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2 统计结果与分析
2.1 篇均引用及普赖斯指数（整体）。《管理》2343篇论文中被引总数660篇，引文总量5679次，平均被引率28.17%，篇均引用2次，低于王文统计的同期《通讯》和《研究》的篇均引用7.49与6.74次[1]。根据表1中的年度变化，除2010年外，整体上《管理》呈现稳健上升趋势。普赖斯指数（引用文献中5年内引文量与总引文量之比）是评价期刊新颖度的数量指标[2]，10年《管理》总引文量5679次，5年内引文量2619次，普赖斯指数平均值为46.12%，其中2005年达到64.05%，说明2005年引用文献的内容新颖度最高，《管理》作者在档案学领域新信息的吸收与使用，引文新颖度的提高方面仍是今后努力的方向。
表1 2004年～2013年载文被引及引文量情况
2.2 文献类型分布（整体）。《管理》的引文按照中文、译文、外文划分，统计出中文5332次，译文171次，外文176次，占比分别为94.3%、2.6%、3.1%，说明《管理》的主要参考来源也是中文参考文献。比较而言，《管理》译文外文5.7%的引用低于《通讯》《研究》12%与14%的引用量[3]。根据GB3469-83《文献类型与文献载体代码》规定，将无法归类和未说明的文献统一归为“Z”，并将中文参考文献单独统计。表2可见，中文与整体，其J、M、OL的比例和均超过了92%，其他类型差别不大，这与《通讯》《研究》的比例相当。在中文中，期刊文章和专著占比85.18%，明显主导着参考文献的比例。此外，网络文献OL占比8%左右，明显高于除J和M外的其他类型，说明网络在文献引用中的作用逐渐显现。
表2 文献类型分布
2.3 期刊文章（中文）。期刊被引3468次，涉及463本期刊，为便于与王文比较，排名前15见表3，排名前10高被引论文见表4。从统计数据可知，一是《管理》对排名前15的期刊引用2452次，占比70.7%，集中性强，其中对《通讯》《研究》《中国档案》的引用占比30.7%，虽略低于《通讯》《研究》的35.91%和36.53%[4]，但仍占引用总量的三分之一。二是在463本期刊引用中，仅引用1次的有283本，占比61.12%，低于《通讯》《研究》的64.48%和63.97%[5]；引用9次以上的有35本，仅占7.6%，略高于《通讯》《研究》的5.72%和5.65%[6]，分散性大。三是《管理》自引率13.75%，介于《通讯》的20.96%和《研究》的11.29%之间[7]，同时，排名前10高被引期刊论文有7篇来自《管理》，自引率高。四是《管理》对《通讯》《研究》的引用高达13.52%和8.13%，但《通讯》《研究》对《管理》的引用仅为3.16%和3.03%[8]，互引率不对等。五是《管理》排名前15的高被引期刊均为档案学专业期刊，且与《通讯》《研究》有12本期刊相同，学科独立性强。
表3 高被引期刊分布（前15）[9]
表4 高被引期刊论文（前10）
2.4 图书（中文）。中文图书被引1074次，涵盖492本图书，其中仅被引1次的图书有343本，占69.72%，高于王文图书被引1次的66.11%[10]。其中，冯惠玲、周雪恒、吴宝康、何嘉荪、陈兆?、邓绍兴等6人7本专著位列《管理》《通讯》《研究》高被引专业书籍的前10，说明此6人的书籍在档案学领域影响力很大；非专业书籍排名前10的无一相同。详见表5。
表5 高被引图书（前10）
2.5 学位论文、报纸、报告等其他类型文献（中文）。学位论文、报纸、会议集、标准等在参考文献中有372次，占6.98%，详见表2。（1）学位论文。涵盖30所高校，仅被引1次的有18所（60%），高于王文25所（43.1%）高校被引1次的数据；被引5次以上的集中在苏州大学（18），黑龙江大学（7），安徽大学（6），中北大学（5），其中苏州大学与安徽大学在王文统计中亦位列前六[11]。（2）报纸。涉及24份报纸，其中，中国档案报（19）、中国青年报（9）、光明日报（8）、人民日报（8）排名前四，仅被引1次的报纸有15份，占62.5%，与王文61.22%相差无几[12]。（3）会议论文集。54次被引涉及35个会议，其中17个涉及历届档案工作年会，9个属于档案工作文集、文选，9个无法核实到具体会议；被引频次最高的是“曾三档案工作文集”，其次为2010年全国档案工作者年会。（4）标准。排名前2的是GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》与GB/T20988-2007《信息安全技术――信息系统灾难恢复规范》。其他类型数据甚少，不再赘述。
2.6 网络文献（整体）。《管理》网络文献引文有507篇，占8.93%，篇均数不到0.4，低于《通讯》《研究》的23.34%、24.48%[13]，虽所占比例很小，但整体数量上在逐年增加。按照丁敬达的档案学期刊网络引文类型分类[14]，《管理》10年间网络引文以静态类网页（244）为主，占48.13%，其他网站类（164）占32.35%，动态类网络（99）最少，占19.52%；整体可访率为41.8%，而动态类网络可访率最低仅为21.21%，说明动态类网络稳定性和持久性较差，作者在引用时要更加审慎[15]。从网络引文域名来看，《管理》引文集中分布在.com（168）、.gov（139）、.org（34）、.edu（32）、.net（31）中，占79.68%，与丁敬达统计的2002年～2011年《通讯》《研究》的数据一致[16]。
2.7 译文、外文文献（整体）。在171次引用中，图书引用 121次，涵盖50本，只被引1次的有36本，最高被引的为谢伦伯格的《现代档案：原则与技术》，高达52次；期刊35篇，仅被引1次的有13篇，高被引前3的均为（加）特里?库克
表6 网络文献引用年度变化表
的文章，即：“铭记未来――档案在建构集体记忆中的作用”“档案学与后现代主义：旧意新解”“电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命”，与王文统计一致。
表7 译文类型分布
外文被引共176次，表8可见。整体上外文引用呈上升态势，平均篇引用为0.07次，低于《通讯》《研究》的最低值0.1[17]。引用主要集中在网络文献（88）和期刊（43）上，说明作者对外文的获取主要依靠网络渠道。其中，43次期刊被引中涉及27本期刊，高被引外文期刊与王文统计相同的有《Archival Science》《The American Archivist》《Government Information Quarterly》[18]。
表8 外文引用年度变化表
3 结论与探讨
3.1 加强参考文献著录规范性。参考文献作为一种引证凭据和对他人成果尊重的表达，其著录规范性可在一定程度上反映作者的学术研究水平。5679次引用中存在“四缺”，即：缺作者（561次）、缺标题（178次）、缺来源（124次）、缺时间（250次）；“五错”，即：作者名字错，如“刘东斌”标成“刘斌东”，类型错，如“N”标成“J”，文献标志码与期刊位置放错，出版时间标错，刊名写错；“两不规范”，即：多名作者间的标注符号用“、”“，”不一，文献标志码“M”“C”“G”混用。
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2.专业法规。我国缺乏明确专指的档案文献遗产保护法律法规，与之相关的法律包含在现有的《中国人民共和国档案法》中。虽然国家档案局和各地方档案局也了一些档案文献遗产的保护管理办法或条例，但是这对于全国不同地域的档案文献遗产的全方位保护来说还远远不够。在当今建设民主政治、法制社会的时代，法律法规的欠缺，会给档案文献遗产保护造成法律上的空缺或空泛，缺少执法的依据。各地区档案馆应根据国家档案法和相关遗产保护法等上位法健全和完善档案文献遗产保护的系统管理规章，对所有档案文献遗产的界定、分类、分级、保护措施、经费来源和利用原则、保护人员资格、责任、应急措施、抢救办法等等制订具体的标准或做出明确规定，把濒危档案文献遗产保护和抢救工作结合实际进一步细化，为濒危档案文献遗产的保护提供强有力的组织保障， 做对它的保护法制化，使之真正纳入法制轨道。
