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3．电子文件与电子档案管理一体化。在婚姻登记工作中，工作人员使用的是《婚姻登记管理系统》，用来存储、控制婚姻登记过程中生成的所有电子文件，包括部分纸质文件扫描后的电子文件。在档案管理中使用的是适合档案管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述材料录入系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中，要实现登记材料全部电子化，同时优化两个操作系统，通过开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。
二、实现婚姻文档一体化管理的前提条件
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由于我国各种各样的办公业务系统应用越来越普遍，同时越来越多的研究者开始进行管理方面的研究，这使得文档一体化理念逐渐走入人们的心中，很多单位与个人都开始通过文档一体化来来进行档案管理。现阶段，我国很多文档一体化软件被研发出来，这些软件功能不同，有些用于整合档案管理业务，而有些则由于信息收集与开发。目前所使用的软件，无论是在功能上，还是在兼容方面都所有进步，甚至已经达到了国际水平，但也有一些研发出来的软件并不尽如人意，之所以会出现此种问题，主要是由两方面原因造成：第一是某些软件开发人员因为禁受不住诱惑，只希望尽快研发出来赚取利益；第二是软件开发人员在进行开发研究时并未与文档工作者进行良好交流，因此研发出来的软件并没有达到文档工作者的需求。
2 文档一体化在档案管理中的运用
2.1 文档一体化的系统架构
文档一体化在档案管理中的应用作用发挥的关键在于TPIP数据库，在最初设计时，设计人员就将该数据库看作是储存引擎，而后再应用Struts、Spring技术等。整个系统框架既能够进行扩展，也能够进行自我维护，恢复组件、同时还具有可以移植的特点，因此应用前景非常好。整个系统框架如下：
第一，领域对象是由一些层次结构对象构成，它们是对不同业务模型的抽象，如果需要完成这些状态数据的存储，通常每个领域对象对应一个TRIP数据库表。
第二，持久?佣?TRIPjxpAPI进行了DAO封装，实现了对TRIP系统内置的CCL查询语言的支持，完成了领域对象到TRIP数据库表的对象关系映射，对业务层隐藏了TRIPjxpAPI，降低了业务层的开发难度，缩短了系统的开发时间。
第三，业务层的组成是业务逻辑对象，Sring框架的控制反转容器使得业务逻辑替换时变得简单，使各层间以松耦合的方式进行无缝整合，在SpringAOP声明式事务管理的基础上把业务逻辑的事务实现了。
第四，表现层使用MVC模式中的Struts把解耦的网页和基于组件的业务逻辑进行了实现，使用FlashPaper浏览器插件来显示文件。用户只可执行浏览、查询及缩放功能，同时可限制用户执行保存、复制与打印等功能，从而即做到了对原有文档的高效开放利用，又有效避免了直接的复制抄袭。对论文评语及成绩系统则直接以PDF文件的格式进行存储展示，从而保证了档案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定义的网页，使用反向Ajax技术DWRAjax框架实现数据的变化，Web服务器会主动将信息推送到用户浏览器，保证了业务数据实时的显示和处理。
2.2 文档一体化的实现模型
应用是研究的最终目的，在前述研究的基础上，基于实践类文档的应用设计出系统的原型，并在系统中实现了主要功能。在设计的系统中，把用户类型分为几大类，分别是普通用户、其他方面的用户以及管理员。普通用户可以对所有开放信息执行标准检索（包括全文检索）、高级检索、按有关检索要求进行浏览。其他类型的用户可提交信息并且对自己的信息进行管理。更高级的用户可对信息进行批改、和删除管理。管理员用户主要对系统中各类的用户进行管理。各类用户所能执行的功能之间是有时序和前提的。
2.3 文档一体化的储存平台
因为档案文档最显著的特征就是非结构化数据，如若应用关系数据库，系统无法满足于各类档案文档需求，也难以达到各类附件的需求，即便系统可与将所有的文档与附件都存储起来，要对其进行全文检索也具有一定的难度，并且若数据量非常大，并不利于数据维护。应用关系数据库所产生的这些问题，几乎无法解决，因为这些问题与底层设计息息相关。为此文档一体化在档案管理中应用就必须使用其他非结构化数据库。经过大量的实践证明，非结构化的TRIP数据库应用效果比较好，这主要是因为这种数据库具有非常多的优势：
第一，可以进行跨平台大数据存储，采用的是二进制数据形式，对数据对象大小并没有任何要求，实验证明此种型式的数据库能够存储超过200种格式的电子文件，同时还能够自主完成抽取文本信息工作，之后再将其存放到倒排文件中，用户就能够因此对全文内容快速有效的查询；第二，TRIP数据库不仅检索功能强大，检索速度也异常的快。TRIP既是数据库，也是搜索引擎，用户能够将档案信息储存起其中，如果有需要也会立即检索出来；第三，TRIP数据库具有多层次机制，首先，系统的登录采用了用户身份认证的方法；其次，对数据库的访问权限的方法，在数据库级别，创纪录的水平，领域层三个层次分别授权，访问权限和用户内容的访问控制。非法用户无法进入其中，而且如果是重要的文件还能够进行备份处理，这对档案信息的安全性有着非常大的保证。
2.4 文档一体化的安全
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（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。
（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。
二、医院图书档案一体化管理工作的展开
（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。
（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。
（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。
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早在1985年6月，国家教委和国家档案局联合印发《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中，就提出了“档案、图书、情报一体化”问题。信息资源是要为社会服务的，实现资源的共享是信息化时代必须要解决的问题。因此，图书情报和档案管理这两个原本独立的工作最终走向了联合，成为新的符合市场经济发展的信息产业。
一、图书情报档案一体化管理涵义
