引论：我们为您整理了13篇档案管理基本情况范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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二、填写说明
1、《中原油田局级及以上劳动模范档案表》要求正反面打印，填写部分均用5号仿宋字，禁止改动表格结构（包括页面设置）。《中原油田局级及以上劳动模范汇总表》填写用默认字体、字号填写。
2、“照片”请用电子照片粘贴至指定位置。
3、“籍贯”填写格式为“河南濮阳”，“出生年月日”统一按以下格式填写：“**.**.**”，“参加工作时间”统一按以下格式填写：“**”，日期中间的小数点为半角。
3、“现用工状况”请按以下类型进行填写：在职，退休，协解，内退，病退。
4、“现管理单位”请写至车间、班组。
5“离开岗位时间”指退休、协解、内退或病退时间。
6、“现家庭住址”：如居住在油田所属社区内的，请直接填写栏内上行内容，删除下行内容；如不在油田相关社区居住，请直接填写栏内下行内容，删除上行内容。
7、“所获荣誉称号”按国家级、省部级及局级三个级别分别以获得时间先后顺序填写。三项荣誉的表格行数可根据实际情况适当增减，但不能超出整个页面。局级荣誉只填油田授予的劳动模范相关荣誉，包括油田历年来评选出的劳动模范和*年油田表彰的100名双文明模范个人、*年表彰的8名双文明建设标兵、97名双文明建设劳动模范等。授予时间、荣誉称号要与证书原件认真核对后准确填写，授予部门按公章内容填写。如某荣誉获得时，劳动关系不在中原油田，请在“其它需要说明情况”栏内写明获得该荣誉时所在省、市（油田）名称和所在基层单位。
8、其它需要补充事宜，也请在“其它需要说明情况”里填写。
9、《中原油田局级及以上劳动模范汇总表》表中相关内容要与《中原油田局级以上劳动模范档案表》中相关内容一致。
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1 高职院校教学档案在评估中存在的普遍问题
1.1 教学档案不规范，档案混乱、不齐全
由于高职院校档案管理工作起步晚、制度不健全，缺乏专业档案人员，在档案评估准备阶段前期，我们不难看出：教学档案材料的收集与整理带有很大的随意性，而且一般只重视红头文件的收集与整理，而不重视教学管理等材料的收集。
1.2 统计数据出处甚多，口径不一致现象严重
高职院校人才水平评估中各类数据的整理，就是对高职院校办学条件、办学水平、办学效果等各项指数进行分析等[2]。我们在准备的过程中，一般数据多分为学生人数、师资比例、科研获奖统计、专业职业资格证书获取率及等级、教学经费、实践课时比例等，统计数出处甚多，相互不一。
2 高职院校人才培养工作评估指标体系与教学档案
在教育部关于高职高专院校人才培养工作水平评估的计划表明，制定了针对高职高专院校人才培养工作水平评估的指标体系。该体系主要包含领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、专业建设与特色、教学管理、社会评价等7个主要评估指标，22个关键评估要素，设置了55项重点考察内容，这些体系涉及到高职院校的很多部门，涵盖了高职院校工作的很多方面。教学档案一般都是在教学实施过程中直接形成的，是学校教学活动的直接反应，具有一定的参考价值，是反映教学过程的系统而完整的“客观证据”[3]。
3 基于人才培养工作评估指标体系的教学档案内容、范围与分类
3.1 教学档案内容
在人才培养工作评估指标体系中的师资队伍、课程建设、实践教学、专业建设与特色、教学管理这些主要评估指标的考察内容均涉及教学。评估专家除通过现场听课、座谈会、专题研讨、汇报会等现场考察外，大部分时间主要是依据评估指标体系查阅学校提供的各项支撑材料，特别是对教学档案的审阅。教学档案是评估专家对人才培养质量实际评价的依据，为提高评估工作的效能，使学校取得积极的评估结论。
3.2 教学档案的范围
根据指标体系，教学档案的范围如下：
①师资队伍：主要包括在校内专职授课的教师的基本情况和授课教师的情况；还有就是在学校兼职的教师的基本情况、授课情况和其他的一些情况；最后就是校外兼职教师的基本情况和授课情况等。②课程建设：包括课程内容、教学方法与手段、主讲教师、教学资料。③实践教学：包括顶岗实习记录、校外实习基地、实践教学课程体系设计、实践教学管理、实践教学条件、双证书获取。④专业建设：包括专业设置、专业剖析材料、特色专业建设规划。⑤教学管理：包括教学制度与运行管理、专职教学管理人员的基本情况、专职学生管理人员的基本情况、专职督导人员的基本情况、评教情况。
3.3 教学档案的分类
根据教学档案的内容，将教学档案分为：①教师业务档案。指校内专任、校内兼课、校外兼职和校外兼课四类教师的业务档案，档案内容包括教师的基本情况、技术职务、职业资格等级、双师素质情况，学年授课情况（课程、工作量等），培训进修、挂职锻炼、社会兼职、获奖项目、获技术专利、主持教学改革课题、主持横向技术开发课题、公开和著作等。②专业与课程建设档案。包括专业设置、专业建设规划、专业人才培养方案、课程标准，课程教学实施资料，课程资源等。③实践教学档案。包含顶岗实习材料、校内实验实训室材料、校外实习基地材料等。④教学管理档案。教学管理人员业务档案、教学管理制度汇编、评教统计等。
4 完善教学档案建设与管理的对策
教学档案直接影响到学校评估的结果，充实和完善教学档案是学校顺利通过评估的必要条件，是学校评估的基础和依据。只有加强教学档案的建设，不断提升档案管理水平，才能保证评估工作的顺利进行。
4.1 强化意识，建立教学档案管理制度
建立一整套完善的教学档案管理制度，对档案材料的收集范围及立卷、查阅、利用等方面都作出统一、具体的规定。建立教学档案信息反馈制度，广泛收集校内其他部门的意见或建议，积极创新管理模式，提高教学档案的真实性和完整性。
4.2 提高教学档案管理人员的整体素质
进一步提高教学档案管理人员的整体素质，积极优化组合有效的档案人力资源，使之与现代化、立体化、规范化的档案管理相匹配。
4.3 丰富教学档案建设内涵
随着教育改革的深入，高职院校也进入改革时期，学校建设不断深化，档案管理范围也不断扩大。高职院校也将教学改革中的典型材料纳入教学档案管理的范围内，以此来丰富教学档案。
4.4 创新教学档案管理手段，实行信息化管理