3.保护政策与标准化。在政策导向上，国家和地方政府应适当考虑向档案文献遗产保护领域倾斜，鼓励科技工作者积极参与濒危档案文献遗产保护科技研究和实践。同时，加强标准化建设，促进濒危档案文献遗产保护的科学化、规范化管理。研究濒危档案文献遗产保护标准体系的总体构成，研究各标准项目的适用范围、主要内容及与相关标准的科学关系，将先进的共用关键保护技术和普遍认可的保护材料转化为技术标准；重点开展濒危档案文献遗产保存环境标准、档案馆功能设施标准等通用标准研究；进行不同类型濒危档案文献遗产抢救与保护规范以及技术标准研究，推进濒危档案文献遗产保护技术的发展及成果推广，推进濒危档案文献遗产保护标准体制、管理体制、运行机制的调整与完善。
二、 管理的微观层面
加强对濒危档案文献遗产的管理，根据档案馆自身特点对其实施特殊的管理方法，可以从一定程度上有效地提高濒危档案文献遗产保护效率，达到预防性保护效果。
1.为信息濒危的档案文献遗产提供特殊保管形式。通过提供特殊的保管形式，使得濒危档案文献遗产对诸多影响因素具备更强的抵御能力，延缓其老化的速度，预防损坏的发生。而特殊保管形式的提供可依靠微气候法实现。“微气候法是指为价值重要、较为珍贵的文化遗产营造一个小环境，通过加强对其周围微气候的控制，达到重点预防的目的。”2001 年由国家档案局召开的全国档案局馆长工作会议提出：“各级国家档案馆，尤其是副省级市以上档案馆可以尝试建立‘档案特藏室’，将特别珍贵、重要档案集中保管，采用先进的设施、设备，对重点档案实施特殊保管和提供利用。”档案特藏室的建立是加强全国重点档案抢救工作，改善重点档案保管条件，保护我国档案文献遗产的重要举措。档案特藏室的建立和微气候法的理念正好契合，即对最珍贵、急需保护的档案文献遗产提供特殊的管理方式和更加严格的环境控制，减缓其损坏的速度。建立特藏室的心问题是如何选择特藏档案，而正如第二章中论述的大多数信息濒危的档案文献遗产均较为珍贵，具有较好的文化和研究价值，因此，可将信息濒危档案文献遗产放入特藏室中进行保护。
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1.档案行政指导的积极性可弥补私人档案管理中的法律缺憾随着所有制的多元化,《档案法》也以法律条文的形式将档案所有权的多元化确定下来。部分私人档案作为法定档案的一个部分,其管理在档案法规中也有所规定。但是相对于复杂的且处于动态形成与流转的私人档案现状而言,相关法规仍有待建设,诸如私人档案的法定含义及法律责任、相关的制度建设与权益保护等问题。但是法律法规的制定是个严肃慎重的过程,其完善也有待时日,在法学界就有“立法文件永远落后于社会生活”一说。而在私人档案管理中存在法律空白和法律低效地带的情况下,档案行政指导体现了积极行政的精神,可以及时灵活地予以调整,弥补法律手段的不足。此外,它也可使档案行政管理部门在私人档案管理的实际操作过程中发现问题,探索经验,从而为法规的制定与完善提供有益的实践依据。
2.档案行政指导的非强制性体现了私人档案管理中的权益保障档案行政指导多采用如示范、引导、敦促、建议等柔性的非强制性形式,行政相对人有自主抉择的权力。有时虽然已有可以做出行政命令行为的情况如强制代管等,可先以档案行政指导的方式进行调整,如予以告诫等,这比刻板地径行采用强制性措施的效果可能会更好。这样也有利于私人档案所有者的权益保护,从而排除抵触情绪,消除摩擦和冲突,取得私人和私人组织的自觉合作。而且很多私人档案所有者缺乏相应的档案管理知识与保管条件,也需要一定的指导。基于此,甚至可以发展一种增进双方沟通与合作的良好行政关系,这对于双方都有积极的意义。特别是行政领域也逐渐关注人文精神,开始从命令到服务行政观念的转变。档案行政指导以其民主性、柔和性较大程度地代表了服务与合作、信任与沟通这一行政领域新的人文精神,这点对于强化人本管理的私人档案管理也有着重要意义,从而真正实现对人的尊重与激励。
3.档案行政指导的灵活性符合私人档案管理中的效能原则档案行政指导有多种方法,如会议与文献指导、咨询与示范指导、集中与个别指导等,还有各种方式如通知、建议、劝告、鼓励等,操作程序简便,能及时灵活处置相关档案事务,不直接产生法律后果,可以避免因行政责任而引起的法律纠纷与行政诉讼,实现了行政成本的节省。而且私人档案管理涉及因素复杂,管理难度大,行政指导的灵活性优势在这方面显露无遗,从而实现有效灵活的调控,将微观管理引到一个健康有序的发展轨道上来,这在某种意义上也就达到了私人档案宏观管理的目的,实现了行政效率的提高。
二、档案行政指导在私人档案管理中的具体运用
从上述档案行政指导对私人档案管理的意义可以看出,它在私人档案管理中是大有可为之地的。它从作用上又可以分为规制性指导、授益性指导和调整性指导三类。规制性指导是指为了维护和增进公共利益,对违反档案法规的行为加以规范和制约的指导。授益性指导是指以帮助和促进相对人自身利益和档案工作的发展而进行的指导。调整性指导是调整相互对立的当事人之间利益关系的指导。这三类指导形式在私人档案管理的不同方面有各自侧重和结合的地方。它们在私人档案管理中的运用具体体现在以下几方面:
1.对私人档案微观管理的指导这包括对私人档案的形成、整理、保管、流转等各方面。在形成方面,应有意识地引导、劝告、说服一些私人或私人组织加强对所形成档案的重视,其中尤其要克服私人或私人组织中存在的短期行为,以免造成有价值档案的流失;在整理方面,应针对私人档案形式多样、不规范现象突出的情况进行建议、引导与示范,可制发相关规范和标准以供参考;在保管方面,可借鉴国外经验开展建议帮助制度,向私人档案所有者包括私人、私人组织提出技术或经济上的意见、建议和帮助,如澳大利亚就规定公共档案馆长可以以书面通知的形式对他认为必须保存的档案提出安全保管的意见。此外,由于私人档案意识的增强,我国私人档案馆有增多的趋势,对私人档案馆的指导也应成为档案行政管理部门的一个工作方面。如芬兰、意大利就以法律的形式做出以下规定“根据私人档案馆向研究界的开放情况,由国家提供财政帮助用以保护这些私人档案。”①;在流转方面,可通过建议、劝告、协商、鼓励、表彰等方式确认相关的权利与义务,消除私人档案所有者的顾虑,促使其向国家档案馆捐赠、寄存、代管、出售私人档案,并通过规劝、告诫、劝阻等方式避免私人档案的非法买卖与流动。
2.对私人档案申报登记的指导私人档案管理中应考虑逐步建立档案的申报登记制度,这可以确保法定档案的完整与安全,这也是对其保管、流转等方面进行针对性监控的重要条件。国外诸多国家包括发达国家与发展中国家,如法国、意大利、斯里兰卡、黎巴嫩等都规定了私人档案的申报登记制度。我国目前已有一些地方将属于非国家所有的“对国家和社会有保存价值的”档案,也即部分私人档案列入了档案行政管理部门的监管范围,要求依法予以登记。如《上海市档案条例》就有相关规定,它通过有关部门提供信息,通知保管属于重点收集和保管的档案的法人、其他组织或者个人,自接到通知之日起六十日内向档案行政管理部门登记,档案行政管理部门接受登记后,应当将登记认定情况通知相关的档案馆和档案保管者。在这一过程中尤其要充分利用行政指导的劝告、建议、鼓励、告诫等方式引导所有者依法登记,在登记前及时将登记手续通知档案所有者,并可考虑对经过登记的档案,国家可提供相关的代管、咨询等服务,确保相关权益,从而以一定的利益诱导来激励所有者对这一制度的切实执行。
3.对档案馆接受寄存、捐赠、出售私人档案的指导《档案法》赋予了国家档案馆在私人档案流向中的优势地位,因而对档案馆的档案行政指导成为私人档案管理中不可或缺的一环。具体可在两方面发挥作用:一是可对档案馆接受寄存、捐赠、征集、购买、复制、利用私人档案等方面的档案事务,进行政策法规、方式方法的指导;二是可以发挥档案行政指导的协调规范作用,就当事双方的利益问题进行协商,诸如私人档案价值的判定及所有者的各种权益保护包括所有权、利用权、隐私权、知识产权等。这也可以应用到对档案中介机构相关业务的指导方面,如私人档案的寄存、代管等。
