引论：我们为您整理了13篇档案数字化的重要性范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
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（一）改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限
多媒体技术在档案管理中的应用，可以使档案信息中的图、文、声像等各种档案实体有效的集中管理，是档案管理能够视听一体化，使得各种档案信息都能以非常生动活泼的形势保存并且再现，使得档案信息的管理和表现形式更加丰富，而且在很大程度上度改变了档案信息内容单一、表现乏味的状况，并且有效改变了目前档案信息中文本和声像档案分开管理的界限。
（二）使得档案实现无纸世界成为可能
利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩、存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量的存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。
（三）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量
多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密的将声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等从而有效实现了声像档案的快速查询，进一步减少了文件往来传递的时间，节省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式对档案信息进行组合打印输出，进行主题关键词的检索，自动进行文件组卷等等，使档案管理人员有效的从繁琐单调的工作中解放出来。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效的将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了蛋糕信息管理的质量和安全。
（四）增加了档案信息的保密性
多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息为可以被电脑接受处理的数据，而且有效的利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效的避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。
（五）提高档案信息管理能力
多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点得归档工作，一直以来都得到非常的重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量非常之大，任务繁重，大部分档案管理人员都将大量时间和精力花在档案资料归档工作上。而多媒体技术的广泛应用，有效的加强了档案管理的数字化管理，简化了繁杂的立卷归档工作，如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速的将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确、高效的分类、整合以及归档，从而高效的完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效的完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。
二、未来多媒体技术在档案数字化管理中的应用前景
（一）多媒体档案虚拟现实系统
未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。
（二）多媒体保安监控系统
多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。
（三）多媒体档案信息检索系统
多媒体技术将数字音频、数字视频以及通信等多种先进的技术与计算机融合在一起，有效的实现了档案数字化管理，它具有强大的功能，使档案信息检索系统不仅具有多媒体形式的信息，而且能够以非线性的结构组织信息。
三、结束语
总之，多媒体技术对档案数字化有着非常重要的作用，我们应该重视多媒体技术在档案数字化中的重要地位，认真分析多媒体技术在档案管理的现状，它有效的改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限，使得档案实现无纸世界成为可能，全面实现了声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了档案信息的保密性，提高了提高档案信息管理能力。并且用理智的思维和长远的眼光看待多媒体技术在档案数字化应用的前景，多媒体技术在档案管理中的广泛应用，可以有效实现多媒体档案虚拟现实系统、多媒体保安监控系统以及多媒体档案信息检索系统等等，所以，我们应该将多媒体技术在档案管理中的应用研究放在工作的重要地位，加大对多媒体技术应用的研究投资，尽可能快的实现多媒体技术在档案管理的最大化的应用，从而为实现档案数字化做好一切准备工作。
[参考文献]
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近年来，我国能源产业发展规模日益扩大，我国电力事业发展速度持续加速，电力企业的发展也相应扩大规模，电力企业发展的过程中电力档案管理作用也越来越明显，电力档案管理的价值在电力企业发展与运行中也越来越重要。电力档案的发展逐渐渗透到了电力企业发展的每一个环节和角落，对于信息网络技术发展而言是一种全新的管理方向，电力企业档案管理的有效性对电力企业的发展稳定性影响很大，管理者通过对档案的分析，可以看出电力企业发展存在的问题，并及时采取相应措施予以解决。档案编研工作是对电力档案的一种信息化的整理，目前电力部门档案工作中需要针对电力档案数字编研提出具体的执行方式，这也是目前亟待解决的难题。信息时代前提背景下，电力企业的档案数字化编研必须根据不同档案内容的载体形态、不同记录方式、档案信息的电子扫描数据、数据库存的共享与转化、电子数据的刻录与贮藏等开展相应的档案管理工作，持续化发展电力档案事业，强化现代化管理的价值，实现电力企业档案管理与电力企业本身持续发展的紧密结合。