随着信息时代日益发展，高校档案管理工作已经发生翻天覆地的变化，高职院校利用计算机网络来提高对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度，因此电子档案也逐渐成为教学管理工作的重中之重，因此学校的档案管理也进入信息化时代。
5 结语
我们对教学档案进行分类整理，就需要完善评估材料，适当地对教育评估指标体系进行材料补充，这样才能在教学档案的评估中发挥重要的作用。我们为了保证提高高职院校各方面工作的顺利发展，就需要让教学档案工作步入正轨。
参考文献：
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企业人事档案管理能够直接反映出企业人力资源的现状，企业的人力资源管理者可以通过对人事档案的汇总和分析，直接的了解到企业员工的数量、年龄、学历、工龄、专长等基本情况；企业的人事档案管理还能够为企业的人力资源配备提供重要依据，通过对企业人事档案的分析，能够大体的了解和判断出企业的发展水平。企业管理者还可以通过将人事档案的动态变化与企业的发展状况结合一起进行分析，从而很直观的判断出哪些方面的人力资源对企业的发展起到了积极性的作用，哪些方面的人力资源还需要加强和改进；企业的人事档案管理还可为企业的人力资源开发提供依据，企业在发展过程中，必然需要充足的人力资源来作为保障，单独依靠大规模的引进人才不但耗时，还会消耗大量的财力。企业可以通过现有的人力资源进行深入的开发，以满足企业的发展需要，而充分利用企业的人事档案来选人、用人则是最为合理且有利的方法。
二、企业人事档案管理对企业的重要性
企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。
三、企业人事档案管理对个人的重要性
对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。近年来，国家的各项改革政策使得人事档案的重要性更加突出，加强人事档案管理也成为当今企业管理的重要工作任务。比如国家退休待遇调整以后，一些具有高级职称的科技人员或者退休较早的人员，就需要进行职称和工龄材料的确认。这就需要人事档案来作为依据。所以说，加强人事档案管理在现代的企业人事管理中仍然非常重要，人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。
加强企业人事档案管理的措施
现阶段在经济改革浪潮的不断冲击下，企业往往将创造经济效益放在了企业工作的重点上，而对人事档案的管理却重视不足。目前我国大部分企业的人事档案管理仍然存在管理方式落后、档案材料内容不齐全、不真实、人事档案的透明度不高、人事档案管理队伍建设不到位等问题。企业要想实现人力资源的良性发展，提高人力资源管理效率，就必须正视这些问题，采取有效措施来加强对人事档案的管理工作。
一、充分利用现代化的管理手段
为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。
二、健全管理体制，保证人事档案的真实性
企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。企业要认识到人事档案管理的重要性，提高人事档案工作的地位和作用，定期听取人事档案工作的汇报。制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录的清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。
三、加强人事档案管理队伍建设
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1 档案管理模式的创新
1.1 观念的创新
首先，要改变旧的管理模式、树立新的管理理念。把档案工作放到整个时代大背景下来思考，不断拓展档案工作领域，延伸档案工作触角，增强档案工作渗透性；其次，提高认识，做好充分的准备。现在医疗卫生档案事业面临着新的挑战，电子档案的出现，信息技术的应用，新型档案载体的保管等等，都亟待我们档案工作者去认识、去解决；最后，转变思想。从被动服务转变成主动开发档案信息资源为利用者服务，从重保管、轻利用转变为保管、利用“两手抓”。
1.2 现代化管理手段的创新
要采用现代化手段和管理措施，实现档案信息资源的网络化，建库建网，建立向社会开放的档案信息数据库和档案信息网络，完成目录数据库、全文数据库、专题数据库和档案目录中心的建立，实现档案信息存储电子化、检索网络化，以现代化手段向社会提供利用，同时，还应建立档案信息库，要加强对新型载体档案信息的管理，确保档案的安全。要建立档案信息咨询平台，深化咨询服务。
1.3 档案管理服务上的创新
首先是服务方式上，卫生机构档案工作者要变被动服务为主动服务，把档案实体的静态管理转变为档案信息动态管理。充分利用档案信息和现行文件资源优势，进行科学整合；其次内容的编研上，编研工作是档案管理的重要组成部分，编研质量的高低，是反映档案管理整体水平以及人员素质的一个直观指标；最后是档案管理所提供的服务内容上，卫生机构的档案工作人员要根据本部门档案工作的性质、任务和服务对象，按照有关的规定加强档案征集工作创新，整合信息资源。及时完整收集各类档案资料，大力开展档案征集工作，征集有价值的档案，不断扩展档案门类，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。
2 卫生机构档案管理模式的建立
为加强卫生档案管理的规范化、制度化建设，为科学，及时有效地开展卫生执法监督工作提供基础的信息资料，为医疗机构自身的管理、规划、建设提供详细的科学依据，依据法律、法规等有关规定，我们建立了卫生机构档案管理模式，以加强在卫生监督工作中卫生机构档案管理的建设。具体如下：
2.1 医疗机构建立医疗机构卫生监督档案管理模式共建立13个类别档案
（1）医疗机构基本情况，包括医疗机构名称、批准机关，法人代表、地址、所有制性质、经营性质、类别性质、评审级别等。
（2）卫生监督检查及处理意见记录、参加卫生法律法规培训记录、执业诊疗范围及临床医技科室管理体制形式。
（3）执业医师（护士）情况：①人员姓名、性别、年龄；②毕业学校、学位；③执业医师（护士）证书内容；④执业医师（护士）注册证书内容；⑤技术职称及晋级时间；⑥从事该专业年限。
（4）医院感染管理档案。
（5）医疗机构消毒管理档案。
（6）医疗机构医疗废物管理档案。
（7）医疗机构服务设施卫生监督管理档案。
（8）传染病防控工作情况。
（9）外国医师来华短期行医情况。
（10）射线诊疗情况。
（11）临床用血记录。
