案管理的思维转变过慢。与传统的档案管理相比，大数据时代对档案数据信息资源的完备性、安全性、保密性提出了更高的要求，这需要档案管理工作人员提升这种思维意识。档案管理存在的重心应当及时从保管到利用转移，即利用大数据技术对原始档案数据信息资源及时进行开发、再次利用，注重档案数据信息资源潜在价值的开发与利用。因此，对于档案管理人员来说，应当及时改变思维模式，努力挖掘档案数据信息资源所蕴藏的重要价值，从原先的粗放式信息保管向精确管理进行转变。
（二）数字化档案归档和存档存在着问题。随着大数据时代的到来，数字化档案数据信息资源的技术提出了更高的要求，存档归档问题也更加复杂。伴随着多媒体设备的运用，档案资源不仅以文字、图片等形式存在，还包括了语音等其他非标准化信息的方式存在。数字化的档案资源如果离开了一定的特殊环境就失去了可读性，增加了档案数据信息资源的归档和存档的难度。
（三）档案数字化管理未有统一的执行标准。由于各档案馆以及企业档案管理部门的数据库及管理软件参差不一，无法进行有效的信息共享，形成了一个个的信息孤岛。对于大数据时代的到来，无法进行档案数据信息资源的共享就无法发挥出档案数据信息资源的最大效用。目前，不少档案系统应用软件未能有地的按照国际标准进行执行，档案管理功能较为单一，标准化水平较低、数据信息资源不尽完善。若这种情况继续持续下去，必将会对档案数据信息资源的共享带来更多的不确定性。
三、大数据环境下的企业档案管理模式
（一）建设大数据资源信息平台，实现档案数据信息资源的共建共享。在大数据时代，档案管理的信息化需要各档案管理部门实现档案数据信息资源联网，实现资源的互通互用。为使其发挥最大效用，应当构建以省为单位的档案数据信息资源的检索服务。通过这种数据库的检索，涵盖了省内各档案管理部门的档案数据信息资源，向各级机构提供服务，最大程度上提升检索的效率。此外，此检索中心的建成，也会有利于避免档案数据信息资源的重复构建，节省了大量的人力、财力及物力。各档案管理部门通过这种检索中心能够借阅、审批及利用档案资源，这些部门只需要按照标准化要求对档案数据信息资源进行归档即可。
（二）提高档案管理人员综合素质。随着大数据的进一步应用，传统的档案管理模式已不再能够适应社会时代的发展要求，亟待与时俱进，不断提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员的提升可从以下两个方面着手进行改进：第一个，档案管理人员应当保持着与时俱进的时代意识，不断更新自己的知识及技术水平，适应大数据时代的发展要求；其次，档案管理人员应当熟悉大数据技术，能够充分利用先进的技术手段实现档案数据信息资源的开发及利用，扩大档案数据信息资源的利用范围。
（三）健全及完善大数据时代背景下档案数据信息资源的安全性。大数据时代的档案管理，应当充分发挥平台优势，构建有利于档案管理人员及档案数据信息资源提交人员的操作软件平台。可从以下三个方面进行着手：第一，需要不断改进及完善档案管理单位的信息化水平，使其能够拥有大数据平台；第二，应当充分发挥大数据平台的优势，将档案管理的相关业务与其进行深入整合，不断改进档案管理工作的流程；第三，在不断提升大数据时代背景下，档案数据信息资源的安全性，严控档案管理部门的内部制度，保障档案管理部门的安全性。
四、小结
大数据时代的来临，势必会对档案管理工作带来巨大的挑战。然而挑战与机遇之间是并存关系，档案管理人员应当不断努力，抓住机遇，积极学数据的理论与技术知识。大数据时代的档案管理将会不断获得新的突破，使其蕴含的巨大价值得以有效开发及利用。
【参考文献】
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一、电子信息化管理模式的概括
（一）电子信息化管理模式的概念
电子信息化管理模式是基于当下社会信息化、科技化发展而产生的一种模式。所谓的电子信息化管理模式往往是指在现代大中小型企业的档案管理工作中利用计算机磁盘、硬盘、U盘或者其他化学磁性材料进行档案材料的贮存手段，其管理的档案材料内容主要包含了图片、信件、报表、图纸等。是一种相对而言的面积要求低、环境要求高的档案管理模式。
（二）电子信息化管理模式的特点
电子信息化管理模式的特点是在计算机及其相关软件技术的发展之下产生的。当下的电子信息化管理模式是一种巨大变革之下的全新档案管理模式，这种模式的操作不能离开计算机以及相关现代办公软件的支持，整个过程的档案生成、归档、贮存、签发、查阅都必须以机读形式存在。
往往在电子信息化管理模式中，收集和贮存的档案信息必须要精确、真实、有价值，这就给其提出了要求，整个电子信息化管理模式是一个去伪存真的模式，是一个“去其糟粕取其精华”的模式，是一个严谨科学的模式。
电子信息化管理模式是在传统档案管理模式之上进行积极改革、更新、改善而建立的一个开放性的全新的档案管理工作体系。是对从前传统档案管理工作必要补充的模式，也是以提高档案管理工作质量和效率为目的的模式。改变了以往档案管理不规范、管理封闭、管理衔接不严密等问题。
二、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作中的具体作用
取代煤炭行业的传统档案管理模式是电子信息化管理模式的一种应用。在煤炭行业的档案管理工作中，电子信息化管理模式能够将传统的纸质文件记录的文字、报表、信件等利用计算机的现代办公软件形成数字记录的电子文件。电子信息化管理模式使得煤炭行业的档案管理更加快捷，让其具有可修改性、可共享性、高速传递性、快速贮存性等特点。正常情况下，电子信息化管理模式主要依靠的是计算机网络来实现对于档案管理的现代化、自动化、智能化以及信息化。因此，电子信息化管理模式对于煤炭行业档案管理工作中的具体作用表现如下。
一是电子信息化管理模式能够促进煤炭行业档案管理效率和质量的提高，利用档案信息的电子档案形成所有档案管理工作流程的自动化，从而省去了大量的中间人工操作环节，大大提高档案工作的效率。档案工作人员有足够多的时间去审核、检查档案信息的真实性、价值性等，使档案工作在保证实效性的同时保证了质量。
二是通过电子信息化管理模式中的档案管理方式以及办公自动化软件，实现了煤炭行业的档案资源信息共享。将现代化办公自动化软件和档案管理系统加以连接，便能够让档案资料的电子档案从收集到查阅实现一体化操作，使档案资料归档和查阅同步。最终让煤炭行业从业人员以及社会人士查阅与煤炭档案资源相关的信息更加便利，促进煤炭行业档案管理工作的推进以及档案服务工作的创新。
三是煤炭行业的档案管理工作相当复杂，档案内容涉及了运营、生产、技术、科技、实物等，类别相当复杂，查阅和检索过程较为漫长。电子信息化管理模式可以确保档案在查阅和检索过程中的快速性、精确性。煤炭行业在传统档案管理工程中档案查阅和检索需要大量档案管理人员通过人工操作查找的方式在大量庞杂和类别多样的档案当中进行找寻需要的档案，这样的检索和查阅模式不仅效率低下，而且误差率极高，也浪费了大量的时间和人力。使用电子信息化管理模式能够利用现代办公管理软件高效、精确地查阅到所需要的档案资料信息。而在现代化办公软件中可以为档案管理人员提供模糊查找、精确查找和分类查找等多种检索方法，让档案管理人员工作的检索和查阅过程更加方便、更加高效、更加准确。
四是电子信息化有效提高了煤炭行业档案管理过程中的档案保存时长。煤炭行业引起工作环境的特殊性，其档案管理中的保存工作一直都是一个重点环节。由于环境问题的影响，煤炭行业的档案管理中常常会出现某些档案资料缺失、丢失或者是保存不当无法使用等问题。这是因为煤炭行业的档案管理中档案保存加工流程多，而且繁琐，加工之后的保存也由于特殊的生产环境容易对档案造成一定程度的毁坏。而电子信息化管理模式能够将档案管理人员从加工环节中解放出来，采用计算机现代办公软件完成加工工作，提高档案加工效率。最后使用电子档案进行保存，确保档案贮存的安全性。
三、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作各阶段中的作用
煤炭行业档案管理工作是分阶段进行的，由于煤炭行业所涉及的科技、技术、实物等档案管理，就涉及到很多保密环节、鉴定环节等。因此，电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作的每个阶段都有其一定的作用，具体表现如下。
一是在煤炭行业档案管理的收集阶段，利用电子信息化模式中的计算机网络系统就可以实现自动收集网络电子档案的工作，并形成一个庞大的煤炭行业的档案资源共享数据库。
二是利用计算机的现代办公软件可以在档案管理的整理环节对电子档案进行科学的有序化处理，让电子档案形成逻辑目录。
三是对于电子信息化管理模式而言，档案管理保密环节是相当重要的，既要防止黑客篡改共享资源因特网的地址，也要防止核心档案资料的被窃取。因此，对电子档案分级保存，加设多层防护密码，设置使用权限，以保障档案管理的保密阶段安全。
四是鉴定环节是对电子档案鉴定的过程，利用电子信息模式的生成条件和可取性进行鉴定。
五是煤炭行业的档案服务模式需要在档案管理中强调利用环节，利用电子信息化管理模式可以建立档案管理的网络化管理，增加各种检索和查阅方式，提供多种阅读方法，为档案的阅读和检索提供方便，使煤炭行业的档案服务更上一层楼。
六是在统计环节主要依靠的是电子信息管理模式中的计算机自动系统来实现，大大降低统计环节的时间浪费和人工浪费，保障统计环节的效率以及精确。
四、结语
社会信息科技不断发展，电子信息化管理模式在煤炭行业的档案管理中运用是必然的趋势，也是广大大中小型企业的必然选择。电子信息化管理模式的作用直接弥补了传统档案管理模式中的不足，为档案管理作出了应有的贡献。
参考文献：
[1]任晓云.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2012（01）.
