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据国家档案局的规定：“科研档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料。”[3]高校科研档案作为高校科研工作的衍生物，是凝结广大高校科研工作者智力劳动的结晶，具备着一定的学术价值，具备以下特点4:
1、历史阶段性与成套性的矛盾统一
高校科研档案作为高校广大师生从事科研活动的原始证据，它记录和表达了当时的科研工作状况。与其他类型的教学档案一样，科研档案起到了承上启下的作用，具有一定的历史价值。它真实、准确、完整地再现了高校科研工作的片段或整个过程、发展轨迹。科研档案管理，可以体现出一个学校的学术研究水平。与此同时，科研档案是围绕着某个科研项目的开展的，这样自然而然地形成了一系列相关的科研文件，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又依靠总体的科研程序和科研内容紧密衔接，构成了一个反映该项科研活动的文件整体。
2、现行性与保密性的矛盾统一
有学者指出所有档案都与原单位有密切联系阶段，具有现行性的特点，所以说，科研档案在进入档案部门保存后，其承载的科技信息在较长时间内仍然具有很强的现实效用。而与此同时，随着信息技术的发展，信息日益成为一种重要的战略资源，有的科研档案直接影响到科研部门的专利权和相关利益。在市场经济条件下，某些科研档案还具有一定的保密性。总之科研档案，是现行性和保密性的统一，对于高校档案管理工作提出了更高的要求。
3、科研档案专业性与管理人员知识单一性的矛盾统一
科研档案管理就具体的高校和科研部门而言，都有特定的范围、业务内容和职责，具有很强的专业性。我国高等学校科研门类多、学科多、覆盖广，同时各专业载体和媒介具有一定独特性。正所谓隔行如隔山，不同的科研工作对相应的科技档案工作内容，在搜集、保管环节均提出了不同的要求。而我国的科研档案管理人员自身知识结构存在缺陷：第一种是文科出身，具有较扎实的档案管理技能，却缺乏行业专业知识；第二种是理工科出身，他们具有较强的专业知识和实践经验，但他们不了解档案管理知识和技能。
二、高校科研档案管理存在的问题5
根据笔者了解和掌握的情况，结合杭州市多所本科院校调研的基础上，高校科研档案管理还存在以下问题:
第一，归档范围界定不到位，归档难。高校科研档案归档范围的界定的原则不明确，没有保证成果性和记录性并举。档案材料不能保证其成果性、记录性、完整性、凭证性，这样直接影响高校科学技术研究的效果。多数科研人员在科研过程中，重视结果轻过程，重得奖轻积累，他们认为科研档案管理是档案部门的事，与自己无关。个别科研工作者私心较重，寻找各种理由拒绝归档，将核心技术档案据为己有，造成档案归档难。
第二，重视程度不够，归档意识淡漠。6多数高校的科研档案工作并没有得到应有重视，档案管理人员的归档意识较差，不能及时准确地把材料归档，在科研实际工作中没有明确归档内容、范围，各种规章制度形同虚设，没有落到实处。
第三，管理机构不完善，管理人员不稳定。我国大多数高校都设立档案馆等管理结构，却主要是针对文书档案而言。科研档案管理目前处于起步阶段，各管理部门多头管理，分工不清晰，档案管理出现问题互相推诿责任。档案管理人员有的出生文科，却缺乏行业专业知识；大部分出生理工科，多数是兼职，档案专业知识和技能欠缺，也没有充分的时间和精力从事科研档案管理工作。
第三，档案保管条件差，管理设备陈旧。我国高校的科研档案单独设立科研档案室的较少，在实际档案管理中，纸质档案多电子档案少，传统设备多现代化管理工具少。多数高校科研档案并没有进行严格规范化管理，普遍存在管理混乱、随意堆放现象，既不利于后期查询，还存在一些安全隐患。
第四，科研档案利用率不高，开发效益低。目前不少高校科技档案管理存在重建设轻利用、重管理轻开发的问题。大部分高校的科研档案不向广大师生开放，很多珍贵科研文献资料堆放在档案室中渐渐陈旧。科研档案本身具备着经济效益和社会效益，而目前高校科研档案的利用处于真空状态。
三、加强高校科研档案管理的对策
上述科研档案管理的现状和问题，需要高校管理者统筹兼顾，合理地处理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鉴国外科研档案管理的先进经验，笔者认为加强科研档案管理，提高科研档案的效益，可以从以下几个方面入手：
一、增强档案意识，建立健全档案管理制度
首先，应该要得到学校领导的支持重视，增强科研档案意识，把科研档案工作纳入学院工作的议事日程，加强《档案法》的学习与宣传，使科研工作者增强档案意识，形成良好的科研档案管理氛围。
其次，应当建立健全科研档案管理制度，高校必须制定行之有效的管理制度，如科研档案归档、保存、借阅、开发制度等。制定规范化的科研档案管理流程，使科研档案管理人员有法可依，消除目前档案管理无序现状，予以有力制度保证。
再次要明确科研档案管理内容，采取最优管理模式。应采取多元化视角和文件连续体模式，保证科研档案的多样化来源模式，以保持科研档案的真实性、完整性、可靠性、长久可用性为主要目标，实现科研档案的社会价值。7
二、加强队伍建设，提高档案工作人员素质
在信息化、数字化背景下，档案管理者将要扮演多重角色，承担多重任务，既是科研证据的收集者保管者、社会记忆的形成者，又 是科研档案信息和知识的构建者。科研档案工作人员要加强学习，成为复合型管理人才，有必要掌握一些相关法律知识，如专利法、合同法等等。同时，还要学会利用网络化手段，实现档案资料查询和检索的数字信息化，切实提高档案管理水平和工作效率。
三、转变工作思路，提高科研档案的社会效益
在信息共享时代，高校科研档案工作应该扩大社会服务职能，体现科研档案的社会价值，发挥科研档案的作用和价值。高校科研档案管理者必须转变思想观念，站在情报信息管理的高度，来重现认识和构建高校科研档案工作。应该借鉴国外档案管理的方法，吸纳客户关系管理理念，采用基于客户服务的科研文件管理思想，积极开发和利用科研档案的经济效益和社会效益。
四、积极主动上门，加强科研档案的动态管理
科研档案管理应该建立在动态的全员参与基础上，而非纯粹的静态控制。档案管理部门要注重科研档案成果开发，加强校内外科研技术合作，边保存边开发，使高校科研档案管理工作在良性循环的模式下运行。
参考文献：
[1] 仁传宇.科技档案管理学（修订本）［M］.北京：中国人民大学出版社，1998.
[2] 张静. 论科研档案管理规范构建的宗旨——基于三个现有规范的分析［J］. 档案学通讯，2010，（04）.
[3] 张金平.高校教学档案工作的思考［J］.兰台世界，2007,(17)
[4] 王晓东.浅析高校科研档案的管理与利用［J］.档案天地，2012,(02)
[5] 王淑改.企业科研档案管理初探［J］.北京档案，2012,(01)
1 本文是杭州师范大学中青年培育项目“脱髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的阶段性研究成果
2 高杰等.我国高校科技成果转化的现状、影响因素与对策研究[J] 中国科技信息 2005,23.
3 国际档案局.科技技术研究档案管理暂行规定[Z]. 国档发[1987]6号.
4 林光斌.从辩证思维角度分析高校科技档案工作「D].成都理工大学硕士学位论文.2011,5
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一、高校科研档案归档范围需要重新界定
界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:
（一）科研项目档案
科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因
（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。
（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。
（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。
（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。
鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。
三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解
（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。
（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。
（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。
同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。
为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:
(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。
(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。
(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。
总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。
参考文献：
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科研项目档案是探索科研规律的实践活动的直接记录，它记载和反映了科学研究活动的全过程和具体成果.这部分档案是科研档案的主体部分，主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报资料及审批材料；推广应用阶段中的推广应用方案、总结、转让合同、协议书、生产鉴定材料，扩大试生产的设计方案，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等.