4.对下级档案行政管理部门进行私人档案管理时的指导档案行政管理部门实行的是分级管理,上级档案行政部门对下级档案行政部门开展关于私人档案的管理活动时,也需要进行必要的指导。这主要是对涉及私人档案管理的各项职能工作的指导,如对下级档案行政部门和人员在私人档案的组织协调、调查研究、监督和指导等方面进行指导,明确指导、监督的对象、依据与方法,以确保相关的档案行政行为符合法治原则。此外,还可通过总结经验、进行培训、召开会议、典型示范等方式,提高档案行政人员在私人档案这一涉及私人利益众多的复杂管理领域的业务能力。
三、在私人档案管理中实施档案行政指导应注意的问题
档案行政指导尽管在私人档案管理中具有应用面广,运用及时灵活等优势,但作为一种行政权力同样是不能滥用的,必须遵循一定的原则和要求,以确保其实施的有效性。也惟其如此,档案行政指导才能发挥其真正的作用和意义。具体需要注意以下几方面问题:
1.要完善档案行政指导相关制度目前主要应考虑完善三方面制度:一是档案行政信息、告示制度。这方面可考虑将档案行政指导所依据的政策法规公开化,强化信息服务功能,并将指导的相关程序、内容、规范、标准等科学化、条文化,这也可实现相对人的监督。如2000年成都市档案局就与市工商局联合印发了《成都市私营(民营)企业档案管理暂行办法》,内容涵盖了相关管理体制与职责、文件材料的归档与要求、档案的管理与开发利用等方面。此外,还可考虑在召开档案工作相关会议时邀请私人和私人组织参加,这也更符合民主自愿原则。二是档案行政协调制度,通过与其他部门的配合来增强指导力度。如安徽省芜湖市就建立了市非国有企业档案工作联席会议制度,成员由工商局、工商联和档案局组成。三是行政奖励制度。档案行政指导本身就要求有一定的利益诱导机制为前提。在私人档案管理过程中,也要充分利用奖励表彰(包括精神上和物质上的双重奖励)对人的激励作用。《档案法》及实施办法就将向国家档案馆捐赠重要或珍贵档案作为一种奖励条件。此外,还可以通过对私人档案工作进行如目标考评、职称评定等来调动相对人的积极性。
2.档案行政指导要有针对性,注重指导实效这是形成私人档案管理工作良性互动局面的保证。而且用指导的实例作为示范,更容易收到指导实效。主要有两方面要求:一是在指导对象的选择方面,要求建立在充分的调查研究之上,有的放矢地进行,具体可考虑实行分类指导和重点指导。二是在指导方式方法的选择方面。管理不仅是一门科学也是一门艺术,行政指导也是如此。由于私人档案牵涉更多的是私人利益,而私人利益很多时候并不是主动与公共利益相一致的,实施中更要讲求方式方法,而档案行政指导本身灵活的方式方法也提供了多种选择。超级秘书网
3.将行政指导与档案执法监督结合起来运用由于两者的实施主体相同,都是档案行政管理部门,可谓是“政出一门”,而且实际工作中很多时候也是配合进行的。因而两者的结合运用不仅是可行的,也是必要的。通过档案行政指导可发现私人档案中存在的与档案法规相违背的问题,并先以行政指导的非强制性方式加以调整,再执行刚性的执法监督检查,共同达到行政目标。同时也可以通过行政执法监督发现实际中需要档案行政指导行为介入的各个方面,从而推动档案行政指导的进行,此外,在这一过程中还可以实现对档案行政指导的监督,防止将档案行政指导异化为行政命令、行政处罚的情形。而这与强调国家对私人档案适度干预的原则也是一致的。
4.注意行政成本效益原则相当长一段时间以来,在档案工作实施达标升级的过程中,档案行政部门对有关单位进行指导时,过于具体以至陷入琐碎的事务中,影响了宏观管理的进行。这对开展私人档案管理中的档案行政指导时也应当引以为戒,应逐渐弱化微观管理,强化宏观管理。要改革档案行政指导模式,适当将事务性指导如私人档案微观管理中整理、鉴定、保管等方面的技术性事务外包给社会,交给档案中介组织来做,从而实现行政效率的提高与行政成本的降低,而这也更符合政府“小机构、大社会”的行政改革方向。
参考文献:
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作者简介：夏忠球(1964－)，男，江苏太仓人，苏州健雄职业技术学院工程师，研究方向为网络安全、软件技术、数据库技术及应用。
随着电子政务的迅速发展，电子文档成为政府部门和企事业单位体现数据流的主要表现形式，其流程中的浏览、复制、修改、打印过程中，存在着极大安全隐患。目前国内对于电子文件风险管理研究正在深入，经过，对于电子文件的风险类型和风险识别的研究，最早是在《电子文件物理归档完整性风险检测研究》一文中提出。目前，国内对于信息化平台中电子文件风险管理研究停留在比较初级阶段，在《识别电子政务系统中的文件风险》一文中，分析了电子文件管理平台的特点及各阶段存在的基本风险。根据安全调查机构的数据显示，有超过85%的信息泄密来自于企业内部，追溯源头发现，电子信息的明文存储和无控流转是泄密事件频发的根本。档案管理人员的风险意识薄弱，对电子文件的完整性、可读性、可鉴别性等概念认识不足。电子文档安全管理中具体的保护实施，是广大档案管理工作者亟待研究的课题。。
一、电子档案文件保护的特点
电子文档的使用频率已经超过了纸质文档，给日常办公带来了极大方便。电子文档是由文件内容信息和保存描述信息的元数据二者共同构成，以计算机硬盘、光盘、U盘等物理存储介质为载体的文字、图片、音视频材料。电子文档资料可以通过网络传输，通过计算机系统存取。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子扫描版、记录活动的影音文件等。但与纸质印刷品文档相比较，电子文档具有更易复制、更易修改、更易删除和损坏的特点。电子档案文件具备三个特征：(1)电子文档真实一致性，是指电子文件的内容、结构和背景信息与电子文件形成时的原始状况一致，没有被非法篡改；(2)电子文档完整性，是指文件的结构、内容、数据等无缺损，可以正常打开阅读使用；(3)电子文档有效性，是指电子文件具备法律法规的保障，应用电子签名与数字证书，嵌入国家认证的数字证书中心颁发的证书，实现文件和载体的完好。根据电子档案的特征，应从三个方面加强对应的文件保护措施：(1)从电子文件产生、运行、消亡的整个生命周期，加强电子文件运行环境的保护；(2)从电子文件的载体角度，加强对计算机硬盘、网盘等电子文件的存储介质的保护；(3)从电子文件信息内容的保护出发，加强电子文件信息数据内容的可获得和可读取性保护。
二、电子档案文件管理中的安全风险
当前，电子档案文件在数据的访问控制和存储管理等方面存在诸多问题，其安全风险问题越来越受到重视。
(一)电子档案在网络传输中的安全风险
电子档案的在线利用是通过网络开展，在提供便捷利用的同时，也存在各种安全风险。目前网络上用户管理权限漏洞导致存在许多不可预测的安全风险，网络数据被盗取等诸多安全事件越来越多。
(二)电子档案文件在访问控制中的安全风险
在电子档案利用权限方面，给用户授予的权限过大，导致权限划分不清、越权行为的发生。失去对电子档案的监护控制行为，产生诸如电子档案文件的二次传播问题、非法删除和篡改问题，严重的会导致电子档案的丢失。
(三)电子档案文件在信息存储中的安全风险
电子档案在档案管理信息系统中的存储格式一般以常见的Office办公文档格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此类可编辑格式的电子档案如果未经过严格的加密防范措施，在信息存储和利用过程中就可能存在被篡改的风险。
三、电子档案文件的安全存储管理
(一)电子档案文件的归档要求
实施电子文件登记检验制度，把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集。电子文件拷贝至耐久性的介质载体上，最好一式3份，一份封存保管，一份异地保存，一份供查阅使用。
(二)电子档案文件的安全存储
在电子文件的媒介存储方面，应采用带有备份功能的文件存储服务器、磁带、光盘等。存储电子文件的存储介质及包装盒上要贴上包含编号、保密级别、名称、软硬件环境、保管期限等描述性标签，以方便日常的安全管理。电子档案文件的存储安全管理具体要求。