[2]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2012.
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（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展
旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。
在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。
（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析
一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。
另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。
三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式
首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。
其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。
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伴随着国际全球化的趋势，世界的电子信息体系越来越完善，电子计算的应用是非常普及，是当下办公的重要手段。在当下这个科技发展时代，电子计算机及其现代通信技术的结合，更有利于信息技术工作的开展，其进行了一系列的电子档案的产生。广义上来说，电子档案就是工作过程中出现的具备一定价值的信息记录资料。这里面涉及到不同形式的电子档案形成、存储及其管理形式，相对于传统的纸质档案技术模式，新型的档案管理具备更大的挑战，这需要档案工作人员给予充分的重视，积极做好电子档案的管理工作，提升电子档案的整体管理效益。
根据对当下电子档案管理形式的分析，其文件记录的形式是多样化的，并且其整体的变化性比较大。一般来说，档案管理工作都是需要由档案人员进行操作的，其整体工作效率比较低，这是因为其受到了传统档案归档方法的克制。比如较为落后的查阅检索形式，这就难以进行档案作用的充分发挥。这就需要进行一种新型的档案管理形式的应用，比如进行电子档案形式的应用，利用计算机的方法将这些信息以数字化的形式存储起来，积极做好相关的存储及其归档工作，从而提升其整体应用效益。
相对于传统的纸质档案，电子档案具备非常大的优越性，比如电子档案信息的非直读性特点。在实践应用过程中，电子档案通过数字编码形式的应用，将这些内容进行载体的记录。为了更好的进行电子档案的管理，需要做好相关的压缩边及其加密技术处理工作，保证其内部内容的充分解压及其解密，从而满足实际工作的需要。
为了更好的进行电子档案的管理，需要落实好元数据及其信息背景的分析。这是因为电子档案的元数据必须进行文件信息的依附，否则就无法进行电子文件原貌的恢复。电子档案的应用前提是电子文件，其一系列的传送，需要进行网络操作，这就需要进行文件背景信息的分析，更有效的进行档案的隐患控制，从而满足实际工作的需要。
通过对电子档案的分析，更有利于进行电子档案的优越性的分析，电子档案的应用，更有利于简化档案管理工作程序，更有利于提升其工作效率。在当下信息化时代的今天，信息网络体系的普及，更有利于推动电子档案的管理及其信息利用工作，这就进一步的提升了工作人员的自身工作效率，进行其劳动强度的降低，更有利于提升其归档质量，更有利于进行其检索速度的提升，避免档案管理人员的枯燥性。
在电子档案应用过程中，做好微机管理是必要的，从而有利于遗漏文件的有效查缺补漏。这就是传统的纸质档案所不具备的优势，因为在传统纸质档案的工作过程中，由于其文书立卷工作的特点，经常出现文件的不合理收集情况，从而导致其归档过程中的麻烦。通过对微机网络管理形式的优化，更有利于提升电子档案的效益，这就需要保证微机管理的效益，进行工作人员自身工作时间的简化，提升其整体业务水平。
通过对档案管理电子化的应用，进一步的提升文档的保密性。在传统的纸质档案应用过程中，档案的检查需要进行整体利用，查阅人员可能仅仅需要进行一部分资料的查看，却需要进行整卷档案内容的查看，这是非常不利于文档管理的保密性的控制，通过对电子化档案管理形式的应用，更有利于提升档案管理工作的保密性。更有利于进行档案管理工作质量的提升，更有利于进行查阅及其使用，保证文档卷宗的高质量及其高水平性。从而有利于档案的查阅及其有效使用。这就需要做好电子档案微机管理工作，保证档案管理工作效益的提升，保证档案工作的有效查阅及其使用，从而满足当下工作的需要。
2 电子档案管理体系的健全
在电子档案的管理过程中，进行整体体制的健全是必要的，这需要进行电子文件的整体管理标准的优化，进行文件管理及其档案管理的统一化的协调，保证这两者的统一性的发展。这就需要相关档案人员做好自身的本职工作，保证文件的形成、归档、查阅利用等环节的协调。这都需要档案部门做好相关的统一监督工作，做好相关的指导工作。这也需要保证电子文件的科学化、合理化、统一化等的标准要求，保证对电子文件信息归档过程中的原始性及其真实性的控制。
除了要做好上述的工作，进行电子档案的可转换性的控制也是必要的，从而提升电子档案的整体安全性，保证电子文件的不同载体上的应用，保证其有效的相互转换，这里面涉及到文件的签字、印章等的工作需要。这里需要进行计算机的更高功能的开发利用，提升电子文件及其电子资料的保护效益。
在文档的保密过程中，如果仅仅进行直读模式的应用，是不利于进行电子文件的整体性的保护的。如果在这一过程中，进行计算机的信息修改，就可能生成一系列的新的文件，里面还看不出任何的改动痕迹。如果不能做好相关的备份工作，数据修改后，其原先的文档也会荡然无存。这就需要进行档案室的档案资料信息的备份存档工作，保证其今后工作的良好开展。
为了提升电子档案管理的效益，进行控制及其管理方式的协调是必要的，这里需要应用到使用权限的审核控制工作，需要针对各个人员进行级别的限制利用，积极做好相关权限的认定工作，保证系统注册登录工作的应用，保证拷贝工作及其回收管理等的协调，这需要针对使用者的需求，做好权限的确认工作，保证拷贝制作效益的提升，避免进行载体上的整体存储信息的拷贝，进行新型的技术手段的应用，避免出现拷贝资料的再复制情况，提升电子档案的整体安全性。
这就需要进行专业人员构成结构的优化，进行档案管理人员自身素质的优化。在当下电子文件不断发展的今天，进行一系列的高素质档案管理人员的培养是必要的，保证档案管理人员的有效培养，保证专业化的技术及其管理人员的引进，进行档案工作的落实，保证对当下的档案专业人员进行培训，保证现代化科技知识工作的良好开展，提升其应用效益。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理的工作人员队伍。
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一、电子管理模式的特点和分类
1.电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征，我国文件、档案管理的一般原则和方法对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。另一方面，电子文件又有许多不同于其他类型文件的特点，在其管理活动中还有其特有的原则和方法。
2.档案馆电子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指将具有永久保存价值的文件（纸质或电子）送至国家指定或授权的机构、组织（通常为国家档案部门）集中保存，该类机构对其职能范围内的归档单位的档案工作进行领导、指导和监督，对其入馆档案进行实体和信息的双重控制。
（2）分布式保管模式，又称分散式保管，是指各组织、机构中产生的文件（纸质或电子）不统一移交给特定部门，而将其留存于本机构内部（库房或信息系统），加以保管和利用，该模式的代表就是“匹兹堡大学方案”。
二、检验检疫业务档案的介绍
