引论：我们为您整理了13篇档案管理具体流程范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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2.推动档案管理向现代化信息管理的发展创新
档案管理创新需要紧跟时展，不断向现代化信息管理发展，共享各种信息及资源，增加医院内部的沟通和交流，最大程度的展现医院人事档案管理的意识。人事档案在进行信息化管理之后，促使各个部门便捷的传递资料，并且电子信息化管理具有很大的储量、很快的速度以及准确的计算，大大提高了工作效率。医院要完善自身的人事档案管理电子信息化系统，分区管理档案信息，还要分开设置档案室、计算机室以及办公室，通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施，最大程度上减少电磁干扰和降低设备发生损坏。此外，档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源，即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。
3.不断推行医院人事档案管理新模式
随着医疗事业的飞速发展和医院人员的流动性增强，使得医院工作复杂度提升不少，传统的人事档案管理模式已经不能适应当今医院的日常管理工作需要和不断发展的要求。近些年来，一些医院开始实施人事档案的制度，这也是提升医院人事档案管理水平的重要途径之一。实施人事档案的制度首先要健全档案管理制度，选择有足够资历和诚信度的人事档案结构进行合作，并在合作过程中不断完善有关内容，确保人事档案管理工作按照医院的发展需要进行。此外，也要保证双方管理网络的畅通，在保证不泄密的前提下，方便医院更规范高效地实施人力资源管理工作。
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一、前言
文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。
二、提升文书处理规范性，优化档案管理
良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。
三、科学制发公文，优化文书处理
公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。
四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标
现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。
五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率
为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。
六、结语
总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。
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1 引言
1.1水利枢纽工程档案管理的内容
水利枢纽工程档案管理的内容是水利枢纽发电项目的全过程的记录，包括立项、可研、初设、施工、竣工验收以及试运行等各阶段的资料。水利工程档案的载体可以是文字文件、图表和声像资料等。
1.2水利枢纽工程档案管理的重要性
水利枢纽工程的档案管理为水利工程的建设施工提供决策资料，也为水利发电项目的正常运营安全提供保障。水利枢纽工程档案管理对我国水利工程建设的科学管理具有基础保障作用。要加强水利档案资料的收集和整理，做好水利工地竣工验收，这样才能有效提高水利工程档案的“归档率”、“完整率”和“准确率”。水利工程档案对工程施工的质量评定、事故原因分析、竣工验收以及水利工程项目以后的运行管理提供了必要的依据。
2大藤峡水利枢纽工程概况介绍
大藤峡水利枢纽工程的开发目标为防洪、航运、发电、水资源配置以及灌溉等综合利用。大藤峡水利枢纽坝址位于珠江流域西江水系黔江河段大藤峡峡谷出口的弩滩处，下距广西桂平市黔江彩虹桥6.6km，坝址控制流域面积为198612km2。枢纽建筑物主要包括挡水建筑物、泄水建筑物、发电建筑物、通航建筑物、过鱼建筑物和灌溉取水口建筑物。大藤峡水利枢纽库区淹没土地面积为283579.2亩（含水域122984.77亩），淹没区搬迁安置人口现状年（2011年）9757人。
3 大藤峡水利枢纽工程档案管理的特点分析
3.1水利枢纽工程档案管理种类繁多
由于大藤峡水利枢纽工程施工建设期较长，这样使得档案收集管理周期变长。水利工程档案覆盖了水利工程项目的整个过程和各个阶段的资料记录。大藤峡水利工程项目由多个单项工程组成，光可行性研究阶段就有二十多个专题项目，这样就使得水利工程档案种类繁多。
3.2 水利枢纽工程档案管理具有时效性和复杂性
大藤峡水利枢纽工程档案管理要反映项目施工建设的整个过程，并为工程竣工验收和日后的运营提供依据和参考，这些档案资料具有指导意义，需要长久妥善保管。另外，水利枢纽工程档案管理包括了建设项目的各个阶段，涉及众多部门和单位以及技术领域，具有设计内容和工程结构功能的复杂性。
4 水利枢纽工程档案管理存在的具体问题
4.1 水利工程档案管理制度不健全，导致档案管理质量低
水利工程的发展需要相应的档案管理制度，要创新档案管理的方式和载体。然而，由于水利工程档案管理制度不健全，造成了档案管理业务流程的不规范，如资料的收集整理不及时，归档不规范。这些导致档案管理质量低，表现为档案分类模糊，案卷形式不规范标准，部分文件内容缺失，档案检索功能较弱，限制了档案的使用。
4.2 缺乏水利工程档案管理的专业人员
水利工程档案管理需要专业性的人员，要懂水利施工工程、档案管理专业、以及信息技术的复合型人才。否则，就造成水利工程档案管理停留在表面，难以实现标准化和规范化的管理。非专业的档案管理人员容易造成档案资料的缺失，审核不清，整理不规范，交接手续不齐全，这样就降低了档案管理的质量。
4.3 水利工程档案管理意识较弱
由于一些水利项目对档案管理不够重视，缺乏对档案管理制度的落实和监督，对于档案管理部门也没有投入足够的软硬件设备设施和配备专业技术人才队伍，将档案管理作为了工程项目的附属工作，正是这种轻视档案管理的意识，使得档案资料的整理不及时，凌乱堆放，在水利建设项目后期收集整理资料中导致原件收集困难和缺失，无法体现档案管理的利用价值，影响了工程竣工验收。
5提高大藤峡水利枢纽工程档案管理的有效措施
要提高大藤峡水利枢纽工程档案管理质量，确保水利工程项目的顺利实施，应从以下几个方面进行改进。
5.1 健全水利工程档案管理制度，提高管理质量
要根据水利工程的特点不断健全水利工程档案管理制度，确保档案管理实现系统化和规范化。建立档案管理的监督机制，明确档案管理的责任，奖罚分明，将档案管理纳入项目管理的议事日程，为档案管理的开展创造制度保障，这样才能提高档案管理的质量和服务水平。
5.2 提高档案管理人员的专业素质
为了保障水利工程档案工作的效率和质量，应配备专业人员。要对档案管理人员进行业务培训，提高相关的技能和知识，培养复合型技术管理人才。要提高档案管理人员的业务能力，如分类、组卷等业务流程,并确保档案资料的紧密性、延续性和完整性。
5.3 增强档案管理的意识
领导应重视大藤峡水利枢纽工程档案管理，建立领导机构小组，落实领导责任制，对档案管理人员的工作进行考核，增强员工工作的责任意识。加强对档案管理方面的资源投入，购置先进的办公设备，提高工作效率。要制定员工的专业培训计划，提高员工的操作能力。要实时对档案管理工作进行检查和指导，对发现的问题要及时采取措施进行解决，使得全体员工都重视档案管理工作，各单位和工作人员献计献策，共同提高档案管理水平。
5.4 提高档案资源的开发利用水平
由于大藤峡水利枢纽工程档案管理具有复杂性，必须通过先进的技术和管理才能满足实际服务需要。要购置先进的设备、管理软件，以及引进专业人才。要提高档案资源的开发利用水平，通过数字化和网络化的档案管理，构建水利工程档案资源的网络共享平台，更好地收集整理和编制档案文件。创新档案编制方法，运用信息技术整编档案，科学地编排档案数据，建立全面详细的档案数据查询网络，为大藤峡水利枢纽工程提供数据依据和参考，实现经济效益和社会效益。
6 结论
通过对提高大藤峡水利枢纽工程档案管理的有效措施进行分析，得出水利枢纽工程档案管理能够为水利工程的建设和安全运营提供资料。它是一项基础性工作，对发展水利工程具有支持作用。要明确水利枢纽工程档案管理的职责，加强水利枢纽工程档案管理的标准化、信息化以及规范化，提高档案质量。因此，提高大藤峡水利枢纽工程档案管理质量，能够提高工程建设的安全性，确保工程施工的质量和进度，要优化档案结构、整合档案资源，创新档案资源的管理方式，促使档案管理的高效服务。
[参考文献]
[1] 姚彩霞.基层水利档案管理初探[J].资源环境与工程,2011,(05): 555-556+560.
[2] 龚瑞梅,杨英封,刘政,高红霞.加强信息系统开发 提升水利档案管理水平[J] 内蒙古水利,2010,(06): 149-150.