（二）科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，它记载和反映科研管理活动的历史过程和经验.包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。其中，上级管理部门下发的科研文件在科研文书档案中又占主要地位，包括各级各类的项目申报文件、各种项目立项文件和成果获奖文件。另外，高校自己制定的有关科研工作的一些规章制度文件和每年一度的项目汇总等文件，这些都是平时使用和查阅频率较高的文件，这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
（三）科研成果档案
一所高校科研实力的高低直接取决于科研成果的数量，而且近年来高校科研实力的增强，使其科研成果得到不断增加，所以需要对这部分科研成果进行规范化的管理，避免由于管理不善而导致科研成果的缺失，为以后工作中查找和利用带来诸多的不便。
二、高校科研档案管理创新的具体措施
（一）强化科研档案的开放性
科研档案开放性的实现，即需要加强对科研档案的开发利用工作，这就需要高校科研档案管理人员首先需要加强对科研档案的认识，其次要做好科研工作者的工作，使其能够及时转变观念，努力提升科研档案的完整性。科研档案的开发利用工作，需要档案管理人员和每个科研工作者的共同参与与配合。
（二）强化科研档案的可延续性
高校在校学生是我国科研工作潜在的力量，向高校学生开放科研档案，不仅能及早地教育学生养成科研意识、科研档案意识，而且能为他们在校期间及今后从事科研工作打下良好的基础。科研档案来自教师在教学科研中的科研实践，其内容、方法与教师的教学内容、研究方法、方向关系密切。学生在课堂上听了教师对他的研究课题和主攻方向的介绍后，再从科研档案中寻找教师的相关科研成果、科研实践路径，可以更好地理论联系实践，使他们较早地进入该领域该专业的学术前沿。
（三）强化科研档案的辐射面
为了更好的提高科研档案的价值和实际意义，需要进一步对科研档案的辐射面进行拓展，这就需要高校科研档案管理工作人员需要加强与国内外其他高校的联系，吸收和借鉴对方科研档案管理中的成功经验。同时还要提供服务，增强国内外其他高校对本校科研档案动态的了解。这样使各高校之间建立了友好互术的关系，不仅可以有效的推动高校档案管理水平的提升，而且也能够更好的促进高校科研工作者的积极性，从而增强本校的科研实力。
（四）完善配套手段，提高科研档案的科技含量
首先，科学完善地建立多种检索工具，最大限度地揭示档案信息资源。科研档案的检索工具编制越完整、越科学，用户查询档案所用时间就越短，查全率、查准率就越高，就能把信息及时、准确、系统地传递出去，方便用户利用，适用于科研工作。
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科研档案是指在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。而高校科研档案是高校教学科研部门师生员工在从事科学研究过程中开成的具有保存价值和开发利用价值的原始记录。科研档案详细记载了科研人员在科研中的研究思想、研究方法和研究成果，反映了高校的科研领域和研究水平，也是高校服务地方经济发展的能力重要标志之一。高校科研档案的作用是一所高校实力的凭证；对科研研究提供借鉴参与作用；既是学校尊重知识、尊重人才的表现，又是倡导科研人员、师生具有进取意识，树正气、兴学风，实现自我价值的有力措施；是考核科研人员的科学依据。然而科研档案的特征：来源的广泛性；内容的专业性和形式的多样性；形成的周期长、数量大；协作项目多，学科综合性强。
本文围绕新建本科院校自身实际情况，结合科研档案的管理现状和已有经验，结合科研档案的管理现状和已有经验，对本科院校科研档案存在问题和对策进行探讨。
一、高校科研档案管理存在的问题
1、收集归档难、收档不及时、收档不全
许多高校对从事科研工作的老师缺乏有效的管理，科研档案管理意识不强，他们往往认为，科研成果是自己辛勤劳动的成果，形成的科研成果材料属于自己，把它交给科研管理部门，自己以后查找利用不方便；因为，许多科研项目在鉴定结题后不及时归档，科研档案大多停留在科研材料和结题材料的简单收集。
课题归档，往往只重视课题的申报，立项和鉴定结项，而对于中间研究阶段往往忽略了。平时忙于科研管理的其他工作，如项目的申报、科研成果的奖励、课题的鉴定结项等工作，而忽略了科研文件档案的及时归档，导致档案的质量难以保证，数量难以保证，严重影响科研档案的完整性，不能给后人的科研活动起到很好的借鉴作用。
高校的科研人员和师生归档意识不强，认为归档不安全，认为在自己手里用起来更方面，从而造成许多科研成果都没有及时归档，归档的难度增大。
2、案卷质量差
加强高校科研档案管理应采取的措施；建立健全科研档案管理的规章制度；制定科学的归档体系，坚持科研部门和课题组立卷制度，建立系统的检索体系，坚持科研部门和课题组立卷制度；开展编研工作；加强业务培训，提高专兼职档案人员的素质。
二、科研档案服务意识不强
许多高校科研档案的利用目前只停留在记录、保存阶段，重保管，轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案的服务社会经济的价值，只把科研档案当作一种历史材料保存。另外，高校科研档案只停留在资料归档的层面上，档案管理人员很少参与到科研成果转化工作中，缺乏科研档案信息化建设，不能充分进行“产、学、妍”结合，削弱了高校科研工作服务经济的影响力。
三、高校科研档案管理方法探讨
1、在科研档案管理部门设立专门的档案室
一般教师的科研材料都是移交学校科研管理部门，和科研管理部门收集其它材料放在一起，我们不妨尝试一种新的管理模式，在科研管理部门中设立专门的科研档案室，同时让科研管理人员来管理科研档案。一方面，科研档案一律移交科研档案室保管，将归档目录上交到校档案室进行统一编目，这样就使科研档案在形式上纳入了校级档案系统，而档案实体保存在科研档案室。另一方面，由于档案室具有相对的独立性和特殊性，利用科研管理人员来收集、管理科研档案既有科研档案的归档质量、保密性相对较好，又方便了科研人员对科研档案的查阅、利用。
2、设立专职的科研档案管理人员
可以设立专职的档案管理人员，在业务上受学校档案部门指导，经过专业训练，既具备档案工作基础知识和技能，熟悉档案管理法律法规，又身处基础管理组织中，以管理人员的身份直接参与科研管理工作，既熟悉情况又便于开展工作，是实现科研档案集中统一管理的骨干力量。
3、加强宣传科研档案的重要性，提高科研人员的档案管理意识
根据高校科研人员科研档案管理意识淡薄的问题，有针科研档案管理、知识产权等方面的书籍，使科研人员、科研档案管理人员提高法对性地进行档案知识宣传，开展形式多样的宣传，多看一些档案法律法规知识，制观念，认识到科研档案管理工作对高校的重要意义，对促进高校科研工作起到的重要作用，从根本上理解、支持、参与到科研档案的归档工作，在思想上重视科研档案工作，主动履行科研档案归档的职责。进一步提高高校科研管理部门、档案管理部门、科研人员对科研档案重要性的认识，增强归档意识，切实转变老师将科研成果视为私人的传统观念，严格执地《档案法》第十条规定关于“对国家规定的应当归档的材料，必须按照埃塞俄比亚，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”，进一步明确科研档案管理人员的法规观念。