四、电子档案文件安全管理防范措施
(一)使用档案信息管理系统对电子文件进行安全归档
严格按照我国指定的《信息系统安全等级保护基本要求》、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(国标GB/ti18894－2002)等法规，规范用户角色分配、介质存储管理和文件访问控制等手段对电子文件进行过程控制。在政府机构、企事业单位的档案信息管理系统中，设计系统管理员、安全管理员、安全审计员三种角色，符合三员权限及职责的有效分离，实现三方管理的相互制约机制及监督机制。其归档流程，按照以下步骤：使用用户名登录档案管理系统—在线录入文件归档表—按照目录进行归档分类提交保存—档案部门在线审核办理档案移交手续完成归档。
(二)电子档案文件的加密及跟踪保护
对电子文档提供数字标密，并生成电子标签功能。电子文档拥有者可在电子文档生成时，进行实施审批手续制定秘密等级。标密后的电子文档可识别电子文件的创建者、创建时间、秘密等级等信息，能够记录文件的复制、打印和删除等行为，实现动态跟踪保护。在设置文件的授权访问控制方面，可以按照用户和文件两个维度，建立二维矩阵式的内部权限控制体系，提供文件的标准授权、文件的定向授权和文件的向上授权这三种授权方式，给予用户相应的权限。
(三)电子档案文件的安全传递及文件恢复管理
在电子文档的两个关键阶段：文件定密阶段和文件外发阶段，引入流程审批管理手续，实现对电子文档使用过程行为的全程追踪管理。电子档案传递过程中，引入数字指纹技术和数字水印技术实现的安全传递管理。在数字指纹和水印中通过嵌入的是信息拥有者的信息和传递流向的相关信息，实现跟踪监控，能够防范解密后的电子文档被不明身份的用户非法篡改。另外，不同城市之间的异地存储技术目前正应用于电子文档的保护中，当发生档案数据丢失时，可以使用备份文件完成数据恢复，保障档案文件的安全。
五、结束语
总之，电子文档的安全环境是信息安全范畴的薄弱环节，是防范的重点。在电子档案文件的形成、积累、鉴定、归档及保管方面，需要从管理人员的安全意识、数字指纹物理技术等有效的物理安全防范措施，确保电子档案文件的真实性、完整性、有效性。
参考文献：
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作为一项实际要求较高的实践性工作，地下管线档案管理问题的特殊性不言而喻。该项课题的研究，将会更好地提升对地下管线档案管理问题的分析与掌控力度，从而通过合理化的措施与途径，进一步优化该项工作的最终整体效果。
二、地下管线档案管理现状及存在问题分析
（一）建设单位对地下管线档案重视程度不够。建设单位对地下的管线建设重视程度不够：一是不注重自身建设项目管线档案的形成归档移交，往往是形成时间严重滞后，影响后续工程的利用。二是不注重对地下管线档案的利用，往往因为不了解原有管线的位置而造成管线的损坏。三是建设单位不完全按照设计图纸施工，并缺乏后期监管，导致管线设计图与实际管线的位置不符，现状与规划不符，无法利用。
（二）权属单位众多协调困难。由于各个地下管线权属单位几乎都为行业垄断单位，独享各自单位的信息资源，对管线信息封闭管理，各自封锁测绘数据信息，加之没有有效的管理机制制约，很难实现管线数据的共享，使得“拉链马路”现象频繁发生。
（三）标准不统一缺乏监督。地下管线的权属单位在建设和测量中均采用自己的标准，没有建立统一标准，造成管线数据无法统一使用。同时，地下管线施工缺乏第三方监督管理，使施工要求难以得到保障。
（四）数据更新不及时。地下管线档案资料管理必须是一个动态的管理过程，而目前由于各单位普遍采用人工方式进行管理，一些管线权属单位没有设置专门的管线档案管理人员，导致管线数据的更新困难。
三、提升地下管线档案管理的有效对策探讨
（一）组织领导进一步强化
政府可以指定建设或规划管理部门成立城市地下管线档案工作领导小组，建立档案管理网络体系，明确工作职责，加强考核，建立健全档案工作各项规章制度，建立切合实际的地下管线档案工作管理体制和工作程序。做好各地下管线的产权单位、参建单位的组织、协调、管理工作，实施有效控制，相互配合，保证各地下管线档案统一管理工作有序推进。
（二）法制建设的进一步完善
依据国家有关档案的专门法律，制定部门规章，完善管理制度，规范备案程序。约束所有管线权属单位，以法律手段规范市政基础设施工程建设的行政行为，使城市规划、建设和管理部门在城市地下管线工程的整个建设过程中依法管理，部门协调，各尽其责。也使各专业管线权属单位依法、依规建设，履行其应承担的社会责任和义务，为地下管线工程档案管理提供良好的法律环境。
（三）管理措施不断加强
一是做好宣传和培训工作，各级建设、规划行政管理部门要以对历史负责、对子孙后代负责的态度，认真履行管理职责，采取各种有效措施。加强档案管理。收集、管理、开发和利用好城市地下管线工程档案信息资源，对实现地下管网的科学管理，避免各种管线事故的发生，确保各项建设的健康、快速、持续发展和社会的和谐稳定。二是加强组织与协调工作，实现地下管线工程档案的科学管理。城市地下管线工程档案信息管理涉及面广、业务量大，各地建设、规划行政管理部门要把地下管线工程档案管理工作列入议事日程，加强组织领导，建立综合动态管理协调机制，要结合当地实际，由政府或建设行政主管部门委托城建档案管理部门组织协调各专业管线管理单位、产权单位、建设单位、勘察测量单位资料利用单位等，各部门要密切合作，积极配合。三是加大检查与监督力度。各地城建档案管理机构要依法认真履行职责，认真贯彻执行城市地下管线工程档案管理工作的有关法律、法规、规章、技术标准、技术规范等规程，检查、指导全市的地下管线工程档案工作，协助市建设、规划行政主管部门依法查处地下管线工程档案工作的违法行为，城建档案管理部门依法做好地下管线工程档案的统一验收和保管工作。
（四）监督体系的有效保障
在城市建设高速发展的今天，城市地下空间的变化越来越大，地下管线错综复杂，点多、面广、线长，因此，城市地下管线工程档案的管理是一项长期而复杂工作，要建立长效机制，健全机构，明确职责。同时需要有管理措施和办法，规范程序，科学管理。为确保实现动态管理、信息共享，要有以下监督体系的有效保障。一是领导重视。各级领导是城市地下管线建设的指挥员，要加强领导责任，切实履行工作职责。二是部门配合。政府及政府所属的规划、建设和管理的各职能部门是城市地下管线规划、建设和管理的主体，地下管线施工、监理、产权单位和城建档案管理部门要加强组织与协调，建立综合动态管理机制，实现地下管线工程档案的科学管理。三是社会监督。城市地下管线工程档案的管理要引取全社会的关注、支持，广大人民群众要提高认识，加强舆论监督和法制教育，加大政策、法规的宣传力度，理解城市建设――地下管线――工程档案――信息资源与可持续发展战略的关系，不断增强城市发展竞争力。
四、结束语
综上所述，加强对地下管线档案管理问题与对策的研究分析，对于其良好管理效果的取得有着十分重要的意义，因此在今后的地下管线档案管理实践中，应该加强对其关键环节与重点要素的重视程度，并注重其具体实施策略的科学性。
参考文献
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首先，要正确认识档案的地位和价值。
档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通信息与外界进出口通道，增加计算机存储与处理的力度。
增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
其次，大力开发档案信息资源。
知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。
利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持其先进性和稳定性，提高档案管理的现代化水平。
尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：（1）依赖性和不可识别性；（2）技术更新快，寿命短，体积小；（3）载体稳定性；（4）载体形式多样性；（5）信息易控制、可变性与易丢性；（6）信息共享性与无原件概念；（7）动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时还应对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。
再次，强化对档案的信息管理。
建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。
注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。
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1.2操作化尚未实现
相关的部门领导有时对档案管理的认知出现问题。他们认为要做好档案管理就只需要被动的收集和整理资料，这些工作不需要有很大的技术性，于是他们将不能胜任第一线的工作人员调到档案管理办公室让他们继续发挥余热。然而随着经济的发展和社会节奏的加快，人们对档案管理的质量要求越来越高，人们要求档案管理人员能够主动了解如何才能做好档案管理工作、如何才能收集到更多档案资料、如何才能使档案被更有效的利用。以医疗保险档案信息化建设来说，人们要求医疗保险档案的工作人员要熟悉网络，以信息化的思路看待医疗保险档案建设的问题；要求他们熟悉计算机操作，能够准确的录入档案资料；能够从医疗保险档案的数据中提炼出更多的有用信息等。
1.3共享化尚未进行
医疗保险档案资料是带有隐私性质的档案资料，在未经持有人允许的情况下，接触档案的人不能泄露医疗保险档案的资料。然而随着我国信息化建设的推进，信息安全的不足也成为人们忧虑的问题。如果不能给予医疗保险档案共享平台一个安全的保障，那么医疗保险档案共享化就难以持续。
2做好医疗保险档案信息化建设的对策
2.1完善信息化档案的标准
要让医疗保险档案信息化实现，就要在全国的范围内统一一个科学的医疗保险档案建立标准备，它必须要能准确的记录持有人的姓名、性别、年龄、身份证号、参保的方式等等一系列信息，这些信息使用的字段必须是标准的、录入的格式必须是统一的、使用的标签必须是科学的。如果不能做好这一系列的基础建设工作，那么医疗保险信息化建设的根基会非常薄弱。要确保这个环节能够顺利进行，我国相关的部门要统一建设意见，督促执行过程、严格审核结果。
2.2培养现代化管理的人才
医疗保险档案建设能不能顺利进行，与执行该建设的一线工作人员的素质有很大的关系，为了让医疗保险档案信息化建设能顺利的推进，相关部门的领导必须抛弃陈旧的观念，用现代化信档案管理的方式看待医疗保险档案建设的工作。为了确保一线工作人员的素质，相关部门的管理人要从招聘、培训、考核这三个方面确保人才的素质。即人力资源管理部门要招聘具有现代化管理经验、具有较大发展潜力的档案人员；录取适当的人选以后，人力资源部门要定期为工作人员培训，让他们能拥有现代化的管理意识和管理手段；人力资源部门要拟订合理的指标考核工作人员的成绩，让他们的成绩与经济收入挂勾。
2.3做好安全化平台的建设
虽然信息化和共享化即意味着要做好档案安全工作会比较困难，可是利用先进的科学技术，依然能够提高医疗保险档案的保密性。比如医疗保险档案建设部门要使用先进的网络技术杜绝有人入侵信息档案建设的平台；要求医疗保险档案持有人牢记调阅医疗保险档案的密码，并用多重验证的方式确保其机密性。
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前言
工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、安装、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。工程档案资料，是传承人类文明的重要载体，是建设项目全过程的原始、真实记录。对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。
一、建设工程与档案管理关系
1建设工程档案是建设工程的有机组成部分
一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在工程开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立的，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割离的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用过程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施过程中还有监督记录和检测记录，出现了问题还有调整指令和变更说明等等。
2建设工程档案是建设工程质量的直接反映
建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格定义，即：建设工程质量是指工程满足业主需要，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。它包括：适应性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价有感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不在是以工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标量化统计分析为手段，进行综合测评了。实际上，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为重要依据全面评价工程质量。
二、建设工程档案管理中存在的问题
1工作职责划分不明确，工作中容易出现相互推诿现象
工程档案管理是一个系统化的工作，要求条理清晰，分工明确，各司其职，各负其责。由于城建档案管理人员编制不全或专业分工等方面的原因，导致各级城建档案管理部门在管理城建档案时出现分工不明确，职责不清的现象。出现了问题互相推诿，谁也不承担责任。有些档案管理人员业务不熟悉，没有认真地系统地学习和掌握城建档案管理工作所需要的专业知识和技能。城建档案管理是一个专业性很强的工作，它既需要管理人员懂得工程建设方面的知识，还要懂得档案管理方面的知识，二者兼备，缺一不可。我们的档案管理人员应该加强学习，掌握好系统的城建档案管理知识，认真履行自己的职责，开展好各方面的工作。而管理者应按工作流程，按每个人所掌握的专业知识和特长来进行合理分工，理清职责。做到既分工明确，又互相配合 ，做好分工与协同的统筹。
2施工单位档案管理人员专业素质参差不齐
施工单位的档案管理人员是负责收集工程档案资料的一线人员。他们工作的质量，会直接影响到工程档案的管理水平。但施工单位人员流动大，工作职责分工不明确，有的单位档案管理人员身兼数职，施工单位对工程档案资料的管理工作不够重视等导致诸多问题。这就要求城建档案管理人员加强对施工单位的管理，制定合理的法律法规对施工单位进行约束，同时要求施工单位档案员、资料员要做到持证上岗。对于施工单位而言，档案资料管理人员具备与岗位相应的资格资历或者在上岗前必须经过系统的城建档案管理方面专业知识的学习和培训，通过考核合格后方能持证上岗。
3工程档案资料收集不全
工程项目要进行全生命周期管理，即从可行性研究、工程设计、设备选型、采购、安装、运营、维护到最后报废的全过程。工程档案资料收集整理工作始终贯穿这一过程，做到记录真实，齐全。经验表明，工程前期的资料、监理资料和施工资料收集不完整、不齐全的现象普遍存在。尤其是前期资料，立项之初，人员不到位，资料遗失现象比较严重。监理和施工阶段相对较好，但缺失也时有发生。目前，我国城建档案管理机构对工程档案管理法规多止于工程竣工，对于工程后期的运营维护基本没有相关政策法规，因此工程后期档案资料管理只停留在运营单位层面，运营维护单位根据所需自行决定档案资料的去留。某些城建档案管理人员在工作中也会出现重视施工资料的收集，轻视工程准备阶段文件资料和监理资料收集的现象。