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1医院档案的定义以及分类情况
目前情况下，不少基层医院的档案管理工作存在着混乱的情况，造成这种局面的一个极为重要的因素便是医院档案的定义含糊不清，分类界定不明。所以，要改变当前我国医院档案管理中存在的一些问题就必须从定义入手，对医院的档案进行严格的划分以及界定，从而提升医院档案的管理水平以及能力。医院的档案主要是在医疗、科研、教学、保健、医药管理、行政管理等过程中形成的具备保存价值的以文字、图像、声象等作为载体的记录。根据相应的要求，医院的档案具体的划分标准各不相同，一般可以分成病历档案、人事档案、设备档案、财务档案、实物档案等，在所有的这些中，病历档案是非常重要的档案，其不仅仅是医院医疗水平以及管理水平的具体体现，而且也是医院避免医疗纠纷的重要凭证。人事档案是医院选拨以及任用人才的记录，是医院考核、培养、职务晋级的重要保证。科技档案则是医院的医疗成果鉴定以及推广实施的重要的有效保障。基建档案主要是指医院在建设、管理、维修、扩建等方面的真实的记录形式，它不仅仅服务于医院的经济建设，而且有助于医院的医疗水平以及医疗事业的发展。所以，做好医院的档案管理工作对于医院的发展等尤为重要。医院的财务档案包括一些具体的会计凭证、会计账簿、个人保险的资料、奖金、津贴等，主要是以书面的形式来进行核算的资料，以及上级部门所发出的文件、法规制度的操作流程。其不仅仅反映了会计工作的有效控制，而且也为医院建立完备有效地档案管理提供了原始的、真实的数据。除了书面的表现形式，声像资料也是医院档案非常重要的部分，其主要是指医院在医疗活动、社会活动中依靠电子设备摄录的形式来完成的具有重要价值的照片、磁盘、录音带、录像带等，其是医院医疗活动、科研活动、教学活动的真实反映，是医院众多档案的重要组成部分。
2目前基层医院档案管理存在的问题
2.1管理制度难以完善
目前档案管理逐渐变得越来越复杂，已经并非局限于查看、保密、存放和保管，并且包括电子档案方面的管理，如何利用网络平台进行共享，以及分级审查等内容。因此，如果仍然采用以往的管理制度，势必难以符合管理的迫切需求[1]。一些医院在这方面开展过程中，特别是对于实物档案等方面，普遍未予以及时有效的归档，缺乏相对完善的制度，这样往往就会容易造成存在大量档案材料，在实际进行归档的时候往往就会不齐全，另外普遍容易出现重复归档。档案一旦被整理之后，同样无法进行迅速地查找。
2.2硬件设施落后
在档案管理具体开展的过程中，就硬件设施方面来说，目前难以保障先进性，并和现代化管理有出入[2]。现阶段档案管理的具体开展阶段，存在着很多设施过于落后，陈旧和老化现象相对来说就会比较严重，一些医院甚至缺乏比较独立的办公室，这无疑不利于档案的良好保存，使用一段之后可能就会容易出现一定的破损，容易影响寿命等方面，另外对于档案保密来说，同样具有较大隐患。
2.3重视度缺乏
通常来说档案管理对于整个医院来说都具有十分重要的作用，通过档案管理能够实现更好地服务于医院。但是目前由于重视程度不足，在档案管理上也缺乏足够的意识，因而使档案资源没有达到预期的利用效果。另外对于档案管理队伍来说，普遍难以做到完善，因此，实际工作效率就会大打折扣，一些原本有用的档案资源没有被充分调动起来，部分档案资源甚至出现了闲置和丢弃，导致相当一部分档案资源的浪费，因此，缺乏档案重视的问题亟需解决。
2.4业务水平较差
对于档案的各项管理而言，应不断完善档案管理团队，使其具备一定专业性。然而一些医院实际开展各项工作的过程中，并没有较为完备的档案管理团队，甚至均属于部门转岗而来，因而就本质来说也就非专业了。他们一方面专业知识比较缺乏；另一方面未受到过培训，因此，容易认识程度不足，并且在一些具体的业务上，同样容易一知半解。
3怎样有效加强基层医院档案管理
3.1不断完善档案管理制度
在档案管理具体开展阶段，应改变分散模式这一方法，大力推崇集中模式。医院不同相关部门之间，需要进行较为有力的协调，在资源方面也应该进行有效的整合。就档案管理方面来说，还需要不断完善职能机构，并且充分肯定档案室的地位[3]。另外应根据档案工作具体情况，有机完善岗位责任制度，让各环节具体的工作，都能够充分实现有章可循。对各类档案文献，也应该力求予以集中式管理，档案管理的具体开展阶段，应力求实现综合性，当成一个独立整体，然后通过较为统一规范化标准，予以一定程度的系统整理。
3.2注重增加资金投入
基层医院应不断加大资金投入力度，并且应该及时引入现代化技术。就现阶段档案数量与种类方面，已经持续得到增加，因此，档案开发利用实际阶段，如果仅仅依靠人工进行管理，普遍难以实现迅速查找档案，往往就会具有一定困难。所以，应该通过计算机等较为先进的手段，这样才能有效开展档案整理，管理能够朝着现代化步伐前进。
3.3加强开发利用
应充分重视资源的开发，这样才能充分利于后续较为良好的利用，并能够充分避免重藏轻用的实际问题。作为档案管理人员，应力求能够通过多种渠道，深入到实际工作中去，并力求较为合理的开发利用资源。并且还应该秉承着较为积极乐观的态度，有效组织编研活动。在服务观念方面，也应该力求实现创新。另外在档案具体进行利用过程中，不可避免的就会出现反馈信息，应重视这方面的管控。
3.4不断提升档案人员水平
档案管理具体开展阶段，人员培养相对来说尤为重要，因此，应该不断提升管理人员水平。应注重加强培训规划，让档案管理方面人员，应该定期深入到实际中去进行参观，积极有效地进行有关的学习，并且彼此之间加强交流，并且应该利用继续教育手段，持续更新自我的知识，并且有效提升知识水平。
4结语
该文根据目前基层医院实际情况，就怎样落实档案管理陈述自己观点，旨在能够为同行所参考。就现阶段情况来看，很多医院仍然采用人工管理这样比较传统落后的手段，无法真正将管理工作落到实处。特别是当前网络化管理的普及，更要求人们应该及时有效创建有力平台，并不断完善管理方式，这样档案管理才会达到预期目的。总之，医院的档案管理工作并不是一项可有可无的工作，在思想上，医院应该首先提高重视程度，改变传统的管理方法，尽可能地采用先进的技术手段来加强档案管理工作，从而为医院的发展提供强有力的支撑。
作者:范莹 单位:吉林省白城中心医院人事科
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现代社会发展日新月异，税收档案工作也需要与时俱进，实现税收档案管理的有序发展，关键在于现代数字化技术的应用，能否辐射到税收档案管理之中，数字化技术是计算机、网络技术的整体化发展技术，这些技术可以实现税收档案管理工作效率的提升，可以进一步构建现代化的档案管理新次序，不断提高税收档案管理的服务能力。
二、税收档案数字化建设的必要性
首先，税收档案管理的工作效率进一步提升。计算机技术、网络技术在税收档案管理过程中应用之后，与原来的人员档案归档、整理等方式来说，电脑化的管理可以大大提高工作效率，实现管理人员工作量的大幅度降低，使得更多的税收档案管理人员从繁重的工作中解放出来。其次，税收档案整理的准确性进一步提升。税收档案管理具有严肃性，必要保证其客观、准确的记录，相关资料保存必须万无一失，数字化技术的应用之后，人员整理档案过程中的准确性将进一步提升。最后，实现税收档案资料保存的多元化。以前的档案管理工作在整理纸质档案的时候，相关资料保存相对比较单一，随着时间的推移，资料保存需要付出更多的精力和时间，同时在管理过程中需要进一步构建现代化的管理手段，将实现这些资料的有效保存，另外，一些其他形式资料可以进一步实现更好的保持效率，不断推进税收档案管理的多元化发展。
三、税收档案数字化建设的具体措施
1.管理人才数字化技术的培养。税收档案数字化管理主要就是解决的纸质档案管理过程中出现的标准不齐，内容不全，归档准确度不高等问题，实现数字化管理之后，税收档案的标准化、齐全性、准确性等大大提升，但是需要对相关人才进行有效提升。这些管理人员仅有高尚的道德、优良的职业准则是不能胜任具体税收档案管理工作的，从事税收档案管理工作需要有相对专业的技能。就管理人才的培养应该是一种系统化的管理，进一步提升他们日常化、指标化、数字化、累积化、导向化的管理。不同类型的档案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人员掌握相关的专业技能。现代化的数字化技术也是税收档案管理人员需必须掌握的专业知识，电脑、信息技术可以实现税收档案管理的高效性以及零误差，这样的管理可以使管理人员更加方便地管理档案。具体来说，针对不断优化的信息、计算机等技术，组织税收档案管理人员及时学习，不断更新他们的知识结构。多创造一些学习税收档案数字化技术，对应该学习了解的大数据、云存储等概念进行有效掌握运用。开展数字化技术学习的传帮带工作，让那些具有一定数字技术水平的人员帮助其他管理人员。2.构建税收档案管理网络安全屏障。税收档案管理需要对网络安全问题提高认识，因为很多税收档案信息都可能通过网络泄漏出去，这样的管理更多的需要管理部门进行系统化的网络安全措施应用，不断提升服务主机的安全性，全局性统一更新病毒库，同时严格遵守税收档案调阅的相关规章制度，更好的实现档案管理的有效开展。