图书、情报、档案一体化管理指的是把三者原本“独自为政”的系统整合为一个整体的管理方式。一体化管理图书情报档案，就是努力找寻或选择三者的最佳功能点，突破三者之间的种种界限，增强图书、情报、档案工作之间的合作与协调，利用远程存取、网络互建、分布式收藏、资源共享等策略，达到信息、信息标准、信息相关工作人员、信息设备设施与技术等因素相互间的磨合与适应，给予图书馆使用人员一体化的集成式服务。
二、图书情报档案管理一体化的必要性分析
1.图书情报和档案管理的一体化是大数据时代的必然要求
资源的整合造成了现代商业的繁荣发展，信息的全球化开始对商业的发展走向产生巨大影响。在现实的商业环境中，各家公司都十分注重商业信息的收集，越多的信息就意味着在做决策时能够考虑的更加全面，对于决策的合理性和前瞻性都有很好的帮助。图书情报和档案管理正是由于这样的特点，大量的信息和数据在这两个系统中进行体现，成为信息快速传播和掌握的重要平台。
大数据时代要求的是将尽量多的信息在一个平台上进行提取和整合，使决策者全方位多角度进行事物的判断，目前这个正在快速发展的系统叫作“云系统”。因此，图书情报和档案管理这两个同属于一类的信息系统合并起来，就成为了一个必然。
2.图书、情报、档案一体化是经济和社会发展和信息技术发展的需要
随着知识经济时代的迅速发展，知识、技术等要素在经济增长中的作用不断增强。社会组织之间的依存度增强，社会各界对信息资源需求质量不断提高，并且呈现多元化的趋势。将档案、图书、情报集为一体，实行一体化管理，形成综合性信息网络，有利于档案、图书、情报资源的融合与集成，进而为社会提供多维的、综合的、一体化的信息服务，以满足社会主义现代化建设各项事业的需要。
3.图书情报和档案管理的联合成就了一个新的行业
并不只有资本才能成为资源，随着经济发展的演进，获取信息的重要性甚至超过了资本在商业运行中的地位。在以图书情报和档案管理这两个系统进行合并的典型案例背后，是一个新兴行业的迅速崛起，那就是通过对信息的收集、分析和提供行业咨询的信息咨询行业。信息咨询公司通过对某一领域的信息进行全面收集，并且进行专业的分析，再将这些分析结果提供给自己的客户，通过这种方式从信息流中衍生出了新的先进的生产力，不仅使经济的发展更具合理性，并且避免了很多因为重复投资带来的浪费。
图书情报和档案管理作为两个典型的信息系统，走向联合能够为现代经济的健康有效发展提供很大的帮助，同时二者的联合本身就是一个经济产业，参与到经济发展中，使发展和决策变得更加合理。
三、实现图书情报档案一体化管理的有效途径
1.整合资源，搭建一体化网络平台
以网络为平台，建立以国家图书馆、情报中心、档案馆为节点，以省市图书馆、情报中心、档案馆为网点，以各基层单位图书馆、情报中心、档案馆为成员，最大限度地实现图书、情报、档案三大系统之间的文献资源的交流与共享。各系统以其所拥有的信息资源的组织、转换与开发为主要任务，共建电子信息资源体系。这样图书、情报、档案所包含的信息都可以融入到一个虚拟的世界之中进行一体化管理。这个共建的一体化电子信息资源体系在实现一体化管理的同时，还能实现图书、档案信息资源的统一检索和利用，更好地为用户提供服务。
2.加强宏观管理，统一制度标准，政府出台相应的法律法规
从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范，对工作中的各种行为加以控制和约束；改变三个独立的工作系统各自相对封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系；加强三者横向联系，尽快实行档案、图书、情报实体的相互交叉管理。只有制定了统一的、权威的机构和系列的规章制度，实现了管理制度的一体化，才能使三个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相补充、互相协调、互相配合、协调发展。行业内部应该出台统一的业务标准，为不同机构不同地域制定相同的游戏规则，以保证其于未来能够统一接入到一体化的网络当中。只有有了法律法规和业务标准规范的支持，图书情报和档案管理的一体化才有更好的实施空间。
3.鼓励各部门进行二者一体化实践探索
针对我国一体化建设过程中的种种辩论和现实情况，国家应该在出台相应法律法规的基础上，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位参与到信息一体化的实践中来。加大信息一体化的宣传力度，从宏观和微观两个角度分别从国家和个人的层面对信息一体化的各项优点进行阐述和宣传，树立起现代化的信息一体化管理理念。另外，政府应该主导一些论坛类的活动，鼓励各图书馆、档案馆及相关机关、单位建立起立体多层次和广维度的一体化管理和协调组织，探索出一条符合中国经济发展现实情况的一体化管理模式。
参考文献：
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（一）管理思想上存在的问题
现阶段，文书档案管理一体化并没有取得显著的效果。在管理过程中，通过引入计算机管理系统，对现行的管理体制产生了一定的影响，尤其是传统的手工文件处理方式已经沿用多年，已经形成了完善的管理制度和工作办法，而工作人员也习惯了公文处理模式，而采用计算机技术进行公文处理，改变了原有的工作模式和工作习惯，很难避免部分工作人员产生疑问和抵触情绪。因此，为有效提升文书档案管理一体化工作水平并加强宣传工作，逐步进行思想观念的统一和提升，逐步推动自动化的办公模式。
（二）实践理论上存在的问题
现阶段，许多企业的文书工作以及档案工作，是分别进行的。而这种制度使得文书工作与档案工作之间具有较大的距离，文书工作人员的档案意识相对薄弱，只考虑到现阶段的工作内容，而档案工作人员也很少考虑到文书工作，导致二者的衔接存在许多问题，以及不规范的现象，直接影响了文书档案一体化管理质量。
二、文书档案管理一体化的对策
将文书工作以及档案工作进行有效连接的主体则是公文，而公文是文书工作的主要产品。文书质量的好坏对档案的管理质量具有直接影响，也就是说如果没有高质量的公文就不会产生高质量的档案。因此，档案管理是在规范的公文工作基础之上形成的，由此可见，文书工作是进行档案管理工作的基础，他们是一个有机结合的整体。随着科学技术的不断发展，尤其是计算机网络技术的迅猛发展，文书档案一体化管理模式应运而生。
（一）进行组织机构的合并，培养文档工作者
文书档案管理一体化实质是将文书工作与档案管理工作从制度上以及实施两个层面进行融合，进而实现文书档案管理工作的科学化和有效性。
（二）逐步明确部门职责，档案立卷前移
文书工作人员应严格按照国家相关工作要求进行文件材料的处理，之后M行统一的保存和管理，根据立卷的方式和原则进行归档管理，确保文件立卷工作的规范性。在工作过程中应及时进行会议文件的收集整理并在会后进行归档。对于联合办理的公文应由主办单位进行管理，收集和归档由协办单位进行复印件以及副本的保存，进而方便平时的查阅。
（三）强化制度建设实现全过程管理