1.检验检疫业务档案（以下简称检务档案）包括报检单及所附单证、检验检疫工作记录单、证稿、证单存档联等纸质资料、电子数据或其组合。归档是检验检疫工作流程的最后一个环节，即归档人员对通过CIQ2000出入境检验检疫综合业务计算机管理系统（以下简称CIQ2000系统）报检的检验检疫业务，根据报检类别和归档规则在CIQ2000系统中对符合归档条件的报检号逐批进行电子数据归档，并将报检单等纸质资料装订后按归档顺序号分类立卷存档。由于CIQ2000系统自动将归档号与报检号一一对应，通过报检号即可根据归档号所在的卷宗来快速调阅需要查询的报检单档案，所以，大多数检务部门都采用上述归档方式。
2.由于纸质检务档案记述并反映了检验检疫工作的全过程，为检验检疫机构内部查阅出入境货物检验检疫原始记录、了解检验检疫签证流程、确认检验检疫证单的更改/重发/核查计收费情况、检查工作质量，以及出境货物理赔案件的调查、入境货物重大索赔案件的处理、司法部门的诉讼调查举证、国内外有关部门的来函查询等发挥了一定的参考凭据作用。但是，随着检验检疫业务量的成倍增长，检务档案管理中归档过程较繁锁、归档工作量较大、档案库房占用量较多以及档案利用率较低等方面的问题日渐突出。
三、目前检验检疫部门检务档案管理的做法
1.参照企业分类管理方式，对企业进行分类建档。结合电子监管工作，对信誉好、进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理，在CIQ2000系统中电子数据归档不需逐份录入报检号而实行批量归档。检务部门对这类报检单在CIQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门、单位注册号等条件进行待归档查询后，对符合归档条件的报检号进行批量归档；对这类报检单的纸质档案只需按企业名称、报检日期简单地建档立卷。在条件成熟时，逐步取消部分纸质档案，这样不仅有利于检验检疫部门和企业双方既节省人力、物力和财力，又提高工作效率，更充分发挥了企业分类管理与电子监管有机结合的优势，使资源得到合理配置和利用。
2.根据出入境货物的报检类别，货物的不同特性、不同风险度对不同货物进行分类建档。例如：对电子转单换证凭条到口岸换发通关单的“验证”出境货物，在CIQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门等条件将其电子数据批量归档，其换证凭条可随通关单存档联一并存档，需要时可根据报检号查找通关单流水号及对应的换证凭条。而对涉及安全、卫生、环保的进出口敏感货物，实施卫生注册登记、质量许可管理等凭证报检的货物，或检验周期较长的大型成套设备，根据需要可较详细地按货物分类或主施检部门分类建立档案。
3.适当缩短普通纸质检务档案保存期限。《出入境检验检疫签证管理办法》（国检法[1999]386号）规定“检务档案保管期限：一般出境检验检疫档案为3年；入境检验检疫档案为4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现一类有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存。”在实际工作中，我们发现档案室90%以上的检务档案都是原封不动地存放3-4年后销毁，档案利用率较低。
四、检务档案电子管理模式的可行性分析
1.据粗略统计，调阅纸质档案的主要用途在于办理更改手续、工作质量检查、业务部门查阅资料和有关执法部门的来函查询等几个方面。如果在不违反检务档案管理原则和不影响检务档案利用的前提下，及时修订检务档案管理规章制度，适当缩短普通纸质检务档案保存期限，一定程度上可以解决档案库房占用量较多的问题。
2.由于检验检疫流程都经过CIQ2000系统进行处理的情况下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存外，普通纸质档案的角色有必要逐步向短期、精简的方向转变，通过分类管理的方式、利用CIQ2000系统的批量归档功能及修订现行的检务档案管理规章制度等措施，或许是加强检务档案的规范有效管理、合理利用资源和提高工作效率的有效途径之一。
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一、电子档案管理现状
1.企业对电子档案集中管理重要性认识不足
在供电企业发展过程中，往往注重于电力工程建设，忽视档案管理，再加上很多供电企业管理人员认为档案管理对企业发展没有帮助，对档案管理工作不够重视，导致企业档案库存信息管理混乱。这种错误的企业发展观，影响了档案的集中管理进程，让档案信息无法得到及时更新和调整，不利于电子档案集中管理模式的实施。
2.缺乏规范化的管理流程和标准
电子档案集中管理涉及到的部门很多，流程复杂，很多企业在档案管理中并未制定统一标准，造成工作人员对有价值的信息记录不全面，而没有价值的信息却占据着企业大量内存空间，造成了空间的浪费。尤其是在企业大营销体系建设完成之后，对于之前的档案资料，供电企业也没有制定出相应的归档标准，在新旧信息交替过程中，导致很多档案信息流失。另外，企业档案未实现同等性归档，随意性较大，档案整理方式也存在很多不恰当之处，加之供电企业档案管理人员变更频繁，导致材料收集工作?节严重，影响档案电子化发展[1]。
二、电子档案集中管理的具体方式
所谓电子档案，就是将纸质档案通过网络技术加工，最终转变成电子文件的过程。通过这一过程，企业可以对档案进行更好的集中管理。
1.加强对文书档案和科技档案的收集管理
供电企业的相关档案资料需要在各个科室中相互传阅，而在此过程中，涉及到很多文书档案和科技档案。因此，在档案收集管理中，如果不进行针对性的收集管理，很容易造成档案信息的流失，让档案完整性遭到严重破坏。首先，可以对档案信息进行立卷，由于文书档案和科技档案内容相对复杂，在立卷过程中需要保证信息完整性，并对其进行分类保存，这样，有利于后期的使用和传阅。尤其是对于供电企业会议记录、各地区统计报表、学习文件等，更需要做好归档处理。其次，对于一些比较重要的文书文档和科技文档，但目前还在继续使用中，可以对其进行复印使用，并对原件进行归档保存，避免文件出现丢失或损毁，对企业管理造成影响。另外，文书档案和科技档案在编制上应具有较强顺序性，避免出现重复现象。
2.电子文件的生成
供电企业可根据实际业务的数据收集，将电子文件中的相关叙述改变，最终保证电子文件传输的完整性以及对相关资料信息进行确定。首先，运用扫描仪器或高清拍摄仪器等，对工单中印制的字体或者符号进行扫描，随后再经过检验来确立档案外形，最后利用网络字符辨别技术将外形翻译成相对应的计算机文字。在利用图像文本辨别手段进行文本材料辨别过程中，需要将图像文件进行具体的探究和整理，从中获取有价值的信息和文字。例如，在电子文件生成过程中，容易出现信息错误运用和错误识别，相关工作人员在工作过程中，需要保证信息识别的准确率，将识别之后的信息，演变文档案全文内容，从而确保电子档案的准确性。其次，在电子文件生成中，还会运用到图像压缩技术。将图像信息中的多余数据进行压缩，帮助数据实现更好的储存和传输。图像压缩技术主要分为有损压缩和无损压缩。如果想要将供电企业营销特征和客户营销价值的共同作用体现出来，那么无损压缩方式具有很强的可行性[2]。
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2015年12月，国家财政部、国家档案局令第79号修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行，肯定了电子会计档案的法律效力。大数据、云会计时代的到来，推动着企业的会计档案管理从以纸质为媒介的传统管理存储方式到数据形态的数字化管理的转变。基于财务共享服务模式下的会计档案管理更是将不同国家、不同区域的会计档案集中至财务共享服务中心进行统一保管，实现了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管的电子化管理，大大推动了电子会计档案的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的支持。