（12）登记从事母婴保健工作的医疗机构和人员取得许可证书情况。
（13）登记从事计划生育技术服务的机构取得计划生育技术服务机构执业许可隋况，并按许可蝥记的范围开展工作情况。
2.2 卫生监督机构建立医疗机构卫生监督档案管理模式
共分4个类别：①医疗机构基本情况；②医疗机构消毒管理情况；③医疗机构医疗废弃物处理管理情况；④医疗机构的传染病防治管理情况。
2.3 建立医疗机构信息电子化档案医疗机构卫生监督档案实行电子文件档案一体化，建立远程电子文件归档系统
卫生机构信息查验电子档案分三类，详细录入了需要查询的相关信息，内容是：①医疗机构的基本情况查询。②医师执业登记查询。③护士执业登记查询。上述三大类档案中的每个小类别都附有科学合理的表格和填写要求，项目全，操作简便易行，确保医疗机构能够有序高效地依法执业并全面地记录在案。
3 卫生机构档案管理模式建立的成效
3.1 档案管理的实现了统一化、规范化
以往卫生机构有的照抄上级医疗机构档案模式建立档案，有的根据历史遗留档案模式制作档案，有的根据各项检查需要制作档案，各医疗机构档案缺乏完善和统一的管理。从2008年开始，建它统一的医疗机构卫生监督档案管理模式。并在二级以上医疗机构进行试点，实现医疗机构档案管理的统一和规范。
3.2 档案管理实现资源的充分共享
利于持续积累、动态更新、共建共享，便于查找和发现问题、及时统计汇总，找出繁杂数据资料中的有科学价值的实用数据，实现资源快速共享，为政府及时做出相关卫生决策提供依据。改变多年无序的状态，避免资料的重复建立，节省了宝贵的医疗卫生资源，节省了人力.物力、财力，利于卫生资源的开发利用。逐步改变卫生监督档案管理工作方面处于资料积累阶段的薄弱基础状况。
3.3 提高了社会监督的力度，实现社会和卫生部门的双赢
使医疗行为逐步走向公开、透明，接受群众的监督，社会舆论的监督；使医疗管理体系逐步完善，创建良好的患者就医环境，群众从中得到实惠。另外，医疗机构各项工作依法有序开展，通过卫生医疗机构卫生监督档案管理模式的建立，逐步消除院内感染事件和非法行医行为，实现经济效益与社会效益的双丰收。
4 结论
总之，卫生机构档案管理模式的建立主要从管理思想，管理方式、管理手段上着手进行，渗透新管理、新技术。卫生机构档案管理模式是以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件，档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用。全面提升卫生监督档案管理水平，为解决群众看病难的问题奠定良好的基础。
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清原满族自治县念好“三字诀”，贯彻落实从严管理干部要求，创新档案管理方式，规范操作程序，建立共享体系，有效提升了干部人事档案管理水平。
念好一个“建”字，不断夯实工作基础。建立健全《干部档案工作制度》《干部档案安全保密制度》《干部档案管理人员职责》等制度；规范了《干部档案借阅登记簿》《干部档案查阅登记簿》《干部档案材料收集登记簿》等8类簿册，使干部档案管理记载清晰、查阅方便。按照《干部档案转递工作制度》，在干部提拔、调动时，采取“三看”的方式对档案进行严格审查。一看材料是否齐全；二看内容是否真实；三看有无涂改现象。同时，在接转过程中坚持“三不转递”原则，即个人带档不转、没有调函不转、接收单位不明不转，确保档案转递无差错。
念好一个“严”字，不断规范日常管理。严把“材料收集关”，在档案材料收集过程中，严格审核干部提供的表彰奖励、学历学位和入党资料等，并对干部违纪、违规、违法处理材料及时装档。对材料不完整、模糊不清、残破难辨的不予接收。各类材料均实行登记后入档，确保档案材料的真实性、完整性和有效性。严把“政策规定关”，干部档案转入后，首先对干部的年龄、党龄、工龄和学历学位进行严格审核认定，通过认真查阅原始资料，依据认定原则，进行客观认定，确保“三龄两历一身份”准确无误。严把“整理归档关”，凡属应归档的材料，均按照《干部档案整理工作细则》整理立卷。将收集的每份档案材料进行分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。
念好一个“享”字，实行干部信息动态管理。利用计算机、扫描仪等设备，将干部基本情况、职级、学历等干部档案信息整理录入系统。全面反映干部的基本情况等固定信息，记录职务变动、工作履历等动态信息，做到随时录入、随时更新，保证档案信息的时效性、真实性和准确性，使干部档案管理工作达到数据化、信息化的要求。同时建立了干部档案信息网络化管理体系，按照干部管理权限，在领导和相关组室间，建立了干部人事档案信息管理局域网，使信息得到共享。在使用权上，根据不同用户，通过密码和身份确认后，及时提供所需信息。改变过去从纸面上静态了解干部人事情况的传统方式，实现从形式上变被动服务为主动服务，内容上由单一狭窄变为丰富全面，确保了干部人事档案管理的高效性。（作者单位：清原满族自治县委组织部）
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1 完整性
加强医院医保档案管理的质量，从而为社会提供更好的服务，首先必须要加强医保档案的完整性。从目前医保档案的内容来分析，医保档案主要记录、收集、保存了医保参保单位、参保个人的基本情况，其中还会涉及到一些特殊情况，例如：特定病种诊疗情况、慢性疾病、重大疾病审批情况等等。但是从内容覆盖的范围来看，很多与医保相关又较为重要的相关内容没有纳入到档案管理当中，可以说医院医保档案在内容上来说还比较单薄，还无法实现真正意义上公开、透明、全程的档案管理要求。
基于目前医保档案内容上存在的这一问题，笔者认为应该在医保档案管理中增强一些管理内容，主要包括这些方面：一是，相关的法律法规，我国各地医保档案管理过程中，需要将国家颁布的相关法律法规纳入到管理当中，目的是让医保档案管理能够时时刻刻关注到政策的变化，更好的掌握政策的走向才能对当前的医保档案管理工作进行更好的指导与规划；二是，个人健康信息。针对个人参保的档案，笔者认为需要建立较为全面的健康档案，档案内容不仅需要包括特定的病种、慢性疾病与重大疾病，还应该加强一般疾病的记录，将力所能及的相关信息纳入医保档案管理范畴当中。针对有特殊疾病、突出大病等等需要进行重点跟踪管理的参保人员，笔者认为可以有意识的加强他们的健康与医疗指导；三是，全面的医疗机构详细资料。对于本地区所有的医院，必须在档案管理中将医院的等级表明，其中医院当中的主要门诊科室、医疗技术人员以及他们的业务素质与能力，医院的收费标准、医保门诊记录等等，这些都是属于医疗结构的详细资料，都是医保档案的内容，而这些信息的记录可以充分体现医院的医疗服务水平，为社会提供更加全面的医保服务；四是，医保药品信息要完善。纳入医保范围的所有药品，必须要有详细的记录，需要记录药品的名称、品牌、生产日期、生产厂商、药品用法与用量，还需要记录本地销售的医院、药店与价格等等，不断加强医保档案内容的完整性，才能为参保人员提供更加人性的服务。