二、电力档案数字化编研需要注重的细节
在实际工作中我们体会到， 除了做好电力档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外， 还要抓好以下两个环节：
第一、网络安全对信息数字化的影响这一环节 档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。计算机技术的广泛应用于发展，保证了网络化共享与信息安全技术的开展，电力企业的档案管理向着网络化与信息化转型，对电力企业的发展起到了非常大的帮助。电力企业档案管理必须注重对档案资料收集原文件的了解，详细掌握档案中各种数据的详细情况，档案数据中包括一些具体信息，比如声音、视频、文字、照片等多种信息与数据的储存，档案管理人员要运用计算机技术将这些收集到的数据进行储存与网络化共享，保证电力企业内部的每一位员工都可以通过网络获得这些资料，利用这些资料详细的掌握电力企业内部的发展状况，对一些发电设备和电力系统做出维修的预测，对电力管理制度有了全新的认识。
第二、电力部门档案人员在编研过程中， 即使请有关的业务人员配合进行， 也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中， 通过阅读和分析业务技术报告和总结， 才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型， 共同完成对档案信息的深层次加工， 逐步提高开发利用档案信息资源的能力， 最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然， 这并不是要求档案人员要成为电力专家， 但应该做到“耳熟能详”。
三、电力档案数字化编研的重要性
3.1加强电力档案数字化编研与电力企业生产的关系
不断加强电力档案数字化编研发展，提高员工的重视程度，加强电力档案数字化编研的积极发展，提高电力企业数字化档案的灵活操作性，保证信息化的电力企业档案可以帮助企业内部员工了解电力设备与企业运行的正常发展状况，为电力企业的健康发展提供有力的信息支持，为电力企业的健康发展做出信息支持。档案管理数字化的编研要与电力企业生产关系紧密结合，要保证电力企业内部员工遵守各项电力档案的管理规范，严格按照制度管理电力档案，对涉及电力企业关键性因素的电力档案发展情况做出详细的工作计划。比如： 电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等， 以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开， 从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术， 编辑出版一系列具有浓郁电力企业特色的宣传品， 制作宣传图板陈列在活动室， 编制专题性统计分析， 使有关材料做到图文并茂， 色彩鲜艳， 生动直观， 新颖好看。
3.2加强电力档案管理的技术创新
提高电力档案数字化编研重要性的认识，将新时期电力档案管理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定， 可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约， 容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清， 会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动电力系统电子文件的及时归档和有效管理， 改变了手工管理纸质档案的传统模式， 解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题， 实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理， 提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。
四、加强电力档案数字化编研发展的几点建议
4.1建立有效的领导管理模式
领导应当明确自己的职责，切实加强对数字化档案管理体系建设的组织管理，建立一套行之有效的档案管理制度，以综合档案数字化管理为基础，建立数字化档案管理网络，使整个系统形成一条线，一环连一环，真正使组织领导机制得到强化。
4.2建立数字化档案管理体系的保障机制
建立电力企业数字化档案的管理体系保障机制，主要目的是为了提高数字化档案的管理效率，降低电力企业内部的管理风险，增加生产的安全性。要建立一支数字化档案管理专业队伍，培养专业化的操作人才和专业知识较为丰富的实际操作性员工，才能保证数字化档案管理体系的健全。电力企业的各级领导必须要积极发展数字化档案管理的培训工作，加大对数字化档案管理系统建设的资本投入，全面的采用数字化与信息化技术改善档案管理的发展状况，提高内部员工的信息化档案管理意识，保证电力企业内部生产与日常维护的正常运转。培训中要针对不同人群给予不同特长的培训，帮助档案部门建立独特的培训机制，经常性的举办数字化档案管理讲座，帮助员工加强自我的电力档案数字化编研工作能力，获取业务知识。
4.3加强网络安全管理
对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治、防止恶意攻击、解决信息存贮和传输安全问题、操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份等方面来进行。对于病毒的防治，应该结合档案部门的具体情况，在工作站、文件服务器、互联网网站安装防毒软件，进行多层次防御。对于防止恶意攻击，目前比较有效的解决方式有两种：防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看，防火墙技术更为大众化，不会给档案管理部门带来较大的经济负担。
参考文献：
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1.2档案管理效率更高传统的档案方式就是从档案的收集、整编开始一直到提供给单位利用都是手工完成的，然而随着社会的发展信息量越来越大，所以对于档案管理来说难度与复杂性也都有了更大的难度，因此从前的传统管理方式已经不再适用。如今的数字档案促进了档案信息化的发展，实现了档案管理的自动化与网络化，不再像从前那样每次使用档案都要有很多的程序，实现信息化档案管理之后只需要一次录入档案，便可以多次使用，信息化管理的最大优点就是档案共享，大大的提高了工作效率。其次，对档案的检索与查询也更加方便，在查询时有多种方式可以选择，查询者可以根据自己的要求选择组合查询、分类查询、模糊查询的查询方式，很大程度的减轻了工作人员的负担。数字档案在档案信息化建设中发挥了重要作用，通过计算机对档案进行管理，不仅为工作带来了便利性，而且还可以自动产生催还记录，可以有效解决借阅者逾期不还的问题。
