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一、人事档案及其特点
1、人事档案的含义
人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。机关事业单位的人事档案相当重要。
2、特点
（1）全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。
（2）现实性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
（3）真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。
（4）动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。
（5）流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。
（6）机密性。人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。
二、人事档案的社会价值
1、人事档案的社会价值是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的，以个体为单位，集中保存和备查的各种人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。
2、在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。
3、在市场经
条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。
三、目前人事档案管理工作存在的弊端
1、缺少档案管理人员且素质不高。档案管理人员配备不足，从业人员素质参差不齐。除个别档案管理优秀单位外，大多数单位的人事档案管理人员都缺乏档案管理工作的专业知识，其业务知识只能依靠上级业务部门的培训和自己在档案管理工作中的摸索来慢慢累积。
2、少数人事档案缺乏真实性和严肃性。有的档案存在个别人为延迟退休时间私自更改出生年月，或是为了调整工资私自更改参加工作时间，以及为了晋升提拔编造假学历、购买假文凭等等情况，使人事档案的真实性和严肃性受到了严峻的挑战。
3、档案立卷缺乏指向性和个性化。按照现行的人事档案立卷标准，定性评价的内容多，具体描述的内容少；反映共性的内容多，反映个性的内容少。这使得人事档案不能满足用人单位全面了解和掌握一个人全部信息的要求，不能有针对性地提供有价值、有权威的证明材料，利用价值受到一定局限。
4、上级主管部门的指导不够。有的主管部门很少开展对人事档案管理和利用的综合指导检查。那种流于形式的短期检查指导，往往致使经常性的人事档案工作变成一项突击性的工作，这样会在一定程度上影响了人事档案工作的质量。
四、加强人事档案管理的对策
1、执行统一的人事档案管理体制，加强人事档案的规范化建设。上级主管部门要高度重视和积极支持人事档案工作，各单位分管领导和人事档案管理人员要切实负起责任，健全并严格执行人事档案材料收集归档制度；其次，建立人事档案材料收集归档联系网络，人事档案管理部门要汇总人事档案专职人员名单，完成一个纵横交织、上下贯通的档案收集网络，疏通收集渠道及时掌握各类形成人事档案材料的信息，以真实、完整、准确的信息不断充实人事档案内容。最后要加强督察，接收材料时严把质量关，以保证档案的准确性。
2、强化档案工作的宣传力度，提高人事档案的法治意识。人事档案管理部门应该通过会议、网络等各种渠道加大宣传范围，加强宣传力度，使员工充分认识人事档案的重要作用，提高大家的档案意识、增强守法意识，维护档案的真实性，坚决反对篡改档案、危害档案的行为，确保人事档案材料的质量。
3、转变档案服务意识，扩大利用效率。在开展人事档案信息的利用工作中，档案工作人员首先要做到更新服务观念，强化档案利用效率意识；还要正确认识和处理利用和保密的关系，做好保密和安全利用的审批手续；并且要强化主动服务的意识，采取切实有效的办法让大家充分了解利用档案资源，满足经济建设对人才的利用和需求。
4、加快人事档案向现代化管理的转变。人事档案管理应尽快从实体管理向信息化、网络化管理转变，实现人事档案管理信息资源数字化、网络化、管理流程自动化、信息共享整体化；其次要借助先进仪器，将原始的档案材料扫描并保存到计算机中，建立全文数据库，这样既能延长实体档案的寿命，又能大幅度提高工作效率。
5、提高人事档案质量。要逐步建立适应现代社会需要的，公开、公正、透明的人事档案工作程序，科学规范地形成和收集人事档案资料，在保证档案资料真实可靠的前提下，提升档案资料的科学价值。档案管理的社会化，为统一规范操作程序提供了可能、创造了条件。档案的社会化管理部门要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据信息社会的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节，制定出规范性的操作章程，严格操作，保证档案资料的真实、可靠和鲜活，全面提高人事档案质量。
6、明确流动人员人事档案管理的公共服务性质。在组织、人事部门成立人才交流机构之前，人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。出于深化机构改革和转变职能的需要，由政府人事部门成立人才服务机构后，把流动人员档案管理这类较为具体的事务性工作委托或授权给人才服务
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1档案以纸质存储，不便查阅
在土地档案管理中档案的归档很多地区仍然以纸质材料为主，电子档案使用没有得到普及。纸质档案管理中会遇到很多问题，比如年久出现文字的褪色、模糊，纸质档案资料少页丢失，查阅后不归还现象时有发生。电子档案不存在这些缺点，查阅方便的同时也提高了工作效率。但是电子档案管理也要十分注意，电子档案以储存电脑、优盘等为主，电脑容易中毒，而优盘容易丢失，所以也要加强对电子档案的管理。
2 档案利用率低，达不到最大利用率
档案利用率低，档案资源整合能力较弱。目前，基层对档案资源主要用于提供近几年领导决策的工作思路;提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”，及上级部门颁布的法律、法规及司法解释等单一供给，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。