2 连续性
医保档案实际管理的过程中会受到各方面因素的影响，例如：参保人死亡或者迁出、迁入等等客观因素的影响，往往这些客观因素会影响到医保档案的连续性。医保档案一旦失去连续性，参保人在工作变动等等其他因素的影响下，如果选择外地就医，在外地医院查询此人的医保档案就比较困难。而且就医院转诊的情况来说，医院转诊本身难度就较大，而且还会出现“死人领活人钱”的情况，此类情况的存在无疑是对医保制度最大的讽刺。纵观这类问题产生的原因可以得知由于医保档案相关信息内容传递的不够及时，导致医保信息失去了连续性，从而导致信息上的缺失。
针对此类情况，要求医保档案管理过程中要更加重视医保信息的传递性，最大限度确保医保信息管理的连续性。笔者认为可以从这些方面入手：一是，要保障医保信息的传递性，应该及时做到立卷归档，进一步保障医保档案相关的每一个单位都在医保档案管理当中。医保档案管理人员要树立立卷归档的良好意识，关于需要纳入到医保档案范围当中相关文件、单位规定以及参保人员电子病历等等，必须要在医院规定时间之内做好整理归档工作。要严格控制因为归档不够及时而影响到医保信息的传递，导致医保信息缺乏连续性。因此，做好医保信息及时传递的工作，为医保信息的使用打下坚实的基础；二是，对医保档案要及时更新，医保档案建立之初会产生很多的新的档案，这就需要在实际的工作中及时做好各种档案收集工作，并⑵涫淙氲郊扑慊系统当中，及时更新档案代替陈旧的档案信息，最大限度保障医保档案信息的新颖、实效与有效，从而避免由于医保档案信息失效而导致医保制度无法有效实施；三是，医保档案的及时跟踪转移，参保人员由于工作原因或者疾病治疗需要进行转院的情况下，需要将参保人员的医保档案及时转入到对应的医院或者单位，需要在医保档案管理过程中，要根据医保档案转移必须遵守的相关规定进行转移工作，同时还必须对转移档案工作实施跟踪管理，目的是一旦遇到参保人员由于特殊情况进行转移时，能够从档案管理系统中及时为参保人员办理相关转移手续，从而提高医院医保档案管理的效率与质量。
3 参考性
医院医保档案管理的创新还需要注重发挥医保档案的参考性。随着电子信息化技术的发展与进步，医院医保档案信息化管理水平也在不断的提升。从目前医院医保档案管理过程中，首先要将医保档案信息输入电脑系统，医保档案管理信息系统依托先进的计算机技术、互联网技术，以医保经办单位为管理核心，医保信息收集的主线依托于医保卡，从而对医保档案实现系统的管理，进一步将医保档案信息辐射到医院、各个参保单位，甚至可以是银行、药店等等相关单位的医保档案管理信息系统当中，从而让医保档案信息管理网络更加完善，在实际使用过程中更加具有参考性。发挥医保档案的参考性，还需要实现单位之间的共享，在医保档案信息共享的前提上才能进一步实现适时传输，充分利用医保信息为参保单位、个人、医生诊断等等方面进行良好的服务，进一步加强医院医保档案信息使用的快捷性。
从目前医院医保档案信息的参考作用来看并不是非常明显，剖析其原因便是医保档案的内容在查询过程中比较有限，因此，医院医保档案信息在今后的信息化管理过程中，为了更好的发挥医保档案的参考性，需要从医院医保档案信息系统查询功能方面入手，主要有：一是，参保个人信息。医院医保档案信息化管理系统查询的基本功能主要是个人信息的查询，主要查询内容是个人参保的基本情况、疾病情况、就诊情况、诊疗情况、药品使用使用、实际报销情况等等；二是，医保政策查询功能。随着我国对医保制度的重视，医保政策不断发展并完善，政策的变化直接影响参保人员的切身利益，提供医保政策查询功能能够让广大参保人员及时查询到相关讯息，从而提高医保服务的效率与质量；三是，咨询功能。医保档案信息化管理系统发展过程中，需要向参保人员说明参保具体情况，要从缴费到就医、报销、结算等等每个环节的办事程序，而这些功能可以当做参保人员享受的基本权利，笔者认为医院医保档案管理可以坚持按照这一程序进行，从而更好的做好医保服务工作。
综上所述，随着我国医保体系的不断发展与完善，医院医保档案管理水平无法满足现实的需求，需要不断进行创新与完善相关管理内容与管理方式，从而为社会为参保人员提供更多更好的服务。
参考文献
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医学生以及与医学关系密切的非医学专业学生共同构成了医院实习生的队伍，这些实习生在医院实习过程中形成的实习档案是反映其医风医德、专业素质、业务能力、劳动表现的真实、完整、准确的记录，主要是指实习生进入医院实习期间所形成的各种文件材料，包括实习指南、实习生基本情况调查表、实习科室轮转表、实习考核成绩、实习过程中各种奖惩材料、实习鉴定等基本内容。有关单位通过对实习生实习档案的审查，能较全面地了解实习生而做出针对性的决策[1]，另一方面实习档案的归档压力和潜在作用也激发了实习生在实习中的积极性。医院实习生档案管理的现状1.建立实习生档案的淡薄医疗乃医院的中心
作者简介：农永英（1966-），女，广西西林县人，小学高教。
工作，在医院的管理工作中，重医疗而轻档案管理现象尤为普遍。由于档案的价值在短期里往往未能突显，而这些不能突显价值的档案之一的实习生档案，在短期里对于医院经济效益以及发展的作用更是不显著，再加上实习生在医院实习具有阶段性、流动性、过渡性的原因，传统的观念认为学生实习档案是由学生所在院校建立的，与实习单位关系不大，从而忽视其重要作用，加之教育与用工制度的改革，使得实习档案的自身价值被削弱。
2.实习生档案管理制度不健全在各地的教学医院管理中，一般都按照国家卫生部门的要求，制定了较为健全的医院相关管理制度，以及适用于各级各类人员的工作职责，然而，针对教学方面的实习生档案管理的制度、职责则较少，相关的制度和检查考核措施更是寥寥无几。在教学医院目标管理考核方案中，实习生档案管理也未能纳入目标考核之中。实习生档案制度的不完善和缺失，可致实习生管理工作陷入僵局，漏洞百出，甚至影响医学实习生的顺利毕业及其就业。同时，医学实习生档案管理制度的不健全或缺失，也使用人单位在招聘医护人员时缺少良好的考量标准。