2数字档案在档案信息化建设中存在的问题
2.1档案信息未能全面实现资源共享人们对于所需要信息的要求是全面、快速、标准、有效，但是在实际中却存在一些问题导致档案的横向联系堵塞，由于系统之间的沟通比较少，所以也就没有统一的规范，直接导致档案信息交流存在一定的困难。面对这种问题必须加强档案之间的横向交流，对于信息化建设之中涉及到的相关标准要经过共同的研究进行制定，多方面采取意见，并且尊重大家提出的建议，主要规范档案管理过程中责任者的行为。根据所指定的标准统一实施，使网络化的信息资源最终形成一个信息系统，实现档案信息资源共享。
2.2数字化档案管理标准规范性不够随着档案管理的信息化程度逐渐加深，信息化各为其政、各取所需，没有形成一个完整的统筹局面，对于档案的管理工作不能做到全面考虑，导致很多数字档案在信息化时都是走一步算一步，并没有长远的计划，档案管理人员针对档案之中存在的问题往往都是采取边发现边解决的方式，信息化建设没有统一的标准。另外，由于档案管理的不规范，造成使用格式与数据都不统一，影响信息的接收与传送。
3解决数字档案在档案信息化建设中存在问题的建议
3.1调整馆藏机构推动数字化档案建设发展由于一直以来对于档案的管理都不受重视，所以发展受到了很大的影响，关于档案的保存也一直沿用传统的方式，但是对于当今社会来说信息量大并且信息复杂性大，所以从前传统的档案管理方式已经不再适用。必须根据社会的需求以及各个行业对于档案管理的需求进行档案管的结构调整，推动数字化档案建设的发展，利用科学技术的成果对档案管理进行信息化建设。与传统档案管理的模式相比，数字档案馆的功能更加强大、服务手段更加全面、并且对于信息的处理质量也要好很多，最重要的是对于信息的管理以及调用等效率都更高。进行数字化档案馆的建设可以打破使用者与档案之间时间与空间的限制，在索取信息时可以更加快速方便的找到所需要的信息。总之，调整馆藏机构推动数字化档案建设的发展可以实现信息的共享，在进行信息化管理之后不仅可以获取自身档案馆的馆藏信息还可以获取网络中大量信息，对于信息的获取更加方便。
3.2重视档案信息化与法制化建设为了规范档案的信息化管理，应该根据相关的规章制度要求加快档案法制的信息化建设，以实际之中所遇到的情况作为依据，参考群众的建议制定电子文件与规章制度，利用具有强制性的规章制度作为约束机制，从而提高信息化的建设水平。另外，还有宣传与档案相关的一些重要信息，完善档案管理的标准体系，在档案管理部门的员工应该认真学习并且熟知档案管理局制定的信息化标准，从而提高档案部门内部对于档案管理的重视。另外，档案管理局所制定的标准只是一个依据，在实际中对于档案档案管理的要求还应该以实际工作情况为主，结合部门本身的特点制定适合自身运行的制度。通过逐级的发展使我国档案管理法制性越来越高，使档案的发展更加迎合社会，促进我国信息化管理体制的发展，使其不断走向国际。
3.3重视信息化人才的培养对于档案的信息化管理来说不仅要具备充足的档案管理知识，还要熟知计算机以及所使用软件的操作方法与结构，并且对于现代化技术也要有所了解。所以档案部门应该建立一支技术能力与职业素质兼备的信息化队伍，档案部门可以通过对内部工作人员定期进行培训的法师提高他们对信息化处理的工作能力，还可以通过引进新型设备是方式增强本身的硬件实力。
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2 实现房地产档案转型不动产档案数字化管理的重要性
在经济快速发展的今天，房地产已经成为了我国经济的支柱性产业，房产交易数量自2002年以来一直保持在高位，同时还在不断扩大，同时房地产交易的方式也发生的重大改变，传统的房地产档案管理模式已经无法适应新形势下房地产业的发展形势。不动产档案数字化管理可以很好的克服传统的房产档案的很多缺陷，信息取得方面、信息传输、信息分析的处理速度大幅度提升。同时不动产档案登记时可以采用数字化的方式，记录更多的信息，比如图像甚至是视频资料。在档案保存方面，由于是数字化的档案，只需要建设完备的数据储存设备既可。完全不需要像传统的房产档案那般，需要保存大量的纸质档案，同时还要注意档案的分类、整理、储存，传统的管理方式查询档案也是一件非常繁琐的工作。而数字化的档案管理工作，只需要设置好管理逻辑，就可以自动进行不动产档案的分类、整理、储存，档案调取也极为方便。这些优势能够不断推动不动产档案的管理水平提升，推动不动产档案管理的发展，更好的为国家掌握详实数据、为房地产企业发展提供正确、科学的信息提供帮助，为我国房地产事业发展提供最专业、最规范、最方便的数据服务。
3 提高不动产档案数字化管理水平的有效策略
3.1 加强不动产档案数字化管理的认知
近年来，虽然不动产档案管理方式方法在不断改进和完善，但是进度不快，效果并不是很明显，一个很主要的原因就是不动产档案管理人员以及各地地税房地产管理部门没有对不动产档案数字化管理的认识不足，重视程度不够。很多的相关人员及部门，将不动产档案数字化管理仅仅视为简单的文案处理工作，忽视了这项工作成果对于国家和房地产行业的重要作用。因此，在实际的管理实施过程中，没有对信息采集和分类工作抱有足够严谨的工作态度，使得信息收集过程形式化过重，严重破坏了信息的完整与准确，从而降低了使用价值，也耽误了工作时间，影响效率。
3.2 提升管理人员的业务能力和专业水平
应当正确认识的是，不动产档案数字化管理已经早已超越了传统的手工劳动范畴，而发展到了知识型技能型的工作。我国缺乏不动产档案数字化管理的相关专业人才，管理人员只要具有相当的级别才会有相应的档案管理专业的人员，其余人员也没有经过严格的识别与培训，有的是其他人员富余的岗位补充过来的人员，这些人对于不动产档案数字化管理的重要性认识不足，也没有相关工作经验及技能，无法有效开展相关工作。
数字化管理不动产档案，是一项复杂的工作，涉及到的工?N多、专业多，对于专业能力和技术能力有着很高的要求。数字化管理不动产档案的相关人才，必须要有全面系统的知识框架、强大的观察能力与数据处理能力，同时还要有缜密的思维以及细致的工作作风。管理部门必须要培养一支专业素质高、思想观念好、文化水平高的卓越的不动产档案数字化管理人才。这些人才还要熟练掌握各种自动化办公设备的应用。相关单位和企业应当重视培养专业的不动产档案数字化管理人才，目的就是要培养一支专业、敬业、精业的团队。