四、做好科研档案保密工作，确保科研成果档案不泄密
首先，要完善科研档案保密工作管理制度，加强对科研档案保密工作的领导责任。使科研档案保密工作的运作有章可循。其次要紧紧抓住科研档案保密工作的管理环节，加强对要害部门的管理工作。一是对科研档案的定密、传阅、使用、存放、归档、销毁等各个环节应实行严格的管理负责制。二是坚持贯彻检查制度。由专职科研档案保密员定期对本单位或部门的科研档案保密工作巡视检查，发现问题及时提出整改措施；由主管领导定期对科研保密工作进行监督检查。三是加强对要害部门的管理，由主要领导对科研保密工作做出强调和部署，由科研档案部门负责人对档案、机要、传真等要害部位进行安全专项检查，发现问题及时纠正，防止和杜绝泄密事件。
总之，高校科研档案部门和管理人员无论是在业务工作方面，还是在管理服务方面，都要做好科研档案的管理工作，促进高校科研基础性建设，增强高校科研整体实力，促进科研成果的利用。
参考文献
[1]柯翠英.高校科研档案管理问题探讨及对策[J].科技创业月刊，2009，（2）
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0 引言
高校是教学、科研和培养人才的重要基地，高校科研档案集教学、科研、管理于一体，是高校完成历史使命，为社会发展提供人才、智力支持的丰富的信息资源。做好新时期高校档案创新服务工作，进而为促进教育事业及经济社会的协调发展服务。
1 规范档案管理，建立科研档案服务机制
档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。高校档案管理部门应在不断完善传统的管理服务的同时有针对性的进行一些特色服务；改变使得档案信息管理滞后的服务方式，采取网上服务和主动服务相结合的方式使得档案信息获得超前服务；使得管理的文档资源得到充分的利用，需要采取各种各样的宣传方式，比如内部或公开的出版物、公开的新闻报道等；为了促进文档资源更好的服务学生和教职员工，需要实行相关的服务措施比如：代查代检、代复制、文献传递等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深层次的研究和分析成果；为提高服务的效率需要充分利用现代信息技术；为档案管理积累资金需要适当采取有偿服务；适当进入市场,积极参与科研成果的转让。
1.1 建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。目前，国内许多档案馆（室）采用便利的因特网进行网上服务，这样的方式对于可以更加方便的搜集和共享社会和单位提供档案资源。
档案工作者为了达到信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，需要基于互联网快速的建设更加的完整和系统档案信息资源数据库；为了实现档案工作的自动化管理，档案信息的法制化管理。就要在建立健全电子文件全文数据库的同时，在因特网上按时监管处理好电子文件以备利用。
1.2 “电子文件(档案)数据管理中心”具备广阔的覆盖面积，丰富多彩的内容，很高的实用性等相关的优点。因为它的建立能够使得电子文档数据管理中心统一监管和处理授权给网站的各单位的归档电子文件，与此同时，各单位可以共同分享该网站上加密的或者是有限制的电子文件，使得电子文件的查询、利用服务变得更加的便利，促进了资源共享。
1.3 电子文件的自动上传收集。当前档案管理部门工作的不可小看的一个关键环节就是如何收集整理在单机上形成的电子文档。相比较于传统纸质档案的收集整理，他们的最大区别在于，目前档案部门早已摒弃了浩海如烟的纸质文档收集整理，而是在互联网上设置电子文件自动上传的工作窗口，采取下载和上传的方式完成文件的电子文件形式的传输，这样的方式能以最快的速度收集实时的文档，并快速的归档于档案馆(室)的服务器,
1.4 开展在线服务。当下是现代信息技术应用飞速发展的时代，它在各个领域都不断地改变着人们工作、学习和生活的环境。现在各种各样的信息系统和信息网络能够及时滚动的转达准确、有效、全面的信息使得人们获得实时的信息。因此手工式的档案收集管理、利用服务方式完全落后于现代化的档案服务方式。档案部门仅仅是利用电脑，在网页上汇编好专题，设置好相关的数据库查询窗口和提供相关服务的电子邮箱就可以使得利用者与档案馆（室）以电子邮件的通讯方式交流信息，实时对文档资料的真实性和价值性提供咨询，提供查询和资信服务。
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已成为影响学校综合实力的重要因素。
2013年底，教育部提出了关于深化高等学校科技评价改革的意见。意见中指出高等学校是国家创新体系的重要组成部分，科技评价是高校科技管理的重要手段，也是宏观管理和资源配置的重要依据，具有突出的导向作用。意见中指出的高校实施的科学分类评价办法，主要是建立科学合理、各有侧重的评价标准。若要建立一套这样的评价标准，高校科研档案的管理就显得非常重要，完善的科研档案管理将为之提供准确的数据基础。
随着高校科研能力的不断提升，科研工作中形成的具有保存价值的材料数量也大幅度上升，其管理中也随之出现了许多不尽人意的地方。因此，就需要我们协调好各方面的工作，建立健全制度，提高科研档案的管理质量。
1 科研档案的种类
一般高校的科研档案是在学校及学生的科学活动中形成的，经过一定的整理形成具有价值的文字、图表、声像等各种形式的数据和载体的历史记录。高校科研档案具有专业性、成套性和载体类型多样化等特点。
1.1 科研管理档案 科研管理档案指在科研管理工作中所形成的文字、图表、数据和声像等各种形式的材料。主要包括：学校颁布的有关科研工作的规章制度、科研项目和成果统计报表、经费来源情况以及学术活动材料来
源等。
1.2 科研项目档案 科研工作是高校发展的生命线，高校教师从申请到完成一项科研课题，需要经过从课题立项、论证到课题研究、鉴定，最后课题结题的过程，是一个系列的整体过程。
2 科研档案管理面临的主要问题
高校科研档案与其他门类档案的特点有所不同，这就导致在高校科研档案的管理中会出现一些问题，例如：归档材料不齐全、归档不及时等。同时，档案管理人员的素质和信息化建设的程度也对档案管理质量有着严重的影响。
2.1 科研档案归档不完整、不及时 目前，科研档案管理制度普遍不够完善，因此高校相关部门对档案工作的重视程度也不够。高校的教学科研人员和师生员工归档意识不强，很多科研人员认为归档不安全，觉得档案放在自己手里使用更加便捷，从而造成许多应归档的材料没有归档，导致归档的难度越来越大，严重影响高校科技归档的收集和整理，使科技档案资源没有充分记录和反映科研项目的活动全貌，也无法反映一所高校的整体学术水平，更无法有效地开发利用高校科研档案资源。
2.2 科研档案管理的数字化、网络化建设不足 现阶段，收集整理的科研档案中文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少。科研档案存档后利用率低，有些存档没有意义，大部分档案只存不用。总体来说，大部分高校科研档案管理的数字化、网络化建设不足，这是导致科研档案的利用率不高的重要原因。