3.档案管理人员不到位现阶段专职档案管理人员严重不足，兼职甚多，素质参差不齐。对一些实习资料没有形成足够的专业敏感性，未能及时收集、整理，在一定程度上造成了实习档案的缺失。加上编制严重不足，直接影响部分档案管理员的工作积极性，从而影响了档案管理工作的顺利开展。档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前，医院实习生档案管理人员参差不齐，无论是在业务水平、理论水平，还是文化程度等方面，均未能顺应新时代的要求与发展。以档案管理专业出身人员少、专业知识老化、知识结构不合理、高学历高层次的人员少、现代科技知识贫乏为主要表现，以上这些已不再适应高科技时代的医院实习生档案管理事业的发展[2]。
4.实习管理档案意识不强不少带教教师对于实习档案的认识不充分，未能了解其重要性，容易忽略学生在实习过程中形成的档案。或者由于日常医疗工作繁重，没能及时移交实习生档案，使得许多宝贵的一手实习资料没能保存下来，或丢失，或残缺不全。虽然实习档案与学生的就业等方面息息相关，但部分实习生并未能充分认识，对实习档案抱着不以为然的态度，不重视实习期间形成的档案资料，出现了对实习资料的任意涂改或资料造假、保管不当等现象，给实习档案的完整性、客观性、真实性、严肃性造成了极大地影响[3]。
5.档案的现代化管理水平不高目前在大多数的教学医院，其拥有庞大的医疗信息档案管理系统，计算机及网络技术得到广泛运用，但是却没有实习生档案的一席之地，运用计算机及网络技术管理档案的更是少之又少，陈旧的管理设备，落后的管理技术，使大部分医院的实习生档案管理处在手工收集、检索的低级阶段，狭小的信息量，妨碍了实习生档案的收集、检索、管理、开发及利用。加强医院实习档案管理对策1.高度重视，提高认识实习档案记录了实习生参与各类实践工作表现出来的专业素质、能力程度、医德医风，是实习生就业时毛遂自荐的必要凭据，是医院教育对实习生实践能力培养做出贡献的有力佐证，更是有关单位审视实习生各方面能力的窗口。因此，要通过各种宣传渠道使实习带教老师教学、实习管理人员以及实习生，充分认识在当今时代实习生档案管理工作的地位和作用，打好心理战，自觉地把实习档案的归档管理工作融入到自己的工作和实习当中，消除工作和实习中的盲目性，及时自觉地收集整理工作或实习期间形成的属于归档范围的文件材料。
2.完善制度，落实职责有规矩方成方圆，实习档案的有效管理首先要着力建立和完善一套完整的实习档案管理制度，确定实习档案的归档范围、归档时间及归档实施办法，明确实习档案管理人员及其职责范围，并配套相关的考评与奖惩制度，规范实习生实习期间形成的实习档案的收集、整理、移交工作，使实习生档案工作能有规可依、有事可纠，运作科学有序。并且归档制度应不断推陈出新，工作手段不断改进，简化工作步骤，顺应档案管理现代化的需要。
3.转变思路，提高配备树立创新理念，采用创新的技术和方法，不仅要注意纸质文件收集，把信息高速通道、计算机、网络等先进技术和软件大量运用于实习生档案管理，把新型载体不断充实到实习生档案管理领域。医院实习生的档案管理应与实习生所在的医学高等院校沟通，使实习生的在校信息系统与医院教学管理部门的信息系统相连接，建立一个医学生实习档案网络，有实习生填写相关的个人信息，带教老师填写相关科室的实习表现，医院教学管理部门完善实习生的各项实习考核成绩、奖惩情况等信息。并上传实习生在各项活动中的相关媒体宣传的图片、声频、视频等，反映实习生临床实践的信息材料，使医学实习生的档案管理做到网式整体收集，切实保障信息资源不流失，保证档案完整、齐全、规范，实现科学化、规范化、网络化、无纸化，以方便学校及用人单位对实习生的实习情况的考察，督促其更好地完成实习任务，为其就业创业及继续升学提供宝贵的临床实践工作良好业绩的证明[4。
4.助推就业，实现价值实习是学生对于今后工作环境的提前适应，是通过提高动手操作等各方面的综合能力，为学生今后从事相关工作培养必要的技能和积累工作经验。因此，实习经历已经成为用人单位招聘毕业生时所参考的重要依据。实习档案管理可根据这个实际，一方面利用实习为争取反映自己突出能力实习档案的心态，激励其在各方面积极表现，配合档案管理工作；另一方面又要引导用人单位利用实习档案，了解学生的求学、求知、办事能力以及心理、智力潜能等状况，使用人单位事得其人，人事相宜，最大程度地实现实习档案的利用价值。
加强医院实习生实习档案管理的方法与要求1.构建实习生实习档案信息的基本要素完整的实习生档案主要由几部分构成。一是《实习指南》，即学校相关部门编制的学生实习指南，阐明了不同专业学生的实习内容、任务和要求；二是实习生基本情况调查表，记录实习生的学校、专业班级、性别、籍贯、出生年月、政治面貌、健康状况、爱好特长、曾获奖励、个人简介等基本情况；三是实习科室轮转表，明确注明实习生的实习科室，实习期限和起止时间；四是实习过程中各种奖惩材料，包括实习照片、实习单位表扬信、奖励证书等，能证明实习生在医院实习期间的突出表现；五是实习鉴定，含出科考核成绩、出勤记录、自我鉴定、出科评语、实习单位评语等，其综合反映了实习生的实习整体情况。
2.规范实习生实习档案信息归档工作分阶段、分步骤地规范实习生的实习档案及信息归档。实习前，在实习生报到时，注意接收实习生所在学校的介绍信、实习指南，要求实习生认真填写个人基本信息表，初步建立实习生资料信息库；制定实习生科室轮转表，明确标注实习生在各个科室的实习时间。实习期间，实习生个人形成自我鉴定，自我评价该阶段的基本素质、道德素质和专业素质方面的表现；带教老师依据实习生的实习表现，记录每个实习生完成实纲要求的实习内容情况，包括实习期间的考核、考查、考试成绩，教学查房、上班考勤等记录，以及医风医德、表彰与处分等记录，同时要形成科室评语，由科室负责人签字、盖章。实习结束后，实习鉴定移交实习生所在学校，纳入学生学籍档案。其他形成的实习档案由带教老师以及实习生本人交由实习管理部门统一管理。
3.实习档案管理要求①实习档案记录要有所侧重，避免流水账。实习生实习信息收集不仅要保证实习档案的完整、齐全，而且要根据人才市场信息需要完善档案内容，注意侧重收集能展现实习生实践能力、医风医德、专业素质等方面的材料，准确反映学生实践能力与综合素质的表现，尽量满足用人单位对毕业生的信息需求。②实习生档案工作要有所宣传，避免档案意识淡薄。加大档案基本知识和对就业重要性的宣传教育，加强介绍我国人事制度双轨制的现状，培养实习生的档案危机意识，使其正确对待实习档案建档工作。③实习生档案管理要有所突破，避免止步不前。要实现医院实习生档案管理规范化、利用服务网络化、保存缩微化。就要从原来的分散型向网络化、科学规范化转变，向电子技术、无纸化档案转变。用科学的态度和发展的眼光来看待实习生档案管理，不应仅局限于目前对于毕业生能力的证明和用人单位选拔人才的依据上，还应该加以综合利用，对其进行系统的编研，总结医院实习生带教过程的经验、方法，为今后的实习带教提供参考，使“死材料”变成“活信息”[5]。