3档案管理人员专业水平不足
有些地区档案管理员一直是被忽略的职务，认为档案管理工作简单，什么人都可以胜任，甚至采用兼职管理，这种管理意识是错误的，土地档案管理是土地资源规划中不可或缺的部分，具有重要的价值和意义。所以要改变这种不重视的态度，加强档案管理，提高管理人员的专业水平，发挥档案的应有价值和社会效益。
4 对档案的重视程度不够
档案所发挥的作用是隐性的，往往不被重视，而且这种现象在多个地区均有存在。对档案管理工作的不重视说明对档案了解不够深入，不了解档案的存在价值和其所发挥的作用。对档案管理工作的轻视，致使相关人员的工作积极性不高，得过且过，否定了自我的工作价值。这是工作中的一种恶性循环，没有工作热情，糊弄了事，最终会导致档案归档不及时、资料不完整、丢失严重，对于后期的使用和查阅造成相当大的影响。
5 档案管理人员管理意识薄弱
土地档案管理人员在档案管理上认识比较模糊。有些地区没有将土地档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，所以在档案管理上不知如何进行档案管理。另外，在实际工作中对档案管理的重视程度不够。一些地区没有意识到档案在信息化时代的重要作用和实用价值，认为土地档案管理只是对已经发生材料的收集和整理，在此过程中需要投入人力、财力和物力，但是还出不了成绩，因此被看做是一种徒劳工作，得不到重视。
6土地档案管理力量相对薄弱
土地档案管理不被重视，导致从业人员流失严重。甚至有些地区采用兼职人员肩负档案管理工作，而且人员变动频繁，这样就造成了部分管理人员的专业素养不高，导致档案的管理极为混乱，在档案提取和利用中问题百出，不利于档案发挥其最大作用和价值。有些档案管理人员只会立卷归档，对于档案的全宗号、目录号、类别号以及保管期限等混淆不清。
7档案门类不够丰富
有的地区只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及有关资料的收集，影响了土地档案的系统性和完整性。
档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断档现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
重保管轻利用。一些地区在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为该地区的土地资源规划和利用提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
参考文献
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篇3
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、 办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。
督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
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1单位办公室档案管理工作的现状
目前办公室档案管理工作方式仍然采用传统办公模式，其中存在着一些弊端，需要进行相应的管理方式的调整，确保档案得到科学规范管理，利于使用者的使用，达到档案管理的最初目的。目前的档案管理中存在着以下问题，需要管理人员和工作人员都进行进一步的探究与完善。首先，办公室档案管理工作中，浅薄的管理意识是管理人员们存在的一个问题。在基层工作的管理人员，大部分都是兼职人员，没有接受过专业的、系统的档案管理工作培训，对还管理工作的认识不足，从而不够重视该工作对单位的重要性。对其认识停留在该管理工作是一个可有可无的辅工作，导致部分档案管理人员的工作热情度不高，敬业精神不足，直接影响了工作效率和质量。其次是管理人员的专业水平不高。一线档案管理人员专业人员较为缺乏，具备的专业素养较低，办公室档案管理无法适应数据时代的发展，无法进行高校的管理工作，给档案管理工作的完善完成了阻碍。最后是网络技术的运用不充分，引起的办公室档案管理工作水平的制约，科学高效的档案利用从而受到了影响。
2办公室档案管理工作效率有效提高的策略分析
进行信息化办公室档案管理平台的建设：信息技术的运用已经成为当前发展的必要手段，办公室档案管理工作也不例外。办公室档案管理工作进行信息化建设，无疑是对档案管理这一繁杂的工作进行的简化工作，是其工作效率提高的有效方法。传统的档案管理工作多为纸质档案管理，纸质档案查询费力，同时容易丢失，不便于保存与管理等。进行信息化建设，构建办公室档案管理平台则能够有效解决这一问题。将办公室档案管理工作信息化，把数据录入系统中后，该档案信息便于查询、易保存，并可根据需求将相关数据进行备份，档案不会被随意地窃取与破坏。同时构建办公室档案管理平台后，成套的系统管理能够使工作人员的工作内容得到相应减少，工作压力也随之减小，使得办公室档案管理工作效率得到有效的提高。进行管理人员的管理意识的提高策略：办公室档案管理工作中的管理人员，他们的管理意识影响着工作人员的工作效率，淡薄的管理意识并不能充分地发挥他们的管理作用。办公室档案管理工作的工作内容较为繁琐、复杂，工作人员的工作态度、工作方式和工作效率都直接影响办公室档案管理工作的水平。在繁杂的档案管理工作中，管理人员有足够高的管理意识，有利于管理模式的创新，传统的档案管理模式将会得到改变。工作人员也会受到管理人员的影响，改变自己的工作态度和方式，积极对待办公室档案管理工作，工作效率能够得到相应提高。提高管理人员的管理意识，需要单位对其档案管理工作的管理者进行有针对性的管理意识与管理方式的培训，对兼职的管理者进行专业知识技能的强化，提高他们的相关素养，逐渐弱化目前存在的管理人员管理意识淡薄的问题，提高工作效率，促进单位发展。进行专业的团队培训：在传统的办公室档案管理工作中，工作人员的工作任务繁重，档案资料错综复杂，进行纸质的档案信息整理难度较大。同时该档案管理工作模式已经不适应目前的单位发展状况，使得档案管理工作效率和单位的整体工作效率都无法得到明显提高。为了解决目前存在的这个问题，单位可以采取专业团队人员的培训计划，对办公室档案管理工作人员进行从工作方式到对工作认知等方面的培训，改变他们的认知与工作方式，提高他们的专业知识素养和工作水平，组建并培训出一个专业的办公室档案管理工作团队。进行工作人员的培训，可以从他们的对工作的思想认知、专业知识技能以及信息技术的运用等多个方面进行深入的挖掘与探析。办公室档案管理工作的工作者对其工作效率有着直接的影响。因此需要对他们进行相应的培训，让他们具有相应的创新思维，在工作中不断进行新模式、新方法的探究与实践，不断挖掘自己，充分利用信息技术来提高办公效率，促进单位的整体发展。
