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篇1
合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。
一、健全规章制度，明确管理责任
合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。
在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。
二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性
（一）合同档案齐全完整的重要性
合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。
（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整
合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。
（三）合同档案的收集要求
合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。
三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编
（一）明确合同档案的归档范围
除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。
合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。
（二）合同档案的整理要求
合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。
（三）规范合同档案的分类整理
合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。
四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益
合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。
一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。
二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。
三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。
综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。
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在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。
1、合同档案的收集工作
合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。
2、合同档案的分类、电子归档和归档范围
说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。
然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。
3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。
4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作
在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。
5、合同档案工作遇到的问题和思考
合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。
1.档案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。
2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。
6、加强合同档案部门的管理工作
合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。
6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系
档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。
6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理
为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。
6.3开展档案部门跟踪考核管理
在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。
6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法
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三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。
四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。
五、文件材料的归档实行随办随归的办法。
六、 档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。
七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。
八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。
九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。
十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。
十一 、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。
十二、集团存档管理内容：
1、营业执照办理或变更;
2、每年的审计报告存档;
3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件);
4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版;
5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。
6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)
十三、经营公司行政办档案管理内容：
1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记;
2、员工档案存档(复印件)
3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档;
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Key words: project contract archives
任何一项工程都要有业主委托设计、监理、施工，各方之间的责任与利益不同，只有通过合同才能形成相互联系和相互制约的机制，从而实现工程的目标。因而，作为合同文件的档案管理在工程中显得尤为重要，加强工程施工合同的归档管理和开发利用成为工程施工档案管理部门面对的重要课题。合同管理是项目管理的核心，其始终贯穿于项目管理的全过程，因而我们要做好工程中的合同档案管理工作，促进工程中各方维护自身的利益，确保市场上各种工程活动的协调有序地运行。
一、对工程合同档案的理解
工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档，并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等，其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。
二、工程合同档案管理的任务
在工程建设的市场经济条件下，我们要培养工程合同意识，使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先，在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次，当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施的保证体系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加强工程合同档案管理质量
工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作，对此，工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢，保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整，还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整，合同的书写是否规范，合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录，只有加强合同的收集与整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程纠纷。
3.2建立健全合同档案管理机制
21世纪是法制的社会，在工程建设过程中我们应该签订合同，明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务，因而企业要建立健全合同管理制度，使工程合同依法订立，依法履行，以达到维护各方权益，提高效益的目的。首先，施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》，规定合同双方应认真履行各自的权利和义务，任何一方无权随意变更或解除合同，任何一方违反合同规定，都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷，科学地规范档案法规，更进一步地加强档案法规建设。其次，制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责，保证纵企业各层次关系明确，在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法，使档案管理部门和人员产生激励作用，确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后，工程合同档案是一种宝贵的信息资源，档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理，进行动态性、实时性的管理，及时全面地总结经验教训，并要做好必要的保密工作，维护企业自身的合法权益。
3.3建立健全合同管理网络体系
建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点，因而在工程合同管理中往往会存在一些问题，为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整，除了要按照“统一领导，分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理，另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系，做好档案的收集、整理、归档、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况，每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员，加强双方之间的联系。第二，每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门，然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道，辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三，企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照，发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类，按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。
三、结束语
工程建设是社会经济发展的动力，而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益，因此我们要不断完善工程合同管理，提高工程档案管理的质量，以更好的为工程各方创造利益，为社会发展服务。
参考文献：
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2015年12月，财政部、档案局令第79号新修订的《会计档案管理办法》，明确提出电子会计档案可以单轨制存档，肯定了电子会计档案的合法性，为各单位节省成本，节约资源，提高工作效率。
1 高校会计档案管理现状
高校会计结算以自然年度为周期，主要来源于教学、科研、日常管理及建设等项目，由于高校的教学是以学年为周期，每到学期末、科研结题的时候财务部门最繁忙，财务报账大厅好像春运排队购买火车票一样，报账人员需要跑几天才能完成全部签字并耗费大量时间排队报账，财务人员每天面对大量报账人员连喝水的时间都没有，每一个人都或多或少有些烦躁情绪，报账已经严重影响教职工的正常工作。可见原有的会计管理模式已经不能适应校园的高速发展，随着高校教学、科研等数字化的发展，后勤集团产业化，财务电算化软件的更新，急需实现会计管理电子化。
会计档案在财务部门保存一年后（特殊情况除外），移交到校档案馆，由于财务部门没有专门的档案库房，不具备档案保管条件，导致财务档案受潮、虫蛀、损坏、缺失等状况的发生；查阅人员在档案馆查阅、借阅档案时，基本上是查阅人员自己到库房翻找，再自行复印，在查找、复印过程中经常出现档案丢失、损坏现象，耗时几天甚至几周时间才能完成查询工作，严重影响审计等各项工作效率，也违反档案管理工作条例，给档案造成无法挽回的损失。因此会计档案需实行电子化管理，进行网上查阅，保护会计档案，提高各部门的工作效率。
2 电子会计档案管理
2.1 电子会计档案管理的必要性及制度完善
电子商务平台推进了电子合同、电子发票的利用，各合作单位利用网络实现无纸化办公，信息的网上传递交流节省工作人员的查验时间，查阅人员通过输入关键词就能检索到相关的会计档案信息，提高档案馆的工作效率、服务水平，档案人员有更多的时间用于档案编研。
通过编研为利用者提炼出有价值的信息，为学校管理决策服务。在校园各办公区域内设置会计系统的终端设备，实现会计信息的资源共享。