2.3 科研档案管理人员综合素质不高 由于科研档案的归档工作缺乏制度保证，高校在科研管理机构设定岗位的时候，没有将归档工作列入个人的岗位职责，这就导致部门科研管理人员责任心不强，不能主动完成归档工作。而且，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，对档案价值及其对高校发展所起的作用没有足够的认识，这会对档案的管理质量造成一定的影响。
3 改善科研档案管理现状的几点构想
普遍来说，现阶段各个高校科研档案的管理存在很多问题，导致档案归档不及时，利用率低。因此，探寻改进高校科研档案管理的方法，提高科研档案的管理质量和利用率是非常重要的。
3.1 分级管理模式 在科研档案管理中，学校由于管理部门人手少，任务重，从而影响档案归档的质量，造成科研文件材料残缺不全。
因此，学校应考虑制定提高档案管理质量的相关规章制度，从校级、院级、个人三级入手[1]，加强校级和院级管理，提高个人归档积极性。首先，学校应重视科研档案的管理工作，给予一定的人员支持、政策支持和经费支持。其次，二级学院应配合学校做好科研档案管理工作，在学院设置专人负责档案的催交、收集和整理。第三，让教师认识归档的重要性，并积极参与其中。为了督促教师认真对待科研档案归档工作，可以考虑把科研档案收集工作与教师的绩效评价结合起来[2]。
3.2 信息化建设 大部分高校的科研档案都存在重档轻管、只存不用或者利用率低的问题，主要原因在于绝大多数的科研档案都是纸质档案，不利于完成统计分析等工作。因此，加强科研档案的信息化建设[3]，可以把死档案变为活档案，从而实现档案的高效利用，促进高校科研水平的提升。当然，在进行信息化建设的同时，也要注意保证科研档案的保密和有效利用的兼顾。
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一、高校科研档案管理的重要性
1. 高校科研档案是高校科研历程的直接反映
科研档案是一所高校进行过科研活动最直接的证据，也是高校科研活动最真实的记录，还能反映一所高校的整体水平，很多高校都是通过自己学校的科研成果而名声大噪，而且在进行科研活动的时候还能将一些有潜力的科研人员和科研爱好者培养成科学界的精英，这些精英就会对学校或者社会做出贡献，间接地推动科学的发展。
2. 科研档案是促进科研工作进步的基础
科研档案是一些科研成果的结合体，是科研人员智慧的结晶，特别是在科研项目后续的发展中，这些科研档案起着至关重要的作用，它可以在以后进行科研活动的时候少走弯路，促使科研活动成果更加准确，缩短研发的时间，进而实现学校效益与名声的双赢。
二、高校科研档管理现存的问题
1. 科研档案管理制度不完善
完善的科研档案管理制度是高校进行科研档案管理的前提，但是现在很多高校都没有完善的科研档案管理机制，所以在科研档案管理上就会缺乏相应的约束机制，在这样的情况下就不能有效地展开高校科研档案的管理工作，就会造成很多相关部门因为职责不明确而出现各部门之间相互推诿的情况，致使高校的科研档案始终处于一个混乱的状态，不能进行系统的归档。[1]
2. 高校科研人员对科研档案管理的认知不足
科研人员是科研档案形成的关键人物，因为科研档案是科研人员在进行科研活动的过程中对一些数据进行记录而形成的一些资料的汇聚，但是现在很多科研人员都没有认识对科研档案管理工作的重要性有一个系统的认识，不能及时地将科研数据进行归档整理，也没有将科研资料递交到档案管理部门，还有很多的科研人员为了图方便直接用资料的复印件来代替一些资料的原件，造成一些原文件在复印过程中的丢失，这样就会降低科研档案的质量，为以后的科研工作造成困扰。
3. 科研档案不完整、资料不齐全
因为科研档案不是一瞬间形成的，它需要一个漫长的积累过程，但是由于现在高校中从事科研活动的人大多数是学校的老师，他们除了从事科研活动之外还肩负着教学的任务，这就造成他们在进行资料登记的时候很容易出现遗漏、重复的现象。再加上他们工作比较繁忙，有很多时候不能对课题进行严格的审查和监督，造成很多的核心技术资料不完整，还有就是档案员不参与科研工作只负责档案的管理，对于很多科研活动的过程他们并不是很了解，为此就不能鉴别出一些有材料的价值，很有可能在整理的时候把一些有价值的材料排除在外，也有可能会记载一些没有参考价值的资料，所以档案的记录、归档工作就只能靠科研工作者自己来完成，这样就出现了很多的问题，例如一般性的材料较多，重要性的材料较少；复印件多，原始材料少；口述内容多，光盘、录像资料少等。[2]
4. 高校的档案管理设备落后
很多高校现在只重视科研项目的开发，把大量的经费投资在了科研项目上，很少把经费投在档案管理设备上，造成很多的档案不能及时的归档，特别是现在网络信息技术如此发达，很多地方的档案都已经开始实行电子化管理，但是由于高校把大部分经费放在了科研项目上导致电脑、互联网系统不健全，科研人员不能通过网络进行资料的查找和利用，降低了科研档案的使用价值，再加上现在档案管理人员的业务素质不强，不能很好地进行计算机的操作，不能适应现代化的科研档案管理模式，这些问题都给科研活动的进行造成了一定的影响。
三、加强高校科研档案管理工作的措施
1. 完善科研档案管理制度
科研档案管理工作落实的前提条件就是要有完善的科研档案管理制度，想要建立完善的科研档案管理制度首先是要参考我国档案管理的有关规定对科研人员和科研档案管理人员的交接工作进行明确的规定，还要对档案的利用、借阅进行相关规定，避免档案在借阅过程中发生遗失，二是完善科研工作的奖励办法，鼓励科研人员将科研成果及科研档案及时地上报到科研档案管理部门，上级部门要对有贡献的科研人员进行奖励，逐渐提高他们对科研档案的归档意识。三是明确保密规定，科研成果是一个学校科研水平高低的体现，是一个学校的知识产权，所以高校要对科研成果进行保密，直至科研成果的，这样才能让科研人员放心地将自己的成果上报，才能将科研档案移交到档案管理部门。所以，我们要建立完善的科研档案管理制度，这样才能推进科研档案管理工作朝着制度化、规范化迈进。[3]
2. 提高科研人员的归档意识
想要改变高校科研档案管理的现状，并不是只靠单纯的建立完善的科研档案管理制度就能解决的，还要提高科研人员自觉归档的意识，让科研人员认识到科研档案对科研工作的重要性，知道科研档案属于学校而不是个人，学校还要加大相关法律法规的宣传工作，让科研人员了解到，进行科研档案整理是科研人员必不可少的工作。同时还要加强科研人员与档案管理人员之间的沟通，提高档案管理人员的业务水平，让档案管理人员在自己整理资料的时候也能分辨出有价值的资料，避免遗漏资料或者记录过多无价值的资料的情况。还要增强档案管理人员的服务意识和对高科技的使用技能，以便能够及时地为科研人员提供资料，这样才能更好地促进高校科研工作的进行。[4]
3. 加强档案管理设备的投入，实现网络化管理
在网络技术盛行的高科技时代，办公自动化成了学校的新宠儿，所以高校要尽快地建立科研档案的信息检索系统，这样不仅能提高档案的使用效率，激发科研人员对工作的热情，还能让越来越多的人知道该校的科研成果，提高学校的知名度，吸引更多的学子和科研人员加入该校。
结束语
总之，科研工作是高校非常重要的工作，科研档案又是一个学校科研水平高低的反映，所以高校要加强对科研档案的管理工作，逐步建立起完善的科研档案管理制度，科研人员和档案管理人员也要不断地解放思想、与时俱进，不断地提高归档意识和业务水平，只有这样才能发挥科研档案真正的价值，才能为高校的科研活动和教学质量做出应有的贡献。
【参考文献】
[1]柯翠英. 高校科研档案管理问题探讨及对策[J]. 科技创业月刊，2010，10（08）：14-12 .