篇5
目前企业档案管理的水平普遍较低，主要存在以下问题：
1.1管理意识不强，企业档案利用率低
档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
1.2企业档案管理制度不健全
档案管理不够规范。目前，在一些大中型企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。
1.3企业档案检索效率不高
档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
2.提高企业档案管理工作效率的对策
2.1现代企业档案管理工作的转变
2.1.1档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
2.1.2企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
2.1.3档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
2.2电子档案工作面临的问题
2.2.1电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
2.2.2电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
2.2.3电子档案保笛的长久性问题
随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
3.提高企业档案管理工作效率的建议
3.1广开收集渠道，努力把好收集关
企业档案的种类名目繁多，形式多样。因此，要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，明确制订文件材料的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。在这个过程中要把握两个重点环节。
（1）健全管理体制，发挥网络作用。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合，左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。
（2）文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。
3.2拓宽知识层面，实现管理现代化
企业档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，只有实现企业档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。
3.2.1加强管理意识
企业档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
3.2.2掌握现代化管理技能，提高综合素质
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1.1 档案管理制度不尽完善
目前我国还没有出台统一的档案管理发展规划和标准，这就造成了档案管理的无序性，标准化水平较低且共享性差。档案管理还没有形成标准化和制度化完善的体系，现有的档案管理的规章制度对很多细节都没有做出明确的规定，特别在一些基层单位档案管理缺乏统一的标准和质量要求，责任追究和奖惩制度也没有建立起来。由于档案数据的庞杂又没有完善的管理体系很容易造成卷宗混乱、档案丢失以及档案无序等不规范问题，这为档案的查找和使用带来了极大的不便。在电子档案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成电子归档工作常常出现混乱，而且由于档案容易被修改且无痕迹的性质很难避免档案受到人为的篡改亦或破坏。
1.2 档案管理的理念相对落后
人们普遍对档案管理工作的认识存在许多误区，认为档案管理不产生直接的经济效益，只要做好档案的收集、整理、保管、编目和统计等工作，不丢失、不遗漏保障其安全就可以了。这种对档案管理工作缺乏足够的认识和重视的态度极易造成档案管理工作的敷衍甚至是消极怠工，直接导致许多档案管理工作还停留在比较原始的方式方法并不能适应相关部门甚至社会发展的要求。虽然档案管理工作基本的要求是建好管好档案，但档案管理的最终目的在于利用，档案的价值也恰恰在利用上。但目前很多档案管理仍存在 “重藏轻用”的理念，各档案管理机构也没有很好的做到以用户需要为导向来提升档案管理的服务。档案管理机构之间的沟通合作也比较欠缺，这极大地影响了工作的效率也降低了档案管理向纵深发展。
1.3 档案管理信息化建设水平较低
目前我国还有很多地区档案管理还沿用传统模式现代化水平还较低，虽然档案管理系统开发与应用的软件很多，但过于庞杂没有统一的国际标准、数据不完整，致使大多数信息档案共享性差。档案管理的软件系统也往往达不到现代信息技术发展的要求，而且各个单位根据自己的条件和历史习惯选择不同的硬件设备以及管理软件，就使得标准化程度非常低。不仅造成了大量低水平的重复建设，阻碍了档案管理朝现代化科学化方向发展的进程，而且计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上，不能发挥其应用的作用。这也严重影响了档案检索的效率，档案的应用价值也随之降低，同时也会给档案网络化建设和资源共享造成极大的隐患。
2 提高档案管理效率的措施
2.1 完善档案管理制度体系
加强档案管理制度体系建设是提高档案管理科学化水平的根本所在。在宏观方面要完善立法制定有关法律法规和规章制度，使整个档案管理工作规范化、制度化、标准化并推动档案管理的自主创新。对档案管理形成严格的制度约束和提高其管理科学化水平的政策导向体系。相关政府部门也要把推进档案管理事业的科学化发展纳入到中长期发展规划当中。在微观运行方面各单位也要从思想上重视档案管理工作，设立相应工作机构配备合格的档案管理工作人员。档案管理部门要根据档案管理不同环节的特点建立相应管理制度同时深化内部体制改革，并建立严格的业务考核、表彰奖励、责任追究等制度，激发员工的责任感和工作活力。还要求建立更加完善的电子档案管理制度体系，形成更大的信息检索系统，建立惠及更广泛用户主体的档案资源体系和更加便于档案利用的体系，做好档案的输入和输出两方面的工作推动我国档案工作最大限度地发挥其社会效益和经济效益。