会计档案作为记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，受到了学术界和实务界的广泛关注。刘春萍提出了会计电算化条件下，电算化会计档案管理存在的问题和改进措施。李颖从构建原则、管理流程和系统维护三个方面出发，构建了基于ERP的会计档案信息资源管理系统。张育强从财务共享模式下的会计档案实施环境入手，剖析了财务共享模式下会计档案管理工作的特点和内涵，并对其发展路径提出了见解。王珂等针对我国会计档案信息化管理现状，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式――XBRL等三方面的建议。
纵观上述文献的研究，对于电子会计档案管理的研究大多停留在存在的问题、改进措施、系统构建与维护等直观层面，仍然只是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。财务共享服务模式下的电子会计档案管理，通过大数据、云计算、物联网等技术将企业会计档案管理与财务流程、企业战略相匹配，能够显著降低成本，提高效率。
二、大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型
大数据、云会计环境下，随着企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企业的财务工作需要按照专业性、成本性、客户群等进行精细化核算，会计档案资料也会日益增多。同时，企业财务软件下的各子系统、子模块业务在处理同时自动生成的会计分录（如营业计费数据、物料出入库、资金缴拨、人工成本等）数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式出现了诸多弊端，大量的会计档案占用了庞大的空间，而且传统打印流程也影响了生产系统的高效运作，降低了工作效率。
大数据时代基于财务共享的会计档案管理利用大数据、云计算技术实现会计档案从传统档案向电子档案的转变，并通过云端实现电子档案的远程访问和管理，提升档案信息利用效率，实现档案信息的随需访问。同时，降低企业能耗支出、减少生产办公成本、提高企业会计档案的管理效率。结合大数据和云会计的技术特征，本文构建了一个大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理框架模型，首先以数据采集为主收集存储会计大数据电子档案，然后以数据分析处理为主统计分析会计大数据电子档案，最后进行数据挖掘实现会计大数据电子档案的价值，如下页图所示。
（一）电子会计档案的采集
基于财务共享的电子会计档案管理系统以财务共享云平台为基础平台，整合ERP系统、费用管理控制系统、资金管理系统、影像管理系统、会计核算系统、安全管理系统、银企直联系统等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多种轻型数据库来接收来自各分子公司端的数据，并且可以通过这些数据库进行查询、处理、分析，全方位提供电子会计档案的相关信息。
电子会计档案包括数据类档案和程序类档案两大类。数据类档案主要是会计凭证、会计账簿、会计报表、银行回单以及各类会计核算资料等。电子会计档案的采集就是将各类电子会计文件经过采集、整理，并确定其文件属性后，从各分子公司上传至财务共享云平台。建立财务共享服务中心的集团企业，可以通过影像识别系统对各类原始凭证影像化，即各分子公司只需对搜集的纸质原始凭证进行扫描识别，就可以上传至财务共享云平台，为后期会计处理、业务审批以及后续管理提供电子档案信息支撑。企业通过Oracle、SAP、用友、金蝶等财务核算系统对云端的原始数据信息进行处理，自动生成电子会计凭证。电子会计凭证经过相关会计人员的审批后，就可以登记相应的总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等各类账簿，随后通过久其、MyReport等财务报表系统自动生成企业的电子财务报表。银行回单主要是通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，并支持后续电子会计档案的信息利用。利用电子银行回单汇总表替代传统银行对账单，并据此形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告，可以实现电子对账结果与报表数据的直接校验。
（二）会计档案的分析处理
财务共享服务中心是建立在大数据、云计算、物联网等技术基础上的一个数字化平台，基于财务共享的电子会计档案管理也应当实现会计档案的数字化和网络化，使得档案信息的接收、传递、存储和利用一体化，档案信息高度共享，档案管理更加高效快捷。因此，企业应当建立适合企业实际的电子会计档案管理体系，形成标准化的电子会计档案管理制度，规范电子会计档案的业务流程，做好以财务共享云平台为载体的电子会计档案的分析处理工作。
基于财务共享服务模式下的电子会计档案的分析处理工作主要包括维护电子会计文件之间的有机联系，使采集的电子会计文件形成一个完整、有序的信息资源统一体，发挥电子会计档案的价值。传统电算化条件下的电子会计档案之间的联系可能更多存在于结构化数据之间，而财务共享环境下的电子会计档案，通过大数据的海量数据分析技术可能会有跨结构的联系，并挖掘出更多数据间的历史联系，从而形成更有序、更有效的结果，也将有利于后续会计处理的计算分析。在电子会计档案的分析处理环节，主要通过InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技术将海量来自各分子公司端的电子会计档案数据快速导入到一个集中的大型分布式数据库和分布式存储集群，利用分布式技术来对存储于其中的海量数据进行查询、分类、汇总等，以此满足后期电子会计档案的应用。
（三）电子会计档案的应用
电子会计档案的应用是基于大数据的挖掘技术，通过前期分析筛选出的数据进行数据挖掘，利用R、Hadoop Mahout等数据挖掘技术，进行高级别的数据分析，从大量数据间的关联中发掘出与企业决策有关的信息，以此满足更高级别的管理需求，从而实现电子会计档案的决策应用。
电子会计档案的应用主要包括检索和利用两个方面。电子会计档案的检索主要是以财务共享云平台为基础，利用大数据的海量数据管理能力进行数据分析和数据挖掘，采用MapReduce等编程模型并行处理大规模的电子会计档案数据集，同时对存储在私有云、公有云以及混合云等各类云端的电子档案信息进行查询，满足企业各类用户的利用需求。相比传统会计档案的检索，财务共享下的会计检索方法不仅提高了会计档案的检索速度，而且提高了检索的精确度。电子会计档案的利用是指用户通过财务共享云平台检索出所需的电子会计文件信息后，将其转化为实际应用价值的过程。传统会计档案的检索利用是较为单调的，检索出的数据大都是原始数据，且最多只能进行简单的数值统计运算，不能用其他数据类型来描述，也不能进行人工智能化的运算。此外，随着检索数据量的增加，检索速度和处理速度也会随之减慢。而财务共享服务模式下的电子会计档案管理可以通过MapReduce这一并行处理技术来提高数据的处理速度。此外，数据分析、数据挖掘技术下产生的数据结果可能不仅仅是表格，还可能是各种其他格式的输出方式。通过大数据、物联网以及社交互联网之间的联系，还可以将电子会计档案与其他档案联系，起到人工智能化数据分析的作用，分析产生的结果不仅仅有利于电子会计档案的管理，也对企业管理层利用电子会计档案做进一步的决策有更实际和更广泛的效果。
三、大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理价值
财务共享模式下的企业将分布在不同区域的各类档案资源整合集成在一起，实施一体化管理的服务模式。该模式下的会计档案模块主要包括，财务档案管理模块（会计核算、财务管理）、采购档案管理模块（采购计划、采购管理）、生产控制档案管理模块（生产计划、需求计划、生产控制、制造标准）、物流档案管理模块（分销管理、物流控制）、销售档案管理模块和人力资源档案管理模块（招聘、工资、奖金、费用报销）。这种统一集成化的会计档案管理与传统的流转管理相比，其价值主要体现在四个方面。
（一）采用分类处理，提高电子会计档案管理的精细化