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Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研档案是科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的科技资料，是高职院校档案中的重要组成部分，是科研活动的真实记录。近年来，随着我国高等教育事业的不断发展，高校对科研工作的重视程度也不断提升，科研档案管理的科学化、规范化将直接影响科研管理的整体水平和工作效率。
1系统需求分析
1.1开发背景与目标
当前高校的科研档案管理机制，多数还只是一个上传下达的行政性管理机构。其主要工作仍然局限于传统的对科研项目、科研经费、科研成果登记鉴定、报奖等的被动管理，很少进行科研信息、科技服务信息的搜集、加工和传递等方面的工作。在人们越来越习惯于利用网络获取所需的服务的新形势下，高校科研管理需要更新观念，变革科研管理人员思维方式，强化“管理就是服务”的服务职能，必须树立信息观念，扩大信息来源，加强信息管理，提供信息服务，加强与社会的全方位联系。同时，高校科研项目与成果的规范化、信息化管理，对于提升高校综合实力也有着极其重要的意义。由此可见，提高管理效率、减轻科研管理的工作量，降低科研管理人员的劳动强度，开发和运用科研档案管理平台，实现科研档案管理的自动化、信息化、网络化，是科研管理部门急需解决的问题。
本文设计与实现的基于java的高校科研档案管理平台（以下简称平台），是针对我院科研档案管理的实际情况而研制的。该平台服务于我院的科研管理工作，可以实时动态科研信息，提供科研信息检索渠道，为我院的各级科研机构、科研人员提供便利，为辅助领导进行科研管理决策提供有力的信息支持，有助于我院整体科研工作水平的提高。
通过该平台，可以实现我院科研工作的网络化管理，形成一个新的科研数据中心和科研管理沟通平台，全面、实时、准确提供学校的有关科研信息，为学校领导有关科研决策提供辅助支持，为学校教师开展科研活动提供方便快捷的服务，为全院科研信息交流提供良好平台，使科研管理人员从事务性的工作中脱离出来，将更多精力投入到课题策划、成果推广中去，全面提高科研服务水平。1.2系统体系结构及运行环境
本系统基于J2EE基本技术体系，采用B/S应用体系结构，表现层则采用JSP页面、静态HTML、AJAX等多种表现形式，数据库服务器系统、Web服务器系统和应用服务器系统可以运行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多个操作系统平台。普通科研人员、科研秘书、管理员等各级用户通过Internet即可登陆并使用系统，克服了时间、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系统运行硬件支持环境：Web服务器一台、客户端Web浏览器若干台、数据库服务器一台。系统运行软件支持环境：Web服务器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、数据库服务器（Windows XP + Access 2003）。
2系统设计
2.1功能模块
本文设计的科研档案管理平台主要分十大功能模块：科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、科研考核管理、 学术活动管理、技术服务管理、项目申报和评审、网站管理、系统维护等。
1)科研机构管理：本平台所设科研机构包括院系所、研究机构、重点研究基地等三类，可以列表显示这些机构的基本情况、人员构成、在研项目以及已经取得的成果等。对于普通科研人员仅给予浏览的权限，各单位的科研秘书可以编辑各机构的基本情况，而对于机构的人员构成、项目情况及成果情况则由系统根据相应的功能模块中的数据自动生成。
2)人员管理：本平台设定的人员有三类：科研人员（指从事科研工作的人员）、科研秘书（指各科研机构的科研管理人员）以及管理员。该模块可以实现人员新增、人员列表、人员检索等功能。人员列表和人员检索功能中，不仅可以显示人员的基本信息，同时可以显示该人员所有的项目和成果信息，这些数据从项目和成果管理模块中自动获取。管理员可以对人员的信息设定修改权限，科研人员只能修改自己的基本信息，科研秘书可以修改本机构人员的信息，管理员则拥有最高权限。系统初始运行时，由管理员设定初始账号、密码、所属机构等人员的基本信息，然后由科研人员本人通过普通用户的身份登录，输入属于自己的信息。人员库建立后，可以及时掌握学校科研人员的基本情况，并可以相应的生成学校的专家库等。
3)科研项目管理：科研项目指已经立项后的项目，包括不同来源、不同级别、横向纵向等各类项目。主要由新增项目、检索项目、列表项目、经费管理等子模块组成。项目管理的权限设定类似人员管理，但经费管理的权限仅对管理员开放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分为科研论文、著作、鉴定成果、专利、获奖等。平台提供输入界面，由科研人员分门别类输入这些数据。
5)科研考核管理：科研考核主要是通过建立科研工作量化指标和设置岗位考核指标，通过对科研项目、科研成果、科研奖励、学术交流等信息的综合分析，计算科研人员和科研机构的科研工作量。考核管理只对管理员开放。
6)学术活动管理：学术活动指学校主办或者参与的学术会议、发表的会议论文、国内国外的学术交流等。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新学术活动的通知，二是科研处根据各科研机构上报的学术活动计划定时学术活动通知，三是科研处在每个学期统计各科研机构学术活动的开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
7)技术服务管理：技术服务主要是指学校为地方企事业单位等解决的技术难题。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新技术服务需求，二是各科研机构上报各自在每个学期的技术服务情况，三是科研处每学期统计各科研机构技术服务开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
8)项目申报和评审：通过平台可以完成校级项目的在线申报、项目中期检查、项目结题评估评审等工作。
9)网站管理：此项功能仅由管理员使用。
10)系统维护：对于管理员来说，在系统维护模块中可以进行数据初始化、数据导出、数据清除、用户维护、数据库维护等工作，而对普通用户来说，则只能维护自己的个人信息。2.2数据库设计
数据库设计是本平台的核心部分。大量的数据都存放在数据库中，数据库设计不合理会严重影响系统的正常运行。在开发前应先规划好每个数据表，不但要使其关联合理，而且每个数据表中的字段设计也要合理、规范。
本系统采用Access作为数据库，使用链接字符串与数据库相连，数据库的名称是kygl.mdb，根据实际处理的数据情况和系统的功能在数据库内创建了人员信息表(tzy_ryxx)、科研机构表(tzy_kyjg)、科研项目表(tzy_kyxm)、论文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究报告表(tzy_report)、专利表(tzy_zhuanli)、获奖情况表(tzy_hjqk)、科技服务表(tzy_kjfw)、学术交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用来存放科研档案管理的基本数据。
3系统实现
3.1基本界面
平台的首页如图1所示。
图1系统首页
除了平台的首页外，不同权限的用户在用户区登录后将进入各自可操作的页面。如科研人员登录后将进入科研人员页面，可进行个人基本信息维护、项目申报、项目查看、奖项申报等。
3.2 ActionForm类
ActionForm类是Struts框架的核心组件之一，是Struts的关键视图组件。ActionForm本质上是一种JavaBean，是专门用来传递表单数据的DTD(Data Transfer Object,数据传递对象)。它包括用于表单数据验证的validate()方法和用于数据复位的reset()方法。本系统利用ActionForm Bean在视图组件和控制器组件之间传递HTML表单数据，通常每个HTML表单对应一个ActionForm Bean，HTML表单中的字段和ActionForm Bean中的属性一一对应。利用ActionForm Bean的Validate()方法对用户输入的数据进行合法性验证。
表单验证是ActionForm的主要功能之一。要实现这个功能，需要采取4个步骤：1)重写validate()方法；2)在资源文件Applica? tionResources.properties中设置可能的验证错误的标识；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate属性设置为true（默认已经是true），并添加元素以指明资源文件的存放路径；4)在相应输入页面的相应位置加入错误标记< html:errors>，以输出可能的验证错误。
3.3 Action类
Action类是用来处理业务逻辑的一个类，负责单个事件的流程控制。在收到相应的请求后，ActionServlet会为该请求选择适当的Action，在必要的时候会创建一个Action实例，调用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它会调用默认的Action类(定义在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet将适当的ActionMapping类转发给Action，这个Action使用Ac? tionMapping找到本地转发，然后获得并设置ActionMapping属性。