2.2 在档案管理的理念上要不断进行转变
如何把“死档案”变成“活档案”是未来档案管理需要面临的重大课题，未来的档案馆应该包括“物理实体馆+虚拟馆”两部分，档案馆的发展战略也将更加注重信息存取而非馆藏本身。因此，当前档案管理的重点应该放在原有馆藏资料的重新处理上，使“死资料”重新获得使用价值，使用户更加准确便捷的获取需要的档案资料。在服务上要从封闭型转向开放型，面向的服务对象也由机构学者向普通社区和家庭延伸。在新的历史时期档案管理要能够与时俱进适应社会不同群体的需求，这就要求档案管理要在保证档案资料的质量的同时还要注重对质量的提高、不断转变服务观念改进服务方式方法，为用户提供更全面细致的服务。在收集档案资料时要进行整理、科学的分类、分主题的归档，并深入挖掘档案价值。同时还要促进各档案管理机构之间共享资源，更加系统全面便捷地为用户提供服务。
2.3 提高档案管理人员综合素质
在新形势下档案管理工作具有内容更加丰富、技术更加先进、分工更加专业等特点，这就对档案管理人员提出了新的要求和挑战，不仅需要具有档案方面丰富的理论和实践知识，而且还要掌握先进的科技手段和操作管理技术，同时还要具备深厚的职业情感、奉献意识、敬业精神和勇于创新的基本品质和良好作风。相应的就要求在人员培训方面不仅要注重基本业务知识和技能的学习，还要不断提高档案管理人员的自我管理能力和自我学习能力，逐步建设学习型的档案管理队伍。加强档案管理队伍的建设是一个系统工程，从前期档案管理人员的选拔到后期业务培训以及长期的思想教育入手，把档案管理人员培养成为一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理以及具备敬业精神的高科技复合型人才，为档案事业的持续稳定发展提供技术支持和人才保障。在实践中由于知识更新越来越迅速，还要加强对档案管理人员的继续教育培训，开展多层次、复合型的教育培训，优化档案管理人员的知识结构，促进档案事业的健康迅速发展。
2.4 提高档案管理信息化水平
当今社会的信息化发展趋势对档案管理提出了运用新的管理方法和手段来提升档案管理水平，以实现信息化管理的新要求。与此同时档案管理的信息化也是档案工作不断进步、提升科学化水平的重要手段。首先要加大对档案管理硬件的投入，强化档案管理的基础设施促进档案载体的多样化；其次要通过计算机的广泛应用，促进档案的电子化、自动化水平，建立计算机档案管理系统。并在强调共性的同时也要重视适应具体单位对档案信息管理的需求，以便更好的发挥出档案管理的作用，以便更好地为单位服务。但是在互联网时代更要强调档案的保密工作。在档案开放利用的过程中，要从建立健全档案管理相关规章制度对档案管理工作进行严格的监督，并加强档案管理工作人员的思想意识等方面来减少在档案开放利用的过程中造成的档案泄密。
3 结论
档案管理科学化是一项长期的系统工程，需要各组成部分相互协调积极配合，完成好每一个环节的任务。政府部门要建立健全相关的规章制度；档案管理结构要严格执行相关制度规定、制定合理的发展战略、积极组织人员培训、更新硬件软件设备等；管理从业者必须要转变传统的管理理念树立适应知识时代运作的新观念，增强服务社会服务人民群众的意识，探索服务工作的新模式和新方法，充分掌握现代信息技术，不断提高服务水平，才能更好地满足社会需求，把握机遇跟上时代的步伐迎接新的挑战。
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二是绩效性原则。绩效是指完成工作的绩与效的组合。绩就是业绩，包括工作目标和职责要求两部分；效就是效率、效果、态度、方法、方式，效又包括纪律和品行。从管理学的角度看，绩效可分为个人绩效和组织绩效两个方面。个人绩效是指个人经过评估的工作行为、工作方式及其工作结果，是对组织的目标达成具有效益和贡献的部分。显然，个人绩效强调的是个人对组织的贡献。组织绩效是指特定的组织在某一时期内组织的实际投入以及任务完成的数量、质量、效率等情况。显然，组织绩效强调的是组织投入与产出的比较。作为教师档案，涉及教师个人绩效的方方面面，因此它的档案内容设置必须突出教师对学校目标的实际及潜在的贡献。同时，教师业务资料的归档是一个长期的工作过程，需要学校、教师投入大量的财力、物力与人力，学校投入与产出的比较必然成为教师档案制度中组织绩效必须关注的重要内容。
一方面，根据多元性原则，教师档案内容设置必须是全面的。这种全面性包括：静态要素的综合、动态要素的联系、主体要素的互动等多个方面。依据这一原则，教师档案内容设置应该是多多益善。另一方面，根据绩效性原则，教师档案制度不仅要体现学校组织目标的实现，还要考虑到学校和教师的实际付出，其中教育管理者与教师的精力付出是难以估量的。结合上述两个方面可以发现，教师档案内容设置要全，否则难以体现多元性原则；教师档案内容设置又不能太多，否则绩效性原则就无法实现。据了解，许多学校在建立教师档案制度时都面临着这种两难的窘境，同时也是这一制度难以持续的关键所在。为此，巴莱多定律或许能给我们一些启示。
二、 巴莱多定律在许多实际工作中得到运用
巴莱多定律是19世纪末意大利统计学家、社会学家、经济学家维尔弗雷多·巴莱多（Vilfredo．Pareto，1848～1923）首先发现的。他认为，在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20％，其余80％的尽管是多数，却是次要的，因此又称二八法则。
维尔弗雷多·巴莱多出生于巴黎，祖父巴莱多爵士被拿破仑封为帝国男爵。1850年巴莱多一家返意大利，1869年巴莱多在都灵综合技术大学毕业，获得了工程学博士学位。由此开始从事工程学和工业管理工作，并在几次调换工作以后升任意大利钢铁公司的总经理。1891年，正当巴莱多在企业经营春风得意之际，他通读了著名经济学家马费奥·潘塔莱奥尼的《纯粹经济学原理》一书，开始对经济学产生兴趣，并深入研究，1893年巴莱多被任命为洛桑大学政治经济学教授。