规范电子会计档案的管理制度，财务部门配有专门的兼职档案管理人员，规范会计资料的立卷归档及移交前的日常管理利用，维护电子会计档案的真实、完整、安全，财务部门在电子会计档案移交时制作填写《电子会计档案移交归档登记表》一式三份，一份财务备查，一份档案馆存档，一份档案馆日常利用查找。档案馆制定详细的电子档案归档范围、保管、保密制度，严格履行审批手续，查阅、利用、归还制度。归档电子档案必须有电子签名，配有专门的防磁柜保管会计电子档案；电子源文件的元数据及背景信息存档。完善电子会计档案查询系统，提高财务、审计人员查档效率。
2.2 电子会计档案的真实性完整性
归档电子会计档案应有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名，特殊格式的电子会计档案应联同背景信息及元数据一同归档，保证电子会计档案的完整读取；所有数据均备份并异地保存，确保自然灾害不影响电子会计档案的利用。电子发票的归档保存要进行网上比对，保证接收电子发票的真实、准确、完整。
2.3 电子会计档案的安全性
电子会计档案通过网络传输，大量的会计信息在网上公开，如何保护电子档案的存储、利用安全尤为重要。档案馆提供的在线浏览查阅的电子档案应为只读文件，利用者只能看不能修改，与电子会计档案原件分开存储，管理人员定期检查电子原件以防篡改；档案管理人员赋予查阅人员不同的权限，对于重要档案只能到馆后查阅；设置防火墙，保证系统安全运行，只有系统安全才能保证电子档案的真实完整。
2.4 电子会计档案人员素质要求
定期组织会计人员参加档案专业知R的培训教育，提高会计电子档案的案卷质量，会计档案管理人员参加会计培训、继续教育，熟练掌握会计软件的操作技能，会计及档案人员之间经常沟通交流，增强专业素质和水平。
电子会计档案是新生事物，档案管理者适应会计档案电子化的管理过程中，要不断总结经验，形成有效的管理方法，创新管理思路；将来的会计软件应包含会计办公系统和会计档案系统，会计业务办理完毕，系统自动生成电子会计档案，并能提供档案的利用、统计等工作。
参考文献
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1.1
根据股份公司现行制度，结合酒店公司特点，制定工程成本类合同管理制度。
1.2
适用范围：本节经济合同管理规定适用于工程承包合同、货物采购合同和技术服务合同。本规定不适用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租区租赁合同、开办费涉及的所有合同、人力资源涉及到的所有合同，这些合同或协议按特定的程序申报。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技术服务、酒店翻新改造之工程承包、各酒店项目部或各酒店项目公司办公用房房屋装修、新建及拆改等。
1.2.2
货物采购合同包括：工程材料设备采购、酒店翻新改造之材料设备采购。
1.2.3
技术服务合同包括：可研分析、勘察设计、规划设计、室内设计、造价咨询等顾问类，检测、面积测绘、宣传推广、模型制作等服务类。
2
合同办理
2.1
合同起草
2.1.1
金额在2万元以上的业务事项应事先签订合同，直接委托合同由直接委托办理部门负责起草，经招标确定合作方的合同由招标经办部门负责起草。
2.1.2
金额在2万元以下（含）的业务事项可不用签订合同，但应参照股份公司管理制度中零星采购和紧急采购程序处理。
2.2
合同谈判
所有经济合同的谈判，至少有二个部门的二名以上经办人员参与谈判。成本控制部必须参与所有经济合同的谈判。
3
合同审批及签订
3.1
合同签订的主体：
3.1.1
工程承包、货物采购合同由酒店项目部或酒店项目公司工程部办理。
3.1.2
技术服务合同由酒店公司设计部办理。
3.1.3
造价服务合同由酒店公司成本控制部办理。
3.2
合同资料的报备：
3.2.1
合同签订后，由合同经办人员将合同签订相关档案（包括申请单、审批单、报价单、合同文本及各审批人审批意见的电子版原件等）的完整资料上报酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店项目部或酒店项目公司的合同由酒店公司本部相应部门代为办理，股份公司法务部代为审批法律意见。
3.4
审批程序
3.4.1
股份公司经办的酒店第一类招标（采购）合同按股份公司管理制度执行。
3.4.2
酒店公司经办的第二类招标（采购）、地方类招标（采购）及直接委托合同，逐级报酒店公司总经理审批执行。
4
经济合同的履行
4.1
合同管理责任部门：
4.1.1
工程承包、货物采购、监理合同：所属酒店项目部或项目公司。
4.1.2
造价咨询合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各项目设计服务类及酒店技术服务类合同：酒店公司设计部。
4.1.4
酒店项目施工图设计服务类合同：酒店项目部及酒店项目公司设计部。
4.1.5
合同管理责任部门的负责人是负责合同履行的主要责任人。
4.2
合同台帐建立：
4.2.1
工程承包、货物采购、造价咨询及监理合同台帐：所述酒店项目部或酒店项目公司成本控制部负责建立。
4.2.2
设计服务类及酒店技术服务类合同台帐：酒店公司设计部负责建立。
4.2.3上述合同台帐每月25日报酒店公司成本控制部审核后、由后者统一报股份公司成本控制部备案。
4.3
股份公司所属项目公司财务部负责建立非前述合同台帐，跟踪监督非前述合同执行情况，并于每月月底将该台帐电子版通过企业OA系统提交给酒店公司成本控制部存档备案；各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非前述合同执行的相关资料。
4.4
前述合同执行过程中、以及完毕后，合同管理责任部门应依据《供方履约评估指引》的规定进行合同执行评估，经酒店公司成本控制部审核后报股份公司成本控制部备案。
5
合同档案管理
5.1
合同签订后，股份公司所属项目公司财务部、酒店公司成本控制部、酒店公司档案管理部门（即含各酒店项目部和各酒店项目公司行政部档案员，下同）必须留存一份原件（正本或副本），其他部门需要留存合同的，由酒店公司档案管理部门提供复印件。
5.2
篇7
（一）有利于绿色环保，减少资源浪费。会计工作耗材成本巨大，日报、月报、年报所需纸张加上色带、打印机等各类耗材，无以计算，造成资源浪费、环境污染。由于大量的会计报表、报销单据及记账凭证等都以纸质档案呈现，给档案管理及档案利用带来诸多不便，以我校为例，一些科研项目结题审计、学科评估、教学评估等等不仅需要大量的原始票据凭证，还需要例如合同、协议、文件等原始凭证等，这些文件材料大部分都附在会计原始单据后面，这样一来，一个项目查下来就要翻阅少则一年多则五、六年，甚至十年的原始会计凭证，另外由于复印、照相、扫描不清不详，还要往返档案馆查找多次，耗资耗力耗材，给会计档案的利用带来诸多不利。如果实行电子会计档案管理就不一样了，新《会计档案管理办法》规定，符合条件的电子会计资料和电子会计凭证都可以同纸质档案一同归档立卷。这样会计档案利用者就可以通过电子会计平台迅速查到自己需要的会计原始凭证，既节省了时间又降低了耗材成本，节能减排，绿色环保。
（二）提高会计工作的效率，便于会计档案管理。纸质档案在形成和保管、利用的实践过程中，投入大量的人力、物力和财力，近年来纸质会计档案，尤其是记账凭证成倍增加，占用了大量的空间，一些馆所由于缺少现代化、标准化档案库房管理，出现会计凭证摆放杂乱、无序的现象，给工作带来极大不利，甚至造成严重的安全隐患。电子会计档案管理的出台，以它独特的便捷性，提高了会计工作的效率，加速了会计信息资源的传递速度，进而提升了会计档案的利用率。
（三）有利于现代化会计大数据事业的发展。现代化信息时代的发展，要求财务会计大?稻莸闹С帧Mü?一些会计数据的分析和研究，可以为决策者提供有价值的依据和决策。新《会计档案管理办法》的出台，将有利地推动电子会计大数据的实现，为机关企事业管理者提供更准确、更真实、更可靠的一手数字信息，为社会经济的发展做好参谋。
二、建立严谨的、规范的电子会计档案管理制度