传统的会计档案管理往往是通过手工方式，对各类原始会计单据进行连续编号，统一装订管理。而财务共享服务模式下的会计档案管理更多的是通过财务共享云平台实现电子化的分类管理。各分子公司将原始单据扫描上传至财务共享服务中心后，系统会自动根据会计账目的不同进行分类，并自动生成连续的编号，这样可以大大提高后期会计账目的复核、记账以及结账工作的效率。此外，上传的会计凭证通过财务共享云平台的整合处理，凭证除了包括原始的数据信息以外，还包括企业采购、生产、销售等各个阶段的数据集成信息和链接信息，建立起了原始凭证和其他会计信息之间的联系，在提高会计档案管理效率的同时使管理更加精细化。
（二）数据实时更新，提高电子会计档案管理的准确性和实效性
传统会计档案的数据大都是静止的，且数据间的关联度很低。而财务共享服务模式下的会计档案管理，使账簿和报表数据既可以独立数据的形式存在，还可建立与多类会计信息之间的联系。各分子公司的会计人员只需通过物联网技术对原始会计信息进行扫描，影像识别系统就会自动读取原始的数据信息，并上传至云端，云端对数据进行处理后形成各类财务报表，支持企业的分析决策，同时也支持后续审计工作的查询功能。财务共享云平台支持数据的实时更新，从而增强了电子会计档案信息的准确性和实效性。
（三）云端存储数据，提高电子会计档案管理的处理效率
财务共享服务模式下的会计档案管理采用的是纸质会计档案和电子会计档案的双重载体形式。通过财务共享云平台，各分子公司将各类数据信息上传存储至云端，不仅减少了纸质会计档案的数量，更是扩大了电子会计档案的存储空间。此外，通过大数据、物联网和云端处理技术，可以大大缩短企业会计报表的编制时间，并根据企业领导者的预期需求情况对会计档案进行分析预测，做出进一步的加工处理，从而节省更多的人力、物力和时间，提高会计档案信息资源的处理效率。
（四）降低信息传输成本，促进生产经营发展
财务共享服务模式下的电子会计信息经过加工整理， 可以通过网络传输和共享云平台等介质传递方式， 实现会计信息的异地查询、检索、分析、计算等，提高企业生产经营效率， 降低信息传递运输成本。通过对历史会计档案信息进行加工整理、分析比较， 可以对未来的经营发展趋势加以预测， 为企业决策者提供更有效的决策依据。此外，根据经营管理目标的要求， 可以对其中的生产经营要素进行相应的调整， 保持企业生产经营的正确发展方向， 促进企业经营管理目标的实现。
四、结束语
电子会计档案管理是一项复杂而系统性的工作，对企业具有重大意义。大数据、云会计时代，企业通过财务共享云平台能够更加方便快捷地获取各类电子会计数据，通过对这些数据的挖掘、处理、分析与应用，可以保证企业电子会计档案的管理更加及时、准确和有效。本文给出了大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理的实施框架，详细阐述了具体的电子会计档案的处理流程，并分析了财务共享模式下的电子会计档案管理给企业带来的价值，以期帮助企业进一步强化电子会计档案的管控能力，提升经济效益。Z
参考文献：
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档案管理工作中的具体作用取代煤炭行业的传统档案管理模式是电子信息化管理模式的一种应用。在煤炭行业的档案管理工作中，电子信息化管理模式能够将传统的纸质文件记录的文字、报表、信件等利用计算机的现代办公软件形成数字记录的电子文件。电子信息化管理模式使得煤炭行业的档案管理更加快捷，让其具有可修改性、可共享性、高速传递性、快速贮存性等特点。正常情况下，电子信息化管理模式主要依靠的是计算机网络来实现对于档案管理的现代化、自动化、智能化以及信息化。因此，电子信息化管理模式对于煤炭行业档案管理工作中的具体作用表现如下。
一是电子信息化管理模式能够促进煤炭行业档案管理效率和质量的提高，利用档案信息的电子档案形成所有档案管理工作流程的自动化，从而省去了大量的中间人工操作环节，大大提高档案工作的效率。档案工作人员有足够多的时间去审核、检查档案信息的真实性、价值性等，使档案工作在保证实效性的同时保证了质量。
二是通过电子信息化管理模式中的档案管理方式以及办公自动化软件，实现了煤炭行业的档案资源信息共享。将现代化办公自动化软件和档案管理系统加以连接，便能够让档案资料的电子档案从收集到查阅实现一体化操作，使档案资料归档和查阅同步。最终让煤炭行业从业人员以及社会人士查阅与煤炭档案资源相关的信息更加便利，促进煤炭行业档案管理工作的推进以及档案服务工作的创新。
三是煤炭行业的档案管理工作相当复杂，档案内容涉及了运营、生产、技术、科技、实物等，类别相当复杂，查阅和检索过程较为漫长。电子信息化管理模式可以确保档案在查阅和检索过程中的快速性、精确性。煤炭行业在传统档案管理工程中档案查阅和检索需要大量档案管理人员通过人工操作查找的方式在大量庞杂和类别多样的档案当中进行找寻需要的档案，这样的检索和查阅模式不仅效率低下，而且误差率极高，也浪费了大量的时间和人力。使用电子信息化管理模式能够利用现代办公管理软件高效、精确地查阅到所需要的档案资料信息。而在现代化办公软件中可以为档案管理人员提供模糊查找、精确查找和分类查找等多种检索方法，让档案管理人员工作的检索和查阅过程更加方便、更加高效、更加准确。
四是电子信息化有效提高了煤炭行业档案管理过程中的档案保存时长。煤炭行业引起工作环境的特殊性，其档案管理中的保存工作一直都是一个重点环节。由于环境问题的影响，煤炭行业的档案管理中常常会出现某些档案资料缺失、丢失或者是保存不当无法使用等问题。这是因为煤炭行业的档案管理中档案保存加工流程多，而且繁琐，加工之后的保存也由于特殊的生产环境容易对档案造成一定程度的毁坏。而电子信息化管理模式能够将档案管理人员从加工环节中解放出来，采用计算机现代办公软件完成加工工作，提高档案加工效率。最后使用电子档案进行保存，确保档案贮存的安全性。
三、电子信息化管理模式在煤炭行业
档案管理工作各阶段中的作用煤炭行业档案管理工作是分阶段进行的，由于煤炭行业所涉及的科技、技术、实物等档案管理，就涉及到很多保密环节、鉴定环节等。因此，电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作的每个阶段都有其一定的作用，具体表现如下。
一是在煤炭行业档案管理的收集阶段，利用电子信息化模式中的计算机网络系统就可以实现自动收集网络电子档案的工作，并形成一个庞大的煤炭行业的档案资源共享数据库。
二是利用计算机的现代办公软件可以在档案管理的整理环节对电子档案进行科学的有序化处理，让电子档案形成逻辑目录。
三是对于电子信息化管理模式而言，档案管理保密环节是相当重要的，既要防止黑客篡改共享资源因特网的地址，也要防止核心档案资料的被窃取。因此，对电子档案分级保存，加设多层防护密码，设置使用权限，以保障档案管理的保密阶段安全。
四是鉴定环节是对电子档案鉴定的过程，利用电子信息模式的生成条件和可取性进行鉴定。
五是煤炭行业的档案服务模式需要在档案管理中强调利用环节，利用电子信息化管理模式可以建立档案管理的网络化管理，增加各种检索和查阅方式，提供多种阅读方法，为档案的阅读和检索提供方便，使煤炭行业的档案服务更上一层楼。
六是在统计环节主要依靠的是电子信息管理模式中的计算机自动系统来实现，大大降低统计环节的时间浪费和人工浪费，保障统计环节的效率以及精确。
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在电子信息化技术应用到档案管理的过程中，将传统纸质档案变成了电子信息化档案。这样一方面大量节省了纸张资源；另一方面，对于档案的搜集过程中的运输问题，也大大提高了工作效率。由于电子信息化档案以电子档案模式存储于电子计算机中，在对档案的搜集时，只需要发送电子邮件，或者用U盘进行传输即可，携带方便，代替了传统档案管理模式对于档案搜集过程中的复杂工序，提高工作效率。
1.2电子信息化档案便于保存
由于电子信息化档案是以电子文档的形式存放在电子计算机之中。档案管理着对档案的搜集工作结束之后，可按按照相应的计算机分类程序软件，轻松地将档案进行分类管理。保存在电子计算机之中。同时，只要建立相应的电子信息化档案库，就可以对档案资源进行保存。一点出现问题档案丢失，还可以在信息库中及时进行恢复数据。保证了档案在保存过程中的安全性。
1.3电子信息化档案便于检索查询