为有效保障文书档案管理一体化，应建立健全管理制度逐步完善工作程序严格按照标准规定进行公文的处理，树立全面质量管理意识，进行全过程的档案管理。通过建立一支高素质水平的优秀档案工作队伍并配置计算机管理系统实现文书档案全过程一体化管理。
（四）利用信息化技术进行文书档案管理一体化管理
为有效提升文书档案管理工作水平并采用信息化技术进行一体化的管理，采用OA系统进行档案数据库的管理，直接进行档案的归档，对不能导入的个别文件采用扫描的方式进行归档，并采取系统设置功能对文书档案进行可借阅、不可借阅、归还日期以及查询范围等功能的实现，确保实现文书档案管理工作的信息化水平和一体化管理水平，充分发挥文书档案信息资源的作用
（五）通过档案业务来促进文书处理工作
通过建立健全文书档案归档制度来确保文书档案的完整性，避免出现文件的丢失。在工作过程中通过不断加强文书档案的立卷归档和监督管理作用，不仅会有效提升文书档案的立卷归档质量，而且能够鉴定文件之间的关系。因此，文书档案管理人员应严格进行每一份文件的审查。对每一份文件的名称、发文机关、作者、区域以及文件的形成规律进行处理，确保文书的质量。有效区分文档两者之间的区别，并将两项工作进行有机结合，确保文书档案工作的规范化。
（六）优化队伍结构满足人文需求
为进一步提升文书档案工作的一体化水平应不断优化队伍结构，通过引进具有一定文化层次和相应知识基础的人员来加强档案管理队伍的综合素质水平，不断提升工作人员的对档案工作的认识水平，从实际出发根据不同的岗位需求，分层次、多形式、多渠道、有重点、有计划的进行培训教育，不断更新文书档案工作人员的业务储存。首先选择质量好、规格统一、尺寸合适的公文用纸，并进行合理的排版，横排左侧装订；第二，严格审查公文的签发手续，确保其符合审批权限，对公文的主送单位以及抄送单位落款等进行严格的审查，确保字迹清晰，不论是草拟公文还是定稿应做好记录和签字，避免使用容易褪色的笔、纸张和墨水，保证字迹清晰以及长久的保存；第三，文种的使用应合理、格式要规范。避免使用简称和不规范的字词，以便采用现代化和标准化的检索手段。
参考文献：
[1]赵艳萍.如何加强文书工作与文书档案管理工作的一体化[J].黑龙江史志，2008（11）：28-29.
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由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。
二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化
实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。
显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。
此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。
实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。
此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。
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一、以档案数字化建设为基础，才能实现文档一体化管理
档案数字化是档案信息化建设中任务繁重的一项阶段性工作，它是将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始的纸质档案、图像照片、声像档案和微缩照片等通过扫描、压缩、摄录、采集、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术等相配于每张图片的科学手段，再运用分级存储管理技术将图片和索引字段存储于光盘库、磁带库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网上的过程。档案数字化建设是目前我国档案工作需要解决的重要问题，它与档案信息化建设、电子档案管理以及文档一体化管理密切相关。
档案数字化建设的根本目的是最大限度地发挥档案资源的价值。数字化过程需要使用扫描仪、数码相机、数字摄像机等信息采集设备，综合运用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术和数据库技术等。档案部门配备电脑、构建信息网络，只是营造了档案信息利用的“高速公路”，这些“高速公路”能否真正发挥效能，取决于有无充足的运送对象——数字档案资源。由计算机代替手工完成的各项业务工作，改变业务流程，对于档案实行数字化管理显得尤为重要，加快档案数字化建设，为研究制定电子文件归档和电子档案管理的制度与办法，实现档案利用服务的数字化、网络化、信息化，实现文档一体化管理有着极其重要的意义：
1.提高档案信息的利用效率
数字化后的档案可以在网络环境中提供利用，充分发挥网络传输面广、越时越地、快捷便利的特点，解决传统利用方式中同时利用带来的矛盾。此外，数字化后的档案可以与办公OA系统生成的线性电子文件在同一系统中提供利用，极大地提高了文档信息的利用效率。
2.保护历史档案
许多历史档案因老化或管理不当变得脆弱易损，如不及时进行“抢救”，很有可能彻底损坏，通过扫描等制作其数字化副本代替原件流通利用，将原件信息存储于易于保存的光盘等载体中，可保护重要历史档案免遭进一步的破坏。
3.规避安全风险
通过异地存放多套档案数字化副本，确保档案信息的安全，规避各种自然灾害或人为损害对档案信息可能带来的灾难性后果。
4.缓解库房空间的紧张
对于日益增多的非永久保管的半现行文件，可通过制作数字化文本来取代原件进行保管，可以缓解档案库房保存空间不足的压力，提高空间利用率。
5.便于档案移交工作
以数字化档案代替档案原件，以档案“信息流”代替档案“物流”，可以解决已到移交年限档案的移交与利用之间的矛盾，便于档案移交工作的正常进行。
6.在数字环境下，文档实现一体化管理
在数字环境下，随着电子文件数量的不断增多，特别是电子文件结构对背景信息和元数据的依赖性，使电子文件在形成与现实使用过程中形成质量状态对文件整体质量将产生决定性的影响。档案工作者对电子文件具有不容回避的监控、管理职责，电子文件的“前端控制原则”和“文件连续体理论”都要求将电子文件和数字档案看成一个连续的、无明显分接界整体，要求档案工作者从文件形成之时甚至形成之前就提前介入，进行入口控制和滞后控制，对文件自形成到归档、利用的各个环节实现一体化管理，对文件档案生命的全过程负责。
二、加快数字化档案建设，有利于实现档案信息服务社会化
网络连接着世界，利用档案的传媒实现了跨时空的嬗变，网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和集成在一起，发挥出强大的整体效应。只有加快档案数字化建设，实行一体化管理，避免信息资源在产生者那里无效保存导致的浪费和价值生命的缩短，确保档案信息价值得到最充分的利用，使档案这一人类共同的文化遗产被人们共享，才能推进世界上多种文化共生和交融。
馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源共享化、服务对象及需求扩大化和传输网络化、档案信息社会化这些特征表明，加快档案数字化建设符合档案管理现代化发展的需要。
1.档案管理自动化
这是对档案自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。档案管理具体业务环节的计算机管理问题是基础性的，它是开展档案数字化工作的前提条件。
2.档案信息管理规范化、标准化
所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化。档案信息组织形式从纸张上顺序的、线性方式转变为电子计算机的直接的、网状的方式。索引文件、超文本技术等使得信息可以按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，这为方便用户检索、提高检索效率奠定了基础。
3.档案信息存储海量化
传统载体的档案数字化，需要机读系统和机检系统提供海量存储介质予以保存；而电子文件∕档案的管理，更需要有海量的存储系统作为技术支持。因而，各个物理位置的档案保管单位，必须采取海量存储技术。
4.档案信息社会化
传统介质的档案在一段时间内只能供一个使用者使用，其他读者如果也想获得这种档案信息，则必须上档案部门排队等待，因而，很难实现真正意义的档案信息服务化。世界上一些藏有极其珍贵档案和文物的档案部门为了保护这些档案、文物，每年只批准每月2000名左右的学者和专家来此研究。为此，很多学者等了数年也依然无法如愿。如果建立了数字档案，这个问题迎刃而解。利用者在任何时间任何地点都可以进入档案部门查找资料，可以在计算机网络上利用，这些档案、文物则可以得到真正永久的保存与收藏，也实现了真正意义上的档案信息服务社会化。
参考文献：
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图书、情报、档案的一体化管理于20世纪50年代首先由国外的优秀学者提出，并于70年代传入我国，迅速得到专家学者的重视和研究。图书、情报、档案一体化涉及到多层面的管理，例如管理模式、服务模式一体化等方面。随着全球化信息步伐的快速发展，新型技术和信息技术为图书、情报、档案的一体化管理创造了优越的外界背景，信息化为图书、情报和档案管理实现一体化、系统化、科学化的发展水平提供了契机。
2.图书、情报、档案实现一体化管理的必然性和可行性
2.1三者一体化管理的必然性
知识经济和精神文化的发展标志着新时代的进步，随着生活水平和社会经济的发展使得信息用户对使用系统提出了新的需求。在信息化技术如此发达的今天，使用用户对繁琐、复杂、单一的信息应用能力较反感，因此追求系统、完整、动态的信息管理系统是竞争的主体力量。高校图书、情报、档案一体化管理结束了多重单一管理的复杂问题。三者一体化管理模式为用户提供了动态的、便捷的服务信息;另外，随着计算机网络平台的推进，打破了传统的信息查收弊端，为用户创造了时间自由、信息量广的搜集平台，可见，图书、情报、档案的一体化管理是时展的必然要求和结果。
2.2三者一体化管理的可行性
首先，就目前的图书馆管理模式调查来看，一般将图书、情报和档案分开进行管理，各自的信息资源共享能力较弱，三者各自为营，互不干预，自行购买管理设备和信息资源，这种现象造成图书馆信息资源散乱，不易被用户搜索和查找，另一方面，在不必要的经费投入中消耗过高，无法实现经费的最优化使用;其次，图书、情报和档案具有想通的本质意义，在网络信息时代的发展背景下，将三者协调结合，共同管理，形成系统、科学、综合化的管理系统，便于对信息资源的搜集、整理和服务，保证信息的高质量、高效率、高动态地服务用户;最后，三者的一体化式管理可以在人力、物力和财力等方面提出优化的使用结构，避免分散管理所造成的一些资源浪费和重复建设，创造了良好的经济保障基础。
3.高校构建图书、情报、档案一体化管理的实现途径
3.1转变传统管理思想，树立一体化观念
实现三者的一体化管理首先需要高校图书馆管理部门能够正确认识到图书、情报和档案统计管理的优势和价值，转变自身的传统管理思想，正确认识到在长期工作中所养成的不良习惯、消极怠工和安于现状的不良现象。积极探索和转变管理思维，在图书、情报和档案管理工作中树立远瞩性、主动性和科学性的观念，认识到三者一体化管理所产生的价值。将图书、情报和档案的一体化管理模式制定为高校图书馆信息资源管理的建设性战略目标，在图书馆管理工作中积极引入和贯彻信息全方位开放与资源文献的共享措施，各部门之间应加强交流和沟通，为高校图书馆信息管理工作提出创新性的建议和方案，落实到高校图书、情报、档案一体化的实践工作中。
3.2加快高校信息化基础设施建设
在信息全球化的外部环境中，高校管理部门要积极引入网络、通信、计算机操作技术等现代化科学手段，从而为高校图书、情报和档案的信息管理系统奠定坚持的设备基础，提高三者管理系统的发展进程，这就需要高校积极投入到信息化基础设施建设中。高校图书、情报和档案信息含量大，且处于动态变化中，因此要将网络基础设施作为后台支撑，从而借助网络平台建立统一的技术标准和管理措施。据调查，我国高校图书馆在信息基础设施建设上已初具规模，但是在设施建设的水平上还存在较多滞后因素，在一定程度上制约着一体化管理的发展进程。针对此现象，高校还应不断地为信息化基础设施投入精力，积极开拓多渠道的发展机会，为图书、情报和档案一体化管理提供物质保障。
3.3优化文献资源的配置
随着网络数据、信息资源平台的载入，在高校的图书、情报和档案信息中，也大量地引入了电子出版物、网上信息情报与电子档案等资源，这些电子与网络信息打破了传统的时间限制和空间局限性，应积极开发和利用电子与网络图书、情报和档案信息资源，针对传统文献资源的管理模式，进一步优化文献信息的配置和使用效能。
3.4培养复合型的管理人才
传统的图书馆管理工作人员只要求具备必要的专业知识技能，但是随着高校图书建设和现代化技术的引进，对图书、情报和档案管理人员的职业技能和素养都提出了新的要求。人才是图书、情报和档案管理体系中的基础保障，扎实的专业能力，敏锐的信息搜集能力、良好的沟通和外语能力是复合型图书工作者的重点要求，此外，对图书、情报和档案的专业管理能力、信息检索能力也是实现符合型人才的必需技能要求。
总之，高校图书、情报和档案的一体化管理是一项长远的战略性发展过程，因此，高校图书馆管理部门应高瞻远瞩，制定科学、系统的发展目标和规划，有条理、有计划地推进高校图书、情报和档案进程，在借鉴优秀单位的管理模式基础上，结合本校特色，最终实现资源共享、信息开放的一体化管理。（作者单位：云南大学图书馆馆员）
参考文献：
[1] 陈洁.网络环境下图书情报一体化管理模式的构建[J].新课程（教研版），2012，（2）：96-97.