电子会计档案的管理需要以科学的态度、完善的管理进行，它与纸质档案的管理无论在制度管理，还是业务流程，以及安全防范方面都存在着很大差别，为保证电子会计档案的管理科学、规范，最大限度地开发、利用，应该从规范管理、组织流程、建立安全防范体系几个方面落实。
（一）制定完善的电子会计档案的制度。新《管理办法》明确了电子会计档案的管理，规定电子会计档案在接收、传输、保管、利用等环节，要遵循建立与纸质会计档案相关联的会计档案检索系统，并且强调同时要符合长期保管的条件。规定从外部接收的符合存档条件的电子会计资料，同时其电子签名必须符合《中华人民共和国电子签名法》的要求。
（二）健全电子会计档案的移交手续。规定指出，电子会计档案在移交时，应严格遵守电子会计档案与其元数据一同移交的规定，并且要求电子会计档案在形成过程中的文件格式必须符合国家档案管理的相关规定。强调如果是特殊的电子格式必须连同电子会计档案的读取平台一同移交归档保存。
三、建立健全科学完善的电子会计档案安全保障制度
电子会计档案归档，应当从它形成的全过程加以监控。首先应当从电子会计档案的收集、传输、整理、保管开始，到最后的移交，形成电子信息一体化的电子会计档案管理体系；对其形成过程中的准确性、完整性、可用性及安全性一一进行严格的检测把关，真正符合规定的会计资料才可以接收归档。
（一）建立电子会计档案安全保障体系。从管理系统、网络传输、到电子会计档案的利用，档案部门应协同会计部门、信息技术管理部门一同建立安全有效的防范体系，严防电子会计档案利用中的丢失及篡改。
（二）建立电子会计档案的备份制度。防止自然灾害及人为破坏。
篇8
（一）合同风险意识不强，管理观念淡薄
在合同管理的过程中，签约责任人的法律观念和风险意识，直接影响着以后合同管理的质量和效率。由于高校不同于一般的企业法人，受传统思维定势的影响，管理者对学校合同管理重要性的认识不足、风险意识不强、法律观念相对淡薄。高校合同种类繁多，存在范围广，涉及周期长，所面临风险的种类也是多样的。合同谈判签约前，部分高校在对合同文本的合法性、合规性进行必要的审核时，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，审核往往难以做到严格把关。而在正式签约时，又存在“应付审计、走过场”的现象，草率签订合同，这就使得合同在签订之初就留下了较多的隐患，加大了法律风险。在合同履约过程中，缺乏必要的对履约情况进行跟踪、检查、监督。在合同履约完毕后，缺乏必要的绩效评价机制。当合同履约出现失误时，也没有相应的追踪问责体系，不易追究责任，更难挽回损失。
（二）合同多部门签订，无专门机构管理
一些高校对合同管理重要性的认识不足，缺乏统一归口管理部门进行集中管理，合同的责任归属不明确甚至是混乱，致使各部门之间各自为政，造成合同管理十分混乱。如：基建工程的勘察、设计、安装、施工、监理、检测、以及影响房屋结构的维修改造合同由基建部门或新校区建设办公室管理；零星维修改造工程，包括水、电、设备、教室、学生宿舍维修改造等，合同由后勤或总务部门管理；资产的采购、处置，资产的出租出借及对外投资合同由资产管理部门管理；教材、教辅资料的采购合同，以及教育服务合同、联合办学合同由教学部门管理；图书、期刊杂志、电子资源的采购合同由图书馆管理；融资合同由财务部门管理；科研合作、科技开发、科技咨询、科技服务、成果转让合同由科技部门管理；开展国际（境外）合作办学由外事部门管理等。这种由多部门分别进行管理、签订的合同管理体制，当产生履约纠纷、尤其是涉及多方主体时，各部门之间就难免地出现互相推诿扯皮现象，不利于及时、有效地解决问题。此外，合同的多部门管理、签订还会造成在合同归档过程中，合同及相关资料分散在学校的不同管理部门，一些合同文本和证据资料因不能及时归档和保存，或保存不善，甚至发生丢失，给高校带来潜在的经济风险和法律纠纷隐患。
（三）合同内容不够严谨，未经严格审核批准
高校各类对外合同的签订，都必须严格依照《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规，在全面、充分表达双方真实意图的基础上，对合同的实质性条款（包括附件）尽可能进行完备地约定。由于高校的合同内控制度建设比较滞后，在合同管理流程中，往往缺少关键的合同审核环节，由于没有设立专门的部门（机构）和人员，或由于合同审核人员专业知识的欠缺，或相关的法律知识不足，从而在审核中无法及时发现不当或不利内容和条款；也有的高校合同审核人员确实提出了恰当的修改意见，往往因为内部部门之间沟通不畅，合同的经办人员没有及时纠正这些不足。另外，业务主办部门在实际签订合同时，有时碍于情面，或存在侥幸心理，自以为违约、纠纷不可能发生，觉得这类条款可有可无，忽视对违约责任、争议解决等条款的约定。实际上，这些认定违约责任、确定争议解决办法的条款正是日后处理合同纠纷的方法和依据，同时这些条款的存在，也可有效敦促双方积极履行合同义务。
三、高校合同管理的对策分析
（一）加强教育，提高对合同管理工作的认识
财政部于2012年11月29日了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，要求各行政事业单位自2014年1月1日起施行，以进一步提升高校内部管理水平。高校合同管理是新时期高校依法治校的重要内容，是高校内部控制的重要组成部分，它直接规范着高校的对外经济行为。高校各级领导、各部门工作人员对合同管理工作的认识提升以及他们的法制意识的增强是做好合同管理工作的重要保障。因此，应对学校干部职工开展广泛深入的普法宣传教育，加强对专兼职合同管理人员的培训尤为重要与迫切。通过培训学习，使他们进一步增强法制观念，依法履行管理职责；同时使广大干部、职工认识到，建立和完善合同管理机制，加强高校内部控制，强化合同管理，是高校避免风险、提高经济效益、提升高校竞争力和发展潜力的重要保障，也是市场经济的必然要求，对于在市场经济条件下维护学校的利益具有十分重要的意义。
（二）加强合同的制度化规范化管理
为保障合同在审核、签订、履行时以及出现纠纷后都能够及时有效解决处理，不至于遇到问题束手无策，高校应依据《合同法》等法律法规，结合学校实际，建立健全一整套规章制度体系，制定一系列切实可行的高校合同管理制度，以加强合同的规范化管理，要从体制上、程序上、权限上规范和约束各职能部门履约的行为，以此规范学校的合同运作和经营行为。例如要完善签订合同的授权委托制度，防治受托权力的滥用和权力的过于集中，使学校法人代表———校长的授权委托行为规范化、合法化。同时还要建立和完善合同审核会签制度、合同专用章使用管理制度、合同追踪监督体系、合同档案查询和保管管理制度等。通过一系列制度的精心制定、认真执行、监督检查，保证完整、准确、全面履行合同，维护高校的合法权益。
（三）加强合同签订前的审核工作
合同订立前，应通过严格的审核会签程序。合同审核可实行合同小组会签制。小组成员可由业务主办部门和相关职能部门如：校办公室、招投标办、财务部门、纪检审计等部门负责人以及相关专业人员组成。小组成员应分工负责，密切配合，共同为维护学校经济利益把好关。可重点审核合同内容的合法性、合规性。如当事人的名称、地址，合同标的，质量和数量，价款和酬金，付款的时间与方式，质保金的收取与退还，后续的服务与维保，违约责任，解决争议的方法等，是否都已在合同中具体载明清楚。审核合同时应注意合同文字的规范、准确，合同内容在逻辑上应保证前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的语言，一个概念有多种解释时要确定一种解释避免纠纷。会审小组成员审核后应在合同会审表上签署意见。由业务主办部门综合以上专业意见拿出较成熟的方案，最后交校领导审查批准。凡对外投资、融资、合作办学以及学校资产联合经营等重大经济合同（50万元或100万元以上）和重要合同（具体金额由各校根据情况确定）应请法律专业人员对合同的内容、条款进行咨询把关并签署意见，经分管校领导审核后，报校长办公会或学校党委会审定后签订。高校在签订合同时不仅要讲正面的合作，更要强调反面的责任。只有这样，一旦发生合同违约时，才能确保高校合法权益不受损失。