由于电子信息化技术在档案管理中的应用，存在与计算机中的虚拟档案信息库已经代替了传统的档案室，一切档案资源都存在于电子计算机之中。在对档案进行搜索时，已经不再需要到档案室去自己亲自查询档案，只需要登陆电子计算机，到电子档案室中去，输入相应的关键字、名称进行搜索即可。这种电子信息化技术，节省了档案在检索过程中所需要的时间，使档案的检索查询变得高效化、方便化、快捷化。
二、当前电子技术在档案管理中面临的问题
虽然电子信息化档案管理技术有着诸多优势，但是由于一些人员技术原因，当前电子信息化技术在档案管理中的应用仍面临着问题。
2.1管理者对电子信息化档案管理技术认识不够
在科学技术飞速发展的今天，一些管理者在意识发展上没有跟上技术发展的脚步，对于电子信息化档案管理技术认识不够。在现代电子信息化技术代替传统档案管理模式的今天，没有投入足够的资金合作资源对传统档案管理方式进行改革，建立新式的电子信息化档案管理模式。资金上的匮乏导致了无法建立技术设备完善的电子信息化档案模式。
2.2缺乏相应的电子信息化技术管理人才
由于科技的飞速发展，电子信息化技术在很短的时间内就取代了传统档案管理模式。而相应的，档案管理者还是之前的人员。他们由于受到传统档案管理模式制约太久，无论是从技术上还是意识思想上都无法跟新兴的电子信息化档案管理技术相匹配。对于电子信息化档案管理模式在人才上的一大空缺，是当前我们面临的一项重大问题。
三、对于问题的相关对策
一种新兴技术在发展过程中虽然前途是光明的，但道路必然是曲折的。我们面对问题应该及时发现，及时解决，促进技术的创新和发展。面对电子信息化档案管理模式在应用中的诸多问题我们应该认真分析，理清思路。首先，我们要提高人们对于电子信息化档案管理技术的认识。只有人们的认识高度上升之后，才会给予电子信息化档案管理技术足够的认识，投入相应的资金进行建设。第二，要适当的引进相应的电子信息化档案管理技术人才或对原有档案管理人员进行技术培训，使档案管理着在实际操作中减少错误，保证电子信息化档案管理技术科学、高效的应用。
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1.2.1电子文件对于信息具有不可识别的特点。电子文件在对档案进行记录时，一般记录的形式以符号代替，人们不能用肉眼直接进行识别，需要用技术进行解码和分析，可是传统纸质文件中的信息是直接用文字和图片进行记录，可供人们直接进行阅读。
1.2.2信息具有动态的特点。电子文件和传统的纸质档案中有着相同的物理特性，但是形式上存在一定的差异，即阅读和记录的形式不同，储存信息的方式也有所不同，在信息媒体记录下的电子文件和纸质文件存在一定差异，它是根据逻辑的形式建立起来的，用键盘进行存储、修改和记录的操作，按照不同需要完成不同的表述，形成信息化的档案管理模式。
1.2.3信息具有可控性和容易丢失的特点。电子文件相比纸质文件，直接运用计算机对文件档案进行处理和修改，一是为了创新传统的档案管理模式，使档案的整理和分类工作更加便捷和高效，二是由于电子文件极易发生删减、丢失甚至损毁的状况，所以文件的安全性和可靠性低于纸质文件。
2、信息媒体时代对传统档案信息管理带来的挑战
2.1社会环境给传统档案带来的挑战。档案信息管理最开始是为了查阅者提供档案资料，经过专门的管理人员对档案进行管理，使宝贵的资料得以保存，传统的管理模式将纸质档案不被损坏作为保护重点，纸质的保存方法成为了信息化时代中的缺点，管理者除了保护资料之外，还要尽量使资料的保密性得到保证，所以很少有人能接触到这些资料。这样的管理模式虽然有不足，但是对于资料的保护是很有益的。随着信息化的时代出现，使人们对信息的需求量不断增加，为了满足人们的需求，这就需要我们对档案进行管理，这些档案会帮助人们找到自己需要的信息，但是又要保证信息的秘密性，这就对档案管理工作提出了要求，需要将信息化引入到档案管理工作之中，利用网络的方式进行档案的整理和对归档，更好的适应时代变化。在信息化时代中更注重的是档案的分享和传递，这就是信息时代的要求。传统的档案管理方式具有一定的隐蔽性，这和信息化社会的要求不相符，在档案管理中将信息化加入进来，可以大大的满足人们的需要。
2.2社会的信息化发展。人们对于信息化的应用越来越广泛，在各个领域都有所涉及，信息化的应用使我们的生产和生活更加便利和快捷，信息化的普及也逐渐应用到社会的服务领域，社会服务促进档案管理模式不断进行创新，服务信息化可以使用户从被动的地位上升到主动的位置，建立信息化的服务之后，可以直接要求服务部门提供相应的服务，传统的管理模式使用户处于被动的位置，将信息化和档案管理相结合之后，就可以使用户在网上直接获得自己想要的信息。由于社会的信息化发展，使人们的要求变得越来越高，传统的档案管理模式并不会满足人们对于资料的需求，并且传统的管理方式使服务的质量受到影响，为档案管理带来了巨大的挑战。
2.3信息化管理档案方式的出现。随着社会信息化的不断发展，使电子档案应运而生。从信息化的服务层面来看，电子化管理模式对档案管理的创新起到了基础性作用，为档案管理从传统模式转入信息化模式起到了推动作用。电子档案的管理模式产生的影响：第一，将传统模式转化为媒体服务，将电子档案中单一的方式转化为媒体，第二是传统的定期模式转为随时模式，建立了档案之后，客户可以不定时的在电子档案中进行查找资料，第三，可以将专业的服务和休闲服务结合在一起，不管是方案的对象还是查找者所要查找的目的都是不一样的。
3、进行电子档案管理的建议和意见
3.1使思维方式得到转化和更新。电子档案是档案管理中的重要组成部分，但是很多人却将这种方法只是作为档案管理的辅助措施，这样会在不久之后，使档案管理面临危机，电子档案的重要性需要一个漫长的时间来进行建立，并且需要转变传统的管理模式，在纸质档案管理的基础之上，和信息技术相结合建立电子档案管理模式，这样才可以时档案管理更加规范化。
3.2档案管理应依赖科学技术解决档案中存在的问题。很多事例证明：计算机的安全问题无法得到基本上的解决，最为有效的办法是从系统编辑和工作人员的管理中进行解决，使档案管理在技术上得到保障，实施的方法有：一是对电子档案进行物理方面的保护。第一，注意防磁，因为电子档案的空间中存在着很多磁场，应使录磁介质和磁铁表面保持一定的距离。第二，使环境的温度得到控制，最为适宜的温度是18摄氏度，而适合的湿度是百分之四十，第三是防止机械受到损伤。二是建立一套有效的防灾措施。最为有效的措施是建立档案的备份机制，备份机制可以满足多方面的要求。进行备份之后就可以避免物理故障的发生，将软件技术和人工的方式相结合，有效的解决因操作产生的问题，使电子档案形成多层防护模式。三是可以加强保密措施来保障档案的安全性。四是增加密码的保密性管理。密码是信息技术中保密的常用方法，这一方式尤为重要。
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档案管理工作并不是只要简单的填上资料，然后保存在档案室就可以了。其实整个的工作流程相当复杂。所以面对巨大的档案数量，只能利用电子档案的管理模式进行工作。
由于档案的重要性，所以在档案管理工作中一定要一丝不苟，决不可出现问题。对每一个单位来说，档案管理工作都是相当重要的，所以电子档案管理模式会逐渐成为档案管理工作中的重要模式。同时对于电子档案管理模式需要员工具有一定的专业技术，否则会无法胜任此项工作。
二、档案信息电子化的优缺点
1.电子档案的优点
与传统档案相比，电子档案是采用电子数据的形式对档案的信息资料进行准确的记录。而传统档案则是使用纸质材料来进行记录工作。其中电子档案由于是使用电子信息技术进行档案的存储，所以档案会记录在计算机上。而传统档案却必须要在档案室进行档案的存储，不仅要有良好的环境，还会耗费大量的成本。使用电子档案还会避免档案由于时间关系会出现失真或损毁等情况发生。与电子档案相比，传统的档案管理模式要有相关的专业人员对档案进行填写和记录工作，如果不小心填错的话还需要重新进行填写。对于电子档案只要在电脑上进行编辑后，将其直接转存到移动U盘、硬盘等媒介上交给档案管理人员即可，这种方式对于档案的填写与收集工作都会较快捷的完成。因而对于电子档案的未来发展也存在着无穷的潜力。
2.电子档案的缺点