这些容易缺失的资料包括：
（1）工程准备文件，例如工程征地文件、工程的招投标文件、工程的项目建议书等
（2）工程设计文件，尤其是初设文件，包括初设和扩大初步设计、批准概算书等。
（3）工程施工文，如开工批复，质量监督报告，竣工验收报告等。
（4）监理文件，有的监理月报、季报缺失等。
（5）运营维护档案资料：小型技术改造升级资料、设备维护资料等。
工程档案资料收集是贮存工程信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础，必须从各个环节加强这一基础且重要的工作。
4工程档案整理不规范
工程档案整理工作就是要把零散的和需要条理化的资料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、有序化。工程档案整理的质量直接关系到档案的利用，在档案管理环节中具有重要意义。在实际工作中，整理不规范现象时有发生。如文件材料编目不规范，不按专业进行组卷，排列顺序不正确，次序混乱等。要解决这些问题就要求档案管理专业人员精心立卷，确保案卷质量，在整理过程中做到规范化、系统化、科学化。对现场资料管理人员加强业务指导监督，保证建设工程档案材料的系统性完整性。定期组织检查验收，确保整理质量。
5工程档案电子化水平极低
在我国，工程档案管理工作至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的利用平台，档案只会成为历史文物。另外，工程档案电子化技术规范工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施。还有档案信息管理人员的素质有待提高，尤其是施工单位档案、信息处理复合型人才就更奇缺。这些都严重影响工程档案信息的共享借鉴利用。
工程管档案信息电子化的建设和实现存在着许多问题和困难，但是档案信息的电子化是未来档案管理的发展方向。数字时代的大势所趋，档案馆室不可能独立其外。不过我们应当认识到档案信息电子化管理的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。
三、对策
1依据国家有关法律、法规，制定操作性强的地方规范性文件，严格执行。建立、完善自上而下的法规、规范体系,是保障建设工程档案工作正常运行的基本条件。近年来我国加大了对建筑工程的管理力度，陆续出台《城市建设档案管理规定》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》，使建设工程档案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必须出台地方规范性文件与之配套。目前全国大部分省、市都出台了城市建设档案管理办法，各市应根据国家有关法律、规定,结合本地实际，出台具体的、操作性强的规章制度，为建设工程档案管理提供政策保障。同时加大对城建档案管理者和施工企业的执法和监督力度，强化职能，分清责任。建设工程档案管理部门的城建档案管理处,具备行政执法资格,应加强执法力度，对不按规定报送工程档案的建设单位应依据《建设工程质量管理条例》，予以处罚，维护法律的严肃性。
2将建设工程档案管理纳入建设管理程序,建立并认真落实建设工程档案责任制。为确保建设工程档案的齐全、真实,必须将建设工程档案整理报送纳入规划或建设施工许可程序和工程质量备案程序。建设单位在与城市建设档案馆签订《建设工程档案报送责任书》后,方可办理《规划许可证》或《施工许可证》; 在工程竣工验收前,必须由城市建设档案馆对该项建设工程档案进行预验收,档案验收合格,由城建档案馆发放《建设工程档案验收合格证》,工程质监部门凭证予以办理工程质量备案。这一作法目前在全国许多省、市已经实行，效果较好。
建立建设工程档案责任制，明确由建设单位对建设工程档案负全面责任，各责任单位按照各自职责范围对建设工程档案承担相应责任。督促建设单位严把合同关，建设单位在与各参建单位签订相关合同时，必须在合同中明确勘测、设计、监理、施工等单位形成并应提交的有关文件材料的内容及整理要求，确定竣工图的编制责任及相关费用，在条款中要明确建设工程档案的相关违约处罚。
3城建档案管理部门要加强宣传、督促和指导，对建设工程档案工作实行超前控制。建设工程档案是进行城市规划、建设和管理的依据，是工程质量的可靠依据和真实鉴证。鉴于建设工程档案的重要性及目前社会上对该项工作还认识不足，必须加大宣传力度。在宣传上可采取灵活多样的形式，如展览、刊物、会议、培训等，有针对性地对建设单位、施工单位、监理单位及城市建设管理部门宣传城市建设档案工作，扩大影响，提高档案意识。其次，应提高主动服务意识。作为城建档案管理部门，必须深人基层，掌握建设工程进度，了解建设单位的需要，切实帮助建设、施工等单位解决实际问题。
4加强人员培训,提高人员素质。由于工程建设的专业性和复杂性,档案人员的素质直接决定了建设工程档案质量的好坏，建立一支具有高度责任心、事业心、业务精、技术强的档案专业队伍至关重要。城建档案管理部门首先要加强对建设单位、施工单位的工程档案编制及管理人员的技术培训，提高他们的档案意识，重点讲解建设工程档案的归档范围、竣工图的编制方法、建设工程档案的分类及整理方法； 其次，建设主管部门的档案管理人员也应加强自身建设，参加上岗培训，自觉钻研专业业务以胜任本职工作。
5成立城建档案服务中介机构。针对目前不少建设单位缺少档案专业人员，无力整理、编制合格的工程档案的现状，建设单位可聘请城建档案服务机构代为编制，实行有偿服务； 城建档案服务中介机构应配合城建档案馆档案业务工作。这样既可满足部分建设单位的需要，又可弥补城建档案馆的经费不足。
6加强监督检查
工程档案的管理部门要建立并健全相关检查机构，配置人员，组织监督、检查工作，按程序办事，认真负责。对在工程档案工作上操作不规范的建设单位及其相关负责人随时提出意见建议或批评，并要求限期改正，真切的起到监督、检查的相关作用。要做好工程档案的管理工作，需要工程档案的管理部门与工程建设单位的通力协作、紧密配合、全力沟通，更需要工程建设的行政管理部门与相关部门的大力支持与帮助。各部门在工程档案管理工作中应做到：提前介入、全程参与、确保质量、有效落实、加强培训。只有秉承着这样的工作原则，并将上述制定的相关措施切实执行，才能真正发挥出工程档案管理工作所应有的价值。
7加强信息化建设，提高建设工程档案管理效率
跟上时代的发展步伐，工程建设档案管理要应用计算机信息管理技术。适应工程项目现代管理模式，探索档案信息资源体系，根据建设工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行工程建设档案网络远程传输、查阅、保管，使电子工程档案的收集、保管、利用工作高效、规范、有序。建立和共享电子档案数据库，提高建设工程档案管理效率。
结束语：
工程档案管理要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要采取积极有效的方法和措施，提高建设工程档案的质量，在促进企业自身现代化管理的同时，更好地为社会主义经济和发展服务。
参考文献
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[2] 李玉山;;论工程档案在工程建设中的作用[J];山西建筑;2008年28期
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Keywords: enterprise personnel files; information; management modernization
中图分类号：G270文献标识码A 文章编号