严格细化税收档案管理数字化在内部网络传递的级别，根据其信息的重要程度、核心程度设置不同的等级，这样可以保证一些核心税收档案管理信息不泄漏。同时需要进一步规范单位内外网的使用制度，不能将内外网进行互通使用。数字化的管理可以实现电子化的数据存储，虽然纸质的档案资料也保存，在查阅的时候，一般都选择电子化的查阅方式，这种方式更多方便、快捷，对于管理人员调取档案资料也相对简单。大大提高的工作效率，然而这种借阅、审批流程需要严格管理，保证每一次借阅的记录都可以查询到。提供更加优质的网络安全条件，这样的环境下，税收档案管理的网络化建设推进。3.强化税收档案数字化推进力度。税收档案的数字化发展需要进一步构建其相关纸质资料的电子化系统，稳步推进原始档案的整体化发展，组织相关技术人员对原始税收档案进行拍照、扫描。数字化的税收档案管理需要在企业中将相关事宜办结之后，及时进行扫描进入电脑，这种随时变化税务档案管理不再需要进行装订，只需要对其按照时间的先后顺序进行编号。一方面需要对原始资料的完整性进行有效保存，另一方面需要进一步加强这些资料电子化发展的推进，研究一套符合档案保存规律的措施和手段。具体的推进措施：第一，以“件”为单位确定税收档案管理的基本要求。可以将处理的一个业务环节所涉及到的所有资料作为一“件”。第二，将档案进行有效分类。根据档案管理的不同环节，将其进行有效分类，目前的主要种类有：税务登记、管理认定、纳税申报、税款征收、发票管理、会统核算、纳税评估、税务稽查。4.推进税收档案数字化发展的软硬件建设。现代的税收档案数字化管理扫描的清晰度相对就是比较高，企业法人的签字、相关部门的审核意见和公章相对都是比较清楚。在电脑上查阅这些税收档案，可以有效实现对档案的查阅，那些不全、申报的时候出现问题等，都是可以进行事前检查。税收档案数字化管理的这些优势需要通过其软硬件的完善实现。首先需要提高税收档案数字化基础设施建设的重视程度。不断强化部门领导对税收档案管理数字化工作的重视程度，这是现代税收档案数字化设施优化的基础和前提。其次，构建系统化的管理制度。管理制度是一项工作有效开展税收档案数字化发展的必要条件，例如调阅税收档案管理的具体规定可以降低档案的缺失率，使得更多的档案管理具有规范化、系统化。进一步构建税收档案数字化管理的具体流程，保密管理制度，信息查询和维护办法等。最后，进一步强化税收档案管理的设备更新，在条件允许的情况下，不断优化税收档案管理的硬件设施，实现档案设施的数字化，不断构建符合大数据时代特征的税收档案管理设备。目前税收档案整理工作基本电脑等硬件设施都已经配备齐全，大大提升了整理的工作效率。有时在网络信息化硬件推进的过程中需要进一步强化，不断提升网络速度，优化更加广阔的网络交流平台，有助于税收档案整理工作。这些硬件建设都是需要加大政府的财政支持，不断提高相关设备的政府采购力度，更好地满足税收档案管理的有序化发展。
四、结语
税收档案是政府对企业进行税务管理的有效依据，具有严肃性。同时随着企业数量的增加，税收档案管理工作成倍增加，数字化管理工作需要进一步加强人才培养，完善网络安全、有效推进工作力度、优化软硬件建设，从而避免出现人为档案管理误差，提升工作效率，进一步实现税收档案管理的质量。
参考文献：
[1]赵利民.科技档案数字化管理[A].煤矿自动化与信息化——第21届全国煤矿自动化与信息化学术会议暨第3届中国煤矿信息化与自动化高层论坛,2011,06:145-146.
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医疗保险的档案材料是一种信息资源，是记录医疗保险发展的一手材料，是对医保经办部门日常工作记录下来的真实内容。医保档案材料作为我国基本医疗保险的一项无形资产，在社会保障管理、人力资源管理等多领域发挥十分重要的作用。因此如何做好医保的档案管理成为各地医保经办机构的一项重要工作环节。本文主要从我国医保档案的共性特点和完善我国医保档案管理提出以下几点思考。
一、我国医疗保险档案的特点
在我国，由于历史的原因，医疗保险工作起步较晚，且医保各环节的管理制度和法规均有待完善，再加上我国医保参保范围广和医疗服务领域的特殊性，决定了我国医保档案管理具有以下几方面特点：
第一，医保档案管理的内容丰富、复杂。主要包括“医、保、患、药”四大块内容。“医”，指医保定点医疗机构，具体包括医保经办机构与医保定点医疗机构签订的服务协议、住院费用结算清单、报销凭证、门诊慢性病、特殊病种的认定资料、转外治疗的审批备案表，等等。“患”，即参保患者，包括以下一方面内容：参保者基本信息、医保基金账户转移和关系转接、参保个人账户每月划入金额明细单据等。“保”即医保经办部门、医保管理机构。业务范围：参保患者的档案管理、参保单位基本情况、单位医保基金征缴详细情况以及医保基金的支付档案，等等。“药”指定点零售药房，包含与医保经办机构签订的医保服务协议、医保定点药店资格认证资料、结算费用清单和凭据，等等。由此可见，我国医保事业档案管理涉及面广，内容丰富，且专业性强。
第二，我国医保档案管理涉及面广、工作内容丰富、类别多。目前，职工医保的包括内容主要是城镇机关、企业和事业单位、民办非企业、单位里的社会团体，等等。职工医保辐射范围广、人员类别多，包括在职和退休人员、个体、建国前参加工作人员、离休干部、二级以上伤残军人、企业下岗工人等特殊人群均包含在内，涵盖范围较广。
第三，医保档案管理具有较强的实用性。医保经办机构保存的参保者医保档案是其享受医保报销待遇的唯一依据和凭证，医保参保患者享受医保报销主要经过以下几个环节：首先要办理医保参保手续，按时交纳医保费用，然后到定点医疗机构就诊（包括门诊和住院），发生治疗和药品等方面的费用，最后医保结算，享受医保报销待遇。操作过程中还包括调整缴费比例、缴费基数以及诊疗项目的报销范围和报销标准等。以上所述工作环节均需要依据参保患者详细、完整的个人信息资料，同时依据本地区所执行的医保政策才能完成。所以医保档案管理必须要做好详尽、准确，关系到广大参保患者的切身利益。如果医保档案资料管理不当，资料残缺或者不准确，将会引起诸多矛盾、纠纷，降低参保人员的满意度。
二、完善我国医保档案管理的建议
第一，用科学的管理方法和管理工具，丰富医保档案管理的内涵，强化监管力度，构建全民医保档案管理体系，并充分发挥其价值功能。各地医保经办机构要将工作职责落实到档案管理的具体部门和管理业务人员，要按照“收集―整理―归档”程序，保证医保文档资料的完整性，避免出现丢失、缺页等情形，要确保医保业务档案的完整率。
第二，要建立真实、可靠、可查询的工作体系。医保事业具有很强的政策性和专业性，当前，医保经办机构的各级负责人和业务人员均需加强管理意识，要从根源上解决问题，真正从思想上认识到档案管理工作重要性，为确保医保工作的有效推进奠定基础，对我国医保事业的发展具有十分重要的意义。医保档案管理人员要熟悉和了解各项方针政策、法律法规，结合当前我国医保管理的现状和存在问题，把医保档案管理纳入档案事业建设中，为全方位发展我国医保档案工作奠定政策上的基础。
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2必然性：档案管理的终极追求与知识服务理念相契合
作为一种历史较为悠久的管理活动，档案管理的追求经历了一个与时俱进的变迁过程。通过开展档案编纂或研究，封建时期，以服务王权为取向，近代时期，以服务社会为目标。但无论如何，基于档案内容而“提供服务”这一本质似乎从未改变。在20世纪90年代，顺应新的时代需求，档案学提出了“后保管范式”，主张档案管理由载体保管向信息管理转变，“档案工作者由实体保管者向信息和知识的提供者转变”[5]。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”[6]，其目的和核心就是实现“知识服务”。这种追求体现了档案管理更加关注其信息资源价值，重视并强调应用档案显性知识提供知识服务的理念。这不也正是知识管理的核心价值观吗？值得注意的是，在实践层面，档案管理的知识服务理念也正在悄然兴起。如数字档案馆（室）的建设、电子文件中心建设。数字档案馆（室）的本质就是利用信息技术搭建起来的一站式档案知识服务平台，其以扩大开放、便于利用、最大限度挖掘档案价值、以多元手段服务用户为重要特征，经常采用的专题纪录片、专题展览、专题推送、在线参观、在线利用等服务形式，实质体现了知识服务的价值追求。又如，田湾核电档案的知识服务思路。田湾核电站是中国著名的三大核电基地之一，其将核电档案与设备、人员一起并列为公司工程建设和安全运营的三大支柱。田湾核电档案注重围绕档案承载核心资源、展现技术特色、控制工程质量、实现精细化管理进行全方位管理、开发、利用，注重应用信息技术和网络技术提高文档知识资源开发和深度利用，如建立了合理化建议库、技术专利库、科技论文库、项目案例库、经验总结库等各类型的直接服务于企业的知识库。通过实施ECM，成功建设了企业级内容中心和知识服务中心，致力于为公司管理创新、经营效益和可持续发展提供全方位的知识服务。可以说，田湾核电档案管理理念是一种实实在在的、紧密结合实际的、为企业带来巨大收益的知识服务典型。美国马里兰大学教授布鲁斯•W•德尔斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可谓一针见血：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]