3.3 其他措施
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关键词 地勘单位 文书档案 数字化
文书档案是地勘单位的重要信息资源，对地勘单位的发展有着重要的意义。随着地勘单位开发项目的不断增多，传统的文书档案管理模式已越来越不适应社会及地勘单位发展的需要，文书档案的整理及储存工作成为地勘单位的一项重点及难点工作。地勘单位文书档案数字化的建设不仅能够有效解决传统文书档案管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率，是地勘单位加强文书档案管理工作的必然选择。
一、地勘单位文书档案管理现状及数字化建设重要性分析
（一）地勘单位文书管理现状
从目前来看，纸质文书档案仍然是我国大部分地勘单位进行文书档案管理的方式，但是这种传统的管理方式存在的问题及不足是比较明显的。一是管理难度大，由于纸质文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于部分地勘单位没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题。
（二）文书档案数字化建设的重要性
结合目前地勘单位发展的需要及传统文书档案管理工作存在的问题，地勘单位加强文书档案数字化建设就显得尤为重要。一是文书档案数字化管理是对传统管理方式的变革，可以缩短与现代化的、数字化档案管理之间的差距；二是实现数据化管理可以在更大程度上提高文书档案的管理水平、使用效率以及加强对文书档案的保护。三是是贯彻落实国家档案局、中央档案馆印发的有关“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”文件要求的体现。总的来说，随着社会经济水平的提高，文书档案数字化建设的重要性和必要性日益突显，已经成为档案管理部门高度重视的一个问题。
二、地勘单位文书档案数字化建设的具体方法
（一）地勘单位文书档案数字化管理系统的建立
要实现地勘单位文书档案数字化管理，就要从建立文书档案数字化管理系统开始。首先，地勘单位应该运用新型的数据设备，提高档案数据库的先进性，提高档案数据库的利用效率。其次，数据库管理人员要通过认真的输入检验以确保
文件资料录入的准确性。此外，要重视对文书档案原文件的数字化处理工作，充分利用扫描仪、数码相机等新型数字化设备进行处理，逐步完善数据库内的文文书档案内容。
（二）系统网站的建立
地勘单位文书档案管理系统建立后，管理人员就要进行局系统网站的建立工作。首先，管理人员要结合网站资源的管理与共享方式，以提高地勘单位文书档案的管理效率。其次，在注册局系统网站的过程中，管理人员应与相关政府网站进行连接，实现网络资源共享，提高地勘单位文书档案资源的利用效率。此外，应该逐步实现文书档案的网上现行文件查阅方式，以不断提高地质矿产勘查部门的政务工作服务水平。
（三）文书档案监管体系的建立
有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障，因此，地勘单位在建立局系统网站后就要建立相应的监管体系。首先，要加强对文书档案资料信息录入的监管。其次，在文书档案数字化建设过程中，要加强电子文件的利用与收集工作。此外，文书档案管理人员在实际工作过程中，针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足，对档案管理系统进行不断的优化与改善。
三、地勘单位文书档案数字化建设注意要点
（一）加强对原文件的保管工作
由于在进行文书档案的管理过程中，尤其是在进行电子化扫描的过程中，需要把档案拆开，如果不注意就很容易l生文书档案的丢失或破坏等情况，因此一定要加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数，以确保扫描图片的质量。
（二）重视文书档案质量检查工作
质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对数字化后的数据质量、图像质量检查，从完整性、排序正确性、图像文件原貌保持性及清晰度等方面进行检查，以确保文书档案资料数字化后的有效性。
（三）做好文书档案保密与保管工作
在档案数字化过程中，做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的，对于一些不能对外公开或泄密的文件，应安排专门的档案工作人员进行扫描，同时，在纸质档案扫描而形成电子文件的过程中，应安排专门人员负责保密与保管监管工作工作。此外，要安排专业的档案管理人员进行该项工作，以确保工作的效率。
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高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
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1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
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Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
“十二五”期间，档案数字化建设已经被提到了议事日程，如何最大化实现城建档案的价值，快速提供城建档案信息，是我们思考的问题。
城建档案数字化发展的重要性
城建档案数字化发展是时展的需要，随着城市的不断扩张 ，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。随着城市建设发展，各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增，使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。纸质档案在查阅时易损坏，特别是年代久远的纸质档案，纸张易发黄变碎，若发生火灾或水灾等，档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整，在深度和广度上有一定的局限，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。