巴莱多有着浓郁的工科背景，在经济学的教学和研究中，他喜欢用数据证明，用事实说话。1897年，意大利经济学者巴莱多在大量的实证研究与统计调研中偶然注意到19世纪英国人的财富和收益模式。在调查取样中，他发现大部份的财富流向了少数人手里。同时，他还发现了一件非常重要的事情，即某一个族群占总人口数的百分比和他们所享有的总收入之间有一种微妙的关系。他在不同时期、不同国度都见过这种现象。不论是早期的英国，还是其他国家，甚至从早期的资料中，他都发现这种微妙关系一再出现，而且在数学上呈现出一种稳定的关系。于是，巴莱多从大量具体的事实中发现：社会上20%的人占有80%的财富。因此，巴莱多定律成了这种不平等关系的简称。
后人对于巴莱多的这项发现给予了不同的命名，例如，最省力的法则、不平衡原则、犹太法则等。人们在实践中发现，巴莱多定律已经成为人类社会普遍存在的一个典型模式。例如，80%的产出源自20%的投入；80%的结论源自20%的起因；80%的收获源自20%的努力；工程的80%的价值源自20%的行为。同时可以看到，只要弥补了最关键的20%的质量缺口，就可以获得80%的利益；只要纠正了20%的起因，就可排除80%的客户投诉；协商各方只要坚持到最后20%的有效时间内，就可以争取到80%的相互让步。
巴莱多定律的发现和推广给我们两个重要的启示：一是理论研究的成果应该来自大量的实证调研和统计数据证明。二是唯物辩证法认为，在事物发展的任何阶段上，必有而且只有一种矛盾居于支配的地位，起着规定或影响其他矛盾的作用。这种矛盾就是主要矛盾。由此，人们在观察和处理任何事物或过程的诸种矛盾时，必须善于以主要精力从多种矛盾中找出和抓住主要矛盾，提出主要的任务，从而掌握工作的关键因素。中国古代有一句名言，叫做“纲举目张”，说的也就是这个意思。
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一、锲而不舍的继续推进档案馆建设，重点对已获得中央补助资金但未_工的11个县级档案馆项目进行督导，提高我省县级馆开工率；对于已建成的市、县档案馆新馆的设施设备配备情况予以督导；完善县级综合档案馆项目建设动态数据库，及时更新相关数据；积极做好2018年度县级档案馆申请中央资金补助指导工作。
二、加大民生档案接收进馆工作力度，在11个设区市各选一个县级馆作为试点建立民生档案查阅中心，年内完成试点挂牌工作。按国家局要求，适时开展市、县综合档案馆业务考核试点工作。
三、继续开展对省直单位年度档案工作监督指导工作，实地检查不少于60家；同时督导各市县对直属机关单位开展相关监督指导工作，要求三年内全部检查一遍，以此为抓手全面提高各单位的案卷整理质量和档案归档率。
四、印发《河北省档案局关于加强档案室建设的意见》（暂定名），以此为契机，推进机关团体及企事业单位档案工作目标管理认定工作，推进档案室工作的规范化建设，确保档案安全。
五、以建立全省各系统档案利用服务网络平台工作为抓手，着力提升档案信息化应用层次，逐步解决档案数字化率低、信息共享度差等问题，围绕实施“存量数字化、增量电子化”战略，推进各系统档案信息化建设。
六、继续深化农业农村档案工作，宣传贯彻《村级档案管理办法》；配合省农业厅做好农村土地确权档案整理验收相关工作；对全省土地确权档案进行专项统计并逐步建立数据库；依据国家局相关文件精神，启动精准扶贫、美丽乡村建档工作。
七、加强对省监管企业档案工作的监督指导，全面完成省属企业文件材料归档范围和保管期限表的审核批准工作，督导二、三级单位文件材料归档范围和保管期限表的编制工作。
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第一，从根本上提高对旅游档案的管理意识，树立正确的信息观念，进而明确组织领导关系，做好部门之间的协调，提高旅游档案管理效力。旅游信息部门承载着旅游档案管理的重要职能，要想做好旅游档案信息资源的开发就需要从实际出发，树立正确的档案管理理念，积极构建与之相适应的档案管理机构，如果条件允许的话可以构建开发中心以及完善的旅游信息网，从而做好旅游档案资源的管理工作，提高组织和协调水平，切实满足旅游档案管理的实际需求，提高管理工作的运转效率。
第二，有效做好旅游档案管理的服务工作。我国的旅游业起步晚，而旅游档案管理但是明显滞后于旅游业的发展，还没有形成一套行之有效的旅游档案管理体系，那么要想做好新时期的旅游档案管理工作就有了较大难度，尤其是档案基础建设和旅游业需求不相符。例如，档案收集范围存在局限性，内容整理有待规范，管理结构不够科学等。为了转变这一局面，提高档案管理水平就要有效做好服务工作，做到和旅游业发展的同步，同时在进一步的规范档案管理，形成一套系统化的管理策略。
第三，提高档案管理基础建设工作的成效。旅游档案伴随着旅游业的产生而逐步发展起来，当前的但管理规范当中并没有对其给出明确的规范说明，而且也与旅游业的档案管理需要不适应，如果一味的照抄照搬只能够造成旅游档案管理的混乱。因此，旅游档案的管理必须从实际出发，结合当前工作的需要和规律来形成一套旅游档案管理基础规范，更加系统和综合性的做好档案管理，满足旅游业发展对于信息资源的需求。
第四，有效提升旅游档案管理人员的综合素质。旅游档案管理人员素质水平是影响到档案管理质量的关键因素，而当前管理人员素质不高的问题较为普遍，这与旅游档案事业发展历史较晚有着直接关联，而且旅游行业的档案管理更新速度较快，必须要进行知识的不断更新，才能够满足档案管理需要。因此，要加强对档案管理队伍的综合素质培养工作，提高他们的专业技术能力和职业素养，同时要做好知识的更新，真正做到与时俱进。
2 旅游档案的利用方法
新时期做好旅游档案管理的最终目的是要将其进行合理的利用，为旅游业的发展提供良好的服务。相关部门也要从根本上提高对档案利用的重视，除了要做好档案的收集和保管工作以外，还要在旅游事业的推进过程中利用好这一宝贵的旅游信息资源，最大化地发挥旅游档案的价值。做好旅游档案的利用工作需要从以下几个方面着手：
第一，树立良好的服务意识，提高服务质量，为旅游业的发展提供推动力。相关部门必须要具备为旅游业服务的思想理念，不断改进服务态度和服务工作质量，除了要提高日常查阅以及借阅工作的质量以外，还可以利用网上服务，送货上门等多样化的形式来开放性的利用好邮档案的各项信息，提高档案利用效率。
第二，积极构建旅游档案横向联系机制，提高档案资源开发利用水平。在经济体制全面改革的进程中，经济之间的横向联系日益紧密，而旅游档案的管理工作也需要走上改革之路，积极构建横向联系的途径和制度，进一步强化旅游部间、地区间等的关联，发挥各自的档案利用优势，进一步扩大档案信息的影响以及服务范围，使得我国的旅游事业走向蓬勃发展的新时期。我国的旅游资源种类丰富，而且分布范围较广，形成一种交错存在局面，那么在建立横向联系机制以后，就可以发挥组织协调作用，做好综合开发工作。