3优越性：档案管理具有成熟的显性知识服务处理技术与流程
根据知识管理理论研究及其相关的主要实践活动，有学者将知识管理分为行为学派、技术学派，经济学派和战略学派四个主要流派，并进一步指出，行为学派主要侧重对隐含知识的学习、创造和灵活应用。技术学派主要侧重对显性知识的积累、传递和方便提供。经济学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、学习并最终完成价值发现。战略学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、转化并最终完成包括价值发现在内的各种战略目标。[8]显然，档案管理与上述技术学派非常相似。从具体处理技术来看，档案管理作为一种信息资源管理活动，在其悠久的历史发展中积累了丰富的经验，对知识管理中的显性知识处理技术有重要的参考和借鉴意义，如重视基于历史主义的来源原则、全宗思想、成熟的档案实体分类和档案内容分类技术、编码技术、检索技术等等。另外，档案管理注重“保存”的意识，也有利于知识的沉淀、积累以及后期的二次开发和利用。从具体处理流程来看，对比发现，知识管理（显性知识）的一般流程与档案管理的一般流程有较大的吻合度,阶段相似度非常明显。二者极其相似的环路闭合处理流程，并非巧合，而是基于共同的信息资源管理本质，基于共同的对知识（信息）的整合、创新和利用的管理目标。如上所述，知识管理的实施，必然涉及知识的产生/收集、加工、整理、存储、评价和利用等环节，这些具体的处理环节在档案管理领域已经发展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地处理信息，如何更准确地检索与利用信息，以及如何更长久地积累信息，档案管理的经验不可谓不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物质文化遗产保护工作、城市记忆工程、口述历史等，这些工作中最重要的一部分就是需要对历史中珍贵的隐性知识进行显性化，以实现永久流传。在此，档案表现出来的优势已经相当明显。而且，档案管理在知识（信息）流程化处理过程中表现出来的先天优势，可以让档案工作者在面对知识的任何时候想到的都是整个生命周期内的知识处理与创新，而不是局部的单个的知识单元。在大数据时代，面对海量的信息，这种整体相关思想对知识创新和利用更是至关重要的。
4艰巨性：知识服务要求先进的技术与高素质的人才队伍
档案管理与知识管理在管理理念、管理对象本质、管理技术、管理流程、管理目标等方面虽有很强的相似性，并在显性知识处理技术和流程化知识加工管理方法等方面为知识管理积累了可资借鉴的经验。但与此同时，由于二者产生的源流和时代背景差异巨大，知识管理仍然具有知识时代所赋予的诸多特色。就目前而言，档案管理真正走向知识管理还面临诸多挑战，其中最为鲜明最为重要的无疑是技术与人才两大因素。知识管理产生于信息技术飞速发展的信息时代，知识管理的实现建立于高度发达的计算机技术、数字技术、网络技术等的应用，并以其为重要特征，如元数据、数据库、文本挖掘、云计算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它们，从海量的信息中提取有价值知识，或主动提供多元化综合知识服务，常常是知识管理的重要手段。然而这些新技术在目前档案部门较少得到实际应用。事实上，目前档案领域的计算机应用水平令人担忧。仅以电子文件为例，档案管理领域的计算机应用尚不能保证其完整性、准确性、有效性。现实状况与理想需求之间差距不小。据2007年中国人民大学信息资源管理学院的调查，目前在文件形成机构的调查中，已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%，然而，只有2%的机构电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能[10]。且不说这些档案信息化系统五花八门、水平参差不齐，电子文件的凭证价值尚难保证，何谈知识服务呢？档案管理人员的素质也一直是档案管理水平的重要制约因素。目前我国档案职业的总体情况堪忧。与西方国家要求档案职业人员具有扎实的专业背景与丰富的实践经验相比，我国档案从业人员包含了大量的兼职人员，且无任何专业资格认证或准入制度，导致“档案从业人员的素质整体偏低，非专业化、非职业化现象普遍存在。大多数单位档案工作兼职人员大量存在，从业者整体素质不理想，文化水平较低；在部分单位，中专、高中以及以下文化水平的档案人员占有相当比例”。[11]这样的职业群体显然与提供知识服务的人才队伍要求相差甚远。
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1.2知识管理与档案管理的联系
1.2.1管理对象重叠
档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。
1.2.2管理目的相同
档案管理的最终目的是使所管理的对象即各类文件和档案能够更方便地被社会各界所使用，通过档案管理的相关工作和活动，为服务对象提供便利的档案查阅和使用服务。知识管理的最终目的是让知识的价值得到具体实现，提高服务对象的核心能力，从而实现知识服务的目标和作用。所以，知识管理和档案管理的管理目的都是为服务对象提供知识或者档案方面的服务，满足服务对象对知识和档案的使用需要，二者所不同的仅是服务范围。
1.2.3管理流程相似
当今我国的档案管理已经不再受传统档案管理八环节的程序限制，还融合了全程监理，前段管控以及文件档案一体化等多种管理方式和理念。而只是管理过程包括知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等一系列流程活动，同档案管理程序在很大程度上存在相似现象。都有对管理对象进行收集、甄别、整理、利用的程序和环节。
1.2.4管理手段相近
档案管理与知识管理所采取的管理方式和手段也具有相当程度的相近性。知识管理的管理手段多是使用现代化的信息技术实现对其管理对象予以智能化、网络化管理。而目前我国的档案管理也已经改变了以往以手工管理为主的状况和局面，在很多管理活动当中使用计算机进行辅助，融合了现代化信息技术，初步实现了档案管理与现代信息化技术的对接，档案管理的方式和手段如今更趋向于数字化、网络化管理。
1.3知识管理背景下企业档案管理模式的含义
基于知识管理背景的当今企业档案管理模式是对融合知识管理观念、方法，运用先进的信息化技术，以档案信息等资源管理为核心，逐渐实现为服务对象提供更具实用性、便利性和效率性的个性化服务的新型管理模式的探索。知识管理背景下企业档案管理模式虽然仍将文件以及档案等材料作为管理的主要对象，但是其服务方式却从被动转向为主动，从实体材料管理转向为对信息加工处理。企业档案管理在知识管理的背景下从某种意义上已经转化为以企业档案和相关信息资源为管理对象的知识管理模式。
2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用
知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合，可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端，还可以为知识管理实践活动提供基础和途径。
2.1改善当前企业档案管理模式的弊端
我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视，导致企业档案管理工作趋向边缘化，特别在某些信息化程度较高的企业当中，档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支，档案管理水平不断下降的境地。与此同时，信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现，传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求，合理使用现代化的先进管理技术和管理理念，科学进行资源的开发和利用，为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期，经历计算机为辅时期，到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段，但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作，无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及时调整工作方式和服务理念，为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础。
2.2改善当前知识管理工作当中的不足