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一、文书工作、档案管理工作的概述
文书，作为一种历史信息的承载物，是社会发展的产物。在人类的沟通活动中，为了记录、沟通的需求，就用文字或者图像的方式在某些物体上作标记，于是就产生了文书。档案作为文书的产物，具有比文书更强的政治性、保密性。在历史上，文书和档案几乎是同时出现的。在我国古代，对文书工作和档案工作的称呼是没有区分的，在很长的一段时间里，文书和档案工作是密不可分的，由同一人员管理。例如在西周朝，文书是宰相处理，具体负责档案和文书工作的是史官和大士。到了唐宋时期，文书工作和档案工作才出现各自的部门，形成了不同的制度，才把文书工作和档案管理工作区分开，成为了两种不同的工作。档案工作的基础和前提是文书工作，文书工作的发展是档案工作，两者相互制约，相互联系。档案和文书是出自一源，形式和内容也相差无几，这就需要把档案工作和文书工作联系到一起，对工作人员相关要求的差异也较小，只是因为二者工作机构形成的时间不同，再加上工作时间差异，才产生了不同。
二、文书工作和档案管理工作一体化的可行性
当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案作为信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一起来，变成一个整体，使其能更好地为人们提供服务。从古代到现代社会，文书工作和档案工作经历了分分合合，分分合合并不是一种简单的循环。“分”令二者形成了两个独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。经历过“分”，才能认清两个工作的区别，采取不同的管理方式；“合”使二者相互协调，取长补短，为二者的一体化奠定坚实的基础。
三、文书工作、档案管理在工作中存在的问题
（1）从当前实行文书档案工作一体化的单位来看，较为突出的就是人的问题。业务人员水平低，文书档案管理一体化思路不明确，为实现一体化管理制度增加了难度。（2）长期以来，文书工作和档案管理工作独立运行，各自发展，缺乏联系，束缚了二者的发展，难以适应现代化的管理需求。（3）思想观念障碍。文书工作和档案管理工作一体化没有取得理想的效果，办公室使用计算机现代化管理必然会影响现有的手工处理方式，工作人员已习惯手工处理文件的方式，想要去改变原来的工作习惯和工作方式，需要提前做好宣传工作，打好预防针。（4）纸张类型的文件规格不同，记事本、手册、便签和账簿，随着计算机、复印机等现代化设备的运用，纸张的大小不同，就出现了各种文件参差不齐的情况。文件书写纸张和复印纸的选择不注意，将会出现纸张老化、字迹模糊不清等问题，不利于档案的保存。（5）随着工作人员的流失，文件丢失的情况时有发生。文书工作在单位中，往往都是安排给兼职或者专职人员，工作人员身兼多职，人员流动量大，工作调动频繁，文件的丢失给后续的工作带来种种问题，文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。
四、对文书工作、档案管理工作的一些建议
（1）要端正工作态度，杜绝“事不关己高高挂起”的思想，互相帮助、相互配合、协调工作，把文书工作和档案工作融合在一起。只有做到这些，才能真正实现文书工作和档案管理工作的一体化，最大限度提升工作质量，减少工作失误。（2）树立认真负责，从我做起的工作态度，要明白档案工作的重要性质，记录无差别的历史，发挥出档案管理工作的价值。引入计算机技术和通讯技术，为文书档案一体化提供技术支撑，帮助文书书写人员和档案管理人员从传统的手工书写中解放出来，实现文书和档案管理工作的自动化。（3）合并文书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。
五、结语
任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。
作者:蔡任萍 单位:福建省高速公路经营开发有限公司
参考文献：
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1985年6月，国家教委和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中提出了“档案、图书、情报一体化”问题，并提出了档案、图书、情报的发展规划，至今已有二十余年了。学界和业界皆对图书、情报、档案一体化从理论上进行了诸多讨论和分析，在实践中，各国也确实取得了一定的成果。但是，在我国，由于受我国国情以及各种体制等多种因素的影响，真正实现中国特色的图书、档案、情报一体化，还需要一个相当长的过程。在此，笔者根据自己在图书馆、档案室多年的工作实践，就图书、情报、档案一体化管理谈谈自己的看法。
一、一体化管理的理论依据
1.图书、情报、档案学科同出一源、同为一体。情报产生在语言文字未出现之前，人们起初用手势、声音传递情报，语言产生后又用语言传递，这些信息被称为“口头情报”。直到文字产生后才有了“文字情报”。远古结绳记事，可以看作是最早的档案萌芽。后来中华先民把这些档案加以汇辑，传播到外界，流传于后世，是原始档案功能升级，从而形成最早的图书[1]。信息技术和网络技术的发展，使得三个学科更是呈现出一种融合的趋势。
2.图书、情报、档案本质属性相同。情报、图书、文献和档案都是一种信息[2]。信息是三者的本质，是相互联系的纽带，是共同的基础和出发点。图书、情报和档案都是社会信息资源的组成部分，都可以被存储、传递和利用。它们都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递；都有现实的实用性；都是实现现代化的物质基础和先决条件[3]。
3.图书、情报、档案的职能、管理手段和发展方向相同。图书、情报、档案工作的核心问题都是信息及其载体的搜集、选择、整序、存储、传播及利用。管理手段主要是分类、编目、归档、主题、索引等，在过去都是手工操作，现今大都是自动化管理。广泛采用现代化技术是图书、情报、档案管理的共同发展方向，它可以使信息传递网络化，从而达到高速、高层次、高效的目的。
4.根据著名的贝塔朗菲定律：整体系统的属大于各孤立子系统的总和。这一定律应用到图书、情报、档案一体化研究中，就是图书、情报、档案各自作为一个独立的系统，其功能简单相加的总和，将小于图书、情报、档案一体化的整体功能。因此，图书、情报、档案一体化的本质就是整体内各个子系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能的增加[4]。
二、一体化管理的可行性
1.图书、情报、档案一体化是经济和社会发展的需要[5]。随着知识经济时代的迅速发展，知识、技术等要素在经济增长中的作用不断增强。社会组织之间的依存度增强，社会各界对信息资源需求质量不断提高，并且呈现多元化的趋势。实行一体化管理，将图书、情报、档案集为一体，形成综合性信息网络，有利于图书、档案、情报资源的融合与集成，为社会提供多维的、综合的、一体化的信息服务，满足社会主义各项事业现代化建设的需要。