参考文献
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[2]王金凤.新形势下医院档案管理工作的现状与对策[J].华章，2011（36）：327.
[3]郑慧，杨灵歌，扬沛霖.浅议卫生职业院校毕业生档案管理[J].卫生职业教育，2009，27（7）：45.
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1 保全视听资料、软件公证
保全视听资料、软件公证书内容包括公证书编号，申请人基本情况，关系人基本情况，公证事项（保全视听资料、软件），证词内容：
（1）必备要素包括：1.申请人姓名或全称、申请日期及申请事项；2.保全标的的基本情况。包括：保全视听资料、软件的名称、数量、表状特征，所有人或使用人、经营人、传播者、实验者的名称，视听资料或软件的播放、销售、使用、制作、运行的地点等；3.保全视听资料、软件的时间、地点；4.保全的方式方法。包括：申请人提交、公证人员提取、现场实验记录、技术鉴定、录音、录像、复制、下载等其他能够固定并再现证据的方式；5.保全证据的关键过程：①参与保全的人员。包括：承办公证人员及在场的相关人员的人数、姓名。②公证人员保全过程中所做的主要工作。如购买、拷贝、下载、复制、发送视听资料、软件的过程，对取得的证据履行了提示义务等。③视听资料、软件取得的时间、方式、地点等。④取得的证据数量、种类、形式、封存方式、存放处所等。当事人对取得的证据予以确认的方式和过程；⑤公证员结论。应包括以下内容：保全证据的方式、方法、程序是否真实、合法，用于作证的书面文件（如发票、产地证明等）要同时证时这些书证的真实性。取得证据的数量、种类、日期，取得证据的存放方式及存放地点。
（2）选择要素包括：1.申请保全证据的原因、用途或目的；2.办理该项公证的法律依据（公证法规或有关规章等）；3.有书证能够证明视听资料、软件的来源或存在的，应写明书证的名称；4.重要的保全工作记录文书的名称；5.公证书的正本和副本；6.附件。
（3）签章。1.公证处签章；2.公证员签名或盖章；3.签署年月日。
2 档案管理问题
视听资料、软件公证档案管理不仅涉及到纸质档案，同时也涉及电子档案，公证过程中不仅要对纸质文件进行审核，还要求对视频资料和软件进行审核。这就需要档案管理人员和公证人员对视听资料和软件有所了解，并熟练电子档案管理知识，确保视听资料、软件档案安全。视频资料、软件档案的保存方式不同于纸质档案，需要保存工具和保存介质，还需要计算机相应知识，能够熟练运用计算机，Internet技术解决视频资料、软件档案存储、备份、异地备份、网络备份，甚至云备份。
（1）存储介质。视听资料、软件需要存储介质才能存档保管，从计算机发展历史上存储介质包括3.5英寸软盘、光盘、U盘、移动硬盘、硬盘。目前3.5寸软盘已经基本淘汰，光盘存储也逐渐淡出人们的视线，随之而来的是存储海量的U盘、移动硬盘、硬盘、网络硬盘、云存储。
（2）不同介质的存储保管特点。保全视听资料、软件公证档案管理选用介质不同，存储效果也不一样，3.5英寸软盘随着计算机的不断升级换代已经被淘汰，而公证档案要求保管期限凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管；凡属于相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为六十年；凡属于在较短时间内需要查考、利用、作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期为二十年。如此漫长的保管期限，如何确保保全视听资料、软件公证档案不受计算机更新换代影响值得研究。过去用3.5英寸软盘保管的保全视听资料、软件公证档案如今恐怕已经很难找到打开设备了，那么随着计算机更新换代的不断加快，如今被广泛采用的光盘介质何时被淘汰也是一个大问题。即便是硬盘由于接口技术更新，过去普遍使用的IDE接口如今已经被SATA接口所取代，再过几十年乃至更长的时间还能不能找到打开IDE接口的设备也是未知数。所以一定要用长远的眼光思考问题，瞄准新技术，使用新设备，这样才能确保保全视听资料、软件公证档案正常使用。
（3）云存储技术。云存储是在云计算（cloud computing）概念上延伸和发展出来的一个新的概念，是指通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统。当云计算系统运算和处理的核心是大量数据的存储和管理时，云计算系统中就需要配置大量的存储设备，那么云计算系统就转变成为一个云存储系统，所以云存储是一个以数据存储和管理为核心的云计算系统。应用云存储技术做好保全视听资料、软件公证档案管理是一种廉价安全的好办法，百度云盘、金山快盘、联想快盘等等为网络存储提供了强大的平台，在不同云存储公司之间进行存储和备份，能够有效解决存储介质更新换代带来的麻烦。
（4）数据安全问题。国际标准化组织（ISO）对计算机系统安全的定义是：为数据处理系统建立和采用的技术和管理的安全保护，保护计算机硬件、软件和数据不因偶然和恶意的原因遭到破坏、更改和泄露。由此可以计算机网络的安全理解为：通过采用各种技术和管理措施，使网络系统正常运行，从而确保网络数据的可用性、完整性和保密性。所以，建立网络安全保护措施的目的是确保经过网络传输和交换的数据不会发生增加、修改、丢失和泄露等。保保全视听资料、软件公证档案数据安全问题也是不容忽视的大问题，要不断学习计算机数据安全知识，掌握数据安全常识，妥善做好保全视听资料、软件公证档案管理工作。
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1.3 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。有些较小的单位由于定员紧张，没有专门的档案室及专业档案管理人员，造成档案管理混乱，造成档案管理无序，查档不方便。这种轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。