城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏；其次，能改善档案的利用方式，可实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件，是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。
城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题
（一）面对当前的形势，城建档案管理任务重，人员少，工作标准要求高。
档案管理人员年龄结构老化，具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作，现有职工老龄化程度高。在接受新事物上，头脑反应慢，知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员，因没有系统地学习过城建档案工作管理知识，或半路出家，对城建档案工作不熟悉，随着科学技术发展，计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。
（二）城建档案数字化发展趋势认识不明确。
建设领域中，有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位，对城建档案数字化不重视，在城建档案数字化设备配置上，资金投入不足，存在着重建设，轻档案的思想还比较严重，只注重工程施工技术，施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够，没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套，不完整，对档案数字化转换，在一定程度上受到了影响和制约。
三、城建档案数字化发展
（一）城建档案数字化建设需政府支持，领导重视，把好城建档案接收关。
城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础，开展城建档案的接收和征集工作，丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构，进一步加大对重点工程，城市基础设施，城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入，积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置，为城建档案数字化发展打下坚实基础。
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一、社会保险档案管理工作的作用分析
（一）社会保险档案信息具有重要的使用价值和参考价值。社会保险档案管理具体而言就是对参保单位和个人参保情况的详细记录，主要有个人的文字信息、数据图表以及参保单位的详细资料。社会保险档案管理信息具有较强的真实性、专业性，能够真实有效地反映个体和单位的参保情况，可以直接作为原始信息资源被参保单位或个人使用，同时也是社会个体享有社保福利的重要依据，社保档案管理信息具有较高的使用价值和参考价值。
（二）社会保险档案管理工作是社会保险事业发展的重要基础。近些年来，我国不断加大对社会保险事业的投入力度，而与其相关的社会保险档案管理工作也日趋完善和规范化。我国针对社会保险档案管理工作制定了具体的法律法规，对社保档案管理年限进行了具体的规定，并且细化社会保险档案管理材料，针对不同类型、不同项目的参保人，实行差别收费。这在很大程度上说明了我国对社会保险事业的重视力度，并且其配套服务也日趋完善和规范，正确认识了社会保险档案管理工作对社保工作开展的重要性和必要性。
二、社保档案管数字化管理的必要性分析
随着社会经济的不断发展，我国对民生事业的投入力度不断加大，社会保险业务量大幅增长，而与之配套的社保档案管理的工作量也急剧增加，对社保档案管理工作提出了更高的要求。社保档案管理工作是社保事业开展的基础，它贯穿于社会保险业务的全过程，保障社保工作顺利进行。同时随着社保档案管理工作量的不断增加，传统的档案管理模式已经无法满足社保档案管理工作的需要，建立一套高效率、规范化、容易储存和利用的社保档案管理信息系统迫在眉睫。就当前而言，社保档案实行数字化管理极大地提高了工作效率，使社保档案信息的使用、储存以及查询都更加地方便快捷。
三、社保档案数字化管理构建的保障措施
社保档案具有较高的社会使用价值，对我国民生事业的顺利发展具有重要作用。相关政府部门应正确认识到社保档案管理的重要性，不断加大对社保档案的管理力度，使其为我国民生政策的制定提供坚实的数据支持。并且我国已经全面进入信息化社会，信息技术、数字技术在档案管理工作中也得到充分的利用，极大地提高了我国档案管理工作效率。因此社保档案数字化管理的构建符合档案管理工作的发展要求，下文将对社保档案的数字化管理的实行提出具体的几点保障措施。
（一）加大对社保档案管理的投入力度。社保档案数字化管理体系的构建是在一定的物质基础上实行的，需要引进先进的信息化设备。因此相关部门一定要加大对社保档案管理的投入力度，为数字化管理体系的实行奠定坚实的物质基础。只有有了充足的活动资金，才能合理配置社保档案的管理部门，配备足够的档案管理人员，为社保档案数字化管理奠定组织基础。
（二）建立完善的系统风险防范措施。档案的数字化管理所生成的电子信息，既然和网络相连接，就存在着一定的风险，这种风险不是主观的，而是客观存在的。社保档案管理者要树立风险观念，积极主动地制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。所以，要在档案实施数字化管理全面分析的基础上，积极地制定详尽的风险防范措施，尽最大努力把风险掌控在一定范围之内，并且及时发现和消除潜在的风险隐患，切实提高社保档案数字化管理体系的安全性与可靠性。
四、结语
综上所述，社保档案是我国民生档案管理的重要组成部分，直接关系到参保民众的社会福利，同时也是我国社会保险事业顺利发展的重要基础，对我国民生事业的发展也具有重要的促进作用。近些年来，随着社会保险事业的不断发展，社保档案管理工作迎来新的挑战，变革传统的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保档案管理相关单位应积极引入信息化技术，推行数字化社保档案管理，提高社保档案管理工作效率，为我国社会保险事业发展奠定坚实的基础。
【参考文献】
[1]刘彦红.浅析社保档案的数字化管理[J].现代商业，2014（2）：77.
[2]郝薇.社保档案数字化管理的架构探讨[J].华章，2012（35）：323.