2.图书、情报、档案一体化是信息技术发展的必然。高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制，使得全方位的信息共享在技术上成为可能。网络型信息共享是资源共享最理想的模式。在实践中也有一些机构进行了三者的一体化，从其表现形式分：一种类型是把图书、情报、档案集中到某个部门管理，实现全部的一体化，例如美国国会图书馆既是图书馆，又是档案馆，还是情报研究机构；另一种类型是把图书、情报和档案相互交叉地保管在一个部门，实行部分的一体化，如中科院文献情报中心、上海图书馆等；也有的将图书馆与档案工作合在一起的，如玻利维亚国家图书馆和档案馆、柬埔寨国家档案图书馆。
三、一体化理论和实践中存在的问题
1.缺乏正确的理论指导。在我国，各高校的图书、情报、档案学专业在院系归属上呈现多样化的特点：有的设在管理学院，有的设在信息学院，有的设在人文学院，等等。这说明这些专业长期处于一种依附状态，一直未能形成统一独立的专业定位，其发展和走向也未能形成学明确的思路，其理论水平也处于一种滞后状态。学科建设现状无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导。
2.宏观管理无力。宏观管理的一体化是一种战略管理的过程，是图书、情报和档案三个独立的系统改变封闭、孤立的各自为政的状态，加强横向联系和纵向伸展，组成一个统一协作网络的过程。目前，三个系统从上到下处于三足鼎立的状态，缺乏横向联系。图书馆系统基本上属于文化部和教育部管理，档案系统由国家档案局指导与协调，而情报系统则主要由国家科技部管理。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、情、档协调机构和统一的规章制度是一体化的核心内容[6]。
四、一体化实现的条件
1.改变传统思维，统一思想认识。首先，解决观念上的种种偏见，在思想上明确是图书、情报、档案一体化是科学发展规律所决定的，是经济社会发展的必然，是图书、情报、档案三界所面临的一件迫切的任务。在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、情报学、档案学三者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，探索图书馆、情报、档案一体化的途径，是信息时代的现实需要，是创新管理机制的必要手段。
2.加强宏观管理，统一制度标准。从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范对工作中的各种行为加以控制和约束，改变三个独立的工作系统封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系，加强三者横向联系，尽快实行图书、情报、档案实体的相互交叉管理。只有制定了统一的、权威的机构和系列的规章制度，实现了管理制度的一体化，才能使三个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相补充、互相协调、互相配合、协调发展。
3.寻找三者共性，统一技术标准。图书、情报、档案一体化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。没有统一的技术标准，一体化管理就无从谈起。目前，作为三个独立的工作系统，它们的标准化工作均取得了令人瞩目的成绩。今后的任务是要以一体化为目标，重新审视已制定的各项标准，结合图书、情报、档案工作的工作特点，寻找三者具有互换性和交融性的结合点，制定出凸显共性、适用更广的技术标准，以推动一体化的进程。
4.加强队伍建设，培养通用型人才。图书、情报、档案一体化需要一支具有新型知识结构的通用型人才队伍。他们要有较高的知识层次和先进技术水平，具有一定的组织协调能力和科学研究能力、熟练掌握图书、情报、档案管理技能、专业理论知识、有资源共享意识，为一体化工作提供坚强的后盾支持。通用型人才的培养，有赖于专业教育。图书馆学、情报学和档案学各有自己特定的研究领域、研究方向和研究对象。
参考文献：
[1] 孙伟江，付杰.档案、图书、情报工作一体化管理的思考[J].兰台世界，2004（4）.
[2] 钱学森.论系统工程[M].湖南：湖南科学技术出版社，1982：87-98.
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（一）制定设备档案资料收集归档制度。在进行设备采购过程中和不同的部门之间都存在一定的联系，从科室的使用申请流程一直到上级的批准，在进行采购、招标等环节的实施，期间需要经历的环节较多，而且时间花费很长，手续也繁琐，尤其是在采购进口医疗设备时，手续不但复杂而且也存在时间长久等问题。因此，为了能够确保档案的完整性，档案管理人员应当和有关的科室、设备采购方面制定恰当的方案，从而能够在短时间里面将设备采购所需要的资料都收集齐全。
（二）提前介入设计、施工过程，收集完整的基建设计和建设资料。对于医疗设备中的采购和基建工程的实施，两者是同时进行的，相关人员在对设备进行采购的前期阶段中，设备应当具备一定的实用性，人员是否具备使用资格，是相关人员首先要考虑的问题。所以，在设备建设的准备过程中，档案管理人员应当参与进来，制定恰当的档案资料内容，并且与相关人员之间进行交流，确保工程进度能够和档案资料是同步的。倘若在收集时出现资料不合理的现象，应当第一时间进行处理，从而确保档案的完整性。
二、方便利用，为利用者提供最便利的利用模式
医疗设备作为医疗卫生诊治过程中不可或缺的重要辅助和诊疗工具，一直为着这个原则不断地更新发展。在这个医疗设备维修维护、更新改造的过程中，不可避免地要查阅设备和基建的相关资料。而在医院管理中，一般基建部门和设备部门是分开的两个独立科室，即使单位有综合档案室，在建档时，两个部门根据各自的要求，分类整理，单独排架管理。没有综合档案室的单位，都是各管各块，这就为利用者查询时带来了不便，有时既要调阅基建档案，又要查询设备档案，因两种档案的资料归档、保管期限的不同，有时还查询不到需要的资料。基建档案和设备档案一体化管理，保证资料的不流失，可以节省利用者的时间。原来在上级行政管理和质量监测部门检查时，每次都要两个科室的档案管理员抱着一大堆的档案备查，一体化管理还可以节省人力，利于政府部门的检查。对无法进行一体化管理的单位，为了便于利用，可将与设备配套的工程设计单位设计的施工图及竣工图复制一份蓝图存入设备档案，以供设备在维修维护、改造更新时使用，也不失为一种好的方法。
三、基建和设备档案一体化管理，可以方便后续形成的档案归档