第三，对传统的旅游检索工具进行全面系统化的编制，使得旅游信息档案的查找工作更加的便捷，信息涉及面积更加全面。除此以外，要加强对地区旅游业发展需要的研究和分析工作，并根据需求来编辑旅游景点的简介资料，形成一个内容丰富和形式多样的信息网络，这样在档案利用的过程中就可以从档案信息网络中心当中快速获取，为需求者提供开放性的档案服务，从而提高档案的利用率。
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1 园林绿化档案的特点
园林绿化档案不但有所有档案所具有的特点，还具有自身的特殊性。首先，园林绿化档案具有成套性。无论是哪个工程，都会经历从设计、施工、监理、竣工以及后期维护等多个环节。绿化工程项目也是如此，会有一套档案来对整个生产活动进行反映和记载，不同的阶段材料既是相互区别的，同时又和总体材料内容紧密联系，从而让材料具有一定的成套性[1]。其次，园林绿化档案具有专业性。因为园林绿化档案是专属于园林绿化工程这一活动的，因此有极高的专业技术性，它是对某一领域、某一特定技术活动的记录。再次，园林绿化档案具有动态性。园林绿化档案和其他档案相比，其内容和数量是处于动态变化过程中的。然后，园林绿化档案具有时效性。园林绿化工程的效果不是在工程完成就达到最优程度的，而是要等到绿色植物生长周期之后，工程在建成之后必须要等上较长时间才能看到其最美的一面。最后，园林绿化工程具有可变性。因为园林绿化工程可塑性和随意性都较强，要和自然相互配合，建筑者有很大的发挥空间，可以有多种工程组合。园林绿化工程具有多变性，档案要对原来园林绿化规划设计方案进行修改和补充，以满足园林绿化工程需求，因此绿化档案也会具有多变性，只有档案完整和准确，方可防止建设过程中存在失误及损失[2]。
2 园林绿化档案的作用（整体修改，第三方面作用重复了）
首先，它对社会的作用。园林建设单位要想立足市场并开拓优势，就必须贯彻创新理念，在项目施工中不断的收集数据和资料，加大对数据资料的开发研究，将新技术和新理论推广应用，从而为社会带来好处。档案是这些数据资料的载体，要想让档案资料具有及时和齐全的特点，就必须要加强管理，如此才能保证新工艺的持续更新[3]。其次，对生产企业的作用。园林建设生产单位经营活动都在档案中得到而来合理反映，无论是经营决策还是项目建设都会在档案中得到记录。档案工作人员收集和分析部门档案信息之后，将其用于生产经营和管理中，不但能够促进项目指标的有效完成，还能为企业提升市场竞争力和自身经济效益带来帮助[4]。最后，它还是工程建设的证据。园林绿化档案是对整个工程建设的记录，是解决今后建设方、施工方、设计方以及投资商之间争议的有力证据。
3 如何做好园林绿化档案管理工作
一是要加强领导。园林部门领导要加强对园林绿化档案工作的重视，只要领导重视了，职工才能从根本上加以重视，在施工过程中将作业情况合理准确的记录下来。领导要将档案工作纳入重要议事日程，并纳入到年度考核工作中。档案工作常会出现较多的经费不足或者技术落后的问题，领导要想办法予以解决，向档案部门投入资金，购置电子设备，对档案工作人员加以重视和关怀，要鼓励他们形成良好的职业价值观，从而为档案管理工作的合理开展提供保证，以促进园林绿化工程的顺利进行。
二是要健全制度。@林部门一定要根据国家制定的相关施工标准，有效落实档案管理制度的制定工作。要立足于现有的档案管理制度以完成制度创新工作。健全和完善档案管理制度例如档案借阅制度、档案入库制度、档案收集工作制度、档案工作人员责任制度以及档案开发利用制度等。建立了制度之后，必须要做到严格落实，加强监督和考核。只要有严格的制度化管理，有效落实档案资料的分类和收集工作，只有这样，才能让每一份档案都能发挥出其应有的作用和价值[5]。
三是要全面收集。要想让园林档案能够发挥出最大作用，就必须要重视档案的收集工作，档案收集的越齐全越精确，就越能够对工程施工情况充分反映，让园林档案发挥最大效益。园林部门在档案收集中，必须要从以下几个方面加强落实。其一，要对园林绿化单位要有严格的工作规定，无论是哪一个施工作业阶段，都要对信息及时的收集起来，根据相关规定和流程对材料进行筛选和整理，保证筛选之后科学合理之后便将其交于档案部门。档案部门经过审查确定无误之后方能办理相关手续，从而充分符合实际应用的相关需求。其二，要充分结合工程生产部门，要对需要收集的内容加强考核，从而让各项工作能够被合理处理，将价值程度较高的施工资料完整的记录下来并形成档案，档案收集工作要有明确的计划和目标。另外，所有不同的园林项目都需要设立档案管理人员，落实档案信息的收集工作，并将其做成系统化的工程档案。档案管理人员一定要在收集档案是坚守立场，要做好对档案的审核和检查共组，如果档案管理中存在问题，要迅速采取措施加以处理，以充分符合我国新时代档案管理现状。
四是要规范整理。园林工程中，信息资料被收集起来之后往往是处理零碎化和片状式的，要想让收集的资料能够充分完整化和系统化，档案管理人员必须要加强对原始资料的系统整理。为了保证档案整理的规范化，必须要从以下几个方面来开展工作。其一，在归档前，必须要按照保管单位的不同将文件材料分别编排，做好有针对性的处理。其二，档案归档之后，要做好合理分类，对档案的排列以及编号也要加强重视。其三，档案的鉴别，要加强对档案的鉴定工作，要明确档案的价值，对档案妥善保存，达到全部信息资料能够充分整合的实际效果[6]。
五是要善于运用。档案管理不是为了将档案保管好，而是为了让档案能够继续发挥价值。园林绿化工程档案不但要记录施工信息，方便未来园林绿化工程能够有全面的经验作为借鉴。而且要为社会提供服务，发挥档案资源的作用。园林绿化部门要加强对档案资源的利用和开发，重视档案价值的开发。
六是要严格监管。档案管理必须要结合城建档案和园林绿化两方面的力量。工程在预验收前，尽快核查和鉴定档案。只要两部门对工程档案预验收表示肯定之后，方可验收。城建档案管理部门要加强对园林绿化工程档案的检查。
4 总结
目前，我国各大城市广泛加强了城市化建设，园林绿化工程是现代城建的主要内容，其档案资料是对工程项目建设全过程的记录，必须要加强重视。从档案收集、整理、保管等方面入手，更要重视对档案的开发利用，为今后的施工带来借鉴意义。
参考文献
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[2]赵辉.谈如何加强城市园林绿化工程档案管理工作[J].黑龙江档案，2012，03：83.
[3]邵泉水.园林绿化工程施工管理中存在的问题及管理措施探析[J].门窗，2013，12：340+344.