2、切实抓好煤炭企业档案管理途径分析
2.1 建立保障档案数字化的制度。在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。
2.2 煤矿企业档案管理要建立科学规范的体系。煤矿企业的档案管理要建立一套行之有效的体系作保证，需要从几个不同的方面进行有益尝试和探索。首先，为了适应市场化竞争的需要，要根据市场竞争的需要，根据档案群体性的特点，要按照常规分类和特殊分类相结合的方法，对档案进行专业的统计分析，把查阅频率高和限时要求紧的档案独立出来，建立专门的 整理档案室，以提高工作效率和查询档案的便捷性。其次，要做到对档案的集中管理，建立档案的集中管理体制，并落实好档案的集中管理工作。对档案实行集中管理是做好档案管理的行之有效的措施。实践证明，档案的集中管理有利于企业内部工作的顺利进行，也有利于理顺其他各种纵横关系。同时建立相应的监督考核机制，对档案管理工作人员进行督促。
2.3 创新档案信息开发方式，提升档案工作的服务功能。传统的档案工作方式单一，往往造成档案信息开发与收集的不足。另外，一些档案信息加工处理工作与咨询服务工作等都体现出相对的局限性。对此，档案工作应当实现手段的信息化与多元化。一方面，可以运用科技手段对档案信息进行编研、开发、整理，使档案工作手段信息化。并利用计算机的优势进行汇编、加工，有利于档案查询与提高管理的效率。与此同时，也不要忽略文书档案的作用，根据需要的不同各有侧重，使文书档案与计算机信息化的档案两者充分发挥对应的优势。如此一来，使档案管理工作现代化、信息化，不仅方便了信息的查询、使档案工作更简单却又更严密，为煤炭企业的利用提供了更便捷的服务。
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高职艺术类院校评估档案是由不同性质的档案组成的，这些档案对艺术类院校自身所起的作用也存在很大的不同。加强高职艺术类院校评估档案的管理，首先必须要了解这些评估档案是如何构成的以及它的作用是怎样的。
一、高职院校评估档案的构成
我们对高职院校评估档案的构成的考察，可以从评估档案本身的形成过程来进行考察。笔者认为在高职院校的评估档案主要包括以下两个重要组成部分：一是迎评档案；二是评估过程档案。这两种分类就是按照评估档案的形成过程来进行分类的。其中迎评档案主要是在学校评估之前产生的，而评估过程档案则是在高职艺术类院校评估前期、中期、后期产生的。我们要加强高职院校的评估档案管理工作就必须要充分认识到这两者的概念，笔者结合多年的档案管理经验，认为迎评档案是评估档案的主体，它主要是由迎评材料构成的。
（一）迎评档案介绍
迎评档案主要指的是学校自评以及接受评估的资质以及材料。迎评档案主要是由两部分构成的：一种档案是在艺术类院校教学过程中形成的原始档案；另一种是根据评估需要重新整理的档案。迎评档案的具体形式是多种多样的，根据笔者多年的经验，认为可以把迎评档案分成四大类：体材料、备查材料、支撑材料以及工具材料。接下来，笔者就来详细论述这四种材料。
1.体材料。体材料主要指的是在高职艺术类院校评估过程中学校必须要具备的材料。必须要具备的材料通常是指自评报告。自评报告在学校评估能起到十分关键的作用，它是学校评估的主要依据。学校的自评报告是学校对学校基本情况的介绍以及发展思路、发展水平的阐述。专家组对学校的评估主要是通过学校的自评报告来进行评估。除了自评报告外，某些高职院校在评估工作中还准备了特色报告。特色报告不是明确要求要交的报告，但它也是体材料的重要组成部分。
2.备查材料。备查材料主要指的是为了专家更加深入地了解高职院校自身的特点，而准备的材料。备查材料主要是一些教务档案、考试试卷、论文等材料。备查材料一般具有真实性与原始性的特点，评估结束后这些备查材料不是所有的都需要备档存储。要有选择性的进行备储。
3.支撑材料。在高职院校评估过程中专家组只会提供一些评估指标，通过这些指标来对高职院校进行评估。高职艺术类院校必须要根据这些指标来规范材料。这些按照评价指标加工而成的材料，就是支撑材料。支撑材料是直接应用型材料，是专家认定等级的时候参考的主要资料。
4.工具材料。工具性材料主要指的是评估过程中学校各种可供对比的材料。最为典型的工具材料就是学校的基本状态数据，当周的课程表、学生名册、教学管理人员名单等。工具材料是进行评价的主要参考依据。通过分析这些工具材料，专家组可以深入地了解学校的基本情况。
（二）评估过程档案
评估过程大难主要指的在高职院校评估过程中形成的各种档案，评估过程中形成的文字、图标、声响材料等都可以当作评估过程档案，评估过程档案在形式上也可以分为三个大类：准备类、进校类、整改类。
1.准备类。所谓准备类主要指的是高职院校在接到评估通知后，就开始准备的材料。在这个阶段形成的综合性材料主要包括学校、系部的自评以及预评估等内容。具体而言主要是指评估工作通知、评估学习、会议、工作的材料；评估相关的展览、声响、通报等材料；
2.进校类。进校类材料主要指的是在专家组正式进校以后评估过程中产生的各种材料。进校类材料主要有专家填写的各种形式的工作表、会议记录、专业意见，宣传报道材料，学校评估方案，安排等内容。
3.整改类。整改类材料不仅包括专家组提出意见后学校进行整改的材料，而且还包括专家组评估以前的各项整改材料。整改类档案的管理贯穿于学校评估的全过程，在评估过程中必须要严格按照相关规定来进行管理。整改类材料具体包括整改任务书，整改情况通报，整改动态报道等内容。
二、高职院校档案评估档案的作用
在分析了高职院校评估档案的构成后，我们就来探讨一下高职院校评估档案的作用。笔者认为高职院校评估档案主要有以下两个作用：一是高职院校评估档案有助于学校评估，提高学校的认证等级。二是能够为教学改革提供必要的数据。
（一）有助于学校评估。上文提到高职院校评估档案是专家对学校进行评估的重要参考资料，是可靠真实的一手资料。学校评估档案的准备情况直接影响着学校评估效果。在高职艺术类院校评估过程中学校要实事求是地准备学校自评报告，按照专家提供的评价指标来完善支撑材料。只有把各种资料准备好以后才能够顺利实现学校评估。
（二）为教学改革提供了必要数据。如今教学改革成为了高职艺术类院校教学的主流，深化教学改革有赖于对学校自身实际情况地了解，而对学校自身情况地了解，主要是通过学校各项基本数据来进行分析对比来得出结论的。在学校评估过程中形成的学校评估档案几乎涵盖了学校的各个方面，这些档案能为教学改革提供最基础的数据。
三、加强高职院校评估档案管理