因设备属固定资产，在有些非医疗单位，将设备档案作为基建档案的一部分组卷、归档。但在医疗单位，因其使用的特殊性，基建竣工后，设备安装完毕，设备的使用与管理才刚刚开始。在以后的日常管理中，会有大量的维护、维修，更新、改造、检测工作，这些活动中，会形成大量档案资料，特别是设备更新改造过程中需要对场所设计变动形成的资料进行归档，而这时设备与基本建设已经脱钩，想把基建变动的资料加入基建竣工的档案中已经不可能，这些资料单独存放容易丢失且不利查询。基建档案和医疗设备档案一体化管理可以解决这些问题。设备档案一台一档，按件编号，变动的资料可以随时添加进档案，较好地保持了档案的完整性。因此，从使用需要上出发，实行一体化管理也是必要的。
四、从利用实际出发，在基建和医疗设备档案卷内目录中设置互见号
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将高校信息规整到一起并且能保证信息档案一体化是高校信息档案管理的重点。高校档案一体化的提出，对档案的管理观念，方法，手段都产生了深远的影响。在高校的日常发展中，高校是一个以人才培养为基础的现代化非盈利性教学机构，其主要目的是培养人才。实施档案信息合理，可以有序的将数据排布而且能够正确整齐归档，并实现对数据的有效性分析。计算机的出现实现了高校档案管理网络化的具体目标。为高校实行文档一体化提供了技术支持。
一、实施高校档案管理信息一体化的主要目的
（一）高校档案管理的现状
高校档案管理一般都是利用一般常规的方法进行管理，如同图书管理一样，将其按照一定的顺序进行存放，比如说建立固定的文件夹，进行标注，然后每一年的信息都要定期的进行更新，工作量大。要找到规律，查找信息，进行具体的总结归纳时则相当费力。档案管理人员压力较大，效率比较低，容易出现较大的差错。一般情况下，不容易找到数据，数据的整理比较困难，而且，数据库的整体传播能力较差，没有具体的手段进行广泛的传播，应该说只是一种人为的管理水平。如今已经是进入信息时代，信息化的管理档案可以大大提高工作效率。高校中，档案管理涉及到的部门和方向有很多，数据库的经过的地方也很多，运用信息化的模式以最快捷的方法进行整理、传播、分析，汇总，从而提高档案管理的效率。
（二）高校档案信息化管理的目的
在高校图书馆中，常常会用信息一体化总结管理模式，将图书进行整体性进行一体化管理，这样的方法使整理图书信息工作变得简单快捷和方便。所以，在高校档案管理过程中也可以采取这种信息一体化的档案管理模式。信息一体化档案管理的主要目的其一是为了进行更好的档案管理，而且是为了保护档案资料，提高档案利用率。在各大高校中，档案资料都是很重要的，而且一般处于保密的情况。所以，在档案管理中，尤其是进行网络管理，应该找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高档案利用率。档案虽然是各大高校中的机密文件，但是，档案利用率也是档案管理的好坏的一种标志。在存储之后一旦需要哪个档案，看到档案的利用率另外就是在寻找过程中的效率，这些都是在档案整理过程中应该提高和注意的地方。总而言之，说到高校的档案管理信息一体化，就是要在已知的档案信息中进行总结归纳，可以进行网上信息总结，然后，将总结的过程进行具体的分类，但是要保证将所有的档案进行一体化，建立一个关联网，每一个分类都要有规律和联系。在日常高校的管理中，一个高校有很多的学院，每一个学院又有很多的教职工和学生，另外学院在发展过程中都会建立自己学院的档案，这时，就应该在分类中运用信息技术开发档案信息资源，可以引入新的档案管理理论，方法和原则。比如说在高校中的管理机构的职能与档案工作体制的变化，这些具体的问题也都要在档案整理的过程中进行具体的信息改变和总结。除此之外，各大高校的工作学习研究的方向重点也各有不同，但对档案有效整理，减少档案漏编或者错编的情况出现的目的都是相同的。
二、实行高校档案管理信息一体化的方法
（一）进行高校的抽样调查
说到抽样调查，这一点是十分必要的。高校本来就是一个大集体，这一个集体是由我们很多学生和教职工人员一起组成的。所以，应该深入进他们中间了解各自的不同情况。学生就是一个大集体，应该走访不同学院，调查了解他们平时的生活和学习情况。找到他们中间的不同点和相同点进行总结，并且调查平时的上课情况，了解高校学生的日常情况。其实这是档案调查分析整理的一个重要前提。另外，教职工人员也是一个很重要的群体。对教职工进行抽样调查，问询他们的日常上课情况。了解他们的工作情况，从档案的一些基本信息做调查。以上都可以在网上进行。抽样调查具有很大的优点，有经济性，时效性，准确性和灵活性。它可以解决全面调查很难解决的问题，补充和订正全面调查的结果，另外，在高校中进行全面调查实现的可能性很小，所以抽样调查会有一定的根据性。还能对整体的情况进行某种总结和假设进行检测。简单的说就是用抽样的方法代表了整体的情况。这样的抽样结果可以从档案中找到抽样的正确性，也就可以算出准确率。然后就会从档案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和检查。
（二）采取自动化档案管理模式措施
在高校档案管理的过程中，计算机的网络应用于教学管理，科研管理，学籍管理，人事管理，财务管理各个领域。因为档案管理的复杂性，所以进行网络或者计算机的管理，极大的提高工作效率。而且，因为过去的档案管理都是属于一种比较复杂的纸质化书写整理，在整理过程中就比较复杂，而计算机整理简化了原本繁琐的过程。自动化管理模式就是因为采取了计算机的计算整理模式。利用这种方法，首先实现了信息存储检索，以及数据的处理的自动化，整理档案管理员可以在计算机上制定一个线性曲线，然后将数据输入，随着数据的大量涌入，数据的曲线图会自动生成，一旦出现波动计算机可以自动通过比对实现数据分析，然后直接输出可以利用的档案文件，这样减轻了档案数据的调动和磨损，提高了高校中档案的利用率。这种方法应该说是实现信息一体化的前提，增加了以后档案管理的便捷性。现在社会中的主要办公模式已经逐渐从传统化进入了自动化，因为自动化的工作模式不仅可以减轻工作量，而且在提高工作效率的同时也不会忽视工作质量。所以相信在未来的工作过程中，高校也会不断的借鉴这种工作模式，不断的进行优化。
（三）在档案管理的软件上实施工作统一性
在自动化进行的同时，计算机在整理档案的过程中，往往会出现工作过程中计算机机器的系统不同，或者是系统的计算方式有差异，在这种情况下，就会出现上下界面中的数据出现对不上，无法统一的情况。所以，即使使用现代自动化的管理手段，一样不会有速率上的提升。相反，要在工作的过程中寻找简洁的工作方法。在工作的过程中，应该在档案管理的过程中计算机整理时要保证软件的统一性，软件统一如何实施，应该根据高校的档案放置的不同方式，根据档案的所属性质进行具体的分类，将档案放在不同的文件夹内，另外根据这些不同的文件夹进行总结数据，对数据进行分别的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函数曲线，找规律，确定影响档案管理的因素。最重要的是确定影响因素的轻重，如果档案管理的过程中影响程度比较轻，就可以根据具体的情况进行细节的调整，如果影响的情况比较严重，就要从前后的问题进行控制分析，找到出现这些问题的原因所在，还有在档案管理过程中，一定要确定安全性，不能在管理过程中出现安全性的问题。所以在计算机中进行，要确保软件的安全性，防止病毒的出现。减少数据库的纰漏。并根据实际情况，对软件进行定期的排查更新，找到最先进的方法。进行最快捷的计算。减少档案管理的过程中数据错误的可能性。