（四）加强合同履行的监督跟踪管理
学校合同一旦订立，就要开始履行。在此过程中，最重要也是最根本的是加强管理，提高执行力，确保全面按时履约。相关部门要各司其责，业务主办部门应对合同履行情况进行实时跟踪监督，指定专人跟踪监督合同的履行情况，按合同约定条款组织实施，对工程、物资、设备的质量进行监督检查，严格监督合同履行过程中是否按照合同规定办理验收手续。涉及到合同中的付款条款，需经双方确认后，由业务主办部门办理付款申请手续。学校财务部门应依据合同履行收付款职责，并按审批权限，经申请人、业务主办部门负责人、审计部门负责人、财务部门负责人签字，报主管该项目的校领导审批、签字确认后办理款项结算，杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。监察、审计部门应认真履行督查职责，保障学校合法权益不受损失。如属相关部门履行不当造成损失的，应追究相关部门或相关人员的责任。
（五）加强合同档案的归档管理
高校要建立和完善合同档案管理制度。合同归档可由校办公室作为归口管理部门，具体负责合同的归档、管理、查询工作。校办公室应安排专人对合同档案进行整理、加工，对所有合同统一编号、分类归档、汇总列表备查。合同履行完毕后，业务主办部门应及时按档案管理要求进行整理，移送校办档案管理部门，不得随意处置、销毁或遗失。每一份合同正本、副本以及合同审核、会签过程中提出的修改意见及与之相关的附件（如传真件、文书、图表等），变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）等资料，授权委托书、合同分批履行的情况记录等材料均需妥善处理、及时整理归档，建立合同管理登记台账，为以后各方查阅使用提供方便。各部门因工作需要借用合同复印件，应由借用部门负责人签字，分管校领导审批。校办档案管理部门负责及时收回借出的合同。各部门应对合同进行保密，校办合同管理人员不得擅自将合同（原件或复印件）借给外部门（个人），也不得泄漏合同内容。
篇9
公文归档；制度；范围；时间；质量；要求；归档
归档是档案的主要来源，也是机关文书工作的最后一步，同时是档案工作的起点，为了保证归档文件的完整，制定了相应的归档制度。有很多法规性文件均对归档制度做了明确规定，所有立档单位必须遵照执行。文件的归档工作包括归档的时间、范围和归档文件的质量要求。
1 公文的归档范围
归档范围是指已办理完毕的文件材料应归档及不应归档的范围，一般来说，文件反映本单位工作活动，有一定保存价值的文件材料都应该在归档范围内。根据相关文件规定，机关的文件材料主要指的是机关在自己工作中形成的各种文字记录，一个机关需要归档的文件材料，是由以下四个部分组成的：（1）机关在工作活动中主要体现机关主要职能的，反映机关历史面貌的，对本机关以后发展及生存具有研究价值和利用价值的文字材料；（2）机关在本职工作中对国家、集体和人民的权益有一定促进意义的凭证类的文字材料，这类材料归档后具有影响作用。（3）机关在工作活动中体现出是在执行上级规定的文件材料，以及同级和下级报送的重要文件的执行情况的文件材料，为以后工作提供依据。（4）除上述文件材料外，还有一些材料对于本机关以后的工作具有查考价值的文件材料也在归档范围之内。
确定好文件材料归档范围后，所有需要归档的文件材料，要依据相关的规定向档案部门进行移交，做到有价值的文件材料进行集中统一管理，适时进行归档。在档案归档过程中，个人没有权力把档案归为已有，也没有权力拒绝应归档的文件材料进行归档。
为做好文件归档工作，各归档单位要遵照以上的规定，根据本机关的实际情况，确定本机关的文件材料归的范围和归档文件的保管年限，并通过档案管理的审查后严格执行。
机关在确定归档范围时还应注意以下几点：（1）在电子文件进行归档的时候要把电子文件的元数据、背景信息等一些相关资料都要做到相应归档。（2）在纸质材料归档的过程中，一些文件的发文稿纸以及文件处理单要和正式文件一起进行归档。（3）多个机关联合行文或联合召开会议时形成的文件材料应由主办单位归档文件的原件，其它单位归档形成文件材料的复印件。（4）有关刊物、简报、图书等一般性参考资料原则上不立卷归档，而应单独存放。（5）一个部门的文书档案和科技档案应分别归档。
2 公文的归档时间
归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。按照1983年4月中央办公厅和国务院办公厅的《机关档案工作条例》规定：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。”对于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的单位文件，为了便于实际工作的查考利用，也可适当延长归档时间。另外，电子文档的归档时间较为灵活，如果采用逻辑归档的方式，应实时进行，如果采用物理归档方式，则可以按照纸质文件的归档时间定期完成。
因此，归档时间的确定，应以各种文件材料的形成特点及规律为依据。正确规定归档时间，对维护档案完整及业务部门和档案室工作的顺利进行都有重要的意义。归档时间规定过短会影响文件在机关日常工作中的使用及档案室其他工作的开展；反之，定得过长容易导致文件散失和损坏，会增加业务部门的负担。
3 归档案卷或文件的质量要求
根据《机关档案工作条例》、《归档文件整理规则》等有关文件的规定，档案室一般不接收未经整理的零散文件材料。对归档案卷或文件的总的质量要求是：在归档文件材料中要保持各文件之间的联系，同时不能破坏文件材料形成的特点和规律，不同价值的文件要区别归档，方便档案部门的利用和保管。在实际工作中应做到以下几点：
（1）归档文件必须齐全、完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件的种类、份数及每份文件，均应齐全完整。
（2）遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在立卷时应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和过程，尽量做到一事一卷。
（3）区分不同价值的文件，分别组卷。在组卷过程中尽量归档文件不同的保管期限分别组卷，以便初步划定保管期限，日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。
（4）卷内文件材料应保持彼此之间的有机联系，系统排列。有相关联系的文件要按照顺序排列在一起，如正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；涉及会议的材料要按照时间顺序进行排列；会议文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性的文件在后；产品销售合同应按问题单独组卷，再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照国家标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。
（5）对于跨年度文件材料的组卷和排列。除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年度立卷；没有批复的放在请示年度立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在会议开幕年度立卷。
篇10
1 药品生产经营企业债权档案的特点
1.1 应收帐款债权档案是公司债权档案构成的主体
以药品生产、销售为主的工业企业，其产品的直销对象主要是各级医院，医药商品经营企业（各级医药批发公司）、连锁药房经营公司。其销售模式以信用限额销售为主，现款销售所占份额较少。应收帐款债权占上年销售总额15%-30%，成为公司债权构成的主要部分。因此，应收帐款债权档案是公司债权档案的主体，显得尤其重要。