我国多数企业的知识管理情况并不理想，存在观望情况居多，而付出实践较少的现象。另外，某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足，贯彻程度不够的现象，甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处，彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象，因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式，具有一定的认可度和使用基础，是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合，并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合，并实现双方共同进步的最终目标。
2.3实现知识管理和企业档案管理的共同发展
传统的企业档案管理更注重对于相关记录文档的保存和管理，而轻视了对于相关记录文档资料的利用。使企业档案管理偏离了价值的创造和开发目标，在相当范围内局限了自身价值的体现和发挥。知识管理则是将文档资料等全部形式的知识进行管理和利用，通过一系列整合处理过程，建立相对完整和独立的知识资源框架和系统。结合知识管理的企业档案管理具有更为开阔的活动空间，也对文档资料的开发和利用具有更为积极主动的推进作用。因此，知识管理可以有效扩展企业档案管理的工作范围，提高企业档案管理工作的作用和价值，提高档案管理部门与工作人员在企业当中的地位和作用。而与此相对的，档案管理明确地关注企业各项生产经营活动的过程和结果，有效地进行记录和保存，预防相关信息的消失，其对文档资料的整理和控制活动对于知识的积累和整合十分有利，也为知识管理提供了资源基础和实施途径，其对文件流通方面的效率优势也可有效促进知识的传递、交流和整理，对于知识的了解和认识也具有很大益处，档案管理对于重要文件和材料的原始保管和维护，在企业维护自身知识产权以及生产合作权益等方面具有重要作用。因此，企业的档案管理和知识管理之间有着千丝万缕的联系，二者相互贯通并相互促进，找到双方的准确结合契机，就可有效发挥两者的自身优势，发挥更大的作用，推动企业的良好发展。
3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
3.1更新现有企业档案管理的传统观念
知识管理背景下的企业档案管理与传统模式的企业档案管理的差别在于是否融合了知识管理理念和方式。因此转变对于企业内部档案管理工作的固有认知和观念是建立新型以知识管理为基础的档案管理模式的前提和关键，需要企业档案管理人员首先改变自己的管理观念，立足于企业发展，实现档案管理的高效转化。改变企业档案管理工作只重保存轻视利用的现象，转变档案管理工作关注点，将信息管理作为档案管理工作的重心，保证以知识管理为基础的企业档案管理模式得以实施。
3.2使用信息化手段完善企业档案管理模式
知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物，知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理，使之实现有序化、高效化管理，在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此，需要一套完整的软硬件配套设施，来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施，使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。
3.3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系
以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造，通过档案管理的原有结构和工作资源，实现对于企业档案管理效果的提升，使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式，在管理对象方面有了更为广泛的空间，在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接，实现企业档案管理的服务价值。
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一、企业档案信息化管理的含义内容及必要性
1.企业的档案信息化管理内涵
什么是企业的档案信息化管理？通过字面理解很容易清除的知道，就是俗话说的电子存档，就是把企业的档案按照一定的分类，存在计算机中。传统的档案管理，就是讲纸质的档案，按照一定的内容，进行分门别类，然后把那些纸张放在特定的地方的一种管理方式。传统的管理方法，第一，需要大量的人力物力，浪费纸张；第二，不便于人们对资料的查询，想要从那么多资料中找到想到的内容，不是一件容易的事情；第三，储存效果不好。由于是纸质的档案，因此容易受房间温度湿度的影响，纸张腐烂，导致档案消失。因此，在高新科技发达的今天，特别是对于像哈尔滨热力公司那样的供热企业来说，企业档案管理的信息化非常必要，因为供热公司需要存储的信息量较其他类型的公司更多更复杂。
2.企业档案的信息化管理具体如何进行
档案的信息化管理具体是如何进行管理的呢？具体分三个步骤，第一步，进行资料数据的录入。要想规范化管理，首先要将收集到的档案信息数据，利用扫描仪，或者网络其他软件，把这些数据录入到电脑中，为后面的工作做好准备工作，需要值得注意的是，录入的过程要把控好准确性，这是管理做关键的步骤。第二步，通过专门的软件，对录好的数据进行分类和编排，这一步，要注意工作流程的规范，不能随意让外部人员进行干预和改动。为确保录入档案与现实记录的一致性，一定还要注意电脑的自动化系统与档案管理系统是兼容的；最后，为保证管理系统的应用能够准确无误的进行，要试用查询功能。
3.企业档案信息化管理存在的必要性
一个企业档案对于企业来说，是一项无形的资产，因此要做到很好管理，就需要运用科学方法，利用高新科技。因为企业档案的存在形式有很多种，有文字说明，图表描述，声像呈现等，他们是企业重要的信息和动力源泉，也是企业领导做各项重要决策时利用的依据，虽然对企业来说，这是一项服务性的工作，但是他的重要性是不可低估的，对档案保管的好坏决定了一个企业生存与灭忙的关键，他们对于企业的兴衰成败有着不可预计的重要意义，因此。企业档案的信息化管理工作时非常重要的。
二、供热企业档案信息化管理的现状及现存的问题
某热力公司是哈尔滨一家大型供热企业，公司有1个调度中心，1个物业公司，4个供热分公司，3个热力站及其他4个直属独立的基层机构，有员工798人，为10多万居民，30过万人口供热，面对如此纷繁复杂的数据，若用传统的档案管理方法，那得需要多大的房子才能装的下如此多的档案，因此，像哈尔滨热力公司的供热企业都有一套完整的信息化档案管理方案。但是不是所有的方法都占有绝对的优势，其实这种管理办法也存在许多现实问题.
1.档案管理设备的陈旧及基础设施的不完善
随着时间的流逝，企业内部许多设备老化陈旧，包括地下网管，计算机设备，存放档案的库房等，又因为大部分的供热企业都存在巨额欠费问题，企业流动资金不足，导致新设备更新的配给不及时，许多档案管理人员还在运用运行速度慢，内存很小的电脑，给档案管理的数据录入工作带来的麻烦，另又因为有些供热企业的网络系统的建设还没完全，因此，档案的信息化管理受到以上两个问题的影响，需要有待改善。
2.档案管理人员职业素养较低
在中国，有个不成文的规定，许多企业都爱用老职工或即将退休的员工，进档案管理部门，觉得档案管理工作时一项很清闲的工作，许多供热企业也不例外。这样的举动就会使得档案管理人员普遍业务素质降低。据调查数据显示，大部门档案管理员工文化程度较低，会计算机操作的的人很少，又由于部门人数少，因此，一部分员工身兼数职，导致档案的录入和分类不能及时的完成，还有一个更重要的原因，档案管理部门人员经常受到调动，总是出现新手，又不能及时的完成培训，对业务流程不熟，以上种种原因导致企业档案的信息化管理受到极为严重的影响。
3.企业缺乏健全的管理体系和保护政策
档案信息化管理的前提条件时必须有一套健全的管理体系，必须明确出台管理工作的标准化方针，另外还需要有政策的保护，比如相关的法律文件，用来保障电子文件的安全存在，虽然现在企业还缺乏相应的规范制度，也还没有出现信息安全技术的保障法律法规，但是，这些都是企业保障安全运营的必要工具。
三、企业面对档案信息化管理出现问题应采取的相应措施
1.加快硬件软件等设备的更新换代
企业基本设施的不完善表现在两个方面，一个硬件设施的不足，二是软件设施的更新不够及时。面对设备的陈旧老化，企业应第一时间应更换各种机器设备，该修的修，该换的换，该更新的更新，面对某些企业网络建设不完善的软件设施问题，企业应及时修整网络布置，确保信息的流畅，网络设备的安全到位。
2.加强档案管理部门人员的培训及人才的培养