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2、加快档案管理的信息化
在科技进步和时展的进程中，先进的管理技术逐步和事业单位的档案管理工作结合起来，推动着档案管理的信息化发展，也为按管理效率的提高提供了有力途径。因此事业单位必须要实现档案管理的信息化，运用高质量的信息化管理来解决传统档案管理工作当中效率低和工作难度大的问题，最大化的发挥档案价值。在档案的信息化管理实施当中，要加大对互联网的应用和整合，这样才能够充分发挥二者的整合优势，在效率和质量提升当中发挥更大作用。实现档案的信息化管理，除了在提升效率的同时，还能够避免资源的浪费，减少档案管理的成本。为了保障信息管理的实现，事业单位要注重配备相应的信息化管理设备，并善于引进网络和数字技术，加大技术设备的灵活应用。事业单位也可以专门设置档案信息化管理部门和工作人员，做好信息化管理工作的调试，并在实践当中进行经验的总结，不断完善档案管理的科学设备，更好的提供档案服务。
3、注重完善档案管理制度
就当前而言，事业单位的管理模式和管理技术具备较强的局限性，管理办法和技术手段较为落后，出现明显的创新不足问题，而且当管理的规范化问题得到重视，这直接影响到了管理质量和效率。因此，事业单位要重视完善档案管理制度，而且在制度的构建和完善的进程中，要结合当前档案管理工作中遇到的实际问题和需要改进的方面，推动档案管理的规范化进程，提升档案管理能力。首先，档案管理手段的优化必须要适应时展和科技进步的要求，采用多元化的档案管理方式来提升整体管理效率和质量。其次，将数字技术、信息技术、科技智能手段进行有机整合，构建完善的档案管理技术体系，强化档案管理的能力和效率。最后，必须将档案管理方法、技术等相关内容纳入到事业单位档案管理制度建设当中，从而为各项工作的开展提供制度上的支持与保障，也让各项工作的开展有法可依，那么档案管理的规范化和科学化也能得到强化，切实达到档案管理效率提升的目标。
4、创新档案管理人员培训
从事业单位当简单管理的实际出发，档案管理人员素质能够满足当前工作的需要，尤其是不能够有效掌握先进的档案管理技术，和时展和档案管理需求不相符，弱化了档案管理工作的效用，也为事业单位的长远发展带来了阻碍。因此，要想进一步的探究档案管理效率提升的方法和路径，需要从档案管理人员素质的培养和提升方面着手，强化对档案管理人员的教育培训工作，通过提升人员管理效率和质量的方式来保障档案管理的成效。事业单位要根据自身实际情况来建立健全教育培训制度，按照岗位需求和职责分配等标准进行针对性和合理性的教育培训，从整体上提高档案管理人员的综合素质。一方面要针对档案管理的专业业务能力进行培训，提升工作人员的业务素质，同时针对其专业技术落后等问题，来引导工作人员认真学习先进的档案管理技术，灵活的掌握信息技术、数字化技术等来高效的处理档案管理工作。在培训当中可以运用多元化的方式，例如讲座、多媒体培训等方式。另一方面，要对档案管理人员进行思想道德培训，帮助其树立正确的工作观念和态度。
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引言
园林绿化工程档案是以文字或者图像的手段记录的工程过程的展现,反应了工程在建设阶段的一系列的状态和责任,对于园林的维修和扩建提供了良好的历史参考。
一、城市园林绿化工程档案管理工作的必要性
园林绿化档案是在园林绿化建设中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片等不同载体的文件材料，它真实记录了城市园林绿化规划、设计、施工、管理和科学研究等活动，为城市建设、改造和进一步发展提供了依据。
1、为旧城改造提供现状和历史依据
在旧城改造过程中，由于历史等方面的原因往往对地下管线敷设位置，不甚清楚，如果园林绿化档案有详细记载，就可防止施工过程中机械挖损管道情况发生。
2、为树木花卉防护提供依据
不同的树木、花卉都会有不同的害虫侵袭。我们可以根据档案记载的病虫害名称。及时掌握病虫害发生、发展规律，采取有效防治方法，使树木花卉长得更好。
3、为建设“山水”城市提供规划参考
人类原本来自大自然，人类的发展也离不开大自然。但城市化的发展，却使自然环境慢慢被人工环境所取代。要建设“以绿为美、以水为源、以人为本”的园林城市，就要在保护园林绿化植被的前提下，参考有关档案，做出城市园林发展规划，提高绿地覆盖率，使园林宜居城市名副其实。
4、为新的园林建设提供资料
株洲神农城的建设，就是根据档案中记载园林苗木品种和土质等等，选择适合株洲地区的苗木品种。栽种了100多种树木，其中乔木类树木就栽种了一万多棵。一步到位，为株洲市绿化、美化提供了多种优质苗木。
5、为旅游开发提供参考
利用有关档案资料编写风景点的解说词、人物传记、文化名人与景点的关系等等，向游客推介。通过天然的风光和充满人文知识的旅游介绍，打造名山、名人等旅游品牌，提高城市知名度，发展城市旅游经济。
二、城市园林绿化工程档案的特点
城市园林绿化工程档案与其他普通档案有着较大的差异,所能提供的历史价值也很大,它具有以下三个特点:
1、城市园林绿化工程档案的复杂性与多样性
城市园林绿化工程师一种集多个部门通过人工手段构筑的有树木、山水、建筑结构等的空间艺术实体。在城市园林绿化工程施工的过程中,涉及到多个部门和工程的配合和协作,其中有给排水工程、水景工程、复装工程、假山工程和绿化工程等工程的集合,这些工程所涉及到的内容极多,而且分类很细,其档案的形成需要多个部门的配合,是一个庞大而复杂的资料库。
2、城市园林绿化工程档案的多变性
城市园林绿化工程的构建一般都是集自然、新奇与协调几个特点一起,设计者们根据用户的需求对先前的园林进行修改和规划,使园林工程的可塑性和可变性较大,在一定的空间内体现着千变万化的组合,不仅仅突出了园林景观的观赏性,更突出了工程的多变性,这就决定了档案的多变性,为档案的管理加大了难度。
3、城市园林绿化工程档案的社会性与开放性
城市园林绿化工程的建筑最终的目的是为了美化市容,改善人们的生态环境,为人们提供休憩和娱乐的场所,其具有社会性和开放性的特点。这样的工程档案同样也具有这些特点,为后续的修改和维护提供了历史依据,同时为其他城市园林绿化工程的构建提供了参考。因此,只有谁确的收集、整理、归档和保存这些历史资料,才能使他们发挥更大的价值。
三、城市园林绿化工程档案现状
1、城市园林绿化工程档案工作起步晚，管理体制尚待理顺