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其次，传媒企业集团的数字化档案建设工作中缺乏档案管理意识。传媒企业集团中，很多资料、对外签署的合同对未来传媒信息的多层面分析、研究、项目开发等都具有十分重要的意义和实际的价值。但是在实际的管理工作中，管理部门缺乏这方面的工作管理意识，造成重要资料不全、遗失等无法挽回的结局，为以后的档案管理工作带来相当大的难度也是文化研究上的重大损失。
再次，传媒企业集团的数字化档案建设工作中存在重视硬件建设、轻视软件开发的现象。随着网络信息技术在工作中的多方面应用，已经意识到信息技术的优势所在。在集团的档案管理工作中，过度地重视硬件的购置，网站、网络的建设。但是对于涵盖传媒企业集团特色的软件开发上重视程度不够，没有落实限制档案利用的条框，不适用网络建设的规定等，导致没能充分地利用数字化档案的优势，没能有效地提高档案的管理效率。
最后，传媒企业集团的数字化档案建设工作中队伍管理意识薄弱。传媒企业集团的工作性质决定了工作内容和工作形式，导致整个企业集团的工作重心倾向于日常的采编、节目生产等工作，缺乏对档案工作的整体管理，没有形成管理档案的团队和相应的档案管理软硬件设备。
2传媒企业集团的数字化档案建设的方法和策略
2.1建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要提高企业集团领导的思想认识。建设数字化档案对于企业集团的发展是非常重要的，领导需要对企业的发展负责，优先树立科学的、合理的思想认识，做好思想建设才能加强顶层规范设计，由上而下由科学的档案管理思想指导，彻底贯彻执行。在具体的实施中，发现问题，反馈思想，从而优化传媒企业集团的数字化档案建设工作的指导思想。在领导层中加强档案管理的重要性认识，加强对管理部门的管理，做好对档案数字化建设的监督，对每一份资料和档案都要负责，精心、尽心做好档案数字化管理工作。
2.2建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要建立全面的规章制度。全面的规章制度是企业集团数字化档案管理具体工作的执行标准。建立健全的规章制度是企业集团实现档案数字化管理高效完成的保障。可以使企业集团从宏观角度和微观角度同时实现对数字化档案建设的综合管理。在具体的实施中，工作人员能够明确档案信息的采集、存储、管理、利用，对所有存档的电子文件进行注录、编辑等具体实际操作中的规范。实现全面的规章制度建设能够确保数字化档案建设的成功完成，每一份资料和档案的正确整理和入档，企业中档案的安全管理和有效使用。
2.3建设传媒企业集团的数字化档案建设工作要重视度档案数据库的完善。传媒企业集团中建立有本企业特色的数据库，能够很好地实现在网络信息资源的平台上实现档案信息的公司内部共享。在具体的实施中，逐步增强数字化档案室的效能。加强档案管理工作人员电子文件的收集、归档的实际操作能力，电子文件是档案数字化数据库的主要组成部分，是档案管理工作中的主体部分。加强电子文件的管理，可以从根本上保证并提高档案管理的效率。在注重电子文件的数量的同时更要重视电子文件的质量，保证文件的完整性和可利用性。真正实现档案数据库建设的价值。完善档案数据库建立在规范的管理模式的基础上，无规矩不成方圆，档案管理是企业集团内部管理的重要内容，在数字化的档案管理中要采用统一的格式便于整理，统一的索引标准便于档案的查找，统一规格的数据描述便于进行资料的整理、对比和分析。建立数字化档案建设的标准能够很好地实现档案的有效管理和应用。
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[中图分类号]F426.61 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0063-01
档案管理在电力企业发展中起着重要作用。随着科学技术的发展，社会全面步入信息化时代，企业也对此予以高度重视，纷纷改变陈旧落后的管理经营模式。电力企业想要赢得市场竞争的主动权，就必须重视改进档案管理模式。本文就如何做好电力企业档案信息化管理进行分析研究。
1 电力企业档案管理中存在的问题概述
电力企业的档案管理信息量极大，其中包括文字、图像、声音、影像等，涉及多个部门的方方面面，管理的内容较为重要性。纸质档案管理是传统的电力企业档案管理模式。在这种陈旧落后的管理模式下，员工或单位的管理人员频繁地借阅档案，容易对档案原件造成损害，影响档案的长期保存，且档案存放占用空间大，不利于企业管理人员的随时阅览。新形势下，电力企业管理相关部门要足够重视电力企业档案的管理工作，积极推进档案数字化管理的实现，提高档案管理工作质量和工作效率，促进电力企业的稳定发展。
2 实现电力企业档案数字化管理的必要性
电力企业档案利用率越来越高，企业经营者和管理人员对档案的翻阅也越来越频繁。电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用，受工作环境的限制，管理人员对档案的管理受到限制，，无法实现快捷方便管理，不利于企业的正常运转，在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外，传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范，纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求，才能提高管理人员的工作效率，帮助企业更好更快地发展。在信息化现代，多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式，适时抓住机遇，加快建设和完善档案管理工作，实现公文信息快速运转的档案数字化管理，适应现代社会市场的发展，保证电力企业经济的快速发展。
3 如何有效实现电力企业档案数字化管理
3.1 提高电力企业数字化管理的重要性意识