其实档案的信息化管理牵涉的技术能力很强，它不仅需要懂得计算机的人员，而且还需要素质高的人员，在精通计算机和网络知识的同时，还需要懂得科学化的管理档案。企业既然需要这种复合型人才，就需要对档案管理部门的员工加强专业知识的培训，同时还要注意努力培养专业的人才。
3.健全企业的档案信息化管理体系增强保护措施
企业领导要足够重视到档案管理信息化的重要性，然后出台相应的政策来确保信息化管理的安全性，制定完善的管理工作流程，建立相应的规章制度，保证档案管理工作能够顺利安全的进行，其次，要加强员工对信息化安全性的意识的培训，只有法律法规的保障，才是信息化档案管理安全性保障的后备力量。这是企业安全生产，长久发展的必要条件。
四、总结
档案的信息化管理建立在高新科技发展的基础之上，社会在进步，计算机应用的技艺能力在进步，因此，总的来说，企业档案的信息化管理是社会发展的必然趋势，是档案管理工作的一场改革。对于企业来说，这场改革有利于企业自身的发展，它提高了企业员工工作的效率，保障了企业档案管理的有效性，面对这种新方法的出现，企业要做好准备，不论是在思想上还是在行动上，积极努力充分利用高新科技手段，整合资源的最优化配置，为企业的发展带来坚固的保障。因此，企业只有做好信息化的档案管理，才能保障企业的安全发展。
参考文献
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医院档案是档案事业的重要组成部分，加强医院档案信息化资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设尤为重要。在当前迅猛发展的信息社会下，医院档案信息化和医院档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然要求。
一、医院档案信息管理的特征
医院档案信息管理是实现医院管理目标的重要手段。明确医院档案信息的特点，有助于医院管理者更加自觉、主动地做好医院信息管理工作。
（一）医院档案信息管理具有资源管理的特征。现代社会中，信息已成为无形的财富和重要资源。医院档案信息作为医院的重要资源，日益受到医院管理者的重视。作为医院档案信息管理系统中的管理者和被管理者都是具有一定体质、智力、知识和技能的人力资源。小生产状态下的医院管理是完全依靠医院管理者的反映、认识和记忆能力。但现代医院管理规模之庞大、内容之复杂、反应速度之快捷都大大超出了医院管理者自然能力所能驾驭的范围。建立并依靠医院档案信息系统开展医院档案信息管理，就成为弥补人力资源不足的重要手段。随着网络技术的发展、普及及应用，医院管理系统中的各部门实现了档案信息资源共享。所有医院管理者都努力地去准确获取信息和及时利用信息，把医院管理成功寄托在对信息的占有和使用上，正是看到了医院档案信息的资源价值所在。信息作为一种战略资源正经历着由信息事务性管理向信息资源性管理的转变。所以，医院档案信息管理也必然具有了资源管理的特征。
（二）医院档案信息管理具有质量管理的特征。医院档案信息普遍地存在于医院工作活动之中，并随时都在大量产生着新的信息。医院档案信息原本是沟通管理系统间各个环节和层次的桥梁和纽带，它的价值和意义就是体现在有效的沟通中。但医院的档案信息质量并不是自生自灭的自然流淌。所以，医院档案信息管理必然依赖于对信息的管理。对众多的医院信息给予去粗取精、去伪存真、合并归类的处理，才能成为医院管理所需要的高质量的医院信息，才能保证医院管理的决策正确。反之，也就不能保证医院管理的正常运行。所以医院档案信息管理具有质量管理的特征。
（三）医院档案信息管理具有自成体系的理论和技术的特征。随着档案信息管理作用的增强和技术的成熟，其独立的理论和技术系统性正逐渐形成。医院档案信息管理系统组建涉及到临床医学、医院管理学、卫生经济学、医学工程等方面的学科知识，形成独立的管理系统。而从事医院档案信息管理的人必须具有医学、计算机、管理学、统计学等相应的知识和技能，才能胜任此项工作。由此，医院档案信息就具有了自己的理论和技术特征。
二、医院档案信息的收集与管理方法
在实际工作中，由于种种原因，许多单位的档案人员忙于归档文件的整理和档案的日常提供利用工作，很少有足够的时间详细了解各业务部门的具体工作，这就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的过程中，经常出现业务部门给什么，档案部门收什么，收来的文件用处不大等问题十分突出。因此，为了提高收集工作的质量，档案部门应当加强与业务部门的沟通和联系，并指导有关人员做好文件的归档工作。
（一）严格按照本单位归档制度的有关规定惊醒接受。档案部门和业务部门要按照规定对应归档文件惊醒认真清点，在核实后无误后办理交接手续。
（二）建立相关制度，加强对零散文件的收集。一是将文件材料的形成纳入有关部门的岗位职责，确保文件完整地移交档案部门。二是对外出人员和开会人员，应按规定将带回的文件向档案部门移交。
三、医院档案信息的应用
档案部门对收集的档案需要进一步的基本的分类、排列和编目，它是文件档案工作的一个重要环节。只有把这一环节做好，才能发挥医院医院档案信息的应有用。
（一）全面完整地运行系统
医院档案信息化管理的内容相当丰富。对于系统中的各模块要有步骤、有计划地全面启动并全面理顺工作流程。特别要尽快转变到新的网络上来，这样才能优化工作流程，切实做到方便病人、方便临床的应用要求。
（二）合理利用档案信息资源
1. 为医院管理决策提供依据。决策是医院管理的基本职能，科学的决策必须以全面反映客观事物的信息资料为依据。因此，了解情况掌握信息是对医院决策者的起码要求，是正确决策的基本前提。医院管理者只有充分掌握各种必要的医院内部和外部的有关信息，才能使自己的思想符合实际并作出正确决策。对于医院管理者来说，所有复杂的信息不可能依赖人脑的记忆，而必须是要通过医院档案信息管理系统和其他渠道来提供。有了高质量的医院信息，才有助于医院管理者的科学决策。因此，医院档案信息管理时时刻刻都在为医院的正确决策提供着依据。
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一、中小银行档案管理系统知识化升级的必然性与可行性
（一）中小银行档案管理系统知识化升级的必然性分析
中小银行档案管理系统的知识化升级具有内部推力与外部拉力的双重动力。内部推力因档案管理系统对业务的支撑力不足而产生，分散于各业务部门的档案管理系统由于档案资源的封闭性，在开发利用上没有很好地开展横向协作交流，[1]仅仅发挥了档案保存的功能，没有为银行转向服务型组织提供有效支撑。外部拉力因知识管理系统对档案管理系统的比较优势产生。知识管理系统具有功能全面及互动性强等优点，可充分发掘档案资源的内在价值，而不仅仅是被动保存档案。
（二）中小银行档案管理系统知识化升级的可行性分析
1.档案与知识的内在联系是知识化升级的逻辑前提。一方面，档案具有知识属性，无论是实体档案还是电子档案均蕴含丰富知识；另一方面，知识具有多样性，档案是知识的重要子集，银行知识资源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知识管理系统。
2.档案管理与知识管理的内在联系是知识化升级的理论基础。档案管理正处于由“分布式”“实体化”向“集中式”“电子化”模式转变的阶段。“集中式”使各业务部门的档案有了横向交流的机会，“电子化”则为档案的知识挖掘提供了数据支撑，两者促使银行的档案管理模式开始转向“档案知识管理模式”。[2]档案知识管理不仅可以提升银行档案管理的知识化水平，还可以使银行逐渐形成简单的知识管理，从而在循环中不断提升银行的管理水平。
3.档案管理系统与知识管理系统的内在联系是知识化升级的技术依据。维娜?艾莉的知识“波粒二相性”理论认为知识既具有实体性，又具有过程性。传统的银行档案管理系统，侧重从实体视角管理知识，主要管理可编码化知识。但强调知识共享与创造的过程视角更加符合银行日益复杂化的业务需求，知识管理系统则为过程视角的产物。
二、中小银行档案管理系统知识化升级的基本原则
（一）坚持集成化的设计原则
银行的各项业务会产生不同类型的档案，档案管理、知识管理与业务流程管理具有密切联系，为使三者紧密结合，“档案知识管理”系统应与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。[3]
（二）坚持以业务为驱动，以流程为依托
流程导向模式（BRK模型）认为档案资源对业务流程存在全过程的支持，[4]而中小银行的档案管理系统又内嵌于各个业务流程中，因此知识化升级必须坚持以业务为驱动，以流程为依托。
（三）坚持以用户为中心，以需求为导向
档案管理系统的知识化升级必须坚持以用户为中心，做好需求分析，在集成档案管理系统的基础上，逐步增加知识共享、知识推送等模块，并坚持在后期运行中不断进行系统优化。
（四）坚持以编码化为主，人性化为辅
银行业务具有高度标准化和稳定性等特点，积累了大量易于编码的显性和隐性知识，因此以知识编码化为切入点，逐步推广人性化的知识管理理念是中小银行有效实施知识管理的蓝图。
（五）坚持自主集成为主，软件外包为辅