在电子档案具备着一系列优点的同时也存在着一些缺点。电子档案虽然可以较为快捷的进行存储工作，可同时存在着被盗的风险。传统档案是通过在档案室中进行档案的存储，犯罪分子即便可以通过某种途径进入到档案室，但面对大量的档案卷宗想找出其中所需要的是有很大难度的。如果是对于电子档案的窃取，犯罪分子通过在相关计算机中植入病毒文件就在计算机中对相关的文件进行非法的篡改。如果想彻底的避免病毒入侵电脑只有在使用电脑时尽量不执行一些未知的文件，只有做到使存储档案的计算机不被病毒入侵，就会有效的防止档案信息遭到篡改。所以相关的档案管理人员在工作期间一定要保持一丝不苟的工作态度，并正确看待档案工作的工作性质与档案管理的重要性。电子档案的另一个缺点是与传统档案相比，电子档案对相关的软件设备有一定的依赖性。传统的档案管理方式是将纸质档案对其分别进行存储来即可，而电子档案则一定要通过相关的档案管理软件进行操作，否则就很难进行对档案存储的工作。电子档案在没有安装相关的档案管理软件的计算机上是无法进行档案管理工作的。
三、电子档案如何更好地普及应用
对于领导小组所制定的各项方案都应该积极的采取。因为电子化管理模式是否能够成功的关键就是对其相关的管理措施是否到位。而相关领导要加强对电子档案工作的管理并制定出相对规范的电子档案管理章程。作为普通的档案管理人员要做到积极的采取领导所提出的每一项建议，按照领导所指挥的工作方向与政策认真按要求完成每一项工作任务，确保在进行工作时有一丝不苟的敬业精神与责任心，才会使整个集体工作做得更好。
在档案工作人员进行电子档案管理工作时，若要做到提高电子档案的工作效率，同时要在工作中不断纪积累经验，做好电子档案信息的收集工作，进而实现档案管理工作的创新与发展。一定要正确的看待档案管理工作，正视档案管理工作的重要性，在做好本职工作的基础上还要看清档案管理工作对于全局工作的重要性，这样也会为实现档案管理工作的创新与发展创造了直接有效的条件。
在档案管理工作的系统建设中，不可避免的会遇到一些过于强调其单位的特殊性或是管理方式上的严谨性等现象。实际上这样无视标准化的做法或是拒绝采用标准的作法是一定要杜绝的。如果只是依靠相关的工作经验来进行管理档案的方法即使有效，但是不会让更多的人进行高效的使用，目前已经跟不上社会发展的需要了。通过制定相应的标准对于电子档案发展会是一种系统性的进步，对于档案管理的发展也起着至关重要的作用。
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《中华人民共和国电子签名法》使电子印章的应用在法律上得到承认，电子印章技术将改变档案信息化断代的现状，使电子文件管理得以接续。因此，如何在纸质文件和电子文件“双轨制管理”的模式下，建立起合理规范的电子文件管理模型不仅在理论层面是一个创新研究课题，在实践层面也给档案管理部门带来了全新的挑战。暨南大学相继在学校OA办公系统中引入电子印章技术，完成档案管理系统与OA系统应用集成。本文以暨南大学电子文件管理实践论证基于电子印章技术的OA系统与档案管理系统应用集成和集成后的电子文件管理模式。
1 电子印章概念及其研究趋势
电子印章分为电子公章和电子签名，是以先进的数字技术模拟传统实物印章，与实物印章加盖的纸质文件具有相同的外观、有效性和相似的使用方式。国务院办公厅印发的《电子公文传输管理办法》中提到电子印章已经在我国政府内部开始使用，并在机关内部一定范围内具有有效性。暨南大学使用的电子印章，由制章单位授权制作并进行有效性的认证，属于内部认证电子印章。内部认证的电子印章同样是数据加密技术加密，能够证明文件是否被修改过，保证文件真实完整性。
笔者使用CNKI中指数查询对比，以“电子文件管理”与“电子印章技术”为关键词调查其学术关注度，发现2004年后对电子印章技术研究的关注增长显著；电子文件管理则为当下学者普遍关注的学术问题。具体而言，西方国家政务工作模式与我国存在国情差异，大多数西方学者的研究集中于数字签名认证系统功能模块方面，一般以限制非法登录和用户权限的非法冒用，确保一个通信过程的合法性和保证合法通信过程中通信内容的可信性为主体，以及用数字签名来保障公文合法安全性和完整性为重点的研究模式。而中国的研究者大多集中于电子印章技术实现和电子印章系统开发实践方面，也有集中于数字技术安全完整保障方面和各行业系统中的应用探索。这些研究以倚重技术为主要特点，倾向于技术层面研究；还有一些研究从理论角度，通过探讨电子文件和电子档案管理现状提出电子文件全程管理实践层面难点和途径；或是基于电子签名法探讨电子文件归档管理的影响和策略。
综而述之，这些研究忽视了关键性管理机制和模式，技术和管理脱钩，不能很好地切合实践，从源头上保障电子文件及时归档，发挥档案部门对电子文件前端控制和全程管理优势，切实提高档案工作效率。
2 电子印章技术下的电子文件管理模式
2.1 电子印章技术使用前的电子文件管理模式及其局限。在暨南大学档案管理系统与学校OA系统集成前，学校电子文件管理通常采用磁盘导入的方式。首先根据档案管理系统著录项导入电子目录；再对OA系统流转打印生成的文件加盖实体印章，并进行扫描；最后通过档号或者文件号上传到档案管理系统所在的服务器，挂接到档案管理系统中。调阅和查询到的电子文件属于纸质文件的数字化副本。这样的档案管理方式繁琐复杂，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系统中存在着大量不被档案管理系统调取的电子文件和元数据信息，同时又通过大量的数字化工作扫描内容相同的纸质信息。
此模式的局限性：①无法确保电子档案的真实性、准确性和完整性。扫描进入档案管理系统的电子文件与OA系统中生成的原生性电子文件在内容和格式上存在不一致和缺页的问题，都会导致电子文件在真实性、准确性和完整性上存在不确定性。②无法确保档案录入条目与数字化电子文件准确对应。纸质文件的扫描工作繁琐容易出现疏漏，难以避免挂接时电子条目与数字化电子文件不对应的情况。③无法控制电子文件及时归档。机关各部门整理归档纸质文件和档案馆人员扫描和上传的及时性没有明确的保障机制，滞后的归档管理模式极大地影响了工作效率。
2.2 电子印章技术下OA系统与档案管理系统应用集成的电子文件管理模式。暨南大学OA系统采用B/S模式，系统由表示层、功能层、数据层组成。电子印章系统通过印章服务器向学校OA系统的用户提供基于web的签名盖章服务，让用户实现对电子文件的电子签章、文档数字签名和签名验证等行为，为OA办公提供技术保证。档案管理系统在与异构的OA系统集成时，采用EAI系统集成方法。这种方法主要是通过“中间件”实现的，结构如同星形结构，如图1所示。EAI系统集成方法起到系统程序间协调点的作用，能帮助系统与系统之间的无缝连接，实现执行集成系统相互间的消息交互、聚离、分散、转换等的复杂操作能力。
2.3 电子印章技术运用后的新电子文件管理模式。按照电子文件的形成、流转和归档流程，暨南大学在电子印章技术应用后的新电子文件管理模式可分为三个阶段，分别是：电子文件生成阶段、电子文件归档阶段和档案馆接收阶段。
①电子文件生成阶段。文件在一个或多个机关单位部门内流转处理完毕之后才能进行归档，OA系统内流转的属于现行文件，在此阶段各单位审批完毕时需要对电子文件进行加盖电子印章处理，跨单位加盖电子印章时，采用网络方式传输，无需打印实体文件到各个部门加盖实体印章，大大提高办公效率。一般电子印章的印章图片、印章证书等存放在一个可靠的介质（通常为带智能的USB KEY）内，当介质连接客户机进行数字签章时，需要输入密码，充分保护信息的安全。盖章人的相关信息与操作事由、操作时间将会一同归入档案管理系统中，电子文件签章后，电子文件在OA系统内的流转基本结束。
②电子文件归档阶段。电子文件流程在OA系统内流转完毕后，将由校打印室统一打印，并由OA系统控制打印份数，控制有法律效力电子文件的出口。各单位主办人根据档案管理规范进行整理和归档工作，同时需要对电子文件进行“组卷”操作，需要注意的是归档的纸质文件与电子文件需要进行内容和顺序的比照，确定两者完整无误和逻辑对应。归档后的电子文件便转化成不可编辑的PDF版式文件，同时生成包含电子文件内容的描述信息与封装信息，保障电子文件的真实完整。
③档案馆接收阶段。档案管理系统通过应口，自动接收由OA系统产生和归档的电子文件，这些由各单位预整理的电子文件将存放在档案管理系统的临时库中。同时，整理好的纸质档案由各单位主办人送到档案馆，档案部门人员进行审核和接收，确认接收档案进馆的档案数量后，对存放在临时库内的电子文件信息进行内容信息、保存描述信息的再组织。档案馆授权相关工作人员对文件信息进行封装，其过程即是系统自动对文件信息进行数字签名固化电子文件信息的过程，保证电子文件的真实和完整并同纸质档案一一对应，最后将这些电子文件归入档案管理系统的永久库中，并标注纸质档案的库房位置方便查找利用。