在文章的结尾，笔者想要就高职院校评估档案管理提出一点建议。笔者根据多年的档案管理经验，认为针对高职艺术类院校的评估档案管理，必须要做到以下两点：一是要及时收发，收发工作是高职院校档案管理工作的重要内容，做好收发工作是提高档案管理效率的重要手段；二是要建立完善的管理制度，注重记录。在档案管理过程中管理人员要高度重视档案管理的记录工作，做好档案管理记录工作有助于保证档案不丢失，不失真。
高职院校评估档案是学校评估过程中的重要环节，加强高职院校评估档案管理工作对于提高学校的教学水平具有重要意义。本文结合高职艺术类院校的档案管理经验探讨了评估档案的构成和作用，笔者认为做好档案管理必须要重视档案收发与记录工作。
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一、中小企业建立档案机构的职责
企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。
二、中小企业档案工作的管理体制
从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。
三、中小企业选择档案分类的方法
由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。
1.年度分类法
一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。
2.组织机构分类法
此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位
3.问题分类法
采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。
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文书档案管理作为电力企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很关键的作用。随着企业办公自动化系统的启用，电子文件日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。为此，就需要一套文件、档案一体化的计算机管理系统。文件、档案一体化的计算机管理系统是指将文件处理和档案管理两个管理系统有机的结合在一起的管理系统。目前电力企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理电子化的同时，加强管理的规范化工作。
1.电子文书档案与纸制档案的关系
在目前电子文书档案还不具备法律效力的时候，必须保证电子文书档案管理与纸制档案管理的有机结合。在通过纸制档案管理，保证法律效力的同时，通过电子文书档案管理，实现管理的电子化和自动化，方便查询和借阅。
2.实现文书档案管理电子化规范化的好处
1）可以轻松的实现对档案目录信息的管理。。与文件处理系统连接后，档案目录信息可由计算自动生成，只需要管理人员进行少量的调整工作，最大化的降低了档案管理人员的工作量。
2）可以实现档案全文存储与检索。在档案管理系统中存有文件的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就为档案的利用提供了强而有力的基础。另外在档案全文存储的基础上，还可以实现档案的网上远距离传递。
3）可以实现多媒体档案信息的集中统一管理。多样化的档案信息，需要集中统一的管理。使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。
4）可以实现档案业务的计算机辅助管理。档案业务工作，是指档案管理的各个环节工作内容。可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。例如，利用计算机对档案基本情况的统计和档案借阅归还的管理，可以随时掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备、经费等基本情况及变化情况。
综上所述，实现档案管理电子化规范化，可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度，降低管理成本。实现档案管理的电子化，通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅，亦可进行档案业务管理工作。实现电子借阅不仅可以提高效率，还能减少档案丢失、泄密的危险。
3.实施原则
系统实现过程应遵循以下技术原则：
3.1 开放性
基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。
3.2规范性
系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22－2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。
3.3灵活性与可扩展性
方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。
3.4安全可靠性
提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。
3.5先进性和前瞻性
采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。
4.档案管理系统应具备以下特点
4.1安全性
因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。
4.2易用性
档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能的友好，方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间和误操作的机会。。
4.4和纸质文档管理充分结合
在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。
【参考文献】
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[2]马永飞主编.文书与档案管理基础.高等教育出版社,2002,12.
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