随着集成技术的日益成熟，软件的集成成本与难度不断降低。由于资金劣势，中小银行较为可行的方式是以坚持自主集成为主，在集成各类档案管理系统的基础上，逐步添加一些简单的知识管理功能模块，特别复杂的模块则可外包给专业软件公司。
（六）坚持开放性与安全性并重
银行档案具有高度机密性，所以系统必须建立严格的权限制度规范档案开放，但知识管理的有效实施依赖于知识共享，只有充分共享各类知识资源，知识管理才会成为有源之水，因此系统升级必须坚持开放性与安全性并重。
三、中小银行档案管理系统知识化升级的路线与关键技术
中小银行具有组织层级少、人员规模小、业务种类少等特点，所以现有档案管理系统基本能支撑其业务活动，高跨度或直接引进的升级模式并不适合中小银行，因此笔者提出了渐进式的升级路线，即首先运用集成技术对现有的档案管理系统进行无缝化连接，然后根据需求分析添加相应的知识管理模块，同时逐渐推广知识管理理念，并结合系统运行中出现的问题不断改进现有系统，最终建成高效益、多功能、人性化的知识管理系统。在升级过程中，技术选择至关重要，因此笔者根据知识化升级的实际要求，总结了档案管理系统知识化升级的关键技术。具体如下： （一）中间件技术。中间件技术是最成熟的集成技术之一，广泛应用于信息系统的集成领域。中间件介于应用系统和系统软件之间，可衔接网络上应用系统的各个部分，同时屏蔽了底层操作系统的复杂性，降低了程序设计的难度。[5]
（二）Web2.0相关技术。Web2.0相较于Web1.0的优势在于更加以人为本，体现了人人参与的互联网精神，这与知识管理的分享理念十分契合，Web2.0技术可极大提升组织的隐性知识管理水平。中小银行适合采用以下技术：
1.Blog技术。Blog是一种在网络上自由个人日志的网络交流方式，其他用户可以对相关日志进行评价，从而促进知识互动。
2.Wiki技术。Wiki是一种社会互动式编写形式，不同用户可以自由编写与完善相关类目，最终形成一个可不断更新的知识目录。
3.RSS技术。RSS可以聚合多样化的信息来源，并可自动过滤无用甚至有害信息，用户可通过RSS订阅自己感兴趣的知识。
（三）J2EE技术。J2EE是Sun公司为企业级应用推出的标准平台，它把各类不同的组件、服务架构及技术的层次包含其中，使得依循各种J2EE架构的不同平台之间存在良好的移植性、兼容性。
（四）PHP技术。PHP是由Java语言和C语言混合而成的语言，具有极强的兼容性与可扩展性，可以实现系统的跨平台操作，具有开放的源代码，易于系统的不断完善和升级。
四、中小银行档案管理系统知识化升级的具体策略
（一）普及知识管理理念
档案管理系统的知识化升级不仅是技术的升级，更是管理理念与方法的升级。因此在升级过程中，要不断宣传知识管理的理念与方法。
（二）盘点知识，评估现状
知识化升级的目的是帮助中小银行建立科学有效的知识管理体系，在系统升级之前，必须要对包含档案资源在内的知识资源进行盘点并评估组织的知识管理现状，以便有效支撑知识化升级的持续推进。
（三）统筹规划，协同推进
中小银行档案管理系统的知识化升级是需要各部门配合的系统工程，因此应建立相关领导小组负责知识化升级的统筹规划，并制定部门间的协调机制以推进知识化升级工作。
（四）突出重点，全面推进
中小银行应根据自身情况，坚持以档案管理为重点，形成良好的档案管理制度，实现组织知识的高度编码化，并以此为切入点，全面推进知识管理。
（五）增强系统柔性
档案管理系统的知识化升级是一项持续性工作，必须树立长远观念，在知识化升级过程中合理增强系统柔性，提高系统兼容性，为今后档案管理系统的持续升级打好基础。
（六）选择适合的升级技术
技术选择是知识化升级成功的重要因素，因此在选择技术时，不能仅考虑技术的先进性，还要充分结合成本、功能需求以及系统兼容性等因素，坚持以最优成本完成知识化升级。
五、档案管理系统知识化升级的发展趋势
档案管理系统的知识化升级与信息技术和档案理论的发展密切相关。一方面，由于档案管理正经历由实体管理向电子管理、知识管理的转变，所以未来的档案管理系统必将融合更多的知识管理功能；另一方面，随着大数据、云计算以及物联网等信息技术的深入发展，档案管理系统将不断融合最新的信息技术以提升其知识化水平，如可设计一种基于RFID技术的智能档案管理系统，实现对档案的自动化、智能化管理；[6]在大批量电子文件的鉴定方面则可引入大数据技术以实现文件鉴定的智能化操作；通过云存储技术实现档案资源的异地存储等。
注释及参考文献：
[1]张玉芬.银行档案管理的问题与对策[J].浙江金融，2007（7）：63.
[2]徐拥军.企业档案知识管理模式―基于双向视角的研究[J].档案学通讯，2007（5）：50-53.
[3]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62.
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档案管理是以档案信息资源为管理对象、以做好档案信息资源保存和利用服务为管理目的、以档案技术为载体的一项重要的管理性工作。档案管理是国家档案事业的重要基础和主要构成，档案管理工作的质量和效率决定了国家档案事业的发展与进步。进入信息时代，档案管理工作的内外部环境发生了巨大的变化，这对档案管理提出了更高要求，档案管理工作只有不断创新，才能适应当前的新形势：一是，信息内容的丰富化。随着人类社会的发展与进步，人们对客观世界的认识也在不断深入，档案信息资源的内容得到了极大的丰富，传统的档案管理模式已无法跟上时展的脚步，只有追求创新并最终实现创新，才能满足当前档案管理工作的新要求；二是，信息载体的信息化。信息技术是信息时代最重要、最先进的科技研究成果之一，也是推动包括档案管理在内的人类社会各个领域变革的强劲动力。充分利用信息技术，搭建档案管理的信息平台，是实现当前档案管理工作创新发展的技术优势；三是，信息服务的高效化。信息是信息时代最宝贵的资源，各个组织机构都迫切希望利用档案信息提高组织管理绩效，这也对档案管理的服务功能提出了更高要求。只有实现创新管理、提高服务水平，才能更好地满足不断提高的信息服务需求。
二、档案管理创新所面临的困境
谋求发展就要付出代价，实现改革就要应对阻力。正是因为当前档案管理工作存在着一些问题和不足，才更加迫切地需要实现创新改革。具体来说，档案管理创新需要面对以下几方面阻力：
1.档案管理创新意识不强
意识是行动的先导，这就要求，一方面，相对于行动，意识应当更加客观、成熟和完善。另一方面，意识应当先于行动。具体到档案管理领域，档案管理部门及有关人员应当具有创新档案管理工作的意识，并能够以此来引导档案管理创新的行动。但现实情况是，部分领导并没有充分认识到档案管理创新的重要性和迫切性，在档案管理创新进程中只能是被“推着走”的；还有相当一部分的档案管理工作者也只关注自身职责范围之内的具体工作，从未跳出藩篱从更全面更深入的角度来对这项工作进行思考，导致档案管理陷入“行动”带着“意识”前行的尴尬局面。
2.档案管理制度亟待完善
制度是档案管理具体工作的标准和原则。档案管理制度亟待完善，一方面，是当前各个档案管理部门大多都在沿用以往的档案管理制度，这些档案管理制度难以对新阶段、新形势下的档案管理工作产生积极的指导作用；另一方面，是原有的档案管理制度本身就存在一定的缺失，如，对档案管理责任界定不清、档案管理流程混乱，这样就有可能导致的档案管理不规范、缺乏计划性以及档案信息遗失等具体问题。
3.档案管理资金投入不足
当前，我国社会已经步入了发展的快车道，政治、经济、文化、教育事业均取得了长足进步，但因为我国仍处于并将长期处于社会主义发展初级阶段，建设资金仍严重不足，投入到档案管理方面的资金也相对有限，在购置信息技术设备和管理软件，改善档案管理的软硬件条件方面存在较大困难，阻碍了档案管理创新化发展的步伐。
三、档案管理创新的有效策略
当前不断变化的社会形势，使得档案管理创新发展已经成为一种必然选择。针对档案管理创新发展所面临的种种阻力，可以尝试采取以下策略加以改进：
1.创新管理意识
创新是民族进步的永恒动力。一方面，要强化档案管理部门领导的创新意识。使其清醒地认识到创新发展是档案管理不可逆转的必然趋势，力求在管理上采取有效策略和手段，推动整个档案管理工作的创新；另一方面，要引导档案管理部门员工准确认识到档案管理创新的重要性。促使档案工作人员要转变原有的工作方法和作风，为档案管理创新发展做出贡献。
2.创新管理技术
信息技术是档案管理创新的重要技术支持。要切实提高信息技术在档案管理中的应用，搭建档案管理信息化平台，在节省档案资料存放空间、降低档案管理成本、确保档案信息的完整性与时效性的同时，提高档案信息服务的效率，使档案信息能够创造出更大的社会效益和经济效益。
3.创新资金运用
资金是档案管理创新发展的血脉。一方面，要尽量争取发展资金。档案部门要强化服务意识和服务功能，提高档案部门的价值，力争得到上级领导部门更多的重视，为档案管理创新发展争取到更多的发展资金；另一方面，要高效利用现有资金。将有限的资金运用到最重要的环节上去，尽量做到“花小钱办大事”，有计划性地改善档案管理的现实条件。
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一、什么是“344”制度