0前言：企业在人事管理活动中，形成了人事档案。它是以个人为单位，以文字的形式组织起来的一种材料，用于今后企业对个人的一些考察活动。人事档案能够全方位真实的记载员工的基本信息，反映员工的个人经历和综合能力。
人事档案主要包括以下几方面的内容：员工的成长经历、家庭情况和社会关系；学历和专业技能等材料，得到的奖励和处分的材料；员工在职务提升或工作调动的时候得到的一些评价或鉴定；政治身份的一些证明材料；聘用情况、工资待遇、离退休情况等材料。对企业来说，完整的人事档案是考察和评价员工的依据。对人事部门来说，管理好人事档案能够为企业合理任用员工提供依据。对企业员工而言，档案很好的反映出自己的人生轨迹，真实的记录着自己过去的一切。所以说，人事档案的管理工作，不管是对企业还是对个人都有很重要的意义。
一、人事档案管理面临的问题
多年来我国的人事档案由于一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础工作薄弱的局面，不能适应现代化管理的要求。
（一）企业人事档案管理管理制度不完善，手段落后。企业以追求最大利润为价值取向，普遍存在档案意识淡薄的情况。
（二）企业人事档案内容简单雷同，个人材料分散。目前，仍有不少企业的人事档案仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这样的内容显然已不适应新形势发展，不能为选人、用人提供全面、详实、可靠的依据，进而影响人员正常晋升与轮换，挫伤员工的创新热情，失去了真正意义上的参考价值。另外，长期以来，人事档案的管理和利用局面分散。人事部门主要掌握个人履历、学历、工资任免等方面的材料，而反映员工不同岗位工作业绩的材料在档案中却没有收集和体现，在使用中缺少员工工作能力评估等方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且影响档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。
二、解决人事档案管理面临的问题的办法
（一）强化人事档案管理法规建设，完善人事档案管理制度是信息化的基础。企业领导、人事组织部门领导，应强化人事档案管理意识，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，根据企业的发展需求制定人事档案工作发展规划，建立更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作制度化、规范化。档案的更新应及时、准确、完整，防止更新人员信息时没有可靠的材料依据。只有维护了人事档案的真实、严肃和有效性，才能更好地促进人才合理的流动、配置和使用，为企业人事档案信息化管理奠定基础，为企业人力资源建设提供更好的服务。
（二）提高档案管理的现代化意识，完善管理人员的专业素质，依托专业人才是信息化的有力保证。人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，关注企业发展的新形势新问题，使档案工作由封闭型向开放型转变。档案管理应用计算机技术时，应从重管理轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场。
由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统管理职能的档案人员是难以适应的。随着信息时代到来，人事档案管理人员必须由实体管理者向信息管理员和者的角色转换，这对档案工作者提出了更高要求。管理人员要加强专业知识学习，拓宽知识面，提高文字和分析能力，要加强计算机知识学习，掌握现代信息管理技术，使自己成为既熟悉档案业务，又懂得计算机管理的具有双重知识结构的复合型人才。
三、建设人事档案管理系统是信息化的重点
（一）实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高建设人事档案管理系统的基础工作水平。计算机作为高效处理复杂信息与数据的现代工具，首要特征是要求输入的原始数据信息必须是准确科学的，否则输入的是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行信息化管理的前提是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足管理的技术要求，这就要求档案管理基础工作的各个环节都要按照统一的程序和方法来进行。
一是全面普查案卷，去糟取精。有些人事档案多年来未做全面清查加之来源复杂、鉴别不准，存在许多重份或无查考价值的材料，所以首先要剔除无用的材料，才能避免计算机管理时出现重复低效的情况。
二是重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，对无页码、无目录、无材料标题或标题不清楚的案卷重新加工填写以保证案卷更加规范。这样既可科学保管亦可提高实行计算机管理档案后的利用效率。
三是结合实际，规范著录工作。一般来说掌握以下重点便基本可以取得“多”、“快”、“准”兼而有之的效果。首先分清轻重缓急，循序渐进。根据内容重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放等情况对所有档案进行排队，将可开放的档案内容和利用率较高的档案进行优先整理；其次，分级著录，省时省力。将反映问题单一或参考价值不高的档案内容进行目录级著录，对一卷内几个材料涉及同一主题的档案内容进行概览级著录，而对重要材料或反映问题庞杂的档案内容则进行文件级著录。这样处理就可以加快档案管理信息化的进程和提高利用的效率。
（二）利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。。人事档案管理系统建设结构显示：企业使用人事档案管理信息系统，按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成数据库实体，通过实用、良好的操作界面，对档案信息进行分类、提取、查询，方便用户对有关材料的查借阅和使用，同时可进行统计分析，为人事决策提供参考，提高档案的利用率，降低档案管理的成本。
总之，通过该系统能实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，档案人员通过系统随时了解文书、业务部门管理动态，掌握员工任免、技术职务变动、培训等人事动态，实现档案的超前性、预见性管理。
三 小结：总之，企业管理者应该深谙人事档案管理的意义，按照人事管理工作的规律来处理工作中的一些问题，使得人事档案管理工作向信息化迈进，为企业在用人方面提供准确真实的依据。我们应该在企业中大力的推行人事档案管理工作，使得人力资源的配置更为合理，并给企业带来一定的效益。
篇11
引言 档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。
一、应用信息电子化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电子文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
2.对档案综合管理人员要求高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2提出档案管理工作的要求
2.1 要有高尚的职业道德修养
文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。
2.2 拥有专业知识，提高档案管理水平
鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。
2.3 做好文书档案管理的基础工作
文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。
四、结束语