城市园林绿化工程档案由市园林局负责集中统一管理。它与建设工程档案、市政工程档案等专业档案的管理相比，有许多不足之处。签订责任书制度、指导检查制度、竣工验收制度等尚未得到全面贯彻执行，导致园林局自身保存的或城建档案馆接收的工程档案历史遗留问题多，不成套档案多，集中统一管理特别薄弱。
2、对城市园林绿化工程档案工作重视程度不够
许多参加城市园林绿化建设项目的建设单位，对工程档案缺乏应有的重视，对档案工作投入资金不多，投入人力不够，档案管理人员或仅懂城市园林绿化，或仅懂档案，缺乏多面手，没有按照城建档案行业管理标准管理，使档案与工程脱节，造成档案底数不清，数据不真等一系列现象，直接影响到档案的真实有效性。
3、法制意识淡薄
由于法制意识淡薄，多数园林施工单位并意识到应该向相关主管部门递交档案，而园林工程的主管单位对园林工程档案的依法管理与收集，疏于指导，并没有定期的做出相应的检查，因此，导致园林工程档案的归档成为了城建档案管理工作中较差的部分。
四、加强城市园林绿化工程档案的措施
1、实时跟踪进度
在园林工程施工开始之前，园林工程主管施工主管部门应与施工单位签订相关的工程档案管理协议，要求施工单位制定专门人才对档案进行管理与收集。由于工程施工一开始，资料就开始形成，因此，档案管理从工程的一开始就要受到高度的重视。在工程施工前，就要对施工现场进行详细记录，对可能发生资料变更做好记录，对施工许可证进行复印并归档。在工程施工中，档案管理人员要对施工进度进行把握，对土方登记单、标高复核记录、苗木出圃单等情况进行记录。对园林设计规划图纸、相关技术资料、操作进程也要进行相应的记录。因为这些相关的资料客观的反应了工程的进展状况，反应了工程施工质量。也是工程完成后进行评估的客观资料。这些资料不限于文字，也包括图纸甚至是影像资料，从而能够全方位的反应工程施工的全貌。因此，档案管理人员要勤于在施工现场走动，与各方面人员沟通，才能够收集到客观具体的资料，保证在工程档案资料的完成与施工进度同步。
2、细致化协作
园林工程的绿化施工单位在园林施工中，负责对园林工程档案进行整理归档，因此，应制定明确的规章制度，按照相应的程序进行资料收集，并及时将工程档案递交给城建档案管理部门。城建档案管理部门在工作上应更加主动，在工作上园林部门相互协调，与施工单位积极沟通，深入现场，对施工工程进行评估，指出不足的地方。同时，大力宣传工程档案资料管理的重要性，对相关人员进行培训，指导档案归档工作。工程档案管理人员则应该勤于学习，努力工作，为工程档案的归档打下坚实的基础。三方面通力合作，完成园林工程档案的管理工作。
3、加强管理工作
园林工程施工的竣工验收也需要向相关部门同时递交相应的档案资料，而这一步骤是有城市园林绿化主管单位与城建档案负责部门一起完成。工程施工单位在对园林工程实行预验收之前，要先请相关主管单位对工程进行预验收，当验收合格之后，才能取得预验收的相关文件，此时，才能够完成工程的验收工作。因此，城建档案部门要重视园林工程档案管理工作，加大力度，定期检查园林工程档案的收集工作，针对存在的问题，进行相应的指导，定期进行宣传教育，加强施工单位档案管理意识，对没有递交园林工程档案的施工单位进行相关的处理，使档案管理工作能够顺利进行。
结束语
城市园林绿化工程档案的管理是一项系统工程，与城市园林绿化工程建设全过程环环相扣，作为城市园林绿化主管部门和建设单位应加强管理和督促，结束城市园林绿化工程档案资料长期接收难的历史，为今后园林绿化工程建设积累大量资料和技术，为城市园林绿化工程建设再谱新篇奠定基础。
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1.2历史及现状：1986年，商业部在新颁布的小麦粉标准里允许添加过氧化苯甲酰，沿用至今。卫生部同步将过氧化苯甲酰列入了《食品添加剂使用卫生标准》。2003年后，国家粮食局开始组织下属研究机构修订小麦粉国家标准的草案，明确要求禁用过氧化苯甲酰。2006年，国家粮食局在其网站上进行消费者调查，87％的被调查者不愿意接受添加化学增白剂的小麦粉。2007年10月底，卫生部向WTO(世界卫生组织)通报，计划撤销《食品添加剂使用卫生标准》中对过氧化苯甲酰在小麦粉中的使用许可。2008年4月，国家工商总局抽查99个面粉样品，12个超标。一些面粉企业片面为强调面粉白度过量添加过氧化苯甲酰，而且使用量大都在100mg／kg。
1.3危害后果：国内面粉龙头企业、中国粮食行业协会、国家粮食局等一致认为，过氧化苯甲酰有“致癌作用”，不仅破坏了面粉中叶酸等微量营养素，还能增加人的肝脏负担。深圳海川食品研究所所长刘梅生博士说，由过氧化苯甲酰在面粉中分解的苯甲酰、苯甲酸、苯酚等，对于肝功能衰弱的人和肝功能损伤者，因其生物转化机能减弱，食用含有超量增白剂的面粉显然不适宜。即使对于肝功能健全的人，长期食用含有超量增白剂的面粉，也会造成苯慢性中毒，引起神经衰弱、头晕乏力等。2003年，山东省青岛市疾控中心和卫生局卫生监督所杨新美等人做的实验证明，过氧化苯甲酰确实破坏面粉中的叶酸。2004年WTO和卫生部联合的报告认为，因为缺乏叶酸，全国每年有近4000名缺陷儿出生，高危人群在北方。中国北方，正是面食的主要地区。
2 食品安全
2.1食品安全现状：农产品、禽类产品的安全状况堪忧。食品加工过程中使用劣质原料，添加有毒有害物质的情况屡屡发生。病原微生物控制不当。生物技术产品的出现、转基因食品的潜在危险，同样带来了安全性问题。
2.2食品安全监管体系现状：在《食品安全法》未出台之前，是由国家质检总局的食品质量安全市场准入制度、《食品卫生法》为主导，数部单行的有关食品安全的法律及诸如《消费者权益保护法》、《传染病防治法》、《产品质量法》等法律中有关食品安全的相关规定构成的集合法群形态，是我国食品安全法律体系框架的现实。1995年正式出台的《食品卫生法》应是我国现阶段最全面地对食品卫生、安全作出规定的法律。但是现在的《食品卫生法》还存在着很多的问题。如《食品卫生法》仅对104种农药在粮食、水果、蔬菜肉等45种食品中规定了允许的残留量，总含291个指标；而国际食品法典则对176种农药在375种食品中规定了2439条农药残留标准。这样相关人员在执法过程中，就会使许多有害物资蒙混过关。我国的《食品卫生法》从试行到正式颁布已有10多年，有必要根据新出现的问题加以完善和强化，以有效制止和打击食品生产和流通过程中的有损食品安全的行为，保障人民的生命和健康不受侵害。
3 完善食品安全方面的立法及司法