4结束语
基于Java的高校科研档案管理平台集科研管理和信息服务为一体，适用于高校的科研管理部门，具有科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、学术活动管理、技术服务管理等多项功能，既实现了科研管理的自动化，又利用网络的优势信息，方便了教师的研究，方便了工作人员各种表格的填写，大大提高了工作效率，使学院的科研管理水平上了一个新的台阶。
参考文献：
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借助于档案，我们就能够更好地去了解过去，把握现在，预见未来。在加速科技进步的进程中，档案管理应不断丰富高科技实用信息，不断拓宽档案的利用范围，不断集中各方面信息，加以利用，形成良性循环。因此积极探讨高校档案工作的新思路，以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。下面就针对如何加强对高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人浅见。
1 对科研档案的管理，要抓住几个关键环节
首先，科研档案管理人员，必须在服务意识、文化素质、科研管理方式和方法等方面要有所创新，才能适应科技创新型社会发展的新要求。要加强科研档案管理人员的自身建设，提高档案管理人员的业务素质，树立开放服务意识和为科研服务的观念，开阔思路，着眼于由内转向外，扩大科研档案资源共享范围。尽可能参与科研活动，适时了解和掌握科研第一手资料，从源头做起，确保科研档案质量。增强工作的责任感，以认真负责的敬业精神和良好的职业道德，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展提供优质服务。从而提高科研档案工作在社会上的声誉和地位，只有这样科研档案工作才能够开创新局面，做出新成绩。
其次，要增强科研人员的档案意识，使人们充分认识科研档案的价值。高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶。所以要求科研人员都要把科研材料归档看作是自己的义务，是自己工作中不可缺少的一部分，也是为科研档案的发展创造良好的必要条件。
再有，实行现代化管理。科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。在现代科学技术飞速发展的今天，仅靠原始的手工操作，难以满足高校科研发展的需要。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机，多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。
2 规范高校科研档案的管理模式．保护知识产权
作为高校科研档案信息的管理者，既要注重对档案信息资源自由阅览、下载、复制、转载的合法权利的保护，同时也要对非法利用行为进行控制。严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。注重保护好知识产权人的合法权益，正确处理管理利用与保密的关系，避免不必要的知识产权纠纷和损失。
首先，建立高校知识产权科研档案的统一管理制度，保证真实、完整全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果。对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存，集中统一管理，建立一种正常的知识产权的应用秩序，保护知识产权，以利于科学技术的推广利用。其次，确定课题负责人归档责任制，由课题负责人主持立卷归档。做到下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷，建议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前控制，确保科研档案完整、准确、系统和安垒。档案工作者负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性，保密性，确保科研资源和知识产权不流失，不受侵犯。
3 实现科研档案规范化
科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化。这是达到科研档案管理现代化的重要环节，首先，必须做到科研文件的形成、归档的规范化。具体是科研项目的申报书、合同书、委托书、项目的审批文件、方案论证等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、实验数据、调研报告、查新报告、专利申请的有关文件材料；鉴定、验收阶段中的工作报告、研究报告、、著作、鉴定证书等，成果申报奖励阶段中的成果登记证书、奖励申报书、成果应用证明，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。归档的案卷，要求做到内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。其次，要明确立卷归档的重点．在实际工作中注意区分文件和资料，特别注意区分内容、形式、作用等相似的资料，减少档案资料的重复和冗余，不该归档的文件不能混入，同时注意防止应该归档文件的散失。此外，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。
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1.科研成果档案
主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。
2.科研项目档案
主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。
3.科研文书档案
科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。
二、高校科研档案的应用
1.高校科研档案是开展科学技术研究的必要条件
科研工作具有继承性、创造性和反复性的特点，没有继承就没有发展，没有借鉴就不可能创新。任何一门科学技术的发展或一项科研课题的开展，都离不开借鉴利用原有成果和经验，这是科学技术发展的一条规律。但要继承和借鉴，就要有科技储备。科研档案作为科研活动的真实历史记录，是积累科技经验和储备科技资源的一种重要手段，并且具有原始性和不可替代性。
在科研活动中利用科研档案，可以对科研人员的思想、观点和研究方法产生积极的影响；可以在了解历史、现状的基础上，推知发展趋势；在科研中直接利用有些科研数据，可以减少重复劳动，避免人、财、物、时间的浪费；可以缩短研究周期、加快科研速度、提高科研水平。尤其是现代科学研究，各门学科互相渗透、互相依存，如果没有充足档案、资料作为参考依据;科研活动必然寸步难行。
2.高校科研档案是科技信息交流和科研成果推广应用的重要工具
科研档案真实地记录和反映了前人科学思想、科学经验、科研过程和科研成果，包含丰富的第一手科技信息，是重要的科技资源。作为科技研究表达和存在的一种主要形式，科研档案是进行学术交流、信息传递、科技协作以及科技成果转让、推广与应用的工具。同时，作为科学技术的有机组成部分，科研档案也是一种潜在的生产力，通过科学管理与利用，便可以转化为直接生产力。在许多情况下，可利用科研档案直接创造价值，为社会增添财富。
3.科研档案是科研管理的依据和凭证
从科研档案形成的过程及其结果看，它是从当时直接使用的文件转化而来的，并非在使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的科研情况，是令人信服的历史证据。科研档案是领导决策的重要依据。高校领导的决策离不开对历史和现实情况的准确把握，而科研档案便是学校科研工作客观现实的真实反映，它无疑可以为领导决策提供重要的数据。
4.科研档案是对科教人员进行业务能力考核与职称评聘的重要依据
一套完整、准确、真实的科研档案，可以反映出科教人员的基础理论水平、基本技能及综合能力的高低，体现科学创见能力的高低。对于集体研究项目，还可从科研档案中衡量每位科研人员的工作态度、协作精神及贡献大小。所以，科研档案为完善对科研人员的考核和奖励以及评职晋级提供了科学依据。
三、如何加强高校科研档案管理和应用
1.建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序
为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。
2.规范高校科研档案的现代化管理
科研档案管理规范化是科研档案管理现代化的重要基础。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。
3.建设高校科研档案管理的信息化环境
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高校科研档案管理是指高等学校在科学技术研究过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源。它真实地记述了科研、生产活动的过程和成果及有关科研人员的科技思想、方法和经验，具有原始记录的基本属性，同时具有法律凭证、促进交流、提供资源再开发利用物质基础等作用。