数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度，发现档案管理中存在问题，及时采取有效措施进行改进，还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作，由于信息量庞大，管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆，且需要进行防潮、防火、防虫工作，占用存储空间大，不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式，提高了管理人员的工作效率，保证了部门管理的稳定性与健全性。此外，数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命，还可以实现资源共享，适应节约型社会的发展要求。一方面，跟进多媒体时代的步伐，满足档案管理人员的工作需求，另一方面，促进了电力企业在全球信息化时代的发展。
3.2 建立健全电力企业数字化数据管理库
数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上，这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关，为了更好地统筹管理，建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先，可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始，给电力企业档案进行分门别类，标上“套”“册”等分号，写上相应的档案名称，这样在查找档案时，只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、册数，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立档案时间数据库，时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存，系统自行将信息收集传输到档案时间数据库，进行统计整理，方便管理人员对信息进行管理的同时，也能够区分新旧档案，便于提取信息。
3.3 做好对企业档案管理人员的全面培训工作
电力企业领导应重视档案数字化管理工作。只有具备了档案管理的意识，才能使企业产生更好的经济效益。为促进电力企业的稳健发展，电力企业部门应培养一支高素质的专业管理队伍。为提高各部门人员的档案管理意识，贯彻档案数字化管理知识，电力企业单位负责人可定期组织召开相关会议，使管理人员对数字化档案管理认识更深刻，认识到数字化档案管理的重要性，同时也有助于提高档案工作人员的积极性和自觉性。此外，还要提高档案管理人员的业务素质，只有掌握业务工作流程、熟悉电子操作、具备良好道德素质、责任心强的复合型人才从事档案工作，才能更好地发挥电力企业档案数字化管理的重要作用。
主要参考文献
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一、高职院校文书档案数字化管理的重要性
高校档案数字化管理能够凭借储存技术、互联网技术、计算机技术、扫描技术、多媒体技术等将文书档案转化为多种数字化形式，从而方便档案信息的存档与提取。为了顺应时展的潮流，高职院校档案管理有必要引入数字化管理模式，将传统纸质档案与数字化档案结合起来，更好地发挥各自的优势。
（一）数字化档案管理是完善档案管理的有效措施。改变传统文书档案的管理模式，建立数字化档案管理系统是档案领域未来发展的总趋势。高职院校选择开放的数字化管理模式能够实现档案的科学化、数据化管理，更为高效地实现档案储存与利用，对于完善目前的档案管理体系具有重要的积极作用。
（二）数字化档案管理是强化信息安全性的必然选择。当今社会，人们越来越重视信息的安全性，尤其是进入网络时代以来，信息的安全性更是得到了全社会的高度关注。档案信息作为记录高职院校各项事业的重要依据，其信息的安全问题理应摆在档案管理的首要位置。文书档案数字化管理能够借助最先进的互联网加密技术实现对档案信息的保护，合理分配信息使用权限，有效提升加强信息的安全性。
二、高职院校文书档案数字化管理的作用
（一）提高了文书档案管理的工作效率。科技进步催生了办公自动化和无纸办公的理念，档案管理也势必要向着新理念发展。数字化档案管理能够借助扫描技术、计算机技术、互联网技术等高新技术的强大数据处理功能和存储功能将文书档案准确、完整地反映出来，并且更加及时地归档、更为快捷地调取，从而减轻档案管理人员的工作强度，提升档案管理的工作效率。
（二）加强了文书档案的文献质量。文书档案是高职院校档案中的重要部分，但一直以来，文书档案缺乏相关部门的重视，大多只是交给档案管理人员捎带监管，加之纸质材料移交困难，交接几次后，很多文书档案都散落在不同的部门或个人手中，部分珍贵档案甚至会随着相关人员调动而遗失，档案的连续性、完整性得不到保证。文书档案的数字化管理能够通过计算机建立起来的档案管理平台合理分配管理权限，有效解决档案交接问题，提高文书档案的质量，实现文书档案的永久保存。
三、做好高职院校文书档案数字化管理的路径研究
（一）转变观念，提高认识。文书档案的数字化管理是一项浩大的工程，需要高职院校各个部门的积极配合才能完成。一方面，高职院校领导要开拓思路、更新观念，将文书档案数字化管理提到议事日程上来，为档案的数字化建设提供良好的发展环境，如购置设备、扩建馆舍，增加必要的资金投入，升级档案安全保护系统等等。另一方面，档案管理工作者自身要提高档案管理意识，树立做好档案数字化的信心，认识到这项工作的紧迫性与使命性，认真做好收集整理、鉴别归档、保管移交等具体工作，确保档案的完整、有效。