1.2 债权档案数量很大，分布范围广
药品生产企业往往品种、品规较多；营销对象多，且分布在全国各地；物流配送是在信用限额内按需配送，形成一种累计式债权。而不是签定1份产品销售合同对应一次性完成配送。因此产生的销售合同、销售发票、送货单据等债权资料数量很大，分布范围广。如管理不科学、责任落实不到位，在传递过程中极易造成遗失。
2 药品生产经营企业债权档案的存在问题
2.1 债权档案在形成部门分散排列归档，需要提供利用时查全率达不到100%
1.会计档案中债权档案不齐全且未集中排列。在实际操作中，会计做帐时，应收帐款凭证附件只有送货单、发票财务联，随帐务生成时间，分散装订成册，不是按某个经销商某年度全部交易凭证集中排列，其中还缺少销售合同及其他相关债权依据材料。因此，在企业清理债权时从会计档案中查找某个经销商某个时间段的债权档案费时、费力，查找不齐全。
2.应收帐款会计凭证附件之外的债权档案由形成部门分散收集保管、排列整理不科学也存在查找不齐问题。
产品销售合同，销售管理台帐、产品出库管理台帐、物流送货单等形成于不同部门，在排列整理上缺少科学、规范，不利于查找，也造成债权清理时利用困难。
2.2 债权档案生效要件不完善，准确率达不到100%
1.销售合同在签订环节存在签字、盖章等生效要件不全或与预留印件不相符的现象；
2.送货单据签章生效要件不全主要表现为：
（1）送货单填写不详，如送货汇总单填写送货件数、合计金额，无品种、规格、单价、金额及合计等明细签章单。或者汇总单与明细单之间未建立生效关联信息，造成送货单无效。
（2）收货人签字与预留收货人签字不符。
3 加强债权档案收集、归档管理的实践探索
鉴于药品生产经营企业债权档案的特点及存在问题，企业有必要加强债权档案的管理，提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、保管环节的齐全率和查全率。使企业在债权风控管理中避免因债权证据缺失而处于被动地位，造成经济损失。
3.1 制定债权档案专项管理制度，建立债权档案形成、收集、归档管理网络，明确债权档案形成的关键环节的收集、移交归档职责
1.债权监控中心为债权管理的主管部门，负责信用客户、信用限额及债权档案管理制度的制定、培训，并监督、检查、考核执行情况。
（1）集团公司债权监控中心为销售客户及信用限额管理的主管部门，负责制定债权及债权档案管理制度，并监督、检查执行情况。下属公司债权监控分中心为本公司客户及信用限额的具体管理单位（部门），负责执行客户信用限额管理制度和债权档案的检查、审核及归档管理。
（2）债权监控分中心必须建立客户电子信息档案库并进行动态维护。销售客户是公司的重要资源，不允许任何个人或团体私自占用公司客户资源。发生业务往来的客户，统一实行申报审批制，经公司正式审批后的客户必须统一编制《销售客户目录》以正式文件下发，未上目录的客户不得销售。信用客户必须提供齐全的信用资料，客户信息系统根据客户情况的变化（新增、名称、地址、开票资料等信息变更）及时更新，动态管理。客户注销必须结清货款后才能予以注销。客户电子信息、纸质客户目录及信用资料一同视为债权档案归档保管。
2.各公司销售财务部负责应收帐款的对帐管理，强化对帐管理的及时性，确保债权的准确性。
（1）企业授信额度实行时间授信和总额授信的双控原则。销售财务监控授信债权总额及其存在时间，将授信总额控制在上年销售额的15%-30%以内。
（2）严格执行财务对帐制度，每年对帐率要求达到100%。余额不平，找出不平的原因并加以说明和处理。形成的对帐余额调节表及情况说明要求加盖财务专用章作为债权依据，移交债权中心与合同、送货单一同归档。
3.销售合同管理部负责销售合同设计、用印、发出、回收审核。
（1）规范产品销售合同文本的设计。
销售合同文本统一规范设计，并详细说明填写要求，填写示范样本。对签订合同的业务代表、发货人等相关人员进行统一培训。
（2）规范合同填写、签字、盖章等法律生效要件。
首先，要求信用客户提品销售合同签订人、合同专用章、财务专用章等合法字模、印模及授权委托书作为预留信用依据。
其次，签订产品销售合同时，要求签字盖章手续必须齐全，并与预留字模、印模相符。
当合同变更时，在“其它约定事项栏”注明变更情况并由双方签字确认。合同作废时，商务代表到经销商单位收回原合同并注明“作废”或“无效”等字样返还合同管理部。通过规范设计、填写、审核、纠错等办法，强化签定合同的准确性。
4.物流配送管理环节负责送货单制发、回收、审核，并移交一份给合同管理部门与相应的合同附在一起归档。
（1）物流部门必须严格执行发货制度，收集配送对象的预留字模、印模。货品送达后必须要求收货人签字盖章，并与预留字模、印模一致。
（2）每次送货、退货单证齐全，送货单上标注销售合同和送货明细单、发票编号，几种债权依据相互映证，以确保债权档案的准确性。
实践操作中常会出现：授信客户收货印模、字模、托运公司授权依据收集不全；送货单无签章；多品种送货时，只有汇总送货单签章，未标注送货明细单编号，建立生效关联信息。因此，送货单据生效回收时应按以上要求严格复核，确保送货单签发的准备性。
3.2 销售合同及送货单的制发、回收、移交等严格执行登记管理制度，保证债权档案收集完整、齐全
所谓完整就是要求已签订生效的合同和相应的送货单据收齐、配套；齐全就是要求与某客户签订的全部合同、送货单、对帐单收齐配套。只有通过严格登记、追踪管理制度来实现债权档案的收集完整、齐全。
（1）销售合同发出和执行登记台帐，按分销公司及所销产品登记。每月清理已履行和未能履行的合同，进行分析，发现问题及时沟通处理。
（2）严格执行送货登记管理台帐。送货台帐要有送货单发出、回收情况记录。将签收手续完备的送货单财务联移交销售财务会计记帐，第一联移交合同部作为债权档案附在相应的销售合同后，第三联自存作为送货台帐记帐依据。
（3）销售合同及送货单签发后，必须限期返回，丢失一份要登报公示并从重处罚责任人。
通过对债权档案传递过程的跟踪，确保债权档案收集、及时、完整、齐全。
3.3 科学排列，规范整理债权档案
1.科学排列，提高查准率。
排列整理：销售合同按产品、销售区域（省）、经销商（购货单位）、时间等要素进行排列。年度内将同一经销商的每一份销售合同附上送货单、按时间先后排列，再附上年度对帐余额调节表。
规范装订：合同、送货单等应归档债权凭据排列顺序确定后，制作卷内目录及备考表，装订成册。
3.4 归口管理，提高债权档案利用查全率
所有债权档案由形成部门分片区、经销商排列，装订成册后，编制移交清册，每年移交债权中心审核，归口集中保管、利用。确无债权纠纷后再移交档案部门保存10年。当债权法律纠纷产生时能快速提供债权依据，确保企业债权万无一失。
参考文献
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一、高校档案信息化建设的必要性
高校档案承载着“记载校史校情，传承大学精神”的重要使命，同时也是维护学校和师生根本利益的重要依据。随着高校办学规模的扩大，高校馆藏档案案卷数也在逐年增加，同时，随着国家的发展和社会的需求，每年各类人才流动、户籍变更、留学、移民的人数也在逐年攀升[1]34。以同济大学档案馆为例，馆里保存着建校一百多年的档案27万余卷，案卷每年以2万余卷递增，每年前来档案馆办理各类档案证明的达8000余人次，然而档案馆的工作人员不增反减，人均工作量不断增长，势必会在每年的毕业季等一些特殊时段形成业务量堆积的现象。针对这些问题，大力推进高校档案信息化建设工作已经成为亟待解决的问题。
二、高校档案信息化建设的基本思路探索和应用
高校档案信息化建设是提高档案工作水平的重要途径，它的建设是一项庞大的系统工程。根据高校档案的具体情况，归纳总结为三方面，即档案资源数字化、管理过程智能化、档案服务信息化。