2高校科研档案管理的归档范围
对于高校科研档案管理必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。目前，根据《科学技术研究档案管理暂行规定(1987)》高校科研档案管理包括五个阶段，即科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用。
2．1科研准备阶段
许多档案工作者会忽略此阶段的档案收集，往往此阶段的资料又存在一些重要信息。如:项目申报通知，项目申报书(含经费预算)、项目审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。
2．2研究实验阶段
各种载体的重要原始记录(各类录音或录像资料、照片，电子或纸质笔记等)，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，同时，应注意收集项目的年度进展报告。
2．3总结鉴定验收阶段
工作总结，科研报告，科研成果(专利、论文、专著)，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料、验收材料的整套文件。
2．4成果和奖励申报阶段
成果和奖励申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
2．5推广应用阶段
推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。根据教育部令第27号文件:《高等学校档案管理办法》科研类档案应当在项目完成后两个月归档。
3科研档案的规范化管理
3．1完善科研档案管理制度
目前，高校科研档案管理大多数是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》要加强科技档案管理，保证科研档案的系统、准确、完整，各高校应当根据自身实际，制定属于本单位的《档案管理办法》。办法应该明确科研档案管理的总则、科研档案归档范围、归档材料细节整理要求、各部门职能分工、归档责任人、归档时间截点、归档后管理及保管期限。
3．2实现科研档案管理信息化
档案管理并不是一成不变的，随着时代的不断进步，电子档案也已成为趋势，对于该些档案的处理，需要高校科研部门与时俱进，定期组织档案管理人员进行学习。学校科研处应有功能完善的科研信息管理系统，并对该系统的维护落实到人。构建完善的科研管理信息体系，首先需要管理机制的建设，加强信息化管理的规划。信息管理系统日新月异，在旧有系统的基础上不断完善是必要的，新建的系统也必须要有“先行一步”的预知感，能够彰显人性化并做到短期内不落后。科研信息系统应实现每个科研档案管理人员都拥有自己的账号，随时登陆以便能对档案进行收集、整理、归档，实现科研档案多渠道、多方式的管理轨道。一个合格的科研信息管理系统，应实现科研项目管理的数据化，各项指标有据可查;科研资料管理标签化，档案资料进行分类整理，做出详细目录;资料信息整理标准化，一是对每一个项目做统一顺序整理，二是按照综合利用信息化要求，实现项目数据标签的录入建库;科研档案交接、查阅记录的信息化，规范完整的交接、移交记录，建立必要的查阅审批授权制度，做好科研档案保密管理和查阅记录。［1］
3．3提高科研人员归档意识
在很多的一段时间里，高校科研项目管理的过程中，高校只对项目申报、项目验收、项目成果评定等环节非常重视，对科研项目数量和到账经费特别看重，而忽略了科研档案的收集和归档。目前，科研档案归档工作已经慢慢得到重视，但仍有部分科研人员对科研档案的管理的意识薄弱。对于项目负责人来说，他更多的精力在于项目的研究与结题，而忽视了项目由申报到结题的资料整理，待项目结题时该项目的前期资料已经遗失。由于高校科研项目多、人员杂，仅仅依靠科研处的少数工作人员，根本无从掌握项目现实的研究阶段，更无法完成每个项目的资料归档。还有部分科研人员将科研成果看做自己的私有财产，许多具有归档价值的资料，如获奖证书、专利证书、论著等均不愿上交或移交档案时拖拖拉拉，有所保留。档案工作的“三参加”(即档案工作纳入到企业计划，纳入到领导议事日程，纳入到企业职工的经济责任制、岗位责任制中)在科研档案管理工作中同样适用。科研档案工作就应该纳入高校工作计划、纳入校领导的议事日程、纳入到每一位科研人员的岗位职责中。明确知识产权为判定高校科研实力与核心竞争力的主要标准，应采取各种形式加强对科研档案工作重要性的宣传。［2］强化科研人员与科研档案管理人员的档案意识，高校应该实现资料归档的各级责任人，以实现科研项目归档的系统、准确、完整。项目立项之时，应要项目负责人提交《科研项目责任书》，该文件中应明确项目组成员及个人分工(含档案管理人)。各二级学院应有专职科研秘书，对各学院科研教师全面掌握，督促各项目负责人在时间截点内交材料，并统一项目尽量做到有一式两份的档案，一份交校科研处，一份留在二级学院，二级学院应该小型科研资料档案室。校科研处在全校科研材料归档方面责无旁贷，应配专职人员对全校科研档案进行管理，对项目全过程材料进行整理，保护材料完整性，注意材料装订细节，在科研系统对归档材料作登记，并定期交校档案室。科研档案管理人员是科研档案工作的主体，能否充分认识档案管理工作的重大意义和所承担的重任，能否及时督促科研人员归档，是确保档案整体质量、提高科研档案内在价值和利用率的关键一环，也是为经济建设和科技服务的一个必要前提。［3］
3．4提高科研档案利用率，保证科研档案完整性
针对目前情况而言，使用率和完整性都较好的是纵向项目，尤其是国家级、省级项目，这些材料在科研教师职称评定、再次申请项目、奖项申报等时候，尤为重要，科研教师对纵向项目的档案收集也相对认真，相比之下，横向项目的档案管理就较为欠缺。横向项目没有固定的申报书、合同等，这就需要科研处对横向项目所需要的材料进行规范，提倡教师使用格式合同，填报格式一致的责任书，监督教师定期进行中期检查，对符合验收条件的项目应敦促其尽快结题。对于经常有科研项目的教师而言，对于该些步骤较为熟悉，并不需要科研秘书的再三叮嘱就可完成档案收集，但是，对于一些项目不是太多，忙于教学，并对科研档案整理缺乏耐心的教师而言，往往对以上步骤产生误会、厌倦、反感，觉得职能部门“多此一举”，往往因此不断找借口，基层秘书及工作人员不好再三“得罪”该些教师，最终将导致科研项目的不完整。由不同时间段出现的分散资料到一个完整的科研档案的出现，并不是一个人努力的结果，它需要一个团队付出精力，需要制度来规范团队中每一个人的行为，为此，科研处应制定相关条例，对不能按时提交材料的项目进行处理，例如，未能交《责任书》就不能立项，未能交《验收表》就不能办结题手续，未能办结题手续就要预留响应百分比的项目经费等。古语云，温故而知新，科研档案的整理和再次利用，将迸发出更多创作的火花。
作者:欧建韶 单位:电子科技大学中山学院科技与研究生处
参考文献:
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一、高校医学科研档案管理的重要性
1.医学科研档案是医学研究的基础和条件。医学科研档案直接反映高校医学研究水平层次、国内外学术地位、人才、设备、学科发展主攻方向、整体医疗、科研、教学发展规模、科研辐射范围等情况。医学工作者特别是中医药高校科研工作者搞科研，“传承”与“发扬”紧密关联，通过继承前人科学研究的成果，吸取有益的经验教训，并在此基础上有所创新和发展，这些都离不开利用档案资料的信息资源。因此，科研档案是科学研究的基础和条件。
2.医学科研档案是保持医学研究延续性的有力工具。医学科学研究是建立在前期工作的基础上，吸取和借鉴已有的成果，优化科研设计，以前人未解决的医药关键问题为研究对象，开展更深层次的研究。在医学的科研活动中，必须要有完整准确的科研档案作为支撑，以便科研人员最大限度地利用科研档案这一继承、借鉴、传递和交流的工具，指导医学研究向着高层次发展。做好对科研档案信息的挖掘和利用，有利于把新的科研成果加以推广、应用于临床，让精神财富转化为物质财富，对提高医院科研水平和核心竞争力，促进我国医疗卫生事业的发展，保障人民群众的健康具有重要的意义。
3.医学高校科研档案是人才考核、职称晋升的重要依据。医学科研档案不仅记录了科研活动的最终成果，同时也记载着科研活动的研究过程、科研人员承担的科研任务、科研项目完成后发表的学术论文以及获得的成果奖励等信息。因此，医学科研档案的系统性、客观性、完整性、真实性和连续性，能够帮助高校考核部门对科研工作人员各方面的素质深入了解。高校在人才考核、职称晋升的过程中，除了参考医疗、教学量化考核指标以外，医学科研档案更是作为对科研人员考核的重要依据。
4.医学高校科研档案有利于推动社会发展。在产、学、研一体化的今天，科研成果最重要的是要转化为生产力，要推动科技事业的进步，推动社会的进步。一套完整的医学科研档案不仅可以真实、完整、准确地记录该项目的研究过程，更重要的是在社会医学科技的转化和推广中起着重要作用。因此，加强医学高校科研档案的管理，不仅仅是对医学科研成果的转化，更是对一种巨大的社会资源的积累与利用。以我校为例，校市合作和产学研基地建设有力推进，先后与清远、阳江、中山、东莞等市政府签订合作协议，建立中药规范化种植基地16个，辐射带动种植面积20多万亩，新增产学研基地14个，签约横向项目394项，合同总额7426.25万元，使得校市产、学、研合作迈出坚实步伐，这些成果，都离不开我校对医学科研档案的密切跟踪和有效管理。
二、高校医学科研档案管理普遍存在的问题
1.医学科研档案管理意识有待增强。目前高等医学院校档案管理工作普遍存在科研人员缺乏归档意识的现象，通常认为科研档案是自己多年科研工作的心血和结晶，把自己的研究成果视为个人私有财产，许多珍贵资料不愿上交，一方面怕归档后得不到有效保存；另一方面则担心以后要做进一步的研究时查阅不方便。这些都直接影响了科研档案的内在质量，既不利于后续研究的创新，也不利于国家知识产权的保护。