（二）应用先进技术，做好档案加工。1.应用计算机技术做好档案信息的检索、处理、整合。随着科技的发展，计算机的信息处理功能日益强大，大容量、高速度的计算机能够快速对档案信息进行检索、归档等，极大地减轻了档案工作人员的劳动强度。同时，存储在计算机中的档案信息还能够实现统计、打印、传递、编目等多种功能，一次输入、多样化输出，扩大了档案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微缩技术翻拍、留存、传递档案信息。微缩技术就是将文件按照一定比例缩小，通过感光材料拍摄下来，制成微缩复制品，进而完成存储、传递、使用的一项技术。文书档案的微缩复制品不仅能够客观反映档案的载体和内容的原貌，还具有规格一致、保存时间永久、利用形式多样化等优点，极大地减少了大量翻阅文书档案的时间，方便了信息利用者。3.利用信息化软件提升档案管理效率。利用信息化软件能够实现管理工作各环节的统一和协调，不仅可以提供快速便捷的查阅服务，还可以扩大横向、纵向查阅范围，极大提高了档案管理效率。以MIS软件为例，这一软件以Delphi程序的开发和应用为前提，在Windows系统中MIS软件具有信息交互功能和服务可视化功能、超强的数据管理和网络信息处理功能，是专门处理档案管理的专业化技术软件，有效提高了档案管理工作效率。
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一、人力资源档案数字化管理的意义
首先，在人力资源档案中涵盖了企业内全体职员薪资、业绩、行为规范等重要个人信息资源，而其数字化管理是推进企业科学经营和管理的第一步。其次，人力资源档案数字化管理能相对过去以纸制品为档案管理将更加安全有效的保。过去的纸质档案，由于自身较脆弱，在长时间保存上存在很多问题，并且因为档案过多容易造成难以整理，查找麻烦等现象。但利用数字化管理技术，人力资源档案资料可以转换为数字信息，保存将更加的安全，并且减少了存储档案所占用空间，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力资源档案资料数字化管理将令信息的存储、查询、整合建立在快速、高效、稳定的基础上，使人力资源档案管理更加的科学，也完全符合了社会发展的趋势，拥有查阅权限的管理者，查阅起来更加便捷，减少了查阅时间，并且避免了过去查阅档案时出现损坏或遗失信息的情况。
二、人力资源档案数字化管理存在的问题分析
目前很多企业人力资源档案管理数字化存在着不少问题：第一，以往的纸质档案过多难以快速的数字化。在国内部分企事业虽然实现了务信息化和交流信息化，但以往的年代较久远的资料积累过多，这些数量巨大、繁杂的人力资源档案直接影响了数字化整合的速度。第二，人力资源档案资料的安全性问题。由于所有人力资源档案都可以通过网络查询，这样就加大了被黑客或商业间谍攻击、盗窃的几率。很多企业在人力资源档案实行数字化管理的同时，没有意识到网络信息安全的重要性，导致黑客和商业间谍可以较轻松的偷窃公司的人事档案信息。并且很多企业的人力资源工作者的警惕性也较松懈，对于账户、密码设置的较随意，提高了账户、密码被盗和破解的几率。
三、信息安全背景下人力资源档案数字化管理的有效方式
第一，信息安全是人事档案数字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保证信息安全的基础上开发人力资源的专属管理系统。管理平台的建设可通过Web、内部局域网，并且需要注意的是管理权限的设置，实现与企业财务信息管理系统类似的数字化管理方式，以保证人事信息的安全性。并且还要相应的建设人力资源数字化管理系统的防火墙，以抵御外部黑客的攻击。在完善了人力资源管理系统后，更加可以利用其开发网络招聘，这样不但极大的提高了企业人才招聘的范围，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘时间的灵活性，为人才的储备建立了良好的基础。
第二，人才信息数据库。现代企业的运营目标不再单一的是利益，更加是培养人才的基地，所以准确的对企业内部人才进行分析、培训和分配能够极大的提高企业自身人力资源的有效利用率，降低人才流失和浪费人力资源的现象。所以在人力资源档案数字化管理中应设置符合企业发展需求的人力资源整合、分析数据库，将企业所有人员的信息全部输入数据库中。通过人资数据库，可以根据企业所有职位员工的个人基本信息、以往工作情况等进行分析，从而更加有效的分配企业职员，提高工作效率的同时，也为企业的职员规划了更好的发展方向。
第三，建立考核信息管理模块。职员的绩效考核信息很大程度上直接说明了职员的工作态度和效果，是企业管理者了解职员工作情况和企业运营情况的重要依据，并且还反映出了企业运营的执行力和职员的合作能力。职员绩效考核的数据信息也是企业采购预算的依据之一，比如：一线生产职员的坏件率等数据，在反映了一线职员的技术水平的同时，也可以作为检测原材料质量的参考之一
第四，建立薪资管理模块。很多企业的职员薪资待遇等情况是重要机密，因为较高的薪资待遇可以提高职员的工作效率和工作态度，增加职员的忠诚度，减少人才的流失，而薪资信息的整合、分析也可以成为企业人力资源管理以及企业未来发展策略的重要参考依据，数字化管理的薪资信息能够更为全面和准确的分析这类庞大的信息资源。
四、人力资源档案数字化管理需要注意的问题
人力资源档案实现数字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意两个方面。首先，人事职员要处理好档案管理系统和档案原件之间的联系，即使人事信息全部转为数字化，但人事档案的原件仍然是企业的宝贵资源，实现了数字化管理并不表示可以轻视档案原件，随意处置或者丢弃档案原件。企业还是需要妥善的保管和整理人力资源的原始档案，并且在整理和保管的同时进行分门别类，如：企业职员的入党申请书、证明信件等重要资料，而且部分重要的原始档案应当呈送相关的档案室储藏。第二，人力资源档案数字化管理工作应实现标准化。标准化管理工作是档案信息长久有效的重要前提，数字化管理并不是从纸质到计算机的硬件变化，更是工作内容和方式的进步，不标准的管理工作，将直接降低人力资源档案信息的有效价值，影响了企业信息化发展的脚步。因此，企业自身应当把研究国际人力资源档案信息化管理的标准加入到未来发展的规划中，令企业与国际接轨，可以及时的改进和弥补自身人资档案数字化管理的不足之处，这也是未来全球信息一体化发展的趋势。
五、结语
总之，信息化和数字化的管理，是企业未来发展的必然方向，而由于国内相关的技术起步较晚，在实现先进的管理技术时，特别是当出现新技术代替旧技术的情况时，自然会出现种种问题，这就需要管理层和人事职员的不断学习和改进，以保证新技术的安全落实。