文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。
参考文献：
[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5
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医院的文书档案客观记录了一个医院各个时期的重要活动，重大事件及工程进展，不仅记载了医院自身的发展历程，还记载了医院各项活动的广度与深度，直接反应医院的管理水平，为医院更好的展开各项活动和工作提供了宝贵的资源和经验，是医院档案管理系统中不可缺少的一部分[1]。随着经济和科学技术的不断发展，现代化管理技术和手段不断应用于工作和生活的各方各面，医院文书档案文件繁多，如何利用现代化技术将其进行分类及管理成为目前的重大课题。
二、医院文书档案管理中存在的问题
（一）医院对文书档案管理重视程度不够
由于文书档案管理不能产生直接的经济效益，医院对其管理意识薄弱，而多集中如何提高医院的治疗水平及外界口碑，从而直接提高其经济效益。同时，有人认为对医院文书管理的工作简单，不需要技术含量，对医院的发展并没有什么意义，没有存在意义。长期存在的观念抑制了在现代化背景下文书档案管理的与时俱进，造成了医院文书档案资料缺失或分类不当，降低其的利用率。
（二）医院文书档案管理人员素质不高
医院的人才培养中多关注引进高端医疗技术人员，忽略了管理方面的人才引进；在人才培养方面，注重疗效知识的教育培训，却忽略了对医院文书档案管理人员的管理能力的提升。在医院从事文书档案管理的人员大部分不是文书档案管理专业的学生，来自计算机、护理等专业的人员通过自学相关知识，便开始文书档案管理工作，由于缺少管理的专业背景，难以投入到文书档案管理复杂的工作当中。此外，医院的文书档案管理人员不固定，存在较大的人员变动，为医院的文书档案管理也加大了难度。
（三）文书档案管理制度存在缺陷
由于缺少与现代经济体制相适应的管理制度，多数医院并没有对文书档案建立完善的管理制度，使得相关的资料收集、整理、储存不当；各部门对医院文书档案适应分散管理，对其文书档案的界定范围不明确，也没有建立完善的制度，管理质量层次不齐，随着现代化进程的加快，除了纸质版的文书档案，还存在电子版，不完善的制度造成文书档案的重复保存或缺失；此外还存在部分文书工作和档案工作脱节的现象。
（四）文书档案管理硬件设备投入不够
医院对于先进的治疗设备投入加大，但在文书档案管理的相关硬件设备上投入较少，一些医院对于单独文书档案室的设立，管理管理设备及消防设备达不到相关标准；此外一些医院并没有将计算机设备及相关的网络引进文书档案管理中，多数管理还集中于手工管理，自动化管理程度小；且在自动化档案管理中，工作人员无法很好的应对电子档案的存储管理、信息安全以及防御计算机病毒、修复技术等，知识计算机技术在医院文书档案管理中的开发和利用与其他管理领域存在很大差距[2]。
三、提高医院文书管理档案的对策
（一）加强医院管理人员对文书档案管理工作的重视程度
通过对医院各层人员培训，提高其对档案管理工作的认识程度，尤其要增强管理人员的重视意R。只有领导对档案管理重视意识提高，才能提高管理在医院地位的提高，才能增加对档案管理的投入。此外还有不断提高医院医疗人员的业务能力，增加医院的经济效益，为档案管理提供必要的经济基础。文书档案管理工作不是分散的，而应作为统一管理的，因此要加强各部门的交流与沟通，推进档案管理工作的顺利开展。
（二）提高医院文书档案管理人员的综合素质
档案管理人员的素质直接关系到档案管理的水平，因此要从各方面提高档案管理人员的素质。加大文书管理档案高端管理人才的引进投资，招收具有档案管理背景或有经验的工作人员；定期对档案管理人员进行培训，让其接受更专业、更系统、更先进的知识体系，从而不断提高自身的素质；加强工作人员对计算技术、网络技术等的应用能力；此外减少档案管理岗位的流动性也有助于推进医院档案管理的进程。
（三）完善档案管理的各项相关制度
建立健全文书档案管理制度，对文书档案的范围准确定义，并明确档案管理人员职责，对整个医院不同部门的档案实行统一管理；建立关于文书档案管理的考核制度，定期对档案管理人员进行考核，确保其业务水平，从而保证档案管理工作的顺利进行。对于业务能力较差的档案管理人员，对其进行二次培训，实行考核上岗等。此外还应对文书档案的保密制度、保管制度、查阅制度以及档案的鉴定、借阅、销毁等制度予以完善，使每份文书档案管理工作都有章可循，并有明确的要求和制度约束[3]。
（四）推进文书档案信息管理的现代化建设
随着我国人口的不断增加，文书档案资料也呈明显的上升趋势，单纯通过手工完成对其记录、分类及储存以不能满足人们的需求，因此必须引进先进的现代化技术，应将计算机技术、云技术等运用在档案管理过程中。首先增加信息管理硬件设备的投入，完善资料室的相关基础设施；其次重视纸质化档案数字化，并对档案中重复的内容进行整理，缺失的内容予以标记，并对已有文书档案进行分类，便于之后的档案统计，有利于提高工作的自动化程度；此外要加快医院信息网络平台的建设，将各类档案信息纳入其中，构建医院信息中心，进行档案信息的网上数据传输，提高档案管理的信息化水平，为各医院各部门提供更加便捷优质的服务[4]。
四、结语
综上所述，医院文书档案管理工作复杂，需要长期的投入，是衡量医院现代化的重要指标之一。因此医院各层必须对该工作予以重视，加大投资人才和设备，解决好目前存在的问题，发挥其在医疗工作、教学科研及医院管理中的作用，从而为医院创造更大的经济效益。
参考文献：
[1]红.医院文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代医院，2013，12（02）：126.
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一、文书档案管理中存在的问题
（一）不稳定的机体特征导致文书档案易流失。文书档案管理的困难不仅在于难“理”、更在于难“留”。由于现代化办公自动化系统在较前的历史时期还未普及，纸张是文书档案最常见、也是最主要的物质载体。但纸张本身的物理与化学特征均较不稳定，易遭受各类不可逆的毁损灭失风险。从物理特征来看，文书档案易遭受水渍（浸泡）、火烧、风化等；从其化学特征来看，文书档案易遭受酸碱侵蚀及其他各类化学腐蚀。
还需注意到的是，手写档案不仅载体易灭失，墨迹本身也面临着消亡风险。无论是钢笔书写抑或是碳素笔写就，其着墨本身便存在着晕染致字迹模糊、墨水风干、墨水凝华、墨水蒸发等的可能，无论是字迹渲染抑或是变淡，都不利于文书档案记载内容的识别、确认与精读。
（二）繁浩的文书数量导致档案检索较困难。纵然图书馆学与档案管理学已经为管理和检索文书档案提供了恰切的指引与方法，也具有较高的可行性，但其仍然存在以下两个方面的问题。
第一，在按照非自动化索引法进行非稻菘獗嗯诺姆桨赶拢人工编排、检索会在较大程度上迟滞检索与工作效率。大家似乎都有这样的经验，到图书馆借阅书籍，阅读并理解索引编排方法需要一段时间、将自己所要找寻的书目对号入座需要一段时间、找到自己书目所在的索引区需要一段时间、在堆叠的各式相近书籍中找寻到自己所需要的书目又得花费一定的时间，如此通过经验对照，该论点不言自明；这仅是检索过程，回照初始的人工编排，更加可想而知。
第二，人工编排、取阅后复原易疏误造成档案混乱。仍是借书还书的例子，我想我们都有如是的经验，即，将书目归还柜台后，下次再借阅相同书籍时，发现书目并不在同一检索区；甚或借阅其他不同类型书籍时，发现上次所借书籍竟在附近书架。这大抵是由于复原工作疏误造成的，如此会造成一定程度的档案混乱，若联结成片甚至成为常态，则档案的检索、管理工作将会陷入无序状态。
二、文书档案现代化管理机制的构建
（一）引入数据库技术进行自动化索引与管理。为了克服上述的档案易毁损灭失以及档案难高效检索两方面的困难，引入现代化的档案管理技术是可行的一条出路，其中，最为核心的管理技术当属数据库管理，与之相匹配的文书档案管理目标是实现自动化检索。