2.医学科研档案管理制度执行不得力，科研材料归档不完整。医学科研档案管理工作与科研项目申报、科研成果申报工作相比，不能引起医科院校领导重视，尽管有一些具体的管理制度和办法，但缺乏切实有效的制约手段，还未能实现有效的管理，导致科研档案材料通常具有如下特点：（1）存档材料多为成果性材料，缺乏过程性材料；（2）一般性材料较多，缺少创新性的关键技术材料；（3）归档材料类型单一，多数为纸质文档，其他载体的材料少；（4）人才培养、教育技术教育、教育教学研究、人文社科类等科研项目收集较难。在科研成果归档工作中，尽管《档案法》明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”但实际上项目负责人交与不交管理人员无法控制。项目负责人提交什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档也只能在口头上作一些要求说明、解释而不能强求，监管力度不够大。造成很多管理制度形同虚设，执行和落实力度都不足。
3.科研材料集中统一管理难，归档质量还有待进一步提高。随着我国社会经济的高速发展，科技、教育事业的突飞猛进，政府加大了在高校整合、拆分的投入和建设。以广州大学城为例，大学城校区的投入使用（有些学校是主体迁入），办学条件整体水平突飞猛进的同时，现实的问题也相继显现，大学城的规划使得高校及其附属院校及机构（医药院校的附属医院）分离太远，加大了建档归档的难度，科研人员为方便研究利用，有意保留一些重要的关键性技术材料，导致材料收集不完整，难以集中统一管理。另外，科研档案反映的是科研人员开展科研工作所取得的成就，其质量的高低尽管在很大程度上取决于科研人员开展科研的质量与水平，但也与档案管理工作有着较为直接的关系。目前，科研档案专项管理人员不能确保专人专管，大多数身兼多职，无法对项目进行系统的监控跟踪与收集，造成科研过程中的材料流散缺失。然而，对于科研档案质量总的要求包括：研究水平在有一定高度，数据准确，研究方法设计科学，材料齐全，格式规范，案卷归类合理，标识完善准确。在实际当中由于上述原因，无论是科研档案的内容质量，还是案卷质量，都存在着不够规范、不完整的问题。
三、加强高校医学科研档案管理的建议
1.加强宣传与交流，提高医学科研人员的档案意识。医学科研材料的收集工作仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，还需要科研人员的理解、支持和配合。要做到这一点，关键是要提高科研人员对档案工作的重要性、必要性和严肃性的认识，增强档案意识。因此，组织和开展高校医学科研档案协会学术交流与合作，积极开展科研档案知识的宣传活动，通过知识讲座、板报宣传等多种形式，使科研人员明确科研档案归档的范围，强化其科研档案归档意识，使他们真正认识到将医学科研材料毫无保留地交给档案部门是自己应尽的责任。
2.完善医学科研档案管理制度，提升医学科研档案管理水平。完善医学科研档案管理制度是提高医院科研档案管理水平的保障。高等医学院校的科研管理部门、档案部门和科研课题组成员应密切配合，建立一套完善的《科研档案归档制度》，进一步明确归档范围，保证科研文件和合同的完整性、系统性和时效性。高校的科研管理部门应根据国家有关档案及科研资料管理等有关规定，制订详细的归档范围和归档的各种要求及相应的档案管理实施细则。一方面要充分利用计算机信息技术，在利用传统手段管理科研档案的同时，加大经费投入，保障硬件设施建设，建立相配套的现代化设备，如办公自动化设备和专业软件等，建立科研原始档案数据库、科研成果档案数据库、科研立项文件、论文、奖励等数据库，利用档案管理系统，推进科研项目档案归档说明、项目重要文件信息全文检索，逐步实现档案工作的现代化管理。
3.利用档案法规加强统一管理，提高归档科研材料质量。在实际归档工作中，加大对归档工作的重视，切实执行《科学技术研究档案管理暂行规定》，根据规定制定适合自己的一套科学的管理制度、办法和相应的制约手段。普及档案管理的信息化与现代化，对于高校与附属机构及医院的项目档案统一管理问题，可采用电子认证的方法，对归档材料进行扫描和认证，统一上传电子数据库，以减少科研人员因提取、利用归档材料带来的不便，提高科研人员提交档案的自觉性。另外，根据《科学技术研究档案管理暂行规定》第九条：“凡重点科研项目鉴定、验收，按照专业分级管理的原则，其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目，各级科技管理部门不予承认。”建立完善的医学科研人员考核评价体系，增加专职档案管理人员，规范其职能范围，把科研档案的收集和管理纳入考核范围，各档案管理部门对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。总之，应强化科研人员在从事科研过程中档案整理和存档意识，激发其重视科研档案的主动性和积极性，切实提高高校医学科研档案质量。
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（二）高校科研档案能够提供给科学研究人员一定的参考意见，避免走过多的弯路，节省科研经费投入，能够更快、更完善地研究出成果。另外，高校科研档案也可以给新教师及科研人员特别是上进的青年教师以帮助，为他们之后的科研活动提供理论依据以及前人的实践经验。
（三）在高校档案管理工作当中，科研档案的质量与规模是高校不同时期科学研究水平的一种记录，也是每一个高校自身科研实力的凭证。是否进行规范化、科学化的科研档案管理，直接关系到科研管理的水平、质量以及效率，并且对高校教学和科研工作的发展也有一定影响。
二、高校科研档案管理工作存在的不足
尽管高校科研档案管理工作受到了高校管理层的重视，但是由于正处于起步的初期阶段，也存在多个方面的不足。
（一）科研档案管理认识未能完全到位
其一，管理层未能完全认识到科研档案管理工作对于高校的重要性，感觉科研档案管理是可有可无的，也舍不得投入较多的经费，并且多数档案管理人员都是兼任，没有专业的档案管理人员；其二，科研人员、档案管理部门也缺乏对科研档案的认识，档案管理意识薄弱，没有制定出符合全局发展的管理与规划，常常出现各自为政的情况，导致科研材料不能够全面、及时地收集，这样对科研档案的完整性也会产生影响。
（二）没有健全的科研档案管理制度，缺乏专业技术人员
就目前高校科研档案管理人员的组成来看，大部分都是其他专业的人员兼任担当，也导致了对于科研档案重要性缺乏认识，能够真正从事档案管理工作的人员可以说是微乎其微。此外，绝大部分高校都没有制定科研档案管理制度，使得管理上缺乏系统性，没有制度的约束，档案管理人员也不知道自己应该做什么、应该收集什么，甚至是科研人员都不知道应该将什么资料上交，也不愿意上交，这也导致了高校科研档案管理工作一度处于混乱状态。
（三）出现了重藏轻用的现象
在高校科研档案管理当中，重保管、轻利用，在档案的收集上一直都是一个认识盲点。很多高校都是凭借对知识产权的保护或者是保持档案的保密性，从而将科研档案“锁起来”，久而久之，档案室成为档案材料堆放的仓库，这对于科研工作后续的开展以及为了社会而服务完全没有帮助。而这一现象与档案管理人员的信息意识、专业水平都有密不可分的联系，并且也是开发利用能力欠缺的一种表现。这一现象的出现也使科研成果无法有效、全面地利用，科研档案的社会效应大幅度地降低。甚至是经过长时间的搁置，失去档案的时效性，科研档案也会导致知识产权流失现象出现。
三、高校科研档案管理和利用的有效途径
（一）理顺程序，建立科研档案的科学管理制度
针对国务院的《科学技术档案工作条例》当中提到的归档要求，才能够对高校科研档案管理工作进行规范，才能够防止科研档案材料散落在外，不能及时收集的现象出现。此外，档案管理工作也需要结合到计划、课题以及成果等诸多方面的管理，才能够走上建档与科研工作相互协调的道路之上，才能够理顺科研档案的归档程序，掌握规律，确保能够系统、准确、完整的进行高效科研档案的收集，以此来确保科研档案归档的效率以及质量得以提高，并且让高校科研档案走上“正轨”。
（二）高校科研档案应当进行现代化的规范管理
在现代化的科研档案管理中，规范化是不可缺少的基础。规范化的管理离不开现代化的管理理念作为理论支持，并且依托现代化的网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机、多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现高校科研档案管理的规范化、标准化、系统化。
（三）网络化管理需要现代化技术的支持
现代化的科研档案管理工作并非是传统模式下的单一管理，而是需要满足信息化时代的需求。而系统化的科学管理使得高校科研档案管理的基础在于科研档案能够推动科研工作的进一步发展。所以，在科研档案管理当中需要运用计算机技术、扫描技术、复制技术等，才能够提高档案管理工作效率。在科研档案管理当中运用计算机，才能够实验信息化的科研档案管理。针对科研档案，还可以开通网上咨询为用户提供各方面的信息服务，以此来提升档案服务质量。此外，科研档案资源网络的共享，也是当前高校科研档案管理工作的重点。
（四）增强科研人员的归档意识
作为高校档案部门以及科研部门都应该让科研人员认识到归档工作对于科研的重要性，高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶，同时也需要明确在科研档案管理方面自己应尽的义务以及享有的权利。科研人员在研究工作中付出了很多，也投入了很多，这些宝贵的科研成果是国家的财富，珍藏并发挥作用是每一位科研人员的义务和职责。
（五）合理的进行高校科研档案的开发与利用