三、高校档案管理信息一体化的重要性
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随着现代信息技术的高速发展,网络和信息数字化的普及,图书、报刊、档案的工作模式发生了较大的改变,其角色正在发生着深刻的变化。对于学校来说,也必须充分利用新的科学技术成就,主动适应现代教育条件下的教学需求,将学校的图书、报刊、档案等资源实行一体化管理和服务,其主要特征有以下几个方面:
1.文献资料的集中管理
淡化出版物的类型、语种以及信息资源的载体,强化按科别进行分类,使师生能够按照科别分类系统高效查阅相关的信息,而不至于把有限的精力花费在不同信息源之间的转换或重复查阅上。
2.服务方式的多元化
对文献信息的搜集、整理工作,目的是为了给师生提供系统的、连续的、完整的教育教学信息,服务于学校教学是学校图书、报刊、档案等文献资源不变的主题,因此信息的管理与服务就必须根据现代教育理念下教育教学改革对教学信息的需求,运用各种方法和手段,及时沟通各种信息渠道和网络资源,利用所掌握的文献信息资源及检索工具,检索、筛选、加工出师生所需要的专项教学信息。将单纯提供文献的浅层服务向提供综合信息等多元化、深层次服务转变,将单纯的收藏、借出与还入向集收藏、借还、阅览、咨询、导读等各种服务形式于一身的综合转变。
3.分类知识的网络化和密集化
依托校园网和教育网或因特网,将电子出版物、学科专业特色文献以及分类收集的网络资源有机地结合在一起,链接到校园网主页下,实现电子出版物和网上资源的网络化,资源的网络化便于将相关信息进行筛选、浓缩和密集,方便师生的查询和信息的获取,从而为他们提供更为有效的便捷化服务。
4.纸质文献与数字文献的有效融合
从文献资料构成要素来看,纸质文献多是关注藏书、读者、管理人员、技术和设备,而数字文献则多是关注数字化资源、网络连接、电子设备管理维护人员、技术和设备。由此看来,两种文献既有收藏、整理、传递文献的共同属性,从而有着不可分割的联系,同时又因构成因素、特征、功能、作用等方面的差异而形成了两个相对独立的体系。一般来说纸质文献提供的资料教学专业水平高,内容分配和布局合理,而数字文献在信息传递的速度和广度上则更胜一筹,并使管理与服务向更深层次发展成为可能,所以两者是相辅相成、互为补充的混合体,以纸质文献为依托,有效融合数字文献应是学校信息管理服务一体化的一个发展方向。
5.管理服务人员的一专多能
管理服务人员的一专多能是信息管理服务一体化的又一特征,文献信息的多元化需要一专多能的管理服务人员,他们不仅要精通一个学科,对该学科师生的咨询进行解答,还需要具备对本学科档案文献进行综合利用,甚至是进行二次开发的能力。
二、实现信息管理服务一体化的条件
学校书报刊及档案实现一体化综合服务的条件概括起来可以分为两个大的方面。
1.相适应的硬件建设
相应馆舍和配套设施的建设,如书架、计算机、阅览室等要落实到位,这是实现文献一体化综合服务的基础,没有这些硬件的支持,一体化服务只能是一句空话。
学校自动化、网络化的工作环境是实现书报刊及档案文献一体化综合服务的前提。学校图书档案没有自动化的管理系统,没有优秀的学校图书档案管理系统软件,实现不了书、刊、报等文献资源的快捷检索,也就谈不上快捷的服务;没有网络的连接、没有局域网、教科网、公共网、因特网等的依托,也就谈不上书报刊及档案的检索与利用,更谈不上所有文献的一体化综合服务。
2.高素质的管理服务队伍
观念的转变是实现文献一体化综台服务的动力。书报刊及档案服务方式的变革,要求学校图书馆的管理理念必须由重藏轻用到藏用并举转变,服务方式必须由分散服务向一体化服务的转变。如果不能清醒地认识到这种变化,必将导致学校图书档案管理服务的滞后,因此必须从思想上转变观念,并以此为动力,切实提高自身的综合素质。
高素质的服务队伍是实现一体化综合服务的关键。学校书报刊及档案文献一体化综合服务需要集多种服务于一身,必然要求一岗多能的服务人员。传统服务框架下,管理人员长期工作在单一的岗位上,技能单一,这已严重阻碍综合服务的效率,因此必须大力进行人才的引进和自身员工的技能培训,以适应现代教育条件下工作的需要。
三、实现信息管理服务一体化的措施
1.人才保障
现代教育条件下的文献信息管理服务需要掌握新技能的新人才,根据学校实际情况,一般来说可采用针对性地引进专业骨干人员和对现任工作人员开展继续教育相结合的方法,通过岗位培训、短期培训、学术活动等方式,使他们掌握图书、报刊、档案的信息管理和信息服务知识,掌握现代的信息技术;使他们具有收集、筛选、整理网上信息的能力;具有较强的规划能力和应变能力,能较好地处理可能出现的意外问题;具有一定的外语基础,以便从网上收集调阅相关的教育教学信息。
2.宏观上建立统一的书报刊及档案信息中心
首先将原有的封闭管理和相对独立的运转体系转变为开放性的服务机构,面对师生的信息服务形成统一的整体以达到资源合理配置,统一管理。严格按照国家统一的分类、著录、标识等规范标准对文献进行加工、整理、编目等,做好基础工作。
3.微观上进行分门别类的收集与整理
比如可按学科分为文科类、理科类、综合类,每类下面再按文献的相关性设置相应的分类,这样对文献基础层面的管理工作可以做到各司其职,责任明确,为宏观层面的一体化服务提供资源保障。
4.业务机构重组与服务内容延伸
从机构上彻底改变传统的书报刊及档案分别管理、分别服务的模式,设置与图书、报刊、档案以及电子文献一体化综合服务的相应机构,从现实情况出发,机构可设置为某一类文献整理部和文献服务部。
5.夯实常规管理与提高服务层次
从服务内容上除了为师生提供信息咨询、文献查询、新书导读等传统服务外,还应开展新书通报、预约、教改查询、学科导航、教科研选题等服务。另外还应把文献资源利用情况的调查分析作为一项日常性工作,以提高文献资源服务的层次、服务的水平和服务的针对性。
综上所述,建立学校书报刊及档案一体化管理服务体系,是教育教学改革的需要,是现代信息化社会的要求,它需要先进的科学技术和高素质的管理服务人员作支撑,因此,在管理与服务的过程中,必须紧跟时代步伐,不断提高人员素质,完善服务体系,以最大程度地发挥书报刊及档案的资源效益,最大程度地服务于学校的教育教学工作。
参考文献
[1]张莲芬.信息时代图书档案情报一体化的实现.兰台世界,2006(8).
[2]李玉琴.浅谈图书档案情报工作一体化管理.河南教育学院学报(哲社版),2005(6).