1.档案资源数字化。主要指直接归档的数字档案和对馆藏各种载体档案的进行数字化加工工作。（1）数字档案的归档。数字档案也可称为“电子档案”。电子文件是指依托计算机及网络技术等现代化办公条件和设备，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的文件，而具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件就被称为数字档案，它必须依赖电子设备进行阅读和处理。在高校档案形成过程中，会产生很多的数字档案，比如电子公文(俗称OA文件)就属于此类档案。电子公文是指通过学校协同办公系统处理公文后形成的具有规范格式的电子数据，对学校和社会具有相当重要的保存价值。同济大学在进行电子公文归档的实际应用中，创新提出在档号编制规则中增加部门代码，使同一部门的档案相对集中，便于查找和利用。整个归档过程依旧采用电子数据和纸质档案“双套制”归档模式，即在协同办公系统中将电子公文数据通过接口传输至档案管理系统自动归档，同时还须将已办结的电子公文制成纸质公文，与电子公文一同归档，电子公文与纸质公文互为镜像，实现了文档一体化。(2)馆藏档案数字化加工。长期以来，档案馆所存放的档案大多是纸质档案，档案利用也都是采用手工翻阅纸质档案来进行。而如今信息时代的数字信息管理模式，已开始深刻地影响着档案管理全过程。为了能迅速、方便、准确地提供档案利用，共享可公开的档案信息资源，更好地满足社会各界对档案利用的需求，就必须进行档案的数字化加工工作，将纸质档案转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，真正实现对馆藏档案进行现代化管理。同济大学的馆藏档案数字化加工采用数字化外包的方式进行。项目实施前，档案馆工作人员需要对档案的种类、数量、案卷质量以及档案的整理方法、著录方法、档号编制方法等进行详细了解，制订出一系列操作规范和规章制度，选择综合实力雄厚、拥有一定资质的档案数字化加工专业公司作为承包方。项目实施过程中，针对“调卷整理扫描还卷质检著录总检挂接备份”等流程及加工环境，对照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》逐条检查，全面管理。
2.管理过程智能化。主要包括部门立卷网络化、库房环境自动化和档案管理智能化三大方面。（1）部门立卷网络化。部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下，具体完成档案从收集、整理、组卷、录入管理系统、著录目录到系统，并定期移交归档的全部工作。立卷工作可分为平时立卷（预立卷）和年终立卷，两者是相辅相成的。预立卷为年终立卷打下了基础，年终立卷又可以检验预立卷，以便根据工作的变化及时调整类目，为新的一年编制立卷类目提供根据。同济大学档案馆使用的管理系统采用浏览器/服务器结构，部门档案员只要有一网的计算机就可以登录到系统中，使用系统的各种功能进行操作，档案馆工作人员可以同步实时监督部门档案员的立卷过程，发现问题及时指出和修改，降低了归档的错误率。
3.库房环境自动化。档案库房是永久保管档案的基地，加强档案库房管理是保护档案的重要途径。随着信息技术的发展，通过智能设备和信息技术进行交互和控制，克服了传统库房管理存在的弊端，减少了人工工作量，提高了管理效率。同济大学档案馆在库房环境自动化建设中，先后在库房中更新安装了红外视频监控系统、门禁———照明联动控制系统、温湿度自动控制系统、空气净化系统、七氟丙烷自动灭火系统，以及变频控制电梯设备等。其中红外视频监控系统通过在库房内安装双头红外摄像头对库房进行24小时全面无死角、不间断图像监控。库房管理人员可以通过回放，调取任意时间段的库房监控录像[2]51。门禁———照明联动控制系统，一改传统的铁锁把门模式，通过门禁管理系统根据不同的时间段和工作需要，针对每一个库房房门对不同的人员进行授权，做到了库房管理权限精细化。每一个进出库房的人必须刷卡才能打开门禁进入库房。通过刷卡，系统自动记录每个工作人员的出入信息，有力保证了库房的安全。温湿度自动控制系统和空气净化系统，在库房营造了一个恒温恒湿的档案保护环境，最大限度延长档案寿命。当库房温度不在14℃—24℃之间，空调就会自动开启；相对湿度如果超出45%—60％，除湿机就会自动开始运作，进行除湿工作。空气净化系统定期自动开启，有效提高全封闭的库房空气清洁度。同济大学档案馆历来就是学校的重点安全保护单位。因受到档案馆库房层高的限制，库房安装采用了造价相对较高的七氟丙烷气体灭火系统。七氟丙烷是无色、无味、不导电、无二次污染的气体，具有清洁、低毒、电绝缘性好等特点，是一种灭火效率高的洁净气体灭火剂。如果库房层高能满足排设管道的高度，可安装具有造价低、性能稳定、安全性高等优点的高压细水雾灭火装置。（3）档案管理智能化。一个功能无比强大的档案管理系统是档案信息化的核心。随着计算机技术在档案管理中的广泛运用，档案管理软件日臻成熟完善。各个立卷部门，依托计算机和局域网进行登录系统，对档案案卷进行案卷和文件的著录、修改、删除、检索、统计汇总、打印案卷目录和卷内文件目录，一次录入多次输出，将原来案卷的检索功能交给高效的计算机，提高检索率和利用率。同济大学档案管理系统基于TCP/IP（网络互联协议）协议，系统用户不受地域限制，不需要安装客户端软件就可操作。该系统不仅可以进行全文自动著录与标引、全文管理与全文检索，还可以对图像、录音等多媒体档案，通过网络远程上传至系统，并可以对各类档案信息资料进行灵活统计。档案的存放离不开密集架。同济大学在新置智能电动密集架的时候，要求可通过计算机系统实时检测密集架的各种状态，并进行操作控制，同时要求做到密集架管理控制系统与计算机智能连接，通过网络，在电脑上直接对密集架进行操作，实现档案密集架的智能化管理。
4.档案服务信息化。目前主要是指在线提供档案信息和远程办理档案证明两部分。（1）在线提供档案信息。信息技术的发展，使互联网逐渐成为人们日常生活的一部分，在高校在数字校园大环境下，上网用户越来越多，在线提供档案信息，不仅可以为广大档案利用者提供便利，同时也能更好地提高了档案利用的效率。同济大学档案馆通过档案系统开放数字化档案资源。需要在线查阅学校档案信息者必须是通过学校统一身份认证平台认证的部门或个人，档案查阅者首先向档案馆提出查询申请，并签订《同济大学档案电子信息查询安全协议》，经审核通过后，系统管理员根据查阅者的工号开设查询账户，根据不同级别、不同权限予以授权。授权后，查阅者即可在线查阅相关档案信息。（2）远程办理档案证明。远程服务又称RAS服务,是指让用户可在局域网以外的地方用自己的电脑去访问位于局域网络中信息资源的技术，它被认为是“以人为本”的服务。基于服务对象的需求这一外因，和提高工作效率这一内因，同济大学档案馆于2013年11月正式开通网上“档案服务利用系统”，此系统为国内高校首例[3]。同济大学“档案服务利用系统”，突破了身份认证和财务收费两大瓶颈难题，通过前后台的网上互动，将电子商务的理念应用到档案的服务利用过程中，为档案利用者提供一站式远程在线服务。用户可根据需要随时在网络环境下进行注册、登录、申请办理相关的档案业务，通过档案馆人员后台审核后，用户可用网银、支付宝等相关渠道支付所需费用，并根据需要选择快递或至档案馆窗口自取已制作完成的档案证明文件。此系统彻底打破时间和空间的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的档案服务，使“被动服务”演变为“主动服务”。系统开通至2015年4月，已由最初的13项出证业务增加到21项，汇总数据显示，受理业务人数和数量快速增长，并持续保持在较高水平上。高校档案信息化建设作为一个新鲜事物，在实施中可能还会有一些意想不到的困难和问题出现，伴随着档案信息化建设的深入，以及对档案服务方式创新的不断探索，高校档案工作也一定会随着信息技术的发展而不断改进和提高，更好地为社会服务。
参考文献
[1]尚红伟.高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J].兰台世界,2013（4）.