至此，整个电子文件从生成到归档、移交至档案馆的全过程完毕。在整个过程中，电子文件归档与移交需要与实体文件同步进行。
3 电子文件管理新模式的效益与优势
3.1 确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。在新的电子文件管理模式中，电子文件归档后，系统将可编辑的Word文档转化为内容和格式都不可再更改的版式文件，并加盖具有法律效力和符合单位规章要求的电子印章，带有电子印章的电子文件将自动归档入档案管理系统中；纸质文件在归档后直接打印出来并整理归档。确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。
篇13
1文书档案电子信息化管理的意义
1.1管理效率显著提升。文书档案电子信息化管理依托计算机信息技术，以及数据库管理平台，实现文书档案生成、归档、管理的自动化，相较于传统的纸质档案管理模式，文书档案电子信息化管理无需手工对纸质文档进行操作，在档案信息化管理系统中进行即可，极大地提升了文书档案管理的效率和效果。1.2信息共享越发便捷。文书档案电子信息化管理，基于计算机信息系统及设备，对原本纸质的文书档案进行了电子化文献信息转化，随着网络信息技术的应用，电子文献信息可以通过“关键词”等形式进行检索、查阅，且可以通过计算机网络技术的应用，实现文书档案管理系统间的互联互通，突破了文书档案管理的时空界限，实现文书档案电子信息的跨系统、跨区域共享。1.3电子文件保存稳定。纸质文书档案管理受高温、高湿、氧化剂等外部环境影响，保存寿命难以与电子文件模式下的电子文件管理相比。随着电子信息技术的换代更新升级，在存储、读取电子文件信息时，可根据系统兼容要求和光盘、磁盘、U盘等不同电子载体特点，实现电子信息的实时存储、传输和读取，具有较强的安全稳定性。1.4文件传递速度更快传统管理模式下，文书档案的传递速度主要依靠邮政系统、机要邮寄等形式，文件传输受距离长短影响较大，给档案存档、检索以及利用等造成极大不便。随着计算机信息网络技术的应用，文书档案电子信息化管理可借助网络渠道，利用网络技术进行传输，极大地提升了文书档案传递的效率。
2文书档案电子信息化管理的原则
随着计算机信息网络技术在办公系统中的深入运用，文书档案管理的方法、范围以及手段均发生了很大变化，也深刻地影响着文书档案管理的形态。为使文书档案电子信息化管理更好地适应社会发展现状及要求，应坚持三个原则。2.1规范性。所谓规范性，是指文书档案进行电子化管理应从文书起草、收集、整理、鉴定、保存、利用等全生命周期进行规范化。应根据《电子公文归档管理暂行办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关规定，从电子文件的格式、电子文件管理软件、电子文件收集、整理标准等方面，建立规范、相对固定的管理模式，确保文书档案电子信息化符合规范的流程和要求。2.2效益性。在社会主义市场经济条件下，应把握效益性原则，即文书档案电子信息化管理应立足文书档案管理现状，积极主动地适应新的管理模式对于文书档案管理的现实要求，始终坚持效益优先的原则，更好地将新的管理模式和管理机制运用于文书档案管理中，求效益，重服务，更好地发挥文书档案在体现社会主义巨大政治优势、满足经济建设及社会发展实际需要中的作用。2.3安全性。电子信息化管理模式下，文书档案管理所面临的形式和要求均出现了巨大变化，安全性成为文书档案信息化建设必不可少的考量因素。应根据文书档案载体、形态等发生的这种变化，采取切实有效措施，确保电子档案信息的安全、保密。一方面，电子文件主要是由计算机等电子设备形成，并且随着电子设备系统的更新升级，电子文件的存储环境发生深刻变化，电子文件管理要积极适应这一变化，确保电子文书档案长期可用。另一方面，应确保电子文书档案管理网络软件系统的安全性。电子文书档案通过办公OA等软件系统行文、收集、管理和归档，应防止网络环境下的黑客、病毒等构成的电子文书档案管理系统的安全威胁，积极构建新的档案安全存储、管理和利用网络平台，强化安全防护措施，确保电子文书档案安全。
3文书档案电子信息化管理存在的主要问题
3.1管理体系不够完善。随着办公OA系统等电子信息化管理系统在日常办公中的普及，电子文书“双轨制”管理模式逐渐朝着“单轨制”转变，但从实际应用来看，文书档案管理系统与办公系统应用管理不够完善，相关的电子文书档案收集、存储、鉴定、利用，以及管理等方面的体系还不够完善。3.2管理媒介不够全面。电子信息化系统在后期的运行过程中，无论是软件系统还是硬件设备均需要长期进行同步升级、改造，尤其是随着大数据、云计算、云存储技术的应用，电子信息技术系统所管理的文书档案及所要处理的对象不同、要求不同，无论是存储媒介还是利用媒介等都有待进一步完善。3.3管理系统衔接不畅。文书档案电子信息化管理系统衔接不畅：一是人员衔接不畅，表现在文书起草、管理者与档案管理者缺乏必要的沟通，归档文书常常不符合归档标准和要求；二是办公系统与档案管理系统之间衔接不畅，电子文书难以直接实现存储和归档。3.4管理路径不够适配。电子信息技术应用于文书档案管理，能够实现不同密级文书档案的即时识别、即时存储，但从当前电子信息化管理现状来看，电子信息技术还不具备这一功能，还需要档案工作者进行识别，文书档案信息分辨还存在精准性不高等问题。
4文书档案电子信息化管理的措施
4.1不断完善管理体系。文书档案电子信息化管理体系的完善应从三个方面入手。4.1.1完善档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，结合文书档案管理实际，建立电子文书档案全生命周期管理各项规章制度。4.1.2完善档案管理人员配置。根据文书档案电子信息化管理的实际需要，为档案管理岗位配置专业化、复合型档案管理人才。4.1.3完善系统结构。根据办公OA系统应用实际，建立与办公OA系统相适配的档案管理接口，保证系统功能的可扩展性，满足后期电子文书档案信息化升级的实际需要。4.2及时升级管理媒介。文书档案电子信息化管理需要借助各种媒介，应根据文书档案信息化管理实际需要，及时做好媒介系统升级。一方面，做好文书档案数据库升级管理。可选用SQLServer架构建设不同保密等级的数据库，并对其进行编号，实现基于不同保密等级的特定数据库管理。另一方面，升级服务器。针对机关企事业单位文书档案数量越来越多，不同文书档案类型查询频率、程序不同，可将虚拟服务器与物理服务器相结合，其中，虚拟服务器重点处理检索、查阅频率高的信息，而物理服务器则重点做好保密等级高、查阅频率低的档案持存储、检索和利用。此外，积极应用“两微一端”新媒体平台做好电子文书档案的查询、利用，提升文书档案电子信息化管理效率。4.3确保管理系统衔接。管理系统的衔接主要包括两个方面：一是人的衔接。机关企事业单位档案工作者应增强工作的主动性，提前介入，建立基于文书全生命周期质量管理，与文书起草等部门做好对接，提升文书档案质量。二是系统衔接。积极构建基于办公OA系统与档案管理系统相衔接、畅通的档案管理体制机制，使文书处理部门利用现代办公系统和办公软件时，充分了解和遵守档案管理规章制度，严格按照电子信息系统的设置和要求，做好文书档案电子化收集、存储、查询和利用等项工作。4.4做好管理路径适配。从文书档案电子信息系统的运行模式、档案人员的业务素养等方面，确保文书档案电子信息化管理路径的适配性。一方面，从事文书处理工作人员应熟练掌握电子信息系统的操作流程、方法，确保严格按照系统要求管理文书档案，相关参数规范、科学。另一方面，档案从业者以及文书管理者应掌握一定的计算机信息技术、档案理论知识和公文办理常识等，提升自身综合业务素养。
参考文献：
［1］李霞.文书档案电子信息化管理方法探讨［J］.兰台内外，2018（6）：3—4.
［2］刘丹.机关事业单位文书档案电子信息化管理研究［J］.传播力研究，2020（9）：166.
［3］赵敬芳.探究文书档案电子信息化管理方法［J］.办公室业务，2017（17）：41—42.