“344”制度是笔者对档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”等制度的一种简单、概括的说法，是改善单位文档控制系统的突破口，是加强单位档案工作制度化建设的根本要求，更是文件、档案工作全程管理机制化建设的总抓手。下面，笔者对“344”制度进行更为详细的解读。
（一）对档案工作“三纳入”制度具体内容的解读。一是纳入单位各项工作计划；二是纳入单位领导工作议程；三是纳入单位规章制度、工作流程及有关人员岗位责任制。
单位（这里指各级各类单位，以下简称单位）档案工作要纳入全年总的工作计划和中长期规划之中，开展重大活动时档案工作要纳入工作方案之中，建设项目文件材料形成、积累与归档必须纳入制度或合同之中，目的是加强对文件、档案工作的超前控制、全程管理。纳入计划的档案工作事项通过考核来评介优劣并对档案部门和档案人员的工作进行严格的奖惩。这是第一个纳入。
第二个纳入是指纳入单位分管档案工作领导的议事日程。根据档案工作法律法规的有关要求，每个单位都有分管档案工作的领导，但分管领导不能是个摆设，要通过认真贯彻《档案法》《机关档案工作条例》《企业档案工作规范》《机关档案工作业务建设规范》和《科学技术档案管理条例》以及上级对档案工作的有关规定，熟悉档案工作，切实加强对本单位档案工作的领导。分管领导还要热心解决实际问题，更要关心档案人员的工作和生活。毋庸讳言，还有不少单位的领导有“分而不管”的现象，他既不去了解档案管理具体事务，也不想方设法为档案工作和档案人员解决实际问题。我们认为，在档案事业的发展上，既要靠法治又离不开人治，所以，档案工作做得好不好，领导重视是关键。档案部门或档案人员要学会（并善于）争取领导的重视，与领导有良好的工作沟通和互动，主动地订阅档案报刊、及时呈送本地档案简报，经常向分管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导；档案部门的重要会议、工作和活动，要争取分管领导参与，让分管领导能更加全面地了解档案工作的重要性，深刻认识自身的历史责任，更多地解决档案部门自身无法解决的问题，切实改善档案工作各方面环境与条件。
第三个纳入即纳入分管领导的岗位责任制、纳入办公室负责人的岗位责任制、纳入专兼职档案人员的岗位责任制之中，并最好与经济责任制挂钩。在年终考核时，办公部门负责人和档案人员组成考核组对单位各职能部门或下属单位档案工作进行考核或开展年检。当然，这种考核若能与经济责任制挂钩、认真实行奖优罚劣，那就会促进单位档案工作平稳、健康、可持续发展。此外，各级各类单位都制订了各项工作制度或工作流程，档案工作的有关细节有必要作为一项重要条款纳入工作制度或工作流程之中。
（二）对档案部门或人员“四参加”制度具体内容的解读。一是档案部门或人员参加单位会议或重要活动；二是参加科研课题审定会；三是参加基建项目验收会；四是参加设备开箱验收活动。
关于第一个参加，有人会说，档案员哪有这么大的权力？是的，某个局的局务会议、班子会议或某某公司的董事会、班子会议等好多会议，档案人员是不能参加的，但我们说档案工作归口办公部门管理，办公室主任（或行政部经理）参加了会议，同样能起到对文件、档案和档案工作的监督和指导作用。一般说来，单位办公部门负责人会参与单位重大活动、重要会议等，于是，办公部门负责人会将掌握的情况与档案人员沟通，档案人员在其领导下跟踪事情发展的全过程，这同样可以做到了解情况、全程关注、超前控制，履行好档案工作之职权。
其它三个参加，档案人员必须到场并行使职权，对文件材料完整、准确、系统进行把关、验收；科研档案工作者不仅限于参加课题审定会，他应当把科研工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研档案也应当实行四同步制度；生产性企业的档案部门和人员要参加新产品鉴定会。
单位引进或购置设备，开箱时，有关部门应当通知单位档案室及本部门兼职档案员参加设备随机资料验收，并准确填写开箱验收单，将收集到的开箱材料进行登记造册，及时向档案部门办理移交手续。开箱材料完成移交归档后，设备部门需要利用时，需向综合档案室办理借用手续。
（三）对档案工作“四同步”制度具体内容的解读。一是下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；二是检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；三是验收与鉴定项目文件材料同步；四是上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况同步。
“四同步”制度总的目的也是为了确保文件材料在每一个环节得到有效控制，防止文件、档案材料失控、断档或散失。因此，各单位在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，做到保证档案工作的及时性、真实性、完整性、准确性、保密性，确保档案工作的有序开展。
二、如何贯彻执行“344”制度
当前，社会、经济、科技、文化的迅猛发展为档案工作提供了更为广阔的拓展空间，也出现了更为复杂的生存环境。于是，档案管理法制化成为做好档案工作的重要保障。
要确保“344”制度的执行，第一件事是要把这些要求纳入单位关于档案工作的总章程，如在《某某单位档案管理规定（或办法）》的总则中列入“344”各项条款。第二件事是把文件、档案管理要求纳入合同管理。
（一）纳入有关项目档案要求的条款。在各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任；同时，为便于单位档案数字化建设，避免重复投入，合同乙方应向甲方在提交纸质文本的同时提交数字信息。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，明确了档案和档案管理的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的文件材料的归档问题发生扯皮现象。
（二）纳入有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10%左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和移交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化各部门的档案管理意识，通过合同签订环节控制文件和档案管理，避免合同文件材料归档时的扯皮现象，促进工程档案归档工作。说到这里，笔者认为，为了简化程序、强化合同管理，制定“项目”合同范本，单位签订的每一份合同，都有关于文件材料形成、积累和归档要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化文件、档案管理的目的。
（三）严把合同付款关。财务部门在修订合同付款程序时，把档案部门加入合同付款审核流程，明确在每一份合同执行完毕支付每一笔款项时，必须经过档案部门审核。档案部门经清点、验收合同文件资料完整归档后，签字确认，再进入下一个付款审批环节。这样，所有合同每次付款都经过档案部门，使得档案部门能够及时催交应归档文件资料，督促文件资料归档工作顺利进行。
第三件事是要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程。如，会计档案工作要纳入单位财务管理制度中，纳入财务工作计划，纳入财会人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财务工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财务档案工作。又如声像、电子档案工作必须纳入相关部门的管理制度中，与各项管理制度紧密结合，实行文件制作工作和建档工作同步管理，即文档制作人员接受任务与认可声像、电子材料的归档要求同步进行。总之，单位工作制度有很多、单位各项工作流程不一样，但要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程的做法是一样的，目的就是要确保文件、档案收集得齐全完整、准确系统、安全可靠。
第四件事是要建好台账，加强考核。档案人员要专门准备一个本子，专门记“344”制度是如何执行的。最好是在工作的每一个步骤之后或在每做完一件事情之后，就立即将已产生或形成的材料收集起来，做到及时取证，形成档案工作考核台账，保证有据可查，免得日久忘记遗漏。档案工作不到位，档案员有权行使否决权，可借助年终考核、项目验收、经济责任制兑现等手段确保档案工作担当起崇高而光荣的使命。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来。随着社会的不断进步、经济的不断发展，大多数单位档案的拥有量和利用率高速增长，因此，机关、企事业单位档案管理必须坚持高起点、高标准、高要求，突出规范化、科学化、标准化、信息化、现代化，不断提高单位各类档案质量和不断深化各类档案信息的有效开发和合理利用，切实提高工作效率，更好地服务经济和社会发展。