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近年来，高校继续教育培训进入了一个快速发展期，随着其规模的不断扩大，在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点，使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案，是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此，文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展，电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时，如何保障电子文档的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。
一、概念及特性
文档，即公文和档案，公文是档案的前身，档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案，电子公文是由办公自动化系统生成，电子公文流转结束后就进入了归档环节，形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理，并可在网络上传递的代码序列，包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用，管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介，对设备依存度较高，而且易于修改、复制、传播。
二、教育培训文档电子化的意义
(一)高校教育培训公文电子化的意义
高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及、通知、各类函件等，要求时效性强，需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成，则费时费力，且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理，通过电子公文传输、交换、共享，加快了公文流转速度，提高了办公效率和资源利用率，实现了跨平台的数据信息交换和信息共享，使各个层面的工作有机地联系起来。
1．办公效率大幅提高
电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等，上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等，原来依靠传统的流转程序时，就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改，若是碰到领导出差的情况，只能等到领导出差回来才能签批，出差几天等几天，再呈报到下一位领导时，可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度，制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能，依靠计算机强大的信息处理能力以及网络，不受时间和地点的限制，只要有互联网，随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差，也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能，从而极大地提高了办公效率。
2．加快了文件传递的速度和提高了安全性
传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时，中间要经过很多人工操作环节，才能到达相关部门。因受时间、空间限制，阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中，遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台，利用计算机网络技术功能，无论是在制发上传文件还是向下级信息，都会在短时间内以点带面的形式信息，减少了中间环节，大大缩短了公文流转的时间，及时地传递了信息，其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。
3．响应低碳、环保、节约的号召
采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转，除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，还大大减少了纸张的使用。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应，为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。
(二)高校教育培训档案电子化的意义
1．提高档案管理工作的质量和水平
传统型档案以手工管理为主，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求进行编制开发的专用数据库，任何人进行操作和管理，其差异都很小，从而提高了档案管理工作的质量和水平。
2．文件信息得到充分交流与共享
多年来，高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行，无法做到信息共享，更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，而且原件容易损毁，还造成文件和信息查找困难。同时，由于传统意识的影响，国人对档案的重视程度不够，大部分人忽略了它的意义，而高校教育培训的档案管理有其独特的特点，即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后，档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级，可以多用户共享档案信息，通过办公自动化平台，根据用户的不同职责设置不同的权限，分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的检索功能提高了档案文件的利用效率
在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找，如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后，通过计算机网络技术功能，键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索，就可以在几分钟内搜索到相关档案信息，并且可以保证很高的查全率和查准率。
三、存在的问题及当前应对方法
电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便，为高校的持续发展做出了贡献，但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例，在向上级报文时，还是只能使用传统的手工流转程序，整个高校在整体上并没有实行电子公文，也没有统一规范，二级院系只是各自为战，电子公文仅仅在院系内部使用，出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面，报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销，电子文档不具效力。另外，由于印章和签署是文件生效的主要标志，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。
鉴于以上原因，文档实行“两套制”是有必要的，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作，事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
四、结语
总之，文档电子化是信息时展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式，其应用亦必然会越来越深入和普及，必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位，在工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展和实现。
参考文献
[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[j]. 职业, 2009,(15).
[2] 徐东升.信息化中电子文档的管理[j]. 成功(教育), 2007,(10) .
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四月份完成了湖北省第九届“守合同重信用”材料整理及申报工作，完成了院工商营业执照年检以及企事业单位组织机构代码证换证及年检工作。并对全院各类资质进行了一次清理，按资质证件的使用范畴及用途重新分类，制作成相应的电子明细表，便于借阅人员查看，对日常资质证件（原件及复印件）借用进行了登记、维护管理工作。
五月份协助深圳分院、黄冈分院、珠海分院在当地建设部门登记备案工作，以及完成了当月的合同管理统计工作；协助院办等部门，收集整理2002年院施工的重庆万州草街子地质灾害防治施工项目原始资料；以及各分支机构投标使用资质借用归还登记管理工作。
六月份完成了“全国工程勘察设计单位诚信单位”牌匾、证书申领工作。协助各分支机构项目投标工作，做出谋划策之功效，如：南宁分院参加南宁艺术馆工程勘察项目投标，荆州分院武荆高速公路连接线粉喷桩检测项目投标等工作。按市建委工程勘察设计处和武汉勘察设计协会的要求，将我院基本情况等相关资料报送《武汉勘察设计》网站，建武汉勘察设计网络数据库。完成1-6月份半年度合同统计工作，以及生产经营统计汇总工作。
七月份协助xxx科长顺利完成了地质勘察资质（固体矿产勘察、水工环、液体矿产勘察）三个甲级资申报工作，这也是我第一次参与资质维护管理工作，实现中学到了很多的知识，丰富了我的工作经验，此项工作已圆满完成并已为我院取得了三个甲级资质。完成了我院《武汉市工程勘察设计行业诚信单位》申报工作，此项工作也得到了好的结果，我院被评为武汉市28家工程勘察设计诚信单位之一。
八至九月份协助并完成了测绘资质年检工作，新的测绘资质也已领取，并对我院地灾类（勘察、施工、评估、设计）资质复审材料进行整理工作。
十至十二月份完成了报送国土资源部地质灾害治理工程勘察设计施工和危险性评估四个甲级资质复审材料申报工作，此项工作已由国土资源部审批过两项地灾施工和地灾评估甲级资质，还将等待另两项资质审批。完成了报送局企业指导处《单位资质和个人职业资格证书情况信息表》资料。完成了上报湖北省建筑行业十强申报工作。
二、合同管理以及分支机构服务方面工作情况
在合同管理方面对当年所签订的合同xxx多份合同进行了编号、盖章登记，合同项目顾客评审表进行分类，并在OA系统上对所签订合同进行了电子数据管理，并在规定的时间里完成了*年每月生产经营统计汇总工作。对于各单位情况不同对合同管理也采取了不同方式催收归档工作，使其我院合同归档率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而产生的不必要麻烦。
对于分支机构服务方面也是任劳任怨只有各分支机构有快件过来，都会想尽办法为其办理，并在最短时间内给他们寄邮回去，以不耽误对方工作为目的，从不因个人问题而延误工作。
完成了*年度省、市勘察协会会费上缴工作。
三、管理工作中的经验与体会
1、由于我以前从事出纳工作，这是第一次接触资质管理、合同管理的工作，这其中有个角色的转变，虽然出纳工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理细则等，为以后的工作打下了良好的基础，但由于资质管理工作以及分支机构生产经营管理的性质不同，使我在工作中有些被动接受、缺乏创新的工作作风。
